DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y...

Comité Ejecutivo Nacional PAN

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

“Manual de Políticas y Procedimientos 2011”

CEN PAN

Dirección General de Administración Finanzas

Manual de Políticas y Procedimientos

DGAF Página 2 Información Privada y Confidencial

CEN PAN




AUTORIZACIÓN Con fundamento en lo dispuesto en los estatutos y reglamentos del Comité Ejecutivo Nacional del PAN, se modifica el presente Manual de Políticas y Procedimientos. La vigencia del presente manual será a partir del 1 de junio del 2011 y deja sin efecto a los expedidos anteriormente.

Ing. Carlos A. Olson San Vicente Tesorero

Revisó C.P. Luis Oscar Briones Alonso

Director General de Administración y Finanzas

Versión: 1.0 Fecha de última actualización: 31/05/2011 Fecha de entrega: 31/05/2011 Autor: Luis Oscar Briones Alonso

[email protected] Enviar comentarios a: Luis Oscar Briones Alonso

[email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

CEN PAN




Tabla de contenido 1. Prefacio ................................................................................................................................ 6

1.1. Historia del documento .................................................................................................. 6

1.2. Definiciones, abreviaciones y acrónimos ....................................................................... 6

2. Objetivos .............................................................................................................................. 7

3. Descripción .......................................................................................................................... 7

4. Ámbito de Aplicación.......................................................................................................... 8

5. Objetivo General .................................................................................................................. 9

6. Objetivos Específicos ......................................................................................................... 9

7. Políticas y procedimientos ................................................................................................. 9

7.1. DIRECCIÓN GENERAL ............................................................................................... 10

1. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS ...................................................... 10

7.2. DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES ...................................... 11

1. ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL ............................................................................. 11

2. ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS.................................................................................. 15

3. PRESTACIONES ............................................................................................................. 18

4. ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA ..................................................................... 20

5. CUOTAS DE SEGURIDAD SOCIAL ............................................................................... 23

6. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL................................................................................ 25

7. SELECCIÓN DE PERSONAL .......................................................................................... 26

8. VALUACIÓN DE PUESTOS ............................................................................................ 29

9. CONTRATACIÓN DE PERSONAL.................................................................................. 30

10. EXPEDIENTES DEL PERSONAL ............................................................................... 31

11. MOVIMIENTOS DE ADSCRIPCIÓN O PUESTO ........................................................ 32

12. BAJAS DE PERSONAL ............................................................................................... 32

13. PRESTACIONES ADICIONALES ................................................................................ 36

14. SERVICIOS AL PERSONAL ....................................................................................... 36

15. COMPRA DE BIENES Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES. 39

16. ADMINISTRACIÓN,CONTROL Y SUPERVISIÓN DE EQUIPO DE COMUNICACIÓN.45

17. ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y SUPERVISIÓN DE VEHÍCULOS. ........................ 47

18. MENSAJERÍA METROPOLITANA, NACIONAL E INTERNACIONAL. ..................... 48

19. PAGO DE SERVICIOS. ............................................................................................... 50

20. CATALOGO DE FIRMAS ............................................................................................ 50

21. RECEPCIÓN Y CONMUTADOR. ................................................................................ 51

CEN PAN




22. FOTOCOPIADO........................................................................................................... 51

23. ARCHIVO MUERTO .................................................................................................... 52

24. MOVIMIENTOS DE ENTRADA Y SALIDA DE ALMACÉN (KARDEX) ....................... 53

25. LOGÍSTICA DE VIAJES .............................................................................................. 54

26. PROGRAMA GENERAL DE MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA ................................... 55

27. PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN SUSTENTABLE............................................... 57

28. REMODELACIONES ................................................................................................... 58

29. SERVICIO DE CERRAJERÍA ...................................................................................... 58

30. PLANEACIÓN Y COORDINACIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES ................... 59

31. ADMINISTRACIÓN Y PLANEACIÓN DE EVENTOS INTERNOS .............................. 62

32. PROGRAMA GENERAL DE AUDIO, VIDEO Y MONTAJES. ..................................... 63

33. MOVIMIENTOS DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO ......................................................... 65

34. SEGURIDAD INTEGRAL ............................................................................................. 65

35. CONTROL DE ACCESO PEATONAL ......................................................................... 67

36. CONTROL DE ACCESO VEHICULAR........................................................................ 68

37. APOYO A EVENTOS Y FUNCIONARIOS .................................................................. 70

38. PROTECCIÓN CIVIL ........................................................................................... 71

7.3. DIRECCIÓN DE FINANZAS ........................................................................................ 72

1. INGRESOS ...................................................................................................................... 72

2. ATENCIÓN A ESTRUCTURAS Y OPERACIONES FINANCIERAS ............................... 76

3. EGRESOS ....................................................................................................................... 77

4. CONTABILIDAD............................................................................................................... 81

5. CONTROL PRESUPUESTAL .......................................................................................... 85

7.4. DIRECCIÓN DE SISTEMAS ........................................................................................ 85

1. INFRAESTRUCTURA Y TELECOMUNICACIONES ....................................................... 85

2. DESARROLLO................................................................................................................. 97

3. ADMINISTRACION DE PROYECTOS ............................................................................ 98

Anexo I- Reglamento Vehicular...................................................................................................................104

Anexo II- Norma de Viáticos. .................................................................................................... 113

CEN PAN




1. Prefacio

1.1. Historia del documento

Versión Fecha de la Revisión

Resumen de Cambios Están marcados los Cambios

1.0 05/05/2011 Revisión y actualización del manual No

Dueño del documento

Puesto Nombre

Director General de Administración y Finanzas Luis Oscar Briones Alonso

Aprobaciones

Este documento requiere de las siguientes aprobaciones.

Puesto Nombre Fecha Tesorero Ing. Carlos Olson San Vicente

1.2. Definiciones, abreviaciones y acrónimos

PAN.- Partido Acción Nacional.

CEN.- Comité Ejecutivo Nacional del PAN.

DGAF.- Dirección General de Administración y Finanzas del CEN del PAN.

DRHM.- Dirección de Recursos Humanos y Materiales de la DGAF.

DF.- Dirección de Finanzas de la DGAF.

DS.- Dirección de Sistemas de la DGAF.

CSG.- Coordinación de Servicios Generales de la DRHM.

CEN PAN




CEI.- Coordinación de Eventos Institucionales de la DRHM.

CM.- Coordinación de Mantenimiento de la DRHM.

CAPI.- Coordinación de Administración de Personal e Impuestos de la DRHM.

CAI.- Coordinación de Adquisiciones e Inventarios de la DRHM.

CSV.- Coordinación de Servicios de Viaje de la DRHM.

CC.- Coordinación de Contabilidad de la DF.

CE.- Coordinación de Egresos de la DF.

CI.- Coordinación de Ingresos de la DF.

CIT.- Coordinación de Infraestructura Tecnológica de la DS.

CD.- Coordinación de Desarrollo de la DS.

2. Objetivos

Establecer el proceso de la Dirección General de Administración y Finanzas.

Establecer los niveles de servicio de los procedimientos de la Dirección General de administración y

Finanzas.

3. Descripción

A continuación se presenta el Manual de Políticas y Procedimientos de la Dirección General de Administración y Finanzas 2011 en la cual se describen los procedimientos administrativos y financieros que se realizan en el Comité Ejecutivo Nacional del Partido Acción Nacional.

Como consecuencia del cambio de dirigencia el 4 de diciembre de 2010, el Lic. Gustavo Madero Muñoz, Presidente Nacional, instruyó a la Tesorería Nacional una reestructuración, así como una nueva política de austeridad, por lo que la Dirección General de Administración y Finanzas al igual que muchas de las Secretarías, sufrió una compactación.

En tal virtud, se modificó el Manual de Políticas y Procedimientos de la Dirección General de Administración y Finanzas para adecuarse a su nueva realidad, fundamentalmente llevando a cabo los siguientes ajustes:

1. Se reestructura una ventanilla única para dar trámite y controlar todas las solicitudes de bienes o servicios de las Unidades Administrativas del CEN

CEN PAN




2. Se reestructura el manual de comisiones y viáticos por completo, así como las tablas y tarifas para tales efectos.

3. Se anexan adecuaciones al manual de uso de automóviles

Por lo anterior, la estructura orgánica queda de la siguiente manera: Estructura Orgánica

4. Ámbito de Aplicación

Aplicable a todas las unidades administrativas que lo conforman y que sirven para reglamentar los procesos de dotación de bienes y servicios que requieren éstas para su funcionamiento y que son atribución de la Dirección General de Administración y Finanzas.

Luis Oscar Briones Alonso

Director General de Administración y

Finanzas

Jesús Arturo Mendoza

Mariñelarena

Director de Recursos Humanos y Materiales

Germán Bocanegra Nava

Coordinador de Servicios Generales

María Guadalupe González Martínez

Coordinadora de Eventos

Institucionales

Alejandro BurciagaPalomino

Coordinador de Adquisiciones e

Inventarios

Luís Francisco

Sanchez Aviña

Coordinador de Mantenimiento

Cruz Campos Rivera

Coordinadora de Servicios de Viaje

Ana Gabriela Lovet Cruz

Directora de Finanzas

Hilda Ramos Galván

Coordinadora de Contabilidad

Sandra Iris Maceda

Coordinadora de Ingresos

María del Rosario Campos Rivera

Coordinadora de Egresos

Elizabeth Cid Trinidad

Coordinadora de Gestión Administrativa

Juan Carlos López Ortega

Director de Sistemas

Verónica García García

Coordinadora de Proyectos

Oscar Salas Lázaro

Coordinador de Desarrollo

Fernando Román Flores Rojas

Coordinador de Infraestructura

Tecnológica

CEN PAN




Las funciones concretas de cada unidad administrativa antes mencionada y de las que de ellas se desprenden, se establecen en el presente Manual de Políticas y Procedimientos.

5. Objetivo General

Administrar eficientemente los recursos humanos, materiales y financieros del Comité Ejecutivo Nacional del Partido Acción Nacional, así como brindar a las áreas que lo integran, los servicios básicos y especializados que requieren para su funcionamiento y operación.

6. Objetivos Específicos

Planear, organizar, dirigir y controlar de manera óptima los recursos humanos, materiales y financieros, así como proporcionar los servicios logísticos, tecnológicos y de seguridad requeridos por el Comité Ejecutivo Nacional.

Dotar oportuna y satisfactoriamente los recursos y servicios requeridos, con altos estándares de calidad y supervisar su correcta aplicación.

Garantizar a la sociedad, a las autoridades competentes y al propio Partido, que los recursos asignados se empleen de manera estratégica, transparente y de acuerdo con los objetivos de la institución.

Propiciar un clima organizacional que genere un sentido de arraigo y pertenencia de los empleados hacia el Partido y que impacte positivamente en los niveles de motivación del personal.

Coadyuvar en la organización de los eventos nacionales del Partido y asegurar q ue contribuyan a mejorar la imagen ante los militantes y adherentes del PAN, así como a la sociedad en su conjunto.

Participar en las comisiones y comités que determine el Comité Ejecutivo Nacional o la Tesorería Nacional de manera activa y responsable.

7. Políticas y procedimientos

CEN PAN




7.1. DIRECCIÓN GENERAL

1. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

Políticas

1.1. Solicitudes de bienes y servicios.

1.1.1. Para solicitar bienes o servicios a la Dirección General de Administración y Finanzas (DGAF), adscrita a la Tesorería Nacional, se deberá presentar por cada uno, o cada tipo de ellos, una solicitud en el formato y con los requisitos que estipula el presente Manual. 1.1.2. Toda solicitud deberá presentarse formalmente a las áreas adscritas a la DGAF que correspondan, a través de la “Ventanilla Única de Servicios Administrativos y Financieros” que también estará encargada del registro, gestión y estadísticas de los trámites que reciba y turne, así como de verificar su resolución. 1.1.3. El personal de la ventanilla única orientará a los usuarios sobre los requisitos y plazos establecidos para atender y dar respuesta a cada trámite. 1.1.4. El horario de la ventanilla única para la recepción de documentos, será para la mayoría de los trámites de lunes a viernes de 9:00 a 13:00 horas. Sin embargo, se podrán recibir documentos de 16:30 a 18:00 horas, pero se acusará de recibo a las 9:00 horas del día hábil siguiente a su recepción.

Procedimiento

Solicitud de Bienes y Servicios

Secuencia de etapas Actividad Responsable

Inicio

1 El área requirente elabora solicitud de bien o servicio para la Dirección General de Administración y Finanzas, y lo entrega en la Ventanilla Única

Usuario requirente

2 Revisa los requisitos de la solicitud en base al bien o servicio requerido, dando orientación al usuario en caso de que falte algún documento o dato. En caso de estar bien requisitada la solicitud y que cumpla con todos los requerimientos de documentación se turna al área correspondiente

Ventanilla Única de la DGAF

3 Recibe la solicitud para su atención Área de la DGAF

Fin

CEN PAN




7.2. DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

1. ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Políticas

1.1. Clasificación del personal.

1.1.1. La clasificación del personal del Comité Ejecutivo Nacional (CEN) del Partido Acción Nacional (PAN), podrá ser de acuerdo a la remuneración, al tipo de contrato y al nivel de decisión y/o gestión, entendiéndose como:

1.1.1.1. Empleado.- Personal que labora en el CEN y es remunerado a través de nómina. 1.1.1.2. Voluntario.- Personal que apoya temporalmente los trabajos del CEN sin recibir remuneración alguna. 1.1.1.3. Personal de término.- Presidente, Secretarios, Secretarios adjuntos, Secretario particular de la presidencia, o personal nombrado directamente por el Consejo y/o CEN.

CEN PAN




1.1.1.4. Personal eventual o temporal.- Personal contratado por tiempo o por obra determinada.

1.2. Jornada Laboral.

1.2.1. La jornada de trabajo no excederá la establecida en la Ley Federal del Trabajo. El CEN a través del contrato individual de trabajo de cada empleado, señalará el horario de entrada y salida según las necesidades del mismo y la naturaleza del puesto, bajo el entendido que éste podrá ser modificado debido a las necesidades del Partido, previo aviso al personal. 1.2.2. Los empleados gozarán de una tolerancia de 10 minutos a partir de la hora de entrada, quedando a criterio del jefe inmediato permitir o no el acceso a las instalaciones después de la tolerancia. En caso de permitir la entrada podrá ser considerada como retardo; con la acumulación de tres retardos dentro de un periodo de treinta días naturales, se podrá dar origen a una suspensión sin goce de sueldo, la cual se considerará para efectos legales como falta injustificada.

1.3. Credencial de acceso.

1.3.1. A los empleados del CEN se les otorgará una credencial de acceso que les permitirá entrar y salir libremente por el edificio en días y horas hábiles. 1.3.2. Es responsabilidad del empleado mantener en buenas condiciones su credencial de acceso y reportar inmediatamente a la Coordinación de Administración de Personal e Impuestos (CAPI) su robo, extravío o cualquier anomalía, a fin de evitar su mala utilización. 1.3.3. En caso de pérdida, desgaste o maltrato de la credencial, el empleado deberá pagar la cantidad que le cueste al Partido la reposición de la misma.

1.4. Permisos e Inasistencias.

1.4.1. El empleado que no se presente a laborar, sin importar el motivo que sea, deberá dar aviso personalmente o a través de algún familiar, a su jefe inmediato y en ausencia de éste último, a otra persona de su área de trabajo, quienes darán aviso a la CAPI dentro del transcurso de la jornada de trabajo. 1.4.2. Si el empleado que haya faltado a laborar no da aviso, se tomará como falta injustificada para los efectos a los que haya lugar, tomándose las medidas disciplinarias contenidas en la Ley Federal de Trabajo. 1.4.3. Queda establecido que, el personal del CEN tendrá derecho a permisos con goce de sueldo por los siguientes eventos:

1.4.3.1. Por fallecimiento de familiar directo, hasta dos días; 1.4.3.2. Por Matrimonio, un día; 1.4.3.3. Por examen profesional, un día, y Por nacimiento de hijos, en el caso de empleados varones un día y en el caso de las mujeres se otorgarán los días que marca la ley.

1.5. Vacaciones y Días Festivos.

CEN PAN




1.5.1. Los empleados contarán con vacaciones que podrán ser disfrutadas en estricto acuerdo con el jefe inmediato, siempre y cuando no afecten las labores ordinarias y haya transcurrido por lo menos un año de servicio a partir de su fecha de ingreso. 1.5.2. El empleado contará con una Prima Vacacional del 25%, sobre los días que le correspondan en el año de acuerdo a su periodo vacacional. 1.5.3. La prima vacacional estará sujeta a los impuestos que marque la Ley y será pagada en el mes de diciembre de cada año laborado. 1.5.4. Los días de vacaciones a disfrutar por el personal están en relación a la antigüedad que tenga en el Partido, describiéndose a continuación:

1.5.4.1. 1 a 2 años.- 12 días; 1.5.4.2. 3 años.- 14 días; 1.5.4.3. 4 años.- 16 días; 1.5.4.4. 5 a 9 años.- 18 días; 1.5.4.5. 10 a 14 años.- 20 días; 1.5.4.6. 15 a 19 años.- 22 días; 1.5.4.7. 20 a 24 años.- 24 días, y 1.5.4.8. 25 o más años.- 26 días.

1.5.5. Para la programación y solicitud de vacaciones, el personal deberá solicitar a la CAPI la información del periodo vacacional aprobado, previa autorización del jefe inmediato, con una anticipación mínima de 15 días; en caso de no haber notificación en tiempo y forma, las faltas se tomarán como injustificadas para los efectos a que haya lugar según la Ley Federal del Trabajo. 1.5.6. Las vacaciones deberán disfrutarse durante el año calendario siguiente al período que correspondan. En caso de ser necesario, se podrán disfrutar por anticipado las vacaciones generadas hasta el momento, en acuerdo con el jefe inmediato. 1.5.7. El CEN, podrá determinar períodos vacacionales para todo el personal, o para áreas específicas con previo aviso. 1.5.8. Si algún empleado requiriera asistir a laborar en un periodo previamente establecido como vacacional, el jefe inmediato deberá dar aviso por escrito a la CAPI, en el entendido de que al no hacerlo se descontarán las vacaciones correspondientes a dicho periodo. 1.5.9. El personal tendrá derecho a disfrutar de los días festivos que marca la Ley, éstos no podrán ser negociados por los empleados en términos de cambio de fecha o de pago en vez de disfrute. 1.5.10. Adicionalmente, el Partido puede otorgar, previa confirmación por escrito, los siguientes días:

1.5.10.1. Jueves y Viernes Santo; 1.5.10.2. 10 de mayo; 1.5.10.3. 2 de noviembre, y 1.5.10.4. 12 de diciembre.

1.5.11. En el mes de enero de cada año, la CAPI dará a conocer mediante circular a todo el personal los días de descanso del año en curso.

1.6. Aguinaldo.

CEN PAN




1.6.1. Los trabajadores tendrán derecho a un aguinaldo anual que deberá pagarse antes del día veinte de diciembre, equivalente a 30 días de salario. 1.6.2. Los empleados que no hayan cumplido el año de servicios, independientemente de que se encuentren laborando o no en la fecha de liquidación del aguinaldo tendrán derecho a que se les pague la parte proporcional del mismo, conforme al tiempo que hubieren trabajado, cualquiera que fuera éste. 1.6.3. El aguinaldo estará sujeto a los impuestos que señalen las leyes fiscales vigentes.

1.7. Actas Administrativas.

1.7.1. Los empleados que incurran en faltas de probidad u honradez, en actos de: desobediencia, violencia, amagos, injurias, malos tratos, en contra del personal de la institución y/o sus familiares; inasistencias injustificadas continuas de más de 3 días; ocasionar intencionalmente perjuicios materiales durante el desempeño de las labores o con motivo de ellas, en el edificio, maquinaria, instrumentos y demás objetos relacionados con el trabajo; revelar o dar a conocer asuntos de carácter reservado o cualquier otra falta grave no descrita con anterioridad, serán amonestados y acreedores a una sanción que quedará asentada en el acta administrativa correspondiente. 1.7.2. El acta administrativa deberá de asentarse por escrito y avisar al trabajador de tal hecho; dependiendo de la gravedad de la falta podrá emitirse la sanción correspondiente e incluso rescindir la relación de trabajo.

1.8. Formatos.

1.8.1. Aviso de Vacaciones. 1.8.2. Permisos.

Procedimientos

Solicitud de Vacaciones


Inicio

1 Elaborar oficio de solicitud de vacaciones. CAPI 2 Enviar al personal del CEN- PAN aviso para

solicitar la programación de vacaciones, mediante el formato aviso de vacaciones

CAPI

3 Recibe solicitud y requisita formato de vacaciones

Personal CEN-PAN

4 Se reciben del personal CEN-PAN los formatos de solicitud de vacaciones con el respectivo VoBo. del jefe inmediato

CAPI

5 Se verifica que el personal cuente con la disponibilidad para disfrutar del periodo vacacional solicitado y se registra.

CAPI

CEN PAN




Fin

2. ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS

Políticas

2.1. Tabulador de sueldos.

2.1.1. La CAPI con el visto bueno de la DRHM y la DGAF, elaborará y actualizará el tabulador de sueldos para el personal del CEN. 2.1.2. La remuneración del personal del CEN deberá mantener una adecuada equidad interna y razonable competitividad externa.

2.2. Determinación de sueldos.

CEN PAN




2.2.1. El sueldo que se ofrezca a los candidatos será determinado y negociado únicamente por la DGAF a través de la CAPI, con base en el tabulador de sueldos y de acuerdo con la cobertura del perfil del puesto por parte del candidato. Siendo el sueldo ofrecido y/o negociado en términos de compensación bruta, esto es, antes de impuestos. 2.2.2. En caso de alguna desviación al tabulador, deberá ser revisado y autorizado por la DGAF. 2.2.3. En caso de que el área solicitante del puesto vacante requiera hacer el ofrecimiento y/o negociación del sueldo con el candidato, deberá consultar previamente a la CAPI, a fin de no rebasar los parámetros señalados en el tabulador de sueldos, respetando el hecho de que el ofrecimiento deberá realizarse en términos de compensación bruta. 2.2.4. Los beneficios se actualizarán desde una perspectiva de administración de costos.

2.3. Incremento de sueldo.

2.3.1. Si las condiciones presupuestales del CEN lo permiten, los incrementos de sueldos al personal se basarán en los siguientes criterios:

2.3.1.1. Periodicidad: Anual y/o conforme al incremento del salario mínimo general para el Distrito Federal, 2.3.1.2. Porcentaje: Se integrará de acuerdo al incremento del salario mínimo y a los méritos individuales (evaluación), cuyo tope serán las cifras del tabulador actualizado para ese período, y 2.3.1.3. Promoción: Se integrará de acuerdo a las nuevas responsabilidades del empleado.

2.3.2. Las revisiones serán generales, por lo que una vez determinados los incrementos y ajustes, no podrán ser modificados los sueldos sino hasta el nuevo período, a menos que se trate de ajustes por promoción o incremento de funciones. 2.3.3. Si las condiciones presupuestarias del CEN lo permiten, las prestaciones adicionales a las de la ley que se otorguen al personal, podrán situarse en el promedio de mercado.

2.4. Finiquito.

2.4.1. Al llevarse a cabo la baja voluntaria de cualquier empleado del Partido, la CAPI deberá procesar el finiquito correspondiente. 2.4.2. No se podrá entregar ningún cheque de finiquito si el empleado no entrega el Formato de Entrega Final debidamente requisitado y firmado. 2.4.3. Los pagos que comprende un finiquito consistirán en:

2.4.3.1. Parte proporcional de Aguinaldo de acuerdo al tiempo laborado en el año, 2.4.3.2. Parte proporcional de Prima Vacacional de acuerdo al tiempo laborado en el ejercicio, 2.4.3.3. Días de Vacaciones pendientes de disfrutar a la fecha de la baja, 2.4.3.4. Sueldo de los días laborados y que no hubieran sido cubiertos al día del retiro voluntario y 2.4.3.5. En caso de así considerarlo el Secretario del Área, de común acuerdo con la DGAF y siempre que no se comprometa el presupuesto del Partido, se podrá otorgar una compensación al trabajador que se retire.

2.5. Liquidación.

2.5.1. En caso de que por las circunstancias del puesto o causas imputables al trabajador ameriten el despido, se procederá a su liquidación.

CEN PAN




2.5.2. No se podrá entregar ningún cheque de liquidación si el empleado no entrega el Formato de Entrega Final debidamente requisitado y firmado. 2.5.3. Los pagos que comprende una liquidación consistirán en:

2.5.3.1. Parte proporcional de aguinaldo de acuerdo al tiempo laborado en el año; 2.5.3.2. Parte proporcional de prima vacacional de acuerdo al tiempo laborado en el ejercicio; 2.5.3.3. Sueldo de los días no laborados a la fecha del despido; 2.5.3.4. Días de vacaciones pendientes de disfrutar a la fecha del despido; 2.5.3.5. Indemnización consistente en 3 meses de sueldo de acuerdo a su salario integrado laboral (conforme a la Ley Federal del Trabajo vigente); 2.5.3.6. Indemnización consistente en 20 días de salario integrado laboral por cada uno de los años de servicios prestados (conforme a la Ley Federal del Trabajo vigente), y 2.5.3.7. Prima de Antigüedad consistente en 12 días por cada año de servicios con un tope de 2 veces el salario mínimo del área geográfica (conforme a la Ley Federal del Trabajo vigente).

2.5.4. Las liquidaciones a las que se refiere este apartado, no se contemplarán bajo ninguna excepción en caso de despido de personal denominado de confianza, tales como Secretarios, Directores Generales o Directores de Área

Procedimientos Solicitud de Finiquito y Liquidación


Inicio

1 Recibe formato de entrega final debidamente requisitado y firmado.

CAPI

2 Elabora formato de XXX y solicita a las áreas XXX documentación, verificando periodos vacacionales, asistencia y puntualidad, etc. Elaborando el finiquito conforme a lo estipulado en el punto 2.5

CAPI

3 Elabora instrucción de elaboración de cheque e informa al interesado la fecha en la que podrá pasar a recibir su cheque

CAPI

Fin

CEN PAN




3. PRESTACIONES

Políticas

3.1. Préstamos al Personal.

3.1.1. Queda establecido que mientras la capacidad presupuestaria del Partido así lo permita, todo el personal podrá solicitar un préstamo personal. 3.1.2. La solicitud de préstamo deberá realizarse directamente ante la CAPI, mediante el formato “Solicitud de Préstamo” debidamente requisitado y autorizado por el titular del área o quien éste designe, bajo las siguientes condiciones:

3.1.2.1. Tener un mínimo de tres meses con contrato de trabajo firmado por tiempo indefinido; 3.1.2.2. Sólo se podrá solicitar un préstamo, hasta por un mes de sueldo nominal;

CEN PAN




3.1.2.3. No se podrá obtener más de un préstamo al año, a menos que se trate de un caso que por su magnitud justifique hacer la excepción; 3.1.2.4. Todos los préstamos tendrán que liquidarse en un plazo no mayor de 10 quincenas y serán descontados vía nómina. El descuento empezará en la quincena más próxima a la fecha que fue otorgado, sin excepción; 3.1.2.5. El préstamo deberá ser autorizado por el Secretario o titular de área; y 3.1.2.6. Todos los préstamos, una vez reunidos los requisitos establecidos en este apartado, serán autorizados por la DGAF.

3.1.3. El formato “Solicitud de Préstamo” deberá contener como mínimo los siguientes datos: 3.1.3.1. Nombre completo y firma de la persona que solicita el préstamo; 3.1.3.2. Monto que solicita; 3.1.3.3. Plazo en el que va a pagar el préstamo, (en caso de que sea menor al plazo máximo de 10 quincenas, siempre y cuando el monto no exceda al marcado por la Ley Federal de Trabajo vigente), y 3.1.3.4. Firma de autorización del Secretario, Director de área o quien este facultado.

3.1.4. Queda establecido que al momento de haber una renuncia voluntaria o terminación anticipada de la relación laboral del trabajador, el importe del préstamo no cubierto a esa fecha, le será descontado del finiquito o liquidación correspondiente. 3.1.5. Los trabajadores podrán liquidar anticipadamente el saldo de su préstamo personal y deberán notificarlo de inmediato a la CAPI para evitar que le sea descontado de la nómina siguiente.

3.2. Fondo de Ahorro.

3.2.1. A partir del mes de enero de 2007 queda establecido por el CEN, un Fondo de Ahorro para el personal con el objeto de fomentar el ahorro sistemático de sus empleados. 3.2.2. El Fondo de Ahorro es una prestación que podrá dejar de ser otorgada si daña el presupuesto que tenga el Partido para su adecuado funcionamiento. 3.2.3. La CAPI es la responsable de ejecutarlo con base en el Reglamento Interno de Fondo de Ahorro. 3.2.4. El ejercicio social será del 1 de julio de cada año al 30 de junio del año siguiente. Los rendimientos del Fondo, así como las aportaciones se entregaran a los empleados durante la primera quincena del mes de julio de cada año.

3.3. Formatos.

3.3.1. Solicitud de Préstamo.

Procedimiento Solicitud de Préstamo

CEN PAN





Inicio

1 Requisita formato de solicitud de préstamo con el VoBo. del titular del área y lo entrega al CAPI

Personal del CEN-PAN

2 Revisa solicitud debidamente requisitada y firma de autorización.

CAPI

3 Elabora instrucción de descuento a nómina del préstamo solicitado para el personal que entregó solicitud

CAPI

Fin

4. ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA

Políticas

CEN PAN




4.1. Salario.

4.1.1. Salario es la retribución que debe pagar el partido al trabajador por su trabajo. 4.1.2. El salario se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, prestaciones en especie y cualquiera otra prestación que entregue el partido al trabajador por su trabajo. 4.1.3. El salario debe ser remunerador y nunca menor al fijado como mínimo de acuerdo con las disposiciones de la ley Federal del Trabajo vigente.

4.2. Procesos de Nómina.

4.2.1. Es responsabilidad de la CAPI, el proceso de elaboración de la nómina del CEN del PAN. 4.2.2. Deberá contar con un programa de cómputo donde se pueda ejecutar el proceso de nómina y él cual deberá estar acorde a las disposiciones fiscales vigentes. El acceso a éste, será restringido y sólo el Director de Recursos Humanos y Materiales podrá autorizar accesos adicionales a personal ajeno a ésta Coordinación. 4.2.3. Se deberá establecer un mecanismo de control que permita justificar el alta o baja de un empleado del proceso de nómina, así como de los pagos o descuentos por excepción. 4.2.4. La nómina deberá ser procesada con una anticipación mínima de 2 días hábiles al día de pago. 4.2.5. Se generará un archivo electrónico de transferencia para el depósito de la nómina.

4.3. Autorización de la Nómina.

4.3.1. Queda estipulado que una vez concluido el proceso de elaboración de la nómina correspondiente, ésta deberá ser presentada para su revisión y autorización al Director General de Administración y Finanzas. 4.3.2. Para que la nómina pueda ser transferida a las cuentas de los empleados, ésta deberá de llevar la firma del responsable de su elaboración y de la autorización del funcionario facultado para ello. 5.3.3 Cuando la nómina haya sido autorizada, ésta será entregada a la Dirección de Finanzas (DF) junto con un archivo electrónico para la transferencia a la cuenta de cada empleado o elaboración del cheque correspondiente.

4.4. Días de Pago.

4.4.1. La nómina será pagada quincenalmente preferentemente los días 10 y 25 de cada mes, pudiendo ser potestativo para el partido hacerlo anticipadamente. 4.4.2. Cuando el día de pago sea inhábil o fin de semana, éste se programará para el día hábil inmediato anterior. 4.4.3. En el caso de los periodos vacacionales programados por el partido, que se empalmen con una quincena, el pago será programado con toda anticipación y se dará aviso con toda oportunidad al personal.

4.5. Formas de Pago.

CEN PAN




4.5.1. Queda establecido que el primer pago de nómina será con cheque y los subsecuentes podrán ser depositados a la cuenta que le sea aperturada al empleado o la que él mismo señale, siempre y cuando sea del banco que opere el servicio contratado por el Partido. 4.5.2. El Partido tendrá la obligación de tramitar una tarjeta plástica del banco que opere el servicio, a nombre del empleado para el depósito de la nómina y para lo cual deberá de llenar el formulario que determine la institución bancaria para que a la brevedad su pago sea transferido. 4.5.3. Es obligación del empleado notificar con toda oportunidad el robo o extravío de su tarjeta de depósito de nómina para evitar la transferencia a ésa cuenta y programar su pago con cheque o depositar a otro número de cuenta asignado por el banco. 4.5.4. Si el empleado contara al momento de su contratación con una cuenta del banco que ofrezca el servicio al Partido, ésta podrá ser utilizada si así lo prefiere. 4.5.5. El empleado recibirá como comprobante de pago de su nómina, un recibo que deberá de firmar de conformidad y en el cual vendrán desglosadas las percepciones y deducciones que le fueron aplicadas en cada quincena.

