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DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE AJUSTE DE PRECIOS

AGOSTO 2004

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE AJUSTE DE PRECIOS 23/06/2004


GERENCIA DE ABA

HOJA 1 DE 35 CLAVE: MP-R1110-001

REVISIÓN 6 FECHA DE ELABORACIÓN

STECIMIENTOS

ÍNDICE

Página

1 PRÓLOGO..…………………………………………………..

2

2 MARCO JURÍDICO..…………………………………………

3

3 OBJETIVO ……………………………………………………

4

4 ALCANCE ……………………………………………………

4

5 POLÍTICAS...................…………………….........................

4

6 NORMAS .......................................................................... 4

7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO........................... 7

8 DIAGRAMA DE FLUJO …................................................

14

9 MECANISMOS DE CONTROL ........................................

16

10 FORMATOS..………..........................................................

18

11 HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS ................................

25

12 GLOSARIO ..………………………………………………….

26

13 LISTA DE DISTRIBUCION DE MANUALES....................

32

14 ANEXOS .………………….................................................

35


GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS




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1. PRÓLOGO Derivado de inflaciones galopantes ocurridas en los años sesenta, surgen cambios drásticos y mecanismos de control en las adquisiciones de bienes, arrendamientos y servicios en CFE, para afrontar el disparo de precios en insumos estratégicos como son los casos del acero, cobre y aluminio entre otros, dando lugar a licitaciones con la condición de precios variables y obligando a la entonces Gerencia General de Abastecimientos a crear el Grupo de Ajuste de Precios, con los apoyos de autoridades internas y externas y la Cámara Nacional de Manufacturas Eléctricas (CANAME). Estos primeros ajustes de precios apoyados en remisiones y facturas aportados por los proveedores, pronto dan paso al establecimiento de otros mecanismos basados en índices de precios publicados por Banco de México, sistematizados y en algunos casos rebasificados por la Subdirección de Programación de CFE, así como en precios oficiales de la Secretaría de Economía. Los ajustes de precios están reglamentados por el Artículo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Como se sabe, un ajuste de precios es el incremento o decremento sufrido por un precio debido a la variación al alza o a la baja y obliga a que las partes involucradas recuperen la porción del precio que a la celebración de una licitación no es posible precisar. Para el cálculo del factor de ajuste, CFE estimaba los dos últimos meses; sin embargo, en reunión de la Subcomisión para el Estudio de la Reglamentación de Compras de Gobierno del 6 de diciembre de 1999, se propuso utilizar el cálculo del factor de ajuste de precios eliminando la estimación de los dos últimos meses, es decir “Índices Reales”. Así, el Manual de Organización de la Gerencia de Abastecimientos, emitido el 6 de febrero de 2002, establece como función del Departamento de Evaluación y Análisis de Costos, llevar a cabo la determinación sobre la procedencia parcial o total de las solicitudes de ajuste de precios que se reciban.






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2. MARCO JURÍDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, DOF 5-II-1917, última Reforma DOF 29-X-2003. LEYES: Ley Federal de Procedimiento Administrativo, DOF 4-VIII-1994, última reforma DOF 30-V-2000.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (artículos 44, 45 fracción, VIII y 53) DOF 4-I-2000, última reforma 13-VI-2003.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, DOF 13-III-2002. CODIGOS: Código Civil Federal, DOF 26-III-1928, última reforma, DOF 29-V-2000.

Código Federal de Procedimientos Civiles, DOF 24-II-1943, última reforma DOF 18-XII-2002.

REGLAMENTOS:

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (artículos 2 fracción, XII, 57 y 59) DOF 20-VIII-2001. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS: Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, capítulo III de las bases de licitación, sección 2ª, numeral 56 y capítulo VIII de los contratos, sección 1ª, numeral 79, de fecha 9-I-2002. Lineamientos para la aplicación de penas convencionales por atraso en el cumplimiento de contratos de adquisiciones, arrendamientos y servicios, de fecha 13-II-2002. Lineamientos relacionados con el otorgamiento y recuperación de anticipos de contratos de adquisiciones, arrendamientos y servicios, de fecha 20-VIII-2003. Lineamientos relacionados con el cumplimiento de contratos, adquisiciones, arrendamientos y servicios, de fecha 13-II-2002. Boletines del Banco de México.






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3. OBJETIVO Proporcionar a las Áreas Abastecedoras de CFE, los mecanismos y criterios de ajuste de precios que deben aplicarse en las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y servicios, en contratos celebrados bajo condiciones de precios variables. 4. ALCANCE

De aplicación nacional ajustándose en todos los casos a los criterios establecidos para contratos con precios variables y a precios fijos en los casos que la Secretaría de la Función Pública lo indique.

5. POLÍTICAS

Con base en los Artículos 44 y 45 fracción VIII de la LAASSP en vigor, los proveedores podrán solicitar ajustes de precios, cuando CFE reciba en sus almacenes, a entera satisfacción los bienes objeto del contrato, siempre que en este se haya establecido la condición de precios variables. Estos implican el reconocimiento de las variaciones de los precios de los insumos, de la mano de obra y de otros factores que intervienen en el proceso de fabricación de los bienes y servicios adquiridos por CFE, conforme al mecanismo de ajuste, condiciones de pago y plazos de entrega pactados en dichos contratos.

6. NORMAS

6.1. La Gerencia de Abastecimientos o su similar en Áreas Abastecedoras Desconcentradas de

acuerdo a los artículos 44 y 45 fracción VIII de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público reconocerán incrementos o decrementos en los precios.

El artículo 44 dispone: “En adquisiciones, arrendamientos y servicios, debe pactarse

preferentemente la condición de precio fijo; no obstante, en casos justificados se podrán pactar en el contrato decrementos o incrementos a los precios, de acuerdo con la fórmula o mecanismo de ajuste que determine la convocante previamente a la presentación de las propuestas.”

