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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCION ADMINISTRATIVA -STCNS-
Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad Página 1
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Guatemala, Octubre de 2,012
ELABORADO APROBADO FECHA
SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD GUATEMALA C.A.
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CONTENIDO
PRESENTACIÓN
1. MISION INSTITUCIONAL
2. VISIÓN INSTITUCIONAL
3. VALORES
4. ORGANIGRAMA FUNCIONAL
CAPÍTULO I GENERALIDADES
1. MISION 2. OBJETIVOS 3. AMBITO DE APLICACIÓN 4. FUNDAMENTO LEGAL 5. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA
CAPITULO II DIRECCION ADMINISTRATIVA
1. DEFINICIÓN 2. FUNCIONES 3. RED DE PROCESOS
CAPITULO III DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES 2. UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACÓN PÚBLICA 3. ALMACEN 4. RECEPCIÓN 5. MENSAJERO 6. PILOTO
GLOSARIO DE TÉRMINOS SIMBOLOGÍA
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PRESENTACIÓN
El Manual de Procedimientos Administrativos permite a los funcionarios de
los distintos niveles jerárquicos, así como al Coordinador, como máxima
autoridad, facilitar cualquier consulta en los procesos, a su vez, nos da a
conocer el responsable en cada paso para podernos abocar de forma
precisa y directa para que la gestión en trámite, sea ágil y concreta.
Así mismo, contiene los procedimientos administrativos generales más
utilizados en la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
Con el Manual de Procedimientos Administrativos se está estabilizando
las funciones el desempeño de los distintos puestos de la Administración,
eliminando cualquier factor que pueda entorpecer el adecuado desarrollo
del mismo.
Se debe considerar éste Manual, como un instrumento técnico de consulta
permanente, el cual facilita y guía cualquier trámite administrativo que deba
realizarse y los pasos respectivos dentro del proceso en las distintas
instancias administrativas que conforman esta Secretaría.
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MISIÓN INSTITUCIONAL
Consolidar los mecanismos de apoyo técnico y administrativo, dar seguimiento a
la Política, planes, directivas; mantener la comunicación con las instituciones del
Sistema y apoyar a la Comisión de Asesoramiento y Planificación para el
funcionamiento del Consejo Nacional de Seguridad.
VISIÓN INSTITUCIONAL
Coordinar e integrar los recursos y capacidades de las instituciones del Sistema
Nacional de Seguridad; para garantizar la vida, la libertad, la justicia, la seguridad,
la paz, el desarrollo integral de la persona, el Estado de Derecho, los Derechos
Humanos y la Seguridad Democrática.
VALORES
Profesionalismo
Confiabilidad
Compromiso
Eficiencia
Disponibilidad Permanente
Transparencia
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ORGANIGRAMA FUNCIONAL
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CAPÍTULO I
GENERALIDADES
MISIÓN
Gestión y ejecución de los asuntos administrativos de la Secretaría Técnica
del Consejo Nacional de Seguridad y la coordinación de la atención a las
comisiones de trabajo, y el personal para asegurar la eficiencia en la
prestación de los servicios que sean necesarios.
OBJETIVOS
Mantener actualizadas las normativas y procedimientos de cada una de las
principales unidades administrativas de la Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad, estableciendo criterios técnicos, para obtener
eficiencia y transparencia en la administración de esta Institución de
acuerdo con la aplicación de la Ley Marco y su Reglamento.
Propiciar un manejo técnico, transparente, flexible y eficiente de sus
recursos en forma ordenada y cuidadosa.
Implementar la aplicación del manual de procedimientos para agilizar los
trámites que deben seguir las diversas unidades administrativas de la
Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
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EL AMBITO DE APLICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
Las unidades que intervienen de manera directa o indirecta en los Procesos de Planificación son las siguientes:
1. Secretario Técnico 2. Dirección de Recursos Humanos 3. Dirección Administrativa
4. Dirección Financiera 5. Dirección de Asuntos Jurídicos
6. Dirección de Política y Estrategia 7. Dirección de Monitoreo y Comunicación
8. Auditoría Interna
9. Unidad de Información Pública
10. Comisión de Asesoramiento y Planificación
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FUNDAMENTO LEGAL
Los Manuales constituyen un normativo básico, fundamentados en la Constitución
Política de la República de Guatemala. El presente manual constituye un
normativo de ordenamientos o mandatos jurídico-administrativos, de las cuales se
derivan las funciones de la Institución y de las diferentes unidades administrativas
comprendidas en la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad, como
lo es la Dirección Administrativa, que están fundamentadas en:
Constitución Política de la República de Guatemala
Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, y su reglamento, Acuerdo Gubernativo número 166-2011 de fecha 30 de mayo de 2011;
Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República y su Reglamento, acuerdo Gubernativo 1056-92 del 22 de Diciembre de 1992.
Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 18-98
Leyes, reglamentos y demás disposiciones aplicables a la administración pública
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ORGANIGRAMA DIRECCION ADMINISTRATIVA
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CAPÍTULO II
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEFINICIÓN:
La Dirección Administrativa es la responsable de Administrar el recurs material, financiero
e instalaciones de las unidades ejecutoras bajo su cargo con el objeto de lograr un
funcionamiento eficiente y eficaz de acuerdo a las políticas, normas y procedimientos
establecidos. Planificar, coordinar, supervisar y evaluar las acciones de mantenimiento
del equipo, vehículos y edificio de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad, el funcionamiento, programación y mantenimiento de los vehículos y participar
en el diseño, creación y mantenimiento de ambientes saludables de trabajo velando por la
protección del recurso humano. Coordinar el resguardo y seguridad para el recurso
humano, infraestructura y bienes de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad.
FUNCIONES:
Artículo 23. Acuerdo Gubernativo 174-2012. Dirección Administrativa: La Dirección
Administrativa es la responsable de la administración de los recursos materiales, de
infraestructura y servicios generales de la Secretaría Técnica; y le corresponden las
siguientes funciones:
a. Fortalecer a la Secretaría Técnica para desarrollar las labores administrativas para
el funcionamiento del Consejo Nacional de Seguridad.
b. Desarrollar las actividades administrativas para la correcta administración de los
recursos asignados a la Secretaría Técnica
c. Administrar a la Unidad de Información Pública
d. Brindar soporte, dentro del ámbito de su competencia a la Comisión de
Asesoramiento y Planificación y
e. Dirigir, coordinar y Supervisar la ejecución de los procedimientos de seguridad
Interna de la Secretaría Técnica.
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RED DE PROCESOS:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MACRO PROCESOS CÓDIGO PROCESOS CÓDIGO
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
1
LICITACION
1.1
COTIZACION
1.2
COMPRA DIRECTA
1.3
CASOS DE EXCEPCIÓN
1.4
CONTRATO ABIERTO
1.5
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
2
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA DE OFICIO
2.1
PAGO DE COPIAS O REPRODUCCIONES
2.2
SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE OFICIO
2.3
SOLICITUD DE INFORMACIÓN QUE NO ES DE OFICIO
2.4
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE SOLICITUDES
2.5
PRORROGA
2.6
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RECURSO DE REVISIÓN
2.7
UNIDAD DE ALMACEN 3
RECEPCION Y REGISTRO DE MATERIALES, BIENES Y SUMINISTROS
3.1
CONTROL DE EXISTENICIAS Y ABASTECIMIENTO DE MATERIALES, BIENES Y SUMINISTROS
3.2
DESPACHOS Y REGISTRO DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS
3.3
UNIDAD DE RECEPCIÓN 4 RECEPCIÓN AL PÚBLICO 4.1
RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA Y MENSAJES
4.2
SOLICITUDES 4.3
CONTROLES
4.4
UNIDAD DE MENSAJERÍA
5
ENTREGA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
5.1
COMBUSTIBLE 5.2
MANTENIMIENTO 5.3
SERVICIO GENERAL 5.4
PILOTO 6 RECIBO DE VEHICULO 6.1
REPORTE EN RECEPCIÓN 6.2
REPARTO DEL PERSONAL 6.3
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CONSERJE 7 SOLICITUD DE MODIFICACIONES
7.1
MANTENIMIENTO VARIOS 7.2
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CAPITULO III DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
Nombre del proceso:
LICITACIÓN
Código: 1
Código: 1.1
Trámite que origina el proceso: De
compras por Licitación.
