DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA...

DIRECCIÓN GENERAL DE REHABILITACIÓN Y ASISTENCIA SOCIAL CASA HOGAR PARA ANCIANOS “OLGA TAMAYO”

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CASA HOGAR PARA ANCIANOS “OLGA TAMAYO”

MPRA-COT-01

Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interno (COMERI), el día 29 de MAYO de 2008, la cual entra en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca interna

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: MPRA-COT-01

TÍTULO: REV: 5 PAG: FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 1 / 7 MAYO-2008 ELABORÓ: APROBÓ VO.BO.:

Lic. Pedro Sanz Álvaro Director de la Casa Hogar para

Ancianos “Olga Tamayo”

LIC. MARÍA CECILIA AMERENA SERNA

DIRECTORA GENERAL DE REHABILITACION Y ASISTENCIA

SOCIAL

COMERI

ÍNDICE HOJA

1. MARCO JURÍDICO 2

2. INTRODUCCION 5

3. OBJETIVO DEL MANUAL 6

4. ALCANCE DEL MANUAL 7

5. POLITICAS DE EJECUCION 8

6. PROCEDIMIENTOS: 9 6.1 ADMINISTRAR RECURSOS HUMANOS PRA-COT-01 12 6.2 ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS PRA-COT-02 16 6.3 ADMINISTRAR RECURSOS MATERIALES PRA-COT-03 18 6.4 PRESTAR SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PRA-COT-04 11 6.5 CONTROLAR SERVICIOS GENERALES PRA-COT-05 11

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: MPRA-COT-

01 TÍTULO: REV: 5

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 2 / 7 MAYO-2008

I.- MARCO JURÍDICO Las instituciones asistenciales deben funcionar en cumplimiento a las garantías que consagra la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. (Diario Oficial de la Federación del 5 de Febrero de 1917, última reforma publicada el 13 de noviembre de 2007. Ley General de Salud, publicada en el Diario Oficial de la Federación del 7 de Febrero de 1984, última reforma publicada el 18 de diciembre de 2007que en el artículo 3º. Fracción XX establece que es materia de Salubridad General la Asistencia Social.

Ley de Asistencia Social publicada en el Diario Oficial de la Federación 2 de Septiembre de 2004, que en su artículo 1º señala que “...La presente Ley se fundamenta en las disposiciones que en materia de Asistencia Social contiene la Ley General de Salud, para el cumplimiento de la misma, garantizando la concurrencia y colaboración de la Federación, las Entidades Federativas, el Distrito Federal y los sectores social y privado. En su artículo 12.- Se entienden como servicios básicos de salud en materia de asistencia social los siguientes:

I.- Los señalados en el artículo 168 de la Ley General de Salud: b) La atención en establecimientos especializados a menores y adultos mayores en estado de abandono o desamparo e inválidos sin recursos; En su artículo 28.- El Organismo será el coordinador del Sistema, y tendrá las siguientes funciones: q) Operar establecimientos de asistencia social y llevar a cabo acciones en materia de prevención; Ley Orgánica de la Administración Publica Federal, publicada el 29 de diciembre de 1976, última reforma publicada el 1 de octubre 2007. LEY Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 30 de marzo de 2006 Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Publico, publicada en el diario Oficial de la Federación el 4 de enero del 2000, última reforma publicada el 1 de octubre de 2007. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las mismas, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero del 2000, 1 de octubre de 2007. Ley Federal Del Trabajo publicada en el Diario Oficial de la Federación el 1° de abril del 1970 Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado Reglamentaria del Apartado B) del Articulo 123

Constitucional, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 28 de diciembre de 1963, última reforma publicada el 3 de mayo de 2003 Norma Oficial Mexicana NOM-167-SSAI-1997, para la prestación de Servicios de Asistencia Social para Menores y Adultos Mayores publicada en el Diario Oficial de la Federación del 17 de Noviembre de 1999. Manual de organización especifico de la Casa Hogar para Ancianos “Olga Tamayo” No se encuentra en la normateca

Reglamento Interno de los Centros Nacionales Modelo de Atención, Investigación y Capacitación Gerontológica y Casas Hogar para Ancianos 6 de septiembre de 2005


01 TÍTULO: REV: 5

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II.-INTRODUCCION

La Casa Hogar para Ancianos “Olga Tamayo”, tiene como responsabilidad fundamental proporcionar atención integral a adultos mayores que se encuentran en situación de vulnerabilidad biológica, psicológica y social, en tal sentido el Centro cuenta con una estructura capaz de dar respuesta a las necesidades de atención que plantea la población es así que dentro de sus estrategias de atención esta la de contar con áreas especializadas para brindar atención médica nutricional, atención social, ocupación y recreación, atención jurídica y atención psicogerontólogica El Departamento Administrativo es el responsable de planear, programar, coordinar y evaluar la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto, así como el Programa Anual de Necesidades y administrar los Recursos Humanos, Materiales y Financieros asignados al Centro Nacional, verificando la correcta prestación de Servicios contratados, a efecto de asegurar los recursos económicos, materiales, de personal, así como proveer los servicios para que de manera directa e indirecta se contribuya para lograr una atención integral a los adultos mayores atendidos.


SC-01 TÍTULO: REV: 5

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III.- OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer Políticas Generales y la secuencia de acciones del quehacer sustantivo del Departamento Administrativo consignadas en el presente manual de procedimientos, que se cuenta, como documento normativo, de la unificación de criterios, para administrar los recursos humanos, materiales y financieros asignados a la Casa hogar para Ancianos “Olga Tamayo”, para brindar atención integral a los adultos mayores albergados.


01 TÍTULO: REV:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 5 / 7 MAYO-2008

IV.-ALCANCE DEL MANUAL

Los procedimientos contenidos en este manual son para su estricta observancia y cumplimiento por el personal adscrito al Departamento Administrativo de la Casa Hogar para Ancianos “Olga Tamayo” y a las áreas de Recursos Humanos, Recursos Financieros, Recursos Materiales, mantenimiento y Servicios Generales.


01 TÍTULO: REV:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA 6 / 7 MAYO-2008

V.- POLITICAS DE EJECUCION

El Departamento Administrativo de la Casa hogar para Ancianos “Olga Tamayo” debe contar con un manual de procedimientos que consigne las actividades a desarrollar por las áreas que de este dependen. El personal de los diversos servicios deberá observar lo establecido en el presente manual para el desempeño de sus actividades y atención de los requerimientos de las áreas operativas. Con el presente manual se sistematizan las actividades del personal y se delimitan las funciones y responsabilidades de los mismos. El presente manual se deberá ajustar a las Políticas y Procedimientos que en la materia emite la Oficialia Mayor del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Respecto a los documentos publicados en la Normateca Interna de la institución, es responsabilidad de la Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social, la actualización permanente de los mismos en apego a las disposiciones vigentes. Al tenor de la política anterior, aquellos documentos que se emitan por primera vez y los que resulten de alguna modificación, se deberán sujetar a las disposiciones vigentes para su elaboración y al procedimiento establecido para su dictamen por el Comité de Mejora Regulatoria Interno. Se debe mantener actualizado el presente Manual y sus procedimientos, a través de revisiones periódicas y cuando algún área de la Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social o Unidad Administrativa del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia proponga modificaciones al presente Manual, Motivados por alguna mejora en el desarrollo del procedimiento o cambios en la Estructura Orgánica de la Entidad. Para que las modificaciones al presente Manual surtan efecto, estas deberán ser validadas por las áreas competentes y dictaminadas de manera favorable por el Comité de Mejora Regulatoria Interna y, en su caso, autorizadas por la Titular del Organismo. En tal situación, se considerará viable la incorporación de los documentos que se trate a la Normateca Interna de la Institución

