Diseño de Manual de Procedimientos

“Diseño de Manual de Procedimientos para los médicos pasantes de la

Jurisdicción Sanitaria N°IV”

Tesis que para obtener el título de Licenciada en Administración

Presenta

Violeta Nayeli Moroyoqui Campas

Cd. Obregón, Sonora; Mayo de 2013

AGRADECIMIENTOS

A mis papas Gracias por brindarme su apoyo incondicional, por confiar en mí y por los consejos y motivaciones que me dieron para cerrar este ciclo de mi vida. Los amo incondicionalmente.

A mis familiares y amigos por estar acompañándome en todo momento por estar ahí cuando ya no hallaba la puerta, por escucharme y en ocasiones regañarme cuando era necesario Primero que nada a mis abuelos por la confianza depositada en mí y el apoyo que me han brindado, gracias por sus consejos y el amor que me ha demostrado. De igual manera quiero agradecer a mi tía Rosario Campas por sus sabios consejos. Sin dejar mencionar a todos mis tíos que siempre estuvieron apoyándome. A los hermanos González Campas y la familia Tovar Campas, a la familia Campas Valdez, Campas Osuna, Borbón Campas, Rodríguez Campas. A mis suegros los cuales son unas maravillosas personas gracias familia Franco Armendáriz.

A mis revisores Por aceptarme como alumna tesista sin saber de qué se trataba, por su apoyo y colaboración en la elaboración del trabajo. Mtra. Myrna Patricia Martínez Barraza y Mtro. Ricardo A. Carrillo Armenta.

A mi asesora le agradezco haberse tomado el tiempo para revisar mi trabajo, por recibirme en cualquier lugar y a cualquier hora con la finalidad de terminar el trabajo, por sus buenos consejos y ayudarme a ordenar mis ideas. Gracias. Mtra. María Laura Molina

ii

Violeta N. Moroyoqui Campas

DEDICATORIAS

A mis papas Santos y Sonia: A ellos que me dieron la vida, me vieron crecer y me educaron a su manera a ellos que son para mí los mejores padres y meto las manos al fuego por ellos, que con sus sabios consejos y su incondicional apoyo han formado una gran persona. Les dedico este trabajo que es una pequeña cosecha de lo que han sembrado, como me decías papi que tu única herencia para mí sería el estudio hoy te dedico este trabajo y te doy las gracias por tu apoyo. Los amo mucho.

A mi esposo Daniel Franco: Por apoyarme en todo momento por estar a mi lado y ayudarme a levantarme cuando estuve a punto de darme por vencida, gracias por confiar en mí y tolerar mis cambios de humor y mis corajes por no poder aterrizar mis ideas, gracias por ser como eres y aceptarme como soy. Te dedico mi primer trabajo profesional, el cual no es el último.

iii

RESUMEN

El trabajo que se presenta a continuación, el cual tiene como objetivo principal

diseñar un manual de procedimientos para los médicos pasantes de la Jurisdicción

Sanitaria N° IV, sin olvidar que ayudará a agilizar la entrega de reportes entre los

médicos pasantes y encargados de programa, y brinda a la empresa una

herramienta que facilite dicho proceso entre los departamentos.

Surge la necesidad de la elaboración del manual de procedimientos, debido a la

importancia de contar con un documento formalmente establecido para la

institución gubernamental del Estado de Sonora.

iv

ÍNDICE

Agradecimientos………………………………………………………………… ii

Dedicatorias……………………………………………………………………… iii

Resumen……………………………………………………………………….... iv

Índice……………………………………………………………………………... v

CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN

1.1 Antecedentes………………………………………………………………………. 7

1.2 Planteamiento del problema….………………………………………………….. 9

1.3 Justificación….…………………….……………………………………………..... 10

1.4 Objetivo…………………………………………………………………………….. 11

CAPÍTULO II MARCO DE REFERENCIA

1.1 Administración…………………………………………………………………… 12

1.1.1 Concepto………………………………………………….. 13

1.1.2 Importancia……………………………………………….. 14

2.2 Proceso administrativo……………………………………………….. 15

2.3 Organización……………………………………………….………….. 17

2.3.1 Definición……………………………………………………. 18

2.3.2 Importancia…………………………………………………….. 19

2.4 Manuales administrativos…………………………………………………. 20

v

2.4.1 Generalidades…………………………………………………. 20

2.4.2 Clasificación…………………………………………………… 22

2.5 Manual de procedimientos………………………………………………. 24

2.5.1 Definición…………………………………………………………. 24

2.5.2 Proceso de elaboración de un manual…………..……………… 25

2.5.3 Contenido de un manual de procedimientos………………… 28

2.6 Base legal…………………………………………………………………. 30

CAPÍTILO III MÉTODO

3.1 Sujeto………………………………………………………………………. 31

3.2 Materiales………………………………………………………………….. 32

3.3 Procedimientos…………………………………………………………… 32

CAPÍTULO IV RESULTADOS Y DISCUSIONES

4.1 Resultados……………………………………………………………….. 34

4.2 Discusiones…………………………………………………….………… 60

CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Conclusiones……………………………………………………………. 61

5.2 Recomendaciones……………………………………………………… 62

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANEXOS

APÈNDICES

vi

CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN

Este capítulo se establece lo referente a los antecedentes que dan origen al

presente trabajo los cuales hablan acerca de la administración y su importancia,

de igual manera se encontrará la justificación y la utilidad que tendrá. Así mismo

el planteamiento del problema de la empresa y cual se le generará la propuesta de

mejora.

1.1 Antecedentes.

La administración hoy en día es de suma importancia para las empresas debido a

que busca emplear sus métodos y técnicas para lograr las metas de la empresa,

según Wilburg (2002), se define “como una ciencia compuesta de principios,

técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer

sistemas racionales de esfuerzo operativo, a través de los cuales se puedan

alcanzar propósitos comunes que individualmente no se pueden lograr en los

organismos sociales.”

La administración a nivel internacional ha dado sus frutos debido a que las

grandes empresas utilizan esta herramienta para incrementar y/o mantener sus

estándares de calidad; por otra parte cada una de ellas desarrolla estrategias,

metas y objetivos acordes a sus necesidades. En nuestro país las grandes

empresas utilizan la administración de manera óptima dado que sin ella no serían

competitivas ante la globalización y son en gran medida forzadas a establecer

planes y objetivos que determinen el rumbo de sus empresas para una mejor

productividad.

Por otra parte, en nuestra región existen pequeñas empresas que carecen de la

administración, sin embargo funcionan, aunque, estas empresas están delimitadas

en cierta medida debido su formalidad debido a que por lo regular sus objetivos y

a veces hasta sus metas son limitadas por no tener un plan definido que dé

respuesta a sus necesidades, es por ello que se busca implementar debidamente

los principios y técnicas de la administración y así lograr una buena práctica en el

mundo laboral. El proceso de la administración consiste en una serie de

actividades relacionadas a alcanzar los objetivos organizacionales, de igual forma

pero en menor medida la administración es para las medianas empresas un

aliciente para mejorar sus procesos o bien darles una formalidad para cumplir con

sus metas.

