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DEPARTAMENTO DEL META

MUNICIPIO DE PUERTO LOPEZ

ALCALDIA MUNICIPAL NIT: 892099325-0

OFICINA DE CONTROL INTERNO

“PUERTO LÓPEZ PARA TODOS 2016 – 2019”

Código Postal 502001

Calle 6 Nro 4 – 40 Teléfonos 6450412 – 6451867 Email: [email protected] [email protected]

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO

LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno

Olga Lucía Giraldo Noriega

Período evaluado

Enero a abril de

2017

Fecha de elaboración

Mayo 5 de 2017

Dando cumplimiento al artículo 9 de la ley 1474 de 2011 Reportes del Responsable de Control Interno, que indica: “ (…) El Jefe de la Unidad de la oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en la falta disciplinaria grave (...)”, se publica el informe pormenorizado del primer cuatrimestre de 2017, el cual se presenta bajo la estructura del MECI 1000:2014. 1. PLANEACION Y GESTIÓN

1.1 Componente Talento Humano

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos: Código Excelencia

Ética El Código de Ética de la Alcaldía Municipal se expide bajo Decreto No. 205 de noviembre de 2014, el cual guía la conducta de todos los servidores de la Alcaldía, en sus actividades laborales y en las de carácter oficial con ocasión del ejercicio de su función pública, cualquiera que sea la denominación del cargo o jerarquía que ostente dentro de la entidad. Para la aplicación y divulgación del Código de Ética el Alcalde Municipal y los demás Directivos se comprometen a la promoción y divulgación del mismo, a través de charlas, talleres y cualquier otro medio los principio éticos y velarán por el fortalecimiento de los valores en la institución. En el código se establecieron 12 Principios y 11 Valores éticos, con los cuales los Servidores Públicos se comprometen a orientar sus acciones.

mailto:[email protected]









Se encuentran unas falencias en cuanto a la socialización, por lo cual se tiene programado por parte de la Oficina de Control Interno que, a partir del mes de mayo socializar mediante la metodología de divulgación por folletos y correos electrónicos a los Servidores Públicos acerca de los Principios y Valores éticos que promulga el código de ética y valores de la Administración, con el fin de interiorizarlos. 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano 1.1.2.1 Manual de Funciones, competencias y requisitos En lo corrido del año 2017 el proceso Desarrollo del Talento Humano informa las modificaciones realizadas al Manual de Funciones, producto de la modernización

Principios

Igualdad

Moralidad

Celeridad

Eficacia

Publicidad

Transparencia

Responsabilidad

Eficiencia

Participación

Economía

Imparcialidad

Buena fe

Valores

Responsabilidad

Trabajo en Equipo

Compromiso

Respeto

Comunicación

Tolerancia

Espíritu Positivo

Creatividad

Espíritu de Servicio

Honestidad

Sentido de Pertenencia

Voluntad










de la Administración Central realizada mediante Decreto 020 de 2017 (enero 24), “Por el cual se establece el Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de la Planta de Empleos de la Administración Central del Municipio de Puerto López, Meta”. 1.1.2.2 Plan Institucional de Capacitación - PIC A 31 de diciembre de 2016 de acuerdo a la información del área de Talento Humano, la resolución no presentó modificaciones y el grado del cumplimiento del PIC fue del 85,71%, teniendo en cuenta que se cumplieron (12) doce de las catorce (14) capacitaciones programadas para la vigencia.

Las capacitaciones que se llevaron a cabo fueron: Gestión Talento Humano: Ambiente Laboral, Trabajo en equipo; Gestión Social; Gestión Documental; Contratación Pública; Gestión Institucional; Educación Financiera; Sistemas de Información, Aplicativos, Gobierno en Línea; Paz y Postconflicto; Gestión de Proyectos; Sistemas de Gestión y Seguridad en el Trabajo; Conformación Brigadas de emergencia y Derechos Humanos y consolidación de la paz. 1.1.2.3 Programa de Inducción y Reinducción Respecto al programa de Inducción y reinducción existen dificultades aún, pese que se han realizado las inducciones en cada dependencia, no se deja evidencia lo que hace que no se reflejen las actuaciones; por lo cual será fortalecido, cumpliendo lo