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: MPRA-

CGAM-AA-01TÍTULO: REV: 5

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 7 / 7 MAYO 2008

VI.- PROCEDIMIENTOS

1.-PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR LOS RECURSOS HUMANOS PRA-CGAM-AA-01 2.-PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR LOS RECURSOS FINANCIEROS PRA-CGAM-AA-02 3.-PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR LOS RECURSOS MATERIALES PRA-CGAM-AA-03 4.-PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PRA-CGAM-AA-04 5.-PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS SERVICIOS GENERALES PRA-CGAM-AA-05


PROCEDIMIENTO PARA:

ADMINISTRAR LOS RECURSOS HUMANOS PRA-COT-01

ENERO, 2008 Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interno (COMERI), el día 29 de MAYO de 2008, la cual entra en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca interna

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: PRA-COT-01

TÍTULO: REV: 5 PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ADMINISTRAR LOS

RECURSOS HUMANOS 1 / 12 MAYO-2008 ELABORÓ: APROBÓ: VO.BO.:


Ancianos ”Olga Tamayo”


DIRECTORA GENERAL DE REHABILITACION Y

ASISTENCIA SOCIAL

COMERI

ÍNDICE

I.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD /AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS 8.- ANEXOS No incluyen anexos

HOJA

2

3

4

5

6

8

11

12


TÍTULO: REV: PAG: FECHA:

PROCEDIMIENTO PARA: ADMINISTRAR LOS RECURSOS HUMANOS 2 / 12 MAYO-2008

1.-OBJETIVO

Establecer la secuencia operacional de las acciones en el desarrollo de la administración de recursos humanos en materia de contratación, control de asistencia y pagos al personal de la Casa Hogar para Ancianos “Olga Tamayo”, para garantizar los recursos humamos necesarios para desarrollar los programas operativos y de apoyo para el logro de los objetivos asignados. De acuerdo con los ordenamientos legales aplicables en la materia.




2.-ALCANCE

La Casa Hogar para Ancianos “Olga Tamayo” deberá respetar y vigilar el cumplimiento del presente documento normativo que es de observancia obligatoria para la Jefatura del Departamento Administrativo y del personal adscrito a la oficina de Recursos Humanos, así como al resto del personal y Jefaturas de Departamento del Centro que requieren tramites correspondientes.



PROCEDIMIENTO PARA: ADMINISTRAR LOS

RECURSOS HUMANOS 4 / 11 MAYO-2008

3.-DEFINICIONES

3.1.- Casa Hogar.- Casa Hogar para Ancianos “Olga Tamayo”. 3.2.- Recurso Humano.- Es el personal que cubre cada una de las plazas del centro de acuerdo a su categoría y área. 3.3.-DRH1.- Formato externo que se elabora para solicitar cobertura de una plaza vacante. 3.4.- Comisión Mixta de Escalafón.- Órgano colegiado con representantes sindicales y de la autoridad que determinan la cobertura de plazas. 3.5.-DRH10.- Formato externo que contiene las incidencias en que incurre el personal para su envió a la Dirección de Recursos Humanos. 3.6.-Tiempo Extra.- Pago que recibe el personal por laborar tiempo excedente a su jornada. 3.7.-Prima Dominical.- Percepción que recibe el trabajador que labora en día domingo. 3.8.-Nota Meritoria.- Estimulo que recibe el personal que cubre los requisitos establecidos en las condiciones generales de trabajo. 3.9.-CGT.- Se refiere a las condiciones generales de trabajo que regulan la relación entre trabajadores y autoridades del Sistema Nacional DIF. 3.10.- Responsable de Recursos Humanos.- Es la persona designada por el Centro Nacional para efectuar todos los trámites relacionados con la Dirección de Recursos Humanos y enlaza con el personal adscrito.





4.- RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD

4.1.- Departamento Administrativo. Coordinar los movimientos de personal que se lleven a cabo en materia de altas, bajas y modificaciones, verificando el cumplimiento a los derechos y obligaciones consignadas en las Condiciones Generales de Trabajo. 4.2.- Responsable de Recursos Humanos. Establecer registros, controles y mecanismos que permitan el reporte oportuno de la información requerida por la Dirección General de Recursos Humanos.

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: PRA-CGAM-

AA-01 TÍTULO: REV: 5

PAG: FECHA:

PROCEDIMIENTO PARA: ADMINISTRAR LOS RECURSOS HUMANOS 6 / 12 MAYO 2008

RESPONSABLE DE

RECURSOS HUMANOS

TRABAJADOR DOCUMENTOSDEPARTAMENTO

ADMINISTATIVO

INICIO

RECIBE COMUNICADO DE LAS ÁREAS EL

CENTRO NACIONAL DE LAS NECESIDADES

DE COBERTUA DE VACANTES

1.1

RECIBE AL CANDIDATO Y SOLCITA AL DEPTO DE

ADSCRIPCIONREALICE LA ENTREVISTA

1.2

1.3

RECIBE RESULTADOS Y DETERMINA

EL CANDIDATO CUBRE EL PERFIL? 1.1

COMUNICA A LA DGRH EL RESULTADO PARA LA CONTRATACIÓN DEL

CANDIDATO

1.4

NO

SI RECIBE AL

TRABAJADOR, ABRE EXPEDIENTE INTERNO

Y SOLICITA AL JEFE DEPTO. EL HORARIO

2.1

INFORMA MECANISMO DE REGISTRO DE

ASISTENCIA ATRAVES DEL LECTOR

OPTICO

2.2

2.3

IMPRIME REPORTE DE INCIDENCIAS

GENERADO POR EL DRH-10

2.4

VALIDA REPORTES PARA EL PAGO DE

ESTÍMULOS A TRABAJADOR

RECIBE COMPROBANTE DE

PAGO

3.1

2




RESPONSABLE DE

RECURSOS HUMANOS

TRABAJADOR DOCUMENTOS

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INICIO

RECIBE COMUNICADO DE LAS ÁREAS EL

CENTRO NACIONAL DE LAS NECESIDADES

DE COBERTUA DE VACANTES

1.1

RECIBE AL CADIDATO Y SOLCITA A DEPTO. DE

ADSCRIPCION REALICE LA ENTREVISTA

1.2

1.3

RECIBE RESULTADOS Y DETERMINA

EL CANDIDATO CUBRE EL PERFIL? 1.1

COMNICA A LA DGRH EL RESULTADO PARA LA CONTRATACIÓN DEL

CANDIDATO

1.4

NO

SI

RECIBE ALTRABAJADOR, ABRE

EXPEDIENTE INTERNOY SOLICITA AL CTA

HORARIO

2.1

INFORMA MECANISMODE REGISTRO DE

ASISTENCIA ATRAVES DEL LECTOR

OPTICO

2.2

2.3

IMPRIME REPORTE DEINCIDENCIAS

GENERADO POR EL

DGRH-10

VALIDA REPORTES PARA EL PAGO DEESTÌMULOS A TRABAJADOR





RESPONSABLE ACT. NO DESARROLLO 1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

