DE PROCEDIMIENTOS MANUAL · 2017-03-15 · Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos ......
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Junio 2016Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos AdministrativosSFA/DGA/SCGARA-P-04-A3
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Departamento de Administración de Riesgos
Subsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
COPIA NO CONTROLADA
COPIA NO CONTROLADA
ÍNDICE
JUNIO 2016
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
1
2
3
5
11
17
28
34
38
46
56
65
73
79
85
Presentación
Estructura Orgánica de la Secretaría ............................................................................................................................
Estructura Orgánica del Departamento........................................................................................................................
Simbología de Diagramas................................................................................................................................................
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Departamento de Administración de Riesgos
Contratación del Seguro Institucional....................................................................................................................
Contratación de Fianzas de Fidelidad......................................................................................................................
Contratación de Seguros Patrimoniales.................................................................................................................
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales............................................................................................
Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración
Pública Centralizada.................................................................................................................................................
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres...............................................................................................
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales...............................................................................................
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.............................................................................................
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.......................................................................................................................
Pago de la Indemnización del Seguro Institucional del Sector Educativo .....................................................................
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.......................................................................................
Firmas de Autorización...................................................................................................................................................
COPIA NO CONTROLADA
PRESENTACIÓN
JUNIO 2016
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.
Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.
La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.
La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Administración de Riesgos ofrece unarespuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentesque lo integran:
Estructura Orgánica de la Secretaría: Representa la estructura general de la Dependencia con el registro estatal,autorizada por el Secretario de Finanzas y Planeación y el Contralor General de conformidad con la normatividadvigente.
Estructura Orgánica del Departamento: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manualen cuestión.
Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.
Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.
Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
Nombre del procedimiento. Objetivo que se persigue en la realización del mismo. Frecuencia de realización. Procedimientos con los que conecta. Normas que rigen el procedimiento. Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades que
deben llevarse a cabo para operar el proceso. Diagrama correspondiente.
COPIA NO CONTROLADA
JUNIO 2016 1PÁG.
Enero 2016
SECRETARÍADE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
SUBSECRETARÍADE INGRESOS
SUBDIRECCIÓN DEINFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
SUBDIRECCIÓNDE POLÍTICA
INFORMÁTICA
SUBDIRECCIÓNDE GOBIERNOELECTRÓNICO
SUBPROCURADURÍADE ASUNTOS
CONTENCIOSOS
DIRECCIÓNGENERAL DE
FISCALIZACIÓN
SUBDIRECCIÓNDE OPERACIÓN
FINANCIERA
TESORERÍA
SUBDIRECCIÓNDE REGISTROY CONTROL
SUBDIRECCIÓN DEPROGRAMACIÓN DELA FISCALIZACIÓN YCONTRIBUYENTES
ESPECIALES
SUBDIRECCIÓNDE RECURSOSMATERIALESY SERVICIOSGENERALES
SUBDIRECCIÓNDE RECURSOS
HUMANOS
DIRECCIÓNGENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS YACTIVOS
SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN
Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓNGENERAL DE
RECAUDACIÓN
SUBPROCURADURÍADE LEGISLACIÓN
Y CONSULTA
PROCURADURÍAFISCAL
DIRECCIÓNGENERAL DEINNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
SUBPROCURADURÍADE ASUNTOSFISCALES Y
PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS
SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO
