diseño organizacional.2

Diseo Organizacional

DISEO ORGANIZACIONAL

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Lectura No. 2

Nombre: Organizaciones y Diseo Organizacional

Introduccin

Las dimensiones contextuales de la organizacin se describen de manera

especfica, mostrando los elementos dinmicos y las caractersticas de las

organizaciones, por lo que es posible llegar a una mayor comprensin de la

misma. La observacin de estas dimensiones adquiere esencial importancia en

el diseo organizacional, ya que permite analizar y comparar a la organizacin

con otras organizaciones para identificar las debilidades y el potencial de la

efectividad organizacional.

En funcin de las dimensiones estructurales y contextuales de la organizacin se

encuentran los enfoques o modelos en los que se basa el diseo organizacional

que son: el mecanicista y el orgnico.


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Contextualizacin

Organizaciones y Diseo

Organizacional

I. Naturaleza y Propsito de las organizaciones:

- Definicin - Tipos - Propsito general

II. Las Decisiones del Diseo Organizacional:

- Definicin de decisiones del diseo organizacional - Etapas del proceso para tomar decisiones - Decisiones programadas y no programadas - Modelo racional - Concepto de diseo organizacional

III. Dimensiones Contextuales:

- Dimensiones estructurales - Dimensiones contextuales - Relacin de las dimensiones con diseo organizacional

IV. Enfoque mecanicista y orgnico:

- Enfoque mecanicista - Enfoque orgnico


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Explicacin

III. Dimensiones estructurales y contextuales de la organizacin

Las dimensiones del diseo de la organizacin interactan entre s y pueden ser

modificadas para que las organizaciones alcancen sus propsitos: metas y

resultados esperados, eficacia en la produccin, adaptabilidad al ambiente

cambiante, desarrollo de sus colaboradores, rentabilidad, etctera.

Las dimensiones organizacionales corresponden a dos tipos:

1. Estructurales

2. Contextuales

Las dimensiones estructurales sealan los niveles para distinguir las

caractersticas internas de una organizacin, las cuales son susceptibles a

medicin y comparacin.

Diversos autores coinciden en sealar los siguientes aspectos de las

dimensiones estructurales: formalizacin, especializacin, jerarqua de autoridad,

centralizacin, proporcin de empleados o divisin en departamentos y amplitud

de control.

Este ltimo nivel, recibe tambin otro enfoque: el profesionalismo entendido

como la eficacia y eficiencia de los empleados por medio de la capacitacin.

Las dimensiones contextuales describen el marco general de la organizacin, el

cual influye en las dimensiones estructurales. Elementos como el medio

ambiente, la cultura, la tecnologa, las estrategias, el tamao, la misin, las

metas y los objetivos integran el marco contextual de las organizaciones y son

condicionantes para definir el diseo organizacional. Las dimensiones

contextuales pueden visualizarse como un conjunto de elementos superpuestos

bajo la estructura y procesos de una organizacin.


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Para comprender y evaluar las organizaciones, se deben examinar tanto las

dimensiones estructurales como las contextuales.

Los elementos de las dimensiones contextuales de la organizacin son:

1. Formalizacin: se refiere a la documentacin oficial que respalda a los

procedimientos. Por ejemplo: manuales de polticas y procedimientos,

reglamentos, manuales de organizacin, etctera.

2. Especializacin: es el grado en que las tareas se pueden subdividir en

puestos separados. En este sentido, los colaboradores realizan tareas

especficas en relacin con su puesto buscando cumplir los objetivos de los

diferentes departamentos. Se trata de la divisin del trabajo, entendida como la

separacin de funciones y actividades por equipos de trabajo.

3. Jerarqua de autoridad: describe la cadena de mando, quin reporta a quin

en el tramo de control. Estos tramos de control se representan con lneas

verticales en el organigrama.

