Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014, Por el cual … · estatales y organismos privados con...
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Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014, Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro. ARTÍCULO 24. FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA NOTARIADO. Son funciones de la Superintendencia Delegada para Notariado, las siguientes: 1(…) 17. “Estudiar y adoptar las medidas e instrucciones a que haya lugar, en relación con los informes que presenten los entes de control, entidades estatales y organismos privados con relación al servicio notarial.”
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Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014, Por el cual se modifica la
estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro.
ARTÍCULO 24. FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA
PARA NOTARIADO.
Son funciones de la Superintendencia Delegada para Notariado, las
siguientes:
1 (…)
17. “Estudiar y adoptar las medidas e instrucciones a que haya lugar, en
relación con los informes que presenten los entes de control, entidades
estatales y organismos privados con relación al servicio notarial.”
OBLIGACIONES DEL NOTARIO
CON LA REGISTRADURIA
NACIONAL DEL ESTADO CIVIL DE
LAS PERSONAS
En la labor de Orientación, Inspección, Vigilancia y Control de la
Gestión Notarial, la Superintendencia Delegada para el Notariado viene
socializando de forma permanente a través de los correos
institucionales de las Notarías todas las Circulares que nos remite la
Dirección Nacional del Registro Civil.
Por lo anterior, es importante que al interior de la Notaría se realice una
capacitación con los empleados que se les ha asignado esta función.
Por ser un tema tan complejo y en consideración que en la mayoría de
los casos, los que ejercen la función no tienen los conocimientos
requeridos, es necesario realizar un estricto control de legalidad al
momento de autorizar los registros de nacimiento, matrimonio y
defunción y sus documentos antecedentes éstos últimos deben ser
empastados y/o digitalizados por ser el soporte para su autorización.
OBLIGACIONES DEL NOTARIO CON LA
REGISTRADURIA NACIONAL DEL
ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS
OBLIGACIONES DEL NOTARIO
CON LA REGISTRADURIA
NACIONAL DEL ESTADO CIVIL DE
LAS PERSONAS
INFORMES QUE DEBEN
PRESENTAR LOS NOTARIOS.
10% por Expedición de Copias y Certificados de Registro Civil.
Cada Notario que se encuentre debidamente autorizado por el Registrador
Nacional del Estado Civil para ejercer la función, deberá consignar y remitir
el informe mensual en el formato establecido adjuntando en el área
determinada la imagen de la consignación dentro de los (5) primeros días
hábiles del mes el 10% del valor percibido durante el mes inmediatamente
anterior. Circulares SDN Nos. 670 de febrero 21 y 3388 de julio 21 de 2017.
Por que medio? Por el correo institucional de la Notaría
(Superintendencia y/o el de la UCNC.
A que correo envía el informe el notario ?
INFORMES QUE DEBEN
PRESENTAR LOS NOTARIOS.
.
OBLIGACIONES DEL NOTARIO EN
RELACION CON LA FUNCION
NOTARIAL.
.
Reporte Defunciones en Ambiente WEB-
Circular SND 3000 junio 23 de 2017
La Registraduria Nacional esta enviando un informe a la Superintendencia
Delegada para el Notariado, cuando se genera un reporte de no grabación
por parte de los notarios, la citada Entidad realiza las grabaciones por cuanto
no se pueden dejar registros de defunción sin incorporar al sistema (teniendo
en cuenta que es la fuente de información referente para pago de pensiones
y aportes en salud, razón por la cual NO deben ser grabados nuevamente
,después del informe que se socializa por medio de circular.
El control del Notario es verificar que el cargue de los registros sea
realizado diariamente, por cuanto la obligatoriedad en el reporte consiste en
hacerlo en tiempo real, de ser posible el mismo día en que se inscribe el
registro.
REPORTE DE DEFUNCIONES
.
