MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

I . -   A S P E C T O S G E N E R A L E S

 

1 . O B J E T I V O S

EMPRESA AGROINDUSTRIAL COVICORTI S.A.C es una sociedad de duración

indeterminada dedicada al cultivo, transformación e industrialización de la caña de

azúcar. Sus objetivos es mejorar los procesos agroindustriales en

TRUJILLO adquiriendo nueva maquinaria y modernizando la ya existente

para alcanzar estándares de la más alta calidad. Así mismo, ampliar el

área de siembra que actualmente se encuentra en 11 000 hectáreas y el

cumplimiento de las obligaciones contraídas con terceros derivadas de

administraciones anteriores, para lograr un bienestar general en las

comunidades aledañas.

De esta manera, TRUJILLO se consolida como líder del mercado

azucarero con altos niveles de participación de mercado.

2. F I N A L I D A D

 

Dar a conocer en forma clara y definida las funciones, actividades y tareas del

personal de la entidad.

 

Permitir que el personal conozca con claridad las funciones y atribuciones del

cargo que se le ha asignado.

 

Facilitar el proceso de inducción de personal, relacionado al conocimiento de las

funciones asignadas al cargo, en los casos de ingreso, traslado, rotación o

destaque de personal.

3. A L C A N C E

El presente Manual es de aplicación a todos los trabajadores de “EMPRESA

AGROINDUSTRIAL COVICORTI S.A.C”

5. B A S E L E G A L

  

-Estatutos de la Empresa.

- Ley Nº 18.755, modificada por la Ley Nº 19.283, que establece la Organización y

Atribuciones del Servicio AGROINDUSTRIAL;

- Acuerdo Nº 01 de la Sesión Extraordinaria de Directorio Nº 003-2011 de fecha

21de Junio de 2012, mediante el que se aprueba la nueva Escala Remunerativa

de EMPRESA AGROINDUSTRIAL COVICORTI S. A.C

 

- Acuerdos de Directorio Nº 098 y Nº 123 de la Sesión de Directorio Nº 117-2011,

de fecha 21 de junio de 2012, mediante los que se aprueban el Reglamento

de Organización y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignación de Personal de

EMPRESA AGROINDUSTRIAL COVICORTI S. A.C

II.- E S T R U C T U R A O R G Á N I C A

Para el cumplimiento de sus funciones, EMPRESA AGROINDUSTRIAL

COVICORTI S. A. C cuenta con la siguiente estructura:

1.- Ó r g a n o s d e G o b i e r n o

 

Directorio

2.- Ó r g a n o s d e D i r e c c i ó n

 

Directorio

 

Gerencia General

3. Ó r g a n o s d e C o n t r o l

 

Consejo de vigilancia

4. Ó r g a n o s e j e c u t i v o s

 

Gerencia Administrativa y Financiera

•División de Logística

•División de Contabilidad

•División de Recursos Humanos

Gerencia de producción

•División de control de calidad

•División de mano de obra

Gerencia de Comercialización y Ventas

 

I I I . - O R G A N I G R A M A E S T R U C T U R A L

 

IV.- D E F I N I C I Ó N   E S T R U C T U R A L

D i r e c t o r i o

Establecer y controlar la política general de la Sociedad, teniendo como

objetivo primordial brindar los servicios en las mejores condiciones de

calidad y continuidad, así como buscar viabilidad económica, con las

facultades y atribuciones que señala para el efecto el Estatuto de la

Empresa.

G e r e n c i a G e n e r a l

Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la empresa GARIJ

S. A. para el cumplimiento de sus fines, objetivos y metas, de acuerdo a las

normas vigentes y a los acuerdos y disposiciones del Directorio.

G e r e n c i a A d m i n i s t r a t i v a

 Administrar y controlar de manera eficiente los recursos humanos,

materiales, económicos y financieros de la empresa.

 

G e r e n c i a d e   P r o d u c c i ó n

Planificar, organizar, controlar y evaluar eficientemente los procesos de la

crianza de gallinas ponedoras para luego hacer la cosecha de huevos.