PÚBLICODE CARRERA
SUBDIRECCIÓN DEFINANCIAMIENTO
Y APOYOINSTITUCIONAL
DIRECCIÓN GENERALDE FINANCIAMIENTO
Y SEGUIMIENTODE PROGRAMASDE DESARROLLO
SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN
SUBDIRECCIÓN DESEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DELSISTEMA INTEGRALDE INFORMACIÓN
DIRECCIÓN GENERALDE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓN PARAEL DESARROLLO
SUBDIRECCIÓN DEINFORMACIÓNPRESUPUESTAL
SUBDIRECCIÓNDE CONTROL
PRESUPUESTAL
SUBDIRECCIÓNDE PRESUPUESTO
SUBDIRECCIÓNDE CONTROLFINANCIERO
SUBDIRECCIÓN DEEVALUACIÓN DE
INVERSIONES
DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL
DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
DIRECCIÓN GENERALDE INVERSIÓN
PÚBLICA
SUBDIRECCIÓNDE ANÁLISIS EINTEGRACIÓNDE LA CUENTA
PÚBLICA
SUBDIRECCIÓNDE FIDEICOMISOS
DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS
SUBDIRECCIÓN DEGESTIÓN PARA LA
DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS
SUBDIRECCIÓNDE BIENESINMUEBLES
SUBDIRECCIÓNDE ADQUISICIÓN
DE SUELO YCONTRATACIÓN
SUBDIRECCIÓN DEREGULARIZACIÓNDE LA TENENCIA
DE LA TIERRA
DIRECCIÓNGENERAL DELPATRIMONIODEL ESTADO
SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
COORDINACIÓNDE ASESORES
UNIDAD DEACCESO A LA
INFORMACIÓNPÚBLICA
UNIDADDE GÉNERO
SUBSECRETARÍADE EGRESOS
SUBDIRECCIÓNDE POLÍTICA
FISCAL
OFICINAS DEHACIENDA
DEL ESTADO
DELEGACIONESREGIONALES DEL
PATRIMONIODEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERALDE VINCULACIÓNY COORDINACIÓN
HACENDARIA
SUBDIRECCIÓNDE POLÍTICA DECOORDINACIÓN
HACENDARIA
SUBDIRECCIÓNDE COMERCIO
EXTERIOR
INSTITUTO DEPENSIONES DEL
ESTADO
ÓRGANOS DESCONCENTRADOS
ÓRGANO DESCENTRALIZADO
LIC. ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSecretario de Finanzas y Planeación
DR. RICARDO GARCÍA GUZMÁNContralor General
SUBDIRECCIÓNDE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓNCONTABLE
SUBDIRECCIÓN DESEGUIMIENTO DE
AUDITORIAS
SUBDIRECCIÓN DEINTEGRACIÓN Y
ANÁLISIS DEINFORMACIÓN
SUBDIRECCIÓN DESEGUIMIENTO DEPROGRAMAS DE
DESARROLLO
SUBDIRECCIÓNDE VISITAS
DOMICILIARIAS YREVISIONES DE
GABINETE
SUBDIRECCIÓNDE REGISTRO
Y CONTROL DEOBLIGACIONES
SUBDIRECCIÓNDE EJECUCIÓN
FISCAL
Secretaría de Finanzas y PlaneaciónEstructura Orgánica
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de OrganizaciónESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
JUNIO 2016 2PÁG.
SECRETARÍA DEFINANZAS YPLANEACIÓN
COORDINACIÓNDE ASESORES
UNIDAD DEGÉNERO
SUBSECRETARÍADE INGRESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA
TESORERÍA
DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS YDESINCORPORACIÓN
DE ACTIVOS
DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO
DEL ESTADO
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SUBDIRECCIÓN DERECURSOSHUMANOS
SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y
PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE
CARRERA
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS
MATERIALES YSERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DECONSOLIDACIÓN,
REGISTRO YEVALUACIÓN DE LAS
ADQUISICIONES
DEPARTAMENTO DEPROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
DEPARTAMENTO DEFORMALIZACIÓN,
CONTROL YSEGUIMIENTO DECONTRATACIONESADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
ACTIVOS
ANALISTAADMINISTRATIVO
DE SEGUROSPATRIMONIALES
ANALISTAADMINISTRATIVO
DE SEGUROSINSTITUCIONALES
UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
PROCURADURÍAFISCAL
SUBSECRETARÍADE EGRESOS
SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN
SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DECONTROL
PRESUPUESTAL
DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
ANALISTAADMINISTRATIVO DE
REGISTRO Y CONTROLPATRIMONIAL
COPIA NO CONTROLADA
JUNIO 2016
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
3PÁG.
Inicio y fin
Actividad
Documento
Sistema y/o archivo informático
Decisión
Pasa el tiempo
Conector de actividad
Conector de página
Conector de procedimientos
Cinta magnética
Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)
Archivo definitivo: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)
Efectivo o cheque
Objeto o cosa
Actividades que se realizan demanera continua
Actividades que se realizan demanera simultánea
Indicadores de texto
Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)
USB
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
JUNIO 2016 4PÁG.
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO ALMISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
5PÁG.
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Anual.
Contratación del Seguro Institucional.
La contración del Seguro Institucional debe realizarse con apego a lo establecido en el artículo 228 fracción IV delCódigo Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y en el artículo 77 de las Condiciones Generalesde Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado.
La Base de datos de la colectividad asegurable impresa debe estar rubricada en cada una de las hojas por el áreaadministrativa solicitante.
La Base de datos de la colectividad asegurable en medio electrónico debe ser elaborada en el programa excelconteniendo los siguientes datos: número consecutivo, nombre completo del(de la) empleado(a) (empezando por elapellido paterno, materno y nombre(s)), Registro Federal de Contribuyentes, sexo y sueldo mensual del(de la)empleado(a).
