El Recruitment Process Outsourcing (RPO) es latransferencia de responsabilidad de una ovarias funciones del proceso de selección al pro-veedor. ¿Qué elementos pueden entrar en esaexternalización? Cuando hablamos de RPO no sólo nos referi-mos a la externalización de procesos de selec-ción externa, también hablamos de la gestiónde la movilidad interna, programa de becarios,assessment, gestión y detección de talento,apoyo tecnológico, la gestión administrativa

que se deriva de la externalización de todosestos procesos, acciones de employer bran-ding… Es decir un RPO puede ser de mayor omenor envergadura en función de la definicióndel alcance de esa externalización. Los elemen-tos fundamentales en un proceso de RPO sonla existencia de un equipo con dedicaciónexclusiva y el establecimiento de unos acuer-dos del nivel de servicio. Esto es lo que enRandstad entendemos por Recruitment Pro-cess Outsourcing.

¿Cómo se establece el alcance del RPO?En primer lugar hay que hacer un análisis porme-norizado de las necesidades del cliente porque deahí partirá el alcance del RPO. En los procesos deselección externa de un perfil determinado o detodos los perfiles se establecen una serie deactuaciones para llevar a cabo esos procesos,medirlos, dar cuenta de los acuerdos del nivel deservicio ya sea una reducción de tiempo, porcen-tajes de cobertura, experiencia en candidatos,etc. Hay otros clientes que no solo quieren exter-nalizar la selección externa, sino que tambiénbuscan mejorar en esas fluctuaciones en los volú-menes de procesos de selección. Otra opciónposible es la gestión de parte de los procesos demovilidad interna por parte del proveedor deRPO. Los procesos de movilidad interna suelentener políticas y procedimientos administrativosmás pesados y las empresas sobre todo buscanobjetividad y homogeneidad.

¿Qué buscan las empresas al externalizar estafunción?Las empresas que externalizan esta funciónsuelen ser grandes compañías con una descen-tralización de localizaciones y buscan que unproceso se desarrolle de la misma manera entodas partes. Al igual que en los procesos deselección externa o movilidad interna, en losprogramas de becarios se definen cuáles sonlos procesos, con qué universidades o funda-ciones se trabaja, bajo qué criterios, para quéperfiles, cuál es el circuito de aprobación… Endefinitiva, se definen y desgranan absoluta-mente todos los flujos de trabajo.

¿La crisis está cambiando las demandas de losclientes?Antes los clientes siempre se referían a temasde escalabilidad cuando hablaban de la externa-lización, pero ahora cada vez nos cuentan quetienen problemas de acceso al talento en el mer-cado. Aunque parezca paradójico suele ser unade las principales preocupaciones de un clientecuando habla con un proveedor a la hora de

RPO, una solución para mejorarprocesos y optimizar costes

Cada vez más las empresas están apostando por la externalización de una ovarias funciones de sus procesos de selección a proveedores especializados. Es loque se conoce como Recruitment Process Outsourcing (RPO) que ofrece, entreotras ventajas, la mejora de procesos y la optimización de costes. Para conseguirestos objetivos Randstad dedica un equipo en exclusiva para cada cliente y esta-blece unos niveles de servicio que se caracterizan por la mejora continua.

La manera del cliente de acercarse a esta soluciónva en dos direcciones:la mejora de procesos yla optimización de costes

Rita González, directora nacional de HR Solutions y de RPO de Randstad

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externalizar un servicio como es el RPO. En estesentido, diseñamos conjuntamente las estrate-gias de cómo reclutar, cómo acceder a esetalento y lo llevamos a cabo.

¿Qué metodología se establece en un RPO?Randstad lleva más de 11 años entregando estetipo de servicios a clientes, principalmente deEstados Unidos, porque es un mercado muymaduro, pero también en Europa y para ello uti-liza una metodología probada. Es una metodo-logía de proyecto en la que el punto de partidaes la definición del alcance, se establece un

equipo de proyecto formado por consultores deRandstad y personal del cliente para calendari-zar reuniones, establecer los planes y las accio-nes que hay que realizar para implementar elservicio, los modelos de relación, etc.

¿Cuáles son los departamentos clave que inter-vienen?Es muy importante la presencia de departamen-tos como IT porque el apoyo tecnológico sueleestar dentro del alcance de un servicio de exter-nalización de este tipo. Otro departamentoimportante es el equipo de operaciones y deorganización porque muchos clientes aprove-chan la externalización para hacer reingenieríade procesos y homogeneización de procesos.También participan en el proceso el departa-mento de marketing y comunicación, serviciosgenerales… Realmente se crea un equipo deproyecto que va a estar vigente hasta la imple-mentación y la estabilidad del servicio y en esemomento se traslada al equipo de operaciones.

