DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA OCTUBRE DE...

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

OCTUBRE DE 2017

2 I

3

4

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15 I

OF. UDAI-DGAC-002- I PERMANENTE 2017

64472-1-2017 IFinanciera

64480-1-2017 IAuditorla de Gestión





64490-1-2017 IAuditorla Financiera


64492-1-2017 IAuditorla Financiera

64494-1-2017 Auditorla Financiera

64496-1-2017 Auditorla Financiera

69215-1-2017 1,:,,,",uvl\..I'CI\••n:¡¡>:)

69221-1-2017 !':~~:~:~~:~:. .._

01/01/2017 31/12/2017

Gerencia ,F¡na~ciera, INGRESOS POR ARRENDAMIENTO 01/01/2016 31/03/2017 I FINALIZADA IUCI, Asesona Jundlca y DE HANGARES

otras Gerencias.

IGerencia Financiera VIATlCOS y GASTOS CONEXOS 01/01/2016 31/05/2017 I FINALIZADA

IUnidad de Compras EVALUACiÓN DE PROCEDIMIENTO

01/05/2016 30/04/2017 IFINALlZADADE COMPRAS

I Registro Aeronáutico IREGISTRO AERONÁUTICO 01/08/2~1;l 30/06/2017 -ICOMUNICAClóN DE RESULTADOS

¡Gerencia Financiera II"'\'l'"'fUt;;;V vvr'\JnL;,;;;t UL.. "'_'.""IIt">TI .... r 01/10/2016 30/06/2017

ICOMUNICACIÓN DE RESULTADOS

IGerencia Financiera LEY DEL IMPUESTO SOBRE 01/07/2016 31/08/2017 ICOMUNICACIÓN DE Registro Aeronáutico CIRCULACiÓN DE VEHlcULOS.. RESULTADOS

.rencia Financiera, IGerencia de Infraas!. INGRESOS POR PARQUEO 01/05/2016 30/08/2017 I FINALIZADA

IAlmacén General IALMACEN GENERAL _~0912016 31/08/2017

IU::~I¡\';IC1 I l1H211\,.,IOld Uvl !'!'.-~r::".;;)~~:,~~,~;RvtCIOS 01/05/2016 31/08/2017

Depto. de Licencias LICENCIAS VARIAS 01/05/2016 30/09/2017

Deplo. Tesorarla CAJA FISCAL Y BANCOS 01/01/2016

¡Gerencia Estandares de ITERMINOS DE REFERENCIA DE LA Vuelo GERENCIA ESTANDARES

DOCUMENTOS y EXPEDIENTES QUE IGerencia Financiera SE MANEJAN EN EL DEPTO. DE

PRESUPUESTO


UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

OCTUBRE DE 2017

16 69347-1-2017 Actividades Adm inistrativas

Depto. de Inventarios OPERACIONES Y REGISTRO DE INVENTARIOS


AUDITORIA INTERNA

CUA No.: 64472

AUDITORIA FINANCIERA

Ingresos por arrendamiento de hangares

DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017

','.JJ!: "'~""(]

~

,.... ?~~~--~r,~.t,,;4;t;.0;;;, ~GUATEMALA, OCTUBRE DE 2017 '. '1';';RlA ..

'!'~Nfl

,L• ..,r., '....

INDICE

ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 1

GENERALES 1

ESPECIFICOS 1

ALCANCE 2

INFORMACION EXAMINADA 2

NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 4

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 5 Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 8 ENTIDAD AUDITADA

COMISION DE AUDITORIA 9

..Ir" :.:'~ JI:: -4 ,"« r~" I ~~C

't"'C

~~"'1)l;,~'S'". ?, ,Jtl t-Ji~ ~';{' , ..

F'","' !~;~f.:: . ". (. .

.. :....: ~. ,Iv ~,

111

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CiVil

ANTECEDENTES

Los ingresos que genera la Dirección de Aeronáutica Civil, se recaudan a través

de la entidad bancaria Banrural, de conformidad con el contrato número 75-2014

de fecha 01 de octubre de 2014 que indica como plazo del 01 de octubre de 2014

al 30 de septiembre de 2019.

El Decreto 93-2000, Ley de Aviación Civil establece en el artículo 8. "Fondo

Privativo. Los ingresos que, en el ejercicio de sus funciones y de acuerdo con las

leyes ordinarias, acuerdos gubernativos y convenios, obtenga la Dirección,

constituirán ingresos específicos que deberán depositarse en un fondo privativo

abierto a favor de la misma, por el Ministerio de Finanzas Públicas, de

conformidad con lo que establece la Ley Orgánica del Presupuesto.

Los ingresos del fondo privativo provendrán de:

a) Asignaciones presupuestarias que el Gobierno haga a su favor.

b) Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles.

c) Multas por infracciones.

d) Intereses que generen sus recursos financieros.

e) Donaciones de otras entidades o personas.

f) Cobro de cargos y tasas por los servicios prestados por la Dirección, de acuerdo

a lo estipulado en esta ley.

g) Las autorizaciones y permisos que otorgue la Dirección a personas individuales

o jurídicas, en la prestación de servicios a terceros, así como los traspasos y anotaciones que se realicen en el Registro Aeronáutico.

Los recursos del fondo privativo serán destinados a financiar:

a) Gastos de operaclon y funcionamiento de la Dirección, así como para la

capacitación de su recurso humano.

b) Gastos de mantenimiento de las instalaciones a cargo de la Dirección.

c) Costos de inversión en el desarrollo de infraestructura de aeronáutica civil".

OBJETIVOS

GENERALES

Evaluar la estructura de Control Interno aplicado por el personal responsable de las distintas operaciones y registros relacionados al área de hangares.

ESPECIFICOS

AUDITOR.A FiNANCIERA· CUA 64472 Págl PERiODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017

DIRECCION GENERA.l DE AERONAUTICA CIVIL

Verificar que las áreas de hangares arrendadas cuenten con contratos vigentes.

Comprobar que los ingresos se hayan registrado y trasladado oportunamente al Banco de Guatemala.

Establecer si se han realizado acciones concretas para la recuperación de la cartera morosa.

Efectuar seguimiento a las recomendaciones de auditorías anteriores.

Emitir las recomendaciones necesarias, para el fortalecimiento del área respectiva.

ALCANCE

De forma selectiva el examen comprendió la evaluación del Control Interno, revisión de los registros y documentación de soporte de las operaciones relacionadas con los ingresos en concepto de arrendamiento de hangares, durante el período comprendido del 1 de enero 2016 al 31 de marzo 2017, así como, seguimiento a las recomendaciones de auditorías anteriores, específicamente las recomendaciones formuladas por la Unidad de Auditoría Interna en el CUA 53878, notificadas a la Unidad de Asesoría Jurídica y Gerencia de Infraestructura Aeroportuaria, por parte del Director General según oficio DGAC-DS-A-143-2016/CVM/CAGB/vhdf de fecha 14 de julio 2016 y por la Unidad de Auditoría Interna según oficios SEG-REC-UDAI-DGAC-009-2017 y SEG-REC-UDAI-DGAC-041-2017 de fechas 06 de abril y 29 de septiembre 2017 respectivamente, obteniendo finalmente una respuesta y documentación de soporte de la Unidad de Asesoría Jurídica por medio del oficio UAJ-1545-2017/CTldc de fecha 05 de octubre 2017.

INFORMACION EXAMINADA

Por medio de los "Informes de Gestión del Contrato de Servicio Técnico Integral de Cobro de las Rentas en Concepto de Arrendamiento de Bienes Muebles e Inmuebles..", se verificó que los ingresos en concepto de arrendamiento de hangares durante el período objeto de revisión ascendieron a 017,655,185.10 recaudados de la forma siguiente:

1. En la agencia de Banrural ubicada en el Aeropuerto Internacional La Aurora 04,030,622.81 equivalentes a 22.83% recibidos en la cuenta bancaria número 3333007149.

2. En la agencia ubicada en el primer nivel del edificio de la Dirección General de Aeronáutica Civil 013,624,562.29 equivalentes a 77.17% recibidos en la

AUDITORIA FINANCIERA· CUA 64472 Pág. 2 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2018 31 DE MARZO DE 2017

http:013,624,562.29http:04,030,622.81http:017,655,185.10

DfRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

cuenta bancaria número 3333007135.

Asimismo, se corroboró con los estados de cuenta bancarios que los ingresos se trasladaron hacia el banco de Guatemala (a excepción del monto que corresponde al Impuesto al Valor Agregado, que fue pagado mensualmente a la Tesorería Nacional a través de las respectivas declaraciones juradas) y se registraron en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- bajo el rubro 11430 "De Instalaciones Aéreas".

Se verificaron los estados de cuenta de los arrendatarios y se observó que durante el período objeto de revisión, un porcentaje representativo de arrendatarios realizaron sus pagos sin contar con un contrato vigente, aspecto que fue objeto de hallazgo por parte de la Contraloría General de Cuentas en el informe de la Auditoría a la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Ejercicio Fiscal 2016 y actualmente el cumplimiento de la renovación de los contratos vencidos se encuentran en proceso por parte de la Unidad de Asesoría Jurídica.

La Unidad de Control de Ingresos juntamente con el Departamento de Tesorería reportaron a la Unidad de Asesoría Jurídica los listados de los arrendatarios morosos mediante los oficios siguientes:

• OFI-OI-UCI-DGAC-048-2017 de fecha 16 de febrero 2017, en el cual se adjunta la cartera al31 de enero 2017 que asciende a Q2,327,2673.18 saldo integrado por 25 arrendatarios.

• OFI-OI-UCI-DGAC-068-2017 de fecha 22 de marzo 2017, en el cual se adjunta la cartera al28 de febrero 2017 que asciende a Q1 ,889,523.55 saldo integrado por 23 arrendatarios.

• OFI-OI-UCI-DGAC-080-2017 de fecha 16 de abril 2017, en el cual se adjunta la cartera al 31 de marzo 2017 que asciende a Q1,994,137.80 saldo integrado por 24 arrendatarios.

• OFI-OI-UCI-DGAC-148-2017 de fecha 16 de agosto 2017, en el cual se adjunta la cartera al 31 de juliO 2017 que asciende a Q2,052,033.25 saldo integrado por 24 arrendatarios.

No obstante de lo anterior, durante el año 2017 la Unidad de Asesoría Jurídica ha solicitado formalmente en varias ocasiones a la Gerencia Financiera, que presente la documentación de soporte que evidencie que se ha agotado el proceso administrativo con cada arrendatario moroso, situación que no ha sido atendida.

