DERECHO NOTARIAL

NOTARIADO

Es una institución organizada por el estado que cumple una función trascendente en la vida de los pueblos, autenticando y legitimando los derechos y actos extrajudiciales que se declaran sin coacción y en forma pacifica, el notariado ha dicho Sánchez Roman “es el complemento”.

El notariado es una institución jurídica que se encarga de tutelar la confianza, certeza de verdad y seguridad de los actos, relaciones contractuales y manifestaciones documentales del individuo, l a función notarial permite dar fe y autenticidad de los actos de la civilidad, en nombre del estado.

NOTARIO

El Art. 2 de la Ley del Notariado D.L. N° 26002 debidamente modificado por la Ley 26662 en su primera disposición final que establece “El Notario es el profesional del derecho que esta autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante se celebran, para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide los traslados correspondientes. Su función también comprende la comprobación de hechos y la tramitación de asuntos no contenciosos previstos en la ley de la materia”

PRINCIPIOS QUE REGULAN LA FUNCION DEL NOTARIAL

1.-La Intervención personal

El notario no puede delegar en tercera persona, el cumplimiento de sus funciones, el notario, personalmente mediante experiencia directa debe conocer y aprehender un acto, hecho, contrato que pueda ser objeto de su intervención.-

2.-Autonomía

La notaria es organizada y conducida por el notario titular de la misma en forma independiente, de la que pudieran serlo otras notarias, pero siempre enmarcada dentro de las normas de orden público que regulan el notariado. -

3.-Exclusividad

Toda oficina notarial, desarrolla su actividad separadamente de la labor de otras notarias, cada notario se desenvuelve en forma exclusiva, personal y autónoma.-

4.-Imparcialidad

Debe conservar la rectitud, la equidad, la probidad para determinarse con exactitud y objetividad la certeza real de lo que es objeto de la intervención notarial.-

LA FE PÚBLICA NOTARIAL

La fe pública notarial por objeto la comprobación y certificación por intermedio de agentes calificados de la existencia y legalidad de negocios y hechos jurídicos, con valor de verdad y de credibilidad obligatoria, en otras palabras la fe pública notarial es el asentimiento que con carácter de verdad y certeza, préstamos a lo manifestado por el notario, dentro de la orbita de sus propias funciones.

INSTRUMENTOS PUBLICOS NOTARIALES

Es el medio de expresión de los actos que comprenden la función notarial, estos instrumentos producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presencia. -

INSTRUMENTOS PUBLICOS PROTOCOLARES

Son los instrumentos que se incorporan al protocolo notarial, es decir que habiendo cumplido una serie de formalidades rigurosas y solemnes ingresan al archivo propiamente de Escrituras Publicas comprenden el protocolo notarial los siguientes registros:

-De Escrituras Públicas

-De Testamentos

-De Actas de protesto

-De Actas de Transferencia de bienes muebles registrables

-Otros que la ley determine

Modificado por la Primera disposición Complementaria de la Ley 26662.

-De Asuntos No Contenciosos

INSTRUMENTOS PUBLICOS EXTRA-PROTOCOLARES

Son los instrumentos que no revisten las formalidades ni solemnidades de los instrumentos protocolares y por consiguiente no ingresan al protocolo notarial, sin embargo para el caso del DL. N° 26002 Ley del Notariado, equipara prácticamente lo formal con lo informal lo solemne con lo sencillo lo riguroso con lo flexible en razón de que tanto lo que esta dentro de un protocolo notarial, vía de autorización o autenticación visible y exteriores por el sello y firma notariales entonces tiene el carácter definitivo de ser instrumentos públicos notariales y su efecto inmediato y universal, es que producen fe de manera definitiva e incuestionable estos instrumentos son:

ACTAS:

- Autorización para viajes de menores

- Autorización para matrimonio de menores

- Destrucción de bienes

- De entrega

- Juntas, directorios, Asambleas, Comités y similares

- Licitaciones y concursos

- Remates y subastas e inventarios

- Sorteos y entrega de premios

CERTIFICACIONES

- Entrega de Cartas Notariales

- Expedición de copias certificadas

- Legalización de firmas

- Legalización de reproducciones

- Legalización de aperturas de Libros

DEBERES ETICOS DEL NOTARIO

La función del notario debe estar orientada fundamentalmente de acuerdo a los siguientes criterios éticos que por lo demás aparecen formando parte del art. 2 de D.S. N° 015-85-JUS de fecha 24-07-85 y son:

-Veracidad

-Honorabilidad

-Objetividad

-Imparcialidad

-Diligencia

-Respeto a la dignidad y derecho de las personas a la Constitución y las leyes

PROHIBICIONES LEGALES

Las prohibiciones al notario lo establece el Decreto L. N° 26002 publicado el 27 de diciembre de1,992 en el Articulo 17 siendo las siguientes:

1.-Autorizar instrumentos públicos en los que se concedan derechos o impongan obligaciones a él, su conyugue, a sus ascendientes, descendientes y parientes consanguíneos o afines dentro del cuarto y segundo grado respectivamente.