No. De Actividades: 47
No. DESCRIPCION DE LA FASE O ETAPA RESPONSABLE
1 Solicitud debidamente llena la cual deberá presentarse al Departamento de Adquisiciones y Contrataciones
JEFE DE LA OFICINA SOLICITANTE
2
Justificación de la compra
SOLICITANTE CON VISTO BUENO DE JEFE
INMEDIATO
3 Descripción y especificación de lo que se requiere SOLICITANTE
4 Especificaciones Generales SOLICITANTE
5 Especificaciones Técnicas
SOLICITANTE
6 Disposiciones especiales SOLICITANTE
7 Estudios, diseños y planos si se tratare de obras SOLICITANTE
8 Lugar donde se construirán las obras, deberán ser entregados los bienes o suministros o prestarse los servicios
SOLICITANTE
9 Designación del personal especializado que emitirá el DICTAMEN TÉCNICO
SOLICITANTE / DIRECCION ADMINISTRATIVA
10 Emisión de DICTAMEN TÉCNICO ESPECIALISTA DESIGNADO
11 Preparación de criterios de calificación SOLICITANTE
12 Asignación de la partida presupuestaria SOLICITANTE
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13
Modelo de oferta COMPRAS
14 Elaboración de proyecto de contrato COMPRAS
15 Preparación de proyecto de Bases COMPRAS
16 Publicación del proyecto de Bases en GUATECOMPRAS
COMPRAS
17 Dictámenes Técnicos previo a la aprobación de la documentación
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
18 Aprobación de la documentación
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
19 Publicación de documentación en GUATECOMPRAS convocando a ofertar
COMPRAS
20 Publicación en el Diario de Centro América COMPRAS
21 Nombramiento de Junta de Licitación
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
22 Traslado de expediente a Junta de Licitación COMPRAS
23 Recepción de ofertas y apertura de plicas en acto público JUNTA DE LICITACIÓN
24 Faccionamiento de Acta de Recepción de Ofertas JUNTA DE LICITACIÓN
25 Publicación de Acta de Recepción de Ofertas COMPRAS
26 Adjudicación del negocio o rechazo de ofertas, lo que deberá constar en Acta
JUNTA DE LICITACIÓN
27 Notificación de adjudicación, a través de GUATECOMPRAS
COMPRAS
28 Inconformidades OFERENTES
29 Respuesta a inconformidades JUNTA DE LICITACIÓN
30 Traslado de expediente a la Autoridad Administrativa Superior
JUNTA DE LICITACIÓN
31 Aprobación o desaprobación de la adjudicación
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
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32 Constancia de Disponibilidad Presupuestaria COMPRAS
33 Redacción de Contrato por adjudicación COMPRAS
34 Revisión de Contrato ASESORÍA JURÍDICA
35 Solicitud de delegación de firma para suscripción de contrato ASESORÍA JURÍDICA
36 Suscripción de Contrato CONTRATISTA / STCNS
37 Nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora AUTORIDAD
ADMINISTRATIVA SUPERIOR
38 Presentación de Fianza de Cumplimiento CONTRATISTA / STCNS
39 Aprobación de Contrato ASESORÍA JURÍDICA /
SECRETARÍA GENERAL
40 Notificación de Contrato COMPRAS
41 Remisión de contrato a Contraloría General de Cuentas
COMPRAS
42 Publicación en GUATEMCOMPRAS COMPRAS
43 Recepción de lo contratado, se hace contar en acta
COMISIÓN RECEPTORA Y LIQUIDADORA
44 Pago de lo Contratado FINANCIERO
45 Liquidación de Contrato COMISIÓN RECEPTORA Y
LIQUIDADORA
46 Aprobación de la liquidación DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
47 Publicación en GUATECOMPRAS COMPRAS
OBSERVACIÓN En documento adjunto se hará constar que no existe lo que se requiere o que se tiene en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas
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Nombre del proceso:
COTIZACIÓN
Código: 1.2
Código: 1.2.1
Trámite que origina el proceso:
Compras por Cotización. No. De Actividades: 47
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
PROCEDIMIENTO DE COTIZACIÓN
No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Solicitud debidamente llena la cual deberá presentarse al Departamento de Adquisiciones y Contrataciones
Jefe de la oficina solicitante
2 Justificación de la compra Solicitante con visto bueno de jefe inmediato
3 Descripción y especificación de lo que se requiere
Solicitante
4 Especificaciones Generales Solicitante
5 Especificaciones Técnicas Solicitante
6 Disposiciones especiales Solicitante
7 Estudios, diseños y planos si se tratare de obras
Solicitante
8 Lugar donde se construirán las obras, deberán ser entregados los bienes o suministros o prestarse los servicios
Solicitante
9 Designación del personal especializado que emitirá el DICTAMEN TÉCNICO
Solicitante / Autoridad Administrativa Superior
10 Emisión de DICTAMEN TÉCNICO Especialista designado
11 Preparación de criterios de calificación Solicitante
12 Asignación de la partida presupuestaria Solicitante
13 Modelo de oferta Compras
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14 Elaboración de proyecto de contrato Compras
15 Elaboración de proyecto de Bases Compras
16 Publicación del proyecto de Bases en GUATECOMPRAS
Compras
17 Dictámenes Técnicos previo a la aprobación de la documentación
Dirección Administrativa
18 Aprobación de la documentación Dirección Administrativa
19 Publicación de documentación en GUATECOMPRAS convocando a ofertar
Compras
20 Nombramiento de Junta de Cotización Dirección Administrativa
21 Notificación de nombramiento a integrantes de la Junta Cotización
Compras
22 Traslado de expediente a Junta de Cotización
Compras
23 Recepción de ofertas y apertura de plicas en acto público
Junta de Cotización
24 Faccionamiento de Acta de Recepción de Ofertas
Junta de Cotización
25 Publicación de Acta de Recepción de Ofertas
Compras
26 Adjudicación del negocio o rechazo de
ofertas, lo que deberá constar en Acta Junta de Licitación
27 Notificación de adjudicación, a través de GUATECOMPRAS
Compras
28 Inconformidades Oferentes
29 Respuesta a inconformidades Junta de Cotización
30 Traslado de expediente a la Autoridad Administrativa Superior
Junta de Cotización
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31 Aprobación o desaprobación de la adjudicación
Autoridad Administrativa Superior
32 Constancia de Disponibilidad Presupuestaria
Compras
33 Redacción de Contrato por adjudicación
Compras
34 Revisión de Contrato Asesoría Jurídica
35 Solicitud de delegación de firma para suscripción de contrato
Asesoría Jurídica
36 Suscripción de Contrato Contratista / STCNS
37 Nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora
Autoridad Administrativa Superior
38 Presentación de Fianza de Cumplimiento
Contratista / Compras
39 Aprobación de Contrato
Asesoría Jurídica / Secretaría General
40 Notificación de Contrato Compras
41 Remisión de contrato a Contraloría General de Cuentas
Compras
42 Publicación en GUATEMCOMPRAS Compras
43 Recepción de lo contratado, se hace contar en acta
Comisión Receptora y Liquidadora
44 Pago de lo Contratado Financiero
45 Liquidación de Contrato
Comisión Receptora y Liquidadora
46 Aprobación de la liquidación
Dirección Administrativa
47 Publicación en GUATECOMPRAS Compras
OBSERVACIÓN
En documento adjunto se hará constar que no existe lo que se requiere o que se tiene en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas.