El deficiente seguimiento para la recuperación de la cartera rnorosa fue objeto de hallazgo por parte de la Contraloría General de Cuentas en el informe de la Auditoría a la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Ejercicio Fiscal 2016, en consecuencia, el personal de la Gerencia Financiera, Unidad de

AUDITORlA F!~JANC1ERA - CUA 54472 3 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017

http:Q2,052,033.25http:Q1,994,137.80http:889,523.55http:Q2,327,2673.18


Control de Ingresos, Unidad de Asesoría Jurídica y Unidad de Planificación, elaboraron una "GUrA PARA REALIZAR COBRO ADMINISTRATIVO EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DEL ARRENDATARIO", que describe las acciones que cada unidad administrativa debe realizar para la recuperación de los saldos morosos. El documento contiene la autorización del Director General.

NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA

El presente informe no contiene hallazgos, debido a que las deficiencias son recurrentes, las cuales han sido detectadas y reportadas en periodos anteriores por medio de los informes de auditoría emitidos por la Contraloría General de Cuentas y la Unidad de Auditoría Interna de la DGAC, formulándose en su momento las respectivas recomendaciones que a la fecha se encuentran en proceso de implementación.

En los temas relacionados con la falta de renovación de contratos, conclusión de la Guía de Cobros Administrativos y promover los juicios de desocupación y cobro de rentas atrasadas, el señor Director General emitió el oficio DGAC-DS-A-053-2017/HARV/CAGB/rgp de fecha 20 de septiembre 2017, instruyendo al Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica que realice las acciones necesarias para corregir las deficiencias citadas.

Adicionalmente, es oportuno informar que después de analizar los comentarios y documentación de soporte de la Unidad de Asesoría Jurídica, contenidos en el oficio UAJ-1545-2017/CT/dc de fecha 05 de octubre 2017, se concluye:

• Que la Unidad de Asesoría Jurídica tiene en proceso la renovación de 41 contratos vencidos (equivalentes al 25% del total de la cartera) que corresponden a los hangares identificados con la nomenclatura: B-3, B-8, B-10, B-12, C-2, C-4, C-5S, C-5N, C-6, C-8, C-10, 0-10 y E-8, E-3, E-5, E-7, E-11, E-12, F-6 Y F-7, F-18A, F-19, G-6, G-7, G-9A, G-13, G-16, G-17, H-2, H-6, HNW-19 y HNW-19A, HSW-2, J-5, K-3, K-4, K-7, L-2, L-4, L-5 Y L-6, L-13 Y L-13A, L-15, L-22 , L-24A, entre otros.

• En el reporte de control de vencimientos de contratos se observa que: a) El contrato del hangar G-1 vence el 14/12/2017; b) 6 contratos vencen el 28/02/2018 correspondientes a las áreas: 0-6,0-9, F-1, F-14, F-16 Y F-18; e) 10 contratos vencen el 01/03/2018 correspondientes a las áreas: A-3, A-5, B-6, B-7, C-3, 0-7, 0-8, E-4, E-6 y G-4; y d) 15 contratos vencen el 15/03/2018 correspondientes a las áreas: C-9-1, F-8, G-14-15, H-3-1, H-5, 1-4, K-5, L-7, L-10, L-11, L-14, L-17, L-23, L-25 Y N-2. El resto de contratos presentan vencimiento a partir del 30 de mayo 2018 y fechas posteriores.

AUDITaRlA FINANCIERA CUA 64472 Pág, 4 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017

lt

~.~~;':,'.,,'~. .~. ...ci"" "'e f""'" .~'J.":\

,¿ AY' " . I~:': vf

DIRECCiON GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

• El reporte también indica que en proceso judicial se encuentra las áreas: 8-13, F-4, F-5, G-11-12, HSW-14A, N-6. Estos arrendatarios representan el 93% (Q1 ,839,777.80 al31 de marzo y Q1 ,897,197.40 al31 de julio 2017) del total de la cartera morosa reportada por la Unidad de Control de Ingresos y Departamento de Tesorería de la Gerencia Financiera.

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

TIPO DE AUDITORíA:

AUDITORíA FINANCIERA

INGRESOS POR ARRENDAMIENTO DE HANGARES

PERIODO DEL 01 DE SEPTIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE 2015

INFORME: CUA-53878 EMI1"IDO EN MAYO 2016

SEGUIMIENTO DE ACCIONES REPORTABLES DESCRITAS

Hangares que tienen áreas diferentes a las indicadas por la gerencia de infraestructura

Acción reportable No. 2

Acción reportable No. 1

Contratos con plazos vencidos

Acción reportable No. 3 Contratos con fianza de cumplimiento vencida

Acción reportable No. 4 Diferente información en los reportes de arrendatarios morosos.

Acción reportable No. 5 Diferente número de hangares entre las diferentes unidades y gerencias.

RECOMENDACIONES IN"''''*1M' COMENTARIOS

"IMPLEMENTADAS "EN PROCESO """INCUMPLIDAS

Recomendaciones para la Gerencia de Infraestructura Aeroportuaria

EP"'

1· Proceda a realizar la medición de los X De acuerdo al OF. No. GIA-1192-2017 REF. IJLSlfe. de hangares que se encuentran ubicados en las fecha 04 de octubre de 2017 y los comentarios que áreas adyacentes al Aeropuerto Intemacional acompaña la Gerencia de Infraestructura Aeroportuaria La Aurora, que tienen diferencias con las informa, " ... por medio de la Sección de Topografía ha

realizado un proceso de remedición de todas las áreas arrendamiento, según la base de datos de medidas indicadas en los contratos de

dentro del Aeropuerto Internacional La Aurora y remitiendo Asesoría Jurídica y se elaboren nuevos al Departamento de Asesoría Jurídica, Jos planos y planos de los cuales debe trasladar una copia dictámenes correspondientes de las áreas que necesitan a la Unidad de Asesoría Jurídica, para que nuevos contratos o ampliaciones de los mismos. efectúe las correcciones en los contratos. Adicionalmente se ha enviado a Jurídico planos que

permiten observar la situación de los hangares a los que no se les ha vencido el contrato respectivo, a la espera de su vencimiento" . Según esta Unidad de Auditoría la recomendación se considera en proceso, derivado a que no presentan documentos de soporte que evidencien estas acciones.

2· Levante un inventario de todos los De acuerdo al OF. No. GIA-1192-2017 REF. IJLS/fe. de hangares que se encuentran ubicados en las

X fecha 04 de octubre de 2017 y los comentarios que

áreas adyacentes al Aeropuerto Internacional acompaña la Gerencia de Infraestructura Aeroportuaria La Aurora, y que verifiquen la nomenclatura informa, ..... Se ha verificado la nomenclatura de todas las ~e los mismos y si encuentran áreas o locales áreas y se ha hecho el reconocimiento de aquellas áreas comerciales con nomenclatura de hangares que no son utilizadas como hangar, indicando dichas ~ue se haga la reclasificación, para depurar la caracteristicas tanto en los planos como en los dictámenes

base de datos. emitidos. Actualmente se está realizando una evaluación de las nomenclaturas nuevamente". Esta Unidad de Auditoría Interna considera en proceso la recomendación, derivado a que la Gerencia de Infraestructura aún está evaluado las nomenclaturas y el reporte que muestran

AUDITORIA FINANCIERA - CUA 64472 Pág,5 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017

"tité~,-tj~",:-~ I \ 'C

!i (, u: fl [.°é A\J:.;I" .

• , IN(¡/.:fRlA.¡,,,NA ~

"1"1:../",;;,. ••.1-.,.. ,1,,..

http:897,197.40http:839,777.80

D!RECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVil

de los hangares no esta finmado y sellado y no Indican si corresponde al inventario solicitado en la recomendación.

i 3 Del resultado de la medición y del ; inventario de los hangares lo deben unificar

con el resultado de verificación de los nombres de los contratos de la Unidad de Asesoria Juridica, para que exista una sola base de datos de hangares.

x De acuerdo al OF. No. GIA-1192-2017 REF. /JLSlfe. de fecha 04 de octubre de 2017 y los comentarios que acompaña la Gerencia de Infraestructura Aeroportuaria informa, "".Los planos y dictámenes emitidos por esta Gerencia ya incluyen el nombre de las personas o entidades con quienes se suscribirán los contratos, razón por la cual no procede realizar una verificación de los nombres inscritos en los planos con los nombres inscritos en los contratos emitidos por la Unidad de Asesoria Jurídica, dado que los contratos se basan en la información indicada en los planos, dictámenes y solicitudes de los interesados". Esta UOAI considera en proceso esta recomendación, derivado a la GIA no presenta documentación de soporte que evidencie lo que indican en su comentario.

4- El resultado de la unificación de datos de x Esta recomendación se considera en proceso derivado a los hangares debe ser notificado a la Unidad que no ha habido unificación de datos de los hangares y de Auditoría Interna, para considerar atandida por lo tanto, esta UOAI no ha recibido notificación la recomendación en un plazo de 60 días, alguna. contados a partir del 4 de mayo de 2016.

Recomendaciones para la Jefatura de la Unidad de Asesoría Jurídica

1- Proceda a levantar un inventario de todos I los hangares que se encuentran ubicados en las áreas adyacentes al Aeropuerto Internacional La Aurora, tomando como base los contratos que se encuentran vigentes y vencidos, el resultado de este inventario lo debe unificar con el inventario elaborado por la Gerencia de Infraestructura, para contar con información confiable y oportuna. El inventario debe contener la siguiente información: No. Hangar Nombre No. Contrato Inicio Vencimiento M2 Renta Fianza Vencimiento

X De acuerdo al oficio No. UAJ-1545-2017/CT/dc de fecha 05 de octubre de 2017 y los comentarios que acompaña la Unidad de Asesoría Jurídica informa, esta Unidad actualmente cuenta con una base de datos con la información siguiente: 1) Nomenclatura. 2) Nombre de arrendatario, 3) No. de Contrato, 4) Inicio y finalización de la vigencia, 5) Área en M2, 6) Renta, 7) Monto total del contrato y 8) Fianza, en efecto esta UDAI tiene a la vista el listado de los contratos de arrendamiento de hangares cuya fuente es electrónica y entre otros registra y controla la fecha de vencimiento de los contratos a vencer, en consecuencia esta recomendación se considera en proceso, solicitando que el listado en mención sea depurado: por ejemplo: que contenga únicamente los contratos de arrendamiento de hangares, así como, el total de hangares que debe ser común con los que controla la Gerencia de Infraestructura Aeroportuaría.

