CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad el desarrollo de nuevos sistemas ha permitido agilizar con eficiencia las actividades que son realizadas de manera manual en los diferentes entes productivos permitiendo mejor rendimiento y desempeño laboral.

Sin embargo existen diversas empresas y organizaciones que no cuentan con sistemas automatizados, no recurren a estos sistemas como una forma de realizar con mayor rapidez y desempeño las actividades laborales asignadas para la obtención de resultados más favorables y deseados, presentando así la necesidad de adquirir un sistema de información que le permita lograr los factores antes mencionados; en este sentido se deberían tomar en cuenta la adquisición de equipos técnicos informáticos considerablemente que le brinde una mejor forma de hacer su trabajo de manera rápida y segura.

Venezuela es uno de los países con un avance tecnológico permanente en los últimos años, teniendo un desarrollo progresivo en la creación de sistemas de información adaptables a cualquier área, aun así hay entes que están por debajo de tal avance. En la ciudad de Rio Caribe existen farmacias que no poseen una herramienta que brinde un procedimiento rápido y eficaz, para agilizar el proceso de información de costo, marca, ubicación física, y existencia de los productos farmacéuticos y la relativa emisión de facturas de control. Sobre todo, el tiempo en atender a los clientes, un ejemplo de ella es la farmacia “Abuelo Leva” la cual aún no posee un sistema de información automatizado, por lo que al realizar todos sus procesos de manera manual, ocasiona, pérdida de tiempo tanto para ellos como la interrupción del servicio a clientes, tardando en la búsqueda de cada producto teniendo así que cerrar el local cuando se hace el inventario, afectando considerablemente sus ventas.

De continuar esta situación el servicio brindado por esta, seguirá siendo lento en cuanto al proceso de control de inventario y el registro de los productos existentes, teniendo como consecuencia un pésimo servicio y pérdida de dinero.

Es por ello que se propone desarrollar un sistema de información para el control de inventario y registro que agilice el procesamiento de información de los productos, su ubicación física y mejora de la calidad en cuanto a la atención al cliente.

Objetivo general

Desarrollo de un sistema de información para el control de inventario para la farmacia “Abuelo Leva” en Rio Caribe Estado Sucre.

Objetivo especifico

Realizar un análisis para el diagnóstico de la situación actual de los procesas que se realizan en la farmacia Abuelo Leva.

Determinar los requerimientos esenciales de información para la elaboración del nuevo sistema.

Construir un diagrama de funcionamiento a la farmacia Abuelo Leva.

Proceder a la implementación del sistema.

Realizar las pruebas del sistema propuesto para verificar que su funcionamiento sea correcto.

Justificación e importancia

El sistema que actualmente funciona en la farmacia Abuelo Leva, es totalmente ineficiente y poco práctico debido a que se efectúa de forma manual, los productos expedidos son anotados en un cuaderno, luego al final del día o cuando se disponga de tiempo se contabilizan los productos vendidos, debido a esto no se tiene un conocimiento de la cantidad exacta de medicamentos e insumos existente en el deposito o almacén. Es así que surge la idea de crear un sistema de información para el control de inventario y registro de los insumos, que permitan agilizar las actividades y así obtener resultados más claros , precisos y en tiempo real en cuanto y la existencia de los productos

En este sentido los beneficios del sistema serán tanto para los propietarios como para los clientes. Ya que la aplicación de este nuevo sistema le permitirá a la farmacia contar con un inventario actualizado y con un registro de información de los productos, permitiendo obtener los resultados en instantes, teniendo la capacidad de respaldar los datos; así mismo se lograra la comodidad del cliente en brindarle un servicio más rápido y eficaz, a través de una respuesta oportuna.

Alcances de la investigación

El sistema de información para el control de inventario de la farmacia Abuelo Leva, está en capacidad de realizar los siguientes procesos:

-Permitirá el control automatizado del inventario del os productos farmacéuticos.

-Llevara un control de los medicamentos faltantes en la farmacia.

La respuesta sobre la existencia de algún producto será rápida.

-Generara reporte de inventario.

-Facilitara el respaldo de la información

ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD

Factibilidad técnica

Los requerimientos técnicos se mencionan a continuación para el buen funcionamiento del sistema:

Software: sistema operativo LINUX en cualquiera de sus ediciones, lenguaje de programación gambas 2, servidor apache II, base de datos MYSQL y el manejador PHP myadmin.

Hardware: procesador (Intel o AMD) de 800 MHZ. Memoria ram 1 GB, Disco Duro 120 GB, tarjeta Msi P4m890, impresora Matriz de punto o hp en cualquiera de sus modelos, Monitor 15 CRT o PLASMA, Regulador de voltaje (UPS), teclado y ratón PS/2 o USB.

Factibilidad Económica

La farmacia Abuelo Leva cuenta con la disponibilidad económica para adquirir los equipos de computación necesarios así mismo la nueva aplicación. Es decir está dispuesta a financiar el proyecto propuesto pero solo cuando los dueños lo dispongan.

Factibilidad operativa

En la actualidad la farmacia Abuelo Leva cuenta con dos (2) empleados, para la venta y control de inventario, las cuales conocen ampliamente todas las actividades que se realizan en ella, el personal solo posee el conocimiento básico sobre el manejo de un computador (encendido, apagado, manejo de mouse, teclado y conocimiento de programas para el trabajo como transcripciones, impresiones). De manera que no tienen problema para manejar la aplicación, ya que para mayor aceptación del personal que va a utilizar el sistema propuesto, tendrá un manual de usuario. Además este contendrá en entorno sencillo y amigable que facilitará su uso.

