DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE PROCEDIMIENTOS ...

EL DISEÑO

SISTEMA DE CONTROL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS TRIBUTARIOS

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Yosem Rangel.

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DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS TRIBUTARIOS EN LA UNIDAD DE

LIQUIDACIÓN DE LA DIVISIÓN DE RECAUDACIÓN DEL SENIAT –ADUANA PRINCIPAL DE MARACAIBO.

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CONTÉNICONTÉNI D OD O INTRODUCCIÓN. FUNDAMENTACIÓN DEL DISEÑO. 1.- Definición de Sistema de Control de Procedimientos Administrativos Tributarios .

2.- Objetivos del Sistema de Control de Procedimientos Administrativos Tributarios. 3.- Normas del Sistema de Control de Procedimientos Administrativos Tributarios. 4.- Proceso de Recepción y Registro. - Responsable.

- Objetivo. - Definición. - Procedimientos de Recepción y Registro.

5.- Proceso de Emisión de Planillas. - Responsable. - Objetivo.

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- Definición. - Procedimientos de Emisión de Planillas.

6.- Proceso de Codificación. - Responsable. - Objetivo. - Definición. - Procedimientos de Codificación.

7.- Proceso de Liberación. - Responsable. - Objetivo. - Definición. - Procedimientos de Liberación.

8.- Funciones de la Coordinación de la Unidad. 9.- Instrucciones de llenado del formato de Control. 10.- Formato del Sistema de Control de Procedimientos Administrativos Tributarios.

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INTRODUCCIÓN.INTRODUCCIÓN. El siguiente diseño tiene como finalidad establecer un Sistema de Control en todos aquellos Procedimientos Administrativos Tributarios desarrollados en la Unidad de Liquidación del SENIAT – Aduana Principal de Maracaibo.

El mismo, esta conformado por actividades y operaciones especificas de dicha Unidad, manteniendo con su aplicación, una secuencia rígida y pertinente en todo el Proceso, lo que permitirá obtener la fluidez necesaria para el desenvolvimiento efectivo de cada una de sus etapas, pudiendo conseguir con esto rapidez y eficiencia al momento de obtener los resultados de dicho Proceso.

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FUNDAMENTFUNDAMENT ACIÓN DEL DISEÑO.ACIÓN DEL DISEÑO.

Este diseño se realizó siguiendo los patrones funcionales del método de control Kardex, debido a lo económico, sencillo y práctico. En este método se utilizan tarjetas para llevar el seguimiento de los procedimientos que se aplican y poder de esta forma controlarlos. Para la elaboración de este diseño se siguió con la metodología utilizada en la aplicación del método mencionado con antelación. También se utilizaron a manera de referencia otros diseños elaborados para controlar variables similares a las utilizadas en esta investigación.

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11 .. -- DEFINICIÓN DE SISTEMA DE CONTROL DE PROCEDIMIENTOS DEFINICIÓN DE SISTEMA DE CONTROL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS TRIBUTARIOS.ADMINISTRATIVOS TRIBUTARIOS. Es un Sistema encargado de controlar, supervisar y /o corregir, mediante la correcta aplicación de sus instrumentos, la vía idónea de todas aquellas operaciones administrativas que se encuentran enmarcadas en el área fiscal. Dicho Sistema estará presente en las actividades previamente mencionadas, manifestándose de manera formal y frecuente, con motivo de nunca desvirtuar su función primordial y siempre poder contar con procedimientos que arrojen tanto información como resultados confiables y cuantificables.

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2.2. -- OBJETIVOS OBJETIVOS :: Ø Proponer las normas para Control de los Procedimientos realizados en la Unidad de Liquidación de la

División de Recaudación. Ø Establecer el flujograma del Proceso Administrativo Tributario llevado a cabo en la Unidad de Liquidación. .

Ø Proporcionar el formato del Sistema de Control para los Procedimientos Administrativos Tributarios

desarrollados en la Unidad de Liquidación .

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3.3. -- NORMAS DEL CONTROL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS NORMAS DEL CONTROL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS T R I B U T A R I O ST R I B U T A R I O S ..