La contración del Seguro Institucional debe realizarse con las compañías aseguradoras en el ramo de vida yautorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
El(La) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos es el(la) encargado(a) de revisar las condiciones deaseguramiento con el(la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, contenidas en la Propuesta de aseguramiento recibidas de la compañía aseguradora.
Proporcionar a los(as) empleados(as) del Poder Ejecutivo del Estado, el seguro de vida por fallecimiento o incapacidadtotal y/o permanente.
- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 6PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo(a) deSeguros Institucionales.
Recibe el Oficio de solicitud de aseguramiento con firma autógrafaen original y la Base de datos de la colectividad asegurable enoriginal y medio electrónico de la Subdirección de RecursosHumanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación o de la OficialíaMayor de la Secretaría de Educación.
Analiza el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en original y acuerda lascoberturas, sumas aseguradas y las condiciones de aseguramientoconvenientes a favor de los empleados, con el(la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Turna el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en original y medioelectrónico al Analista Administrativo(a) de Seguros Institucionales.
Recibe el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en original y medioelectrónico del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos.
Elabora el Anexo técnico y el Oficio de solicitud de cotización a lacompañía de seguros del ramo de vida en dos tantos, con base en lainformación analizada.
Integra el Anexo técnico al Oficio de solicitud de cotización a lacompañía de seguros del ramo de vida en dos tantos y recaba firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos en el Oficio.
Envía el Oficio de solicitud de cotización en primer tanto a lacompañía aseguradora, recabando acuse de recibo en el segundotanto.
Pasa el tiempo.
Recibe la Propuesta de aseguramiento en original de la compañíaaseguradora a través del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y copiay recaba visto bueno del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos y firma delTitular del Sector a través del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Contratación del Seguro Institucional.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 7PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación del Seguro Institucional.
Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en medio electrónico, a lacompañía aseguradora adjudicada, y recaba acuse de recibo en lacopia.
Pasa el tiempo.
Recibe la Póliza de seguro en original, el Recibo de pago de prima enoriginal y las Condiciones generales de la póliza en original de lacompañía aseguradora, y verifica si están correctos los documentos.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicando loserrores u omisiones y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Envía el Oficio de observaciones en un tanto a la compañíaaseguradora y recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe la Póliza de seguro en original, el Recibo de pago de prima enoriginal y las Condiciones generales de la póliza en original de lacompañía aseguradora a través del(de la) Jefe(a) de Departamentode Administración de Riesgos y archiva de manera cronológicatemporal, el Oficio de observaciones en copia desechando ladocumentación anterior.
Continúa con la actividad No. 12.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene copia de los originales de la Póliza de seguro, el Recibo depago de prima y de las Condiciones generales de la póliza.
Elabora el Oficio de entrega de documentos en original y copia, yrecaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
10.
11.
11A.
11A.1.
11A.2.
12.
13.
Analista Administrativo(a) deSeguros Institucionales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 8PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación del Seguro Institucional.
Turna a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría deFinanzas y Planeación o de la Oficialía Mayor de la Secretaría deEducación, los iguiente:- Oficio de entrega de documentos en original.- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia de laSubdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas yPlaneación o de la Oficialía Mayor de la Secretaría de Educación através del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos.
Integra el Expediente del seguro institucional con los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento en original.- Base de datos de la colectividad asegurable en original.- Oficio de solicitud de cotización en segundo tanto.- Propuesta de aseguramiento en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza de seguro en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente delseguro institucional.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
14.
15.
16.
17.
Analista Administrativo(a) deSeguros Institucionales.
COPIA NO CONTROLADA
C
COMPAÑÍAASEGURADORA
1
OFICIO DEOBSERVACIONES
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE CORREGIDA YDESECHA LA
DOCUMENTACIÓNANTERIOR
O
O
O
( 11A.2 )
CONTRATACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRIMONIALES
JUNIO 2016
INICIO
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOSHUMANOS DE LA SEFIPLAN ODE LA OFICIALÍA MAYOR DE
LA SECRETARÍA DEEDUCACIÓN
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
ANEXO TÉCNICO
ELABORA
1-2T
1-2T
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR DEL
SECTOR
COMPAÑÍAASEGURADORA
COMPAÑÍAASEGURADORA
BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEASEGURAMIENTO
TURNA
O
O
BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEASEGURAMIENTO
RECIBE
O
O
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
( 1 )
BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEASEGURAMIENTO
RECIBE
O
O
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEASEGURAMIENTO
ANALIZA Y ACUERDA
O
O
( 2 )
( 3 )
ANALISTAADMINISTRATIVO(A) DE
SEGUROS INSTITUCIONALES
JEFE(A) DEDEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
( 4 )
CON BASE A LAINFORMACIÓN
ANALIZADA
( 5 )
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS
O
O
O
¿ESTÁN CORRECTOS LOSDOCUMENTOS?
