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DIRECTIVA GENERAL DE TOMA DE INVENTARIO FISICO DE ACTIVO FIJO

EJERCICIO 2010

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DIRECTIVA N°001- 2010.DNTOMA DE INVENTARIO FISICO DE ACTIVO FIJO

I. OBJETIVO Y FINALIDAD

Establecer las normas, procedimientos, ámbito de acción y responsabilidades que conlleven a una efectiva y oportuna Toma de Inventario Físico de Activos Fijos, con la finalidad de: - Verificar físicamente la existencia de los bienes muebles de la Institución.- Conciliar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de

establecer su conformidad.- Analizar las diferencias que pudieran existir y proceder a las

regularizaciones del caso.

II. ALCANCE

La presente Directiva es de alcance para todas las Zonales, los Centros de Formación Profesional (CFP), Unidades de Formación Profesional (UFP) y las Unidades de Capacitación Profesional (UCP), así como todas las Organizaciones administrativas de la Institución.

III. VIGENCIA

La presente Directiva entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación, y deberá ser aplicada en la toma de Inventario Físico Anual según este se programe, dejando sin efecto a la Directiva Nº 001-2009.DN.

IV. DEFINICIONES

SINFO SENATI: Es el sistema integrado que permite capturar, mantener y procesar todos los datos relevantes para el control administrativo educacional y el control financiero de la institución, brindando la información oficial de la misma. En tal sentido, permite también el control mecanizado de los bienes del Activo Fijo y brinda la información correspondiente de dicho control.

BASE DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS: Es el conjunto de información registrada en el SINFO SENATI, correspondiente a los bienes que conforman el activo fijo del SENATI.

PERFIL JEFE DE ACTIVO FIJO: Este perfil de acceso del SINFO SENATI esta asignado al Jefe de Oficina de Control Patrimonial permitiéndole dar mantenimiento y consultar la información del Maestro General de Bienes de Activo Fijo, también le da facultades para la generación de Etiquetas Originales y aprobaciones relacionadas con las formas de Control de Activo Fijo en el SINFO SENATI.

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PERFIL ACTIVO FIJO: este perfil de acceso del SINFO SENATI se asigna a los usuarios responsables del control de los Activos Fijos de cada Organización de un Fondo, permitiéndoles consultar y dar mantenimiento a la información sobre la ubicación, estado, transferencias, etc. y generar las etiquetas permanentes de los activos fijos bajo su responsabilidad. Generalmente este perfil es asignado a los responsables de los Centros de Formación Profesional (CFP), Unidades de Formación Profesional (UFP) y las Unidades de Capacitación Profesional (UCP).

ID CUSTODIO: Es el personal registrado en el SINFO SENATI como responsable de la custodia física de un determinado bien de activo fijo.

ID ADMINISTRADOR: Es el personal registrado en el SINFO SENATI como administrador de los bienes de activo fijo asignados al ID Custodio. Este ID generalmente esta asignado a los Jefes de los Centros de Formación Profesional (CFP), Unidades de Formación Profesional (UFP) y las Unidades de Capacitación Profesional (UCP).

INVENTARIO FISICO DE ACTIVO FIJO: Es la comprobación de la existencia física de los bienes con control de activo fijo en una Ubicación de una Organización perteneciente a un Fondo, incluyendo los bienes de propiedad de terceros que se encuentren en uso y/o custodia. Como resultado de la toma de inventario físico de activo fijo, se valida y/o actualiza la información registrada en el SINFO SENATI, a la fecha de la toma de inventario.

BIEN SOBRANTE: Es aquel bien cuya existencia física es detectada, pero este no está registrado en el Maestro General de Activos Fijos de SENATI.

BIEN FALTANTE: Es aquel bien que esta registrado en el Maestro General de Activos Fijos de SENATI, pero que físicamente no ha sido ubicado durante el inventario.

ETIQUETA PERMANENTE: Es el código autogenerado por el SINFO SENATI al momento de registrar la información correspondiente a un bien con control de activo fijo en el sistema. Este código identifica al bien por lo que deberá estar permanentemente adherido al mismo (Código de Barras) para su rápida identificación.

IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES DEL SENATI: Los bienes muebles del SENATI, tendrán una codificación permanente que los diferencia de cualquier otro bien.

CASTIGO (BAJA) DE BIENES: el castigo (retiro) de bienes faltantes de la Base de Datos del Sistema de Activos Fijos de acuerdo a la Directiva de Bajas, deberá ser sustentado por el Director Zonal a su respectivo Consejo Zonal, quienes a su vez deberán de informar al Consejo Nacional quien decidirá la aprobación del castigo, luego de la cual, las áreas de Contabilidad y Control Patrimonial procederán a actualizar la información de activos fijos correspondiente.

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PERSONAL INVENTARIADOR: Es aquel personal designado por el Director Zonal de cada Fondo, con la finalidad de etiquetar los bienes muebles así como anotar todas las características que se indican en los formatos respectivos.

BIENES DEL ACTIVO FIJO: Para reconocer un bien como activo fijo, se deberá tener en cuenta los siguientes factores:

Que su vida útil sea mayor a un ejercicio. Que sea destinado para la producción o suministro de bienes y servicios,

para alquiler a terceros o propósitos administrativos (uso del personal de la empresa en cumplimiento de sus funciones).

Que esté sujeto a depreciación por el uso y por el transcurso del tiempo. Que su valor monetario sea igual o mayor a 1/4 de la UIT vigente a la fecha

de adquisición. Como excepción al punto anterior, cuando el valor monetario sea menor a

1/4 de la UIT vigente a la fecha de adquisición serán reconocidos como activo fijo los siguientes casos:

Muebles y enseres (sillas, mesas, etc.) Equipos de cómputo (excepto el teclado y el mouse).