2.-Autorizar instrumentos públicos de personas jurídicas en las que el, su cónyuge o los parientes indicados en el inciso anterior participen en el capital o patrimonio, con excepción de las empresas de servicio publico, o tengan la calidad de administradores, directores, gerentes apoderados o representación alguna.

3.-Ser administrador, director gerente, apoderado o tener representación de personas jurídicas de derecho publico o en las que el estado, gobiernos locales o regionales tengan participación.

4.-Desempeñar labores o cargos dentro de la organización de los poderes públicos y del gobierno Central, Regional o local con excepción de aquellos para los cuales han sido elegidos mediante consulta popular, ministros viceministros de estado la docencia y los nombrados en su condición de notario.

5.-El ejercicio de la abogacía, excepto en causa propia, de su cónyuge de los pariente s indicados en el inciso a).

6.-Tener mas de una oficina notarial; y

7.-ejercer la función fuera de los limites de la provincia para la cual ha sido nombrado.

De igual forma en el articulo 18 de esta ley se prohíbe al notario autorizar minutas salvo el caso a que se refiere el inciso e) del articulo 17, la autorización estar a cargo de abogado con expresa mención de su numero de colegiación.

DERECHO REGISTRAL Y NOTARIAL

I. INSTRUMENTO PUBLICOS NOTARIALES

Concepto de Documento e Instrumento

La doctrina es uniforme en cuanto al concepto de documento e instrumento, considerando al primero como el género y al segundo como la especie. Dentro de esta uniformidad conceptual, tomamos las definiciones que sobre ambos da quien fuera distinguido maestro sanmarquino Dr. Mario Alzamora Valdez, para quien:

Documento.- Es todo objeto físico que representa y sirve para demostrarla la realidad de otro objeto, de un hecho o de un acontecimiento cualquiera”.

Instrumento.- Es todo objeto material representativo del pensamiento mediante la escritura.

A esta definición habría que agregar que el instrumento no solamente representa el pensamiento sino también la voluntad, y en el ámbito del Derecho, básicamente es representación de la voluntad, porque el acto jurídico es la manifestación de voluntad destinada a crear, regular o extinguir relaciones jurídicas (Art. 140º del Código Civil).

Bien es cierto que la manifestación de voluntad que genera el acto jurídico puede ser expresa o tácita, y, que la expresa, puede ser formulada oralmente, por escrito o por otro medio directo; lo común en las relaciones jurídicas, es que la manifestación de voluntad se formule por escrito (Art. 141º del Código Civil).

El instrumento no solamente es representación de la voluntad y del pensamiento, si no también descripción de objetos o hechos.

El Código de Procedimientos Civiles de 1912, utilizaba indistintamente “documento” e “instrumento”, pero refiriéndose al concepto de instrumento, es decir al documento escrito; así el artículo 400º enumeraba los instrumentos públicos; el artículo 408º se refería a los documentos públicos o privados redactados en idioma extranjero, el artículo 410º a instrumentos privados, el artículo 411º a contra documento privados y el artículo 412º a instrumentos privados.

El Código Procesal Civil vigente usa la denominación de “documento”, en el concepto que la doctrina asigna a tal vocablo. En efecto, entre los medios probatorio considera a los documentos (Art. 192º, inciso 3º); y, define al documento, como “todo escrito u objeto que sirve para acreditar un hecho” (Art. 233º), y a los documentos escritos los clasifica en públicos y privados, refiriéndose luego a otras clases de documentos, como los impresos, fotocopias, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas cinematográficas y otras reproducciones de audio y video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o representen algún hecho, o una actividad humana o su resultado (Art. 234º).

Se aprecia claramente que el Código, sin mencionarlo, distingue el instrumento del documento, prefiriendo usar la denominación genérica del documento, cuando se refiere a instrumento, como se aprecia en los artículos 235º y 236º, que legislan sobre los documentos públicos y los documentos privados, respectivamente.

II. CLASIFICACION DE LOS INSTRUMENTOS

Los instrumentos se clasifican en públicos y privados:

1. Instrumentos Públicos.- Son aquellos en los que ha intervenido un funcionamiento público en ejercicio de sus funciones.

El funcionario público en ejercicio de sus funciones deja constancia de:

a.- Hechos realizados en su presencia;

b.- Declaraciones de las partes;

c.- Hechos propios del funcionario, y,

d.- Expide copias certificadas de los documentos originales que existen en su poder.

2. Instrumentos Privados.- Son aquellos otorgados por las partes, sin intervención de funcionario público. Estos instrumentos pueden ser escritos y firmados por sus autores; escritos por un tercero, pero firmados por el autor; escritos y firmados por un tercero a ruego del autor; escritos por el autor, pero sin firma; y, ni escritos ni firmados por el autor.