4.6. Pagos por Excepción.

4.6.1. Si el empleado potestativamente laboró más allá de su jornada normal de trabajo, a solicitud de su jefe inmediato, podrá recibir el pago de una compensación por excepción, siempre y cuando esta solicitud conste por escrito en el formato correspondiente. 4.6.2. Dicho pago será autorizado por el Secretario o titular del área que requiera el servicio y por el titular de la DGAF, haciéndolo efectivo por quincena vencida, previa presentación del formato correspondiente ante la CAPI. 4.6.3. Los pagos por excepción deberán de ser recibidos por ésta Coordinación con una anticipación de 3 días hábiles antes del pago de la quincena correspondiente, de lo contrario se programará su pago para la nómina siguiente. 4.6.4. Queda establecido que si durante el mes de diciembre de cada año se autorizaran o hubiera pagos por excepción pendientes de pago, éstos serán cubiertos en la primera quincena de enero del año siguiente a efectos de no afectar el cálculo del impuesto del trabajador ya realizado. 4.6.5. Podrán presentarse descuentos por excepción a los sueldos de los empleados, que en ningún caso podrán ser mayores a los permitidos por las leyes laborales y que pueden ser de forma enunciativa más no limitativa los siguientes:

4.6.5.1. Viáticos que no cubran los requisitos establecidos por la DF; 4.6.5.2. Boletos de Avión no devueltos o utilizados; 4.6.5.3. Cargos superiores al límite permitido por servicio de telefonía celular (Telcel y Nextel); 4.6.5.4. Pensión alimenticia dictada por un juez de lo familiar; 4.6.5.5. Créditos Fonacot solicitados por el trabajador; 4.6.5.6. Créditos de Vivienda solicitados al Infonavit, y 4.6.5.7. Créditos de cualquier otra índole con proveedores con los que el partido tenga convenio y el trabajador haya aceptado el descuento correspondiente.

5. Procedimiento 6. 7. Elaboración y pago de nómina

CEN PAN




8. Secuencia de etapas Actividad Responsable

Inicio

1 Recibe la prenómina. CAPI 2 Verifica deducciones y percepciones y envía a

su aprobación CAPI

3 Recibe y aprueba la generación de la nómina Tesorero 4 Se genera la nómina y se imprimen

comprobantes de depósito y cheques. CAPI

5 Recaba las firmas de aceptación de pago quincenal.

CAPI

Fin

9.

5. CUOTAS DE SEGURIDAD SOCIAL

Políticas

CEN PAN




5.1. Declaración de Cuotas de Seguridad Social.

5.1.1. El pago de cuotas de seguridad social incluye lo relativo a las aportaciones obrero patronal al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Aportaciones para el Retiro (Afore) y las aportaciones al Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda (INFONAVIT). 5.1.2. Las cuotas se liquidarán en declaración a través de medio magnético o vía internet, dependiendo de la disponibilidad del portal del banco que nos ofrece el servicio o el cambio que pudiera generarse en la ley respectiva. 5.1.3. Las aportaciones de seguridad social serán pagadas por ambas partes (patrón y empleado) de acuerdo a los porcentajes que señalan las leyes respectivas. Los descuentos al empleado se harán vía nómina y deberán de reflejarse en el recibo correspondiente. 5.1.4. El pago de cuotas tiene, de acuerdo a su naturaleza, periodos de pago mensual y bimestral por lo que se deberá de programar con toda oportunidad la declaración para evitar el pago de multas y recargos.

5.2. SUA (Sistema Único de Autodeterminación).

5.2.1. El programa autorizado por las autoridades de seguridad social para el pago de cuotas es el SUA –Sistema Único de Autodeterminación-, el cual es proporcionado por el Seguro Social o está disponible en la página de internet del propio instituto. 5.2.2. Se deberán de mantener en constante actualización los módulos del sistema a efecto de estar en condiciones de presentar una declaración veraz y oportuna. 5.2.3. Los módulos que componen el sistema se alimentan de las altas, bajas, modificaciones de salario e incapacidades de los trabajadores, por lo que deberán de presentarse oportunamente para que formen parte de la declaración y se evite pagar cuotas innecesarias por descuido. 5.2.4. Los avisos de alta, baja o modificación salarial de los trabajadores se presentan vía internet a través de la página de IMSS (IDSE), proveedor gubernamental con el cual tenemos contratado el servicio para tal fin y que no cobra cuota alguna por esos trámites. 5.2.5. Las incapacidades que amparan el ausentismo de un trabajador, son expedidas por el IMSS y únicamente éstas pueden ser aceptadas como comprobante de ausentismo por enfermedad general o profesional Existen incapacidades por maternidad, enfermedad general y riesgo de trabajo. 5.2.6. Las incapacidades deberán ser aplicadas a las cuotas de seguridad social para evitar pagar aportaciones en exceso cuando existan. 5.2.7. Los créditos de vivienda que los trabajadores tengan con el Infonavit, deberán incluirse en el programa SUA para su amortización, de acuerdo a los porcentajes o cuotas que los mismos señalen y que corresponderán a los descontados a los empleados en el período respectivo.

5.3. Declaración de Riesgos de Trabajo.

5.3.1. Queda estipulado que es obligación de ésta Coordinación, elaborar la declaración anual de riesgos de trabajo para efectos del IMSS. 5.3.2. La declaración se elaborará y se presentará en las oficinas de la subdelegación que corresponda al domicilio fiscal del Partido, mediante el formulario que autorice dicha institución.

CEN PAN




5.3.3. Las incapacidades por riesgos de trabajo que se generan por una enfermedad profesional, accidente de trabajo o en su caso el aviso de defunción por alguna de las causas anteriores serán las que formen parte de ésta declaración solamente, salvo cambio en la ley respectiva.

5.4. Expediente IMSS, Afore e Infonavit.

5.4.1. Queda establecido que deberá de existir un expediente de los pagos y declaraciones por concepto de cuotas de seguridad social, ordenado por año. 5.4.2. Existirá un expediente adicional con los escritos y/o resolutivos que hayan emitido las instituciones de seguridad social, así como otro que contenga los avisos de alta, baja o modificación salarial de los trabajadores que fueron presentados en medio magnético a partir del ejercicio del 2002 y deberá de ordenarse por ejercicio fiscal.

6. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

Políticas

6.1. Requisición de personal.

6.1.1. Cuando un departamento tiene una vacante o solicita la creación de una nueva plaza, el Secretario o titular hará un requerimiento a la DRHM a través del formato “Requisición de Personal” el cual deberá estar debidamente llenado y autorizado y contener como mínimo:

6.1.1.1. Nombre del puesto; 6.1.1.2. Tipo de vacante; 6.1.1.3. Motivo de la requisición, y 6.1.1.4. Requisitos que deba cumplir el ocupante.

6.2. Reclutamiento.

6.2.1. El reclutamiento de personal se realizará si existe una vacante ya presupuestada, sólo se podrá crear una nueva plaza si se tiene el consentimiento por escrito del Tesorero Nacional. 6.2.2. La DRHM iniciará la búsqueda tomando en cuenta en primera instancia la posibilidad de una promoción interna. 6.2.3. En caso de no contar internamente con personal que cubra el perfil, se recurrirá a medios que no impliquen erogación alguna, tales como: recomendación interna, bolsas de empleo de miembros activos o adherentes del Partido y bolsas de empleo en universidades así como juntas de intercambio de cartera. 6.2.4. Cuando por la especialidad del puesto se dificulte el reclutamiento en los medios antes descritos, se recurrirá a servicios profesionales externos de colocación de personal u otros medios que autorice la DGAF.

6.3. Formatos.

CEN PAN




6.3.1. Requisición de Personal.

7. SELECCIÓN DE PERSONAL Políticas

7.1. Proceso de Selección.

7.1.1. Toda persona considerada como candidato a algún puesto vacante, sea de nueva creación, por reemplazo o eventual, deberá cubrir el proceso de selección de personal. 7.1.2. La DRHM hará una selección preliminar a través de la revisión de la currícula recibida y a su vez realizará una entrevista previa con el jefe inmediato del área solicitante, para definir si cumple con el perfil solicitado.

7.2. Entrevistas y Exámenes.

7.2.1. Los candidatos seleccionados preliminarmente se presentarán a entrevista a la DRHM y en caso de que así proceda, se realizará la aplicación de exámenes psicométricos y/o técnicos con respecto al área específica. 7.2.2. Con base en la entrevista y los resultados de los exámenes psicométricos y/o técnicos se efectuará una segunda selección de los candidatos. 7.2.3. Los candidatos preseleccionados deberán acudir a una entrevista con el jefe inmediato del área solicitante.

7.3. Reporte de Resultados y Elección.

7.3.1. La DRHM emitirá la evaluación correspondiente para todos y cada uno de los candidatos que cubrieron enteramente el proceso de selección, independientemente de su aceptación o no. 7.3.2. El personal de término no tiene evaluación debido a que es designado por el Consejo o el CEN. 7.3.3. El Secretario o titular de área podrá elegir al candidato que cubra mayormente los requisitos del puesto. 7.3.4. El jefe inmediato deberá informar a la DRHM su decisión a través del formato “Autorización de Contratación” debidamente llenado y autorizado, que deberá contener como mínimo:

7.3.4.1. Nombre Completo del Empleado; 7.3.4.2. Puesto a ocupar; 7.3.4.3. Fecha de Contratación; 7.3.4.4. Tipo de Contrato; 7.3.4.5. Sueldo bruto mensual autorizado, y 7.3.4.6. Firma del Secretario o titular del Área.

CEN PAN




7.4. Formatos.

7.4.1. Requisición de Personal. 7.4.2. Análisis Psicométrico. 7.4.3. Autorización de Contratación.

13. Procedimiento 14. 15. Reclutamiento y Selección de Personal 16.


Inicio

1 Genera requerimiento o necesidad de personal

Área solicitante

2 Verifica el requerimiento que genera el área, si es correcta, revisa en los expedientes del CEN algún candidato, si encuentra alguno, se propone, y se busca a otros candidatos para la vacante

DRHM

3 Aplica los exámenes psicométricos y/o técnicos.

DRHM

4 En base a resultados, envía al área Solicitante los currículos para su revisión y programación de entrevistas

DRHM

5 Lleva a cabo las entrevistas y en base a estas selecciona al candidato, informa a la DRHM el resultado de las mismas

Área solicitante

5.1 Elabora la evaluación correspondiente de todos los candidatos

DRHM

5.2 Informa a la DRHM el resultado atreves del formato de autorización de contratación

Área solicitante

6 Lleva a cabo el proceso de contratación DRHM

Fin

17.

CEN PAN




CEN PAN




8. VALUACIÓN DE PUESTOS Políticas

8.1. Valuación de Puestos.

8.1.1. Con el fin de garantizar la equidad interna y externa en materia de sueldos y en la medida de las posibilidades del Partido, deberá existir una valuación de puestos que permita darle un valor que se traducirá en sueldo, con base al tipo y nivel de responsabilidades que tiene cada puesto. 8.1.2. La valuación de puestos tendrá que ver con las características de la posición por sí misma y no de la persona que ocupe dicho puesto. 8.1.3. Será la DRHM la encargada de elegir el método más adecuado para llevar a cabo la valuación de puestos (tabulador de sueldo).

8.2. Descripción y Perfil de Puestos.

8.2.1. Todo puesto deberá contar con la descripción y perfil correspondiente que justifique la utilidad que tiene para el Partido. 8.2.2. La descripción y perfil de un puesto deberá de revisarse para actualizar, ratificar, cambiar el enfoque o visión del mismo, o por lo menos cuando se requiera reestructurar un área y siempre que se cree un nuevo puesto. 8.2.3. La DRHM deberá facilitar la descripción y perfil del puesto a cada empleado que ingresa al CEN o que cambie de posición. 8.2.4. Es responsabilidad del jefe inmediato reportar los cambios que deban hacerse en la descripción y perfil de puesto del empleado en conjunto con la DRHM e informar inmediatamente al empleado de la determinación. 8.2.5. Toda descripción y perfil de puestos deberá contar con el visto bueno de la DRHM y la autorización del Secretario del área de adscripción así como la del jefe inmediato. 8.2.6. La descripción y perfil de puestos deben ser tomadas como base cuando se necesite reclutar y seleccionar personal de nuevo ingreso o cuando se desee promover a un empleado a otra posición con el fin de garantizar que la organización tenga los empleados adecuados para desarrollar cada función estratégica del Partido. 8.2.7. Con el fin de mantener un control adecuado, ser congruentes con el presupuesto aprobado para cada área y evitar contrataciones innecesarias, no podrá existir ninguna posición en el CEN que no justifique su necesidad y tenga un claro objetivo que cumplir dentro de la Institución.

CEN PAN




9. CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Políticas

9.1. Firma de Contrato.

9.1.1. Queda establecido que el área solicitante deberá informar a la DRHM de cualquier solicitud de contratación con un mínimo de anticipación de 3 días hábiles. 9.1.2. Queda establecido que toda persona que desee celebrar contrato de trabajo con el CEN, deberá exhibir y/o entregar a satisfacción del mismo todos los documentos que le fueren solicitados por la DRHM, en apego a la Ley Federal del Trabajo y demás preceptos jurídicos. 9.1.3. El primer contrato individual que firma el personal en general será un contrato por tiempo fijo que podrá variar en tiempo según el proyecto. 9.1.4. Al término del contrato individual por tiempo fijo de trabajo, la DRHM enviará al jefe inmediato el formato “Evaluación del Personal”, el cual servirá de apoyo para determinar si nuevamente se celebra contrato por tiempo fijo, se otorga el contrato por tiempo indefinido o es necesario prescindir de los servicios del contratado. 9.1.5. En los casos en los que haya posibilidad de obtener la plaza de trabajo, se podrá firmar un contrato individual por tiempo indefinido, siempre y cuando exista el consentimiento del Secretario de área y autorización del titular de la DGAF o del Tesorero Nacional. 9.1.6. El contrato individual de trabajo de cada nuevo empleado será firmado tanto por el empleado como por el representante legal del CEN, así como los anexos presentes o futuros a que hubiere lugar. 9.1.7. En caso de que el Partido decidiera contratar algún extranjero, además de cubrir el proceso de selección y contratación, deberán contar con sus permisos migratorios correspondientes, cuyo trámite y costo correrán por su cuenta, a excepción de aquellos casos previamente convenidos y autorizados.

9.1.7.1. El contrato deberá ser por escrito y contener como mínimo la siguiente información: 9.1.7.2. Nombre, edad y domicilio del trabajador; 9.1.7.3. Nombre, domicilio y R.F.C. del Partido; 9.1.7.4. Nombre del Representante legal; 9.1.7.5. Tipo de Contrato; 9.1.7.6. Salario mensual y días de pago, así como forma y monto del salario; 9.1.7.7. Actividad que se desarrollará dentro del CEN del PAN; 9.1.7.8. Jornada de trabajo, tiempos y días de descanso semanal; 9.1.7.9. La mención de la imposibilidad del empleado para transmitir información confidencial que haya adquirido, obtenido o desarrollado durante el desempeño de sus servicios al Partido; 9.1.7.10. Obligaciones tanto del empleado como del Partido; 9.1.7.11. Causas generales de rescisión de la relación de trabajo; 9.1.7.12. Vigencia del Contrato, y 9.1.7.13. Firmas del Empleado y Representante Legal del Partido. 9.1.7.14. No será necesario que el personal de término firme contrato individual de trabajo y cuando lo firmare tiene derecho a obtener inmediatamente el Contrato por tiempo Indefinido.

9.2. Formatos.

CEN PAN




9.2.1. Contratos. 9.2.2. Evaluación del Personal.

10. EXPEDIENTES DEL PERSONAL Políticas

10.1. Integración del expediente del empleado.

10.1.1. Es responsabilidad de cada empleado el proporcionar la información necesaria para mantener actualizado su expediente personal, por lo que deberán enviar cualquier cambio en sus datos (dirección, teléfono, etc.) a la DRHM a fin de que integre dicha información en su expediente a través del Formato “Actualización de datos”. 10.1.2. La DRHM será la responsable de Actualizar los datos de los empleados por lo menos una vez al año. 10.1.3. El expediente del personal estará conformado por:

10.1.3.1. Solicitud de empleo y/o Currículum Vitae; 10.1.3.2. Identificación con fotografía; 10.1.3.3. Contrato de trabajo; 10.1.3.4. Autorización de contratación; 10.1.3.5. Modificación de sueldo o puesto; 10.1.3.6. Hoja de Actualización de datos; 10.1.3.7. Actas Administrativas; 10.1.3.8. Incapacidades; 10.1.3.9. Constancias de cursos de capacitación; 10.1.3.10. Copia de la CURP (Clave Única de Registro de Población); 10.1.3.11. Alta en SHCP, y 10.1.3.12. Comprobante de domicilio.

10.1.4. El expediente del personal de término estará conformado por: 10.1.4.1. Acta o documento donde conste su nombramiento, y 10.1.4.2. Identificación con fotografía.

10.1.5. Los expedientes estarán bajo el resguardo de la CAPI, quien se encargará de mantener la confidencialidad de los mismos, por lo que éstos no pueden ser consultados por los empleados ni por los jefes inmediatos, salvo casos que tengan el consentimiento de la DRHM. 10.1.6. Los expedientes del personal que se hayan dado de baja en el CEN del PAN se conservarán por un período de diez años en la bodega de archivo muerto. Al término de este tiempo se destruirán. 10.1.7. La información que se otorgue sobre los ex-empleados, será responsabilidad exclusiva de la DRHM.

10.2. Formatos.

CEN PAN




10.2.1. Solicitud de Empleo. 10.2.2. Actualización de Datos.

11. MOVIMIENTOS DE ADSCRIPCIÓN O PUESTO

Políticas

11.1. Movimientos de personal

11.1.1. Queda establecido que todo cambio de área de adscripción o puesto, deberá ser notificado a la DRHM mediante el Formato “Cambio de Adscripción y/o Puesto”, previo al cambio físico del empleado, con la autorización tanto del Secretario encargado del área solicitante del cambio de adscripción, como del Secretario del área de origen. 11.1.2. Toda creación, supresión o modificación de puesto deberá ser notificada por el responsable del área a la DRHM, mediante memorándum, con la autorización de quien corresponda, a su vez la DRHM dará aviso a todas aquellas áreas o departamentos afectados y al personal en general.

11.2. Formatos.

11.2.1. Cambio de Adscripción y/o Puesto.

12. BAJAS DE PERSONAL

Políticas

12.1. Aviso de baja.

12.1.1. Queda establecido que en caso de baja de algún empleado del CEN del PAN, sea cual sea el motivo de origen, será responsabilidad del Secretario o titular de área a la que pertenece, dar aviso oportuno a la DRHM, con una anticipación de por lo menos cinco días hábiles a la fecha de baja mediante el Formato de “Aviso de Baja”, en el cual se indicará si es Finiquito o Liquidación. 12.1.2. El empleado también tendrá la obligación de presentarse a la DRHM para gestionar la baja correspondiente. 12.1.3. Antes del último día de trabajo, el empleado deberá presentar el “Formato de Entrega Final de Equipo y Documentación” a la DRHM debidamente llenado y firmado, en el entendido de que el empleado mismo es el único responsable de realizar este trámite.

CEN PAN




12.1.4. En el aviso de baja deberá de especificarse el motivo de la baja del empleado: Finiquito o Liquidación.

12.2. Procedimiento del empleado para baja.

12.2.1. El empleado tiene la obligación de devolver al CEN el equipo, accesorios, automóvil y todo lo que se le haya otorgado para el correcto desarrollo de sus funciones, lo cual constará en el Formato de Entrega Final de Equipo y Documentación. 12.2.2. El equipo y material deberá ser devuelto por el empleado en las mismas condiciones en que le fueron entregados, y solo con el desgaste provocado de su uso normal y prudente, ya que de otra manera se podrá descontar el costo del mismo de su finiquito o liquidación. 12.2.3. La devolución del material y equipo no podrá hacerse a personas o áreas diferentes a las marcadas en el “Formato de Entrega Final de Equipo y Documentación”. 12.2.4. El empleado debe entregar al Secretario o titular de su área de adscripción la documentación en resguardo, así como un reporte del estatus de los proyectos pendientes, y el equipo especial para sus funciones. 12.2.5. También deberá entregar a la DGAF a través de sus diferentes áreas el equipo, activo fijo o material que le fue asignado como se describe a continuación:

12.2.5.1. El equipo de cómputo deberá ser entregado a la Dirección de Sistemas; 12.2.5.2. La papelería, el equipo celular, de radiolocalización o similar, el tarjetón de estacionamiento y en su caso el automóvil deberán ser entregados a la Coordinación de Servicios Generales (CSG); 12.2.5.3. El mobiliario y equipo inventariado, deberán ser entregados a la DF; 12.2.5.4. Las llaves del mobiliario y oficina deberán ser entregadas a la Coordinación de Mantenimiento (CM), quien además verificará el estado general del espacio físico que estuvo asignado al empleado; 12.2.5.5. La credencial de acceso, carta renuncia y tarjetas de presentación deberán ser entregados a la DRHM. Las tarjetas de presentación, deberán ser destruidas para evitar su mala utilización, y 12.2.5.6. Además se debe verificar con la DF si existe algún adeudo monetario pendiente sea cual fuere su causa.

12.2.6. El finiquito o liquidación, no podrá ser entregado si el personal adeuda equipo o dinero al CEN, para lo cual las áreas afectadas deberán notificar a la DRHM cualquier faltante, así como el monto correspondiente, el cual será plasmado en el formato.

12.3. Formatos.

12.3.1. Aviso de Baja. 12.3.2. Formato de Entrega Final de Equipo y Documentación.

Procedimiento 23.

CEN PAN




24. Baja de personal 25.


Inicio

1 El titular del área comunica a la DRHM bajo el formato aviso de baja, la separación del personal.

Área solicitante

2 Recibe formato de aviso de baja DRHM 3 Acude con el titular del área para entregar,

documentación, pendientes, equipo y accesorios que se le hayan encomendado para la realización de sus deberes, mediante formato “Formato de Entrega Final de Equipo y Documentación”

Empleado

4 Entrega equipo de cómputo a la DS Empleado 5 Entrega la papelería, el equipo celular, de

radiolocalización o similar, el tarjetón de estacionamiento, automóvil y llaves de mobiliario y oficina a la Coordinación de Servicios Generales (CSG)

Empleado

6 Entrega el mobiliario y equipo inventariado Empleado 7 Entrega la credencial de acceso, carta

renuncia y tarjetas de presentación a la DRHM Empleado

8 Verifica con la DF, si existen adeudos Empleado 9 Efectúa baja de la persona DRHM

Fin

26.

CEN PAN




1

3.2 Entrega equipo de cómputo a la DS

El titular del área comunica a la DRHM bajo el formato aviso de baja, la separación del personal

2 Recibe formato de aviso de baja

No. DescripciónArea

SolicitanteDRHM

PROCESO BAJA DE PERSONAL

3.3 Entrega el mobiliario y equipo inventariado

3.1 Acude con el titular del área para entregar, documentación, pendientes, equipo y accesorios que se le hayan encomendado para la realización de sus deberes, mediante formato “Formato de Entrega Final de Equipo y Documentación”

3.5 Verifica con la DF, si existen adeudos

Empleado

3.4 Entrega la credencial de acceso, carta renuncia y tarjetas de presentación a la DRHM

Lleva a cabo el proceso de baja4

Fin del proceso5

Äreas CEN

Realiza entregas3

CEN PAN




13. PRESTACIONES ADICIONALES

Políticas

13.1. Seguro de vida.

13.1.1. El seguro de vida fue diseñado para respaldar económicamente a los beneficiarios del titular en caso de que éste llegue a faltar, o a él mismo en caso de pérdida de su capacidad productiva como consecuencia de un accidente. 13.1.2. El Seguro de Vida es una prestación que podrá dejar de ser otorgada si daña el presupuesto que tenga el CEN para su adecuado funcionamiento. 13.1.3. El personal tendrá derecho a obtener el seguro de vida al momento de la contratación. 13.1.4. Para obtener este beneficio, el empleado deberá firmar la póliza individual del Seguro de Vida. 13.1.5. El empleado dejará de contar con este beneficio en el momento que deje de prestar sus servicios para el CEN.

13.2. Seguro de Gastos Médicos Mayores.

13.2.1. El Seguro de Gastos Médicos Mayores es una prestación adicional al personal que podrá gozar desde el momento de su ingreso. Este beneficio podrá dejar de otorgarse o modificarse en sus beneficios si daña el presupuesto del CEN. 13.2.2. El Seguro de Gastos Médicos Mayores podrá ser extensivo al cónyuge e hijos menores de 25 años, para lo cual debe proporcionar a la DRHM el acta de matrimonio y las actas de nacimiento del cónyuge y de los hijos, en su caso. 13.2.3. Los padres u otros familiares no podrán formar parte de la póliza de Gastos Médicos Mayores del empleado. 13.2.4. La DRHM negociará anualmente los montos y forma de las pólizas, así como los beneficios adicionales, dando a conocer los cambios al personal. 13.2.5. El empleado dejará de contar con este beneficio en el momento que deje de prestar sus servicios en el CEN.

13.3. Formatos.

13.3.1. Consentimiento de Seguro de Vida.

14. SERVICIOS AL PERSONAL

CEN PAN




Políticas

14.1. Uniformes.

14.1.1. El CEN podrá uniformar al personal que a su consideración así lo requiera, ya sea por las características del trabajo que realiza o por la imagen que debe dar a la Institución. 14.1.2. Es responsabilidad del personal, portar el uniforme correspondiente durante sus labores. La persona que no cumpla con este punto se hará acreedora a la elaboración de un reporte que será integrado a su expediente. 14.1.3. En el caso de que alguna persona renunciara al CEN dentro de los 3 meses siguientes a la entrega de los uniformes, deberá liquidar el 100% del costo de los mismos. 14.1.4. El personal que porte uniforme se compromete a conservar los mismos en buen estado a fin de cumplir con el objetivo de la presente política. En caso contrario, se compromete a pagar los uniformes nuevos que tendrán que asignársele. 14.1.5. Si alguna persona modificara cualquiera de las prendas de su forma original, tendrá que arreglarlas a su condición original; de no ser esto posible, deberá adquirir nuevamente la(s) prenda(s) en cuestión y solventar el 100% de su costo. 14.1.6. Cualquier imprevisto no cubierto es esta política, será resuelto por la DRHM.

14.2. Reconocimientos.

14.2.1. Queda establecido que a todo el personal que labore para el CEN, se le otorgará estímulos por sus años de servicio de acuerdo a la siguiente tabla:

14.2.1.1. 5 años de servicio: Reconocimiento con firma del Secretario General y del Tesorero Nacional del CEN y un reconocimiento económico equivalente a una semana de sueldo bruto; 14.2.1.2. 10 años de servicio: Reconocimiento con firma del Presidente, Secretario General y del Tesorero Nacional del CEN y un reconocimiento económico equivalente a dos semanas de sueldo bruto; 14.2.1.3. 15 años de servicio: Reconocimiento con firma del Presidente, Secretario General y del Tesorero Nacional del CEN y un reconocimiento económico equivalente a tres semanas de sueldo bruto; 14.2.1.4. 20 años de servicio: Reconocimiento con firma del Presidente, Secretario General y del Tesorero Nacional del CEN y un reconocimiento económico equivalente a cuatro semanas de sueldo bruto; 14.2.1.5. 25 años de servicio: Reconocimiento con firma del Presidente, Secretario General y del Tesorero Nacional del CEN y un reconocimiento económico equivalente a cinco semanas de sueldo bruto, y 14.2.1.6. 30 años de servicio: Reconocimiento con firma del Presidente, Secretario General y del Tesorero Nacional del CEN y un reconocimiento económico equivalente a seis semanas de sueldo bruto.

14.2.2. Queda establecido que la DRHM será la responsable de instrumentar la entrega de reconocimientos para el personal del CEN. 14.2.3. El reconocimiento por antigüedad procederá cuando el personal haya laborado en forma ininterrumpida durante cinco años como mínimo. 14.2.4. La entrega de reconocimientos se realizará en el mes de diciembre de cada año.

CEN PAN




14.3. Coordinación de Eventos.

14.3.1. Queda establecido que la DRHM por conducto de la Coordinación de Eventos Institucionales (CEI), será responsable de la organización, programación y coordinación, de todos los eventos para el personal en general.

14.4. Comportamiento y Arreglo Personal.

14.4.1. El comportamiento y apariencia personal de los empleados debe estar de acuerdo con las expectativas del CEN y de los visitantes. 14.4.2. Todo el personal que no esté sujeto al uso de uniforme, tendrá la obligación de usar vestimenta de oficina, atendiendo las siguientes características:

14.4.2.1. Las mujeres no podrán usar mallas, botas sobre los pantalones, tops, bermudas o escotes pronunciados; 14.4.2.2. Los varones deberán usar pantalón de vestir y camisa, y 14.4.2.3. En traje sastre, están permitidas las combinaciones, sin embargo, se recomienda por apariencia el traje completo. 14.4.2.4. De incumplir con el uso de vestimenta adecuada, se podrá levantar la correspondiente Acta Administrativa para que conste en expediente.

14.4.3. Los empleados no deberán consumir alimentos durante horas de trabajo; en caso de que por ciertas circunstancias de salud requieran hacerlo, deberán de consumirlos en el área del comedor. 14.4.4. Para la armoniosa convivencia entre los empleados, no se permite hablar en tono de voz muy elevado, gritar o poner música que distraiga de sus actividades laborales al personal.

14.5. Servicio de Comedor.

14.5.1. La DRHM será la responsable de dar seguimiento al proveedor del servicio de comedor. 14.5.2. Semestralmente se evaluará el servicio del proveedor que tuviera asignado el contrato y si fuese necesario solicitará a la Coordinación de Adquisiciones e Inventarios (CAI) la búsqueda de otras opciones en precio y calidad. 14.5.3. La adjudicación del contrato del servicio de comedor es responsabilidad del Comité de Adquisiciones.

14.6. Comunicación Interna

14.6.1. Queda establecido que la DRHM a través de la CAPI es la responsable de enviar los comunicados para todo el personal, con el objetivo de mantenerlos informados en tiempo y forma de las diversas actividades que se realizan en el CEN.

14.7. Metodologías

14.7.1. Como parte de la cultura organizacional del CEN, la DRHM promoverá metodologías o programas para fomentar la eficiencia y buenos hábitos en las actividades laborales del personal, así

CEN PAN




como en la selección, organización, limpieza, bienestar personal y disciplina, con la finalidad de lograr un ambiente benéfico para el trabajo así como el uso racional de los recursos.

15. COMPRA DE BIENES Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES.

Políticas

15.1. Requisición de compra y/o contratación de bienes y/o servicios.

15.1.1. Cuando un área solicite a la CAI la adquisición de un bien y/o la contratación de algún servicio, entregará el formato “Requisición de compra” debidamente llenado y autorizado por el Secretario o titular, de acuerdo a las atribuciones registradas en el catálogo de firmas. 15.1.2. No se procesarán requisiciones de compra que estén fuera del presupuesto del área que la solicite, o en su caso, se requerirá de la autorización del Secretario del área solicitante y de la DGAF. 15.1.3. La CAI será la encargada de revisar la validez de las firmas antes mencionadas, por lo que contará con un catálogo de firmas autorizadas, de acuerdo al formato “Catalogo de firmas” cuyo original estará en poder de la DGAF. En caso de la omisión de alguna de ellas o el hallazgo de una firma no autorizada, será labor de esta Coordinación hacer el señalamiento tanto al área solicitante como a la DRHM; en este caso el proceso queda suspendido hasta la resolución del incidente.

15.2. Elección del Proveedor.

15.2.1. La CAI contarán con un catálogo de proveedores autorizado por la DRHM, según el formato “Catalogo de proveedores” conformados por aquellos proveedores a los que recurre el CEN frecuentemente para solicitar cotizaciones y/o comprar productos o servicios. 15.2.2. La CAI investigará los antecedentes y la capacidad de los proveedores para cumplir los acuerdos pactados con el CEN. 15.2.3. La CAI considerará los siguientes elementos para la adecuada selección de proveedores: precio, tiempo de entrega, condiciones de pago, calidad del producto o servicio y garantía. 15.2.4. Seleccionarán al proveedor que ofrezca las mejores condiciones del punto anterior.

15.3. Proceso de Compra.

15.3.1. La Coordinación de Adquisiciones e Inventarios de la Dirección de Recursos Humanos y Materiales, es la única área autorizada para realizar la adquisición de bienes y/o la contratación de servicios, a la cual para efectos prácticos de este manual, se le abreviará como la CAI. 15.3.2. La CAI será la encargada de administrar las requisiciones de compra de bienes y/o la contratación de servicios que emitan las diferentes áreas. 15.3.3. El área solicitante es responsable de llenar el formato “Requisición de compra” y entregarlo a la CAI con 72 horas de anticipación como mínimo.

CEN PAN




15.3.4. Las compras consideradas y manejadas como urgentes podrán ser cubiertas en el momento o en un tiempo máximo de 24 hrs. 15.3.5. En el caso de bienes y/o servicios con características específicas, el área solicitante podrá sugerir a la CAI, algún proveedor que responda a sus necesidades, siendo ésta la que gestione y determine su elección. 15.3.6. La elección del proveedor así como la decisión de compra y/o contratación de servicios menores o iguales a $10,000.00 será autorizado por la CAI. 15.3.7. Esta Coordinación determinará si es necesario cotizar con más de un proveedor y adjudicara la compra y/o servicio al que ofrezca las mejores condiciones. 15.3.8. La elección del proveedor y la decisión de compra y/o contratación de servicios mayores a $10,000.00 y hasta $100,000.00 será autorizado por la DRHM. 15.3.9. En caso de adquisiciones y/o contratación de bienes y servicios igual o mayor a $40,000.00 se elaborará un contrato, el cual estará debidamente validado por la Dirección General Jurídica, la CAI presentará a la DRHM un cuadro comparativo, según el formato “Cuadro comparativo”, con un mínimo de tres cotizaciones mismas que servirán para la elección del proveedor. 15.3.10. La elección del proveedor y la decisión de compra y/o contratación de servicios mayores a $100,000.00 y hasta $600,000.00 será autorizado por la DGAF. 15.3.11. La elección del proveedor y por lo tanto la compra, mayor a $600,000.00 y hasta $1’200,000.00 será autorizado por el Tesorero Nacional. 15.3.12. La elección del proveedor y por lo tanto la compra, mayor a $1’200,000.00 será autorizado por el Comité de Adquisiciones del CEN. 15.3.13. De todas las adquisiciones y su justificación, se dará conocimiento al Comité de Adquisiciones.

