Diferencias entre Adiestramiento, Capacitación y Entrenamiento.(Material tomado de la Red)

El entrenamiento de personal entendido como “una actividad educacional planeada y basada en necesidades reales de una empresa, que se orienta hacia un cambio evolutivo en los conocimientos, habilidades y actitudes del involucrado” (Alfonso Siliceo) recibe diversas denominaciones, las cuales se utilizan indiscriminadamente a pesar de que cada una de ellas posee un significado y valor muy específico:

Entrenamiento se refiere a la adquisición de conocimiento, habilidades, y capacidades como resultado de la enseñanza de habilidades vocacionales...

Chiavenato (1995) define el entrenamiento como: ¨ un proceso educacional a corto plazo aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades en función de objetivos definidos ¨(Pág. 416).

El entrenamiento es la educación profesional que adapta al hombre para un cargo o función dentro de una organización, e implica la transmisión de conocimientos, ya sea información de la empresa, de sus productos, servicios, su organización, su política, etc. En segunda medida, implica un desarrollo de habilidades, entendido como un entrenamiento orientado a las tareas y operaciones que van a ejecutarse.

Entrenamiento es la repetición mecánica de un acto bueno o malo

El entrenamiento implica la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de la tarea y del ambiente, y desarrollo de habilidades.

Entrenamiento es un concepto general que incluye a la capacitación, al adiestramiento y al desarrollo.

Entrenamiento; se refiere a la función genérica de educación dentro de la organización, aunque comúnmente se le denomina Capacitación debido a la popularidad de este ultimo termino.

Entrenar es, seguir un plan rutinario durante un determinado tiempo para desarrollar habilidades básicas, las cuales servirán de cimientos para lograr el ¨adiestramiento¨

Adiestramiento es, la acción que se efectúa para adquirir una determinada destreza, habilidad o capacidad o para el desarrollo de la misma. Yo adiestro mi lenguaje día a día, ya que lo utilizo a diario, aunque no me de cuenta de ello, lo hago inconscientemente

Adiestramiento es el correcto aprendizaje de tus habilidades.

El adiestramiento es particular y es el desarrollo de destrezas meramente físicas.

Adiestramiento; se refiere a la adquisición de habilidades o destrezas físicas fundamentalmente, orientadas a la ejecución de actividades repetitivas y rutinarias.

La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales. ...

La “capacitación” Es la educación profesional que busca adaptar al hombre para determinada empresa.

“Es una experiencia de aprendizaje que busca un cambio permanente en un individuo que mejorará su capacidad para desempeñarse en un puesto de trabajo, puede incluír cambios en las habilidades, conocimientos, las actitudes o la conducta.”

Capacitación; se enfoca a la adquisición de conocimientos y habilidades de carácter técnico, destinadas a la ejecución de actividades intelectuales, es decir; qué involucren procesos de recopilación de datos, análisis, síntesis y toma de decisiones.

Capacitación es el conjunto de actividades encaminadas a proporcionar conocimientos,

desarrollar habilidades y modificar actitudes del personal de todos los niveles para que

desempeñen mejor su trabajo.

Dos puntos básicos destacan el concepto de capacitación: las organizaciones en general,

deben dar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y

especializada que les permita enfrentarse en las mejores condiciones a su tarea diaria.

No existe mejor medio que la capacitación para alcanzar altos niveles de motivación y

productividad.

La capacitación del empleado consiste en un conjunto de actividades cuyo propósito es

mejorar su rendimiento presente o futuro, aumentando su capacidad a través de la

mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes.

La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno.

La capacitación va dirigida al perfeccionamiento técnico del trabajador para que éste se desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas,

producir resultados de calidad, dar excelentes servicios a sus clientes, prevenir y solucionar anticipadamente problemas potenciales dentro de la organización. A través de la capacitación hacemos que el perfil del trabajador se adecue al perfil de conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto de trabajo.

Diferencia entre Capacitar y entrenar:

Capacitar, es dar a alguien el conocimiento para realizar algo.Entrenar, es preparar o adiestrar a alguien teniendo ya el conocimiento previo.