0 5 10 15 20 25 30

1

2

3

4

14 12 85,71%

EJECUCIÓN PIC 2016

CAPACITACIONES PROYECTADAS CAPACITACIONES REALIZADAS

PROCENTAJE DE CUMPLIMIENTO










establecido por medio de charlas en dos jornadas, donde cada dependencia da a conocer sus funciones y actividades. La temática por Oficina y Secretaría es: * Asesor de la Oficina de Control Interno dará a conocer la Misión y Visión, Sector Administrativo, Principios y Valores, Objetivos Institucionales, funciones del estado, normas de anticorrupción, disciplinarias y anti trámites, el Sistema de Gestión Integrado, donde se tocará temas como los procesos y procedimientos, mapa de procesos, MECI, Direccionamiento Estratégico, Reportes de Mejoramiento y Auditorias de Calidad. * Funcionario del Área de Talento Humano dará a conocer los programas de Bienestar y Salud Ocupacional, Programa de Capacitación, Nómina, Evaluación del desempeño, estructura – organigrama y número de funcionarios, el código de ética y valores de la entidad, régimen salarial y prestacional. * El funcionario asignado en el Área de Redes y Comunicaciones hablará sobre este subproceso; correos institucionales, la página WEB, Redes sociales, entre otras; los lineamientos de gobierno en línea y los diferentes aplicativos de uso en la entidad. * El funcionario encargado de Archivo dará a conocer el proceso de Gestión Documental y la función archivística. * Los funcionarios encargados de la atención de los PQR’S (Área de Recepción) y de la Atención al Ciudadano Secretaría de Salud) darán a conocer las políticas de atención, productos y servicios. * El Asesor de la Oficina Jurídica participará a través de la divulgación de la Ley 1010 de 2009 Acoso Laboral y demás aspectos jurídicos necesarios para el cumplimiento de las funciones. Y se realiza la inducción en el puesto de trabajo, que es el acompañamiento por parte del Jefe Inmediato hará el acompañamiento o un funcionario del área de desempeño. 1.1.2.4 Programa de Bienestar De acuerdo con las actividades programadas para la vigencia 2016, el Área Desarrollo de Talento Humano reportó a 31 de diciembre de 2016 cumplimiento de










un 60 %, se desarrollaron 6 capacitaciones según el área de intervención, las cuales contenían diversos números de actividades, donde se ejecutaron 9 de las 15 actividades programadas; tal como se observa en la tabla siguiente:

N° Capacitaciones

Area intervención Actividades

Programadas Actividades Ejecutadas

1 CLIMA, CULTURA Y COMPETITIVIDAD

Un día de descanso en el día de

cumpleaños, aviso en cartelera,

publicación en la página de la entidad

Un día de descanso en el día de

cumpleaños, aviso en cartelera,

publicación en la página de la entidad

Día de la llaneridad (último viernes de

cada mes, por dependencia

Día de la llaneridad (último viernes de

cada mes, por dependencia

2 CONVIVENCIA

INSTITUCIONAL

Fortalecimiento e interiorización de los

Valores Institucionales

Celebración de cumpleaños

Celebración de cumpleaños

Envío de tarjetas y/o comunicados por

correo electrónico en los días de

cumpleaños

Envío de tarjetas y/o comunicados por

correo electrónico en los días de

cumpleaños

Celebración Navideña,

funcionarios y sus familias










3 INCENTIVOS

Según elección realizada mediante acto administrativo:

Mejor equipo de trabajo: 3 SMLV

Mejor empleado de libre movimiento y

remoción y Mejor empleado de carrera : Estímulo pecuniario de 1

SMLV C/U

4 PREPARACIÓN A

LOS PREPENSIONADOS

Taller "preparación para el BIEN-ESTAR fuera de la entidad"

Sensibilización - apoyo sicológico

para el desvinculado

5 SEGURIDAD

SOCIAL INTEGRAL

Brigadas de la Salud Brigadas de la Salud

Rumba aeróbica

Plan de Trabajo de S.O

Plan de Trabajo de S.O

6 RECREACIÓN,

CULTURA Y DEPORTE

Día de la muer Día de la muer

Jornadas Deportivas Jornadas Deportivas

Cierre de Gestión (Caminata ecológica

y pedagógica)

Cierre de Gestión (Caminata ecológica

y pedagógica)

TOTAL 6 15 9










Para la vigencia 2017 se encuentra en elaboración y consolidación, para ser aprobado 1.1.2.5 Sistema de Evaluación de Desempeño El Área de Desarrollo del Talento Humano reporta que para el 2016 las dependencias de la Administración Municipal cumplieron con la suscripción y evaluación de las evaluaciones de desempeño a los Servidores Públicos de Carrera, bajo criterios del Sistema de Evaluación de la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC); donde se evaluó el período comprendido entre el 1 de febrero de 2015 al 31 de enero de 2016 y la evaluación semestral al 31 de julio, en la cual se evaluó desde el 1 de febrero de 2016 al 31 de julio de 2016. 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico De acuerdo a lo establecido en el decreto 943 de 2014, los planes, programas y proyectos se encuentran documentados, se cuenta con Plan de Desarrollo, Plan Indicativo, POAI (Plan Operativo Anual de Inversiones), Planes de acción, Plan de Adquisición, Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano.