 

G e r e n c i a C o m e r c i a l y v e n t a s

Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y evaluar la atención al cliente,

promoción del servicio, actualización del catastro comercial, la cobranza

correspondiente.

V I . - M A N U A L D E F U N C I O N E S 1.

 

D e l o s Ó r g a n o s d e D i r e c c i ó n

GERENTE GENERAL

1. Ejerce la dirección, coordinación y control administrativo,

operacional y comercial de la Empresa.

 

2. Planea, define, implementa  y dirige las políticas y estrategias

generales de  gestión.

 

3. Dirige y controla el proceso de planeamiento estratégico, técnico

y operacional.

 

4. Evalúa periódicamente la eficiencia, eficacia y efectividad en el

cumplimiento de los planes, objetivos y metas de los Órganos

Empresariales.

 

5. Aprueba la ejecución de gastos administrativos e inversiones en

activos fijos según las atribuciones conferidas.

6. Aprueba y celebra operaciones de crédito, movimientos de

fondos, enajenación de bienes y otras acciones económicas y

financieras, conforme a las facultades legales y estatutarias. 

7. Selecciona, contrata, y destituye al personal de la institución,

previa consulta con el Directorio, y de acuerdo a lo estipulado en la

política de recursos humanos.

8. Dicta y emite Directivas, Normas y Resoluciones que regulen el

funcionamiento institucional.

 

9. Hace cumplir la aplicación de las sanciones disciplinarias

laborales de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo y la

normatividad vigente, para preservar la disciplina y ética laboral.

10. Organiza, implementa y planifica el régimen interno de las

oficinas y los servicios técnicos que fueran necesarios.

 

11.Organiza el régimen interno de la Sociedad, expide la

correspondencia, cuida que la contabilidad este al día,

inspecciona los libros, documentos y operaciones de la Sociedad

y dicta las disposiciones para el correcto funcionamiento de la

misma.

12. Contrata, promueve, rota, sanciona y despide a los trabajadores,

fijándoles remuneraciones y labor a efectuar.

13. Supervisa la ejecución de los planes y presupuestos de acuerdo

a las normas legales aplicables.

14.Vigila la correcta aplicación de las normas técnicas, administrativas

y legales que rigen la prestación de servicios.

15. Dirige, coordina y controla la ejecución del plan y presupuesto

operativo anual de las actividades Administrativo‐Financieras de la

Empresa de acuerdo a las políticas, normas y estrategias

establecidas por la Alta Dirección.

16.Supervisa la ejecución del Sistema de Control Interno de la

Empresa, en concordancia con los principios de administración,

principios de control y disposiciones legales en vigencia.

17.Evalúa y difunde los informes y/o exámenes especiales de

auditoría entre los niveles competentes de la Empresa.

18.Dispone y verifica la implementación oportuna y adecuada de las

recomendaciones dadas por el Órgano de Control Institucional.

19.Propone al Directorio los términos de referencias para las

auditorías externas e integrales.

20.Vela por el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la

Institución.

21.Lleva las estadísticas generales y particulares de la institución y

sobre la base de las mismas, realiza las proyecciones necesarias

para el  adecuado funcionamiento de la institución y de los

servicios que presta

22.Supervisa y revisa la preparación de informes que sean

necesarios para satisfacer los requerimientos del Directorio.

23.Debe mantenerse informado de nuevas técnicas, normas

tributarias y de carácter legal, concerniente a la Empresa Y su

función.

24.Respeta y pone en práctica las normas de seguridad.

25.Cumple y hace cumplir las normas y procedimientos establecidos

por la Empresa.

26.Cumple y hace cumplir las normas internas del Reglamento de

Personal

Ó r g a n o s d e E j e c u c i ó n

Gente Administrativo

Planear, dirigir, supervisar y controlar los recursos humanos, materiales,

financieros  y presupuestales asignados a la Delegación, dentro del marco

normativo vigente.

