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MANUAL DE PUESTOS Nº DE PAG.

DIRECCIÓN EJECUTIVA

Elaborado por : Revisado por :

Franklin Cornejo Silva

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

Luis A. Calvimonte Rocha LONALBOL

Reynaldo Renjifo Pucho GEST. DR. MARCO A. CARDENAS

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DENOMINACION DEL CARGO:

Director Ejecutivo

DESCRIPCION DEL CARGO

Asume la Representación Oficial y Legal de Lotería Nacional de Beneficencia y Salubridad y se constituye en la Máxima Autoridad de decisión en la misma. Ejerce las más altas funciones en la Planificación, Coordinación y Control de Lotería Nacional de Beneficencia y Salubridad, referente a los aspectos Administrativo Financieros, Operacionales y Legales.

DEPENDENCIA

Directorio

AUTORIDAD

Secretaria Dirección

Auxiliar de Secretaria

Asistente de Despacho

Chofer

Jefe de Relaciones Publicas

Responsable II Gabinete

Jefe de Auditoria Interna

Auditor Interno

Auditor Interno

Dirección Jurídica

Dirección Administrativa Financiera

Dirección de Juegos, Sorteos, Fiscalización y Planificación

FUNCIONES

Cumplir y hacer cumplir la Ley Nº 583 de 23 abril de 1928 y demás disposiciones legales concernientes a Lotería Nacional, así como sus Reglamentos Estatutos y Resoluciones.

Representar a Lotería Nacional en sus relaciones con los poderes del Estado Plurinacional, principalmente con el Ministerio de Salud y Deportes, las Entidades Públicas y Privadas Nacionales e Internacionales.

Ejercer las más altas funciones Ejecutivas de Lotería Nacional, disponiendo las medidas indispensables para mantener la disciplina, el orden jerárquico y la continuidad en todos los sectores de la entidad.

Planificar, Coordinar y Controlar todas las actividades de la Entidad para el logro de los objetivos

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institucionales.

Ejecutar el Presupuesto de la Institución con asistencia de la Dirección Administrativa Financiera, mediante el sistema de responsabilidad compartida, en cumplimiento de las normas.

Disponer los Sistemas Contables de acuerdo a normas establecidas por el Ministerio de Hacienda, Órgano Rector.

Planificar las operaciones referidas a sorteos ordinarios y extraordinarios, aprobar el programa de premios, precio de los billetes y otros aspectos concernientes a los sorteos, con asistencia de la Dirección de Juegos, Sorteos, Fiscalización y Planificación, bajo el sistema de responsabilidad compartida.

Suscribir a nombre de Lotería Nacional, los contratos con instituciones Públicas, Privadas, Personas Naturales y Jurídicas.

Dirigir la política de administración de Recursos Humanos, designando a los funcionarios de Lotería Nacional, conforme a los reglamentos y disposiciones legales en vigencia.(Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal).

Solicitar la instauración de procesos administrativos al personal de acuerdo a los Estatutos, Reglamento Interno y demás disposiciones legales.

Publicar anualmente la Memoria de la Entidad, además de preparar un informe anual de labores de la Institución.

DEBERES

Cumplir: Constitución Política del Estado Plurinacional, Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental; Responsabilidad por la Función Pública, Ley 2027 Estatuto del Funcionario Público, Reglamento Interno de Personal de Lotería Nacional y Normas vigentes.

RESPONSABILIDAD

En función de su jerarquía, asume la responsabilidad por la conducción de Lotería Nacional y por el cumplimiento a los Estatutos, Reglamentos Internos, Resoluciones y disposiciones legales en vigencia.

REQUISITOS DEL PUESTO

FORMACION

Poseer Título Académico en: Administración de Empresas, Economía, Derecho y/o ramas afines. Cursos en el CENCAP y la EGPP.

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EXPERIENCIA

ÁREA DE EXPERIENCIA TIEMPO EN AÑOS

Administración Pública en cargos similares 5 años

CUALIDADES PERSONALES

Alto grado de responsabilidad en el manejo de la Entidad.

Habilidades para estimular y trabajar en equipo

Habilidades para la resolución de problemas tanto individuales como Institucionales

Alto grado de Relaciones Públicas y Humanas.

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Secretaria de la Dirección Ejecutiva


Encargada de la administración de los sistemas de registro de ingreso y salida de correspondencia, así como del archivo, manejo de la agenda de la Dirección Ejecutiva.