La planeación para las empresas implica determinar misiones y objetivos al igual

que determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos planteados y

requiere de una toma de decisiones ya sea grupal o individual. La organización

depende de los planes de la empresa y consiste en la asignación de tareas

necesaria hacia los empleados idóneos para lograr el cumplimiento de sus

objetivos y metas, la integración se encarga de identificar los requerimientos de los

8 I. INTRODUCCION

puestos de trabajo, reclutar y seleccionar al personal idóneo para las áreas

solicitantes al mismo tiempo se encarga de evaluar y capacitar al personal una vez

incorporado en la empresa, la dirección corresponde al penúltimo punto del

proceso administrativo el cual se refiere a ejercer influencia hacia los empleados

de la empresa para lograr las metas organizacionales de la empresa, esto implica

liderazgo, autoridad, motivación, comunicación entre otras. Por último se definirá

el control el cual implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa

al igual que consiste en medir y el desempeño individual y organizacional para

garantizar que se alcance lo planeado. Según Torres (2008), menciona que una

organización se preocupa por alcanzar sus resultados de negocio es preciso

contar con políticas y procedimientos formalizados de manera escrita, es por eso

necesario documentar los conocimientos y experiencias que le han dado éxito.

Los manuales de políticas y procedimientos deben estar por escrito, pues son

imprescindibles para que toda la gente que trabajará dentro de las organizaciones

conozca cuál es su papel, cuáles son sus responsabilidades, cuáles sus objetivos,

quiénes son sus proveedores internos, quienes sus clientes internos, cuales son

los productos que genera en su proceso y como se desarrollan los métodos y

procedimientos para darle calidad y consistencia a sus productos y a sus

procesos. Los manuales de políticas y procedimientos documentan los

conocimientos y la experiencia de un proceso o un área y, a partir de estos,

ayudan a que los colaboradores de la organización puedan alcanzar más y

mejores resultados cuantitativos y cualitativos.

1.2 Planteamiento del problema

Es importante que hoy en día las empresas cuenten con sus procesos

administrativos correctamente establecidos, que cada departamento integrante de

9 I. INTRODUCCION

la compañía cuente con los manuales necesarios para lograr el buen

funcionamiento de la misma.

Se le realizó un trabajo de consultoría en la materia de prácticas profesionales II a

una institución gubernamental y en base a los resultados arrojados en el

diagnóstico se logró identificar la ausencia de la formalización de los

procedimientos en un área específica.

Con lo anterior mencionado se llegó a la siguiente interrogante.

¿Cuál será la herramienta que logré la formalización de los procesos de la

Jurisdicción Sanitaria N° IV, que facilite el flujo de información de resultados de los

médicos pasantes?

1.3 Justificación

El presente trabajo se realizará con la finalidad de que los médicos pasantes

pertenecientes a la jurisdicción sanitaria IV, eviten errores al momento de la

entrega de los reportes requeridos por dicha institución, que se eviten capturas

tardías a las plataformas correspondientes a cada departamento. Lo cual será

benéfico para ambas partes, será de utilidad debido a que el pasante no se verá

en la necesidad de asistir constantemente con los jefes de área para la revisión de

dichos reportes.

Por último dentro del marco de la administración se hará énfasis en un manual de

procedimientos el cual será de gran utilidad para la empresa el cual permite

conocer el funcionamiento interno respecto a la descripción de tareas,

requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, aumentará la

eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y como lo deben

hacer, al igual que ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

10

I. INTRODUCCION

Así mismo se logrará la eficiencia de los procesos dentro de la institución y

generará mayor productividad en los procesos involucrados.

1.4 Objetivo

Diseñar un manual de procedimientos exclusivo para la Jurisdicción Sanitaria N°

IV el cual facilitará el flujo de información entre el médico pasante y los

encargados de programa.

11 I. INTRODUCCION

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

En el siguiente capítulo se describe la fundamentación teórica la cual da

sustentación y coadyuva a validar el presente trabajo.

2.1 Administración

En la actualidad en este mundo globalizado las organizaciones necesitan

mantenerse en un mercado competitivo, lo cual exige una administración que

impacte en todas las actividades que se realicen para el logro de los objetivos.

La administración consiste en un proceso social que lleva consigo la

responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una

empresa, para lograr un propósito dado.

La administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos

institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano

coordinado. La cual está compuesta de principios, técnicas y prácticas.

2.1.1 Concepto

La administración es considerada como una ciencia compuesta de principios,

técnicas y prácticas, las cuales forman un proceso el cual consta en planear,

organizar, integrar, dirigir y controlar.

Por su parte Rodríguez (2008), la define como la actividad humana encargada de

organizar y dirigir el trabajo individual y colectivo efectivo de las organizaciones:

empresas e instituciones sociales, para el cumplimiento de sus objetivos.

Según Robbins (1987), se refiere al proceso de llevar a cabo las actividades

eficientemente con personas y por medio de ellas. Este proceso presenta las

funciones o actividades primarias del administrador. Estas se clasifican en

planeación, organización, liderazgo y control.

Reyes (2004), nos brinda su definición etimológica que es la forma más usual de

la definición nominal, o sea, la explicación del origen de la palabra con que se

designa aquello que se estudia, valiéndose para ello de los elementos fonéticos

que la conforman. La cual define a la administración como: “Administración”, se

forma del prefijo “ad”, hacia, y de “ministratio”. Esta última palabra viene a su vez

13 II. MARCO TEÓRICO

de “minister”, vocablo compuesto de “minus”, comparativo de inferioridad, y del

sufijo “ter” , que sirve como termino de comparación.

La etimología de minister, espues deliberadamente opuesta a la de “magister”: de

“magis”, comparativo de superioridad, y de “ter”. Si pues “magister” (magistrado),

indica una función de preminencia o autoridad --- el que ordena o dirige a otros en

una función---, “minister” expresa precisamente lo contrario: subordinación u

obediencia; el que realiza una función bajo el mando de otro; el que precisa un

servicio a otro. La etimología nos da pues de la administración, la idea de que esta

se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio

que se presta. Servicio y subordinación, son pues los elementos principales

obtenidos.

Los autores antes mencionados coinciden en que la administración no se puede

dar de manera individual, los empleados tienen que trabajar de manera conjunta

para lograr un fin determinado, y de tal manera que las actividades se lleven a

cabo eficientemente. Por lo tanto es importante mencionar que para toda empresa

es concluyente llevar a cabo una administración formal, la cual ayuda a realizar

sus procesos eficientemente y elevar la productividad.

2.1.2 Importancia

El administrador moderno debe estar consciente de la importancia de estar en

constante estudio de las nuevas técnicas y herramientas administrativas que

coadyuven en su función de gestores dentro de las organizaciones, por lo que su

estudio debe de ser constante para su actualización.

La importancia de la administración para Münch Galindo (2002), se describe de la

siguiente manera:

II. MARCO TEÓRICO 14

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

o Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es

imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo

social aunque, lógicamente, sea más necesaria en los grupos más grandes.

o Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos,

para lograr mayor rapidez y efectividad.

o La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa

con la aplicación de una buena administración.

o A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la

comunidad, ya proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento

de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos,

todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del

hombre.

Para dicho autor la administración se da donde quiera que exista un organismo

social, y es esencial el cual sencillamente no se podría actuar si no existiera la

base de la administración. Es importante para todo tipo de empresas ya sea

pequeña, mediana o grande ir ascendiendo en la administración, es decir realizar

un buen proceso administrativo.

2.2 Proceso administrativo

La administración es un sistema, en tanto que el funcionamiento de una

organización (empresa, institución, gobierno, etcétera) cuenta con objetivos, metas

acordes con sus recursos (insumos) y planes (procesos) que actúan en forma

continua y cíclica para generar productos o servicios que, al ser consumidos,

satisfacen necesidades de usuarios a través de una retribución económica por el

beneficio recibido. Esto le permite a la empresa retroalimentar su proceso y

expandir su desarrollo. En consecuencia, el usuario satisfecho retroalimenta a la

organización para su mejoramiento.


