DIRECCIÓN GENERAL Rige a partir de: Código: … · El alcance de esta auditoría interna,...

DIRECCIÓN GENERAL Rige a partir de: 12/02/09

Código: SENASA- PG- 002- RE- 007

INFORME DE AUDITORÍAS INTERNAS Versión 02 Página - 1 - de- 2

© Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada

11-- FFeecchhaa:: DDeell 2266 aall 29 de noviembre de 2012

22-- NN°° ddee AAuuddiittoorrííaa:: 01-2012 33-- OObbjjeettiivvoo::

Determinar el cumplimiento de la DIPOA con su sistema de gestión de calidad y con el sistema de calidad del SENASA, la norma INTE-ISO/IEC 17020:2000, los criterios y las políticas emitidas por el Ente Costarricense de Acreditación, ECA y con el Reglamento Sanitario y de Inspección Veterinaria de Mataderos Decreto N° 29588-MAG-S.

44-- AAllccaannccee::

El alcance de esta auditoría interna, corresponde a la evaluación de todas las cláusulas de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000; los registros que Evidencian la implementación de las políticas y procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad de la DIPOA, Sistema de Gestión de Calidad del SENASA ( en lo que le corresponde), el cumplimiento del Decreto N° 29588-MAG-S Reglamento Sanitario y de Inspección Veterinaria de Mataderos y la testificación de los siguientes procesos: Inspección post mortem de cabezas, vísceras y canales de bovinos en las unidades periféricas ubicadas en Coopemontecillos establecimiento N°8 y El Arreo, establecimiento N°12

55-- DDooccuummeennttooss ddee RReeffeerreenncciiaa::

Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000. Criterios generales para la operación de varios tipos de organismos que realizan inspección. ECA-MC-C03 Criterios para la evaluación de la norma INTE-ISO/IEC 17020:2000 Decreto N° 29588-MAG-S Reglamento Sanitario y de Inspección Veterinaria de Mataderos Documentos del Sistema de Gestión de Calidad del DIPOA y Documentos del sistema de Gestión de Calidad del SENASA, en lo que corresponde a DIPOA.

66-- EEqquuiippoo AAuuddiittoorr

Función Nombre de Funcionario Auditor Líder Dra. Marietta Ureña Brenes (MU) Auditor Dra. Tatiana Leal Barrantes (TL) Auditor en Formación Licda. Hannier Ramírez (HR) Experto y Auditor en Formación Dr. Gustavo Araya Rodríguez (GA)





7- AAuuddiittaaddooss

NN°° Dependencia Nombre Funcionario 1 DIPOA- Oficinas Centrales Dr. Edgar Barquero Fonseca, Dr. Manuel Miranda Díaz y la Dra. Mónica Sandi Lizano 2 DIPOA- UP Coopemontecillos Dra. Tatiana Salas Orozco, Dr. José Andrés Cartin, Sr. Olivier Calvo, Geovanny Jiménez, 3 DIPOA- UP El Arreo Dr. José Andrés Mora Castellón, Dr. José Andrés Cartin, Sr. Elián Sánchez

8- CCrroonnooggrraammaa ddee AAccttiivviiddaaddeess

Actividad Fecha Horario Lugar Reunión Apertura 2012-11-26 8:30 h Instalaciones del SENASA Reunión Apertura 2012-11-26 6:10 h Instalaciones Unidad Periférica- El Arreo

Reunión Apertura 2012-11-27 6:20 h Instalaciones Unidad Periférica- CoopeMontecillos

Ejecución de Auditoria 26, 27 y 28 De 8:00 h a 16:00 h Instalaciones SENASA y Unidades Periféricas Coopemontecillos y El Arreo

Reunión Cierre 2012-11-29 14:00 h Instalaciones del SENASA

9- HHaallllaazzggooss

NN°° OObbsseerrvvaacciioonneess 55 NN°° NNoo CCoonnffoorrmmiiddaaddeess 2266

DDeeppeennddeenncciiaa ::____DDIIPPOOAA____________________________________________________________________

NN°° Requisito Hallazgo Descripción Auditado Auditor No Conformidad: Observación

1

3.1 de la norma INTE-ISO/IEC 17020:2000

X

Evidencia: La personería jurídica mostrada está desactualizada pues presenta al Dr. Gerardo Vicente como representante legal , quien desde el 2010 salió de la Dirección General No Conformidad: El OI no mantiene actualizada la documentación legal de la organización madre

Dra. Mónica Sandi L.

MU y HR





2 3.3 de la norma INTE-ISO/IEC 17020:2000

X

Evidencia: Se revisa en la página Web DIPOA-PG-021 Gestión del recurso humano. En que se describen las funciones del personal encargado del alcance. Se revisa el alcance y se verifica que está claramente definido, no obstante no se especifica el tipo de organismo que es. Observación: En el alcance no se define el tipo de organismo que es.


MU y HR

3

3.6 de la INTE-ISO-IEC17020:2000 y el criterio ECA C.3.6ª y 3.6.b

X

Evidencia: El OI no cuenta con una contabilidad auditada, debido a que forma parte de una organización superior que pertenece al Estado. No Conformidad: El OI no audita su contabilidad.


MU y HR

4

4.1 de la norma INTE-ISO/IEC 17020:2000 y los criterios ECA-D4.1ª) y el C 4.1

X

Evidencia: .- En el Manual de Calidad DIPOA-MC-001 apartado 4. Independencia, imparcialidad e integridad pág. 9, hace referencia a la forma en que los funcionarios de DIPOA se encuentran libres de cualquier presión comercial, financiera u otras, remite al llenado de un formulario DIPOA-MC-001-RE-007 en caso de presentarse, sin embargo, no declara el trato que se le dará al formulario una vez llenado por un funcionario .- El OI cuenta con el procedimiento de personal DIPOA-PG-021 Gestión del Recurso Humano, página 3; establece que todo funcionario que ingresa al OI debe firmar el compromiso de confidencialidad, imparcialidad y objetividad DIPOA-PG-021-RE-001. .- Se establecen las Orientaciones para la conducta del personal DIPOA-PG-021-IN-002 y el registro DIPOA-MC-001-RE-007 Declaración de Conflicto por presión comercial. No Conformidad: El OI no cuenta con un procedimiento que establezca como proceder cuando un funcionario informa y registra que ha sido sujeto de algún tipo de presión

Dr. Mónica Sandi L.,

MU , TL y GA

5 4.1.2, 4.2 y 5 de la norma INTE-

X

Evidencia: .- Todos los expedientes de personal revisados en las Unidades Periféricas

Dr. José Andrés Mora,

MU, TL, GA y HR





ISO/IEC 17020:2000

Criterios C 4.1

contenían el Compromiso de confidencialidad, imparcialidad y objetividad DIPOA-PG-021-RE-001 firmado por los funcionarios, no obstante, el registro DIPOA-MC-001-RE-007 Declaración de denuncia por presión comercial no se encontró en dichos expedientes. .- En los puestos de inspección de cabezas, vísceras y canales para ambas UP hacen uso de un funcionario de la planta para el llenado del documento oficial “Constancia de Decomisos de Productos y Subproductos en Faena DIPOA-PG-013-RE-016”. .- Este “apuntador” también tiene bajo custodia las boletas de decomiso y retenido en la UP N° 8. .- Los IAO no verifican durante el llenado que la información que completa el “apuntador” sea la correcta generando un conflicto de intereses. .-Los IAO permiten que otros funcionarios no oficiales, a parte del “apuntador”, permanezcan en el sitio donde se encuentran documentos oficiales pudiendo acceder a los datos generados de manera confidencial. .- Se revisan la política de Organismo Tipo A con código Manual MC-001 Anexo 1 y queda claro la intención del OI de no involucrarse en actividades que pongan en riesgo la inspección. Al ser un organismo del Estado y realizar inspecciones de carácter oficial, su rol es de tercera parte, sin tener relación de ningún tipo con otras actividades diferentes a la inspección, no obstante el OI no demuestra una independencia total del cliente al contar con equipo de cómputo conectado al servidor del cliente y se ha demostrado en la evaluación in situ que desde el administrador del servidor se acceden los documentos oficiales de inspección. .- En entrevista a los veterinarios de planta se establece que el acceso es restringido, solo el personal oficial tiene llaves de las oficinas, sin embargo, no existe ninguna rotulación que indique que el acceso sea restringido. No obstante, el acceso a las computadoras no es restringido a pesar de contar con claves de acceso, ya que estas pueden ser accedidas por los funcionarios de cómputo de la empresa de una manera remota en ambos establecimientos. El equipo es exclusivo para cada funcionario, el mismo es retirado una vez que salgan los IAO del proceso de inspección

Sr. Olivier Calvo, Dra. Mónica Sandi





No Conformidad: El OI no demuestra plenamente su independencia ni guarda la confidencialidad de la información generada en la inspección

6

6.4. de la norma INTE-

ISO/IEC 17020:2000 y

con los criterios D 6.4c

y D 6.4d.

