DIRECTIVA W 05-2014-SERVIRlGG-OGAF

LlNEAMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO TÉCNICO DEL ACERVODOCUMENTARIO DE LA AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL - SERVIR

1. OBJETIVO

Establecer los procedimientos técnicos en materia archivística, relativos a laadministración, organización, descripción, selección y conservación del acervodocumentario de los Órganos de la Autoridad Nacional del Servicio Civil (en adelanteSERVIR).

2. BASE LEGAL

• Decreto Legislativo N° 1023 que crea la Autoridad Nacional de Servicio Civil.• Decreto Ley N° 19414, que declara de utilidad pública la defensa, conservación e

incremento del Patrimonio Documental de la Nación.• Ley N° 25323, del Sistema Nacional de Archivos.• Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.• Decreto Supremo N° 062-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de

Organización y Funciones de SERVIR y modificatorias.• Decreto Supremo N° 022-75-ED, Reglamento de la Ley de defensa, conservación

e incremento del Patrimonio Documental de la Nación, y sus modificatorias.• Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento del Sistema Nacional de Archivos

y sus modificatorias.• Resolución Ministerial W 150-2006-PCM, que aprueba la Directiva N° 002-2006-

PCM, "Lineamientos para la Formulación y Aprobación de las Directivas de laPresidencia de Consejo de Ministros"

• Resolución Jefatural N° 073-85-AGN/J, de las Normas Generales del SistemaNacional de Archivos.

• Resolución Jefatural N° 173-86-AGN/J, que aprueba las Normas para laFormulación del Programa de Control, Transferencia, Eliminación y Conservaciónde Documentos (Directiva W 004-86-AGN-DGAI)

• Resolución Jefatural N° 346-2008-AGN/J, de las Normas para la formulación yaprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivosen las Entidades de la Administración Pública.

• Resolución Jefatura I N° 076-2008-AGN/J, del Reglamento de Aplicación deSanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio DocumentalArchivístico y Cultural de la Nación".

• Resolución Jefatural N° 523-2008-AGN/J, Modificatoria del Reglamento deAplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del PatrimonioDocumental Archivístico y Cultural de la Nación".

ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de aplicación y cumplimientopor todos los Órganos de SERVIR.

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4. RESPONSABILIDAD

Los Órganos que cuenten con un Archivo de Gestión o Periférico, deberán cumplir conel tratamiento técnico archivístico, así como adoptar las acciones que correspondande conformidad con la presente Directiva.

La Oficina General de Administración y Finanzas es responsable del Archivo Central ypor medio de la Subjefatura de Servicio al Ciudadano ejecuta las actividadesoperativas en el tratamiento de los procesos técnicos archivísticos del acervodocumentario de SERVIR. Además, la Oficina General de Administración y Finanzassupervisará y coordinará con los Órganos de SERVIR que cuenten con un Archivo deGestión o Periférico.

5. DISPOSICIONES GENERALES

5.1 Niveles de archivos

La Oficina General de Administración y Finanzas hace sus veces del Órgano deAdministración de Archivos. Entre sus principales funciones son:

a) Ser el administrador de archivos, teniendo a su cargo las funciones deplanificar, organizar, dirigir, normar y coordinar las actividades archivísticasde la entidad.

b) Ser el mediador en la ejecución de los procesos técnicos archivísticos detransferencia y eliminación de documentos, en coordinación con el ArchivoGeneral de la Nación.

El Sistema Institucional de Archivos está conformado por el nivel Central,Periférico y de Gestión.

5.1.1 Archivo 'Central

El Archivo Central según la legislación archivística vigente se encuentra a cargodel Órgano de Administración de Archivos. Recepciona y concentra losdocumentos transferidos por los Archivos de Gestión y Periféricos, una vezfinalizado su trámite.

5.1.2 Archivo Periférico

Se constituye cuando la complejidad de funciones, nivel de especialización oubicación física de los Órganos así lo requieran. Cumplen las mismas funcionesdel Archivo Central, en su ámbito, y responden a las mismas exigencias formalespara su conservación y uso. En este nivel se ajusta el Archivo del Tribunal delServicio Civil.

5.1.3 Archivo de Gestión o Secretarial

Está constituida por el acervo documentario producido o recibido por losÓrganos. En este nivel las secretarias o el personal a cargo de los Archivos deGestión o Secretarial, serán responsables de la organización, conservación, usoy/o transferencia de la documentación al Archivo Periférico o al Archivo Central.

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Los tres niveles de archivo referidos son los pilares para el desarrollo de losprocesos técnicos archivísticos de: (i) Organización de Documentos; (ii)Descripción Documental; (iii) Selección Documental; y (iv) Conservación deDocumentos.

5.2 Organización de Documentos

Proceso archivístico que consiste en clasificar, ordenar y signar los documentos acargo de los Órganos de la entidad.

5.2.1 Clasificación y Ordenamiento

a) Clasificación y Ordenamiento en el Archivo Central

Se aplica los Principios de Procedencia y de Orden Original; en consecuencia,la clasificación se configura respetando el criterio orgánico de la entidad y elordenamiento realizado por el Órgano de origen.

Las unidades o componentes de archivamiento, provenientes de los ArchivosPeriféricos y de Gestión, se ordenarán en forma numérica y correlativa.

b) Clasificación y Ordenamiento en los Archivos Periféricos

Los mismos principios archivísticos que rigen en el Archivo Central se aplicanen el Archivo Periférico; en tal sentido, se respeta el criterio orgánico de laentidad para la clasificación y el ordenamiento; organizándose en formanumérica y correlativa sus unidades o componentes de archivamiento.

e) Clasificación y Ordenamiento en los Archivos de Gestión o Secretarial

La clasificación de los documentos será orgánico funcional. En tal sentido,se considera las funciones y actividades de cada Órgano; las que por sunaturaleza originan las series documentales. Los documentos una vezclasificados serán colocados en unidades o componentes de archivamiento,rotulados para que faciliten su ubicación e identificación.