Al reconocer a la empresa como un sistema universal, se puede prever el

funcionamiento; al preverlo, es posible planificarlo y organizarlo. Una vez planeada

y organizada una empresa, es factible dirigir y controlar; además, cualquier

empresa en el mundo, al aplicar el proceso administrativo, mejorará

continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad (Hernández y Rodríguez 2002).

A continuación se presenta un cuadro comparativo del autor Hernández y Gómez.

HERNÁNDEZ S (2008) GÓMEZ (1994)

Hernández (2002), describe el proceso administrativo en los siguientes pasos:

• Previsión (Visión y previsión) • Planeación (Planeación y estrategia) • Organización • Integración (Integración de equipos de

trabajo) • Dirección • Control (control y evaluación de sistema).

Según el autor Gómez los elementos de la mecánica administrativa. La previsión

comprende, tres etapas:

1. Objetivos

2. Investigaciones

3. Cursos alternativos

La planeación comprende las etapas de:

1. Políticas

2. Procedimientos

3. programas

La organización se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que se

deben darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias

de un organismo social para su:

1. Jerarquías

ELEMENTOS DE LA MECÁNICA ADMINSITRATIVA

A) Previsión B) Planeación C) Organización

ELEMENTOS DE LA DINÁMICA ADMINSITRATIVA

D) Integración

E) Dirección

F) Control


2. Funciones

3. Obligaciones

Así mismo los elementos de la dinámica administrativa como la integración de las

personas abarcan:

1. Selección

2. Introducción

3. Desarrollo

La dirección Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y

comprende por lo tanto, las siguientes etapas:

1. Mando o autoridad

2. Comunicación

3. Supervisión

De los autores antes mencionados coinciden en definir su proceso administrativo

desde la previsión hasta el control, uno de ellos puntualiza la integración la cual es

importante debido a que consta de la composición de equipos de trabajo, es

importante que las empresas cuenten con el proceso administrativo debidamente

implementado.

2.3 Organización

La organización para las empresas se da de manera formal e informal, y es importante

contar con ella que da forma a una estructuración de las relaciones que deben existir

entre funciones, contar con una buena organización beneficia a las empresas a

incrementar su eficiencia en las actividades señaladas, es por ello que se incrementa el

grado de objetivos alcanzados.


2.3.1 Definición

Todas las actividades que se planean necesitan integrarse para que puedan

llevarse a cabo, organizar es la función de crear y proporcionar las condiciones y

relaciones básicas que son requisito previo para la ejecución efectiva, provee y

proporciona con anticipación los factores básicos y las fuerzas potenciales

especificados en el plan, a continuación se presentan las siguientes definiciones:

Ponce (2005) define la organización como: “Estructura técnica de las relaciones

que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos

materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima

eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”

Según Rodríguez (2002) “Organizar es el proceso de diseñar estructuras formales

del trabajo en una empresa, por medio de la generación de una jerarquía de

autoridad y una departamentalización por funciones, que establezca

responsabilidades por áreas de trabajo.

Para Münch (2002) define la organización como: “El establecimiento de la

estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la

determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades,

con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social”.

Los autores antes mencionados coinciden con la definición de organización debido

a que es una estructura que ayuda a mejorar el funcionamiento de la empresa, por

lo tanto se llega a la conclusión que la organización es la encargada de delegar

responsabilidades acordes a la departamentalización por funciones.


2.3.2 Importancia

La importancia de la organización cae en un ciclo repetitivo es algo que nunca se

acaba, es por ello que las empresas deben de estar estructuradas con el objetivo

de proporcionar las condiciones y relaciones básicas como marco que integra las

diversas funciones que generan orden, arreglo lógico y relaciones armónicas

donde la gente puede trabajar motivada y eficientemente, la estructura es creada,

mantenida y adaptada por los dirigentes.

Para Münch (2002) los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la

organización son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que

la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,

contratación, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la

necesidad de efectuar cambios en la organización.

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los

objetivos del grupo social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades

eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

4. Evita la lentitud y la ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la productividad.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

Para Reyes (2010) la importancia de la organización la define de la siguiente

forma:

1. La organización por ser el elemento final del aspecto teórico recoge,

complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la

planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa.


2. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones

ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la

administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la

primera representará lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y lo

empírico.

3. Tiene también gran importancia por construir el punto de enlace entre los

aspectos teóricos, llamada la parte mecánica administrativa, y los aspectos

prácticos, los cuales se conocen bajo la denominación dinámica: entre “lo

que debe ser”, y “lo que es”.

Los autores antes mencionados en la importancia de la organización en las

empresas ayudan a la máxima eficiencia y evita duplicidad de funciones, y delimita

responsabilidades, para el segundo autor mencionado es importante construir un

enlace entre los aspectos teóricos y prácticos.

2.4 Manuales administrativos

Los manuales para las organizaciones son una herramienta que sirve de apoyo

para llevar a cabo las funciones de la organización; es por ello que se utiliza como

un instrumento de comunicación, un medio para los integrantes de las

organizaciones, las funciones que se deben realizar, y de qué manera deben de

desempeñarse en la organización.

2.4.1 Generalidades

Es importante que las empresas cuenten con manuales administrativos ya que son

un medio de comunicación y enlace que permite plasmar de forma ordenada la

información administrativa con que cuenta la empresa.


Por lo tanto es indispensable saber que es un manual administrativo, cuales son

los objetivos y definir claramente la relevancia del mismo en nuestra organización.

Según Rodríguez (2002), define un manual administrativo como un documento en

el que se encuentra de manera sistemática, las instrucciones, bases o

procedimientos para ejecutar una actividad.

Para Gómez (1994), los manuales administrativos son instrumentos que contienen

información sistemática sobre la historia, objetivos, políticas, funciones, estructura

y especificación de puestos y/o procedimientos de una institución o unidad

administrativa, y que conocidas por el personal sirven para normar su actuación y

coadyuvar al cumplimiento de los fines de la misma.

Los autores antes mencionados coinciden en la forma de definir un manual

administrativo debido a la similitud de la definición como una manera sistemática o

una herramienta que facilitará las actividades a realizar, ya que constituyen

instrumentos para la ejecución correcta de las actividades.

Rodríguez (2002), menciona algunas ventajas de los manuales administrativos:

o Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

o Evita discusiones y malos entendidos de las operaciones.

o Incrementa la coordinación en la realización del trabajo.

o Permite delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el

seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Según el Gómez (1994), las define como ventajas de los manuales

administrativos:

o Logra y mantiene un sólido plan de organización.


o Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del

plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

o Facilita el estudio de los problemas de la organización.

o Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones

necesarias en la organización.

o Sirve como una guía de adiestramiento a novatos.

Los autores antes mencionados coinciden en algunas ventajas que define cada

uno, para ambos se incrementa la sistematización y la coordinación de las

operaciones sirviendo como guía para que el trabajador se desempeñe de forma

eficiente en búsqueda del logro de los objetivos.

Por su parte Rodríguez (2002), establece que la importancia de los manuales

administrativo radica en la serie de ventajas que ofrecen, sin embargo, tienen

ciertas limitaciones, las cuales de ninguna manera les resta su efectividad.

2.4.2 Clasificación

Hoy en día las organizaciones requieren de la elaboración de manuales, ya que es

necesario establecer por escrito la coordinación y la secuencia de las actividades

que componen el trabajo, tomando en cuenta que es una manera de establecer

normas ya que es un requisito necesario para que una organización funciones de

manera adecuada y eficiente.

