Directriz DGABCA-005-2016 DGABCA-0005-2… · Directriz DGABCA-005-2016 De: Fabián David Quirós...

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Directriz DGABCA-005-2016

De: Fabián David Quirós Álvarez

DIRECTOR GENERAL

Para: Directores Administrativos

Proveedurías Institucionales

Unidades Financieras

Instituciones Usuarias del Sistema Compr@Red

Fecha: 12 de Abril 2016

Asunto: Directriz de Uso de la Licitación Pública 2014LN-000008-CMBYC “Convenio Marco de Servicios de

Seguridad y Vigilancia para las Instituciones Públicas que utilizan CompraRed”.

La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en ejercicio de sus

funciones de Órgano Rector del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en

cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley N°8131, “Ley de Administración Financiera de la

República y Presupuestos Públicos” y de la Ley Nº 7494 “Ley de Contratación Administrativa”, se permite

comunicar lo siguiente:

Se gestionó Licitación Pública 2014LN-000008-CMBYC Convenio Marco de Servicios de Seguridad y

Vigilancia para las Instituciones Públicas que utilizan CompraRed, y el 14 de marzo 2016 se recibieron las

formalizaciones contractuales debidamente refrendadas por la Contraloría General de la República, lo anterior

mediante oficio N° DCA-0678, de fecha 10 de marzo de 2016 para las siguientes empresas, quienes

resultaron adjudicadas:

1. Seguridad y Vigilancia SEVIN Limitada

2. C S E Seguridad Sociedad Anónima

3. Consorcio Corporación González y Asociados Internacional Sociedad Anónima y Charmander

Servicios Electrónicos en Seguridad Sociedad Anónima

4. Servicio de Cuido Responsable Secure Sociedad Anónima

5. Servicios de Mantenimiento y Seguridad Semans Sociedad Anónima

6. Consorcio conformado por Seguridad Alfa Sociedad Anónima y Consorcio de Seguridad Alfa

Sociedad Anónima.

A estas empresas llegará la solicitud de cotización para la adquisición de servicios de seguridad y vigilancia,

que lleven a cabo las instituciones usuarias del sistema CompraRed.


El convenio marco tendrá la modalidad de cotización, previa autorización de la Dirección de Servicios de

Seguridad Privados del Ministerio de Seguridad Pública, y la ejecución del mismo iniciará el próximo 14 de

abril de 2016.

Las opciones de negocio en esta licitación se dividen en siete, de acuerdo a las zonas para la cobertura

nacional:

1. Servicio de Seguridad y Vigilancia en el Valle Central

2. Servicio de Seguridad y Vigilancia en Pacífico Norte

3. Servicio de Seguridad y Vigilancia en Pacífico Central

4. Servicio de Seguridad y Vigilancia en Pacífico Sur

5. Servicio de Seguridad y Vigilancia en Caribe Central

6. Servicio de Seguridad y Vigilancia en Caribe Norte

7. Servicio de Seguridad y Vigilancia en Zona Norte

Los cantones que incluye cada región, se detallan a continuación:

1. Valle Central

De la provincia de San Jose: 1-San José, 2-Escazú, 3-Desamparados, 4-Puriscal, 5-Tarrazú, 6-

Aserrí, 7-Mora, 8-Goicoechea, 9-Santa Ana, 10- Alajuelita, 11-Vázquez de Coronado, 12-Acosta, 13-

Tibás, 14-Moravia, 15-Montes de Oca, 16-Turrubares, 17-Dota, 18-Curridabat, 19-León Cortés.

De la provincia de Alajuela: 1-Alajuela (excepto el distrito de Sarapiquí), 2-San Ramón (excepto el

distrito de Peñas Blancas), 3-Grecia (excepto el distrito de Río Cuarto), 4-Atenas, 5-Naranjo, 6-

Palmares, 7-Poás, 8-Alfaro Ruiz, 9-Valverde Vega.

De la provincia de Heredia: 1-Heredia, 2-Barva, 3-Santo Domingo, 4-Santa Bárbara, 5-San Rafael, 6-

San Isidro, 7-Belén, 8-Flores, 9-San Pablo.

De la provincia de Cartago: 1-Cartago, 2-Paraíso, 3-La Unión, 4-Jiménez, 5-Alvarado, 6-Oreamuno,

7- El Guarco.

2. Pacífico Norte

De la provincia de Guanacaste: 1-Liberia, 2-Nicoya, 3-Santa Cruz, 4-Bagaces, 5-Carrillo, 6-Cañas, 7-

Abangares, 8-Tilarán, 9-Nandayure, 10-La Cruz, 11-Hojancha.

3. Pacífico Central

De la provincia de Puntarenas: 1-Puntarenas, 2-Esparza, 3-Montes de Oro, 4-Aguirre, 5-Parrita, 6-

Garabito.

De la provincia de Alajuela: 1-San Mateo, 2-Orotina.

4. Pacífico Sur

De la provincia de Puntarenas: 1-Buenos Aires, 2-Osa, 3-Golfito, 4-Coto Brus, 5-Corredores.

