Dia a día de un Administrador de Fincas, método GTD
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ESTRÉS:
ES LA DISTANCIA
ENTRE LO QUE
HACEMOS Y LO QUE
QUEREMOS HACER.
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25 TRAMPAS QUE HACEN PERDER EL
TIEMPO
No tener ni objetivos, ni prioridades, ni planificación del día.
Intentar hacer demasiadas cosas a la vez.
Tiempo de espera (reuniones, citas…).
Prisas, impaciencia.
Desorganización personal/mesa repleta.
Papeleo y lectura
Insuficiente delegación
Falta de motivación /comportamiento indiferente
Falta de coordinación/de trabajo en equipo
Interrupciones telefónicas
Visitas no programadas
Incapacidad de decir “NO”
Información incompleta y tardía
Falta de autodisciplina
No acabar los trabajos
Distracción, ruidos
Falta de información
Reuniones
Comunicación inexistente o imprecisa
Cotilleo
Demasiada comunicación y demasiados apuntes
Incapacidad para escuchar
Postergación
Querer saberlo todo
Comodidad
Perfeccionismo
(Marca cuales son los 5 supuestos que más te afectan)
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Happy Coffee
Lady
LO QUE CUENTA NO ES LO
QUE HAYA COMENZADO,
SI NO LO QUE HAYA
CONCLUIDO CON ÉXITO.
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PERO…………
Esto nunca lo haré así.
Esto lo probé hace años y no funciona.
En mi trabajo como administrador esto no es
posible.
Mis compañeros se reirán de mi.
Los agobios, la presión del trabajo y los plazos no
me dejan tiempo para hacerlo.
Esto solo funciona en teoría.
Si esto fuera tan sencillo, todo el mundo lo haría.
SU VERSIÓN.
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ANTES DE NADA
1. No te asustes. Parece complicado pero no lo
es.
2. Repite y familiarízate. Tómate el fin de
semana.
3. Te funcionará. Es un pequeño sacrificio vs.
Éxito.
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¿QUE ES GTD ?
Es un profundo cambio de
hábitos en tu organización.
No hay “listas de tareas”
por orden de prioridad.
Flujo de 4 pasos
Vale para TODO.
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GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico.
¡¡Nuestra memoria es considerablemente ineficiente y
rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en
el momento y lugar en el que podemos hacerlo!!
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MESA TRABAJO GTD
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GESTION DEL TIEMPO
“Trabajar según el principio de
que nunca se debe hacer algo
que otra persona puede hacerlo
por uno mismo”
John D. Rockefeller
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GESTION CORREO
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¿QUE NECESITO?
Aprender
Aplicaciones: on line, pda, moleskine.
No es el método definitivo, a algunos
no les vale.
Paciencia: no desesperes, persiste y lo
conseguirás.
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1º- RECOPILAR
• Captura de ideas, tareas,
recopilatorios, COSAS.
•TODO LA INBOX.
•En cuanto se te ocurra
una al al inbox.
•No se hace nada más, no
se clasifica, NADA.
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Ejemplos:
-Faxes
-Redacción actas
-Convocatorias
-Lecturas
-Presupuestos obras
-Llamadas
-Viajes
-“LO QUE SE TE PASE POR LA CABEZA”.
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2º- PROCESAR
Es el momento de sacar las cosas del INFOX.
¿Requiere acción?.___Delegar___Carpeta.
¿No requiere una acción?.________Archivar_______Eliminar.
REGLA DE LOS DOS MINUTOS.
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3º- ORGANIZAR
• Organización por carpetas o
bandejas.
• Carpeta PROXIMO
• Carpeta PROYECTOS
• Carpeta EN ESPERA
• Carpeta “ALGUN DIA /QUIZAS”.
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DOCUMENTACION
CONTABLE
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DOCUMENTACIÓN NO
CONTABLE
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4.- REVISARChequee el estado de sus temas y proyectos.
Hágalo “siempre que se pueda” o una vez a la
semana.
Reasigne estados……o muévalo de un sitio a
otro.
Proceso ágil, pero asegura el éxito del
método.
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MI SALVACION
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LOS DOCE PRINCIPIOS DE
LA GESTION DEL TIEMPO
Controle a qué dedica su tiempo.
Delegue siempre que sea posible.
Planifique por la noche el día siguiente.
Organícese espacios libres (sin interrupciones).
Establezca prioridades claras.
Aproveche tiempos muertos para otras actividades.
Establezca bloques de tiempo de un mínimo de treinta
minutos.
Sea flexible. La falacia de la perfección.
Compruebe si algunas actividades no pueden eliminarse
totalmente.
Reduzca el tiempo de trabajo efectivo con una buena
preparación del trabajo.
No descuide actividades con efecto a largo plazo (por
ejemplo formación).
Desarrolle su propio estilo de trabajo.
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PLANIFICACION
DEL
RENDIMIENTO:
¿Cuánto tiempo
dedicas a pensar
en tu NEGOCIO?.
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QUEJAS Y RECLAMACIONES
• “NO TENER
COMPETIDORES
ES EL PEOR
MAESTRO”Henry Ford
“UNA
QUEJA ES
UN
REGALO”
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COMBATIR LA
DESMOTIVACION
1. Recuerda el porqué
2. Disfruta del camino
3. Motívate con lo pequeño
4. Sé consciente del ahora
5. Date un respiro
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DEONTOLOGIA
PROFESIONAL
“No hagas a los demás lo que no quieras que te
hagan a ti”