Para el Código Procesal Civil:

Es documento público

a.- El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones; y,

b.- La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público, según la ley de la materia. La copia del documento público tiene el mismo valor que el original, si está certificada por Auxiliar Jurisdiccional respectivo, notario público o fedatario, según corresponda (Art. 235º).

Es documento privado, el que no tiene las características del documento público. La legislación o certificación del documento privado no lo convierte en público (Art. 236º).

III. INSTRUMENTOS PUBLICOS NOTARIALES

1. Concepto

Los instrumentos públicos notariales, son aquellos que el notario, por mandato de la ley o solicitud de parte, extienda o autorice en ejercicio de su función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley (Art. 23º del Decreto Ley Nº 26002 – Ley del Notariado).

Esta definición o concepto de instrumento público notarial guarda concordancia con las funciones que la misma ley le asigna al notario, como profesional del derecho que está autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante él se celebran.

Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos, a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide los traslados correspondientes.

Su función también comprende la comprobación de hechos y la tramitación de asuntos no contenciosos previstos en la ley de la materia (Art. 2º de la Ley del Notariado y Primera Disposición Final de la Ley Nº 26662).

2. Clases de Instrumentos Públicos Notariales

La Ley del Notariado clasifica a los instrumentos públicos notariales, en Protocolares y Extraprotocolares.

Son instrumentos públicos protocolares

Las escrituras públicas y demás actas que el notario incorpora al protocolo notarial; las cuales debe conservar y expedir los traslados, es decir, las copias que la ley determina (Art. 25º de la Ley del notariado).

Son instrumentos públicos extraprotocolares

Las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función, las cuales no incorpora al protocolo notarial (Art. 26º de la Ley del Notariado).

3. Protocolo Notarial

El protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a Ley (Art. 36º de la Ley del Notariado).

Con cada diez (10) registros se forma un (01) tomo, que debe encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su utilización, los que serán numerados en orden correlativo, respondiendo el notario del buen estado de conservación de los tomos (Art. 41º y 42º de la Ley del Notariado).

Forma el protocolo notarial los siguientes registros:

a. De escrituras públicas;

b. De testamentos;

c. De actas de protesto;

d. De actas de transferencia de bienes muebles registrables; y,

e. Otros que la Ley determine (Art. 37º de la Ley del Notariado). Conforme a este inciso, se ha creado el Registro de Asuntos No Contenciosos (Primera Disposición Complementaria de la Ley Nº 26662).

4. Registro Notarial

El registro se compone de cincuenta (50) fojas ordenadas correlativamente, según su numeración. Puede ser llevado de dos maneras.

a. En veinticinco (25) pliegos de papel emitidos por el Colegio de Notarios, los mismos que se colocarán unos dentro de otros, de modo que las fojas del primer pliego sean la primera y la última, que las del segundo sean la segunda y penúltima y así sucesivamente; y,

b. En cincuenta (50) hojas emitidas por el Colegio de Notarios, que se colocarán en orden de su numeración seriada, para permitir el uso de sistemas de impresión computarizado (Art. 38º de la Ley del Notariado).

Cada registro debe ser autorizado antes de su utilización, mediante un sello y firma puestos en la primera foja por un miembro de la Junta Directiva del Colegio de Notarios, designado por el Decano, con conocimiento de la Junta Directiva (Art. 39º de la Ley del Notariado).

El registro se cierra el treintiuno de Diciembre de cada bienio, sentándose a continuación del último instrumento una constancia suscrita por el notario, de la que remitirá copia al Colegio de Notarios.

Si en el registro quedan fojas en blanco serán inutilizadas mediante dos líneas diagonales que se trazarán en cada página con la indicación que no corren (Art. de la Ley del Notariado).

5. Registro de Escrituras Públicas

El registro de escrituras públicas es aquel en el que se extienden las escrituras, las protocolizaciones y actas que la Ley determina (Art. 50 de la Ley del Notariado).

Escritura Pública.- Es todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario, que contiene uno o mas actos jurídicos (Art. 51 e la Ley del Notariado).

Protocolización.- Por la protocolización se incorporan al registro de escrituras públicas los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa ordene. Esta incorporación se realiza sentando un acta en el registro de escrituras públicas y agregando los documentos materia de protocolización al final del tomo donde corre sentada el acta de protocolización, los que no podrán separarse del registro por ningún motivo (Arts. 64, 65 y 66 de la Ley del Notariado).

Actas.- Las actas consignan los actos, hechos o circunstancias que el notario presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función. Las actas pueden ser suscritas por los interesados y necesariamente y por quien formule observación (Art. 98 de la Ley del Notariado).

Las actas pueden ser protocolares o extraprotocolares según, se incorporen o no al protocolo. Solamente se incorporan aquellas que la ley determina. Generalmente las actas son documentos extraprotocolares.