De la provincia de San Jose: 1-Pérez Zeledón.


5. Caribe Central

De la provincia de Limón: 1-Matina, 2-Limón, 3-Talamanca.

De la provincia de Cartago: 1-Turrialba.

6. Caribe Norte

De la provincia de Limón: 1-Siquirres, 2-Guácimo, 3-Pococí.

7. Zona Norte

De la provincia de Alajuela: 1-San Carlos, 2-Upala, 3-Los Chiles, 4-Guatuso, 5-distrito de Sarapiquí

del cantón de Alajuela, distrito de Peñas Blancas del cantón de San Ramón, distrito de Río Cuarto

del cantón de Grecia.

De la provincia de Heredia: 1-Sarapiqui.


Resumen de la Adjudicación

Empresa 1. Servicio de Seguridad y Vigilancia

2. Servicio de Seguridad y Vigilancia

Pacífico Norte


Pacífico Central


Pacífico Sur


Caribe Central


Caribe Norte

7. Servicio de Seguridad y

Vigilancia Zona Norte

Seguridad y Vigilancia SEVIN, Ltda

Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar

CSE Seguridad S.A Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar

Consorcio Corporación González Asociados Internacional S.A. y Charmander Servicios Electrónicos En Seguridad S.A.


Servicio de Cuido Responsable Secure S.A


Servicios de Mantenimiento y Seguridad SEMANS S.A

No ofertó Aceptar Aceptar Aceptar No ofertó No ofertó No ofertó

Consorcio de Seguridad Alfa y Seguridad Alfa S.A



Moneda

Al ser un proceso de modalidad de cotización, los oferentes podrán cotizar en cualquier moneda. Para efectos

de comparación se utilizará el colón, y para la conversión de monedas el tipo de venta vigente según el Banco

Central de Costa Rica el día de la apertura de las cotizaciones del servicio requerido. En caso de recibir

propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá en una misma para efectos de

comparación.

Procedimiento de compra de Servicios de Seguridad y Vigilancia

Las instituciones usuarias, en el momento que requieran del servicio objeto de esta contratación, deberán en

primera instancia definir el servicio que requieren y determinar si se requiere realmente el uso de armas de

fuego o no. Para lo cual se ha determinado que, previo a la solicitud de cotización, las instituciones deberán

acudir a la Dirección de Servicios de Seguridad Privados del Ministerio de Seguridad Pública, con el fin de

obtener la aprobación de la necesidad del uso de armas; asimismo una vez adjudicado el servicio, la empresa

contratista deberá acudir a dicha Dirección, previo inicio de la ejecución contractual, a fin de que ésta ratifique

la autorización emitida. El cumplimiento de estos requisitos deberán ser verificados por el funcionario

encargado del contrato, como un requisito previo al inicio de la ejecución contractual, todo ello conforme lo

establecido en la Ley número 8395, y los votos de la Sala Constitucional 11763-2003, 8001-1998.

La selección de una o más opciones de negocio está de acuerdo a la división geográfica que se detalló

previamente. Las empresas cotizarán en las líneas y regiones que se le adjudicaron.

Para efectos de este convenio en particular, cuando surja una necesidad de seguridad y vigilancia, la

institución usuaria generará una cotización en línea con el Formulario de Seguridad y Vigilancia (en

adelante FSV) mediante el sistema Comprared, donde se detallan los distintos aspectos específicos del

servicio que se solicita, de acuerdo a las necesidades particulares de la institución. Se puede visualizar el

contenido del mismo a continuación:

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Dirección: Edificio Wimmer, Calle 11, Avenida 10, Distrito Catedral, Barrio La Soledad; 100 metros al este de Acueductos y Alcantarillados, Paseo los Estudiantes San José, Costa Rica - Tel:(506) 2256-9669 / 2256-9678 / 2256-9644 -

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Una vez que las empresas reciben el FSV contarán con un plazo máximo de 5 días hábiles, para realizar la

visita a la institución solicitante y enviar la cotización del servicio respectivo a través del sistema antes del

plazo máximo fijado para ello en dicho documento, según el detalle de lo solicitado. La institución usuaria

contará con un máximo de 3 días hábiles para realizar el análisis y seleccionar al contratista.

Para casos de emergencias el plazo máximo será de 3 días hábiles para que el contratista realice la visita y

remita cotización y 2 días hábiles para que la institución realice el análisis.

El contratista enviará la oferta de al menos 1 opción del servicio según lo solicitado, indicando la estructura

de costos asociada al servicio que está cotizando en ese momento, el cual es un requerimiento obligatorio.

En caso de no aportarse la estructura de costos en la cotización del servicio requerido, no se tomará en

cuenta dicha cotización y la institución usuaria optará por otro contratista que cumpla con lo requerido en el

FSV y adjunte toda la información, incluyendo la estructura de costos.

La institución usuaria deberá analizar las cotizaciones, adjudicando a la que ofrezca el “menor precio”.