El ordenamiento en cada unidad o componente de archivamiento serealizará utilizando el sistema alfabético, numérico o una combinación deambos, de acuerdo a su naturaleza y necesidades. El orden de losdocumentos en el interior de las unidades o componentes de archivamientose armonizará con el sistema elegido.

5.2.2 Signatura

Es una codificación que permite la identificación de los Órganos y UnidadesOrgánicas y las series documentales de la entidad, la misma que debe armonizarcon las siglas de los nombres de las Órganos y Unidades Orgánicas.

5.3 Descripción Documental

Involucra a los tres niveles de archivo (Central, Periférico y de Gestión oSecretarial) y consiste en el proceso de descripción del fondo documental de laentidad que significa la identificación, análisis y determinación de lascaracterísticas de los instrumentos que lo constituyen, con la finalidad de facilitar

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su localización, brindar un eficaz y eficiente servicio de información y garantizarsu control, a través de los auxiliares descriptivos.

5.3.1 Auxiliares Descriptivos

Se denominan de esa forma los siguientes instrumentos:

a) Inventario de Transferencia Interna de Documentos: Genéricos y específicos.b) Inventario de Series Documentales.e) Tabla General de Retención de Documentos.d) índice Alfabético de Series Documentales.

Permiten conocer la información contenida en los componentes físicosdocumentales, a cargo de los archivos de la entidad. Su concepto,responsabilidad de aplicación e instrucciones respectivas se encuentra en elAnexo 1: Auxiliares descriptivos.

5.4 Selección Documental

Proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las seriesdocumentales de la entidad, para determinar diversas variables, en base alPrograma de Control de Documentos

5.4.1 Programa de Control de Documentos

Instrumento de gestión archivística que contiene los plazos de retención de lasseries documentales que produce o recibe SERVIR como resultado de susactividades, precisando el número de años que deben conservarse y los periodosde retención en los diferentes niveles de archivo en la entidad, hasta sutransferencia o eliminación, según corresponda.

El Programa de Control de Documentos está conformado por: (i) el Inventario deSeries Documentales; (ii) la Tabla General de Retención de Documentos; y (iii)el índice Alfabético de las Series Documentales.

a) Inventario de Series Documentales

Describe las series documentales que conserva la entidad y para establecersus periodos de retención.

b) Tabla General de Retención de Documentos

Registra esquemáticamente el tema esencial correspondiente a cada Órganoy Unidad Orgánica, sin mencionar el nivel jerárquico (ver punto 3 delinstructivo del anexo 6: Tabla general de retención de documentos). Seasienta, así mismo, los títulos de las series documentales que las integran ysus periodos de retención, en los diferentes niveles de archivo de la entidad.

e) índice Alfabético de las Series Documentales

Ordena alfabéticamente los nombres de las series documentales, el asuntoprincipal y el código respectivo.

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5.4.2 Parámetros para establecer el valor de las Series Documentales y sustiempos de retención

Considerar en lo que respecta al valor (i) importancia y relevancia de las seriesdocumentales; y, (ii) en lo respectivo al tiempo: su necesidad de uso.

a) Valores

Las series documentales podrán ser permanente (P) o temporales (T)dependiendo del análisis que corresponda, el mismo que estará a cargo delComité Evaluador de Documentos. Algunos valores referenciales pueden seraplicados a los diferentes grupos de series documentales de la entidad:

• Permanente: (i) relativos a los asuntos administrativos, fiscales, contables,legales, financieros y otros indispensables para la entidad de origen o paraotras entidades, (ii) referentes a la protección de los derechos humanos, (iii)los que reflejan la evolución de la entidad en términos de sus atribuciones ylas funciones establecidas por la Ley, la estructura orgánica, los planesestratégicos y/o operativos y los procedimientos administrativos y, finalmente(iv) los que aportan una contribución sustancial al estudio y a la investigaciónen cualquier campo del conocimiento.

• Temporal: son aquellos que por su contenido dejan de ser imprescindibles ysin trascendencia, una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable, legaly otros que los originó.

b) Tiempo de retención

Está sujeto a la necesidad de uso de los documentos por la gestión, teniendoen cuenta, la disposición de los espacios necesarios para su custodia, en losdiferentes niveles de archivo existentes: Central, Periféricos y Gestión. Parala documentación de valor temporal y permanente, es prerrogativa del ComitéEvaluador de Documentos y del productor de la documentación evaluar yestimar el periodo de custodia en los niveles de archivos.

5.4.3 Comité Evaluador de Documentos

El Comité de Evaluación de Documentos designado por la más alta autoridadinstitucional es el encargado de conducir el proceso de formulación del Programade Control de Documentos. Asimismo, es competencia del Comité Evaluador deDocumentos, el proceso de análisis, descripción y evaluación final de lavaloración de las series documentales, lo que se hará de conocimiento del Titularde la entidad para su aprobación a través de la Resolución de PresidenciaEjecutiva respectiva, previo dictamen favorable del Archivo General de la Nación.La designación del Comité Evaluador de Documentos se realiza por Resoluciónde Presidencia Ejecutiva de SERVIR, el mismo que estará integrado por:

• Un representante de la Alta Dirección, quien lo presidirá.• Un representante de la Oficina de Asesoría Jurídica.• El Jefe del Órgano cuya documentación será evaluada.• El Jefe de la Oficina General de Administración y Finanzas.• La Subjefatura de Servicio al Ciudadano, quien actuará como secretario

técnico

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a) De los Órganos

Los Órganos identificarán las series documentales a su cargo (orientadopor el responsable del Archivo Central), lo que servirá para el establecimientode los valores y los periodos de retención. Es obligación de los Órganosgarantizar su conservación bajo responsabilidad, correspondiéndole adoptartodas las acciones necesarias para este propósito. En el caso de ladocumentación de valor temporal, se procederá a su eliminación, luego deque ésta cumpla su ciclo vital en la entidad.

b) Del Archivo Central de SERVIR

El Comité Evaluador de Documentos (CED) de la entidad, en coordinacióncon los Órganos elaborarán; (I) el Inventario de Series Documentales; (ii) laTabla General de Retención de Documentos (conteniendo "valores y periodosde retención"); y, (iii) el índice Alfabético de Series Documentales.