2.3

Recibe comunicado de las áreas de la Casa Hogar de las necesidades de cobertura de vacantes con el perfil del recurso humano que se requiere mediante los Formatos de Requerimiento de Personal, Justificación de Plaza y Formato DRH-1, envía mediante oficio a la Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social para recabar autorización y se abre expediente con el acuse.1 día Recibe al candidato, mediante oficio enviado por la DGRH y solicita al departamento de adscripción realice la entrevista.1dia Recibe al resultados mediante oficio, con la determinación, si 1 día ¿el candidato cubre el perfil? No Comunica a la Dirección general de Recursos Humanos que el candidato no cubre el perfil1 día Sí Comunica mediante oficio a la Dirección General de Recurso Humanos el resultado para la contratación del candidato. Recibe al trabajador, mediante oficio de presentación turnado por la DGRH, abre expediente interno y solicita correo electrónico al Departamento correspondiente informe del horario de trabajo.1 día Informa al trabajador, el mecanismo de registro de asistencia a través del lector óptico, realiza seguimiento de las incidencias del persona,a traves de consulta de utilerías del sistema DRH y coteja con las justificaciones el horario de trabajo.1 día Imprime reporte de incidencias generado por el sistema DRH-10 y reporte de retardos y/o faltas que ameritan sanción, asimismo elabora reporte para el pago de horas extras, y prima domical en Aviso de Movimiento Variable, recaba firmas de autorización y envía a la Dirección General de Recursos Humanos. 5dias





RESPONSABLE ACT. NO DESARROLLO TRABAJADOR JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO TRABAJADOR JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

2.4

3.1

4.1

4.2

5.1

6.1

6.2

Valida Reportes para el pago de estímulos al trabajador, da seguimiento y entrega recibo de nómina al trabajador. Recibe Comprobante de pago. ¿Existe inconformidad? No TERMINA PROCEDIMIENTO Sí Tramita aclaración del descuento indebido al trabajador ante la Dirección General de Recursos Humanos. Recibe información y comunica al trabajador el resultado de la gestión. Solicita licencia sin goce de sueldo. Recibe solicitud de licencia sin goce de sueldo y turna mediante oficio a la Dirección General de Recursos Humanos para su registro, archivando acuse de recibo en expediente del trabajador. 1 día Notifica reingreso mediante oficio a la Dirección General de Recursos Humanos para alta en prestaciones, archivando acuse de recibo en expediente del trabajador. FIN





RESPONSABLE ACT. NO DESARROLLO





7.-REFERENCIAS 7.1 Ley Federal del Trabajo publicada en el Diario Oficial de la Federación el 1 de abril de 1970, última reforma publicada el 17 de enero de 2006

7.2.- Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentario del Apartado “B” del Art. 123 Constitucional, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 28 de diciembre de 1963, útlima reforma publicada el 3 de mayo de 2003.

7.3.- Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado publicada en el Diario Oficial de la Federación el 31 de marzo de 2007.

7.4.- Manual de Procedimientos Específicos de la Dirección General de Recursos Humanos 6 de diciembre de 2005 7.4.- Condiciones Generales de Trabajo del Sistema Nacional DIF, 2004-2006 7.5.- Calendarios de operación para la administración de los Recursos Humanos, emitidos por la DRH 7.6.- Manual de Calidad sección 6

7.7 Lineamientos para el Trámite de Pago de Horas Extraordinarias 6 de julio de 2007

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: PRA-CGAM-

SC-01 TÍTULO: REV: 5

PAG: FECHA:

PROCEDIMIENTO PARA: ADMINISTRAR LOS RECURSOS HUMANOS 12 / 12 MAYO 2008

8. ANEXOS

NO APLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE REHABILITACIÓN Y ASISTENCIA SOCIAL

CASA HOGAR PARA ANCIANOS “OLGA TAMAYO”

PROCEDIMIENTO PARA: ADMINISTRAR LOS RECURSOS FINANCIEROS

PRA-COT-02

MAYO, 2008 Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interno (COMERI), el día 29 de MAYO de 2008, la cual entra en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca interna


TÍTULO: REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR LOS

RECURSOS FINANCIEROS 1 / 16 MAYO-2008 ELABORÓ: APROBÓ: VO.BO.:

Lic. Pedro Sanz Álvaro Director de la Casa Hogar Para




ASISTENCIA SOCIAL

COMERI

ÍNDICE

I.- OBJETIVO 2.- ALCANCE

3.- DEFINICIONES

4.- RESPONSABILIDAD /AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS

8.- ANEXOS

HOJA

2

3

4

5

6

7

9

10



PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR LOS

RECURSOS FINANCIEROS 2 / 16 MAYO-2008

1. OBJETIVO

Establecer y/o seguir los criterios y la secuencia de operación para elaborar el anteproyecto de presupuesto, dar seguimiento al presupuesto autorizado y ejercer el fondo revolvente de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto del Sistema Nacional DIF.





2.-ALCANCE

El presente procedimiento aplica al Departamento Administrativo y al personal que de el depende quienes además serán responsables de elaborar el Anteproyecto de Presupuesto para la Casa Hogar, de acuerdo a los Lineamientos emitidos por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.





3. DEFINICIONES

3.1.-Casa Hogar.- Casa Hogar para Ancianos “Olga Tamayo”. 3.2.- Anteproyecto de Presupuesto.- Ejercicio que se realiza para programar las necesidades de recursos financieros de un ejercicio fiscal. 3.3.-Fondo Revolvente.- Recursos asignados al Centro para ejercerlos directamente en compras de artículos sin existencia en el almacén. 3.4.-Digito 1.- Son las partidas presupuestales centralizadas que ejercen las áreas controladoras. 3.4-Digito 2.- Son las partidas que integran el Fondo Revolvente. 3.5.-Gastos a Comprobar.- Recursos que se solicitan para ser ejercido a través de compra directa por el área. 3.6.-Presupuesto.- Recursos que se otorgan para el cumplimiento de un programa o proyecto. 3.7.-Partida Presupuestal.- Es la clasificación que se efectúa por tipo de gasto, de acuerdo al clasificador.





4. RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD

4.1.--Departamento Administrativo. Coordinar el ejercicio registro y control de los gastos ejercidos a través del presupuesto asignado. Realizar el anteproyecto del presupuesto considerando las necesidades de las áreas. Dar seguimiento al ejercicio del gasto. 4.2.- -Oficina de Recursos Financieros. Efectuar las adquisiciones de los artículos sin existencia en almacén de acuerdo a los requerimientos de las áreas usuarias.





DDEPARTAMENTO

SOLICITANTE

EJEFE DE OFICINA DE

RECURSOS FINANCIEROS F

DOCUMENTOS

CDIRCCIÓN GENERAL DE

PROGRAMACIÓN,ORGANIZACIÓN YPRESUPUESTO

BDIRECCIÓN GENERAL DE REHABILITACIÓN Y ASISTENCIA SOCIAL

ADEPARTAMENTOADMINISTRATIVO

INCIO

ELABORAANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO Y ENVÍA A LA DGRAS

1.1 RECIBE

ANTEPROYECTOPRESUPUESTO,

VALIDA Y ENVÍA ADGPOP

2.1 ANALIZA, VALIDA Y

ASIGNAPRESUPUESTO YREMITE A DGRAS

3.1

4.1 RECIBE LISTADOS

DEL PRESUPUESTOAUTORIZADOS Y

CALENDARIZACIÓN

RECIBE LISTADOS DEPRESUPUESTO

AUTORIZADO PARASU EJERCICIO Y

ANALIZA

5.1

SE TRATA DEDÍGITO 1 O 2?