Excepcionalmente, la institución usuaria se podrá apartar de este criterio, justificando las razones, las que

deberán ser objetivas y demostrables en términos de representar condiciones más beneficiosas para la

institución, en función del interés público, todo lo cual deberá quedar acreditado en el expediente respectivo.

La Institución Usuaria, procederá a emitir la orden de pedido a la opción de negocio que más le favorezca, en

el mismo día en que se realiza la comparación de precios. El departamento autorizado para emitir el pedido,

será la Proveeduría Institucional de la entidad que requiere los servicios, u otro que sea designado

formalmente por la entidad.

Cuando haya sido adjudicado para prestar el servicio, el contratista debe presentar a la institución currículums

con foto de cada uno de los oficiales que prestarán el servicio, hoja de delincuencia, copia de carné emitido

por el MSP para ejercer como oficial de seguridad privada (Control PAS) y, para quienes aplique, carné

(permiso) para portación de armas (Control PAS); todos estos documentos deben adjuntarlos en el Plan

Operativo.

Si un agente va a ser sustituido, debe tener similar experiencia y conocimiento que el agente a sustituir; esto

deberá informarse con antelación a la institución usuaria, con un plazo no mayor a 4 horas, salvo casos

fortuitos o de fuerza mayor, debidamente justificados por el contratista ante Administración pertinente. Debe

acreditar y mantener al día los currículums del personal de seguridad asignado al contrato, y sus

correspondientes atestados, ante el departamento que la institución usuaria designe como encargado de la

seguridad. De igual forma, la Administración solicitará esta información y documentos en el momento que lo

considere pertinente, a cualquiera de las partes.

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Plan Operativo de Seguridad y Vigilancia (PO)

Una vez que el oferente fue seleccionado y previo a la elaboración del plan, el contratista debe efectuar una

visita inspectora al edificio sujeto del servicio, a fin de determinar, identificar o visualizar los elementos o

factores relevantes en materia de seguridad que se requieran para brindar adecuadamente el servicio. Como

elemento probatorio de la inspección realizada deberá presentar hoja de visita, emitida por el Departamento

de Servicios Generales o el que la institución contratante designe para tales fines. En caso de que la

institución no emita la hoja de visita, la empresa debe presentar un informe de visita al sitio, con elementos

probatorios tales como fotografías y otros documentos de respaldo.

Los parámetros mínimos que deben incluirse en el PO:

1. El rol ordinario de turnos de vigilancia, indicando horas de inicio y finalización, incluyendo feriados y

fines de semana.

2. Cantidad y distribución de oficiales.

3. Cantidad de horas.

4. Metodología de operación del rol de refuerzos para cubrir al personal ordinario (días libres,

incapacidades, permisos u otros) para garantizar cobertura 24 horas los 365 días del año, cuando

sea necesario.

5. Definir los mecanismos necesarios para la comunicación efectiva con la institución usuaria, acerca

de incidentes importantes en las bitácoras, en las que también debe informar nombre del (os)

vigilante(s) cuando sean sustituidos y las supervisiones que se realicen. Entre los mecanismos de

comunicación, deberán establecerse informes mensuales de hechos relevantes.

6. El procedimiento y mecanismos de supervisión remota y por monitoreo del sitio por parte de la base

de operaciones del contratista.

7. Establecer rutinas de vigilancia e informar de actividades irregulares.

8. El protocolo de seguridad, definiendo al menos:

a. Procedimiento para el registro y chequeo de ingreso y salida de personas a las

instalaciones (funcionarios y visitantes).

b. Procedimiento para el control de salida y entrada de activos o bienes a las instalaciones.

c. Procedimiento para el control de accesos a las instalaciones (en jornada ordinaria y

extraordinaria).

d. Procedimiento para el uso y administración de bitácoras, reportes u otros instrumentos de

comunicación o de registro.

e. Procedimiento para la atención de emergencias y establecimiento de contingencias de

estas

f. Procedimiento para la realización de los relevos (cambios de turno) de los agentes de

seguridad, y chequeo de las instalaciones. Además, se deben definir las medidas de

contingencia a tomar en caso de que en un relevo no se presente el agente de seguridad de

turno.

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g. Procedimiento para el uso, custodia y administración de los activos o servicios asignados

por la Administración al puesto de vigilancia, tales como, escritorios, teléfonos, sillas, líneas

telefónicas, entre otros.

h. Procedimientos adicionales que sean convenidos entre las partes.

9. Protocolo para uso de armas.

Elaborar y presentar, en el plazo definido por la institución el Plan Operativo, ante el Departamento que

designe la institución usuaria, para su revisión y aprobación.

Someter previamente para su correspondiente revisión y aprobación, cualquier ajuste o variación que se

requiera efectuar al mismo, con su correspondiente justificación.