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Nombre del proceso:
COMPRA DIRECTA DE Q. 0.01 HASTA Q.1,000.00
Código: 1.3
Código: 1.3.1
Trámite que origina el proceso:
De compras por Cotización. No. De Actividades: 6
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Y CONTRATACIONES
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DIRECTA DE Q. 0.01
HASTA Q.1,000.00
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Solicitud de vale a Caja Chica Solicitante
2 Liquidación. Deberá acompañarse la documentación que se describe a continuación
Solicitante
3 Justificación de la compra Solicitante con visto bueno de jefe inmediato
4 Descripción y especificación de lo que se requiere
Solicitante
5 Una cotización o proforma como mínimo, requerida directamente a proveedores que se dediquen al giro comercial relacionado con lo requerido
Solicitante
6 Recepción de lo requerido Almacén
OBSERVACIÓN: En documento adjunto se hará constar que no existe lo que se requiere o que se tiene en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas.
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DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DIRECTA DE Q.1,000.01 A
Q.10,000.00
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Solicitud debidamente llena la cual deberá presentarse al Departamento de Adquisiciones y Contrataciones
Jefe de la oficina solicitante
2 Justificación de la compra Solicitante con autorización de jefe inmediato
3 Descripción y especificación de lo que se requiere
Solicitante
4 Asignación de la partida presupuestaria Solicitante
5
Dos cotizaciones o proformas requeridas directamente a proveedores que se dediquen al giro comercial relacionado con lo requerido
Compras
6 La decisión de la compra se tomará con base al precio más bajo
Compras
7 Autorización por parte de la Dirección Administrativa, solicitada por el Jefe de Compras
Director Administrativo
8 Constancia de Disponibilidad Presupuestaria
Jefe de Compras
9 Recepción de lo requerido Almacén
10 Pago y liquidación Jefe de compras
OBSERVACION: En documento adjunto se hará constar que no existe lo que se requiere o que se tiene en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas.
Nombre del proceso:
COMPRA DIRECTA DE Q.1,000.01 A Q.10,000.00
Código: 1.3.1
Código: 1.3.2
Trámite que origina el proceso:
De compra Directa.
No. De Actividades: 10
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DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Y CONTRATACIONES
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DIRECTA DE Q.10,000.01
HASTA Q.90,000.00
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Solicitud debidamente llena la cual deberá presentarse al Departamento de Adquisiciones y Contrataciones
Jefe de la oficina solicitante
2 Justificación de la compra Solicitante con autorización de jefe inmediato
3 Descripción y especificación de lo que se requiere
Solicitante
4 Asignación de la partida presupuestaria Solicitante
5 Bases de la compra directa Compras
6 Publicación en GUATECOMPRAS convocando a ofertar
Compras
7
La decisión de la compra se tomará con base al precio más bajo, siempre que el oferente haya cumplido con los requisitos y especificaciones técnicas establecidas en las bases
Compras
8 Autorización de parte de la Autoridad Administrativa Superior
Jefe de compras
9 Constancia de Disponibilidad Presupuestaria
Jefe de Compras
10 Recepción de lo requerido Almacén
11 Pago y liquidación Solicitante
OBSERVACION: En documento adjunto se hará constar que no existe lo que se requiere o que se tiene en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas.
Nombre del proceso:
COMPRA DIRECTA DE Q.10,000.01 HASTA Q.90,000.00
Código: 1.3.
Código: 1.3.3
Trámite que origina el proceso: De
compra Directa.
No. De Actividades: 11
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DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Y CONTRATACIONES
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR EXCEPCIÓN
OBSERVACIÓN
Es un procedimiento que se desarrollará conforme a lo establecido en los Artículos 44 y 45 de la Ley de Contrataciones
del Estado; y del 18 al 24 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Y CONTRATACIONES
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR CONTRATO
ABIERTO
OBSERVACIÓN
Es un procedimiento realizado en el Ministerio de finanzas Públicas, a través de la Dirección Normativa de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, de conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
Nombre del proceso:
COMPRAS POR EXCEPCIÓN
Código: 1.4
Código: 1.4
Trámite que origina el proceso:
De compra por Excepción.
No. De Actividades: 1
Nombre del proceso:
COMPRAS POR CONTRATO ABIERTO
Código: 1.5
Código: 1.5.1
Trámite que origina el proceso:
De compras por Contrato abierto
No. De Actividades: 1
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2. UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
Nombre del proceso:
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN
PÚBLICA DE OFICIO
Código: 2
Código: 2.1
Trámite que origina el proceso:
Actualizar el sitio Web de la
Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad
No. De Actividades: 6
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Se inicia el proceso con la elaboración de un listado de
temas de información pública de oficio pendientes de
actualizar. Según lo establecido en el Art. 7 LAIP de
información. Y Art. 10 LAIP información pública de
oficio.
ppppppppppppppppppppppppppppp
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
2
Identifica el área que genera o administra la información
pendiente de actualizar
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
3
La UIP solicita la información a cada enlace por medio de
una solicitud por escrito, cada enlace lo firma de recibido;
la UIP recopila y prepara la información que será
entregada a la UIP por escrito, ésta firma de recibida la
información.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
4
La UIP envía la información capturada a la Dirección de
Asuntos Jurídicos para que esta Dirección evalúe la
información y dar el visto bueno para que la información
sea publicada.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
5
La dirección de Asuntos Jurídicos devuelve la información
con el visto bueno de la máxima autoridad a la UIP para
que esta pueda ser publicada en la página Web de esta
Institución
DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS
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6
La UIP envía la información pública de oficio a la Dirección
de Monitoreo y Comunicación que ésta recibe por medio
de un oficio2 el cual debe firmar de recibido para que la
información de oficio sea publicada por los medios que la
Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad
tenga para tal fin, que en este caso se publique en la
página de internet de dicha secretaría. Como lo establece
en su Art. 10 LAIP Información pública de oficio:7.
“que podrá ser consultada de manera directa o a
través de los portales electrónicos de cada sujeto
obligado”.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA / DIRECCIÓN DE
MONITOREO Y COMUNICACIÓN
Nombre del proceso:
PAGO DE COPIAS O
REPRODUCCIONES
Código: 2
Código: 2.2
Trámite que origina el proceso: Procedimiento de pago de copias o reproducciones de información de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad
No. De Actividades: 8
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Se analizan el número de copias y tipo de documento a reproducir
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
2
Se calcula el costo con base a la información requerida por el solicitante o ciudadano responsable.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
3
Si el costo es menor al límite de costo sin cobro: se le informa por escrito al enlace sobre modificación en la solicitud y solicita continuar el trámite para dar respuesta.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
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4
Si el solicitante debe pagar por la solicitud requerida se informa al ciudadano el costo de la reproducción de documentos, el usuario deberá informar si quiere hacer el pago. Se informa vía teléfono o e-mail. Se sugiere no cobrar ya que la Institución no cuenta con fondos privativos.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
5
Si el solicitante decide hacer el pago se le entregará una orden de pago, cuando realiza dicho pago. Se recomienda que la Inst. absorba los costos de reproducción de la información
SOLICITANTE/UIP
6
Si la información solicitada es información de oficio la UIP hace las copias de dicho documento o como el solicitante las haya solicitado.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
7
Si la información solicitada no es información de oficio la UIP informa por escrito al enlace sobre el pago y solicita continuar el trámite para dar respuesta. No se recomienda cobrar.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
8
Todo este procedimiento lleva el aval de la Dirección de Asuntos Jurídicos.
DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS
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Nombre del proceso:
SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE
OFICIO
Código: 2
Código: 2.3
Trámite que origina el proceso: De
solicitud de información de oficio No. De Actividades: 6
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Inicio: Solicita la información en forma verbal, escrita o por medio electrónico.
CIUDADANO O RESPONSABLE
2
UIP orienta y analiza la solicitud. Art. 10 LAIP
Información pública de oficio.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
3
¿Es información de oficio?: sí, pago de copias art. 18 LAIP Gratuidad: solo se cobrarán los gastos de reproducción de la información, hacer copias de documentos, entrega copia de documentos y se registra la entrega con fines estadísticos.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
4
Si el ciudadano solicitó consulta directa: se permite la consulta directa de la información.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA/ENLACE
5
Si el ciudadano solicitó archivo en CD, DVD, USB ó correo electrónico: se genera y entregan copias en el medio solicitado.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
6
Luego se registra la entrega con fines estadísticos.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
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Nombre del proceso:
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
PÚBLICA QUE NO ES DE OFICIO
Código: 2
Código: 2.4
Trámite que origina el proceso:
Solicitud de información que no es de
Oficio.
No. De Actividades: 20
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Inicio: Solicita la información en forma verbal, escrita o por medio electrónico, si el ciudadano solicitó archivo en CD, DVD, USB o correo electrónico conforme el art. 18 LAIP que establece la gratuidad: cuando lo se aporten se cobrará el valor de los mismos.
CIUDADANO
2
UIP orienta y analiza la solicitud. Art. 10 LAIP Información pública de oficio.
UNIDAD DE INFORMACIÓN
PÚBLICA
3 El solicitante llena el formulario de solicitud y asigna un número correlativo. Anexo: ver formulario de solicitud
CIUDADANO
4
La información solicitada corresponde a datos personales de alguien distinto al solicitante?: si la respuesta es afirmativa procede: informar al ciudadano que solo los titulares o sus representantes legales podrán solicitar datos personales, según el art. 33 LAIP Acceso a los datos personales.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
5
En caso negativo: se calcula la fecha máxima de respuesta y se le informa al ciudadano que según lo establece el art. 42 LAIP tiempo de respuesta es de 10 días hábiles.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
6
Se entrega el comprobante de solicitud al ciudadano, la
contraseña de su solicitud de información. UNIDAD DE INFORMACIÓN
PÚBLICA
7
Luego la solicitud se traslada a la Dirección de Asuntos Jurídicos para el análisis, si se procede a dar la información solicitada, con el aval del Coordinador General de la Secretaría Técnica.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
8
Se informa por escrito al enlace o a la unidad que le
compete dar la información con copia de recibido sobre
la información requerida.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
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9
El enlace firma de recibido la solicitud, analiza la misma si la información existe de acuerdo al art. 4 LAIP ámbito de aplicación, información contenida en registros, archivos, fichas o cualquier otra forma de almacenamiento, o art. 42 núm. 4 LAIP inexistencia de información.
ENLACE RESPECTIVO
10 Si la información no existe se informa por escrito sobre la inexistencia de dicha información. ENLACE RESPECTIVO
11
Si la información que requiere si existe y se requiere ampliar/subsanar la solicitud, según los establece el art. 42 numeral 2 LAIP, se pide la aclaración o ampliación de la solicitud, la UIP firma de recibido del enlace o la unidad competente la UIP pide al ciudadano aclarar o subsanar la solicitud.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA /CIUDADANO
12
Si la información requerida para copilar los datos, para esto es necesario ampliar el plazo, según lo establece el art. 43 LAIP prórroga del tiempo de respuesta máximo 10 días cuando el volumen de información o la extensión de la respuesta así lo justifique, se notifica la prorroga para recopilar y preparar la información. Anexo: formato de notificación
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
13
Si el ciudadano solicita copia?: la UIP informa al enlace el número de copias y tipo de documento a copiar.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
14
Se entrega por escrito a la UIP copia de documentos, la UIP firma de recibido, si el ciudadano solicito la información en CD, DVD, o correo electrónico, se prepara para entregarlo por el medio solicitado. Como lo establece el art. 36 LAIP Salvaguarda de documentos. Art. 37 LAIP archivos administrativos. Art. 17 LAIP consulta personal si la copia o la consulta directa se realizan en la UIP se requiere llevar registro minucioso de la custodia de documentos para garantizar su conservación en contenido, calidad, etc., por esa razón se sugiere que las copias y las consultas directas sean hechas en el área que tiene a cargo la custodia permanente de los documentos.
ENLACE ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN/UIP
15
Si el ciudadano solicitó consulta directa: se informa por escrito a la persona de contacto, horario y sitio de consulta. Vía telefónica o e-mail.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
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16
Si la información requerida por el ciudadano es de carácter “RESERVADA” que éste dictamen lo deberá emitir la Dirección de Asuntos Jurídicos, se le notifica al ciudadano lo que esta Secretaría dictamina en relación a la Información requerida, según lo estipula el art. 23 LAIP en el plazo de tiempo que la ley lo estipula.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
17
Si la información requerida por el ciudadano es de carácter “CONFIDENCIAL” que éste dictamen lo deberá emitir la Dirección de Asuntos Jurídicos, se le notifica al ciudadano lo que esta Secretaría dictamina en relación a la Información requerida, según lo estipula el art. 22 LAIP en el plazo de tiempo que la ley lo estipula.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
18
Luego de toda resolución emitida por esta Secretaría para la UIP se debe de enviar un informe actualizado a la PDH.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
19
Se archivan los expedientes
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
20
Fin del proceso
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
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Nombre del proceso:
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE
SOLICITUDES
Código: 2
Código: 2.5
Trámite que origina el proceso:
Control y Seguimiento de solicitudes
para información en la UIP
No. De Actividades: 6
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Inicio: Se identifican en el archivo de solicitudes las que esta a 3 días de vencer. Art. 43 LAIP prorroga del tiempo de respuesta. Se debe poner en conocimiento del interesado dentro de los 2 días anteriores al vencimiento del plazo inicial.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
2
Se identifica el archivo de solicitudes las que requieren ser aclaradas o subsanadas por el ciudadano y cumplen 10 días.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
3
Se elabora la resolución notificando la negativa al cumplirse los 10 días. Ver anexo formato de resolución de negativa por tiempo
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
4
Se identifican las solicitudes vencidas en el archivo de solicitudes: si el enlace ya entregó la información: Se elabora una resolución; Se actualiza el informe a la PDH; Se archiva el expediente
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
5
Si el enlace no entregó la información se informa por escrito a la Dirección de Administración por ser el órgano superior de la UIP esa dirección firma de recibido el informe y se aplica la sanción administrativa de conformidad con la LAIP y demás leyes aplicables. Arts. 61. Sistema de Sanciones. 62. Aplicación de sanciones y 63. Procedimiento sancionatorio administrativo. De la Ley de acceso a la información pública.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PUBLICA
6 Fin del proceso
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
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Nombre del proceso:
PRÓRROGA A LAS SOLICITUDES
DE INFORMACION PÚBLICA
Código: 2
Código: 2.6
Trámite que origina el proceso:
Procedimiento de prórroga para la
solicitudes de información pública
No. De Actividades: 6
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Inicio: el enlace informa a la UIP por escrito sobre la necesidad de prorroga
ENLACE DE LA INSTITUCUIÓN
2
La Unidad de Información Pública firma de recibido el documento de prorroga y calcula nueva fecha para dar la respuesta, según lo establece el art. 43 LAIP Prorroga del tiempo de respuesta que máximo es de 10 días hábiles.