Cuando con posterioridad a la adjudicación de un contrato se presenten circunstancias económicas de tipo general, como resultado de situaciones supervenientes ajenas a la responsabilidad de las partes, que provoquen directamente un incremento o decremento en los precios de los bienes o servicios aún no entregados o prestados o aún no pagados, y por tal razón no pudieron haber sido objeto de consideración en la propuesta que sirvió de base para la adjudicación del contrato correspondiente, las dependencias y entidades deberán reconocer incrementos o requerir reducciones, conforme a los lineamientos que expida la Secretaría de la Función Pública. Una vez que sean expedidos los mencionados lineamientos, se harán del conocimiento del Comité Central de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de CFE.






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Tratándose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocerán los incrementos autorizados.

6.2. Las Áreas Abastecedoras deberán formalizar por escrito cualquier variación que por concepto

de ajuste de precios sufra el contrato, ya sea incremento o decremento del monto del mismo, mediante una instrucción de pago o cobro, de acuerdo al formato 4 del Procedimiento para el Trámite de Ajuste de Precios.

En ningún caso, se pagará el importe de una factura por concepto de ajuste de precios, antes del pago del importe de la factura base correspondiente.

6.3. Para hacer posible el trámite de los ajustes de precios, será necesario que los proveedores

entreguen los bienes objeto del contrato, de acuerdo con la condición de entrega pactada: Costo en destino final, todo incluido, recibidos a entera conformidad por el almacén o el área responsable.

6.4. Cuando los contratos se celebren bajo la condición Costo en destino final, todo incluido, el

ajuste se realizará, desde la fecha del acto de presentación y apertura de proposiciones, (la cual se estipulará en las notas del propio contrato), hasta la fecha de entrega pactada en el contrato o hasta la fecha de la evidencia de entrega en destino final, la que ocurra primero.

6.5. Al otorgarse anticipos conforme a lo dispuesto en los Artículos 13 y 31 fracción XIII, y demás relativos de la LAASSP y 57 de su Reglamento éstos podrán ser, hasta por un 50% del monto del contrato actualizado y el monto del anticipo será objeto de ajuste hasta la fecha de entrega al proveedor, por lo que a partir de ésta sólo será ajustado el saldo del precio total.

6.6. En el caso que se autoricen pagos adelantados progresivos, previa verificación de los avances de fabricación y de conformidad con el programa, se determinarán los ajustes de precios de igual forma que con los anticipos.

6.7. Cuando se autoricen entregas anticipadas, el ajuste de precios se aplicará tomando en

cuenta la(s) nueva(s) fecha(s) de entrega. 6.8. Tratándose de prórrogas o reprogramaciones autorizadas con derecho a ajuste de precios se

estará a lo dispuesto en los lineamientos relacionados con el cumplimiento de contratos, adquisiciones, arrendamientos y servicios.

6.9. Dado el caso de entregas anticipadas de los bienes objeto del contrato, sin autorización de

CFE, se calculará el precio final ajustado de acuerdo a lo indicado en el numeral 7.2.1 de este Procedimiento.

6.10. El tiempo de atención de las solicitudes de ajuste de precios que presenten los proveedores

a CFE, hasta que se pague, debe ser menor o igual a 65 días naturales, en este período no se contabilizan los días transcurridos, entre la fecha de entrega de la Instrucción de Pago al proveedor y la fecha de presentación de la factura por ajuste de precios, la cual deberá ser pagada de acuerdo a la condición de pago pactada en el contrato.






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6.11. El Departamento de Evaluación y Análisis de Costos o el Área Abastecedora verificará mensualmente los valores de los índices para el ajuste de precios y en el caso de que estos presenten decrementos, el área responsable de la compra iniciará la revisión y el cálculo del ajuste de precios, en aquellos contratos que están pendientes de ajuste de precios, una vez que cuente con la información de los valores de los índices de ajuste de precios pactados en los contratos, los cuales están disponibles dos meses después de la entrega; recabando la documentación necesaria para su determinación.

Cuando se tengan decrementos en el cálculo del factor de ajuste, la recuperación del monto del decremento en los precios, deberá ser en un período menor o igual a 50 días naturales, siempre y cuando se tengan los requisitos indicados en el párrafo anterior.

El proveedor deberá reintegrar el monto del decremento en los precios, a los 5 días posteriores a su notificación por escrito, mediante cheque, transferencia bancaria o nota de crédito, a nombre de CFE, notificando del pago correspondiente a la Caja General y al Área Abastecedora en donde se fincó el contrato.

Transcurrido el período de 5 días y si el proveedor no efectuó el pago, el Área Abastecedora procederá al cobro del monto del decremento en los precios más los intereses con cargo al proveedor, de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 51 de la LAASSP, párrafo tercero.

6.12. El plazo máximo que tiene el proveedor para solicitar el ajuste de precios para los contratos

pactados a precios variables, es de dos años después de la última entrega pactada, lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el Código Civil Federal, en su Artículo 1161, fracción II.

6.13. El contrato debe especificar la clave de la fórmula genérica o indicador económico a aplicar

por partida, así como el mecanismo para calcular el factor de ajuste de precios.