Registrar y validar la información contable y presupuestal de la Delegación,

con base en los sistemas de control e informáticos correspondientes y

rendir los informes solicitados.

Asesorar, coordinar y supervisar al responsable administrativo de las

residencias de la circunscripción territorial que le corresponda, respecto de

la información financiera, presupuestal, de recursos humanos y materiales,

recopilando la documentación que se requiera de manera periódica.

Formular, integrar y validar la información para la elaboración del

anteproyecto del presupuesto de la Delegación y participar en su

seguimiento y evaluación.

Participar y aportar la información necesaria para la formulación del

Programa Operativo Anual.

Elaborar en tiempo y forma el Programa Anual de Adquisiciones.

Llevar a cabo el levantamiento físico anual del inventario de activo fijo, su

actualización, resguardos correspondientes y reportarlo a la Dirección de

Recursos Materiales y Servicios.

Observar y aplicar debidamente las disposiciones de transparencia y

acceso a la información, en la materia de su competencia.

Instrumentar las acciones para la instalación de los subcomités y

comisiones de carácter administrativo, que de acuerdo a normatividad

deban constituirse, así como dar seguimiento y cumplimiento a los

acuerdos que de ellos se deriven e informar a las unidades administrativas

de Oficinas Centrales.

Participar en la elaboración, actualización y revisión de los manuales de

organización, procedimientos y demás normatividad aplicable.

Reportar las actividades administrativas en el módulo del cumplimiento

administrativo delegacional (CAD).

Tramitar en tiempo y forma ante la Dirección de Personal los movimientos

de los servidores públicos, de conformidad con la normatividad vigente.

Tramitar en tiempo y forma ante la Dirección de Personal las incidencias,

licencias médicas, licencias con o sin goce de sueldo, de conformidad con

la normatividad vigente.

Tramitar en tiempo y forma ante las instancias correspondientes lo

relacionado a los derechos y obligaciones laborales del personal, conforme

a la normatividad vigente e informar a la Dirección de Personal.

Observar la aplicación de la normatividad vigente para la prestación del

servicio social y prácticas profesionales.

Realizar oportunamente los enteros de los impuestos locales, así como

retenciones por concepto de honorarios y arrendamiento conforme a la

normatividad vigente.

    Operar el sistema informático para el registro y control del ejercicio

presupuestal y contable de la delegación.

     Realizar oportunamente los pagos a los servidores públicos adscritos a

la delegación y residencias a su cargo, previa recepción de la nómina y

recurso conforme al calendario autorizado.

  Integrar y mantener actualizados los expedientes del personal y enviar a la

Dirección de Personal la documentación e información requerida conforme

a la normatividad aplicable

 Controlar los procesos en materia de recursos humanos, materiales,

financieros y presupuestales, de conformidad con la normatividad vigente.

 Realizar las demás funciones materia de su competencia en términos de la

normatividad aplicable que le asigne la superioridad.

 

GERENTE DE PRODUCCION

Responsabilidad sobre el funcionamiento del área productiva de la empresa

y sobre el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por el

Gerente General y/o el equipo gerencial.

Optimizar y planificar los recursos productivos de la empresa para obtener

un crecimiento progresivo de la productividad a la vez que se respetan los

condicionantes y especificaciones de calidad.

Organización y seguimiento de la ejecución de todos los trabajos dentro del

ciclo de producción garantizando que, individualmente, cumplen con las

especificaciones establecidas en el sistema de calidad.

Promover el sistema de calidad en toda el área de la que es responsable,

ayudando a completar aspectos que pueden contribuir a su mejora

continuada.

Tratar con el Gerente General sobre los planes a corto, medio y largo plazo

para hacer progresar el área productiva de la empresa con respecto a las

tendencias del mercado y de la tecnología.

Crear una labor de equipo con sus colaboradores inmediatamente inferiores

en el organigrama traduciendo las políticas y estrategias de la empresa en

acciones concretas que puedan ser interpretadas claramente por los

mandos intermedios.

Seguimiento de la evolución tecnológica analizando la aplicabilidad en la

propia empresa y estudiando la posible rentabilidad de su utilización.