X

Evidencia: .- En la UP N° 8 se encontró evidencia de la supervisión generada por el Coordinador de bovinos hacia el MVIO en el registro DIPOA-PG-010-RE-001 mediante oficio DIPOA-A-165-12 realizado el 08-02-12, y en la UP N° 12 mediante oficio DIPOA-A-144-12 efectuada el 02-02-12 por el Coordinador de bovinos y la gestora de calidad. No obstante, esta supervisión no incluye toda la información relacionada con los procesos de inspección directamente establecidos en el alcance (Informes de Inspección). .- En la UP N° 8 existe evidencia de la supervisión del MVIO hacia los IAO en el registro SENASA-PG-004-RE-001 fechada el 07-06-12 mientras que en la UP N°12 esta supervisión se efectuó en la fecha 01-06-12. .- De los acuerdos tomados en el establecimiento N° 8 el número 1) no se cumplió al 100%, lo anterior debido a que se detectó durante la auditoría que la inspección y palpación de todas las lenguas es inconstante. .- En el acuerdo número 2) “Se palpará el 100% de todas las vísceras” fue incumplido debido a que durante la auditoría se observó que el pulmón no era palpado en la totalidad de los artículos a inspeccionar. .- La supervisión in situ del jefe de auditoría hacia el Coordinador fue inexistente, no obstante, la supervisión documental quedó demostrada mediante el nombre y firma del jefe de auditoría en los informes realizados por el Coordinador de bovinos. Ej., DIPOA-PG-002-RE-008 con fecha de auditoría 23-05-12, DIPOA-PG-002-RE-001 fechado el 11-07-12, DIPOA-PG-008 fechado el 16-02-12, DIPOA-PG-002-RE-001 fechado el 21-06-12, DIPOA-PG-002-RE-001 fechado el 03-03-12. Sin embargo, ninguno de estos documentos están relacionados directamente con el proceso de inspección del alcance sino con las labores de control de la parte oficial hacia el cliente. No Conformidad: El OI no lleva a cabo una supervisión efectiva in situ ni documental de los procesos de inspección relacionados dentro del alcance.

Dr. José Andrés Cartin, Dra. Tatiana Salas, Dr. José Andrés Mora, Dra. Mónica Sandi

TL y GA





7

6.5 de la norma INTE-ISO/IEC 17020:2000

Criterios D6.5a

X

Evidencia: .- En el procedimiento DIPOA-PG-021 se establece en la página 8 un cuadro con el personal sustituto asignado para cada cargo, de esta forma que cada cargo en Oficinas Centrales y Auxiliares Oficiales cuenta con sustituto. .- Los sustitutos establecidos en el procedimiento DIPOA-PG-021 página 8 cumplen con igual condición y competencia para ocupar el cargo asignado cuando así se requiera. .- Se cuenta con el registro Competencia Técnica Formación Continua SENASA-PG-005-RE-006. .- En el Procedimiento DIPOA-PG-021 no se asigna sustituto para los médicos veterinarios inspectores oficiales y establecer con claridad que puesto puede sustituir al IA. .- En la UP N° 8 la sustitución de los puestos de inspección la puede realizar cualquier otro IAO o el MVIO ya que todos cuentan con la competencia técnica y experiencia para hacerlo. .- En la UP N° 12 pueden realizar la sustitución de los puestos de inspección siempre y cuando haya otro IAO disponible. El MVIO indicó que el problema se genera cuando más de un IAO está de vacaciones o incapacitado, pues no cuentan con suficientes inspectores para abarcar todos los puestos quedando el trabajo recargado en otros inspectores o no haciéndose la tarea del faltante. .- Durante entrevista con el Coordinador de bovinos manifestó que lo mismo sucede cuando varios MVIO se encuentran de vacaciones, incapacitados, fuera del país, en capacitaciones, entre otros, ya que el sustituto establecido verbalmente (no así en el procedimiento DIPOA-PG-021) es el Coordinador de Área, por lo que el servicio de inspección podría verse afectado. .- Al preguntar a la Gestora de Calidad si considera que la cantidad de personal es suficiente para la realización de las funciones, manifiesta que en su mayoría del personal involucrado en la inspección no ha podido sacar vacaciones por qué no se cuenta con personal para realizar la sustitución. No Conformidad: El OI no garantiza la sustitución del personal involucrado en las inspecciones, poniendo en riesgo la actividad de inspección.

Dra. Mónica Sandi, Dr. José Andrés Cartin, Dr. José Andrés Mora, Dra. Tatiana Salas

MU,TL y GA





8

7.1 de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000 y el

Manual de Calidad DIPOA-MC-001página 11, punto 7.

X

Evidencia: .- En la Unidad Periférica de Coopemontecillos no se encuentra la Política de Calidad en lugar visible. .- En entrevista a los señores Olivier Calvo y Geovanny Jiménez se les consulta sobre la política de calidad y manifiestan no conocerla. .- Al consultárseles a los doctores José Andrés Mora, Andrés Cartín, Tatiana Salas se nos indicó que no se les había capacitado en el instructivo DIPOA-PG-021-IN-002 Orientaciones para la conducta del personal. No Conformidad: El OI cuenta con personal que no conocen la Política de Calidad y otras Políticas , además no se mantiene visible la Política de Calidad

Dr. Tatiana Salas, Sr. Olivier Calvo , Sr. Geovanny Jiménez, Dr. José Andrés Mora, Dr. Andrés Cartín,

TL

9

7.5 de la norma INTE-

ISO/IEC17020:2000

X

Evidencia: La Gestora de Calidad cuenta con nombramiento, tiene la responsabilidad y la autoridad para implementar y mejorar el sistema y tiene acceso al Director de DIPOA, no obstante se le han hecho una serie de recargos de funciones que le impiden dar el seguimiento que requiere el sistema para mantener su mejora .-En entrevista con la Gestora de Calidad manifiesta que para las auditorías externas (socios comerciales) en el análisis y trato de las acciones correctivas planteadas a las No Conformidades encontradas en dichas auditorías no se toma en cuenta a la Gestora de Calidad. No Conformidad: El OI no da importancia ni relevancia al sistema de gestión de calidad

Dr. Edgar Barquero Director DIPOA Dra. Mónica Sandi

MU

10

7.6 de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000 y los Criterios ECA C7.6. del ECA-MC-C03-V4, SENASA-PG-001

X X

Evidencia: .- La documentación en web del DIPOA con cambios se presenta demarcada con color amarillo, ejemplo el registro DIPOA-MC-001-RE-005 Lista Maestra (http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/paginas/view/120, entre otros. - En la página web del SENASA donde el Manual de Calidad establece que se publica todo el Sistema de Calidad no se muestra el anexo 9 del DIPOA-PG-021 y el anexo 10 no concuerda el nombre con lo indicado en la lista Maestra DIPOA-MC-001-RE-001. - EL OI presenta inconsistencia entre el orden, nombre y código de los anexos