1

5.2 ELABORA ANALISIS

DE DISPONIBILIDAD YRECIBE CHEQUE

PARA FONDO REVOLVENTE

2

PROC.PARAARM

6.1ENVÍA SOLICITUD DE

COMPRA PARACUBRIR

NECESIDADES DEARTICULOS

RECIBE NECESIDADDEL DEPTO.

SOLICITANTES

7.1

VERIFICA LA NOEXISTENCIA EN

ALMACÉN YDISPONIBILIDADPRESUPUESTAL

7.2

7.3 ELABORA OFICIO DE

SOLICITUD DERECURSOS PARA

GASTOS A LA DGPOP

7.4 ELABORA LA

COMPROBACIÓN YANALISIS

PRESUPUESTAL

8.1

RECIBECOMPROBACIÓN Y

REEMBOLSA FONDORELVOLVENTE

8.2

EMITE LISTADOS DEEJERCICIO

PRESUPUESTAL YENVÍA A DGRAS

9.1 RECIBE LISTADO DE

EJERCICIO PRESUPUESTAL,ENVÍA Y SOLICITA

CONCILIACIÓN

TOMA CONOCIMIENTOY TURNA AL JORF

PARA REALIZAR LACONCILIACION

10.1

11.3 EXISTENDIFERENCIAS?

NO

EFECTUACONCILIACIÓN ANTE

LA DGPOP PARA ACLARAR DIFERENCIAS

11.2

11.3RECIBE SOLICITUD DELDEPTO. PARA EL PAGO

DE PASAJES YCOMPRAS DEARTICULOS

ELABORA VALERECABANDO FIRMA

CONTRA ENTREGA DERECURSOS

11.4

11.1 RECIBE LISTADOS Y

ANALIZA LOSIMPORTESEROGADOS

RECIBECOMPROBACIÓN DE

GASTOS

11.5

FIN

7.4

ANALISIS DEDISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL PRA-COT-02-F1

5.2

6.1

SOLICITUD DECOMPRA DE INSUMOSPRA-COT-02-F2

11.4

VALE PROVISIONALDE CAJA PRA-COT

-02-F1





RESPONSABLE ACT. NO DESARROLLO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO JEFE DE OFICINA DE RECURSOS FINANCIEROS

1.1

1.2

1.3

.

2.1

2.2

2.3

2.4

Elabora anteproyecto de Presupuesto conforme a los lineamientos que emite la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto y envía mediante oficio a la Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social. Recibe listados de presupuesto autorizado para su ejercicio y analiza. ¿Se trata de digito 1 o digito 2? Digito 1 Conecta con procedimiento de Administración de Recursos Materiales. Digito 2 (Fondo Revolvente) Elabora Formato de Análisis de Disponibilidad Presupuestal PARA-COT-aa-02-f1, recibe de la Dirección General de Programación, Organización y presupuesto choque de iniciación de fondo revolvente y administrativa. Recibe necesidades de los Departamentos del Centro para su adquisición. Verifica la no existencia en almacén y disponibilidad presupuestal, de no contar con disponibilidad elabora Afectación Presupuestal para la transferencia de recursos, efectúa adquisición recaba sello de no existencia del Almacén General del Sistema en las facturas. 1dia Elabora oficio de solicitud de recursos para gastos a comprobar firmado por el Director del Centro con Vo. Bo. De la Directora General de Rehabilitación y Asistencia Social y envía a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, para la adquisición de artículos que por sus montos no es posible adquirir a través del fondo revolvente. 1dia Elabora Comprobación del gasto Fondo Revolvente y Gastos a Comprobar y registra en el Formato de Análisis Presupuestal, remite comprobación a la DGPOP mediante oficio recabando acuse de recibo. 1di





RESPONSABLE ACT. NO DESARROLLO DIRECTOR GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO JEFE DE OFICINA DE RECURSOS FINANCIEROS

3.1

3.2

4.1

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

Recibe comprobación de gastos, registra, reembolsa fondo revolvente mediante depósito del importe comprobado a la cuenta bancaria del Centro . Emite listados de Ejercicio Presupuestal y los envía a la Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social. Toma conocimiento y turna al Jefe de Oficina de Recursos Financieros para realizar conciliación presupuestal. Recibe oficio y listados de disponibilidad presupuestal del Jefe de Departamento administrativo a través de su secretaria y analiza los importes derogados, elabora reporte de Observaciones ala Conciliación Presupuestal1dia ¿Existen diferencias? No Conecta con actividad No. 5.3. Sí Efectúa conciliación ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para aclarar las diferencias y registra en controles, Conciliación Presupuestal. Recibe solicitud de los Departamentos Administrativos, para el pago de pasajes y la compra de artículos específicos sin existencia en almacén que se deben de adquirir de manera emergente. Elabora vale provisional de caja PRA-COT-02-F03 recabando firma contra entrega de recursos. Recibe comprobación de gastos en Comprobante de Gastos. Conecta con Actividad No. 2.4. FIN





7.-REFERENCIAS

7.1.LEY Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria publicada el 30 de marzo de 2006, última reforma publicada 1 de octubre de 2007 7.2.-Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal correspondiente 7.3.-Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 13 de octubre de 2000, última reforma 1 de febrero de 2008 7.4.- LINEAMIENTOS específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal publicados en el Diario Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 2006 7.5.-Lineamientos para el Manejo y Control de los Fondos Revolventes, de Áreas Centrales. 9 de agosto de 2006 7.6.-Lineamientos para Otorgar y Comprobar Viáticos, Nacionales e Internacionales 31 de marzo de 2006

7.7.- Manual de Calidad sección 6





8. ANEXOS

8.1 Análisis de Disponibilidad Presupuestal PRA-COT-02-F1 8.2 Solicitud de Compra de insumos PRA-COT-02-F2 8.3 Vale provisional de caja PRA-COT-02-F3

PROGRAMA : SUBPROGRAMA:

CENTRO DE COSTO: PARTIDA:

PERIODO DEL : AL PRA-CGAM-AA-02-F1

ASIGNACION EJERCIDO SALDO DISPONIBLEFECHA CONCEPTO ENSUAL ACUMULADA COMPROME. MONTO ACUMULADO MENSUAL ANUAL OBSERVACIONES

DIRECCION GENERAL DE REHABILITACION Y ASISTENCIA SOCIAL

DIRECCION DE SERVICIOS ASISTENCIALES


"

ANALISIS DE DISPONIBLIDAD PRESUPUESTAL





INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. DEBE DECIR

1

Clave que corresponde al Programa Institucional Clave que corresponde al Subprograma Institucional Número que corresponde a la Casa Hogar Clave de la partida presupuestal.

2 Período que comprende el análisis presupuestal. 3 Día, mes y año. 4 Nombre de la partida presupuestal. 5 Cantidad disponible al nivel anual y mensual

6 Cantidad de la que no se puede disponer debido a que se realizó una petición de recursos.

7 Especificar el monto del mes y el acumulado al período. 8 Importe mensual y anual del que se dispone 9 Comentarios respecto a la disponibilidad presupuestal.