NO
SI
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍAASEGURADORA
1
1
COMPAÑÍAASEGURADORA
( 11 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
( 11A.1 )
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
INTEGRA YRECABA FIRMA
( 6 )
1-2T
1-2T
( 7 ) OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
1T
2T
COMPAÑÍAASEGURADORA
( 8 ) PROPUESTA DEASEGURAMIENTO
RECIBE
O
CON EL(LA)SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBIDO
O
1
( 10 )
OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA
ELABORA, RECABA VISTOBUENO Y FIRMA
( 9 )
O-1
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 11A )
O-1
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRIMONIALES
JUNIO 2016
1
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
1
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OBTIENE
O
O
O
1
1
1
( 12 )
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOSHUMANOS DE LA SEFIPLAN ODE LA OFICIALÍA MAYOR DE
LA SECRETARÍA DEEDUCACIÓN
COMPROBANTE DE PAGO DELA PÓLIZA
RECIBE
1
( 15 )
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOSHUMANOS DE LA SEFIPLAN ODE LA OFICIALÍA MAYOR DE
LA SECRETARÍA DEEDUCACIÓN
EXPEDIENTE DEL SEGUROINSTITUCIONAL
ORDENA
C
FIN
( 17 )
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS.- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS.
( 14 )
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
TURNA Y ERCABA ACUSE DERECIBO
1
O
O
O
O
COMPROBANTE DE PAGO DELA PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DEPOLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA
PROPUESTA DEASEGURAMIENTO
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEASEGURAMIENTO
INTEGRA EL EXPEDIENTE DELSEGURO INSTITUCIONAL
O
O
2T
O
1
1
1
1
1
1
( 16 )
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 13 )
O-1
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
11PÁG.
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Anual.
Contratación de Fianzas de Fidelidad.
La contración de las Fianzas de Fidelidad debe realizarse con apego a lo establecido en el artículo 178 y 228 fracciónIV del Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
La contración de las Fianzas de Fidelidad debe realizarse con las compañías afianzadoras autorizadas por la Secretaríade Hacienda y Crédito Público.
La Base de datos impresa debe ser rubricada en cada una de las hojas por el área administrativa solicitante.
El archivo electrónico de la Base de datos debe contener los siguientes datos: número consecutivo; nombrecompleto del(de la) empleado(a) (empezando por el apellido paterno, materno y nombre(s), puesto y desglosadapor sector).
Caucionar a los servidores públicos que manejan fondos y valores del Gobierno del Estado, a fin de salvaguardar sucorrecta administración.
- Reclamación de siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 12PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Recibe el Oficio de solicitud de afianzamiento con firmaautógrafa en original y la Base de datos de los servidores públicosafianzables en original y archivo electrónico, del áreaadministrativa solicitante y analiza.
Elabora el Oficio de solicitud de cotización a las compañíasafianzadoras y el Anexo técnico ambos en original y copia conbase a la información analizada, y recaba firma del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos en el Oficio.
Envía el Oficio de solicitud de cotización en original y el Anexotécnico ambos en original a las compañías afianzadoras y recabaacuse de recibo en las copias.
Pasa el tiempo.
Recibe las Propuestas de afianzamiento en original de lascompañías afianzadoras y elabora el Cuadro comparativo depropuestas en un tanto.
Turna el Cuadro comparativo de propuestas en un tanto al(a la)Jefe(a) del Departamento de Administración de Riesgos, para elanalisis, determinación de la compañía afianzadora a adjudicar yautorización del(de la) Titular del Sector.
Recibe el Cuadro comparativo de propuestas en un tanto y demanera verbal la compañía afianzadora a adjudicar del(de la)Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.
Pasa el tiempo.
Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original ycopia, y recaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.
Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y laBase de datos de la colectividad a afianzar en archivo electrónicoa la compañía afianzadora adjudicada, y recaba acuse de recibo enla copia.
Pasa el tiempo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Contratación de Fianzas de Fidelidad.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 13PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación de Fianzas de Fidelidad.
Recibe la Póliza de fianza en original, el Recibo de pago de primaen original y las Condiciones generales de la póliza en original dela compañía afianzadora, y verifica si están correctos losdocumentos.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos a través del(de la) Jefe de(a) Departamento deAdministración de Riesgos.
Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva demanera cronológica temporal.
Pasa el tiempo.
Recibe la Póliza de fianza en original, el Recibo de pago de primaen original y las Condiciones generales de la póliza en original dela compañía afianzadora, desechando la documentación anterior.
Continúa con la actividad No. 10.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene una copia de los siguientes documentos:- Póliza de fianza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.