Dra. Mónica Sandi L, Sr. Olivier Calvo, Dr. José Andrés Mora

MU, TL, GA y HR





del procedimiento DIPOA-PG-021, los cuales están indicados a su vez en la Lista Maestra DIPOA-MC-001-RE-005, sin embargo tanto el procedimiento como la lista maestra difieren de lo establecido en la página web del SENASA (http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/paginas/view/134) .- En el Manual de Calidad DIPOA-MC-001 Al referirse a la misión y visión repite misión. .- En el Manual de Calidad DIPOA-MC-001 al final de la introducción se refiere al organigrama que presenta sombreado en color gris las áreas relacionadas con el alcance, sin embrago al revisar el organigrama no se identifican las áreas sombradas en gris, lo mimo sucede con el del sitio web al que remite el apartado 8 del Manual de Calidad .- En Manual de Calidad DIPOA-MC-001 en el punto 2 Alcance, cuando hace mención al alcance de acreditación se refiere a 2 unidades periféricas Establecimiento N8 Copemontecillos y N 12 El Arreo sin embargo en Lista de personal relacionado con el alcance de acreditación ante el ECA DIPOA-MC001-RE-006 se menciona en la columna de Ubicación se únicamente a Coopemontecillos, aunque se emplean los dos números de establecimientos. .- En Siglas y Abreviaturas DIPOA-MC001-RE-003 define °C como grados centígrados, siendo lo correcto grados Celsius de acuerdo al SI, en la definición de FAO y de FSIS se refiere a siglas en español, sin embargo las mismas son en inglés. .- En DIPOA-PG-013 Inspección Post mortem en Bovinos en el apartado de abreviaturas establece el IA como el Inspector auxiliar sin embargo en el resto del documento se hace mención al IAO el cual no se define. Lo mismo sucede con el MVI que e es la abreviatura de Médico (a) Veterinario (a) Inspector, sin embargo en el resto del documento se le llama MVIO. En ningún documento hace referencia a las siglas antes mencionadas (IAO y MVIO). .- El Manual de Calidad DIPOA-MC-001 en el apartado 10) pág. 17 indica que “Los requisitos contra los cuales se evalúa la conformidad están regulados en los Capítulos XVIII y XIX del DE-Decreto 29588-MAG-S Reglamento Sanitario y de Inspección Veterinaria de Mataderos, producción y procesamiento de carnes, el Código de Regulaciones Federales (CFR) Título 9 partes 309, 310, 313 y 314





y las directivas del Food Safety Inspection System (FSIS) 6100.1, 6100.2, 6410.1 y 6900.2, para efectos de la acreditación el documento a evaluar es el que se encuentra bajo el código DIPOA PG 013 y registros relacionados, como un procedimiento de índole no normalizado”, mientras que el procedimiento DIPOA-PG-013 supracitado en el punto 6) Referencias y Bibliografía señala que del Decreto N° 29588-MAG-S se utilizan como referencia los Capítulos XX y XXI, del Code of Federal Regulations (CFR), Parts 310, 311, 314, del Food Safety and Inspection Service (FSIS); Directives 6100.2; 6100.4; 6410.1 y del Código Sanitario para los Animales Terrestres OIE: 2011. Título 6, Capítulo 6.2., incluyendo capítulos correspondientes a la inspección antemortem en el Manual de Calidad que se encuentran fuera del alcance. .- En los formularios citados en el apartado 6. Referencias y Bibliografía del procedimiento DIPOA-PG-013 se evidencia que: a) Inciso 6.12 y 6.13, Informes de Inspección de decomisos de órganos,

canales y animales íntegros DIPOA-PG-013-RE-009 y DIPOA-PG-013-RE-010 se identifican como “Consumo local” el primero y “Exportación” el segundo, mientras que en la verificación de la página web dichos formularios aparecen sin las palabras “Consumo local” ni “Exportación”.

b) Inciso 6.14 Control de Carne Retenida por Cisticercosis DIPOA-PG-013-RE-012 al verificarlo con la página web aparece en este último con el nombre de “Control de Carne Retenida por Cisticercosis Bovina”

c) Inciso 6.15 Control de Sacrificio por Brucelosis DIPOA-PG-013-RE-013 al verificarse con la página web aparece en este último con el nombre de “Control de ingreso y sacrificio de animales con Brucelosis”.

d) Inciso 6.20 Instructivo para la toma y envío de muestras sospechosas EEB DIPOA-PG-013-IN-003 al verificarse con la página web aparece en este último con el nombre de “Instructivo para toma y envío de muestra para EEB”

e) No se incluyeron los siguientes documentos en el procedimiento DIPOA-PG-013 pero sí se encuentran codificados bajo este código y en la página web: i) DIPOA-PG-013-IN-004 Identificación, remoción, segregación y





desecho de materiales específicos de riesgo (EEB) ii) DIPOA-PG-013-IN-004-RE-018 Guía de Inspección de la identificación,

remoción, segregación y eliminación de material específico de riesgo EEB

iii) DIPOA-PG-013-IN-004-RE-019 Guía de despacho y transporte de material específico de riesgo EEB

.-En el procedimiento DIPOA-PG-013 en los apartados: a. 7.3.2. Retención, la figura 44. Colilla DIPOA-PG-013-RE-005 Retenido,

muestra inconsistencias con el formulario de la página web, siendo éstas de logo diferente, misma versión, con diferente entrada en vigencia.

b. 7.3.4. Decomisos, la figura 45. Colilla DIPOA-PG-013-RE-017 Decomisado, muestra inconsistencias con el formulario de la página web, siendo éstas de diferente logo, misma versión con entrada en vigencia diferente, y con variaciones en el contenido.

c. 7.3.5. Decomiso de cabezas y vísceras, en el párrafo primero se indica que “el reporte de decomisos de cabezas y vísceras puede ser generado por el IAO o escrito por un representante del establecimiento” contradiciéndose con el apartado 3. Responsabilidad y autoridad en el inciso 3.1.1. donde se muestra que el “IAO debe cumplir con las tareas que le otorgue el MVIO, referentes a los controles sanitarios y al manejo de la documentación relacionada con los decomisos y retenciones”

d. 7.3.5. Decomiso de cabezas y vísceras, en el párrafo segundo se manifiesta que “una vez generado el registro DIPOA-PG-013-RE-016, el IAO lo firma y sella, entregando una copia al establecimiento…”, oponiéndose con el apartado 3. Responsabilidad y autoridad en el inciso 3.2.2. donde se indica que el “MVIO es el responsable de emitir y firmar las constancias respectivas cuando se procede a decomisar, de manera parcial o total animales y/o sus derivados cárnicos”

e. 7.3.6. Decomiso de canales, en el cuarto párrafo se indican una serie de información con la que debe contar el formulario DIPOA-PG-013-RE-015 siglas de la “a” a la “i”; esta información no concuerda con la estipulada en dicho formulario.





f. 7.3.7. Decomisos de partes de animales positivos a Brucelosis. El decreto N° 29588-MAG-S en el capítulo XXI artículo 147 inciso c) indica que en los casos de brucelosis se decomisarán las ubres, órganos genitales y ganglios linfáticos relacionados, por el contrario en el procedimiento DIPOA-PG-013 se indica que se procederá al decomiso de ubres, órganos genitales y relacionados, generando confusiones al no indicar que los ganglios linfáticos relacionados también deben decomisarse.

g. 7.3.7. Decomisos de partes de animales positivos a Brucelosis, en el párrafo tres no se señala cuál es la guía que confeccionó el funcionario oficial

.- DIPOA-PG-013 en el punto 7.4. Control mensual de decomisos de órganos, canales y animales íntegros. Los párrafos dos y tres son poco claros, ambiguos, redundantes y contradictorios. .- En el registro SENASA-PG-005-RE-006 Competencia Técnica /Formación Continua del Sr. Olivier Calvo Navarro presenta la capacitación Plan de Capacitación para Inspectores Auxiliares del DIPOA, impartida por la UNA en el año 2010, el cual no se muestra la evidencia en el expediente del funcionario. .- En el expediente del Sr. Olivier Calvo Navarro se encuentra un certificado de capacitación sobre “Conceptos básicos y desarrollo de documentación basada en la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000”, impartida por el ECA en el año 2010, la misma no se encuentra registrada en el SENASA-PG-005-RE-006 del citado funcionario. .- En el expediente del Sr. Gerardo Ávila Alfaro se encuentra un certificado de capacitación sobre “ .- En el expediente del Sr. Olivier Calvo Navarro presenta la capacitación Plan de Capacitación para Inspectores Auxiliares del DIPOA”, impartida por la UNA en el año 2010, la misma no se encuentra registrada en el SENASA-PG-005-RE-006 del citado funcionario. .- En el expediente del Sr. Javier Ramírez Murillo presenta la capacitación Plan de Capacitación para Inspectores Auxiliares del DIPOA”, impartida por la UNA en el año 2010, la misma no se encuentra registrada en el SENASA-PG-005-RE-006 del citado funcionario.





