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Definición de una base de datos. Un manejador de base de datos es un programa que
permite administrar y organizar una serie de datos.
Utilidad de una base de datos Ahora bien, en las bases de datos electrónicas la
información se ingresa se guarda y se administra en computadoras mediante programas especializados.
Las tres cosas básicas que debe permitir una base de datos son: › introducir datos
› Almacenarlos
› recuperarlos.
Componentes de una base de datos
› Un dato: es la unidad o cantidad mínima de
información que almacenamos para una
referencia futura.
› Un campo: “Es la pieza más pequeña de
información de la que se compone una base
datos.
› Un registro: Es un conjunto de campos.
› Una tabla: “La denominación de tabla se
debe a su organización de filas y columnas”.
(Martins, 2004).
En este esquema podemos ver los
componentes de una base de datos.
Pasos para diseñar una base de datos: Determinar las tablas que se necesitan en la base
de datos.
Determinar los campos que se necesitan en las tablas.
Identificar los campos con valores exclusivos.
Determinar las relaciones entre las tablas.
Realizar bocetos de los formularios e informes y comprobar si muestra los datos que desea.
Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.
Modelo de base de datos
Existen distintos modos de organizar la información y representar las relaciones entre los datos en una base de datos. › Modelo Jerárquico de datos: una clase de
modelo lógico de base de datos que contienen una estructura arborescente (en forma de árbol u organigrama).
› Modelo de datos en Red: un modelo típico de base de datos que es útil para describir una relación muchos a muchos.
› Modelo Relacional de Datos: una clase de modelo lógico de base de datos en donde estos son tratados como si se almacenaran en tablas de doble entrada.
Acerca de Microsoft Access
El programa especializado en base de datos
que utilizaremos para nuestro curso es
Microsoft Access. Para definir qué es
Microsoft Access diremos que es un
“sistema de administrador de base de datos
relacionales, diseñado especialmente para
utilizarse en los sistemas operativos
Windows 98 en adelante”
1) Desde el botón
2) Programas
3) Microsoft Office
4) Microsoft Access
• Desde el icono de
Access 2003
ó
Una vez que inicializamos
Microsoft Access 2003,
hacemos clic sobre la
opción Crear un
archivo nuevo y a
continuación sobre la
opción Base de datos
en blanco del panel de
tareas que aparece a la
derecha de la pantalla.
Si este panel no está
visible podemos
utilizar en el menú
Archivo de la
barra de menús la
opción Nuevo...
A continuación aparecerá el siguiente cuadro
de diálogo donde indicaremos el nombre de
la base de datos que estamos creando y el
lugar donde se guardará.
Creación de tablas
Lo primero que debemos crear es una tabla que, como vimos, es el verdadero soporte que contiene a los datos.
Aparecerá la ventana de Diseño de tabla:
Vamos llenando las celdas definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:
Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo
• Cada campo de una
tabla dispone de una
serie de características
que proporcionan un
control adicional sobre
la forma de funcionar
del campo
A la izquierda del nombre del campo
aparecerá una llave indicándonos
que dicho campo es la clave principal
de la tabla.
Diseño de tablas
En este tema lo dedicaremos a describir los
ajustes que se pueden aplicar al diseño
inicial de una tabla.
•Nuevos campos: Si queremos agregar un nuevo campo
en nuestra tabla tenemos que seleccionar la tabla a modificar
y tenemos que pasar a la Vista Diseño haciendo clic sobre el
icono
•Eliminar campos: Para eliminar un campo seleccionamos el
campo a eliminar y pulsamos la tecla SUPR del teclado; Access
pedirá la confirmación.
Eliminar registro: Si lo que queremos es eliminar un
registro entero: El registro quedará seleccionado. Pulsar la
tecla SUPR del teclado o el icono
• Desplazamiento de registros: Para desplazarse
por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la
barra de desplazamiento:
para ir al primer registro de la tabla
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al último registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al
final de la tabla.
Para guardar una tabla, podemos hacer clic sobre
el botón Guardar
• Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado,
aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
Escribir el nombre de la tabla y hacer clic sobre el botón Aceptar.
Access permite cambiar la visualización de
los datos de una base de datos siempre que
esto no afecte a su organización física en la
propia base de datos, de modo que
podamos organizar los datos para que
presenten un aspecto más significativo.
Los registros pueden ser ordenados
alfabéticamente, por número, por fecha o por una
determinada característica, como por ejemplo: si se
trata del nombre. El orden de los registros puede ser
ascendentes (A-Z, 0-9) o descendente (Z-A, 9-0).
Realizar búsqueda
Muchas veces necesitaremos buscar algún
registro conociendo el valor de alguno de
sus campos. Para poder realizar esta
operación tenemos a nuestra disposición la
herramienta Buscar de Access.
Hacer clic sobre el botón
Buscar y reemplazar: En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto toma el campo donde tenemos el cursor en ese momento.
Para que los datos de una tabla sean de
utilidad, se deberá incorporar una nueva
tabla a la base de datos estableciendo
enlaces lógicos o relaciones con las demás
tablas.
Base de datos relacional: Una base de
datos relacional permite la utilización
simultánea de datos procedentes de más
de una tabla.
Tipos de relaciones
Se pueden distinguir tres tipos de
relaciones:
› Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla
sólo puede estar relacionado con un único registro de
la otra tabla.
› Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla
sólo puede estar relacionado con un único registro de
la otra tabla y un registro de la otra tabla puede tener
más de un registro relacionado en la primera tabla.
› Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una
tabla puede estar relacionado con más de un registro
de la otra tabla y viceversa.
Para crear relaciones en Access 2003 primero deberemos ir al menú Herramientas, y elegir la opción Relaciones...
O bien hacer clic sobre el
botón
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear
Ahora aparecerá la ventana Relaciones con
las tablas añadidas en el paso anterior.
Una consulta es un objeto en donde se
definen criterios de selección y
ordenamiento para mostrar la información
de las tablas de una manera determinada.
Los diferentes tipos de consulta.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección: Son las consultas
que extraen o nos muestran datos. Muestran
aquellos datos de una tabla que cumplen los
criterios especificados.
Consultas de acción: Son consultas que
realizan cambios a los registros. Existen
varios tipos de consultas de acción, de
eliminación, de actualización, de datos
anexados y de creación de tablas
Creación de una consulta . Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en
el lateral izquierdo de la ventana Base de datos.
Esta es la pantalla que nos aparece:
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.
Creación de un formulario
Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado.
Los informes o reportes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos
Creación de un
informe
tenemos que
posicionarnos en la
ventana Base de
datos con el objeto
Informes
seleccionado.
Para comprobar que la impresión va a salir
bien es conveniente abrir una vista previa
del informe en pantalla para luego si nos
parece bien mandar la impresión
definitiva.
Hacemos clic sobre el botón
Para imprimir un informe, lo podemos
hacer de varias formas y desde distintos
puntos dentro de Access.
Imprimir directamente
Si nos encontramos en la ventana Base de datos:
Seleccionar la ficha del objeto Informes. Hacer clic
sobre el nombre del informe que queremos imprimir
para seleccionarlo.
Hacemos clic sobre el botón
Abrir el cuadro de diálogo Imprimir
Si nos encontramos en la ventana Base de datos.
Seleccionar la ficha del objeto Informes.
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos
imprimir para seleccionarlo