BIENES CONTROLABLES: Se refiere a los bienes o activos menores a ¼ UIT que administrativamente requieren llevar un control, como por ejemplo los instrumentos de medición y algunos equipos diversos. Corresponde al Director Zonal llevar un control de estos bienes, así como definir que activos se consideran como controlables en caso exista duda.

BIENES FUNGIBLES: Se refiere a los bienes muebles intercambiables y consumibles por el uso.

V. RESPONSABILIDADES

La responsabilidad de la planificación, programación, coordinación, seguimiento y supervisión de la Toma del Inventario Físico de Activo Fijo, estará a cargo del responsable de la Oficina de Control Patrimonial, en coordinación con las Direcciones Zonales.

Los Directores Zonales son los responsables de los resultados de la toma de inventario físico de activo fijo y de disponer todas las medidas necesarias para el correcto cumplimiento de la toma de inventario físico y lograr las metas establecidas dentro de los plazos considerados en el cronograma respectivo (Anexo 4).

Es responsabilidad de los Directores Zonales o Personal designado, la firma de las Actas de inicio y finalización (Anexo 2 y 3).

Los Directores Zonales designarán personal inventariador dentro de cada Organización de un Fondo o como estimen conveniente.

Es responsabilidad de los Centros de Formación Profesional (CFP), Unidades de Formación Profesional (UFP) y las Unidades de Capacitación Profesional

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(UCP), y del Personal inventariador la firma de las planillas de trabajo de inventario (Anexo 1).

La responsabilidad sobre la custodia física y control administrativo/operativo de los bienes del Activo Fijo de la institución, se encuentra normada por el manual de Organización y Funciones SEN MOF 01de fecha 25/10/2002, que establece los siguientes niveles de responsabilidad:

1. Instructores, o quien haga sus veces, responsable de la custodia directa del bien y el mantenimiento de sus atributos.

2. Jefe de CFP, UFP y UCP, o quien haga sus veces, responsable de bienes a cargo del instructor, supervisando el mantenimiento de los atributos del bien.

3. Director Zonal, responsable de bienes asignados a las sedes pertenecientes a su Fondo. En el Fondo 15 el responsable es el encargado de la Oficina de Control Patrimonial. En ambos casos son responsables de velar por el seguimiento de los atributos del bien.

4. Oficina de Patrimonio, responsable de los bienes consolidados de la institución.

Las áreas de Auditoría interna, Contabilidad y el Controller de la D.N. actuarán como facilitadores y personal de consulta de la toma de inventario físico de activo fijo.

VII. DESARROLLO

DISPOSICIONES PREVIAS

a) Cada Director Zonal deberá designar y comunicar, dentro del plazo establecido en el Cronograma respectivo (Anexo 4), a los Jefes de los Centros de Formación Profesional (CFP), Unidades de Formación Profesional (UFP) y las Unidades de Capacitación Profesional (UCP), ID Custodio y/o Personal designado por él, quien o quienes serán los responsable en su Fondo, de coordinar y facilitar la labor del equipo inventariador.

b) El personal instructor y/o el ID custodio y/o el personal designado por su Director Zonal, será(n) el(los) encargado(s) de ejecutar el levantamiento físico de la información bajo las órdenes de su Supervisor (Jefe de Centro y/o Jefe respectivo) o quien el Director Zonal designe.

c) Días antes del Inventario Físico, los Jefes de los Centros de Formación Profesional (CFP), Unidades de Formación Profesional (UFP) y las Unidades de Capacitación Profesional (UCP), ó ID Custodio ó Personal designado por el Director Zonal de cada Zonal, deberán coordinar el ordenamiento y limpieza de las Areas a inventariar, con la finalidad de tener un adecuado levantamiento de información de inventario.

d) Los Jefes de los Centros de Formación Profesional (CFP), Unidades de Formación Profesional (UFP) y las Unidades de Capacitación

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Profesional (UCP), y/o el Personal designado por el Director Zonal, tienen la obligación de llevar a cabo las siguientes acciones:

Disponer lo necesario para que los usuarios con ID Custodio y/o el personal instructor y/o el Personal designado por el Director Zonal, pongan a disposición los bienes catalogados como activo fijo.

Identificar las Organizaciones y Ubicaciones, así como verificar que todos los ambientes cuenten con la denominación y con el código respectivo.

f) La entrega de formatos, etiquetas así como el material que sea necesario para el correcto desenvolvimiento de la toma de inventario Físico, serán entregados según se indica en el cronograma respectivo (anexo 4).

DISPOSICIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO

a) Durante el proceso de toma de inventario de bienes con control de activo fijo, el personal Inventariador deberá etiquetar los mismos, así como anotar todas las características que se indiquen en la planilla de toma de inventario (Anexo 1).

b) Terminada la toma de inventario físico, el personal inventariador o quien designe el Director Zonal, procederán a la digitación en archivo Excel (Anexo 1) de la información levantada.

c) Los Jefes de los Centros de Formación Profesional (CFP), Unidades de Formación Profesional (UFP) y las Unidades de Capacitación Profesional (UCP), ó el Personal designado por el Director Zonal consolidará la información mencionada en el punto anterior, del Fondo al cual pertenece, en archivo Excel según anexo 5.

d) Los Jefes de los Centros de Formación Profesional (CFP), Unidades de Formación Profesional (UFP) y las Unidades de Capacitación Profesional (UCP), y/o quien el Director Zonal designe, tiene la obligación de llevar a cabo las siguientes acciones:

Verificar al 100%, que la información digitada en el formato Excel (Anexo 5), concuerde con las planillas de trabajo (Anexo 1), para asegurar la calidad de la información registrada.