UNIDAD DE INFORMACIÓN
PÚBLICA
3
Se informa por escrito y telefónicamente si es posible, al ciudadano sobre la prórroga y dar una nueva fecha de respuesta. El art 43 LAIP prórroga del tiempo de respuesta. Se debe poner en conocimiento del interesado dentro de los 2 días anteriores al vencimiento del plazo inicial. Por calidad del servicio, se sugiere que en el formulario de solicitud se registre el número de teléfono del ciudadano para hacer este tipo de notificaciones.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
4 Se registra en el sistema la prórroga y nueva fecha de
respuesta
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
5 Se actualiza el informe a la PDH
UNIDAD DE INFORMACIÓN PUBLICA
6 Fin del proceso
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
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Nombre del proceso:
RECURSO DE REVISIÓN
Código: 2
Código: 2.7
Trámite que origina el proceso: Procedimiento del Recurso de Revisión
No. De Actividades: 13
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Inicio: se entrega por medio del ciudadano a la UIP la solicitud del Recurso de Revisión. El art. 57 LAIP nos habla de los requisitos del recurso de revisión 1. La dependencia o entidad ante la cual se presentó la solicitud; 2. El nombre del recurrente y del tercero interesado si lo hay, así como el domicilio, lugar o medio que señale para recibir notificaciones; 3. La fecha en que se le notificó o tuvo conocimiento del acto reclamado; 4. El acto que se recurre y los puntos petitorios; 5. Los demás elementos que considere procedentes someter a juicio de la máxima autoridad.
CIUDADANO O RESPONSABLE
2
La UIP traslada la solicitud de Recurso de Revisión a la Dirección de
Asuntos Jurídicos la cual analiza sobre dicha solicitud, el artículo 58
de LAIP procedimiento del recurso de revisión: Interpuesto el
recurso de revisión la autoridad máxima resolverá en definitiva
dentro de los 5 días hábiles siguientes Art. 56 del mismo cuerpo
legal este artículo nos habla de la sencillez del procedimiento: la
máxima autoridad subsanará inmediatamente las deficiencias de los
recursos impuestos.
UNIDAD DE INFORMACIÓN
PÚBLICA
3
Si se confirma la decisión a la UIP: se elabora resolución informando
las decisiones del Coordinador de la Secretaría Técnica. Art. 59
LAIP Sentido de la resolución de la máxima autoridad. Las
resoluciones de la autoridad máxima podrán: a. Confirmar la
decisión de la UIP; b. Revocar o modificar las decisiones de la UIP y
ordenar a la dependencia o entidad que permita al particular el
acceso a la información solicitada, la entrega de la misma o las
modificaciones, correcciones o supresiones a los datos personales
sensibles solicitados.
DIRECCION DE ASUNTOS JURÍDICOS
4
Se elabora la resolución informando la decisión de la máxima autoridad. Art. 59 LAIP Sentido de la resolución de la máxima autoridad. Las resoluciones deben constar por escrito y establecer el plazo para su ejecución y los procedimientos para asegurar la ejecución.
DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS
5
Se notifica el contenido de la resolución al ciudadano. Art. 58 LAIP. Procedimiento del Recurso de Revisión las resoluciones de la máxima autoridad serán públicas.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PUBLICA
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6 Notifica el contenido de la resolución a la UIP y a los funcionarios que estén a cargo de cumplirla.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
7 Se ejecutan las acciones que estén a cargo para el cumplimiento de la resolución.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
8 Luego se actualiza el informe a la PDH. Art. 48 LAIP
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
9
Si se revoca o modifica la decisión de la Secretaría se deciden las acciones que se deben ordenar, el funcionario que debe ejecutarlas y el plazo para hacerlo. Art. 60 LAIP Resolución del Recurso de revisión. La máxima autoridad exigirá al obligado que dé exacto cumplimiento a lo resuelto dentro del plazo de 5 días. En caso de incumplimiento se iniciarán los procesos judiciales pertinentes y se tomarán las medidas administrativas y las que conduzcan a la inmediata ejecución de lo resuelto.
DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS
10 Expiden órdenes e instrucciones necesarias para el cumplimiento de la resolución de la Máxima autoridad.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
11 Se ejecutan las acciones que esta a su cargo para el cumplimiento de la resolución de la máxima autoridad.
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
12 Se actualiza el informe a la PDH
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
13 Fin del proceso
UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA
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3. UNIDAD DE ALMACEN
Nombre del proceso: Recepción y Registro de materiales, bienes, y suministros
CODIGO: 3
Código: 3.1
Tramite que origina el proceso: Ingreso de Mercadería a Almacén
No. De Actividades: 14
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1 Recepción de materiales, bienes y suministros ppppppppppppppppppppppppppppp
AUXILIAR DE ALMACEN
2
Verificación de la Factura, que los datos coincidan con datos de la orden de compra y pago, con las características y cantidades solicitadas de los bienes, y suministros físicos y que la factura cumpla con los requisitos de ley.
AUXILIAR DE ALMACEN
3 Sellar y firmar la factura de recibido, sacarle dos fotocopias, una para contraseña de pago al proveedor y otra para el archivo del almacén.
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
4 Codificar los materiales bienes y suministros recibidos
AUXILIAR DE ALMACEN
5 Almacenarlos en el espacio asignado AUXILIAR DE ALMACEN
6 Razonar, firmar y sellar la factura indicando que los materiales, bienes y suministros se recibieron a satisfacción.
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
7 Asignar una constancia de ingreso a Almacén, e inventarios, (Forma 1H) por cada ingreso de materiales bienes y suministros.
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
8 Registrar en la fotocopia de la factura los números de formulario de orden de compra y pago, formulario de
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
9 Pedido y compra, formulario de pedido y remesa, formulario 1-H y renglón presupuestario.
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
10 ELABORAR IMPRIMIR FIRMAR Y SELLAR EL FORMULARIO 1-H
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
11
Registrar la forma 1-H en el libro de control de constancias de ingreso a almacén e inventarios
JEFE DE UNIDAD DE
ALMACEN
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12 Registrar ingreso de bienes suministros y materiales en tarjetas cardes
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
13 Trasladar el original y cuatro copias del formulario 1-H autorizados y factura original a la dependencia correspondiente.
AUXILIAR DE ALMACEN
14 Archivar las copias del formulario 1-H que corresponde al almacén y distribuir las restantes, contabilidad, inventarios.
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
FIN PROCESO
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Nombre del proceso: Control de existencias y abastecimiento de bienes, materiales y suministros.