2- Implemente una base de datos de todos los X De acuerdo al oficio No. UAJ-1545-2017/CT/dc de fecha 05 contratos de arrendamiento de hangares, que de octubre de 2017 y los comentarios que acompafia la permita establecer en cualquier momento, las Unidad de Asesoría Jurídica informa, "".Esta Unidad fechas de vencimiento de los contratos actualmente cuenta con una base de datos con la

administrativos próximos a vencer, para que información siguiente: 1) Nomenclatura. 2) Nombre de los mismos sean renovados oportunamente. arrendatario, 3) No. de Contrato, 4) Inicio y finalización de la

vigencia, 5) Área en M2, 6) Renta, 7) Monto total del contrato y 8) Fianza. En efecto esta UOAI constató que la Unidad de Asesoría Jurídica cuenta con una base de datos, la cual tiene ciertas deficiencias que deben ser corregidas para dar como implementada la misma.

3 Proceda a requerir inmediatamente la fianza de cumplimiento a todos aquellos arrendatarios que tienen pendiente la entrega de las mismas y que verifique que el periodO coincida con la vigencia del contrato y para los contratos nuevos se cumpla con el plazo de 15 días hábiles después de autorizado el contrato respectivo, tal como lo establece el articulo 15 del Acuerdo Gubernativo No. 939-2002.

X De acuerdo al oficio No. UAJ-1545-2017/CTldc de fecha 05 de octubre de 2017 Y los comentarios que acompaña la Unidad de Asesoría Juridica informa, "".en la sUSCripción de nuevos contratos de arrendamiento se realiza por el periodo de 18 meses, por lo que la fianza de cumplimiento se requiere que sea presentada dentro del plazo de 15 días siguientes a la suscripción del contrato, la cual debe ser por el 10% del monto total del contrato y por el periodo total del mismo. Con lo cual esta Unidad cumple con lo preceptuado en la normativa legal vigente y aplicable al caso". Esta UOAI da como implementada esta recomendación derivado a que se realizó una prueba selectiva con los contratos y Escrituras Públicas de arrendamiento de hangares los cuales cuentan con fianza vigente, las cuales se describen a continuaci6n: EP.133; Ingenieros Mayorga y Tejada, EP 8: Transportes Aéreos Bananeros, S.A, EP 59; Jean Maxime Morel Depocas, EP 6; Norbenk, S.A, EP 5; Transportes Gómez, S.A., OS-114-2015; Plantaciones Nahualate, S.A, EP 41; Inversiones y Bienes del

'" '" 1./..

~2,~~ ?I~ AUDITORIA FINANCíER,i\ - CUA 64472 Pág,6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017 G l/., ¡~,~!?A:~,~~'

DIRECCION GENERAL DE AERONAUT!CA CIVIL

Atlántico, S.A., EP 29; Inversiones del Pacifico, SA., EP 18; Tractores y Equipos, S.A., EP 100; José Daniel Duarte Gil y EP 4; Multiservlcios Aereos, S.A.

4- Proceda a levantar un inventario de la x De acuerdo al oficio No. UAJ-1545-2017tCTtdc de fecha 05 cartera de arrendatarios morosos con la DGAC y traslade una copia a la Unidad de Control de Ingresos, Gerencia Financiera y Banrural para unificar el inventario de arrendatarios morosos, para contar con información confiable y oportuna de los saldos morosos.

de octubre de 2017 y los comentarios que acompaña la Unidad de Asesoría Jurídica informa, No es competencia de esta unidad el registro, control y monitoreo de la "Cartera Morosa", en virtud de ser una función eminentemente financiera. Se ha coordinado entre la Gerencia Financiera, Unidad de Control de Ingresos, Unidad de Planificación y Unidad de Asesoría Jurídica, la creación de una Guía que permita establecer el procedimiento para el cobro de cartera morosa de los arrendatarios, esta se encuentra en proceso de elaboración y autorización en la Unidad de Planificación, esta Unidad de Asesoría Jurídica, ha requerido a la GF y a la UCI, por medio de los oficios UAJ-0829-2017/CTffab de fecha 11/05/2017, UAJ-1150-2017 de fecha 20/07/2017 y AUJ-1477-2017CT/zu de fecha 25t0912017 que se trasladen los expedientes de los arrendatarios morosos a efecto de iniciar las acciones legales de cobro. Esta Unidad de Auditorla Interna da como implementada esta recomendación para la Unidad de Asesoria Juridica derivado a que la Guia que permitirá establecer el procedimiento para el cobro de cartera morosa de los arrendatarios se encuentra en proceso de elaboración y autorización en la UP y queda estrictamente bajo su responsabilidad toda la cartera de los arrendatarios morosos a quienes se les ha aplicado el proceso administrativo y aún no pagan y por lo tanto procede una acción legal, sugiriendo en este caso solicitar nuevamente a la Gerencia Financiera que proporcionen mencionada información e implementar la base de datos, para llevar el control y acción correspondiente.

5- Convoque a una reunión con la Unidad de Control de Ingresos, Gerencia Financiera, Unidad de Planificación, para que en conjunto procedan a la elaboración del procedimiento para el ca bro de la mora, en donde establezca los meses de atraso de la renta para caer en mora, haber cumplido con el proceso administrativo y que Gerencia o Unidad (Gerencia Financiera o Unidad de Control de Ingresos) será la responsable de informar a la Unidad de Asesoria Jurídica que arrendatario ha caído en mora.

x De acuerdo al oficio No. UAJ-1545-2017/CTldc de fecha 05 de octubre de 2017 y los comentarios que acompaila la Unidad de Asesoría Jurídica informa, " ... esta Unidad procedió a convocar a la Gerencia Financiera, Unidad de Control de Ingresos, Unidad de Auditoría Interna y Unidad de Planificación, con el fin de llevar a cabo reunión de trabajo para verificar el procedimiento a seguir en relación a los arrendatarios morosos, lo cual consta en el oficio número UAJ-1156-2017/CTldc; asimismo, lo realizaron las unidades y gerencia involucradas"." ....creándose para el efecto la " GUIA PARA REALIZAR COBRO ADMINISTRATIVO EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DEL ARRENDATARIO", la cual fue consensuada, y actualmente se encuentra pendiente de aprobación por las autoridades, para su implementación. Lo cual se puede constatar por medio de los oficios número UP-OF-0288-2017 de fecha 28 de septiembre de 2017 y UP-OF-0238-2017de fecha 17 de agosto de 2017, ... " En ese sentido esta Unidad de Auditoria Interna considera en proceso la recomendación y a la espera de que envíen una copia aprobada de la Guia en mención.

6- El resultado de la unificación de datos de x De acuerdo al oficio No. UAJ-1545-2017ICTldc de fecha 05 los hangares debe ser notificado a la Unidad de Auditoría Interna para considerar atendida las recomendaciones en un plazo de 60 días, contados a partir del día 4 de mayo de 2016.

de octubre de 2017 y los comentarios que acompaña la Unidad de Asesoría Jurídíca informa, " ... Ias bases de datos que cada una de las Gerencias y Unidades utilizan, son propias de las mismas en relación a las funciones que por el giro ordinario deben realizar, por lo que en ningún momento pueden contener el mismo formato, pero la información consignada debe ser con base a los documentos que la Unidad de Asesoría Juridica comparte, y que consiste en el testimonio de la escritura pública que contiene el contrato de arrendamiento". En ese sentido esta Unidad de Auditoría considera en proceso esta recomendación y se dará como Implementada en el momento que muestren una base de datos depurada.

AUDITOR lA FINANCIERA - CUA 64472 Pág 7 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017 11

DIRECCiON GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA

No. Nombre Cargo Del Al

GUNTHER MOISES LUCERO GERENTE FINANCIERO - DIRECTOR 01/01/2016 16/02/2016 RAMIREZ EJECUTIVO IV

2 JORGE ALBERTO MONTENEGRO GERENTE FINANCIERO 01/03/2016 31/03/2017 NAJERA

3 JOSUE HERNAN SANTOS CHOCHE TESORERO 01/01/2016 30/06/2016

4 HECTOR VINICIO CALDERON JEFE DE LA UNIDAD DE ASESORIA 01/01/2016 09/02/2016 GONZALEZ JURIDICA

5 LUIS MANUEL LECHUGA RODAS ASESOR GERENCIA 01/01/2016 10/02/2016

INFRAESTRUCTURA

6 JORGE LENIN LAU SALVADOR ASESOR DE LA GERENCIA DE 16/03/2016 31/03/2017

INFRAESTRUCTURA

7 VICTOR EDGAR FERNANDO SUPERVISOR DE INGRESOS 01/01/2016 31/0312017 PORTILLO LEE

8 JAVIER FRANCISCO PALENCIA ASESOR DE CONTROL DE INGRESOS 16/03/2016 31/03/2017 FONCEA

9 GABRIEL (UNICO NOMBRE) ANDREU DIRECTOR GENERAL 01/01/2016 03/02/2016 ESCOBAR

10 CARLOS FERNANDO VALASQUEZ DIRECTOR GENERAL 0410212016 31103/2017 MONGE

11 HUGO ROLANDO CASTILLO VEGA OFICINISTA 1- TESORERO INTERINO 11/07/2016 27/10/2016

12 CRISTOPHER ALEXANDER TOLEDO JEFE DE LA UNIDAD DE ASESORIA 07/0412016 31/03/2017 AGUILAR JURIDICA

13 ERHLlCH ANTONIO CORRALES LARA TESORERO GERENCIA FINANCIERA 30/10/2016 31/03/2017

\ ~ (,r:12v

v _

AUDITORIA FiNANCIERA - CUA 64472 Pág. 8 ,

DIRECCION GENERAL DE AERONAUT!CA CIVIL

COMISION DE AUDITORIA

f

Director

CUA 64472 Pág. 9

PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 20l?

I"INANl,l!::t

., f_,


AUDITORIA INTERNA

CUA No.: 64480

AUDITORIA DE GESTION

Viaticos

DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

.-'f.A'.. DE: "

INDICE

ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 2

GENERALES 2

ESPECIFiCaS 3

ALCANCE 4



HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS 10

LEGALES

HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO 13

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 15

Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 20

ENTIDAD AUDITADA



ANTECEDENTES

La Dirección General de Aeronáutica Civil de Guatemala.

Es la Dirección creada mediante la Ley de Aviación Civil Decreto No. 93~2000, la que en las disposiciones generales, en el artículo 1 establece lo siguiente: Objeto. la presente ley tiene como objetivo normar el ejercicio de las actividades de aeronáutica civil, en apoyo al uso racional, eficiente y seguro del espacio aéreo, con fundamento en lo preceptuado en la Constitución Política de la República, los convenios y tratados Internacionales ratificados por Guatema.la, los reglamentos emitidos para el efecto y demás normas complementarias.