Verificar por muestreo físico, que la información registrada (Anexo 1), concuerde con lo inventariado físicamente para asegurar la calidad de la información registrada.

Referenciar aquellos bienes inventariados en la toma de inventario físico y que hayan sido objeto de algún proceso de baja, sustentado dicho trámite con el Acuerdo del Consejo u otro documento pertinente.

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Deberá remitir al Área de Control Patrimonial toda información que aporte para la solución a las observaciones que puedan afectar el resultado del inventario físico realizado (bienes en reparación fuera del SENATI, en tránsito, etc).

En el caso específico de Laptops, éstas deberán estar necesariamente en sus respectivas sedes al momento de la toma de inventarios.

Durante el período de inventario, no se debe ingresar ni mover activos de los depósitos de inservibles que pudieran haber en cada zonal.

Los bienes utilitarios que cumplan con la condición de Activos Fijos y se consideren mayores a ¼ de UIT, serán considerados como bienes a inventariar.

En el caso de herramientas cuyo valor se estime como superior a ¼ de UIT, también deberá ser considerado como bien inventariable.

e) Los Jefes de los Centros de Formación Profesional (CFP), Unidades de Formación Profesional (UFP) y las Unidades de Capacitación Profesional (UCP), ó el Personal designado por el Director Zonal, deberá remitir la información consolidada previa conformidad del Director Zonal vía correo electrónico del Anexo 5 y copia de las planillas de inventario físico vía courier (Anexo 1) al Jefe de Control Patrimonial en la fecha que se estipula en el cronograma respectivo (Anexo 4).

f) Las Planillas de inventario físico (referidas en el punto anterior) deberán de ser numeradas de forma correlativa de acuerdo a la sede donde se practicó el inventario.

g) Los Jefes de los Centros de Formación Profesional (CFP), Unidades de Formación Profesional (UFP) y las Unidades de Capacitación Profesional (UCP), ó el Personal designado por el Director Zonal, deberá remitir la información consolidada vía correo electrónico del Anexo 5 y el original de las planillas de inventario físico (Anexo 1) al Director Zonal de su Fondo.

DISPOSICIONES LUEGO DE LA TOMA DE INVENTARIO

a) El Área de Control de Patrimonio con el apoyo de las Direcciones Zonales estarán encargados de efectuar la conciliación entre los activos inventariados contra la base registrada en el sistema SINFO SENATI a la fecha de corte.

La Oficina de Control Patrimonial en coordinación con el Departamento de Contabilidad se encargarán de:

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b) El tratamiento de los bienes sobrantes como resultado de la toma del inventario previa indicación de las causales que la originaron, luego de la conciliación final, procederán a incorporarlos al Activo fijo y darles de alta en el SINFO SENATI registrando su información correspondiente, previa aprobación del Consejo Zonal y Nacional.

c) El castigo (retiro) de bienes faltantes de Activos Fijos del SINFO SENATI, deberá contar con aprobación del Consejo Zonal y Nacional; luego de lo cual, se procederá a actualizar la información de Activos Fijos correspondiente. La información para el castigo de bienes debe indicar las causas expuestas y responsabilidad pertinente.

La Gerencia de Finanzas podrá disponer a nivel nacional, en coordinación con las Direcciones Zonales, las verificaciones adicionales por muestreo de la información resultante de la toma de inventarios en los centros que se considere necesario.

VIII. PROCEDIMIENTO

Los procedimientos a cumplir en la Toma del Inventario Físico de los bienes con Control de Activo Fijo, se encuentran contenidos en la presente Directiva y en el Manual de Instrucciones para la Toma del Inventario Físico de Activo Fijo (Anexo A).

Las circunstancias que se presenten en la toma de Inventario Físico de Activo Fijo que no se encuentren comprendidas en la presente Directiva y en el manual de instrucciones (Anexo A), serán atendidas por la Jefatura de Finanzas o de Control Patrimonial.

El personal que tiene a su cargo el manejo de los bienes con control de activo fijo de cada Dirección Zonal, tiene la responsabilidad de apoyar en la búsqueda de los bienes faltantes (así como establecer las causas de los bienes faltantes y sobrantes) y en la preparación del sustento documentario correspondiente.

ANEXO A

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MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO DEL ACTIVO FIJO

I. OBJETIVOS

El presente manual tiene la finalidad de establecer los procedimientos de Ejecución y Control antes, durante y después de la Toma de Inventario Físico del Activo Fijo en las diferentes Ubicaciones de todos los Fondos del SENATI, a nivel nacional.

II. PROCEDIMIENTO

1. Método de Trabajo para la Toma de Inventario

i. Forma

Se efectuará mediante la verificación física “AL BARRER”, es decir, verificando y registrando la existencia de todo bien control de activo fijo que estén o no etiquetados, describiendo principalmente sus características, ubicación, usuario responsable (ID Custodio), etc. Utilizando para esto los Formatos de registro de datos correspondientes (Anexo 1).

ii. Responsabilidades

Las responsabilidades para la toma de inventario físico de activo fijo son las mismas que se encuentran definidas en la Directiva General de Toma de Inventario Físico de Activo Fijo Nº 001-2010 DN.Adicionalmente los Jefes de los Centros de Formación Profesional (CFP), Unidades de Formación Profesional (UFP) y las Unidades de Capacitación Profesional (UCP), el ID Custodio y/o quien el Director Zonal designe en su respectivo fondo, tienen responsabilidad de cumplir lo establecido en la Directiva y el Manual de instrucciones en mención.

iii. Designación de Personal Inventariador

El Director de cada Zonal efectuará la selección del personal que participará en el equipo de inventario, debiendo ser personal técnico de la Institución ó personal contratado bajo la supervisión del personal técnico de la Dirección Zonal.

iv. Capacitación del Personal Inventariador

El Director de cada Zonal y el Responsable de la Oficina de Control Patrimonial serán encargados de unificar criterios y capacitar al personal de acuerdo a la Directiva de Toma de Inventario antes del inicio respectivo.