Criterios para la adquisición de los servicios de Seguridad y Vigilancia

La institución usuaria, cuando utilice el convenio marco, seguirá los siguientes criterios al momento de realizar

una compra en orden de preferencia:

a. El que cumpla con los requerimientos de seguridad y vigilancia al menor precio, según sea el caso. La

entidad podrá escoger a un proveedor distinto al de menor precio, siempre y cuando acredite en el expediente

respectivo la justificación. Esta justificación deberá demostrar de manera fehaciente y objetiva, que esta

adquisición representa una mejora, mediante una relación costo beneficio para la entidad.

b. Criterios de desempate. Cuando los precios sean iguales, la entidad deberá tomar en cuenta criterios de

desempate definidos en el pliego cartelario de esta licitación.

Obligatoriedad de Uso

Todas las entidades cubiertas por el convenio, tendrán la obligación de consultar primero el convenio marco.

Cuando los servicios que requieran sean ofrecidos por los adjudicatarios del presente procedimiento, las

instituciones procederán obligatoriamente a adquirirlos de los contratistas mediante la emisión del pedido u

orden de compra amparada en la licitación de convenio marco, para lo cual deberán contar con los recursos

pertinentes.

Las órdenes de compra no tendrán ninguna restricción con respecto a la cantidad ni al monto, salvo lo

establecido por el contratista en su oferta.

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Obligaciones de la Administración

Dentro de las obligaciones que tienen las instituciones usuarias con el contratista, se encuentran las

siguientes:

1. Cubrir el precio de la orden de compra que se genere, en forma completa y oportuna.

2. Dar trámite a todas aquellas gestiones pertinentes que formule el contratista para la adecuada

prestación de sus servicios.

3. Asignar un funcionario como encargado de administrar el contrato, quien deberá velar por la correcta

ejecución de los servicios contratados. De acuerdo con lo indicado en la Directriz DGABCA-09-2013,

de fecha 18 de junio de 2013.

Obligaciones del Contratista

El contratista será responsable de cumplir con lo indicado en el pliego de condiciones, la oferta, con las

condiciones de la contratación y la demás normativa indicada en la LCA y el RLCA. Además, deberá:

a. Suministrar los servicios adjudicados según el requerimiento de la institución usuaria, lo solicitado en

el FSV, así como, el respectivo PO.

b. Mantener vigente la garantía de cumplimiento durante el periodo de ejecución del contrato

respectivo. Su vigencia será anual, la cual deberá prorrogarse por periodos iguales, hasta cubrir el

periodo de ejecución contractual, más un término de dos meses adicionales.

c. Prestar los servicios objeto de esta licitación en forma regular y no suspenderlo salvo casos de

fuerza mayor. El contratista no podrá ceder, ni total ni parcialmente, el contrato a menos que cuente

con la autorización de la institución usuaria y de la Contraloría General de la República.

d. Contar con disponibilidad para iniciar las labores inmediatamente después de que la DGABCA dicte

la orden de inicio y en el momento en que lo requieran las instituciones.

e. La institución usuaria ejercerá los controles necesarios y oportunos que estime convenientes para

inspeccionar y hacer cumplir en todos los extremos el contrato, para lo cual el contratista designará

un funcionario en el PO, quien será el encargado de coordinar esta labor. También será deber del

contratista informar oportunamente sobre un eventual cambio de dicho funcionario.

f. El contratista será el responsable directo de los daños que causen sus colaboradores al inmueble así

como, a bienes muebles propiedad de la institución usuaria, propios de los funcionarios públicos y de

las personas que se encuentren en las instalaciones en las cuales se brinda el servicio contratado.

Previa observancia del debido proceso por parte de la institución usuaria del procedimiento en

ejecución.

g. El contratista deberá mantener vigente las pólizas de Responsabilidad Civil y Riesgos del Trabajo,

durante el desarrollo de la ejecución contractual. Ambas deberán ser suficientes en relación con la

actividad contractual desarrollada por el contratista.

h. No desatender la prestación del servicio, en caso de ser necesario un remplazo de personal por caso

fortuito o fuerza mayor, deberá comunicarlo inmediatamente a la institución usuaria. Cuando sea

estrictamente necesario reemplazar a un agente, dicho remplazo se realizará en el lapso de cuatro

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horas máximo sin hacer abandono del puesto de seguridad y cumpliendo con la normativa laboral

(pago de horas extra).

i. No permitir que sus oficiales provengan de brindar servicios en otro lugar de trabajo antes de iniciar

su jornada en la institución, ni que realicen doblajes de turnos para evitar riesgos por fatiga o

cansancio.

j. Para realizar el control de asistencia de los agentes, los funcionarios asignados a la ejecución del

contrato deben de registrar su entrada y salida de las instalaciones. Para ello, deberá proveer de un

sistema de marcas (manual o electrónico), para que los agentes registren su ingreso y salida de las

instalaciones, remitiendo dicha información en forma mensual a la institución usuaria para su

revisión. El contratista podrá negociar con la institución usuaria, el uso de marcadores instalados,

para sus agentes.