Para Rodríguez (2002), los manuales se clasifican por su contenido y por su

función específica; los cuales de desglosan detalladamente a continuación:

o Por su contenido

• De historia

• De organización

• De políticas

• De procedimientos


• De contenido múltiple(cuando por ejemplo, incluyen políticas y

procedimientos; historia y organización)

• De adiestramiento o instructivo

• Técnicos

o Por su función específica

• Producción

• De compras

• De ventas

• De finanzas

• De contabilidad

• De crédito y cobranzas

• De personal

• Generales(los que se ocupan de dos o más funciones

operacionales)

Según el autor Gómez (1994), existen diversas clasificaciones de los manuales, a

los que se les designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la

siguiente manera:

o Por su alcance 1. General o de aplicación universal

2. Departamentales o de aplicación específica

3. De puestos o de aplicación individual

o Por su contenido 1. De la historia de la empresa o institución

2. De organización

3. De políticas

4. De procedimientos

5. De contenido múltiple (manual de técnicas)

o Por su función específica o área de actividad

1. De personal

2. De ventas


3. De producción o ingeniería

4. De finanzas

5. Generales, que se ocupen de dos o más funciones especificas

6. Otras funciones

Los manuales administrativos facilitan el aprendizaje de la organización,

proporcionan la orientación precisa que requiere la acción de los individuos en

cada una de las unidades administrativas para lograr una mejor realización de las

tareas encomendadas, cada institución o empresa privada deben de contar con

aquellos manuales que brinden información relevante y que ayude a su

formalización.

2.5 Manual de procedimientos

Para las empresas hoy en día es importante la reducción de costos, es por ello

que es significativa la unificación de los procedimientos, constantemente existe

una mejor manera de cómo realizar las actividades, y una vez que se encuentre la

indicada se deberá establecer como procedimiento. Para toda entidad operativa es

significativo que cuenten con un registro de las operaciones por escrito y estas

estén a disposición del personal en un documento previamente establecido.

2.5.1 Definición

Según Hernández (2002), los manuales de procedimientos son aquellos

instrumentos de información en los que se consignan, en forma metódica, los

pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de

una unidad administrativa.

Por su parte el autor Gómez (1994), narra que los manuales de procedimientos

también llamados manuales de operación, de prácticas, estándar, de instrucción

sobre trabajo, de rutinas de trabajo, de trámites y métodos de trabajo. El manual

de procedimientos presenta sistemas y técnicas específicas que muestran de


forma precisa las actividades a seguir para lograr el trabajo de todo el personal

que desempeña responsabilidades específicas. Los manuales de procedimiento,

por sus características diversas, pueden clasificarse en manuales de

procedimientos de oficina y de fábrica.

Las definiciones antes mencionadas por los autores, coinciden en muchos

aspectos, muestran información relevante que logran la eficiencia y la eficacia en

los individuos por conocer sus tareas o funciones en las diferentes áreas

administrativas.

2.5.2 Proceso de elaboración de un manual

Es relevante mencionar el proceso de elaboración de un manual de

procedimientos, el cual ayuda a la mejora de la eficiencia y eficacia de las

actividades que van encaminadas hacia el logro de los objetivos del organismo. A

continuación se presente un cuadro comparativo de dos autores.


Haciendo un análisis de los autores antes mencionados la mejor opción es Gómez

(1994) debido a sus definiciones en cuanto al desglose de las etapas del proceso

de elaboración de un manual son más claras y precisas. Las cuales definen a

continuación:

o Planeación del estudio. El primer paso de la planeación del estudio será la

naturaleza del problema en cuestión, ya que permitirá fijar las bases para

determinar el objetivo del estudio y para una investigación preliminar que

proporcione elementos de juicio para decidir la formulación y ejecución de

un plan de trabajo que incluya el inventario de procedimientos ya

jerarquizado. Dentro de la planeación del estudio se incluyen tres fases o

etapas, las cuales constan de la definición del objetivo del estudio,

formulación del inventario de procedimientos y la formulación del plan de

trabajo.

o Investigación de la situación actual. La finalidad de esta etapa es obtener

una visión del procedimiento como se desarrolla en el momento actual, en

esta fase se incluyen los siguientes puntos:

Hernández (2002) Gómez (1994)

El primer paso para elaborar un manual de

procedimientos es determinar lo que se desea

lograr. Para ello el analista de sistemas deberá

hacer las siguientes preguntas:

• ¿cuál es el objetivo del organismo al crear

el manual de procedimientos?

• ¿Qué beneficios proporcionará el manual

de procedimientos?

¿Qué espero lograr a que mi departamento logre

con el manual de procedimientos?

Dicho autor lo define como una

metodología de trabajo la cual

comprende las siguientes etapas:

• Planeación del estudio

• Investigación de la situación

actual

• Análisis y crítica de la

información

• Diseño gráfico y descriptivo de

procedimientos


1. Recopilación de la información.- consta de obtener una descripción lo

más detallada y exacta posible de la forma como se desarrollan las

operaciones que integran el procedimiento, y el tiempo de ejecución de

las mismas, asimismo en esta etapa deberán obtener las disposiciones

jurídicas y legales que afecten a cada procedimiento.

2. Registro y documentación del procedimiento actual.- es importante la

adopción de un método mediante el registro ordenado de la

información recopilada de cualquier investigación que se realice es de

exigencia general, durante el curso de la investigación el analista

deberá auxiliarse del uso de información relativa a la forma actual de

operar el procedimiento, el analista o grupo de analistas procederá a

organizar y documentar todo el material escrito, a fin de cubrir

posteriormente la fase de análisis y critica del mismo.

3. Obtención de la aprobación correspondiente.- una vez documentado el

procedimiento actual, se procederá a obtener la aprobación de los

responsables de su operación.

o Análisis y crítica de la información. Una vez concluida la fase anterior, se

procede a la realización de un examen crítico a través del análisis y el

diagnostico; el análisis consiste en separar las funciones esenciales, es

decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que no se hace. La

finalidad del diagnóstico resulta del análisis y crítica del procedimiento

actual lo constituye la identificación de las deficiencias e irregularidades del

procedimiento, la etapa del diagnóstico es la más importante del estudio de

procedimientos y comprende básicamente:

Revisión del análisis del procedimiento actual

Un breve estado de problemas. El diagnóstico de los

verdaderos problemas que se hayan encontrado

Una lista de información adicional que se requiere para la fase

de diseño. “el diagnóstico es un resumen de síntomas y su

solución”.


o Diseño de procedimientos. Una vez terminado el análisis, el analista

tiene ya un conocimiento completo de todas las operaciones que se

realicen en los procedimientos que integran el sistema en estudio. En esta

etapa, se sugiere que todas las modificaciones que le hagan al

procedimiento se discutan con el personal involucrado, a efecto de poder

justificarlas o hacer las correcciones que resulten pertinentes.

2.5.3 Contenido de un manual de procedimientos

Gómez (1994) Hernández (2008)

Para Gómez el contenido de un manual de procedimientos se conformará por la siguiente información:

o Portada de identificación.

o Índice del manual.

o Introducción. o Base legal. o Objetivo del

manual. o Procedimientos

Según Hernández, la práctica nos puede dar una serie de elementos que deberían aparecer casi siempre en todos los manuales de procedimientos es por ello que se conforma de la siguiente manera:

o Índice o Introducción

• Objetivos del manual • Alcance • Como usar el manual • Revisiones y recomendaciones

o Organigrama Interpretación de la estructura orgánica, en la cual explican aspectos como:

o Sistemas de organización (lineal, funcional, etcétera). • Tipo de departamentalización (Geográfica, por

productos, etcétera). • Amplitud de la centralización y

descentralización. o Gráficas

• Diagramas de flujo o Estructura procedimental

• Descripción narrativa de los procedimientos o Formas

• Formas empleadas (por lo general planeadas). • Instructivo.


Hablando del contenido de un manual es donde se especifican y registra la

información básica requerida referente al funcionamiento de las áreas

administrativas, sin que haya alguna distorsión de información, asimismo facilitan

la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los

objetivos y el desarrollo de las funciones.