Elabora el Oficio de entrega de documentos en original y copia, yrecaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel(de la) Jefe(a) del Departamento de Administración de Riesgos.
Turna el Oficio de entrega de documentos en original, la Pólizade fianza en original, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original al áreaadministrativa solicitante, recabando acuse de recibo en el Oficioen copia.
Pasa el tiempo.
9.
9A.
9A.1
9A.2.
10.
11.
12.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 14PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación de Fianzas de Fidelidad.
Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia del áreaadministrativa solicitante.
Elabora el Expediente del afianzamiento e integra los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de afianzamiento en original.- Base de datos de servidores públicos afianzables en original.- Oficio de solicitud de cotización en copia.- Anexo técnico en copia.- Propuestas de afianzamiento en original.- Cuadro comparativo de propuestas en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza de fianza en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel afianzamiento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
13.
14.
15.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADAC
CONTRATACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRIMONIALES
JUNIO 2016
INICIO
ÁREAADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
COMPAÑÍAASEGURADORA
COMPAÑÍAASEGURADORA
( 1 )
BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEAFIANZAMIENTO
RECIBE Y ANALIZA
O
O
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE FIANZA
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS
O
O
O
¿ESTÁN CORRECTOS LOSDOCUMENTOS?
NO
SI
COMPAÑÍAASEGURADORA
1
( 9 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
( 9A.1 )
CUADRO COMPARATIVO DEPROPUESTAS
TURNA
1T
PARA EL ANÁLISIS,DETERMINACIÓN DE LA
COMPAÑÍA AFIANZADORA AADJUDICAR Y AUTORIZACIÓN
DEL TITULAR DEL SECTOR
JEFE(A) DEDEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
CUADRO COMPARATIVO DEPROPUESTAS
RECIBE
1T
DE MANERAVERBAL, LA
COMPAÑÍA AADJUDICAR
JEFE(A) DEDEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS COMPAÑÍAASEGURADORA
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE CORREGIDA YDESECHA LA
DOCUMENTACIÓNANTERIOR
O
O
O
( 9A.2 )
( 5 )
( 6 )
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
( 3 )
COMPAÑÍAASEGURADORA
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
1
O
CUADRO COMPARATIVO DEPROPUESTAS
PROPUESTA DEAFIANZAMIENTO
RECIBE Y ELABORA
O
1T
( 4 )
SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONESGUERNAMENTALES,
ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍAASEGURADORA
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
1
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE FIANZA
OBTIENE
O
O
O
1
1
1
( 10 )
1
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
O-1
( 2 )
OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA
ELABORA, RECABA VISTOBUENO Y FIRMA
( 7 )
O-1
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
( 8 )
O
1
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 9A )
O-1
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRIMONIALES
JUNIO 2016
1
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
ÁREA ADMINISTRATIVASOLICITANTE
COMPROBANTE DE PAGO DELA PÓLIZA
RECIBE
1
( 13 )
ÁREA ADMINISTRATIVASOLICITANTE
EXPEDIENTE DELAFIANZAMIENTO
ORDENA
C
FIN
( 15 )
COMPROBANTE DE PAGO DELA PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DEPOLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE FIANZA
1
1
1
1
1
OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE POLIZA
CUADRO COMPARATIVO DEPROPUESTAS
PROPUESTA DEAFIANZAMIENTO
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEAFIANZAMIENTO
INTEGRA EL EXPEDIENTE DELAFIANZAMIENTO
O
O
1
1
O
O
( 14 )
1
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS.- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS.
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
ELABORA Y RECABA FIRMA
O
1
( 11 )
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
TURNA Y ERCABA SELLO DERECIBIDO
O
1
O
O
O
( 12 )
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
17PÁG.
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Anual.
Contratación de Seguros Patrimoniales.
La contratación del Seguro Patrimonial que determinen las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado debencontener la disponibilidad presupuestal conforme a lo establecido en el artículo 10 de Ley de Adquisiciones,Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Los montos para determinar la modalidad en la cual se llevará la contratación deben ser los establecidos en elartículo 27 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
La contración del Seguro Patrimonial debe realizarse con apego a lo establecido en el artículo 85 de la Ley deAdquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave, artículo 228 fracción IV del Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llavey en el artículo 16 de los Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz.
Para el aseguramiento de vehículos terrestres, las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado deben anexar elformato Único de requisición de seguros para vehículos terrestres de las Dependencias del Poder Ejecutivo(F-URS).
Las solicitudes de aseguramiento para bienes inmuebles y muebles (edificios y contenidos) deben adicionar unAnexo en el programa excel que contenga los siguientes datos:- Ubicación del inmueble.- Descripción del inmueble (materiales de construcción, números de pisos, otros).- Valor catastral.- Inventario de contenidos.- Valor de los contenidos.