.- En el registro SENASA-PG-005-RE-006 Competencia Técnica /Formación Continua del Dr. José Andrés Mora presenta la capacitación Diagnostico por imágenes: Radiología y Ultrasonido en pequeñas especies, impartida por la UNA en el año 2006, el cual no se muestra la evidencia en el expediente del funcionario. .- En el expediente del Dr. José Andrés Mora Castellón presenta las capacitaciones: Taller “Registros SENASA-MC-001-RE-001 Autoevaluación SENASA-PG-002-RE-010 Plan de Acciones Correctivas / Acciones Preventivas impartido por la Unidad de Gestión de Calidad del SENASA, en el año 2010, “Taller de Evaluación del Barniz en Envases Metálicos” impartido por Envases COMECA, en el año 2011, “Herramientas básicas y administrativas para el Control de la Calidad” impartida por el ECA en el año 2011, estas capacitaciones no se encuentran registradas en el SENASA-PG-005-RE-006 del citado funcionario. .-En el registro SENASA-PG-005-RE-006 Competencia Técnica/Formación Continua de la Dra. Tatiana Salas Orozco no indica sobre el título de Médico Veterinario, de este título se encuentra copia en el expediente de la funcionaria ubicado en la Unidad Periférica en Coopemontecillos. .- En el expediente de la Dra. Tatiana Salas Orozco presenta copia de las siguientes capacitaciones “Conferencias de Control de Calidad en alimentos: Salmonella, Listeria, y Pruebas rápidas en sistemas de Control Microbiológicos”, impartida por el MAG en el año 2003, “ Registros SENASA-MC-001-RE-001 Autoevaluación SENASA-PG -002- RE- 010 Plan de Acciones correctivas /Acciones Preventivas, impartido por la Unidad de Gestión de Calidad del SENASA, en el año 2010, “Taller sobre técnicas para el análisis de causas de No Conformidades y llenado del DIPOA-PG-002-RE-008”, impartido por el DIPOA-SENASA en el año 2011, “Inspección e higiene de los alimentos, Médico Veterinario en la Industria Alimentaria, impartido por la Universidad Nacional, en el año 2011, “Taller de capacitación en terrorismo sanitario, legislación sanitaria, sistema de soporte en línea y llenado de Cronograma”, impartido por el DIPOA-SENASA, en el año 2011, “Curso de Legislación Comunitaria para Productos Pesqueros”, impartido por el Colegio Médicos





Veterinarios y el SENASA, en el año 2011, “ I Jornadas Internacionales y II estas Nacionales de Salud Pública Veterinaria, impartido por la UNA, Colegio de Médicos Veterinarios y el SENASA, en el año 2011, estas capacitaciones no se encuentran registradas en el SENASA-PG-005-RE-006 (Web SENASA) de la citada funcionaria. .- El expediente del Sr. Olivier Calvo Navarro ubicado en Unidad Periférica Montecillos presenta las siguientes capacitaciones: “Asuntos emergentes en producción y comercialización de alimentos de origen animal”, impartido por la UNA, en el año 2007, “Seminario-Taller Documentación de un Sistema de Calidad”, impartido por el ECA en el año 2011 y estas no se encuentran en el registro SENASA-PG-005-RE-006 ubicado en la web del SENASA. .- En la Unidad Periférica se solicitó el expediente del Sr. Juan Carlos Villalobos Rojas, pero se indicó que el expediente del señor se encuentra en el locker de Juan Carlos bajo llave. .- El Procedimiento DIPOA-PG-010 que tiene la Unidad Periférica de Coopemontecillos en el archivo digital que mantienen por respaldo de los documentos en limpio, es versión 03, mientas que el de la web del SENASA es versión 06. .- En la web SENASA el registro DIPOA-PG-010-RE-001 cuenta con la versión 01, mientras que en la Unidad Periférica de Coopemontecillos se cuenta con la versión 02, ambos con diferente fecha de entrada en vigencia. .- La Unidad Periférica de Coopemontecillos no mantiene en archivo digital de documentos los registros DIPOA-PG-010-RE-003 y DIPOA-PG-010-RE-004 .- En la Unidad Periférica de Coopemontecillos presenta en el archivo digital de documentos un registro con código DIPOA-PG-010-RE-002 versión 01, siendo este completamente diferente al reigistro DIPOA-PG-010-RE-002 versión 01 que está en la web SENASA. .- La Unidad Periférica de Coopemontecillos mantiene en el archivo digital de los documentos el registro DIPOA-PG-013-RE-010 en versión 03 siendo este una versión obsoleta ya que el vigente es versión 04. .- La Unidad Periférica de Coopemontecillos mantiene en el archivo digital de los documentos el instructivo DIPOA-PG-013-IN-001, sin embargo en la página





web del SENASA no se muestra este instructivo como documento del sistema. .- En el registro SENASA-PG-005-RE-006 del Dr. Manuel Miranda, se encuentra registrado el Cuarto Congreso Nacional de Médicos Veterinarios en el que participó el doctor, sin embargo en el registro se anota la fecha de realización el año 1987, cuando en realidad el año de participación fue 1989. .- En el registro SENASA-PG-005-RE-006 del Dr. Manuel Miranda, se encuentran registradas las siguientes capacitaciones:”Primer Congreso Centroamericano de veterinarios en pequeñas especies, impartido por ALICAN en el año 1993, sin embargo en el expediente no se encuentra evidencia de las mismas. .- En el expediente del Dr. Manuel Miranda se muestra evidencia de las siguientes capacitaciones: “Animal Welfare” impartido por CORFOGA, Humane Society International y Animal Welfare en el año 2005, “4to Congreso Nacional Medicina Veterinaria” impartido en el año 1985, “Manufacturer – sponsored training in the maintenance and serbicing of Regal gas Chlorinators”, impartido por Chlorinators Incorporated, “Registros SENASA-MC-001-RE-001 Autoevaluación SENASA-PG-002-RE-010 Plan de Acciones Correctivas /Acciones Preventivas” impartida por Unidad de Gestión de Calidad del SENASA, en el año 2010. .- “Inocuidad de Alimentos desde el sector primario hasta la producción industrial” impartida por CITA, UCR y Michigan State Univdersity, en el año 2010. .- “Desarrollo de habilidades gerenciales para mandos medios”, impartida por Asesorías Creativas en el año 2010. .- En el registro SENASA-PG-005-RE-006 del Dr. José Andrés Cartín Ovares, se encuentran registradas la siguiente capacitación:”Inspector de Inocuidad”, impartido por INA en el año 2009, sin embargo en el expediente no se encuentra evidencia de la misma. .- En el expediente se encuentra la copia de la capacitación “Taller Registros SENASA-MC-001 Autoevaluación SENASA-PG-002-RE-010 Plan de Acciones Correctivas /Acciones Preventivas” impartida por la Unidad de Gestión de Calidad del año 2010, sin embargo en el registro SENASA-PG-005-RE-006 no