Factibilidad Psicosocial

De acuerdo al estudio de factibilidad psicosocial realizado a los empleados de la farmacia Abuelo Leva se obtuvo como resultado la aceptación del sistema de información automatizado, el personal no presenta resistencia al cambio y están dispuesto a adaptarse a el.

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

ANTECEDENTES

Arias, J. (2007), elaboró un proyecto titulado: "Programa para el Control de Entrada y Salida de Materiales Escolares y Limpieza del Colegio Internacional Monagas, Maturín Estado Monagas". Propone un programa computarizado de inventario que lleve a cabo todos los registros del material de limpieza de la institución de manera segura para poder preservar más tiempo los materiales de limpieza en el depósito sin perder el control de lo que allí se encuentra ya que ciertos extravíos de mercancía acarreaban grandes pérdidas al colegio.

Medina, M. (2008), elaboró un proyecto titulado: "Sistema Desarrollo de un Sistema de Información para el Registro y Control de los Materiales y Equipos de la Empresa Venezolana de Construcciones y Mantenimiento VECHAA, C.A, Maturín Estado Monagas" en el cual propone un sistema automatizado que de apoyo a la gestión administrativa de la empresa, la cual consta con el diseño e implantación de una aplicación que lleve los registros y controles de todos los materiales y equipos de la empresa Venezolana de Construcciones y Mantenimiento VECHAA.

León Juan Luis y Julianny Espinoza (2008) sistema para el control y registro de los libros de la biblioteca Pública del Ateneo de Carúpano, Municipio Bermúdez, Estado Sucre. La implantación de este sistema para el control y registro de los libros de la Biblioteca Pública del Ateneo de Carúpano, fue basado en la problemática que presenta esta institución en los procedimientos que se llevan a cabo de forma manual, la cual ocasiona que los procesos que realizaban fueran más lentos y la información manejada no sea confiable. Por tal razón se hizo el diseño de este sistema que proporcionara herramientas que faciliten el trabajo en la biblioteca.

BASES LEGALES

Este Proyecto se basa legalmente en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

Artículo 57.

Toda persona tiene derecho a expresar libremente sus pensamientos, sus ideas u opiniones de viva voz, por escrito o mediante cualquier otra forma de expresión, y de hacer uso para ello de cualquier medio de comunicación y difusión, sin que pueda establecerse censura. Quien haga uso

de este derecho asume plena responsabilidad por todo lo expresado. No se permite el anonimato, ni la propaganda de guerra, ni los mensajes discriminatorios, ni los que promuevan la intolerancia religiosa.

Se prohíbe la censura a los funcionarios públicos o funcionarias públicas para dar cuenta de los asuntos bajo sus responsabilidades. (p. 54)

Las personas tienen derecho a expresarse a viva voz y sin censura Pero tienen que asumir las responsabilidades de lo dicho o expresado si causara daño a otras personas.

Artículo 58.

La comunicación es libre y plural, y comporta los deberes y responsabilidades que indique la ley. Toda persona tiene derecho a la información oportuna, veraz e imparcial, sin censura, de acuerdo con los principios de esta Constitución, así como a la réplica y rectificación cuando se vea afectada directamente por informaciones inexactas o agraviantes. Los niños, niñas y adolescentes tienen derecho a recibir información adecuada para su desarrollo integral. (p. 55)

La comunicación es libre y plural y todos tenemos derecho a ella de manera veraz y oportuna, y así como también un derecho a réplica cuando nos veamos afectados de alguna manera .por alguna información.

Artículo 110.

El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo económico, social y político del país, así como para la seguridad y soberanía nacional. Para el fomento y desarrollo de esas actividades, el Estado destinará recursos suficientes y creará el sistema nacional de ciencia y tecnología de acuerdo con la ley. El sector privado deberá aportar recursos para los mismos. El Estado garantizará el cumplimiento de los principios éticos y legales que deben regir las actividades de investigación científica, humanística y tecnológica. La ley determinará los modos y medios para dar cumplimiento a esta garantía. (p. 98)

El Estado garantizara los recursos necesarios para la innovación de aplicaciones y los servicios informáticos ya que son de gran interés para la nación también garantizaran el cumplimiento de los principios éticos y legales.

Ley sobre derecho de autor. (2000)

Artículo 1°

Las disposiciones de esta Ley protegen los derechos de los autores sobre todas las obras del ingenio de carácter creador, ya sean de índole literaria, científica o artística, cualesquiera sea su género, forma de expresión, mérito o destino. Los derechos reconocidos en esta Ley son independientes de la propiedad del objeto material en el cual esté incorporada la obra y no están

sometidos al cumplimiento de ninguna formalidad. Quedan también protegidos los derechos conexos a que se refiere el Título IV de esta Ley. (p. 9)

La ley protege los derechos de autor cualquiera sea su índole, genero, forma de expresión, etc.

Artículo 2°

Se consideran comprendidas entre las obras del ingenio a que se refiere el artículo anterior, especialmente las siguientes: los libros, folletos y otros escritos literarios, artísticos y científicos, incluidos los programas de computación, así como su documentación técnica y manuales de uso; las conferencias, alocuciones, sermones y otras obras de la misma naturaleza; las obras dramáticas o dramático-musicales, las obras coreográficas y pantomímicas cuyo movimiento escénico se haya fijado por escrito o en otra forma; las composiciones musicales con o sin palabras; las obras cinematográficas y demás obras audiovisuales expresadas por cualquier procedimiento; las obras de dibujo, pintura, arquitectura, grabado o litografía; las obras de arte aplicado, que no sean meros modelos y dibujos industriales; las ilustraciones y cartas geográficas; los planos, obras plásticas y croquis relativos a la geografía, a la topografía, a la arquitectura o a las ciencias; y, en fin, toda producción literaria, científica o artística susceptible de ser divulgada o publicada por cualquier medio o procedimiento" (p. 9)

El artículo 2 se refiere a cuales son todas las obras de ingenio que se mencionan en el artículo uno de la misma ley de derechos de autor, clasificándolas a cada una de ellas.