5.4.4 Eliminación de Documentos

Procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentosinnecesarios de SERVIR, autorizado expresamente por el Archivo General de laNación, y que se encuentra regulado por la Directiva W 006/86-AGN-DGAI,aprobada con Resolución Jefatural W 173-86-AGN. Para tal efecto, elresponsable del Archivo Central de SERVIR formulará anualmente elcronograma de eliminación de documentos y lo remitirá al Archivo General de laNación, antes del 31 de marzo de cada año, para proceder posteriormente a suinstrumentalización.

5.5 Conservación de Documentos

Proceso archivístico destinado a mantener la integridad física del soporte y deltexto de los documentos de los diferentes niveles de archivos de SERVIR, a travésde la implementación de medidas de conservación o preservación, relativas al: (i)Local de Archivos; (ii) Control de los Factores Externos; (iii) Manejo deDocumentos; y, (iv) Medidas de Seguridad.

a) Local de Archivos

Debe estar ubicado a distancia prudente de lugares que potencialmenteconstituyan un riesgo, como son: los servicios higiénicos, tableros de controleléctrico, etc. Asimismo, deberá evitarse se revistan sus paredes y pisos conmateriales inflamables como tapizones, alfombras, etc.

Tiene básicamente dos ambientes: un área de trabajo y unos repositorios. A suvez las instalaciones eléctricas y sanitarias deberán conservarse en perfectoestado y el mobiliario deberá ser de metal: estantes fijos y corredizos, archivadoresverticales, etc.

b) Control de los Factores Externos

Debe mantener limpio el depósito de los documentos, el mobiliario, ladocumentación y se fumigará periódicamente el local de acuerdo a lasnecesidades. Mantener ventilado los depósitos y evitar la incidencia directa o

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perpendicular de la luz natural o artificial, sobre los documentos y además evitarque la oscuridad completa recaiga en los ambientes de archivo.

e) Manejo de Documentos

Evitar el uso de cintas adhesivas y el requerimiento de documentos se realizarámediante copias, esto para el caso de los documentos originales más consultados.Proteger los documentos con cajas de cartón u otro elemento de conservación,verificando que la acidez del material utilizado, no sea perjudicial para ladocumentación. El Archivo Central recomendará el tipo de material de lasunidades de almacenamiento.

Asimismo, se evitará cualquier tipo de restauración experimental, no se usaráproducto químico alguno directamente sobre los documentos como insecticidas,bactericidas, fungicidas; restringir el servicio de los documentos en proceso dedeterioro y los documentos deteriorados por agentes biológicos como insectos,hongos, bacterias, etc., separar de los que se encuentran en buen estado.

d) Medidas de Seguridad

Prohibir el ingreso de personas no autorizadas en los ambientes de los archivosde SERVIR; no fumar, no comer o beber en dichos ambientes; desconectar losservicios eléctricos y sanitarios al término de la jornada laboral, disponer surevisión periódica por personal especializado; disponer de extintores de polvoquímico seco, con carga vigente y cuyo manejo debe ser conocido suficientementepor el personal de los archivos; no mantener en el espacio de los archivos de laentidad, materiales inflamables y adoptar medidas convenientes a fin de evitar lasustracción de los documentos.

6. PROCEDIMIENTO

6.1 Organización documental del responsable del Archivo de Gestión oSecretarial

Las secretarias recibirán los documentos de sus jefes, especialistas, analistas y/otécnicos; luego procederán a clasificar, ordenary signar los documentos recibidos;verificarán si existe un archivador de palanca para la clasificación de las seriesdocumentales; si no existe archivador, procederá aperturar uno para estaclasificación, si existe, archivará el documento y registrará dichas acciones en unarchivo de control.

Véase Anexo 9, Proceso: Tratamiento técnico del acervo documentario;Subproceso: 1. Archivo de Gestión, 1.1 Organización documental.

6.2 Transferencia de documentos

La transferencia de documentos consiste en el traslado de los documentos de unarchivo a otro de nivel superior al vencimiento de los periodos de retenciónestablecidos en el Programa de Control de Documentos (Referencia numeración5.4.1 ).

La secuencia de éste proceso tendrá el siguiente orden:

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• De los Archivos Secretariales / Gestión, a los Archivos Periféricos o Central,según sea el caso.

• De los Archivos Periféricos al Archivo Central y,• Del Archivo Central al Archivo General de la Nación.

Para los procesos de transferencia de las series documentales, el responsable delArchivo Central formulará anualmente el cronograma respectivo, de la siguientemanera:• La documentación a transferirse será dirigida directamente al Archivo Central.

Para este objeto, se adjuntará (i) el inventario respectivo, en tres ejemplares,de los cuales dos (02) quedarán en poder del referido Órgano; y (ii) un archivodigital sobre el particular (CD-R).

• Para el traslado de los documentos se utilizarán unidades físicas denominadasde archivamiento (por ejemplo: archivadores de palanca).

• Las unidades de archivamiento serán rotuladas en su lado frontal, de acuerdoa lo indicado en el anexo 8, precisando la siguiente información:- Nombre del Órgano que transfiere documentos. .- Código del Órgano.- Nombre de la Serie o Agrupación Documental.- Número de archivador indicando su secuencia (ejemplo; archivador 1 de 10;

2 de 10, etc).- Año

• La documentación que se transfiere será entregada en los ambientes delArchivo Central (enviados al depósito de la empresa externa).

• Excepcionalmente, se otorgarán dos semanas extemporáneas después de quehaya culminado la transferencia de la última oficina, de acuerdo al cronograma.

• La recepción del acervo documental por el responsable del Archivo Central nosignifica la conformidad del contenido de los inventarias; ésta se otorga una vezrealizada la verificación.

• En caso de haberse encontrado observaciones en el inventario detransferencia, éstas se harán de conocimiento del Órgano que emitió ladocumentación, con la finalidad de dejar constancia de la ocurrencia, para susuperación.