A continuación se presenta la comparación del contenido de un manual de

procedimientos en base a dos autores:

Haciendo un análisis de los autores antes mencionados se hace notar que ambos

coinciden en estructura para el contenido de un manual de procedimientos, es por

ello que se tomará el autor Gómez ya que es más apegado a las necesidades con

las que cuenta la estructuración de dicho trabajo.

A continuación se detalla el contenido del manual de procedimientos:

o Portada de identificación la cual debe contener el logotipo del organismo,

nombre del organismo, siglas de la unidad que elaboró el manual en su

caso el consultor, nombre del manual, mes y año de elaboración

o Índice es la relación de los capítulos que constituyen la estructura del

documento. En los manuales de procedimientos se formulará el índice de

acuerdo con los siguientes lineamientos:

1. Se relacionarán los nombres de los capítulos que conforman el

documento, de acuerdo al contenido de los manuales de

procedimientos, en el orden siguiente:

• Índice del manual.

• Introducción.

• Base legal.

• Objetivo del manual.

• Procedimientos.


• Glosario de términos.

• Índice temático

2. Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula

compacta

3. En el extremo derecho de la hoja se anotará la página en que se inicia

cada uno de los capítulos, de acuerdo con el criterio de la paginación

que se establece.

o Introducción tiene como objeto explicar al lector los antecedentes, motivos y

propósitos del documento, así como su contenido el cual debe de contar

con los siguientes lineamientos:

• La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible.

• Se hará la introducción preferentemente de un máximo de tres

cuartillas.

• Deberá incluirse información acerca del ámbito de su aplicación y de

quienes son los destinatarios o usuarios del manual de

procedimientos.

• Conviene que la introducción incluya un mensaje.

• La base legal tiene como finalidad contar con la información

correspondiente al marco jurídico-administrativo dentro de la cual se

desarrollan los procedimientos.

o El objetivo del manual deberá contener una explicación del propósito que se

pretende cumplir y especificar con claridad la finalidad que pretende, la cual

debe ser concisa y directa.

o En los procedimientos se deberá describir por escrito las actividades que

haya de realizar dentro de los procedimientos.

2.6 Base legal

Toda empresa debe contar con su base legal claramente establecida, para ello

para la jurisdicción sanitaria n° IV en la cual se definen las raíces y de donde

emanan las leyes que la rigen.


Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos. Establece en

su artículo 5º. La obligatoriedad para la realización del servicio social.

Ley reglamentaria del artículo 5º. Constitucional. Capitulo VII, artículos

52 al 60. Señala entre otros aspectos, la obligatoriedad para todos los

estudiantes de las profesiones a que se refiere para prestar el servicio.

Reglamento de la ley Reglamentaria del Artículo 5º. Constitucional. Capitulo VII, articulo 85 al 93. Considera también el servicio social

profesional y el artículo 91 alude que los trabajadores al servicio de la

federación y del gobierno del Distrito Federal “no estarán obligados a

presentar servicio distinto al desempeño de sus funciones”.

Ley General de salud. Publica en 1984, capitulo II, articulo 84 al 88. Aquí

establece entre otros, que el servicio social de las carreras de la salud

deben realizase en unidades aplicativas del nivel de atención,

prioritariamente en áreas de menor desarrollo económico y social.

Ley General de Educación. Capitulo II, articulo 24. Los beneficiados

directamente por los servicios educativos deberán prestar servicio social, en

los casos y términos que señale las disposiciones reglamentarias.

Reglamento para Prestación del Servicio social de los Estudiantes de las instituciones de Educación Superior en la República Mexicana. (Publicado en el DOF al 30 de marzo de 1981).

• Capitulo I. disposiciones generales, articulo 3.- el servicio social de

estudiantes tendrá por objeto:

Desarrollas en el prestador una conciencia de solidaridad y

compromiso con la sociedad a la que pertenece.

31

II. MARCO TEÓRICO

Convertir esta prestación en un verdadero acto de

reciprocidad para con la misma a través de los planes y

programas del sector público.

Contribuir a la formación académica y capacitación del

prestador del servicio social.

• Artículo 11. El servicio social deberá cubrirse preferentemente en

aquellos planes y programas que establezca el Ejecutivo Federal y

que contribuyan al desarrollo económico, social y cultural de la nación.

Bases para la instrumentación del servicio social de las profesiones de la salud. ( Publicado en el DOF el 2 de marzo de 1982), la cual está

constituida por 57 bases en 5 capítulos de los que mencionaremos algunos

aspectos:

• 10ª. Los objetivos del servicio social de los estudiantes y profesionales

para la salud son:

Contribuir a la conservación de la salud de la población del

país, proporcionando servicios de tipo profesional a través de

los establecimientos del sector público, en los campos de

promoción de la salud, prevención y curación de enfermedades,

rehabilitación, investigación y docencia.

CAPÍTULO III

MÉTODO

El siguiente capítulo muestra claramente la metodología a seguir, de la cual se

desarrolló el presente estudio el cual tiene como finalidad facilitar el flujo de

información y comprender los procesos establecidos.

3.1 Sujetos

Una vez realizado el proceso de consultaría, el cual se llevó a cabo por medio de

un diagnóstico detallado en la Jurisdicción Sanitaria N° IV de la Secretaría de

Salud con relación directa con los jefes de área, los cuales proporcionaron

información necesaria para determinar los flujos de información de los trabajos de

los médicos pasantes.

Las personas involucradas en el proyecto fueron el administrador jurisdiccional y

encargada del departamento de enseñanza, al igual que a los empleados del área

a los cuales se les aplicaron cuestionarios para determinar el hallazgo de las áreas

de oportunidad en las cuales se pueden establecer estrategias de mejora.

3.2 Materiales

Para determinar el diagnóstico se elaboró un cuestionario de 5 preguntas dirigido

a los jefes de área, el cual fue un instrumento utilizado en el proyecto para la

recopilación de información, de la misma forma se realizó un cuestionario para los

empleados del área el cual contiene 14 preguntas.

La estructura de los cuestionarios se establece con preguntas abiertas,

dicotómicas y directas al igual que un apartado de comentarios.

3.3 Procedimientos

El siguiente apartado muestra de manera general la forma en cómo se llevó a

cabo el proceso de la consultoría aplicada, analizando a diferentes autores se

realizó un híbrido en los cuales se mezcla los pasos a realizar por parte del

consultante y el consultor que a continuación se menciona:

• El primer paso consistió en el contacto en la institución con la persona

indicada para llevar a cabo un acuerdo de la realización de una consultoría.

• Autorización para la elaboración de la consultoría por el administrador

jurisdiccional en el departamento de enseñanza.

• Elaboración de los instrumentos para la recopilación de la información.

III. MÉTODO 32

• Aplicación de las herramientas para la determinación del diagnóstico del

área de enseñanza a los jefes de departamento y empleados

• Al finalizar la aplicación de los cuestionarios se realiza un análisis y se

determinó la situación en la cual se encuentra la institución, obteniendo de

ahí las áreas de oportunidad a mejorar.

• Se realizó la consulta en diferentes fuentes bibliográficas para la

justificación de su elaboración y contenido del manual de procedimiento

• Siguiendo con las actividades se elaboró un diseño de la propuesta de un

manual de procedimientos para los médicos pasantes en la entrega de

reportes al área de enseñanza de la Secretaría de Salud.

• Revisión técnica por parte de expertos en manual de procedimientos, la

cual estará dirigida por los profesores de la institución los cuales fungirán

como apoyo para evaluar y en su caso corregir las etapas de la propuesta

presentada a la institución de gobierno.