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v. Entrega de Materiales

Se contará con todo el material (Formatos y etiquetas) señalados en el presente anexo y en la Directiva de Inventario de Activos Fijos No. 001-2010.DN, para la toma del Inventario físico de los bienes con control de activo fijo, así como el material que sea necesario para el correcto desenvolvimiento de las labores. Dichos procedimientos deberán ser visados o firmados por los responsables de la toma de inventario y del encargado de la custodia.En cada Zonal o CFP el responsable emitirá el material a usarse en la toma de inventario (ver Anexo 1) y se imprimirá en numeración correlativa.

vi. Corte de Operaciones

Para el inicio de la Toma de Inventario Físico de los bienes con control de activo fijo se establecerá una fecha de corte de operaciones de movimientos de dichos bienes.

Durante el proceso de inventario, ningún bien podrá ser movilizado o desplazado, salvo casos de fuerza mayor, en los cuales deberá ser comunicado y autorizado por el Jefe de Control Patrimonial, utilizando los documentos pertinentes, en estos casos se indicará si el bien ha sido ya considerado en el proceso de inventario en curso, bajo responsabilidad.

De la misma manera, en caso de existir bienes en proceso de reparación o mantenimiento, el responsable de la Organización y/o ubicación motivo de inventario, informará al personal encargado del inventario, la situación de dichos bienes debiendo entregar la documentación respectiva que sustente su salida y serán considerados dentro del ambiente donde se encuentren ubicados, bajo responsabilidad.

Y a partir de la fecha de corte, todos aquellos bienes con control de activo fijo que sean adquiridos por cualquiera de los Fondos, deberán ser comunicados inmediatamente al área de Control Patrimonial de la Gerencia de Finanzas bajo responsabilidad.

vii. Disposición de los bienes

Todos los bienes con control de activo fijo deberán estar debidamente a disposición del personal encargado del inventario, para facilitar así la toma del inventario físico de activos fijos.

viii. Comunicación a la Oficina de Auditoría Interna

La Gerencia de Finanzas, comunicará oportunamente a la Oficina de Auditoría Interna, el cronograma aprobado para llevar a cabo el Inventario, para efectos de poder contar con su participación como observadores. Así como copia de la Directiva y detalle del Comité de Inventarios designado por el Director Nacional

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Si los representantes de la Oficina de Auditoría Interna, durante su revisión, detectaran desviaciones de los procedimientos, acciones u otras disposiciones establecidas en la presente Directiva las pondrán en conocimiento del Director Zonal o Líder del Comité de Inventarios para que procedan a efectuar las correcciones pertinentes.

2. Ejecución del Inventario Físico

El tiempo de duración de la Toma de Inventario Físico para el Ejercicio 2010, será el indicado en el cronograma respectivo (Anexo 4).

i. Acta de Apertura y de Finalización

La Toma de Inventario Físico de los bienes con control de Activo Fijo, se iniciará firmando el “Acta de Inicio de la toma de Inventario de Activo Fijo” (Anexo 2), dejando constancia del inicio de la ejecución del Inventario. Asimismo, al término de la toma de Inventario procederán a suscribir el Acta de Finalización del mismo (Anexo 3).

ii. Toma Física

Por cada bien que verifique su existencia física, el inventariador deberá registrar la información requerida en el formato establecido (Anexo 1).

El personal inventariador debe tener sumo cuidado de no confundir e identificar lo siguiente:

- Activos Fijos- Bienes Controlables - Material Fungible

Se adjunta como referencia el detalle de algunos bienes controlables (Anexo 6) y detalle de algunos bienes fungibles (Anexo 7) De existir “Bienes Controlables” que anteriormente fueron considerados como “activos fijos” no se incluirán en el presente inventario, dejando esta responsabilidad a cada Director Zonal de llevar un adecuado control; asimismo, se están enviando etiquetas de color amarillo para su identificación respectiva.

Solo se deberán incluir en los formatos del inventario los activos fijos y no los bienes fungibles y bienes controlables. Sólo para efectos referenciales se adjunta una relación de bienes considerados como activo fijo (Anexo 8)

El personal de inventario y el responsable de cada área (Oficinas, Talleres, etc.) deberá de colocar su nombre y firma, en todas las hojas que correspondan a la toma de inventario de su competencia o responsabilidad.

Durante el inventario si no se encuentra la etiqueta de inventario año 2009 se procederá a considerar el del año anterior o el más reciente.

iii. Registro de Información

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Toda la información recabada deberá ser digitada en el archivo en Excel por el personal inventariador (Anexo 1).

Conforme se vaya registrando la información en el archivo Excel (Anexo 1), se deberá verificar el 100% de la información digitada, a efectos que concuerde con lo inventariado físicamente, para asegurar la calidad de la información registrada.

3. Entrega de la información resultante

Al término del inventario los responsables indicados en la Directiva deberán recopilar los listados (Anexo 1) actualizados con la información recabada durante el inventario debidamente registrada.