1.- Todas las relaciones escritas tienen que ser confrontadas con las planillas de Liquidación. 2.- Toda planilla recibida debe poseer la documentación reglamentaria. 3.- Únicamente el Funcionario que recibió las planillas de Liquidación provenientes de la División de Operaciones deberá llenar el formato de Control de Procedimientos Administrativos Tributarios. 4.- .Las Planillas saldrán de la Coordinación para su codificación en el mismo orden de llegada que estas tuvieron cuando arribaron a la misma. 5.- Solo se entregará una (01) planilla de Liquidación de Gravámenes a la vez a cada agente aduanal. 6.- El funcionario deberá verificar que toda la documentación anexa a la planilla de Liquidación este completa así como también el nombre, apellido, cédula de identidad y firma del agente aduanal a quien se le entrega la misma. 7.- Todo procedimiento ejecutado debe ser plasmado en la planilla de Control de Procedimientos Administrativos Tributarios.

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44 .. -- PROCESO :Recepc ión y Regist ro . PROCESO :Recepc ión y Regist ro . -- RESPONSABLE: Técnico Tributario / Profesional Tributario. -OBJETIVO: Recibir y registrar los manifiestos de importación que entran en la Unidad. --DEFINICIÓN: Es el proceso que cubre la entrada a las planillas de autoliquidación de gravámenes a la División de Recaudación para proceder a la verificación de los documentos anexos a las mismas.

-- PROCEDIMIENTOS DE RECEPCIÓN Y REGISTRO PROCEDIMIENTOS DE RECEPCIÓN Y REGISTRO .

A.- Confrontar las relaciones escritas con las planillas de Autoliquidación provenientes de la División de Operaciones.

Act iv idad : Ac t iv idad : En este procedimiento se verifica el cotejo de las planillas recibidas con las escritas en la relación emitida en la División de Operaciones, de estar correcto se pasa al siguiente procedimiento, de lo

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contrario dicha planilla se devuelve a la División de Operaciones dejando constar del hecho el el formato de control.

B - Verificar que toda la documentación requerida en la actividad este completa Ac t iv idad : Ac t iv idad : En este procedimiento se revisa minuciosamente que los manifiestos de importación posean

el depósito bancario con la suma a depositar, el acta de recepción, forma A (Datos de importación), forma B (Detalles, descripción arancelaria), forma 16 (Pago de timbres fiscales), Bill of Landing o guía de transporte, factura de compra de la mercancía, Copia del R.I.F de la agencia aduanal y copia del poder del dueño de la mercancía hacia la agencia aduanal, previamente notariado.

C.- Clasificar, separar y anotar en el formato de control las planillas de Autoliquidación recibidas.

Ac t iv idad : Ac t iv idad : En este procedimiento se dividen los manifiestos de acuerdo a su características y se envían a la sección de emisión de planillas si responden a multas, bultos postales, resoluciones administrativas, exoneraciones.

D.- Consignar las planillas a la Coordinación de la Unidad.

Ac t iv idad : Ac t iv idad : Este procedimiento se realiza solo con los manifiestos Autoliquidables por vía normal, es decir; aquellos manifiestos que posean todas las condiciones exigidas.

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Inicio

Final

Recepción de planillas de Autoliquidación

Revisión de las planillas de autoiquidación

Separación y clasificación de planillas Sección Emisión de Planillas

Coordinación de la Unidad

-Flujograma de Recepción y Registro.

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5.5. -- PROCESO : Emis ión de p lan i l la s . PROCESO : Emis ión de p lan i l la s . --RESPONSABLE : Técnico Tributario / Profesional Tributario. -OBJETIVO: Elaborar en el menor tiempo posible las planillas de Liquidación. --DEFINICIÓN: Es el proceso mediante el cual se elaboran todas aquellas planillas de Liquidación de gravámenes de la División de Recaudación utilizando un sistema computarizado. -- PROCEDIMIENTOS DE EMISIÓN DE PLANILLAS.PROCEDIMIENTOS DE EMISIÓN DE PLANILLAS.

A.- Revisión de documentación anexa a las planillas de Autoliquidación y/o resoluciones provenientes de la sección de Recepción y Registro.

Act iv idad : Ac t iv idad : Este procedimiento consiste en chequear que toda la documentación de el manifiesto

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este totalmente completa.

B.- Elaboración de las planillas de Liquidación Forma 81, según requerimientos o naturaleza de las mismas ( multas, exoneraciones, Bultos Postales entre otros).

Ac t iv idad : Ac t iv idad : En este procedimiento se emiten las planillas de Liquidación de gravámenes utilizando un sistema computarizado para el llenado de las mismas.

C.- Consignación a la Sección y Registro..

Act iv idad : Ac t iv idad : Este procedimiento consiste en remitir las planillas de Liquidación elaboradas a la Coordinación de la unidad para su revisión y aprobación.

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-- Flujograma de Emisión de Planillas.

