Diagrama SIPOC, herramienta para descubrir las posibles áreas de mejora

Publicado en 4 febrero, 2013 por pedroleira

EL SIPOC se presenta como una de tantas herramientas que se usan cotidianamente en la búsqueda de áreas de mejora. Se resume como una visión a vista de pájaro de todos los proceso de una empresa bajo una perspectiva particular, la cual viene dada por el significado  de sus siglas Suppliers-Inputs-Process-Output-Customers (Proveedor-Entrada-Proceso-Salida-Cliente).

Proveedor (supplier): persona que aporta recursos al proceso Recursos (inputs): todo lo que se requiere para llevar a cabo el proceso. Se

considera recursos a la información, materiales e incluso, personas. Proceso (process): conjunto de actividades que transforman las entradas

en salidas, dándoles un valor añadido. Cliente (customer): la persona que recibe el resultado del proceso. El

objetivo es obtener la satisfacción de este cliente.

Después de que la ISO 9001, en su última actualización del año 2008, hiciera patente la

Fuente: http://community.asq.org

importancia de la visión por procesos para poder aplicar las mejores herramientas y detectar las mayores áreas de mejora, SIPOC nos permite precisamente realizar eso, establecer una serie de subprocesos dentro de cada uno de los principales procesos de nuestra empresa.

El detalle al cual se quiera llegar a través del SIPOC va a depender de múltiples factores como: complejidad organizativa, variación de tipos de procesos, complejidad técnica, etc. Por eso, lo más importante es conocer cómo funciona la herramienta SIPOC y así cada uno la podrá aplicar a su caso particular.

Es importante matizar que quizás, como una pequeña aproximación y visión más global, sea recomendable no “hacer mucho zoom” sobre cada uno de los procesos llegando a un detalle exageradamente concreto. Si hacemos esto quizá no podamos detectar las verdades áreas de flaqueza de nuestra organización y corramos el riesgo de destinar demasiados recursos a procesos que, una vez mejorado, no logre una gran repercusión positiva en el conjunto del funcionamiento de la empresa.

La forma de actuar depende mucho de cada organización, pero por lo general se recomienda realizar un mapa de procesos general de la organización (en el caso de que todavía no se tenga) y  plantear una serie de reuniones con los responsables de cada uno de los procesos para entrar más en detalle sobre el funcionamiento concreto de cada uno de ellos. Una vez se tenga el nivel de detalle deseado se plasmaría en algún sitio para poder verlo en su conjunto. Seguramente nos daremos cuenta de que hay muchos procesos que no funcionan correctamente y que sólo nos resultará obvio si lo vemos con esta vista de pájaro. Quizá nos demos cuenta que se podrían modificar algunos subprocesos, o poner puntos de control en determinadas zonas más críticas.

De manera resumida los pasos a realizar para elaborar un Diagrama SIPOC pueden ser:

Identificar los procesos de gestión Establecer las entradas del proceso, los recursos necesarios Establecer los proveedores de estas entradas al proceso Definir las salidas del proceso Establecer quién es el cliente de cada una de las salidas obtenidas

El Diagrama de SIPOC es una herramienta que se emplea tanto en el ámbito de 6Sigma como en la gestión por procesos en general.

Esta herramienta no va a solucionar ningún problema estratégico, simplemente sirve para ver el funcionamiento de la empresa de forma global teniendo en cuenta aspectos más detallados. A partir de aquí, cada uno podrá plantear los posibles cambios que se crean oportunos.

Autor: Pedro Leira Jiménez

Diagrama SIPOC

Diagrama SIPOC

La definición de un proceso en la estructura básica que debe de existir

para identificar la interrelación y delimitación de los procesos y como una

entrada para la optimización de los mismos.

SIPOC

Suppliers = Proveedores

Inputs = Insumos

Process = Proceso

Outputs =Salidas

Customers = Clientes

Una una técnica que resulta muy útil para este propósito es el diagrama de

alto nivel conocido como diagrama SIPOC, que sus siglas en español es

Proveedor-Insumo-Proceso-Salidas-Cliente.

Proveedor es cualquier persona que suministre algún insumo o

recurso.