k. Suministrar a la institución usuaria al inicio de la ejecución contractual y al momento de presentar la

factura de cobro por los servicios recibidos, la planilla reportada a la C.C.S.S. y la planilla de la

empresa certificada por un CPA (Capítulo II 2.5 Condiciones y requisitos obligatorios), pólizas de

riesgos de trabajo y de responsabilidad civil (según Ley 8395 de Servicios de Seguridad Privados

Artículo 13 inciso f) y certificación de no deudas con FODESAF, en donde se compruebe que los

agentes que están brindando (o brindaron) el servicio estén incluidos en dichos reportes. Esta

información se presenta de forma electrónica.

l. De presentar alguna anomalía o situación irregular durante la prestación del servicio, o bien a

requerimiento de la institución, dirigir un informe al administrador del contrato asignado por la

institución usuaria del evento.

m. Procurar el uso racional de los recursos puestos a disposición de los agentes por parte de la

institución usuaria (agua, energía eléctrica, entre otros).

n. Responder por la buena conducta de sus agentes, procurando designar personal de reputación

intachable y de buenas costumbres. Las normas que rigen la institución usuaria, deberán ser

conocidas y acatadas obligatoriamente por el personal de la empresa que brinda el servicio.

o. Asumir los costos y riesgos de transporte del personal que brindará el servicio, así como los equipos

y materiales requeridos.

p. Enviar la última semana del mes al Administrador de Contrato (definido en el PO por la institución

usuaria), los roles, horarios y nombres de los oficiales que trabajarán el próximo mes; en el que

incluya además, el de los supervisores en un documento consolidado cuyo formato podrá estar

establecido por la institución usuaria. Dicha información debe estar disponible para cada uno de los

puestos contratados. En caso de que el contratista deba modificar la información, estará en la

obligación de notificar de inmediato al Administrador de Contrato.

q. Disponer para cada puesto con un libro de actas (bitácora) debidamente foliado que debe

mantenerse desde el primer día de servicio, en el cual el oficial y supervisor deberán anotar

claramente cualquier evento que se presente en el puesto, debiendo estar a disposición de la

institución usuaria. Una vez que se deba reemplazar la bitácora, la anterior deberá ser entregada al

Administrador de Contrato, pasando la misma a ser propiedad de la institución usuaria.

r. En el PO presentar currículum de los agentes que brindarán el servicio, incluyendo la siguiente

información:

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Datos personales: nombre, cédula, edad, sexo, estado civil, dirección exacta de la residencia, nivel

académico y números telefónicos donde se le localice.

Fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados.

Fotografía a color, tamaño pasaporte.

Fotocopia de Control PAS vigente para fungir como oficial de seguridad y/o portación de armas,

emitida por el MSP. Donde también se indica la empresa para la cual labora.

Aportar fotocopia de los certificados obtenidos acordes a las labores a desempeñar (Supervisor y

Oficial).

Carta (s) de servicio laboral que acrediten un año como mínimo de experiencia en labores de

seguridad de la empresa (s) en la que haya laborado o esté laborando. Dichas cartas deberán ser

presentadas en original o fotocopia certificada por un notario público, así mismo se deben indicar la

dirección exacta del remitente, número de teléfono, fecha de inicio, fecha de terminación del

contrato (en los casos de servicio no vigentes) y motivo de su retiro.

Hoja de delincuencia con un máximo de 1 mes de emitida y durante el período de la contratación

se deberá actualizar la información cada seis meses.

Copia de Licencia de conducir respectiva, esto para los supervisores y oficiales de los puestos

motorizados.

En los casos que la institución usuaria solicite requisitos adicionales, el contratista deberá presentar

documentación probatoria necesaria para la comprobación debida.

s. Acatar los requerimientos realizados por el MSP para una adecuada fiscalización respecto al permiso

de operación de la empresa, registro y control de armas, registro y vigencia de Control PAS de los

agentes.

t. Atender las solicitudes de información, que le realice la Administración, presentando en tiempo y

forma la documentación requerida.

El incumplimiento de las anteriores cláusulas, acarreará responsabilidad para el contratista, previa

observancia del debido proceso, dependiendo de la gravedad de la falta y de su impacto en el desarrollo de la

ejecución de la presente contratación. Las cláusulas a, b, g, h, i, n, s y t serán consideradas graves

imputable al contratista, del mismo modo será considerado como falta grave la reiteración de faltas indicadas

en el presente cartel y el PO.