Al término del inventario deberán verificar que los listados (Anexo 1) estén completos, ordenados y que la información de estos se encuentre completamente registrada en el archivo Excel (Anexo 5)

Deberán consolidar toda la información en archivo Excel (Anexo 5) del Fondo al cual pertenecen.

Deberán remitir la información consolidada (Anexo 5), resultado de la toma de inventario físico, al Jefe de Control Patrimonial en la fecha que se estipula en el cronograma respectivo (Anexo 4).

Deberán referenciar aquellos bienes inventariados en la toma de inventario físico y que hayan sido objeto de algún proceso de baja, sustentado dicho trámite con el Acuerdo del Consejo u otro documento pertinente.

Deberá remitir a Oficina de Control Patrimonial toda información que aporte para la solución a las observaciones que puedan afectar el resultado del inventario realizado.

III. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

Por ningún motivo se deberá destruir los listados ni etiquetas utilizadas en la Toma de Inventario.

Las etiquetas entregadas y no utilizadas deberán ser devueltas en una relación debidamente enumeradas al Jefe de Control Patrimonial.

Están prohibidas las movilizaciones y/o transferencias de activos fijos; de ser urgente este proceso, informar de inmediato al Jefe de Control Patrimonial para efectúe las acciones correspondientes.

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En caso de presentarse alguna situación que no esté contemplada en el presente Manual, deberá realizarse la consulta respectiva a la Oficina de Control Patrimonial.

ANEXO 1

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ANEXO 2

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ACTA DE INICIO DE LA TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO AL __DE ______________ DEL 2,010

En la ciudad de _______ ____ a las horas del día___________ reunidos en __ se procedió a dar inicio a la Toma de Inventario Físico de los Bienes del Activo Fijo, de acuerdo a la Directiva General de Inventario Físico de Activo Fijo ejercicio 2010 Nº 001-2010.DN

Se recibieron como material para la toma de inventario ______ (cantidad) de etiquetas.

A continuación indicamos el personal que fue autorizado a llevar a cabo la Toma de Inventario:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Asimismo, se indican los activos que han salido de la Institución especificando las razones correspondientes:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ En señal de conformidad con lo antes expuesto suscriben los abajo firmantes por tratarse de los principales responsables de la Toma del Inventario físico del activo fijo.

Firma y Sello y/o Nombre completo del Director Zonal ó Jefe de Centro ó personal designado.

Sello y/o Firma del Personal inventariador.

ANEXO 3

15

ACTA DE FINALIZACION DE LA TOMA DE INVENTARIO DE BIENES DEL ACTIVO FIJO AL __ DE _____________ DEL 2,010

En la ciudad de _______ ____ a las horas del día___________ reunidos en __ se procedió a dar termino a la Toma de Inventario Físico de los Bienes del Activo Fijo, de acuerdo a la Directiva General de Inventario Físico de Activo Fijo ejercicio 2010 Nº 001-2010.DN

Se detalla la documentación realizada en la toma de inventario comprende:

Cantidad de hojas de Inventario: __________ hojas de inventario.

Número de etiquetas usadas: del ______ al _______ etiquetas.

Cantidad de etiquetas no usadas del ______ al _______ etiquetas a devolver.

Asimismo cabe señalar que (si hubo alguna limitación en la toma de inventario): ____________________________________________________________________________________________________________________________________________

En señal de conformidad con lo antes expuesto suscriben los abajo firmantes por tratarse de los principales responsables de la Toma del Inventario físico del activo fijo.

Firma y Sello y/o Nombre completo del Director Zonal ó Jefe de Centro ó personal designado.

Sello y/o Firma del Personal inventariador.

A N E X O 4

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CRONOGRAMA PARA TOMA DE INVENTARIO FISICO DE ACTIVO FIJO 2010

SEC ACTIVIDAD RESPONSABLES FECHAS

1 FECHA DE CORTE C.PATRIMONIAL D.N. 25-nov

2 GENERACION DE INFORMACION BASE

TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

26-nov

3 PREPARACION Y DISTRIBUCION DE FORMATOS C.PATRIMONIAL D.N. 29-nov

4 PREPARACION Y DISTRIBUCION DE ETIQUETAS C.PATRIMONIAL D.N. 29-nov

5 TOMA DE INVENTARIO :DIRECCIONES ZONALES

del 09/12 al 23/12

  INVENTARIO 

 

  DIGITACIÓN 

 

  CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN 

 

  VERIFICACIÓN (MUESTREO) CON HOJA DE TRABAJO 

 

  MUESTREO FISICO 

 

  ENTREGA DE INFORMACION A CP-DN    

6 CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN CP-DN C.PATRIMONIAL D.N. 21-dic

7 CONCILIACIÓN C.PATRIMONIAL D.N. de 22/12 al 21/01

8PREPARACION DE INFORMACION A ACTUALIZAR EN SINFO C.PATRIMONIAL D.N. del 24/01 al 28/01

9 PRESENTACION DE INFORME FINAL A GF C.PATRIMONIAL D.N. 31-ene

10 ENTREGA DE INFORMACION FINAL A SISTEMAS TI C.PATRIMONIAL D.N. 31-ene

ANEXO 5

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ANEXO 6

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BIENES CONTROLABLES

RELACION DE PRINCIPALES BIENES CONTROLABLES

INSTRUMENTOS DE MEDICION HERRAMIENTAS* Alexometro * Balones de almacenamiento* Amperímetro * Estetoscopio electronico* Anemómetro * Equipo de oxicorte* Barómetro * Kit alineador de ejes* Calibrador o Pie de Rey* Calibres fijos* Compresimetro* Cosímetro o cosenfímetro o cofímetro o fasímetro* Cubo de precisión* Dinamómetro* Electroscopio* Goniómetro* Hidrometro* Juego de Escuadras* Juego de pinzas para fresadora* Luxometro* Manómetro* Micrometro* Multímetro* Nivel* Paralelas ajustables* Pirómetros* Pistola Estroboscópica* Reloj Comparador* Rugotest* Tacómetro* Termómetro infrarojo* Terrajas * Vatimetro o Watimetro* Villas de acero* Voltímetro