4. Centralizacin: se refiere al nivel jerrquico que tiene autoridad para tomar

decisiones. Cuando la toma de decisiones se mantiene en el nivel ms alto, la

Estructura: Formalizacin Especializacin

Jerarqua de autoridad Centralizacin

Profecionalismo Proporciones de personal (divisin departamental)

Misin, objetivos, estrategias y

metas

Tamao

Tecnologa Cultura

Medio Ambiente


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organizacin est centralizada. Por tanto, la descentralizacin en las decisiones

se refiere al hecho de que niveles jerrquicos ms bajos participan en la toma de

decisiones, es decir, se les delegan. Por ejemplo: jefes en el rea de compras

sin ser el nivel jerrquico ms elevado pueden trabajar en equipo para elegir

proveedores, fijacin de precios, etctera.

5. Profesionalismo - amplitud de control: algunos autores proponen denominar

este elemento como amplitud de control, ya que hace referencia a la cantidad de

personas que los gerentes o jefes pueden dirigir con eficacia y eficiencia. En

otros textos a este elemento se le denomina profesionalismo, ya que orienta la

eficacia y eficiencia en otro enfoque: el nivel de capacitacin y educacin del

personal de la organizacin.

6. Proporciones de personal - divisin de departamentos: se refiere a la

agrupacin y coordinacin de actividades laborales. En otros trminos, se trata

del desempeo de las funciones y actividades que realizan las personas

separadas por departamentos. La proporcin de personal se destina a la

ubicacin racional del personal en diferentes clasificaciones o grupos en relacin

con el total de colaboradores. Por ejemplo: el departamento de produccin de

una organizacin cuenta con cinco personas de entre cincuenta personas que

integran el total de colaboradores, esto se expresa as: 5 / 50 = 10%, que es la

proporcin de personal para el departamento de produccin en relacin al total

de colaboradores de la organizacin.

Como ya se mencion anteriormente, las dimensiones contextuales actan como

condicionantes en sentido positivo o negativo para la configuracin del diseo de

la organizacin.

A continuacin se describen los principales elementos o factores del entorno que

conforman el contexto de las organizaciones.


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1. El tamao o la dimensin anatmica de la organizacin.

El tamao de la organizacin se refiere a la magnitud de la misma, representada

en el nmero de personas que la conforman. Para medir la variable tamao de

la organizacin se pueden emplear otros indicadores, esto depender de la

finalidad de la medicin. Por ejemplo, si queremos conocer el potencial y la

magnitud de las ventas de la organizacin (el tamao de sus ventas),

utilizaremos el indicador que arroje los datos necesarios para tal efecto, que

sera ventas totales en cierto periodo. Sin embargo, el sentido que se le otorga

al tamao de la organizacin responde a la necesidad de observarla como un

sistema social compuesto de personas. Entonces, se retoma la premisa sobre

comprender y medir el tamao de la organizacin por la cantidad de personas

que la conforman, ya que muchas veces la dimensin anatmica resulta ser muy

pequea, es decir, la configuracin estructural como la infraestructura,

dimensin geogrfica y nmero de unidades que la integran no son extensos,

pero la cantidad de personas en cierta estructura es proporcionalmente grande

en relacin con sus espacios fsicos y extensin de unidades, o viceversa.

2. La tecnologa organizacional.

Se refiere a las herramientas, tcnicas y procesos que se originan de sta para

transformar la produccin. Se pueden citar como ejemplos de la tecnologa

organizacional: sistemas de informacin (redes, automatizaciones, Internet),

nuevos procesos en manufactura para satisfacer al cliente, equipos de

innovacin en mejoras de calidad del producto, etctera. El factor contextual

denominado tecnologa, de igual manera que los dems condicionantes, supone

una ventaja competitiva para la organizacin siempre y cuando se encuentre en

constante evaluacin, actualizacin e innovacin.

3. El entorno o medio ambiente.

Incluye todos los elementos fuera de los lmites de la organizacin: el gobierno,

los clientes, proveedores, instituciones financieras, otras organizaciones, etc.

Influyen y, en ocasiones, condicionan la funcionalidad de las organizaciones.


