DEFINICIÓN

• Control :• Es la medición y corrección del desempeño

para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren.

OBSERVACIONES

El control está formado por un mecanismo que descubre y corrige las variaciones importantes entre los resultados obtenidos y las actividades planeadas.

OBSERVACIONES

En estricto sentido el control no existe previo a la planeación, organización y ejecución.

Un control establecido en forma dependiente está destinado a no ser efectivo.

La acción correctiva incluye una revisión en los esfuerzos de planeación, organización y ejecución.

EL PROCESO DE CONTROL

Establecimiento de Estándares Medición del desempeño La Acción correctiva de

desviaciones

Establecimiento de estándares (Criterios de desempeño)

Ejemplo: Metas u objetivos verificablesPRINCIPIO DE CONTROL DEL PUNTO

CRITICO: El control efectivo lleva la atención a

aquellos factores críticos para evaluar el desempeño contra los planes.

Tipos de estándares de puntos críticos. Fisicos: (A nivel operacional):

Materiales, Horas de mano de obra por unidad de produccion, libras de combustible por caballo de fuerza por hora, pies de alambre por tonelada de cobre. Tambien reflejan calidad como durabilidad de una tela, tasa de ascenso de un aeroplano…

Tipos de estándares de puntos críticos. Estándares de Costos: Medidas

monetarias.(Nivel operacional): Costos directos o indirectos de unidad productiva, Costo de mano de obra por unidad, Costo de materiales por unidad, Costo por pie de perforación de un pozo petrolero.

Tipos de estándares de puntos críticos. Estándares de Capital: Tienen que ver

con el Balance general de la compañía.

Rendimiento sobre la inversión, relación de activos corrientes con las obligaciones corrientes, deuda a valor neto, C X C, C x P,….

Tipos de estándares de puntos críticos. Estándares de Ingresos: Ventas

promedio por cliente, Ventas per cápita en un área de mercado determinada.

Estándares de Programa: Programas de presupuesto variable, para el desarrollo de nuevos productos, para mejorar la calidad de la fuerza de ventas.

Tipos de estándares de puntos críticos. Estándares intangibles: No expresados

en medidas fisicas o monetarias:• Como se mide la efectividad de un

programa de relaciones publicas?• O si los supervisores son leales a los

objetivos de la compañía?.

Los estandares intangibles tienden a desaparecer de las empresas.

El BENCHMARKING

Un enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores practicas de la industria.

Ejemplo: Tiempo en surtir pedidos.

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO

Es preferible que las desviaciones se puedan detectar antes que ocurran y mediante acciones apropiadas. Si no es posible deben ser descubiertas tan pronto como sea posible.

CORRECCIÓN DE DESVIACIONES

Este paso obliga y procura que las operaciones estén ajustadas a lo esperado.

Si se descubren variaciones de importancia, no solo se requiere una acción enérgica sino inmediata. No se pueden tolerar excusas o excesivas excepciones.

Ante una variación, la verdadera causa debe ser descubierta y eliminada por completo.

INFORMACION Y CONTROL EN TIEMPO REAL

Disponibilidad de asientos en un vuelo. Numero de docentes que ingresaron

notas. Inventarios en supermercados. A veces el tiempo para corregir

desviaciones es demasiado largo, especialmente en empresas industriales grandes.

SISTEMA DE CORRECCION ANTICIPANTE

Los administradores lo necesitan para que les informe de problemas potenciales, dándoles tiempo para tomar acción correctiva antes que esos problemas ocurran.

Ejemplo: los informes de contabilidad.

Estos sistemas monitorean los insumos para asegurar si son los planeados, si no es así, se cambian para obtener los resultados deseados.

Comparación sistema simple y con corrección anticipante

EJEMPLO: Para una compañía con un largo historial

de flujo adecuado de préstamos bancarios para sus necesidades de financiamiento, la posibilidad de que el banco de la compañía necesite sorpresivamente restringir el crédito, puede no haber sido una variable que se introdujo en el sistema de entrada. Asi mismo, la bancarrota de un cliente o un proveedor grande puede ser una variable de entrada no anticipada ni programada.