Código: 3
Código: 3.2
Trámite que origina el proceso: Control de Existencias y abastecimiento
No. De Actividades: 8
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Controlar las existencias de materiales, bienes y suministros. 1.1 Elaboración de reportes de existencias a través de inventarios periódicos ppppppppppppppppppppppppppppp
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
2
Trasladar reportes a la Dirección administrativa 2.1 Inventarios 2.2 Reporte de existencias
DIRECCION ADMINISTRATIVA
3 Elaborar pedido de compra listando los productos que se necesita comprar. Sellar y firmar pedidos
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
4 Trasladar pedido de compra firmado y sellado a Dirección Administrativa para su visto bueno
AUXILIAR UNIDAD DE ALMACEN
5 Entrega de pedido a Director Administrativo DIRECCION
ADMINISTRATIVA
6 Autorizados, trasladar los formularios de pedido de compra a la Unidad de Compras, y copia digital de pedido a la Dirección Administrativa.
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
7 Archivar los pedidos de compra AUXILIAR DE UNIDAD DE
ALMACEN
8 Llevar control de los pedidos de compra pendientes de ingresar al almacén
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
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Nombre del proceso: DESPACHO Y
REGISTRO DE MATERIALES, BIENES Y
SUMINISTROS
CODIGO: 3
Código: 3.3
Trámite que origina el proceso: Despacho y
Registro de materiales y suministros. No. De Actividades: 6
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
RECEPCION DE SOLICITUD DE PEDIDO Y REMESA ppppppppppppppppppppppppppppp
AUXILIAR DE UNIDAD DE ALMACEN
2 ASIGNACION DE CODIGOS DE ALMACEN A LOS PRODUCTOS
AUXILIAR DE UNIDAD DE ALMACEN
3 ASIGNACION DE CANTIDAD A ENTREGAR A LA UNIDAD. ENTREGAR PEDIDO
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
4 ENTREGAR LO SOLICITADO A LA UNIDAD, ADJUNTANDO COPIA DEL FORMULARIO PEDIDO Y REMESA CORRESPONDIENTE
AUXILIAR DE UNIDAD DE ALMACEN
5 DAR DE BAJA DENTRO DE LAS TARJETAS KARDEX LO ENTREGADO.
JEFE DE UNIDAD DE ALMACEN
6 ARCHIVO, HOJAS DE PEDIDO Y REMESA AUXILIAR DE UNIDAD DE
ALMACEN
FIN DE PROCESO
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4. UNIDAD DE RECEPCIÓN
Nombre del proceso:
RECEPCIÓN AL PÚBLICO
CODIGO: 4
Código: 4.1
Trámite que origina el proceso: RECEPCION DEL PUBLICO
No. De Actividades: 10
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1 Bienvenida o saludo Correspondiente. Recepción
2 Se ofrece atención al visitante. Recepción
3 Se solicita información al visitante, nombre, a quién visita, motivo de la visita.
Recepción
4 Registra datos del visitante en “Hoja control de visitas”. Recepción
5 Registrar datos del visitante con; nombre, número de identificación, hora de ingreso, a quién visita y motivo de la visita.
Recepción
6 Le entrega gafete de visitante. Recepción
7 Informa vía web o telefónica al funcionario o empleado. Recepción
8 Le orienta acerca de la ubicación del puesto de trabajo o lugar de visita.
Recepción
9 Al salir el visitante, recoge el gafete y entrega el documento de identificación personal.
Recepción
10 Registra la hora de salida de las instalaciones. Recepción
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Nombre del proceso: RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA Y MENSAJES
CODIGO: 4
Código: 4.2
Trámite que origina el proceso: MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
No. De Actividades: 4
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1 Recibe la correspondencia de la empresa enviada o particulares.
Recepción
2 Verifica que el destinatario labore o sea referente a la Secretaría Técnica del CNS.
Recepción
3 Registra en “Hoja control de visitas” los datos del remitente y mensajero.
Recepción
4 Entrega correspondencia al destinatario. Recepción
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Nombre del proceso SOLICITUDES
CODIGO: 4
Código: 4.3
Trámite que origina el proceso: Apoyo a las Distintas Unidades
No. De Actividades: 3
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1 Realizar cualquier tipo de digitalización solicitada por algún Director de la Secretaría Técnica del CNS.
Recepción
2 Realizar redacción de documentos, como oficios, memos, etc.
Recepción
3 Brindar apoyo en general con distintas actividades, a las Direcciones de la Secretaría Técnica del CNS.
Recepción
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Nombre del proceso: CONTROLES
CODIGO: 4
Código: 4.4
Trámite que origina el proceso: Manejo de correspondencia y manejo de Fotocopiadora
No. De Actividades: 5
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1 Solicita verbalmente y por escrito el envío de correspondencia
Funcionario o Empleado
2 Registra en “Hoja control envío de correspondencia” datos del remitente, fecha y hora de envío.
Recepción
3 Registra con hora de salida y llegada, todas las salidas y visitas que realiza mensajero.
Recepción
4 Está pendiente del buen funcionamiento de la Fotocopiadora.
Recepción
5 Si la fotocopiadora estuviese presentando algún inconveniente, lo reporta al lugar correspondiente.
Recepción
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5. UNIDAD DE MENSAJERÍA
Nombre del proceso:
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y
RECEPCION DE DOCUMENTOS
Código: 5
Código: 5.1
Trámite que origina el proceso: ENVIAR MENSAJERÍA A DIFERENTES DEPENDENCIAS
No. De Actividades: 5
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Recepción de documentos o encomiendas para llevar a otras dependencias u organismos del Estado
MENSAJERO
2 Entrega de documentos o encomiendas a su
destino
MENSAJERO
3
Regreso de constancia firmada y sellada de
recibido del documento o encomienda entregada,
para su archivo
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
4 Se dirige al lugar de destino a donde se dirige la
información.
MENSAJERO
5 Recepción de documentos o encomiendas de otras
dependencias u organismos
MENSAJERO
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Nombre del proceso:
PROCEDIMIENTO DE
COMBUSTIBLE
Código: 5
Código: 5.2
Trámite que origina el proceso: Enviar la mensajería a diferentes dependencias
No. De Actividades: 5
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1 Solicitar vale de gasolina al Director Administrativo
MENSAJERO
2
Presentar informes de Kms. recorridos para que
sea evaluado el rendimiento de dicho combustible
MENSAJERO
3
Llenar el formulario de solicitud el cual deberá
firmar el Director Administrativo
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
4
Presentar dicha solicitud, adjuntando los informes
de Km. Recorridos, a Dirección Financiera
MENSAJERO
5
Ya obtenidos los vales se procede a canjearlos en
cualquier gasolinera Shell
MENSAJERO
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Nombre del proceso:
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA
MOTOCICLETA
Código: 5
Código: 5.3
Trámite que origina el proceso:
MANTENIMIENTO DE MOTOCICLETA No. De Actividades: 6
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Revisar que el vehículo o motocicleta no esté
sucio, y si está, proceder a darle limpieza
MENSAJERO
2
Velar que las luces, bocina y frenos estén en
óptimas condiciones, así como también el engrase
de la cadena en el caso de ser
MENSAJERO
3
Si la motocicleta sufre algún desperfecto avisar a
jefe inmediato superior del mismo, para la
inmediata compostura MENSAJERO
4
Se procede a hacer la solicitud con la autorización
para el pago de la compostura de la motocicleta MENESAJERO
5
Autorizada la solicitud pase a Dirección Financiera
para autorización del pago DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
6
Recoger el cheque en Dirección Financiera y
proceder a la compostura de la motocicleta MENSAJERO
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Nombre del proceso:
SERVICIO GENERAL
Código: 5
Código: 5.4
Trámite que origina el proceso:
Mantenimiento del vehículo o motocicleta No. De Actividades: 12
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1 Se deberá reportar a la Administración el servicio
general del vehículo o motocicleta
MENSAJERO
2
Se procede a llevar el vehículo o motocicleta al
centro de servicio para realizarle el servicio
adecuado
MENSAJERO
3
Se deberá realizar cambio de aceite de motor,
autolub, candelas, fricciones, cables de frenos,
cable de clutch, Sistema eléctrico, batería como
nivel de ácido, shocks, aros y masa central
MENSAJERO
4
De acuerdo con el recorrido del vehículo se
informa a la Dirección Administrativa la necesidad
del servicio por escrito antes de sobrepasar el
limite permitido.