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4. Las metas y estrategias de la organizacin.

Definen el propsito que distinguen a unas organizaciones de otras. Las metas

se formalizan en los propsitos de la empresa: misin, visin y objetivos. Las

estrategias definen el plan de accin para el desarrollo de actividades y

obtencin de medios y recursos para alcanzar las metas organizacionales.

5. Cultura.

Al conjunto de valores, formas de pensar y actuar, creencias y normas que

comparten las personas que integran una organizacin se le denomina cultura

organizacional. La cultura no siempre se establece por escrito o se reconoce

formalmente, por lo tanto, el comportamiento tico, la identidad corporativa, la

calidad en servicios y/o en produccin, ceremonias, festejos, smbolos,

indumentaria, sentimientos compartidos, lenguaje, entre otros, son

manifestaciones de la cultura organizacional.

Crees que las dimensiones de la organizacin son estticas o se

encuentran en constante cambio?

Las dimensiones organizacionales guardan estrecha relacin con el diseo de la

organizacin debido a que las dimensiones son interdependientes y se

condicionan unas a otras. Por ejemplo: una organizacin con ambiente o

entorno estable, de gran tamao y con tecnologa rutinaria (sin innovaciones)

genera procesos de formalizacin, especializacin y centralizacin elevados.

Por el contrario, organizaciones en constante autoevaluacin, interesadas en

adquirir y desarrollar nuevos sistemas de tecnologa, donde su tamao tiende a

la variabilidad, con ambientes cambiantes o inestables y que desarrolla culturas

organizacionales fuertes crean procesos donde predomina el profesionalismo y

la descentralizacin en la toma de decisiones.

Entonces, las dimensiones de la organizacin deben ser consideradas y

analizadas en sus factores o elementos para el diseo organizacional. La

configuracin de las dimensiones vara de una organizacin a otra, podemos


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decir que no existe una definicin de diseo organizacional que sea nica y

mejor.

Consideras que el diseo organizacional debe ser un proceso permanente?

IV. Enfoques mecanicista y orgnico

En funcin de las dimensiones estructurales y contextuales de la organizacin,

podemos distinguir el diseo organizacional a travs del modelo mecnico y del

modelo orgnico. Los dos enfoques representan los extremos de continuas

variaciones.

El enfoque mecanicista supone un modelo tradicional donde existe formalizacin,

centralizacin, jerarqua de autoridad, especializacin y estandarizacin de los

procedimientos. El modelo mecanicista o tradicional presenta una forma

piramidal, basada en departamentos y cargos, que es rgida e inflexible.

El modelo mecnico se representa de la siguiente manera:

Caractersticas:

Centralizacin de decisiones

Jerarqua de autoridad y cadena de mando

Divisin del trabajo y especializacin

Divisin en departamentos

Gran formalizacin en las comunicaciones

Cultura rgida

Estructura vertical - formato piramidal

Trabajos rutinarios

Jerarqua

Cargo Cargo Cargo


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Estrategias de competicin

Las caractersticas de las organizaciones mecnicas tambin llamadas

burocrticas encuentran sentido en la acentuacin de las dimensiones

estructurales de la organizacin, es decir, en la formalizacin, especializacin,

centralizacin, jerarqua de autoridad, amplitud de control y departamentalizacin.

Para caracterizar el funcionamiento de una organizacin mecnica o burocrtica

debemos hablar de empresas con ambientes estables que presentan pocos

cambios en sus dimensiones (estructurales y contextuales), donde la

formalizacin garantiza que se documente todo lo que acontece en la

organizacin asegurando canales formales de comunicaciones: todo se dice por

escrito o se divulga de manera oficial.

Las organizaciones burocrticas son rgidas en su jerarqua de mando, es decir,

no son flexibles en la delegacin de autoridad y responsabilidad en la toma de

decisiones. Las actividades diarias son fijas y no muestran fcil susceptibilidad al

cambio a la diversidad.

