DIRECTIVA NDIRECTIVA PARA ADQUISICION DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS CON FONDOS PARA EJECUCION DE PROYECTOS DE INVESTIGACION CON USO DE FONDOS DEL CANON MINERO.1. OBJETIVOEstablecer el procedimiento a seguir para efectuar la adquisicin de bienes y contratacin de servicios que soliciten los responsables docentes de los proyectos de investigacin ejecutados con fondos del Canon Minero y regalas de la Universidad Nacional de Trujillo.2. FINALIDADEl presente documento tiene como finalidad constituirse una gua que ordene el procedimiento a seguir para la atencin de los requerimientos de bienes y servicios solicitados por las reas Usuarias (Investigador responsable), para la ejecucin de los proyectos de investigacin financiados con fondos del canon minero.3. ALCANCELa presente Directiva es de aplicacin y cumplimiento obligatorio para la Direccin de Abastecimientos, Contabilidad, Presupuesto e investigacin, as como las reas usuarias (Responsable investigador) de la Universidad Nacional de Trujillo.4. BASE LEGAL Ley No 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N 30220 Nueva Ley Universitaria. Resolucin de Contralora N 320-2006-CG Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico. Decreto Ley N 26162 Ley de Sistema de Nacional de Control. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA 04 Unidad de Adquisicin de bienes y servicios, aprobado por Resolucin Jefatural 118- 80- INAP/DNA.5. RESPONSABILIDADLa Direccin de Administracin General, Investigacin, Abastecimientos, contabilidad y Presupuesto son los rganos responsables de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente directiva en lo que corresponda; por lo tanto quedan autorizadas a recomendar y aplicar las medidas correctivas necesarias en caso de incumplimiento, adicionalmente, el funcionario responsable de cada Direccin u oficina donde se realicen trmites para la adquisicin y contratacin de bienes y servicios para investigacin con fondos del canon minero, est obligado a cumplir y hacer cumplir dentro de su mbito las medidas establecidas en la presente directiva, bajo su exclusiva responsabilidad, constituyendo falta de carcter disciplinario, su incumplimiento; mientras que el rgano de Control Institucional OCI es responsable de velar por su cumplimiento. 6. DEFINICIONES En la presente directiva, los siguientes trminos y abreviaturas tendrn los significados que a continuacin se indican: 6.1 rea Usuaria.- Es la Unidad orgnica de la Universidad Nacional de Trujillo, responsable de elaborar los requerimientos de contratacin de bienes y servicios, y de solicitar disponibilidad presupuestal correspondiente a la Direccin de Abastecimiento, para el cumplimiento de sus objetivos y metas operativas, en concordancia con sus actividades funcionales o proyectos de investigacin a ejecutar. 6.2 Requerimiento.- Solicitud del docente responsable investigador de la institucin, para la adquisicin de bienes o contratacin de servicios.6.3 Especificaciones Tcnicas.- Es la descripcin de las caractersticas fundamentales de los bienes y/o suministros a ser adquiridos, as como las condiciones de contratacin (plazos de entrega, garanta comercial, lugar de entrega, entre otros). 6.4 Trminos de referencia.- Son las descripciones de las caractersticas tcnicas y de las condiciones en que se ejecutara la prestacin de un servicio o consultora (perfil del contratista, plazo de ejecucin, actividades a realizar, entregables producto final, entre otras especificaciones). 6.5 Proveedor.- Persona natural o jurdica que vende o arrienda bienes, presta servicios generales o brinda consultaras. 6.6 Contratacin.- Es la accin que realiza la Universidad, para proveerse de bienes y servicios, asumiendo el pago del precio o la retribucin correspondiente con fondos de la universidad, y dems obligaciones derivadas de su condicin como contratante. 6.7 UIT.- Unidad Impositiva Tributaria, es el monto de referencia utilizado en las normas tributarias a fin de mantener en valores constantes las bases imponibles, deducciones, limites de afectacin y dems aspectos de los tributos que considere el legislador, es variable de ao a ao. 6.8 Cuadro de Necesidades.- Son los requerimientos de bienes y servicios de cada unidad orgnica de la municipalidad, que sern consolidados en el Plan Anual de Contrataciones (PAC). 6.9 Estructura Funcional Programtica.- Constituye la identificacin del gasto en trminos de Funcin, Programa, Sub Programa, Actividad y/o Proyecto, Centro de Costo, Especifica de Gasto, Fuente y Rubro de Financiamiento y Meta. 7. DISPOSICIONES GENERALES7.1 La Direccin de Abastecimiento es la dependencia encargada de las contrataciones, cuyas facultades conferidas por el Decreto Legislativo N 1017 la autoriza a generar los actos administrativos necesarios para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, as como efectuar el compromiso SIAF. 6.2 Las contrataciones de bienes y servicios requeridos por las reas usuarias (docente investigador) deben ser congruentes con las actividades y proyectos de investigacin programados en el marco de los objetivos y metas establecidas en su Plan de trabajo y de acuerdo con el marco presupuestal asignado a cada proyecto. Para tal efecto, las unidades orgnicas deben coordinar previamente con la Direccin de Presupuesto el cumplimiento de dicha condicin, a fin de poder