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Versión FinalTema: POLÍTICA DE RENDICION DE GASTOS

DEPARTAMENTO:Administracion y Finanzas

Fecha de emisión: 18 de Octubre de 2013

Última revisión:

Versión: 1.0

SECTOR:Finanzas

CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE CODIFICACION PAGINAS

Política de Rendición de Gastos 1 a 20

REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO

PÁG./DOC. REV. FECHA ASPECTO MODIFICADO

NUEVO DOCUMENTO

CÓD. DOC FECHA NOMBRE

18 / 10 / 2013

LISTADO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

ÁREA RESPONSABLE FIRMA FECHACEO Fernando Seoane

Country Manager Argentina Luis Rico

Director Operaciones y Negocios Industriales

D'Alessandro De Olano, Maximiliano

Director Producción de Fruta Sebastián Torres Posse

Director Comercial Fruta Fresca Alejandro Moralejo

Director de RR.HH y Tecnología Juan Martín Barbeito

Director de Administración y Finanzas Alejandro Daireaux

Elaboró: Finanzas

BORRADOR Página 1 de 20


1. PROPOSITOEl propósito de este documento es establecer procedimientos para la rendición y el control de

gastos legítimos hechos por empleados de San Miguel, en nombre y representación de la

compañía, y en el curso de sus responsabilidades laborales.

2. ALCANCEEsta política aplica, sin excepciones, a todas las rendiciones de gastos a ser presentadas

por empleados de San Miguel, sobre gastos que fueran realizados con tarjeta de crédito

corporativa y con efectivo.

3. RESPONSABILIDADEmpleado

Cumplir con las pautas de esta política.

Preparar y presentar, en tiempo y forma, las rendiciones de gastos.

Solicitar las autorizaciones necesarias.

Mantener una conducta ética y responsable con respecto al uso de los

recursos de la compañía.

Director / Gerente / Jefe

Asegurar el debido cumplimiento de esta Política.

Analizar detalladamente las rendiciones de gastos.

Aprobar las excepciones relacionadas a situaciones que no están

contempladas en esta Política.

Analista de Finanzas Asegurar el debido cumplimiento de esta Política.

Identificar y notificar situaciones de incumplimiento.

Analizar las excepciones, referidas a aquellas situaciones que no están

contempladas en esta política.



4. DEFINICIONES

Viaje corporativo: es el que efectúa un empleado de San Miguel o un tercero

por motivo de trabajo (incluye capacitación).

Tarjeta corporativa: Tarjetas otorgadas a empleados de la empresa a fin de ser

utilizadas únicamente en representación de la misma.

Vale: Comprobante por escrito que expide el Dpto. de Finanzas. El mismo

representa el valor en números y letras del adelanto de dinero en efectivo

otorgado a los empleados que estén autorizados a solicitarlo.

5. PAUTAS

5.1. GENERALSan Miguel reconocerá a sus empleados los gastos reales, necesarios y razonables que

se generen de forma individual, siempre que aquellos estén comprendidos dentro de los

conceptos definidos en el punto 5.3 de la Política de Viajes, o cuando cuenten con una

aprobación según la matriz definida en el punto 5.2 de esta política.

Cualquier gasto fuera de esos términos se considerará una excepción. Para que las

excepciones sean aprobadas, las mismas deberán ser aprobadas por el Director

responsable del área involucrada, y bajo ningún caso un Director podrá aprobar sus

propias solicitudes.

Todos los gastos, sin excepción, deben estar relacionados y hacer mención a un

propósito de negocios válido. Los gastos deben ser legales y éticos en todos los

aspectos, y en consonancia con los estándares más altos de la actividad empresarial y

el Código de Conducta de San Miguel.



