Directiva Presidencial 04 de 2012: Eficiencia ... el propósito de eliminar duplicidad de funciones...
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Directiva Presidencial 04 de 2012: Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública
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Directiva Presidencial 04 de 2012 Eficiencia
administrativa y lineamientos de la poliacutetica cero papel
en la administracioacuten puacuteblica
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestPor queacute surge la Directiva 04 de 2012
Las entidades han identificado sus procesos y procedimientos la mayoriacutea han certificado sus sistemas de gestioacuten de calidad Igualmente han logrado reconocidos avances en Gobierno Electroacutenico relacionados con los servicios que presta el Estado hacia los ciudadanos Tenemos muchos procesos procedimientos y servicios internos en las entidades que sin embargo son en su mayor parte manuales y se basan en el papel como soporte de las evidencias de las actividades administrativas realizadas Esto tiene efectos negativos en la eficiencia ambiental y en las entidades impacta sobre factores econoacutemicos y administrativos Es por ello que el paso siguiente consiste en mejorar la eficiencia a traveacutes de la identificacioacuten racionalizacioacuten simplificacioacuten y automatizacioacuten de los procesos procedimientos y servicios internos con el propoacutesito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna eficiente y eficaz prestacioacuten del servicio en la gestioacuten de las entidades
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 Contexto de la Directiva 04 de 2012
La directiva se articula con el Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014 en donde el Buen Gobierno tiene como principal objetivo ldquohellipimplementar un disentildeo institucional que maximice la probabilidad de que en la ejecucioacuten de su rol las organizaciones puacuteblicas logren efectos de acuerdo con su misioacuten asignaciones eficientes mitigacioacuten de las fallas de mercado y generacioacuten de equidadrdquohellip Con base en este objetivo se postularon cinco (5) principios orientadores que buscan la modernizacioacuten la eficiencia y la eficacia administrativa Estos objetivos que guardan una estrecha relacioacuten con la directiva son
bull Transparencia bull Gestioacuten puacuteblica efectiva bull Vocacioacuten por el servicio puacuteblico bull Participacioacuten y servicio al ciudadano bull Lucha contra la corrupcioacuten
La Directiva de Eficiencia Administrativa y Cero Papel promueve lineamientos para mejorar optimizar y automatizar traacutemites internos procesos y procedimientos haciendo maacutes aacutegiles los flujos de informacioacuten para facilitar la rendicioacuten de cuentas el control por parte de los ciudadanos reducir los tiempos y costos de operacioacuten y generar un mejor ambiente de trabajo para los servidores puacuteblicos
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestA quienes aplica la Directiva 04 de 2012
bullEntidades y organismos del sector central y descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
iquest A QUIEacuteNES APLICA
bullMinistros Directores de los Departamentos Administrativos Directores de entidades y organismos
iquest QUIEacuteNES SON RESPONSABLES DE
SU EJECUCIOacuteN
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestQueacute entidades apoyan su implementacioacuten
bull Formacioacuten capacitacioacuten y
racionalizacioacuten
bull Gestioacuten de Calidad y MECI
bull Poliacuteticas y lineamientos en manejo de archivos electroacutenicos
bull Fortalecimiento del sector
administrativo de la funcioacuten puacuteblica y
apoyo a la vocacioacuten e integridad por el
servicio puacuteblico
bull Estrategia Gobierno en liacutenea arquitectura de negocio datos aplicaciones y tecnologiacutea
MINISTERIO DE TECNOLOGIacuteAS DE LA INFORMACIOacuteN
Y LAS COMUNICACIONES
ndash PROGRAMA GOBIERNO EN
LIacuteNEA
ALTA CONSEJERIacuteA PARA EL BUEN
GOBIERNO Y LA EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN
PUacuteBLICA
ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIOacuteN
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestQueacute implica para las entidades
1 Delegar un liacuteder de eficiencia y cero papel
2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
3 Ejecutar las actividades del plan de eficiencia
4 Realizar seguimiento perioacutedico y reportar los avances
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 1 Delegar el liacuteder de eficiencia administrativa y cero papel
La persona designada seraacute un funcionario del nivel asesor o directivo dentro de la entidad y seraacute el responsable de coordinar la realizacioacuten de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementacioacuten y avance de la presente directiva asiacute como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos en lo que respecta a Eficiencia Administrativa y Cero Papel por parte del Gobierno Nacional
La Directiva indica que podraacute ser el mismo liacuteder de Gobierno en Liacutenea de la entidad lo que resulta recomendable por razones de eficiencia Sin embargo cada entidad deberaacute elegir a la persona que de acuerdo con sus capacidades y competencias resulte maacutes conveniente para el logro de sus metas pero en cualquier caso es conveniente que su trabajo se integre con el del Comiteacute de GEL
iquestEl liacuteder de eficiencia debe ser el mismo liacuteder de Gobierno en liacutenea
La entidad deberaacute formalizar la designacioacuten (o cambio) del Liacuteder de Eficiencia Administrativa y Cero Papel e informar su nombre y cargo a la Alta Consejeriacutea Presidencial para el Buen Gobierno y Eficiencia Administrativa al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco desde el correo oficial del representante legal de la entidad
iquestDoacutende reportar al delegado para liacuteder de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
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Sel
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Apoacuteyese en la documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Calidad y del Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI o las metodologiacuteas propias de caracterizacioacuten que haya desarrollado la entidad
La guiacutea nacional de simplificacioacuten presenta un conjunto de criterios que le ayudaraacuten a realizar la seleccioacuten
Httpportaldafpgovcoformformulariosretrive_publicacionesno=569
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Est
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Frente a los procesos seleccionados establezca las acciones de mejora a realizar Socialice las acciones propuestas con el Comiteacute Gel y el Comiteacute Anti traacutemites entre otros para coordinar y optimizar los esfuerzos de la entidad
Defina los indicadores mediante los cuales se mediraacuten el avance por ejemplo reduccioacuten de tiempos eliminacioacuten de pasos reduccioacuten de documentos o papel entre otros
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Dili
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efic
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cia
Elabore el plan de eficiencia basado en el formato disponible en httpprogramagobiernoenlineagovcoapc-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
Enviacutee el plan de eficiencia como adjunto al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO DE LOS CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
(Reportar avances el mes de octubre de cada antildeo)
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL E INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
(En los 12 meses siguientes a la expedicioacuten de la Directiva )
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
ELIMINAR PASOS Y AJUSTAR FORMATOS
ENTRE OTROS
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
Para identificar los procesos o procedimientos susceptibles de mejora se deben analizar los resultados obtenidos a partir de bull Indicadores de gestioacuten bull Quejas reclamos peticiones y sugerencias bull Satisfaccioacuten del cliente bull Seguimiento al mapa de riesgos bull Auditoriacuteas bull Plan de mejoramiento institucional bull Producto yo servicio no conforme bull Acciones correctivas preventivas o de mejora bull Revisioacuten por la direccioacuten bull Otros por iniciativa propia derivada de cambios tecnoloacutegicos
normativos tendencias planes o la intencioacuten de mejora
EJEMPLOS bull Simplificacioacuten de procedimientos
internos como los relacionados con talento humano
bull Supresioacuten de pasos innecesarios bull Agilizar mecanismos de registro e
ingreso a los edificios puacuteblicos bull Entre otros
Fuente Guiacutea nacional para la simplificacioacuten el mejoramiento y la racionalizacioacuten de procesos procedimientos y traacutemites Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica y Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute 2010
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Siga las orientaciones de la guiacutea Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad que
sentildeala un conjunto de pasos que las entidades pueden desarrollar
para lograr incluir las buenas praacutecticas en la entidad
Abrir el viacutenculo para descargar las guiacuteas y cuestionarios
Las guiacuteas y cuestionarios pueden descargarse en httpprogramagobiernoenlineagovcodocumentosshtmlap
c=e1a1--amps=eampm=bampcmd[17]=c-1-600ampals[MIGA____]=Cero20papel20en20la20administr
aciF3n20pFAblica
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
Sociocultural No campantildeas de comunicacioacuten realizadas No De personas sensibilizadas sobre
bull Manejo de residuos reciclaje en la entidad
bull Buenas practicas consumo de papel
Poliacuteticas Existen poliacuteticasprocedimiento para bull Adquisicioacuten de equipos o servicios de
impresioacutenfotocopiado bull Compra de papel con criterios ambientales bull Reciclaje de papel bull Manejo de firmas electroacutenicas digitales