elaborar su requerimiento.7.2 Los responsables investigadores (usuarios), son las responsables de elaborar las especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia del bien y/o servicio, respectivamente, definiendo con precisin las caractersticas, condiciones y cantidad de los bienes y/o servicios requeridos. Para la descripcin de los bienes y/o servicios a contratar, no se har referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripcin que oriente la contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico. 7.3 La Direccin de Presupuesto, es la responsable de garantizar que el requerimiento cuente con la respectiva disponibilidad presupuestal suficiente para comprometer el gasto en el ao fiscal correspondiente, as como aprobar la certificacin presupuestal de la contratacin para la emisin de la orden de compra o de servicio por parte de la Direccin de Abastecimientos, en correspondencia con los saldos SIAF. 7.4 El rea usuaria gestionara la adquisicin de bienes y/o servicios directamente en la Direccin de Abastecimientos, quien ser la responsable de los mismos se cian a las especificaciones tcnicas y/o trminos de referencias presentados por los investigadores.7.5. La Unidad de Almacn requerir la conformidad directamente al responsable investigador, quien es el responsable de los bienes adquiridos hasta la culminacin del proyecto de investigacin.7.6. La Direccin de investigacin ser la responsable de que los servicios requeridos sean efectuados dentro de los plazos establecidos en el contrato, as como realizara el seguimiento y control oportuno de acuerdo al plan de trabajo presentado por el proveedor. Cualquier modificacin de las especificaciones tcnicas de los bienes y/o servicios se podr realizar previo informe de la Direccin de investigacin.8. DISPOSICIONES ESPECFICAS Acciones Previas: 8.1 El Trmite se inicia cuando el rea usuaria determina de la necesidad de contar con un bien o servicio para el cumplimiento de metas y objetivos de su investigacin. Dicha determinacin de necesidad deber realizarse con una anticipacin no menor a 30 das calendarios a la fecha en que se prevea. 8.2 Ante la necesidad de la adquisicin del bien y/o contratacin del servicio, el responsable investigador, solicitara a la Direccin de Presupuesto, la disponibilidad presupuestal para el requerimiento; donde se le asignara, en un plazo no mayor a tres (03) das, la estructura funcional programtica. En caso de no contar con la disponibilidad presupuestal por ser una actividad no programada, el responsable investigador solicitara la modificacin presupuestal para asignarle disponibilidad presupuestal.Tramite del requerimiento: 8.3 El requerimiento de contratacin se presentara a la Direccin de Abastecimientos, conteniendo la siguiente informacin: a) La fecha de emisin del documento, denominacin del proyecto en ejecucin, la justificacin de la contratacin del bien o servicio. b) La Disponibilidad presupuestal, conteniendo la estructura funcional programtica. c) La descripcin del bien o servicio de acuerdo al catlogo de bienes y servicios, la unidad de medida, la cantidad, el precio unitario y el precio referencial total d) El valor estimado de la contratacin, debe de incluir los tributos y todo concepto que pueda incluir sobre el costo de bienes y/o servicios. e) La firma y sello del responsable investigador. 8.4 Se deber adjuntar al requerimiento de contratacin, las especificaciones tcnicas del bien o trminos de referencia del servicio, debidamente visados por el responsable investigador.8.5 La Direccin de Abastecimiento realizara la verificacin de la correcta elaboracin del requerimiento de contratacin, caso contrario coordinara con el responsable investigador la correccin del mismo, suspendiendo el trmite hasta que se subsane la observacin. 8.6 Dentro de los siete (07) das de recibido el requerimiento de contratacin, la Direccin de Abastecimiento solicitara al proveedor o proveedores existentes en el mercado nacional, cuya actividad econmica se relacione con el tipo de bien o servicio a adquirir o contratar, que emitan sus cotizaciones o valores referenciales, por el bien o servicio, las cuales debern cumplir con las especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia requeridos y no tener la antigedad mayor a tres meses (03) desde la fecha del requerimiento.8.7 La Direccin de Abastecimiento proceder a la certificacin en el SIAF, posteriormente la Direccin de Presupuesto aprobara la misma, para luego proceder a la emisin de la Orden de Compra V/o Servicio a nombre del proveedor con la mejor propuesta en calidad y costo, notificndole con una copia de la orden, para la ejecucin de la presentacin conforme a las especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia.8.8 Emitida la Orden de Compra y/o servicios, la Direccin de Abastecimiento proceder al registro de la fase del compromiso SIAF. 8.9 En el caso de bienes, la Direccin de Abastecimiento, remitir la orden de Compra a Almacn, para la recepcin de los bienes respectivos, conformidad de la entrega y su posterior traslado al rea usuaria. 