5.2. MATRIZ DE APROBACIONES DE GASTOSLas aprobaciones deberán darse según la siguiente matriz:

Sujeto a presentar rendición de gastos: Aprobación requerida por:

Empleados Jefe o Supervisor inmediato

Jefes o Supervisores Gerente inmediato

Gerentes Director inmediato

Directores y CEO Otro Director

5.3. PROCESO DE SOLICITUD DE EFECTIVO Y POSTERIOR RENDICION DE GASTOS PAGADOS EN EFECTIVO

5.3.1. PRIMER PASO - SOLICITUD DE FONDOS

5.3.1.1. El solicitante de efectivo deberá enviar vía email, según matriz definida

en punto 5.2, copiando al Analista de Finanzas, una solicitud de aprobación

de necesidad de fondos.

En caso de que la necesidad de los fondos sea por un viaje programado, el

email deberá contener la siguiente información:

a. Fecha de partida y fecha de retorno a Argentina

b. Destino/s (países)

c. Cantidad de días de estadía en cada país

En caso de que la necesidad de los fondos sea por un gasto a pagar en

efectivo, el email deberá contener la siguiente información:

a. Descripción de gasto, y razón de negocio

b. Justificación de motivos por las cuales no existe otro método de pago

(transferencia, cheque, tarjeta de crédito, etc.)

c. Copia de factura a nombre de San Miguel



5.3.1.2. La aprobación, vía email, deberá realizarse al menos 5 días hábiles

previos a la fecha de entrega de los fondos desde el área de finanzas.

5.3.1.3. La denominación de la moneda en que se entregara efectivo será

determinada en función del destino del viaje, y de la disponibilidad de

monedas en caja chica.

5.3.1.4. Los montos a entregar en cada caso, salvo argentina, surgirán del

cálculo del máximo entre el valor de la tabla correspondiente a los días de

estadía en cada destino y un monto equivalente a USD 200, según la

siguiente tabla (expresada en USD por día):

DestinoEmpleado

con Tarjeta Corporativa

Empleado sin Tarjeta Corporativa

USA 50 USD 100 USDRusia 100 USD 100 USDUruguay 50 USD 100 USDSudáfrica 50 USD 100 USDArgentina 30 USD 40 USDEuropa 100 USD 150 USD

EJEMPLO: Si un empleado poseedor de una tarjeta corporativa solicita un adelanto de

moneda extranjera para un viaje de 3 días a USA. Según la tabla, a este empleado se le

adelantará 200 USD (3 días x 50 USD ≤ 200 USD). En caso de que este empleado no

tuviera una tarjeta corporativa, se le podrá adelantar 300 USD en efectivo (3 días x 100

USD › 200 USD).

5.3.2. PASO 2 - ENTREGA DE FONDOS

5.3.2.1. El Analista de Finanzas generará un Vale, que a efectos legales servirá

como Recibo, con la siguiente información:

a) Beneficiario



b) Monto entregado

c) Moneda

d) Fecha de emisión

e) Numero de Vale/recibo

5.3.2.2. El solicitante de fondos deberá firmar dicho Vale contra la recepción del

dinero. Dicho vale quedará en posesión del área de Finanzas, y el

solicitante será responsable de controlar que el importe recibido coincida

con el importe declarado en el recibo.

5.3.3. PASO 3 - RENDICION DE GASTOS

5.3.3.1. PLAZO DE ENTREGA DE LA RENDICION DE GASTOS

En los casos en que los fondos anticipados hayan sido solicitados para gastos de

viajes, el solicitante deberá presentar la rendición de gastos al Analista de Finanzas

dentro de los 7 días hábiles posteriores a la conclusión del viaje.

En los casos en que los fondos anticipados correspondan a solicitudes de adelantos

de gastos no relacionados a viajes, la rendición de gastos deberá ser presentada en

un plazo no mayor a 7 días hábiles posteriores a la generación del comprobante.

Cuando los solicitantes de fondos excedan los plazos de presentación de rendición

de gastos establecidos en los párrafos anteriores, el Analista de Finanzas notificara

vía email de dicho retraso al Director del área del solicitante, al solicitante, y al

Director de Recursos Humanos. El Director del área del solicitante deberá responder

a esta notificación, comprometiéndose a resolver la situación dentro de los 2 días

hábiles siguientes.