Artículo 6°

Se considera creada la obra, independientemente de su divulgación o publicación, por el solo hecho de la realización del pensamiento del autor, aunque la obra sea inconclusa. La obra se estima divulgada cuando se ha hecho accesible al público por cualquier medio o procedimiento. Se entiende por obra publicada la que ha sido reproducida en forma material y puesta a disposición del público en un número de ejemplares suficientes para que se tome conocimiento de ella. (p. 12)

Una obra se considera creada con el simple hecho de haber sido pensada por el autor sea publicada o no sea concluida o no. La obra publicada es aquella que se reproduce y se pone a la disposición del público.

Artículo 9°

"Se considera obra hecha en colaboración, aquélla a cuya creación han contribuido varias personas físicas. Se denomina compuesta la obra nueva en la cual esté incorporada una obra preexistente sin la colaboración del autor de esta última". (p. 14)

Se considera una obra en colaboración cuando es realizada por varias personas, y obra compuesta cuando se le agrega a una obra ya realizada a una nueva.

Artículo 10º

El derecho de autor sobre las obras hechas en colaboración pertenece en común a los coautores. Los coautores deben ejercer sus derechos de común acuerdo. Se presume, salvo prueba en contrario, que cada uno de ellos es mandatario de los otros en relación con los terceros. En caso de desacuerdo, cada uno de los coautores puede solicitar del Juez de Primera Instancia en lo Civil que tome las providencias oportunas conforme a los fines de la colaboración.

Cuando la participación de cada uno de los coautores pertenece a géneros distintos, cada uno de ellos podrá, salvo pacto en contrario, explotar separadamente su contribución personal, siempre que no perjudique la explotación de la obra común. (p. 14)

Las obras hechas por un grupo de autores pertenecen a todos, en caso de alguno no querer permanecer más en el grupo se le debe solicitar a un juez para que tome las providencias necesarias.

Artículo 17º

Se entiende por programa de computación a la expresión en cualquier modo, lenguaje, notación o código, de un conjunto de instrucciones cuyo propósito es que un computador lleve a cabo una tarea o una función determinada, cualquiera que sea su forma de expresarse o el soporte material en que se haya realizado la fijación. El productor del programa de computación es la persona natural o jurídica que toma la iniciativa y la responsabilidad de la realización de la obra. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 104 de esta Ley, y salvo prueba en contrario, es producto del programa de computación la persona que aparezca indicada como tal de la manera acostumbrada. Se presume salvo pacto expreso en contrario, que los autores del programa de computación han cedido al productor, en forma ilimitada y por toda su duración, el derecho exclusivo de explotación de la obra, definido en el artículo 23 y contenido en el Título II, inclusive la autorización para ejercer los derechos a que se refieren los artículos 21 y 24 de esta Ley, así como el consentimiento para decidir sobre su divulgación y la de ejercer los derechos morales sobre la obra, en la medida que ello sea necesario para la explotación de la misma. (p. 21)

Lenguaje de programación es una expresión realizada por códigos que sirven para hacer funcionar las computadoras las personas que realizan los lenguajes pueden ser naturales o jurídicas.

Ley De Impuesto Sobre La Renta (2001)

Artículo 179.

Se acumulará en la cuenta de reajuste por inflación como un aumento o disminución de la renta gravable, el mayor o menor valor que resulte de reajustar el valor neto actualizado de los activos y pasivos no monetarios, existentes al cierre del ejercicio gravable, distintos de los inventarios y las mercancías en tránsito, según la variación anual experimentada por el Índice de Precios al Consumidor (1PC) del Área Metropolitana de Caracas, elaborado por el Banco Central de Venezuela, si dichos activos y pasivos provienen del ejercicio anterior, o desde el mes de su adquisición, si han sido incorporados durante el ejercicio gravable.

El valor neto actualizado de los activos y pasivo no monetario deberá depreciarse, amortizarse o realizarse, según su naturaleza, en el resto de la vida útil.

Parágrafo Único: El valor neto actualizado de los activos y pasivos no monetarios es igual al valor actualizado del costo de adquisición menos el valor actualizado de la depreciación, amortización o realización acumulados. (p. 165)

Reajustar al cierre de cada ejercicio gravable, sus activos y pasivos no monetarios, el patrimonio al inicio del ejercicio y los aumentos y disminuciones del patrimonio durante el ejercicio, distintos de las ganancias o las pérdidas. El mayor o menor valor que se genere al actualizar los activos y pasivos no monetarios.

Artículo 183

Se cargará o abonará a la cuenta de activos correspondiente, y se abonará o cargará a la cuenta de reajuste por inflación, el mayor o menor valor que resulte de reajustar los inventarios existentes en materia prima, productos en proceso o productos terminados para la venta, mercancía para la venta o mercancía en tránsito, a la fecha de cierre del ejercicio gravable, utilizando el procedimiento que se especifica a continuación:

a. El inventario final ajustado en el ejercicio fiscal anterior se reajusta con la variación experimentada por el Índice de Precios al Consumidor (IPC) del Área Metropolitana de Caracas, elaborado por el Banco Central de Venezuela, correspondiente al ejercicio gravable.

b. Se efectuará una comparación de los totales al costo histórico de los inventarios de materia prima, productos en proceso, productos terminados o mercancía para la venta y mercancía en tránsito, al cierre del ejercicio gravable con los totales históricos al cierre del ejercicio gravable anterior. Si de esta comparación resulta que el monto del inventario final es igual o menor al inventario inicial, se entiende que todo el inventario final proviene del inicial. En este caso, el inventario final se ajustará en forma proporcional al inventario inicial reajustado, según lo establecido en el literal a del presente artículo.

