“DISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ENFOCADO EN UN MANUAL COMO ALTERNATIVA...
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República Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educación Universitaria
Universidad Politécnica Territorial del Estado Aragua“Federico Brito Figueroa”
Autoras:TSU. Karmary MataTSU. Edimar VásquezTSU. TIrsa RiveroTSU. Jeynmy parra
TUTOR:PROF. Pablo Trujillo
La Victoria , Noviembre De 2014
Propósito:Articularse con las nuevas políticas educativas del estado, partiendo del marco político, social y cultural.
Fundada en 1977
ESCUELA TÉCNICA ROBINSONIANA INDUSTRIAL “LA VICTORIA”
DIMENSIONES
TSU. KARMARY MATA
ESTRUCTURA FUNCIONALCOORDINACIÓN DE PASANTÍAS
Objetivo Principal: Insertar a los estudiantes al campo laboral.
DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO
Pavel Faxas del Toro (2011) : Diagnóstico estratégico es el resultado de
todos los procesos efectuados .
MATRIZ DOFA FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES: Desconocimiento del los procesos aplicados dentro de la Coordinación
FORTALEZA: Personal con motivación ante el cambio
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES:Desarrollo de manuales a través de información organizativa referencial.
AMENAZAS: Disminución acelerada del Personal
Visión Ser una de las Escuelas Técnicas Robinsoniana pioneras a nivel Regional y Nacional, logrando la confianza en sus participantes y contribuyendo al desarrollo del País a través de la Ciencia y la Tecnología.
Misión Captar y difundir conocimientos tecnológicos para la formación de Técnicos Medios, de alta calidad profesional, a través de una educación integradora en valores éticos, morales y participativos para su eficiente incorporación al trabajo empresarial y académico, aportando su formación tecnológica al servicio del sector productivo de la región y del País.
Direccionamiento.
TSU. KARMARY MATA
Minimizar los efectos negativos
Maximizar sus efectos.O
TSU. KARMARY MATA
PLAN DE ACCION
Arias (2004) “El plan de acción es un gráfico por el cual se especifican las actividades en función del tiempo de
ejecución”
TÉCNICAS UTILIZADAS
Conversatorios EntrevistasEncuestas FlujogramasActualización de formatos
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
T.S.U. EDIMAR VASQUEZ
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General:Diseñar un Sistema de procedimientos administrativos enfocado en un Manual como alternativa para el mejoramiento del Proceso de Pasantías en la Escuela Técnica Robinsoniana Industrial “La Victoria”, Municipio José Félix Ribas , Estado Aragua.
T.S.U. EDIMAR VASQUEZ
OBJETIVOS LA INVESTIGACIÓN
Objetivos Específicos:
T.S.U. EDIMAR VASQUEZ
JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
T.S.U. EDIMAR VASQUEZ
Contar con
estrategias, como
herramienta para
establecer
claramente los
objetivos.
Antecedentes de la Investigación
T.S.U. EDIMAR VASQUEZ
REFERENTE TEORICOS DE LA INVESTIGACIÓNMARCO TEORICO
T.S.U. EDIMAR VASQUEZ
Procesos administrativos PlanificaciónOrganización Control
Sistemas administrativos
Procedimientos
Normas
ManualesDiagramas de
flujo
Dirección
REFERENTE TEORICOS DE LA INVESTIGACIÓN
T.S.U. EDIMAR VASQUEZ
Articulo 102,103: El derecho que se tiene a la Educacion.
Articulo 22: El derecho del trabajo al estudio en igualdad
de condiciones.
Articulo 37:Establece un sistema de control interno y cada entidad, esta podrán
elaborar manuales de procedimientos, como instrumento para el
funcionamiento del control interno.
Ley de Pasantías, bajo el programa Nacional de Pasantías, dirigidos a
estudiantes del ultimo año.
Marco metodológico
Se formulan: El tipo Método de la investigación Informantes claves Técnicas e instrumentos de recolección
Según Tomas J. Campoy Aranda y Elda Gomes Arújo (2009) Por metodología se entiende “el conjunto de medios teóricos, conceptuales y técnicos que una disciplina desarrolla para la obtención de sus fines” .Por método, “el camino que hay que seguir para acceder al análisis de los distintos objetos que se pretenden investigar.