Diferencias entre Capacitar y adiestrar:

La capacitación no debe confundirse con el adiestramiento, este último que implica una transmisión de conocimientos que hacen apto al individuo ya sea para un equipo o maquinaria.

El adiestramiento se torna esencial cuando el trabajador ha tenido poca experiencia o se le contrata para ejecutar un trabajo que le es totalmente nuevo. Sin embargo una vez incorporados los trabajadores a la empresa, ésta tiene la obligación de desarrollar en ellos actitudes y conocimientos indispensables para que cumplan bien su cometido.

El desarrollo de personal implica desarrollar la autoestima, autodirección, autoeficacia profesionalización y excelencia del personal, conducentes a una vida de bienestar personal, familiar, laboral y social, es hacerles su plan de vida y carrera a los trabajadores para que crezcan profesionalmente en la empresa.

Desarrollo; se refiere al proceso de crecimiento integral de la persona incluyendo conceptos como; filosofía de vida, valores, actitudes, manejo de las emociones

El Desarrollo por otro lado, se refiere a la educación que recibe una persona para el crecimiento profesional a fin de estimular la efectividad en el cargo. Tiene objetivos a largo plazo y generalmente busca desarrollar actitudes relacionadas con una determinada filosofía que la empresa quiere desarrollar. Está orientado fundamentalmente a ejecutivos.

Diferencias Entre Capacitación y Desarrollo.

Aspectos Desarrollo Capacitación

Qué transmite Transformación, visión Conocimiento

Carácter Intelectual Mental

Dónde se da Empresa Centros de trabajo

Con qué se identifica Saber (qué hacer, qué dirigir) Saber (cómo hacer)

Áreas de aprendizaje Cognitiva

La capacitación es para los puestos actuales y la formación o desarrollo es para los puestos futuros. La capacitación y el desarrollo con frecuencia se confunden, puesto que la diferencia está más en función de los niveles a alcanzar y de la intensidad de los procesos. Ambas son actividades educativas.

Pasos para elaborar un programa de capacitación:

Primer paso: detección de necesidadesSegundo paso: clasificación y jerarquización de necesidadesTercer paso: definición de objetivosCuarto paso: elaboración del programaQuinto paso: ejecuciónSexto paso: evaluación de resultados

Para elaborar un programa de capacitación el primer paso es detectar las necesidades de la empresa. Aplicar técnicas adecuadas para este fin elimina el "capacitar por capacitar".

El segundo paso es clasificar y jerarquizar esas necesidades. Esto es, se tienen que clasificar y ordenar para decidir cuáles son las más urgentes, o más importantes, o cuáles requieren atención inmediata y cuáles se tienen que programar a largo plazo.

El tercer paso es definir los objetivos de capacitación, es decir, los para qué del programa. Estos objetivos tienen que formularse de manera clara, precisa y medible para más adelante, después de aplicar el programa, poder evaluar los resultados.

El cuarto paso es elaborar el programa de capacitación. En este momento se determina qué (contenido), cómo (técnicas y ayudas), dónde (lugar), cuándo (fechas, horarios), a quién (el grupo), quién (instructores), cuánto (presupuesto).

El quinto paso es ejecutar el programa, es decir, llevarlo a la práctica.

El sexto paso es evaluar los resultados del programa. Esto debe hacerse antes, durante y después de ejecutarlo.

Primer paso: Detección de Necesidades

La detección de necesidades de entrenamiento puede definirse como el proceso de investigación que permite establecer la diferencia entre la situación laboral existente y la norma o patrón de desempeño establecido como requerimiento del cargo.

En el proceso de detección de necesidades de entrenamiento debe intervenir el

supervisor quien es la persona más indicada para conocer las características de su personal y la unidad responsable del entrenamiento en calidad de asesora.

La detección de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debería hacer en un puesto y lo que realmente se hace, así como las causas de estas diferencias. Es decir, es una investigación que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempeñar adecuadamente las funciones de su puesto.