• Por último se presenta la estructura del manual a la institución para una

retroalimentación, la cual tiene la finalidad de mejorar o agregar algún

detalle si así lo desea el departamento una vez finalizada la

retroalimentación, se procederá a la autorización de la terminación del

manual y hacer la entrega del mismo.

III. MÉTODO 33

CAPÍTULO IV

RESULTADOS Y DISCUSIONES

En el presente capitulo se describe el resultado de la propuesta presentada, al

igual que la discusión de la consultoría realizada a la institución, es por ello que se

presenta el manual de procedimientos elaborado específicamente a los médicos

pasantes de la Jurisdicción Sanitaria N° IV.

4.1 Resultados

Una vez realizado el trabajo para dicha institución y tomado en cuenta las

características que presenta se muestra el manual de procedimientos para los

médicos pasantes, el cual es producto arrojado de la consultoría aplicada ya que

tiene como finalidad mejorar y facilitar el flujo de información entre los pasante y

encargados de programa.

La organización presenta un grado de interés sobre la propuesta presentada, la

cual ayuda a facilitar el flujo de información por parte de los médicos pasantes y

los encargados de programa ya que se considera que este instrumento será un

elemento de apoyo.

A continuación se presenta el diseño del manual de procedimientos para los

médicos pasantes de la Jurisdicción Sanitaria N° IV:

35 IV. RESULTADOS Y DISCUSIONES

Manual de procedimientos para los médicos pasantes de la Jurisdicción Sanitaria IV

SERVICIO DE SALUD DE SONORA JURISDICCIÓN SANITARIA N° IV

Manual de procedimientos

Elaborado por: Violeta N. Moroyoqui Campas.

Revisó: Maria Laura Molina C.

Autorizó: Dra. Ana Vianey Jiménez Fernández.

CD. Obregón Sonora 2013

IV. RESULTADOS Y DISCUSIONES

36

ÍNDICE

Presentación...………………………………………………………………………. 4

Base legal…..………………………………………………………………………... 5

Antecedentes.……………………………………………………………………….. 7

Objetivo general del manual………………………………………........................ 9

Proceso de epidemiologia………………………………………………………….. 10

Descripción de actividades…………………………………………………. 11

Diagrama de flujo…………………………………………………………….. 12

Glosario……………………………………………………………………….. 14

Proceso de oportunidades………………………………………………………….. 15

Descripción de actividades………………………………………………….. 16

Diagrama de flujo…………………………………………………………….. 17

Glosario……………………………………………………………………….. 20

Proceso de promoción a la salud………………………………………………….. 21

Descripción de actividades…………………………………………………. 22

Diagrama de flujo……………………………………………………………. 23

Glosario………………………………………………………………………… 25


37

Presentación

La secretaria de salud pública cuenta con un programa de vinculación con las

universidades que imparten la carrera de medicina, lo cual permite que médicos pasantes

realicen su servicio social. Dentro de las tareas que realizan se encuentran la de

proporcionar información acerca de las actividades que realizan en las diferentes áreas y

programas establecidos en la Secretaria de Salud, dicha información es plasmada en

reportes bimestrales, mensuales, semanales, según se establezca en el programa.

El presente manual tiene como finalidad facilitar la entrega de reportes por parte de los

médicos que actualmente se encuentran realizando su servicio social, mejorando así el

flujo de información en los procesos implicados en el llenado del de los datos requeridos

por el formato SUIVE.


38

4

Base legal

Toda empresa debe contar con su base legal claramente establecida, para ello para

la jurisdicción sanitaria n° IV en la cual se definen las raíces y de donde emanan las

leyes que la rigen.

o Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos. Establece en su

artículo 5º. La obligatoriedad para la realización del servicio social.

o Ley reglamentaria del artículo 5º. Constitucional. Capitulo VII, artículos 52

al 60. Señala entre otros aspectos, la obligatoriedad para todos los

estudiantes de las profesiones a que se refiere para prestar el servicio.

o Reglamento de la ley Reglamentaria del Artículo 5º. Constitucional. Capitulo VII, articulo 85 al 93. Considera también el servicio social profesional

y el artículo 91 alude que los trabajadores al servicio de la federación y del

gobierno del Distrito Federal “no estarán obligados a presentar servicio distinto

al desempeño de sus funciones”.

o Ley General de salud. Publica en 1984, capitulo II, articulo 84 al 88. Aquí

establece entre otros, que el servicio social de las carreras de la salud deben

realizase en unidades aplicativas del nivel de atención, prioritariamente en

áreas de menor desarrollo económico y social.

o Ley General de Educación. Capitulo II, articulo 24. Los beneficiados

directamente por los servicios educativos deberán prestar servicio social, en

los casos y términos que señale las disposiciones reglamentarias.

o Reglamento para Prestación del Servicio social de los Estudiantes de las instituciones de Educación Superior en la República Mexicana. (Publicado en el DOF al 30 de marzo de 1981).

• Capitulo I. disposiciones generales, articulo 3.- el servicio social de

estudiantes tendrá por objeto:

Desarrollas en el prestador una conciencia de solidaridad y

compromiso con la sociedad a la que pertenece.

Convertir esta prestación en un verdadero acto de reciprocidad

para con la misma a través de los planes y programas del

sector público.


39

5

Contribuir a la formación académica y capacitación del

prestador del servicio social.

• Artículo 11. El servicio social deberá cubrirse preferentemente en

aquellos planes y programas que establezca el Ejecutivo Federal y que

contribuyan al desarrollo económico, social y cultural de la nación.

o Bases para la instrumentación del servicio social de las profesiones de la salud. (Publicado en el DOF el 2 de marzo de 1982), la cual está

constituida por 57 bases en 5 capítulos de los que mencionaremos algunos

aspectos:

• 10ª. Los objetivos del servicio social de los estudiantes y profesionales

para la salud son:

Contribuir a la conservación de la salud de la población del país,

proporcionando servicios de tipo profesional a través de los

establecimientos del sector público, en los campos de promoción

de la salud, prevención y curación de enfermedades,

rehabilitación, investigación y docencia;


40

6

Antecedentes

El servicio social surge con dos propósitos fundamentales: vincular al estudiante

con su entorno y devolver en forma de acción social, los beneficios que recibió su

preparación. Los planteamientos iniciales en México fueron hechos por estudiantes

que lucharon por la autonomía universitaria en 1929 y por maestros como Antonio

caso y el Lic. Enrique Gómez Morín.

En el área de la salud y principalmente en la medicina y enfermería los

antecedentes se remontan a casi desde el inicio de los cursos en las primeras

instituciones educativas que los impartieron, cuando el Estado facilita el uso de las

instalaciones hospitalarias y los edificios para la enseñanza. Esta articulación de la

educación teórica en las aulas escolares con la adquisición y desarrollo de

habilidades y destrezas en los campos clínicos dio lugar a que los estudiantes

participaran en las actividades operativas del sector, realizando acciones en favor

de la población incluso en tiempos extraescolares.

Entre 1917 y 1926, el estado participa de manera importante en el crecimiento del

proyecto educativo en salud del país, no sólo proporcionando campos clínicos, sino

con la fundación de escuelas como la Higiene y salud Pública y la Salubridad y con

el envío de médicos a especializarse en los EE.UU y en Europa. En 1994 se inicia

formalmente el servicio social en el Instituto Politécnico Nacional, incorporándose a

esta misión las enfermeras y en cumplimiento a la Ley Reglamentaria del artículo

5º. Constitucional publica en 1945, se fueron agregando odontología y

posteriormente los pasantes de otras disciplinas. En cumplimiento al artículo de

este reglamento, que señala que las dependencias del Ejecutivo Federal dictarán

las medidas necesarias para instrumentar el servicio social en sus áreas de

competencia, se publican el 2 de marzo de 1982, las bases para la instrumentación

del servicio social de las profesiones de la salud cuya aplicación correspondía a la

entonces Secretaría de salubridad y Asistencia.