Insumo es todo aquello que se requiera para realizar nuestro

proceso, y puede ser desde información, materiales, actividades o

recursos.

Proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u

organizados) que se realizan o suceden (alternativa o

simultaneamente ) con un fin determinado.

Salida es el resultado del proceso.

Cliente es la persona o proceso (interno o externo) que se ve

afectada por el resultado del proceso. El objetivo mas importante, al

cual debemos de brindar una solución.

SIPOC es una herramienta que consiste en una diagrama, que permite

visualizar al proceso de manera sencilla y general. este esquema puede ser

aplicado a procesos de todos los tamaños y a todos los niveles, incluso a

una organización completa.

A través de la vinculación de estructuras SIPOC de un extremo a otro

dentro de la empresa, podemos identificar la interración que tiene los

procesos de toda la organización, ya que podemos visualizar como el

resultado de un proceso se convierte en la entrada de otro, y así

sucesivamente, de tal manera que, al final podemos visualizar a toda la

organización como un conjunto de procesos interrelacionados.

El digrama SIPOC permitirá contestar las siguientes preguntas:

¿Donde empieza y termina el proceso?

¿Cuales son los pasos principales del proceso?

¿Cuales son las salidas y entradas primordiales del proceso?

¿Cuales son los clientes claves del proceso (ambos directos o indirectos)?

¿Cuales son los proveedores principales (ambos directos o indirectos)?

Gestión de procesos Técnicas y buenas prácticas de gestión y optimización del rendimiento de los procesos

3 de marzo de 2011

SIPOC – La definición de tu proceso en una hoja  Una vez me pasaron la descripción de un proceso de gestión de proyecto para que lo revisara. Consistía en 58 páginas de texto sobre cómo gestionar un proyecto, más una instrucción de 36 páginas de cómo definir el plan de proyecto a través de la herramienta corporativa. Necesité un par de días sólo para prepararme mentalmente para esta revisión.

El texto estaba bien escrito y formateado, con suficiente nivel de detalles, pero aún así me costaba seguir el flujo. Tenía razón él que dijo que “una imagen vale más de mil palabras”.

¿Qué tal están descritos vuestros procesos?

¿Son fáciles de entender y explicar?

¿Se usan para entender, realizar y mejorar el proceso o para presentarlos a los evaluadores?

La “imagen” más útil que conozco de definición de proceso es el diagrama SIPOC.

SIPOC significa:

Supplier (proveedor): El que proporciona las entradas al proceso; puede ser una persona u otro proceso

Input (entrada): Material, información, datos, documentación, servicio que se necesita para realizar las actividades del proceso

Process (proceso): Una secuencia de actividades que añaden valor a las entradas para producir las salidas

Output (salida): Producto, servicio, información, documentación que es importante para el cliente

Customer (cliente): El usuario de la salida del proceso

El diagrama SIPOC es particularmente útil a la hora de identificar:

Qué es necesario como entradas para que se ejecute el proceso Quién proporciona las entradas para el proceso Quién es el verdadero cliente del proceso Qué necesita el cliente del proceso Cuál es el propósito y el alcance del proceso Cómo medir el rendimiento del proceso Cuáles de las actividades del proceso aportan valor para el cliente o el negocio

(y por lo tanto hay que mantenerlas) y cuáles son inútiles (y por lo tanto hay que tratar de eliminarlas)

SIPOC: paso por paso

1. Proporcionar un área en la que el equipo pueda fácilmente dibujar y modificar el diagrama. Esto puede ser una pizarra blanca, pantalla en la que se proyecta el diagrama si se hace a través de una herramienta, rotafolio, etc.

2. Dibujar el mapa del proceso empezando de las 4 ó 5 actividades a más alto nivel. Puedes dibujar cada actividad debajo del rol que la ejecuta.

3. Identificar las salidas (Outputs) del proceso.

4. Identificar a los clientes que van a recibir estas salidas del proceso.

5. Identificar las entradas (Inputs) que se necesitan para realizar el proceso correctamente.

6. Identificar a los proveedores (Suppliers) de las entradas necesarias.

En la metodología Six Sigma esta técnica es el punto de partida para identificar la Voz del Cliente (VOC). El diagrama proporciona una visión inicial de los factores vitales (los Xs) para el proceso [Y = f(X)] que tienen un impacto significativo sobre el resultado (Y).