se encuentra el registro de la misma. .- En el expediente del Dr. Edgar Barquero se cuenta con una copia del la capacitación “ Taller Registros SENASA-MC-001 Autoevaluación SENASA-PG-002-RE-010 Plan de Acciones Correctivas /Acciones Preventivas” impartida por la Unidad de Gestión de Calidad en el año 2010, la cual no se encuentra registrada en el registro SENASA-PG-005-RE-006. .- En el registro SENASA-PG-005-RE-006 de la Dra. Mónica Sandi Lizano se encuentra la capacitación “Cumplimiento de requisitos de la Norma INTE-ISO/17020:2000, impartido por el ECA en el año 2007 registrada dos veces. .- En el registro SENASA-PG-005-RE-006 de la Dra. Mónica Sandi Lizano, se encuentran registradas las siguientes capacitaciones:”Formación de Auditores Internos”, impartido por INA en el año 2009, “La Organización de las Naciones Unidas para la agricultura y alimentación” impartida por la FAO en el año 2008, sin embargo en el expediente de la funcionaria no se encuentra evidencia de la misma. .- En el expediente de la Dra. Mónica Sandi Lizano se cuenta con una copia de las capacitaciones: “ Taller Elaboración y análisis básico de Diagramas de Flujo” impartido por el SENASA, en el año 2010, “Taller sobre técnicas para el análisis de cusas de No Conformidades y llenado del DIPOA-PG-002-RE-008” impartido por DIPOA en el año 2011, “ Participación como organizador y expositor en el curso de Legislación Comunitaria para productos pesqueros” impartido por el Colegio de Médicos Veterinarios, en el año 2011, “Control Estadístico de Procesos (gráficos de control)” impartido por el ECA, en el año 2011, las cuales no se encuentran registradas en el registro SENASA-PG-005-RE-006. .- En el procedimiento DIPOA-PG-021 página 4, párrafo 3 hace referencia que en el expediente del personal debe contener la información básica y mínima que se solicita en el DIPOA-PG-010, sin embargo este procedimiento no indica lo referido, los documentos en los cuales se indican esos requisitos los registros DIPOA-PG-010-RE-002 y v DIPOA-PG-010- RE-003 .- En el procedimiento DIPOA-PG-010 en el apartado 7 página 6) punto 3) Supervisión de los Médicos Veterinarios Oficiales Coordinadores se establece que dicha supervisión se realizará “de forma in situ y/o documental utilizando el





documento DIPOA-PG-010-RE-001 y el documento Reuniones SENASA-PG-004-RE-001” siendo ambiguo con lo indicado en la página 7) párrafo primero “El jefe de auditoría selecciona mensualmente un documento de una unidad periférica de bovinos, para supervisar de forma directa al Coordinador de área, en el cual coloca la firma y fecha de su revisión”. El jefe de auditoría en la supervisión documental, está realizando lo último y no lo primero. .- En la UP N° 12 el procedimiento DIPOA-PG-010 no está actualizado, presenta la versión 01 con fecha de entrada en vigencia 30-11-08 mientras que la versión que se encuentra en la web es la 06 y con fecha de entrada en vigencia 28-06-12, por otro lado, exhiben un nombre distinto siendo en el primero “Evaluación de las Funciones Médicos Veterinarios Inspectores” y en el segundo “Auditoría Interna para la Supervisión del Personal”. El resto de los documentos los descargan de la web. .- En la UP N° 8 el formulario DIPOA-PG-013-RE-009 no se encuentra en su versión más vigente estando con la versión 02 y fecha de entrada en vigencia 06-04-09. Lo mismo sucede con el formulario DIPOA-PG-013-RE-010 con la versión 04 y fecha de entrada en vigencia 26-06-12. .- En entrevista con el doctor José Andrés Mora de la UP N° 12 manifiesta con respecto al tiempo de conservación de los documentos generados en dicho establecimiento, que ellos mantienen los registros por “comodidad de uso” durante 5 años aunque conoce que la tabla de plazos establece diferentes periodos de conservación pero que no sabe de cuáles, solo que algunos se conservan por 2, 3 ó 5 años. Una vez, cumplidos los 5 años, trasladan esos registros a oficinas centrales de la DIPOA para que ellos continúen el proceso. .- La tabla de plazos de conservación de documentos DIPOA-PG-023-RE-003 establece que para los informes de inspección y documentos relacionados con la inspección se deben conservar durante 2 años. .- En el establecimiento N° 12, se evidenció datos no concordantes en la información presentada en el informe de inspección DIPOA-PG-013-RE-010 correspondiente al mes de Setiembre en el cual se reportan 8110 pulmones decomisados en 8109 animales presentados a inspección. .- En el establecimiento N° 8 con respecto al informe de inspección DIPOA-PG-





013-RE-010 correspondiente a los meses de Enero, Febrero, Marzo, Abril y Mayo del 2012 se contabilizaban la totalidad de los pulmones decomisados. Pero se observó que los informes correspondientes a los meses de Junio, Julio, Agosto, Setiembre y Octubre no se contabilizan los pulmones decomisados a pesar de que la Dra. Tatiana Salas menciona que son de decomiso obligatorio Observación .- El Reglamento N° 29588-MAG-S contiene dos capítulos asignados como “XX”, uno denominado “De la inspección post mortem” y el otro “Del destino y marcado de las carnes”. El OI no deja claro en el procedimiento DIPOA-PG-013 Inspección Post- mortem en bovinos si se incluyen los dos capítulos XX o solo uno de ellos, prestándose a confusión. No Conformidad: .- El OI no garantiza un adecuado control de los documentos y registros del sistema.

11

7.7 de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000 y Criterios D7.7a y D7.7b

X

Evidencia: El OI no cuenta con evidencia de haber planificado ni realizado auditorías internas en los años 2010 y 2011, antes de esta auditoría no hay evidencia de planificación ejecución, nombramiento de auditores competentes e independientes del área auditada. No Conformidad: El OI no realiza auditorías internas periódicas que garanticen el mantenimiento y cumplimiento de su sistema con los requisitos de la norma y reglamentos que le aplican.

Dra. Mónica Sandi

MU

12

7.8 de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000

X

Evidencia: .- No cuenta con procedimientos documentados para manejar los comentarios y las acciones correctivas cada vez que se detecten discrepancias en el sistema de la calidad y/o en el desarrollo de las inspecciones. .- Durante la auditoría in situ no se encontró evidencia que el OI le dé un trato a las acciones correctivas detectadas en su sistema de gestión de calidad y a los aspectos técnicos. .- En entrevista con los doctores Andrés Mora, Andrés Cartín y Tatiana Salas

Dr. José Andrés Mora, Dr. José Andrés Cartín y Dra. Tatiana Salas

MU, TL y GA





manifestaron que no existen procedimientos documentados para manejar los comentarios y las acciones correctivas cada vez que se detecten discrepancias en el sistema de la calidad y/o en el desarrollo de las inspecciones. No Conformidad: El OI no cuenta con procedimientos documentados para manejar los comentarios y las AC cada vez que se detecten discrepancias en el sistema de calidad y/o en el desarrollo de las inspecciones, ni da seguimiento a las mismas

13 Criterio D7.9a X

Evidencia: Tanto el procedimiento SENASA-PG-004 y el registro SENSA-PG-004-RE-002 no incluyen la revisión de los informes del personal supervisor y directivo, según lo cita el punto D.7.9.a del ECA-MC-P13-F03, estos informes deberían considerarse en la Revisión por la Dirección. Observación: Las revisiones por la dirección no contemplan los informes del personal supervisor y directivo

Documental MU y HR

14

DIPOA-PG-021 Directriz

SENASA-DG-D09- 2009

X

Evidencia: .- En entrevista con el MVIO y el Coordinador de bovinos indican no existe un procedimiento claro para llevar a cabo la rotación de personal, que nunca la han hecho. Al revelárseles que existía una Directriz SENASA-DG-D09-2009 y que el procedimiento DIPOA-PG-021 hacia referencia a ello, manifestaron que no la aplican. No Conformidad: El OI no aplica lo establecido en el procedimiento de Gestión del Recurso Humano en relación con el personal del alcance

Dr. José Andrés Cartin Inspectores de Unidades Periféricas en los Puestos de Inspección establecimientos N° 8 y 12

TL y GA

15


Criterio D 8.3b

X

Evidencia: .- El señor Magín Ramos no se encuentra en la programación del Plan de Capacitación SENASA-PG-005-RE-003 del año 2012, en revisión del expediente se observa que su última capacitación fue en el año 2010. .- El señor Gerardo Ávila no se encuentra en la programación del Plan de Capacitación SENASA-PG-005-RE-003 del año 2012, en revisión del expediente se observa que su última capacitación fue en el año 2011. .- El señor Javier Ramírez no se encuentra en la programación del Plan de