MENSAJERO
5
La dirección administrativa realizará la solicitud a la
Dirección Financiera para el pago del servicio del
vehículo, de acuerdo con la disponibilidad
presupuestaria.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
6
La Dirección Financiera aprueba o no el pago para
el servicio del vehículo, informando a la Dirección
Administrativa.
DIRECCIÓN FINANCIERA
7
Se procede a informar al responsable del vehículo
para que éste proceda a realizar el servicio
correspondiente en el lugar que se le indique.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
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8 Procede a trasladar el vehículo al teller indicado
MENSAJERO
9
Terminado el trabajo de mantenimiento del
vehículo, retorna a las instalaciones de ST y
entrega el comprobante o factura del servicio
realizado.
MENSAJERO
10
Recibe la factura y procede a realizar el trámite en
la Dirección Financiera para liquidar el gasto.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
11
La Dirección Financiera recibe y da por terminado
el procedimiento.
DIRECCION FINANCIERA
12
Se realiza la anotación respectiva para el control
del proximo servicio de acuerdo a las
especificaciones del producto y proveedor.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
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6. PROCEDIMINETO DE PILOTO
Nombre del proceso:
RECIBO DE VEHICULO
Código: 6
Código: 6.1
Trámite que origina el proceso: Recibir el
vehículo de la STCNS para comisiones
oficiales.
No. De Actividades: 9
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1 Anotación de kilometraje al recibir el vehículo a las 8:00
a.m.
PILOTO RESPONSABLE
2 Limpieza del vehículo, lavado, aspirado
PILOTO RESPONSABLE
3 Revisión de niveles de lubricantes
4 Revisión de combustible y componentes
PILOTO RESPONSABLE
5 Recibir instrucciones del recorrido del día DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
6 Realizar Solicitud de combustible PILOTO RESPONSABLE
8 Requerimiento de vales de combustible DIRECCION
ADMINISTRATIVA
9 Estacionar vehículos y ordenar el parqueo
PILOTO RESPONSABLE
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Nombre del proceso:
REPORTE EN RECEPCIÓN
Código: 6
Código: 6.2
Trámite que origina el proceso: Uso del
vehículo de la STCNS para comisiones
oficiales
No. De Actividades: 11
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1 Solicitar agenda de comisiones
PILOTO RESPONSABLE
2 Agenda de comisiones entregada al piloto responsable DIRECCION
ADMINISTRATIVA
3 Establecer la ruta, con el recorrido recibido
PILOTO RESPONSABLE
4 Solicitud de combustible si es necesario
PILOTO RESPONSABLE
5 Anotación de hora de salida PILOTO RESPONSABLE
6 Anotación de la persona que solicita la comisión PILOTO RESPONSABLE
7 Anotación de kilometraje de salida PILOTO RESPONSABLE
8 Anotación del destino de la comisión PILOTO RESPONSABLE
9 Anotación de hora de entrada al retornar a la Secretaría PILOTO RESPONSABLE
10 Anotación de kilometraje de entrada PILOTO RESPONSABLE
11 Bitácora de la comisión PILOTO RESPONSABLE
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Nombre del proceso:
REPARTO DEL PERSONAL
Código: 6
Código: 6.3
Trámite que origina el proceso: Uso del
vehículo de la STCNS para comisiones
oficiales
No. De Actividades: 7
No ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1 Anotación de la hora de salida de la STCNS, como el
kilometraje
PILOTO RESPONSABLE
2 Conducir a las persona al lugar de destino y esperarlos
PILOTO RESPONSABLE
3 Anotación de la hora de retorno y kilometraje recorrido
PILOTO RESPONSABLE
4 Reporte de retorno en recepción
PILOTO RESPONSABLE
5
En caso de una emergencia de salir en el vehículo se
puede llenar la solicitud al regresar de la comisión
oficial
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
6
Entrega de bitácora cada semana de las comisiones
realizadas PILOTO RESPONSABLE
7
Sella de recibido la bitácora de comisiones oficiales
realizadas durante la semana DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1. DEPARTAMENTO DE CONSERJERIA
Nombre del proceso:
SOLICITUD DE MODIFICACIONES
Código: 7
Código: 7.1
Trámite que origina el proceso
Modificaciones
No. De Actividades: 15
No. DESCRIPCION DE LA FASE O ETAPA RESPONSABLE
1
Establece la necesidad de efectuar una modificación a las instalaciones (eléctrica, telefónica, tuberías para agua potable, drenajes, mantenimiento y limpieza, etc.), llena solicitud con el detalle de las Modificaciones.
SOLICITANTE
2 Traslada la solicitud escrita en forma detallada a la Dirección Administrativa
SOLICITANTE
3
Recibe la solicitud y verifica si hay disponibilidad presupuestaria para hacer la modificación Solicitada por medio de aprobación de Dirección Financiera.
DIRECCION ADMINISTRATIVA
4
Establece si la modificación se puede hacer con el personal disponible o si hay necesidad de Contratar personal externo.
DIRECCION ADMINISTRATIVA
5
Traslada la solicitud ya aprobada, al Sub Director administrativo para su trámite.
DIRECCION ADMINISTRATIVA
6 Traslada la solicitud ya aprobada, al encargado de Compras para su trámite y sigue paso 9.
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
7 Recibe la solicitud y establece Conjuntamente con el personal de apoyo lo siguiente: que corresponda que materiales necesitaran para la ejecución de la modificación.
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
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8 Realizan trabajos y modificaciones de la unidad solicitante, va a paso 13 y 15. JEFATURA DE
MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES
9 Recibe la solicitud y procede a la contratación del servicio (paso 6) o compra de materiales (paso7), de acuerdo al monto puede ser directo, por cotización o licitación (ver procedimientos de compras).
JEFATURA DE COMPRAS
10 Informa a Asistente Administrativo, de la contratación del proveedor o compra de materiales para la supervisión de los trabajos o para el retiro de materiales de almacén.
JEFATURA DE COMPRAS
11 Con apoyo del personal de mantenimiento (retira materiales, si corresponde) y/o supervisa que las modificaciones se hagan de conformidad con lo solicitado.
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
12 Elabora informes de aprobación del trabajo y actualiza el registro de las modificaciones Realizadas.
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
13 Traslada informe a Compras (con visto bueno del Encargado Administrativo), si corresponde para el pago del proveedor
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
14 Hace entrega de las modificaciones a la unidad solicitante SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
15 Archiva expediente, para futura consulta.
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1. DEPARTAMENTO DE CONSERJERIA
Nombre del proceso:
MANTENIMIENTO VARIOS
Código: 7
Código: 7.2
Trámite que origina el proceso:
Mantenimientos varios
No. De Actividades: 16
No. DESCRIPCION DE LA FASE O ETAPA RESPONSABLE
1
Recibe solicitud verbal o por escrito y verifica si requiere de materiales para realizar el servicio
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
2
Solicita el servicio al Jefe de Mantenimiento, por medio de forma verbal y escrita, para atender un servicio de acción inmediata.
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 Si es de acción inmediata solicita a un empleado de mantenimiento para que realice el servicio, sigue paso 12 y/o 15.