DEPENDENCIA

Director (a) Ejecutivo (a)

AUTORIDAD

Auxiliar de Secretaria


FUNCIONES

Asistir a la Dirección Ejecutiva en el suministro de documentos externos e internos requeridos

Registro cronológico de toda la documentación que ingresa y sale de la Dirección Ejecutiva.

Clasificar y archivar la documentación en forma cronológica

Realizar el seguimiento a la documentación y elaborar las respuestas de acuerdo a instrucciones.

Mantener al día la documentación recibida y registrada, distribuida y archivada como ser: cheques, Comprobantes y otros.

Elaborar y coordinar la agenda del Director Ejecutivo

Atención de llamadas telefónicas.

Envió y recepción de documentos vía fax.

Atención a funcionarios y personas externas

Otras actividades inherentes al cargo.

DEBERES

Cumplir: Constitución Política del Estado plurinacional, Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental; Responsabilidad por la Función Pública, Ley 2027 Estatuto del Funcionario Público, Reglamento Interno de Personal de Lotería Nacional y Normas vigentes.

RESPONSABILIDAD

Por la absoluta reserva del manejo de la información y documentación confidencial a la que tiene acceso.

Sobre materiales, muebles, equipos de oficina, computadora y otros.

Por el normal desempeño de sus funciones

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FORMACION

Secretaria Ejecutiva Ley 1178 Paquetes Informáticos ( Word, Excel, Power Point, Access) Conocimiento de un idioma nativo

EXPERIENCIA


Secretariado Ejecutivo

Manejo de Paquetes de Computación

Experiencia en apoyo a nivel ejecutivo

2 años


Alto grado de responsabilidad en el manejo de la documentación.

Facilidad de expresión y comunicación

Motivación hacia el trabajo

Organización e iniciativa

Capacidad para trabajar bajo presión

Buenas relaciones humanas

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Chofer


Encargado de la conducción de vehiculo y mantener el vehiculo en buen estado para transportar al Director Ejecutivo

DEPENDENCIA

Director Ejecutivo

AUTORIDAD

No ejerce autoridad

FUNCIONES

Realizar actividades a instrucción del Director Ejecutivo

Informar y velar de la optima utilización de los vales de gasolina

Transporte de materiales destinados a Beneficencia.

Control de salidas de vehículo.

Mantenimiento y supervisión de vehículos.

Apoyo y control de seguridad en salidas de Dirección Ejecutiva.

DEBERES

Cumplir: Constitución Política del Estado plurinacional, Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental; Responsabilidad por la Función Pública, Ley 2027 Estatuto del Funcionario Público, Reglamento Interno de Personal de Lotería Nacional y Normas vigentes.

RESPONSABILIDAD

Por la absoluta reserva ante el Director Ejecutivo.

Sobre el cuidado del vehiculo a su cargo.

Por el normal desempeño de sus funciones.


FORMACION

Bachiller en Humanidades Técnico Mecánico Chofer profesional c/licencia de conducir categoría “C”. Conocimientos básicos de la Ley 1178 Safco y 2027 Estatuto del funcionario publico.

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EXPERIENCIA


En la Administración Pública en cargos similares

3 años


Alto grado de responsabilidad en el manejo de los vehículos.





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Secretaria (Auxiliar)


Asistencia y aportar eficientemente con las funciones asignadas por el Director

DEPENDENCIA

Director Ejecutivo Secretaria Dirección Ejecutiva

AUTORIDAD

No ejerce autoridad

FUNCIONES

Envió y recepción de correspondencia.

Elaboración de notas internas y externas

Archivo cronológico de la documentación

Apoyar en las actividades realizadas por la Dirección Ejecutiva (Entrevistas, reuniones y otros)

Recepción de llamadas telefónicas entrantes y fax

Registro de correspondencia

DEBERES

Cumplir: Constitución Política del Estado plurinacional, Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental; Responsabilidad por la Función Pública, Ley 2027 Estatuto del Funcionario Público, Reglamento Interno de Personal de Lotería Nacional. y Normas vigentes

RESPONSABILIDAD


Sobre materiales, muebles, equipos de oficina, vehiculo, computadora y otros.