¿Cuáles son las fases principales del proyecto?Las fases principales son la definición del alcan-ce y del equipo de proyecto, el diseño de la solu-ción, la implementación, el arranque y la estabi-lidad del servicio. Es en la estabilidad deservicio cuando se empiezan a medir todos losKPI para comprobar que lo que se ha diseñadofunciona correctamente. Es cuando se empiezaa medir la satisfacción del cliente interno, delcandidato interno y externo, etc…

Y una vez se llega a la estabilidad del servicio,¿cuál es el siguiente paso?Randstad siempre ofrece a sus clientes planes demejora continua porque aunque se trata de servi-cios estables tienen que adaptarse a los cambiosy a las necesidades de las organizaciones. UnRPO puede iniciarse con unos procesos, unos flu-jos de trabajo, con un Aplicant Tracking System…pero después de estar un cierto tiempo midiendoestablecemos otro tipo de acciones para ofrecermejores plazos y mejores resultados.

¿Qué aspectos son clave para garantizar el éxitode un RPO?La medición y el control son muy importantes,pero también es esencial la gestión del cambio

y la comunicación. Durante todo el proyectodebe haber una integración real en la cultura ylos valores del cliente para seleccionar a lasmejores personas del mercado pero tambiénpara evaluar a los candidatos internos de suorganización. Tenemos diseñados protocolos eneste sentido.

¿Qué tipos hay de RPO?Existen tres tipos de RPO en función de su dura-ción. El RPO end to end es aquel en el que seexternaliza todo el proceso desde el inicio hastaal final. Suele ser un RPO de gran alcance, de

gran volumen y muy estable. En segundo lugar,el RPO selectivo o funcional tiene la mismavocación de estabilidad, pero se suelen externa-lizar una o varias funciones o etapas del proce-so. Finalmente el RPO por proyecto consiste enuna externalización de envergadura pero de for-ma temporal. Este tipo de proyecto suele darsecuando hay una fusión de empresas, un iniciode actividad en otra localización, etc.

¿Qué tipo de empresas son las mejores candi-datas a utilizar este tipo de servicio?Los clientes que se plantean una externaliza-ción a través de un RPO son empresas que ledan mucho valor a la externalización. Normal-mente son grandes empresas que tienen lanecesidad de acceso al talento, de gestionar laescalabilidad, de reducir costes, de buscarmayor satisfacción del cliente interno. Estetipo de externalización es muy utilizada pormultinacionales, pero no son los únicos clien-tes. También tenemos clientes nacionales quetienen un volumen importante entre seleccióninterna y externa que realmente justifica unaexternalización.

¿Qué valor añadido aporta esta solución a losclientes de Randstad?La manera del cliente de acercarse a esta solu-ción va en dos direcciones: la mejora de proce-sos y la optimización de costes. Un cliente bus-ca gestionar la fluctuación de volúmenes,disponer de métricas o información para sutoma de decisiones, la mejora de tiempos decobertura y de satisfacción de clientes, buscahomogeneidad y objetividad en los procesos. Alfinal el cliente busca la optimización de proce-sos y Randstad, como proveedor, es capaz deencontrar esa eficiencia en los procesos, elimi-nar etapas que alargan tiempos de forma inne-cesaria, aportar ese Aplicant Tracking System deapoyo en la externalización del servicio, replicarbest practices de otros RPO… Por otra parte laoptimización de costes también está, lógica-mente, en la mente del cliente y esa reducciónes fácilmente cuantificable. El cliente pasa detener un coste fijo a variable y reduce de mane-ra inmediata el gasto de agencias y consultoríasde selección al concentrar en un único provee-dor la externalización de estos procesos. Luego

hay otro tipo de ahorro de costes que se derivande una mejora de tiempos, velocidad, calidad yreducción de la rotación.

Y la función de RRHH, ¿qué beneficios percibe?En el entorno actual los departamentos deRRHH están enfocados en las decisiones estra-tégicas puesto que buscan poder influir en lasorganizaciones. El RPO les permite centrarse enaquello que es prioritario, ponen en manosexpertas los procesos de selección y puedendisponer de información y datos que antes notenían para poder tomar estas decisiones. Ade-más, todo esto revierte en la encuesta de satis-facción de sus clientes internos y, en conse-cuencia, la imagen y profesionalidad deldepartamento de RRHH aumenta �

La medición y el control son muy importantes, pero también esesencial la gestión del cambio y la comunicación porque el equipovdel RPO se convierte en el departamento de selección del cliente

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