CAPACITACIONES PROGRAMADASCAPACITACIONESEJECUTADAS


0

5

10

15

1 2 3 4

15

9

60%

PLAN BIENESTAR

CAPACITACIONES PROGRAMADAS CAPACITACIONESEJECUTADAS











Plan Al formular el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se tuvo en cuenta los componentes: 1. Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción, 2. Estrategia Antitrámite, 3. Rendición de Cuentas, 4. Atención a la ciudadanía, 5. Transparencia y Acceso a la Información Pública. Este Plan se encuentra publicado en la página Web. 1.2.1 Estructura Organizacional Durante los cuatro (4) meses transcurridos de la vigencia 207 y teniendo en cuenta la Modernización de la Administración se presentaron modificaciones al organigrama de acuerdo con la estructura organizacional establecida en el Decreto No.08 de enero 24 de 2017, el cual se encuentra publicado en la página Web.










1.3 Componente Administración del Riesgo Mediante la actualización y documentación conforme a lo establecido por el Decreto 943 de 2014, la identificación de riesgos, su análisis y valoración se llevó a cabo, donde se establecieron los posibles riesgos institucionales, dando a conocer las situaciones generadoras de riesgos, logrando así que la Administración actúe en dirección a su misión. 2. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.1.1 Autoevaluación Institucional De acuerdo al Decreto 943 de 2014 fueron actualizados y documentados la Autoevaluación del control y Gestión, Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno, los Planes de Mejoramiento, obteniendo una herramienta de apoyo. Se presentaron en plataforma los informes de las diferentes dependencias en como son SGR (sistema General de Regalías), SIRECI, GESPROY, IIOC (Informe Indicador de Obras Civiles), los informes que pertenecen al CHIP (FUT, Presupuesto contable, Alimentación Escolar, Víctimas), SIA, SIA OBSERVA; también los requeridos por los diferentes entes de control. 2.1.2 Promover la Cultura del Control La Oficina de Control Interno promoverá la Cultura del Control por medio de folletos alusivos que interioricen los principios, valores éticos y los temas relacionados con MECI, con el propósito que todos los Servidores Públicos se integren a esta cultura del Control. 2.2 Auditoría Interna La Oficina de Control Interno durante este primer cuatrimestre realizó auditoría de seguimiento, por parte de la Oficina de Control Interno a dos Planes de Mejoramiento suscritos de Contraloría Departamental, la cual se llevó a cabo el 22 de febrero donde participaron las Secretarias de Planeación y de Hacienda; se evalúo con corte a 31 de diciembre de 2016 el avance del Plan de Mejoramiento Atención Población Víctima y de Participación al Ciudadano, en el cual se recopilaron evidencias de los mismos.










El plan de auditoría se encuentra en revisión para su aprobación e inicio. 2.3 Planes de Mejoramiento Desde la Oficina de Control Interno se realiza seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría Departamental y Contraloría General, con el fin de obtener las evidencias que garanticen el cumplimiento de los planes de mejora propuestos, se envió correos electrónicos a los responsables de los procesos con el fin de conocer los avances a Se cuenta además con el Plan de Mejoramiento de Archivo, el cual se encuentra en espera de ser aprobado por el Archivo General de la Nación, pero se está recopilando información y sus respectivas evidencias para su actualización. 3. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Siendo imprescindible la interiorización de los componentes del MECI, se están programando la entrega de folletos acerca de la cultura MECI, los cuales serán puestos en cartelera de manera periódica y por medio de correos electrónicos, con el fin que todos los servidores públicos conozcan y se fortalezcan en la implementación y se comprometan con la estructura del MECI. Recomendaciones generales Brindar inducción y reinducción al ingreso y en el puesto de trabajo Iniciar las capacitaciones a los funcionarios en la implementación del MECI Efectuar actividades Reactivación del Comité de Coordinación de Control Interno y del Equipo MECI, teniendo en cuenta que algunos de sus integrantes no pertenecen a la Administración y además se deben involucrar las nuevas dependencias, creadas a partir de la modernización.



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