Algunas preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes:

¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?¿Qué se debe lograr? Objetivos y metas.¿Qué se debe hacer? Actividades y funciones.¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el   puesto?¿Qué está logrando? Resultados.¿Qué está haciendo? Nivel de desempeño.

Fíjate que estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientes aspectos:

Conocimientos y habilidades técnicos que se requieren para el puesto.Habilidades administrativas acerca de cómo organizar el propio trabajo y el de los demás, utilizar los recursos, y lograr los objetivos.Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de comunicación, de trabajar en equipo, etcétera.Habilidades conceptuales como son el análisis y solución de problemas.Habilidad para el logro de resultados.

El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.

Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.

Clasificación de las Necesidades de EntrenamientoLas necesidades de entrenamiento se pueden clasificar en:

EncubiertasSe presentan como causa directa o indirecta de problemas que se dan en la organización por esa razón para determinarlas es necesaria una investigación minuciosa. Dicha investigación en muchos casos descubre no sólo las necesidades de entrenamiento del personal sino las situaciones que impiden el buen funcionamiento de la empresa. Este tipo de necesidades se presenta en las siguientes situaciones:

En la productividad: no se logra cumplir con los programas En la organización de la institución: ausencia total o parcial de políticas,

objetivos no claros, comunicación o defectuosa, etc.

En el comportamiento: actitudes negativas, duplicidad de responsabilidades, alto índice de ausentismo y retardos, etc.

ManifiestasSe presentan como causa directa del problema y no requieren investigación alguna para determinarlas, ya que se conoce el síntoma y la causa. Este tipo de necesidades de entrenamiento se presenta en los siguientes caso:

a. Cuando en la empresa se tienen trabajadores de nuevo ingreso

b. Cuando los trabajadores son transferidos o ascendidos

c. Cuando se sustituyen o modifican las maquinarias y/o herramientas

d. Trabajadores a punto de jubilarse

e. Cambios en procedimientos de trabajo, métodos, sistemas administrativos, políticas y reglas

Niveles de Análisis

McGehee y Thayer (1986) señalan que la detección de necesidades de entrenamiento debe ser efectuada en tres (3) diferentes niveles de análisis: Análisis Organizacional, Análisis de Recursos Humanos y el Análisis de Operaciones y Tareas.

a. Análisis Organizacional. Abarca el estudio de la empresa como un todo: su misión, objetivos, sus recursos, la distribución de esos recursos para la consecución de objetivos, el análisis de su entorno, el cual incluye el ambiente socioeconómico y tecnológico donde funciona la organización.

El análisis organizacional contribuye a resolver la cuestión sobre lo que debe enseñarse en términos de un plan amplio y establece la filosofía del entrenamiento para toda la empresa.

b. Análisis de Recursos Humanos. Este nivel de análisis busca verificar si los recursos humanos son suficientes tanto cuantitativamente como cualitativamente para las actividades actuales y futuras de la organización, por lo que se entiende también como el análisis de la fuerza de trabajo.

El análisis humano enfoca al hombre, es decir, al trabajador, esto implica dos cosas: la determinación de las habilidades, conocimientos y actitudes de la persona que ocupa el cargo y las habilidades, conocimientos y actitudes que tiene que desarrollar para cumplir satisfactoriamente las exigencias del cargo.Además de los objetivos señalados, con este tipo de análisis se pretende determinar si los empleados que ocupan altas y medianas posiciones son capaces de avanzar dentro del sistema de puestos de la empresa a través del entrenamiento y desarrollo o en su defecto se requerirá de la adquisición de nuevo personal.

c. El Análisis de las Operaciones y Tareas. Constituye el proceso que comprende la descomposición de la ocupación en sus partes constituyentes, permitiendo así,

determinar las habilidades, conocimientos y cualidades personales, o responsabilidades que se requieren de un trabajador para que realice las funciones eficientemente. Aquí el enfoque es sobre la tarea y no sobre la personal que la realiza.