Acuerdo Gubernativo No. 384-2001, Reglamento de la Ley de Aviación Civil, en el capítulo 11 de la Dirección General en el artículo 2° establece: "La Dirección General de Aeronáutica Civil, por conducto de su Director General, los subdirectores, unidades técnicas y administrativas deberán velar por el fiel cumplimento de la Ley de Aviación Civil, leyes de observancia general que contengan preceptos relacionados con la actividad aeronáutica, acuerdos y tratados internacionales ratificados por Guatemala, del presente Reglamento, regulaciones y disposiciones complementarias".

Es una dependencia del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, y se constituye en el órgano encargado de normar, supervisar, vigilar y regular, con base en lo prescrito en la Ley de Aviación Civil, reglamentos, regulaciones y disposiciones complementarias, los servicios aeroportuarios, los servicios de apoyo a la navegación aérea, transporte aéreo, de telecomunicaciones y en general todas las actividades de aviación civil en el territorio y espacio aéreo de Guatemala.

Gerencia Financiera

Es la responsable de la administración y resguardo de los recursos financieros que genera la DGAC, de los fondos nacionales e internacionales, así como de los fondos que el estado de Guatemala le otorgue. Para la realización de sus funciones y coordinación de actividades, depende administrativamente de la Sub Dirección Administrativa. Prepara el proyecto de presupuesto general de la DGAC, y los proyectos de ejecución presupuestaria en coordinación con las unidades administrativas y técnico-operativas, y supervisa la ejecución de los proyectos y controla las inversiones realizadas.

http:Guatema.la

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVil

Departamento de Calificación del Gasto

Tiene por objeto dirigir las actividades de revisión y calificación del gasto, así como el análisis de la documentación que respalde los gastos efectuados por las unidades de la DGAC, velando porque todos los documentos de gastos de ejecución presupuestaria cumplan con los requisitos de ley previa a efectuarse el pago correspondiente. Revisar y analizar los formularios de viáticos interior y exterior de la república así como de cheques de Fondo Rotativo.

Departamento de Tesorería

Es el encargado de planificar, organizar, supervisar y optimizar la tesorería en los aspectos contables y fiscales de la entidad, velando por el cumplimiento de los objetivos y colaborando en el desarrollo de sistemas de información para facilitar a la alta dirección la toma de decisiones.

Unidad de Egresos

La finalidad de este puesto es colaborar con la e'ficiente operación y manejo del Fondo Rotativo, y Fondos Privativos de la DGAC, observando para ello las normas y procedimientos institucionales y legales vigentes en esta materia.

Auxiliar de Viáticos

Es la persona responsable del control, registro, elaboración y resguardo de los formularios de viáticos y gastos conexos, así como de formularios de reconocimiento de gastos por prestación de servicios. Así mismo es responsable de dar asesoría al personal técnico y administrativo respecto a la documentación de soporte y requisitos que deben cumplirse en las liquidaciones de los viáticos y da el seguimiento debido para que las liquidaciones sean autorizadas por el Director General.

OBJETIVOS

GENERALES

Cumplir con el Plan Anual de Auditoría aprobado para el año 2017.

Evaluar de manera oportuna el Control Interno en relación a los procesos de trámite y liquidación de los viáticos y gastos conexos así como de reconocimiento

de gastos a contratistas del renglón presupuestario 029. éV..J''..I)t.A~'i'~

Comprobar que se cumplieron las disposiciones legales y administrativas f'JG.. ~...t?Lr.:'.~j",,"'.l. ~ ,A.H")f;vAUA

64480 2 ,,~ íNI,:m¡;jh ERIO O O L E • ~ ~V)P D E 01 D ENERO DE 2015 AL 31 DEMAYO DE2017 -fo,,::,,~

" DIRECCION GENERAL DE AERONAUTlCA CIVIL i,

contenidas en las Leyes, Reglamentos y Normas Internas vigentes, relacionadas con el área de viáticos y gastos conexos y reconocimiento de gastos a contratistas.

Dar seguimiento a las recomendaciones sugeridas derivadas de las auditorias anteriores, a efecto de comprobar su cumplimiento o establecer las acciones tomadas para su implementación.

ESPECIFicas

Practicar corte de formas de formularios de viáticos y gastos conexos así como de reconocimiento de gastos a contratistas.

Verificar por medio del Sistema De Contabilidad Integrada -SICOINM el registro de las liquidaciones de viáticos y gastos conexos así como del reconocimiento de gastos por prestación de servicios, efectuados durante el período a examinar.

Examinar los expedientes conformados tanto por el trámite de Viáticos y Gastos Conexos, como por el Reconocimiento de Gastos, con el fin de comprobar que cuentan con la documentación de soporte y presentado en los plazos establecidos por la Ley. Reglamento y Manual, como una de las condiciones para dar por bien liquidado el desembolso monetario efectuado para ese fin .

. Establecer si se dio cumplimiento a la disposición de requerir el reintegro inmediato de los fondos concedidos como anticipo de viáticos o reconocimiento de gastos, en el caso que no cumplieron con las disposiciones legales, reglamentarias y normativas.

Verificar de forma selectiva, los expedientes de liquidación de viáticos y de reconocimiento de gastos, con la finalidad de comprobar que cumplieron con los atributos mínimos de confiabilidad.

Establecer que los formularios no utilizados fueron debidamente anulados o de alguna manera inutilizados.

Comprobar que tanto las comisiones al interior como al exterior de la República, fueron debidamente autorizadas por el Director General de la DGAC.

Emitir las recomendaciones para el fortalecimiento del control interno en cada una de las áreas examinadas.

,S::},L DE::",~(;f ~c~~.t< ~Emitir el informe correspondiente sobre el resultado de la auditoría. .., .. o~""., c.;J

~ '~·~~~?~l

Inl AUOITORIA DE OEsnON • CUA "'." P::.:~1{~~[;~PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017 -,,·~_·-W "'-.

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTlCA CIVIL

Seguimiento a las recomendaciones de informes anteriores.

ALCANCE

El examen comprendió la evaluación del Control Interno de los procesos administrativos y financieros del Departamento de Tesorería en relación al cumplimiento de la normativa legal y de procedimientos relacionados con la documentación y liquidación de los expedientes por concepto de Viáticos y Gastos Conexos así como de Reconocimiento de Gastos por Servicios prestados por contratistas y se dió seguimiento a las recomendaciones contenidas en informes de auditorías anteriores relacionadas con los rubros citados, por el periodo comprendido del 01 de enero de 2016 al31 de mayo de 2017.

LIMITACIONES AL ALCANCE

1. Con fecha 12 de junio de 2017 fue recibido en la Gerencia Financiera el Requerimiento de información No. 64480-1-2017-01/mrhp, en el cual se solicitó lo siguiente: a) Los reportes del registro y control de los viáticos concedidos al interior y exterior, en el período comprendido de enero de 2016 al 31 de mayo de 2017; b) Reporte del registro y control de los formularios que se encontraban pendientes de liquidar y c) Reporte de los correlativos de formularios de viáticos que se tenían en existencia (V-A, V-C, V-E Y V-L); c) Copia del Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo de Viáticos y Gastos Conexos GF-NP-004-2017; d) Copia de las solicitudes y de las resoluciones de autorización de la Con1raloría General de Cuentas de los libros y formularios de viáticos. Pese a que se dio un plazo razonable para entregar la información, así como 2 prórrogas para cumplir (229-0F-INT-TES-2017 y 255-0F-INT-TES-2017); la información antes indicada no fue proporcionada por la Gerencia Financiera a través del Departamento de Tesorería.

2. Con fecha 8 de septiembre de 2017 se hizo entrega en la Gerencia Financiera la Nota de Auditoría No. NA-DGAC-AI-006-2017, en la cual se dio a conocer cinco (5) acciones reportables que debían ser corregidas en el plazo razonable de 6 días hábiles, correspondientes a falta de expedientes de viáticos, falta de formularios, incumplimiento de requisitos en formularios, falta de control interno en libro de viáticos, incumplimiento de requisitos legales en liquidaciones de viáticos e inexactitud de la información pública relacionada con viáticos. Vencido el plazo para corregir las deficiencias detectadas, fue solicitada una prórroga, autorizando 5 días más. Sin embargo, vencida dicha prórroga tampoco presentaron las pruebas de descargo de las deficiencias establecidas.


54460 Pág,4 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2Q16 Al 31 DE MAYO DE 2017

Sr

LlE:,,~'I'C ~

d",¡",r¡, "jt';"~~~R~ , ,-~A'If,.*'? .,.~..


Para llevar a cabo la presente revisión de viáticos pagados al personal permanente, se tomó en consideración lo establecido en el Acuerdo Gubernativo No. 397-98 Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado (vigente hasta 31/5/2016); Acuerdo Gubernativo No. 106-2016 Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos (vigente a partir del 1/6/2016) y sus reformas contenidas en el Acuerdo Gubernativo No. 148-2016 (vigente a partir del 2/8/2016) y el Acuerdo Gubernativo No. 35-2017 (vigente a partir del 24/2/2017). Para el caso del personal temporal (contratado bajo Renglón 029) se tomó en consideración lo establecido en el Acuerdo Gubernativo No. 54-2017 Reglamento de Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados en el Transcurso del Ejercicio Fiscal 2017.

Derivado que el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016 ya fue objeto de fiscalización por parte de la Contraloría General de Cuentas, según nombramientos Nos. DAG-0222-2016, DAG-0221-2016, DAG-0274-2016, DAG-0294-2016, DAG-0300-2016 Y DAG-0301-2016, emitidos para realizar auditoría de presupuesto en el Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, en la cual se incluyó a la Unidad Ejecutora 205 Dirección General de Aeronáutica Civil, para revisar la constitución del fondo rotativo de privativos, debido a que dicho fondo se utiliza para sufragar los gastos relacionados con el rubro de Viáticos y Gastos Conexos; por lo que en la revisión del año 2016, la presente auditoría cubrió el 64% (33 expedientes de 55) en forma selectiva para efectuar una evaluación del Control Interno de los procesos administrativos y financieros que lleva a cabo el Departamento de Tesorería y Encargado de Viáticos, en relación al trámite, pago, reembolsos, reintegros, liquidación y registro contable de los expedientes de viáticos y gastos conexos; así como seguimiento a las recomendaciones de auditorías anteriores.

En lo que respecta a la revisión del período comprendido del 1 de enero al 31 de mayo de 2017, es oportuno resaltar el hecho que al momento de nombrar la presente auditoría de viáticos y gastos conexos, ya se encontraba en proceso la auditoría interna al arqueo al Fondo Rotativo Especial de Privativos (del 1 de enero al 26 de mayo de 2017) y Fondos de Cajas Chicas asignados para el año 2017, según CUA 64479. En virtud de lo anterior, la presente auditoría se enfocó en verificar la estructura del control interno cubriendo la revisión del 100% de la documentación de soporte de los 21 expedientes de liquidación de Viáticos y Gastos Conexos internos y externos y el 100% de la documentación de soporte de los 14 expedientes de liquidación de Reconocimiento de Gastos por Prestación de Servicios Internos y externos, establecido en el Acuerdo Gubernativo 54-2017.