5.3.3.2. PREPARACION DE RENDICION DE GASTOS



Los empleados deberán preparar sus propios informes de gastos y reducir al mínimo

la delegación de esta tarea.

El solicitante deberá presentar la rendición de gastos completa junto con el efectivo

sobrante.

Bajo ningún concepto el Analista de Finanzas podrá aceptar rendiciones parciales de

gastos, o devoluciones de dinero en efectivo sin su correspondiente rendición.

5.3.3.2.1. GASTOS A RENDIR: en los casos en los que el solicitantes hayan

viajado, los gastos a rendir solamente podrán incluir los conceptos

aprobados en el punto 5.3 de la POLITICA DE VIAJES:

Transporte Aéreo - Terrestre

Hoteles

Tasas de Embarque

Peaje

Comidas

Traslados (Hacia y desde los aeropuertos – partida y arribo; por trabajo

durante su estadía)

Llamadas telefónicas

Internet

Lavandería. Cuando la estadía es mayor a 4 días.

5.3.3.2.2. LIMITACION PARA GASTOS PAGADOS EN PESOS ARGENTINOS: Los mismos deberán ser rendidos en forma separada

de las rendiciones de gastos pagados en moneda extranjera. Bajo

ninguna excepción se considerara que un gasto pagado en Pesos

Argentinos sea rendido contra un adelanto de moneda extranjera.



5.3.3.2.3. FORMATO DE RENDICION:

Todos los gastos deberán ser incluidos en una planilla de rendición la cual estará

disponible en:

Dicha planilla deberá ser entregada al Analista de Finanzas, y no será recibida a

menos que cumpla con las siguientes condiciones.

Todos los campos del modelo de rendición deberán ser completados.

Las planillas deberán estar firmadas por el solicitante y por su jefe directo,

según la matriz establecida en el punto 5.2.

Todos los gastos deberán ser presentados con su correspondiente

comprobante original, los cuales deberán estar pegados en forma

individual en hojas en blanco tamaño A4.

Todos los gastos deberán ser enumerados en la planilla y en cada

comprobante.

En el caso de las propinas, estas deberán ser agregadas a mano en cada

ticket, y nunca podrán ser superiores al 20% del total del importe del

comprobante.

Solo se reintegraran gastos inferiores a USD 10 sin comprobante, con un

límite máximo de dos gastos sin comprobante por rendición. En este caso

el empleado deberá completar una Declaración Jurada por cada uno de

los comprobantes faltantes, la cual se encuentra adjunta (VER ANEXO II.).

5.3.4. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR

5.3.4.1. GASTOS CON TARJETAS DE CREDITO PERSONALES

Solamente bajo circunstancias excepcionales los empleados podrán solicitar el

reembolso de gastos efectuados con sus tarjetas de crédito personales. No se



admitirá como circunstancia excepcional la falta de previsibilidad de solicitud de

fondos con la anticipación necesaria.

Los gastos a rendir solamente podrán incluir los gastos aprobados en el punto

5.3 de la POLITICA DE VIAJES.

Dichos reintegros se efectuaran en Pesos Argentinos, y no incluirán los montos

percibidos por AFIP en concepto de adelanto de pago de impuesto a las

ganancias y bienes personales (Resolución General 3450). El tipo de cambio al

que se reembolsaran los gastos será el que fije el banco emisor de la tarjeta.

Los pasos a seguir para presentar dicha rendición deberán ser iguales, salvo por

el plazo, a los de las rendiciones por gastos pagados en efectivo, definidos en el

punto 5.3.3.

A efectos de poder generar el reintegro en la fecha de vencimiento del pago del

resumen de la tarjeta, el empleado deberá:

Presentar la rendición de gastos al menos 5 días hábiles previos al

vencimiento, junto con copia del resumen de tarjeta, pudiendo tachar, por

cuestiones de confidencialidad, los gastos por los cuales no se pedirá

reembolso.

Proveer al Analista de Finanzas los datos necesarios para dar de alta su

cuenta bancaria en la plataforma Interbanking (Nombre y apellido, CBU,

CUIL y nombre del banco).