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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE AJUSTE DE PRECIOS

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1

2

3

4

5

6

7

Titular de la Oficina de Recepción y Control de Correspondencia de la Gerencia de Abastecimientos o similar del Área Abastecedora Titular de la Oficina de Recepción y Control de Correspondencia de la Gerencia de Abastecimientos o similar del Área Abastecedora Titular del Departamento de Evaluación y Análisis de Costos (DEAC) o similar del Área Abastecedora Titular del DEAC o similar del Área Abastecedora Titular del DEAC o similar del Área Abastecedora Titular del Departamento de Concursos o similar del Área Abastecedora Titular del DEAC o similar del Área Abastecedora

Recibe y sella la solicitud presentada por el proveedor en original y copia, utilizando el formato correspondiente debidamente requisitado e incluyendo la documentación que se indica en el mismo (Formato No. 1). Registra en el control de solicitudes de ajuste de precios, turnando el original de la solicitud al Departamento de Evaluación y Análisis de Costos (DEAC), o su similar en Áreas de Adquisiciones. Revisa que la solicitud contenga la documentación que deba entregar el proveedor anexa a la misma solicitud y asentará un sello de registro, que indique que se recibió la documentación en forma completa y correcta, asentando el nombre y R.P.E. del responsable de la recepción. Es correcta Si: pasa al punto 4 No: Se devuelve al proveedor solicitud, pasa al punto 8. Revisa los cálculos presentados por el proveedor (según Formato No. 2) en su solicitud y elabora la memoria de cálculo para la determinación del importe del ajuste de precios, con base en los términos y condiciones del contrato original y sus modificaciones en caso de que las haya. Elabora dictamen (según Formato No. 3). Elabora Instrucción de Pago o Cobro (según Formato No. 4) y notifica al proveedor el importe de la factura que deberá entregar para su pago correspondiente. Modifica el contrato en el sistema SAP R/3, activando el indicador de “Precio Estimado” en base al Procedimiento de Usuario “Aplicar Cargos Posteriores”. Fin del Procedimiento

NOTAS: 1. Las Áreas Abastecedoras estructurarán los pasos para el trámite de atención a las

solicitudes de ajuste de precios, de acuerdo a este procedimiento y a su organización, poniendo el mismo a consideración y aprobación en su caso, por el Departamento de Evaluación y Análisis de Costos, de la Gerencia de Abastecimientos.

2. En el caso de decrementos en los ajustes de precios se aplicarán los puntos 5 y 6.






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7.1 Fórmulas Genéricas e Indicadores Económicos

7.1.1 Fórmulas Genéricas

Según el bien que se pretenda adquirir, el contrato debe señalar la fórmula genérica a utilizar. Estos mecanismos fueron autorizados en su oportunidad, por la desaparecida Secretaría del Patrimonio Nacional (actualmente Secretaría de Energía), la también desaparecida Secretaría de Programación y Presupuesto y la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial (actualmente Secretaría de Economía). A la fecha, se han pactado fórmulas para ajustar los precios del 80% de las familias de productos que adquiere CFE, los índices correspondientes a las fórmulas mencionadas, se han publicado desde 1981 en el Boletín Informativo de Índices para Ajuste de Precios que editó originalmente la Gerencia de Abastecimientos, que actualmente tiene a su cargo la Subdirección de Programación.

De acuerdo con el oficio 787 del 30 de abril de 1992 de la SECOFI, la Entidad puede pactar otras fórmulas con sus proveedores en la medida que lo juzgue conveniente, sin la participación de la propia Secretaría de Economía; lo cual será responsabilidad de la Subdirección de Programación de CFE.

7.1.2 Indicadores Económicos publicados por el Banco de México

Estos índices serán utilizados para todos aquellos productos no identificados con una fórmula genérica en apego a lo indicado en el Artículo 57 fracción IV del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Para los casos de productos no contemplados por el Banco de México se deberá utilizar el índice de clave 900.208, correspondiente a Productos Metálicos, Maquinaria y Equipos.

7.1.3 Índices para mano de obra

Comúnmente, conceptos tales como la supervisión y montaje de equipos, se deben ajustar con un índice igualmente específico. Para estos casos corresponde utilizar el índice de salario mínimo diario de la región donde se ubique la compañía proveedora. Los índices son publicados en el Boletín Informativo de Índices para Ajuste de Precios editado por la Subdirección de Programación.

7.1.4 Índice para otros bienes y servicios por destino del gasto

Para los casos en que se contraten servicios, tales como seguros, dichos conceptos se podrán ajustar, mediante el índice publicado en el Boletín Informativo de Índices para Ajuste de Precios que edita la Subdirección de Programación, con la clave 720. Este índice puede ser aplicado en forma independiente a las fórmulas de ajuste de precios que se pacten en los contratos.






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7.1.5 Índice de autotransporte de carga general

Para los casos en que se contraten servicios, tales como fletes, dichos conceptos se podrán ajustar, mediante el índice publicado en el Boletín Informativo de Índices para Ajuste de Precios que edita la Subdirección de Programación, con la clave 815. Este índice puede ser aplicado en forma independiente a las fórmulas de ajuste de precios que se pacten en los contratos.

7.2 Metodología de cálculo

El procedimiento del cálculo que a continuación se describe, es igualmente válido para todos los mecanismos de ajuste descritos en las NORMAS de este documento, que deberá aplicar el Área de Abastecimientos responsable del contrato. Este proceso se realiza de la siguiente manera:

a) Calculando el factor de ajuste (FA) con la siguiente expresión matemática:

o

f

II

FA =

Donde: FA= Factor de Ajuste.

oI = Índice de ajuste de precios correspondiente a la fecha del acto de presentación y apertura de proposiciones.

fI = Índice de ajuste de precios correspondiente a la fecha de entrega pactada o la

evidencia de entrega en el destino convenido, lo que ocurra primero, si el contrato se fincó bajo condiciones de entrega Costo destino final, todo incluido.

b) En consecuencia el precio final (PF) se determina como el precio base multiplicado por

el factor de ajuste, con la siguiente fórmula:

PF = Po x FA Donde: Po = Precio base. FA = Factor de ajuste.

c) Por lo tanto, el incremento unitario (u) se determina restando el precio final menos el

precio base, como sigue: u = PF – Po






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Donde: u = Incremento unitario. PF = Precio final. Po = Precio base.

d) Si el incremento se calcula a través del precio unitario, el ajuste o incremento total (t)

se define como la multiplicación de la cantidad entregada por el incremento unitario, como sigue:

t = u x Q Donde: t = Incremento total. Q = Cantidad entregada. u = Incremento unitario.