6.2.1 Responsable del Archivo de Gestión

Las secretarias identificarán las series documentales y el volumen a transferir;luego analizarán las series documentales, si es genérico elaborarán el anexo 3:Inventario de transferencia interna de documentos genéricos, si es específicoelaborarán anexo 4: Inventario de transferencia interna de documentosespecíficos, además coordinará a qué nivel archivo será transferido.

6.2.2 Responsable del Archivo de Periférico

Verificará que los documentos físicos concuerden con los inventarias; si no soncorrectos, los devolverá al Archivo de Gestión para su corrección y si soncorrectos, firmarán el cargo de recepción entre el responsable del archivoremitente y el responsable del archivo receptor.

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6.2.3 Responsable del Archivo de Central

El responsable del Archivo de Gestión comunicará la transferencia alresponsable del Archivo Central y este último revisará los documentos atransferir; si no es correcto, se devolverá el inventario al Archivo de Gestión parasu corrección y si es correcto, firmarán el cargo de recepción entre elresponsable del archivo remitente y el responsable del archivo receptor.Luego el responsable del Archivo Central coordinará el traslado de ladocumentación desde el local de SERVIR hacia el local de la empresa externa,responsable de la custodia del acervo documentario; luego se recibe el cargo deentrega del acervo documentario hacia la empresa externa y se procedearchivarlo.

Véase Anexo 9, Proceso: Tratamiento técnico del acervo documentario;Subproceso: 1.2 Transferencia de documentos.

6.3 Organización documental del Archivo Periférico del Tribunal del ServicioCivil

6.3.1 Técnico administrativo

La organización documental se inicia cuando el técnico administrativo entrega elexpediente al Archivo Periférico.

6.3.2 Responsable del Archivo Periférico

Es el soporte logístico de la gestión documental en el Tribunal del Servicio Civil,el cual se divide en el tratamiento de expedientes en trámite y expedientesfinalizados; recibe y verifica que el expediente sea el mismo que figura en elreporte de transferencia, luego procede a clasificar los expedientes por tipo demateria (según asignación de color) y coloca fólder a cada expediente.Posteriormente, se procede a ordenar, signar, foliar, adherir etiqueta y rotular lascarátulas de los expedientes para finalmente prepararlos para entrega alproveedor para el servicio de digitalización.

Asimismo, se recibe otros tipos de series documentales, tal como son:resoluciones, correspondencia, cargos de notificaciones, entre otros, los cualesson clasificados, ordenados y puestos a custodia.

Véase Anexo 9, Proceso: Tratamiento técnico del acervo documentario;Subproceso: 2 Archivo Periférico.

6.4 Auditoria (Archivo Central)

6.4.1 Responsable del Archivo Central

El Jefe de OGAF como responsable del Archivo Central coordina con la empresaextema la fecha de la auditoria; si la empresa externa no confirma la fecha,propone nueva fecha y si la empresa externa confirma la fecha, coordina quetodos los registros en el sistema se encuentren actualizados para el día de laauditoria.

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Recibe de la empresa externa los listados impresos de los inventarios y procedea definir las series documentales que se van a auditar.

Elabora un informe de resultado de la auditoria y oficio dirigido a la empresaextema. De encontrarse observaciones en la auditoria, el responsable delArchivo Central verificará si las observaciones encontradas en la auditoria fueronsubsanadas y elaborará un informe de verificación de auditoria.

Si no presenta observaciones, se da el visto bueno y se envía oficio a la empresaextema. Si presenta observaciones la auditoria, se solicita a la empresa extemasubsanar lo observado en la auditoria, finalmente el Jefe de OGAF dará suconformidad.

6.4.3 Secretaria de OGAF

Gestiona oficio dirigido a la empresa externa, pudiendo presentarse lossiguientes casos: (i) resultados de la auditoria y/o (ii) subsanación de la auditoria.

Véase Anexo 9, Subproceso: 3. Archivo de Central, 3.1 Auditoria (ArchivoCentral)

6.5 Selección documental

6.5.1 Responsable del Archivo Central

Recibe de la empresa extema el preliminar del Programa de Control deDocumentos (PCD), el mismo que está integrado por los anexos 5,6 Y 7; luegoenvía el PCD al Comité Evaluador de Documentos, elabora oficio proponiendoel PCD, entrega el oficio al mensajero y procede archivar el cargo.

Recibe el oficio del AGN conteniendo la respuesta a la propuesta del PCD; si noes conforme se procede a corregir el PCD; luego elabora informe y proyecto deResolución para la aprobación del PCD y finalmente gestiona la Resolución deaprobación del PCD.

6.5.2 Comité Evaluador de Documentos

Recibe y analiza el PCD, luego determina la valoración de las seriesdocumentales; actualiza y corrige los anexos 5, 6 Y 7; posteriormente firman elPCD todos los miembros del Comité Evaluador de Documentos.

6.5.3 Mensajero

Recibe oficio del responsable del Archivo Central y entrega a su destino (ArchivoGeneral de la Nación) y devuelve el cargo del oficio al responsable del ArchivoCentral.Véase Anexo 9, Subproceso: 3.2 Selección documental

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6.6 Propuesta de eliminación del acervo documentario

6.6.1 Responsable del Archivo Central

Propone la eliminación de series documentales, basados en el Programa deControl de Documentos (PCD), recibe la respuesta del Comité Evaluador deDocumentos; si no es aceptada finaliza la propuesta y si es aceptada elabora yenvía oficio al AGN proponiendo la eliminación de series documentales.

Luego recibe el oficio del AGN en el cual se indica la designación de unacomisión que evalúe la propuesta a eliminar; atiende a la comisión del AGN querevisará la documentación a eliminar y recibe oficio del AGN en el cual se indicael resultado de la evaluación; si no es aprobado se pone en conocimiento alComité Evaluador de Documentos y se archiva el caso, si es aprobado, se reciberesolución del AGN aprobando la eliminación de las series documentales.