AUDITORIA DE GESTION CUA 64480 Pág,5 PERIODO. DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

S

OE>1~'i'é ~

~S:~-:"\.,.~:!!l9'é

Atj.:i)"V((!A (. ~!Í'; "u

DIRECC10N GENERAL DE AERONAUTJCA CIVIL

Derivado de la presente revisión y evaluación, se establecieron deficiencias de cumplimiento, de aspectos legales y de control interno, las cuales se dieron a conocer a la Gerencia Financiera por medio de la Nota de Auditoría No. NA-DGAC-AI-006-2017 de fecha 7 de septiembre de 2017, otorgando un plazo de 6 días para corregir dichas deficiencias; sin embargo, pese a que se otorgó a solicitud de la Gerencia una prórroga de 5 días más, no se presentaron las pruebas de descargo correspondientes.

En ese sentido, se procedió a emitir el Oficio No. DGAC-UDAI-64480-1-2017-01/mrhp de fecha 17 de octubre de 2017, dirigida a la Gerente Financiera, por medio del cual se dieron a conocer dos (2) posibles Hallazgos y tres (3) Acciones Reportables, para ser sometidos a discusión el día 19 de octubre de 2017 y brindar de esa manera el derecho de defensa al personal responsable, para que presentara sus pruebas de descargo de cada una de las indicadas.

Como resultado de la discusión de hallazgos llevada a cabo el día 24 de octubre del año en curso según acta administrativa No. 15-2017, y luego de analizar las pruebas presentadas y comentarios vertidos, se procede a confirmar los hallazgos y acciones reporta bies de la forma siguiente:

ACCIONES REPORTABLES

De las particularidades de las Acciones Reportables 1, 2 Y 3, contenidas en la Nota de Auditoría No. NA-DGAC-AI-006-2017, ya son del conocimiento de esa Gerencia Financiera por haber sido recibida con fecha 8/9/2017, en ese sentido solamente se procederá a plantearlas en la forma siguiente:

Acción Reportable No. 1: 1. Error en la consignación de quien constó la comisión en Formulario V-C No. 13033 2. Comisiones que se excedieron en el plazo establecido en los Nombramientos Nos. D8-26-2016, D8-90-2016 y D8-61-2016

Recomendación: Que el Director General, gire instrucciones a la Gerente Financiera para que de manera escrita instruya al Jefe de Tesorería, al Analista de Calificación del Gasto y al Auxiliar de Viáticos, a efecto que presten mayor cuidado y sean más acuciosos en la revisión de toda la documentación que se presente por los

111

AUDITOR lA DE GEST!ON • CUA 64480 Pág, 6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

,./,,?!_ De AE'Íé' ~., e",

('f '1c?"(:'~r;;HF '\ 'ti. ;;o;.¡t)!~¡{~i. ,....'. ,

\.#.." ,>.~ •...

t DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

comisionados para el trámite de liquidación de viáticos y de reconocimiento de gastos, a fin de reducir al máximo el riesgo que se sigan generando los errores ya señalados u otros y de esa manera fortalecer el ambiente de control interno.

3. Los Formularios V-A 13054, V-A 13100, V-L 13100 no cuentan con la firma de autorización del Director General y el formulario V-A 13061 no cuenta con la firma del comisionado.

Recomendación:

Que el Director General, gire instrucciones a la Gerente Financiera para que a su

vez instruya al Jefe de Tesorería y al Auxiliar de Viáticos, para que en un plazo no

mayor de 20 días hábiles contados a partir del día en que sea recibido el presente

informe, se entregue copia y ponga a la vista del encargado de seguimiento de

hallazgos de ésta Unidad de Auditoría Interna, los formularios de viáticos No. V-L

No. 13100 Y V-A No. 13100, debidamente firmado y sellado por el Director.

Comentario de los Responsables

Al respecto de la falta de firmas del Director en el formulario V-A No. 13054 y falta

de firma del comisionado en el formulario V-A No. 13061, fue informado por el

señor Erhlich Corrales que derivado a la denuncia que está investigando el

Ministerio Público, se entregó copia certificada de dichos documentos según

requerimiento formulado en el Oficio MP001-2017-55031, por lo que no se ha

gestionado las firmas faltantes para no alterar las pruebas que están en poder de

dicho Ministerio, por lo que queda en suspenso completar ese requisito hasta que

se concluya el proceso de investigación.

Acciones Correctivas:

Que el Director General gire instrucciones a la Gerente Financiera, para que en el

plazo concedido cumpla con las recomendaciones formulada en la presente

acción reportable.

Acción Reportable No. 2:

Al revisar los folios Nos. 208 al 217 del libro de Viáticos y Gastos Conexos y los folios 2 Y 3 del libro de Reconocimiento de Gastos, se establecieron 7 deficiencias en el registro y control de dichos libros, las cuales se detallan a continuación:

a. Formularios que no aparecen registrados dentro del correlativo del libro. b. Registro de entrega de formularios que no consigna el nombre del usuario ni su firma, y solo se consignó el número del formulario V-C, excepto el No. 13101. c. En los folios se dejaron renglones vacíos de por medio. d. Al registrar los formularios no se respeta la secuencia numérica. e. Duplicidad de registro de formularios. No se indica quién fue el usuario final de

AUDITORIA DE GESTION - CUA 64460 Pág. 7

PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

DIRECC10N GENERAL DE AERONAUTICA CIVil

dichos formularios. f. Registro consolidado de entrega de formularios, sin indicación del usuario responsable ni firma. g. Registro de entrega de formularios sin firma del usuario.

Recomendación: Que el Director General, gire instrucciones a la Gerente Financiera para que a su vez gire instrucciones por escrito al Auxiliar de Viáticos, a efecto que tome en consideración las deficiencias indicadas en los incisos d), e) y 1) anteriores, para que ya no se den en futuras oportunidades.

Que el Director General, gire instrucciones a la Gerente Financiera para que a su

vez gire instrucciones por escrito al Auxiliar de Viáticos, a efecto que en un plazo

no mayor de 20 días hábiles contados a partir del día en que sea recibido el

presente informe, cumpla con solventar las deficiencias indicadas en las literales

a), b), c) y g) indicadas anteriormente y una vez resueltas éstas, entregue copia

de las pruebas pertinentes y ponga a la vista del encargado de seguimiento de

hallazgos de ésta Unidad de Auditoría Interna, los forrnularios y los folios

originales de los libros de viáticos que compruebe las correcciones efectuadas.


Se pusieron a la vista los formularios de viáticos (V-A, V-C y V-L) Nos. 13137,

13052 Y 13053, los cuales se encuentran debidamente anulados y se efectuó su

respectivo registro en el libro de viáticos; se pusieron a la vista los formularios

(V-A, V-C y V-L) 13138 Y 13043 los cuales se encuentran debidamente liquidados

y registrados en el libro de viáticos. El formulario RG-L No. 28 ya no aplica

efectuar la firma del usuario en el libro, debido a que el mismo fue devuelto.


Que el Director General gire instrucciones a la Gerente Financiera, para que en el

plazo establecido cumpla con las recomendaciones formulada en el presente

hallazgo.

Acción Reportable No. 3:

A través del acceso a la página web de la DGAC, se consultó dentro de la información pública, el reporte No. 12 relacionada con el pago de viáticos y gastos conexos, habiendo observado que en los reportes del año 2016, se detectó que hubo comisiones respaldadas con los formularios Nos. V-L 13044, 13101, 13045, 13055, 13056, 13063, 13074 Y 13076 que no fueron debidamente divulgadas. En ese mismo orden, se detectó que en la página web fueron publicadas las liquidaciones de los formularios RG-L 13, 14 Y 15 en el reporte del mes de mayo de 2017, sin embargo, al verificar los expedientes físicos, se constató que los

-CUA 64480 Pág. 8 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

, \lo¿ "Ef


mismos se encuentran anulados, lo cual deja en evidencia la incongruencia entre

la información publicada y la realidad de las transacciones generadas en las

liquidaciones de los viáticos.

Recomendación

Que el Director General gire instrucciones a la Gerente Financiera para que a su

vez gire instrucciones por escrito al Jefe de Tesorería para que coordine las

acciones pertinentes con el Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública,

a efecto se proceda a revisar y a actualizar la información divulgada en la página

web de la DGAC, correspondiente al reporte de gastos de viajes al interior y

exterior de la República, a fin de que la misma sea consistente con la realidad de

las operaciones efectuadas y aceptadas.


Se procederá a efectuar la revisión y actualización correspondiente.


Que el Director General gire instrucciones a la Gerente Financiera, para que

cumpla con la recomendación formulada en la presente acción reportable.

~ r'í. -.tI.') ~.• '~~~~

AUDITORIA DE GESTION· CUA 64480 Páo·· ¡¡¡~ ~. PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017 I

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTlCA CIVIL

HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES

Hallazgo No.1

DOCUMENTACiÓN DE RESPALDO DEFICIENTE EN EL EXPEDIENTE DE RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR PRESTACiÓN DE SERVICIOS DE CONTRATISTAS

Condición Al examinar el expediente de Reconocimiento de Gastos por servicios técnicos o profesionales documentado con el Formulario RG-L No. 006, se comprobó que dicha comisión se realizó a la República de Korea del Sur, en las fechas comprendidas del 8 al 25 de mayo de 2017 según designación de comisión. De conformidad con el Oficio No. GCNS-250-2017 de la Gerencia de Telecomunicaciones, se solicitó a la Gerencia Financiera la compra de boletos aéreos y viáticos para cubrir 4 días que conlleva el traslado del señor Luis Estuardo del Valle Mazariegos.

El traslado de ida a Korea del Sur se llevó a cabo los días 9 y 10 de mayo de 2017, haciendo escala en EE.UU y el traslado de regreso de Korea se realizó los dias 23 y 24 de mayo, siempre haciendo escala en EE.UU; sin embargo, al revisar la documentación de soporte, se estableció que los documentos presentados en principio no son los originales y tienen fechas diferentes a los días que se realizaron los traslados (todas emitidas en Korea del Sur, los días 13,20,21,22 Y 23 de mayo de 2017) y por valores diferentes a los consignados en la planilla de gastos. (Ej. Documento de fecha 2017-05-22 por USD18.39).

Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, en el numeral 2.6 DOCUMENTOS DE RESPALDO indica que: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde".