Impresioacuten y copiado Consumo mensual total y per caacutepita de
bull Papel bull Impresiones bull Impresiones a doble cara (duacuteplex) bull Fotocopias
Distribucioacuten y almacenamiento bull Valor mensual de las compras de papel bull Valor mensual de servicios impresioacuten bull Valor mensual de servicios de
fotocopiado
Reciclaje bull Volumen mensual de papel reciclado [en
Kilogramos] bull Cantidad de contenedores de reciclaje de
papel instalados [Total entidad ndash Per caacutepita]
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Algunos elementos clave para monitorear el avance en buenas praacutecticas de reduccioacuten del
consumo de papel son
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
httpprogramagobiernoenlineagovcoap
c-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestPor queacute surge la Directiva 04 de 2012
Las entidades han identificado sus procesos y procedimientos la mayoriacutea han certificado sus sistemas de gestioacuten de calidad Igualmente han logrado reconocidos avances en Gobierno Electroacutenico relacionados con los servicios que presta el Estado hacia los ciudadanos Tenemos muchos procesos procedimientos y servicios internos en las entidades que sin embargo son en su mayor parte manuales y se basan en el papel como soporte de las evidencias de las actividades administrativas realizadas Esto tiene efectos negativos en la eficiencia ambiental y en las entidades impacta sobre factores econoacutemicos y administrativos Es por ello que el paso siguiente consiste en mejorar la eficiencia a traveacutes de la identificacioacuten racionalizacioacuten simplificacioacuten y automatizacioacuten de los procesos procedimientos y servicios internos con el propoacutesito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna eficiente y eficaz prestacioacuten del servicio en la gestioacuten de las entidades
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 Contexto de la Directiva 04 de 2012
La directiva se articula con el Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014 en donde el Buen Gobierno tiene como principal objetivo ldquohellipimplementar un disentildeo institucional que maximice la probabilidad de que en la ejecucioacuten de su rol las organizaciones puacuteblicas logren efectos de acuerdo con su misioacuten asignaciones eficientes mitigacioacuten de las fallas de mercado y generacioacuten de equidadrdquohellip Con base en este objetivo se postularon cinco (5) principios orientadores que buscan la modernizacioacuten la eficiencia y la eficacia administrativa Estos objetivos que guardan una estrecha relacioacuten con la directiva son
bull Transparencia bull Gestioacuten puacuteblica efectiva bull Vocacioacuten por el servicio puacuteblico bull Participacioacuten y servicio al ciudadano bull Lucha contra la corrupcioacuten
La Directiva de Eficiencia Administrativa y Cero Papel promueve lineamientos para mejorar optimizar y automatizar traacutemites internos procesos y procedimientos haciendo maacutes aacutegiles los flujos de informacioacuten para facilitar la rendicioacuten de cuentas el control por parte de los ciudadanos reducir los tiempos y costos de operacioacuten y generar un mejor ambiente de trabajo para los servidores puacuteblicos
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestA quienes aplica la Directiva 04 de 2012
bullEntidades y organismos del sector central y descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
iquest A QUIEacuteNES APLICA
bullMinistros Directores de los Departamentos Administrativos Directores de entidades y organismos
iquest QUIEacuteNES SON RESPONSABLES DE
SU EJECUCIOacuteN
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestQueacute entidades apoyan su implementacioacuten
bull Formacioacuten capacitacioacuten y
racionalizacioacuten
bull Gestioacuten de Calidad y MECI
bull Poliacuteticas y lineamientos en manejo de archivos electroacutenicos
bull Fortalecimiento del sector
administrativo de la funcioacuten puacuteblica y
apoyo a la vocacioacuten e integridad por el
servicio puacuteblico
bull Estrategia Gobierno en liacutenea arquitectura de negocio datos aplicaciones y tecnologiacutea
MINISTERIO DE TECNOLOGIacuteAS DE LA INFORMACIOacuteN
Y LAS COMUNICACIONES
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LIacuteNEA
ALTA CONSEJERIacuteA PARA EL BUEN
GOBIERNO Y LA EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN
PUacuteBLICA
ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIOacuteN
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestQueacute implica para las entidades
1 Delegar un liacuteder de eficiencia y cero papel
2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
3 Ejecutar las actividades del plan de eficiencia
4 Realizar seguimiento perioacutedico y reportar los avances
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 1 Delegar el liacuteder de eficiencia administrativa y cero papel
La persona designada seraacute un funcionario del nivel asesor o directivo dentro de la entidad y seraacute el responsable de coordinar la realizacioacuten de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementacioacuten y avance de la presente directiva asiacute como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos en lo que respecta a Eficiencia Administrativa y Cero Papel por parte del Gobierno Nacional
La Directiva indica que podraacute ser el mismo liacuteder de Gobierno en Liacutenea de la entidad lo que resulta recomendable por razones de eficiencia Sin embargo cada entidad deberaacute elegir a la persona que de acuerdo con sus capacidades y competencias resulte maacutes conveniente para el logro de sus metas pero en cualquier caso es conveniente que su trabajo se integre con el del Comiteacute de GEL
iquestEl liacuteder de eficiencia debe ser el mismo liacuteder de Gobierno en liacutenea
La entidad deberaacute formalizar la designacioacuten (o cambio) del Liacuteder de Eficiencia Administrativa y Cero Papel e informar su nombre y cargo a la Alta Consejeriacutea Presidencial para el Buen Gobierno y Eficiencia Administrativa al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco desde el correo oficial del representante legal de la entidad
iquestDoacutende reportar al delegado para liacuteder de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
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Apoacuteyese en la documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Calidad y del Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI o las metodologiacuteas propias de caracterizacioacuten que haya desarrollado la entidad
La guiacutea nacional de simplificacioacuten presenta un conjunto de criterios que le ayudaraacuten a realizar la seleccioacuten
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Frente a los procesos seleccionados establezca las acciones de mejora a realizar Socialice las acciones propuestas con el Comiteacute Gel y el Comiteacute Anti traacutemites entre otros para coordinar y optimizar los esfuerzos de la entidad
Defina los indicadores mediante los cuales se mediraacuten el avance por ejemplo reduccioacuten de tiempos eliminacioacuten de pasos reduccioacuten de documentos o papel entre otros
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Elabore el plan de eficiencia basado en el formato disponible en httpprogramagobiernoenlineagovcoapc-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
Enviacutee el plan de eficiencia como adjunto al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO DE LOS CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
(Reportar avances el mes de octubre de cada antildeo)
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL E INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
(En los 12 meses siguientes a la expedicioacuten de la Directiva )
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
ELIMINAR PASOS Y AJUSTAR FORMATOS
ENTRE OTROS
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
Para identificar los procesos o procedimientos susceptibles de mejora se deben analizar los resultados obtenidos a partir de bull Indicadores de gestioacuten bull Quejas reclamos peticiones y sugerencias bull Satisfaccioacuten del cliente bull Seguimiento al mapa de riesgos bull Auditoriacuteas bull Plan de mejoramiento institucional bull Producto yo servicio no conforme bull Acciones correctivas preventivas o de mejora bull Revisioacuten por la direccioacuten bull Otros por iniciativa propia derivada de cambios tecnoloacutegicos
normativos tendencias planes o la intencioacuten de mejora
EJEMPLOS bull Simplificacioacuten de procedimientos
internos como los relacionados con talento humano
bull Supresioacuten de pasos innecesarios bull Agilizar mecanismos de registro e
ingreso a los edificios puacuteblicos bull Entre otros
Fuente Guiacutea nacional para la simplificacioacuten el mejoramiento y la racionalizacioacuten de procesos procedimientos y traacutemites Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica y Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute 2010
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Siga las orientaciones de la guiacutea Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad que
sentildeala un conjunto de pasos que las entidades pueden desarrollar
para lograr incluir las buenas praacutecticas en la entidad
Abrir el viacutenculo para descargar las guiacuteas y cuestionarios
Las guiacuteas y cuestionarios pueden descargarse en httpprogramagobiernoenlineagovcodocumentosshtmlap
c=e1a1--amps=eampm=bampcmd[17]=c-1-600ampals[MIGA____]=Cero20papel20en20la20administr
aciF3n20pFAblica
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
Sociocultural No campantildeas de comunicacioacuten realizadas No De personas sensibilizadas sobre
bull Manejo de residuos reciclaje en la entidad
bull Buenas practicas consumo de papel
Poliacuteticas Existen poliacuteticasprocedimiento para bull Adquisicioacuten de equipos o servicios de
impresioacutenfotocopiado bull Compra de papel con criterios ambientales bull Reciclaje de papel bull Manejo de firmas electroacutenicas digitales