Dra. Mónica Sandi, Sr. Olivier Calvo y Dr. José Andrés Mora

MU, TL y HR





Capacitación SENASA-PG-005-RE-003 del año 2012, en revisión del expediente se observa que su última capacitación fue en el año 2010. .- El señor Olivier Calvo no se encuentra en la programación del Plan de Capacitación SENASA-PG-005-RE-003 del año 2012, en revisión del expediente se observa que su última capacitación fue en el año 2011. .- El señor Ronald Morera no se encuentra en la programación del Plan de Capacitación SENASA-PG-005-RE-003 del año 2012, en revisión del expediente se observa que su última capacitación fue en el año 2010. .- El señor Cecilio Bryham Davis no se encuentra en la programación del Plan de Capacitación SENASA-PG-005-RE-003 del año 2012, en revisión del expediente se observa que su última capacitación fue en el año 2011. .- El Dr. Manuel Miranda no se encuentra en la programación del Plan de Capacitación SENASA-PG-005-RE-003 del año 2012, en revisión del expediente se observa que su última capacitación fue en el año 2010. .- El Dr. Edgar Barquero no se encuentra en la programación del Plan de Capacitación SENASA-PG-005-RE-003 del año 2012, en revisión del expediente se observa que su última capacitación fue en el año 2010. .- En la UP N° 12 durante la revisión de los expedientes de los IAO Juan de Dios Martínez, Gerardo Ávila, José Elías González, Javier Ramírez, Ronald Hernández y el Dr. José Andrés Mora, se observa que algunos de los funcionarios no han llevado capacitaciones desde el 2006, otros desde el 2007, 2008, 2010 y 2011. Ninguno de ellos presenta certificados de capacitaciones efectuadas durante el 2012 en sus expedientes. Al corroborar con el registro SENASA-PG-05-RE-003 se confirmó que ninguno de los IAO fue programado en el 2012 para capacitarse. Asimismo, el contenido de los expedientes (formularios) no es similar entre unos y otros. No Conformidad: El OI no asegura la capacitación del personal de las inspecciones del alcance

16 8.5 de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000

X

Evidencia: .- En revisión de los expedientes del personal del alcance no se encuentra evidencia de capacitaciones en el instructivo Orientaciones para la Conducta del Personal DIPOA-PG-021-IN-002

Dr. José Andrés Cartín, Dr. José Andrés Mora,

MU, TL y HR





.- En entrevista a los funcionarios José Andrés Mora, José Andrés Cartín, Sr. Olivier Calvo, Sr. Geovanny Jiménez y la Dra. Tatiana Salas manifiestan no haber recibido capacitación sobre la Orientaciones para la Conducta del Personal DIPOA-PG-021-IN-002 No Conformidad: El OI no programa capacitación en Orientaciones para la Conducta del Personal

Sr. Olivier Calvo, Sr. Geovanny Jiménez y la Dra. Tatiana Salas

17 9.1. de la norma INTE-ISO/IEC 17020:2000.

X

Evidencia: .- La UP N° 8 realiza los pedimentos a través de un formulario del cliente denominado “Solicitud Interna de Materiales”, de igual manera lo efectúa la UP N° 12. Cada UP solicita al cliente los equipos que requiere para hacer su trabajo diario (equipo como cuchillo, chaira, cartuchera, botas, guantes, uniforme, entre otros). .- En cuanto al equipo de cómputo la UP N° 8 cuenta con 3 computadoras mientras que la N° 12 cuenta con 4. .- En lo referente a las áreas de inspección son adecuadas para realizar los procesos en ambos establecimientos, no obstante, en la UP N° 12 el diseño de la inspección de canales no le permite al IAO llevar a cabo una inspección satisfactoria de ésta, pues le es muy difícil acceder a los linfonodos inguinales e ilíacos ubicados en la parte posterior de la canal. No Conformidad: El OI no cuenta con la instalación adecuada para realizar una evaluación satisfactoria en el área de inspección de canales en la UP N° 12 .

UP N° 8 y N° 12

TL y GA

18


X

Evidencia: En el Manual de Calidad DIPOA-MC-001 página 17 y del procedimiento de inspección post mortem DIPOA-PG-013, se mencionan los equipos necesarios para realizar las inspecciones, sin embargo no se establece la forma como se identificará el equipo. .- En ambas UP los equipos (chaira, cuchillo, etc.) utilizados directamente en el proceso de inspección no se encuentran identificados. Los equipos de cómputo están identificados por nombre. No Conformidad: .- El OI no establece la forma en la que se identificarán los equipos entregados

UP N° 8 y N° 12

TL y GA





por la planta

19

9.13 b, c y d de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000

X

Evidencia: En el Manual de Calidad apartado 9 Instalaciones y equipo el OI manifiesta no necesitar equipo de computo, no obstante los datos generados de las inspecciones y los informes mensuales (DIPOA-PG-013-RE-009 y DIPOA-PG-013-RE-010) presentados a Nivel Central requieren enviarse de manera digital y en formato pdf y excel,. .- En entrevista con el doctor José Andrés Mora manifiesta que el mantenimiento de los equipos de cómputo se realiza principalmente de manera correctiva, no preventiva (instalación de antivirus, actualización de programas, limpieza de información). En la UP N° 8 la unidad de tecnologías de información ellos realizan periódicamente mantenimientos. .- Ambas UP tienen claves de acceso a las computadoras que solo la parte oficial conoce. No existe un resguardo de toda la información generada digitalmente, solo de la física. .- Los documentos enviados a las oficinas centrales de la DIPOA se realiza por correo electrónico y en formato pdf. No se evidenció un procedimiento para mantener la seguridad de los datos. No Conformidad: El OI no identifica el equipo de computo como equipo en que se guardan los datos generados en la inspección, además no cuenta con un procedimiento establecido e implementado para mantener la integridad y seguridad de los datos así como un mantenimiento periódico para asegurar su óptimo funcionamiento.

Dr. José Andrés Mora, Dra. Tatiana Salas y Sr. Olivier Calvo

TL y GA

20

9.14 de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000 X

Evidencia: .- En revisión de la Lista Maestra de Documentos DIPOA-MC-001-RE-005 y del Manual de Calidad DIPOA-MC-001 no se encontró referencia a un procedimiento para manejar el equipo defectuoso. .- En las UP N° 8 y 12 se evidenció que no se cuenta con un procedimiento para manejar el equipo defectuoso o fuera de uso No Conformidad:

UP N° 8 y N° 12 Dra. Mónica Sandi

MU, TL y GA





El OI no cuenta con un procedimiento para el manejo de equipo defectuoso y la forma en que será puesto fuera uso

21


X

Evidencia: .- En la revisión de la Lista Maestra de Documentos DIPOA-MC-001-RE-005 y del Manual de Calidad DIPOA-MC-001 no se encontró referencia a un Registro de equipo Observación: El OI no lleva un registro de los aspectos relevantes del equipo de inspección

Documental MU, TL, GA y HR

22

10.1 de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000 criterio ECA D 10.1ª Procedimiento DIPOA-PG-013 Inspección Post mortem en Bovinos, los artículos 132, 134, 135, 136 del capítulo XX del Reglamento N° 29588-MAG-S

X

Evidencia: .- No se incluyen en el procedimiento DIPOA-PG-013 los artículos del Decreto N° 29588-MAG-S: 131, 132, 133, 140, 146, 148. .- No se incluye en el procedimiento DIPOA-PG-013 información de los artículos del Decreto N° 29588-MAG-S:134, 136. .- El OI utiliza el procedimiento PG-013 Inspección post mortem en bovinos en donde se definen los requisitos contra los cuales se determina la conformidad. A pesar de esto, se evidenció lo siguiente: .- En la inspección de cabezas en el Establecimiento N° 12, se evaluó al inspector oficial Juan Elías González: a. En la revisión previa a la ejecución de la inspección no se realiza en la totalidad de las cabezas. b. Las lenguas no están siendo revisadas por el inspector oficial para verificar la remoción adecuada del material específico de riesgo correspondiente (tonsilas palatinas y linguales). c. Las cabezas inspeccionadas y aprobadas por el inspector oficial no están siendo selladas en su totalidad por el operario del establecimiento encargado de esta función. d. La identificación de las cabezas se realiza por medio de colillas no adherentes a las cabezas y éstas son eliminadas una vez que el inspector oficial aprueba las cabezas, por lo que no se puede realizar la trazabilidad de las mismas. e. El inspector oficial no utiliza las colillas de retenido (DIPOA-PG-RE-005) ni las de decomisado (DIPOA-PG-013-RE-007)