A continuación algunos activos controlables debe considerarse como tales:

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INSTRUMENTOS DE MEDICION1. Calibrador Precio aproximado US$ 35.00

El calibrador también llamado “vernier” o “pie de rey” es uno de los instrumentos mecánicos para medición lineal de exteriores, medición de interiores y de profundidades más ampliamente utilizados.

i. Calibradores ii. Calibrador Digital

iii. Calibrador de Profundidad con Accesorio

2. Micrómetro o Tornillo de PalmerEs un instrumento de medición cuyo funcionamiento está basado en el tornillo micrométrico que sirve para medir las dimensiones de un objeto con alta precisión, del orden de centésimas de milímetros (0,01 mm) y de milésimas de milímetros (0,001 mm) (micra).

Precios aproximados Exteriores desde US$ 40.00 – US$72.00 Interiores US$250.00i. Micrómetro convencional ii. Micrómetro para Interiores

iii. Micrómetro Digital iv. Micrómetro para Roscas

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v. Micrómetro de Plato vi. Micrómetro de Profundidad

vii. Micrómetro para Interiores de 3 topes

3. Reloj comparador Precio aproximado US$ 86.00 Se trata de un instrumento de medición que se utiliza en los talleres e industrias para la verificación de piezas y que por sus propios medios no da lectura directa es por eso que tiene que ir incorporado a una galga de verificación o a un soporte con pie magnético que permite colocarlo en la zona de la máquina que se desee La precisión de un reloj comparador puede ser de centésimas de milímetros o incluso de milésimas de milímetros micras, según la escala a la que esté graduado. También se presentan en milésimas de pulgada.

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i. Relojes Comparadores ii. Reloj Comparador de Palanca

4. AlexómetroEl alexómetro es un instrumento de medición de diámetros interiores. Es un reloj comparador anexado a un eje que en el extremo de éste, se encuentra el contacto que hace girar las agujas del alexómetro y de este modo poder comparar las medidas.

i. Unidad

ii. Juego

5. Goniómetro Precio Aproximado US$ 315.00Es un instrumento de medición con forma de semicírculo o círculo graduado en 180º o 360º, utilizado para medir o construir ángulos, comprobación de

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conos y puesta a punto de las máquinas-herramientas de los talleres de mecanizado.

6. Termómetro Infra-rojo Precio Aproximado US$ 250.00Es un termómetro para mediciones sin contacto de temperaturas superficiales, portátil, robusto y fácil de utilizar.

7. PirómetroEs un dispositivo capaz de medir la temperatura de una sustancia sin necesidad de estar en contacto con ella. El término se suele aplicar a aquellos instrumentos capaces de medir temperaturas superiores a los 600 grados celsius. El rango de temperatura de un pirómetro se encuentra entre -50 grados celsius hasta +4000 grados celsius. Una aplicación típica es la medida de la temperatura de metales incandescentes en molinos de acero o fundiciones.

i. Pirómetro Digital ii. Pirómetro de Inmersión

iii. Pirómetro Óptico iv. Pirómetro Cuadrante

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8. ManómetroUn manómetro es un aparato que sirve para medir la presión de fluidos contenidos en recipientes cerrados. Existen, básicamente, dos tipos: los de líquidos y los de gases.

i. Manómetro digital ii. Manómetro analógico

9. Tacómetro Precio Aproximado US$ 320.00Es un dispositivo que mide la velocidad de giro de un eje, normalmente la velocidad de giro de un motor. Se mide en revoluciones por minuto (RPM). Actualmente se utilizan los tacómetros digitales, los cuales nos brindan una mayor exactitud y precisión de nuestra medida.

10. AnemómetroEs un aparato meteorológico que se usa para la predicción del tiempo y, específicamente, para medir la velocidad del viento.

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11. AmperímetroEs un instrumento que sirve para medir la intensidad de corriente que está circulando por un circuito eléctrico.

i. Amperímetro de 4 escalas ii. Amperimetro de 3 escalas

Precio Aprox US$ 30.00 ii. Pinza amperimétrica iii. Amperímetro de panel

12. Pistola EstroboscópicaEl empleo de una pistola estroboscópica ofrece mayores garantías porque se puede conseguir una puesta a punto más precisa, rápida y cómoda, ya que su funcionamiento es autónomo y puede ir conectada a la red eléctrica o a la batería del vehículo, produciendo una ráfaga de luz por efecto capacitivo tan potente que puede realizarse la puesta a punto con el motor en marcha y se puede tomar la referencia sobre las marcas hechas por este motivo en la polea o en el volante motor según sea el sistema de referencia introducido por el fabricante.

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13. VoltímetroEs un instrumento que sirve para medir la diferencia de potencial entre dos puntos de un circuito eléctrico.

i. Voltímetro de 2 escalas ii. Voltímetro de 3 escalas

Precio Aprox US$ 30.00 iii. Voltímetro de 4 escalas iv. Voltímetro de panel

14. Multímetro Precio Aprox. Desde US$ 150.00 hasta US$300.00Un multímetro, también denominado capacímetro, polímetro, tester o multitester, es un instrumento de medición que ofrece la posibilidad de medir distintos parámetros eléctricos y magnitudes en el mismo dispositivo. Las funciones más comunes son las de voltímetro, amperímetro y óhmetro.