Salvaguardar la integridad del patrimonio del Poder Ejecutivo del Estado o de aquel sobre el cual tengaresponsabilidad.
- Inherentes al Departamento de Licitaciones.- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
JUNIO 2016 18PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS
En las solicitudes de aseguramiento para aeronaves deben adicionar un Anexo en el programa excel que contengalos siguientes datos:- Descripción de las aeronaves: número consecutivo, marca, tipo, modelo, número de serie, matrícula,
capacidad (tripulación y otros), valor asegurado, uso, límites geográficos, aeropuertos y empresas que les danmantenimiento.
- Datos de los pilotos: nombre, número de licencia y vigencia, vigencia de examen médico, indicación de lasaeronaves para las cuales está capacitado y las horas de vuelo por aeronave.
El(La) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos en el caso de realizar una ampliación a unaLicitación, debe verificar que no haya expirado el plazo de la vigencia de la póliza y que no rebase el 20% de lamisma, asimismo debe realizar el Oficio de solicitud de ampliación recabando firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
El(La) Analista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales debe recibir de la compañía adjudicada el Escrito enoriginal y verificar en éste, que el representante legal de la compañía acepte las condiciones especiales deaseguramiento
Contratación de Seguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 19PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Recibe los siguientes documentos de la Dependencia a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos:- Oficio de solicitud de aseguramiento en original con firma
autógrafa.- Base de datos de los bienes asegurables en original y vía
electrónica.- Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) con el Registro de
Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI) en copia.
Analiza el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y laBase de datos de los bienes asegurables en original, elabora elAnexo técnico en dos tantos, y obtiene visto bueno del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.
Identifica la modalidad en la que se llevará a cabo la contratacióndel seguro.
¿En qué modalidad se llevará a cabo la contratación?
En caso de ser una licitación:
Turna el Anexo técnico en un tanto y archivo electrónico alDepartamento de Procedimientos de Contratación a travésdel(de la) Jefe(a) del Departamento de Administración de Riesgos,para la elaboración de las bases de licitación.
Conecta con los procedimientos:- Inherentes al Departamento de Procedimientos de Contratación.
Recibe las Propuestas técnicas y económicas en original delDepartamento de Procedimientos de Contratación a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos,para su análisis.
Elabora el Cuadro comparativo de propuestas en original, conbase en las Propuestas técnicas y económicas en original y recabafirma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Turna las Propuestas técnicas y económicas en original y elCuadro comparativo de propuestas en original y en electrónico alDepartamento de Procedimientos de Contratación a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.
1.
2.
3.
3A.
3A.1
3A.2
3A.3
Contratación de Seguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 20PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación de Seguros Patrimoniales.
Conecta con los procedimientos:- Inherentes al Departamento de Procedimientos de Contratación.
Recibe la Póliza en original, el Recibo de pago de prima enoriginal, las Condiciones generales de la póliza en original, elEscrito en original de la compañía adjudicada y verifica si estáncorrectos los documentos, validando que el monto de los reciboscoincida con la propuesta económica presentada por el licitanteadjudicado.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora y recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradora através del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos:- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.- Escrito en originalDesecha los documentos anteriores y archiva de maneracronológica temporal, el Oficio de observaciones en copia.
Continúa con la actividad No. 3C.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene una copia de la Póliza original, el Recibo de pago de primaoriginal y de las Condiciones generales de la póliza en original.
Solicita y recibe el Acta de la junta de presentación y apertura deproposiciones en copia, Dictamen técnico-económico en copia yNotificación de fallo de la compañía adjudicada en copia delDepartamento de Procedimientos de Contratación
3A.4
3B.
3B.1.
3B.2.
3C.
3C.1.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 21PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación de Seguros Patrimoniales.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Elabora el Oficio de entrega de documentos en original y copia, yrecaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Envía los siguientes documentos a la Dependencia solicitante:- Oficio de entrega de documentos en original.- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.- Acta de la junta de presentación y apertura de proposiciones en
copia.- Dictamen técnico-económico en copia.- Notificación de fallo de la compañía adjudicada en copia.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia de laDependencia solicitante.
Elabora el Expediente del seguro patrimonial e integra lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento con firma autográfa en
original.- Base de datos de los bienes asegurables en original.- Anexo Técnico en un tanto.- DSP con el RPAI en copia.- Póliza en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Escrito en original.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel seguro patrimonial.
Fin.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Finanzas.