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
4 Si requiere de materiales, contratación de personal o empresa que realice el servicio, Solicita autorización para realizar compra.
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
5 Recibe la solicitud y verifica si procede DIRECTOR ADMINISTRATIVO
6 Instruye al asistente administrativo para proceder a iniciar gestión para compra de Materiales o contratación de personal y/o empresa y posterior ejecución del solicitado.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
7 Recibe la instrucción y establece el monto del servicio de mantenimiento para proceder a realizar gestión de la compra de los materiales y/o contratación.
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
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8 Envía solicitud a compras. SUBDIRECTOR
ADMINISTRATIVO
9 Recibe la solicitud y procede a la contratación del servicio o compra de materiales (paso7), de acuerdo al monto puede ser directo, por cotización o licitación (ver procedimientos de compras).
JEFATURA DE COMPRAS
10 Informa a Asistente Administrativo, de la contratación del proveedor o compra de materiales para la supervisión de los trabajos o para el retiro de materiales de almacén.
JEFATURA DE COMPRAS
11 Realizan los trabajos en la modificación de la unidad solicitante, va a paso 15.
PROVEEDOR
12 Con apoyo del personal de mantenimiento (retira materiales, si corresponde) y/o supervisa que el mantenimiento se haga de conformidad con lo solicitado.
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
13 Elabora informes de aprobación del trabajo y actualiza el registro de mantenimientos realizados.
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
14 Traslada informe a Compras (con visto bueno del Encargado Administrativo), si corresponde para el pago del proveedor
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
15 Hace entrega de lo solicitado
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
16 Archiva expediente, para futura consulta. SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA: la unidad gubernamental con funciones
operativas, presupuestarias y de decisión independiente, que tendrá por objeto promover
el ejercicio del derecho a la información y proteger los datos personales en poder de la
Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
ACTIVIDAD: Agrupación de tareas que hace parte de un proceso.
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: El Estado y demás entes públicos, a los cuales el
ordenamiento jurídico les reconoce personalidad jurídica y capacidad de derecho público
y privado, los cuales realizan actividad o función administrativa; por consiguiente emiten
actos administrativos que constituyen la expresión del uso de las potestades públicas que
le ordenamiento jurídico les asigna para alcanzar los fines.
AFIRMATIVA FICTA: ante la falta de respuesta a la solicitud de información, se entiende
que la autoridad la concede.
CARACTERIZACIÓN DE MACRO PROCESOS: Documentos que tienen como finalidad
describir cada proceso, estableciendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable,
normatividad aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su control.
CLASIFICACIÓN: acto en el que se establece que la información tiene carácter de
reserva o confidencial.
DERECHO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA: es la prerrogativa que tiene toda persona
individual o jurídica, para acceder a la información pública gubernamental, sin necesidad
de acreditar interés directo sobre la misma.
DESCLASIFICACIÓN: acto por el que se determina la publicidad de un documento que
anteriormente fue clasificado como reservado o confidencial.
DOCUMENTO: se refiere a los expedientes, escritos, oficios, reportes, estudios, actas,
resoluciones, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios,
instructivos, notas, memorandos, estadísticas, mapas, cartas, correspondencia o bien,
cualquier otro registro que documente información de los sujetos obligados y sus
servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos
podrán estar en medio escrito, impreso, fotográfico, electrónico, digital, magnético,
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sonoro, visual, informático, holográfico o cualquier otro elemento técnico que haya sido
creado por los sujetos obligados.
ESTRUCTURA ORGÁNICA: Es el producto de un conjunto de relaciones ordenadas
entre diversos elementos, el que a su vez posee la característica de modificarse a medida
en que los elementos varían en el espacio y el tiempo. Es la estructura que se encuentra
avalada por la normativa, las autoridades de la Institución y los funcionarios, es decir, se
fundamenta en las relaciones funcionales de autoridad y responsabilidad, y a las líneas
lógicas de comunicación y coordinación horizontal y vertical.
FUNCIONARIO: Servidor público
FUNDADA: señalar el o los ordenamientos jurídicos, artículo, fracción y/o párrafo que
encuadre al caso concreto.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: límite al derecho de acceso a la información, que no
tiene carácter público y está restringida por ley o por derecho.
INFORMACIÓN RESERVADA: se refiere al límite del derecho de acceso a la información
que tiene carácter público y que al cabo de un tiempo puede darse a conocer.
INFORMACIÓN: es el conjunto de datos, hechos, sucesos, documentos, expedientes,
fotografías, materiales magnéticos, fichas, fotocopias, etc.
INSTITUCIÓN: Comprende las entidades públicas o entes descentralizados, ministerios y
demás órganos.
MACRO PROCESO: Agrupación de procesos de una organización.
MECANISMO: Manera de producirse un actividad, una función o un fenómeno
MISIÓN INSTITUCIONAL: Declaración concisa sobre la razón de ser o el propósito último
de la Institución (qué somos, qué hacemos y para quién?)
MOTIVADA: señalar las razones, motivos o circunstancias especiales que llevan a
concluir que el caso concreto encuadra en el supuesto previsto por la norma legal
invocada como fundamento.
NORMAS: Reglas de obligado cumplimiento. Regla sobre la manera como se debe hacer
o está establecido que se haga cierta cosa.
POLÍTICAS: Principios que sirven de guía y dirigen los esfuerzos de una organización
para alcanzar sus objetivos.
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PRINCIPIOS: Normas o ideas fundamentales que rigen la conducta de los Servidores
Públicos.
PROCESO: Conjunto de actividades que realiza una organización, mediante la
transformación de unos insumos, para crear, producir y entregar sus productos, de tal
manera que satisfagan las necesidades de sus clientes.
SERVICIOS PÚBLICOS: Medio por el cual el Estado cumple los fines esenciales de servir
a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes constitucionales.
SERVIDORES PÚBLICOS: Son los miembros de las corporaciones públicas, los
empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente
y por servicios.
SOLICITANTE: persona individual o jurídica, que por sí misma o a través de su legítimo
representante, formule o presente una solicitud de acceso a la información pública
gubernamental.
SOLICITUD: petición escrita, verbal o vía electrónica que cualquier persona individual o
jurídica, sin formalidad rigurosa alguna, para acceder a la información pública ante la
Unidad de Acceso a la Información Pública.
SUJETOS ACTIVOS: se refiere a la persona individual o jurídica, pública o privada que
tiene derecho a solicitar, tener acceso y obtener la información pública que hubiere
solicitado.
SUJETOS OBLIGADOS: se refiere a los poderes públicos u órganos de El Estado, a los
que se refiere el artículo seis de la Ley de Libre Acceso a la Información Pública.
TRANSPARENCIA: principio de hacer del dominio público la información que posean las
entidades de El Estado y ponerla a disposición de la sociedad.
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SIMBOLOGÍA
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
INICIO O TÉRMINO: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o
lugar, además se utiliza para indicar que una unidad recibe o proporciona
información.
ACTIVIDAD: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.
DOCUMENTO: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
DECISIÓN O ALTERNATIVA: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o mas opciones.
ARCHIVO: Indica que se guarde un documento en forma temporal o
permanente.
CONECTOR DE PÁGINA: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.
TRANSPORTACIÓN: Indica movimiento de personas, material o equipo.
CONECTOR DENTRO DE LA PÁGINA: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.
LLAMADA A PROCEDIMIENTO: Se utiliza para enlazar un procedimiento con otro.
RETRASO: Representa la demora, retraso o tiempo de espera que debe cumplirse para que continúe la recuenta del procedimiento.