DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTION FINANCIERA PARA LOS PROYECTOS INMOBILIARIOS PROMOVIDOS POR LA...

DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTION FINANCIERA PARA LOS PROYECTOS

INMOBILIARIOS PROMOVIDOS POR LA CONSTRUCTORA INMOBILIARIA ING.

JORGE O. ROSERO & ASOCIADOS

Sangolquí, Octubre del 2012

INTRODUCCION

Impulso importante en la industria de la construcción durante los últimos años.

Su estructura operativa es muy informal.

La gestión presupuestaria es determinante y puede constituir en una ventaja competitiva.

LA CONSTRUCTORA

Primer proyecto realizado en el año 1997.

Calidad de producto y satisfacción de cliente la diferencian de la competencia.

Construidos 14 inmuebles hasta la fecha, generalmente en el sector La Carolina.

ANALISIS SITUACIONAL(Análisis interno)

FORTALEZAS DEBILIDADES

Registros históricos de los desembolsos realizados

No posee un sistema de control de presupuestos

Mantenimiento de control de inventarios a través de kárdex

Los Presupuestos de Obra son poco confiables

Poder de negociación con proveedores favorable para la Constructora

Falta de herramientas técnicas para mantener stock mínimo de inventarios

Experiencia de la Gerencia General en la industria inmobiliaria

Ausencia de indicadores de eficiencia de mano de obra, lo cual no permite medir tiempos ociosos

ANALISIS SITUACIONAL(Análisis interno)

FORTALEZAS DEBILIDADES

Análisis de variables externas para la generación de un presupuesto de obra

El control de mano de obra recae en personal operativo, mas no en un nivel de mando medio o superior

No se ha definido una política formal para establecimiento de precios

ANALISIS SITUACIONAL(Análisis externo)

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Mantenimiento de la política gubernamental de incentivo a la vivienda

Posible discontinuidad del actual gobierno

Liquidez importante en el SFP e IESS, que da apertura a créditos para constructores y para compradores de vivienda

Cierta desconfianza en la sociedad por constructoras y promotores faltos de seriedad

Tasas de interés relativamente estables

Tendencia al incremento de cargas tributarias a los sectores empresariales



Mayor demanda, por cambio del contexto social, las necesidades y los deseos de la gente

Posibles contingentes laborales y tributarios, dada la estructura legal actual

Tributos municipales y fiscales ligeramente estables

Competencia creciente

Mercado amplio dispuesto a invertir en vivienda

Competidores con poder económico

Migrantes con deseos de volver a establecerse en Ecuador

Situaciones de mercado relativamente adversas en referencia a compra de terrenos



Mejores productos para construcción y acabados con beneficios de un cliente “Premium”

Futuro imprevisible en relación al comportamiento de la demanda

Vanguardia en nuevos productos y tecnologías

Buen prestigio de la Constructora

Target de mercado definido

Precios competitivos de la Constructora

AUDITORIA DE GESTIONFASE I – Conocimiento general

Objetivo - Obtener un conocimiento general sobre las operaciones y la legislación relacionada a la Compañía


PROCEDIMIENTO RESULTADO U OBSERVACION

1. Realizar un recorrido de visita a las instalaciones

- Oficinas ubicadas en una planta del Edificio El Conquistador- 19 empleados administrativos y 76 empleados operativos- Cumplimiento de normas de seguridad industrial en obra

2. Conocer la estructura orgánico funcional

- Ver organigrama

3. Entrevistar al Departamento de Contabilidad

- Encargada de registro y control de información contable- Tiene nivel de subgerencia, es decir reporta directamente a

Gerencia General- Control interno satisfactorio, sin decir que es óptimo

4. Revisar asuntos externos de interés

- Estabilidad en tasas de interés hipotecarias- Crecimiento del crédito hipotecario