Entrega los documentos a eliminar a la comisión del AGN y recibe cargos deentrega del AGN para posteriormente archivarlos.

6.6.2 Comité Evaluador de Documentos

Recibe y analiza la propuesta de eliminación del Archivo Central y envíapronunciamiento a la propuesta al responsable del Archivo Central.

Véase Anexo 9, Subproceso: 3.3 Propuesta de eliminación del acervodocumentario.

7. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

7.1 La presente Directiva entra en vigencia al día siguiente de la aprobación mediantela Resolución de Presidencia Ejecutiva y será publicada en el Portal institucionalde SERVIR. Mantendrá su vigencia hasta que sea derogada, modificada osustituida.

7.2 La Presidencia Ejecutiva podrá establecer los demás aspectos y adoptar lasmedidas pertinentes que se requieran para la ejecución de lo dispuesto en lapresente Directiva.

7.3 El Órgano de Administración de Archivos (OGAF) en coordinación con la Oficinade Planeamiento y Presupuesto, elaborará el "Manual de Procedimientos para losArchivos de SERVIR" una vez aprobada la presente Directiva.

,"-\AlLii!'

loS<.'"1't- Anexo W 01: Auxiliares Descriptivos.í) Anexo W 02: Glosario de Términos.J} Anexo W 03: Inventario de Transferencia Interna de Documentos Genéricos.r-: Anexo N° 04: Inventario de Transferencia Interna de Documentos Específicos.

Anexo W 05: Inventario de Series Documentales.Anexo N° 06: Tabla General de Retención de Documentos.Anexo W 07: índice Alfabético de Series Documentales.Anexo W 08: Modelo de Rotulación de las Unidades de Archivamiento.Anexo W 09: Diagramas del Tratamiento Técnico del Acervo Documentario.

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ANEXO 1AUXILIARES DESCRIPTIVOS

RESPONSABLEN° NOMBRES .CONCEPTOS DESU ANEXOS

APLICACiÓNInventario de Orientado a Dos niveles de En el anexo 3,Transferencia Interna identificar las series archivo: corresponde: (i) elde Documentos documentales: a. Periférico formato de InventarioGenéricos: Traslado - Correspondencia b. Gestión o de Transferenciade dichos - Comprobantes de Secretarial Interna dedocumentos de los pago Documentosarchivos de Gestión y - Órdenes de Genéricos; y, (ii) el

1 Periféricos, al Central Servicio. instructivo para su- Órdenes de llenado.compra. NOTA: El formato

- Otros que por su será elaborado ennaturaleza se tres ejemplares,ajusten a este correspondiendo dosformato. al Archivo Central

Inventario de Orientado a Dos niveles de En el anexo 4,Transferencia Interna identificar las archivo: corresponde: (i) elde Documentos siguientes series a. Periférico formato de InventarioEspecíficos: documentales: b. Gestión o de TransferenciaTraslado de dichos - Expedientes de Secretarial Interna dedocumentos de los postulantes. Documentosarchivos de Gestión y - Expedientes Específicos; y, (ii) el

2 Periféricos, al Central. administrativos del instructivo para suTribunal. llenado.

- Legajos de NOTA: El formatopersonal será elaborado en

- Otros que por su tres ejemplares,naturaleza se correspondiendo dosajusten a este al Archivo Centralformato.

Inventario de Series Orientado a describir El Comité En el anexo 5,Docu menta les las series Evaluador de corresponde: (i) el

documentales que Documentos, con formato de Inventarioconservan los la participación de SeriesÓrganos y Unidades de los tres niveles Documentales; y, (ii)Orgánicas, sirviendo de archivo: el instructivo para su

3 para establecer los a. Central llenado.periodos de b. Periférico NOTA: El formato

~retención de las c. Gestión o será elaborado en

~fo~

mismas secretarial tres ejemplares,~~ correspondiendo uno.~

:) al Archivo Central y~ \J oea .~\; dos al Archivo~ t-. "" General de la Nación\

'-\Y-.f"V~

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RESPONSABLEN° NOMBRES CONCEPTOS DESU ANEXOS

APLICACiÓNTabla General de Orientado a El Comité En el anexo 6,Retención de reqístrar Evaluador de corresponde: (i) elDocumentos esquemáticamente Documentos, con formato de la Tabla

los nombres de la la participación General deUnidades Orgánicas de los tres niveles Retención dey los títulos de las de archivo: Documentos; y, (ii)series documentales a. Central el instructivo paraque las integran, así b. Periférico su llenado.

4 como sus c. Gestión ocorrespondientes secretarial NOTA: El formatoperiodos de será elaborado enretención. tres ejemplares,

correspondiendouno al ArchivoCentral y dos alArchivo General dela Nación

Indice Alfabético de Orientado al registro El Comité En el anexo 7,Series Documentales en orden alfabético Evaluador de corresponde: (i) el

de los nombres de: Documentos, con formato de índice(i) las series la participación Alfabético dedocumentales; (ii) de los tres niveles Seriesdel Organo; y, (iii) el de archivo: Documentales; y,código respectivo. a. Central (ii) el instructivo

b. Periférico para su llenado.5 c. Gestión o

secretarial NOTA: El formatoserá elaborado entres ejemplares,correspondiendouno al ArchivoCentral y dos alArchivo General dela Nación

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ANEXO 2GLOSARIO DE TÉRMINOS

TÉRMINOS CONCEPTO

1 Materia Archivística Es la disciplina que trata de la organización, delfuncionamiento y del estudio de los archivos.

2 Acervo Documentario Conjunto de documentos que custodia una entidad.

3 Órgano Son las unidades de organización que conforman laestructura orgánica de SERVIR.

4 Archivo General de laNación

Órgano rector y central del Sistema Nacional deArchivos, de carácter multisectorial.

5Organo de

Administración deArchivos

Administrador de los archivos de una entidad (OGAF).

6 Principio deProcedencia

Establece que los documentos producidos por unÓrgano y Unidad Orgánica no deben mezclarse con losde otra.