6. Registro de Testamentos.- En el registro de testamentos de otorga el testamento en escritura pública y el cerrado. Se lleva en forma directa por el notario para garantizar la reserva que la ley establece; y, en el otorgamiento se observan las normas del Código Civil y las de la Ley del Notariado.

7. Registro de Actas de Protocolo.- En el registro de actas de protesto se extienden las actas de protesto de los títulos valores. Pueden llevarse registros por separado para títulos valores distintos, para hacer posible su uso en forma impresos (Arts. 75º y 77º de la Ley del Notariado).

El protesto se hace en el lugar de presentación para el pago, según la naturaleza del título, para dejar constancia de que éste no ha sido aceptado o no ha sido pagado, aún cuando la persona designada para aceptar o pagar estuviere ausente o hubiere fallecido. El protesto se entiende con la persona que se encuentre en el lugar donde debe practicarse la diligencia (Art. 50º de la Ley Nº 16587 “De Títulos –Valores”).

8. Registro de Actas de Transferencia de bienes muebles registrables.- En este registro se extienden las actas de bienes muebles registrables, que podrán ser:

a. De vehículos usados; y,

b. De otros bienes muebles identificables que la ley determine.

Las actas podrán constar en registros especializados en razón de los bienes muebles materia de la transferencia y en formularios impresos para tal fin (Arts, 78º y 80º de la Ley del Notariado).

9. Registro Notarial de Asuntos no Contenciosos.- En este registro constan las escrituras públicas, actas y protocolizaciones que dispone la Ley de Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos Nº 26662.

10. El Archivo Notarial Los Traslados.-

El Archivo Notarial: Esta integrado por:

Los registros que lleva el notario conforme a la Ley del Notariado;

Los tomos de minutas extendidas en el registro;

Los documentos protocolizados conforme a la ley; y,

Los índices que señala la Ley del Notariado (Art. 81º de la Ley del Notariado).

Traslados: Son traslados las copias certificadas o certificaciones que expide el notario de los instrumentos públicos notariales que hubiera autorizado en el ejercicio de su función.

Los traslados de los instrumentos públicos protocolares pueden ser: testimonio, boleta y partes.

Testimonio: El testimonio contiene la transcripción íntegra del documento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y foja donde corre, la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con un sello, signo y firma, con la mención de la fecha en que lo expide (Art. 83º de la Ley del Notariado).

Boleta: La boleta expresa un resumen del instrumento público notarial o transcripción de las cláusulas o términos que el interesado solicite y que da el notario, con designación del nombre de los otorgantes, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja donde corre y la constancia de encontrarse suscrito por los compare cientes y autorizado por él, rubricada en cada una de sus fojas, expedida con su sello y firma, con mención de la fecha en que la expide. El notario cuando lo considere necesario, agregará cualquier referencia que dé sentido o complete la transcripción literal solicitada (Art. 84º de la Ley del Notariado).

Parte: El parte es la transcripción del instrumento público notarial al Registro Público correspondiente para su inscripción. Contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe del notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y la constancia de encontrarse suscrita por los comparecientes y autorizados por él, rubricado en cada una de sus fojas expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha ene que lo expide (Art. 85º de la Ley del Notariado).

El testimonio, la boleta y el parte pueden expedirse a elección del notario, a manuscrito, mecanografiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción (Art. 86º de la Ley del Notariado).

No se puede expedir testimonio, boleta ni parte del instrumento público notarial que no ha sido suscrito por alguno o todos los comparecientes. En tales casos, podrá expedir constancia que el instrumento ha sido extendido y no ha sido suscrito por alguno o todos los comparecientes (Art. 90º de la Ley del Notariado).

11. Instrumentos Públicos Extraprotocolares.- Son instrumentos públicos extraprotocolares aquellos que no se incorporan en el protocolo notarial; y, pueden ser actas y certificaciones. En las actas , el notario consigna los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función (Art. 98º de la Ley del Notariado).

Son actas:

a. De autorización para viaje de menores;

b. De autorización para matrimonio de menores;

c. De destrucción de bienes;

d. De entrega;

e. De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas;

f. De licitaciones y concurso;

g. De remates, subastas e inventarios;

h. De sorteos y de entrega de premios;

i. Otros que la ley señale (Art. 94º de la Ley del Notariado)

Certificaciones: En la certificación deja constancia de aquello que hace o le consta. Son certificaciones:

a. La entrega de cartas notariales;

b. La expedición de copias certificadas;

c. La legalización de firmas;

d. La legalización de reproducciones;

e. La legalización de apertura de libros; y,

f. Otras que la ley determine (Art. 95º de la Ley del Notariado).

12. Poderes.- Los poderes ante notario pueden ser de las siguientes modalidades:

a. Poder por escritura pública, que es aquél que se incorpora en el registro de escrituras públicas.

b. Poder fuera de registro, reúne los requisitos del poder por escritura, pero que no se incorpora en el registro; y,

c. Poder por carta con firma legalizada, es aquél que se otorga en documento privado y en el que el notario legaliza la firma del otorgante (Art. 117º, 118º, 119º y 120º de la Ley del Notariado).