Multímetro convencional ii Multímetro con pinzas

15. CosfímetroEs un instrumento que sirve para medir los factores de potencia.

i. Cosfímetro de panel ii. Cosfímetro portátil

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16. NivelEs un instrumento de medición utilizado para determinar la horizontalidad o verticalidad de un elemento.

17. RugotestSon comparadores que permiten estimar la rugosidad de la superficie de una pieza mediante el tacto y la vista.

18. Cubo de PrecisiónSirve para trazar superficies metálicas

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19. HidrómetroEs un instrumento que permite medir el caudal, la velocidad o la fuerza de los líquidos que se encuentran en movimiento, dependiendo de la graduación y aplicación de este mismo.

20. Calibres FijosSe llama calibre fijo o galga a los elementos que se utilizan en el mecanizado de piezas para la verificación de las cotas con tolerancias estrechas cuando se trata de la verificación de piezas en serie.

a. Juego de Calibres Patrones - Bloques

b. Juego de Calibres Patrones–Angulares c. Juego de Calibres Patrones–Cilindro

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21. Paralelas AjustablesNos permite saber si una superficie se encuentra totalmente plana.

22. Villas de AceroNos permiten calcular el ángulo y altura de la cola de milano.

23. Juego de Pinzas para FresadoraSirven para realizar diversos ajustes en la maquina fresadora

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24. Terrajas Rigid

25. LuxómetroEs un instrumento de medición que permite medir simple y rápidamente la iluminancia real y no subjetiva de un ambiente.

26. Escuadrasa. Tope, posición, biselado b. Combinación

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27. ElectroscopioEs un instrumento que permite determinar la presencia de cargas eléctricas y su signo.

HERRAMIENTAS Y OTROS

1. Estetoscopio Electrónico Precio aproximado US$ 100.00Es un instrumento sensible de muy alta calidad e ideal para la determinación de la existencia de problemas en los rodamientos u otros componentes de la maquinaria por detección de ruido o vibraciones.

2. Equipo de Oxicorte Precio aproximado US$ 230.00

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El oxicorte es una técnica auxiliar a la soldadura, que se utiliza para la preparación de los bordes de las piezas a soldar cuando son de espesor considerable, y para realizar el corte de chapas, barras de acero al carbono de baja aleación u otros elementos ferrosos.

3. Kit Alineador de Ejes

4. Balones de almacenamientoLos balones de almacenamiento de oxigeno, acetileno, otros

ANEXO 7BIENES FUNGIBLES

RELACION DE BIENES FUNGIBLES

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* Cautin* Temporizador de Arranque* Medidores de Energía* Reostato* Transformador monofásico* Perchero* Ventiladores * Concentrador o HUB* Franelógrafo* Rack* Juego de Modelos de Hondas* Lámpara Óptica de Metal* Carro de Madera* Extintores chicos

A continuación un detalle de lo que comúnmente podríamos considerar como BIENES FUNGIBLES gasto o en su defecto algunos partes o componentes de activos que por el uso debe ser reemplazable periódicamente. 1. Cautín Precio aproximado US$ 70.00 a US$200.00

Se denomina soldador de estaño o cautín al instrumento técnico eléctrico usado para las soldaduras de estaño que se utilizan, principalmente, en aplicaciones electrónicas, permitiendo las conexiones entre los diversos componentes que están interconectados en los circuitos electrónicos.

2. Temporizador de Arranque Precio aproximado US$ 60.00Es un temporizador por pasos destinado a gobernar la maniobra de arranque estrella triángulo. Al aplicarle la tensión de alimentación, el contacto de estrella cierra durante un tiempo regulable, al cabo del cual se abre, transcurre una pausa y se conecta el contacto de triángulo. El tiempo de pausa normal está entre 100 y 150 ms.

3. Medidores de EnergíaConocido también como contador, son aparatos usados para la medida del consumo de energía.Monofásico, es utilizado para conexiones monofásicas (cuenta con dos cables de ingreso), que alimentan potencias inferiores a 6 kW.

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Precio aproximado US$ 75.00a. Monofásico electrónico b. Monofásico electromecánico

c. Medidor Trifasico Precio aproximado US$200.00

4. ReostatoLlamado también reóstato es un componente eléctrico que tiene una resistencia ajustable por tanto es un tipo de potenciómetro.

i. Reostato de Campo ii. Reostato de Arranque

5. Transformadores Precio aprox. US$ 110.00

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6. Perchero Precio aproximado S/100.00Es un mueble destinado a colgar abrigos, sombreros u otras prendas.

7. Ventiladores Precio aproximado S/. 60.00 a S/. 100.00a. Ventilador de Pie b. Ventilador tipo Torre c. Ventilador de mesa

8. ConcentradorLlamado también HUB, es un dispositivo que permite centralizar el cableado de una red y poder ampliarla. Esto significa que dicho dispositivo recibe una señal y repite esta señal emitiéndola por sus diferentes puertos.

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a. Hub de 24 puertos b. Hub de 16 puertos c. Hub de 8 puertosPrecio aprox. S/255.00

9. FranelógrafoEs un tablero de madera en cuyo interior es de franela. Se puede trabajar en él tal como se trabajaría en un pizarrón, con la diferencia de que las cosas que se presentan en el franelógrafo se preparan de antemano.

10. RackEs un bastidor destinado a alojar equipamiento electrónico, informático y de

comunicaciones.