Para cualquiera de los tres (3) niveles mencionados, las necesidades investigadas deben ser abordadas según un orden de prioridad o de urgencia para su satisfacción o solución. (ver cuadro 2)

Cuadro 2Niveles de análisis

Nivel de Análisis Sistema Incluido Información Básica

Análisis Organizacional

Sistema Organizacional

Objetivos organizacionales y filosofía de entrenamiento

Análisis de los Recursos Humanos

Sistema de Entrenamiento

Análisis de la fuerza de trabajo (análisis de las personas)

Análisis de Operaciones y Tareas

Sistema de Adquisición de Habilidades

Análisis de habilidades, capacidades, actitudes, comportamientos y características personales exigidos por los cargos (análisis de los cargos)

Tomado de Administración de Recursos Humanos de Idalberto Chiavenato, 1995, (p. 422)

Smith y Delahaye (1990) establecen otro procedimiento para la detección de necesidades de adiestramiento el cual consta de cuatro (4) pasos:

1. Recopilación de datos: Esta etapa consiste en revisar de manera regular, los datos esenciales de la organización, para así tener una imagen amplia y actualizada de lo que está ocurriendo en la empresa como un todo, pudiendo observar primeramente las áreas de problemas de desempeño. Se deben evaluar constantemente las actitudes y comportamientos de los trabajadores, así como analizar las políticas actuales, los objetivos y las normas relacionadas con el desempeño en el cargo.

2. Investigación: Implica realizar una investigación si se ha detectado una deficiencia en el desempeño de los trabajadores, o si la gerencia solicita entrenamiento para sus supervisados. El propósito de la investigación es reunir datos más específicos y detallados en el área pertinente.

3. Análisis: Consiste en un examen riguroso de los datos de entrada para así, eliminar la información que no es valida, luego se agrupa y resume el resto de los datos, para elaborar las conclusiones lógicas y preparar un informe detallado de la situación.

4. Acción de entrenamiento: Por lo que se puede considerar como el primer paso para implementar una adecuada política de desarrollo del personal en una organización para así, poder lograr una mayor productividad dentro de la misma y el desarrollo integral de los individuos.

Medios de Detección de Necesidades de Entrenamiento

El diagnostico de las necesidades de entrenamiento puede ser efectuado a partir de algunas técnicas de recolección de información, destacándose las siguientes:

a. Observación. Es un instrumento que permite percibir lo que ocurre a su alrededor. Ofrece las ventajas de obtener la información tal cual ocurre, es independiente del deseo de informar, ya que solicita menos la cooperación activa por parte de los sujetos. Sin embargo, se halla limitada por la duración de los sucesos y a menudo los datos de la observación son difíciles de cuantificar.

b. Cuestionarios. Es un formulario impreso o escrito usado para reunir información sobre las necesidades de entrenamiento. Consiste en una lista de preguntas destinadas a uno a más sujetos. Posee las ventajas de ser anónimo, además puede ser administrado a un grupo de individuos simultáneamente, además, asegura cierta uniformidad en la medición. Tiene las desventajas de ser impersonal, las preguntas pueden ser interpretadas de diferentes formas.

c. Entrevistas. Método que permite obtener información verbal del sujeto. Ofrece las siguientes ventajas: puede ser utilizada en casi todos los sectores de la población, es flexible (permite formular nuevamente las preguntas), y el entrevistador puede observar no solamente lo que dice el entrevistado, sino como lo dice. Sin embargo, requiere la forma personal, el entrevistador requiere de mucha habilidad para realizar la entrevista.

d. Evaluación del desempeño. Mediante la evaluación del desempeño es posible descubrir no sólo a los empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino también averiguar qué sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables del entrenamiento.

e. Solicitud de supervisores y gerentes. Cuando la necesidad de entrenamiento apunta a un nivel muy alto, los propios gerentes y supervisores se hacen propensos a solicita entrenamiento para su personal.

f. Reuniones interdepartamentales. Discusiones interdepartamentales acerca de asuntos concernientes a objetivos empresariales, problemas operacionales, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos.

g. Análisis de cargos. Es el procedimiento que estudia el puesto de trabajo por medio de las actividades directas del trabajador, para reflejar qué hace, cómo lo hace, qué requisitos exige la ejecución del trabajo y en qué condiciones se desarrolla.