7.3 Casos que pueden presentarse en los ajustes de precios

7.3.1 Cuando ocurran entregas anticipadas sin autorización de CFE, no se pagará el importe relativo al costo del dinero calculado para ese período a cargo de CFE. Sin embargo, al proveedor sí se le repercutirá el costo financiero por adelanto en las entregas sin autorización de CFE, de acuerdo al siguiente mecanismo: PF = Po x (1 - CPP x N) x FA

12 Donde: PF = Precio final Po = Precio base FA = Factor de ajuste CPP = Costo Porcentual Promedio del mes de la evidencia de entrega. N = Número de meses entre la fecha de entrega pactada y la fecha de evidencia de

entrega.

7.3.2 En los casos en que se otorguen anticipos o pagos parciales, éstos se considerarán a precios fijos, determinando el factor de ajuste final bajo la siguiente fórmula, el cual se indicará en la cláusula de la condición de precios del contrato: CON UN ANTICIPO: FA = ((F1 - A1) * F2 ) + A1 FA = Factor de ajuste total. F1 = Factor de ajuste No. 1, determinado desde la fecha del acto de presentación y

apertura de proposiciones, hasta la fecha en que se otorga el primer anticipo. A1 = Anticipo No. 1, expresado en decimales, obtenido dividiendo, el importe del

anticipo con I.V.A. entre el importe total del contrato sin IVA, actualizado a la fecha de entrega del anticipo al proveedor.






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F2 = Factor de ajuste No. 2, determinado desde la fecha en que se otorga el primer

anticipo, hasta la fecha de entrega pactada o la evidencia de entrega, lo que ocurra primero.

CON DOS ANTICIPOS: FA = ((((F 1 - A1) * F2) – A2) * F3 ) + A1 + A2 Con la misma mecánica deben estructurarse las fórmulas para casos en que se otorguen tres o cuatro anticipos. Donde: FA = Factor de ajuste total. F1 = Factor de ajuste No. 1, determinado desde la fecha del acto de presentación y

apertura de proposiciones, hasta la fecha en que se otorga el primer anticipo. A1 = Anticipo No. 1, expresado en decimales, obtenido dividiendo, el importe del

anticipo con IVA entre el importe total del contrato sin IVA, actualizado a la fecha de entrega del anticipo al proveedor.

F2 = Factor de ajuste No. 2, determinado desde la fecha en que se otorga el primer anticipo, hasta la fecha en que se otorga el segundo anticipo.

A2 = Anticipo No. 2, expresado en decimales, obtenido dividiendo, el importe del anticipo con IVA entre el importe total del contrato sin IVA, actualizado a la fecha de entrega del anticipo al proveedor.

F3 = Factor de ajuste No. 3, determinado desde la fecha en que se otorga el segundo anticipo, hasta la fecha de entrega pactada o la evidencia de entrega, lo que ocurra primero.

7.3.3 En contratos derivados de licitaciones internacionales se puede pactar el mecanismo de

ajuste de precios para la parte cotizada en moneda extranjera que se establezca desde las bases de licitación, y se analice desde la elaboración de las bases de licitación en cuanto a sus alcances, por el Departamento de Evaluación y Análisis de Costos de la Gerencia de Abastecimientos. En tanto que su similar en las Áreas Abastecedoras desconcentradas, deberán realizar la consulta correspondiente a la Gerencia de Abastecimientos. En estos casos la estructura de la fórmula de ajuste debe considerar dos elementos fundamentales en la fabricación de los equipos en un porcentaje de mano de obra y otro de la materia prima principal contenida en el producto. A manera de ejemplo se expresan a continuación, sólo dos mecanismos para ajustar precios de equipos derivados de una licitación internacional, aclarando que, la posibilidad de aplicar cualquiera de ellos u otros, será previamente consultada a la Gerencia de Abastecimientos, quien finalmente decidirá sobre el particular.

a) Para licitantes que coticen en su propia moneda, con índices y suministros del país de

origen del participante, inclusive para licitantes de los Estados Unidos de Norteamérica:






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PF = Po x (a + b Li/Lo + c Mi/Mo) En este caso, todos los índices a utilizar serán del país de origen del suministro y estarán validados por el consulado mexicano en ese país.

b) Para licitantes que coticen en dólares Estadounidenses con índices y suministro de

origen en países diferentes a los Estados Unidos de América:

PF = Po x (a + b Li/Lo x To/Ti + c Mi/Mo)

En este caso, sólo el índice del material fundamental (Mi – Mo) estaría referido al publicado por la revista METALS WEEK.

Donde: PF = Precio final. Po = Precio base. a = 15% b = 20% c = 65% Li-Lo = Índice mano de obra. Ti-To = Tipo de cambio. Mi-Mo = Cobre, Aluminio u otro metal fundamental en el proceso de

fabricación. 7.3.4 Conviene aclarar que en el caso de las fórmulas genéricas, éstas no deben

desarrollarse, sino únicamente utilizar los índices publicados en el Boletín Informativo de la Subdirección de Programación. Para evitar la necesidad de actualizar constantemente la estructura de las fórmulas, se diseñó la expresión algebraica que a continuación se indica, la cual es utilizada por la Subdirección de Programación para elaborar los índices que se editan en el Boletín Informativo correspondiente.

II

K

CfCp

K CbCp

f

o

i= 1

n

ii

i

i= 1

n

ii

i

=

⎛

⎝⎜

⎞

⎠⎟

⎛

⎝⎜⎜

⎞

⎠⎟⎟

∑

∑.....................(1)

⎟⎟⎠

⎞⎜⎜⎝

⎛=

o

f

II

FA ............………........(2)

...............................(3) PoXFAPF =






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Donde: PF= Precio final del producto.

Po = Precio base de la cotización.