Preparación y presentación al equipo directivo, y muy concretamente al

Gerente General, de la evolución de los índices de productividad, de las

acciones realizadas en el período y del conjunto de recomendaciones

deseables para la mejora del período siguiente.

Seguimiento del rendimiento y efectividad de los mandos intermedios a su

cargo, proponiendo planes formativos para su crecimiento a nivel

tecnológico.

Seguimiento especial de la planificación de los trabajos y del cumplimiento

de los plazos de entrega, procurando información periódica, puntual y fiable

al departamento comercial en este aspecto.

Interés por conocer el benchmarking de su especialidad y tipo de actividad

a partir del cual poder establecer objetivos de progreso y realizar el

seguimiento correspondiente.

Revisar la viabilidad técnica y de rentabilidad económica de los trabajos de

mayor envergadura.

Recibir, filtrar y distribuir los procedimientos y mejoras del sistema de

calidad.

Liderar y seguir los avances en las acciones correctoras y preventivas en

áreas de productividad, calidad y medio ambiente.

Revisar los resultados económicos individuales de cada trabajo cuando

excedan de un nivel determinado de beneficio o de pérdida.

Establecer las limitaciones, características o especificaciones de producción

que sean necesarias para que el Departamento Comercial pueda informar

adecuadamente a los clientes sobre los resultados que pueden obtenerse.

Asignar las funciones y responsabilidades a cada una de las personas de

su área, así como las relaciones entre ellas, muy especialmente de los que

tienen cargos jerárquicos.

En caso de suficiente importancia, contactar con clientes, juntamente con

personal de ventas, para clarificar el proceso de producción y su impacto en

el costo del producto.

Tiene a su cargo, supervisa y controla las actividades de almacenaje, tanto

de materias primas como de productos terminados, así como también su

entrega a los clientes.

GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS

Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades del departamento.

Verificar la determinación de los ingresos horarios, diarios y mensuales

obtenidos por la venta de energía, potencia y servicios complementarios en

el Mercado Eléctrico Mayorista.

Preparar los reclamos pertinentes a los organismos de control en caso de

diferencias económicas o de carácter técnico que afecten los ingresos de la

empresa.

Dirigir y presentar estudios, análisis y proyectos relacionados con la

actividad comercial de la empresa, la operación de las unidades en el

mercado eléctrico mayorista, tanto en condiciones óptimas como cuando

existen fallas.

Evaluar, controlar y reportar los ingresos facturados a las altas instancias

de la empresa.

Verificar que se realice el seguimiento correspondiente al estado de

situación de los clientes, procurando que sean evaluados y calificados en

cuanto a riesgo con la finalidad de poder ofertar nuestra energía a clientes

clase A, todo dentro del marco de la reglamentación vigente.

Dirigir y coordinar la elaboración de las proyecciones de ingresos que sean

solicitadas por la gerencia, así como los estudios de mercado que se

necesiten para ampliar nuestra cartera de clientes.

Evaluar, controlar y reportar la situación de los contratos a plazo de

suministro eléctrico que mantenga la empresa, y custodiar que se cumplan

los parámetros acordados.

Coordinar la elaboración de liquidaciones mensuales de contratos y de

ventas en el mercado ocasional y los reportes que servirán de base para la

emisión de facturas por venta de energía.

D e l o s Ó r g a n o s d e C o n t r o l

CONSEJO DE VIGILANCIA.

1.- Checar y controlar las deudas de los proveedores. 

2.- Gestionar cheques para pago a proveedores. 

3.-Cotejar eficiencia de operadores para la realización de la

nomina. 

4.- Solicitar archivo de eficiencia a los supervisores. 

5.-Trabajar en equipo con los vigilantes. 

6.- Verificar que los cortes enflatados sean los correctos.

VIGILANCIA.

1) Limpiar su área de trabajo.

2) Vigilar las instalaciones.

3) Vigilar los accesos de personal

4) Exigir el gafete para poder accesar