Recuerde que debe ingresar a la plataforma a través de:
Nuevo link: https://wsp.registraduria.gov.co/defunciones/
Coordinador Soporte Técnico para el Registro y la Identificación
Ingeniero: Juan Andrés González
[email protected] teléfono 2202880 extensión 1240.
En cumplimiento de la Resolución 4173 de 2016 expedida por el señor Registrador
Nacional del Estado Civil y de acuerdo a las políticas de seguridad de la
Registraduría, numeral 5: "Gestión de contraseñas de usuario", la Registraduría
informó a los correos institucionales de las Notarias recuerden que a partir del día
LUNES 23 DE OCTUBRE fueron cambiadas todas las contraseñas del aplicativo
web de defunciones. Comunicada por la SDN- Circular No.4701 del 20/10/2017
ENVIO DE ACTAS
COMPLEMENTARIAS .
.
1- Diligenciamiento y Envío de las Actas Complementarias
requerimiento enviado por el ICBF. ( dos informes).
Circular SDN- 1757 del 26 de abril de abril 2017.
Las copias de las Actas Complementarias diligenciadas deben remitirse
únicamente al Defensor de Familia del Centro Zonal ICBF o a la Comisaría de
Familia que le corresponda, de acuerdo con la competencia territorial
subsidiaria(Ley 1098 de 2006, artículos 96, 97 y 98; Decreto Ley 1260 de
1970, artículo 59),con el fin de promover el restablecimiento del derecho de
los niños, niñas y adolescentes a la identidad en su elemento filiación y los
que de ello se deriven y en lo posible con la información que permita al
funcionario iniciar el proceso de filiación.
.
REPORTE ESTADISTICO DE ACTAS
COMPLEMENTARIAS POR LA
PAGINA DEL ICBF.
2- Cargue al Sistema de Información de Actas Complementarias.
Reporte del informe mensual de niños, niñas y adolescentes, no reconocidos y
reconocidos al Sistema de Información de Actas Complementarias del ICBF.
Por que medio? Se accede a través del siguiente link
✓www.icbf.qov.co/portal/paqe/portal/PortalICBF/Servicios/ActasComplementaria
s/ o ingresar a la página del ICBF - www.icbf.gov.co, opción -ttie:Servicios a la
Ciudadanía —Tramites y Servicios-Aplicaciones para Operadores - Actas
Complementarias.
✓Video tutorial e instructivo,
✓Informe se ingresa los primeros(10) días de cada mes.
✓No se reciben informes en físico
✓Envío de la contraseña por el correo institucional de la Notaria.
✓Cambiar cada 30 días si NO el sistema lo bloquea.
Canal de comunicación: Carolina Muñoz: [email protected] y María
Elena Galvis: [email protected] teléfono 4377630 extensión 101029
.
REPORTE MENSUAL DE
PRODUCCION
Circular 085 25/08/2009.
Los Notarios deben enviar el Formato 2B correspondiente a las
inscripciones, certificados y material utilizado de registros civiles, a la
Registraduría del Municipio. Tratándose de los Notarios de Bogotá a la
Registraduría Distrital dentro de los TRES(3) primeros días hábiles del mes.
Los Registradores deben recibir los reportes de la Notaría, Inspecciones de
Policía Corregimientos autorizados y remitirlos junto con el reporte de su
producción, dentro de los CINCO (5) primeros días hábiles del mes a la
Delegación Departamental para su consolidación y envío a la Dirección
Nacional de Registro Civil, dentro de los diez (10) primeros días hábiles de
cada mes.
DEFUNCIONES DE EXTRANJEROS: MIGRACION COLOMBIA.
➢-NORMATIVIDAD:
➢:Circular 1536 de 2013. sustituida por las Instrucciones Administrativas 17 del
Octubre de 2016, 08 del 8 de abril de 2017. Sistema Nacional de Anti-lavado de Activos,
Contra la Financiación del Terrorismo y la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva
➢Circular No. 1812 Implementación del SIPLAFT.