Ki = Participación porcentual del iésimo componente en el precio de venta del

producto en la fecha de pacto de la fórmula. Cf i = Índice de precios del iésimo componente en la fecha final del ajuste. Cp i= Índice de precios del iésimo componente en la fecha de pacto de la fórmula. Cb i= Índice de precios del iésimo componente en la fecha de la cotización (ó de la

fecha autorizada para iniciar el ajuste de precios). i =1,2,3,... n, siendo n < 12

=1.000 Kii

n

=∑

1

FA = Factor de ajuste. oI = Índice de ajuste de precios correspondiente al mes del acto de presentación y

apertura de proposiciones. fI = Índice de ajuste de precios correspondiente a la fecha de entrega pactada o de

evidencia de entrega, lo que ocurra primero.

DIRECCIÓN DE AD NISTRACIÓN

GERENCIA DE ABA TECIMIENTOS

PROCEDIMIENTO PARA EL AJUSTE DE PRECIOS



23/06/2004

MIS

TRÁMITE DE

8. DIAGRAMA DE FLUJO

(Las Áreas Abastecedoras estructurarán los pasos del Diagrama de Flujo, para el trámite de atención a las solicitudes de ajuste de precios, de acuerdo a este

procedimiento y a su organización, el cual será puesto a consideración y en su caso aprobación por parte del Departamento de Evaluación y Análisis de Costos, de la

Gerencia de Abastecimientos)






23/06/2004

TITULAR DE LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE LA

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS O SIMILAR DEL ÁREA

ABASTECEDORA

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE COSTOS O SIMILAR DEL ÁREA ABASTECEDORA DE CONCURSOS O SIMILAR DEL

AREA ABASTECEDORA

Elabora Dictamen

Elabora Instrucción de

Pago

1

5

3 2

Inicio

Recibe y sella solicitud

presentada por el proveedor

Registra en control de solicitudes

Revisa que la documentación este completa

¿Documentación Completa?

Revisa cálculos presentados por

proveedor y elabora memoria de cálculo

SI NO

4 Devuelve solicitud al proveedor

1

6

7

Modifica el contrato en el sistema SAP R/3,

activando el indicador de “Precio Estimado”

FIN1

TITULAR DEL DEPARTAMENTO






23/06/2004

9. MECANISMOS DE CONTROL






23/06/2004

9. MECANISMOS DE CONTROL DEL PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE

AJUSTE DE PRECIOS

No.

ACTIVIDAD DE CONTROL INSTRUMENTO DE CONTROL

RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

1 Recibir y sellar solicitud de ajuste de precios (1)

Oficio de solicitud de ajuste de precios (Formato No. 1 y 2)

Titular de la Oficina de Recepción y Control de Correspondencia de la Gerencia de Abastecimientos o similar del Área Abastecedora

2

Determinar el importe de ajuste de precios (2)

Memoria de Cálculo

Titular del Departamento de Evaluación y Análisis de Costos o similar del Área Abastecedora

3

Elaborar dictamen

Dictamen con anexos (Formato No. 3)

Titular del Departamento de Evaluación y Análisis de Costos o similar del Área Abastecedora

4

Elaborar, recibir y autorizar instrucción de pago o cobro

Instrucción de Pago o Cobro (Formato No. 4)

Titular del Departamento de Concursos y Gerencia Abastecimientos o similares de las Áreas Abastecedoras

Notas: 1.- Las Áreas Abastecedoras estructurarán los mecanismos de control para el trámite de atención a las solicitudes de ajuste de precios, de acuerdo a este procedimiento y a su organización, el cual será puesto a consideración y en su caso aprobación por parte del Departamento de Evaluación y Análisis de Costos de la Gerencia de Abastecimientos.

2.- En el caso de decrementos en los ajustes de precios se aplicarán los puntos 3 y 4

de los mecanismos de control.






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10. FORMATOS






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F O R M A T O No. 1 SOLICITUD DE AJUSTE DE PRECIOS DEL PROVEEDOR Lugar y Fecha: _______________ COMISIÓN FEDERAL DE ELECTRICIDAD NOMBRE DE LA GERENCIA O ÁREA DE CFE. Con la presente solicitamos a usted, elabore el ajuste de precios por las entregas efectuadas sobre el contrato No. conforme a la siguiente descripción:

Partida(s): Piezas entregadas: Piezas por entregar: Precio Unitario: Importe de la entrega: Importe del ajuste solicitado por esta entrega: Ajuste No. (1o., 2o., etc.):

Para la verificación de la información se anexan los siguientes documentos:

( ) Copia del contrato (si es la primera solicitud de ajuste). ( ) Copia de la proposición (si es la primera solicitud de ajuste) ( ) Copia de las modificaciones al contrato (por conceptos diferentes al de ajuste de precios). ( ) Memoria de cálculo del ajuste solicitado. ( ) Copia de evidencia de entrega Costo destino final, todo incluido. ( ) Copia de facturas y copia de contrarecibos (a precios de contrato). ( ) Copias de factura y cheque del anticipo (en caso que se hubiere otorgado anticipo).

Sin más por el momento, nos repetimos a sus apreciables órdenes.