15.4. Contratos o Convenios.

15.4.1. La DRHM se encargará de la supervisión de contratos o convenios, debe interactuar con cada una de las áreas involucradas en la contratación de servicios.

15.5. Suministro de Papelería.

15.5.1. El suministro de papelería es un servicio ofrecido por la CSG a todo el personal del CEN, y es responsabilidad del área que los usuarios hagan buen uso del material. 15.5.2. El suministro de papelería se ofrece únicamente mediante el formato “Solicitud de papelería” debidamente llenado. 15.5.3. La papelería listada en el formato “Solicitud de papelería” es el único material que podrá ser entregado en 24 horas. El horario para la recepción del formato es de 9:00 y 13:00 horas para que se pueda suministrar el material al día laborable siguiente. En caso de entregar el formato de papelería después del horario antes indicado, el suministro del material se hará al segundo día laborable. 15.5.4. El material solicitado en el formato de papelería en el área reservada para “otros”, será suministrado a disponibilidad y sin fecha de entrega.

15.6. Comité de Adquisiciones del CEN.

15.6.1. El Comité se integrará con los titulares de la Tesorería Nacional, como Presidente con derecho a voz y voto; de la DGAF, como Secretario Técnico con derecho a voz y voto; de la Secretaría Particular

CEN PAN




de la Presidencia, como Vocal con derecho a voz y voto; de la Presidencia de la Comisión de Vigilancia como vocal, con derecho de voz y voto; de la Contraloría Nacional, como Vocal con derecho a voz y voto; así como en calidad de invitados los titulares de la Dirección General Jurídica y de las áreas solicitantes de bienes y/o servicios, en caso de considerarse necesario, con derecho a voz. 15.6.2. Para adquisiciones especiales donde se maneje información confidencial, reservada o estratégica del Partido, el Comité podrá determinar si se adjudica de manera directa los contratos, independientemente del monto que se trate. 15.6.3. La toma de decisiones del Comité será por mayoría de votos, en caso de empate el Tesorero Nacional tendrá voto de calidad.

15.7. Recepción de las adquisiciones.

15.7.1. Solamente se recibirán artículos que hayan sido solicitados por la CAI a través de una orden de compra debidamente requisitada. 15.7.2. Todas las compras del CEN tendrán que ser recibidos por la CAI. 15.7.3. El horario para la recepción de proveedores será de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 14:00 p.m. y de 16:00 p.m. a 18:00 p.m. 15.7.4. La CAI será responsable de verificar que toda adquisición de bien, servicio o activo esté respaldado por la factura correspondiente, la cual deberá contener una descripción completa de lo adquirido, así como verificar la recepción de la mercancía, el cumplimiento de los requisitos fiscales en los comprobantes de compra de acuerdo a los lineamientos establecidos. 15.7.5. No se aceptarán pedidos que no cumplan satisfactoriamente lo estipulado en las órdenes de compra. 15.7.6. Sólo se aceptarán pedidos incompletos dependiendo de la urgencia y necesidad del área que los solicite, asumiendo la responsabilidad de la recepción la CAI. 15.7.7. En caso de aceptar un pedido incompleto el proveedor cuenta con 3 días hábiles para realizar la entrega como se acordó con anterioridad. 15.7.8. En caso de incumplimiento de los proveedores en lo acordado, será necesario evaluar la posibilidad de substituirlos por otros proveedores que brinden el servicio de acuerdo a las necesidades del CEN o al grado de especialización que se requiera del proveedor. 15.7.9. En caso de que el proveedor incurra continuamente en fallas o pedidos incompletos se rescindirá la relación con él y se eliminará automáticamente del Catálogo de Proveedores.

15.8. Catálogo de Proveedores.

15.8.1. Es la responsabilidad de la CAI contar con un catálogo de proveedores para todos aquellos requerimientos que solicitan las diferentes áreas del CEN. 15.8.2. Este catálogo tiene como finalidad el tener proveedores confiables, debidamente registrados y que cumplan con los requisitos de las autoridades competentes. 15.8.3. Para formar parte del catálogo de proveedores es necesario que cuenten con la siguiente documentación:

15.8.3.1. Acta Constitutiva; 15.8.3.2. Alta en Hacienda; 15.8.3.3. Modificaciones en el Acta Constitutiva; 15.8.3.4. Declaración Fiscal (ISR) del último ejercicio; 15.8.3.5. Copia de la cedula RFC;

CEN PAN




15.8.3.6. Acta de nacimiento (en el caso de persona física); 15.8.3.7. Identificación oficial del propietario o representante legal, y 15.8.3.8. Permisos y/o licencias, correspondientes de acuerdo a su actividad.

15.8.4. La CAI es la responsable de elaborar un expediente por cada proveedor que conforma el catalogo el cual estará bajo su resguardo.

15.9. Pago a proveedores.

15.9.1. Para el pago a proveedores, la CAI deberá entregar la documentación correcta y suficiente que acredite que el producto fue recibido de conformidad por el área solicitante. Para tramitar dicho pago en la DF, se hará a través del formato “Solicitud de cheque” y “Relación de material recibido” debidamente llenado. 15.9.2. El pago procede si la adquisición es entregada en su totalidad o se recibe la nota de crédito correspondiente a lo no recibido y se entrega la factura original de compra. 15.9.3. Para las compras normales, el pago a proveedores se llevará a cabo los días que determine la DF. 15.9.4. Una vez cumplidos todos los requisitos antes mencionados, es responsabilidad de la DF la elaboración y firma de los cheques así como del pago al proveedor. 15.9.5. El pago de proveedores a través de caja chica procederá para aquellos gastos que se desprendan de una compra considerada como urgente y/o atípica, bajo criterio de la GAF y que requieran ser pagados en efectivo, salvo los casos que autorice su titular, no podrán ser mayores a los $2,500.00 pesos, debiendo realizarse la comprobación correspondiente. 15.9.6. En ningún caso y sin excepción alguna proceden el pago a proveedores o prestadores de servicios, si no existe la debida requisición de compra y/o contratación de bienes y/o servicios previamente autorizado por la DGAF., en la cual se estipulen las condiciones, tiempos y costos.

15.10. Formatos.

15.10.1. Requisición de Compra. 15.10.2. Solicitud de Papelería. 15.10.3. Solicitud de Cheque. 15.10.4. Relación de Material Recibido. 15.10.5. Cuadro comparativo.

Procedimientos

Compra de Bienes y/o Contratación de Servicios Profesionales


Inicio 1 El área solicitante genera requisición de compra

y/o contratación de bien y/o servicio, con la

aprobación del Titular del área y/o Secretario.

Área CEN

CEN PAN




2 Recibe formato de «Requisición de compra»

debidamente llenado y autorizado y revisa

presupuesto.

Coordinación de adquisiciones e inventarios

2.1.1 Acude con el DGAF para su aprobación, si no se cuenta con presupuesto

DGAF

2.1.2 Acude con el Secretario del área para su aprobación, si no se cuenta con presupuesto

Secretario del área

2.2 Se rechaza solicitud Coordinación de adquisiciones e inventarios

2.3 Si encuentra hallazgo en firma autorizada se reporta al área correspondiente

DRHM

3 Verifica catálogo de proveedores y solicita

cotizaciones


3.1.1 Autoriza compras y/o contrataciones menores o

iguales a $10,000.00


3.1.2 Autoriza compras y/o contrataciones mayores a

$10,000.00 y hasta $100,000.00

DRHM

3.1.3 Autoriza compras y/o contrataciones mayores a $100,000.00 y hasta $600,000.00

DGAF

3.1.4 Autoriza compras y/o contrataciones mayores a $600,000.00 y hasta $1’200,000.00

Tesorero

3.1.5 Autoriza compras y/o contrataciones mayores a $1’200,000.00

Comité de Adquisiciones CEN

4 Revisa que sea una adquisición igual o mayor a $40,000.00

Área CEN

4.1.1 Elabora contrato Coordinación de adquisiciones e inventarios

4.1.2 Valida contrato DGJ 4.2.1 Elabora Cuadro Comparativo de cuando menos

tres proveedores Coordinación de adquisiciones e inventarios

4.2.2 Revisa cuadro comparativo DRHM 5 Genera Orden de compra Coordinación de adquisiciones e

inventarios 6 Se solicita Documentación legal al proveedor Coordinación de adquisiciones e

inventarios 7 Se genera contrato y/o compra del bien y/o

servicio


8.1 En caso de ser un servicio, este se lleva a cabo en el área solicitante

Área CEN

8.2 Recibe el bien Coordinación de adquisiciones e inventarios

9 Verifica las facturas, genera Solicitud de cheque y Relación de material recibido


10 Verifica que se cumplan los requisitos para la

generación del pago

DF

Fin

CEN PAN




CEN PAN




16. ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y SUPERVISIÓN DE EQUIPO DE COMUNICACIÓN.

CEN PAN




Políticas

16.1. Administración de Equipo de Comunicación.

16.1.1. Las Secretarías podrán solicitar en cada ejercicio presupuestal, la autorización del servicio y la asignación de equipo de telefonía celular o radiocomunicación, previa justificación del área requirente. La DGAF evaluará su procedencia. 16.1.2. La asignación de equipo celular y/o radio comunicación se realizará en función de las actividades propias de cada puesto. 16.1.3. Solamente se asignará y entregará equipo a la persona indicada en el formato debidamente llenado “Requisición de equipo de comunicación”, firmado por el Secretario del área. 16.1.4. La DGAF autorizará los servicios de telefonía celular o radiocomunicación, siempre y cuando se cuente con presupuesto disponible. 16.1.5. La DGAF determinará los límites de consumo para comunicación celular y radiocomunicación, según el puesto que se trate. 16.1.6. El uso del equipo es para el desempeño de las funciones propias del puesto, por lo tanto, los consumos que no sean con este fin serán con cargo a quien haya realizado el gasto, debiendo el empleado reintegrar al CEN el monto excedido. 16.1.7. Es obligación del usuario del servicio celular y/o de radiocomunicación, conservar en buenas condiciones el equipo que le fuera asignado por la DGAF. 16.1.8. La CSG conservará original de la responsiva. La persona a la que se le entregó el equipo debe conservar copia que incluya las cláusulas de los lineamientos que aplican para este servicio y las sanciones correspondientes a su contravención. 16.1.9. Únicamente los Secretarios de cada una de las áreas contarán con la asignación automática de telefonía celular y radio comunicación. Los Coordinadores y Directores Generales podrán solicitar uno u otro. 16.1.10. El titular de la DGAF está facultado para autorizar la asignación de equipos de radiocomunicación y comunicación celular a las diferentes áreas del CEN, mediante el formato “Solicitud de servicios generales”.

16.2. Pérdida de equipo.

16.2.1. Por pérdida o extravío del equipo celular y/o radiocomunicación, el usuario que suscribió el resguardo, deberá dar aviso inmediatamente por escrito a la CSG, en el entendido que tendrá que reintegrar o pagar el costo del equipo.

16.3. Robo de equipo.

16.3.1. En caso de robo, el usuario deberá levantar un acta ante el Ministerio Público, la cual deberá entregar a la DRHM; el costo del equipo de reposición será con cargo al presupuesto de la Secretaría a la que pertenezca el empleado. 16.3.2. A partir del segundo robo a la misma persona, se le cobrará al usuario el 100% del valor del equipo.

CEN PAN




16.4. Daños a Equipos.

16.4.1. En caso que el equipo sufra algún daño o desperfecto imputable al usuario, el costo de reparación será con cargo a éste, en caso contrario será con cargo a la Secretaría que pertenezca.

16.5. Control de Equipos.

16.5.1. Es responsabilidad de la CSG llevar un registro de todo el equipo de comunicación existente en el CEN, a fin de controlar los movimientos físicos de los mismos, del control de mantenimiento, actualización y cambios, adquisición, renovación o asignación. 16.5.2. En caso de renuncia o liquidación, el empleado deberá entregar en buenas condiciones el equipo de comunicación a la CSG, para que éste a su vez, certifique en el formato correspondiente el no adeudo de equipo para proseguir con el trámite de baja.

16.6. Formatos.

16.6.1. Requisición de Equipo de Comunicación. 16.6.2. Solicitud de Servicios Generales.

17. ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y SUPERVISIÓN DE VEHÍCULOS.

Políticas

17.1. Administración de Vehículos.

17.1.1. El Presidente, Secretario General, Tesorero Nacional y Secretarios, tendrán vehículo asignado de manera permanente. 17.1.2. El titular de la DGAF es el único facultado para autorizar la asignación permanente de automóviles, a través de la DRHM, hacia las diferentes áreas del CEN, mediante el formato correspondiente, y siempre y cuando exista disponibilidad de las unidades. 17.1.3. Si fueran solicitados por otros comités del Partido, lo autorizará a través de un contrato de comodato entre el CEN y el Comité solicitante. 17.1.4. La DRHM a través de la CSG determinará la asignación de vehículos a los diferentes responsables de mensajería. 17.1.5. Si fuese el caso, se podrá asignar vehículo a funcionarios del CEN, que para el desempeño de sus funciones lo requieran, siempre y cuando la asignación no rebase 72 horas. En caso de rebasar este límite en tiempo o tratándose de sábado o domingo será necesaria la autorización del titular de la DGAF, en todos los casos se deberá presentar la solicitud autorizada por el Secretario o titular del área, a través del formato “Asignación de Vehículo”, debidamente llenado con 5 días hábiles de anticipación.

CEN PAN




17.1.6. Únicamente podrán salir vehículos propiedad del CEN en calidad de préstamo o asignación mediante el llenado de los formatos de Resguardo de Vehículo e Inventario de Vehículo.

17.2. Expediente de vehículos.

17.2.1. Por cada vehículo se deberá llevar un expediente con la información legal, de seguros y trámites realizados ante las autoridades. 17.2.2. La CSG es responsable de darle mantenimiento al parque vehicular del CEN, llevando los controles necesarios para mantenerlos en óptimo funcionamiento, según el formato “Bitácora Vehicular”.

17.3. Trámites Administrativos.

1.1.1. La DRHM a través de la CSG se encarga de realizar los trámites administrativos, legales y de cualquier otra índole ante cualquier instancia o autoridad.

17.4. Formatos.

17.4.1. Asignación de Vehículo. 17.4.2. Resguardo de Vehículo. 17.4.3. Inventario de Vehículo. 17.4.4. Bitácora Vehicular.

17.5. ANEXO I. Reglamento Vehicular

18. MENSAJERÍA METROPOLITANA, NACIONAL E INTERNACIONAL.

Políticas

18.1. Mensajería Metropolitana.

18.1.1. El servicio de mensajería queda reservado sólo para actividades del CEN y no podrá ser usado con fines de carácter personal. 18.1.2. La CSG recibirá solicitudes de mensajería de lunes a jueves en un horario de 9:00 a 13:00 hrs. 18.1.3. Ninguna empresa de mensajería nacional o internacional, realiza entregas de mensajería durante los fines de semana, por lo que las solicitudes de mensajería que se reciban los viernes, serán tramitadas hasta el lunes siguiente. 18.1.4. Los días martes y viernes se enviará mensajería a los Comités Directivos Estatales, el horario de recepción será de 9:00 a 13:00 hrs. del día señalado como envío.

CEN PAN




18.1.5. El usuario solicitante del servicio de correspondencia y mensajería, deberá llenar el formato “Solicitud de mensajería”, anotando todos los datos necesarios, con la finalidad de asegurar la entrega correcta y oportuna de la misma. 18.1.6. Con el propósito de que la CSG logre brindar a los usuarios del servicio de correspondencia, eficiencia en la recepción y entrega, toda la correspondencia en general que requiera ser enviada a su destino por medio de los mensajeros internos del CEN, será recibida y enviada dentro del siguiente horario:

18.1.6.1. Recepción de 09:00 a 13:00 hrs. Envío el mismo día; 18.1.6.2. Recepción de 16:30 a 18:00 hrs. Envío el día siguiente, y 18.1.6.3. Si se coincide con algún día festivo se enviará el día hábil siguiente.

18.1.7. Como mensajería el CEN utilizará los siguientes métodos de distribución: 18.1.7.1. Mensajería interna: distribución dentro de las instalaciones del CEN; 18.1.7.2. Mensajería externa: dentro del D.F. y área metropolitana; 18.1.7.3. Valija: a las instalaciones de los Comités Directivos Estatales del PAN en toda la república; 18.1.7.4. Proveedor de Mensajería Nacional: cualquier fin del envío dentro de la república, y 18.1.7.5. Proveedor de Mensajería Internacional: envíos al extranjero.

18.1.8. El servicio externo de mensajería o paquetería se utilizará para el envío de documentos o cualquier otro material a lugares fuera de la demarcación de las oficinas en los estados cuya frecuencia no sea diaria y requiera ser mandado urgentemente. 18.1.9. La empresa de mensajería a utilizar será únicamente autorizada por el titular de la DGAF, siendo obligación de los usuarios el apego estricto a esta política. 18.1.10. Los mensajeros deben cumplir con los tiempos y horarios establecidos para los recorridos internos. 18.1.11. Para la distribución de documentación recibida de otras mensajerías se elaborará acuse de recibo, siendo responsabilidad del mensajero de recorrido, verificar que sea firmado y devuelto al área. 18.1.12. Es responsabilidad del mensajero en recorrido, recoger la documentación en Oficialía de Partes, procediendo a su posterior distribución con acuse de recibo. 18.1.13. Cuando se destinen varios sobres al mismo lugar con una solicitud es suficiente.

18.2. Mensajería Internacional

18.2.1. Para el envío de paquetería al exterior del país, se deberá indicar en la solicitud: el contenido del paquete (descripción y cantidad). 18.2.2. El tiempo de entrega de paquetería internacional dependerá de su contenido y de las leyes aduanales del país destino.

18.3. Formatos.

18.3.1. Solicitud de Mensajería.

CEN PAN




19. PAGO DE SERVICIOS.

Políticas

19.1. Trámite de pago.

19.1.1. Es responsabilidad de la DRHM a través de la CSG gestionar con oportunidad el pago correspondiente a los diversos servicios que el CEN tiene contratados, como: telefonía fija, telefonía celular, radiocomunicación, televisión por cable, Internet, agua, electricidad, entre otros con el fin de evitar la cancelación o suspensión del servicio, a través del formato “Solicitud de cheque”. 19.1.2. Se deberán programar las fechas de pago de acuerdo a lo acordado en el momento de la contratación del servicio. 19.1.3. Las facturas deberán someterse a revisión por parte de la DRHM y a su vez la CSG las envíe a la DF, a través del formato “Solicitud de cheque”. 19.1.4. El día de pago a servicios serán los días que establezca la DF siempre y cuando sean respetadas las fechas a vencer para evitar sobre costos en pagos retrasados. 19.1.5. En el caso de que no llegasen los recibos correspondientes dos días antes de la fecha de corte al vencimiento del mes de pago, se acudirá a las entidades y dependencias correspondientes para realizar dicho trámite y exigir el recibo. 19.1.6. La CSG conservará el recibo de pago original para cualquier duda o aclaración pertinente.

19.2. Formatos.

7.2.1 Solicitud de cheque.

34. 20. CATALOGO DE FIRMAS

Políticas

20.1. Control y actualización del catálogo de firmas.

20.1.1. La DGAF es la responsable de recabar, actualizar y resguardar el catálogo de firmas. 20.1.2. Cada vez que se dé el nombramiento a un Secretario o titular de área del CEN, la DRHM dará aviso a la DGAF. 20.1.3. La DGAF procederá a recabar y actualizar el catálogo de firmas mediante el formato designado para ello.

CEN PAN




20.1.4. Si la persona a quien le es otorgada la facultad de firma para autorizar los trámites administrativos en el CEN no es Secretario o titular, se requiere la notificación por escrito del Secretario, dirigida a la DGAF. 20.1.5. La DGAF archivará junto con los demás formatos en la carpeta en físico, que se encuentran bajo su resguardo y que contienen todos los formatos que conforman el catálogo de firmas. 20.1.6. Dicha información la resguardará la DGAF y será sólo para consulta de sus direcciones de área. Si alguien más requiere conocer la información será únicamente con autorización del titular de la DGAF.

20.2. Formatos.

20.2.1. Instructivo del Catálogo de Firmas. 20.2.2. Formato Catálogo de Firmas.

21. RECEPCIÓN Y CONMUTADOR.

Políticas

21.1. Atención al público

21.1.1. El área de recepción-conmutador será la encargada de recibir, canalizar y orientar a todas aquellas personas que requieran de algún servicio otorgado por esta institución. 21.1.2. Esta área recibirá todas las llamadas, externas e internas las cuales las canalizará con el usuario solicitado. 21.1.3. Se dará información de los números telefónicos y direcciones de los diferentes Comités Estatales del PAN. 21.1.4. Se avisará al personal que corresponda, por medio de la extensión telefónica o el radio, de los visitantes que acudan a las instalaciones del CEN a realizar algún trámite.

22. FOTOCOPIADO.

Políticas

CEN PAN




22.1. Servicio al personal

22.1.1. La CSG proporcionará el servicio de fotocopiado, engargolado y enmicado de trabajos, así como el de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos destinados para este fin. 22.1.2. Los equipos contarán con un sistema de medición y control de acceso a través de claves por lo que la DRHM asignará una cantidad específica de por Secretaría. 22.1.3. En caso de que una Secretaría requiera una mayor cantidad de claves se le hará un cargo por la cantidad en la que se haya fijado el precio de ésta con el proveedor. 22.1.4. La CSG será la responsable de supervisar el servicio, reportar al proveedor las fallas en los equipos. Asimismo, al término de cada mes, hará junto con el técnico de la empresa la lectura del número de fotocopias que se realizaron. 22.1.5. Mensualmente se obtendrá el número de copias que cada Secretaría ocupó a través del número de tarjeta o clave de acceso; de tal forma que el costo del fotocopiado será cargado a cada Secretaría. 22.1.6. El personal técnico de la empresa contratada deberá proporcionar a la CSG, un reporte de las reparaciones efectuadas a los equipos seleccionados, indicando el número del equipo, tipo de falla, hora y fecha en que se reporta la falla; así como la hora y fecha en que se reparó y su terminación, incluyendo la firma de conformidad del empleado del CEN encargado del equipo. 22.1.7. Las reparaciones deberán ser realizadas en un máximo de tres horas contadas a partir de la llegada del técnico. En caso de que por las condiciones, la reparación del equipo no pueda ser puesto en operación dentro del tiempo establecido, la empresa prestadora del servicio, deberá de proporcionar un equipo en un máximo de 12 horas de las mismas características en cuanto éste sea reparado.

23. ARCHIVO MUERTO

Políticas

23.1. Resguardo documental

23.1.1. El área que requiera conservar documentos y desee guardarlos en el espacio de Archivo Muerto deberá:

23.1.1.1. Clasificarlos por años; 23.1.1.2. Guardarlos en cajas para archivos; 23.1.1.3. Requisitar completamente el formato de Conservación de Documentos, y 23.1.1.4. Firma del responsable del área.

23.1.2. El formato de conservación de Documentos deberá indicar perfectamente, la cantidad de archivos, descripción de cada uno de estos y el tiempo de conservación.

CEN PAN




23.1.3. Los documentos que requieran ser consultados o bien se necesiten dar de baja del Archivo Muerto deberán ser solicitados por el responsable de área a la DRHM indicando la razón por la que se requiere o por la que serán destruidos. 23.1.4. Una vez que el plazo de conservación de documentos haya concluido, el cual se encuentra en el Formato de Conservación de Documentos, la DRHM podrá sin consentimiento del área destruir los documentos; por lo que la CM levantará un inventario de destrucción de documentos, el cual será firmado por la DGAF y el área responsable de dichos documentos. 23.1.5. La única área facultada para abrir el archivo muerto es la DRHM a través de la CM.

23.2. Formatos.

23.2.1. Conservación de Documentos.

24. MOVIMIENTOS DE ENTRADA Y SALIDA DE ALMACÉN (KARDEX)

Políticas

24.1. Generalidades.

24.1.1. De todos los materiales y suministros adquiridos por el CEN que sean susceptibles de inventariarse, deberá llevarse un control de entradas y salidas de almacén las cuales deberán de cumplir con lo dispuesto en los Lineamientos para la Fiscalización de los Recursos de los Partidos Políticos Nacionales. 24.1.2. Para el control de entradas y salidas de almacén se deberá contar con un programa de cómputo en el cual se puedan alimentar los diferentes movimientos que afecten al almacén; el cual será alimentado por el encargado de dicho inventario. 24.1.3. El almacenista deberá tener actualizado diariamente el control de entradas y salidas de almacén de acuerdo a los movimientos generados por las diferentes áreas involucradas.

24.2. Notas de Entrada.

24.2.1. Al realizar la compra de material tales como pósteres, diplomas, boletos, playeras, gorras, calcomanías, lonas, carpetas, etc., deberá realizar la captura de la entrada al almacén en la fecha que se entrega el material y tendrá como respaldo copia de la factura con la misma fecha del movimiento o en su caso nota de remisión del proveedor. 24.2.2. Una vez capturada la nota de entrada en el sistema de Kardex, deberá imprimirse y firmar la misma por el encargado del almacén, asimismo deberá conseguir la firma de Autorización del responsable del área (persona que autorizó la elaboración del material).

24.3. Notas de Salida

CEN PAN




24.3.1. Siempre que se entregue material a cualquiera de las áreas, deberá emitirse una nota de salida de almacén, la cual será capturada en el sistema indicado. 24.3.2. La nota de salida de almacén deberá imprimirse y deberá ser firmada por el responsable del almacén, la persona que recibe el material, el titular de la DRHM, y el Secretario del área que haya encargado el material.

24.4. Kardex.

24.4.1. Con las notas de entrada y salida de almacén previamente elaboradas deberá imprimirse anualmente el reporte de Kardex donde refleje los movimientos diarios de los inventarios correspondientes. 24.4.2. 25.4.2 El Kardex deberá ser firmado por el responsable del almacén, de la CAI y de la DRHM. 24.4.3. 25.4.3 El kardex así como el consecutivo de las notas de entrada y salida deberá ser entregado a la Coordinación de Contabilidad (CC) al término del ejercicio para que pueda entregarse a la autoridad fiscalizadora correspondiente para su revisión, el cual será devuelto al final de ésta.

25. LOGÍSTICA DE VIAJES

Políticas

25.1. Generalidades.

25.1.1. La Coordinación de Servicios de Viajes (CSV) será la encargada de recibir, tramitar, cotizar, reservar y en su caso adquirir los boletos de avión, que requieran las diferentes áreas del CEN. 25.1.2. Para tramitar la adquisición de un boleto de avión será necesario presentar al menos, con cinco días hábiles de anticipación al inicio del viaje, el formato “Solicitud de Boletos de Avión”, el cual deberá contar con los siguientes datos:

25.1.2.1. Nombre del pasajero; 25.1.2.2. Datos del vuelo como son: fecha de salida; fecha de regreso y horarios; 25.1.2.3. Motivo del viaje; 25.1.2.4. Área solicitante; 25.1.2.5. Firma del pasajero, y 25.1.2.6. Firma del Secretario o titular que autoriza el gasto.

25.1.3. La Coordinación deberá cotizar al menos con 2 aerolíneas o agencias especializadas, todos los viajes que le sean solicitados, tomando en consideración para su adquisición, los horarios con tarifas más económicas y opciones de vuelo en diferentes aerolíneas. 25.1.4. Si fuera el caso de que la opción de viaje resultara más económica adquiriéndola vía Internet, ésta deberá de hacerse del conocimiento del usuario de acuerdo a las restricciones que esa compra marque.

CEN PAN




25.1.5. Una vez cotizado el vuelo y previamente convenido con el área el costo y horarios del mismo, se procederá a la reservación y adquisición del boleto respectivo. 25.1.6. Será responsabilidad de la Coordinación ofrecer al usuario opciones diferentes de vuelo en el caso de que por el costo así conviniere para fines presupuestales del CEN. 25.1.7. En el caso de que fuera solicitado un vuelo fuera del horario hábil de oficina, quedará a discreción del titular de la DGAF la adquisición a través de la opción que éste decida. 25.1.8. Una vez aprobado por el pasajero y el Secretario de Área el vuelo respectivo, no podrán hacerse cambios a los horarios establecidos en el boleto correspondiente, de lo contrario el costo que implique el mismo será por cuenta del usuario/pasajero. 25.1.9. Al término del viaje, el usuario o pasajero deberá entregar en un plazo no mayor a 72 horas después de concluido el mismo, el o los pases de abordar correspondientes. 25.1.10. En el caso de que un pasajero no entregara los pases de abordar en el plazo marcado en el punto anterior, el costo del boleto se descontará de su siguiente nómina. 25.1.11. Semanalmente la Coordinación deberá tramitar los pagos a las aerolíneas y/o agencias de viajes correspondientes, presentando solicitud de cheque al titular de la DRHM para la autorización de la DGAF. El pago correspondiente corresponderá a la DF.

1.1. ANEXO I. Normatividad de Viáticos

26. PROGRAMA GENERAL DE MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA

Políticas

26.1. Programación

26.1.1. Será responsabilidad de la DRHM a través de la CM elaborar el Programa General de Mantenimiento y Limpieza cada año para conservar en óptimo estado las instalaciones del inmueble.

26.2. Diagnóstico.

26.2.1. Es responsabilidad de la CM realizar recorridos para poder detectar posibles fallas así como desperfectos en los equipos electromecánicos. 26.2.2. Será responsabilidad de la CM realizar el inventario de todos los equipos hidráulicos, mecánicos, eléctricos y en general de cualquier equipo que necesite servicio de mantenimiento preventivo.

26.3. Seguimiento y Control.

26.3.1. La CM será responsable de dar seguimiento, verificación y cumplimiento de los contratos con proveedores.

CEN PAN




26.4. Elaboración de Presupuesto.

26.4.1. Será responsabilidad de la DRHM junto con la CM elaborar el presupuesto anual del Programa General de Mantenimiento y Limpieza.

26.5. Ejecución y Supervisión de los trabajos.

26.5.1. Es responsabilidad de la CM realizar los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo, ya sea con personal de la Coordinación o mediante la solicitud de servicios de proveedores. 26.5.2. Es responsabilidad de la CM realizar los programas de conservación y mantenimiento de todos los equipos que así lo requieran como sonde manera no limitativa:

26.5.2.1. Unidades manejadoras de aire; 26.5.2.2. Tableros eléctricos; 26.5.2.3. Ventiladores de extracción; 26.5.2.4. Schiller; 26.5.2.5. Elevadores; 26.5.2.6. Servicio de fumigación; 26.5.2.7. Jardinería; 26.5.2.8. Subestación Eléctrica; 26.5.2.9. Cisternas; 26.5.2.10. Cárcamos: aguas negras y pluviales; 26.5.2.11. Hidroneumático, o 26.5.2.12. Equipo contra incendio.

26.6. Formatos.

26.6.1. Requisición de Compra y/o Contratación de Servicios. 26.6.2. Solicitud de cheque. 26.6.3. Bitácoras del programa de mantenimiento y/o servicios. 26.6.4. Solicitud de Boletos de Avión.

CEN PAN




27. PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN SUSTENTABLE

Políticas

27.1. Programación

27.1.1. Será responsabilidad de la DRHM a través de la CSG y la CM elaborar el programa de Administración Sustentable así como la aplicación del programa de ahorro de energéticos.

27.2. Del Programa de Administración Sustentable.

27.2.1. Será responsabilidad de todos los usuarios notificar por medio de la “Solicitud de acceso para trabajar en días y horarios no hábiles”, esto es con la finalidad de generar ahorros con los servicios básicos de energía y agua principalmente. 27.2.2. La CM será la responsable de llevar acabo recorridos después de los horarios de trabajo. Esto es con la finalidad de ahorrar energía en las áreas donde no haya personal laborando. 27.2.3. Será responsabilidad de la CM la búsqueda de mecanismos que nos ayuden a generar ahorros de energéticos.

27.3. Manejo Sustentable de agua.

27.3.1. Es responsabilidad de la CM realizar la colocación de mecanismos que nos ayuden a generar ahorros en el consumo de agua en las áreas en las que se encuentre una toma.

27.4. Manejo Sustentable de Combustible.

27.4.1. Es responsabilidad de la CM el suministro y control del Combustible (diesel) para los equipos que lo requieran.

27.5. Programa de Reciclaje.

27.5.1. La CM, a través del proveedor de limpieza, promoverá la separación del papel, periódico, cartón, plástico, etc., para el manejo ordenado de residuos.

27.6. Formatos.

27.6.1. Formato de Lectura de energía eléctrica. 27.6.2. Formato de Lectura de agua. 27.6.3. Formato del consumo de combustible (diesel). 27.6.4. Solicitud de acceso para trabajar en días y horarios no hábiles.