FORMACION

Secretaria con titulo Conocimiento de paquetes de computación Ley 1178

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EXPERIENCIA



1 años







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Encargado de la mensajería, asistir al Director Ejecutivo en todas las instrucciones.

DEPENDENCIA

Director Ejecutivo Secretaria Dirección Ejecutiva

AUTORIDAD

No ejerce autoridad

FUNCIONES

Distribución de correspondencia de acuerdo a instrucciones

Apoyo a dirección ejecutiva.

Control de documentación que se despacha.

Control de salidas de vehículo.

Mantenimiento y supervisión de vehículos.

Apoyo y control de seguridad en salidas de Dirección Ejecutiva.

DEBERES

Cumplir: Constitución Política del Estado plurinacional, Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental; Responsabilidad por la Función Pública, Ley 2027 Estatuto del Funcionario Público, Reglamento Interno de Personal de Lotería Nacional y Normas vigentes

RESPONSABILIDAD


Sobre materiales, muebles, equipos de oficina, vehiculo, computadora y otros.



FORMACION

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Bachiller en Humanidades Conocimiento de paquetes de computación Técnico Superior. Técnico Mecánico. Ley 1178

EXPERIENCIA



3 años







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Jefe (a) de Relaciones Públicas


Manejo de imagen personal e institucional, relacionamiento con público externo e interno - relación con medios de comunicación a nivel nacional, relación con comunicadores del Órgano Ejecutivo Plurinacional.

DEPENDENCIA

Dirección Ejecutiva

AUTORIDAD

Encargado (a) de Relaciones Publicas

FUNCIONES

Fortalecer los procesos de promoción y comunicación internos, y la promoción y difusión extensiva externa.

Dentro de los canales de comunicación internos, proponer instrumentos de información, difusión y desarrollo de eventos para la promoción interna de las políticas sociales que lleva adelante la institución.

Promoción y difusión externa (campaña pública), basada en un plan de medios combinados, que establece los conceptos y mecanismos para divulgar, socializar los planes y objetivos institucionales para lograr mayor impacto en públicos diferenciados y específicos

Elaborar agenda de entrevistas para autoridades de LONABOL, cuando se requiera en los principales medios de comunicación televisivos, radiales y escritos.

Convocar a conferencia de prensa para abarcar temas coyunturales y de importancia que vayan a consolidar una imagen positiva de LONABOL.

Programar visitas protocolares a Directores de medios de comunicación.

Elaborar diariamente un resumen informativo de la nota más importante concerniente al área social político y económico de los principales medios escritos del país (Hemeroteca

Elaborar plan de medios.

Entablar y establecer relaciones comerciales, con medios de comunicación (Negociación de Servicios).

Realizar un seguimiento de las presentaciones y entrevistas más importantes de la máxima autoridad.

Coordinar y acompañar a todas las entrevistas e invitaciones al Director (a) Ejecutivo (a) a los diferentes medios de comunicación.

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Programar y promover seminarios, talleres, conferencias, etc., dirigidos a los empleados de LONABOL.

DEBERES


RESPONSABILIDAD

Por el manejo de toda la correspondencia.

Por la calidad de la correspondencia dirigida a personas naturales o jurídicas.

Por la absoluta reserva del manejo de la información confidencial a la que tiene acceso.

Sobre la presentación de informes periódicos respecto al desarrollo de sus actividades inherentes al cargo.


FORMACION

Relacionador Publico- Periodista- Comunicador Social ( Técnico Superior- Licenciatura)

EXPERIENCIA


En instituciones del Estado en cargos similares.

3 años






Creatividad.

Buena redacción.

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Responsable II de Gabinete


Elabora, revisa y asesora en las negociaciones y demás actividades de la Dirección Ejecutiva para desempeñar de manera eficiente el trabajo del Director Ejecutivo en la Institución

DEPENDENCIA


AUTORIDAD

Responsable II Gabinete

FUNCIONES

Elabora Informes de acuerdo a las prioridades de la Dirección Ejecutiva.

Coordinar las entrevistas programadas en los canales de comunicación internos.

Elaborar de acuerdo a las prioridades los estatutos y otra documentación instruida por la MAE.

Revisar la Agenda de la MAE

Organizar la Agenda de la MAE

Revisión de la documentación que llega a despacho para firma y distribución a las diferentes Direcciones de la Institución.