7 Principio de OrdenOriginal

Establece que se debe respetar el orden de losdocumentos determinados por los Órganos y UnidadesOrgánicas.

8 Serie Documental

Entiéndase por Serie Documental al conjunto dedocumentos que tienen características comunes; elmismo tipo documental o el mismo asunto y que, porconsiguiente, son archivados, usados, transferidos oeliminados como unidad.

9 Unidades dearchivamiento Unidad física de conservación de documentos.

Ciclo vital dedocumentos

Etapas por las que sucesivamente atraviesan losdocumentos desde que se producen hasta que sedecide su eliminación o conservación permanente.

-LlA'ó;O~Dt:?,t-..

~/' '~~~~rt-~-------------------4-------------------------------------------4~¡j ¿,\

~.~~OBO ~1~ ~~~~------------------~------------------------------------------~AgrupaciónDocumental Serie documental

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ANEXO 3INVENTARIO DE TRANSFERENCIA INTERNA DE DOCUMENTOS GENÉRICOS

INFORMACiÓN GENERAL

1. ÓRGANO: 2. ÁREA DE TRABAJO

3. CÓDIGO DEL ÓRGANO: 4. AÑO:

5. DESCRIPCiÓN GENERAL DE LA DOCUMENTACiÓN A TRANSFERIRSE:

6. METROS LINEALES DE LA DOCUMENTACiÓN A TRANSFERIRSE:

RELACiÓN DETALLADA DE SERIES DOCUMENTALES A TRANSFERIRSE

7. N' DE ORDEN 8. SERIE DOCUMENTAL 9. TIPO DOCUMENTAL 10. CORRELATIVO 11. ASUNTO 12. AÑO 13. FOLlOS 14. OBSERVACIONES

/~ ~~C,\/j

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~8° ~J

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•... ,.\'Y.....••.••.. \

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7. N' DE ORDEN 8. SERIE DOCUMENTAL 9. TIPO DOCUMENTAL 10. CORRELATIVO 1l. ASUNTO 12. AÑO 13. FOLlOS 14. OBSERVACIONES

.,/

P~, <..¡: 15. LUGAR YFECHA: 17. LUGAR YFECHA:~1'¿.

D., 8°~}

~:, ""

~~ 16. RESPONSABLE DEL ARCHIVO REMITENTE 18. RESPONSABLE DEL ARCHIVO RECEPTOR

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INSTRUCTIVO DEL ANEXO 3: LLENADO DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIAINTERNA DE DOCUMENTOS GENE RICOS

N° RUBROS INDICACIONES PARA EL LLENADO1 Organo Se coloca el nombre del Organo2 Unidad o Area de Trabajo Se registra el nombre del Organo o de la Unidad

Orgánica que transfiere. Ejemplo: (i) Subjefatura deAtención al Ciudadano de la Oficina de Administración yFinanzas.

3 Código del Organo Se consigna el código de la dependencia4 Año Se cita el año en que se realiza la transferencia5 Descripción General de la Se describe los nombres de las series y tipos

Docu mentación a documentales; así por ejemplo: "correspondencia",Transferirse "comprobante de pago", "expedientes de ..... ", etc.

6 Metros lineales de Se relata el volumen de la documentación, en metrosdocumentación a lineales.transferirse

7 Numeración de los Se indica en forma numérica correlativa, losarchivadores de palanca archivadores de palanca a transferirse.

8 Serie documental Se precisa el nombre de la serie documental quecorresponde.

9 Tipo documental Se determina el nombre del tipo documental quecorresponde.

10 Correlativo Se anotan el número inicial y final de los documentosque conforman cada paquete a transferir.

11 Asunto Se registra el tema esencial del documento, en el casoque no tuviera numeración.

12 Año Se señala el año de la documentación transferida.13 Folios Se consigna el número de páginas que contiene el

archivador de palanca; por ejemplo, si son oficios desalida, debe de registrar la totalidad de fojas de éstos.

14 Observaciones Se anotan las aclaraciones que sean necesarias parapara la mejor comprensión de la documentación detransferencia.

15 - Lugar y Fecha; Se inscriben en estos espacios: (i) ámbito; día, mes yy - Responsables del año; (ii) nombres y apellidos del responsable de remitir16 archivo remitente. la documentación.17 - Lugar y Fecha; Se inscriben en esos espacios: (i) día, mes y año; (ii)y - Responsable del nombres y apellidos del responsable de recepcionar la18 archivo receptor documentación.

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ANEXO 4INVENTARIO DE TRANSFERENCIA INTERNA DE DOCUMENTOS ESPECíFICOS

1. ÓRGANO:

INFORMACiÓN GENERAL

2. ÁREA DE TRABAJO

3. CÓDIGO DEL ÓRGANO: 4. AÑO:

5. DESCRIPCiÓN GENERAL DE LA DOCUMENTACiÓN A TRANSFERIRSE:

6. METROS LINEALES DE LA DOCUMENTACiÓN A TRANSFERIRSE:

RELACiÓN DETALLADA DE SERIES DOCUMENTALES A TRANSFERIRSE

7. N' DE ARCHIVADOR:

8. N' DE ORDEN15. OBSERVACIONES

EXPEDIENTE

9. NUMERO 10. EMPRESA 11. PERSONA 12. ASUNTO 13. AÑO 14. FOLlOS

./

1/

~

.".", ,,, ,- .

Página 18

RELACiÓN DETALLADA DE SERIES DOCUMENTALES A TRANSFERIRSE

7. N' DE ARCHIVADOR:

EXPEDIENTE8. N' DE ORDEN

9. NUMERO 10. EMPRESA 11. PERSONA 12. ASUNTO 13. AÑO 14. FOLlOS 15. FOLlOS

/'

---.L"-:;:00; (O~.