A T E N T A M E N T E NOMBRE DEL PROVEEDOR (NOMBRE, FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL Y RAZÓN SOCIAL) Hoja Membretada de la Empresa






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FORMATO No. 2 SOLICITUD DEL CÁLCULO DEL AJUSTE DE PRECIOS POR PARTE DEL PROVEEDOR, MEDIANTE ÍNDICES DE AJUSTE DE PRECIOS, DESDE LA FECHA DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPOSICIÓN, HASTA EL MES DE ENTREGA PACTADA O LA EVIDENCIA DE ENTREGA EN DESTINO FINAL (*), LO QUE OCURRA PRIMERO --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DATOS GENERALES 1.- Proveedor: 2.- Número de contrato: 3.- Descripción del bien: __ 4.- Grupo de la fórmula: Clave del índice: 5.- Precio unitario base (Po): 6.- Partida por ajustar No. __ 7.- Cantidad entregada: 8.- Mes / año de la proposición o base del ajuste: 9.- Fecha de entrega del contrato al proveedor (día, mes y año):__ 10-. Fecha de entrega del producto según contrato (mes y año): 11.- Fecha de entrega del producto según evidencia de entrega Costo en destino final, todo incluido:

C Á L C U L O S Para el cálculo del ajuste hasta el mes de entrega pactada o la evidencia de entrega en destino final (*), lo que ocurra primero, se procederá de acuerdo con:

⎟⎟⎠

⎞⎜⎜⎝

⎛=

o

f

II

FA ; PF = Po x (FA); u = PF – Po; t = u x Q

DONDE: FA = Factor de ajuste

oI = Índice de ajuste de precios, correspondiente al mes del acto de presentación y apertura de proposiciones.

fI = Índice de ajuste de precios, correspondiente a la fecha de la evidencia de entrega en destino final (*), la fecha del Aviso del LAPEM en caso de que la entrega sea Ex - Fábrica, o de la entrega pactada, lo que ocurra primero.

PF = Precio final. Po = Precio base. u = Incremento unitario. t = Incremento total. Q = Cantidad entregada.

Hoja Membretada de la Empresa.






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DETERMINACIÓN DEL FACTOR DE AJUSTE

1. Índice inicial (Io):_________________ _______ __________ ( ) mes año oI 2. Índice final (If) (*):________________ _______ __________ ( ) mes año fI3. Factor de ajuste hasta la fecha pactada de entrega o el aviso de prueba, lo que ocurra primero (hasta 6 decimales).

=o

f

II

4. Cálculo del factor de ajuste: Sustitución: FA = _________________ (a 6 decimales)

5. Cálculo del precio final: Pf = Po ( FA )

Sustitución: PF = ( $ ) X ( ) = _________________ (a 2 decimales) Po FA

6. Cálculo del incremento unitario: u = PF - Po Sustitución:

u = $ - $ = $__________________ (a 2 decimales) PF Po

7. Cálculo del incremento total: t = u (Q) Sustitución:

t = ( $ ) X ( ) = $ _________________ (a 2 decimales) u Q

A T E N T A M E N T E

____________________________________________ NOMBRE DEL PROVEEDOR,

( NOMBRE, FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL Y RAZÓN SOCIAL) ___________________________________________________________________________________________________ Hoja Membretada de la Empresa.






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FORMATO No. 3

DICTAMEN DE AJUSTE DE PRECIOS NOMBRE DE LA GERENCIA O ÁREA DE CFE

LUGAR Y FECHA

DICTAMEN DE AJUSTE DE PRECIOS El presente dictamen de ajuste de precios se elabora para dar atención a la solicitud de la empresa proveedora: recibida con fecha: , para documentar el aumento ( ) o disminución ( ) en los precios de los bienes cuyas entregas se detallan a continuación: Contrato: Importe original del contrato: Importe según modificación al contrato: ______ Cantidad entregada: Partida (s): Importe de la entrega a precio del contrato que se sujeta a ajuste: Importe acumulado de entrega(s) a precios del contrato: Fecha de entrega del contrato: Fecha y No. de A.P.: Fecha de proposición: Fecha de ajuste según evidencia de entrega pactada (lo que ocurra primero):

Se otorgaron anticipos: Importe y fecha 1er. Anticipo: Importe y fecha 2do. Anticipo:

De acuerdo con la cláusula No. del contrato, el mecanismo de ajuste de precios a aplicar es:

a) Fórmula Genérica:

Nombre de la Fórmula: Clave del índice:

b) Otros:

RESULTADO DEL AJUSTE DE PRECIOS

De acuerdo con la memoria de cálculo anexa, procede pagar ( ) o cobrar ( ) al proveedor mencionado en antecedentes, un incremento ( ) o decremento ( ) por la cantidad de $ más IVA, mediante la instrucción de pago No.


GERENCIA DE ABAST




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ECIMIENTOS

NOMBRE DE LA GERENCIA O ÁREA DE CFE LUGAR Y FECHA

DICTAMEN DE AJUSTE DE PRECIOS

OBSERVACIONES

a) Indicar la cláusula correspondiente a las penas convencionales del contrato convenido.

b) La cantidad dictaminada es menor en $ ____________________a lo que solicita el proveedor, en virtud de que:

c) Igual a lo que solicita el proveedor, En virtud de que la solicitud de este es: Menor al ajuste calculado ( ) En virtud de que la solicitud de este es: Igual que el ajuste calculado ( ) Elaboró: Revisó: ________________________ _____________________ RPE. Analista Jefe de la Oficina Dictaminó: Vo Bo: __________________________ ______________________ Jefe del Departamento Subgerente ANEXOS: Memoria de cálculo, solicitud del proveedor, evidencia de entrega Costo en destino final,

todo incluido, copia de factura o precios de contrato, copia del contrato y modificaciones.






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FORMATO No. 4 INSTRUCCIÓN DE PAGO O DE COBRO

EJEMPLO

IMPORTE DEL CONTRATO ORIGINAL: PESOMEX CON IVA.

IMPORTE ACUMULADO POR AJUSTE DE PRECIOS HASTA EL AJUSTE No. _____: $9’080,770.19 PESOMEX CON IVA.

IMPORTE DE ESTA INSTRUCCIÓN DE PAGO (AJUSTE DE PRECIOS No.____):

$705,087.09 PESOMEX CON IVA.

IMPORTE ACUMULADO HASTA EL AJUSTE DE PRECIOS No.______: $ 9’785,857.28 PESOMEX CON IVA.