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Acerca del personal

Con respecto al personal destacado para la prestación del servicio, el contratista deberá acatar lo siguiente:

a. Cumplir con lo establecido en el artículo 16 de la Ley de Regulación de los Servicios de Seguridad

Privados, Nº 8395; y demás normativa aplicable.

b. El personal debe ser de reconocida probidad, no contar con antecedentes penales por delito o

cuasidelito, alto espíritu de responsabilidad, disciplinado, buena presentación personal, colaborador,

buenos hábitos y discreto. Ser mayor de 18 años y ciudadano en el ejercicio pleno de sus derechos

que enmarca la Constitución Política de Costa Rica.

c. Remitir a la institución usuaria el currículum vitae con su respectiva fotografía de cada uno de los

agentes que brindarán el servicio.

d. Los agentes deberán usar uniformes apropiados para su trabajo (según se indica en el Capítulo II,

punto 2.4), estos cumplirán con las normas de seguridad y salud laboral, establecidas en la

legislación vigente.

e. El uniforme será dotado por la empresa y es obligación de su personal llevarlo siempre y en

perfectas condiciones. La institución usuaria se reserva el derecho de ordenar la sustitución de sus

componentes, si su deterioro es evidente y perjudica la imagen institucional.

f. Sustituir a cualquier miembro de su personal ligado a la contratación, que viole las normas éticas,

morales y/o disciplinarias de la institución usuaria.

g. Obligación de hacerle frente a las responsabilidades provenientes de las relaciones de trabajo obrero

- patronal, de las relaciones civiles y penales, así como, de cualquier índole, que se susciten y

originen entre el concesionario y sus trabajadores, entre el primero con terceros o cualquier otra

persona física o jurídica, con motivo de la ejecución contractual, eximiendo de responsabilidad a la

institución usuaria.

h. El contratista proporcionará a la institución usuaria una lista del personal que será destacado en las

instalaciones, asimismo deberá informar con anticipación de los cambios de personal y de las

razones que motivan tales cambios.

i. El contratista deberá pagar el salario mínimo establecido por el Ministerio de Trabajo, y el personal

contratado para este servicio deberá contar con todos los beneficios que comprenden la legislación

laboral costarricense.

j. Deberá facilitar cualquier medio (números de teléfonos, celulares, fax, correo electrónico, entre otros)

que permita una inmediata y efectiva comunicación, con el fin de que el contratista atienda

solicitudes que la institución usuaria considere necesarias.

k. Los agentes no podrán fumar dentro de las instalaciones, ni laborar bajo los efectos de bebidas

alcohólicas, psicotrópicos o cualquier otra sustancia análoga.

l. Tener los supervisores necesarios a fin de garantizar la correcta ejecución de los trabajos, estos

deben tener un nivel superior en capacitación y estudios

m. Realizar visitas de supervisión al menos una vez por semana o según lo requiera la institución

usuaria en el PO. La Supervisión podrá ejecutarse en compañía del administrador del contrato si así

se requiere. La supervisión realizada se registrará en bitácora con los nombres y firmas de quienes

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participaron en ella. Las bitácoras deberán ser reportadas y remitidas directamente por el contratista

al administrador del contrato, cada mes para su acuse de recibido y revisión, según sea requerido.

n. El servicio a contratar no contempla bajo ninguna circunstancia que el personal de seguridad y

vigilancia realice mandados, encomiendas u otros similares de índole personal a los funcionarios de

la institución usuaria.

o. En caso de ser necesario, los agentes pueden ser cambiados o rotados de área de trabajo dentro de

las instalaciones, el cambio o rotación puede ser solicitada por el administrador del contrato,

acreditando las razones de su pedimento.

p. Los agentes no podrán leer periódicos, revistas, libros, ni usar aparatos electrónicos como radios,

reproductores de música, u otros similares, durante la realización de sus labores.

q. Los agentes no podrán: recibir visitas personales, entablar conversaciones innecesarias entre

compañeros(as), particulares o funcionarios(as), atender llamadas telefónicas, usar los teléfonos de

la institución usuaria para llamadas personales; todo lo anterior mientras realiza su función.

Excepcionalmente, se permitirán visitas o llamadas telefónicas en caso de alguna emergencia

debidamente verificada.

r. El contratista, debe disponer con personal de apoyo (debe de cumplir con los mismos

requisitos que el oficial a reemplazar, lo cual queda a criterio de la administración revisar

dicha información) para aquellos casos eventuales en que los trabajadores no se presenten a

laborar por motivos de enfermedad, incapacidad, vacaciones, permisos o cualquier otro

motivo de ausencia.

s. Todo oficial y supervisor de la empresa debe portar durante la prestación del servicio los siguientes

documentos:

1. Control PAS, para seguridad y portación de armas de fuego vigente, emitidos por la Dirección de

Servicios de Seguridad Privada y el Departamento de Armas y Explosivos del MSP

respectivamente. Asimismo deberá entregar al administrador del contrato copia de dicha licencia,

cada vez que se renueve.

2. La matrícula de sus respectivas armas.

3. Cédula de identidad.

Estos documentos podrán ser constatados por el personal de supervisión de la institución contratante en

forma periódica.

El administrador del contrato tiene la facultad para solicitar la remoción inmediata inclusive de forma verbal

(en cuyo caso, dicha situación se formalizarán posteriormente al evento), en las siguientes situaciones:

Que se trate de agentes que hayan sido previamente removidos.

Agentes en estado de ebriedad y/o porque esté bajo los efectos de drogas, mientras ejecuta sus

labores dentro las instalaciones.

Agentes sin permiso de portación de armas (Control PAS) o que el documento se encuentre vencido.

