Desarrollo de Sistema de Facturación

Sistema de Trámite Documentario Versión: 1.0

Definición del Sistema Fecha: 25.03.2012

SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

DEFINICIÓN DEL SISTEMA

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Fecha Versión Descripción Autor

25/03/2012 1.0Elaborar el documento donde se planteará la definición del Sistema

Asto Lanazca, John

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TABLA DE CONTENIDOS

1. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA 41.1 DEFINCIONES BÁSICAS 4

1.2 SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO WEB 4

2. OBJETIVOS DEL SISTEMA 52.1 OBJETIVO GENERAL 5

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5

3. LÍMITES DEL SISTEMA 6

4. COMPONENTES DEL SISTEMA 7

5. REPRESENTACIÓN FORMAL 85.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO 8

5.2 CASO DE USO 8

5.3 INVENTARIO DE ACTORES 9

5.4 ARQUITECTURA DE SISTEMA WEB 9

6. RESULTADOS LUEGO DE LA IMPLEMENTACIÓN 10

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1. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

Un Sistema de Trámite Documentario es la encargada de administrar la documentación oficial y asegurar su oportuna distribución, así como de organizar el Sistema de Archivo Central.

1.1 DEFINCIONES BÁSICAS

Tramite Documentario: Procedimiento Administrativo que comprende la recepción, calificación, registro, distribución, control y seguimiento de los documentos que son presentados, transferidos o generados en una entidad.

Área de Trámite documentario: Es el responsable de gestionar los procedimientos de trámite documentario de la entidad. Asimismo supervisa la recepción, procesamiento del sistema de trámite documentario y la atención al público a través de la mesa de partes.

Expediente: Conjunto de documentos relacionados que empieza con un documento inicial del remitente o interesado. Durante el trámite del documento, el expediente se desplaza a través de destinatarios como una sola unidad documentaria. Un expediente puede tener estados de Pendientes de Recepción, Pendiente de Atención, Atendido y/o Archivado

1.2 SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO WEB

Sistema informático que ha sido desarrollado para emplearse mediante el Explorador de Internet y que tiene por objeto la optimización y celeridad de los procesos de trámite documentario de los órganos administrativos de la entidad.

Para que la entidad, pueda utilizar el sistema, requiere de una red interna de ordenadores, que los servidores tengan instalado una Base de Datos y los ejecutables del sistema. Es necesario que la entidad cuente con un navegador Internet Explorer o salida a internet mediante un proveedor de este servicio, el mismo que puede ser a elección de la entidad.

El Sistema permite al operador efectuar un seguimiento de los expedientes ingresados al sistema dentro de su ámbito de acción asignado, posibilitando informar en tiempo real su ubicación, sus movimientos y el estado de los mismos así como de sus documentos relacionados.

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2.OBJETIVOS DEL SISTEMA

2.1 OBJETIVO GENERAL

El objetivo principal del Sistema de Trámite Documentario es permitir a las Organizaciones tener el control de la ubicación física y lógica de la documentación que llega y fluye dentro de ella, así como de la que se genera al interior de la misma

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Atender, canalizar y agilizar en forma eficiente y eficaz la tramitación de expedientes.

Mejorar y agilizar la gestión de la documentación que ingresa al Sector Educación a través de usuarios externos e internos.

Registrar y efectuar el seguimiento de los documentos que ingresan al Instituto Nacional de Rehabilitación por parte de usuarios externos, así como los documentos internos que se elaboran en cada unidad orgánica, Proyecto y/o Programa.

Reflejar el estado original de los expedientes con el apoyo de todos los usuarios y mostrar la actualización continua en el Sistema, en beneficio de los usuarios.

Convertir la administración documental en una herramienta de gestión mediante el manejo de indicadores, reportes de gestión, control de tiempos de respuesta de trámites y estadísticas, estableciendo estrategias para la mejora permanente de los servicios de atención a usuarios

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3.LÍMITES DEL SISTEMA

Las limitaciones en cuanto a disposición de tiempo de parte de la dependencia estatal para con el que solicita el trámite documentario. Éste aspecto es inherente de la situación de que una institución estatal, como cualquiera, es una organización cuya estructura vital son los empleados (públicos) y, como cualquier grupo de empleados, tienen límites de horario, por ende, la atención a quien solicite el documento oficial, queda supeditado al horario laboral de los empleados de la institución estatal.

Una limitación muy común en nuestro entorno presentado por estas soluciones, es el hecho de depender de una plataforma específica (como MS Windows), obligando a las instituciones a realizar mayores gastos en licencias de software.

Quienes resultan perjudicados con este manejo son los usuarios, obligados a acudir físicamente y a realizar largas esperas para poder acompañar su trámite. En algunos casos el usuario debe incluso visitar las áreas internas de la organización.

En ciudades grandes como Lima, las personas que viven fuera (en provincias) deben concurrir físicamente a realizar su trámite y volver a ir después de un tiempo para enterarse los resultados. Comúnmente los trámites se extienden de los plazos, y eso constituye un retraso más para el usuario.

Podemos mencionar dentro de las herramientas y frameworks para la construcción de Sistemas de Control de Procesos Industriales y de Información a XFlow 4 , una plataforma hecha en J2EE para la construcción, ejecución y administración de procesos y workflows. Las principales desventajas de XFlow radican en que no maneja documentos electrónicos, la dificultad de uso e instalación y el no poseer forma alguna de conocer el rendimiento de los procesos.

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4.COMPONENTES DEL SISTEMA

Partiendo del diagrama de clases, podemos crear seis componentes divididos en tres paquetes:

Paquete de interfaces: Representan las pantallas que interactúan con el usuario. Estos son las de autenticación y alta de usuario, y la de gestión de documentos.

Paquete de controladores: Representan los componentes de negocio que tienen que ver con las operaciones principales del sistema. Estas son la de control de usuarios (altas, autenticaciones) y la de documentos (elaboración y consultas).

Paquetes externos: Representan las que interactúan con sistemas externos (los de RENIEC, bancos y dependencias del Estados), aquí se implementarán los Web services que permitirán a éstos brindar la información necesaria a éste sistema.

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5.REPRESENTACIÓN FORMAL

5.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO

5.2 CASO DE USO

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5.3 INVENTARIO DE ACTORES

5.4 ARQUITECTURA DE SISTEMA WEB

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6.RESULTADOS LUEGO DE LA IMPLEMENTACIÓN

El Sistema de Trámite Documentario implantado en el Instituto Nacional de Rehabilitación tiene como finalidad modernizar la gestión documental convirtiéndola en una gestión ágil y electrónica. Sin embargo la aplicación se fue extendiendo hasta la puesta en funcionamiento de los expedientes

Antes de su aplicación se efectúo una estadística del número de memos que se generaban en la Institución, los cuales fueron poco mas 3000 expedientes.

El inicio del cambio se dio en el presente 2009, a partir de ese año se han ahorrado papel significativamente, las cifras lo demuestran:

• 2009: 3,473 Expedientes• 2010: 4,567 Expedientes• 2011: 7,342 Expedientes• 2012-Mar-27: 2024 Expedientes

Cabe tener en cuenta que el citado sistema permite enviar memorándums, informes con múltiples copias, lo que a su vez multiplica el ahorro.

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