El diagrama SIPOC también es información principal para la definición detallada y la

mejora de un proceso.

Tus apuntes prácticos:

El diagrama SIPOC te ayuda en las siguientes actividades:

Entender bien el proceso: o su propósito y alcanceo pasos que se tienen que dar para realizarloo qué recursos se necesitan para ejecutar el procesoo qué roles están involucrados en el procesoo cuáles son la actividades que aportan valor Definir métricas del procesos – ver Guía práctica de definición de métricas de proceso Identificar puntos de mejora en el proceso – ver ABC de los procesos Lean Entender los puentes entre el proceso y otros procesos

P.S. Cuando tengas claros todos los aspectos del proceso ya puedes añadir descripción textual de algunos detalles.

Gestión de procesos Técnicas y buenas prácticas de gestión y optimización del rendimiento de los procesos

2 de febrero de 2011

Guía práctica de definición de métricas de proceso “Lo que se mide, se hace”.

El escollo para la mejora de procesos es la medición. Una práctica eficaz que siempre utilizo para definir métricas de procesos es empezar por el diagrama Supplier – Input – Process – Output – Customer (SIPOC) del proceso y definir métricas para las entradas (I), el proceso (P) y los resultados (O).

Si mides los resultados y las entradas, podrás correctamente evaluar la satisfacción de los clientes de este proceso  y “ver” las causas y los

efectos de las actividades de procesamiento.

Antes de establecer métricas concretas, debes pensar qué criterios vas a usar. En mi práctica más a menudo utilizo los siguientes:

Vinculación a las necesidades y las expectativas del cliente  (elque usará los resultados de este proceso).

Procurar de recoger información medible, objetiva. Trazabilidad entre los datos y los resultados de análisis.

Establecer criterios claros hace que el equipo tenga confianza en que las métricas les van a indicar objetivamente si el proceso entrega los resultados necesarios.Los tres tipos de métricas:

1. Métricas de los resultados (la O)

Lo más directo es preguntarte cómo el cliente evaluará estos resultados, qué es importante para él.

Por ejemplo, uno de los resultados del proceso de pruebas es el plan de pruebas. El cliente es el equipo de pruebas. Este primero necesita saber qué entorno de pruebas debe preparar y para cuándo y, luego, qué pruebas debe ejecutar. Desde esta perspectiva el cliente valora:

obtener a tiempo información sobre el entorno de pruebas que debe preparar obtener pruebas claramente especificadas.

2. Métricas del proceso (la P)Las métricas de las actividades del proceso te dicen cómo de bien rinde el proceso en algunos puntos críticos o hitos dentro del proceso. Te permiten evaluar la eficacia con que funciona el proceso. Estas métricas mantienen el proceso bajo control.

Volviendo al ejemplo del proceso de pruebas, conociendo las necesidades del cliente podrías definir las siguientes métricas para este:

tiempo de entrega de especificación del entorno de pruebas calidad de las especificaciones de las pruebas (claridad de los casos de prueba, cobertura

de los requisitos del producto por casos de pruebas, priorización de las pruebas, etc.)

3. Métricas de las entradas (la I)Las métricas de las entradas te ayudan a evaluar cómo de bien (hasta qué grado) los proveedores de las entradas (la S) cumplen tus requisitos desde la perspectiva de este proceso. Volvamos al proceso de pruebas. Tú eres el que debe desarrollar el plan de pruebas. En esto dependes de que el proveedor de requisitos y análisis funcional te entregue estos productos a tiempo para que tú puedas satisfacer a tu cliente. Entonces lo que podrías medir es:

cuántas veces recibes las especificaciones de los requisitos y del análisis funcional a tiempo el tiempo de retraso en las entregas que recibes tarde la calidad de estas especificaciones

Dependiendo del contexto, puedes tener diferentes métricas del proceso para diferentes clientes y proveedores del mismo.