Por actos contrarios a la moral y las buenas costumbres.

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Forma de Pago

La institución usuaria del presente convenio, deberá utilizar la forma usual de pago de conformidad con los

artículos 33 y 34 del RLCA.

El pago se cancelará contra factura presentada, para lo cual, una vez prestado el servicio, contando con el

visto bueno del administrador del contrato, se procederá a su pago. La factura deberá desglosar los costos

correspondientes al o los servicios brindados. El contratista deberá consignar el número de la cuenta cliente y

el nombre de la entidad bancaria que habilitará para realizarse el pago. La factura deberá estar a nombre de

la entidad que emitió la orden de compra.

Al momento de presentar la factura para el pago, la institución usuaria verificará si el contratista se encuentra

al día con el pago de las cuotas obrero-patronales de la CCSS a esa fecha y demás cargas sociales. La

institución podrá solicitar en cualquier momento la Planilla Mensual de Trabajadores emitida por la CCSS,

para ejercer los controles respectivos, en caso de detectarse un posible incumplimiento, deberá gestarse el

debido proceso respectivo e informar a la DGABCA.

El pago se tramitará una vez otorgado el recibido conforme. La institución usuaria pagará las sumas que

resulten de los servicios contratados, previa verificación del cumplimiento a satisfacción, según los términos

de la orden de compra, de las condiciones del convenio marco y de las mejoras que estuvieren vigentes;

mediante el trámite de presentación de facturas ante la institución que emitió la orden de compra.

La institución usuaria realizará el pago en la cuenta bancaria que consta en el Registro de Proveedores de

CompraRed. (Art. 33 RLCA).

Cláusula Penal

Incumplimiento en los plazos ofrecidos. Si el contratista se atrasa en los plazos ofrecidos para brindar el

servicio, este deberá pagar a la Administración por concepto de cláusula penal, un porcentaje del 5% del valor

total del(os) servicio(s) incumplido(s) por cada día hábil posterior al día establecido para el inicio de la

prestación del servicio (según lo indicado en el FSV y el PO), previa observancia del debido proceso, hasta un

máximo del 25% del monto respectivo.

En el evento, en que el monto por concepto de cláusula penal por atraso alcance el veinticinco por ciento

(25%) del monto indicado en el párrafo anterior, se tendrá como incumplimiento grave imputable al contratista

y se procederá con la resolución del contrato de conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la LCA,

previa observancia del debido proceso.

El cobro de la cláusula penal, podrá hacerse con cargo a las retenciones del precio, que se hubieran

practicado y los saldos pendientes de pago, previa observancia del debido proceso. En caso de que ninguna

de esas dos alternativas resulte viable, se podrá ejecutar la garantía de cumplimiento hasta por el monto

respectivo, en concordancia con el numeral Artículos 47 y 48 de RLCA.

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Multa

Las instituciones usuarias que detecten la realización de las siguientes conductas o eventos debidamente

comprobados, podrán imponer una multa al contratista entre el 2% al 10% del monto correspondiente al valor

total del(os) servicio(s) incumplido(s), previa observancia del debido proceso. Sin perjuicio de las acciones

penales y civiles correspondientes.

Se castigará con multa del 10% las siguientes faltas:

1. El contratista que después de haber recibido una orden de compra no preste el servicio solicitado en

el tiempo y la forma ofrecida.

2. Ausencia o abandono del puesto respectivo durante la jornada por parte de un agente. Para los

efectos, entiéndase “Ausencia” cuando el trabajador no se presenta a laborar en el horario

correspondiente. Asimismo, debe entenderse “Abandono” cuando el trabajador se presenta a

laborar, y estando en el lugar de trabajo deja de hacer, sin justificación alguna, las funciones que le

corresponden. Puede ser que el trabajador se vaya del lugar del trabajo, sin mediar autorización

respectiva.

3. Vulneración a la seguridad que comprometa u ocasione daño a los bienes patrimoniales de la

administración y/o de los funcionarios, así como integridad física de los usuarios y/o funcionarios, o

que atente contra su vida.

4. Por falta de uniforme completo total acorde a las normas mínimas de higiene establecidas en el

cartel de la licitación, según se establezca en el PO.

5. Cuando se compruebe el consumo bebidas alcohólicas, sustancias psicotrópicas o sustancias

análogas que afecten la calidad del servicio.

6. No portar el ControlPAS para el permiso de armas y/o para agentes de seguridad, extendido por el

MSP.

7. Que el ControlPAS respectivo no se encuentre vigente al momento de brindar el servicio.

8. Por la falta de portación de arma por el agente, en los casos que así lo requiera, en óptimas

condiciones de funcionamiento y con la munición necesaria o por falta de inscripción de la misma en

la Dirección respectiva del MSP.

9. Por falta de equipo de radio comunicación especial para seguridad y/o frecuencia de radio

establecidos en el PO, por parte de alguno de los agentes.