Bajo ninguna circunstancia San Miguel se hará cargo de intereses, comisiones,

impuestos u otros cargos que resulten de moras en el pago de los saldos de

resúmenes de tarjetas personales.

5.3.4.2. OPERACIONES DE CAMBIO CON ADELANTOS EN EFECTIVO Las operaciones de cambio realizadas con el efectivo recibido como adelanto

deberán justificarse mediante un comprobante que incluya el tipo de cambio utilizado



y las comisiones asociadas. En su defecto, las tarifas proporcionadas por el website

www.oanda.com también serán aceptables - una copia impresa del cálculo de la tasa

deberá adjuntarse a la conciliación de la rendición de gastos.

5.3.4.3. REEMBOLSO POR USO DE AUTOMOVIL PERSONAL

San Miguel reembolsara a sus empleados los gastos relacionados al uso de un

automóvil personal, solamente cuando sus empleados necesiten hacer uso de sus

automóviles con un fin de negocios en nombre y representación la compañía.

Los gastos reembolsables serán únicamente:

Estacionamiento: Se deberá presentar comprobante, y solamente se reembolsara

por el tiempo en el que se haya estacionado mientras se actuaba en

representación de San Miguel.

Peajes: se deberá presentar comprobante. En aquellos casos en que el

empleado cuente con un dispositivo de pago de peaje electrónico, se reconocerá

la tarifa existente al momento, siempre y cuando el empleado justifique que esté

afiliado a este servicio.

Gastos por kilómetro recorrido: Se contaran los kilómetros desde el lugar de

trabajo del empleado hasta el destino, sin contar la distancia recorrida desde el

lugar de residencia del empleado hasta el lugar de trabajo. El monto a

reembolsar por kilómetro será definido por el área de Recursos Humanos, y se

actualizará en forma cuatrimestral según estudios comparables de mercado. El

reembolso por km recorrido incluirá: gastos por combustible, mantenimiento,

amortización del vehículo, patente y seguro.

La solicitud de reembolso de gastos deberá seguir el proceso definido en el

punto 5.3.3 previamente.



San Miguel, bajo ninguna circunstancia, reembolsara a sus empleados por siniestros o

daños a su automóvil personal, independientemente de la responsabilidad legal del

culpable del hecho (ejemplos: robos, accidentes de tránsito, responsabilidad civil, multas,

destrozos, etc.).

5.4.PROCESO DE RENDICION DE GASTOS CON TARJETAS CORPORATIVAS

Los empleados deben usar su tarjeta de crédito corporativa para los gastos de negocio

donde se aceptan tarjetas. Si no se aceptan tarjetas de crédito (por ejemplo - taxi),

entonces el empleado podrá utilizar dinero en efectivo para pagar los gastos.

En los casos en los que los solicitantes hayan viajado, los gastos a rendir solamente podrán

incluir los gastos aprobados en el punto 5.3 de la POLITICA DE VIAJES:

Transporte Aéreo - Terrestre

Hoteles

Tasas de Embarque

Peaje

Comidas

Traslados (Hacia y desde los aeropuertos – partida y arribo; por trabajo

durante su estadía)

Llamadas telefónicas

Internet

Lavandería. Cuando la estadía es mayor a 4 días.

5.4.1. PRIMER PASO - OBTENCION DE DETALLE DE GASTOS MENSUALES

Dentro de la semana posterior al cierre mensual de cada tarjeta de crédito, el

Analista de Finanzas se encargará de proveer vía email a cada usuario de

tarjetas corporativas su resumen individual.



5.4.2. SEGUNDO PASO – PREPARACION DE RENDICION DE GASTOS MENSUALES POR EMPLEADO (Para tarjetas VISA y AMEX)

5.4.2.1. Una vez recibido el resumen por parte del Analista de Finanzas, el

empleado deberá completar la planilla de rendición de gastos

personalmente.

Todos los campos del modelo de rendición deberán ser

completados.