Determinar las métricas necesariasEs mucho mejor tener pocas métricas significativas que muchas inefectivas. Las trampas en las que puedes caer cuando mides los procesos son las siguientes:

Mides demasiadas cosas Gastas mucho tiempo y esfuerzo midiendo Mides la cosa incorrecta

Para determinar las métricas necesarias debes seguir los siguientes dos pasos sólo:1. Hacer un brainstorming de metricas

2. Identificar las métricas más importantes.

El primer paso está bien claro: recoges ideas de métricas potenciales.

Para el segundo paso identifica cuáles son las métricas

de resultados, críticamente importantes para el funcionamiento exitoso del proceso de proceso que tienen mayor impacto sobre la satisfacción del cliente de entradas que tienen más impacto sobre el rendimiento del proceso.

Para esto te ayudará volver al diagrama SIPOC del proceso, identificar los puntos críticos o los hitos en el proceso y elegir las métricas que contribuyen más a conseguir el rendimiento deseado del proceso.Y por último, cuando tengas la métricas bien definidas, revisa Check-list de la calidad del sistema de medición para asegurarte de que encajan bien en el sistema de MA completo.

Tus apuntes prácticos:

Define las métricas de un proceso a base de su diagrama SIPOC Define métricas de resultados, de proceso y de entradas Establezca las métricas que facilitan mejor el logro de las necesidades del cliente y el

rendimiento del proceso Ver Tu sistema de MA resumido en 1 hoja Si implementas el modelo CMMI, estas prácticas de ayudarán a implementar GP2.8 y el

área de proceso Medición y Análisis.

El objetivo de presentaros SIPOC es trasladaros, la utilidad de herramientas simples que os pueden ayudar a poner sentido común en la ejecución de un proyecto. A menudo, y sobre todo al principio de experimentar con 6 Sigma, tenemos la tentación de lanzarnos a utilizar herramientas más avanzadas sin tener muy claro si realmente nos van a ser de utilidad. SIPOC nos puede ayudar.

Un proyecto 6Sigma pretende mejorar el resultado de un proceso que es clave desde el punto de vista de cliente, y por tanto de negocio.

Ese resultado, llamémosle "Y" es la consecuencia de:

1.- La calidad de lo que hemos introducido en el proceso (materias primas, información externa, etc.) 2.- La calidad de lo que hacemos en el proceso (el resultado de cada tarea por si sola y su relación con las demás)

Bien, pues la herramienta SIPOC nos ayuda representar gráficamente, y a nivel macro, los dos puntos anteriores.

En la herramienta se definen:

S (supliers - proveedores-) aquellos que proporcionan los insumos necesarios para que el proceso comience. Estos insumos pueden ser físico y/o información. Ejemplos: 1)materia prima.-un agricultor que proporciona cereal para producir etanol 2) información.- el cliente que nos llama para hacer un pedido

I (input -entradas/insumos-) las materias primas y/o información que desencadenan el proceso. Ejemplos: 1) materia prima.-el cereal para producir etanol 2) información.- el pedido.

P (process -procesos-) el conjunto de tareas que realizamos para procesar el cereal hasta convertirlo en etanol. Esta descripción se hace a alto nivel (aprox. en 6 ó 7 pasos).

O (output -salida/producto-) es lo que entregamos según el pedido que entró. En el ejemplo sería el Etanol.

C (costumer - cliente-) Para quién hemos fabricado el etanol. En el ejemplo, el cliente que nos hizo el pedido.

¿Cuándo podemos utilizarla?

A modo de ejemplo, la podemos utilizar:

1.- Cuando definimos el proyecto (DEFINIR) para dar visibilidad al alcance del problema al que nos enfrentamos, es decir, cuáles son los límites del proyecto, qué áreas participan en el proceso, dónde puedo encontrar los miembros de equipo más idóneos para entender el problema, etc.

2.- Cuando nos planteamos hipótesis de posibles causas del problema (MEDIR-ANALIZAR). ¿Qué deficiencias en las entradas pueden afectar al resultado? ¿Qué deficiencias producidas en las tareas pueden afectar al resultado? ¿Qué deficiencias pueden originarse en el momento de la entrega?

Espero que esta breve introducción de la herramienta, os sirva...

un saludo