10. Por carecer, alguno de los agentes, de cinturón especial, esposas, porta municiones, cartucheras,

impermeables en caso de que lo amerite, linterna especial para su puesto (foco bastón) en los ítems

donde lo solicitó el cartel.

11. Por carecer del equipo mínimo solicitado en el presente cartel, por parte de los oficiales de

seguridad, y no acatar la indicación de 24 horas posteriores para que sustituya cualquier equipo que

no presente las condiciones idóneas.

Se castigará con multa de 8% la siguiente falta:

1. Falta de respeto de los agentes hacia los funcionarios o usuarios. Para los efectos deberá

entenderse por “falta de respeto” todas aquellas acciones o manifestaciones que ofendan o insulten

la integridad de las personas, de manera física o psicológica, realizada por medio verbal o no verbal.

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Se castigará con multa del 5% las siguientes faltas:

1. Falta de supervisión por parte de la contratista en diversas jornadas.

2. Retraso de personal en la llegada a su respectivo puesto.

3. Pérdida o extravío del(os) libro(s) de actas establecido(s) en el PO.

4. Ausencia de la elaboración de actas e informes en los casos de hurtos, robos, pérdida, sustracción y

desaparición de los bienes de la institución usuaria.

Se castigará con multa del 2% la siguiente falta:

1. A falta del reporte por escrito de cualquier anomalía que suceda durante la prestación del servicio en

un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas de ocurrida la situación particular que se constituya en

novedad o asunto eventual que afecte el servicio o a la Institución.

Ejecución De la Garantía De Cumplimiento Los contratistas podrán ser sancionados con la ejecución de la garantía de cumplimiento, en los siguientes

casos:

a) No pago de cláusula penal dentro del plazo establecido, a requerimiento motivado de la institución usuaria.

b) Más de 5 reclamos debidamente fundamentados mensuales por deficiencias en el servicio, de una o más

instituciones usuarias, previa observancia del debido proceso.

c) Aplicación de las sanciones establecidas en la normativa vigente, a requerimiento motivado de una o más

entidades usuarias o a iniciativa de la DGABCA por esta misma causa.

d) Incumplimiento de las obligaciones impuestas en el presente cartel, a requerimiento motivado de las

entidades usuarias, o a iniciativa de la DGABCA por esta misma causa.

En el caso de los reclamos para este efecto, la DGABCA se reserva el derecho de valorar que estos sean

válidamente emitidos, los cuales deberán ser informados al contratista a efectos de que brinde los alegatos

que considere pertinentes, aplicando para estos efectos el procedimiento sumario de la LGAP.

Procedimiento para la Aplicación de Sanciones

Para que la DGABCA, proceda con la anotación de la sanción impuesta por la Administración contratante, en

el Registro de Proveedores y/o la Suspensión Temporal del Catálogo Electrónico, en este último caso, a

consecuencia de una sanción de inhabilitación que aplique para toda la Administración Pública, deberá

seguirse el siguiente procedimiento:

1. La Institución contratante, llevará a cabo el procedimiento de incumplimiento respectivo, y aplicará las

sanciones que correspondan de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente, previa observancia del

debido proceso.

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2. Posteriormente el proveedor institucional de la entidad, con base en el informe de la Unidad solicitante del

bien o servicio afectado, deberá remitir a la DGABCA la resolución del procedimiento tramitado por la entidad

respectiva una vez que ésta se encuentre en firme, indicándolo expresamente. Dicha resolución deberá

contener entre otras cosas el número y la fecha de emisión de la Orden de Compra o Pedido.

3. Una vez recibida la documentación indicada, la DGABCA, procederá con la anotación correspondiente en

el Registro de Proveedores y/o la Suspensión Temporal del Catálogo Electrónico si así corresponde.

Reclamos Por Deficiencias En El Suministro

Si el servicio no se recibe a conformidad o el contratista no hubiese cumplido con las condiciones ofrecidas, la

institución usuaria tendrá el derecho de ordenar la corrección sin costo adicional alguno.

Se considerará incumplimiento del contrato, cuando el contratista, después de haber sido notificado a través

de CompraRed, se rehusase a la corrección o no la realizare dentro de las siguientes veinticuatro (24) horas,

después de ser notificado. Siendo así, se comunicará a la DGABCA a efecto de determinar la conveniencia

del inicio del procedimiento de incumplimiento o resolución del contrato marco respectivo.

Recibido Conforme Le corresponderá al Jefe de Programa o al Coordinador (a) de la unidad solicitante de la compra del servicio

de seguridad y vigilancia, otorgar el recibido conforme del servicio.

No se omite indicar, que en el caso de ameritar soporte técnico o ayuda especializada para el proceso de

compra, por medio del catálogo electrónico en convenio marco en CompraRed, puede solicitar cita a los

correos electrónicos que se detallan a continuación: [email protected];

[email protected]

Para información adicional, comunicarse a los teléfonos 2547-4092 y 2539-4317. Sin otro particular, se suscribe, atentamente,

Fabián David Quirós Álvarez Director General

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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