Documental UP N° 8 y N° 12

MU, TL, GA y HR





.- En la inspección de vísceras en el Establecimiento N°12, se evaluó al inspector oficial Juan de Dios Martínez: a. La identificación de las vísceras se realiza por medio de colillas no adherentes al hígado y rumen; y éstas son eliminadas una vez que el inspector oficial las aprueba. Por lo que no se les puede realizar la trazabilidad. El problema de la forma en cómo identifican los órganos a inspeccionar se evidenció cuando al consultarle el número de animal correspondiente al que estaba inspeccionando, respondió que era el número 8758 cuando lo correcto era el 8756, debido a que el grupo de vísceras que continuaban a la que estaba inspeccionando era la 8757. b. El inspector oficial no utiliza las colillas de retenido (DIPOA-PG-RE-005) ni las de decomisado (DIPOA-PG-013-RE-007). .-En la inspección de canales en el Establecimiento N° 12 se evaluó al inspector oficial Gerardo Ávila: a. No inspeccionó la canal número 8775 debido a que estaba pendiente de otras funciones; el operario que procede a su puesto (sierra de canal), no esperó a que el inspector la inspeccionara y la colocó en su puesto para seguir con la línea de proceso. b. Se evidenció que el inspector oficial no realiza la palpación de los linfonodos subiliacos superficiales y preescapulares de manera constante. Tampoco es constante en la palpación de la canal externa. .- En la inspección de cabezas en el Establecimiento N° 8, se evaluó al inspector oficial Juan Carlos Villalobos: a. Se evidenció que inspeccionó cabezas de terneros con exposición de material de riesgo específico (material encefálico). b. No estaba realizando el corte en el músculo macetero profundo debido a que tanto el inspector como la Dra. Salas mencionaron que al estar inspeccionando cabezas de terneros, la poca masa muscular de este tipo de animales no permite realizar este corte. c. Se observó que el operario de planta designado para colocar el sello de inspeccionado y aprobado, lo colocó en 4 cabezas de ternero que estaban pendientes de finalizar la inspección (faltaba la revisión de las lenguas).





d. A las cabezas que son decomisadas, les colocan la colilla de decomisado DIPOA-PG-013-RE-007 pero no llenan la información respectiva. e. Se observo una lengua aprobada por la inspección sin identificación. .- En la inspección de vísceras en el Establecimiento N° 8 se evaluó al inspector oficial Ronald Morera: a. No realiza palpación del parénquima pulmonar ni realiza el corte en la tráquea y bronquios principales. b. Permite el retiro previo a la inspección del esófago; que en caso de inspeccionar las vísceras verdes, el esófago no estaría disponible para su evaluación. .- En la inspección de canales en el Establecimiento N° 8, se evaluó al inspector oficial Cecilio Bryhams el cual realiza la inspección según lo establece el procedimiento. No Conformidad: .- El organismo de inspección no contempla en forma total o parcial los requisitos supracitados del Decreto N° 29588-MAG-S. Además el personal oficial no realiza la inspección apegado a lo estipulado en el procedimiento

23

10.6 de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000 Criterio D10.6a.

X

Evidencia: .- En el procedimiento DIPOA-PG-013 no está claro cuál es el instrumento a utilizar para anotar los datos obtenidos durante las inspecciones, ni define el tiempo de conservación de los documentos. .- Ambos establecimientos registran los datos obtenidos en el transcurso de las inspecciones de forma constante. No obstante, en el establecimiento N°12 los datos son anotados por un operario del establecimiento en una copia del registro DIPOA-PG-013-RE-016 la cual es después transcrita a otra copia de este registro por un inspector oficial. Una vez transcrita la información, la copia del registro llenada por el operario del establecimiento es desechada. No Conformidad: .- El OI no define los registros a utilizar durante las inspecciones, no define el tiempo de conservación de los mismos, ni garantiza la trazabilidad de la información generada

UP N° 8 y N° 12

MU, TL, GA y HR

24 11.1. de la X Evidencia: Dr. José TL y GA





norma INTE-ISO/IEC 17020:2000 y el artículo 142 del Decreto N° 29588-MAG-S Reglamento Sanitario y de Inspección Veterinaria de Mataderos, Producción y Procesamiento de Carnes.

.- En la UP N° 8 las cabezas, vísceras y canales se identifican con tinta comestible. .- En entrevista con el Dr. José Andrés Cartín al consultarle a la Dra. Tatiana Salas informa que la tinta “Meat Branding Ink N° SDA-MO-1319” no se encuentra registrada ante el SENASA ni el MS. .- En la UP N° 12 los artículos vienen identificados, no obstante, en el área de inspección de cabezas y vísceras la forma de identificación permite el extravío de la colilla y consecuentemente la pérdida de la trazabilidad del animal. No Conformidad: El OI no garantiza la trazabilidad de los artículos objeto de inspección

Andrés Cartín, Dra. Tatiana Salas (UP N° 8 y 12)

25

11.2 de la Norma INTE-ISO/IEC

X

Evidencia: .- De la revisión del Manual de calidad DIPOA-MC-001 y del procedimiento DIPOA-PG-013 se establece que ambos documentos informa que se notifica la anormalidad identificada en la inspección pero no establecen en cual registro se hará la anotación .- No se encuentra registro al respecto en la Lista Maestra DIPOA-MC-001-RE-005 .- El procedimiento DIPOA-PG-013 en el apartado 7.2.1 Inspección de cabezas en el inciso a. que “el inspector oficial procede a hacer una revisión visual de la parte externa de la cabeza, ojos, oídos y cornete frontal”… y que “debe verificar visualmente, independientemente del método de aturdimiento utilizado, la ausencia de material específico de riesgo (materia encefálica)” .- En el Establecimiento N°12, se observó que el inspector José Elías González no realizaba la revisión previa a las cabezas presentadas a inspección. Esto se evidenció directamente en la ejecución de la inspección post mortem de cabezas como en la revisión de las cabezas ya inspeccionadas y aprobadas en las cuales se encontró material vegetal (zacate) en una cabeza y presencia de cuero en otra.

UP N° 8 y 12 TL y GA





.- En el Establecimiento N° 8, a pesar de que el inspector Juan Carlos Villalobos hacia una revisión a las cabezas presentadas a inspección, se observó que revisaba cabezas presentadas a inspección que tenían contenido encefálico expuesto debido al aturdimiento con perno penetrante; y no ejecutó ninguna acción correctiva procediendo a su inspección. .- En ninguno de los casos se evidenció que el inspector a cargo realizara ningún registro de desviación. No Conformidad: El OI no registra ni notifica las anormalidades observadas por el inspector antesde iniciar la inspección

26

12.2 de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000 DIPOA-PG-013 Inspección Post mortem en Bovinos

X

Evidencia: .- En el Establecimiento N° 12 en el llenado del Registro DIPOA-PG-013-RE-015 se evidencia en los consecutivos 024-12, 022-12, 019-12, 015-12, 014-12; no se llenaron adecuadamente en los apartados de marca de identificación y color debido a “Por problemas con la descarga de las fotografías se carece de esta información”. .- La utilización de los medios digitales (fotografías) no está estipulado en el Procedimiento DIPOA-PG-013 y se evidenció que para el Dr. José Andrés Mora este aspecto es dependiente para el adecuado llenado de este registro. .- En el Establecimiento N° 12, el llenado del Registro DIPOA-PG-013-RE-016 no está siendo llenado según lo intencionado por el sistema de calidad. Las alteraciones son: a. En la columna de “Animal N°” están colocando la cantidad total de animales por patología en vez de colocar el número de animal individualizado. b. En las columnas correspondientes a Cabeza, Lengua, Bazo, Riñón, Hígado, Corazón, Mondongo, en lugar de colocar el código numérico correspondiente a la patología encontrada según el registro DIPOA-PG-013-RE-008, están colocando una codificación alfabética que sólo el inspector que la llena conoce. .- En el establecimiento N° 8, en las fechas del 20-11-12 y 26-11-12 los

UP N° 8 y N° 12

TL y GA





registros DIPOA-PG-013-RE-016 se encuentran sellados pero no tienen el nombre del MVO o IAO ni la firma correspondiente. .- A diferencia del establecimiento N°12, en el establecimiento N° 8 no utilizan medios digitales para llenar la información del registro DIPOA-PG-013-RE-015. No Conformidad: EL OI no garantiza un adecuado llenado de los registros que permita la evaluación satisfactoria de la inspección.