Impresioacuten y copiado Consumo mensual total y per caacutepita de
bull Papel bull Impresiones bull Impresiones a doble cara (duacuteplex) bull Fotocopias
Distribucioacuten y almacenamiento bull Valor mensual de las compras de papel bull Valor mensual de servicios impresioacuten bull Valor mensual de servicios de
fotocopiado
Reciclaje bull Volumen mensual de papel reciclado [en
Kilogramos] bull Cantidad de contenedores de reciclaje de
papel instalados [Total entidad ndash Per caacutepita]
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Algunos elementos clave para monitorear el avance en buenas praacutecticas de reduccioacuten del
consumo de papel son
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
httpprogramagobiernoenlineagovcoap
c-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 Contexto de la Directiva 04 de 2012
La directiva se articula con el Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014 en donde el Buen Gobierno tiene como principal objetivo ldquohellipimplementar un disentildeo institucional que maximice la probabilidad de que en la ejecucioacuten de su rol las organizaciones puacuteblicas logren efectos de acuerdo con su misioacuten asignaciones eficientes mitigacioacuten de las fallas de mercado y generacioacuten de equidadrdquohellip Con base en este objetivo se postularon cinco (5) principios orientadores que buscan la modernizacioacuten la eficiencia y la eficacia administrativa Estos objetivos que guardan una estrecha relacioacuten con la directiva son
bull Transparencia bull Gestioacuten puacuteblica efectiva bull Vocacioacuten por el servicio puacuteblico bull Participacioacuten y servicio al ciudadano bull Lucha contra la corrupcioacuten
La Directiva de Eficiencia Administrativa y Cero Papel promueve lineamientos para mejorar optimizar y automatizar traacutemites internos procesos y procedimientos haciendo maacutes aacutegiles los flujos de informacioacuten para facilitar la rendicioacuten de cuentas el control por parte de los ciudadanos reducir los tiempos y costos de operacioacuten y generar un mejor ambiente de trabajo para los servidores puacuteblicos
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestA quienes aplica la Directiva 04 de 2012
bullEntidades y organismos del sector central y descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
iquest A QUIEacuteNES APLICA
bullMinistros Directores de los Departamentos Administrativos Directores de entidades y organismos
iquest QUIEacuteNES SON RESPONSABLES DE
SU EJECUCIOacuteN
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestQueacute entidades apoyan su implementacioacuten
bull Formacioacuten capacitacioacuten y
racionalizacioacuten
bull Gestioacuten de Calidad y MECI
bull Poliacuteticas y lineamientos en manejo de archivos electroacutenicos
bull Fortalecimiento del sector
administrativo de la funcioacuten puacuteblica y
apoyo a la vocacioacuten e integridad por el
servicio puacuteblico
bull Estrategia Gobierno en liacutenea arquitectura de negocio datos aplicaciones y tecnologiacutea
MINISTERIO DE TECNOLOGIacuteAS DE LA INFORMACIOacuteN
Y LAS COMUNICACIONES
ndash PROGRAMA GOBIERNO EN
LIacuteNEA
ALTA CONSEJERIacuteA PARA EL BUEN
GOBIERNO Y LA EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN
PUacuteBLICA
ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIOacuteN
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestQueacute implica para las entidades
1 Delegar un liacuteder de eficiencia y cero papel
2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
3 Ejecutar las actividades del plan de eficiencia
4 Realizar seguimiento perioacutedico y reportar los avances
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 1 Delegar el liacuteder de eficiencia administrativa y cero papel
La persona designada seraacute un funcionario del nivel asesor o directivo dentro de la entidad y seraacute el responsable de coordinar la realizacioacuten de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementacioacuten y avance de la presente directiva asiacute como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos en lo que respecta a Eficiencia Administrativa y Cero Papel por parte del Gobierno Nacional
La Directiva indica que podraacute ser el mismo liacuteder de Gobierno en Liacutenea de la entidad lo que resulta recomendable por razones de eficiencia Sin embargo cada entidad deberaacute elegir a la persona que de acuerdo con sus capacidades y competencias resulte maacutes conveniente para el logro de sus metas pero en cualquier caso es conveniente que su trabajo se integre con el del Comiteacute de GEL
iquestEl liacuteder de eficiencia debe ser el mismo liacuteder de Gobierno en liacutenea
La entidad deberaacute formalizar la designacioacuten (o cambio) del Liacuteder de Eficiencia Administrativa y Cero Papel e informar su nombre y cargo a la Alta Consejeriacutea Presidencial para el Buen Gobierno y Eficiencia Administrativa al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco desde el correo oficial del representante legal de la entidad
iquestDoacutende reportar al delegado para liacuteder de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
21
Sel
ecci
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Apoacuteyese en la documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Calidad y del Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI o las metodologiacuteas propias de caracterizacioacuten que haya desarrollado la entidad
La guiacutea nacional de simplificacioacuten presenta un conjunto de criterios que le ayudaraacuten a realizar la seleccioacuten
Httpportaldafpgovcoformformulariosretrive_publicacionesno=569
22
Est
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zca
las
acci
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de
mej
ora
a r
ealiz
ar
Frente a los procesos seleccionados establezca las acciones de mejora a realizar Socialice las acciones propuestas con el Comiteacute Gel y el Comiteacute Anti traacutemites entre otros para coordinar y optimizar los esfuerzos de la entidad
Defina los indicadores mediante los cuales se mediraacuten el avance por ejemplo reduccioacuten de tiempos eliminacioacuten de pasos reduccioacuten de documentos o papel entre otros
23
Dili
gen
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el p
lan
de
efic
ien
cia
Elabore el plan de eficiencia basado en el formato disponible en httpprogramagobiernoenlineagovcoapc-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
Enviacutee el plan de eficiencia como adjunto al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO DE LOS CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
(Reportar avances el mes de octubre de cada antildeo)
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL E INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
(En los 12 meses siguientes a la expedicioacuten de la Directiva )
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
ELIMINAR PASOS Y AJUSTAR FORMATOS
ENTRE OTROS
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
Para identificar los procesos o procedimientos susceptibles de mejora se deben analizar los resultados obtenidos a partir de bull Indicadores de gestioacuten bull Quejas reclamos peticiones y sugerencias bull Satisfaccioacuten del cliente bull Seguimiento al mapa de riesgos bull Auditoriacuteas bull Plan de mejoramiento institucional bull Producto yo servicio no conforme bull Acciones correctivas preventivas o de mejora bull Revisioacuten por la direccioacuten bull Otros por iniciativa propia derivada de cambios tecnoloacutegicos
normativos tendencias planes o la intencioacuten de mejora
EJEMPLOS bull Simplificacioacuten de procedimientos
internos como los relacionados con talento humano
bull Supresioacuten de pasos innecesarios bull Agilizar mecanismos de registro e
ingreso a los edificios puacuteblicos bull Entre otros
Fuente Guiacutea nacional para la simplificacioacuten el mejoramiento y la racionalizacioacuten de procesos procedimientos y traacutemites Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica y Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute 2010
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Siga las orientaciones de la guiacutea Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad que
sentildeala un conjunto de pasos que las entidades pueden desarrollar
para lograr incluir las buenas praacutecticas en la entidad
Abrir el viacutenculo para descargar las guiacuteas y cuestionarios
Las guiacuteas y cuestionarios pueden descargarse en httpprogramagobiernoenlineagovcodocumentosshtmlap
c=e1a1--amps=eampm=bampcmd[17]=c-1-600ampals[MIGA____]=Cero20papel20en20la20administr
aciF3n20pFAblica
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
Sociocultural No campantildeas de comunicacioacuten realizadas No De personas sensibilizadas sobre
bull Manejo de residuos reciclaje en la entidad
bull Buenas practicas consumo de papel
Poliacuteticas Existen poliacuteticasprocedimiento para bull Adquisicioacuten de equipos o servicios de
impresioacutenfotocopiado bull Compra de papel con criterios ambientales bull Reciclaje de papel bull Manejo de firmas electroacutenicas digitales
Impresioacuten y copiado Consumo mensual total y per caacutepita de
bull Papel bull Impresiones bull Impresiones a doble cara (duacuteplex) bull Fotocopias
Distribucioacuten y almacenamiento bull Valor mensual de las compras de papel bull Valor mensual de servicios impresioacuten bull Valor mensual de servicios de
fotocopiado
Reciclaje bull Volumen mensual de papel reciclado [en
Kilogramos] bull Cantidad de contenedores de reciclaje de
papel instalados [Total entidad ndash Per caacutepita]
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Algunos elementos clave para monitorear el avance en buenas praacutecticas de reduccioacuten del
consumo de papel son
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
httpprogramagobiernoenlineagovcoap
c-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestA quienes aplica la Directiva 04 de 2012
bullEntidades y organismos del sector central y descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