GERENTE

CONTABILIDAD DEPARTAMENTO

LEGAL

CONSTRUCCION

VENTAS

GERENCIA

ADMINISTRATIVA

GENERAL

GERENCIA

RR-HH

ARQUITECTURA

DISEÑO

AUDITORIA DE GESTIONFASE II – Evaluación de control

interno

Objetivo - Realizar la evaluación de control interno relacionado a la gestión presupuestaria de la Constructora

AUDITORIA DE GESTIONFASE II – Evaluación de Control

InternoPROCEDIMIENTO RESULTADO U OBSERVACION

1. Aplicar un cuestionario de control interno

- Presupuestos no son revisados por personal financiero- No se ha evaluado la eficacia de los presupuestos como

herramienta de gestión- No hay revisión externa independiente a la información

financiera contable

2. Realizar una hoja narrativa

- Ausencia de auditores internos o externos- Los desembolsos son revisados por la Gerencia de Proyecto- Los presupuestos no están ligados a la técnica contable- Gestión financiera empírica


InternoPROCEDIMIENTO RESULTADO U OBSERVACION

3. Evaluar controles mediante diagrama de recorrido

- Ver diagrama

4. Concluir sobre la evaluación del control interno

- Comparación entre valores reales y presupuestados no es realizado por personal financiero

- No hay control sobre la presentación de las partidas de costo de obra en los estados financieros

- Ausencia de revisiones independientes- Control interno relacionado con la gestión presupuestaria es

deficiente


Interno

CONTABILIDAD GERENCIA GENERAL CONSTRUCCION

Análisis de competencia

Presupuesto de obra

Análisis de precios de terrenos

Establecimiento de precios

Comparación general

Registros contables

1

2 3

4

AUDITORIA DE GESTIONFASE III – Examen profundo de áreas

críticas

Objetivo - Establecer puntos de mejora específicos en la gestión presupuestaria realizada en el Edificio Kandinsky (Proyecto culminado)

AUDITORIA DE GESTION


críticasPROCEDIMIENTO RESULTADO U OBSERVACION

1. Obtener un presupuesto del proyecto Kandinsky

- Presupuesto obtenido y clasificado por capítulo de costos.

2. Obtener un comparativo entre el valor de presupuesto y los desembolsos reales

- Comparación a nivel general, sin especificidades- Realizada por el staff de construcción

3. Obtener un detalle de los desembolsos del Proyecto desde el área Contable

- Los desembolsos no se hallan clasificados por componentes de costo; sino por proveedor.


críticasPROCEDIMIENTO RESULTADO U OBSERVACION

4. Evaluar los componentes del costo de proyectos presentados en el detalle contable, basados en la NIC 2 Inventarios

- No hay distinciones entre costo del inventario y gastos administrativos o de ventas

5. Comparar la información de desembolsos reales contable y la incluida en el presupuesto

- No coteja la información contable con la del presupuesto

AUDITORIA DE GESTIONFASE IV – Comunicación de

resultados

Objetivo - Mantener comunicación recurrente con los responsables del área auditada, de manera que se adopten medidas de seguimiento o corrección de manera oportuna

AUDITORIA DE GESTIONFASE IV – Comunicación de

resultadosPROCEDIMIENTO RESULTADO U OBSERVACION

1. Redactar la hoja de hallazgos

- Las actividades de control presupuestario no son precisas- No se considera una adecuada clasificación de costos- En el presupuesto no se contemplan los costos indirectos

2. Realizar el plan de redacción del informe

- Capítulo I: Información introductoria- Capítulo II: Control sobre elaboración y manejo de

presupuestos- Capítulo III: Gestión de confiabilidad de datos

AUDITORIA DE GESTIONConclusiones generales

- Preparación imprecisa de presupuestos

- Clasificación inadecuada de los elementos de costo de proyectos en proceso

- Análisis global de desembolsos frente a presupuestos sin especificidades por capítulos de costos

DISEÑO DE PRESUPUESTOS

El presupuesto es una herramienta que ayudará a planificar, desarrollar y usar los recursos de manera efectiva en los proyectos inmobiliarios

Enfoque en los presupuestos de costos y gastos, que servirán para determinar la viabilidad económica de un proyecto

PREPARACION DE PRESUPUESTO

Los costos a calcular serán clasificados en:

1. Costos directos e indirectos – Materiales, mano de obra, planificación, desarrollo

2. Costos de subcontratos – Forman parte del proyecto pero son realizados por personas o compañías independientes, sustentados en contratos

FORMA DE PRESUPUESTAR

1. Definir la cantidad de material, mano de obra o subcontratos; para cada capítulo de costos necesarios para la ejecución.