~

(l V'8° 12.oo}p¡ 16. LUGAR Y FECHA 17. LUGAR Y FECHA

••••••••OGA r-,/~J

18. RESPONSABLE DEL ARCHIVO REMITENTE 19. RESPONSABLE DEL ARCHIVO REMITENTE

Página 19

INSTRUCTIVO DEL ANEXO 4: LLENADO DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIAINTERNA DE DOCUMENTOS.- ESPEciFICOS

N° RUBROS INDICACIONES PARA EL LLENADO1 Organo Se coloca el nombre del órgano2 Unidad o Area de Trabajo Se registra el nombre del Organo y Unidad Orgánica que

transfiere. Ejemplo: (i) Subjefatura de Atención alCiudadano de la Oficina de Administración y Finanzas.

3 Código del Organo Se consigna el código de la dependencia4 Año Se cita el año en que se realiza la transferencia5 Descripción General de Se describe los nombres de las series documentales.

la Documentación aTransferirse

6 Metros lineales de Se relata el volumen de la documentación, en metrosdocumentación a lineales.transferirse

7 Numeración de los Se indica en forma numérica correlativa, los archivadoresarchivadores de palanca de palanca a transferirse.

8 Numero de orden Se precisa, de manera correlativa, el número deexpedientes a transferirse.

9 W del expediente Se registra el número específico del expediente encuestión, así como las siglas que le correspondan.

10 Razón social Se señala el nombre de la empresa o institución.11 Persona Se anota, de corresponder, el nombre de la persona

vinculada al trámite.12 Asunto Se registra el tema esencial del documento.13 Año Se señala el año de la documentación transferida.14 Folios Se consigna el número total de páginas que contiene cada

paquete; por ejemplo, si encierra 10 expedientes, se deberegistrar la totalidad de fojas de éstos

15 - Lugar y Fecha; Se inscriben en estos espacios: (i) ámbito; día, mes yaño;y - Responsables del (ii) nombres y apellidos del responsable que remite la16 archivo remitente. documentación.17 - Lugar y Fecha; Se inscriben en esos espacios: (i) día, mes y año; (ii)y - Responsable del nombres y apellidos del responsable de recepcionar la18 archivo receptor documentación.

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ANEXO 5INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES

DATOS GENERALES RESPONSABLE DE LA ElABORACiÓN DEl INVENTARIO

lo Sector: I 2. Entidad: 4. Nombres y Apellidos:

3. Órgano: 5. Cargo: 6. Teléfono:

IDENTIFICACiÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL

7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie

10. DESCRIPCiÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL REGLAS DE CONTROL

(Resumen del contenido de la serie) 12. Periodo de Retención Total de11. Valor de la SerieDocumental Años de

A.G. A.P. O.A.A. Retención

8. Lugar y Fecha: 9. V' B' del AGN - DGAI13. COMITÉ DE EVALUACiÓN DE DOCUMENTOS

Rep. de Alta Dirección Rep. de Asesoría Legal

~~OI'A 'E¿ .$'~~\ Aprobado:

t:;0 Jefe de la doc. Evaluada Jefe del Archivo Central°BO "31$1";V Lugar y Fecha:

At-

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INSTRUCTIVO DEL ANEXO 5: LLENADO DEL INVENTARIO DE SERIESDOCUMENTALES

N° DATOS GENERALES INDICACIONES PARA EL LLENADO1 Sector Anotar el nombre del Sector (Trabajo); la entidad2 Entidad (Autoridad Nacional de Servicio Civil); y el Órgano3 Organo o la Unidad Orgánica cuya documentación se

evalúa.

RESPONSABLE DE LAN° ELABORACiÓN DEL INDICACIONES PARA EL LLENADO

INVENTARIO4 Nombres y Apellidos Anotar los nombres y apellidos, el cargo y teléfono5 Careo oficial del Jefe del Órgano.6 Teléfono

N° IDENTIFICACION DE LA INDICACIONES PARA EL LLENADOSERIE DOCUMENTAL7 Asunto principal Se precisará el tema esencial sin mencionar el nivel

jerárquico (por ejemplo, para la Gerencia deDesarrollo de Capacidades y Rendimiento, elasunto principal será Desarrollo de Capacidades yRendimiento)

8 Título de la serie Anotar el nombre de la serie documental, el mismoque debe ser conciso (por ejemplo, para laGerencia de Desarrollo de Capacidades yRendimiento, una serie documental son los"Expedientes de Postulantes".)

9 Código de la serie Se confecciona registrando la sigla del Organo máslos números naturales que identifiquen las seriesdocumentales.

N° DESCRIPCiÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL10 Describir el contenido sustancial del conjunto de documentos que conforman la

serie, indicando las normas legales y la finalidad de las actividades que hanoriginado su producción.

N° REGLA DE CONTROLVALOR DE LA SERIE DOCUMENTAL

11 Indicar el valor de la serie: con la letra T si es Temporal, o con la letra P si esPermanente

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N° REGLA DE CONTROL "PERIODOS DE RETENCION"12 Indicar el número de los años que la serie documental debe ser retenida en cada

uno de los niveles de archivo de la Entidad: Archivo de Gestión (A.G), ArchivoPeriférico (A.P), Archivo Central (A.C) y el número total de años de retención.

W COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS (CED)

13 Indicar nombres y apellidos de los miembros del CED

W LUGAR Y FECHA14 Indicar lugar y fecha de la revisión del inventario.

N° VO 80 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN15 Dejar en blanco.

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ANEXO 6TABLA GENERAL DE RETENCiÓN DE DOCUMENTOS

1. Sector: 2. Nombre de la Entidad

3. Asunto Principal de la Serie Documental:

4. Código 5. Título de laSerie Documental

6. Valor de laSerie

DocumentalA.G

7. Periodo de RetenciónA.P O.A.A. Total de Años

de Retención

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INSTRUCTIVO DEL ANEXO 6: LLENADO DE LA TABLA GENERAL DERETENCiÓN DE DOCUMENTOS

N° RUBRO INDICACIONES PARA EL LLENADO

1 Sector Se indica: "Trabajo"2 Nombre de la entidad Se registra: "Autoridad Nacional de Servicio

Civil"3 Asunto principal de la Se precisará el tema esencial sin mencionar el

Serie Documental nivel jerárquico (por ejemplo, para la Gerenciade Desarrollo de Capacidades y Rendimiento,el asunto principal será Desarrollo deCapacidades y Rendimiento)

4 Código Se confecciona registrando la sigla del Organomás los números naturales que identifiquen lasseries documentales.