CEN PAN




28. REMODELACIONES

Políticas

28.1. Atención de requerimientos

28.1.1. Será responsabilidad de la DGAF a través de la DRHM, recibir las solicitudes de las remodelaciones del inmueble para su valoración, y en su caso, autorización. 28.1.2. Es responsabilidad de la DRHM a través de la CM: 28.1.3. Evaluar los proyectos arquitectónicos, eléctrico, electromecánico, hidráulico, etc. para efectuar cualquier trabajo de remodelación, y 28.1.4. Supervisar de los trabajos de remodelación que realicen los proveedores que se contraten para tal fin.

28.2. Ejecución y Supervisión.

1.1.1. Es responsabilidad de la CM solicitar al proveedor seleccionado, un Residente de Obra, un Director responsable de obra o un Supervisor, dependiendo del tipo de obra que se realice, para coordinar todos los trabajos de remodelación y/o construcción.

28.3. Formatos.

28.3.1. Requisición de Compra y/o Contratación de Servicios.

29. SERVICIO DE CERRAJERÍA

Políticas

29.1. Diagnóstico.

Políticas

29.1.1. Es responsabilidad de la CM realizar la revisión de las chapas y cerraduras de las puertas de acceso del edificio para detectar fallas.

CEN PAN





29.2.1. La CM supervisará que se mantengan en óptimo estado todas las cerraduras y chapas del inmueble, reparar los desperfectos que presenten, así como contar con duplicado de las llaves de las puertas de acceso a oficinas y áreas comunes. 29.2.2. La CM atenderá las solicitudes de servicio de cerrajería así como el mantenimiento de las mismas. 29.2.3. El servicio de cerrajería queda reservado sólo para fines institucionales y no podrá ser usado con fines de carácter personal.

29.3. Servicio.

29.3.1. Es responsabilidad del solicitante del servicio de cerrajería llenar el formato “Orden de trabajo” y entregarlo a la CM para la atención de dicho servicio cuando menos con 3 horas de anticipación, a fin de someterlo a autorización por la DGAF. 29.3.2. Es responsabilidad de la CM atender las solicitudes de reparación o de apertura de chapas de cualquier puerta o mueble que solicite el personal, previa autorización de la DGAF.

29.4. Ejecución y Supervisión.

29.4.1. Es responsabilidad de la CM supervisar los trabajos de cerrajería efectuados en el inmueble así como en el mobiliario.

29.5. Formatos.

29.5.1. Orden de Trabajo. 29.5.2. Requisición de Compra y/o Contratación de Servicios.

30. PLANEACIÓN Y COORDINACIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES

Políticas

30.1. Evento Institucional.

30.1.1. La solicitud del Evento Institucional deberá entregarse a la DRHM por conducto de la Coordinación de Eventos Institucionales (CEI) con la anticipación pertinente dependiendo de la magnitud del evento.

CEN PAN




30.1.2. El área solicitante girará invitaciones y/o convocatorias al Evento Institucional una vez que hayan sido determinadas las necesidades, el programa tentativo y revisado el presupuesto preliminar entre el área solicitante y la CEI, así como reservado el evento. 30.1.3. Utilizar el formato “Solicitud de Evento Institucional” que deberá contener:

30.1.3.1. Firma de autorización del Secretario del área solicitante 30.1.3.2. Firma de visto bueno de la DGAF.

30.1.4. La CEI informará de manera inmediata de la existencia de algún otro evento programado en la misma fecha. 30.1.5. Al momento de recibir la solicitud, la CEI programará la fecha y hora para celebrar una reunión de definición de necesidades y comisiones.

30.2. Definición de Necesidades.

30.2.1. Se llevarán a cabo entrevistas entre el área solicitante y la CEI para determinar en conjunto:

30.2.1.1. Las necesidades de servicios y productos a contratar y/o adquirir, y 30.2.1.2. Las comisiones por cubrir y los responsables que estarán a cargo, a fin de crear un Comité Organizador para efectos del evento en cuestión.

30.2.2. Se dará por recibido el evento en tanto se cubra la información mínima indispensable para poder iniciar los trabajos de planeación y siempre que el tiempo de anticipación sea acorde con las necesidades. 30.2.3. Se programará la reunión del Comité Organizador, al que deberá de convocar la CEI por escrito y con anticipación de 48 horas.

30.3. Planeación del Evento.

30.3.1. Se llevará a cabo la primera reunión del Comité Organizador en la que:

30.3.1.1. El área solicitante presentará el programa tentativo; 30.3.1.2. El área solicitante informará sobre las comisiones a cubrir por parte de los integrantes del Comité Organizador; 30.3.1.3. La CEI informará al Comité el estatus de los trabajos de Planeación y organización, y 30.3.1.4. Los integrantes del Comité Organizador establecerán fecha para entregar por escrito a la CEI (con copia al área solicitante) su relación de necesidades.

30.3.2. La CEI convocará una segunda Reunión del Comité Organizador en la que presentará los avances de organización del evento y el área solicitante presentará:

30.3.2.1. Programa definitivo; 30.3.2.2. Listado de Integrantes de los Presidiums con que contará el evento; 30.3.2.3. En su caso, listado de integrantes de comitivas de recepción; 30.3.2.4. Información sobre maestro(s) de ceremonias; 30.3.2.5. Lista de personas que integrarán el staff y sus respectivas comisiones, e 30.3.2.6. Información necesaria para la elaboración del “minuto a minuto” (agenda ininterrumpida) que operará el día del evento.

30.3.3. Previo al evento, se realizará una visita de reconocimiento al recinto con los responsables de las distintas comisiones en las que la CEI entregará:

30.3.3.1. Copia del “minuto a minuto”; 30.3.3.2. Croquis de montajes, y

CEN PAN




30.3.3.3. Acreditaciones para el personal de staff (dichas acreditaciones deberán ser devueltas por los responsables de las comisiones a la CEI en los días posteriores al evento).

30.4. Planeación del evento en caso de que asista el C. Presidente de la República.

30.4.1. La CEI sostendrá una reunión de trabajo con la DGAF, la Secretaría Particular de la Presidencia del CEN, la Secretaría Particular de la Presidencia de la República y el Estado Mayor Presidencial, con el fin de planear la visita de inspección al recinto en la que asistirán además:

30.4.1.1. La Coordinación de Eventos de la Presidencia de la República; 30.4.1.2. El Estado Mayor Presidencial; 30.4.1.3. El responsable del evento por parte del área solicitante; 30.4.1.4. El responsable del evento por parte de la Secretaría de Comunicación Social del CEN, y 30.4.1.5. Proveedores asignados a operaciones de montajes, equipos de audio/video y otros.

30.4.2. En dicha reunión se entregará a la coordinación de Eventos de la Presidencia de la República y al Estado Mayor Presidencial la siguiente información:

30.4.2.1. Programa definitivo del evento; 30.4.2.2. Lista de integrantes y acomodo de Presidium en que se ubicará 30.4.2.3. el C. Presidente de la República; 30.4.2.4. Lista de invitados especiales; 30.4.2.5. Información de maestro(s) de ceremonias; 30.4.2.6. Listado del personal de staff y comisiones; 30.4.2.7. Planos de recintos y montajes; 30.4.2.8. Copia de acreditaciones (gafetes) de participante, prensa, staff y otros, si es el caso, y 30.4.2.9. Listado de proveedores participantes y su personal comisionado al evento.

30.5. Operación del evento.

30.5.1. Durante la operación del evento, el personal adscrito a la CEI y los responsables de las comisiones permanecerán en el recinto hasta que se dé por terminado el evento. 30.5.2. El personal de staff deberá abstenerse de hacer pagos directos a proveedores, ya que no se autorizan reembolsos por conceptos que estén siendo contratados en ese momento por el Comité Organizador. 30.5.3. La persona de cada comisión acordará, previo al evento, con la CEI los horarios de alimentación de su personal, de acuerdo a sus necesidades y desarrollo del evento.

30.6. Cierre y evaluación del evento.

30.6.1. La CEI enviará una misiva al Secretario y/o Comité organizador del evento para la evaluación del mismo. 30.6.2. La CEI presentará la relación del gasto total al Secretario del área solicitante del evento en un plazo no mayor a 10 días hábiles una vez finalizado el mismo.

CEN PAN




30.7. Uso adecuado de espacios y equipos en el auditorio “Manuel Gómez Morín” (Salón de usos Múltiples- SUM).

30.7.1. No se deberá ocupar salón alguno del SUM sin previo conocimiento y autorización de la CEI, ya que esto afecta directamente a las áreas que solicitan sus sesiones con anticipación. 30.7.2. Se deberán respetar los horarios solicitados o marcados en la solicitud de eventos, para no interferir con las sesiones de las demás áreas solicitantes. 30.7.3. No se permite pegar, perforar, taladrar ó en general maltratar las mamparas o los muros del SUM. 30.7.4. En caso de ser necesario introducir equipo distinto a una computadora personal (lap top) en los salones del SUM, se deberá llenar una carta responsiva que proporcionará la CEI durante su estancia. Cabe señalar que la conexión e instalación de este equipo será responsabilidad del usuario. 30.7.5. En caso de que un equipo consuma más de 800 watts, se deberá notificar y solicitar el apoyo respectivo con un mínimo de 24 horas de anticipación. 30.7.6. Al solicitar en préstamo un equipo de audio y/o video se deberá llenar un resguardo al momento de recoger el equipo y éste no deberá salir del CEN. 30.7.7. Se deberá procurar no dejar encendido los videoproyectores, videograbadoras, reproductores y demás equipos proporcionados por la CEI a fin de alargar la vida útil de los mismos. 30.7.8. Los artículos (plumones, plumas, apuntadores láser) que proporcione la CEI en cada reunión, deberán dejarse en los salones para su uso en los demás eventos que lo requieran.

30.8. Formatos.

30.8.1. Solicitud de Evento Institucional. 30.8.2. Cronograma. 30.8.3. Formatos de evaluación y cierre.

31. ADMINISTRACIÓN Y PLANEACIÓN DE EVENTOS INTERNOS

Políticas


31.1.1. Los eventos que se realicen dentro del CEN serán exclusivamente a petición de las distintas áreas que lo componen. En caso de que algún órgano adscrito al PAN, solicite un espacio en el Auditorio Manuel Gómez Morín, será consultado con la Secretaría General para su revisión y eventual aprobación. 31.1.2. Todo evento deberá ser solicitado mediante el formato “Solicitud de evento interno” con la debida anticipación para garantizar un servicio adecuado y de calidad. 31.1.3. En cada uno de los eventos que sean realizados, deberá existir un responsable del mismo, así como una clara definición del área responsable de los gastos derivados del evento en cuestión, por lo

CEN PAN




que requerirá sin excepción la firma de autorización del Secretario o firma autorizada del Área que solicite el servicio. 31.1.4. Todo suministro de alimentos deberá ser exclusivamente en el área de salones donde se realiza. Bajo ninguna circunstancia se suministrarán servicios de cortesía en las oficinas, salvo en ocasiones especiales, por encontrarse ocupados en su totalidad los salones, en las salas de juntas ó áreas asignadas para realizar el evento.

31.2. Eventos Internos.

31.2.1. El área solicitante deberá entregar el formato “Solicitud de Evento Interno” debidamente requisitado y firmado por el Secretario o firma autorizada de acuerdo al catalogo de firmas. En caso de no presentar dicho formato, el evento no será considerado autorizado. 31.2.2. La “Solicitud de Evento Interno” deberá ser entregada a la CEI en un plazo no menor de 48 horas antes del inicio del evento en cuestión. 31.2.3. La recepción en los tiempos establecidos de la mencionada solicitud, no garantiza la autorización del evento. 31.2.4. Una vez que la DRHM, haya autorizado la ejecución del evento solicitado, se procederá a dar aviso a las áreas correspondientes a fin de brindar los servicios solicitados. 31.2.5. Una vez autorizado el evento la CEI deberá sostener una entrevista con el área solicitante a fin de detallar y tomar las decisiones pertinentes con respecto a los pormenores del evento (montaje del mobiliario, equipo requerido, suministros necesarios, etc.) 31.2.6. La CEI se encargará de suministrar el servicio de café, así como de informar las necesidades del evento y el montaje solicitado. 31.2.7. La DRHM supervisará el desarrollo del evento. 31.2.8. En el caso de que el evento requiera el servicio de alimentos, la CEI presentará a la consideración del área solicitante por lo menos dos opciones de proveedores con sus respectivos menús a fin de que el área solicitante elija la opción más conveniente en función de su presupuesto y el perfil de atención que persiga el evento. 31.2.9. El presupuesto de alimentos deberá ser autorizado en la misma “Solicitud de Evento Interno” por el Secretario o firma autorizada del área solicitante. En caso de que existan gastos adicionales a los originalmente presupuestados, éstos deberán ser autorizados por la misma persona una vez finalizado el evento. 31.2.10. Una vez entregada por el proveedor de alimentos la factura del evento a la CEI dicha coordinación realizará el trámite de pago llenando el formato “solicitud de cheque”, recolectando las firmas de autorización necesarias y entregando dicho formato a la Coordinación de Egresos (CE).

31.3. Formatos.

31.3.1. Solicitud de Evento Interno. 31.3.2. Cuadro comparativo. 31.3.3. Solicitud de cheque. 31.3.4. Control de eventos. 31.3.5. Control de insumos mensual. 31.3.6. Formato para trabajar en días y horarios no hábiles.

32. PROGRAMA GENERAL DE AUDIO, VIDEO Y MONTAJES.

CEN PAN




Políticas

32.1. Eventos

32.1.1. Además de lo establecido en el apartado de eventos internos, todo suministro de materiales de grabación (DVCAM, VHS, audiocassette, disco compacto, etc.) deberá ser especificado en el formato “solicitud de eventos Internos” y entregado en especie a la CEI con 24 horas de anticipación al evento, así como imagen electrónica y videos que requieran para el desarrollo del mismo. 32.1.2. En caso de solicitar equipo de audio o video por más de un día se requerirá que el solicitante firme bajo su responsabilidad el formato de resguardo previamente autorizado por la CEI. 32.1.3. El equipo de audio y video instalado en la sala Efraín González Luna será operado exclusivamente por la CEI, asimismo será responsabilidad de su resguardo y mantenimiento. 32.1.4. Una vez que la DRHM haya girado el aviso correspondiente a un evento autorizado, CEI coordinará la instalación del equipo audiovisual requerido y supervisará el montaje del equipo necesario para la ejecución del evento (sillas, mesas, tarimas, mamparas, etc.). 32.1.5. En caso de eventos especiales como cenas, comidas, conferencias y eventos de más de 100 personas se solicitará una reunión entre el área solicitante (responsable del evento) y la CEI, para que esta última identifique de manera directa los requerimientos técnicos y pueda ofrecer las soluciones adecuadas para el evento en cuestión, así como notificar, si es el caso, de la eventual necesidad de renta de equipo adicional al proporcionado por la Coordinación, misma que tendría que ser tramitada por el área solicitante ante la CAI. 32.1.6. En cada desarrollo de los eventos, se registrará una bitácora que detalle el personal que atendió las funciones asignadas a fin de verificar el control general del evento. 32.1.7. En caso de que un evento requiera un proveedor externo este deberá coordinarse con el área de audio, video y montaje para garantizar la calidad en el desarrollo del evento. 32.1.8. La CEI no se hará responsable del mobiliario, equipo y accesorios de proveedor.

32.2. Control y Administración de Videoteca.

32.2.1. La CEI tendrán el control y acceso al material en medios magnéticos grabado en la videoteca, misma que se clasifica en dos contenidos: el acervo de eventos e historia general del Partido y la videoteca de cámaras de seguridad. El acceso a esta última, también será habilitado a la CSG. 32.2.2. En el caso de que alguien requiera consultar material de dichas videotecas, deberá solicitarlo a la DRHM, quien podrá autorizarlo, evaluando la utilización ó destino que se le dará al mismo. 32.2.3. El control y administración de los materiales existentes serán resguardados en el edificio del CEN. 32.2.4. El suministro de los materiales para grabación deberán ser solicitados mediante formato “Requisición de compra” a la CAI con la debida oportunidad para garantizar la existencia de los mismos. 32.2.5. El tiempo para resguardar los materiales en la videoteca de seguridad será de un año de antigüedad a la fecha vigente. Lo anterior para optimizar los espacios y recursos materiales utilizados para este fin. Una vez transcurrido este periodo se enviaran al Archivo Muerto con el formato correspondiente donde se indicará el periodo de conservación.

32.3. Formatos.

CEN PAN




32.3.1. Solicitud de Evento Interno 32.3.2. Control de eventos 32.3.3. Carta responsiva de equipos 32.3.4. Resguardo de equipo o material. 32.3.5. Solicitud de acceso para trabajar en días y horarios no hábiles.

33. MOVIMIENTOS DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO

Políticas


33.1.1. El usuario que tenga bajo su resguardo mobiliario, equipo o materiales y requiera cambiar su ubicación física, o lo tenga que transferir a otra persona por necesidades del servicio, o que por desuso, desgaste, obsolescencia o destrucción lo considere para baja del inventario, no podrá hacerlo hasta agotar el procedimiento establecido en el punto 43.4, que se inicia con la solicitud del servicio en el formato correspondiente en ventanilla única. 33.1.2. Para realizar movimientos de mobiliario o materiales dentro o fuera de las instalaciones se requiere autorización de la DGAF, la cual notificará a la DF para actualizar el inventario de bienes.

33.2. Solicitud de Servicio.

33.2.1. Es responsabilidad del usuario del servicio llenar la “Solicitud de movimiento de mobiliario y equipo” para lo cual se deberá entregar cuando menos con 24 horas de anticipación y con el visto bueno de su Secretario.

33.3. Ejecución y supervisión.

33.3.1. Es responsabilidad de la CEI, mover el mobiliario y equipo dentro y fuera del inmueble, de acuerdo a las necesidades de cada área.

33.4. Formatos.

33.4.1. Solicitud de movimiento de mobiliario y equipo.

34. SEGURIDAD INTEGRAL

Políticas

CEN PAN




34.1. Objetivo de Seguridad.

34.1.1. Que todo el personal de seguridad identifique los factores de riesgo, que puedan poner en peligro la integridad física de las personas y los bienes del CEN así como ayudar a la solución de problemas relacionados con el área de seguridad, brindando a las áreas un servicio eficiente y de calidad.

34.2. Cobertura de Seguridad.

34.2.1. Son funciones de seguridad controlar, vigilar e informar de las siguientes áreas:

34.2.1.1. Acceso vehicular; 34.2.1.2. Acceso peatonal; 34.2.1.3. Salida vehicular; 34.2.1.4. Recepción entrada a elevadores; 34.2.1.5. Estacionamiento sótano 1; 34.2.1.6. Rondines dentro del edificio diurno y nocturno; 34.2.1.7. Entrada de proveedores, reporteros y público en general; 34.2.1.8. Informar sobre anomalías y desperfectos del edificio, y 34.2.1.9. Recepción a funcionarios e invitados especiales.

34.2.2. Será responsabilidad de la CSG a través del Ejecutivo de Seguridad, realizar la supervisión y coordinación de los servicios internos y/o externos de vigilancia. 34.2.3. Será responsabilidad de la CSG tomar las medidas necesarias para salvaguardar la integridad física de las personas, así como las instalaciones y equipo del CEN.

34.3. Contratación de los servicios de una empresa de Seguridad, en su caso.

34.3.1. Es deber de la CSG investigar los antecedentes e historial de los proveedores de servicios de seguridad, para la contratación de los servicios de seguridad. 34.3.2. Los elementos a considerar para la adecuada selección del proveedor serán principalmente:

34.3.2.1. Precio; 34.3.2.2. Currículo en materia de seguridad y el perfil del personal que propone; 34.3.2.3. Condiciones de pago; 34.3.2.4. Calidad en el servicio de supervisión y apoyo a eventos; 34.3.2.5. Calidad y eficiencia en el servicio, y 34.3.2.6. Garantías.

34.4. Formatos.

34.4.1.1. Solicitud de cheque. 34.4.1.2. Control de asistencia del personal de seguridad. 34.4.1.3. Control de Rondines. 34.4.1.4. Bitácora Diaria de actividades. 34.4.1.5. Formatos internos de seguridad.

CEN PAN




35. CONTROL DE ACCESO PEATONAL

Políticas

35.1. Accesos

35.1.1. La entrada peatonal será controlada y custodiada por el personal de seguridad. 35.1.2. Todo el personal y proveedor de servicio en general (limpieza, valet parking, seguridad, etc.) deberán ingresar y salir por la caseta peatonal para poder realizar el inventario de equipo y herramienta de trabajo, así como el registro personal y de asistencia.

35.2. Funciones de seguridad en acceso peatonal.

35.2.1. Los custodios de esta caseta se encargarán de brindar el acceso al edificio del CEN a empleados, visitantes, funcionarios y proveedores que se identifiquen plenamente. 35.2.2. Cuando se trate de un visitante ajeno a las instalaciones se le solicitará una identificación oficial vigente y se enlazará vía telefónica a recepción para informar y solicitar su acceso, los datos del visitante quedarán registrados en el formato correspondiente y posteriormente el guardia de seguridad le brindará el acceso, previa autorización. 35.2.3. Cuando se trate de un empleado del CEN, deberá portar su credencial que lo acredita como empleado y le permitirá el acceso. 35.2.4. Cuando se trate de medios de comunicación se le solicitará una identificación vigente, se le otorgará un gafete de prensa y será canalizado al área de medios o lugar del evento, al término del mismo deberá salir por la caseta peatonal y se le devolverá su credencial contra entrega de su gafete. 35.2.5. Cuando se trate de un proveedor se le solicitará una identificación oficial vigente, otorgándosele un gafete de proveedor y será canalizado al área de recepción para que sea atendido, al término deberá salir por la caseta peatonal y se le devolverá su credencial, contra entrega del gafete. 35.2.6. Para efectos de mensajería los guardias solicitarán el nombre del mensajero y la razón social de su empresa y lo canalizaran al área de Oficialía de Partes donde dejarán su documentación o paquetes; únicamente de lunes a viernes de las 9:00 a las 18:00 horas. 35.2.7. Las puertas de la entrada peatonal permanecerán preferentemente cerradas las 24 horas y sólo se abrirán al momento de ingresar las personas autorizadas. 35.2.8. Mantener una buena imagen del área de trabajo, de su persona y equipo. 35.2.9. Informar y anotar la entrada y salida de cualquier persona que ingrese por el acceso peatonal a las instalaciones.

35.3. Restricciones.

35.3.1. Es obligación del personal de seguridad hacer que se cumplan las restricciones siguientes:

CEN PAN




35.3.1.1. Los visitantes, proveedores y empleados, que deseen ingresar a las instalaciones del CEN, deberán entrar sin gorras, sombreros, máscaras, etc. A fin de facilitar su identificación; 35.3.1.2. No se permitirá el acceso a personas con animales, sólo en caso que sean perros lazarillos; 35.3.1.3. No se permitirá el acceso a personas, que quieran ingresar con propaganda NO autorizada por el CEN; 35.3.1.4. No se permitirá el acceso a personas que se presenten en estado de ebriedad o bajo el influjo de cualquier tipo de estupefaciente; 35.3.1.5. No se permitirá el acceso a personas que porten armas de fuego o cualquier otro objeto que ponga en riesgo la integridad de las personas; 35.3.1.6. Queda estrictamente prohibido el acceso por la entrada peatonal con motocicletas, bicicletas, por razones de seguridad e integridad del personal; 35.3.1.7. No se permitirá el acceso a vendedores ambulantes o de cualquier tipo; 35.3.1.8. No se podrán hacer maniobras de cargas y descargas por el acceso peatonal, y 35.3.1.9. No se permitirá sacar material y equipo del CEN sin el formato de salida debidamente llenado y autorizado por el área responsable. Una vez ingresado el material y equipo de los proveedores al edificio, el personal de seguridad no se hará responsable del resguardo de los mismos.

35.4. Formatos.

35.4.1. Control De asistencia del personal de seguridad. 35.4.2. Control de Rondines. 35.4.3. Bitácora Diaria de actividades. 35.4.4. Formatos internos de seguridad.

35.5. Acceso en días no hábiles.

35.5.1. Todo el personal que requiera ingresar en días no hábiles dentro de las instalaciones del CEN deberá llenar sin excepción alguna el formato correspondiente, con la previa autorización de su jefe inmediato, donde indique el motivo de su estancia dentro del CEN. 35.5.2. Queda establecido que todos los proveedores y visitantes que deseen ingresar al CEN, en días no hábiles deberán solicitar con anticipación su autorización a la CSG y será obligación de los proveedores y/o visitantes entregarlo o mostrarlo a seguridad cuantas veces sea necesario, restringiendo el acceso a otras áreas que no estén especificadas en el formato.

35.6. Formatos.

35.6.1. Solicitud de acceso para trabajar en días y horarios no hábiles.

36. CONTROL DE ACCESO VEHICULAR

CEN PAN




Políticas

36.1. Accesos

36.1.1. La entrada vehicular será controlada y custodiada por el personal de seguridad que contrate el CEN. 36.1.2. El acceso vehicular se otorgará por el personal de seguridad a empleados, visitantes, proveedores y funcionarios que tengan autorización.

36.2. Funciones de seguridad en acceso vehicular.

36.2.1. Esta caseta se encarga de brindar el acceso al edificio del CEN, a vehículos de empleados, visitantes, funcionarios y proveedores que se identifiquen plenamente, verificando con el personal que los atenderá la procedencia de su ingreso. 36.2.2. Cuando se trate de un visitante ajeno a las instalaciones se solicitará que acuda a la recepción del sótano 1 para identificarse a fin de solicitar su acceso, los datos del visitante como los del vehículo quedarán registrados en el formato correspondiente, y el guardia de seguridad brindará el acceso. 36.2.3. Cuando se trate de un empleado del CEN, deberá verificar que porte su tarjetón de estacionamiento y deberá enseñar su credencial que lo acredita como empleado. 36.2.4. Cuando se trate de servidores Públicos o invitados especiales (Gobernadores, Secretarios de Estado, Subsecretarios, presidentes Municipales, Diputados y Senadores u otros), las áreas deberán dar aviso por escrito a la DGAF con 24 horas de anticipación para brindarle todas las atenciones y facilidades necesarias a los funcionarios. 36.2.5. La salida vehicular se deberá efectuar por Avenida Coyoacán, después de las 23:00 horas. 36.2.6. Las puertas de la entrada vehicular permanecerán preferentemente cerradas las 24 horas y solo se abrirán al momento que ingresa el vehículo. 36.2.7. Vigilar el acceso de vehículos al área de camiones y solicitar autorización para ingresar a la CSG. 36.2.8. Mantener una buena imagen del área de trabajo, de su persona y equipo. 36.2.9. Informar y anotar la entrada y salida de cualquier persona que ingrese por las rampas al CEN.


36.3.1. El personal de seguridad hará que se cumplan, además de las restricciones a peatones que aplican aunque se ingrese con vehículo, las siguientes:

36.3.1.1. Por razones de seguridad e integridad del personal, queda estrictamente prohibido el acceso por la entrada vehicular a los peatones; 36.3.1.2. No se podrán hacer maniobras de carga y descarga por la rampa vehicular, y 36.3.1.3. No se permite el acceso a taxis públicos, patrullas o grúas, solo en caso de emergencia.

36.4. Formatos.

36.4.1. Control De asistencia del personal de seguridad. 36.4.2. Control de Rondines.

CEN PAN




36.4.3. Bitácora Diaria de actividades. 36.4.4. Formatos internos de seguridad.

37. APOYO A EVENTOS Y FUNCIONARIOS

Políticas

37.1. Solicitud del servicio.

37.1.1. Todo el personal, que requiera apoyo de seguridad para eventos internos del CEN, deberá solicitarlo por escrito, con un mínimo de 48 horas de anticipación, a la CSG.

37.2. Apoyo a Eventos Internos.

37.2.1. La CSG tiene como una de sus funciones apoyar en los siguientes casos:

37.2.1.1. Custodia de mobiliario y equipo propiedad del CEN; 37.2.1.2. Vigilar el orden y medidas de seguridad implementadas para la realización de los eventos, y 37.2.1.3. Brindar todas las facilidades necesarias a los invitados sin romper las normas y los lineamientos de convivencia.


37.3.1. Todo el personal de Seguridad tiene prohibido lo siguiente:

37.3.1.1. Estacionar vehículos; 37.3.1.2. Lavar o limpiar vehículos; 37.3.1.3. Abrir o sacar material de cualquier vehículo; 37.3.1.4. Tener en su posesión llaves de los vehículos; 37.3.1.5. Guardar armas y objetos punzo cortantes de las escoltas de 37.3.1.6. Funcionarios y/o visitantes; 37.3.1.7. Dar servicios de seguridad o escolta a funcionarios fuera de las instalaciones del Partido, y 37.3.1.8. Dar información de cualquier tipo a personas ajenas al CEN.

37.4. Formatos.

37.4.1. Formatos internos de Seguridad

CEN PAN




38. PROTECCIÓN CIVIL

Políticas

38.1. Objetivo.

38.1.1. Lograr que todo el personal y proveedores de servicios que acuden diario a las instalaciones, tengan los conocimientos necesarios de seguridad y protección en caso de sismo, en materia de protección y combate de incendios, y en caso de siniestro, manifestación hostil y amenaza de bomba. 38.1.2. Todo personal que labora en las instalaciones del CEN deberá conocer el plan de protección civil y los planes establecidos por la DRHM para disminuir el riesgo de accidentes en eventualidades de: incendio, sismo, amenaza de bomba, manifestaciones, entre otras.

38.2. Programa interno de protección civil.

38.2.1. El Plan de Protección Civil se realizará por el proveedor que se contrate para ese fin, cumpliendo con lo dispuesto en la Ley de Protección Civil del Distrito Federal vigente. 38.2.2. El programa interno de protección civil debe contener como mínimo:

38.2.2.1. Disposiciones Generales; 38.2.2.2. Formación del Comité Interno de Protección Civil; 38.2.2.3. Formación de Brigadas; 38.2.2.4. Capacitación; 38.2.2.5. Señalización; 38.2.2.6. Equipos de Prevención y Combate de Incendios. 38.2.2.7. Programa de Mantenimiento; 38.2.2.8. Simulacros, y 38.2.2.9. Equipo de Primeros Auxilios.

38.2.3. El Programa de Protección Civil deberá estar integrado por las siguientes brigadas, donde se contemplen los cursos de capacitación indispensables para cumplir sus funciones:

38.2.3.1. Brigada de Evacuación; 38.2.3.2. Cuadrilla de Evacuación. 38.2.3.3. Logística. 38.2.3.4. Circulaciones verticales y horizontales. 38.2.3.5. Columnas de evacuación. 38.2.3.6. Puntos de Reunión. 38.2.3.7. Ejercicios y simulacros de evacuación. 38.2.3.8. Primeros Auxilios; 38.2.3.9. Introducción a los primeros auxilios. 38.2.3.10. Anatomía y fisiología. 38.2.3.11. Soporte básico de vida.

CEN PAN




38.2.3.12. Heridas y hemorragias. 38.2.3.13. Fracturas. 38.2.3.14. Quemaduras. 38.2.3.15. Prefijos médicos básicos. 38.2.3.16. Prevención y combate de incendios; 38.2.3.17. Introducción. 38.2.3.18. Protección y control. 38.2.3.19. Extinción del fuego. 38.2.3.20. Clases de fuego. 38.2.3.21. Prohibiciones en el uso de agua. 38.2.3.22. Organizaciones en la prevención de incendios. 38.2.3.23. Posibles causas de incendio. 38.2.3.24. Sugerencias para la prevención de incendios.

38.3. Formatos.

38.3.1. Los que indique la autoridad responsable. 38.3.2. Listado de integrantes de brigadas de protección civil.

7.3. DIRECCIÓN DE FINANZAS

1. INGRESOS

Políticas

1.1. Financiamiento Público.

1. 1.1.1. Los ingresos que se reciban por concepto de financiamiento público, deberán depositarse a la cuenta bancaria que la Tesorería Nacional haya aperturado para dicho fin. 1.1.2. Deberá elaborarse el recibo de ingreso correspondiente cada vez que el Instituto Federal Electoral realice el depósito de las prerrogativas a que tiene derecho el Partido, el cual se entregará oportunamente a la Dirección General de Prerrogativas y Partidos Políticos de dicho Instituto, conservando copia del documento para soportar contablemente el ingreso respectivo. 1.1.3. El depósito deberá realizarse en cuenta bancaria mancomunada independiente y el registro contable hacerse en cuentas contables autónomas a los ingresos del Partido adquiridos por cualquier otro concepto.