➢-Circular No. 200/2017. Envío "Guía para la Prevención del Riego de Lavado de Activos
Financiación del Terrorismo en el Sector Notariado". (32 señales de alertas que son simples
criterios orientadores. Cada Notario debe analizar las particularidades de cada negocio
para el tema de los ROS.
➢-Circular No. 1754 del 25/04/ 2017. Precisiones para la Prevención y Control del Lavado
Activos y la Financiación del Terrorismo en el Sector Notarial.
➢Circular 2118 del 11/05/2017. Seguimiento Cuestionario de Monitoreo.(SIPLAFT).
➢Circular 2565 del 05/06/2017. Remisión Guía y Proceso para la implementación
Resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas en materia de Financiación
Terrorismo Financiación a la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva
Recomendaciones- GAFI 6 y 7.
➢-Circular 2667 del 07/06/2017. Socialización Resolución Consejo de Seguridad
Naciones Unidas ( a partir de esta circular se están enviando a los correos.de las notarias
la pagina de UCNC.
UNIDAD DE INFORMACION Y
ANALISIS FINANCIERO UIAF.
Esta guía contiene señales de alertas
y tipologías relacionadas con el
sector notarial. (paginas 32 -43).
Hoy todas las Notarías del País deben contar con su Sistema Integral de
Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo-SIPLAFT,
el cual debe cumplir con las dos etapas: Prevención -y Control :
Prevención (Guía- señales de alertas, identificación de riesgos ).
Control (diseño y monitoreo).
Políticas (claras y aplicables).
Procedimientos dos etapas: situaciones que generen riesgo DDC, Países de
mayores riesgos, verificación de listas vinculantes.
Reportes ( RON y ROS).
Capacitación
Documentación (SIPLAFT, actas, constancias de capacitaciones, guías,
instructivos).
Mantenimiento de Registros (ROS son confidenciales)
Órganos de Control: ???
Apoyo Tecnológico: ???
ETAPAS DE IMPLEMENTACION DEL
SIPLAFT EN EL SECTOR NOTARIAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE
ACTIVOS Y LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO SIPLAFT
NOTARIA XXXX DEL CIRCULO DE XXXXXXX
PROPOSITO: Es diseñar y poner en marcha prácticas de prevención, políticas,
procedimientos, herramientas y controles permanentes, con el fin de reducir la
posibilidad de que las Escrituras Públicas sean utilizadas para dar apariencia de
legalidad a actividades de lavado de activos o para financiar el terrorismo.
POLITICAS INTERNAS .
Principal ejecutor (Notario (a)
1. Acta de Aprobación del SIPLAFT
2. Mayor compromiso (todos).
3. Acta de ajustes, modificación ( cambio de notarios por cambio
normativo).
4. Comunicación de políticas.
5. Disponer recursos técnicos, humanos, procedimientos, para la
implementación y sostenibilidad del SIPLAFT.
6. Designar Coordinador SIPLAFT, deber ser capacitado (en modalidad e-
learning).UIAF .
7. Monitoreo a políticas
8. Controles para analizar reportes internos y externos.
9. Actas de ajuste al SIPLAFT de acuerdo a los nuevas recomendaciones
del GAFI en el 2012. Se les va a enviar un modelo (principios de 2017).
POLITICAS INTERNAS .
PROCESOS DE DEBIDA DILIGENCIA
1. Conocimiento de los usuarios
2. Conocimiento de personas expuestas políticamente (PEP's).
3. Conocimiento de trabajadores o empleados
4. Solicitar información mínima (personas jurídicas, naturales nacionales o
extranjeras).
5. Consulta de listas Internacionales Vinculantes expedida por el Consejo de
Seguridad ( página web del Ministerio de Relaciones Exteriores, UIAF. (Art.20
Ley 1121 de 2006). Circular No. 2667 del 7 de junio de 2017. SDN también les
enviara a las Notarias cada vez que se reciba del Ministerio de relaciones
exteriores actualización de las listas.