Requisitos para el sistema de corrección anticipante1. Hacer un análisis completo y cuidadoso del sistema de

planeación y control y las variables de entrada más importantes que se identifique.

2. Desarrollar un modelo del sistema

3. Tener cuidado de mantener el sistema actualizado : revisar el modelo con regularidad para ver si las variables de entrada y sus interrelaciones continúan representando realidades.

4. Recolectar con regularidad datos sobre las variables de entrada e introducirlos en el sistema.

5. Determinar con regularidad las variaciones de los datos reales de entrada, en comparación con las entradas planificadas, y evaluar su efecto sobre los resultados finales esperados.

6. Tomar medidas: Para resolver los problemas del sistema

CONTROL DEL DESEMPEÑO GENERAL Son mas que todos financieros. Al verlos se pueden inferir fallas no

financieras. Ej: Capacitacion inadecuada de los empleados.

Control de Perdidas y Ganancias. Mide Ingresos, Gastos y Utilidades. Es un resumen de las operaciones del

negocio. Se puede observar a nivel

departamental.

REQUISITOS PARA CONTROL EFECTIVO Adaptar los controles a los planes y los puestos. Diseñar controles para áreas de “real atención”. Buscar Controles Objetivos: Medibles. Usar controles flexibles. Lograr economias de controles. Establecer controles que lleven a la accion

correctiva: Un buen sistema revela donde ocurren las fallas y quien es responsable de ellas.

SÍNTOMAS DE CONTROL INADECUADO

1. QUEJAS CONSTANTES SOBRE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS.

2. PROCESO PRODUCTIVO BUROCRATIZADO Y DEPENDIENTE DE AUTORIZACIONES EXCESIVAS.

3. FALTA DE INICIATIVA DE LOS FUNCIONARIOS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS: SUMISIÓN, ALINEACIÓN Y PASIVIDAD.

4. DESPERDICIOS Y DAÑOS EN INSTALACIONES Y EQUIPOS

5. DEMANDAS Y NECESIDADES NO ATENDIDAS.

6. DIRIGENTES O JEFES GASTAN GRAN PARTE DE SU TIEMPO EN ACTIVIDADES DE CONTROL

TECNICAS DE CONTROL Y TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

- CONTROL PRESUPUESTAL: Plan presentado en términos de Dinero. Ignoran aspectos como la calidad del producto y la satisfacción del cliente. Excesiva dependencia del presupuesto

GRAFICAS DE GANTT

Matriz donde se ubican actividades, tiempo

programado para realizarlas y responsables

del cumplimiento de las mismas.

Se utiliza para seguir un orden en la ejecución

de las actividades, verificar la implementación y

delegar responsabilidades de cada ejecución.

GRAFICA DE GANTT

PERT (Evaluación de programas y técnica de revisión)

-Actividad.-Tiempo-Ruta Critica

USO DE COMPUTADORAS Manejo fácil y rápido de la información. Uso de redes en la empresa. Para pagos de nomina y muchos procesos

administrativos. Uso de computadores portatiles, Modems,

Internet móvil. Renuencia de los ejecutivos de mas edad a

su uso. INTERNET: Información, foros, Chats, Comercio electrónico.

PRODUCTIVIDAD.

Es el índice de entradas y salidas dentro de un periodo de tiempo con la debida consideración de calidad.

La productividad de un profesor universitario se puede medir por la cantidad de estudiantes que aprueban su curso.

La productividad se mide a través de la administración de operaciones.

HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD Planeando y controlando los inventarios. Haciendo contratación externa= OUT SOURCING Investigación de operaciones. Círculos de Calidad: grupo de personas de la

misma área que se reúnen para resolver los problemas en el trabajo.

Administración de la Calidad Total: Compromiso a largo plazo de la mejora continua de la calidad en toda la organización y con la participación de todos los miembros en todos los niveles para cumplir y exceder las expectativas de los clientes

CONTROL EN EL MUNDO