Inicio

Revisión de la Documentación de la Planilla

Elaboración de la Pla nilla de Liquidación y

entrega a la Coordinación de la Unidad

Final

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6.6. -- PROCESO : CODIFICACIÓN PROCESO : CODIFICACIÓN . -RESPONSABLE: Técnico Tributario / Profesional Tributario. -OBJETIVO: Codificar las planillas para su salida y pronta cancelación. -DEFINICIÓN: Es aquel proceso donde se procede a codificar o imprimir una rafaga de números a las planillas de Liquidación y Autoliquidación, misma serie de números que utilizan las entidades bancarias recaudadoras para darle entrada al dinero causado por los gravámenes al tesoro de la nación. -- PROCEDIPROCEDI MIENTOS DE CODIFICACIÓN.MIENTOS DE CODIFICACIÓN.

A.- Codificación de las planillas de Liquidación y autoliquidación provenientes de la Coordinación de la Unidad utilizando el sistema automatizado C.O.D.A para el pago de los gravámenes causados por las operaciones aduaneras.

A c tA c t iv idad : iv idad : Se introduce la clave personal del funcionario al sistema computarizado de la Unidad, una

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vez dentro se introducen los datos solicitados por el programa computarizado para que este disponga e imprima la serie de números a utilizar.

B.- Desglose y entrega de las planillas de Liquidación y Autoliquidación a los agentes aduanales para su debida cancelación en las entidades bancarias autorizadas.

Act iv idad : Ac t iv idad : En este procedimiento se separan y entregan las planillas de Liquidación y Autoliquidación ya refrendadas a los agentes aduanales o consignatarios para que efectúen la respectiva cancelación en las entidades bancarias autorizadas.

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-Flujograma de Codificación.

Inicio

Codificación de las planillas de Liquidación

Entrega de planillas de Liquidación a agentes

aduanales

Final

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7.7. -- PROCESO : LIBERACIÓN PROCESO : LIBERACIÓN . -RESPONSABLE: Técnico Tributario / Profesional Tributario. -OBJETIVO: Cumplir con la tarea de finiquitar el proceso de Liquidación dándole salida a la mercancía gestionada por agentes aduanales o consignatarios. -DEFINICIÓN: Es el proceso en el cual se reciben las planillas de Liquidación y Autoliquidación canceladas y se verifican sus montos para luego imprimirle la nota de entréguese, remitirlas a los agentes aduanales o consignatario para que los mismos puedan retirar la mercancía. -- PROCEDIMIENTO DE LIBERACIÓN.PROCEDIMIENTO DE LIBERACIÓN.

A.- Recepción de las planillas de Liquidación a los agentes aduanales posterior a su cancelación en las entidades bancarias autorizadas.

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B.- Verificación de la documentación y montos de la Liquidación en Proceso. Ac t iv idad : Ac t iv idad : En este procedimiento el funcionario verifica que la suma depositada sea igual a la suma

exigida al igual de verificar su documentación. C.- Impresión del Entréguese a la Planilla de Liquidación.

Ac t iv idad : Ac t iv idad : en este procedimiento se le imprime por medio de un sistema computarizado la palabra ENTREGUESE a las planillas de Liquidación y Autoliquidación.

D.- Entrega de la Planilla de Liquidación al agente aduanal o consignatario para su despacho en el almacén.

Act iv idad : Ac t iv idad : En este procedimiento se remite la planilla de Liquidación o Autoliquidación al agente aduanal o consignatario para que el mismo pueda retirar la mercancía solicitada.

Este procedimiento le da fin al proceso de Liquidación realizado en la División de Recaudación del SENIAT – Aduana Principal de Maracaibo.

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- Flujograma de Liberación.

Inicio

Recepción de planillas canceladas

Verificación de montos

Impresión del la nota ENTREGUSE

Entrega de planilla al agente aduanal

Final

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8.8. -- FUNCIONES DE LA COOR FUNCIONES DE LA COOR DINACIÓN DE LA UNIDAD DE LIQUIDACIÓN.DINACIÓN DE LA UNIDAD DE LIQUIDACIÓN. .

-RESPONSABLE : PROFESIONAL TRIBUTARIO / ESPECIALISTA TRIBUTARIO. -FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DE LA UNIDAD DE LIQUIDACIÓN.

A.- Verificar minuciosamente montos y saldos de las todas las Liquidaciones y Autoliquidaciones realizadas en la División de Recaudación. B.- Aprobar las Liquidaciones que considere válidas. C.- Entregar las planillas de Liquidación y Autoliquidación a la sección de Codificación.

D.- Supervisar todas las actividades llevadas a cabo dentro de la Unidad.

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