iquest A QUIEacuteNES APLICA
bullMinistros Directores de los Departamentos Administrativos Directores de entidades y organismos
iquest QUIEacuteNES SON RESPONSABLES DE
SU EJECUCIOacuteN
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestQueacute entidades apoyan su implementacioacuten
bull Formacioacuten capacitacioacuten y
racionalizacioacuten
bull Gestioacuten de Calidad y MECI
bull Poliacuteticas y lineamientos en manejo de archivos electroacutenicos
bull Fortalecimiento del sector
administrativo de la funcioacuten puacuteblica y
apoyo a la vocacioacuten e integridad por el
servicio puacuteblico
bull Estrategia Gobierno en liacutenea arquitectura de negocio datos aplicaciones y tecnologiacutea
MINISTERIO DE TECNOLOGIacuteAS DE LA INFORMACIOacuteN
Y LAS COMUNICACIONES
ndash PROGRAMA GOBIERNO EN
LIacuteNEA
ALTA CONSEJERIacuteA PARA EL BUEN
GOBIERNO Y LA EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN
PUacuteBLICA
ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIOacuteN
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestQueacute implica para las entidades
1 Delegar un liacuteder de eficiencia y cero papel
2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
3 Ejecutar las actividades del plan de eficiencia
4 Realizar seguimiento perioacutedico y reportar los avances
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 1 Delegar el liacuteder de eficiencia administrativa y cero papel
La persona designada seraacute un funcionario del nivel asesor o directivo dentro de la entidad y seraacute el responsable de coordinar la realizacioacuten de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementacioacuten y avance de la presente directiva asiacute como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos en lo que respecta a Eficiencia Administrativa y Cero Papel por parte del Gobierno Nacional
La Directiva indica que podraacute ser el mismo liacuteder de Gobierno en Liacutenea de la entidad lo que resulta recomendable por razones de eficiencia Sin embargo cada entidad deberaacute elegir a la persona que de acuerdo con sus capacidades y competencias resulte maacutes conveniente para el logro de sus metas pero en cualquier caso es conveniente que su trabajo se integre con el del Comiteacute de GEL
iquestEl liacuteder de eficiencia debe ser el mismo liacuteder de Gobierno en liacutenea
La entidad deberaacute formalizar la designacioacuten (o cambio) del Liacuteder de Eficiencia Administrativa y Cero Papel e informar su nombre y cargo a la Alta Consejeriacutea Presidencial para el Buen Gobierno y Eficiencia Administrativa al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco desde el correo oficial del representante legal de la entidad
iquestDoacutende reportar al delegado para liacuteder de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
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Apoacuteyese en la documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Calidad y del Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI o las metodologiacuteas propias de caracterizacioacuten que haya desarrollado la entidad
La guiacutea nacional de simplificacioacuten presenta un conjunto de criterios que le ayudaraacuten a realizar la seleccioacuten
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Frente a los procesos seleccionados establezca las acciones de mejora a realizar Socialice las acciones propuestas con el Comiteacute Gel y el Comiteacute Anti traacutemites entre otros para coordinar y optimizar los esfuerzos de la entidad
Defina los indicadores mediante los cuales se mediraacuten el avance por ejemplo reduccioacuten de tiempos eliminacioacuten de pasos reduccioacuten de documentos o papel entre otros
23
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Elabore el plan de eficiencia basado en el formato disponible en httpprogramagobiernoenlineagovcoapc-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
Enviacutee el plan de eficiencia como adjunto al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO DE LOS CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
(Reportar avances el mes de octubre de cada antildeo)
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL E INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
(En los 12 meses siguientes a la expedicioacuten de la Directiva )
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
ELIMINAR PASOS Y AJUSTAR FORMATOS
ENTRE OTROS
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
Para identificar los procesos o procedimientos susceptibles de mejora se deben analizar los resultados obtenidos a partir de bull Indicadores de gestioacuten bull Quejas reclamos peticiones y sugerencias bull Satisfaccioacuten del cliente bull Seguimiento al mapa de riesgos bull Auditoriacuteas bull Plan de mejoramiento institucional bull Producto yo servicio no conforme bull Acciones correctivas preventivas o de mejora bull Revisioacuten por la direccioacuten bull Otros por iniciativa propia derivada de cambios tecnoloacutegicos
normativos tendencias planes o la intencioacuten de mejora
EJEMPLOS bull Simplificacioacuten de procedimientos
internos como los relacionados con talento humano
bull Supresioacuten de pasos innecesarios bull Agilizar mecanismos de registro e
ingreso a los edificios puacuteblicos bull Entre otros
Fuente Guiacutea nacional para la simplificacioacuten el mejoramiento y la racionalizacioacuten de procesos procedimientos y traacutemites Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica y Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute 2010
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Siga las orientaciones de la guiacutea Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad que
sentildeala un conjunto de pasos que las entidades pueden desarrollar
para lograr incluir las buenas praacutecticas en la entidad
Abrir el viacutenculo para descargar las guiacuteas y cuestionarios
Las guiacuteas y cuestionarios pueden descargarse en httpprogramagobiernoenlineagovcodocumentosshtmlap
c=e1a1--amps=eampm=bampcmd[17]=c-1-600ampals[MIGA____]=Cero20papel20en20la20administr
aciF3n20pFAblica
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
Sociocultural No campantildeas de comunicacioacuten realizadas No De personas sensibilizadas sobre
bull Manejo de residuos reciclaje en la entidad
bull Buenas practicas consumo de papel
Poliacuteticas Existen poliacuteticasprocedimiento para bull Adquisicioacuten de equipos o servicios de
impresioacutenfotocopiado bull Compra de papel con criterios ambientales bull Reciclaje de papel bull Manejo de firmas electroacutenicas digitales
Impresioacuten y copiado Consumo mensual total y per caacutepita de
bull Papel bull Impresiones bull Impresiones a doble cara (duacuteplex) bull Fotocopias
Distribucioacuten y almacenamiento bull Valor mensual de las compras de papel bull Valor mensual de servicios impresioacuten bull Valor mensual de servicios de
fotocopiado
Reciclaje bull Volumen mensual de papel reciclado [en
Kilogramos] bull Cantidad de contenedores de reciclaje de
papel instalados [Total entidad ndash Per caacutepita]
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Algunos elementos clave para monitorear el avance en buenas praacutecticas de reduccioacuten del
consumo de papel son
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
httpprogramagobiernoenlineagovcoap
c-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestQueacute entidades apoyan su implementacioacuten
bull Formacioacuten capacitacioacuten y
racionalizacioacuten
bull Gestioacuten de Calidad y MECI
bull Poliacuteticas y lineamientos en manejo de archivos electroacutenicos
bull Fortalecimiento del sector
administrativo de la funcioacuten puacuteblica y
apoyo a la vocacioacuten e integridad por el
servicio puacuteblico
bull Estrategia Gobierno en liacutenea arquitectura de negocio datos aplicaciones y tecnologiacutea
MINISTERIO DE TECNOLOGIacuteAS DE LA INFORMACIOacuteN
Y LAS COMUNICACIONES
ndash PROGRAMA GOBIERNO EN
LIacuteNEA
ALTA CONSEJERIacuteA PARA EL BUEN
GOBIERNO Y LA EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN
PUacuteBLICA
ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIOacuteN
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestQueacute implica para las entidades
1 Delegar un liacuteder de eficiencia y cero papel
2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
3 Ejecutar las actividades del plan de eficiencia
4 Realizar seguimiento perioacutedico y reportar los avances
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 1 Delegar el liacuteder de eficiencia administrativa y cero papel
La persona designada seraacute un funcionario del nivel asesor o directivo dentro de la entidad y seraacute el responsable de coordinar la realizacioacuten de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementacioacuten y avance de la presente directiva asiacute como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos en lo que respecta a Eficiencia Administrativa y Cero Papel por parte del Gobierno Nacional
La Directiva indica que podraacute ser el mismo liacuteder de Gobierno en Liacutenea de la entidad lo que resulta recomendable por razones de eficiencia Sin embargo cada entidad deberaacute elegir a la persona que de acuerdo con sus capacidades y competencias resulte maacutes conveniente para el logro de sus metas pero en cualquier caso es conveniente que su trabajo se integre con el del Comiteacute de GEL
iquestEl liacuteder de eficiencia debe ser el mismo liacuteder de Gobierno en liacutenea
La entidad deberaacute formalizar la designacioacuten (o cambio) del Liacuteder de Eficiencia Administrativa y Cero Papel e informar su nombre y cargo a la Alta Consejeriacutea Presidencial para el Buen Gobierno y Eficiencia Administrativa al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco desde el correo oficial del representante legal de la entidad
iquestDoacutende reportar al delegado para liacuteder de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
21
Sel