1.2. Financiamiento de la militancia y simpatizantes.

CEN PAN




1.2.1. El Partido podrá recibir financiamiento por concepto de donativos de simpatizantes y militantes, así como cuotas de diputados federales, senadores, consejeros y cualquier otro que establezca la normatividad interna del Partido. 1.2.2. Cuando un militante o simpatizante realice una aportación ya sea por donativo o cuota reglamentaria, éstas deberán apegarse a lo establecido en el Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales, los Lineamientos para la Fiscalización de los Recursos de los Partidos Políticos Nacionales y los Reglamentos del Partido. 1.2.3. La DF deberá solicitar a la Tesorería Nacional los recibos que sean necesarios para llevar un adecuado control de las aportaciones de militantes y simpatizantes en efectivo y especie, de conformidad con lo establecido en los artículos del Reglamento que establece los Lineamientos para la Fiscalización de los Recursos de los Partidos Políticos Nacionales, para que ésta a su vez notifique a la autoridad electoral a través de la Dirección de Informes Anuales y de Campaña el número de folios impresos. 1.2.4. Las aportaciones podrán realizarse mediante cheque, efectivo, tarjeta de crédito o débito y sólo en el caso de las cuotas de Diputados y Senadores se harán a través de transferencia bancaria realizada por los Grupos Parlamentarios correspondientes; por ningún motivo se puede proporcionar a los aportantes el número de cuenta bancario destinado para recibir éstas. 1.2.5. Antes de realizar el depósito de aportaciones o cuotas, se deberá verificar que se cumpla con los siguientes requisitos: identificar si el aportante es militante o simpatizante; que no rebase los topes permitidos en los reglamentos o acuerdos vigentes; que provengan de persona física; que se cuente con copia de la credencial de elector 1.2.6. del aportante; copia del cheque en su caso, así como todos los datos necesarios para requisitar el recibo, una vez completos y revisados los documentos se procederá a realizar el depósito de la aportación en la cuenta bancaria correspondiente. 1.2.7. Después de efectuar el depósito se deberá emitir el recibo correspondiente dependiendo del tipo de aportación que se trate (efectivo o especie), del mismo modo, se deberá recabar la firma del aportante y entregar el original al mismo. La aportación deberá de ingresarse al sistema de control de aportaciones de simpatizantes y militantes diseñado para tal fin. 1.2.8. Respecto a donativos en especie, igualmente se deberá emitir el recibo de aportación correspondiente, además se deberá reunir la documentación requerida en base a lo establecido en el reglamento de los Lineamientos para la Fiscalización de los Recursos de los Partidos Políticos Nacionales, así como lo establecido en el Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales. 1.2.9. En el caso de las aportaciones a través de medios electrónicos contempladas en el Reglamento que establece los Lineamientos para la Fiscalización de los Recursos de los Partidos Políticos Nacionales, se deberán aperturar cuentas bancarias independientes y revisar que la empresa contratada cumpla con lo establecido en el Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales del mismo modo se deberán revisar los recibos correspondientes y realizar el registro en el sistema donde se lleve el control de dichas aportaciones. 1.2.10. Se deberá llevar un consecutivo de los recibos emitidos, tanto de los utilizados como cancelados; los recibos cancelados se conservarán en original y las copias respectivas, en el caso de recibos utilizados, el original se entrega al aportante y una copia se anexa a la póliza contable y otra se conserva en el consecutivo mencionado, todos los recibos utilizados deberán estar firmados por el aportante y por el funcionario autorizado correspondiente. 1.2.11. La información contenida en el sistema utilizado para el control de las aportaciones deberá coincidir en montos y personas perfectamente con lo registrado contablemente así como en los recibos físicos contenidos en la póliza contable y el consecutivo.

CEN PAN




1.2.12. Las aportaciones de las cuotas de Diputados y Senadores se realizarán a través de una transferencia hecha por cada uno de los Grupos Parlamentarios correspondientes, las cuales deberán de realizarse de manera mensual. A dichos Grupos Parlamentarios se les pedirá la relación de los aportantes y la transferencia correspondiente. Los recibos se emitirán con la fecha de la transferencia y de acuerdo a la lista proporcionada por cada Grupo Parlamentario.

1.3. Autofinanciamiento.

1.3.1. El autofinanciamiento proviene de los ingresos que se obtengan de actividades promocionales tales como, conferencias, espectáculos, juegos y sorteos, eventos culturales, ventas editoriales, venta de bienes, propaganda utilitaria y cualquier otra similar realizada con el propósito de allegarse de recursos; cualquiera de las anteriores estará regulada por la legislación correspondiente y lo establecido en el Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales, así como en los Lineamientos para la Fiscalización de los Recursos de los Partidos Políticos Nacionales y los reglamentos del Partido. 1.3.2. Cualquier evento de autofinanciamiento deberá ser autorizado por la Tesorería Nacional y la logística de la obtención del ingreso coordinada por la DF. 1.3.3. En el caso de eventos de autofinanciamiento tales como cursos, conferencias y cualquier otro evento donde se cobre una cuota de acceso, se realizarán recibos de autofinanciamiento por cada evento, los cuales serán consecutivos y emitidos por la DF. 1.3.4. Los juegos y sorteos sólo pueden ser autorizados por la Tesorería Nacional y ésta será la encargada de solicitar a la Secretaría de Gobernación los permisos correspondientes y tendrán que realizarse siguiendo lo indicado en la legislación correspondiente. La administración y ejecución de los juegos y sorteos tendrán que ser coordinada y vigilada por la DF. 1.3.5. Las ventas editoriales y de artículos promocionales son coordinados por la DF, excepto la Revista La Nación, Palabra, Bien Común y el material de capacitación de los cuáles sólo se recibe el efectivo o cheques para realizar su depósito y llevar el control de los ingresos a este respecto. Los procedimientos de ventas editoriales y artículos promocionales serán tratados en otro apartado de este manual. 1.3.6. De los ingresos que se obtengan por ventas de bienes muebles y material de desperdicio, se deberá cumplir con los requisitos correspondientes para venta de activo y se deberá justificar dicha venta; por dichos recursos obtenidos, se realizará el depósito y se emitirá el recibo de ingresos correspondiente el cual a su vez deberá registrarse en el sistema destinado para controlar tales ingresos del Partido.

1.4. Otros Ingresos.

1.4.1. Son otros ingresos los provenientes de reembolsos de gastos por comprobar, reposición de credenciales, reembolso de incapacidades, pagos a préstamos personales, reembolso de gastos no autorizados, pago de boletos de avión extraviados, reembolso de seguros, pago de equipos extraviados y cualquier otro que esté permitido y cumpla con los requisitos marcados en el Código Federal de

CEN PAN




Instituciones y Procedimientos Electorales, así como en los Lineamientos para la Fiscalización de los Recursos de los Partidos Políticos Nacionales y los Reglamentos del Partido. 1.4.2. Por estos ingresos se expedirá el recibo de ingreso correspondiente y se procederá a capturarlos en el sistema destinado para tal fin, y pasar a contabilidad para su registro contable. 1.4.3. Se podrán recibir también ingresos por rendimientos financieros, entendiéndose como tales, los intereses que se obtengan de las cuentas bancarias o los intereses provenientes de inversión en mesa de dinero. 1.4.4. Los ingresos que reciba el Partido por rendimientos financieros, estarán sustentados con los estados de cuenta emitidos por la institución financiera correspondiente así como por los documentos en que consten los actos constitutivos o modificatorios de las operaciones financieras de los fondos.

1.5. Venta de Libros y Artículos Promocionales. 1.

1.5.1. La DF es la encargada de coordinar la venta de libros y artículos promocionales, la cual tendrá que seleccionar el material promocional que se pone a la venta, establecer los precios y políticas de descuentos, cantidades a adquirir y solicitar la adquisición del material, así como de la impresión o reimpresión de los libros que la Comisión Editorial autorice 1.5.2. Tendrá que llevarse un control de las entradas y salidas de almacén de los libros y artículos promocionales a través de un sistema que nos permita imprimir notas de entrada, notas de salida y kárdex, los cuales deberán estar firmados por las personas autorizadas. 1.5.3. Al realizar una venta el pago puede ser en efectivo, cheque y tarjeta bancaria (crédito o débito). En caso de que el artículo a facturar sea adquirido por algún área del propio CEN, podrá realizarse una transferencia previamente autorizada por el Secretario o titular correspondiente. En el caso de que el adquirente sea un Comité Estatal se podrá autorizar, previo escrito del Presidente del mismo, el descuento de las prerrogativas correspondientes a dicho Comité en un plazo que no exceda de 3 meses. 1.5.4. Deberán de realizarse cortes de caja diarios, depositar el monto de las ventas y capturar los pagos en el sistema. Los cortes tendrán que turnarse al área de contabilidad diariamente para que ésta realice el asiento contable correspondiente. 1.5.5. Al final del mes se realizará un corte que incluya todos los movimientos de dicho periodo y se imprimirán los reportes solicitados por la CC o la autoridad fiscalizadora. 1.5.6. Deberán efectuarse por lo menos dos inventarios al año; en uno de ellos por lo menos se invitará a los auditores externos a presenciarlo y cumplir con los requisitos que se contemplen en la Guía realizada para tal fin. 1.5.7. Con el fin de promocionar la imagen del Partido y al mismo tiempo incrementar los ingresos por esta partida de Autofinanciamiento, es menester de la DF estar presente en la mayor cantidad de eventos organizados por el CEN u otros Comités del Partido para lo cual se deberá estar en coordinación con la DRHM para obtener información de dichos eventos.

1.6. Transferencias al CEN.

1.6.1. Podrán recibirse transferencias de recursos de los Comités Estatales del Partido a la Tesorería Nacional, mismos que serán ingresados a una cuenta CBCEN y las cuales deberá de soportarse con los recibos internos que para esos fines expida la DF y con la ficha de depósito o transferencia bancaria respectiva.

CEN PAN




1.6.2. Solo podrán recibirse transferencias de recursos de Comités Estatales que provengan de financiamiento federal. 1.6.3. Los remanentes de recursos de campañas electorales federales controladas por el CEN ingresarán a la contabilidad de la Tesorería Nacional.

1.7. Formatos.

1.7.1. RMEF. 1.7.2. RSEF. 1.7.3. RMES. 1.7.4. RSES.

2. ATENCIÓN A ESTRUCTURAS Y OPERACIONES FINANCIERAS

Políticas

2.1. Atención a Estructuras Estatales.

2.1.1. La DF será la responsable de aperturar y cancelar todas las cuentas bancarias que sean necesarias para el manejo de los recursos federales que maneje el CEN y los Comités Directivos estatales sin excepción alguna, en el banco que determine la Tesorería Nacional. 2.1.2. Los movimientos de registro de alta, baja o cancelación de firmas de las cuentas bancarias del CEN y de los Comités Directivos Estatales serán realizados por la DF, cuidando que las personas que suscriban dichos instrumentos sean el Presidente, el Secretario General, el Tesorero y el administrador o sus homólogos en los Comités 2.1.3. Regional o Directivos. 2.1.4. La DF deberá solicitar oportunamente a la institución bancaria seleccionada, las chequeras necesarias de las cuentas bancarias del CEN y Comités Directivos Estatales. 2.1.5. Es responsabilidad de la DF el recibir, clasificar y enviar a los Comités Directivos Estatales copia fotostática legible o en su caso escaneados, los estados de cuenta correspondientes a las cuentas aperturadas por la Tesorería Nacional. Los estados de cuenta originales deberán ser resguardados por ésta Dirección para ser entregados o consultados por la autoridad electoral. 2.1.6. La DF deberá efectuar oportunamente y previo visto bueno del Tesorero Nacional las transferencias de prerrogativas ordinarias, de campaña federal o campaña local a los comités estatales 2.1.7. Enviar oportunamente los comprobantes de traspasos efectuados a los comités estatales.

2.2. Operaciones financieras.

2.2.1. La DF será responsable de invertir los recursos del Partido en Mesa de Dinero que para esos efectos haya aperturado la Tesorería Nacional. 2.2.2. Para poder invertir deberá consultarse a la Tesorería Nacional las posibles transferencias del día a efectos de no invertir recursos que estuvieran destinados a proyectos del CEN ese día.

CEN PAN




2.2.3. En el caso de existir préstamos solicitados a instituciones bancarias, deberá conciliar mes a mes el monto de capital cobrado e intereses devengados a efectos de poder dar certeza de los cargos respectivos.

3. EGRESOS

Políticas

3.1. Pagos a Terceros.

3.1.1. Es política del Partido Acción Nacional cumplir con sus compromisos siempre y cuando se obtenga el bien o servicio requerido bajo las condiciones estipuladas y haya cumplido con las autorizaciones pertinentes. 3.1.2. En el caso de que un bien o servicio adquirido no cuente con la autorización respectiva, la persona que solicitó dicha compra será responsable de cubrir al proveedor el importe correspondiente, asimismo se hará acreedor a una sanción administrativa por realizar operaciones de compra a nombre del Partido. 3.1.3. Para tramitar el pago a un proveedor de bienes o servicios se deberá utilizar el formato denominado “Solicitud de Cheque” que para esos efectos emita el Partido. El formato en comento deberá contener entre otros datos la siguiente información necesaria para su trámite:

3.1.3.1. Nombre del Solicitante; 3.1.3.2. Concepto del Pago; 3.1.3.3. Nombre del beneficiario (Proveedor); 3.1.3.4. Cantidad a pagar; 3.1.3.5. Número de factura o comprobante; 3.1.3.6. Firma del solicitante, y 3.1.3.7. Firma del titular del área que autoriza.

3.1.4. En caso de que el pago corresponda a trabajos de capacitación, tareas editoriales y/o estudios e investigación (Actividades Especificas), deberá detallarse en la solicitud la actividad a la que pertenece y el nombre de la misma. 3.1.5. La solicitud de cheque deberá ser entregada para su trámite al personal del área de egresos por medio de la ventanilla única, quien será responsable de procesarlos para su pago respectivo. 3.1.6. A la solicitud de cheque deberá anexarse la documentación comprobatoria respectiva, misma que se enuncia a continuación:

3.1.6.1. Copia de la orden de compra autorizada; 3.1.6.2. Factura original con requisitos fiscales; 3.1.6.3. Comprobante de recepción del material o servicio firmado por el solicitante; 3.1.6.4. En su caso, contrato de compra-venta y/o prestación de servicios; 3.1.6.5. En el caso de pago de servicios como telefonía, energía eléctrica, predial, etc., se anexará al momento de tramitar el pago el recibo original que una vez liquidado será devuelto a la DRHM para que sea archivado en los expedientes de Servicios Generales; 3.1.6.6. En el caso de compra de activos fijos la factura original deberá ser archivada en el expediente que para esos efectos lleve la CC, y 3.1.6.7. Se deberán anexar las muestras y/o pruebas del producto o servicio correspondiente.

CEN PAN




3.1.7. Se podrán autorizar anticipos a proveedores siempre y cuando por la naturaleza del servicio o producto, el proveedor lo establezca como condición para la prestación o entrega del mismo de acuerdo al contrato o por la naturaleza del servicio. 3.1.8. Aún cuando el pago se maneje como anticipo, la solicitud y documentación comprobatoria deberá ser acorde con todos los requisitos mencionados en políticas anteriores. 3.1.9. Todas las solicitudes deberán tener las autorizaciones respectivas a fin de cumplir con los requerimientos particulares de las diferentes categorías de servicio. El personal del área de egresos en ningún caso podrá tramitar los pagos si no se cumple con el procedimiento establecido. 3.1.10. Es responsabilidad del área de egresos la programación efectiva de los pagos, los cuales se efectuarán tomando como base lo siguiente:

3.1.10.1. Llenado de la solicitud de cheque, documento por medio del cual deberán solicitarse los pagos de bienes o servicios; 3.1.10.2. La emisión o renovación de los contratos respectivos, y 3.1.10.3. El control, mantenimiento y depuración de las diferentes bases de egresos. 3.1.10.4. Una vez revisadas las solicitudes de cheque, éstas deberán ser entregadas al área de contabilidad para la emisión del cheque correspondiente y el registro contable respectivo. 3.1.10.5. Los cheques serán firmados por los titulares de la Tesorería Nacional, la DGAF y/o los funcionarios que estuvieran facultados para ese fin. 3.1.10.6. Se establecen como días de recepción de documentación para pago a proveedores de bienes o servicios los martes en un horario de 9:00 a 15:00 horas. 3.1.10.7. Queda estipulado que los días de pago a proveedores serán los viernes en un horario de 9:00 a 15:00 horas y de 16:00 a 18:00 horas.

3.2. Anticipo para gastos de viaje.

3.2.1. Es política del Partido proveer al personal de los recursos financieros necesarios a fin de que desarrollen las actividades concernientes al mismo que se realicen fuera de la ciudad de México y zona metropolitana. 3.2.2. Los anticipos serán otorgados únicamente para realizar gastos relacionados con el trabajo por cuenta del CEN del PAN y/o proyectos del Partido. 3.2.3. Los anticipos para gastos de viaje cubrirán los gastos realizados por el personal a cuenta del Partido en hospedaje, alimentación, transporte, cargos por servicio y otros gastos menores autorizados. 3.2.4. Los boletos de avión no serán contemplados a través de anticipos para gastos de viaje, éstos serán tramitados por la CSV. 3.2.5. Se entenderá por gastos menores los realizados por el empleado que no sobrepasen el importe equivalente a 3 días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal y cuenten con los elementos de comprobación de acuerdo a políticas de gastos. 3.2.6. Los anticipos deberán solicitarse a través del formato denominado “Solicitud de cheque” el cual deberá contar con la autorización del titular del área correspondiente. En ausencia del titular del área, la autorización podrá darse por el personal que cuente con la debida autorización en el catalogo de firmas correspondiente. 3.2.7. La solicitud de anticipo para gastos de viaje, deberá contener los siguientes requisitos:

3.2.7.1. Nombre del solicitante; 3.2.7.2. Secretaría y Dirección solicitante; 3.2.7.3. Motivo del viaje;

CEN PAN




3.2.7.4. Destino (s); 3.2.7.5. Duración del viaje; 3.2.7.6. Gastos que cubrirá el anticipo, y 3.2.7.7. Firma del solicitante y del titular del área autorizando el anticipo.

3.2.8. Los anticipos que llegasen a solicitarse para realizar viajes al extranjero, deberán ser autorizados por el Presidente del CEN del Partido o por autorización de éste, el Tesorero Nacional. 3.2.9. El anticipo de gastos de viaje autorizado no significa que será emitido el cheque correspondiente. En caso de no ser autorizados es responsabilidad de la DF avisar al empleado la razón de la objeción; entre las cuales podrían presentarse de manera enunciativa mas no limitativa las siguientes:

3.2.9.1. Que el empleado no haya comprobado anticipos otorgados en un periodo de quince días posterior a la fecha en que se emitió un anticipo previo, y 3.2.9.2. Que el motivo del viaje no fuere para la representación del Partido o para la realización de un proyecto del mismo.

3.2.10. Los anticipos se harán a través de depósitos bancarios electrónicos y en la misma cuenta en la cual se deposita el sueldo del empleado, o en la cuenta extraordinaria que autorice la Tesorería Nacional sólo para este fin o mediante cheque a nombre del solicitante. 3.2.11. Sólo serán emitidos cheques por anticipos de viaje a personal que labore en el CEN, en caso de que se requiera un anticipo a personal ajeno a la plantilla laboral, este deberá de solicitarse a nombre de un miembro del área que labore en el CEN. 3.2.12. Los anticipos en moneda extranjera se entregaran en efectivo directamente en la caja. 3.2.13. Montos y límites autorizados para gastos de viaje:

3.2.13.1. Hospedaje.- 1.1.1.1.1. El personal se hospedará en hoteles con los que se tenga convenio y no superen los límites autorizados por la DF y de acuerdo al presupuesto establecido y autorizado para el área; 1.1.1.1.2. Podrán presentarse casos en que el viaje sea organizado por personal de Comités Estatales del estado que se visite; los arreglos de hospedaje podrán ser tramitados a través de éstos si resulta ser una mejor opción, y 1.1.1.1.3. Los gastos de alojamiento serán reembolsados únicamente si están debidamente comprobados. En el comprobante deberá aparecer el nombre del empleado, las fechas de estancia, los impuestos trasladados y cualquier otro gasto incurrido dentro del hotel.

1.1.1.2. Alimentación, taxis, lavandería, telefonía y cargos por servicio.- 1.1.1.2.1. El límite máximo de gastos a reportar será fijado por la DF tomando como base la zona que se visite; 1.1.1.2.2. Los gastos por concepto de lavandería o tintorería en ningún caso podrán ser reembolsados; 1.1.1.2.3. En el caso de transportación terrestre, el empleado podrá reportar el importe de taxis mencionando el punto de partida y destino así como la fecha del servicio; 1.1.1.2.4. En el caso de cargos por servicio, éstos deberán de venir incluidos en el comprobante correspondiente para ser reembolsados, y 1.1.1.2.5. Las llamadas telefónicas no podrán ser reembolsadas.

3.2.14. Es responsabilidad de cada persona verificar que no falte ninguno de los requisitos fiscales en los comprobantes respectivos al viaje realizado. En ningún caso podrán ser reembolsados gastos que no cumplan con la totalidad de requisitos fiscales.

CEN PAN




3.2.15. La falta de comprobantes respectivos será causa suficiente para que no proceda el gasto por cuenta del Partido. 3.2.16. Al término del viaje deberá de realizarse un reporte de gastos en el formato denominado “Reporte de Gastos de Viaje” y que contendrá al menos la siguiente información:

3.2.16.1. Nombre de la persona que reporta los gastos; 3.2.16.2. Fecha y descripción de gastos autorizados; 3.2.16.3. Moneda y tipo de cambio, en su caso; 3.2.16.4. Concepto del gasto; 3.2.16.5. Importe por cada uno de los gastos reportados, y 3.2.16.6. Referencia al anticipo de gastos solicitado en determinada fecha.

3.2.17. Es responsabilidad de cada empleado llenar y firmar su reporte de gastos correcta y cuidadosamente, e incluir todos los comprobantes necesarios también firmados para soportarlos, así como obtener la firma de autorización del titular del área. 3.2.18. Los gastos reportados deberán corresponder con la zona geográfica en la que se realiza el trabajo. 3.2.19. El Secretario o titular del área solicitante es responsable de revisar que todos los gastos realizados por el personal del mismo sean correctos, cuidando de no exceder los límites establecidos y vigilar el cumplimiento de las políticas establecidas por el Partido. 3.2.20. Con el propósito de evitar que los anticipos recibidos sean descontados de la nomina del personal, se deberá presentar el reporte respectivo 72 horas después de concluida la comisión. 3.2.21. Los gastos deben ser reportados en moneda nacional. Aquellos gastos erogados en moneda extranjera deberán ser convertidos a moneda nacional utilizando el tipo de cambio respectivo. 3.2.22. En el caso de gastos de alimentación deberán traer el desglose del consumo y se deberá anotar al reverso del comprobante la lista de comensales y razón de trabajo en caso de ser más de uno. 3.2.23. Los cargos por servicio no deberán ser superiores al 15% sobre el total de la nota de consumo. 3.2.24. Es necesario controlar individualmente todas las transacciones contables con el fin de informar a los empleados sus saldos a cargo o a favor de acuerdo a los anticipos de gastos solicitados y los reportes de gastos entregados. 3.2.25. La cuenta personal es un estado de cuenta individual en donde se manejen todos los cargos y créditos que correspondan a la persona. 3.2.26. La tabla de tarifas de aplicación de viáticos deberá revisarse y aprobarse al inicio de cada ejercicio por la DGAF a propuesta de la DF.

3.3. Caja Chica y Fondos Revolventes.

3.3.1. Existen fondos asignados a diferentes áreas con el propósito de facilitar sus actividades y permitir que se desarrollen sin contratiempo, dichos fondos serán autorizados por la DGAF. 3.3.2. La caja chica ha sido creada para solventar pagos menores entre los que se encuentran:

3.3.2.1. Taxis; 3.3.2.2. Reparaciones menores; 3.3.2.3. Suministro de Medicamentos; 3.3.2.4. Estacionamientos; 3.3.2.5. Servicio postal; 3.3.2.6. Gasolina; 3.3.2.7. Parquímetros, y 3.3.2.8. Reembolsos por gastos de viaje menores a $ 500.00 pesos.

CEN PAN




3.3.3. Para que los gastos puedan ser solventados a través de caja chica se requiere la autorización del Secretario o titular de área. 3.3.4. Cuando se rebase el presupuesto que le corresponde a cada área, no bastará con la autorización del Secretario o titular de área correspondiente, sino que se requerirá de la autorización de la DGAF. 3.3.5. El fondo de caja chica deberá resguardarse en una gaveta bajo llave en cada una de las áreas. 3.3.6. La custodia de dicha gaveta estará a cargo de la persona a la que se asignó el fondo revolvente o en su defecto a la persona que este designe por escrito. 3.3.7. La DF o la CC podrán realizar arqueos de los fondos fijos en cualquier momento sin necesidad de dar aviso a la persona responsable del manejo de la caja chica. 3.3.8. Al final de cada arqueo será necesario levantar un acta donde se plasmen los resultados del mismo, y se turnará un informe a la DGAF en el caso de identificar malos manejos para que ésta, con apoyo del Tesorero Nacional, determine las sanciones correspondientes. 3.3.9. Los reembolsos por caja chica en ningún momento podrán exceder el monto autorizado para este fondo.

3.4. Formatos.

3.4.1. Solicitud de cheque. 3.4.2. Reporte de Gastos de viaje.

4. CONTABILIDAD

Políticas

4.1. Generalidades.

4.1.1. El Partido deberá utilizar el catálogo de cuentas y guía contabilizadora formulados por el Instituto Federal Electoral para controlar los ingresos y egresos del mismo apegados a su vez a las Normas de Información Financiera. 4.1.2. Deberá elaborarse una balanza de comprobación mensual a último nivel, estado de ingresos y egresos y comparativo presupuestal a efectos de proporcionarse a la DGAF para su conocimiento y toma de decisiones. 4.1.3. La documentación contable y fiscal del Partido deberá conservarse por un lapso de 5 años contados a partir de la fecha en que se publique en el Diario Oficial de la federación el dictamen consolidado correspondiente. 4.1.4. Mensualmente se realizarán conciliaciones bancarias de todas las cuentas donde se manejen recursos financieros del Partido. 4.1.5. Bajo la supervisión de la DF, la CC será la encargada de atender todas las auditorias de que sea objeto el CEN. 4.1.6. La CC será la encargada de coordinar mensualmente el pago de impuestos federales del CEN y los Comités Directivos Estatales.

CEN PAN




4.1.7. En caso de impuestos locales que correspondan al CEN serán procesados por esta Coordinación con toda oportunidad.

4.2. Contabilidad de Ingresos.

4.2.1. El origen de todos los recursos depositados en las cuentas bancarias del Partido, deberá ser acreditado ante la autoridad electoral federal, por lo que todos los movimientos que se registren en esas cuentas deberán contar con su respectivo soporte documental en original. 4.2.2. Deberán llevarse por separado los registros contables de los ingresos en efectivo y en especie de acuerdo a la guía contabilizadora que para esos efectos señale el Lineamiento en la materia. 4.2.3. Los ingresos por donaciones o también denominados en especie, deberán registrarse conforme a su valor comercial de mercado o según lo determinado por los lineamientos de fiscalización correspondientes. 4.2.4. En caso de que la Comisión de Fiscalización de los Recursos de los Partidos Políticos Nacionales tenga dudas fundadas del valor de registro de las aportaciones registradas por el Partido, la DF estará obligada a realizar una cotización con un perito valuador autorizado a efectos de dar certeza a la autoridad del monto previamente registrado. 4.2.5. Se deberán registrar contablemente y por separado todas las cuotas obligatorias y extraordinarias de los miembros, las aportaciones de organizaciones adherentes, cuotas voluntarias y personales. 4.2.6. La CC deberá cerciorarse que las aportaciones efectuadas al Partido no rebasen los límites permitidos por las leyes de la materia. 4.2.7. Se llevará un registro centralizado de las aportaciones en dinero y especie que en un ejercicio realice cada persona física, con la finalidad de conocer el monto acumulado de los donativos hechos por cada una de ellas. 4.2.8. En los registros contables deberá incluirse el soporte documental correspondiente a las aportaciones que se reciban, consistentes en la ficha de depósito original o transferencia y copia del recibo de aportación. 4.2.9. En el caso de ingresos por Autofinanciamiento, éstos deberán estar registrados e identificados por cada tipo de ingreso a efectos de poder identificar los gastos que hayan originado cada uno de estos.

4.3. Contabilidad de Egresos.

4.3.1. Todos los egresos deberán estar registrados contablemente y soportados con la documentación original a nombre del PAN, la cual deberá cumplir con todos los requisitos fiscales que señalen las leyes de la materia. 4.3.2. Para la contabilización de los egresos deberán atenderse en todo momento a la particularidad de cada uno de ellos refiriéndose en este caso a los gastos ordinarios y gastos de campaña, los cuales deberán contabilizarse por separado identificando la campaña beneficiada. 4.3.3. Todas las erogaciones que se efectúen con cargo a las cuentas de Materiales y Suministros, Servicios Personales y Servicios Generales, deberán estar agrupadas en subcuentas de acuerdo al tipo de gasto y a nivel sub cuenta dependiendo del origen del egreso. 4.3.4. Las tareas editoriales, propaganda utilitaria y promocional, deberán registrarse en la cuenta de Gastos por Amortizar (Almacén) en subcuentas por cada tipo de concepto adquirido. Se llevará un control de notas de entrada y salida de almacén debidamente foliadas y autorizadas por el personal correspondiente.

CEN PAN




4.4. Control de Inventario de Activo Fijo, Mobiliario y Equipo de Oficina.

4.4.1. Cuando el valor de los bienes adquiridos sea superior a la cantidad equivalente a cien días de salario mínimo, éste será considerado como activo fijo, se le asignará un número de inventario y un resguardo que deberá ser firmado por la persona responsable de la utilización de ese bien. 4.4.2. Cuando el valor de los bienes adquiridos sea menor a los cien días de salario mínimo, se hará un resguardo que deberá ser firmado por la persona responsable de la utilización de ese bien. 4.4.3. La CC será la encargada de actualizar y registrar la adquisición de bienes y darlos como alta en el Sistema de Administración de Activo Fijo (SAAF). 4.4.4. Esta Coordinación con apoyo del Ejecutivo de Inventarios, emitirá un resguardo de bienes que tiene cada empleado para el desarrollo de sus funciones, el cual deberá ser firmado de conformidad, según el formato respectivo. 4.4.5. Cuando se considere que alguno de estos bienes ha caducado o esté en obsolescencia, se realizará la evaluación correspondiente para su consecutiva baja en el SAAF. 4.4.6. Para el caso del punto anterior se elaborará una Acta Administrativa en la cual se haga constar la baja, la cual estará a cargo de la DF y enviar al IFE escrito en el cual solicite la autorización para dar la baja correspondiente y acuda a las oficinas a cerciorarse de la obsolescencia. 4.4.7. Para el caso de equipo de cómputo, la Dirección de Sistemas (DS) será la responsable de determinar la viabilidad del equipo a dar de baja. 4.4.8. Esta Coordinación será la responsable de efectuar conciliación e informes mensuales de los movimientos al Activo Fijo. 4.4.9. Todos los bienes que integren el mobiliario y equipo de oficina, serán controlados por una placa que consta de un código de barras, el cual indica la descripción del producto. 4.4.10. Esta placa es indispensable que la porten todos y cada uno de los bienes que integren el Activo Fijo para su eficiente administración y control de inventario. 4.4.11. La revisión y mantenimiento del emplacado será realizado con periodicidad anual para control del inventario. 4.4.12. Queda a responsabilidad de la CC con el apoyo del Ejecutivo de Inventarios si el levantamiento físico de inventario de bienes y equipo de oficina es realizado anualmente por proveedores externos al Partido. 4.4.13. La CC quedará como responsable del resguardo de las placas. 4.4.14. La CC con el apoyo del Ejecutivo de Inventarios, tiene la responsabilidad de realizar una revisión semestral a todo el mobiliario y equipo de oficina para llevar el control y concordancia de resguardos por área y por persona responsable. 4.4.15. Ningún área o persona podrá realizar movimientos de mobiliario y equipo entre pisos u oficinas, a menos que sean autorizados por la DGAF y siguiendo el procedimiento 34.1.1. del presente Manual.

4.5. Impuestos Federales y Locales.

4.5.1. La CAPI será responsable de elaborar, programar y pagar los impuestos federales y locales a que esté obligado el CEN. 4.5.2. El entero de retenciones y otros impuestos a que esté obligado a efectuar el CEN, deberán ser programados con toda anticipación a efectos de ser pagados oportunamente, evitando el pago de multas o recargos moratorios.

CEN PAN




4.5.3. De acuerdo a las leyes vigentes y en base a los requisitos que obliguen al CEN a efectuar retenciones y/o pagos de impuestos federales o locales, la CAPI deberá elaborar los papeles de trabajo correspondientes a efectos de dejar constancia sobre el origen del pago respectivo, de acuerdo a la periodicidad del impuesto correspondiente. 4.5.4. En el caso de retenciones por salarios, será responsabilidad de la CAPI calcular el impuesto sobre salarios y cualquier otra prestación que se derive de un servicio personal subordinado y deberá entregar oportunamente a la DRHM la nómina de pago a empleados respectiva. 4.5.5. Las retenciones de ISR por salarios y prestaciones laborales, deberán ser descontadas vía nómina y quedarán reflejadas en los recibos de pago del trabajador. 4.5.6. De existir algún crédito o subsidio a éste tipo de pagos que dispongan las autoridades hacendarias, el mismo deberá detallarse en el recibo de pago del empleado. 4.5.7. De acuerdo a los plazos que señalen las autoridades fiscales, la CAPI deberá entregar oportunamente a la DRHM la constancia de percepciones y retenciones de los montos pagados y enterados durante el ejercicio fiscal correspondiente de todos los trabajadores que hayan laborado en el ejercicio. 4.5.8. En el caso de retenciones por la prestación de un servicio personal independiente y el uso o goce temporal de bienes, el CEN emitirá una constancia de retención de los impuestos al momento de efectuar el pago correspondiente. 4.5.9. A los pagos que se hagan por la obtención de un premio, al beneficiario de éste, deberá retenérsele el impuesto federal y/o local que señalen las leyes respectivas. Las retenciones deberán señalarse en el acta de entrega del premio y además se emitirá una constancia por la retención de dichos impuestos. 4.5.10. En el caso de pagos asimilables a salarios, éstos deberán ampararse con un recibo que emitirá el CEN en el cual estipule que se trata de un pago de ésta naturaleza y contener la retención correspondiente. Los recibos deberán estar firmados por el prestador de éste servicio. 4.5.11. El CEN emitirá una constancia anual de percepciones y retenciones para éste tipo de pagos y será entregada en la fecha que señale la ley conducente. 4.5.12. El impuesto local sobre nómina deberá ser calculado, programado y pagado por la CAPI; dicho impuesto será con cargo al presupuesto del CEN. 4.5.13. El impuesto local sobre nómina deberá pagarse en los formularios y de acuerdo a los procedimientos que a efecto señale la ley respectiva y en las fechas que estipule la misma.