Las planillas deberán estar firmadas por el solicitante y por su jefe

directo (según matriz de clausula 5.2).

Todos los gastos deberán ser presentados con su correspondiente

comprobante original, los cuales deberán ser pegados en forma

individual en hojas en blanco tamaño A4.

Todos los gastos deberán ser numerados en la planilla y en cada

comprobante.

5.4.2.2. Dentro de la planilla de rendición anteriormente detallada, el empleado

deberá especificar el motivo del viaje y los diferentes destinos (en caso de

haber más de un destino) en los que efectuó gastos con la tarjeta

corporativa.

5.4.3. TERCER PASO – ENTREGA DE RENDICION

5.4.3.1. PLAZO DE ENTREGA DE LA RENDICION DE GASTOS

El plazo de entrega de la rendición será dentro de los 7 días hábiles

posteriores en que cada usuario reciba su resumen individual entregado

por parte del Analista de Finanzas.



Cuando los usuarios de la tarjeta corporativa excedan los plazos de

presentación de rendición de gastos establecidos en los párrafos

anteriores, el Analista de Finanzas notificara vía email de dicho retraso al

Director del área del solicitante, al solicitante, y al Director de Recursos

Humanos. El Director del área del solicitante deberá responder a esta

notificación, comprometiéndose a resolver la situación dentro de los 2 días

hábiles siguientes.

5.4.3.2. ENTREGA DE RENDICION

Una vez que la rendición sea completada (Planilla de rendición junto con

los comprobantes correspondientes), el empleado deberá hacerla firmar

según matriz de aprobaciones del punto 5.2 y entregarla al Analista de

Finanzas a cargo de controlar que la rendición cumpla con los requisitos

detallados anteriormente y a continuación.

En caso de que la rendición sea rechazada por no cumplir con los

requisitos establecidos en esta política, el empleado deberá hacer las

correcciones necesarias hasta que los mismos se cumplan. Bajo ningún

concepto el Analista de Finanzas podrá aceptar rendiciones parciales de

gastos.

5.4.4. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR

5.4.4.1. PERDIDA DE COMPROBANTE

En el caso en que a un empleado se le haya perdido un comprobante, el

responsable deberá solicitar una planilla adicional la cual deberá completar

todos los casilleros correspondientes. Esta planilla deberá ser firmada por el



empleado en cuestión y por su jefe directo. La cantidad máxima de

comprobantes que se permiten registrar como perdidos es de dos por rendición

y cada uno de ellos no puede exceder los USD 20. En este caso el empleado

deberá completar una Declaración Jurada por cada uno de los comprobantes

faltantes, la cual se encuentra adjunta (VER ANEXO II.).

En aquellas situaciones en las que el empleado se vea imposibilitado en

describir el gasto del comprobante extraviado, el empleado deberá abonar el

monto en tesorería junto con la entrega de la rendición.

5.4.4.2. RETIRO DE EFECTIVO CON TARJETA DE CREDITO CORPORATIVA

Solamente bajo situaciones excepcionales, el empleado podrá retirar dinero

en efectivo de un cajero electrónico con la tarjeta de crédito corporativa. A raíz de

esto, todos los gastos que se realicen con el dinero en efectivo extraído deberán

rendirse como gastos en efectivo que figura en el punto 5.3.3. de esta política.

5.4.4.3. PERDIDA O EXTRAVIO DE TARJETA DE CREDITO CORPORATIVA

Dado el caso de que un empleado sufra la pérdida o extravío de su tarjeta de

crédito corporativa, él mismo será responsable de notificar a la tarjeta (VISA o

AMEX) sobre el siniestro. Si el empleado llegara a extenderse del plazo de

tiempo que ofrecen las tarjetas para comunicar denuncias de pérdida o extravío,

será él quien se haga cargo de los gastos emitidos por la tarjeta en ese lapso de

tiempo.