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Apoacuteyese en la documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Calidad y del Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI o las metodologiacuteas propias de caracterizacioacuten que haya desarrollado la entidad
La guiacutea nacional de simplificacioacuten presenta un conjunto de criterios que le ayudaraacuten a realizar la seleccioacuten
Httpportaldafpgovcoformformulariosretrive_publicacionesno=569
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Est
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Frente a los procesos seleccionados establezca las acciones de mejora a realizar Socialice las acciones propuestas con el Comiteacute Gel y el Comiteacute Anti traacutemites entre otros para coordinar y optimizar los esfuerzos de la entidad
Defina los indicadores mediante los cuales se mediraacuten el avance por ejemplo reduccioacuten de tiempos eliminacioacuten de pasos reduccioacuten de documentos o papel entre otros
23
Dili
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efic
ien
cia
Elabore el plan de eficiencia basado en el formato disponible en httpprogramagobiernoenlineagovcoapc-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
Enviacutee el plan de eficiencia como adjunto al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO DE LOS CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
(Reportar avances el mes de octubre de cada antildeo)
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL E INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
(En los 12 meses siguientes a la expedicioacuten de la Directiva )
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
ELIMINAR PASOS Y AJUSTAR FORMATOS
ENTRE OTROS
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
Para identificar los procesos o procedimientos susceptibles de mejora se deben analizar los resultados obtenidos a partir de bull Indicadores de gestioacuten bull Quejas reclamos peticiones y sugerencias bull Satisfaccioacuten del cliente bull Seguimiento al mapa de riesgos bull Auditoriacuteas bull Plan de mejoramiento institucional bull Producto yo servicio no conforme bull Acciones correctivas preventivas o de mejora bull Revisioacuten por la direccioacuten bull Otros por iniciativa propia derivada de cambios tecnoloacutegicos
normativos tendencias planes o la intencioacuten de mejora
EJEMPLOS bull Simplificacioacuten de procedimientos
internos como los relacionados con talento humano
bull Supresioacuten de pasos innecesarios bull Agilizar mecanismos de registro e
ingreso a los edificios puacuteblicos bull Entre otros
Fuente Guiacutea nacional para la simplificacioacuten el mejoramiento y la racionalizacioacuten de procesos procedimientos y traacutemites Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica y Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute 2010
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Siga las orientaciones de la guiacutea Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad que
sentildeala un conjunto de pasos que las entidades pueden desarrollar
para lograr incluir las buenas praacutecticas en la entidad
Abrir el viacutenculo para descargar las guiacuteas y cuestionarios
Las guiacuteas y cuestionarios pueden descargarse en httpprogramagobiernoenlineagovcodocumentosshtmlap
c=e1a1--amps=eampm=bampcmd[17]=c-1-600ampals[MIGA____]=Cero20papel20en20la20administr
aciF3n20pFAblica
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
Sociocultural No campantildeas de comunicacioacuten realizadas No De personas sensibilizadas sobre
bull Manejo de residuos reciclaje en la entidad
bull Buenas practicas consumo de papel
Poliacuteticas Existen poliacuteticasprocedimiento para bull Adquisicioacuten de equipos o servicios de
impresioacutenfotocopiado bull Compra de papel con criterios ambientales bull Reciclaje de papel bull Manejo de firmas electroacutenicas digitales
Impresioacuten y copiado Consumo mensual total y per caacutepita de
bull Papel bull Impresiones bull Impresiones a doble cara (duacuteplex) bull Fotocopias
Distribucioacuten y almacenamiento bull Valor mensual de las compras de papel bull Valor mensual de servicios impresioacuten bull Valor mensual de servicios de
fotocopiado
Reciclaje bull Volumen mensual de papel reciclado [en
Kilogramos] bull Cantidad de contenedores de reciclaje de
papel instalados [Total entidad ndash Per caacutepita]
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Algunos elementos clave para monitorear el avance en buenas praacutecticas de reduccioacuten del
consumo de papel son
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
httpprogramagobiernoenlineagovcoap
c-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 iquestQueacute implica para las entidades
1 Delegar un liacuteder de eficiencia y cero papel
2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
3 Ejecutar las actividades del plan de eficiencia
4 Realizar seguimiento perioacutedico y reportar los avances
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 1 Delegar el liacuteder de eficiencia administrativa y cero papel
La persona designada seraacute un funcionario del nivel asesor o directivo dentro de la entidad y seraacute el responsable de coordinar la realizacioacuten de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementacioacuten y avance de la presente directiva asiacute como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos en lo que respecta a Eficiencia Administrativa y Cero Papel por parte del Gobierno Nacional
La Directiva indica que podraacute ser el mismo liacuteder de Gobierno en Liacutenea de la entidad lo que resulta recomendable por razones de eficiencia Sin embargo cada entidad deberaacute elegir a la persona que de acuerdo con sus capacidades y competencias resulte maacutes conveniente para el logro de sus metas pero en cualquier caso es conveniente que su trabajo se integre con el del Comiteacute de GEL
iquestEl liacuteder de eficiencia debe ser el mismo liacuteder de Gobierno en liacutenea
La entidad deberaacute formalizar la designacioacuten (o cambio) del Liacuteder de Eficiencia Administrativa y Cero Papel e informar su nombre y cargo a la Alta Consejeriacutea Presidencial para el Buen Gobierno y Eficiencia Administrativa al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco desde el correo oficial del representante legal de la entidad
iquestDoacutende reportar al delegado para liacuteder de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
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Apoacuteyese en la documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Calidad y del Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI o las metodologiacuteas propias de caracterizacioacuten que haya desarrollado la entidad
La guiacutea nacional de simplificacioacuten presenta un conjunto de criterios que le ayudaraacuten a realizar la seleccioacuten
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Frente a los procesos seleccionados establezca las acciones de mejora a realizar Socialice las acciones propuestas con el Comiteacute Gel y el Comiteacute Anti traacutemites entre otros para coordinar y optimizar los esfuerzos de la entidad
Defina los indicadores mediante los cuales se mediraacuten el avance por ejemplo reduccioacuten de tiempos eliminacioacuten de pasos reduccioacuten de documentos o papel entre otros
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Elabore el plan de eficiencia basado en el formato disponible en httpprogramagobiernoenlineagovcoapc-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
Enviacutee el plan de eficiencia como adjunto al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO DE LOS CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
(Reportar avances el mes de octubre de cada antildeo)
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL E INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
(En los 12 meses siguientes a la expedicioacuten de la Directiva )
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
ELIMINAR PASOS Y AJUSTAR FORMATOS
ENTRE OTROS
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
Para identificar los procesos o procedimientos susceptibles de mejora se deben analizar los resultados obtenidos a partir de bull Indicadores de gestioacuten bull Quejas reclamos peticiones y sugerencias bull Satisfaccioacuten del cliente bull Seguimiento al mapa de riesgos bull Auditoriacuteas bull Plan de mejoramiento institucional bull Producto yo servicio no conforme bull Acciones correctivas preventivas o de mejora bull Revisioacuten por la direccioacuten bull Otros por iniciativa propia derivada de cambios tecnoloacutegicos
normativos tendencias planes o la intencioacuten de mejora
EJEMPLOS bull Simplificacioacuten de procedimientos
internos como los relacionados con talento humano
bull Supresioacuten de pasos innecesarios bull Agilizar mecanismos de registro e
ingreso a los edificios puacuteblicos bull Entre otros
Fuente Guiacutea nacional para la simplificacioacuten el mejoramiento y la racionalizacioacuten de procesos procedimientos y traacutemites Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica y Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute 2010
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Siga las orientaciones de la guiacutea Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad que
sentildeala un conjunto de pasos que las entidades pueden desarrollar
para lograr incluir las buenas praacutecticas en la entidad
Abrir el viacutenculo para descargar las guiacuteas y cuestionarios
Las guiacuteas y cuestionarios pueden descargarse en httpprogramagobiernoenlineagovcodocumentosshtmlap
c=e1a1--amps=eampm=bampcmd[17]=c-1-600ampals[MIGA____]=Cero20papel20en20la20administr
aciF3n20pFAblica
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
Sociocultural No campantildeas de comunicacioacuten realizadas No De personas sensibilizadas sobre
bull Manejo de residuos reciclaje en la entidad
bull Buenas practicas consumo de papel