8.10 En el caso de servicios, la Direccin de Abastecimiento remitir la Orden de Servicio al rea usuaria y la Direccin de Investigacin para la supervisin de la ejecucin del servicio contratado y la emisin de la conformidad respectiva.8.11 La entrega del bien o la prestacin del servicio se efectuara dentro del plazo establecido en las especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia, salvo en el caso de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, que impidan a los proveedores entregar los bienes o ejecutar los servicios requeridos, lo cual regir por las normas del Cdigo Civil. 8.12 La conformidad ser otorgada de acuerdo a lo siguiente: a) La entrega de bienes, la conformidad ser otorgada por el responsable de Almacn, para la verificacin del cumplimiento de las especificaciones tcnicas, se podr requerir la participacin del rea usuaria al momento de la entrega. La conformidad se verifica con el sello y firma de los responsables del Almacn, en la Orden de Compra. Esto no impide el reclamo posterior del rea usuaria respecto a cualquier vicio oculto o incumplimiento de las especificaciones tcnicas no detectadas al momento de la entrega, a fin que el proveedor subsane en forma oportuna.b) En la prestacin de servicios, la conformidad ser otorgada por el rea usuaria y la Direccin de investigacin luego de realizado el servicio conforme a los trminos de referencia del mismo, salvo observaciones en la ejecucin o el resultado final del mismo, las cuales debern ser subsanadas por el proveedor dentro del plazo que se le otorgue para tal efecto. La conformidad del servicio se verifica mediante un informe o memorndum de conformidad, segn sea el caso, del responsable del rea usuaria y la Direccin de investigacin. En el caso de bienes; ingresados los bienes y otorgada la conformidad de la entrega, el Almacn devolver la Orden de Compra con la factura y guas respectivas, a la Direccin de Abastecimiento para la continuacin del trmite; posteriormente proceder a la entrega de los bienes internados, al rea usuaria, previa presentacin del pedido Comprobante de Salida (PECOSA) suscrita por los funcionarios responsables. En el caso de Servicios; otorgada la conformidad del servicio realizado por el rea usuaria y la Direccin de investigacin, la Direccin de Abastecimiento, para la continuacin del trmite, se efectuara la recepcin de la factura del proveedor. Asimismo, en el caso de servicios temporales independientes realizados por personas naturales (servicio de terceros), se adjuntara el informe de actividades y el recibo por honorarios correspondiente. La Direccin de Abastecimiento remitir la Orden de Servicio y/o Compra, con su respectiva documentacin sustentatoria anexa, a la Direccin de Contabilidad para las acciones de control previo, revisando la documentacin sustentatoria anexa a la orden, para luego proceder al registro de la fase del Devengado SIAF. 9. VIATICOS Y SUBVENCIONES DE LOS DOCENTES INVESTIGADORESLa solicitud de viticos para los costos de viajes de investigacin. Deber estar acompaado de un cronograma de viajes de investigacin, debindose detallar los destinos, el nmero de personas y nmero de das por viaje. Para un docente investigador, se deber considerar el pago por da de viatico de S/ 180 nuevos soles de acuerdo al Decreto supremo N 007-2013-EF o norma legal vigente. La autorizacin ser tramitada a travs del Vicerrectorado de investigacin, previo informe de la Direccin de investigacin, quien despus de los trmites en las oficinas pertinentes lo elevara al rectorado para su autorizacin por el titular del pliego.Costo de subvencin de viaje a alumnos o asistentes de investigacin. Se deber detallar el nmero de alumnos que apoyarn en las actividades de investigacin a los que slo se les deber subvencionar los gastos de alimentacin, movilidad local, y hospedaje; y pasajes interprovinciales de trasladarse a otra provincia o departamento a nivel nacional debiendo el gasto sustentarse con los documentos respectivos. Los montos topes a entregar a los alumnos por los conceptos citados son los siguientes: Alimentacin por da S/. 30.00 nuevos soles Movilidad Local por da S/. 10.00 nuevos soles Hospedaje por da S/. 40.00 nuevos soles Pasajes interprovinciales de acuerdo al lugar de destino 10. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 10.1 La Direccin de Abastecimiento es la nica responsable de planificar, organizar, dirigir ejecutar y controlar los procesos de adquisicin de bienes y/o contrataciones de los servicios requeridos por los docentes investigadores responsables de los proyectos financiados con Canon minero; por lo que ninguna otra unidad orgnica est autorizada a adquirir y/o contratar bienes y/o servicios directamente con los proveedores. 10.3 Los investigadores responsables de las proyectos a ejecutar, deben tomar las previsiones del caso a efectos de programar con la debida anticipacin sus respectivos requerimientos de contratacin de bienes y servicios, a fin de que no afecte en el resultado de sus proyectos o actividades, de acuerdo a sus metas y objetivos previstos.10.3 Los requerimientos de contratacin deben elaborarse y presentarse antes de la ejecucin de la prestacin; por tanto, no se admitirn regularizaciones de ningn tipo, sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar. 11. DISPOSICIONES FINALES 11.1 La presente Directiva entrara en vigencia a partir del da siguiente de su aprobacin. 11.2 Por todo lo no previsto en la presente Directiva, ser de aplicacin a lo dispuesto en el Cdigo Civil, La Ley de Contrataciones del estado y Su Reglamento, y dems normas generales y especficas que resulten aplicables.