Se describe La investigación es cualitativa
Comprensión de conducta humana, actúan
Los informantes claves
T.S.U. Rivero Tirsa
La selección del Método
Investigación, acción y participación
• Ciudadanos comunidad
• Protagonistas de las experiencias
• Transformación • sentirse parte
soluciones
Informantes claves
01 docente 01 coordinador
docente 01 asistente
administrativo
Observación participanteTareas desarrolladas en la coordinación para facilitar comprensión
La entrevista Información con objeto de estudio, encuestas
Las sesiones de grupoIntercambiar información facilite el desenvolvimiento
Técnicas e instrumentos de recolección de datos
Marco metodológico
T.S.U. Rivero Tirsa
DESARROLLO E INTERPRETACIÓN DE LOS HALLAZGOS
DESARROLLO E INTERPRETACIÓN DE LOS HALLAZGOS
Categorización
facilita la codificación
seleccionar focalizar simplificar transformar
especificación del problema eti
Triangulación contrastación
métodos técnicas normas procedimientos
administrativos Coordinación de pasantías
observación encuesta comprobar hipótesis falsa o
verdadera
T.S.U. Rivero Tirsa
ACCIONES DEL CAMBIO
T.S.U. JEYNMY PARRA
Tripier, B (2002) “Proceso de transición, desde una situación actual a una futura, deseada por visualizarse como una mejora.
PASOS PARA LOGRAR EL CAMBIO
LA PROPUESTADISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS ENFOCADO EN UN MANUAL DE FUNCIONES, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
T.S.U. JEYNMY PARRA
SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: REGISTRO DE PASANTES
T.S.U. JEYNMY PARRA
Si está completa la información, se aprueba el
registro del pasante
Si está incompleta la información, se debe llenar la ficha completando los campos vacíos.
INICIO
FICHA DEL PASANTE
COMPLETA?
La Coordinación recibe la documentación contentiva de
la información del Pasante
FIN
REVISIÓN
NO SI
LISTADO
ALBUM FOTOGRÁFICO
Se revisa y verifica la información suministrada
por el Pasante
Se realiza el Listado que contiene: Nros de Cédula
Lugar y Fecha de NacimientoEdad
DirecciónTeléfonos
Correo electrónico
Se elabora el registro fotográfico de los Pasantes formalmente inscritos en la Coordinación
SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: POSTULACIÓN DE PASANTES
T.S.U. JEYNMY PARRA
INICIO
SOLICITUD
SOLVENTE?
Se atiende la solicitud por parte del estudiante, asentando éste los datos solicitados en el cuadernillo de Solicitud de Postulación
FIN
REVISIÓN
SI
CARTA DE POSTULACIÓN
REGISTRO DE CARTA DE POSTULACIÓN
Se revisa y verifica que el Pasante esté solvente con las Prepasantías
Si está solvente se procesa la solicitud
Se realiza la Carta de Postulación
Se entrega la Carta y el Pasante firma en señal de haber recibido la carta
Si aún no ha cumplido con las prepasantías se rechaza la solicitud hasta tanto el Pasante cumpla con las horas.
NO
SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: COLOCACIÓN DE PASANTES
T.S.U. JEYNMY PARRA
INICIO
CARTA DE ACEPTACIÓN
ACEPTADO ?
FIN
NO SI
CARTA DE PRESENTACIÓN
El estudiante entrega a la Coordinación de Pasantías la Carta de Aceptación debidamente firmada y sellada por la Empresa
De ser ACEPTADO Estudiante se elabora la documentación que presentará en la Empresa
Si el estudiante NO es ACEPTADO éste debe realizar nueva solicitud
Se elabora la Carta de Presentación del Pasante que contiene: La fecha de Inicio y culminación de las Pasantías, así como los datos del mismo y el Nombre de quien fungirá de Tutor Empresarial
Se entrega documentación previamente presentada por el estudiante al momento de su registro:
•Resumen Curricular•Certificado de Salud
•R.I.F•Certificado de Manipulación de Alimentos
•Carta de Residencia
DOCUMENTOS PERSONALES
SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: SOCIALIZACIÓN DE PASANTES
T.S.U. JEYNMY PARRA
FACILITAR ASESORAMIENTO Y CAPACITACIÓN
AGILIZAR AUDITORÍAS Y
ACOMPAÑAMIENTOS
BENEFICIOS Y VENTAJAS
EVITAR LA DUPLICIDAD
NORMALIZAR Y SIMPLIFICAR LAS TAREAS
FACILITAR LA COMUNICACIÓ
N
FACILITAR EL CONTROL DE
GESTIÓN
DISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ENFOCADO EN UN MANUAL DE
FUNCIONES, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
T.S.U. JEYNMY PARRA
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
T.S.U. JEYNMY PARRA
Velar por el cumplimiento y puesta en práctica dentro de la Coordinación de Pasantías del Manual de funciones, normas y procedimientos administrativos.
Búsqueda de asesoría de personas capacitadas en tecnología que permitan el diseño, elaboración y puesta en práctica de formatos.
Evaluar en forma periódica los procedimientos administrativos y operativos.
“ Cristaliza tus metas. Elabora un plan para alcanzarlas. Fíjate una fecha límite. Entonces, con suprema confianza, lleva adelante tu proyecto"
Paul J. Meyer