NO. DEBE DECIR 1 Día, mes y año. 2 Área que solicita el producto 3 Nombre de la encargada de recursos financieros

4 Descripción de los artículos requeridos que no hay existencia en almacén.

5 Descripción de la actividad en la que se van a utilizar los artículos solicitados.

6 Vo. Bo. Del coordinador del área que solicita los insumos 7 Nombre y firma del almacenista

$ 1

IMPORTE CON LETRA : 2CONCEPTO : 3

FECHA : 4

AUTORIZADO POR : RECIBIDO POR :

5 6

$ 1

IMPORTE CON LETRA : 2CONCEPTO : 3

FECHA : 4

AUTORIZADO POR : RECIBIDO POR :

5 6

VALE PROVISIONAL DE CAJA PRA-COT-02-F3

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA


VALE PROVISIONAL DE CAJA PRA-COT-02-F3







NO. DEBE DECIR 1 Monto del recurso solicitado. 2 Importe con letra del monto solicitado 3 Concepto que justifica el monto solicitado. 4 Fecha de la solicitud del recurso. 5 Nombre y firma del coordinador técnico administrativo. 6 Nombre y firma de la persona que recibe el recurso.


PROCEDIMIENTO PARA:

ADMINISTRAR LOS RECURSOS MATERIALES PRA-COT-03

MAYO, 2008

Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interno (COMERI), el día 29 de MAYO de 2008, la cual entra en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca interna


TÍTULO: REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR LOS

RECURSOS MATERIALES 1 / 18 MAYO-2008 ELABORÓ: APROBÓ: VO.BO.:




DIRECTORA GENERAL DE REHABILITACIÓN Y

ASISTENCIA SOCIAL

COMERI

ÍNDICE

I.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD /AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS 8.- ANEXOS

HOJA

2

3

4

5

6

8

9

10




RECURSOS MATERIALES 2 / 18 MAYO-2008

1.-OBJETIVO

Establecer y/o seguir los criterios y la secuencia de operación para elaborar el anteproyecto de programa anual de necesidades, dar seguimiento al programa autorizado y llevar el control de los recursos materiales de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del Sistema Nacional DIF.





2.-ALCANCE

El presente procedimiento aplica al Departamento Administrativo y al personal que depende de la oficina de recursos materiales.





3.-DEFINICIONES

3.1.-Casa Hogar.- Casa Hogar para Ancianos “Olga Tamayo”. 3.2.-Recursos Materiales.- Bienes de consumo y activo fijo requeridos por las áreas para el desarrollo de los programas. 3.3.- P.A.N..- Programa Anual de Necesidades que presentan las áreas. 3.4.-P.A.A..- Programa Anual de Adquisiciones una vez que se libera el presupuesto y se determina los artículos y cantidades a adquirir. 3.5.-Activo Fijo.- Bienes muebles que se tienen controlados con número de inventario. 3.6.-Digito 1.- Son las partidas presupuestales centralizadas que ejercen las áreas controladoras en el caso del PAN se considera todos los artículos requeridos por las áreas para el desarrollo del programa. 3.7.-Licitación Publica.- Procedimiento de contratación para la adquisición de artículos que consiste en invitar de manera publica a los posibles proveedores para que libremente presenten su propuesta. 3.8.-Bases Técnicas.- Es el documento que se elabora para considerar todos los requisitos que deben cubrir los interesados en participar en las licitaciones para el suministro de bienes. 3.9.-POBALINES.- Documento que consigna Políticas Bases y Lineamientos a que se habrán de sujetar las adquisiciones.





4.- RESPONSABILIDAD /AUTORIDAD

4.1.-Departamento Administrativo Concentrar las necesidades de las diversas áreas para elaborar el Programa Anual de Necesidades, participar en la revisión de bases técnicas y junta de aclaración, dar seguimiento a la adquisición y surtimiento de los bienes. Elaborar el Programa Anual de Necesidades, dar seguimiento a los ajustes, recibir bienes del almacén, verificar el adecuado registro y almacenamiento y elaboración de inventarios así como presentar informes requeridos. 4.2.-Responsable de Almacén. Recibir los bienes, acomodarlos efectuar el surtimiento, afectar los registros de entrada y salida, presentar informes y levantar inventario físico de existencia.





B DRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

CDIRECCIÓN GENERAL DE

REHABILITACIÓN YASISTENCIA SOCIAL

DRESPONSABLE DE ALMACEN

EDOCUMENTOS

A DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INCIO

RECIBE PRESUPUESTO

AUTORIZADO EN DIGITO 1

1.1

ELABORA PROGRAMA ANUAL DE

NECESIDADES

1.2 INTEGRA PROGRAMA

ANUAL DE ADQUISICIONES

2.1 RECIBE COMUNICA E

INFORMA A LA CTAPARA QUE ACUDA AREVISION DE BASES

3.1

4.1 RECIBE

COMUNICACIÓN Y ACUDE A LA REUNIÓN

DE REVISIÓN DE BASES

5.1 INFORMA A LA CTA DE

LA ADQUISICIÓN Y QUE LOS ARTS. SE ENCUENTRAN A SU

DISOSICIÓN 6.1

RECIBE NFORMACIÓN PARA ACUDIR AL

ALMACEN CENTRAL A RECOGER ARTÍCULOS

6.2 ACUDE AL ALMACEN CENTRAL A RETIRAR

ARTÍCULOS

SE TRATA DE LO SOLICITADO?

SI

NO 6.3 COMUNICA A LA

DGRMSG QUE LOS ARTS. NO CUMPLEN

6.4 RECOGE E INGREA

LOS ARTS. CON VALE DE SLIDA DE

ALMACEN CENTRAL

RECIBE Y CLASIFICAARTS. POR TIPOS,

CLAVES Y ACTUALIZAA TARJETA ALMACEN

(KARDEX)

7.1

7.2

SURTE ARTS. A LOS

DEPTOS Y SUBALMACENES

CON VALES DESALIDA AFECTA

KARDEX, REVISA YELABORA INFORME

MENSUAL

7.3

7.4

REALIZA INVNTARIODE EXISTENCIA Y

COSIGNARESULTADOS

FIN

TARJETA ALMACEN (KARDEX) PRA-COT

3-F1

7.1

VALE DE SALIDA DE ALMACEN PRA-COT-

-03-F2

7.2

INFORME MENSUAL DE MOVIMIENTOS DE

ALMACEN PRA-COT- 03-F3

7.3

7.4REPORTE DE

INVENTARIO FISICO E BIENES DE CONSUMOPRA-COT-03-F4





RESPONSABLE ACT. NO DESARROLLO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

Recibe Presupuesto autorizado en dígito 1 para la adquisición de recursos materiales comprendido en el Programa Anual de Necesidades para su elaboración. Elabora Programa Anual de Necesidades, con base en la asignación en digito 1 y existencias de almacén, recaba firma del Director de la Casa Hogar y turna a través de oficio a la Dirección General e Recursos Materiales y Servicios Generales., obteniendo acuse de recibo en copia del oficio Recibe comunicación y acude a la reunión de revisión de bases para la licitación pública Y aclaración de dudas y espera se le informe de la adquisición. Recibe información para acudir al almacén central a recoger materiales, mobiliario y equipo Acude al Almacén Central a retirar artículos del Programa Anual de Necesidades ¿Se trata de lo solicitado? Sí Actividad 6.4 No Comunica mediante oficio a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales que los artículos adquiridos no cumplen con las especificaciones solicitadas y espera su cambio, Recabando acuse de recibo en copia del oficio. Recoge e ingresa los materiales, equipo y mobiliario al almacén general del Centro con vale de salida de Almacén Central del Sistema Nacional DIF, en caso de adquisición de artículos con fondo revolvente a través copia de la factura.