"La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis.

~"f

~"


Gastos por Servicios Prestados en el Transcurso del Ejercicio Fiscal 2017, establece en su artículo 3 lo siguiente: " Reconocimiento de Gastos. Para efectos del presente Reglamento, se entiende por reconocimiento de gastos, el pago que le corresponde al contratista que presta sus servicios técnicos o profesionales individuales, cuando con motivo de su traslado hacia el interior o exterior de la República y de acuerdo al procedimiento que establece el presente Reglamento, incurra en gastos que justifique y compruebe debidamente ...... " (el resaltado es nuestro)

El mismo Reglamento, contempla en su artículo 8, lo siguiente: ComprobaciónlO de Gastos. Para comprobar los gastos del contratista, deberá cumplirse con lo

siguiente: 1)...... , 2) Si se trata de requerimientos de traslado de acuerdo a los

supuestos indicados en las literales c) y d) del artículo anterior, el contratista

presentará un listado detallado de los gastos efectuados, siendo responsable

cada institución de establecer los lineamientos y requisitos para la elaboración del

listado" (el resaltado es nuestro)

Causa

1) Al momento de la auditoría no se contaba con una normativa o Manual de

Procedimientos que estableciera los procedimientos, requisitos, plazos y aspectos

legales que el comisionado contratista debía tomar en cuenta para respaldar sus

gastos y así justificar su reconocimiento.

2) Falta de control y revisión de los formularios de Reconocimiento de Gastos y de

la documentación de soporte, por parte del Departamento de Tesorería y del

Analista de Calificación del Gasto.

Efecto

Riesgo de que el expediente de liquidación de Reconocimiento de Gastos, sea

sometido a revisión por parte de la comisión de auditores de la Contraloría

General de Cuentas y sea formulado hallazgo, derivando en la sanción pecuniaria

establecida en el artículo 39 numeral 16, del Decreto No. 31-2002 Ley Orgánica

de la Contraloría General de Cuentas y sus Reformas y se realice formulación de

cargos a los responsables.

Recomendación

Oue el Director General, gire instrucciones a la Gerencia Financiera para que:

1) Proceda a solicitar el reintegro por la cantidad de 04,678.00 al señor Luis

Estuardo del Valle Mazariegos; toda vez que los gastos consignados en la planilla,

no están debidamente justificados y comprobados conforme a la normativa

vigente.

AUDITORIA DE GESTION • CUA 64480 Pág. 11 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017 . 7"(dJ...;

~"

http:04,678.00


2) Oue se emita una Circular a nivel general, a efecto de dar a conocer a todas las Unidades Administrativas y Técnico-Operativas, de una manera clara, comprensible y resumida sobre los diferentes requisitos, plazos y documentación que debe presentar el personal al momento de ser nombrados para comisiones oficiales al interior o exterior de la República, para evitar con ello el rechazo de sus liquidaciones y la inevitable devolución de los fondos por parte del comisionado.

Comentario de los Responsables 1. El expediente de liquidación de viáticos si cuenta con facturas originales como puede apreciarse en el expediente que se pone a la vista.

2. Se implementó la entrega de una carpeta a los comisionados, conteniendo un listado de todos los requisitos y plazos que debe cumplir en la documentación de soporte al momento de liquidar sus viáticos, así como los aspectos legales que rigen la comprobación de los gastos cuando se les nombra para comisión.

Comentario de Auditoría Se tuvo a la vista el expediente en cuestión, observando que efectivamente las facturas si son originales, por lo que ese aspecto queda desvanecido; no así la recomendación de requerir el reintegro por 04,678.00, ya que no se presentó la evidencia de dicha gestión, por lo que el hallazgo se confirma en este sentido.

Se observó que la Gerencia Financiera ya tomó acciones encaminadas a brindar lineamientos más claros al personal que es nombrado para una comisión, dotándolo de una carpeta que contiene la información necesaria para ayudarles a evitar cometer errores al momento de presentar sus liquidación de viáticos.

Acciones Correctivas Oue el Director General gire instrucciones a la Gerente Financiera, para que cumpla con la recomendación No. 1, formulada en el presente hallazgo, el cual se refiere a que debe requerirse el reintegro por la cantidad de 04,678.00 al señor Luis Estuardo del Valle Mazariegos.

.".¿,~"lDé;":'(., ~'" ...() Te

r, .;. {f~-~. S5' .' """'Zt~ ((¿ '~{!-:I¡ "'/?", .

t !\;1O,I?>1A' 11111 AUDITOR lA DE GESTION· CUA 64480 Pág, 12 QJ~,-, ..~M~.

PERIODO DEL 01 DEENERO DE "16 AL 31 DE MAYO DE2017 %

http:04,678.00http:04,678.00

DlRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

Hallazgo No.1

FALTANTE DE FORMULARIOS DE VIATICOS

Condición Derivado del examen que se efectuó a los expedientes conformados por la liquidación de viáticos y gastos conexos; así como su confrontación con el registro del Libro de Viáticos, se estableció que los formularios que se detallan a continuación, no fueron puestos a la vista del auditor actuante para su revisión, algunos de ellos no están registrados en el libro de viáticos, por lo que éstos últimos no fue posible establecer si fueron utilizados, o fueron anulados.

Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Aplicación General, en el numeral 1.11 ARCHIVOS indica que: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información" .

También en las Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, en el numeral 2.7 Control y Uso de Formularios Numerados establece: " Cada ente público debe aplicar procedimientos internos o regulados por los entes rectores de los sistemas para el control y uso de los formularios numerados,

~I II!I~

AUDITORIA DE GESTiON - CUA 64480 Pág. 13 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

~,"R·.~ UE;--!


independientemente del medio que se utilice para su producción, sea por imprenta o por medios informáticos".

El Acuerdo Gubernativo No. 106-2016 Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos, establece en el último párrafo del artículo 5 que" Para los efectos de fiscalización, todas las entidades comprendidas en el artículo 1 del presente Reglamento, quedan obligadas a llevar un registro debidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas, para el control de los formularios utilizados y las existencias de los mismos".

El Manual de Organización, Puestos y Funciones de la Gerencia Financiera, Código GF-MOPF-001-2015 con vigencia el 16/10/2015, establece que entre las Funciones y Responsabilidades del Jefe del Departamento de Tesorería de la Gerencia Financiera de la Dirección General de Aeronáutica Civil, se encuentran:

"Coordinar, dirigir y supervisar las labores financieras y/o administrativas inherentes al Departamento de Tesorería de la DGAC, del personal encargado de Egresos (Fondo Rotativo y Caja Chica) e Ingresos (Cobros) en sus respectivos procesos de ejecución.

Recibir, registrar, clasificar, enviar, custodiar y archivar comprobantes, estados de cuenta, cheques, órdenes de pago, depósitos a cuenta y otra documentación similar."

El Manual de Organización, Puestos y Funciones de la Gerencia Financiera, Código GF-MOF-001-2015 con vigencia el 31/05/2015, establece que entre las Funciones y Responsabilídad del Auxiliar de Viáticos del Departamento de Tesorería de la Dirección General de Aeronáutica Civil, se encuentran:

Control y entrega de formularios VL, VA, VC, VE. Control de archivo de Viáticos en Forma sistemática

Causa Falta de supervisión por parte del Jefe de Tesorería y falta de control por parte del Auxiliar de Viáticos, respecto a la custodia y resguardo de los formularios de viáticos utilizados, así como de la ubicación física de los expedientes de liquidación de viáticos.

Efecto Riesgo de que los formularios y/o expedientes de liquidación de los viáticos se encuentren extraviados y de ser así ameritaría presentar la denuncia ante la ~~~¿~i\!. iJE;4

\> "I~ r.!> 1'cautoridad respectiva. ¿/ ~

ir e r: / :

e .I!~ [• /. ~tli \,.;f'>:1:

\ 'f''';}1;''"'' '.111~----------------------------A~U~D-IT-O~R-IA-D-E-G~E~S~T~IO-N--~C-U-A-6-44-8-0---------------------------P~ág-.--14 ~I

PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL31 DE MAYO DE 2017 / ,.-'A

.


Riesgo de que se haga mal uso de las formas.

Recomendación Que el Director General, gire instrucciones a la Gerente Financiera para que a su vez instruya al Tesorero y al Auxiliar de Viáticos, a efecto que en un plazo no mayor de 20 días hábiles contados a partir del día en que sea recibido el presente informe, localice los formularios y los expedientes de liquidación de viáticos faltantes y los presente físicamente en la sede de la Unidad de Auditoría Interna, para su revisión.

En el caso se confirme que los formularios o expedientes fueron extraviados, se debe presentar de manera inmediata la denuncia respectiva ante autoridad competente, dando a conocer el hecho, debiendo presentar a la Unidad de Auditorla Interna copia de la referida denuncia.

Comentario de los Responsables El señor Erhlich Corrales Jefe de Tesorería presentó copia del Oficio No. OF-INT-TES-360..2017-0MF-EAC/gmlr de fecha 24 de octubre de 2017, donde consta la solicitud enviada al señor Jaime Pacay Jefe del Departamento de Contabilidad quien tiene a cargo la Unidad el Archivo, para que proporcione la documentación física correspondiente a viáticos del año 2015 y 2016, como alternativa para localizar los formularios y expedientes que no fueron presentados al auditor actuante.

Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo a cargo del Departamento de Tesorería, ya que no fue presentada la documentación de soporte indicada.

Acciones Correctivas Que el Director General gire instrucciones a la Gerente Financiera, para que en el plazo indicado cumpla con las recomendaciones formulada en el presente hallazgo.

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

A) UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DGAC

TIPO DE AUDITORíA: FINANCIERA ~,-fJ\~ uf..,~

A VIATICOS y GASTOS CONEXOS {~ -Yc ~ '1.Y .~

INFORME: CUA-44890 u "::.e • :;PERIODO 01/10/2014 AL 28/0212015 ti {;.;

AUDITaRlA DE GESTION CUA 64480 Pág. 15 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017


HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS

LEGALES

2

DE RESPALDO EN EL EXPEDIENTE DE VIÁTICOS (taita fonnularlo VE)

TIEMPO DE PERMANENCIA SEGÚN VlÁnco CONSTANCIA NO COINCIDE CON EL NOMBRAMIENTO DE LACOMISION

X

Se Desvanece el hallazgo, toda vez que el formularía VE puede ser sustituido por fotocopia del pasaporte que justifica la salida y entrada. Base Legal: Acuerdo Gubernativo No. 397-98 Artículo 9)

(27/9/2017) Esta recomendación se da por cumplida, derivado a que el ejercicio fiscal 2015, ya fue concluido, así también, la normativa a que se refiere la recomendación ha sufrído modificaciones y por lo tanto ya no es aplicable.

HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

recomendación se considera en proceso, vez que se giró la instrucción por parte de la

Financiera, para que el tesorero indica la recomendación.

TIPO DE AUDrrORíA: FINANCIERA

A VIATICOS y GASTOS CONEXOS

INFORME: CUA-53880

PERIODO 01103/2015 AL 31/12/2015

NOTAS DE INCUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES

El artículo 9 del AG 397-98, Reglamento de Viáticos y Gastos Conexos queda sin efecto, según AG No. 35-2017 que contiene reformas al AG No. 106-2016 de fecha 30/5//2016, Reglamento de Viáticos y Gastos Conexos el cual en su articulo No. 5 modifica el articulo 9 de dicho reglamento, por lo que ya no es

caso.

Se detectó que la Gerencia Financiera no atendió ésta recomendación solicitada en el Oficio No. DGAC-DS-A-046-2017/CVM /CAGB/rgp de fecha 28/7/2017, acción tomada por el Director General de Aeronáutica Civil, en ese sentido, ésta recomendación se considera en proceso ya que se encuentra parcialmente atendida y a la espera de que la Gerencia Financiera infonne al

PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

LIQUIDACION REALIZADA x DEL FORMULARIO Vol No. 12773. PRESENTA 33 OlAS HABILES DE ATRASO.

xSE UTILIZO EL FORMULARIO 2 DE VIÁTICO AL EXTERIOR No. 2070 PARA COMPROBAR 2 LIQUIDACIONES. OTRO COMISIONADO UTILIZÓ EL FORMULARIO 2069, REALIZANDO LO MISMO

DE GESTION - CUA 64480 Pág. 16

·c~

¡Ji:: >\


NOTAS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

PARA VARIOS

4 SECUENCIA x INUMERICA EN EL REGISTRO

6 x

que la Gerencia Financiera no atendió recomendación solicitada en el Oficio No.

bGAC-DS-A-046-2017/CVM/CAGB/rgp de fecha tomada por el Director General de

Civil, en ese sentido, ésta recomendación se considera en proceso ya que

encuentra parcialmente atendida y a la espera la Gerencia Financiera informe al

que la Gerencia Financiera no atendió endación solicitada en el Oficio No.

bGAC-OS-A-046-2017/CVM/CAGB/rgp de fecha acción lomada por el Director General de

lAerOnautlCB Civil, no obstante, esta recomendación por cumplida. derivado a que el Manual de

y Gastos Conexos ya fue elaborado el Identifica con el Código GF-NP-007-2017

es el 12/1/2017.

B) CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

De conformidad con el Requerimiento No. DGAC-UDAI-64480-1-2017-08/mrhp de fecha 22/9/2017, se solicitó a la Gerencia Financiera que proporcionara información por escrito sobre las acciones tomadas, así como del avance y estatus en que se encontraba el hallazgo No. 7 (Viáticos liquidados extemporáneamente) establecido en la auditoría financiera y presupuestaria practicada por la comisión de auditoría de la Contraloría General de Cuentas al Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, en cuyo alcance abarcó a la Unidad Ejecutora 205, Dirección General de Aeronáutica Civil, según Nombramientos Nos. DAG-0222-2016, DAG-0221-2016, DAG-0274-2016, DAG-0294-2016, DAG-0300-2016 y DAG-0301-2016 (período auditado 01/01/2016 al 31/12/2016) dado a conocer en el Informe de Cargos Provisional No. DAS-03-010-2017.

Al respecto la Gerencia Financiera informó a través del Oficio OF-INT-325-TES-2017 recibido con fecha 28/9/2017, que con fecha 10/7/2017 atendió requerimiento No. MP001-2017-55031 de la Fiscalía de Delitos Administrativos del Ministerio Público en el cual solicitó copia certificada de documentación de los 21 expedientes de viáticos liquidados en el año 2016 con indicios de haberse liquidado extemporáneamente, derivado al conocimiento de la denuncia penal formulada por la Contraloría General de Cuentas por los delitos de

AUDITORIA DE GESTION - CUA 64460 Pág. 17 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

DlRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVil

Abuso de autoridad y Usurpación de atribuciones y que se relaciona con el señor

Carlos Magaña.

RECOMENDACIONES GENERALES

Durante el desarrollo de la presente auditoría, se establecieron varias deficiencias

de tipo administrativo que deben ser atendidas de manera inmediata, por lo que el

Director General debe girar instrucciones a la Gerencia Financiera, Gerencia de

Recursos Humanos y Unidad de Planificación, a efecto que evalúen cada una de

las siguientes recomendaciones e implementen las acciones necesarias, lo cual se

estima redundará en una mejor gestión del proceso administrativo del rubro de

viáticos y gastos conexos y de reconocimiento de gastos a contratistas:

1. Se observó que en los expedientes de Reconocimiento de Gastos por

prestación de servicios técnicos o profesionales, se le asignó la denominación de

"Designación de Comisión" al documento que representa el nombramiento del

contratista para la comisión; sin embargo, tomando de referencia lo indicado en el

Artículo 9 literal a) del Acuerdo Gubernativo No. 54-2017, es recomendable

cambiar el nombre de dicho documento por el de "Requerimiento de Traslado".

2. Según respuestas del Cuestionario de Control Interno, se estableció que el

encargado de viáticos no ha recibido ninguna capacitación relacionada con las

buenas prácticas en el manejo de los viáticos y reconocimiento de gastos, lo cual

puede estar incidiendo en las deficiencias detectadas en la presente revisión

relacionada con el rubro. En ese sentido, lo recomendable es que de manera

urgente se brinde la capacitación debida a todo el personal que tenga participación

en el proceso de liquidación de viáticos y reconocimiento de gastos, a fin de

prestar un mejor servicio a los comisionados y evitar futuros hallazgos e

inconvenientes.

3. Girar instrucción a la Gerencia de Recursos Humanos, para que al suscribir

nuevos Contratos Administrativos de Prestación de Servicios Técnicos o

Profesionales, se adicione dentro de la cláusula octava "Reconocimiento de

Gastos, la base legal relacionada con lo establecido en el artículo 13 del Acuerdo

Gubernativo No. 54-2017 Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por

Servicios Prestados en el Transcurso del Ejercicio Fiscal 2017.

4. Que la Gerencia Financiera proceda a la evaluación del contenido del Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo de Viáticos y Gastos Conexos No. GF-NP-004-2017 y conforme a ello, solicitar a la Unidad de Planificación de la DGAC, efectúe las gestiones para incorporar los cambios que amerite, pero .;;¡5--",_OéAEIfGJ«-,/"


neTAI lene CIIt.Jt"lrU.IACII'\~ v DeD~l'\tJAI De~DI'\t.J~AC1J e ne lA


principalmente para agregar las reformas al Acuerdo Gubernativo No. 106-2016, efectuadas en el Acuerdo Gubernativo No. 35-2017 con vigencia a partir del 24/2/2017.

5. Se pudo apreciar que los formularios RG-L que se tuvieron a la vista, no consignan el sello de recepción del expediente de liquidación de viáticos por parte del Encargado de Viáticos, por lo que no existe certeza en cuanto a la fecha exacta en que se presentó por parte del comisionado. Se recomienda girar instrucciones al encargado de viáticos, que al igual como lo hace con los formularios de Viáticos y Gastos Conexos, estampe también el sello de recibido en los formularios de liquidación de Reconocimiento de Gastos.

¡",\.)¡\.;;LIP>r \ ,;.. (>':


DETALLE DE FUNCIONARIOS ENTIDAD AUDITADA

No. Nombre

ERHLlCH ANTONIO CORRALES LARA

JAVIER FRANCISCO PALENCIA FONCEA 2

CARLOS FERNANDO VALASQUEZ MONGE

3

4 PIETRO MIGUEL DIAZ MARROQUIN

5 JORGE ALBERTO MONTENEGRO

NAJERA

Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA

Cargo Del Al

TESORERO GERENCIA 03/1012016 31/05/2017 FINANCIERA

ASESOR DE CONTROL DE 16/03/2016 31/0512017 INGRESOS

DIRECTOR GENERAL 04/02/2016 31/05/2017

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVO 17/04/2017 31/05/2017

GERENTE FINANCIERO 01/03/2016 31/05/2017

64480 .20 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017


COMISION DE AUDITORIA

,-"-'

l. AUDITORIA DE GESTION - CUA 64480 Pág. 21 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017 ~,


AUDITORIA INTERNA

CUA No.: 64490

AUDITORIA FINANCIERA

Ingresos por parqueo

DEL 01 DE MAYO DE 2016 AL 31 DE AGOSTO DE 2017

, .¡

" .

GUATEMALA, OCTUBRE DE 2017

INDICE

ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 2

GENERALES 2

ESPECIFICOS 2

ALCANCE 2



COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 4

Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

ENTIDAD AUDITADA

DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 6


DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1CA CIVIL

ANTECEDENTES

La Dirección General de Aeronáutica Civil -DGAC-

Es la Dirección creada mediante la Ley de Aviación Civil Decreto No. 93-2000, la que en las disposiciones generales, en el artículo 1. Objeto establece lo siguiente: la presente ley tiene como objetivo normar el ejercicio de las actividades de aeronáutica civil, en apoyo al uso racional, eficiente y seguro del espacio aéreo, con fundamento en lo preceptuado en la Constitución Política de la República, los convenios y tratados Internacionales ratificados por Guatemala, los reglamentos emitidos para el efecto y demás normas complementarias.

Acuerdo Gubernativo No. 384-2001, Reglamento de la Ley de Aviación Civil, en el capítulo 11 de la Dirección General en el artículo 2° establece: "La Dirección General de Aeronáutica Civil, por conducto de su Director General, los subdirectores, unidades técnicas y administrativas deberán velar por el fiel cumplimento de la Ley de Aviación Civil, leyes de observancia general que contengan preceptos relacionados con la actividad aeronáutica, acuerdos y tratados internacionales ratificados por Guatemala, del presente Reglamento, regulaciones y disposiciones complementarias".

GERENCIA FINANCIERA

Es la Gerencia encargada de administrar los recursos financieros propios de la Dirección General de Aeronáutica Civil y los otorgados por el Estado. Es la responsable de revisar los ingresos y egresos de la Dirección General de Aeronáutica Civil, reportados por el banco y trasladarlos al Departamento de Contabilidad para su registro en la caja fiscal.

SECCION DE INGRESOS

Es la encargada de velar por la recaudación de los ingresos por concepto de arrendamiento de áreas y otros conceptos, los cuales son utilizados para satisfacer las necesidades, cumplir con los compromisos y así fortalecer el funcionamiento de las actividades que desarrollan todas las Gerencias, Secciones y Unidades que conforman la Dirección General de Aeronáutica Civil.