2. Definir los costos unitarios de cada elemento de costo incluido en el proyecto, clasificado por capítulo de costos, ej.: (Obras preliminares, estructura, albañilería, aluminio y vidrio, etc.)


3. Automatizar la obtención del costo unitario de los componentes mas preponderantes (cemento, hierro, mano de obra); mediante la aplicación de regresiones.


Estructura del presupuesto de costos (ejemplo):

Presupuesto de costos directos unitarios

Item Un Cantidad C.Unitario Importe

Cemento qq 20,00 7,01 140,11 Arena m3 10,00 8,00 80,00 Bloque un 200,00 0,25 50,00 Maestros hh 150,00 3,61 541,75 Albañiles hh 800,00 2,89 2.311,47

Obras preliminares 3.123,33

Subcontrato Movimiento de tierras glb 1,00 12.000,00 12.000,00

Movimiento de tierras 12.000,00


En el ejemplo anterior, se debe llenar los campos en amarillo.

Se puede observar que los costos unitarios relacionados con cemento, maestros y albañiles; dentro del capítulo de costos «Obras preliminares», se incluyen automáticamente desde la hoja de regresiones.

REGRESIONES

Pronóstico de valores futuros a través de tendencias históricas existentes.

Son utilizadas para determinar de manera automática el costo futuro de los elementos de costo mas importantes en la construcción (cemento, mano de obra, hierro)

REGRESIONES

Procedimiento:

1.Recabar información histórica de precios de compra de 12 meses anteriores2.Proyectar los 12 meses posteriores3.Tomar el mayor valor proyectado, para que el modelo sea conservador

REGRESIONES

Hoja de cálculo de regresión (ejemplo):

VARILLA DE HIERRO 8*12Mes Hist Precios Mes Futuro Pronóstico Sugerido 5,10

12 meses antes 4,35 13 1 mes después 4,72

11 meses antes 4,38 14 2 meses después 4,75










1 mes antes 4,68 24 12 meses después 5,10

3,80 4,00 4,20 4,40 4,60 4,80 5,00 5,20

1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112

Precios

Pronostico

DATOS REALES

La medida de éxito de este presupuesto tiene que ver con el registro sistemático de datos reales

La inclusión de datos reales, permite verificar variaciones significativas; mismas que deben ser analizadas oportunamente

DATOS REALES

Estructura de variaciones (ejemplo):

Presupuesto de costos directos unitarios

Item Un Cantidad C.Unitario Importe Cantidad C.Unitario Importe Cantidad C.Unitario Importe

Cemento qq 20,00 7,01 140,11 5,00 (0,11) 32,39 25,00 6,90 172,50 Arena m3 10,00 8,00 80,00 - - - 10,00 8,00 80,00 Bloque un 200,00 0,25 50,00 40,00 - 10,00 240,00 0,25 60,00 Maestros hh 150,00 3,61 541,75 (50,00) 0,09 (171,75) 100,00 3,70 370,00 Albañiles hh 800,00 2,89 2.311,47 (100,00) (0,09) (351,47) 700,00 2,80 1.960,00

Obras preliminares 3.123,33 (480,83) 2.642,50

Subcontrato Movimiento de tierras glb 1,00 12.000,00 12.000,00 - 1.000,00 1.000,00 1,00 13.000,00 13.000,00

Movimiento de tierras 12.000,00 1.000,00 13.000,00

Variaciones Desembolsos reales

COSTO TOTAL DEL PROYECTO

Con la información de presupuesto y real, se agrupa la información por tipo de costo (directos, indirectos, subcontratos), a fin de obtener el costo real del proyecto.