4.6. Declaración Anual Informativa.

4.6.1. La declaración anual informativa de sueldos y salarios, pagos asimilables a salarios y otras retenciones, deberá ser elaborada por la CAPI. 4.6.2. La declaración anual informativa será presentada a través del portal de Internet del Servicio de Administración Tributaria con el programa que para esos efectos proporcione dicha autoridad. La información contenida en dicha declaración deberá presentarse completa sin excepción alguna para evitar que la autoridad la rechace o impida que nuestros prestadores de servicio y empleados pierdan la oportunidad de una devolución de impuestos. 4.6.3. El acuse de recibo y la aceptación de la declaración por parte de la autoridad, deberá ser impreso e incluirlo en el expediente fiscal del CEN. 4.6.4. En el caso de sueldos y salarios, durante el transcurso del año la CAPI llevará un control de los pagos y retenciones efectuadas por cada empleado en el programa que se considere pertinente.

CEN PAN




4.6.5. En el caso de retenciones efectuadas a prestadores de servicios profesionales independientes y uso o goce temporal de bienes ya no se entregará constancia anual alguna, puesto que éstas fueron entregadas al efectuar el pago correspondiente.

4.7. Expediente Fiscal.

4.7.1. La CAPI será la encargada del Expediente Fiscal del CEN, el cual contendrá los avisos de alta, modificación o cambio a la situación fiscal del Partido ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público. 4.7.2. Asimismo, deberá llevar un expediente de los resolutivos o escritos que haya expedido la autoridad hacendaria en su calidad de revisor. 4.7.3. Existirá también un expediente que contenga las declaraciones de pagos provisionales, anuales e informativas que haya pagado o presentado el CEN en su calidad de contribuyente o retenedor.

5. CONTROL PRESUPUESTAL

Políticas

5.1. Presupuesto Anual.

5.1.1. La DGAF será la responsable de elaborar un presupuesto general de egresos para el CEN del PAN. Los egresos para la elaboración del presupuesto anual se dividen en:

5.1.1.1. Salidas de efectivo que estarán relacionadas con las actividades de promoción del Partido y el desarrollo de actividades que fomenten las actividades políticas; 5.1.1.2. Salidas de efectivo por conceptos no relacionados con la promoción del Partido ni con el fomento de la cultura política en el País, como las actividades administrativas y de soporte a la estructura del PAN, y 5.1.1.3. Salidas de efectivo en las que se incurrirá para la realización de proyectos especiales que el Partido tenga planeado desarrollar.

5.1.2. El presupuesto de egresos se dividirá en dos rubros: 5.1.2.1. Gasto corriente de las Secretarias, y 5.1.2.2. Proyectos del CEN.

5.1.3. El presupuesto en comento deberá ser afectado con la variable inflacionaria en los rubros vulnerables a ésta. 5.1.4. El presupuesto de egresos se elaborará en el mes de octubre de cada año. 5.1.5. El Tesorero Nacional presentará el presupuesto aprobado al Consejo Nacional para su autorización, en el mes de noviembre de cada año. 5.1.6. La DGAF aplicará al presupuesto los ajustes propuestos en cada proceso de verificación (de la Tesorería Nacional) e informará al área afectada por los cambios efectuados. 5.1.7. La DF será responsable de elaborar mes con mes después del cierre contable, un reporte en donde se incluirá la siguiente información:

5.1.7.1. Presupuesto mensual; 5.1.7.2. Presupuesto Anual;

CEN PAN




5.1.7.3. Presupuesto ejercido en el mes; 5.1.7.4. Presupuesto ejercido en el año, y 5.1.7.5. Remanente disponible.

5.1.8. La información contenida en el punto anterior será distribuida a cada Secretaria para que conozca el estatus de su presupuesto ejercido contra lo planeado y, en su caso, explicar las desviaciones. 5.1.9. Las variaciones que afecten considerablemente el presupuesto establecido, serán discutidas personalmente con el Tesorero Nacional con apoyo de la DGAF.

7.4. DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

1. INFRAESTRUCTURA Y TELECOMUNICACIONES

Políticas

1.1. Equipo de Cómputo.

1.1.1. El CEN es responsable de dotar de equipo de cómputo a su personal, por medio de la Tesorería o de la DGAF, siempre y cuando su función lo amerite y exista presupuesto requerido. 1.1.2. Todas las áreas involucradas en el proceso de inventario y resguardo de equipo de cómputo, deberán tener conocimiento de las políticas y procedimientos establecidos en el presente manual. 1.1.3. Es responsabilidad de la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI) revisar anualmente las políticas contenidas en este apartado, así como su cumplimiento. 1.1.4. Todos los equipos de cómputo tendrán que ser registrados por el personal de la DTI al momento de su recepción.

1.2. Control e inventario del equipo de cómputo.

1.2.1. El control de equipo de cómputo será responsabilidad de la DTI, que constará de las altas y bajas del equipo, así como la asignación al personal y préstamo temporal. 1.2.2. Es responsabilidad de la DF que la totalidad del equipo de cómputo se encuentre con una etiqueta de código de barras para efecto de levantamiento de inventario físico. Al término del inventario se le proporcionará una copia a la DRHM. 1.2.3. No serán etiquetados los equipos que su costo no sea superior a 100 salarios mínimos vigentes. Los accesorios no se incluyen en el inventario, solo se hace referencia a ellos en el resguardo correspondiente. 1.2.4. Cuando se requiera equipo prestado, los usuarios deberán llenar la solicitud de préstamo de equipo y accesorios, indicando nombre y firma de quien los solicita, descripción del equipo y/o accesorio, fecha de solicitud y período de préstamo. 1.2.5. La Coordinación de Infraestructura Tecnológica (CIT), perteneciente a la Dirección de Tecnologías de la Información, será responsable de gestionar la devolución de equipo prestado, en las fechas previstas, monitoreando permanentemente los reportes de préstamos.

CEN PAN




1.2.6. Para mantener actualizado el inventario de activos tecnológicos, la DTI planeará y llevará a cabo un inventario físico del equipo de cómputo dos veces al año, coordinándose con el Ejecutivo de Inventarios; además deberá de mantener el inventario actualizado electrónicamente. 1.2.7. La DTI en coordinación con el Ejecutivo de Inventarios deberá comunicar al personal del CEN, las fechas en que se llevará a cabo el inventario físico del equipo de cómputo. 1.2.8. El personal que tenga asignado equipo portátil, tendrá la responsabilidad de presentar el equipo a inventario físico junto con todos sus accesorios en el lugar, fecha y hora que sea requerido por la DTI. En caso de no presentar el equipo a inventario, se considerará como faltante, sancionando al empleado como si se tratara de pérdida de equipo. En caso de faltar algún equipo y/o accesorio, se cargará el costo de reposición del mismo. 1.2.9. Todo equipo portátil registrado en el inventario del CEN sólo podrá ser llevado fuera de las instalaciones del mismo, por la persona a la cual está asignado, mostrando su credencial de empleado al personal de vigilancia de las instalaciones o el pase que se le proporcione para tal efecto. 1.2.10. Cuando un empleado sea causante de baja del CEN, éste deberá regresar el equipo de cómputo que tenga asignado con todos sus accesorios registrados en su responsiva, a la DTI. 1.2.11. Si por alguna razón se identifica que el equipo ha sido dañado, no está en condiciones de funcionar o hay faltantes en los accesorios, al momento de que se firme el formato de “Entrega final de equipo y documentación”, se le notificará que serán descontados de su finiquito a costo factura. 1.2.12. Al recibir el equipo los usuarios firmarán de conformidad el resguardo respectivo, donde además se especificarán los lineamientos aplicables, la descripción del mismo y de sus accesorios, así como sus respectivos números de serie. 1.2.13. El personal es responsable sobre el equipo de cómputo asignado temporal o permanente, por lo que deberá tomar medidas de seguridad referentes a la información y al cuidado del equipo. 1.2.14. La Dirección de Tecnologías de la Información después de analizar el inventario de equipo de cómputo determinará el equipo que por sus características, considere dar de baja 1.2.15. El uso de equipo de cómputo proporcionado o instalado por el CEN, está dedicado exclusivamente a manejar los propósitos y objetivos del mismo. Cualquier uso de dichas herramientas para propósitos personales o diferentes a los directamente relacionados con el PAN está estrictamente prohibido. 1.2.16. El uso de equipo de cómputo proporcionado o instalado por el CEN, está dedicado exclusivamente a manejar los propósitos y objetivos del mismo. Cualquier uso de dichas herramientas para propósitos personales o diferentes a los directamente relacionados con el PAN está estrictamente prohibido. 1.2.17. Para llevar a cabo lo anterior, el personal deberá observar lo siguiente:

1.2.17.1. El software instalado en el equipo de cómputo proporcionado por el CEN, deberá ser únicamente el que esté contemplado dentro de los estándares del CEN y deberá ser instalado por el personal que designe la DTI, debiendo existir un catálogo básico que contenga: Lenguajes de Desarrollo; Bases de Datos; Suite de Oficina; Sistema Operativo de Servidores; Sistema Operativo de Computadoras; Antivirus, y Servidor Correo Electrónico.

1.2.17.2. Las siguientes categorías deberán ser revisadas en lo particular, tomando en cuenta las necesidades y especificaciones del área: Aplicaciones de Diseño Gráfico;

CEN PAN




Soluciones de Seguridad; Soluciones de AntiSpam; Modelos estadísticos; Cartografía, y Otros.

1.2.17.3. El servicio de Internet es exclusivo para uso del trabajo, quedando prohibido el uso de este servicio para visitar páginas de deportes, violencia, videos, pornografía, juegos, música y todas aquellas páginas que no tengan relación directa con el desempeño de las actividades de trabajo; 1.2.17.4. El uso o transmisión del correo electrónico interno, deberá ser únicamente para actividades profesionales relacionadas con el Partido, y 1.2.17.5. El personal que cuente con accesos a los diferentes sistemas (correo interno, Internet, intranet, etc.) deberá hacerlo con su usuario y contraseña personal e intransferible, que se determinará por la DTI al momento de la asignación del equipo, tomando en cuenta el nombre del empleado, dicha información será proporcionada por el DRHM.

1.2.18. Con la finalidad de apegarse a las políticas del buen uso del equipo y evitar la contaminación del mismo, queda estrictamente prohibido:

1.2.18.1. Que los usuarios de la red de datos, de los equipos de cómputo, del software y de los sistemas y/o aplicaciones cuenten con permisos de administrador local, administrador del equipo o administrador general en cualquiera de sus modalidades. Sólo el personal de la Dirección de Tecnologías de la Información podrá contar con este tipo de cuentas para uso exclusivo de la administración de las Tecnologías de la Información. 1.2.18.2. Descargar software de Internet, sin la autorización de la DTI, quien verificará que se trate de freeware o verificará, en su caso, si se cuenta con la licencia respectiva y su tipo; 1.2.18.3. Instalar cualquier tipo de software bajo el origen de cualquier medio físico (cds, dvs, USBs, etc.), sin la autorización de la DTI quien además, verificará que las condiciones de uso del software no representen un riesgo de seguridad al equipo y a la red de datos del CEN del PAN. 1.2.18.4. Utilizar el correo electrónico interno para envío de cartas cadena o mensajes que contengan dibujos, palabras o lenguajes que no tengan nada que ver con el desempeño de sus funciones (o que falten a la moral); 1.2.18.5. Descuidar o aunque no sea intencional, conseguir y usar, las contraseñas que no le pertenezcan, y 1.2.18.6. Cualquier otro uso de los equipos de cómputo propiedad del CEN, diferentes a los estrictamente profesionales. 1.2.18.7. Debe cumplirse con todas las licencias y derechos del software de computación, y la totalidad del software debe contar con licencia y estar registrado a nombre del Partido Acción Nacional. Asimismo, no debe instalarse ningún software en un activo de la empresa sin consentimiento de la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI). 1.2.18.8. La totalidad de los medios de software pertenecientes al Partido deben almacenarse en un lugar seguro con acceso restringido. 1.2.18.9. El software perteneciente al partido no debe instalarse en la computadora personal de los empleados, a menos que el acuerdo de licencia específicamente lo permita. 1.2.18.10. Debido al alto costo de comprar y mantener laptops, sólo deberá adquirirse la cantidad mínima necesaria y ser proporcionadas únicamente a aquellos empleados que necesitan movilidad. 1.2.18.11. El hardware de computación adquirido sin utilizar los métodos aprobados por el partido se considera hardware de computación para "uso personal". Ese hardware no recibirá soporte técnico ni mantenimiento por parte del Partido Acción Nacional. Además, el hardware de

CEN PAN




computación adquirido por medio de esa modalidad no se le permitirá conexión a la red de datos del Partido, y la información del usuario y por tanto del Partido, no debe ser transferida a ese dispositivo. 1.2.18.12. Los empleados que almacenan información personal en los activos pertenecientes al Partido renuncian a sus derechos legales e individuales de privacidad respecto de esa información. 1.2.18.13. Todas las computadoras deben tener instalado un software antivirus con definiciones actuales de virus. Dicho sistema deberá ser instalado sin excepción por la Dirección de Tecnologías de la Información. 1.2.18.14. Los empleados acuerdan ejercer cuidado y extrema cautela con los activos del partido, tales como laptops y dispositivos de movilidad que corren un riesgo mayor ya que son más propensos a sufrir pérdida, daño, robo, etc. En caso de pérdida, daño o robo de un activo del partido, el usuario deberá notificar y contactar de inmediato a las autoridades legales correspondientes y a la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI).

1.2.19. El personal que incurra en faltas a las políticas, tendrá sanciones que podrán llegar incluso a la terminación de la relación laboral.

CEN PAN




1.3. Uso inaceptable

1.3.1. En general, las siguientes actividades están prohibidas. Bajo ningún tipo de circunstancia, un empleado del CEN del PAN cuenta con autorización para involucrarse en actividades ilegales conforme a la ley de los estados unidos mexicanos mientras esté utilizando recursos pertenecientes al Partido.

1.3.1.1. Los mensajes discriminatorios, indecentes, intimidatorios o ilícitos no pueden ser enviados ni almacenados en los sistemas de correo electrónico, correo de voz ni telefónico. 1.3.1.2. No está permitida la utilización de los sistemas de correo de voz, correo electrónico ni redes de la empresa para solicitar ni promocionar ningún emprendimiento comercial personal o cualquier otro asunto que el Partido Acción Nacional considere ilegal. 1.3.1.3. Ningún individuo podrá leer o acceder a mensajes que no estén dirigidos a él/ella sin el consentimiento del autor del mensaje. 1.3.1.4. La copia no autorizada de material con derechos registrados incluyendo, digitalización y distribución de fotografías de revistas, libros u otras fuentes con derechos de autor, o música con derechos reservados. 1.3.1.5. La exportación de software, información técnica, tecnología o software codificados, contraviniendo leyes nacionales de control de exportaciones. 1.3.1.6. Uso no autorizado o falsificación de la información contenida en los mensajes. 1.3.1.7. Introducir programas malintencionados en la red o causar otros trastornos de la comunicación de la red. 1.3.1.8. Poner en peligro la seguridad o burlar la autentificación de un usuario o seguridad de algún equipo, red o cuenta.

1.4. Contraseñas

1.4.1. Cuando corresponda, los mecanismos de protección (codificación, contraseñas) deben ser utilizados para proteger los activos de información. 1.4.2. El uso de contraseñas sólidas constituye un aspecto importante de la seguridad de la computación. 1.4.3. Todos los empleados que utilizan los sistemas del Partido Acción Nacional (PAN) deben adoptar las siguientes políticas concernientes a las contraseñas:

1.4.3.1. Las contraseñas deberán estar compuestas por al menos dos de los siguientes subconjuntos de símbolos, y deberán tener no menos de 8 caracteres: 1.4.3.2. Letras del abecedario mayúsculas y minúsculas 1.4.3.3. Dígitos numéricos 1.4.3.4. Puntuación y caracteres especiales 1.4.3.5. Las contraseñas de los usuarios no deben contener el nombre ni ID del usuario. 1.4.3.6. No están permitidas las cuentas genéricas ni las contraseñas grupales con el fin de mantener ininterrumpidamente la responsabilidad de cada individuo. 1.4.3.7. Los protectores de pantalla con sistema de contraseña deben ser programados para activarse automáticamente dentro de los 10 minutos de que el sistema no esté trabajando. Sin excepción, la Dirección de Tecnologías de la Información será la encargada de configurar este parámetro. 1.4.3.8. Las contraseñas de todos los niveles de usuarios (por ejemplo, correo electrónico, web, computadora de escritorio, etc.) deben ser cambiadas por lo menos cada 90 días. El intervalo de cambio recomendado es cada 30 días. 1.4.3.9. Las contraseñas no deben insertarse en mensajes de correo electrónico ni en otras formas de comunicación electrónica que dejen a la infraestructura/red del grupo en un canal no codificado.

CEN PAN




1.5. Reseteo de contraseñas

1.5.1. Las contraseñas deben cambiarse inmediatamente si han sido comprometidas. 1.5.2. Cuando la cuenta de un usuario se haya deshabilitado automáticamente por el intento fallido de acceso, la duración mínima de cierre después del último intento fallido de acceder a la cuenta será de 120 minutos. Los administradores autorizados del sistema pueden “reabrir” la cuenta y reiniciar la contraseña durante el período de inhabilitación para permitir al usuario ingresar. 1.5.3. Los administradores autorizados del sistema llevarán a cabo reinicios de contraseñas luego de haber establecido la verificación positiva de la identidad del usuario. El usuario debe cambiar esta nueva contraseña la siguiente vez que ingrese en la cuenta. La acción de reseteo de la contraseña será registrada. El registro mostrará el nombre de cuenta del usuario, la fecha, la hora y el nombre del administrador. 1.5.4. Los reinicios de contraseñas del usuario sólo deben realizarse cuando así lo solicite el individuo a quien se le asignara el ID del usuario. La Dirección de Recursos Humanos debe ser

CEN PAN




responsable de la verificación de la identidad del usuario. La nueva contraseña debe ser una contraseña de una única utilización.

1.6. Control de cambios en la Producción de las Tecnologías de la Información.

1.6.1. La política de Control de Cambios en la Producción de las Tecnologías de la Información, establece un enfoque coherente en lo referente a cómo se documentan, examinan y aprueban los cambios en la producción:

1.6.1.1. Se mantenga la integridad del sistema 1.6.1.2. Sólo se realicen cambios autorizados 1.6.1.3. Los cambios se evalúan o validan minuciosamente 1.6.1.4. Garantizar que las partes que correspondan se incluyan en el proceso (requisitos, evaluaciones) 1.6.1.5. Se notifique a todos los individuos afectados por los cambios.

1.6.2. Solicitudes de cambio: 1.6.2.1. Todos los eventos de cambios en la producción deberán registrarse independientemente de si son planificados o si se trata de una emergencia. 1.6.2.2. No podrá presentarse ni comenzar la producción de ninguna solicitud de cambio sin una evaluación previa y aprobación por parte de la dirección de tecnologías de la información. 1.6.2.3. Todas las solicitudes de cambio deben ir acompañadas de la siguiente documentación: 1.6.2.4. Análisis de impacto 1.6.2.5. Plan de roll-back (define las actividades necesarias para recuperar el servicio si algo sale mal) 1.6.2.6. Aprobación por parte del gerente o superior del pedido del solicitante 1.6.2.7. Plan de evaluación/ Plan de validación 1.6.2.8. Aprobación por parte del usuario indicando aceptación para incorporar el cambio a la producción; en caso de que no sea posible la aprobación por parte del usuario, la aprobación deberá provenir del nivel superior siguiente de la gerencia. 1.6.2.9. El propietario de una solicitud de cambio deberá cerrar el registro de solicitud de cambio una vez finalizado el evento o rechazada la solicitud incluyendo notificación del estado final en el registro de cambios. 1.6.2.10. Todas las solicitudes de cambio, incluyendo las aprobaciones, deberán conservarse durante un mínimo de 1.5 años.

1.6.3. Cambios de emergencia: 1.6.3.1. Todos los cambios de emergencia seguirán el mismo proceso que los cambios de “no emergencia” con la excepción de que las aprobaciones deberán completarse dentro del primer día hábil del cambio en la producción. 1.6.3.2. Todos los registros de corte/arreglo deben crearse y cerrarse dentro del primer día hábil del evento de corte/arreglo. 1.6.3.3. La totalidad del personal de Tecnologías de la Información es responsable de aplicar esa política en sus áreas de responsabilidades. 1.6.3.4. El incumplimiento de dicha política acarreará una acción disciplinaria.

1.7. Políticas de privacidad de datos:

1.7.1. La información almacenada en cualquier dispositivo o desarrollada utilizando tiempo de los empleados del Partido y/o con fondos del Partido constituye ser propiedad del Partido.

CEN PAN




1.7.2. La utilización de datos e información debe estar en conformidad con los acuerdos de confidencialidad del Partido. 1.7.3. Todas las transmisiones de datos con información sensible y confidencial fuera de la red del Partido Acción Nacional (PAN) utilizarán técnicas y tecnologías apropiadas de codificación. 1.7.4. El acceso y la utilización de datos por parte del administrador están limitados a lo necesario de acuerdo con las tareas habituales de su trabajo. Está prohibido acceder a la información por cualquier otro motivo (por ejemplo, leer el correo electrónico de otro individuo, ver datos sensibles, ver información creativa controlada, etc.). 1.7.5. La configuración del sistema operativo debe llevarse a cabo de acuerdo con los estándares de configuración e instalación de enrutadores y equipos seguros. 1.7.6. Deben instalarse la totalidad de parches (patches/hot-fixes) –fundamentales por razones de seguridad- recomendados por el vendedor de los equipos y la Dirección de Tecnologías de la Información. 1.7.7. Los servicios y aplicaciones que no forman parte de los requisitos de aplicaciones seguras deben inhabilitarse. 1.7.8. Los servicios y aplicaciones que no son de acceso general deben ser restringidos mediante listas de control de accesos. 1.7.9. Los protocolos o servicios inseguros deben reemplazarse –en caso de existir con equivalentes más seguros. 1.7.10. Para proporcionar protección adicional de la red interna, la traducción de direcciones de la red (Network Address Translation, NAT) debe evitarse. Los sistemas a los que debe accederse mediante la internet pública deben colocarse en un segmento de la DMZ, a la que puede ingresarse utilizando direcciones IP registradas públicamente. 1.7.11. La administración/escritorio/shell (rsh) remota debe llevarse a cabo por medio de canales autentificados seguros (por ejemplo, conexiones de red codificadas utilizando SSH (secure shell) o IPSEC (Internet Protocol Security: Seguridad de Protocolos de Internet) o mediante el acceso a la consola independiente de las redes. En el caso en que no se encuentre disponible una metodología para conexiones a canales seguros, se deberán utilizar contraseñas únicas para todos los niveles de acceso. 1.7.12. Todas las actualizaciones de los equipos deben realizarse utilizando canales autentificados y seguros. 1.7.13. Los eventos relacionados con la seguridad deben registrarse. Entre los eventos relacionados con la seguridad, se incluyen, las:

1.7.13.1. Fallas en el ingreso al sistema por parte del usuario. 1.7.13.2. Falla en la obtención de acceso privilegiado. 1.7.13.3. Violaciones de la política de acceso.

1.7.14. El personal que incurra en faltas a las políticas, tendrá sanciones que podrán llegar incluso a la terminación de la relación laboral.

1.8. Protección de la información almacenada en los equipos.

1.8.1. El usuario deberá respaldar todos los archivos importantes. El respaldo debe ser almacenado en un área separada del disco duro, como un espacio en la red, cd´s, etc. Deberá consultar con el Centro de Asistencia Técnica (CAT) para identificar la mejor manera de respaldar la información. Esto es responsabilidad del usuario.

CEN PAN




1.8.2. Establecer contraseñas apropiadas que no sean comunes, pero que se puedan recordar sin tener que escribirlos. Evitar palabras comunes que puedan ser halladas en un diccionario, nombres de familiares o fechas de cumpleaños o aniversarios. 1.8.3. Todo usuario deberá habilitar el protector de pantalla de Windows con una contraseña y configurarlo para que se active cada 10 minutos de inactividad. 1.8.4. Almacenar todos los archivos de datos bajo el directorio Mis Documentos y usarlo como directorio regular. Si la computadora requiere reparaciones mayores o reemplazo, el personal del CAT retendrá la información de este directorio, si es posible, para instalarla en la computadora de reemplazo. Además será más fácil el respaldar la información importante de este directorio. 1.8.5. No exponer el equipo a temperaturas extremas por ningún período de tiempo ni maltratos físicos.

1.9. Medidas de cuidado y seguridad.

1.9.1. Todo el personal al que se le asigne un equipo de cómputo tendrá que hacer buen uso del mismo evitando, sufra caídas, derrames de líquidos, olvidos, hurto, etc. 1.9.2. Será responsabilidad del personal que tenga asignado un equipo de cómputo portátil, guardarlo en lugares seguros y trasladarlo con la mayor seguridad. 1.9.3. El usuario es responsable de poner en práctica las siguientes reglas para asegurar los activos, la información y recursos tecnológicos del CEN: 1.9.4. Prevención de robo de equipo o daños físicos:

1.9.4.1. Asegurar el equipo portátil (Laptop) con el candado a un objeto pesado y que no se pueda mover cada vez que se utilice. Si no se tiene un candado, solicitarlo mediante una requisición de compra a la CAI; 1.9.4.2. Guardar el equipo portátil y sus accesorios en un lugar con llave por la noche o cuando se esté lejos de la computadora por un período largo de tiempo. El candado no es suficiente en estos casos. Se deben guardar los accesorios en un lugar seguro para evitar pérdidas; 1.9.4.3. Proteger el equipo en lugares públicos. No dejarlo solo en ningún momento; 1.9.4.4. No se debe dejar equipo de cómputo portátil dentro de vehículos. Si no se cuenta con automóvil propio, se deben tomar precauciones extra para transportar el equipo fuera de la oficina, y 1.9.4.5. No se debe tratar de abrir el equipo o introducir objetos en él.

1.9.5. Medidas de seguridad en viajes. 1.9.5.1. Nunca se debe documentar la laptop como equipaje. Se debe llevar como equipaje de mano en el avión; 1.9.5.2. Vigilar el equipo cuando pase por el área de seguridad; 1.9.5.3. Cuando se viaje en avión o en tren, depositar el equipo bajo el asiento de enfrente. Nunca ponerlo en donde alguien más lo pueda alcanzar, donde se pueda caer, o donde pueda ser olvidado; 1.9.5.4. Llevar el candado en los viajes y usarlo para asegurar el equipo, y 1.9.5.5. En caso de que no se tomen las medidas preventivas indicadas en este manual y se produzca una pérdida de equipo y/o información propiedad del Partido, el usuario estará sujeto a las responsabilidades financieras necesarias para el reemplazo del equipo perdido o robado.

CEN PAN




1.10. Medidas de seguridad en los centros de datos

1.10.1. Las actividades operativas deben basarse en procedimientos y procesos definidos con el objeto de garantizar niveles constantes de servicios. 1.10.2. La totalidad del equipo electrónico que opera o proporciona servicios tecnológicos debe colocarse en una ubicación segura con acceso limitado o restringido. 1.10.3. Todas las ubicaciones seguras deben ser profesionales, conservar el orden y estar libres de repuestos, cableado y herramientas. 1.10.4. La temperatura del Centro de Datos debe recibir un seguimiento continuo y mantenerse constantemente fría para evitar el recalentamiento de los equipos. 1.10.5. Los Centros de Datos deben tener implementado un sistema de extinción de incendios para proteger a todo el personal y equipo. 1.10.6. Los planes de recuperación en caso de desastre y resguardo de datos se implementan de acuerdo con las Políticas de Recuperación en caso de Desastre y Resguardo de Datos. 1.10.7. Todos los servicios y sistemas críticos deben monitorearse a intervalos regulares. El monitoreo puede realizarse mediante una combinación de validación manual de los servicios o mediante controles automatizados del sistema con utilidades profesionales disponibles. 1.10.8. Todas las modificaciones a los sistemas y/o servicios deben realizarse de acuerdo con la política de Control de Cambios, para garantizar un ambiente estable y controlado. 1.10.9. Los procedimientos y documentación operativa deben conservarse para cada sistema de producción dentro del entorno y deben ser evaluados anualmente para determinar su precisión.

1.11. Pérdida o robo de equipo.

1.11.1. En caso de que el equipo sea perdido o robado, se deben tomar las siguientes acciones:

1.11.1.1. Levantar acta ante el Ministerio Público, detallando las circunstancias y el momento aproximado del robo o pérdida y entregar el acta a la DRHM, que a su vez informará a la DTI del siniestro; 1.11.1.2. La DTI en caso de disponibilidad entregará al usuario equipo de reemplazo; 1.11.1.3. Este procedimiento deberá hacerse dentro de los primeros 15 días después de ocurrido el evento, de no hacerlo se procederá al cobro del 100% del costo factura; 1.11.1.4. La sanción financiera, se aplicará cuando se compruebe que no se siguieron las medidas de seguridad establecidas, el empleado será financieramente responsable del reemplazo del equipo. El monto que se le cobrará al usuario se calculará de la siguiente forma, según la fecha de compra del equipo: Si la fecha de compra es menor al año y medio, se le cobrará al usuario el 70% del costo factura

del equipo; Si la fecha de compra es mayor al año y medio, se le cobrará al usuario el 40% del costo factura

del equipo a la fecha del robo, y La reposición de accesorios perdidos o robados se cobrará al empleado, sin excepción.

1.11.1.5. Al recibir el equipo, los usuarios firmarán de conformidad esta política en una forma (responsiva) donde además se especifica la descripción del equipo y accesorios con sus respectivos números de serie.

CEN PAN




1.12. Advertencias sobre Información confidencial.

1.12.1. No existe ninguna garantía de la confidencialidad o privacidad al enviar comunicados o datos vía Internet, correo electrónico externo o mensajero instantáneo. 1.12.2. Ninguna información que sea considerada confidencial deberá ser enviada por Internet a terceros. 1.12.3. La responsabilidad sobre la información electrónica consiste de manera no limitativa en que:

1.12.3.1. Todo equipo perteneciente al CEN del PAN deberá estar protegido con una contraseña de inicio de sesión para que al momento de encender el equipo el usuario sea autenticado. Esto asegurará que únicamente el responsable del equipo pueda acceder al equipo e información almacenada, y 1.12.3.2. La contraseña será entregada al usuario quien tiene la obligación de cambiarla una vez que se le ha asignado el equipo. El cual verificará personalmente cómo opera y firmará el documento de asignación en el cual se hace responsable del buen uso y cuidado del equipo asignado, así como de la información contenida.

1.13. Envío de comunicados masivos.

1.13.1. Al personal que, por su responsabilidad y rol en el Partido requiera enviar comunicados masivos con archivos anexos, deberán contactar al personal del CAT antes de enviarlos, para que se evalúe y decida cuál será el mejor método de hacerlo.

1.14. Baja de equipo de cómputo.

1.14.1. La DTI después de analizar el inventario de equipo de cómputo determinará el equipo que considere dar de baja. 1.14.2. Solamente con la autorización de la DGAF, podrán venderse activos por debajo de su valor en libros.

CEN PAN




1.15. Redes Inalámbricas

1.15.1. Las redes inalámbricas deben hacer uso de al menos uno de los siguientes mecanismos de autentificación. 1.15.2. Implementar Protocolo de autentificación extensible (Extensible Authentication Protocol,EAP) y IEEE 802.1X para proporcionar claves dinámicas (WEP) y control de acceso autentificado en el Punto de Acceso inalámbrico. Se prefiere esta solución. 1.15.3. Listas de control de accesos de direcciones MAC (Medium Access Control: control de acceso al medio). 1.15.4. Autentificación abierta mediante IPSec VPN para asegurar las conexiones desde los dispositivos inalámbricos a la red interna. 1.15.5. Las redes inalámbricas deben hacer uso de al menos uno de los siguientes mecanismos de codificación.