7

41

En estas se da una mayor participación a las instituciones educativas tanto en la

planeación, como en la asesoría, su previsión, control y evaluación del servicio

social.

Estos esfuerzos por organizar y estructurar el servicio social de los estudiantes han

sido debatidos en diversos foros, en los que las instituciones generadoras de

recursos humanos y las aplicativas han buscado el equilibrio que permita el

cumplimiento de la misión de esta actividad, sin detrimento de las funciones y

atribuciones que en materia le competen a cada instancia.

La Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior,

también ha trabajado el capítulo del servicio social de estudiantes y como resultado

de la XVIII Reunión, se estableció el convenio en dicha asociación y el Gobierno

Federal en materia de colaboración en el marco del Programa Nacional de

Solidaridad y en la VI reunión del Consejo de universidades Públicas e Instituciones

afines, los rectores asistentes definieron al servicio social como “ el conjunto de

actividades teórico-prácticas de carácter temporal y obligatorio que contribuyen a la

formación integral del estudiante y que permiten, al aplicar sus conocimientos,

destrezas y aptitudes, comprender la función social de su perfil académico,

realizando actividades educativas, de investigación, de asistencia, de difusión,

productivas, de desarrollo tecnológico, económico y social en beneficios de la

sociedad”.

El servicio social ha sido planteado en diversos foros y a 60 años de su puesta en

marcha, continúan vigentes los postulados que le dieron origen. El compromiso

actual es conocer su evolución, analizar su impacto, difundir y adecuar su

normatividad y reorientar sus objetivos en función de las necesidades del país para

fortalecer su misión.


42

8

Objetivo general del manual

El objetivo del presente trabajo es facilitar el flujo de información entre los médicos

pasantes y el encargado del programa.

43

9


ÁREA DE

EPIDEMIOLOGÍA


44

Descripción de actividades

Paso Responsable Actividad Documento

1 Médico pasante Llenar el formato SUIVE

FS

2 Médico pasante Entrega al departamento correspondiente del formato SUIVE

FS

3 Encargado del programa

Recepción del formato SUIVE


Revisión del formato SUIVE

5 ¿Cumple con los campos correspondientes completados correctamente?

Si____

No____


Entrega del formato de recepción de la hoja SUIVE una vez aprobada. (Ver anexo 3).

FE


Capturar los datos obtenidos de la hoja SUIVE

FS


45

11

DIAGRAMA DE FLUJO


12

13


47

Glosario

FS Formato SUIVE

FE Formato de entrega


48

14

ÁREA DE

OPORTUNIDADES


49

Paso Responsable Actividad Documento

1 Médico pasante Llenar el formato SIS FS

2 Médico pasante Entregar el formato SIS FS

3 Médico pasante Llenar y entregar los formatos de suplemento alimenticio FSA

4 Médico pasante Entregar del formato SIS y formato de suplemento alimenticio


Revisar el formato SIS y formato de suplemento alimenticio


¿Cumple con los campos correspondientes completados correctamente?

SI___NO___

7 Encargado de programa

Entregar el formato de recepción de FS y FSA (Ver anexo 4) FE

8 Médico pasante Llenar la hoja de control nutricional HCN

9 Médico pasante Entregar la hoja de control nutricional

10 Médico pasante Llenar la hoja de control de embarazadas en lactancia. HCEL

11 Médico pasante Entregar la hoja de control de embarazadas en lactancia


Recibir la hoja de control de embarazadas en lactancia y la hoja de control nutricional

HCN-HCEL


Revisar la hoja de control de embarazadas en lactancia y la hoja de control nutricional

14 ¿Cumple con los campos correspondientes completados correctamente?

SI___ NO___


Entregar el formato de recepción de HCEL Y HCN ( Ver anexo 5)

FE

16 Médico pasante Entregar al centro de salud correspondiente una copia del comprobante de DICONSA

CD


Capturar los datos obtenidos en el formato SIS, en los formatos de complemento alimenticio, la hoja de control de embarazadas en lactancia y la hoja de control nutricional.

FS, FCA, HCEL, HCN


50

16


51

17

18


52


19

Glosario

FS Formato SIS

FSA Formato de suplemento alimenticio

HCEL Hoja de control de embarazadas en lactancia

HCN Hoja de control nutricional

CD Comprobante DICONSA


54

20

ÁREA DE

PROMOCIÓN A LA

SALUD


55

Descripción de actividades Paso Responsable Actividad Documento

1 Médico pasante Impartir platicas a la población en general o a las escuelas

2 Médico pasante Anotar a los asistentes a la plática impartida.

LA

3 Médico pasante Entregar la lista de asistencia de las pláticas al departamento

4 Médico pasante Llenar la hoja de entrega de cartillas Nacionales de Salud del SIS

ECNS

5 Médico pasante Entregar la hoja de ECNS

6 Médico pasante Impartir platicas y mantener activo el comité

7 Médico pasante Llenar el acta constitutiva del comité local de salud del SIS

ACCLS

8 Médico pasante Entregar el ACCLS

9 Médico pasante Llenar el formato de salud escolar, detección a escuelas

FSE

10 Médico pasante Entrega del FSE

11 Médico pasante Llenar el concentrado de temas de las pláticas impartidas

CT

12 Médico pasante Entregar el concentrado de temas de las pláticas impartidas


Revisar los formatos LA, ECNS, ACCLS, FSE y CT.


Entregar el formato de recepción de los documentos LA, ECNS, ACCLS, FSE y CT ( Ver anexo 6)

FE


Capturar los datos obtenidos en LA, ECNS, ACCLS, FSE y CT. En la base de datos.


56

22


23

57


58

24

Glosario

LA Lista de asistencia

ECNS Entrega de Carillas Nacionales de Salud

ACCLS Acta Constitutiva del comité Local de Salud

FSE Formato de Salud Escolar

CT Concentrado de temas


59

25

4.2 Discusión

Una vez elaborado el instrumento necesario para la institución dedicada a prestar

servicios a la comunidad en general, basándose en las necesidades del

departamento de enseñanza. Con la información proporcionada durante el

proceso de consultoría se llega a la elaboración de un manual específico sobre el

procedimiento de la entrega de reportes a las distintas áreas que se encuentran

involucradas.

En la actualidad podemos encontrar varios autores acerca de la metodología a

seguir del contenido de un manual de procedimientos, los autores que se tomaron

en cuenta fueron Gómez (1994), y Rodríguez (2002), de los cuales se generó una

metodología híbrida.

Es por ello que el diseño y presentación del manual se dio de manera sencilla y

con un lenguaje claro, tratando de ser los más explícito posible, sin olvidar algún

proceso que sea de total importancia para la empresa, ya que este manual va

dirigido a todos los médicos pasantes de la Jurisdicción Sanitaria N° IV el cual

tiene la principal finalidad facilitar el flujo de información entre los médicos

pasantes y los encargados de programa, para que al momento de presentar algún

problema en cuanto a la información que se tiene que entregar, se tome como

instrumento de ayuda para facilitar el trabajo.

60


CAPITULO V

Conclusiones y Recomendaciones

En el presente capítulo se presentan y describen las conclusiones y

recomendaciones a las cuales se llegaron a partir de los resultados obtenidos

durante la elaboración del manual de procedimientos.

5.1 Conclusiones

A partir de la detección de las necesidades, se elaboró un manual de

procedimientos el cual cumple con las expectativas y requerimientos del

departamento de enseñanza de la Jurisdicción Sanitaria N° IV.