h. Modificación del trabajo. Siempre que se introduzcan modificaciones totales o parciales de la rutina de trabajo, se hace necesario el entrenamiento previo de los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo.

i. Entrevista de salida. Cuando el empleado va a retirarse de la empresa es el momento más apropiado para conocer no sólo su opinión sincera acerca de la empresa, sino también las razones que, motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir varias deficiencias de la organización, susceptibles de corrección.

j. Método mixto. Consiste en la combinación de los métodos anteriores para obtener

Importancia de la Detección de Necesidades de Entrenamiento

La detección de necesidades de entrenamiento, es fundamental para desarrollar

cualquier acción de entrenamiento, por lo que se puede considerar como el primer paso

para implementar una adecuada política de desarrollo de personal en una organización

para así poder lograr una mayor productividad dentro de la misma, así como el

desarrollo integral de los individuos.

Asimismo, la detección de necesidades de entrenamiento permite recabar información

necesaria para programar el entrenamiento de manera útil y eficaz tanto para el

individuo como para la organización, lo cual va a permitir lograr:

a.       Mayor productividad de los trabajadores al igual que, adecuarlos para progresar.

b.      Definir y resolver las necesidades de crecimiento de cada trabajador, mediante una

adecuada política de desarrollo de personal.

c.       Brindar oportunidad al personal para hacer un buen trabajo, deseando hacer un

buen trabajo y esto sólo es posible cuando la organización determina sistemáticamente

las necesidades del personal con el objeto de mejorar sus conocimientos, habilidades y

actitudes.

d.      Racionalizar los gastos, evitando el desperdicio de dinero, tiempo y esfuerzo lo

cual ocurre cuando el entrenamiento no está basado en las necesidades actuales o

futuras

¿CUÁNDO HACER UN DNC?

La atención hacia un DNC puede derivar de:

Problemas en la organización Desviaciones en la productividad Cambios culturales, en Políticas, Métodos o Técnicas Baja o Alta de personal Cambios de función o de puesto Solicitudes del personal A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser: Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen

evidente el desarrollo del proceso de capacitación. Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC. Futuras.- Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de

transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

¿CUÁLES SON LAS FASES DE ACCIÓN QUE DERIVAN EN UN DNC?

Aunque existen diversos procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar:

Establecimiento de la Situación Ideal (SI) que, en términos de conocimientos, habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:

o Descripción de puestoso Manuales de procedimientos y de organizacióno Planes de expansión de la empresa

Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio). Descripción de la situación real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes

con los que cuenta el personal, de acuerdo con su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal involucrado con el puesto. Estas personas deberán aportar datos precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes)

Registro de información. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información para los fines correspondientes. A su vez, estos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas.

Los métodos y técnicas para obtener la información son diversos, entre ellas:

Análisis de tareas por medio de lista de cotejo Análisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, función o

procedimientos, o reportes. Análisis grupales Encuesta Escala estimativa de desempeño Grupos binarios Inventario de habilidades Lluvia de ideas Phillip´s 66 Registros observacionales directos Conferencia de Búsqueda TKJ (Planeación prospectiva) Cuestionario de evaluación de conocimientos Escala estimativas de actitudes Entrevista

Segundo paso: clasificación y jerarquización de las necesidades de capacitación

Una vez detectadas las necesidades de capacitación, el siguiente paso es clasificarlas y jerarquizarlas. Esto permite determinar cuáles son las más urgentes o más importantes.

La manera más usual de clasificar las necesidades de capacitación es la siguiente:

Las que tiene una persona.Las que tiene un grupo.Las que tiene un nivel.Las de un puesto.Las que requieren atención inmediata.Las que requieren solución a futuro.Las que exigen instrucción sobre la marcha.Las que precisan instrucción fuera del trabajo.Las que la empresa puede resolver por sí misma.Las que requieren contratar a capacitadores externos.