27

13.2 de la Norma INTE-ISO/IEC Criterio ECA 13.2b X

Evidencia: .- De la revisión de los registros DIPOA-PG-013-RE-009 Informe de inspección de decomiso de órganos, canales y animales íntegros consumo local y DIPOA-PG-013-RE-010 Informe de inspección de decomiso de órganos, canales y animales íntegros para exportación se determina que éste no contempla en su totalidad la información requerida No Conformidad: El OI no cuenta con un informe de inspección que contenga toda la información requerida para una buena interpretación.

UP N° 8 y 12 TL y GA

28

13.4 de la Norma INTE-ISO/IEC Criterio ECA D13.4.a Criterio ECA D13.4.a X

Evidencia: .- Los informes de inspección DIPOA-PG-013-RE-009 y RE-010 se encuentran codificados, sin embargo, su identificación no es individual por lo que en caso de requerir alguna corrección en un informe emitido, no se evidencia el control de los informes anulados y la diferenciación de éstos con los informes de inspección corregidos. .- Al consultarle a los doctores Mora y Salas sobre la forma en cómo proceden en caso de corregir un informe de inspección emitido, ambos manifestaron que no registran estos cambios. No Conformidad: El OI no registra ni justifica las correcciones o adiciones que se le realizan a los informes de inspección

UP N° 8 y N° 12

TL y GA

29 7.4, 7.5 y 15.1de la Norma INTE-

X Evidencia: .-En las UP N° 8 y N° 12 se reciben las quejas pero no se documentan, ni se

UP N° 8 y N° 12

MU,TL, GA y HR





ISO/IEC 17020 utiliza el procedimiento .-En entrevista a la Dra. Tatiana Salas y el Sr. Olivier Calvo se consultó sobre el conocimiento del procedimiento SENASA-PG-003 Quejas, manifiestan no conocer el procedimiento ni sus registros. El SENASA cuenta con un procedimiento SENASA-PG-003 Quejas que aplica al DIPOA sin embargo no se encuentra evidencia que en DIPOA se aplique el procedimiento y se conozca y se entienda. Las quejas pasan directamente a la Dirección del DIPOA y la gestoría de calidad no participa en los análisis de las mismas. No Conformidad: El OI no realiza un trato adecuado a las quejas que recibe

30

16 de la Norma INTE-ISO/IEC 17020

X

Evidencia: El apartado 16 del Manual de Calidad DIPOA MC-001 se refiere a la cooperación del DIPOA con otros OI, sin embargo el texto no concreta esa cooperación. Solo se contempla lo relacionado con la participación en la reglamentación. Observación El OI no reporta tener relaciones de cooperación con otros Organismos Homólogos

Dra. Mónica Sandi L

MU

1100.. OOppiinniióónn DDiivveerrggeennttee eennttrree eell EEqquuiippoo AAuuddiittoorr yy eell AAuuddiittaaddoo

NNoo ssee pprreesseennttaann

1111-- AAssppeeccttooss RReelleevvaanntteess

1111..11-- Fortalezas

EEll OOII ttiieennee eenn eessttee mmoommeennttoo eell ssiisstteemmaa ddee ggeessttiióónn ddee ccaalliiddaadd iimmpplleemmeennttaaddoo,, eell ppeerrssoonnaall iinncclluuiiddoo llaa DDiirreecccciióónn ccoonnooccee eell ssiisstteemmaa yy ccoonnssiiddeerraa qquuee eess iimmppoorrttaannttee,, qquuee lleess ffaacciilliittaa eell ttrraabbaajjoo..

1111..22-- Debilidades





LLaa pprriinncciippaall ddeebbiilliiddaadd ddeetteeccttaaddaa aall ssiisstteemmaa ddeell DDIIPPOOAA eess eell ppooccoo ttiieemmppoo ccoonn qquuee ccuueennttaa llaa GGeessttoorraa ddee CCaalliiddaadd ppaarraa ddaarr eell sseegguuiimmiieennttoo rreeqquueerriiddoo aall mmiissmmoo,, eelllloo ssee ppuueeddee rreefflleejjaarr eenn llaa ggrraann ccaannttiiddaadd ddee eevviiddeenncciiaa aaccuummuullaaddaa eenn ccuueennttoo aall rreeqquuiissiittoo ddee ccoonnttrrooll ddooccuummeennttaall yy aall ddeessccoonnoocciimmiieennttoo ddee aallgguunnooss rreeggiissttrrooss yy ddooccuummeennttooss ddeell ssiisstteemmaa qquuee mmuueessttrraann llooss iinnssppeeccttoorreess eenn llaass uunniiddaaddeess ppeerriifféérriiccaass..

AAddeemmááss ssee ddeetteeccttaa qquuee aa ppeessaarr ddee lloo mmaanniiffeessttaaddoo ppoorr llaa DDiirreecccciióónn nnoo ssee llee ddaa llaa rreelleevvaanncciiaa ee iimmppoorrttaanncciiaa aall ssiisstteemmaa,, lloo ccuuaall qquueeddaa mmaanniiffiieessttoo eenn llaa ffaallttaa ddee ppaarrttiicciippaacciióónn ddee llaa GGeessttoorraa ddee CCaalliiddaadd eenn tteemmaass rreellaacciioonnaaddooss ccoonn ttrraattoo ddee qquueejjaass,, nnoo ccoonnffoorrmmiiddaaddeess yy aauuddiittoorrííaass eexxtteerrnnaass..

1122-- CCoommeennttaarriiooss FFiinnaalleess.. EEll OOII ccuueennttaa ccoonn uunn ssiisstteemmaa ddee ggeessttiióónn ddee ccaalliiddaadd qquuee hhaa bbaajjaaddoo ssuu nniivveell,, ssiinn eemmbbaarrggoo eell mmiissmmoo eess ffáácciillmmeennttee rreeccuuppeerraabbllee ccoonn aappooyyoo ddee ppaarrttee ddee llaa DDiirreecccciióónn aa llaa GGeessttoorraa ddee CCaalliiddaadd qquuee llee ppeerrmmiittaa rreettoommaarr eell ccoonnttrrooll ddeell ssiisstteemmaa yy lllleevvaarrlloo aa ttooddooss llooss nniivveelleess ddee llaa oorrggaanniizzaacciióónn..

1133-- EEvvaalluuaacciióónn EEssttaaddííssttiiccaa NNAA 1144.. RReessppoonnssaabblleess:: DDiirreeccttoorr::

FFiirrmmaa::

FFeecchhaa::

GGeessttoorr//CCoooorrddiinnaaddoorr ddee CCaalliiddaadd:: FFiirrmmaa::

FFeecchhaa::

AAuuddiittoorr LLííddeerr::

DDrraa.. MMaarriieettttaa UUrreeññaa BBrreenneess FFiirrmmaa::

FFeecchhaa::

22001122--1122--0055

RReessppoonnssaabbllee// DDeeppeennddeenncciiaa::

FFiirrmmaa::

FFeecchhaa::

DIRECCIÓN GENERAL Rige a partir de: Código: … · El alcance de esta auditoría interna,...

Documents

Transcript of DIRECCIÓN GENERAL Rige a partir de: Código: … · El alcance de esta auditoría interna,...