c. Si de la comparación prevista en el literal anterior, resulta que el inventario final excede al inventario inicial, la porción en bolívares que excede del inventario inicial, no se ajustara. La porción que proviene dl inventario inicial se actualizará en forma proporcional al inventario inicial reajustado según lo establecido en el literal a del presente artículo.

d. El inventario final actualizado según la metodología señalada en los literales anteriores, se comparará con el valor del inventario final histórico. La diferencia es el ajuste acumulado al inventario final.

e. Se comparará el ajuste acumulado al inventario final obtenidos por la comparación prevista en el literal d, con el ajuste acumulado en el inventario final en el cierre del ejercicio tributario anterior. Si el ajuste acumulado al inventario final del ejercicio tributario es superior al ajuste acumulado al inventario final en el cierre del ejercicio tributario anterior, la diferencia se cargará a

la respectiva cuenta de inventario del activo del contribuyente con crédito a la cuenta Reajuste pro Inflación.

f. Si la comparación del literal anterior se deduce que el ajuste acumulado al inventario final del cierre tributario es inferior al ajuste acumulado al inventario en el cierre del ejercicio tributario anterior, la diferencia se acreditará a la respectiva cuenta de inventario del activo del contribuyente y se cargará a la cuenta Reajuste por Inflación.

Parágrafo Primero: Si los inventarios de accesorios y repuestos se cargan al costo de venta por el procedimiento tradicional del costo de venta deben incluirse en este procedimiento. Si el cargo al costo de venta se hace a través de cargos a los gastos de fabricación u otra cuenta similar, los inventarios de accesorios y repuestos deben tratarse como otras partidas no monetarias y actualizarse de conformidad con el artículo 179 de esta Ley.

Parágrafo Segundo: Cuando el contribuyente utilice en su contabilidad de costos el sistema de valuación de inventarios denominado de identificación especifica o de precios específicos, podrá utilizar las fechas reales de adquisición de cada producto individualmente considerado, previa aprobación por parte de la Administración Tributaria, para actualizar los costos de adquisición de los saldos de los inventarios al cierre de cada ejercicio gravable. El ajuste correspondiente al ejercicio gravable será la diferencia entre los ajustes acumulados del ejercicio gravable y los ajustes acumulados al ejercicio gravable anterior. Si el ajuste al ejercicio gravable es superior al ajuste al ejercicio gravable anterior, se hará un cargo a la cuenta de inventario y un crédito a ola cuenta Reajustes por Inflación, caso contrario el asiento será al revés. (p. 170)

Tanto en la cuenta de activos como en la cuenta de reajuste, esta última por inflación. Se cargaran y/o abonaran el resultado que este arroje en cuanto a inventarios en materia prima, los productos y materiales que se encuentren en proceso o ya terminados para la venta.

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Según, Finney- Miller, se definen los inventarios de una empresa como la compra de artículos en condiciones para la venta. Los Inventarios de mercancía se encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. Estos negocios no alteran la forma de los artículos que adquieren para venderlos

La necesidad de los inventarios surge de las diferencias entre el tiempo y la localización de la demanda y el abastecimiento. Desde el punto de vista del cliente, el inventario de un artículo debe contener tantas unidades como puedan demandarse.

De hecho, un artículo, nunca debería quedar fuera de existencia. Pero los inventarios cuestan dinero y representan capital inútil, por lo que es necesario un balance entre los costos de inventario y el servicio al cliente.

Los inventarios proporcionan la flexibilidad de operación que asegura que las operaciones de una organización se realicen sin obstáculos y eficientemente. Con tanta inversión realizada en inventario actualmente, el control adecuado y la administración de ellos pueden traer ahorros considerables a una compañía.

Los inventarios pueden definirse ampliamente como la cantidad de artículos, mercancías y otros recursos económicos que son almacenados o se mantienen inactivos en un instante de tiempo dado. Los recursos económicos varían en cantidad con el tiempo en respuesta al proceso de abastecimiento de demanda que opera para reducir el nivel del inventario y el proceso de abastecimiento que opera para elevarlo.

Los inventarios actúan para reducir los costos y para proporcionarle servicio a los clientes, y evitar faltantes costosos en la mercancía. Para el mantenimiento de los mismos se necesita comprometer capital que de otra manera podría invertirse en cualquier otra cosa. Se requiere espacio de almacenamiento costoso; y costos tales como: seguro, deterioros, obsolescencia, pillaje, y los impuestos en los que se debe incurrir como resultado del mantenimiento de estos.

Ante continuos cambios en la economía y el aumento en la inflación debemos establecer un plan de control de nuestro inventario. Mucho se ha hablado sobre los sistemas de cómputos de farmacia en el área de facturación, sin embargo no se habla sobre el tema de inventario y sus grandes beneficios a favor de las farmacias

Los controles manuales con los que actualmente se maneja la rotación de inventario de los productos de la Farmacia Abuelo Leva, permiten que algunos de estos falten en las estanterías, sin tener conocimiento anticipado sobre la cantidad de productos en existencia

La elaboración manual de facturas se realiza entre 2 y 5 minutos según sean los diferentes productos que el cliente adquiere en los momentos de mayor afluencia de clientes, para dar agilidad y mejorar el tiempo de elaboración de facturas, el personal de la tienda no detalla los productos que se venden, solo coloca el valor total a cancelar en la factura, siendo hasta el final de la tarde o en un momento en el que no se encuentren clientes, en el que cada empleado, detalla los productos que se han vendido. Por lo que el conocimiento de unidades de producto de los inventarios, no es preciso y confiable.