Al clasificar las necesidades de capacitación, obtenemos indicadores sobre quién, cuándo y cómo capacitar. Ya clasificadas las podemos jerarquizar de acuerdo con su importancia o urgencia.

Al hacer esta clasificación, es importante empezar a determinar quién necesita qué tipo de capacitación.

Tercer paso: definición de objetivos

El tercer paso es establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de capacitación. Es el momento de plantear los comportamientos y características que se quieren obtener en los participantes después de implantado el programa, de establecer qué conocimientos se les proporcionará o qué actitudes se buscan. Es necesario enunciar la conducta deseada y las condiciones en que debe producirse de la manera más clara,

alcanzable y medible. Esto sirve como norma que permitirá evaluar el rendimiento individual y el programa.

Como dijimos anteriormente, se deben establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de capacitación de una manera específica y medible. Recuerda que los objetivos te sirven como guía para mantenerte en el camino, no se trata únicamente de cubrir un expediente, sino de buscar un resultado concreto que esté lo más relacionado posible con el trabajo.

Los objetivos deben especificar quién, qué, para cuándo, bajo qué condiciones, cómo medirlos, y a qué costo en tiempo y/o dinero.

Existen diferentes clases de objetivos, como se muestra en la siguiente lista.

1. Objetivos de productividad: que buscan lograr mejoras medibles en calidad, cantidad, tiempo y costo de operación. 2. Objetivos de desempeño: que buscan mejorar el desempeño individual de los participantes. 3. Objetivos de habilidades o destrezas: que buscan desarrollar o mejorar las habilidades o destrezas de los participantes. 4. Objetivos de conocimientos: que buscan incrementar la familiaridad, los conocimientos o la comprensión de los participantes con respecto a un tema. 5. Objetivos del dominio afectivo: que buscan modificar actitudes, valores o emociones de los participantes.

Cuarto paso: elaboración del programa

Para elaborar un programa de capacitación se tienen que responder las preguntas:

¿Qué? (Contenido).¿Cómo? (Técnicas y ayudas).¿Dónde? (Lugar).¿Cuándo? (Fechas y horarios).¿A quién? (Destinatarios).¿Quién? (Instructor).¿Cuánto? (Presupuesto).

Recuerda que es muy importante que exista congruencia entre las necesidades de capacitación, el contenido del programa y los objetivos planteados.

Contenido (¿qué?)

El contenido se refiere a los temas que se impartirán en el programa. Es el momento de traducir los objetivos de desempeño buscados en puntos de aprendizaje. Por ejemplo, el desempeño buscado es que la secretaria aprenda a acentuar correctamente las palabras agudas; el punto de aprendizaje es que la secretaria acentúe ortográficamente las palabras agudas que terminan en n, s o vocal.

Los contenidos de un programa de capacitación deben estar orientados a satisfacer las necesidades detectadas en el primer paso y al logro de los objetivos planteados. Te

puede ayudar a determinar los contenidos el preguntarte, ¿qué debe el participante hacer diferente?, ¿dejar de hacer?, ¿empezar a hacer?

Algunas sugerencias con respecto a los contenidos son las siguientes:

Jerarquiza los puntos de aprendizaje de acuerdo con su importancia.No trates de abarcar demasiado. Es mejor cubrir menos material y lograr que la gente lo domine que cubrir mucho y darles 'una embarrada' de las cosas.Sé creativo e imaginativo al desarrollar tu programa.Sé realista en cuanto al material que puedes cubrir en un tiempo determinado.Antes de pasar a la ejecución del programa, pregúntate a ti mismo, 'Si los participantes aprenden muy bien los contenidos del curso y todavía fallan al realizar el trabajo, ¿cuál puede ser la causa?' Esto te permite revisar que no hayas olvidado nada importante.

Por otra parte, la capacitación resultará más efectiva si se toman en cuenta los siguientes aspectos:

El aprendizaje es más rápido y de efectos más duraderos cuando quien aprende participa en forma activa.Si el material que se va a estudiar tiene sentido e importancia para el que lo recibe, el proceso de aprendizaje se acelera.Aunque no sea muy entretenido, entre más se repita el contenido, más fácil es memorizarlo.Si se retroalimenta a los participantes sobre su progreso, las personas pueden ajustar su conducta y aprender con mayor rapidez.