Poliacuteticas Existen poliacuteticasprocedimiento para bull Adquisicioacuten de equipos o servicios de
impresioacutenfotocopiado bull Compra de papel con criterios ambientales bull Reciclaje de papel bull Manejo de firmas electroacutenicas digitales
Impresioacuten y copiado Consumo mensual total y per caacutepita de
bull Papel bull Impresiones bull Impresiones a doble cara (duacuteplex) bull Fotocopias
Distribucioacuten y almacenamiento bull Valor mensual de las compras de papel bull Valor mensual de servicios impresioacuten bull Valor mensual de servicios de
fotocopiado
Reciclaje bull Volumen mensual de papel reciclado [en
Kilogramos] bull Cantidad de contenedores de reciclaje de
papel instalados [Total entidad ndash Per caacutepita]
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Algunos elementos clave para monitorear el avance en buenas praacutecticas de reduccioacuten del
consumo de papel son
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
httpprogramagobiernoenlineagovcoap
c-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 1 Delegar el liacuteder de eficiencia administrativa y cero papel
La persona designada seraacute un funcionario del nivel asesor o directivo dentro de la entidad y seraacute el responsable de coordinar la realizacioacuten de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementacioacuten y avance de la presente directiva asiacute como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos en lo que respecta a Eficiencia Administrativa y Cero Papel por parte del Gobierno Nacional
La Directiva indica que podraacute ser el mismo liacuteder de Gobierno en Liacutenea de la entidad lo que resulta recomendable por razones de eficiencia Sin embargo cada entidad deberaacute elegir a la persona que de acuerdo con sus capacidades y competencias resulte maacutes conveniente para el logro de sus metas pero en cualquier caso es conveniente que su trabajo se integre con el del Comiteacute de GEL
iquestEl liacuteder de eficiencia debe ser el mismo liacuteder de Gobierno en liacutenea
La entidad deberaacute formalizar la designacioacuten (o cambio) del Liacuteder de Eficiencia Administrativa y Cero Papel e informar su nombre y cargo a la Alta Consejeriacutea Presidencial para el Buen Gobierno y Eficiencia Administrativa al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco desde el correo oficial del representante legal de la entidad
iquestDoacutende reportar al delegado para liacuteder de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
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Apoacuteyese en la documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Calidad y del Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI o las metodologiacuteas propias de caracterizacioacuten que haya desarrollado la entidad
La guiacutea nacional de simplificacioacuten presenta un conjunto de criterios que le ayudaraacuten a realizar la seleccioacuten
Httpportaldafpgovcoformformulariosretrive_publicacionesno=569
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Est
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Frente a los procesos seleccionados establezca las acciones de mejora a realizar Socialice las acciones propuestas con el Comiteacute Gel y el Comiteacute Anti traacutemites entre otros para coordinar y optimizar los esfuerzos de la entidad
Defina los indicadores mediante los cuales se mediraacuten el avance por ejemplo reduccioacuten de tiempos eliminacioacuten de pasos reduccioacuten de documentos o papel entre otros
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efic
ien
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Elabore el plan de eficiencia basado en el formato disponible en httpprogramagobiernoenlineagovcoapc-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
Enviacutee el plan de eficiencia como adjunto al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO DE LOS CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
(Reportar avances el mes de octubre de cada antildeo)
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL E INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
(En los 12 meses siguientes a la expedicioacuten de la Directiva )
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
ELIMINAR PASOS Y AJUSTAR FORMATOS
ENTRE OTROS
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
Para identificar los procesos o procedimientos susceptibles de mejora se deben analizar los resultados obtenidos a partir de bull Indicadores de gestioacuten bull Quejas reclamos peticiones y sugerencias bull Satisfaccioacuten del cliente bull Seguimiento al mapa de riesgos bull Auditoriacuteas bull Plan de mejoramiento institucional bull Producto yo servicio no conforme bull Acciones correctivas preventivas o de mejora bull Revisioacuten por la direccioacuten bull Otros por iniciativa propia derivada de cambios tecnoloacutegicos
normativos tendencias planes o la intencioacuten de mejora
EJEMPLOS bull Simplificacioacuten de procedimientos
internos como los relacionados con talento humano
bull Supresioacuten de pasos innecesarios bull Agilizar mecanismos de registro e
ingreso a los edificios puacuteblicos bull Entre otros
Fuente Guiacutea nacional para la simplificacioacuten el mejoramiento y la racionalizacioacuten de procesos procedimientos y traacutemites Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica y Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute 2010
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Siga las orientaciones de la guiacutea Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad que
sentildeala un conjunto de pasos que las entidades pueden desarrollar
para lograr incluir las buenas praacutecticas en la entidad
Abrir el viacutenculo para descargar las guiacuteas y cuestionarios
Las guiacuteas y cuestionarios pueden descargarse en httpprogramagobiernoenlineagovcodocumentosshtmlap
c=e1a1--amps=eampm=bampcmd[17]=c-1-600ampals[MIGA____]=Cero20papel20en20la20administr
aciF3n20pFAblica
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
Sociocultural No campantildeas de comunicacioacuten realizadas No De personas sensibilizadas sobre
bull Manejo de residuos reciclaje en la entidad
bull Buenas practicas consumo de papel
Poliacuteticas Existen poliacuteticasprocedimiento para bull Adquisicioacuten de equipos o servicios de
impresioacutenfotocopiado bull Compra de papel con criterios ambientales bull Reciclaje de papel bull Manejo de firmas electroacutenicas digitales
Impresioacuten y copiado Consumo mensual total y per caacutepita de
bull Papel bull Impresiones bull Impresiones a doble cara (duacuteplex) bull Fotocopias
Distribucioacuten y almacenamiento bull Valor mensual de las compras de papel bull Valor mensual de servicios impresioacuten bull Valor mensual de servicios de
fotocopiado
Reciclaje bull Volumen mensual de papel reciclado [en
Kilogramos] bull Cantidad de contenedores de reciclaje de
papel instalados [Total entidad ndash Per caacutepita]
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Algunos elementos clave para monitorear el avance en buenas praacutecticas de reduccioacuten del
consumo de papel son
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
httpprogramagobiernoenlineagovcoap
c-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 2 Elaborar un plan de eficiencia administrativa
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Apoacuteyese en la documentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de Calidad y del Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI o las metodologiacuteas propias de caracterizacioacuten que haya desarrollado la entidad
La guiacutea nacional de simplificacioacuten presenta un conjunto de criterios que le ayudaraacuten a realizar la seleccioacuten
Httpportaldafpgovcoformformulariosretrive_publicacionesno=569
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Frente a los procesos seleccionados establezca las acciones de mejora a realizar Socialice las acciones propuestas con el Comiteacute Gel y el Comiteacute Anti traacutemites entre otros para coordinar y optimizar los esfuerzos de la entidad
Defina los indicadores mediante los cuales se mediraacuten el avance por ejemplo reduccioacuten de tiempos eliminacioacuten de pasos reduccioacuten de documentos o papel entre otros
23
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Elabore el plan de eficiencia basado en el formato disponible en httpprogramagobiernoenlineagovcoapc-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
Enviacutee el plan de eficiencia como adjunto al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO DE LOS CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
(Reportar avances el mes de octubre de cada antildeo)
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL E INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
(En los 12 meses siguientes a la expedicioacuten de la Directiva )
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
ELIMINAR PASOS Y AJUSTAR FORMATOS
ENTRE OTROS
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
Para identificar los procesos o procedimientos susceptibles de mejora se deben analizar los resultados obtenidos a partir de bull Indicadores de gestioacuten bull Quejas reclamos peticiones y sugerencias bull Satisfaccioacuten del cliente bull Seguimiento al mapa de riesgos bull Auditoriacuteas bull Plan de mejoramiento institucional bull Producto yo servicio no conforme bull Acciones correctivas preventivas o de mejora bull Revisioacuten por la direccioacuten bull Otros por iniciativa propia derivada de cambios tecnoloacutegicos
normativos tendencias planes o la intencioacuten de mejora
EJEMPLOS bull Simplificacioacuten de procedimientos
internos como los relacionados con talento humano
bull Supresioacuten de pasos innecesarios bull Agilizar mecanismos de registro e
ingreso a los edificios puacuteblicos bull Entre otros
Fuente Guiacutea nacional para la simplificacioacuten el mejoramiento y la racionalizacioacuten de procesos procedimientos y traacutemites Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica y Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute 2010