6. Lista expedida por Gobiernos u otro tipo de autoridades nacionales o
internacionales entre ellas lista Ofac o Clinton.
7. Países de mayores riesgos.
8. Establecer herramientas para identificar operaciones sospechosas ( guía,
software, base de datos, medios de comunicación). Que generen señales de
alertas ( tamaño de la Notaria, ubicación geográfica, actos notariales , tipo de
usuario o cualquier otro criterio que a su juicio resulte adecuado para
controlar el riesgo de LA/FT.
EVALUACION DEL FONDO MONETARIO
INTERNACIONAL AL PAIS SOBRE EL SISTEMA DE
PREVENCION Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS
Y FINANCIACION DEL TERRORISMO.
El Fondo Monetario, valoró el cumplimiento técnico de las 40 Recomendaciones
del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), la efectividad del Sistema
Antilavado y la Coordinación Interinstitucional para enfrentar el lavado de activos
en el País. En esta evaluación estuvo presente el Sector Notarial.
En estos momentos se está atendiendo los requerimientos de información
adicionales que solicite el Fondo Monetario Internacional, de cara a completar y
ajustar el informe final que será presentado en diciembre, ante el pleno de Gafilat.
SDN, continuar reforzando la política de Prevención y Control de Lavado de
Activos en el Sector Notarial, a través de acciones preventivas y correctivas en las
Notarias del País, así como la sostenibilidad del SIPLAFT por parte de los
Notarios.
Supervisión enfocada en Riesgos con ocasión al proceso de escrituración.
Notarios, identificación de factores de riesgos que se puedan presentar en su
proceso de escrituración y adoptar una matriz para su monitoreo, control y
prevención para que en lo posible no se vean afectados por el fenómeno de
LA/FT. Documento de apoyo: guía para la prevención del riesgos de lavado de
activos y financiación del terrorismo en el sector notarial (reporte de ROS).
REPOSITORIO DE PODERES
.
Normatividad: Instrucción Aditiva No. 10 de 2013.
Circulares SNR: 799/2014, 728/2015, 1307/2015 y 1576 /2016
Notarios y Cónsules
El inciso tercero del artículo 89 del Decreto Ley 019 de 2012, prevé la
implementación de un repositorio de poderes para realizar actos de disposición,
gravamen o limitación al dominio de inmuebles en la Ventanilla Única de Registro
VUR, con el fin de facilitar a los notarios destinatarios su consulta, la confrontación
con la copia física que tengan en su poder y la verificación de los mismos.
Es por ello que la Superintendencia de Notariado y Registro, implementó una
herramienta tecnológica a través de la Ventanilla Única de Registro VUR, la cual
permitirá a los notarios y cónsules cargar la información de los poderes, consultarlos
y generar alertas y observaciones a los registros de los poderes para ser conocidas
por los destinatarios.
Canal de comunicación: Gina Marcela [email protected]
ENTREGA NOTARIA-INVENTARIO
PROTOCOLO NOTARIAL
.
ENTREGA NOTARIA-INVENTARIO
PROTOCOLO NOTARIAL
PROTOCOLO NOTARIAL-PROCESO DE
ENTREGA DE NOTARIA
Inventario del Protocolo: Relacionar tomo por tomo desde la la primera escritura
autorizada en la notaría. Notas de Clausura y Foliaturas y empastados. Art. 107
y 108 del Decreto 960 de 1970
Nota::Forma correcta de entregar el protocolo debidamente inventariado y
empastado.
AÑO TOMO ESC.INICIAL ESC.FINAl NOTAS
CLAUSURA
FOLIOS ?
OBLIGACIONES DEL NOTARIO EN
RELACION CON LA FUNCION
NOTARIAL.
Canales de comunicación
3282121 extensión 1045 - 3114743071