En cuanto a poderes, el 14 de febrero de 1978, se dictó el Decreto Ley Nº 22086, cuyo artículo 1º modifica el artículo 74º de la Ley del Notariado vigente en aquella fecha, que legislaba sobre los poderes fuera de registro para procesos penales y civiles; y, a la vez, en su artículo segundo dispone que en la vía administrativa, para gestiones, por montos que no sobrepasen los S/. 80,000.00 así como para la devolución de documentos de carácter personal, títulos profesionales u otros similares, bastará la presentación de poder fuera de registro. Asimismo, en el artículo tercero establece las clases de poder que se necesita para cobro de pensiones, remuneraciones y otros beneficios derivados de ellas, incluyendo reintegros y devengados.

Los montos señalados en este artículo, han sido actualizados por Decreto Supremo Nº 033-83-JUS de 22 de julio de 1983, de la siguiente manera:

a. De más de una Unidad Impositiva Tributaria por escritura pública;

b. De autorización para matrimonio de menores;

c. De destrucción de bienes;

d. De entrega;

e. De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas;

f. De licitaciones y concursos;

g. De remates, subastas e inventarios;

h. De sorteos y de entrega de premios; y,

i. Otros que la ley señale (Art. 94º de la Ley del Notariado).

Certificaciones: En la certificación deja constancia de aquello que hace o le consta. Son certificaciones:

a. La entrega de cartas notariales;

b. La expedición de copias certificadas;

c. La legalización de firmas;

d. La legalización de reproducciones;

e. La legalización de apertura de libros; y,

f. Otras que la ley determine (Art. 95º de la ley del Notariado).

13. Poderes.- Los poderes ante notario pueden ser de las siguientes modalidades:

a. Poder por escritura pública, que es aquél que se incorpora en el registro de escrituras públicas.

b. Poder fuera de registro, reúne los requisitos del poder por escritura, pero que no se incorpora en el registro; y,

c. Poder por carta con firma legalizada, es aquél que se otorga en documento privado y en el que el notario legaliza la firma del otorgante (Art. 117º, 118º, 119º y 120º de la Ley del Notariado).

En cuanto a poderes, el 14 de febrero de 1978, se dictó el Decreto Ley Nº 22086, cuyo artículo 1º modifica el artículo 74º de la Ley del Notariado vigente sobre los poderes fuera de registro para procesos penales y civiles; y, a la vez, en su artículo segundo dispone que en la vía administrativa, para gestiones, por montos que no sobrepasen los S/. 80,000.00 así como para la devolución de documentos de carácter personal, títulos profesionales u otros similares, bastará la presentación de poder fuera de registro. Asimismo, en el artículo tercero establece las clases de poder que se necesita para cobro de pensiones, remuneraciones y otros beneficios derivados de ellas, incluyendo reintegros y devengados.

Los montos señalados en este artículo, han sido actualizados por Decreto Supremo Nº 033-83-JUS de 22 de julio de 1983, de la siguiente manera:

a. De más de una Unidad Impositiva Tributaria por escritura pública;

b. De media Unidad Impositiva Tributaria mediante poder fuera de registro; y,

c. De cantidades menores a media Unidad Impositiva Tributaria por carta poder con firma legalizada por notario y a falta de éste por Juez de Paz.

La actual Ley del Notariado – Decreto Ley Nº 26002, vigente desde el 28 de diciembre de 1992, derogó la anterior Ley del Notariado Nº 1510 y sus modificatorias, y varios dispositivos legales, entre los cuale s no consta el Decreto Ley Nº 22086, por lo que éste está vigente, a excepción de su artículo primero que al ser modificatorio del artículo 74º de la anterior Ley del Notariado, ha quedado derogado, por haberse derogado dicha ley.

La Unidad Impositiva Tributaria vigente es de S/. 2,400.00 (Dos mil cuatrocientos y 00/100 Nuevos Soles), según Decreto Supremo Nº 134-96-EF publicado el 31 de diciembre de 1996.

14. Valor Probatorio de los Instrumentos Públicos Notariales.- El Código de Procedimientos Civiles establecía que los instrumentos públicos otorgados con las formalidades legales, producen fe respecto de la realidad del acto verificado ante el notario o funcionario que los extendió o autorizó (Art. 401º); que igualmente merecen fe las copias de instrumentos públicos autorizados por el notario o funcionario público en uso de sus atribuciones (Art. 402º); que se tiene por verdadero el contenido del documento privado reconocido (Art. 430º); y, que los documentos privados no reconocidos, tendrán el valor que les asigne el prudente arbitrio del juez (Art. 433).