PDA DESCRIPCION PU AUMENTO CANTIDAD IMPORTE 01 CUCHILLA DESCONECTADORA SEGÚN CONTRATO PRECIO NUEVO: 221,508.69 PRECIO ANTERIOR: 184,837.83 36,670.86 5 $ 183,354.30 02 CUCHILLA DESCONECTADORA SEGÚN CONTRATO PRECIO NUEVO: 135,935.63 PRECIO ANTERIOR: 113,431.43 22,504.20 14 $ 315,058.80 03 CUCHILLA DESCONECTADORA SEGÚN CONTRATO PRECIO NUEVO: 148,091.26 PRECIO ANTERIOR: 123,574.69 24,516.57 3 $ 73,549.71 04 CUCHILLA DESCONECTADORA SEGÚN CONTRATO PRECIO NUEVO: 22,330.18 PRECIO ANTERIOR: 19,900.48 3,429.70 12 $ 41,156.40 _____________ SUMA: $ 613,119.21 15% IVA $ 91,967.88 TOTAL $ 705,087.09 IMPORTE DE ESTA INSTRUCCIÓN: $ 705,087.09 PESOMEX (SETECIENTOS CINCO MIL OCHENTA Y SIETE PESOS 09/100 M.N.)

NOTA: LA PRESENTE INSTRUCCIÓN DE PAGO SE ELABORA CON BASE EN EL DICTAMEN DE AJUSTE DE PRECIOS No:_______ DE FECHA_____________.

AUTORIZA:

_______________________

FECHA: _______________ ELABORÓ REVISA REVISA ____________________ ____________________ _________________ FECHA:_____________ FECHA:______________ FECHA:__________






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11. CONTROL DE CAMBIOS

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE AJUSTE DE PRECIOS CLAVE MP-R1110-001

Rev.No. Fecha Motivo o

Causa: Hoja No. Descripción

1

Ago-1994

Nueva

creación

Con base en la Ley de Adquisiciones y Obra Pública, DOF 30 XII-1993

2

07-Nov-1996

Actualización

Todas

Con base en la Ley de Adquisiciones y Obra Pública, DOF 30 XII-1993

3

22-Ago-2000

Actualización

Todas

Con base en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, DOF 4-I-2000

4

25-Mar-2002

Actualización

Todas

Con base en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, DOF 4-I-2000

5

28-Nov-2003

Actualización

Todas

Con base en el Oficio s/n de la Gerencia de Asuntos Jurídicos de fecha 13-I-2004.






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12. GLOSARIO

ACTIVIDAD Grupo de operaciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, como parte de una función determinada. ANTICIPO Entrega de numerario que la CFE hace al proveedor, para que esté en disponibilidad de invertir dicha suma en la fabricación de bienes materia de las adquisiciones correspondientes o para la prestación de los servicios. ÁREA ABASTECEDORA Área de CFE, central o regional, competente para tramitar los procesos de adquisiciones, arrendamientos o servicios. CONDICION DE PAGO Son los requisitos establecidos en el contrato, para pagar los bienes o servicios en un plazo determinado. CONTRATO Acto jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos. CONTROL Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. COSTO EN DESTINO FINAL Es la condición de entrega de los bienes. DECREMENTO Reducción del valor de una o varias variables que repercuten en los precios de bienes o servicios originalmente pactados en el contrato, conforme a la fórmula o mecanismo de ajuste que determine la convocante.






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DEMANDA Cantidad de una mercancía que los consumidores desean y pueden comprar a un precio dado en un período dado. DIAGRAMA DE FLUJO Representación en forma gráfica de la secuencia lógica que siguen las actividades de un determinado procedimiento, mostrando las unidades administrativas que intervienen en el desarrollo del mismo. Mediante símbolos convencionales se presenta la secuencia de cada una de las actividades por las que atraviesa una actividad en sus diferentes tantos, y a través de los diversos puestos y/o unidades administrativas desde que se origina, hasta que se archiva. DICTAMEN DE AJUSTE DE PRECIOS Es la opinión escrita de los antecedentes del contrato, que dieron origen al ajuste de precios, mediante la aplicación de los mecanismos establecidos, en donde se asienta el incremento o decremento determinado, el cual debe ser rubricado por el analista que lo elaboró, así como por los funcionarios que lo autorizan. ENTIDAD, ORGANISMO, CFE El organismo público descentralizado Comisión Federal de Electricidad. FACTURA BASE Es la evidencia de la entrega del bien. GUÍA Documento que contiene la metodología, las instrucciones y la información esencial para dirigir u orientar la elaboración de diversos documentos técnico - administrativos.

INCREMENTO Aumento del valor de una o varias variables que repercuten en los precios de bienes o servicios originalmente pactados en el contrato, conforme a la fórmula o mecanismo de ajuste que determine la convocante. ÍNDICES PARA AJUSTES DE PRECIOS Valores de los índices que se publican en el Boletín Informativo de Índices para ajustes de precios de la Subdirección de Programación, con un retraso de dos meses a partir de la entrega de los bienes.






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INSTRUCCIÓN DE PAGO O DE COBRO Documento final que cierra el proceso de ajuste de precios, parcial o total por medio del cual, se paga o cobra al proveedor la variación en los insumos de los productos ofertados durante un período de tiempo determinado. LEY (LAASSP) La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4-I-2000. MANO DE OBRA El valor del servicio prestado. MANUAL Documento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar en forma ordenada y sistemática, información de diversa índole para la operación de una organización. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Medio o instrumento de información en el que se consignan en forma metódica, las actividades que deben seguirse para la realización de las funciones de una dependencia o entidad. En ellos se describen, además, las diferentes unidades administrativas que intervienen y se precisa su responsabilidad y participación. MARCO JURÍDICO Conjunto de disposiciones jurídicas que regulan el ajuste de precios en los contratos de adquisiciones, arrendamientos y servicios de CFE. MECANISMOS DE CONTROL Son los instrumentos administrativos (formatos, registros, controles, etc.) mediante los cuales se supervisan y controlan las actividades relevantes descritas dentro de los procedimientos, así como los responsables de su realización, para asegurar y vigilar su cumplimiento y el apego a las disposiciones aplicables. MEMORIA DE CÁLCULO Concentrado de datos relativos a los bienes amparados en el Contrato, para determinar el importe del ajuste de precios, de acuerdo con el mecanismo establecido en el contrato.