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Siga las orientaciones de la guiacutea Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad que
sentildeala un conjunto de pasos que las entidades pueden desarrollar
para lograr incluir las buenas praacutecticas en la entidad
Abrir el viacutenculo para descargar las guiacuteas y cuestionarios
Las guiacuteas y cuestionarios pueden descargarse en httpprogramagobiernoenlineagovcodocumentosshtmlap
c=e1a1--amps=eampm=bampcmd[17]=c-1-600ampals[MIGA____]=Cero20papel20en20la20administr
aciF3n20pFAblica
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
Sociocultural No campantildeas de comunicacioacuten realizadas No De personas sensibilizadas sobre
bull Manejo de residuos reciclaje en la entidad
bull Buenas practicas consumo de papel
Poliacuteticas Existen poliacuteticasprocedimiento para bull Adquisicioacuten de equipos o servicios de
impresioacutenfotocopiado bull Compra de papel con criterios ambientales bull Reciclaje de papel bull Manejo de firmas electroacutenicas digitales
Impresioacuten y copiado Consumo mensual total y per caacutepita de
bull Papel bull Impresiones bull Impresiones a doble cara (duacuteplex) bull Fotocopias
Distribucioacuten y almacenamiento bull Valor mensual de las compras de papel bull Valor mensual de servicios impresioacuten bull Valor mensual de servicios de
fotocopiado
Reciclaje bull Volumen mensual de papel reciclado [en
Kilogramos] bull Cantidad de contenedores de reciclaje de
papel instalados [Total entidad ndash Per caacutepita]
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Algunos elementos clave para monitorear el avance en buenas praacutecticas de reduccioacuten del
consumo de papel son
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
httpprogramagobiernoenlineagovcoap
c-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO DE LOS CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
(Reportar avances el mes de octubre de cada antildeo)
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL E INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
(En los 12 meses siguientes a la expedicioacuten de la Directiva )
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
ELIMINAR PASOS Y AJUSTAR FORMATOS
ENTRE OTROS
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Fuente Imprenta Nacional de Colombia Diario Oficial No 48392 Bogotaacute DC martes 3 de abril de 2012
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
Para identificar los procesos o procedimientos susceptibles de mejora se deben analizar los resultados obtenidos a partir de bull Indicadores de gestioacuten bull Quejas reclamos peticiones y sugerencias bull Satisfaccioacuten del cliente bull Seguimiento al mapa de riesgos bull Auditoriacuteas bull Plan de mejoramiento institucional bull Producto yo servicio no conforme bull Acciones correctivas preventivas o de mejora bull Revisioacuten por la direccioacuten bull Otros por iniciativa propia derivada de cambios tecnoloacutegicos
normativos tendencias planes o la intencioacuten de mejora
EJEMPLOS bull Simplificacioacuten de procedimientos
internos como los relacionados con talento humano
bull Supresioacuten de pasos innecesarios bull Agilizar mecanismos de registro e
ingreso a los edificios puacuteblicos bull Entre otros
Fuente Guiacutea nacional para la simplificacioacuten el mejoramiento y la racionalizacioacuten de procesos procedimientos y traacutemites Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica y Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute 2010
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Siga las orientaciones de la guiacutea Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad que
sentildeala un conjunto de pasos que las entidades pueden desarrollar
para lograr incluir las buenas praacutecticas en la entidad
Abrir el viacutenculo para descargar las guiacuteas y cuestionarios
Las guiacuteas y cuestionarios pueden descargarse en httpprogramagobiernoenlineagovcodocumentosshtmlap
c=e1a1--amps=eampm=bampcmd[17]=c-1-600ampals[MIGA____]=Cero20papel20en20la20administr
aciF3n20pFAblica
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
Sociocultural No campantildeas de comunicacioacuten realizadas No De personas sensibilizadas sobre
bull Manejo de residuos reciclaje en la entidad
bull Buenas practicas consumo de papel
Poliacuteticas Existen poliacuteticasprocedimiento para bull Adquisicioacuten de equipos o servicios de
impresioacutenfotocopiado bull Compra de papel con criterios ambientales bull Reciclaje de papel bull Manejo de firmas electroacutenicas digitales
Impresioacuten y copiado Consumo mensual total y per caacutepita de
bull Papel bull Impresiones bull Impresiones a doble cara (duacuteplex) bull Fotocopias
Distribucioacuten y almacenamiento bull Valor mensual de las compras de papel bull Valor mensual de servicios impresioacuten bull Valor mensual de servicios de
fotocopiado
Reciclaje bull Volumen mensual de papel reciclado [en
Kilogramos] bull Cantidad de contenedores de reciclaje de
papel instalados [Total entidad ndash Per caacutepita]
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Algunos elementos clave para monitorear el avance en buenas praacutecticas de reduccioacuten del
consumo de papel son
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
httpprogramagobiernoenlineagovcoap
c-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
RACIONALIZAR SIMPLIFICAR Y AUTOMATIZAR PARA OPTIMIZAR EL USO DE RECURSOS MONETARIOS FIacuteSICOS HUMANOS
Para identificar los procesos o procedimientos susceptibles de mejora se deben analizar los resultados obtenidos a partir de bull Indicadores de gestioacuten bull Quejas reclamos peticiones y sugerencias bull Satisfaccioacuten del cliente bull Seguimiento al mapa de riesgos bull Auditoriacuteas bull Plan de mejoramiento institucional bull Producto yo servicio no conforme bull Acciones correctivas preventivas o de mejora bull Revisioacuten por la direccioacuten bull Otros por iniciativa propia derivada de cambios tecnoloacutegicos
normativos tendencias planes o la intencioacuten de mejora
EJEMPLOS bull Simplificacioacuten de procedimientos
internos como los relacionados con talento humano
bull Supresioacuten de pasos innecesarios bull Agilizar mecanismos de registro e
ingreso a los edificios puacuteblicos bull Entre otros
Fuente Guiacutea nacional para la simplificacioacuten el mejoramiento y la racionalizacioacuten de procesos procedimientos y traacutemites Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica y Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute 2010
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Siga las orientaciones de la guiacutea Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad que
sentildeala un conjunto de pasos que las entidades pueden desarrollar
para lograr incluir las buenas praacutecticas en la entidad
Abrir el viacutenculo para descargar las guiacuteas y cuestionarios
Las guiacuteas y cuestionarios pueden descargarse en httpprogramagobiernoenlineagovcodocumentosshtmlap
c=e1a1--amps=eampm=bampcmd[17]=c-1-600ampals[MIGA____]=Cero20papel20en20la20administr
aciF3n20pFAblica
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
Sociocultural No campantildeas de comunicacioacuten realizadas No De personas sensibilizadas sobre
bull Manejo de residuos reciclaje en la entidad
bull Buenas practicas consumo de papel
Poliacuteticas Existen poliacuteticasprocedimiento para bull Adquisicioacuten de equipos o servicios de
impresioacutenfotocopiado bull Compra de papel con criterios ambientales bull Reciclaje de papel bull Manejo de firmas electroacutenicas digitales
Impresioacuten y copiado Consumo mensual total y per caacutepita de
bull Papel bull Impresiones bull Impresiones a doble cara (duacuteplex) bull Fotocopias
Distribucioacuten y almacenamiento bull Valor mensual de las compras de papel bull Valor mensual de servicios impresioacuten bull Valor mensual de servicios de
fotocopiado
Reciclaje bull Volumen mensual de papel reciclado [en
Kilogramos] bull Cantidad de contenedores de reciclaje de
papel instalados [Total entidad ndash Per caacutepita]
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Algunos elementos clave para monitorear el avance en buenas praacutecticas de reduccioacuten del
consumo de papel son
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
httpprogramagobiernoenlineagovcoap
c-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Siga las orientaciones de la guiacutea Como comenzar una estrategia cero papel en su entidad que
sentildeala un conjunto de pasos que las entidades pueden desarrollar
para lograr incluir las buenas praacutecticas en la entidad
Abrir el viacutenculo para descargar las guiacuteas y cuestionarios
Las guiacuteas y cuestionarios pueden descargarse en httpprogramagobiernoenlineagovcodocumentosshtmlap
c=e1a1--amps=eampm=bampcmd[17]=c-1-600ampals[MIGA____]=Cero20papel20en20la20administr
aciF3n20pFAblica
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
Sociocultural No campantildeas de comunicacioacuten realizadas No De personas sensibilizadas sobre
bull Manejo de residuos reciclaje en la entidad
bull Buenas practicas consumo de papel
Poliacuteticas Existen poliacuteticasprocedimiento para bull Adquisicioacuten de equipos o servicios de
impresioacutenfotocopiado bull Compra de papel con criterios ambientales bull Reciclaje de papel bull Manejo de firmas electroacutenicas digitales
Impresioacuten y copiado Consumo mensual total y per caacutepita de
bull Papel bull Impresiones bull Impresiones a doble cara (duacuteplex) bull Fotocopias
Distribucioacuten y almacenamiento bull Valor mensual de las compras de papel bull Valor mensual de servicios impresioacuten bull Valor mensual de servicios de
fotocopiado
Reciclaje bull Volumen mensual de papel reciclado [en
Kilogramos] bull Cantidad de contenedores de reciclaje de
papel instalados [Total entidad ndash Per caacutepita]
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Algunos elementos clave para monitorear el avance en buenas praacutecticas de reduccioacuten del