Métodos y técnicas de capacitación (¿cómo?)

Tan importante como determinar el contenido del programa es determinar la metodología que seguirán los participantes para aprender esos contenidos. Te daremos una breve descripción de los métodos y técnicas que más frecuentemente se utilizan.

Conferencia. Es una exposición sobre un tema en particular en la que el conferenciante habla y el auditorio escucha.

Conferencia con participación. Es una exposición en la que el conferenciante expone unilateralmente, pero se permite que el auditorio participe con preguntas durante la conferencia o al final de la misma.

Clase formal. Es una exposición a un grupo generalmente reducido en el que se dan intercambio de ideas, preguntas, discusiones. Normalmente, la clase formal dura varias sesiones.

Capacitación en el trabajo. Se asigna a una persona con experiencia para que ayude al aprendiz a conocer el sistema o forma de realizar el trabajo, a utilizar ciertas herramientas o maquinaria, y otros procedimientos. No se saca a la persona de su ambiente de trabajo y se le pide que observe cómo se realizan las labores y que las copie.

Dramatización. Se pide a los participantes que simulen situaciones reales o ficticias para practicar las habilidades o destrezas que se pretenden lograr. Por ejemplo, se puede simular que se está atendiendo a un cliente molesto por el servicio.

Método de aprender haciendo. Consta de tres pasos y es uno de los más efectivos. El primer paso consiste en dar la información al aprendiz de cómo se realiza el trabajo. En el segundo paso, el instructor demuestra en la práctica cómo se debe realizar el trabajo y el aprendiz observa. Y por último, el aprendiz realiza el trabajo él mismo y el instructor lo corrige y retroalimenta.

Rotación de puestos. Consiste en rotar al personal dentro de la empresa de un puesto a otro durante un tiempo, a fin de que conozca las diferentes funciones dentro de la organización. Antes de asumir un nuevo puesto se le instruye sobre sus funciones.

Estudio de casos. Se entrega a los participantes una descripción escrita de una situación real o ficticia para que la estudien y discutan entre ellos con el fin de diagnosticar el problema y plantear alternativas de solución.

Métodos audiovisuales. Consiste en la utilización de películas, videos, diapositivas, etc., para sustituir temporalmente al instructor. Las personas escuchan y/o ven el material que ha sido grabado previamente. Economizan tiempo y recursos.

Para seleccionar el método más adecuado de impartir los contenidos del programa se deben tomar en cuenta los siguientes factores:

Tema.Objetivos.Número de participantes.Nivel de conocimientos e integración del grupo.Recursos materiales.Tiempo disponible.Presupuesto.

Auxiliares didácticos

Los auxiliares didácticos son materiales que ayudan a los participantes a comprender mejor las ideas y, en este sentido, son apoyos al método o técnica que se seleccionó para impartir los contenidos del programa.

El lugar (¿en dónde?)

Otro de los factores que debes determinar al diseñar un programa de capacitación es el lugar en el que se va a impartir el curso. Cuida que tenga las características adecuadas para el tipo de instrucción que se va a impartir, además de cuidar estos aspectos:

La ventilación, ya que el rendimiento de las personas disminuye si el aire está viciado.La iluminación.La limpieza, que da una impresión agradable y favorece una actitud positiva en los participantes.La funcionalidad, para que los participantes puedan llevar a cabo sus actividades y

utilizar el material y equipo de manera óptima.Ubicación.Costo.Dimensión.Conexiones eléctricas suficientes, etcétera.

Fechas y horarios (¿cuándo ?)

En este momento se determinan la fecha, horario y duración del curso. El horario deberá especificar las horas en que se va a impartir el curso, la duración de cada sesión y la duración del curso.

La fecha y horario dependerá de tres factores:

Disponibilidad del instructor.Disponibilidad del lugar.Disponibilidad de los asistentes.