Se agotan las existencias de algunos productos que se venden, sin haberse solicitado un reabastecimiento de estos.

Se desconoce, estadísticamente, que productos son los de mayor venta.

Los controles actuales que se llevan en la farmacia no proporcionan información exacta para la toma de decisiones, y la elaboración de informes, en algunos, casos demora hasta días.

El inventario debe tener como metas unos resultados. Los resultados se establecerán en base al tiempo que el usuario le dedica al programa. Es conocido que establecer un buen inventario toma tiempo en la fase inicial, pero los resultados deben ser en crecimiento económicos para las Farmacias en las etapas finales. Las estadísticas que hemos hechos de forma preliminar es que aproximadamente el 90% de las farmacias no llevan inventario. (Estos datos son tomados de las farmacias que visitamos mensualmente). Antes este panorama es apremiante poner controles de inventario en nuestras farmacias. Solamente llevábamos de forma manual el inventario de medicamento controlados, y con el solo propósito de cumplir con leyes estatales y de ser auditados por agencias del gobierno. Prácticamente usamos los sistemas de cómputos para manejar el recetario, sin llevar controles de posteo de recetas a planes y contabilidad básica (cuanto es mi ganancia neta de mis ventas por día). Se tiene que establecer una buena administración en el área del inventario. En los sistemas de inventario los resultados deben ser auditados por la misma farmacia mensualmente para obtener los resultados deseados. Ahora la pregunta sería qué vamos auditar? (1)Auditaremos las ventas diarias,(2) los costos de compra, (3) movimiento de inventario, (4) establecer los niveles de inventario según su movimiento, (5) bajar los días de suministro de 10 a 15 días. Este último punto es bien importante porque las farmacias están acostumbrada a comprar en base faltas (concepto usado para establecer inventario en cero o próximo a finalizar), sin saber para cuántos días de suministros debemos tener. Por ende se compra inventario en exceso afectando el flujo de caja Otro punto importante sería rotular todas las estanterías con sus precios y códigos de barra de los productos.

Al establecer un inventario, se establecen unos pasos a seguir para poder tener unos resultados. Estas etapas deben ser ejecutadas en orden. (1). Crear los proveedores y unirlos al producto o medicamento. Para poder hacer comparaciones de precios del mismo producto por proveedor. (2) .Establecer los controles por usuarios. Estos no deben tener acceso a los precios de ventas, costos, cantidad de inventario, reportes, fórmulas de precios, descuentos, etc. Estos se establecen según

los criterios del comerciante. (3).Establecer los precios de compra (costo) y venta al público. (4).Borrar o desactivar los productos o medicamentos que no son usados. Preparar la base de datos para minimizar los errores a tal punto que solo tengamos los productos que vamos a manejar o mantenemos en inventario. (5).Hacer inventario físico. Se debe usar “scanner” para establecer un inventario exacto. Para poder llevar la valorización de inventario. (6).Usar el sistema de órdenes de compra para establecer los mínimos de inventario por productos de forma tal que el sistema pueda indicarnos la cantidad que debemos comprar en base a nuestro movimiento de inventario. Los reportes de movimiento de inventario por producto o medicamento que nos indican cuánto debemos comprar para 10 ó 15 de días de suministro.

Resultados de tener un buen inventario y que debemos buscar:

(1)Obtener las ventas diarias, menos el costo más ganancia. (2) Poder ofrecer descuentos reales en base a los costos de compra. (3). Valorización de inventario. Cuánto cuesta el inventario. (4) Mover el inventario de forma continua e identificar los productos de mayor movimiento para evitar faltas. (5) Bajar el volumen del inventario y comprar de forma más efectiva. (6) Comparar precios entre proveedores por productos. (7) Establecer mínimos para mantener continuidad en el inventario. (8) Disminuir los días de suministro en base a las proyecciones de ventas o movimiento de inventario. (9) Identificar los productos de mayor movimiento, lo más costoso. (10) Proyectar las ventas por semestre, trimestre, anual y hacer comparaciones de ventas por años. (11) Establecer metas de mercadeo y posiblemente establecer su propio estudio de mercadeo en base a las estadísticas que nos dé el sistema. (12) Cuál es el departamento de mayor movimiento (13) Reubicar los productos que están siendo identificados en desbalance para ser observado y supervisado con mayor regularidad. (14) Establecer controles por usuarios.

GLOSARIO

Contabilización del Inventario: mantener control contable sobre los costos de los inventarios a medidas que los materiales se mueven a través de adquisición producción y ventas.

Costo de Ventas: es el costo en que se incurre para comercializar un bien o prestar un servicio. Es el valor que se ha incurrido para producir o comprar un bien que se vende.

Costo: son las medidas monetarias del valor de los inventarios de producción en proceso y artículos terminados

Faltante de Inventario: cuando se practique la toma física de inventario de activos fijos o la verificación periódica de estos y se detecte la ausencia de algunos que aparecen con la documentación requerida y que pueda pendiente en investigación.

Inventario de Mercancía: constituye la existencia a precio de costos de los artículos comprados, producidos por una empresa para su comercialización

Inventario Final: inventario que refleja la cantidad de existencia de una empresa tiene al final del proceso contable coincidirá con el inventario inicial del siguiente periodo

Inventario Físico: es el inventario de la mercancía, verificación o confirmación de materiales existentes o productos de una empresa.

Inventario Inicial: inventario que refleja la cantidad de existencia que una empresa tiene al final del proceso contable al iniciar sus actividades después de hacer un conteo físico

Inventario Perpetuo: registrar las operaciones de la mercancía de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o pérdida bruta

Método PEPS: nombre con el que se designa el método de valuación del inventario que consiste en suponer que el primero en entrar al almacén son los primeros en salir.