RESPONSABLE ACT. NO DESARROLLO RESPONSABLE DE ALMACEN

2.1

2.2

2.3

2.4

Recibe y clasifica artículos por tipos, claves y actualiza la tarjeta Almacén kardex PRA-COT-03-F01. Surte materiales, equipo y mobiliario a los Departamentos y subalmacenes a través de Vale de Salida de Almacén PRA-COT-03-F02. Con vales de salida afecta Kardex, revisa y elabora Informe Mensual de movimientos de almacén PRA-COT-03-F03. Realiza inventario de existencia y consigna resultados en Reporte de Inventario Físico de Bienes de Consumo PRA-COT-03-F04. FIN





7.-REFERENCIAS

7.1.-Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 2000, última reforma publicada el 1 de octubre de 2007 7.2.-Ley General de Bienes Nacionales publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de mayo de 2004, última reforma publicada el 31 de agosto de 2007 7.3.- LINEAMIENTOS específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal publicados en el Diario Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 2006

7.4.-Normatividad para la Elaboración del Dictamen de Afectación de los Bienes que son Patrimonio del SNDIF. 5 de marzo de 2004 7.5.- Manual de Calidad sección 6





8. ANEXOS

8.1 Almacén Kardex PRA-COT-03-F01. 8.2 Vale de Salida de Almacén, PRA-COT-03-F02. 8.3 Informe Mensual de Movimientos de Almacén PRA-COT-03-F03 8.4 Reporte de Inventario Físico de Bienes de Consumo PRA-COT-03-F04

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA

FAMILIA CASA HOGAR PARA ANCIANOS “OLGA TAMAYO”

TARJETA DE ALMACEN (KARDEX) PRA-COT-03-F1

ALMACEN KARDEX

FECHA: (1) TARJETA NO. (2)

ESPECIE (5) PRECIO PRECIO V A L O R E S (7) FECHA DE ENTRADA O

SALIDA (3)

NO. DE FACTURA O.

REMISIÓN (4) ENTRADA SALIDA EXISTENCIA DE UNIDAD MEDIO DEBE HABER SALDO

DESCRIPCION DEL ARTICULO (8)

CENTRO DE COSTO (9) PARTIDA (10) UNIDAD DE MEDIDA (11)






NO. DEBE DECIR 1 Fecha en que se elabora la tarjeta

2 Número consecutivo de la Tarjeta de almacén

3 Día, mes y año en al que se realiza la entrada o Salida del artículo

4 Factura No. Remisión No. Referencia y Orden No. Que genera el movimiento.

5 Cantidad de artículos que entran al almacén o salen del mismo y la existencia física en el momento del registro

6 Precio unitario del artículo o de haber variación a su ingreso anotar el costo medio que se obtiene de la suma de los diferentes costos

7

Es el capital invertido en los bienes de almacén, registrando en el “Debe” el costo total de los artículos que ingresan; en el Haber se registra el costo total de los artículos que salen del almacén y en el “Saldo” se anota el resultado de la diferencia en el “Debe” y el “Haber”

8 Descripción de los artículos

9 Centro de costo del centro.

10 Partida a la que corresponde el artículo.

11 Unidad de medida de acuerdo a la presentación del articulo





INSTRUCTIVO DE LLENADO HOJA

NO. DEBE DECIR 1 Escribir día, mes y año de elaboración del vale 2 Descripción del artículo solicitado.

3 Unidad de medida por ejemplo: pieza, frasco, kilo, caja, etc.

4 Numero de artículos solicitados 5 Numero de artículos surtidos

6 Nombre y firma del Jefe de Departamento Administrativo del área solicitante.

7 Nombre y firma del. Jefe de Departamento Administrativo.

8 Nombre y firma de la persona que surte los artículos solicitados.

9 Nombre y firma de la persona que recibe los artículos solicitados.

CASA HOGAR PARA ANCIANOS

“OLGA TAMAYO” DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO

RECURSOS MATERIALES INFORME MENSUAL DE MOVIMIENTOS DE ALMACENES PRA-COT-03-F03

CENTRO DE COSTO “OLGA TAMYO” NO. 22120700

(1) EXISTENCIA AL: (2)

PARTIDA CLAVE DESCRIPCION UNIDAD COSTO EXIST. ENT. SAL. EXIST. MEDIDA UNITARIO ANTERIOR ACTUAL

(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

Elaboro Vo.Bo.

(12) (13) ______________________________ ______________________________

Hoja U1U de U1






NO. DEBE DECIR 1 Número que corresponda al Centro Nacional

2 Existencias en tarjeta al periodo inmediato anterior

3 Partida del articulo que se reporta

4 Clave del articulo que se reporta

5 Descripción detallada del tipo de bien de consumo

6 Si se trata de piezas, paquetes, cajas, etc.

7 El costo monetario aproximado del o los bienes

8 Cantidad reportada en el periodo anterior

9 Entradas de artículos en el periodo

10 Salidas del articulo en el periodo

11 Cantidad de artículos a reflejar como base para el siguiente periodo

12 Anotar nombre y número de cred. de la persona que elabora el reporte

13 Anotar nombre y número de cred. de la persona que valida el reporte

FECHA_____(1)_______


DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO RECURSOS MATERIALES

REPORTE DE INVENTARIO FISICO DE BIENES DE CONSUMO PRA-COT-03-F04 DIFERENCIA

No. PARTIDA CLAVE DESCRIPCION UNIDAD EXISTENCIA INVENTARIO SOBRANTE FALTANTE KARDEX FISICO

(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) ELABORO VO.BO. NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA






NO. DEBE DECIR

1 Nombre del centro.

2 Mes y año.

3 Descripción del insumo.

4 Unidad de medida

5 Cantidad solicitada

6 Existencia según Kardex

7 Diferencia resultante

8 Importe de los artículos

9 Nombre completo y firma del responsable de almacén.

10 Nombre completo y firma del jefe de nutrición

11 Nombre completo y firma del Departamento Administrativo.


PROCEDIMIENTO PARA:

LA PRESTACION DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

PRA-COT-04



TÍTULO: REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACION DE

SERVICIOS DE MANTENIMIENTO 1 / 11 MAYO-2008 ELABORÓ: APROBÓ: VO.BO.:

C.P. Lic. Pedro Sanz Álvaro Casa Hogar para Ancianos

“Olga Tamayo”



ASISTENCIA SOCIAL

COMERI

ÍNDICE

I.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD /AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS 8.- ANEXOS

HOJA

2

3

4

5

6

7

8

9



PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACION DE

SERVICIOS DE MANTENIMIENTO 2 / 11 MAYO-2008

1.-OBJETIVO

Establecer y/o seguir los criterios y la secuencia de operación que determinan el cumplimiento de servicios de reparación y mantenimiento menor tales como la corrección de desperfectos en las instalaciones eléctricas, hidráulicas y sanitarias, así como en la realización de trabajos sencillos de cerrajería, carpintería y albañilería solicitados por las áreas de la Casa Hogar para Ancianos “Olga Tamayo”.