Es muy importante no programar los cursos de capacitación cuando la carga de trabajo es muy alta o cuando el grupo está desempeñando un trabajo especial que le pueda impedir asistir. Lo mismo con respecto al horario. En cuanto a la duración del curso, es necesario considerar además los contenidos por cubrir y el nivel de profundidad deseado.

Determinación de los destinatarios (¿a quién?)

En este paso, se trata de escoger el grupo de personas que recibirán la capacitación. Como en el segundo paso clasificaste y jerarquizaste las necesidades de capacitación que tiene una persona, un grupo, un nivel, un puesto, etc., en este momento debes decidir quiénes tomarán el programa.

Es importante amortizar el costo de un programa de capacitación impartiéndolo a tantas personas como sea posible siempre y cuando el curso cubra sus necesidades de entrenamiento. Sin embargo, hay que cuidarse de cometer el error más común en este paso que es capacitar a todo el mundo, independientemente de si lo necesitan o no. Esto hace muy costosos los programas de capacitación, además de que los participantes se pueden desmoralizar porque el curso no satisfizo sus necesidades reales.

Determinación del instructor (¿quién?)

El éxito de un curso de capacitación depende en gran medida del buen papel que desempeñe el instructor, de su experiencia, conocimientos y habilidades para conducir el aprendizaje del grupo.

Un buen instructor debe poseer ciertas características como son:

Ser puntual.Capacidad para comunicarse con claridad.Conocer el tema y los objetivos a alcanzar. Estar al día en su especialidad.Conocer y utilizar diferentes métodos didácticos.

Planear con anticipación las actividades que llevará a cabo para impartir el curso.Capacidad para motivar al grupo y mantener su interés durante el curso.

Los instructores pueden ser internos cuando la empresa cuenta con personas que conozcan lo suficiente el tema del curso, o bien, se pueden contratar consultores externos.

Presupuesto (¿cuánto?)

Finalmente, para elaborar el presupuesto debes tomar en cuenta los gastos en que incurrirás como son:

El salario del instructor.La renta del local, en su caso.La renta o compra de auxiliares didácticos.El servicio de cafetería.Los materiales para los participantes, etcétera.

Quinto paso: ejecución

En el paso anterior se diseñó y elaboró el programa de capacitación. El quinto paso consiste en llevarlo a la práctica, es decir, es el momento en que el instructor, utilizando cierta metodología y apoyándose en auxiliares didácticos, imparte los contenidos a los destinatarios en el lugar, horario y fechas programadas, a un cierto costo.

En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos:

Organizar en una secuencia lógica y didáctica los contenidos.Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarán.Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos, etcétera.Motivar e involucrar a los participantes.Establecer una buena comunicación con los participantes.Entender y mantener el control del grupo.Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios.

Sexto paso: evaluación de resultados

Para saber si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados es necesario  realizar una evaluación que permitirá medir los resultados del programa de capacitación. La evaluación debe informar sobre cuatro aspectos básicos:

La reacción del grupo y de cada participante en cuanto a actitudes.El conocimiento adquirido, es decir, qué aprendió y en qué grado.La conducta, es decir, qué comportamientos se modificaron.Los resultados específicos posteriores al curso.

La evaluación puede hacerse en tres etapas:

a) Al inicio del curso, para diagnosticar y medir el nivel de conocimientos de los participantes antes del curso en relación con los temas que se van a tratar durante el

mismo.b) Durante el curso, para conocer los progresos de los participantes a lo largo del programa y hacer los ajustes necesarios.

c) Al final del curso, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos.

Por otra parte, también debe evaluarse el curso de capacitación en los siguientes aspectos: actuación del instructor, instalaciones, técnicas y auxiliares didácticos, duración del curso, contenido, servicio de cafetería, el lugar en el que se impartió, etc. Esta retroalimentación servirá para la elaboración de nuevos programas.

Recuerda que lo más importante es que los participantes apliquen en su trabajo cotidiano los conocimientos y habilidades adquiridos en el curso. Esa es la verdadera evaluación. Por esto, podemos pensar en el seguimiento como una última etapa del proceso de capacitación.