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METODOLOGÍA Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado. NORMA Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado con característica de ser rígida en su aplicación. Generalmente conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. OBJETIVO Es el fin que se pretende alcanzar mediante el cual se orientarán todas las acciones de la organización. OFERTA La cantidad de un bien o servicio que entra en el mercado a un precio dado en un período de tiempo dado. PLAZO DE ENTREGA Las fechas de entrega de los bienes o prestación de los servicios previstos en el Contrato. POLÍTICA Directrices en el ajuste de precios relacionados con los contratos de adquisiciones, arrendamientos y servicios en CFE. PRECIO Es el valor monetario de los bienes, arrendamientos o servicios. PRECIO BASE Es el precio que se indica en el contrato. PRECIO ESTIMADO El precio que se calcula en un tiempo determinado






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PRECIO FINAL Es el resultado de multiplicar el precio base por el factor de ajuste de precios. PRECIO FIJO El precio que no varía a través del tiempo. PRECIO OFICIAL El precio que determina el gobierno. PRECIO VARIABLE El precio que varía a través del tiempo. PROCEDIMIENTO Es una serie de actividades relacionadas que forman la secuencia cronológica y la forma establecida de ejecutar el trabajo dentro de un ámbito administrativo. PROGRAMA Y CONTROL DE ENTREGAS Instrumento de trabajo del que emanan las fechas que determinan el inicio y corte del ajuste de precios de los bienes, así como la cantidad que debe entregar el proveedor en las fechas pactadas previamente en el contrato. PROPOSICIÓN, PROPUESTA Acción y efecto de cotizar bienes, arrendamientos o servicios de cualquier naturaleza. PROVEEDOR La persona que celebre contratos de adquisiciones, arrendamientos o servicios. REBASIFICAR Es la obtención de valores de los índices referidos a un año específico. SIMBOLOGÍA Conjunto de símbolos convencionales empleados para la representación gráfica de una actividad y/o concepto.






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SISTEMA Conjunto de elementos interdependientes e interactuantes, cuyas relaciones entre sí, o entre atributos, determinan un todo unitario que realiza un efecto, una función o un objetivo. SISTEMA R/3 Es un software de aplicación empresarial que integra, mejora y simplifica en un sólo Sistema Integral de Información, los procedimientos de abastecimientos, recursos humanos, técnicos, operativos, financieros, contables y administrativos que se desarrollan en las áreas de CFE, para mantener en operación un alto grado de competitividad y eficiencia, basado en la calidad y la oportunidad de la información centralizada que maneja la entidad para una toma de decisiones descentralizadas.






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13. LISTA DE DISTRIBUCION DE MANUALES

Relación de los Titulares de áreas y personal a quienes se les entrega copia del Procedimiento para el Trámite de Ajuste de Precios.

CATEGORÍA

Titular de la Subgerencia de Adquisiciones Titular de la Subgerencia de Suministros Titular del Depto. de Aprovisionamiento Titular del Depto. de Concursos

TITULARES DE LOS COMITES REGIONALES DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS

DIVISION DE DISTRIBUCION BAJA CALIFORNIA

DIVISION DE DISTRIBUCION BAJIO

DIVISION DE DISTRIBUCION OCCIDENTE

DIVISION DE DISTRIBUCION ORIENTE

DIVISION DE DISTRIBUCION GOLFO CENTRO

DIVISION DE DISTRIBUCION CENTRO SUR

DIVISION DE DISTRIBUCION GOLFO NORTE

DIVISION DE DISTRIBUCION JALISCO

DIVISION DE DISTRIBUCION NOROESTE

DIVISION DE DISTRIBUCION NORTE

DIVISION DE DISTRIBUCION ORIENTE

DIVISION DE DISTRIBUCION PENINSULAR

DIVISION DE DISTRIBUCION SURESTE






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RESIDENCIA GENERAL DEL CENTRO DE SE’S Y LT`S

RESIDENCIA GENERAL GOLFO SUR

RESIDENCIA GENERAL ZONA NORTE

RESIDENCIA GENERAL SURESTE

RESIDENCIA GENERAL NOROESTE

RESIDENCIA GENERAL OCCIDENTE

RESIDENCIA GENERAL PENINSULAR

RESIDENCIA GENERAL PRESIDENTE PLUTARCO ELIAS CALLES

RESIDENCIA GENERAL CERRO PRIETO

GERENCIA REGIONAL DE GENERACION CENTRAL

GERENCIA DE PROYECTOS GEOTERMOELECTRICOS

GERENCIA REGIONAL DE PRODUCCION NOROESTE

GERENCIA REGIONAL DE PRODUCCION NORTE






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GERENCIA REGIONAL DE PRODUCCION OCCIDENTE

GERENCIA REGIONAL DE PRODUCCION SURESTE

AREA DE TRANSMISION BAJA CALIFORNIA

AREA DE TRANSMISION ZONA CENTRO

AREA DE TRANSMISION NORESTE

AREA DE TRANSMISION NORTE

AREA DE TRANSMISION NOROESTE

AREA DE TRANSMISION OCCIDENTE

AREA DE TRANSMISION ORIENTE

AREA DE TRANSMISION PENINSULAR

AREA DE TRANSMISION SURESTE

GERENCIA DE CENTRALES NUCLEOELECTRICAS LAGUNA VERDE






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14. ANEXOS. NO APLICABLE

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