Método UEPS: nombre con el que se designa el método de valuación del inventario que consiste en suponer que los últimos en entrar al almacén son los primeros en salir

Precio: denominado al valor monetario asignado a un bien o servicio.

Principio de Consistencia: regla que exige la aplicación consistente del método o procedimiento contable

Utilidad Bruta: utilidad propia del producto o servicio que vendemos, únicamente toma en consideración el costo de lo que vamos a vender y el precio que lo vendimos

Valuación: del inventario en el cual cada artículo puede asociarse con una factura específica, que sirve para su valuación correspondiente.

CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

Metodología de la investigación

Desde el punto de vista puramente científico, la investigación es un proceso metódico y sistemático dirigido a la solución de problemas o preguntas científicas, mediante la producción de nuevos conocimiento, los cuales contribuyen la solución o respuesta a tales interrogantes.

La investigación puede ser de varios tipos, y en tal sentido se puede calificar de distintas manera, sin embargo es común hacerlo en función de su nivel, diseño y propósito. Sin embargo, dada la naturaleza compleja de los fenómenos estudiados, por lo general, para abordarlos es necesario aplicar no uno sino una mescla de diferentes tipos de investigación, de echo es común que hallan investigaciones que son simultáneamente descriptivas y transversales, por solo mencionar un caso.

La investigación, de acuerdo con Sabino (2000, pág. 47), se define como “un esfuerzo que se emprende para resolver un problema, claro está, un problema de conocimiento”

Por otro lado Cervo y Bervian (1989, pág. 41), La define como “una actividad encaminada a la solución de problemas su objetivo consiste en hallar respuesta a pregunta mediante un empleo de procesos científicos”.

Tipo de investigación

Este proyecto de investigación está desarrollado en el estudio documental y de campo. De acuerdo con Cazares, Christen, Jaramillo, Villaseñor y Zamudio (2000, p. 18). La investigación documental depende fundamentalmente de la información que se recoge o consulta en documento, entendiéndose este término, en sentido amplio, como todo material de índole permanente, es decir, al que se puede acudir como fuente o referencia en cualquier momento o lugar, sin que se altere su naturaleza o sentido, para que aporte información o rinda cuentas de una realidad o acontecimiento.

Las fuentes documentales pueden ser, entro otras: documentos escritos, como libros, periódicos, revistes, actas notariales, tratados, encuestas y conferencias escritas; documentos fílmicos, como

películas, diapositivas, fílmicas; documentos grabados, como discos, cintas y cassettes, incluso documentos electrónicos como páginas web.

En cuanto al estudio documental Bravo, L. Et al. (1987) dice que “consiste en un análisis de la información escrita sobre un determinado tema, con el propósito de establecer relaciones, diferencias, etapas como posturas o estado actual del conocimiento respecto al tema objeto de estudio”

La investigación documental se pone de manifiesto en el desarrollo de este tema, debido a que serán necesarios realizar consulta de documentos (libros, tesis, constituciones, diccionarios, entre otros).

La investigación de campo es aquella en que el mismo objeto de estudio sirve como fuente de información para la investigación.

Por otra parte Rojas, A. (2003) explica que “la investigación de campo se caracteriza por que los problemas que estudian surgen de la realidad y la información requerida; debe ser obtenida directamente de ella”

El estudio de campo también está vinculado con el tema en desarrollo porque será necesario observar y detallar el arrea del problema de tal manera de poder generar un diseño acorde con los requerimiento reales.

Nivel de investigación

El carácter de la investigación realizada es de nivel descriptivo debido a que se están describiendo los hechos y procesos actuales de la farmacia. La investigación estará destinada a brindar información adaptada a la realidad, proporcionando datos directos, mediante las diferentes técnicas de investigación que se aplicaran de acuerdo a la necesidad que esta requerida.

Investigación descriptiva

Según Tamayo y Tamayo M. (Pág. 35), Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, y la composición o procesos de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre como una persona, grupo o cosa se conduce o funciona en el presente.

La investigación descriptiva trabaja sobre realidades de hechos, y su característica fundamental es la de presentación correcta

Modalidad de la investigación

Al respecto Balestrini, M. (2002) define la modalidad de proyecto factible como:… “una proposición sustentada en un modelo operativo factible orientado a resolver un problema plateado o a satisfacer necesidades en una institución o campo de interés nacional”

La modalidad de la investigación es la de proyecto factible, debido a que el sistema de manejo y control de inventario la farmacia Abuelo Leva, se implantara con el objeto de solventar una problemática y aportar beneficios a la misma para que tenga rendimiento óptimo de los procesos.

Población

Población, es todo conjunto de elementos, finito o infinito, definido por una o más características, de la que gozan todos los elementos que lo componen, y solo ellos.

La población objeto de estudio está comprendida por dos (2) personas, los cuales cumplen la misma función en la farmacia.

Muestra:

Según Tamayo, T. Y Tamayo, M (1997, pág. 38), afirma que la muestra ¨ es el grupo de individuos que se toma de la población, para estudiar un fenómeno estadístico¨. Debido a que la población de la farmacia consiste solo de dos empleados no fue necesario aplicar un muestreo, se utilizó el total de ella para la realización de la encuesta.

Técnicas e instrumentos de recolección de datos

Las técnicas seleccionadas para recolectar toda la información necesaria referente a la situación que se presenta en la farmacia Abuelo Leva, fueron la encuesta escrita y el cuestionario como instrumento.

Según Arias (2006, pág. 72), define la encuesta como: “Una técnica que pretende obtener información que suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de si mismos, o en relación con un tema particular”.