1.15.5.1. WEP (Wired Equivalent Privacy) de 128 bits estático (con excepción de los casos en que se encuentre prohibido). Asegurarse de que la clave WEP es un valor aleatorio. Limitar los servicios disponibles para clientes Inalámbricos. 1.15.5.2. AES – Estándar de codificación avanzada 1.15.5.3. Protocolo clave de integridad temporal – TKIP 1.15.5.4. IPSec Redes privadas virtuales/Túneles

1.15.6. No está permitida la falta de codificación dentro de una red inalámbrica, excepto en el caso de las redes de visitantes, que no deben tener ningún acceso a la red corporativa y, como tales, deben ser tratadas como conexiones públicas o del tipo de Internet, y deben adoptarse todas las medidas de seguridad adecuadas (firewall, o “cortafuegos”). 1.15.7. Los Puntos de Acceso deben estar asegurados físicamente para prevenir robos. Otras consideraciones para la colocación de los Puntos de Acceso incluyen: distancia de interferencia electromagnética, recaudos con respecto a factores climáticos y facilidad de mantenimiento. 1.15.8. La transmisión del SSID (Service Set Identifier) debe ser desactivada en todos los puntos de acceso. Los SSID y las claves WEP estáticas se consideran información confidencial (ver Política de clasificación de la información) y deben ser tratados en consecuencia. 1.15.9. El uso del SSID por defecto está prohibido. El SSID debe tener las mismas propiedades que una contraseña "poderosa” dentro de las limitaciones del dispositivo. 1.15.10. Las contraseñas deben utilizar al menos 8 caracteres, mayúsculas y minúsculas mixtas, números y puntuación. 1.15.11. El acceso a la consola de los puntos de acceso debe estar protegido por contraseñas poderosas y tratado con el mismo cuidado que a las cuentas de súper usuarios o administrador. 1.15.12. Sólo pueden utilizarse redes, puntos de acceso y dispositivos inalámbricos aprobados por la DS. El uso y la instalación de sistemas o dispositivos inalámbricos no autorizados se encuentra

CEN PAN




prohibido. La instalación o utilización de esta clase de dispositivos “deshonestos” está sujeta a la toma de medidas disciplinarias. 1.15.13. Las redes inalámbricas son susceptibles al rechazo de ataques al servicio; los dispositivos que requieren una gran disponibilidad no deben depender de la red inalámbrica como único método de conexión. 1.15.14. Todos los accesos a una red inalámbrica deben ser registrados y auditados periódicamente para determinar que se cumplen todos los requisitos de políticas y que los usuarios no autorizados son detectados.

2. DESARROLLO

Políticas

2.1. Desarrollo de Sistemas.

2.1.1. La DTI a través de la Coordinación de Sistemas (CS), apoyará en la implementación de nuevos procedimientos y mejoras a aplicaciones del o los sistemas, aumentará los servicios que proporciona el sistema o bien corregirá problemas que no se detectaron en el mismo. 2.1.2. La asistencia para la creación, modificación y mantenimiento de un sistema deberá ser solicitada tanto a la DTI como a la CS mediante un Oficio o Memorándum, en donde se describa el objetivo, alcance, justificación, áreas involucradas, funciones y operaciones del sistema a desarrollar, así como los beneficios operativos del desarrollo. 2.1.3. La Coordinación de Sistemas tendrá las siguientes responsabilidades en el desarrollo, modificación o mantenimiento a un sistema solicitado:

2.1.3.1. Análisis y definición de necesidades: Mediante un oficio o reunión con las áreas solicitantes puede surgir la necesidad de desarrollar un nuevo sistema o modificación en alguno ya existente. Es responsabilidad de la CS realizar el levantamiento de requerimientos junto con el área solicitante para evaluar su factibilidad. 2.1.3.2. Análisis de factibilidad: La CS Evalúa los recursos que se requieren para el desarrollo del sistema, en base al análisis de requerimientos del sistema. En caso de que no se cuente con los recursos (humanos o materiales) para su elaboración, se planeará la forma de llevarlo a cabo. En esta

CEN PAN




fase la CS elaborará un plan de actividades y se proyectará una fecha de entrega, dicho plan será entregado al área solicitante. 2.1.3.3. Diseño del sistema y programación del software: La CS define tablas, archivos, campos y relación entre los mismos, así como pantallas, reportes y funciones del sistema, para posteriormente desarrollarlo. 2.1.3.4. Instalación y pruebas del sistema: Se instalará el sistema y se verificará con el usuario que el sistema realiza lo que se solicitó. En caso de existir alguna modificación, será realizada antes de ponerlo en producción. 2.1.3.5. Arranque del Sistema: Se pondrá en producción el sistema, se entregará un manual de usuario y se impartirá capacitación de la funcionalidad del sistema. 2.1.3.6. Realizar las modificaciones a los sistemas para su mejora: El área solicitante informa mediante oficio o reunión sobre posibles mejoras a los sistemas. La CS evalúa los cambios solicitados definiendo su alcance. 2.1.3.7. Agregar nuevas funcionalidades a los sistemas: El área solicitante informa mediante oficio o reunión sobre posibles mejoras a los sistemas. La CS evalúa los cambios solicitados definiendo su alcance. 2.1.3.8. Corregir problemas no detectados en la primera etapa de vida de los sistemas: La CS realizará todas las correcciones a los problemas detectados en los sistemas, ya sea que sean detectados por los usuarios o en alguna auditoría que se realice.

2.1.4. La CS en todos los sistemas que tenga a su cargo seguirá el Ciclo de Vida del Desarrollo de Software, con el propósito de garantizar que el software cumpla con los requisitos que plantearon las áreas solicitantes, así como detectar y corregir errores que lo antes posible. Este ciclo de vida permite concentrarse en la calidad del software, en los plazos de implementación y los costos asociados (material humano y tecnológico).

CEN PAN




2.2. Formatos.

2.2.1. Orden de servicio (que se alimenta directamente en el Sistema de Soporte Técnico). 2.2.2. Encuesta de calidad en el servicio del CAT (que se realiza digitalmente a través de la Intranet del CEN).

3. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Políticas

3.1. Lineamientos

3.1.1. Todo proyecto de TIyC, deberá ser iniciado por una solicitud por parte del área usuaria mediante oficio dirigido al Director de Tecnologías de la Información, para que esta propuesta sea tomada en cuenta posteriormente en el portafolio de proyectos de la DTI y pase a revisión de viabilidad. 3.1.2. Todas las áreas deberán hacer del conocimiento a la Dirección de Tecnologías de la Información, sobre los planes, programas o anteproyectos donde estimen que requerirán apoyo en materia de Tecnologías de la Información. 3.1.3. Las áreas del CEN PAN deberán abstenerse de desarrollar proyectos y/o programas en materia de TIC que no se elaboren con apego a los parámetros de la presentes políticas y de las demás disposiciones que sean aplicables; así como comprometer la compra o adquirir recursos de Tecnologías de la Información y Comunicaciones sin contar con la aprobación de la Dirección de Tecnología de la Información. En caso de recibir solicitudes de mantenimiento de sistemas de información que no hayan sido implementados y/o desarrollados bajo la supervisión de la DTI, se dictaminarán técnicamente, con la finalidad de corroborar que estén alineados al presente documento y cumplan con las especificaciones necesarias para su actualización.

Metodología

3.1.4. Se establece como base para la administración y control de proyectos, el modelo de CMMI y el PMBok, debiendo tomarse en cuenta que el proceso natural de desarrollo de un proyecto generará una actividad permanente de mejora y actualización de todos los procedimientos definidos, de tal forma que en paralelo al proceso de maduración en la administración de proyectos, las experiencias y mejores prácticas determinadas o aprendidas deberán verse reflejadas en la actualización de los documentos establecidos en la DTI 3.1.5. Cualquier proyecto de TIyC deberá de considerar las siguientes etapas para su ejecución:

3.1.5.1. Inicio. Formaliza y define el reconocimiento en el CEN PAN de la existencia de un proyecto. El producto principal de esta etapa será el documento denominado Inicio de Proyecto. Es importante mencionar que uno de los supuestos fundamentales que se asumen para el arranque de la fase de inicio, es que previo al documento de Inicio de Proyecto la DTI ha tomado la decisión de ejecutar dicho proyecto, luego de valorar los beneficios, costos y priorización en relación con otras iniciativas

CEN PAN




presentadas, considerando el documento denominado Anteproyecto, que ha sido presentado por el área promotora. El cual respalda la factibilidad y conveniencia de su desarrollo. 3.1.5.2. Planeación. La fase de planificación crea y mantiene un enfoque trabajable para cumplir con los objetivos del proyecto. Entre los productos principales de esta etapa se encuentra el Plan de Administración del Proyecto el cual debe incluir los procedimientos, estándares, metodologías y herramientas requeridas para la ejecución del proyecto y el Alcance de del Proyecto, que contiene la especificación de requerimientos del proyecto a desarrollar. 3.1.5.3. Ejecución. Esta fase involucra la coordinación del equipo del proyecto y otros que son los que pueden influir sobre el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Todos los planes establecidos durante la Fase de Planificación deben ser ejecutados. Los resultados de la ejecución, organizados en entregables, son los que cumplirán con los requerimientos establecidos o definidos por los clientes finales del proyecto 3.1.5.4. Control. Esta fase consiste en dar seguimiento, informar y administrar costos, calendarización, problemas y desempeño o calidad del proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Las actividades de control proporcionan retroalimentación a las actividades de planificación para que se incluyan las acciones correctivas que se reflejen en el plan y éste pueda ser apropiadamente mantenido y que se encuentre en un estado correcto para su ejecución total. Sus principales productos son el Plan de Trabajo del Proyecto, el Avance del Proyecto y el Control de Cambios. 3.1.5.5. Cierre. Esta fase se refiere a las actividades que ejecutan la entrega y aceptación formal de actividades mayores, fases o del proyecto, y de cierre ordenado. El producto final es el proyecto desarrollado.

3.2. Control de proyectos

3.2.1. La DTI ha establecido políticas, procesos y procedimientos de Tecnología de Información para la administración y control de proyectos, como lo son el proceso de administración de proyectos, proceso de mantenimiento de proyectos, proceso de atención a usuarios, proceso de liberación de sistemas, proceso de desarrollo, etc.…, todos ellos bajo estándares y modelos generalmente aceptados (CoBIT, ITIL, ISO, Balance ScoreCard, Six Sigma, CMMI, PMBOK u otros de aceptación general) que garanticen la ejecución de los criterios de control interno relativos a eficacia, eficiencia y cumplimiento, alineados a los objetivos y actividades de la entidad. 3.2.2. La DTI ha establecido políticas, procesos y procedimientos como lo son: el proceso para proyectos nuevos, proceso de mantenimiento a proyectos, proceso de atención a usuarios, normas y políticas PMO, etc., que aseguran una adecuada planificación y administración de los recursos materiales, económicos y humanos.

Procedimientos

Proceso Planeación y Coordinación de Eventos Institucionales


Inicio

CEN PAN




1 El usuario genera una solicitud a la

Coordinación de proyectos para la

realización de un proyecto nuevo

Área CEN

2 La Coordinación de Proyectos verifica la

factibilidad con la Coord. de Desarrollo del

nuevo desarrollo de acuerdo a asignaciones y

presupuesto. Evidencias: Minuta de

acuerdos

DTI

3.a En caso de rechazar o posponer la solicitud

se envía a la Unidad Administrativa la

justificación correspondiente

DTI

3.b Si la solicitud es aceptada se inicia el proceso

de anteproyecto

DTI

4 Generación del Alcance del nuevo proyecto.

Evidencias: Docto. Anteproyecto, Alcance del

Proyecto (Inicial).

DTI

5 Generación de la propuesta de arquitectura.

Evidencias: Docto. de arquitectura (Inicial)

DTI

6 Generación de propuesta de solución y del

prototipo del proyecto. Evidencias:

Prototipo, Docto. de arquitectura (Inicial),

Alcance del Proyecto (Inicial)

DTI

7 Revisión del Prototipo y firmas de aceptación

de la documentación

Área del CEN

8 Generación de la solicitud de requisición y

de contratación y/o compra.. Evidencias:

Requisición de contratación y/o Compra.

DTI

9 Presentación del equipo de trabajo a DTI,

entrega de documentación preliminar.

Evidencias: Contrato, Carta confidencialidad.

DTI

10 Presentación del equipo de trabajo (Kick off).

Evidencias: Inicio del Proyecto

DTI

11 El proveedor analiza nuevamente el alcance

con el usuario y genera documentación.

Evidencias: Plan de administración del

proyecto, Alcance del Proyecto. Matriz de

requerimientos, Lista de riesgos.

DTI

12 El usuario en conjunto con la DTI, verifica los

documentos y los empata con su proceso.

DTI

CEN PAN




Evidencias: Firma de aceptación de

documentos

13 Generación de pruebas de calidad e

integración Evidencia: Matriz de pruebas.

DTI

14 Generación de pruebas de aceptación con el

usuario. Evidencias: Aceptación de Módulo

DTI

15 Generación de documentación técnica

Evidencias: Documento de Arquitectura,

Manual de Usuario, Protocolo de Aceptación.

DTI

16 Instalación de Aplicación en producción

Evidencias: Protocolo de Aceptación firmado

DTI

17 Capacitación de Usuarios. Evidencias:

Asistencia de Capacitación y Evaluación

DTI

18 Cierre de Proyecto. Evidencias: Cierre de

Proyecto

Área del CEN

Fin

CEN PAN




CEN PAN




Anexo I

Reglamento Vehicular.

1. Exposición de Motivos

Los bienes que integran el Patrimonio del Partido Acción Nacional, son herramientas esenciales para contribuir en los servicios que generan las actividades de esta institución, por lo que es indispensable establecer normas que permitan conservarlas y custodiarlas. El presente reglamento tiene como objeto optimizar el uso y aprovechamiento de los vehículos por parte de las personas a las que son asignados, en este caso Funcionarios, Chóferes y personas autorizadas para manejar dichos automóviles. Así mismo es indispensable lograr que los vehículos permanezcan resguardados en los días inhábiles con el propósito de evitar que sean ocupados para usos particulares, fomentando una cultura de responsabilidad y Bien Común logrando que los vehículos tengan mayor productividad generando un mejor funcionamiento y logrando que los costos de mantenimiento y reparación sean mínimos.

2. Reglamento 7.5.

TÍTULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. El presente reglamento tiene por objeto establecer las disposiciones relativas al manejo, control, asignación, guarda, circulación, servicio y mantenimiento de los vehículos que conforman el parque vehicular del Partido Acción Nacional; así como medidas necesarias en caso de incidentes o accidentes en los que se encuentren involucrados dichos vehículos. Artículo 2. Este ordenamiento legal es de observancia obligatoria para el jefe de departamento de control vehicular, los titulares de Secretarias y administrativas, que tengan bajo su custodia un vehículo propiedad del Partido Acción Nacional, así como para los choferes y demás personas a que se refiere el presente ordenamiento.. Artículo 3. Para efectos de este reglamento se entenderá por:

I. Usuario. Titular de una Secretaria o Área al que se le asigne, uno o varios vehículos. II. Chofer. Trabajador al que se le encomienda la conducción de un vehículo.

III. Aseguradora. Compañía con la que el Partido Acción Nacional, tiene celebrado un contrato de seguro, que ampara el patrimonio nacional

CEN PAN




IV. Licencia. Documento legalmente expedido por la autoridad competente para conducir vehículos

V. Vehículo. Todo automotor propiedad del CEN PAN. Artículo 4. Para efecto de tener un mejor control de los vehículos que conforman el parque vehicular se clasificaran de la siguiente manera:

I. De uso exclusivo. Son los vehículos que previo acuerdo del Tesorero Nacional son asignados por el Departamento de Control vehicular, para el uso de los titulares de las Secretarias o Áreas administrativas.

II. De uso común. Son los vehículos reservados a cubrir todas las necesidades que se presenten en el desempeño de las actividades de las Secretarias o Áreas administrativas y que no estén asignadas de manera específica a un titular de una Secretaria o Área administrativa del Partido Acción Nacional.

Artículo 5. El uso de los vehículos deberá destinarse única y exclusivamente al desempeño y desarrollo de las funciones sustantivas del Partido Acción Nacional, quedando en resguardo al concluir las jornadas de trabajo, días festivos, fines de semana y vacaciones, en el departamento de control vehicular.

TÍTULO SEGUNDO

DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL VEHICULAR

CAPÍTULO I DEL FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE

CONTROL VEHICULAR

Artículo 6. El departamento de control vehicular, es un departamento que forma parte de la Dirección de Administración y Finanzas, la cual se encarga del manejo, organización y cuidado del parque vehicular del Partido Acción Nacional. Artículo 7. El funcionamiento del departamento de control vehicular, será de manera desconcentrada, por lo que los usuarios, choferes o personas autorizadas para conducir serán responsables de los vehículos asignados para uso exclusivo o para uso común, según se trate. Artículo 8. Cuando a petición de la Tesorería Nacional y por necesidades del Partido Acción Nacional se requiera del uso del vehículo asignado a un usuario para uso exclusivo o para uso común, el mismo será entregado de inmediato al jefe del departamento de control vehicular.

CEN PAN




CAPÍTULO II DE LAS FACULTADES Y OBLIGACIONES DEL JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE CONTROL VEHICULAR

Artículo 9. Las facultades del jefe del departamento de control vehicular son los siguientes:

I. Tener bajo su cuidado los vehículos propiedad del Partido Acción Nacional, que no estén asignados a un usuario.

II. Tener bajo su cuidado las facturas y recibos de pago de derechos (tenencias, placas y control vehicular) correspondientes a cada uno de los vehículos que conforman el parque vehicular del Partido Acción Nacional, para hacer los trámites administrativos y/o fiscales entre las autoridades pertinentes.

III. Tener un expediente de control de cada uno de los vehículos, integrando en éste copia de los documentos que acrediten la propiedad del bien, oficio de asignación, oficios de comisión y las bitácoras.

IV. Solicitar a los usuarios la entrega de los vehículos asignados, cuando por necesidades del Partido Acción Nacional se requiera de su uso.

V. Entregar al usuario el vehículo que le sea asignado, previa la firma de la carta de resguardo.

Artículo 10. Son obligaciones del jefe del departamento de control vehicular:

I. Mantener en buen estado los vehículos que estén a su cargo, tanto en su aspecto físico como en el mecánico.

II. Llevar la bitácora de los servicios de mantenimiento proporcionados a los vehículos que conforman el parque vehicular del Partido Acción Nacional, en las que deberán incluirse la fecha, descripción del trabajo, el número de placas y el número de inventario. Cuando se trate de unidades que no estén bajo resguardo directamente, la obligación de llevar la bitácora corresponde al usuario, debiendo ser supervisada pro el jefe de control vehicular.

III. Controlar las bitácoras de uso de los vehículos que conforman el parque vehicular del Partido Acción Nacional, en las que deberán incluirse la fecha, kilometraje, los litros de combustible utilizado y el nombre del conductor del vehículo.

IV. Realizar los trámites necesarios en las dependencias gubernamentales, para el emplacamiento, obtención de engomados y pagos de tenencia de los vehículos que conforman el parque vehicular.

V. Resguardar y proteger las unidades depositadas por los usuarios, en los periodos establecidos en el presente reglamento.

VI. Dar aviso a la aseguradora a la oficina de Dirección General Jurídica y a la DGAyF, de los accidentes o cualquier otro siniestro que sufran los vehículos que están bajo su custodia.

VII. Practicar las revisiones extraordinarias de los vehículos que determine el usuario. VIII. Practicar la verificación del estado general de desgaste y control de servicios de

mantenimiento de cada uno de los vehículos que conforman el parque vehicular por lo menos dos veces al año.

CEN PAN




TÍTULO TERCERO DEL USUARIO Y DE LAS PERSONAS QUE

CONDUCEN LOS VEHÍCULOS

CAPÍTULO I DE LAS FACULTADES Y OBLIGACIONES DEL USUARIO

Artículo 11. Son facultades del usuario:

I. Usar el vehículo que le haya sido asignado para uso exclusivo. II. Recibir la póliza de la compañía aseguradora, que ampare el seguro del vehículo que

le haya sido asignado para uso exclusivo, así como los asignados para el uso común de la Secretaria o área administrativa.

III. Recibir la tarjeta de circulación del o los vehículos que le sean asignados. IV. Designar a la persona que fungirá como chofer o bien a la persona encargada de

conducir un vehículo ya sea de uso exclusivo o de uso común. V. Solicitar a la DGAyF, autorización para que el o los vehículos que tengan asignados

queden en su resguardo durante los periodos establecidos en el artículo 5 de este reglamento siempre que haya razones plenamente justificadas, asumiendo todas las responsabilidades.

Artículo 12. Son obligaciones del usuario:

I. Usar el vehículo, única y exclusivamente para los servicios del Partido Acción Nacional.

II. Hacer buen uso del vehículo asignado, así como del equipo, y herramientas que le sean proporcionados para el cumplimiento de su labor.

III. Resguardar el vehículo en un lugar seguro. IV. Presentar cada 6 meses ante el departamento de control vehicular, el vehículo

asignado para uso exclusivo, así como de uso común para su verificación. V. Entregar el vehículo al departamento de control vehicular, en el momento que le sea

requerido. VI. Entregar el vehículo al departamento de control vehicular, en periodos vacacionales

fines de semana y días festivos, dicha entrega deberá hacerse el último día hábil, excepto cuando se cuente con permiso escrito, otorgado por la secretaria administrativa.

VII. Realizar la verificación de gases contaminantes, ante la autoridad competente. VIII. En caso de accidente, robo parcial o total, causando al vehículo o a terceros y cuando

este se realice por actividades laborables, deberá comunicarlo de inmediato, a la aseguradora, a la oficina de la Dirección General Jurídica y al departamento de control vehicular.

CEN PAN




IX. Vigilar que se mantenga adherido, en el medallón trasero en la parte inferior derecha del mismo de manera que sea fácilmente visible, el engomado, en el o los vehículos que tenga asignados.

X. Informar al departamento de control vehicular y a la tesorería nacional, el nombre del chofer o las personas autorizadas para conducir el vehículo.

XI. Vigilar que el vehículo asignado para uso exclusivo o para uso común sea manejado única y exclusivamente por el chofer o las personas autorizadas.

XII. Autorizar a las personas que manejan al vehículo, fuera de horarios de trabajo, días festivos, fines de semana y vacaciones, previa autorización de la DGAyF.

CAPÍTULO II DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL CHOFER O LAS PERSONAS

AUTORIZADAS PARA CONDUCIR EL VEHÍCULO

Artículo 13. Los requisitos que deben cubrir los choferes o las personas autorizadas por el usuario para conducir un vehículo, son los siguientes:

I. Ser mayor de veinticuatro años de edad; II. Contar con experiencia mínima de tres años, en el manejo de vehículos; y

III. Contar con la licencia de manejo -vigente al momento de conducir el vehículo. Artículo 14. Son derechos del chofer:

I. Contar con el equipo y herramienta necesaria para mantener limpio y en funcionamiento el vehículo que tenga a su cuidado.

II. Recibir el importe de gasolina, asignada por la DGAyF, mediante la carga electrónica Hidrotag, para el desempeño de su actividad.

Artículo 15. Son obligaciones del chofer:

I. Mantener limpio y en funcionamiento el vehículo a su cargo, así como hacer buen uso del equipo, el combustible y herramientas que le sean proporcionados para el cumplimiento de su deber.

II. Cerciorarse que el vehículo tenga el adecuado nivel de aceite, agua y líquido de frenos.

III. Verificar el aire de los neumáticos del vehículo IV. Dar aviso inmediato al usuario de los desperfectos y descomposturas del vehículo a

su cuidado. V. Al finalizar cada servicio foráneo, entregar al usuario los comprobantes de gastos

debidamente requisitados, viáticos combustibles y peajes. VI. Procurar en la medida de lo posible dejar el vehículo en un lugar transitado y con

iluminación cuando exista la necesidad de dejar el vehículo fuera de un estacionamiento.

VII. Siempre que conduzca el vehículo deberá llevar consigo los siguientes documentos:

CEN PAN




a) Licencia de manejo vigente; b) Tarjeta de circulación; c) Placas; y d) Póliza de seguro.

Artículo 16. El departamento de control vehicular promoverá un programa para efecto de practicar la verificación del estado general de desgaste y control de servicios de mantenimiento de cada uno de los vehículos que conforman el parque vehicular por lo menos dos veces al año. Artículo 17. Cuando se trate de vehículos nuevos, el mantenimiento y los servicios preventivos y correctivos, deberán realizarse en los talleres previamente establecidos por las agencias automotrices en las que se efectuó la adquisición, a fin de preservar los derechos derivados de las garantías correspondientes. Artículo 18. El usuario deberá presentar cada seis meses ante el departamento de control vehicular, el vehículo asignado para su verificación, de acuerdo al programa permanente de dicho departamento. Artículo 19. El usuario deberá practicar las revisiones extraordinarias de los vehículos, cuando se detecten fallas mecánicas. Artículo 20. Queda prohibido al usuario, adicionar o cambiar el equipo con el que se entrega el vehículo y que lo haga perder la garantía de fábrica, en caso contrario tendrán que pagar con recursos no institucionales, el importe para dejarlo en estado original.

TÍTULO CUARTO

DE LOS ACCIDENTES Y SINIESTROS

Artículo 21. En caso de accidentes o siniestros, se observaran las siguientes disposiciones:

I. El chofer o la persona autorizada para conducir el vehículo informará del siniestro o accidente al titular de la Secretaria o área administrativa a la que este adscrito, en cuanto tenga oportunidad.

II. Considerando la gravedad del accidente o siniestro, la persona que se encuentre manejando el automóvil dará aviso a la compañía aseguradora y a las autoridades judiciales o administrativas que corresponda.

III. De ser necesario iniciar alguna acción legal con motivo del accidente o siniestro, se solicitará la intervención inmediata de la oficina de Dirección General Jurídica.

IV. El jefe de departamento de control vehicular deberá dar aviso a la tesorería nacional y Dirección General Jurídica, de los accidentes o cualquier otro siniestro que sufran los vehículos que están bajo su custodia.

CEN PAN




TÍTULO QUINTO

DE LAS RESPONSABILIDADES Y SANCIONES.

Artículo 22. El usuario, chofer o persona que esté autorizada para manejar un vehículo, será responsable del pago de daños y perjuicios ocasionados por su negligencia, descuido, dolo, mala fe o uso indebido del vehículo. Artículo 23. La persona que conduzca o tenga bajo su cuidado el vehículo, será responsable del pago de las multas impuestas por el incumplimiento al reglamento de tránsito. Artículo 24. El usuario será responsable de la falta de pago de derechos e impuestos, cuando por su culpa o negligencia no se realice dicho pago, por lo que deberá pagar el monto correspondiente. Artículo 25. El usuario, el chofer o la persona autorizada para conducir el vehículo serán responsables de los daños y desperfectos que se causen al vehículo utilizado para asuntos no oficiales, así como a terceros, y deberán pagar el monto de los mismos, independientemente de las penas que pudiera corresponderle civil o penalmente. Artículo 26. El usuario, el chofer o persona autorizada para conducir el vehículo, la pérdida o extravío de la tarjeta de circulación, licencia y póliza de seguro, por lo que la reposición de dichos documentos será a su costa. Artículo 27. La falta de aviso oportuno a la compañía aseguradora, a la oficina de Dirección General Jurídica y al jefe de departamento de control vehicular, será sancionada con el pago del importe de la reparación o pérdida, según el caso. Artículo 28. Se sancionará con el retiro del vehículo los casos siguientes:

I. Utilizar el vehículo asignado para asuntos no oficiales. II. No entregar el vehículo, cuando sea requerido por el departamento de control

vehicular. III. No entregar el vehículo sin causa justificada o autorización previamente firmada por

el usuario de la Secretaria o área administrativa, en los periodos vacacionales, días festivos y fines de semana.

IV. No presentar el vehículo a las revisiones del programa de verificación permanente del departamento de control vehicular.

Artículo 29. Las sanciones correspondientes se aplicarán en términos de lo establecido por la tesorería nacional del Partido Acción Nacional.

CEN PAN




TRANSITORIO

Único. El presente reglamento entrará en vigor el día 1° de mayo de 2011.

CEN PAN




Anexo II

Norma de Viáticos

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 51 de los Estatutos Generales del Partido Acción Nacional y 4 del Reglamento para la Administración del Financiamiento del Partido, la

TESORERIA NACIONAL DEL COMITÉ EJECUTIVO NACIONAL

Emite la siguiente

NORMA INTERNA DE COMISIONES OFICIALES,

VIÁTICOS Y PASAJES

CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.- La presente norma tiene por objeto establecer las reglas, los procedimientos y las tarifas para otorgar viáticos y pasajes al personal y miembros del Comité Ejecutivo Nacional del PAN, en cumplimiento de las funciones asignadas por motivo de comisiones oficiales.

Artículo 2.- Con el objeto de mantener un efectivo control financiero y presupuestal respecto a la autorización y entrega de viáticos y pasajes necesarios para el desempeño de las comisiones encomendadas al personal y miembros del Comité Ejecutivo Nacional del PAN, y garantizar la transparencia, racionalidad y eficacia requeridas, resulta indispensable instrumentar los mecanismos de control que aseguren la correcta administración de los recursos con que cuenta el Partido, a través de la presente norma. Artículo 3.- La presente norma será obligatoria para todo el personal y miembros del Comité Ejecutivo Nacional del PAN. Artículo 4.- Para efectos de la presente norma se deberán entender los conceptos siguientes:

CEN PAN




I. Adscripción.- Ciudad o lugar en que se encuentre ubicado el centro de trabajo. II. Comisión Oficial.- Orden o instrucción por escrito que se da al personal o miembro

para que realice su tarea o función oficial en un lugar distinto al de su adscripción. III. Comisionado.- Personal o miembro designado para llevar a cabo una comisión

oficial. IV. Informe de Comisión.- Escrito que deberá rendir el comisionado a su superior

jerárquico una vez terminada la comisión que le fue encomendada, informando detalles sobre dicha comisión y sus resultados.

V. Oficio de Comisión.- Documento que contiene la autorización y designación del comisionado, así como el objetivo, temporalidad y lugar en que se llevará a cabo la comisión oficial, que servirá como justificante de la erogación que se realice.

VI. Pasajes Internacionales.- Asignaciones que se otorgan al personal para cubrir sus gastos de transportación cuando en el cumplimiento de una comisión oficial deban trasladarse de su lugar de adscripción al extranjero y viceversa, o bien de una ciudad o población a otra distinta del lugar de su adscripción en el extranjero.

VII. Pasajes Locales.- Asignaciones que se otorgan al personal para cubrir sus gastos de transportación y estacionamiento que se originen por trasladarse dentro de su lugar de adscripción con motivo de una comisión a terminal o aeropuerto.

VIII. Pasajes Nacionales.- Asignaciones que se otorgan al personal para cubrir sus gastos de transportación cuando en el cumplimiento de una comisión oficial deban trasladarse desde su lugar de adscripción a otro, dentro del mismo país en que se encuentre éste, y que sea distinto del pasaje local.

IX. Tarifa.- Tabla que consigna los montos máximos diarios por nivel y zona que se otorgan por concepto de viáticos, y que se adjunta a la presente norma como anexo A y anexo B.

X. Viáticos.- Gastos por concepto de hospedaje, alimentación, transporte local, servicio de internet, fax, fotocopiado, llamadas telefónicas, entre otros gastos relacionados con la comisión, los cuales serán cubiertos o pagados con la tarifa otorgada al comisionado.

CAPITULO II DE LA AUTORIZACIÓN DE LAS COMISIONES OFICIALES

Artículo 5.- Sólo se podrá autorizar el ejercicio de viáticos y pasajes para el desempeño de las comisiones que sean estrictamente necesarias para el cumplimiento de los objetivos del Partido, los programas o las funciones conferidas, tales como: el intercambio de conocimientos; la representación; la implementación de proyectos y la verificación de acciones o actividades a los Comités Directivos Estatales, entre otros. El costo de la comisión será cubierto con presupuesto de la Secretaría del Comité Ejecutivo Nacional del PAN que sea responsable de los programas u objetivos que deban cumplirse con la comisión.

CEN PAN




Artículo 6.- Para efectos del otorgamiento de viáticos y pasajes para la realización de comisiones, se computarán la duración de cada comisión considerando la fecha del traslado del comisionado desde el lugar de origen, hasta la fecha en que éste tenga su regreso. La Dirección de Finanzas, deberá verificar los días efectivos de comisión reportados por el comisionado. Anexo D

Artículo 7.- La Tesorería Nacional podrá autorizar, excepcionalmente, el otorgamiento de viáticos y pasajes para comisiones que requieran mayor duración de la establecida en el artículo anterior, siempre y cuando dichos periodos se encuentren justificados.

CAPITULO III DE LAS RESPONSABILIDADES

Sección Primera

DE LAS RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO DEL ÁREA QUE AUTORIZA LA COMISIÓN

Artículo 8.- El Secretario o en su caso la persona facultada designará a los comisionados para la realización de tareas propias del área, mediante justificación por escrito, anexo al formato correspondiente. Dicho formato se encontrará sujeto a la autorización de la Dirección General de Administración y Finanzas. Artículo 9.- El Secretario del área o la persona facultada al autorizar una comisión oficial, deberá:

I. Garantizar que la comisión tenga como fin el cumplimiento de las funciones propias del área a su cargo;

II. Autorizar los días estrictamente necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la comisión;

III. Asegurar que el número de personas que se envía a una comisión sea el estrictamente necesario;

IV. Evaluar si las actividades que originan la comisión pueden ser realizadas o apoyadas por el Comité Estatal del PAN en el lugar en el que se llevará a cabo la comisión.