5 Título de la Serie Se consigna el nombre de la serie documental,Documental el mismo que debe ser conciso (por ejemplo;

Planillas, Órdenes de Pago, Comprobantes dePago, Licitaciones Públicas, etc.)

6 Valor de la Serie Indicar el valor de la serie: con la letra T si esDocumental Temporal, o con P si es Permanente.

N° RUBRO INDICACIONES PARA EL LLENADO

7 Periodo de Retención Indicar el número de años que la seriedocumental debe ser retenida en cada uno delos niveles de archivo de la Entidad: Archivo deGestión (A.G), Archivo Periférico (A.P), ArchivoCentral (A.C) y el número total de años deretención.

Página 25

ANEXO 7INDICE ALFABÉTICO DE SERIES DOCUMENTALES

1. Título de la Serie 2. Asunto Principal 3. CódigoDocumental

>:¡.p,ION",O

~ii! ~(~ ~

°[:]0 g\~ C\::; ~"<:

Página 26

INSTRUCTIVO DEL ANEXO 7: LLENADO DEL íNDICE ALFABÉTICO DESERIES DOCUMENTALES

N RUBRO INDICACIONES PARA EL LLENADO

1 Título de la serie documental Se consigna el nombre de la seriedocumental, el mismo qu~ debe ser conciso(por ejemplo; Planillas, Ordenes de Pago,Comprobantes de Pago, LicitacionesPúblicas, etc.)

2 Asunto principal Se precisará el tema esencial sin mencionarel nivel jerárquico (por ejemplo, para laGerencia de Desarrollo de Capacidades yRendimiento, el asunto principal seráDesarrollo de Capacidades y Rendimiento)

3 Código Se confecciona registrando la sigla delÓrgano más los números naturales queidentifiquen las series documentales.

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ANEXO 8

MODELO DE ROTULACiÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO

TRIBUNAL DEL SERVICIO CIVIL

Nombre del Organo que transfieredocumentos

TSC )r

Código del Organo.

~ RECURSOS DE APELACiÓN )~

Nombre de la serie o agrupaciónDocumental

\ ARCHIVADOR 1 de 10 )r

Número de archivador indicando susecuencia (ejemplo: Archivador 1 de 10; 2

de 10, etc.)

\ 2014 )~

Año

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ANEXO 9

DIAGRAMAS DEL TRATAMIENTO TÉCNICO DEL ACERVO DOCUMENTARIO

INICIO

+

..o'"...vo'"Q..

+fIN

SVBP",OCESO 1.AACHNO DEGES ON

SU BPROCESO: 2 ARCHIVOPERlFfRKO

+

INlCIO

SUBPROCESO: 3.;'.RCHrvOCENTRAL

Lt ORGANr.AClÓNDOCU""lE~ Al

+121AA SFERENOA DE

DOCUMEf OS

FIN

Página 29

....•;:zw~v8z'o~~~~""o..••••

~~~.~'-'""o!:Oo"1:~;alBz"1:'-'""~az'o.fdVIWo!

'-'woo~v"""1:....•wow...~~.in""

II'IlClORe(ibir

documentopara archivar

Correspondencia

Verificar si existe unarchivador depalanca para 1,3clasificación

¿Exi,te?

No¡t,penur ar

archivador depa Ianca para estaclasificadón

elasífi ea t.oroeearel

documento

B1I5e ceaatcs

A-rchiVilr elckv::l.lmento

FIN

Reg istr¡¡reidocument.o en SI.!

respectivo archivode control

Página 30

EMPRESA

EX.lIMNA

RESPON

SABLE

DEl

ARO

ilYO

CENTRAL

1,2Tll:AN5fERHKIA

DeDOCU

MEN10&

RE>SPONSAlIlE

DE{.Aft.Ct1I't:'O

(:tlNTRAL

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j ~

ORGANIZACiÓN DOCUMENTALINlOO

9Entrega,

Expedierf.e 1'0 •••. o • • Expedien\~

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e;¡:Zwv INlOOO

~v""o:(,.¡O'"...vO""...'"::>'"

Recibir i \'elificarExpediente

o~ J.'"o",t:.. v.. ~ C!asttlcar'"c.. b'ped ¡ente por Ú¡'Xlo~ o de: matedav ~'" '" l<: o~Ñ

w

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Foliarel RotLlat 6=caret 'las deE>:pedler.teExpediente

Página 32

3.1 AUDITORlA (.ARCHNOCENTRAL)

FIN

32 SELECCJONDOCUMEN"TAL

+33 PROPUES A DE EUtJllNAC1ÓNDElACfRVODOCUMEt ¡ARIO

WW

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iii Proponer la~li"'¡!\ac.iÓl1de~

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Control ce<fO'um.n\o; (KO)

Sí

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sertes do<:C'0"te\1ae.

~tcibj· oficiod!!Sj;m~ndO 003

comhlónCl~ a-alvl11'prOPUf!ita deeU~¡r~adon

._-+A!ender a 13~omtión

del AGN que' te-d)-er~ 13eoceeeotaccn a

ekn¡~r

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Oflciode:d!~¡Qf\'lx.t,~

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Of¡ciodePI'Qpt.M!Sl.'-\defllmi1\ación

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Fm

ReSOIlKión

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Rt"{lbir cñcrcir'..jícando elres~lt2do de· 13evaluacón

Poner encoeorimteatc -al(O!1i!teeY~de docump.ntos.

ReCibir tf''.:oli.:ci6n

Ilprob!tl"ldO lael1"1ti"~d6nd~

S~!tesOO'u!l'~I;tales

~nÜ~9~r losdo<:ufnel'ltO:í "tltrnil\l.lfa 13

com isiónde 13Afj

Página 35