Este manual de procedimientos servirá para que a los médicos pasantes de la

Jurisdicción Sanitaria N° IV se les facilite la entrega de los reportes en cuanto a

calidad y los tiempos establecidos. Así mismo el lograr a través de la entrega de

reportes a la encargada de enseñanza la cual deberá de utilizar los reportes como

insumo para la generación de información en la plataforma institucional, siendo

relevante para que los altos mandos tomen decisiones acertadas.

Al finalizar el diseño del manual de procedimientos, se presenta a la organización,

el cual tiene la finalidad de dar a conocer el instrumento, esperando que cumpla

con las expectativas de la empresa y se pueda utilizar en las horas laborales.

5.2 Recomendaciones

Una vez elaborado el diseño del manual de procedimientos y obtenido el producto

final, el cual constituye una parte importante al área de oportunidad detectada de

la empresa mejorará sus procedimientos en cuanto a la entrega de informes

periódicos establecidos por la institución. Sin embargo la implementación es la

parte más relevante y crucial para poder obtener resultados positivos en la

organización.

Se les recomienda al área de Enseñanza, los cuales tiene la función de capacitar

a los médicos pasantes que ingresan a la Jurisdicción Sanitaria N° IV que en base

al manual de procedimientos realicen la entrega de los informes en tiempo y

forma establecida, hacer entrega de una copia de éste a cada médico. Con la

finalidad de dar a conocer la información y el marco filosófico en cuanto al servicio

social, al igual que dar seguimiento continuo a la actualización del manual, ya que

año con año se presentan cambios dentro de la organización, lo cual se puede

presentar para confusión por parte de los médicos pasantes.

V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

62

Si una vez realizada la implementación del manual de procedimientos si no se

consiguen los resultados esperados, se recomienda realizar una actualización en

los procesos que se establecieron con anterioridad y actualizar la información, con

el fin de mejorar este proceso crucial para la organización.

63 V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

Gómez, Guillermo. (1994). Planeación y organización de empresas. 8va

edición. Editorial McGraw-Hill/Interamericana de México, S.A De C.V.

Fayol, Henry. (1976). Administración industrial y general. Editorial Herrero

hnos. México.

Hernández, Sergio. (2008). Administración teoría, proceso, áreas

funcionales y estrategias para la competitividad. 2da edición. editorial

McGraw-Hill/Interamericana editores, S.A. de C.V.

Hampton, David. (1989). Administración. McGraw-Hill, México.

Jiménez, wilburg. (1980). Introducción al estudio de la teoría administrativa.

Editorial Fondo de la Cultura Económica, México.

Münch, Lourdes. (2002). Fundamentos de administración. 5ª edición.

Editorial Trillas, S.A. De C.V.

Reyes, Agustín. (1994). Administración moderna. 2da. Edición. Editorial

Limusa, S.A. De C.V.

Reyes, Agustín. (2010). Administración de empresa, teoría y práctica. 2da.

Parte. Editorial limusa, S.A. De C.V

Rodríguez, Joaquín. (2002). Cómo elaborar y usar los manuales

administrativos. 3ra edición. Editorial ECAFSA.

Stephen, Robbins. (1987). Administración: Teoría y práctica. Editorial

Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A.

APÉNDICES

Guía de entrevista

Empresa_____________________________________

Fecha________________________________________

EMPLEADO

1. ¿Qué espera de su jefe inmediato? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ¿Qué tipo de comunicación establece con sus superiores?

3. ¿Cómo reacciona cuando recibe una orden? ________________________________________________________________________________________________________________________

4. ¿Conoce la misión y visión de la organización? Si____ No____

5. ¿Cuándo sus superiores toman alguna decisión es tomada en cuenta su opinión? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Menciona los motivos por los cuales trabajas en esta empresa ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. ¿Qué es más importante para usted: el tipo de trabajo que realiza o la paga que recibe a cambio? ________________________________________________________________________________________________________________________

8. Menciona algunas de las metas que se establecen en la organización ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. ¿en qué porcentaje se han cumplido? ____________________________________________________________

10. ¿De qué manera es evaluado su desempeño? ________________________________________________________________________________________________________________________

11. ¿Existe un programa de incentivos? Si____ No___

12. ¿De qué manera los motivan para lograr el cumplimiento de los objetivos? ________________________________________________________________________________________________________________________

13. ¿Al iniciar sus actividades como empleada de la organización se les brinda una capacitación? Si__ No__ Comentarios ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Guía de entrevista

Empresa_____________________________________

Fecha________________________________________

JEFES DE DEPARTAMENTO

1. ¿Cuál es el principal objetivo del departamento?

____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

2. ¿Qué métodos utiliza para lograr mejores resultados?

______________________________________________________

______________________________________________________

3. ¿Qué lo que considera más importante sobre el servicio que se ofrece?

______________________________________________________

______________________________________________________

4. ¿Cuáles necesidades deben ser cubiertas primordialmente dentro del servicio?

______________________________________________________

______________________________________________________

5. ¿Es el recurso humano el más importante?

SI___ NO___ OTRO___

6. ¿Cómo ha sido la rotación de personal en los últimos 6 meses?

Nula___ Poca___ Constante___

7. ¿Capacita a su personal?

SI___ NO___

8. ¿Qué tipo de capacitación se le brinda al personal?

______________________________________________________

9. ¿Cuenta la organización con un programa de incentivos?

SI___ NO___

10. ¿Qué aspectos le gustaría mejorar de la empresa?

______________________________________________________

______________________________________________________

11. ¿Conoce a su competencia?

______________________________________________________

12. ¿Se establecen objetivos en la empresa?

SI___ NO___

13. ¿Se desarrollan estrategias para el logro de los objetivos?

SI___ NO___

14. ¿existe un reglamento dentro de la empresa?

SI___ NO___

15. ¿Existen políticas de calidad dentro de la empresa?

SI___ NO___

16. ¿Existen estándares de calidad dentro de la empresa?

SI___ NO___

ANEXOS

FORMATO DE RECEPCIÓN DE LA HOJA SUIVE

DEPARTAMENTO EPIDEMIOLOGIA ¿CUMPLE CON LOS CAMPOS COMPLETADOS CORRECTAMENTE?

SI____ NO___

PERSONA RESPONSABLE DEL LLENADO DEL FORMATO

NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO Y/O ÁREA

FORMATO DE RECEPCIÓN DEL FORMATO SIS

DEPARTAMENTO OPORTUNIDADES ¿CUMPLE CON LOS CAMPOS COMPLETADOS CORRECTAMENTE?

SI____ NO___



FORMATO DE RECEPCIÓN DEL FORMATO DE SUPLEMENTO ALIMENTICIO


SI____ NO___



FORMATO DE RECEPCIÓN DE LA HOJA DE CONTROL DE EMBARAZADAS EN LACTANCIA


SI____ NO___



FORMATO DE RECEPCIÓN DE LA HOJA DE CONTROL NUTRICIONAL


SI____ NO___



FORMATO DE RECEPCIÓN DE LA HOJA DE LISTA DE ASISTENCIA

DEPARTAMENTO PROMOCIÓN A LA SALUD ¿CUMPLE CON LOS CAMPOS COMPLETADOS CORRECTAMENTE?

SI____ NO___



FORMATO DE RECEPCIÓN DE LA HOJA DE ENTREGA DE CARTILLAS NACIONALES DE SALUD DEL SIS


SI____ NO___



FORMATO DE RECEPCIÓN DEL ACTA CONSTITUTIVA DEL COMITÉ LOCAL DE SALUD DEL SIS


SI____ NO___



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