3C.2
3C.3
3C.4
3C.5
3C.6
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 22PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación de Seguros Patrimoniales.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
En caso de ser una adjudicación directa:
Elabora el Oficio de solicitud de cotización a las compañíasaseguradoras en original y copia, con base en la informaciónanalizada, integra el Anexo técnico en un tanto y recaba firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos en el Oficio.
Envía el Oficio de solicitud de cotización en original y el Anexotécnico en un tanto y vía electrónica a las compañíasaseguradoras, recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe las Propuestas de aseguramiento en original de lascompañías aseguradoras a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos y elabora el Cuadrocomparativo de propuestas en un tanto.
Analiza y determina la compañía de seguros a adjudicar con base alCuadro comparativo de propuestas en un tanto.
Pasa el tiempo.
Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original ycopia y recaba visto bueno del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del(de la) Titular del Sector.
Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y laBase de datos en archivo electrónico a la compañía adjudicada,recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe los siguientes documentos de la compañía adjudicada:- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en originalY verifica si están correctos los documentos.
¿Están correctos los documentos?
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 23PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del(de la) Subdirector(a)de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora y recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradora através del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos:- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en originalDesecha los documentos anteriores y archiva de maneracronológica temporal el Oficio de observaciones en copia.
Continúa con la actividad No. 11.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene una copia de la Póliza en original, el Recibo de pago deprima en original y de las Condiciones generales de la póliza enoriginal.
Elabora el Oficio de entrega de documentos en original y copia, yrecaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Envía los siguientes documentos a la Dependencia solicitante:- Oficio de entrega de documentos en original.- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia de laDependencia solicitante.
Contratación de Seguros Patrimoniales.
10A.
10A.1
10A.2.
11.
12.
13.
14.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 24PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elabora el Expediente del seguro patrimonial e integra lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento en original.- Base de datos en original.- DSP con el RPAI en copia.- Oficio de solicitud de cotización en copia.- Anexo técnico en segundo tanto.- Propuestas de aseguramiento en original.- Cuadro comparativo de propuestas en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel seguro patrimonial.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
15.
16.
Contratación de Seguros Patrimoniales.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADADICTAMEN DE SUFICIENCIAPRESUPUESTAL (DSP) CONEL REGISTRO DEPROCEDIMIENTOS DEADQUISICIÓN E INERSIÓN(RPAI)
CONTRATACIÓN DE SEGUROS PATRIMONIALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRIMONIALES
JUNIO 2016
ANEXO TÉCNICO
BASE DE DATOS
INICIO
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEASEGURAMIENTO
RECIBE
O
O
DEPENDENCIA
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
IDENTIFICA LA MODALIDADEN LA QUE SE LLEVARÁ A
CABO LA CONTRATACIÓNDEL SEGURO
¿EN QUÉ MODALIDAD SELLEVARÁ A CABO LA
CONTRATACIÓN?
ANEXO TÉCNICO
TURNA
1T
DEPARTAMENTO DEPROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
DEPARTAMENTO DEPROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
CUADRO COMPARATIVO DEPROPUESTAS
ELABORA Y RECABA FIRMA
O
CON BASE EN LASPROPUESTASTÉCNICAS Y
ECONÓMICAS
DEPARTAMENTO DEPROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
VALIDANDO QUE ELMONTO DE LOS RECIBOS
COINCIDA CON LAPROPUESTA ECONÓMICA
PRESENTADA POR ELLICITANTE ADJUDICADO
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍAASEGURADORA
¿ESTÁN CORRECTOS LOSDOCUMENTOS?