El Código Procesal Civil vigente, pese a que distingue el documento privado del documento público, no contiene normas específicas sobre el valor probatorio de cada uno de esos documentos, solamente tiene una norma genérica

sobre la valoración de los medios probatorios, según el cual todos los medios probatorios son valorados por el Juez en forma conjunta, utilizando su apreciación razonada (Art. 197º); y en cuanto al documento privado reconocido, establece que tiene para las partes y en relación a tercero, si éste es el otorgante, el valor que el Juez le asigne (Art. 246º).

La vigente Ley del Notariado, dispone que los instrumentos públicos notariales otorgados con arreglo a lo dispuesto en la ley, producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presente (Art. 24º de la Ley del Notariado); y, que la autorización del notario de un instrumento público extraprotocolar, realizada con arreglo a las prescripciones de la Ley Notariado, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas y objetos de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta (Art. 97º de la Ley del Notariado). Estas normas no han sido derogadas por el Código Procesal Civil por lo que considero que el Juez debe aplicarlas al valorar los instrumentos notariales.

El artículo 12º de la Ley Nº 26662 “Ley de Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos” dispone que el documento notarial es auténtico y produce todos sus efectos, mientras no se rectifique o se declare judicialmente su invalidez.

LECTURA

El Acta Notarial en el Derecho Notarial Peruano

Dr. Elvito Rodríguez Domínguez

1. CONCEPTO

No existe un concepto uniforme de acta notarial, tanto en la doctrina como en la legislación comparada, así como tampoco existe uniformidad acerca de sí es un instrumento público notarial protocolar o extraprotocolar.

Así por ejemplo, el Notario mejicano Bernardo Pérez Fernández Del Castillo dice que “la distinción entre escritura y acta no es clara para todos”, y que “la escritura pública y el acta notarial pertenecen al género de instrumento público notarial, los dos son instrumentos asentados en forma original en el protocolo. Pero tienen diferencias específicas; en las escrituras se hacen constar actos jurídicos y en las actas notariales se relacionan hecho y actos jurídicos; como consecuencia en las primeras hay un otorgamiento de voluntad y en las segundas una relación de acontecimientos que pueden engendrar o no consecuencias de derecho”, y continúa “en la escritura los otorgantes manifiestan su voluntad de obligarse. En cambio en las actas el Notario nada más que da fe de aquello que vió u oyó, los comparecientes no manifiestan su voluntad de obligarse, aunque de la actividad del Notario pueden nacer obligaciones...” En cuanto a su estructura distingue a ambos por su distinta redacción; y, en cuanto a sus efectos señala “una escritura tiene como efecto hacer constar la expresión de la voluntad de un acto jurídico, darle la forma notarial exigida por la ley. En cambio, tratándose de actas, su efecto es crear un medio de prueba de la existencia o realización de un hecho” (Bernardo Pérez Fernández Del Castillo, “Derecho Notarial”, Editorial Porrúa S.A., México, 1981, pág. 102 – 105).

En el Derecho Argentino, las actas son documentos extraprotocolares, pues según Carlos A. Pelosi “los documentos que produce el escribano en su actuación extraprotocolar son: Las actas, los certificados, los cargos, constancias y notas...” y agrega “Por lo general este tipo de documentos nace cuando, a partir de la ley notarial 5015 de provincia de Buenos Aires, que más adelante recogerán casi todas las leyes notariales, con el fin de ampliar la competencia funcional del escribano y de establecer la con mayor precisión, se enumeran una serie de actuaciones en que puede intervenir, que requieren la formación de documentos que no extienden necesariamente en el protocolo” (Ca rlos A. Pelosi, “El Documento Notarial”, Editorial Astrea, Buenos Aires, pág. 261).

La legislación que más prolijamente ha regulado las actas notariales es la Ley Orgánica del Notariado Español, del 28 de Mayo de 19862, en mérito a la reforma introducida al artículo 23º, mediante ley de 23 de diciembre de 1946 en que según Pedro Avila Alvarez recién se introduce en la legislación española el acta notarial (Pedro Avila Alvárez, “Derecho Notarial”, Séptima Edición, Bosch, Casa Editorial S.A., España, 1990, pág. 127). El Reglamento de la Organización y Régimen del Notariado de España, del 02 de Junio de 1944 define el acta notarial en el artículo 197º, en los siguientes términos;”Los notarios, a instancias de parte, extenderán y autorizarán actas en que s e consignen

los hechos y circunstancias que presencien o les consten, y que por su naturaleza no sean materia de contrato” (Joaquin Caro Escallón, “Estatuto Notarial Colombiano – Derecho Comparado”, Editorial TEMIS, Bogotá Colombia, 1980, pág. 234).

En el Derecho Peruano, la Ley del Notariado – Decreto Ley Nº26002, legisla sobre las actas en el Capítulo III del Título II, entre los instrumentos públicos extraprotocolares y contiene un concepto de acta en el artículo 98º “El notario extenderá actas en las que se consigne los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función. Las actas podrán ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule observaciones.