11. Juego de Modelos de HondasEs una herramienta de instrucción, el cual nos permite armar estructuras

moleculares

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12. Lámpara Óptica de Metal

13. Carro de MaderaEs una herramienta de instrucción para ver el movimiento rectilíneo uniforme o variable del movimiento

ANEXO 8ACTIVOS FIJOS

MAQUINARIA Y EQUIPO UNIDADES DE TRANSPORTE* Afilador Universal * Autos* Analizador de Motores * Camionetas* Automovil de Instrucción * Omnibus* Batidora Industrial * Motocicletas* Cepilladora * Bicicletas

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* Congeladora* Electroerosion MUEBLES Y ENSERES* Fresadora * Archivadores* Horno Eléctrico * Armarios* Licuadora Industrial * Banca* Maquina Botonera * Carpetas* Maquina Collaretera * Escritorio* Maquina Cortadora de Tela * Estantes* Maquina de Costura Recta * Gaveta

*Maquina de Desbastado de Cuero * Mesas

* Maquina de Estampado * Modulos para computadora* Maquina de soldar * Periodico mural de aluminio* Maquina Ojaladora * Pizarra acrilica* Maquina Pretinadora * Puff* Maquina Recubridora * Sillas* Maquina Remalladora * Sillones* Maquina Ziczac * Vitrinas* Maquna Impersora Offset* Motores de Instrucción* Pantografo tridimensional* Plancha Transfer* Plegadora* Prensa Hidraulica* Pulidora* Roladora* Taladro de Columna* Tecle* Torno Paralelo* Tractor de Instrucción

EQUIPOS DIVERSOSEQUIPOS DE COMPUTO

* Aire Acondicionado * Computadora* Amoladora * CPU* Balanza * Impresoras * Calibrador de Altura * Laptop* Calibrador de Presión * Monitor

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* Calibrador de procesos * Plotter* Camara fotográfica * Scanner* Campana extractora* Cizalla manual* Cocina* Comunicador de campo* Dispositivo de sujeción métrico –Micrómetro de Banco-* Ecran* Equipo de sonido* Esmeril* Extintor rodante de 50 kg* Extractores de Aire* Friobar* Fuente de Alimentación* Gata hidraulica* Generador de funciones* Horno microondas* Interferómetro* Marmol de trazado de fierro fundido* Marmol de trazado de granito* Megohmetro* Modulo de enseñanza* Motor Monofasico* Motor trifasico* Osciloscopio* Patron de Altura Regulable* Proyector de transparencia* Proyector multimedia* Radiograbadora* Refrigerador* Reproductor de video - DVD* Reproductor de video - VHS* Reproductor multimedia* Tablero de dibujo* Tablero de instrucción* Televisor* Telurómetro* Terma* Tornillo de Banco* Ventilador de techo* Video grabadora* Yunque

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1. Interferómetro Precio US$ Es un instrumento que emplea la interferencia de las ondas de luz para medir con gran precisión longitudes de onda de la luz misma.

2. OsciloscopioEs un instrumento de medición electrónico para la representación gráfica de señales eléctricas que pueden variar en el tiempo. Es muy usado en electrónica de señal, frecuentemente junto a un analizador de espectro.

i. Osciloscopio Digital ii. Osciloscopio Análogo

3. Calibrador de PresiónEs un instrumento de campo y fácil de usar. Puede emplearse para los transmisores, indicadores y conmutadores.

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4. Calibrador de ProcesosEs un calibrador de campo potente y fácil de usar. Puede emplear las funciones de medición y generación para comprobar y calibrar prácticamente cualquier parámetro de proceso.

5. Comunicador de CampoPermite configurar dispositivos de campo o realizar diagnósticos para una eficaz puesta en marcha o localización de fallos. Con este Comunicador puede crear un segmento FF de calidad, detectar problemas con la fuente de alimentación, localizar terminales defectuosos en los dispositivos sin necesidad de llevar al ordenador portátil a la planta.

6. Calibrador de AlturaEl medidor de altura es un dispositivo para medir la altura de piezas o las diferencias de altura entre planos a diferentes niveles. El calibrador de altura también se utiliza como herramienta de trazo, para lo cual se incluye un buril. El medidor de altura, creado por medio de la combinación de una escala principal con un vernier para realizar mediciones rápidas y exactas, cuenta con un solo palpador y la superficie sobre la cual descansa, actúa como plano de referencia para realizar las mediciones.

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7. Fuente de AlimentaciónUna fuente de alimentación es un dispositivo que convierte la tensión alterna de la red de suministro, en una tensión continua y lo más estable posible, que alimentan los distintos circuitos del aparato electrónico al que se conecta (ordenador, televisor, impresora, router, etc.).

8. Generador de FuncionesEs un aparato electrónico que produce ondas senoidales, cuadradas y triangulares, además de crear señales TTL. Sus aplicaciones incluyen pruebas y calibración de sistemas de audio, ultrasónicos y servo.

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9. Yunque de 50 Kg Precio aproximado S/. 836.00Es una herramienta de herrería. Está hecha de un bloque macizo de piedra o metal que se usa como soporte para forjar metales como hierro o acero.

10. TelurómetroEs un equipo profesional para efectuar mediciones en sistemas de puesta a tierra en parámetros de voltaje y resistencia.

11. MegóhmetroEs un instrumento para la medida del aislamiento eléctrico en alta tensión. Se conoce también como "Megger".

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12. Dispositivo de sujeción métrico –Micrómetro de Banco- El micrómetro de alta precisión y exactitud y de graduación escalonada nítida. Para trabajos en superficie o mesa ajustable.