DEBERES


RESPONSABILIDAD

Por el manejo de toda la correspondencia.

Por la calidad de la correspondencia dirigida a personas naturales o jurídicas.

Por la absoluta reserva del manejo de la información confidencial a la que tiene acceso.

Sobre la presentación de informes periódicos respecto al desarrollo de sus actividades inherentes al cargo.


FORMACION

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Licenciado en Derecho o ( Técnico Superior- Licenciatura)

EXPERIENCIA


En instituciones del Estado en cargos similares.

2 años






Creatividad.

Buena redacción.

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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

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Jefe de la Unidad de Auditoria Interna


Realizar el control posterior mediante diferentes tipos de auditoria descritos en las Normas de Auditoria Gubernamental, elaborar informes de acuerdo a la planificación en el POA de la Gestión de la Unidad de Auditoria Interna informar a la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad (MAE) y a la Contraloría General del Estado

DEPENDENCIA


AUTORIDAD

Auditor Interno

Auditor Interno

FUNCIONES

Elaborar la planificación estratégica (a mediano y largo plazo) y la programación de operaciones anual de la Unidad de Auditoria Interna, para su aprobación en la Dirección Ejecutiva a efectos de asegurar su compatibilidad con los planes y procedimientos generales de la institución y cuya amplitud e intensidad permita resguardar adecuadamente los intereses de la misma; para posteriormente poner en conocimiento de la Contraloría General del Estado los resultados obtenidos, a efectos de su evaluación.

Supervisar y coadyuvar en la ejecución del Programa Operativo Anual y evaluar los informes que someta el auditor de los sectores a su cargo adoptando medidas que corrijan oportunamente las desviaciones ocurridas.

Instruir al Auditor para realizar las auditorias programadas y/o requeridas por el Máximo Ejecutivo, Entidad Tutora y Contraloría General de la Republica. del Estado

Definir los estándares para la ejecución de auditorias referidos al tiempo estimado y emitir las instrucciones para iniciar los exámenes.

Apoyar e incentivar la participación activa del Sistema de Auditoria Interna con el propósito de lograr los objetivos propuestos por cada auditoria especifica.

Facilitar al auditor cooperación técnica necesaria para cumplir eficientemente con sus obligaciones.

Fomentar la sistematización de la auditoria interna mediante la aplicación de la metodología definida en los manuales de Procedimientos de Auditoria

Exigir la aplicación en las operaciones procesadas por la institución de los "Principios, Normas

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Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental" emitidos por la Contraloría General de la Republica. del Estado Así mismo verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, normas, procedimientos y principios de obligatoria aplicación constitucional, así como de políticas prescritas por la Máxima Autoridad de la institución para los objetivos señalados por esta.

Elaborar, revisar y aprobar los informes de auditoria y remitirlos inmediatamente después de concluidos a la Dirección Ejecutiva, Ministerio de Salud y Deportes como ente que ejerce tuición sobre la Lotería Nacional de Beneficencia y Salubridad y a la Contraloría General de la República del Estado

Evaluar periódicamente el cumplimiento del Plan Operativo Anual, recomendando las acciones correctivas si existieran desajustes para su cumplimiento.

Preparar informes periódicos y anuales sobre la ejecución de programas y sobre los resultados obtenidos, dirigidos a la Dirección Ejecutiva para conocimiento y evaluación de la Contraloría General de la Republica. del Estado

Supervisar selectivamente el cumplimiento de sus funciones en el aspecto técnico y administrativo del auditor en el trabajo de campo.

Mejorar la transparencia de la Gestión pública.

Promover que los servidores públicos de la Entidad, especialmente los de jerarquía respondan no solo por la asignación y forma de uso de los recursos que les fueron asignados, sino también por los resultados obtenidos, facilitando el cumplimiento de esta obligación.

Cumplir con otras tareas que le sean asignadas por el Director Ejecutivo de la Entidad que no vayan en contra de las disposiciones legales vigentes referidas a las funciones específicas de Auditoria Interna.