Este tipo de organizaciones mecanicistas se caracterizan por desarrollar

estrategias que promueven la competencia entre los colaboradores, no se

procura la colaboracin en el logro de metas.

Las organizaciones mecnicas no muestran apertura en sus procesos, las

caracteriza lo esttico y la centralizacin de las decisiones, las cuales recaen en

las jerarquas ms altas. Como ejemplos de este tipo de organizaciones se

encuentran principalmente las dependencias gubernamentales, ciertas

organizaciones civiles y religiosas, as como tambin algunas empresas privadas

que por sus dimensiones organizacionales, les resulta funcional este tipo de

modelo.

Qu organizacin conoces que est sustentada en el enfoque mecnico?


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Por otro lado, cuando las dimensiones estructurales del diseo organizacional

estn poco acentuadas, el resultado es un modelo orgnico en la organizacin.

ste es el modelo que las organizaciones estn adoptando para flexibilizar y

agilizar el comportamiento organizacional.

En el enfoque orgnico existe poca formalizacin, centralizacin, jerarqua,

especializacin, complejidad y estandarizacin. Presenta una forma circular

basada en equipos provisionales y multifuncionales, que es muy flexible y

cambiante.

Las caractersticas del enfoque orgnico son:

Descentralizacin de las decisiones

Nivelacin o posicionamiento de poder en las personas

Integracin y coordinacin

Equipos multifuncionales de trabajo

Poca formalizacin en las comunicaciones

Cultura adaptada

Estrategias de colaboracin

Formato circular estructura horizontal

Estructura horizontal

Cultura adaptada

Estrategias de colaboracin

Informacin compartida

Posiciones de poder

(delegacin)


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Las organizaciones con un enfoque orgnico, conocido tambin como sistema

de diseo natural, se caracterizan por ser organizaciones de aprendizaje. Esta

organizacin procura promover las comunicaciones abiertas y la colaboracin,

asimismo, todos deben identificar y resolver problemas, permitiendo a la

organizacin experimentar continuamente, aumentar y mejorar su capacidad.

En las organizaciones orgnicas la estructura es de tipo horizontal, a diferencia

de las mecnicas donde su estructura es de tipo vertical.

Los procesos de trabajo horizontales se caracterizan por integrar equipos

multifuncionales que rompen las barreras entre departamentos, ya que estos

equipos, dirigidos por ellos mismos, incluyen miembros de diferentes reas.

Por ejemplo: en una empresa de tipo orgnica, los equipos de trabajo se

integran para conocer las reas que los conforman y colaboran en proyectos

comunes, donde no se requiere la especializacin para trabajar en una actividad

determinada, sino estos equipos se forman continuamente, a travs de cada

proyecto.

La cultura organizacional es innovadora en las organizaciones orgnicas, ya que

permite nuevas ideologas y mayor adaptabilidad del personal a los cambios.

Predominan las comunicaciones informales y en redes, ya que se busca ms

cercana, participacin y responsabilidad en las decisiones por parte del personal.

Qu organizacin conoces que est sustentada en el enfoque orgnico?

El autor Stephen P. Robbins (2002), seala que la mayor parte de los primeros

autores de teoras administrativas consideraban la organizacin mecanicista o

burocrtica como el diseo ideal de una estructura. Y menciona que en la

actualidad, se reconoce que no existe una estructura ideal de organizacin nica

que sirva para todas las situaciones.


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Los factores de contingencia adquieren importancia clave en el diseo

organizacional, ya que nos permiten observar y analizar las dimensiones

organizacionales (contexto y estructura).

Contingencia significa que una cosa depende de otras, y que para que la

organizacin sea efectiva debe haber una bondad de ajuste entre su estructura y

las condiciones de su ambiente externo.

En el diseo organizacional es necesario conocer e identificar los modelos

mecanicista y orgnico en la operacin de las organizaciones, ya que esto les

permitir a los administradores o gerentes comprender la realidad y su

organizacin para desarrollar planes congruentes de acuerdo con sus

dimensiones organizacionales

De qu factores crees que depende que el diseo de las organizaciones

se realice con el enfoque orgnico o con el mecnico?