consumo de papel son
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
httpprogramagobiernoenlineagovcoap
c-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
Sociocultural No campantildeas de comunicacioacuten realizadas No De personas sensibilizadas sobre
bull Manejo de residuos reciclaje en la entidad
bull Buenas practicas consumo de papel
Poliacuteticas Existen poliacuteticasprocedimiento para bull Adquisicioacuten de equipos o servicios de
impresioacutenfotocopiado bull Compra de papel con criterios ambientales bull Reciclaje de papel bull Manejo de firmas electroacutenicas digitales
Impresioacuten y copiado Consumo mensual total y per caacutepita de
bull Papel bull Impresiones bull Impresiones a doble cara (duacuteplex) bull Fotocopias
Distribucioacuten y almacenamiento bull Valor mensual de las compras de papel bull Valor mensual de servicios impresioacuten bull Valor mensual de servicios de
fotocopiado
Reciclaje bull Volumen mensual de papel reciclado [en
Kilogramos] bull Cantidad de contenedores de reciclaje de
papel instalados [Total entidad ndash Per caacutepita]
IDENTIFICAR Y APLICAR BUENAS PRAacuteCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Algunos elementos clave para monitorear el avance en buenas praacutecticas de reduccioacuten del
consumo de papel son
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
httpprogramagobiernoenlineagovcoap
c-aa-filesdirectivaeficienciaFormatoxls
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
SUSTITUCIOacuteN DE LOS MEMORANDOS Y COMUNICACIONES INTERNAS EN PAPEL
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA ENTRE ENTIDADES POR MEDIOS ELECTROacuteNICOS
Puede incluirse en el Plan de Eficiencia la implementacioacuten de un Sistema de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo (SGDEA) que le garantice la gestioacuten almacenamiento y disponibilidad de estos documentos Por su parte el gobierno adelanta la revisioacuten y actualizacioacuten del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacioacuten en relacioacuten con las comunicaciones oficiales Como complemento se publicaraacuten lineamientos teacutecnicos al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
Se debe implementar a maacutes tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedicioacuten de la presente Directiva la sustitucioacuten de los memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electroacutenicos sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electroacutenicos a maacutes tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicacioacuten de la presente Directiva y en atencioacuten a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Liacutenea del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacioacuten
En el plazo de los doce meses la entidad deberaacute prepararse para adelantar esta sustitucioacuten Por su parte el gobierno adelanta el disentildeo de lineamientos teacutecnicos a publicar al inicio del segundo semestre de 2012 que faciliten a las entidades el cumplimiento de este requisito
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
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Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
electroacutenico del representante legal
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de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
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DERECHO CIUDADANOS PARA ACTUAR ANTE LAS AUTORIDADES UTILIZANDO MEDIOS ELECTROacuteNICOS
De los lineamientos sentildealados en el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA algunos son obligatorios y otros habilitantes los cuales se incluyen dentro del Manual de Gobierno en liacutenea Identifique en coordinacioacuten con el Comiteacute GEL acciones que contribuyan a su cumplimiento
Habilitante
Avanzar en la produccioacuten de documentos puacuteblicos y actos administrativos por medios electroacutenicos asegurando la autenticidad integridad y
disponibilidad de los mismos asiacute como en la integracioacuten de
expedientes electroacutenicos
Artiacuteculos 55 y 57CPACA
Obligatorio
Garantizar la recepcioacuten el acuse de recibo y el enviacuteo de
mensajes de datos en las actuaciones administrativas a
su cargo a traveacutes de la habilitacioacuten de casillas de correo electroacutenico con el
debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso
Artiacuteculos 61 y 62 CPACA
Habilitante
Implementar los mecanismos de notificacioacuten electroacutenica al
servicio de los usuarios que asiacute lo consientan
Artiacuteculo 56 CPACA
Obligatorio
Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electroacutenicas en las que se mantenga a disposicioacuten de
toda persona informacioacuten completa y actualizada
Artiacuteculo 60 CPACA
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PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
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Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
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No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
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SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
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Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 22 Establezca las acciones de mejora a realizar
PARTICIPACIOacuteN DE SERVIDORES PUacuteBLICOS Y LOS CONTRATISTAS EN LA MEJORA DE LA EFICIENCIA LA INNOVACIOacuteN Y EL BUEN GOBIERNO
SUSTITUIR EN LO POSIBLE EL USO DE PAPEL EN LA DIFUSIOacuteN DE MATERIAL INFORMATIVO PUBLICACIONES GUIacuteAS ENTRE OTROS
Acciones que permitan la participacioacuten de servidores puacuteblicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia la innovacioacuten y el Buen Gobierno El portal wwwsirvoamipaisgovco mantiene abiertos diferentes espacios de participacioacuten Actualmente se encuentra abierto el ldquoReto por la eficienciardquo en el que servidores y contratistas pueden aportar sus ideas para reducir traacutemites y procesos innecesarios simplificar y automatizar procesos o reducir el uso de papel y participar por los premios disponibles para los ganadores Este espacio y los retos que presenta son una buena oportunidad para promover la participacioacuten adicional a aquellos que desarrolle la entidad
Las entidades del Gobierno suelen generar abundantes piezas comunicacionales con fines informativos bien sea dirigidos a los servidores o a los administrados (ciudadanos y empresas) Algunos de estas piezas pueden ser elaborados y publicados en medios electroacutenicos garantizando un mayor acceso y publicidad con menores costos econoacutemicos y ambientales Un buen ejemplo de elementos que pueden ser sustituidos son los formatos usados para encuestas folletos informativos entre otros
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
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de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
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Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Para la facilitar la elaboracioacuten del plan se ha elaborado una plantilla en hoja de caacutelculo
La plantilla presenta tres aacutereas de diligenciamiento
1 Datos de la entidad
bull Informacioacuten sobre la entidad el liacuteder de Eficiencia Administrativa el liacuteder GEL y fecha de diligenciamiento
2 Datos de proyectos o acciones a desarrollar
bull Informacioacuten sobre los procesos o procedimientos seleccionados las actividades a desarrollar recursos responsables fechas de inicio-fin indicadores y espacios para registrar el avance acumulado
3 Datos reduccioacuten consumo papel
bull Informacioacuten sobre indicadores tales como papel consumido impresiones fotocopias y costos
bull Incluye el nuacutemero de servidores para establecer medidas per caacutepita asiacute como campos para el seguimiento mes a mes
Para mayor informacioacuten consulte la hoja de instrucciones que se incluye en el formato
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SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
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Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 23 Diligencie el plan de eficiencia
Tenga en cuenta quehellip
Si la entidad ya ha planeado actividades propias del Plan de Eficiencia en otros instrumentos como el Plan de Desarrollo Administrativo el Plan Ambiental el Plan
de Accioacuten Gel u otros eacutestas solo deberaacuten ser referenciadas
Para aclarar inquietudes relacionadas con la elaboracioacuten del plan de eficiencia se habilitoacute el foro httpdirectivapresidencialnuevoforocom
Alliacute podraacute exponer sus preguntas y conocer las respuestas que han recibido otros usuarios
No olvide enviar el Plan de Eficiencia antes del 4 de mayo al correo electroacutenico buengobiernopresidenciagovco El plan deberaacute ser enviado desde el correo
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SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
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Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
SITUACIOacuteN ACTUAL 1 3 Ejecute las actividades del plan
de eficiencia
4 Realice un seguimiento
perioacutedico y reporte los avances
Lleve un control de las actividades cronogramas y porcentajes de avance sentildealados en el Plan de Eficiencia Presente los reportes de avance solicitados por la Alta Consejeriacutea para el Buen Gobierno mediante los mecanismos que se habiliten para tal fin De ser necesario evaluacutee el compromiso de los responsables designados para la ejecucioacuten de las actividades incluidas en el Plan
Desarrolle las actividades indicadas en el Plan cuidando de cumplir con los tiempos e indicadores alliacute planteados El rol del liacuteder de Eficiencia y Cero Papel es importante pero contar con un equipo de colaboradores y la participacioacuten de todos los funcionarios en la entidad seraacute determinante para el buen logro de las metas de eficiencia