Sin embargo, en el Capítulo II del mismo Título referido a los instrumentos públicos protocolares, el artículo 37º establece que forman parte del protocolo notarial los siguientes registros c) de Actas de protestos; d) de actas de transferencia de bienes muebles registrables; y el artículo 25º dispone “son instrumentos públicos y demás actas que el notario incorpora al protocolo notaria; debe conservar y expedir los traslados que la ley determina”.

Igualmente en la Sección Segunda del Capítulo II del Título II se refiere al Registro de Testamentos y en el artículo 67º dispone: “En este registro se otorgará el testamento en escritura pública y cerrado que el Código Civil señala. Será llevado en forma directa por el notario, para garantizar la reserva que la presente ley establece para garantizar la reserva que la presente ley establece para estos actos jurídicos”. El artículo 68º dispone “El notario9 observará en el otorgamiento del testamento en escritura pública y el cerrado las formalidades prescritas por el Código Civil.

Asimismo al legislar sobre la protocolización en los artículos 65 167 y 66º se dispone que la protocolización, es decir, la incorporación al Registro de Escrituras Públicas de los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa disponer se haga mediante acta de protocolización.

En la Ley de Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos Ley Nº16662, se dispone que las actualizaciones que se protocolicen deben constar en acta notarial (Art. 10º) y la Primera Disposición Complementaria de esta Ley crea el Registro Notarial de Asuntos No Contenciosos, en el que deben constar las escrituras públicas, actas y protocolizaciones, a que se refiere dicha ley. En este sentido, el artículo 31º de la mencionada ley, que ha sido modificado por la Ley Nº26809 dispone que el acta de inventario es un acta extraprotocolar y el artículo 33º de la ley dispone que lo actuado en el procedimiento de inventarios debe protocolizarse; igualmente el artículo 43º dispone que los actuados en el procedimiento de sucesión interesada debe protocolizarse.

El artículo 699º del Código Civil que legisla sobre el testamento en el inciso 3 disponer, que el notario debe extender en la cubierta del testamento cerrado, un acta en que conste su otorgamiento por el testador y su recepción por el notario; y, en el inciso 4 que en el cumplimiento de las formalidades indicadas en los incisos 2 y 3 del mencionado artículo sed efectúe estando reunidos en un solo acto el testador, los testigos y el notario, quien dará al testador copia certificada del acta.

En consecuencia, de acuerdo con nuestra Ley del Notariado, el acta notarial es un instrumento público en el que el notario deja constancia de actos, hechos o circunstancias que presencie o lo conste y que no sean de competencia de otra función (Art.98º); así como en el que constan determinados actos jurídicos expresamente dispuestos por la ley (ejemplo: otorgamiento de testamento cerrado).

Igualmente, conforme a nuestra legislación, las actas son instrumentos públicos protocolares y extraprotocolares.

II. NATURALEZA JURIDICA.

En nuestro Derecho, el acta notarial es un instrumento público que puede ser protocolar o extraprotocolar y como tal produce fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presencie, como lo disponen los artículos 24º y 97º de la Ley del Notariado.

III. CONTENIDO

Como se ha manifestado anteriormente, el con tenido de las actas pueden ser actos jurídicos, hechos, declaraciones o circunstancias que le conste al notario.

IV. FORMA

Las actas protocolares deben constar en el Registro correspondiente, así por ejemplo: las actas de protesto, en el Registro de Protestos; las actas de otorgamiento de testamento cerrado, en el Registro de Testamento; las actas de protocolización de documentos, en el Registro Notarial de Asuntos No Contenciosos, observando la formalidad que es establece el Código Civil, la Ley de Títulos Valores, la Ley de Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos y la Ley del Notariado.

Las actas extraprotocolares, como su nombre lo indica, no se incorporan al Registro y pueden constar en hojas sueltas o en hojas empastadas (Como es el caso de los libros de actas de personas jurídicas).

En cuanto a los requisitos de forma, tanto las actas protocolares como los extraprotocolares, deben cumplir los requisitos que establece la Ley de Notariado, es decir.

a) Deben otorgarse en idioma castellano o en el idioma que la ley permita (Art. 28º).

Que exceptuando de lo dispuesto en el artículo anterior las palabras, aforismos y frase de conocida aceptación jurídica (Art. 29º).

Cuando alguno de los interesados no conozca el idioma usado en la extensión del instrumento, el notario exigirá la intervención de intérprete, nombrado por la parte que ignora el idioma, el que hará la traducción simultánea, declarando bajo su responsabilidad en el instrumento público la conformidad de la traducción.