COSTO TOTAL DEL PROYECTOEstructura de costo total (ejemplo):

Costos directosMATERIAL Un Cantidad C.Unitario Importe Cantidad C.Unitario Importe Cantidad C.Unitario Importe

Cemento qq 30.020,00 7,01 210.311,44 6.905,00 (0,11) 44.471,06 36.925,00 6,90 254.782,50

Hormigon m3 5.000,00 10,00 50.000,00 400,00 - 4.000,00 5.400,00 10,00 54.000,00

Arena m3 2.210,00 8,00 17.680,00 (440,00) - (3.520,00) 1.770,00 8,00 14.160,00

Piedra m3 1.900,00 8,00 15.200,00 (10,00) - (80,00) 1.890,00 8,00 15.120,00

Bloque un 120.200,00 0,25 30.050,00 3.540,00 - 885,00 123.740,00 0,25 30.935,00

Varilla de Hierro 8*12 un 8.000,00 5,10 40.776,78 640,00 (0,12) 2.250,42 8.640,00 4,98 43.027,20

Varilla de Hierro 12*12 un 3.000,00 10,94 32.805,10 198,00 (0,15) 1.701,32 3.198,00 10,79 34.506,42

Varilla de Hierro 14*12 un 5.000,00 15,12 75.603,26 (491,00) (0,25) (8.554,43) 4.509,00 14,87 67.048,83

Variaciones Desembolsos reales

RESUMEN DE PRESUPUESTO

Hoja diseñada para resumir los totales de costos presupuestados del proyecto; así como un gráfico comparativo de ayuda visual.

Al incluir el área de construcción, se puede determinar el costo por metro cuadrado presupuestado para mencionado proyecto.

RESUMEN DE PRESUPUESTOResumen de presupuesto % $

Materiales 32,68 1.077.366,59

Mano de obra 28,03 923.828,22

COSTO DIRECTO 60,71 2.001.194,81

C.Indirectos 18,13 597.600,00

Subcontratos 21,16 697.500,00

COSTO TOTAL 100,00 3.296.294,81

POR M2 m2 5.200,00 633,90 US/M2

0,00

5,00

10,00

15,00

20,00

25,00

30,00

35,00

material mano obra subcontr. indirectos

RESUMEN GRAFICO DE VARIACIONES

Para mejorar la toma de decisiones, se preparó un gráfico de comparación entre presupuestos y desembolsos reales, clasificado por capítulo de costos.

RESUMEN GRAFICO DE VARIACIONES

ANALISIS DE VARIACIONES RELEVANTES

Producto de la carga de información en el sistema de gestión diseñado, se obtienen variaciones significativas en diversos rubros del presupuesto.

El análisis oportuno de estas variaciones constituye el éxito del sistema de gestión

ANALISIS DE VARIACIONES RELEVANTES

La eficacia del presupuesto depende de:

1.La precisión con la que el personal de arquitectura o ingeniería, defina las cantidades de materiales y mano de obra a ser utilizadas; y,

2.El registro adecuado de desembolsos reales

VISUALIZACION DEL PRESUPUESTO EN EXCEL

A continuación, una visualización del funcionamiento de la hoja electrónica diseñada para el presupuesto

CONCLUSIONES

• Los presupuestos en la constructora no se elaboraban bajo parámetros técnicos adecuados

• No hay concordancia entre la información generada por el área operativa y el área administrativa

• Los presupuestos son generales• La gestión financiera de la constructora merece

un tratamiento técnico

RECOMENDACIONES

• Evaluar por parte de la Administración, la adopción de la plantilla diseñada.

• Preparar los presupuestos en conjunto entre personal financiero y operativo.

• Revisar constantemente las variaciones entre el presupuesto y el desempeño real.

• GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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