5.4.4.4. GASTOS NO-REEMBOLSABLES

Los gastos determinados como no-reembolsables serán considerados gastos

personales, y deberán ser reembolsados a San Miguel por el empleado en



efectivo en Pesos Argentinos. En aquellas situaciones en las que, pasadas las

dos semanas posteriores a la notificación por parte del Analista de Finanzas, el

empleado no reembolse estos gastos, se procederá a la deducción de dichos

importes de la liquidación de haberes del mes siguiente. Si los gastos no-

reembolsables exceden (en conjunto) los USD 100, se analizará la situación en

detalle para comprobar que el empleado no busca sacar provecho personal del

uso de la tarjeta de crédito corporativa. En caso de que esto suceda, se

considerará fraude y violación del Código de Conducta de San Miguel.

FALSIFICACION DE RENDICIONES DE GASTOS

Falsificación intencional de informes de rendición de gastos, incluyendo la

manipulación de los recibos relacionados, se considerará fraude y violación del

Código de Conducta de San Miguel. Cualquier empleado que participe en este tipo

de fraude podrá ser objeto de una o más de las siguientes consecuencias: acción

disciplinaria, potencial terminación de empleo, pérdida de beneficios post-empleo;

pleito civil para recuperar el valor de los bienes obtenidos de forma fraudulenta; y

demanda penal.

A. ANEXOS Anexo I - Modelo de Rendición de Gastos.xlsx

Anexo II - DDJJ Rendición de Gastos sin Comprobante.docx

Anexo III - Modelo de Rendición de Gastos Tarjeta VISA.xlsx

Anexo IV - Modelo de Rendición de Gastos Tarjeta AMEX.xlsx

B. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Política de Viajes.

Código de Conducta de San Miguel


Fecha:

NOMBRE: AREA:

IMPORTE VALE: MONEDA:

MOTIVO:

Comprobantes Rendidos

N° FechaN° de

comprob Concepto PersonaImputación del gasto Moneda Importe

Tipo de Cambio

Conversión a Moneda Vale

1 0 1,0000 - 2 0 1,0000 - 3 0 1,0000 - 4 0 1,0000 - 5 0 1,0000 - 6 0 1,0000 - 7 0 1,0000 - 8 0 1,0000 - 9 0 1,0000 -

10 0 1,0000 - 11 0 1,0000 - 12 0 1,0000 - 13 0 1,0000 - 14 0 1,0000 - 15 0 1,0000 - 16 0 1,0000 - 17 0 1,0000 - 18 0 1,0000 - 19 0 1,0000 - 20 0 1,0000 - 21 0 1,0000 - 22 0 1,0000 - 23 0 1,0000 - 24 0 1,0000 - 25 0 1,0000 - 26 0 1,0000 - 27 0 1,0000 - 28 0 1,0000 - 29 0 1,0000 - 30 0 1,0000 - 31 0 1,0000 - 32 0 1,0000 - 33 0 1,0000 - 34 0 1,0000 - 35 0 1,0000 - 36 0 1,0000 - 37 0 1,0000 - 38 0 1,0000 - 39 0 1,0000 - 40 0 1,0000 - 41 0 1,0000 - 42 0 1,0000 - 43 0 1,0000 - 44 0 1,0000 - 45 0 1,0000 - 46 0 1,0000 - 47 0 1,0000 - 48 0 1,0000 -

Total Gasto - Vuelto -

Saldo a Rendir -

Observaciones:

Rendicion de Gastos

Firma de autorización Firma Receptor Vale


ANEXO I – Modelo de Rendición de Gastos



ANEXO II – DDJJ Rendición de Gasto Sin Comprobante



DECLARACION JURADARENDICION DE GASTO SIN COMPROBANTE

Fecha: ____________

Vale nº/ Tarjeta nº: ____________

Moneda: ___________

Importe: ____________

Por medio de la presente declaración jurada dejo constancia que el gasto efectuado el día ___/___/_____ corresponde a____________________________.

Firma: _________________________

Aclaración: _____________________

III – Modelo de Rendición de Gastos Tarjeta VISA



IV – Modelo de Rendición de Gastos Tarjeta AMEX


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