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Conclusin

Segn lo que se estudi esta semana, en una organizacin existen dos tipos de

dimensiones:

1. Dimensiones estructurales

Son las que se pueden medir y comparar

2. Dimensiones Contextuales

Son las que describen a la organizacin e influyen sobre las

dimensiones estructurales.

En funcin de las dos dimensiones podemos distinguir el diseo organizacional a

travs de dos dimensiones:

1. Modelo mecnico o Tradicional

Este modelo es de forma piramidal. Es presentado por jerarquas

detallando departamentos y cargos.

2. Modelo orgnico

Este modelo es de forma circular. En este modelo existe muy poca

jerarqua, est basado en equipos provisionales y multifuncionales,

caracterizndose por ser muy flexible y cambiante.


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Para aprender ms

LECTURA COMPLEMENTARIA

Las organizaciones son un sistema racional de cooperacin donde las personas

se disponen a cooperar entre s de manera intencional para alcanzar objetivos y

resultados comunes. Esta lgica permite conjugar e integrar los esfuerzos

individuales y grupales con el fin de alcanzar resultados ms extensos.

De ah la importancia del papel que las personas y los grupos desempean en el

comportamiento organizacional. La organizacin es una unidad social,

compuesta por dos o ms personas, coordinada de manera ms o menos

continua, con el propsito de lograr un objetivo comn.

Las organizaciones existen para:

1. Reunir los recursos para alcanzar las metas y los resultados deseados.

2. Producir bienes y servicios con eficiencia.

3. Facilitar la innovacin.

4. Utilizar fabricacin moderna y con tecnologa.

5. Adaptarse e influir en un ambiente cambiante.

6. Crear valor para los propietarios, clientes y empleados.

7. Acomodar los desafos constantes de diversidad, tica, patrones de desarrollo profesional y la motivacin y coordinacin de los empleados.

Las organizaciones estn formadas por ejecutivos, quienes se encargan de

tomar decisiones a travs de procesos racionales e intuitivos. La identificacin y

la solucin de un problema hacen participar a otros departamentos, a otros

puntos de vista variados e incluso a otras organizaciones.


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Diversos factores influyen en los procesos para tomar decisiones a nivel

organizacional, en particular las estructuras internas de la organizacin y el

grado de inestabilidad o estabilidad del entorno externo. 10

En gran parte, los administradores y las organizaciones an estn influenciados

con el enfoque jerrquico y burocrtico que comenz hace ms de un siglo.

Sin embargo, los retos que se presentan hoy en da como el medio ambiente, la

competencia mundial, la diversidad, la tica, los rpidos avances de la

tecnologa, el incremento de los negocios electrnicos, el cambio de

conocimientos para las organizaciones y las esperanzas de los trabajadores por

un trabajo interesante que les d oportunidades para su crecimiento personal y

profesional sirven para obtener diferentes respuestas de personas y

organizaciones.

Los administradores del presente deben organizar y disear nuevas respuestas

para un nuevo mundo, ya que estas exigencias propician el cambio de las

rgidas estructuras jerrquicas (mecnicas) hacia unas ms flexibles que

promuevan la colaboracin (orgnicas).


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Actividad de Aprendizaje

De la lectura de esta semana, para aprender ms, favor de realizar un resumen

y destacar en cuadros sinpticos o mapas conceptuales las dimensiones y los

enfoques en el Diseo organizacional.

Sube tu actividad a la plataforma en el lugar indicado.


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Referencias

Chiavenato, I. (2004). Comportamiento organizacional: La dinmica del

xito en las organizaciones. Mxico: Thomson.

Daft, R. (2005). Teora y diseo organizacional. Mxico: Thomson.

Robins, S. y DeCenzo, D. (2002). Fundamentos de Administracin:

conceptos esenciales y aplicaciones. Mxico: Pearson Educacin.

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