El notario podrá insertar el texto en el idioma del interesado o adherido, en copia legalizada notarialmente, al instrumento original, haciendo mención de e este hecho (Art. 30º)

b) Deberán extenderse con caracteres legibles, en forma manuscrita o usando cualquier medio de impresión que asegure su permanencia (Art. 31º).

c) No tendrán espacios en blanco. Estos deberán ser llenados con una línea doble que no permita agregado alguno (Art. 32º)

d) Se prohíbe en los instrumentos públicos notariales raspar o borrar las palabras equivocadas, por cualquier procedimiento. Los interlineados deberán ser transcritos literalmente antes de la suscripción, indicándose su validez; caso contrario se tendrán por no puestos. Las palabras o frases testadas, se cubrirán con una línea de modo que queden legibles y se repetirán antes de la suscripción, indicándose que no tienen valor. (Art. 33º).

e) En la redacción de instrumentos públicos notariales se podrán utilizar guarismos, símbolos y fórmulas técnicas. No, se emplearán abreviaturas ni iniciales, excepto cuando figuren en los documentos que se inserten (Art. 34º); y

f) La fecha del instrumento y la de su suscripción, cuando fuere el chazo constará accesoriamente en letras. Deberá constar necesariamente en letras y en números, el precio, capital, área total, cantidades que expresen los títulos valores, así como porcentajes participaciones y demás datos que resulten esenciales para la seguridad del instrumento a criterio del notario (Art. 35º).

Además de los requisitos que para cada instrumento establece la Ley del Notario.

V. CLASES

El Reglamento Notarial Español clasifica a las actas de la siguiente manera:

a) Actas de Presencia

En estas actas, el notario deja constancia de la realidad o verdad del hecho que se ha realizado en su presencia (Art. 199º).

b) Actas de Referencia

En las cuales el notario deja constancia de la manera más apropiada, de las declaraciones de las personas que intervengan, usando las mismas palabras, en cuanto fueren posibles, luego de advertido el declarante por el notario del valor jurídico en caso fuese necesario (Art. 208º).

c) Actas de Notoriedad.

Estas actas tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales podrán ser fundados y declarados derechos y cualidades con trascendencia jurídica (Art. 209º). Marco A. Corcuera Garcia al comentar el artículo 94º de la Ley del Notariado y referirse a las actas de notoriedad, cita a los autores españoles Gómez – Ferrer y De la Cámara Alvarez en los siguientes términos:

Goméz – Ferrer señala que “en el acta de notoriedad el Notario emite un juicio acerca de la notoriedad del hecho notorio, es decir, se enjuicia la notoriedad del hecho, que por ello queda excusado de ser probado”.

De la Cámara Alvarez, por su parte señala que en ellas e l Notario no afirma la realidad de un hecho que presencia,, que percibe por sus sentidos, se limita solamente a aseverar que, a su juicio, la notoriedad de un hecho está suficientemente comprobada” (Marco A. Corcuera Garcia, “Comentarios a La Ley del Notariado”, Marsolí Perú Editores S.A., Perú, pág. 167)

d) Actas de Protocolización

Mediante las cuales i8ncorporan al protocolo notarial un expediente expresando el número de folios que contengan (Art. 211º).

e) Actas de Depósito.

Que tienen por objeto dejar constancia de que el notario recibe en depósito los objeto, valores, documentos y cantidades que las personas les confíen, ya sea como prenda de sus contratos o bien para su custodia. La misión de los depósitos es voluntaria por parte del notario, quien podrá imponer condiciones al depositante (Art. 216).

La Ley del Notariado del Perú no clasifica a las actas sino que las enumera en el artículo 94º, dejando la posibilidad de que además de esta enumeración pueda haber otras actas que la ley señale.

Siguiendo la clasificación del Reglamento Notarial Español, son actas de presencia, de las mencionadas en el artículo 94º de la Ley de Notariado Peruana, las siguientes:

a) De destrucción de bienes

b) De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas.

c) De licitaciones y concursos

d) De remates, subastas e inventarios; y

e) De sorteos y de entrega de premios

Son actas de Referencia, las siguientes:

a) De autorización para viaje de menores; y

b) De autorización para matrimonio de menores

Son Actas de presencia y referencia: Las de entrega.

V. DIFERENCIA ENTRE ACTAS Y ESCRITURAS PUBLICAS

En nuestra legislación no hay diferencia por el contenido. El artículo 51º de la Ley de Notariado dispone que es escritura pública todo documento matriz, incorporado en el protocolo notarial, autorizado por el notario, que contiene uno o más actos jurídicos.

Como hemos visto anteriormente, las actas pueden contener actos jurídicos, hechos y circunstancias.

Igualmente hemos visto que las actas pueden ser protocolares y extraprotocolares.

Por estas razones, considero que la diferencia es en cuanto a la forma, pues las escrituras siempre deben tener 3 partes: a) Introducción; b) cuerpo; y c) conclusión (Art. 52º, debiendo cumplir cada una de estas partes con los requisitos y formalidades que establece la Ley del Notariado.

En cuanto a su eficacia también hemos visto que los documentos protocolares como los extraprotocolares producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presencie, según los artículos 24º y 97º de la Ley del Notariado.