Se puede decir que para la recolección de datos de este proyecto se utilizó la encuesta como técnica fundamental para la obtención de información ya que por medio de ella se puede conocer todo y cada uno del os procesos que se realizan en la farmacia para el control de inventario y registro de los productos expendidos por la misma.

Encuesta:

Según García Ferrado (1993 pág. 123) define la encuesta como “una investigación realizada sobre una muestra de sujetos representativa de un colectivo más amplio, utilizando procedimientos estandarizados de interrogación con intención de obtener mediciones cuantitativas de una gran variedad de características objetivas y subjetivas de la población”

Cuestionario:

Es una herramienta de investigación útil y eficaz para recoger información en un tiempo relativamente corto.

Confiabilidad y valides de instrumentos de recolección de datos.

Confiabilidad, técnico estadístico usado para referirse al nivel de consistencia con el cual se medió un variable.

Validez, término estadístico para verificar el grado en que los resultados miden lo que aseguran medir.

El instrumento utilizado para la recolección de datos fue el cuestionario debido a su confiabilidad y certeza ya que al realizarse la encuesta barias veces siempre se obtiene el mismo resultado.

Metodología para el desarrollo de sistema

Para el desarrollo del sistema de información de inventario y registro del os productos expendidos por la farmacia Abuelo Leva, se utilizara la metodología orientada a objeto de James Rumbaugh, que gracia a su flexibilidad y sencillez, es de fácil comprensión, posee facilidad para la expansión del sistema, la cual se adapta a evolución acoplándose a todas las necesidades actuales y futuras de la ingeniería del software.

Rumbaugh, J. (1994) describe las características de su metodología de la siguiente manera.

-Es una metodología totalmente modular que permite al usuario comprender el problema y aplicar su punto de vista en la implantación.

-Es una metodología muy abierta que permite la existencia de deferentes implantaciones en el mismo problema, pero siempre con el mismo sentido y orientación hacia su solución.

-Organiza el sistema entorno a objetos del mundo real que existan en la noción que el usuario tiene de la realidad. Utiliza estructura de modulados similares y admite los tres puntos de vista ortogonales del sistema (modelo objeto, dinámico y de proceso). Considera el modelo de objeto como el más importante, viene a continuación el modelo dinámico y por último el funcional.

Este enfoque promueve una mejor comprensión de los registros, diseños más limpios y más claros.

Fase de la metodología orientada a objetos de James Rumbaugh

Rumbaugh divide su metodología en cuatro fases: análisis, diseño de sistema, diseño de objetos e implementación.

Análisis

El analista construye un modelo del dominio del problema, mostrando sus propiedades más importantes. El modelo de análisis es una abstracción resumida y precisa de lo que debe de hacer el sistema deseado y no de la forma en que se hará. Los elementos del modelo deben ser conceptos del dominio de aplicación y no conceptos informáticos tales como estructuras de datos. Un buen modelo debe poder ser entendido y criticado por expertos en el dominio del problema que no tengan conocimientos informáticos.

Diseño del sistema

El diseñador del sistema toma decisiones de alto nivel sobre la arquitectura del mismo. Durante esta fase el sistema se organiza en subsistemas basándose tanto en la estructura del análisis como en la arquitectura propuesta. Se selecciona una estrategia para afrontar el problema.

Diseño de objetos

El diseñador de objetos construye un modelo de diseño basándose en el modelo de análisis, pero incorporando detalles de implementación. El diseño de objetos se centra en las estructuras de datos y algoritmos que son necesarios para implementar cada clase. OMT describe la forma en que el diseño puede ser implementado en distintos lenguajes (orientados y no orientados a objetos, bases de datos, etc.).

Implementación

Las clases de objetos y relaciones desarrolladas durante el análisis de objetos se traducen finalmente a una implementación concreta. Durante la fase de implementación es importante tener en cuenta los principios de la ingeniería del software de forma que la correspondencia con el diseño sea directa y el sistema implementado sea flexible y extensible. No tiene sentido que utilicemos AOO y DOO de forma que potenciemos la reutilización de código y la correspondencia entre el dominio del problema y el sistema informático, si luego perdemos todas estas ventajas con una implementación de mala calidad.

CUESTIONARIO

Este cuestionario fue entregado a las empleadas de la Farmacia Abuelo Leva con la finalidad de obtener información sobre su punto de viste en cuanto a la automatización del sistema de inventario y registro de productos expendidos.

1. ¿Ha trabajado usted anteriormente con un sistema automatizado?

SI__ NO__

2. ¿Estaría usted de acuerdo con la creación de un sistema automático para la farmacia?

SI__ NO__

3. ¿Está usted dispuesto a obtener los conocimientos necesarios para que el sistema aplicado sea todo un éxito?

SI__ NO__

4. ¿Cree conveniente la implementación de nuevas tecnologías en la farmacia?

SI__ NO__

5. En caso de automatizar el sistema de control de inventario ¿ayudaría usted a que se lleve a cabo el buen funcionamiento del mismo?

SI__ NO__

6. ¿Cree usted que la implantación del sistema traerá beneficios a la farmacia?

SI__ NO__

7. ¿Ha trabajado usted anteriormente con un sistema automatizado?

SI__ NO__

OPCIONES

RESPUESTA %

SI 1 50%NO 1 50%

50%

50%

SI NO

8. ¿Estaría usted de acuerdo con la creación de un sistema automático para la farmacia?

SI__ NO__

OPCIONES

RESPUESTA %

SI 2 100%NO 0 0%

100%

SI NO

9. ¿Está usted dispuesto a obtener los conocimientos necesarios para que el sistema aplicado sea todo un éxito?

SI__ NO__

OPCIONES

RESPUESTA %

SI 2 100%NO 0 0%

100%

SI NO

10. ¿Cree conveniente la implementación de nuevas tecnologías en la farmacia?