DEBERES

Cumplir: Constitución Política del Estado plurinacional, Ley 1178 de 20/07/90 de Administración y Control Gubernamental y el D.S. Nº 23318-A; Responsabilidad por la Función Publica del 03/11/92; Ley Nº2027 Estatuto del Funcionario Publico; Normas de Auditoria Gubernamental Res. CGR-1/119/2002 de agosto del 2002 de la Contraloría General de la Republica; Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Res. CGR-1/070/2000 de enero 2001 de la CGR. Reglamentos Específicos de la Lotería Nacional de Beneficencia y Salubridad.; Reglamento Interno de la Lotería Nacional de Beneficencia y Salubridad; Manuales de funciones de Lotería Nacional de Beneficencia y Salubridad y Normas vigentes.

RESPONSABILIDAD

Toda la documentación que se solicita para las diferentes auditorias se constituye en confidencial.

Los informes emitidos por la Unidad de Auditoria Interna son confidenciales hasta su remisión a

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la Dirección Ejecutiva y a la Contraloría General del Estado

Por el contenido de los informes emitidos por la Unidad de Auditoria Interna.

Por la elaboración de Programas de Auditorias y Procedimientos.

Establecer los mecanismos adecuados para la seguridad y custodia de los papeles de trabajo que sustentan los informes de auditoria, así como de los activos fijos de la Unidad de Auditoria Interna

Por el debido asesoramiento a la Dirección Ejecutiva

En la presentación oportuna de informes solicitados por el Director Ejecutivo


Por el normal desempeño de sus funciones


FORMACION

Auditor Financiero con título en Provisión Nacional, con 5 años de Ejercicio Manejo de SIGMA Programas en el CENCAP. y la EGPP

EXPERIENCIA








Capacidad para trabajar bajo presión.

Independencia.

Capacidad de liderazgo.

Ética profesional.

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Auditor Interno


Efectuar labores de Auditoria según el Programa Operativo Anual, de la Unidad de Auditoria Interna, como un elemento de control posterior Gubernamental, reportando informes de auditoria con conclusiones y recomendaciones constructivas para la toma de decisiones de la MAE.

DEPENDENCIA

Jefe de la Unidad de Auditoria Interna

AUTORIDAD

Ninguna

FUNCIONES

Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual de la Unidad de Auditoria Interna

Elaborar en coordinación con el Jefe de la Unidad de Auditoria Interna, los programas de auditorias respectivos.

Establecer o implementar en coordinación con el Jefe de la Unidad de Auditoria Interna las técnicas, métodos y procedimientos para la ejecución de programas de auditoria.

Asumir la responsabilidad de los informes de auditoria y los procedimientos utilizados en la ejecución de su trabajo.

Planificar y programar en coordinación con el Jefe de la Unidad de Auditoria Interna los seguimientos a las recomendaciones emitidas en informes de Auditoria Interna.

Informar al Jefe de la U.A.I. de los aspectos significativos del avance y resultados alcanzados en los trabajos de auditorias (Hallazgos relevantes, cambios en la planificación inicial, retrasos en el trabajo programado. etc.)

Revisar los informes de auditoria para exponer las recomendaciones y presentar los resultados de los mismos al Jefe de la Unidad de Auditoria Interna.

Desarrollar, conjuntamente con el Jefe de la Unidad de Auditoria Interna, las funciones de responsabilidad compartida.

Evaluar, analizar y sugerir sobre las situaciones que emergen de las Auditorias Operativas, como la falta de información o su desactualización, la aplicación y reducción de los procedimientos y su alcance y someterlos a consideración del Jefe de la Unidad de Auditoria Interna.

Ejecutar las tareas de Auditoria Interna de acuerdo al Programa Operativo Anual elaborado por el Jefe de la Unidad de Auditoria Interna.

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Analizar y validar con los responsables de los sectores auditados las observaciones, conclusiones y recomendaciones previamente a la emisión del informe de auditoria en limpio, a objeto que las dependencias observadas puedan presentar elementos de descargo (si los hubiera) a las deficiencias planteadas.

DEBERES

Cumplir: Constitución Política del Estado plurinacional, Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental; Responsabilidad por la Función Pública, Ley 2027 Estatuto del Funcionario Público, Reglamento Interno de Personal de Lotería Nacional y Manual de Funciones y Normas vigentes

RESPONSABILIDAD

Por la confidencialidad que debe mantener sobre los aspectos relacionados con las labores de fiscalización que realiza.

En la presentación de informes solicitados.




FORMACION

Auditor Financiero con título en Provisión Nacional Manejo de SIGMA Programas en el CENCAP

EXPERIENCIA









Buenas relaciones humanas.

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