V. Autorizar la comisión mediante el oficio de comisión. En el caso de cambio en el itinerario de la comisión, se requerirá oficio de modificación de comisión. Anexo D;

VI. Evaluar el medio de transporte idóneo para que se lleve a cabo la comisión, considerando los costos y disponibilidad.

VII. Propiciar una planeación y programación oportuna de la comisión a efecto de poder obtener ahorros en el costo de los pasajes, así como evitar cancelaciones que representen gastos innecesarios, y

VIII. Evaluar los resultados de la comisión.

Sección Segunda

CEN PAN




DE LAS RESPONSABILIDADES DEL COMISIONADO

Artículo 9.- Los comisionados serán responsables de:

I. Solicitar los pasajes y viáticos necesarios para su comisión conforme al procedimiento establecido en esta norma, con al menos 6 días hábiles de anticipación de la comisión; así mismo, solicitar a su Secretario del área o persona facultada, la autorización del oficio de comisión.

II. Contar con copia de la cédula de identificación fiscal que expidió la Secretaría de Hacienda y Crédito Público a favor del Partido Acción Nacional, que le permita obtener las facturas o recibos.

III. Recabar las facturas o recibos que expiden los prestadores de bienes o servicios y que reúnan los requisitos fiscales establecidos en el Anexo G.

IV. Entregar a la Dirección de Finanzas los comprobantes de los viáticos recibidos, de acuerdo al art. 40 de la Sección Primera de esta Norma.

V. Entregar a la Coordinación de Viajes los pases de abordar, en su caso, en un plazo no mayor a 5 días hábiles, contados a partir de que concluyó la comisión.

VI. Reintegrar a la Dirección de Finanzas, los importes no comprobados, de acuerdo al art. 24 del Capítulo V de esta Norma.

VII. Elaborar una relación de los gastos por concepto de viáticos que haya realizado.

Sección Tercera

DE LAS RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

Artículo 10.- La Dirección de Finanzas será responsables de: I. Recepcionar y tramitar la solicitud de viáticos, de acuerdo al artículo 9 Primer

Párrafo Segunda Sección de esta Norma. II. Turnar a la Dirección General de Administración y Finanzas la solicitud de viáticos

para su autorización. III. Adquirir los boletos para los pasajes considerando los medios idóneos, la ruta más

conveniente, la tarifa más barata disponible y la disponibilidad presupuestal. IV. Llevar el registro y control de las solicitudes de viáticos, teniendo bajo su

responsabilidad el procedimiento de control interno.

CAPITULO IV DE LAS RESPONSABILIDADES DE LA

COORDINACIÓN DE VIAJES

CEN PAN




Artículo 11.- La Coordinación de Viajes será responsable de: I. Recepcionar y tramitar la solicitud de boletos de avión, de acuerdo a lo previsto en

el Articulo 9 Primer párrafo Segunda Sección de esta Norma. II. Turnar a la Dirección General de Administración y Finanzas la solicitud de boletos

de avión para su autorización. III. Adquirir los boletos de avión considerando los medios idóneos, la ruta más

conveniente, la tarifa más barata y la disponibilidad presupuestal. IV. Tramitar los boletos de avión oportunamente al comisionado. V. Llevar el control y registro de las solicitudes de boletos de avión, teniendo bajo su

responsabilidad el procedimiento de control interno. VI. Los boletos de avión se deberán adquirir con los prestadores de servicios

autorizados por la Dirección General de Administración y Finanzas, siempre y cuando el lugar donde se lleve a cabo la comisión, se encuentre a una distancia mayor a 450 km del Distrito Federal, de lo contrario el transporte se considerará vía terrestre.

Artículo 12.- La Coordinación de viajes no recibirá ningún trámite de reembolso por la adquisición de boletos de avión si los mismos no se gestionan dentro de los siguientes 5 días naturales posteriores a la conclusión de la comisión. Artículo 13.- La Coordinación de Viajes, será la única autorizada para solicitar los boletos de avión ante el prestador del servicio contratado. Artículo 14.- Los boletos para transportación terrestre y por otros medios, se podrán adquirir directamente con las empresas que presten los servicios de transportación requeridos. Artículo 15.- La Coordinación de Viajes podrá adquirir boletos de avión para los comisionados que su lugar de adscripción sea la Ciudad de México o su zona conurbada, en los vuelos que salgan o lleguen al aeropuerto de la Ciudad de Toluca, Estado de México, siempre y cuando la tarifa del boleto de avión sea la más barata disponible, incluyendo el costo de la transportación vía terrestre de la Ciudad de México o su zona conurbada al Aeropuerto de Toluca, y viceversa. Artículo 16.- En ningún caso podrán adquirirse pasajes con categoría de negocios o su equivalente (business class) o superior (primera clase) para vuelos nacionales.

CAPITULO V DEL OTORGAMIENTO DE VIÁTICOS

Artículo 19.- La Dirección de Finanzas gestionará el anticipo de viáticos correspondiente, siempre y cuando:

CEN PAN




I. El área solicitante cuente con saldo en el presupuesto autorizado, y

II. El comisionado no tenga comprobaciones pendientes con una antigüedad mayor a los plazos establecidos para la entrega de los comprobantes de viáticos.

Artículo 20.- El personal comisionado tendrá derecho a recibir viáticos previa autorización de la Dirección General de Administración y Finanzas hasta por las cuotas que indiquen las tarifas establecidas en los Anexos A y B. Artículo 21.- Para el último día de la comisión, se asignará la tarifa sin pernoctar que se señala en los Anexos A y B, siempre y cuando se cuente con suficiencia presupuestal. En el caso en que el primer día de una comisión oficial al extranjero se pernocte en el avión, no se asignarán viáticos para ese día. Artículo 22.- El Director General de Administración y Finanzas podrá autorizar, excepcionalmente, los gastos excedentes o superiores a las tarifas de viáticos nacionales e internacionales establecidas en los anexos A y B, siempre y cuando se encuentren plenamente justificados, se cuente con la suficiencia presupuestaria correspondiente y no se genere con ello una presión de gasto al Comité Ejecutivo Nacional del PAN. Artículo 23.- El trámite de los viáticos en el Comité Ejecutivo Nacional del PAN está a cargo de la Dirección de Finanzas, quien está obligada a tramitarlo, De acuerdo al Artículo 9 Primer Párrafo de la Sección Segunda de esta Norma. Artículo 24.- En todos los casos y sin excepción alguna, sin importar la tarifa otorgada, los importes no comprobados deberán reintegrarse a la Dirección de Finanzas, en un lapso máximo de 3 días hábiles posteriores a la terminación de la comisión por la cual le fueron otorgados. Artículo 25.- Los viáticos deberán ser utilizados por los días estrictamente necesarios para el desarrollo de la comisión. Artículo 26.- Las tarifas para viáticos nacionales, deberán cubrirse en moneda nacional conforme a la zona que se trate, a partir de la fecha de la comisión; así deberá constar en las facturas o recibos que al efecto solicite el comisionado para la comprobación de gastos. Las comisiones oficiales que tengan como destino cualquier ciudad en la República Mexicana, serán objeto de asignación de viáticos en moneda nacional, con tarifa de viáticos nacionales y les será aplicable la sección primera del Capítulo VI de la presente norma, relativo a la comprobación de viáticos nacionales. Artículo 27.- Las tarifas para viáticos internacionales deberán cubrirse en moneda nacional efectuando la equivalencia en dólares americanos, y en el caso de países que integran la Unión Europea con la equivalencia de euros a dólares, y de éstos a moneda nacional. Anexo C.

CEN PAN




De acuerdo al Artículo 13.21 del Reglamento del Instituto Federal Electoral, en año electoral no serán autorizados viajes al extranjero. Artículo 28.- No se deberán asignar a un mismo empleado varias comisiones a desempeñar simultáneamente y en el caso que así sea, sólo se otorgará la cuota que corresponda a una sola comisión. Artículo 29.- Sólo se pagarán viáticos los sábados, domingos y días feriados, cuando se hayan previsto en el oficio de comisión y exista alguna causa justificada, tales como:

I. Cuando no sea conveniente regresar porque la comisión se extienda a la semana

siguiente; II. Se requieran realizar actividades de la comisión durante dichos días;

III. Cuando no exista vuelo disponible, o IV. Existan otras causas justificadas

En los últimos tres casos, se requerirá la justificación por escrito y el visto bueno de la Dirección General de Administración y Finanzas. Artículo 30.- No será necesaria la justificación por escrito del comisionado cuando extienda su estancia fuera del período de la comisión, siempre y cuando esta situación se haya previsto en el oficio de comisión, y todos los gastos adicionales que se originen corran por cuenta de él mismo. Artículo 31.- No se pagarán viáticos ni pasajes en el caso de que al momento de solicitarlos, el comisionado no haya comprobado anticipos que haya recibido por comisiones anteriores, excepto en los casos siguientes:

I. Cuando entre una comisión y otra exista un período menor a seis días naturales, y

II. Cuando el personal se encuentre en comisión y le sea asignada una nueva comisión, la cual no le permita regresar a su lugar de trabajo.

Artículo 32.- Cuando se hayan obtenido viáticos anticipados para una comisión y por necesidades de trabajo, esta comisión deba extenderse, la recuperación de los viáticos adicionales será motivo de un nuevo trámite por el tiempo adicional, indicando que se trata de una "prórroga" de la comisión anterior. Artículo 33.- En caso de gastos de viaje utilizando una vía terrestre, se otorgarán vales de gasolina de acuerdo a los kilómetros de distancia de la comisión, o por medio del sistema TAJ cuando el automóvil pertenezca al partido, y para el sistema de peaje o casetas, se otorgará el anticipo de acuerdo a la ruta trazada mediante CAPUFE. Artículo 34.- Tratándose de viajes al extranjero el comisionado deberá acompañar al formato respectivo el oficio de autorización de la comisión con el vo.bo. del Presidente Nacional donde conste el motivo del viaje, la invitación y programa que justifiquen razonablemente el objeto partidista del viaje.

CEN PAN




Sección Primera

DE LOS VIÁTICOS SIN PERNOCTAR

Artículo 35.- Para el otorgamiento de viáticos sin pernoctar, se asignará una cuota de acuerdo a la tarifa que aparece en los Anexos A y B. En este caso no se podrá cubrir el gasto por concepto de hospedaje. Tratándose de viáticos internacionales, para el primer día de comisión en el que se pernocte en el avión no se asignarán viáticos. En el caso del último día de comisión se cubrirá hasta el 50% de la tarifa de viáticos de que se trate.

CAPITULO VI DE LA COMPROBACIÓN

Artículo 36.- Los pasajes y viáticos deberán ser comprobados por el personal o miembros a los que fueron asignados, dentro de los tres días hábiles siguientes a la conclusión de la comisión. Artículo 37.- No se reembolsarán excedentes a los montos anticipados según la tarifa aprobada para la comisión.

Sección Primera DE LA COMPROBACIÓN DE LOS PASAJES

Artículo 38.- La comprobación de los gastos por conceptos de pasajes aéreos o terrestres, deberá efectuarse mediante la documentación que expidan las empresas de servicio de transporte. Artículo 39.- El boleto electrónico que expidan las empresas prestadoras del servicio, es el documento que reúne los requisitos fiscales para comprobar los pasajes aéreos. Así mismo, el comisionado deberá entregar el pase de abordar correspondiente. Artículo 40.- Las fechas de los boletos de viaje deben ser congruentes con el periodo de la comisión que motive el traslado, salvo cuando el comisionado extienda su estancia fuera del periodo de la comisión, siempre y cuando todos los gastos adicionales que se originen corran por cuenta de él mismo.

CEN PAN




Artículo 41.- Los cargos por cancelación de boletos de avión correrán por cuenta del comisionado, así como el extravío de los pases de abordar.

Sección Primera DE LA COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS NACIONALES

Artículo 42.- La comprobación de los viáticos nacionales, la deberá efectuar el comisionado mediante los recibos, facturas o documentos que reúnan los requisitos fiscales establecidos y que hayan sido expedidos por las empresas prestadoras de los servicios requeridos, en un plazo no mayor a 3 días hábiles, contados a partir del día en que concluyó la comisión, siempre y cuando no excedan de 100 SMG para un mismo prestador de servicios. Anexo G. Artículo 43.- La comprobación únicamente podrá incluir recibos o facturas por los siguientes conceptos:

I. Hospedaje;

II. Alimentos que se incluyan en las facturas (no incluye propinas ni bebidas alcohólicas);

III. Estacionamiento; IV. Casetas y Gasolinas; V. Internet, telefonía y fotocopiado, y

VI. Otros gastos relacionados con la comisión.

No se recibirá como parte de la comprobación, la compra de tarjetas prepagadas para teléfono celular o cualquier otro tipo de tarjetas prepagadas de telefonía. Artículo 44.- El comisionado deberá reintegrar el 50% de la tarifa otorgada para viáticos con pernocta en comisiones nacionales de las cuales no presente comprobante de hospedaje. Artículo 45.- Para la recuperación de viáticos devengados, de no presentar el comprobante de hospedaje se asignará tarifa sin pernocta. Artículo 46.- El empleado o miembro comisionado será responsable de proporcionar la documentación comprobatoria, debidamente requisitada y con el I.V.A. desglosado, la cual deberá amparar el 100% de los viáticos asignados. Así mismo, el empleado contará con un 15% adicional a la tarifa aprobada para comprobar gastos sin comprobantes fiscales. Ejemplo de gastos sin comprobante y/o que no reúna requisitos fiscales son: Transportación local en el lugar de la comisión (taxis y otros), y

CEN PAN




Artículo 47.- Los recibos o facturas deberán contener los siguientes datos:

Nombre: PARTIDO ACCIÓN NACIONAL R.F.C.: PAN400301JR5 Domicilio: AV. COYOACAN No. 1546

COL. DEL VALLE DEL. BENITO JUAREZ C.P. 03100, MÉXICO, D.F.

Artículo 48.- Los gastos de representación quedan estrictamente prohibidos, con excepción de la Presidencia, Secretaría General y secretarios. La comprobación de dichos gastos, deberán ir acompañados de una lista de comensales así como los costos unitarios y cantidad por consumo. Artículo 49.- Las facturas que amparen las erogaciones realizadas con cargo a la asignación del viático, deberán contener los requisitos establecidos. Artículo 50.- Para que las empresas que prestan sus servicios puedan expedir recibos o facturas que reúnan los requisitos fiscales establecidos, es indispensable contar con copia de la cédula de identificación fiscal que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público expidió al Comité Ejecutivo Nacional del PAN. Artículo 51.- De las Casetas y Gasolinas, se asignará el gasto de acuerdo a la ruta trazada y observando los tabuladores o tarifas según el CAPUFE. Artículo 52.- De la comprobación de los viáticos internacionales, deberá observarse el Artículo 12.11 del Reglamento del IFE que a la letra dice como sigue:

12.11 Los partidos podrán realizar erogaciones fuera del territorio nacional por concepto de

comisiones otorgadas a sus dirigentes o militantes para el desarrollo de sus actividades ordinarias, siempre y cuando no se esté en periodo de procesos electorales federales, durante las cuales no podrán realizarse, por ningún motivo, erogaciones de esta clase. Para comprobar estos gastos se formará un expediente por cada viaje que realice cada persona comisionada por el partido, al cual se agregarán:

a) Los comprobantes de los gastos, debidamente referenciados;

b) Una relación que incluya el nombre y lugar del evento, la referencia contable, el nombre y la firma de la persona comisionada, detallando si se trata de un dirigente o militante del partido, así como la firma del funcionario del partido que autorizó el viaje;

c) El escrito por el cual el órgano del partido que corresponda autorice la comisión respectiva, en donde conste el motivo del viaje; y

d) Evidencias que justifiquen razonablemente el objeto partidista del viaje.

Sección Segunda DEL EXTRAVÍO DE COMPROBANTES

CEN PAN




Artículo 49.- En caso de que el comisionado extravíe los boletos de avión, pase de abordar o cualquier otro documento necesario para la comprobación, que obtenga del prestador del servicio, deberá obtener la reposición o duplicado del comprobante donde el representante legal o la persona facultada para expedir copias certificadas de la empresa, haga constar que es copia del documento original que obra en sus archivos, previa certificación de un notario público cuyo costo deberá ser cubierto por el comisionado, en caso contrario, tendrá obligatoriamente y sin excepción que reembolsar al Partido el monto del costo de dicho boleto.

TRANSITORIO

Único.- La presente norma entrará en vigor una vez que la misma sea aprobada por el Tesorero Nacional y resultará aplicable para los ejercicios fiscales subsecuentes hasta en tanto no se emita una nueva.

Así lo determinó la Tesorería Nacional del Comité Ejecutivo Nacional del Partido Acción Nacional, a los 5 días del mes de Abril de 2011.

ANEXO A

TARIFA DE VIÁTICOS NACIONALES

CUOTA DIARIA EN PESOS ZONA

PRESIDENTE Y SECRETARIOS

2,700.00

1,650.00

Tarifa B

Tarifa A 1,700.00 Tarifa B

El Tesorero Nacional

Ing. Carlos Alfredo Olson San Vicente

El Director General de Administración y Finanzas

C.P. Luis Oscar Briones Alonso

CEN PAN




COORDINADORES Y DIRECTORES GENERALES

1,400.00

Tarifa A

PERSONAL OPERATIVO

1,450.00

1250

Tarifa B

Tarifa A

Zona A: Zonas de la República Mexicana más económicas. Zona B: Zonas de la República Mexicana menos económicas.

ANEXO B

LISTADO DE LOS ESTADOS DE LA REPÚBLICA MEXICANA CLASIFICADOS COMO MÁS ECONÓMICOS "A"

AGUASCALlENTES MORELOS BAJA CALIFORNIA NAYARIT BAJA CALIFORNIA SUR (EXCEPTO LOS CABOS) NUEVO LEÓN CAMPECHE OAXACA CHIAPAS PUEBLA CHIHUAHUA QUERÉTARO

CEN PAN




COAHUILA (EXCEPTO SALTILLO) QUINTANA ROO (EXCEPTO CANCÚN) COLIMA SAN LUIS POTOSI DISTRITO FEDERAL SINALOA DURANGO SONORA ESTADO DE MEXlCO TABASCO GUANAJUATO TAMAULlPAS (EXCEPTO CIUDAD VICTORIA) GUERRERO (EXCEPTO ACAPULCO E IXTAPA Z.) TLAXCALA HIDALGO VERACRUZ JALISCO YUCATÁN MICHOACÁN ZACATECAS

LISTADO DE LOS ESTADOS DE LA REPÚBLICA MEXICANA CLASIFICADOS COMO MENOS ECONÓMICOS "B"

ACAPULCO E IXTAPA ZIHUATANEJO, GUERRERO CANCÚN, QUINTANA ROO CIUDAD VICTORIA, TAMAULIPAS LOS CABOS, BAJA CALIFORNIA SUR SALTILLO, COAHUILA

ANEXO C

TARIFA DE VIÁTICOS INTERNACIONALES

CUOTA DIARIA EN DÓLARES

CUOTA DIARIA EN EUROS

PRESIDENTE

SIN PERNOCTAR

400

200

500

250

CEN PAN




SECRETARIOS

SIN PERNOCTAR

340

170

400

200

COORDINADORES Y DIRECTORES GENERALES

SIN PERNOCTAR

280

140

300

150

CEN PAN




ANEXO D

CEN PAN




ANEXO E

CEN PAN




ANEXO F

CEN PAN




ANEXO G

Tesoreros y Contadores de los Comité Directivos Estatales Presentes

Debido a las Reformas Fiscales de 2010, mismas que entraron en vigor el 1° de Enero de 2011, me permito

hacer los siguientes comentarios en relación a los artículos 29, 29-A y 29-C del Código Fiscal de la Federación,

que establecen la obligación de que los contribuyentes que expidan comprobantes fiscales, estos deben de ser en

forma digital y contener los requisitos que se establecen en el artículo 29 del mismo ordenamiento.

El artículo 29 en si primer párrafo del Código Fiscal de la Federación establece la obligación de expedir

comprobantes fiscales digitales como se transcribe a continuación:

Artículo 29. “Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes por las actividades que se realicen, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria. Los comprobantes fiscales digitales deberán contener el sello digital del contribuyente que lo expida, el cual deberá estar amparado por un certificado expedido por el referido órgano desconcentrado, cuyo titular sea la persona física o moral que expida los comprobantes. Las personas que adquieran bienes, disfruten de uso o goce, o usen servicios deberán solicitar el comprobante digital respectivo.”

En el párrafo tercero del artículo en comento, establece la obligación de verificar el comprobante al señalar lo

que a letra dice:

“Los contribuyentes que deduzcan o acrediten fiscalmente con base en los comprobantes fiscales digitales, incluso cuando dichos comprobantes consten en documento impreso, para comprobar su autenticidad, deberán consultar en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria si el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y si su certificado que ampare el sello digital se encuentra registrado en dicho órgano desconcentrado y no ha sido cancelado.”

En el párrafo quinto del mismo artículo 29, establece las reglas para los comprobantes que no excedan de

$2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N.) y que se transcribe a continuación:

“Tratándose de operaciones cuyo monto no exceda de $2,000.00, los contribuyentes podrán emitir sus comprobantes fiscales en forma impresa por medios propios o a través de terceros, siempre y cuando reúnan los requisitos que se precisan en el artículo 29-A de este Código, con excepción del previsto en las fracciones II y IX del citado precepto.”

CEN PAN




El párrafo octavo del artículo 29 en comento establece la obligación de verificar los comprobantes y que a la letra

dice:

“Para poder deducir o acreditar fiscalmente con base en los comprobantes a que se refiere el quinto párrafo de este artículo, quien los utilice deberá cerciorarse de que el nombre, denominación o razón social y clave de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes de quien aparece en los mismos son los correctos, así como comprobar la autenticidad del dispositivo de seguridad y la correspondencia con los datos del emisor del comprobante, en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria.”

Los párrafos onceavo y doceavo de este mismo artículo establecen el requisito de la leyenda de pago en una

sola exhibición o en parcialidades, y que se transcriben a continuación:

“Los comprobantes que se expidan conforme a este artículo deberán señalar en forma expresa si el pago de la contraprestación que ampara se hace en una sola exhibición o en parcialidades. Cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición, en el comprobante que al efecto se expida se deberá indicar el importe total de la operación y, cuando así proceda en términos de las disposiciones fiscales, el monto de los impuestos que se trasladan, desglosados por tasas e impuestos. Si la contraprestación se paga en parcialidades, en el comprobante se deberá indicar, además del importe total de la operación, que el pago se realizará en parcialidades y, en su caso, el monto de la parcialidad que se cubre en ese momento y el monto que por concepto de impuestos se trasladan en dicha parcialidad, desglosados por tasas de impuestos.”

“Cuando el pago de la contraprestación se haga en parcialidades, los contribuyentes deberán expedir un comprobante por cada una de esas parcialidades, el cual deberá contener los requisitos previstos en las fracciones I, II, III, IV y, en su caso, VIII tratándose de comprobantes impresos o IX en el caso de comprobantes fiscales digitales, del artículo 29-A de este Código, anotando el importe y número de la parcialidad que ampara, la forma como se realizó el pago, el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasas de impuesto cuando así proceda y, en su caso, el número y fecha del comprobante que se hubiese expedido por el valor total de la operación de que se trate.”

Es preciso señalar que estos son los principales requisitos que deben contener los comprobantes digitales, por lo

que es importante que siempre se consulte la legislación correspondiente a fin de que tengan al alcance todo lo

referente a estos requisitos.

Ahora bien, el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación establece requisitos adicionales señalados en el

artículo 29, al señalar lo que a la letra se transcribe:

“Artículo 29-A. Los comprobantes a que se refiere el artículo 29 de este código, además de los requisitos que el mismo establece, deberán reunir lo siguiente:

I. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro

federal de contribuyentes de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más

CEN PAN




de un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o

establecimiento en el que se expidan los comprobantes.

II. Contener el número de folio asignado por el Servicio de Administración Tributaria o por el

proveedor de certificación de comprobantes fiscales digitales y el sello digital a que se refiere

la fracción IV, inciso b) y c) del artículo 29 de este Código.

III. Lugar y fecha de expedición.

IV. Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.

V. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.

VI. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o

VII. letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales

deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto, en su caso.

VIII. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la

importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

IX. Tener adherido un dispositivo de seguridad en los casos que se ejerza la opción prevista en

el quinto párrafo del artículo 29 de este Código que cumpla con los requisitos y

características que al efecto establezca el Servicio de Administración Tributaria, mediante

reglas de carácter general.

Los dispositivos de seguridad a que se refiere el párrafo anterior deberán ser adquiridos con

los proveedores que autorice el Servicio de Administración Tributaria. X. El certificado de sello digital del contribuyente que lo expide.”

En su último párrafo del citado artículo dice lo siguiente:

“Los contribuyentes que realicen operaciones con el público en general, respecto de dichas operaciones deberán expedir comprobantes simplificados en los términos que señale el Servicio de Administración Tributaria en reglas de carácter general que para estos efectos emita. Dichos contribuyentes quedarán liberados de esta obligación cuando las operaciones con el público en general se realicen con un monedero electrónico que reúna los requisitos de control que para tal efecto establezca el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general.”

CEN PAN




Como se puede apreciar el citado artículo 29-A menciona más requisitos que deben contener los comprobantes

fiscales digitales, sin embargo, la mayoría de estos ya lo consideraba el Código Fiscal de la Federación vigente al

31 de diciembre de 2010.

En lo referente al artículo 29-C del Código Fiscal de la Federación se modifican el primer, segundo y séptimo

párrafo, adicionando un tercer párrafo, para quedar la siguiente manera:

“Artículo 29-C. En las transacciones de adquisiciones de bienes, del uso o goce temporal de bienes, o de la prestación de servicios en que se realice el pago mediante cheque nominativo para abono en cuanta del beneficiario, mediante traspasos de cuenta en entidades financieras o sociedades cooperativas de ahorro y préstamo, tarjeta de crédito, de débito o de servicio o mediante monedero electrónico, podrá utilizar como medio de comprobación para los efectos de las deducciones o acreditamientos autorizados en las leyes fiscales, el original del estado de cuenta de quien realice el pago citado, siempre que se cumpla con lo siguiente:

……………………………

El original del estado de cuenta que se expida en términos del primer párrafo de este artículo deberá contener la clave de inscripción en el Registro Federal de Contribuyente de quien enajene los bienes, otorgue su uso o goce, o preste el servicio. En caso de que el estado de cuenta señale los datos a que se refiere la fracción II de este artículo, no será necesario contar con documento a que se refiere la citada fracción.

Se presumirá que el estado de cuenta es original cuando el mismo sea expedido de forma impresa, o bien de manera electrónica.

……………………………..

Ante el incumplimiento de cualquiera de los requisitos establecidos en este artículo, o bien, en el caso de que los datos contenidos en los estados de cuenta no correspondan con la información de los estados de cuenta proporcionados por las entidades financieras, las sociedades cooperativas de ahorro y préstamo o las personas morales autorizadas para emitir tarjetas de crédito, de débito o de servicio o monederos electrónicos que emitan los citados estados de cuenta, los mismos no serán considerados como comprobantes fiscales para los efectos de las deducciones o acreditamientos autorizados en las leyes fiscales.”

Por lo anterior, para verificar que los comprobantes de los proveedores cumplan con los requisitos fiscales

digitales se debe considerar lo señalado en los artículos antes citados.

Así mismo, en la página de internet del Servicio de Administración Tributaria órgano desconcentrado de la

Secretaria de Hacienda y Crédito Público podrá encontrar los servicios disponibles para poder verificar la

autenticidad de los comprobantes fiscales respectivos.

Para lo cual, los invitó a consultar la siguiente liga

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/66_19339.ht

ml, en donde podrán encontrar mayor información al respecto.

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/66_19339.html

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/66_19339.html

CEN PAN




Además, se tiene que atender lo establecido en la Miscelánea Fiscal para 2010 en la regla que a continuación se

transcribe y las que le sean aplicables en materia de comprobantes fiscales:

I.2.11.4.

“Para los efectos del artículo 29, fracción IV, primer párrafo del CFF, las impresiones de los

comprobantes emitidos de conformidad con este Capítulo, tendrán los mismos alcances y efectos

que los comprobantes fiscales digitales que les dieron origen.

Las impresiones de los comprobantes fiscales digitales deberán cumplir con los requisitos señalados

en el artículo 29-A, fracciones I a VII del CFF.

Además de lo señalado en el párrafo anterior, también deberán cumplir con los siguientes requisitos:

I. La cadena original con la que se generó el sello digital.

II. Sello digital correspondiente al comprobante fiscal digital.

III. Número de serie del certificado de sello digital.

IV. Número de referencia bancaria o número de cheque con el que se efectúe el pago (opcional).

V. La leyenda “Este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital”.

VI. Para los efectos de lo señalado en el artículo 29-A, fracción II del CFF, se deberá incluir la

serie en su caso.

VII. Para los efectos de lo señalado en el artículo 29-A, fracción IV del CFF, se tendrá por cumplida

dicha obligación en los casos de comprobantes fiscales digitales globales que amparen una o

más operaciones efectuadas con público en general, cuando en el mismo se consigne el RFC

genérico: XAXX010101000.

En el caso de comprobantes fiscales digitales que amparen una o más operaciones efectuadas

con clientes extranjeros se deberán reportar con el RFC genérico: XEXX010101000.

VIII. Para los efectos de lo señalado en el artículo 29-A, fracción VI del CFF, se deberán incluir

adicionalmente los montos de los impuestos retenidos en su caso.

IX. Unidad de medida, en adición a lo señalado en el artículo 29-A, fracción V del CFF.

X. El número y año de aprobación de los folios.

XI. Monto de la tasa del impuesto trasladado.

XII. Hora, minuto y segundo de expedición, en adición a lo señalado en el artículo 29-A, fracción

III del CFF.”

Ahora bien, de acuerdo a las disposiciones transitorias para el ejercicio 2010, en su fracción segunda del artículo

decimo señala lo que a la letra dice:

CEN PAN




“Artículo Decimo. En relación con las modificaciones a que se refiere el Artículo Noveno de este Decreto, se estará a lo siguiente:

I. …………..

II. Los contribuyentes que a la fecha de entrada en vigor de la reforma al artículo 29 del Código

Fiscal de la Federación, tengan comprobantes impresos en establecimientos autorizados por el

Servicio de Administración Tributaria, podrán continuar utilizándolos hasta que se agote su

vigencia, por lo que éstos podrán ser utilizados por el adquiriente de los bienes o servicios que

amparen, en la deducción o acreditamiento, a que tengan derecho conforme a las disposiciones

fiscales. Transcurrido dicho plazo, sin que sean utilizados, los mismos deberán cancelarse de

conformidad con lo dispuesto por el Reglamento del propio Código.”

En este orden de ideas, se podrá comprobar con el mecanismo anterior cuando los comprobantes cumplan con

los requisitos ya conocidos y estén vigentes a la fecha de su expedición, de lo contrario dichas comprobaciones

serán consideradas como gastos no comprobados y por lo tanto tendrán su sanción económica respectiva

impuesta por la autoridad electoral.

En cuanto a los diversos criterios de interpretación de los proveedores y prestadores de servicios que genera esta

nueva modalidad de comprobación, es preciso, comentarles que las leyes fiscales son de aplicación estricta y no

de criterio, para lo cual se le transcribe el artículo 5 del Código Fiscal de la Federación que a la letra dice:

Artículo 5 “Las disposiciones fiscales que establezcan cargas a los particulares y las que señalan excepciones a las mismas, así como las que fijan las infracciones y sanciones, son de aplicación estricta. Se considera que establecen cargas a los particulares las normas que se refieren al sujeto, objeto, base, tasa o tarifa.

……………………………..”

De acuerdo a lo antes expuesto, se les recomienda tener de manera impresa todos los comprobantes fiscales

digitales así como los archivos respectivos para su verificación.

En cuanto a los criterios del Instituto Federal Electoral, este no ha emitido criterio alguno, sin embargo, procede

señalar lo establecido en el Reglamento para la Fiscalización de los Recursos de los Partidos Políticos Nacionales,

en su artículo 12.1 que a la letra dice:

Articulo 12.1 “Los egresos deberán registrarse contablemente y estar soportados con la documentación original que expida a nombre del partido la persona a quien se efectuó el pago. Dicha documentación deberá cumplir con los requisitos que exigen las disposiciones fiscales aplicables, con excepción de lo señalado en los artículos 12.2 a 12.6 del presente Reglamento.”

CEN PAN




Por lo anterior, se debe cumplir con todos los requisitos fiscales, así como, con todo lo que establece el

Reglamento para la Fiscalización de los Recursos de los Partidos Políticos Nacionales, para la debida

comprobación de los ingresos y egresos que realice el Partido por sus operaciones inherentes a la actividad propia

del Partido, con la finalidad de evitar posibles sanciones económicas a sus Comités, como resultado de la

auditoría que realicen las autoridades electorales y en su caso las fiscales.

Sin otro particular, reciba un cordial saludo.

Atentamente

José Luis Puente Canchola Contralor Nacional

C.c.p. Ing. Financiero. Carlos Olson San Vicente. Tesorero Nacional del Partido Acción Nacional. Presente.

Presidente del Comité Directivo Estatal. Presente. Archivo.

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y...

Documents

Transcript of DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y...