SI__ NO__

OPCIONES

RESPUESTA %

SI 2 100%NO 0 0%

100%

SI NO

11. En caso de automatizar el sistema de control de inventario ¿ayudaría usted a que se lleve a cabo el buen funcionamiento del mismo?

OPCIONES

RESPUESTA %

SI 2 100%NO 0 0%

100%

SI NO

12. ¿Cree usted que la implantación del sistema traerá beneficios a la farmacia?

SI__ NO__

OPCIONES

RESPUESTA %

SI 2 100%NO 0 0%

100%

SI NO

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA

U.P.T.P “LUIS MARIANO RIVERA”

CARUPANO-EDO SUCRE

DESARROLLO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADODE CONTROL DE INVENTARIO PARA LA FARMACIA “ABUELO LEVA”

EN RIO CARIBE, MUNICIPIO ARISMENDI, ESTADO SUCRE

Profesora: Bachiller:

Silvia Boada Maykell Totesaut

C.I 20125239

Carúpano, Julio de 2012

INTRODUCCION

En el mundo de hoy las computadoras y los sistemas de información toman un papel protagónico en el funcionamiento y desarrollo de las empresas en las distintas áreas existentes del mercado, siendo estos, elementos, factores imprescindibles en el funcionamiento y operación diaria de dichas empresas.

Todas las empresas tienen como objetivo primordial ser rentables en la actividad comercial a la que se dedican, buscan una mayor participación del mercado en el que se desarrollan, y por lo tanto manifiestan un mayor crecimiento en comparación con su competencia. Todas las empresas constantemente se ven en la necesidad de implementar nuevos controles que les permitan ser más rentables; sobre la base de una buena administración del recurso material y humano que las integran, ya que en la mayoría de las veces estos recursos tienden a ser escasos, lo que crea la necesidad de una mejor administración de los mismos para obtener un mejor rendimiento de cada uno de ellos.

Así mismo, para muchas empresas el uso de la tecnología con las computadoras y los beneficios que las mismas brindan, se ha llegado a convertir en algo imprescindible para su funcionamiento, como en las empresas que manejan grandes volúmenes de materiales, las cuales no tendrían la agilidad que muestran en estos tiempos si no se apoyaran en la automatización de los sistemas de información.

Muchas industrias están muy automatizadas, o bien utilizan tecnología de automatización en alguna etapa de sus actividades, pero no todas las actividades requieren el mismo grado de automatización. La agricultura, las ventas y algunos sectores de servicios son difíciles de automatizar. Muchas actividades pueden llegar a automatizarse con el uso de la tecnología.

La automatización ha contribuido en gran medida al incremento de la producción y reducir los costos de producción en las empresas, además de mejorar la eficacia de los procesos.

CONCLUSIONES

Durante la elaboración del diseño de sistema automatizado de control de inventario para la farmacia “abuelo leva”, se determinó lo siguiente:

Después de analizar y observar los inconvenientes presentados en esta farmacia para el control efectivo de inventario, se manifestó la necesidad de crear un sistema computarizado para el registro de inventario de los productos existentes dentro del almacén o depósito de la empresa.

A través del estudio realizado, se detectó que el sistema actual era de forma manual, lo que traía como consecuencia que la ejecución de las operaciones realizadas sean lentas, tediosas y poco confiables.

El sistema implementado, que mejorara el proceso de registro e inventario de los productos existentes en esta empresa, dará a conocer con exactitud la cantidad de medicamentos y productos existentes y el status de cada uno de ellos.

El problema presentado en la farmacia Abuelo Leva con respecto al registro e inventario de los productos, se resuelve con la propuesta planteada de mejorar los procesos administrativos, así como la elaboración de reportes, permitiéndole a la empresa tener un rendimiento óptimo, lograr minimizar los costos y facilitar el trabajo al personal que labora ella.

A través de la utilización de herramientas como encuestas y entrevistas se determinaron los requerimientos de los usuarios, para luego desarrollar un esquema lógico que permitiera mejorar la eficacia, eficiencia y operatividad de las funciones, reducir el tiempo de ejecución, así como los costos operativos, desempeñados.

Mediante la ejecución e implementación del sistema computarizado para el registro e inventario de los de los productos existentes de la farmacia Abuelo Leva se podrá corregir en un 100% las labores realizadas a la hora de registrar un producto para el control interno, de tal manera que el operador del sistema con solo indicarle al mismo los reportes que se desean, este realiza la búsqueda automáticamente y obtiene los registros de la base de datos. Además, se le suministró un manual de usuarios del sistema donde se explica detalladamente los pasos a seguir para la ejecución del programa.

Valiéndose la base de datos de este sistema se podrá obtener el mejoramiento de la información a la hora de realizar las búsquedas, reportes y almacenamiento. Para la seguridad e integridad de los datos, se establecieron claves de accesos al sistema, los cuales garantizan evitar correr cualquier tipo de riesgos que puedan surgir por las alteraciones o actualizaciones no permitidas en la información.

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https://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:t0DuuwG4JkgJ:webdelprofesor.ula.ve/economia/lenniv/materias/contaduriapublica/computarizadadcomputarizada/ajustesdecontabilidadefectivoyconciliacion/inventarios.ppt+inventarios&hl=es&gl=ve&pid=bl&srcid=ADGEEShhJ7MmEsMCKlMQpViM8Pw8ki8Lgikgj7PPSMGkHG59DASxs5F-Qdhwq1lg2CKyTpjFYfZ17o4y4zzLzqYWWHb3MH8xeP1Wm6ID1IVy53XEn1HE4DH_ZZQrMAnAz4rVio9Jeubz&sig=AHIEtbSPyAsWXTXsKin_QjHSYzEhOKVpaQ

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