2.-ALCANCE

El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el Departamento Administrativo así como para el personal de mantenimiento del Centro Nacional.





3.-DEFINICIONES

3.1.-Casa Hogar.- Casa hogar para Ancianos “Olga Tamayo”. 3.2.-Área Solicitante.- Departamento solicitante de servicio. 3.3.-Mantenimiento.- Actividad que permite mantener en operación un bien este pude ser preventivo y correctivo. 3.4.-Solicitud de Servicio.- Documento generado por el área solicitante donde describe el servicio requerido. 3.5.-Orden de Servicio.- Documento generado en donde se indica al personal de mantenimiento el trabajo a ejecutar bajo su responsabilidad.





4.- RESPONSABILIDAD /AUTORIDAD

4.1.-Departamento Administrativo. Recibir los requerimientos de las diversas áreas para turnar a la oficina de Servicios Generales para su atención, proveer lo necesario y dando seguimiento hasta la total ejecución y entrega a satisfacción de los trabajos requeridos. 4.2.-Encargado de Mantenimiento. Concentrar las necesidades y turnar para su atención al personal de mantenimiento, dando seguimiento hasta su ejecución. Recibir las órdenes de servicio y atender coordinando con el Auxiliar de Servicios y Mantenimiento. 4.3.-Auxiliar de Servicios y Mantenimiento. Atender los requerimientos y recabar firma de conformidad de los solicitantes.





ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL

B ENCARGADO DEMANTENIMIENTO

CPERSONAL DE MANTNIMIENTO

DOCUMENTOS

ADEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INCIO

1.1

RECIBE COMUNICA EINFORMA AL DA

PARA QUE ACUDA AREVISION DE BASES

2.1

RECIBE LA SOLICITUDDE MANTENIMIENTO

SIEXISTEN LOSMATERIALES Y/OHERRAMIENTAS?

NO

SOLICITA LA COMPRADE LOS MATERIALES

Y/O HERRAMIENTAS ALOS DEPTOS.

2.2EFECTUA LA COMPRADE MATERIALES Y/OHERRAMIENTAS Y LA

ENTREGA ALENCARGADO DE

MTTO.

3.1

4.1

RECIBE SOLICITUD DEMTTO. Y SOLICITA

MATERIAL Y/OHERRAMIENTAS AL

ALMACEN

4.2

EFECTUA LOSTRABAJOS

SOLICITADOS

4.3

RECABA FIRMA DECONFORMIDAD DEL

AREA EN LASOLICITUD DE MTTO.

REGISTRA LAATENCION DE LA

SOLICITUD DE MTTO.Y COMUNICA AL DEPTO.

5.16.1

TOMA CONOCIMIENTODE LAS SOLICITUDES

ATENDIDAS

FIN

2.1SOLICITUD DESERVICIO DE

MANTENIMIENTOPRA-COT-04-F1





RESPONSABLE ACT. NO DESARROLLO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE MANTENIMIENTO RESPONSABLE DE ALMACEN ENCARGADO DE MANTENIMIENTO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PERSONAL DE MANTENIMIENTO ENCARGADO DE MANTENIMIENTO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

1.1

2.1

3.1

4.1

5.1

6.1

6.2 6.3

7.1

8.1

Recibe de los Departamentos Administrativos de la Casa Hogar las solicitudes de servicio, escritas, verbales y telefónicas, turna o informa al área de mantenimiento para su atención. Recibe solicitud en Solicitud de Servicio de Mantenimiento PRA-COT-04-F01, acude al área solicitante a efectuar una revisión de la problemática, verifica existencias de materiales y herramientas en el almacén de mantenimiento para efectuar el trabajo. ¿Existen los materiales y/o herramientas necesarios? Sí Actividad No. 4.2 No Solicita la compra de materiales y/o herramientas al Departamento Administrativo, mediante Solicitud de Compra de Insumos PARA-COT-02-F2.1. Efectúa la compra de materiales y/o herramientas y las entrega al responsable de almacen. Recibe Solicitud de Servicio de Mantenimiento PRA-COT-04-F01 y solicita al almacén de mantenimiento los materiales y/o herramientas que requiere para efectuar los trabajos solicitados. Efectuar los trabajos solicitados. Recaba firma de conformidad del área en la Solicitud de Servicio de Mantenimiento PRA-COT-04-F01. Registra la atención de la Solicitud de Servicio de Mantenimiento PRA-COT-04-F01 y comunica al Departamento Administrativo En forma verbal mostrando la solicitud requisitaza por el area solicitante. Toma conocimiento del número de solicitudes atendidas. FIN





7.-REFERENCIAS

7.1.-Ley de Obras Publicas y Servicios relacionados con las mismas, publicada en el Diario Oficial de la Federación, el 4 de enero de 2000, última reforma publicada el 1 de octubre de 2007.

7.2.- LINEAMIENTOS específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal publicados en el Diario Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 2006

7.3.-Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de Cualquier Naturaleza. 11 de mayo de 2007 7.4.-Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras y Servicios Relacionados con las mismas. 11 de mayo de 2007 7.5.- Manual de Calidad sección 6





8. ANEXOS

8.1 Solicitud de Servicio de Mantenimiento PRA-COT-04-F1






NO. DEBE DECIR 1 Fecha en la que se solicita el servicio 2 Nombre del área solicitante 3 Nombre de la persona que realiza el servicio. 4 Descripción del trabajo a realizar. 5 Relación del material utilizado en el servicio. 6 Vo.Bo. de Departamento Administrativo.

7 Nombre y firma de conformidad de la persona del área que recibo el servicio


PROCEDIMIENTO PARA:

EL CONTROL DE SERVICIOS GENERALES PRA-COT-05


SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE

LA FAMILIA CLAVE: PRA-COT-SC-

05 TÍTULO: REV:

PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: EL CONTROL DE SERVICIOS GENERALES 1 / 11 MAYO-2008

ELABORÓ:

APROBÓ: Vo.Bo.:

Lic. Pedro Sanz Álvaro Director de Casa Hogar para




ASISTENCIA SOCIAL

COMERI

INDICE

1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 5. DIAGRAMA DE FLUJO 6. DESARROLLO 7. REFERENCIAS 8. ANEXOS

HOJA

2

3

4

5

6

8

10

11


FAMILIA CLAVE: PRA-COT-05


PROCEDIMIENTO PARA: EL CONTROL DE

SERVICIOS GENERALES 2 /11 MAYO-2008

1. OBJETIVO

Supervisar y verificar el cumplimiento de las consignas y contratos de las compañías externas que proporcionan algún servicio interno a La Casa Hogar para Ancianos “Olga Tamayo”, Diesel, Gas, Limpieza, Fumigación, Vigilancia, Jardinería, Lavado de cisternas, Telefonía y Equipo de Oficina.





SERVICIOS GENERALES 3 / 11 MAYO-2008

2. ALCANCE

El presente procedimiento aplica al Departamento Administrativo y al personal adscrito al área de servicios generales,.






3. DEFINICIONES

3.1.Casa Hogar.- Casa Hogar para Ancianos “Olga Tamayo”. 3.2.-Servicios Generales.- Es la actividad efectuada con recursos propios o un tercero para mantener en condiciones de operación y seguridad las instalaciones. 3.3.-Prestador de Servicios.- Persona que participa en las licitaciones y obtienen un contrato para otorgar un servicio a la institución. 3.4.-Bases Técnicas.- Condiciones establecidas por la Institución que deben cumplir las empresas participantes en una licitación. 3.5.-Reporte de Servicio.- Documento que se elabora para hacer constar la calidad y condiciones de los servicios que se reciben, cuya emisión es periódica quincenal o mensual.





4. RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD

4.1.-Departamento Administrativo Requerir bases y condiciones a que se habrán de sujetar la prestación del servicio reportando cualquier anomalía para su corrección. Concentrar la información de servicios y áreas a atender establecer acciones de control al personal y actividades efectuadas elaborar reportes y dar seguimiento a los mismos para su atención y correcta prestación del servicio. 4.2.-Asistente de la Oficina de Servicios Generales. Elaborara los formatos y reportes correspondientes y verificar la correcta ejecución de los servicios.



PROCEDIMIENTO PARA: EL CONTROL DE SERVICIOS GENERALES 6/11 MAYO-2008

BC O O R D IN A C IÓ N T É C N IC A

A D M IN IS T R A T IV A

CA S IS T E N T E D E L A O F IC IN A D E

S E R V IC IO S G E N E R A L E S

DD O C U M E N T O S

AD IR E C C IÓ N D E L C E N T R O

N A C IO N A L

IN C IO

1 .1

R E C IB E L O SC O N T R A T O S ,C O N S IGN A S Y L IC IT A C IO N E SD E L A S C O M P A Ñ IA S

E X T E R N A S

2 .1

R E C IB E E L P R IM E RD ÍA D E L A

P R E S T A C IÓ N D E L S E R .A L O S E L E M E N T O S

A S IG N A D O A L C N

S U P E R V IS AD IA R IA M E N T E L A

A S IS T E N C IA D E L O SE L E M E T O S

A S IG N A D O S A L C N

2 .2

S U P E R V IS A L A SA R E A S Y A L O S

E L E M E N T O S A S IG N A DO S A L C N

2 .3

2 .4

R E A L IZ A L O SR E P O R T E S

C O R R E S P O N D IE N T E SD E M A N E R A E S C R IT A

3 .1

D A E L V o .B o . A L O SR E P O R T E S Y

R E A L IZ A O F IC IO P A R AE L D E P T O . D E S E R V S .

G R A L E S

4 .3

R E A L IZ A L O SR E P O R T E S D E L

S E R V IC IOP R O P O R C IO N A D O

R E A L IZ A L O SR E P O R T E S D E L A S

S O L IC IT U D E S C O N EV o .B o . D E L A C T A Y D E

L A D C N

6 .1

5 .1

S O L IC IT A AV IG IL A N C IA R E C A B EP O R C A D A S E R V IC O

E F E C T U A D O

F IN

2 .1

S O L IC IT U D D EV E H ÍC U L O P R A -C G A M -A A -0 5 -F 1




SERVICIOS GENERALES 7/ 11 MAYO-2008

RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO DIRECCIÓN DEL CENTRO

1.1 Recibe de la Subdirección de Servicios Generales, los contratos, consignas y licitaciones de las Compañías Externas que proporcionaran algún servicio interno en el Centro Nacional.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

2.1

Recibe el primer día de la prestación del servicio vigilancia, limpieza y jardinería a los elementos asignados al Centro Nacional distribuye y coordina las áreas que se van a atender.

2.2

Supervisa diariamente la lista de asistencia de los elementos asignados por las compañías de vigilancia, limpieza y jardinería.

2.3 Supervisa las áreas que atienden y el trabajo desarrollado y a los elementos asignados por las compañías externas.

2.4 Realiza los reportes correspondientes de manera escrita del desempeño y asistencia proporcionada por cada una de las compañías externas vigilancia, limpieza, jardinería (quincenalmente para vigilancia y limpieza; y mensualmente para jardinería).

DIRECTOR DEL CENTRO

3.1 Da el visto bueno a los Reportes y realiza el oficio correspondiente para la Subdirección de Servicios Generales.

ASISTENTE DE LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES

4.1 Realiza los reportes del servicio proporcionado por compañías externas ya sea quincenal, mensual o cuando se requiera el servicio suministro de diesel y suministro de gas.

DIRECCIÓN DEL CENTRO

5.1 Solicita a personal de vigilancia recabe por cada servicio efectuado Solicitud de Vehiculo PRA-COT-05-F01.

ASISTENTE DE LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES

6.1 Registra los reportes de las Solicitud de Vehiculo PRA-COT-05-F01 con el visto bueno del Departamento Administrativo y con la Autorización de la Dirección General en la Bitácora recorrido de vehiculo. FIN





SERVICIOS GENERALES 8/11 MAYO-2008

7.-REFERENCIAS

7.1.-Ley de Obras Publicas y Servicios relacionados con las mismas, publicada en el Diario Oficial de la Federación, el 4 de enero de 2000, última reforma publicada el 1 de octubre de 2007.

7.2.- LINEAMIENTOS específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal publicados en el Diario Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 2006

7.3.-Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de Cualquier Naturaleza. 11 de mayo de 2007 7.4.-Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras y Servicios Relacionados con las mismas. 11 de mayo de 2007




SERVICIOS GENERALES 9/ 11 MAYO-2008

8. ANEXOS

Solicitud de Vehiculo PRA-COT-05-F01


SOLICITUD DE VEHICULO

PRA-COT-05-F1

VEHICULO No.___(1)___________

SOLICITUD DE VEHICULO No.___(2)_____ México D. F. A ____(3)__de _______________________de _____________ NOMBRE DEL SOLICITANTE: _______(4)_______________________________________________ AREA SOLICITANTE:________5________________________________________________________ PARA SE UTILIZADO EN:___(6)_______________________________________________________ _______________________________________________________________________________ SALIDA: CONDUCIDO POR:______(7)________________________________________________________ HORA:___________(8)____________ KILOMETRAJE:_____(9)___________ GASOLINA:_______(10)_________ HERRAMIENTA: ______(11)________ ENTRADA: HORA:___________(8)____________ KILOMETRAJE:______(9)___________ GASOLINA:_______(10)___________ HERRAMIENTA: ____(11)__________ SOLICITANTE OPERADOR DELVEHICULO AUTORIZA (12) (13) (14) _______________ _______________________ ______________




PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO 11 / 11 MAYO-2008


NO. DEBE DECIR

1 N° económico oficial del vehículo que se va a utilizar.

2 N° consecutivo del control de salida del área de servicios generales.

3 Día, mes y año en el que se realiza la rutina

4 Nombre del Departamento que solicita el servicio.

5 Nombre del Departamento o área solicitante

6 Describir en forma detallada el servicio que se vaya a realizar, incluyendo: lugar, y actividad especificar si es a hospitales, entrega de correspondencia, traslado de autoridades, traslado de personal, envío de mercancía, etc.

7 Nombre del chofer a cargo del servicio.

El personal de vigilancia deberá llenar los espacios correspondientes 8, 9, 10,11 y 12:

8 Indicar hora de salida y hora de entrada.

9 Indicar con qué kilometraje sale y con cual entra, anotando el número de kilómetros recorridos.

10 Anotar el nivel que marca el tanque de gasolina a la salida y a la entrada.

11 Si sale con herramienta anotar cual (gato, lleve de cruz, etc)

12 Firma del solicitante del servicio.

13 Firma del operador del vehículo.

14 Nombre y firma de autorización del Departamento Administrativo para liberar el servicio.

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