TESORERIA

C'"' l' Es la responsable de que se verifique constantemente la recaudación de los \ .."'''' : i ingresos por servicios y evaluar el compromiso de cada arrendatario en relación a U\\P.·HI~t', .¡

~ ~f;7,. i ~ \ 1"

IIII I"~.,,II~~-------~-R-~-OO-D-E~~~~~~~~~~~:~~~:~~~~~~~~~~~~~:~~-:~S-ro-~-2-01-7------~P~~~V;~.~_I.[j~II'~ ~ r";)"~l~ ~


con lo establecido dentro de los contratos.

OBJETIVOS

GENERALES

Verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas contenidas en las Leyes, Reglamentos y Normativas Internacionales de Auditoria, leyes y disposiciones vigentes aplicables a la DGAC, e inherentes al área objeto de esta auditoría.

ESPECIFICaS

Revisión de expedientes de arrendatarios.

Verificar el adecuado control por parte de la Sección de Ingresos, de la Unidad de Tesorería sobre la recaudación de los ingresos por servicio de parqueos y el Departamento Jurídico en el proceso de trámite de los contratos.

Evaluar el adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos existentes.

Verificar si se tiene un control estricto sobre los ingresos por servicios de parqueo vehicular.

Verificar el cumplimiento a recomendaciones de auditorías anteriores.

ALCANCE

Tomando en cuenta la auditoría financiera enfocada a la verificación del cumplimiento a las disposiciones legales y de control interno establecido en la Seccion de Ingresos de la Gerencia Financiera, Gerencia de Infraestructura y Unidad de Asesoría Jurídica, se abarco un 100% de los procedimientos, registros y cumplimiento de las leyes vigentes, por el periodo comprendido del 01 de mayo de 2016 al 31 de agosto de 2017, según CUA 64490 de fecha 03 de agosto de 2017.


La información proporcionada por la Seccion de Ingresos de la


Financiera, Gerencia de Infraestructura y Unidad de Asesoría Jurídica consiste principalmente en expedientes y documentos que conforman, los arrendatarios que ocupan un espacio en el parqueo vehicular no techado; así como los registros que se llevan en las distintas áreas.

Se realizó inspección física de los parqueos contra el mapa proporcionado por infraestructura.

Se verifico la oportuna aplicación de los procedimientos de recaudación de los ingresos por servicios de parqueo vehicular con base al manual de normas y procedimientos.

Se revisó los estados de cuenta del Sanco de Desarrollo Rural S.A., contra los generados en la Sección de Ingresos de la Gerencia Financiera.


Unidad de Asesoría Jurídica Se estableció que 57 expedientes que fueron requeridos según oficio No. DGAC-UDAI-64490-1-2017-06/gb, de fecha 31 de agosto de 2017 a la Unidad de Asesoría Jurídica y que fueron puestos a la vista estaban vencidos los contratos y que no se había faccionado el respectivo nuevo contrato por parte de la Unidad de Asesoría Jurídica. Dicha situación se confirma en los listados que lleva la Unidad de Asesoría Jurídica.

Por medio de los estados de cuenta emitidos por la entidad bancaria Sanrural y Departamento de Tesorería de la Gerencia Financiera, se corroboró que la entidad mercantil Constructora y Consultora Viales S.A., hasta la presente fecha ha realizado 32 pagos por el monto de Q 303,116.46 que totalizan Q10,002,843.18 por arrendamiento del parqueo techado y Q206,854.80 por derechos de explotación, cuotas que están establecidas en el contrato 102-2014 el cual que actualmente se encuentra en litigio.

En consecuencia, la Unidad de Asesoría Jurídica presentó por medio del oficio No. UAJ-1541-2017-CT/cg de fecha 06 de octubre de 2017 los documentos siguientes:

• Resolución de la Corte Suprema de Justicia, Cama Civil, de fecha veintiuno

de febrero de dos mil diecisiete (21/02/2017).

• Cedula de notificación número 01002-144746089, notificada el día uno de .",

marzo ~el año dos mil diecisiet~ (0~/03/2~17). ., t:l~~, ( • Memorial. p~ra .e~acuar la audiencia, senalada para el dla treinta de marzo",~i(': ~»:.~

de dos mil diecIsiete a las nueve horas (30/03/2017 a 09:00 horas). i 1;t~~) ''''.. ~Mr~\~I.,1111-----------::-: g~.¿~"'r!J~~~.é(UZ.AU=D;::';ITO=RI:7"A=FIN7:-:AN=C=IER:-:-A---;-C=UA:-:6'7:44=90---------::'pa-:--:.·IIII~ ~jlll~¡ PERIODO DEL 01 DE MAYO DE 2016 AL 31 DE ,A,GOSTO DE 2017 -~ ~ F

http:Q206,854.80http:Q10,002,843.18http:303,116.46


De dichos documentos se establece que a la fecha de la presente auditoria, fue interpuesto recurso de casación, mismo que está pendiente de resolución.

Gerencia de Infraestructura Durante la revisión física realizada en el parqueo vehicular no techado, se observó que dentro de los espacios, se encontraban 21 motocicletas estacionadas, que al consultar al vigilante de la garita manifesto que desconocía quien era el propietario, ni la razón por la que se encontraban parqueadas en ese lugar. Durante la revisión física, también se estableció que el plano no está actualizado respecto a los espacios que se identificaron físicamente, debido a que fueron contados físicamente 179 parqueos y en el plano aparecen reportados 175.

Gerencia Financiera (Tesorería)

Se estableció que a la fecha no se lleva un adecuado control de cuenta corriente de los arrendatarios, debido a que los nombres de los arrendatarios no coinciden, los que se encuentran registrados en Banco de Desarrollo Rural, con los generados en la Gerencia Financiera; así mismo, los registros de ingresos de dicha gerencia se consideran no oportunos y no actualizados, debido a que cuentan con aproximadamente dos meses de atraso respecto a los datos que maneja el Banco de Desarrollo Rural.

Seguimiento a recomendaciones de auditoria

Cabe indicar que al momento de la revisión, las recomendaciones de auditoria vertidas en Notas de Auditoria, del Informe CUA 53857-2-2016 de fecha 01/07/2016, se encuentran con estatus en proceso, lo que significa que a la fecha no han sido atendidas; por lo que se haran las recomendaciones correspondientes en el presente informe, a efecto que sean atendidas a la brevedad posible.

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y

RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIAS ANTERIORES Como parte del alcance de la auditoria, se verifico el cumplimiento de recomendaciones de auditorías anteriores estableciéndose que en el informe de CUA 53857-2-2016 de fecha 01 de julio de 2016, fueron giradas Notas de \'~ (, Auditoria con sus respectivas recomendaciones, las que a la fecha se encuentran ~'-f ~

en proceso; mismas que se detallan a continuación: !y ... ~¡"';'é"if¡\

~ t:~ij,. ~'-A ~ ,,;-' '~5)~~r ~ ¡tCJ> :;"'~' ... y

.. ~~.III~~~~~~A~~N~~_~C~~~oo~~~~~·;~.~·:,~0.1111~ [¡~I~l~ PERIODO DEL 01 DE MAYO DE 2016 AL 31 DE AGOSTO DE 2017 ~.

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVil

Finalizada la auditoria, no fue presentado al auditor actuante, documentos que evidenciaran el cumplimiento de recomendaciones de auditoria.

Recomendaciones generales: Debido a que las recomendaciones de auditoria del informe CUA 53857-2016, se encuentran en proceso y no cumplirlas, afecta el control interno establecido, se recomienda al señor Director General de Aeronáutica Civil, instruya a la Gerencia de Infraestructura, a la Gerente Financiero, al Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica, Gerente Aeroportuario, Gerencia de Seguridad Aeroportuaria Nacional y al Coordinador de la Unidad de Ingresos, para que a la brevedad posible, procedan a dar cumplimiento a las recomendaciones de auditoria vertidas en Notas de Auditoria: NA-DGAC-AI-020-2016, NA-DGAC-AI-021-2016, NA-DGAC-AI-022-2016, NA-DGAC-AI-023-2016, NA-DGAC-AI-024-2016 y NA-DGAC-AI-025-2016, para fortalecer el control interno y evitar sanciones económicas por parte de la Contraloría General de Cuentas, por incumplimiento a recomendaciones de auditorías anteriores.

El Director General de Aeronáutica Civil, deberá girar instrucciones a la Gerencia de Infraestructura, para que designe a una persona, quien deberá realizar inspecciones rutinarias a los vehículos que utilizan parqueos, con el objeto de verificar la adecuada utilización, por quien los tiene asignados.

Que el Director General de Aeronáutica Civil, instruya a la Gerente Financiero para que esta a su vez, instruya al Tesorero de la Gerencia Financiera, a efecto de que mantenga saldos de ingresos actualizados, con respecto a los reportados por el

Banco de Desarrollo Rural.

De lo actuado deberán enviar para el debido seguimiento, a la Unidad de Auditoria Interna DGAC, la documentación que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones a más tardar veinte (20) días posteriores de recibir el presen~" , ( informe. Qiy~~~~

i 'í"'~ ,;.t: \,.< ',~ "J ,1


DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA

No. Nombre Cargo Del Al

JORGE lENIN LAU SALVADOR ASESOR DE LA GERENCIA DE 01/05/2016 31/08/2017

INFRAESTRUCTURA

2 HUMBERTO JOSUE HERNANDEZ ASISTENTE FINANCIERO DE INGRESOS 01/05/2016 31/08/2017

QUEVEDO

3 CRISTOPHER AlEXANDER TOLEDO JEFE DE lA UNIDAD DE ASESORIA 01/05/2016 31/08/2017

AGUILAR JURIDICA

4 ERHLlCH ANTONIO CORRALES TESORERO - GERENCIA FINANCIERA 01/05/2016 31/08/2017 LARA

5 OlGA GUADAlUPE MARTINEZ GERENTE FINANCIERO - DIRECTOR 01/05/2016 31/08/2017

FUENTES E.IECUTIVO IV

AUDITOR lA FINAfJCIERA - CUA 64490

PERIODO DEL 01 DE MAYO DE 2016 AL 31 DE AGOSTO DE 2017

~ Ir, '" ~\ú,~,,··

""~e'!U- '.:1 -, .~


COMISION DE AUDITO

Auditor

AUDITaRlA FINANCIERA - CUA 64490 Pág. 7

PERIODO DEL 01 DE MAYO DE 2016 AL 31

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA OCTUBRE DE...

Documents

Transcript of DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA OCTUBRE DE...