DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMTICO PARA MEJORAR EL PROCESO DE TRMITE DOCUMENTARIO DE LA UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGOAlgunos criterios generales a tener en cuenta en el anlisis de la organizacin:AlmacenamientoDnde guardaremos nuestros documentos? Cunto podemos pagar para almacenarlos?

RecuperacinCmo puede la gente encontrar documentos necesarios? Cunto tiempo se puede pasar buscndolo? Qu opciones tecnolgicas estn disponibles para la recuperacin?

ClasificacinCmo organizamos nuestros documentos? Cmo aseguramos que los documentos estn archivados siguiendo el sistema ms apropiado?

SeguridadCmo evitamos la prdida de documentos, evitar la violacin de la informacin o la destruccin no deseada de documentos? Cmo mantenemos la informacin crtica oculta a quin no debiera tener acceso a ella?

CustodiaCmo decidimos qu documentos conservar? Por cunto tiempo deben ser guardados? Cmo procedemos a su eliminacin (expurgo de documentos)?

DistribucinCmo distribuimos documentos a la gente que la necesita? Cunto podemos tardar para distribuir los documentos?

WorkflowSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cules son las reglas para el flujo de estos documentos?

CreacinSi ms de una persona est implicada en creacin o modificacin de un documento, cmo se podr colaborar en esas tareas?

AutenticacinCmo proporcionamos los requisitos necesarios para la validacin legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estndares para la autentificacin?

Datos Generales de la organizacin:Visin

Ser reconocida por la acreditacin internacional, la certificacin de sus procesos y la participacin destacada de nuestros egresados y docentes-investigadores en el desarrollo sustentable de Latinoamrica.

Misin

Generar mejores oportunidades para la vida, formando profesionales que contribuyen al desarrollo sustentable del pas.

Valores

Identificacin Institucional Integridad Emprendedurismo Creatividad Responsabilidad

FLUJO DE PROCESOS PARA OBTENER CERTIFICADOS DEESTUDIOS:

1. El interesado consulta en Plataforma de Atencin al Cliente en la seccin de Informes, sobre los requisitos para solicitar un certificado.

2. El interesado cancela en las Ventanillas de Tesorera el importe por el documento a solicitar.

3. El interesado presenta en Plataforma de Atencin al Cliente en la seccin Trmite Documentario, el formato de solicitud de documentos y los recibos por pago de derechos.

4. La encargada de Trmite Documentario recibe la solicitud, verifica que los datos y los recibos de pago correspondan a lo solicitado y entrega al interesado la parte desglosable del formato de solicitud.

5. La encargada de Trmite Documentario enva la solicitud a la Direccin de Evaluacin Acadmica y Registro Tcnico (DEART).

6. El secretario de la DEART imprime los Certificados de Estudios y el Director de la Oficina firma dichos certificados.

7. El secretario de la DEART enva los Certificados de Estudios a la Facultad correspondiente.

8. El Decano de la Facultad, firma los Certificados de Estudios.

9. La Secretaria de Facultad entrega al interesado los Certificados de Estudio firmados y sellados, previa presentacin de la parte desglosable del formato de solicitud ingresada en Trmite Documentario.

FLUJO DE PROCESOS PARA OBTENER CONSTANCIAS 1. El interesado consulta en Plataforma de Atencin al Cliente en la seccin de Informes, sobre los requisitos para solicitar una constancia. 2. El interesado cancela en las Ventanillas de Tesorera el importe por el documento a solicitar.

3. El interesado se presenta en Plataforma de Atencin al Cliente en la seccin Trmite Documentario, el formato de solicitud de documentos y los recibos por pago de derechos, quedndose con una copia como cargo.

4. La encargada de Trmite Documentario recibe la solicitud y verifica que los datos y los recibos de pago correspondan a lo solicitado y entrega al interesado la parte desglosable del formato de solicitud.

5. La encargada de Trmite Documentario enva la solicitud a la Direccin de Evaluacin Acadmica y Registro Tcnico (DEART).

6. El secretario de la DEART imprime la constancia y el Director de la Oficina firma dicho documento

7. El secretario de la DEART enva la constancia al Vicerrectorado Acadmico.

8. El Vicerrector Acadmico firma las constancias.

9. La Secretaria del VAC entrega al interesado la constancia firmada y sellada, previa presentacin de la parte desglosable del formato de solicitud ingresada en Trmite Documentario.

DIAGRAMA CASO DE USO DEL EGOCIO