En la empresa equidad seguros cuando llega reciben una correspondencia , El documento llega y se radica en la recepción ponen el sello de la compañía en nombre de quien lo recibió la fecha, la hora y le asignan un numero de radicado que por lo general costa de dos letras o dos dígitos o de seis caracteres entre letras y digitas y su número varía de acuerdo a como la compañía lo use. Y después ese documento es repartido a la dependencia a la que valla dirigida o a la dependencia a la que le corresponda resolver el caso , en el caso de una solicitud al momento de ser contestada , lo hacen con el mismo número de radicación luego es entregado y es enviada por correo certificado.

Correspondencia la equidad seguros

Fecha Hora

Numero de radicado

Remite

Tipo de documento

Entregado a

Firma

En la empresa diseños Sharon cuando llega una correspondencia se realiza el marcado del documento de recibido, con fecha ,e iníciales de quien recibe se firma a la contraparte si es necesario, se ingresa a sistema (si lo hubiese)y se codifica y se redirige a la persona o el encargado de recibir la información En caso de ser una solicitud se manda una respuesta si esta se requiere y se manda una copia a archivo cuando sale la correspondencia depende de como lo entregan si lo entregan con una empresa (servientrega) o con los mensajeros es casi igual.

correspondencia de diseños sharo

Numero de radicado

Fecha Dirigido a Revisado por motivoFirma

En la empresa Don pollo cuando llega una correspondencia la recepcionista es quien la recibe y le coloca un sello de recibido , luego la hace llegar a las dependencias y aéreas donde sea necesaria la correspondencia para el uso que se requiera , en caso de que la correspondencia exija una respuesta es entregada nueva mente a la recepcionista la cual se encarga de que cumpla los requisitos y saca una copia de seguridad para constatar que si fue enviada y además eso se archiva en una carpeta especifica bien sea de correspondencia enviada y otra de correspondencia recibida, finalmente la envía por correo certificado .

Correspondencia de Don Pollo

Fecha Hora Tipo de documento

Remitente

- El fax: Casi todas las oficinas, la gran empresa, o empresario gozan de la facilidad de la tecnología de máquina de fax. Una máquina de fax permite el envío de documentos a través de líneas telefónicas regulares. Esto hace que el envío y la recepción de los documentos con mayor rapidez. Las personas ya no tienen que esperar a una carta en el correo o la oficina de un importante documento que se entregó a través de un servicio de mensajería. Es asombroso cómo un documento se envía de una oficina a otra. Para el espectador promedio, parece que la información literalmente desaparece, y luego con la inclinación de un mago del sombrero, la información se imprime en otra oficina, si tres mil millas de distancia o un par de cuadras por la calle.

- El e-mail : se emplea en general el uso del correo electrónico en todas las empresas , es considerado como una herramienta de comunicación tanto a nivel interno como externo, siendo ya en muchos ámbitos la principal vía de transmisión de información , el empresario tiene la posibilidad de controlar y archivar todo el correo electrónico que circula por la red de comunicación de la empresa y los trabajadores lo usa para el intercambio de información y para la comunicación, Como en su momento fuera el fax y antes el teléfono, el correo electrónico se está imponiendo como forma elemental de comunicación entre empresas y, también, dentro de la empresa entre empleados. Supondremos que el lector ya sabe que es el correo electrónico. Cualquier proveedor de acceso a Internet proporciona una o varias direcciones de correo electrónico al contratar sus servicios.

- El internet: Internet es una herramienta que permite la comunicación y la búsqueda de información desde la oficina donde se trabaja.

El télex: La información se emite mediante el tecleo en la máquina. El télex ha sido un sistema de comunicación urgente con mucho prestigio. Funciona en casi todo el mundo, lo que permite intercambiar información con delegaciones y sucursales instaladas en cualquier país, puedes comunicarte por escrito y a través de tu terminal télex, directamente con otro abonado a dicho servicio, a nivel nacional o internacional.

intranet: esta red de computadoras es similar al internet aunque para uso exclusivo de una determinada organización, es decir que solamente las computadoras de la empresa pueden acceder a ella. Hoy en día, la comunicación interna (entre los departamentos) cómo la externa (clientes y proveedores) es algo muy importante para todas las empresas. Y la intranet es una herramienta que puede ayudar en la comunicación, y lo que es mejor, a un bajo costo. Esta tecnología permite la comunicación de un departamento con todos los empleados de la empresa. Dentro de una empresa todos los departamentos poseen algún tipo de información que es necesario transmitir a los otros departamentos o directamente con los empleados.

Una intranet dentro de una empresa facilita la disponibilidad de una gran variedad de documentos para los empleados. Esto proporciona un acceso centralizado y coherente a los conocimientos de la empresa, lo que se conoce como capitalización del conocimiento , dentro de las utilidades de la intranet se destacan:

-Acceso a la información sobre la empresa (tablero de anuncios)-Acceso a documentos técnicos-Motores de búsqueda para la documentación-Intercambio de datos entre compañeros de trabajo-Nómina del personal-Dirección de proyectos, asistencia en la toma de decisiones, agenda, ingeniería asistida por ordenador-Mensajería electrónica -Foros de discusión , listas de distribución , chat directo.-Video conferencia-Portal de Internet

EXTRANET Extensión de una intranet a usuarios fuera de la compañía mediante acceso privado. Se sitúa fuera de las redes corporativas a través de Internet. Es usada tanto por personal interno como personal externo de la empresa (Colaboración con terceros, clientes, socios, colaboradores, proveedores)

La extranet es usada para :

-Pedidos canal comercial-Formación canal-Descarga de documentación-Tarifas actualizadas.-Acceso a formularios de soporte y visualización de estado de incidencias.-Acceso en tiempo real a facturas, ofertas, pedidos.Preguntas frecuentesEtc.

Medios externos de unaempresa

En una empresa los medios de comunicación externos pueden ser de dos clases: públicos o privados. Privados: son empresas de mensajería que realizan entregas según sea la ubicación geográfica y el servicio prestado puede ser internacional o nacional. Nacionales: la entrega se efectúa el mismo día, no tiene límite de horas en las entregas y permite además trasporte térmicos. Internacionales; se pueden utilizar aéreos o terrestre, el aéreo se utiliza para todos los países y el terrestre para países europeos. Para éste último hay que tener en cuenta las normas fiscales del país y las formalidades de aduanas y la composición permitida de los productos en los diferentes países del destino.

-Públicos: Se utiliza para enviar doc. correspondencia o mercancías si una empresa efectúa envíos periódicamente puede tener la posibilidad de que la recogida se haga en el domicilio y la facturación sea mensual. La tarifa aplicada estará en función del destino y del tamaño o peso.

-Postal Express sobre prepagado: Con éste tipo de comunicación solamente se puede enviar doc. se entrega a domicilio y con la firma del destinatario.

-Carta certificada o urgente: Permite enviar tanto doc. como mercancías con un máximo de 2 kg. En la carta urgente no es necesario la firma del destinatario, en la certificada sí, ambas pueden ser Nacionales o Internacionales.

FIN