NO
SI
1
LICITACIÓN
2
ADJUDICACIÓNDIRECTA
C
1
( 1 )
( 3 )
( 3A )
INHERENTES ALDEPARTAMENTO DEPROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
PROPUESTAS TÉCNICAS YECONÓMICAS
RECIBE PARA ANÁLISIS
O
( 3A.1 )
( 3A.2 )
CUADRO COMPARATIVODE PROPUESTAS
CUADRO COMPARATIVO DEPROPUESTAS
PROPUESTAS TÉCNICAS YECONÓMICAS
TURNA
O
O
( 3A.4 )
INHERENTES ALDEPARTAMENTO DEPROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
ESCRITO
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS
O
O
O
COMPAÑÍAADJUDICADA
O
( 3A.5 )
INDICANDOLOS ERRORES U
OMISIONES
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
1
OFICIO DEOBSERVACIONES
COMPAÑÍAASEGURADORA
ESCRITO
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
RECIBE Y DESECHA LAANTERIOR
O
O
O
O
( 3B.1 )
( 3B.2 )
( 3C )
CONDICIONES GENERALES DELA ´PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OBTIENE
O
O
O
1
1
1
ANEXO TÉCNICO
1-2T
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEASEGURAMIENTO
ANALIZA, ELABORA YOBTIENE VISTO BUENO
O
O
( 2 )SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 3B )
O-1
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DE SEGUROS PATRIMONIALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRIMONIALES
JUNIO 2016
1
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
DEPENDENCIASOLICITANTE
COMPROBANTE DE PAGO DELA PÓLIZA
RECIBE
1
DEPENDENCIASOLICITANTE
EXPEDIENTE DEL SEGUROPATRIMONIAL
ORDENA
C
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
2
CON BASE EN LAINFORMACIÓN
ANALIZADA
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍASASEGURADORAS
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL(DE LA)TITULAR DEL SECTOR
COMPAÑÍAADJUDICADA
COMPAÑÍAADJUDICADA
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS
O
O
O
3
FIN
DEPARTAMENTO DEPROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN
NOTIFICACIÓN DE FALLO
DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO
ACTA DE LA JUNTA
SOLICITA Y RECIBE
1
1
1
( 3C.1 )
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
NOTIFICACIÓN DE FALLO
DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO
ACTA DE LA JUNTA
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
O
O
O
1
1
1
1
( 3C.3 )
( 3C.4 )
( 3C.6 )
COMPAÑÍAASEGURADORA
( 10 )
COMPROBANTE DE PAGO DEPÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
ESCRITO
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE RPIMA
PÓLIZA
DSP CON EL RPAI
ANEXO TÉCNICO
BASE DA DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEASEGURAMIENTO
ELABORA EL EXPEDIENTE DELSEGURO PATRIMONIAL E
INTEGRA
O
O
2T
1
1
1
1
O
1
( 3C.5 )
1
( 5 )
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
ANEXO TÉCNICO
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1T
1
CUADRO COMPARATIVO DEPROPUESTAS
PROPUESTAS DEASEGURAMIENTO
RECIBE Y ELABORA
O
1T
( 6 )
CUADRO COMPARATIVO DEPROPUESTAS
ANALIZA Y DETERMINA LACOMPAÑÍA DE SEGUROS A
ADJUDICAR
( 7 )
1T
OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA
ENVPIA Y RECABA SELLO DERECIBIDO
( 9 )
O
1
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 3C.2 )
O-1
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
ELABORA, INTEGRA YRECABA FIRMA
O-1
1T
( 4 )
OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA
ELABORA, RECABA VISTOBUENO Y FIRMA
( 8 )
O-1
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DE SEGUROS PATRIMONIALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRIMONIALES
JUNIO 2016
3
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOSDOCUMENTOS?
SI
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍAASEGURADORA
COMPAÑÍAASEGURADORA
C
NO
DEPENDENCIASOLICITANTE
EXPEDIENTE DEL SEGUROPATRIMONIAL
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
( 10A.1 )
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OBTIENE
O
1
O
1
O
1
( 11 )
DEPENDENCIAOFICIO DE OBSERVACIONES
1
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
RECIBE CORREGIDAS YDESECHA LA ANTERIOR
O
O
O
( 10A.2 )
( 14 ) COMPROBANTE DE PAGO DELA PÓLIZA
RECIBE
1
1F
COMPROBANTE DE PAGO DELA PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA
1
1
1
1
1
1
CUADRO COMPARATIVO DEPROPUESTAS
PROPUESTAS DEASEGURAMIENTO
ANEXO TÉCNICO
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
1
2T
O
O
DSP CON EL RPAI
BASE DE DATOS
OFICIO DE SOLICITUD DEASEGURAMIENTO
ELABORA EL EXPEDIENTE DELSEGURO PATRIMONIAL E
INTEGRA
O
O
1
( 15 )
( 16 )
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
O
O
O
1
( 13 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 10A )
O-1
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS
ELABORA, IMPRIME Y RECABAFIRMA
( 12 )
O-1
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO ALMISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
28PÁG.
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Anual.
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.
La contratación del seguro debe realizarse con las compañías aseguradoras en el ramo de daños y autorizadas porla Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
El(La) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos debe mencionar en la Tarjeta de autorización lainformación del Cuadro resumen de la infraestructura a asegurar, coberturas, sumas aseguradas, costo de la primay demás condiciones de la póliza.
El(La) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos debe incluir en el Oficio de solicitud de emisión depóliza que se envía a la compañía aseguradora adjudicada, los valores de la infraestructura asegurada por sector.
Salvaguardar la infraestructura propiedad del Gobierno del Estado o aquella sobre la cual tenga responsabilidaddirecta o indirecta, así como garantizar apoyos para la población de bajos ingresos.
- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 29PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Recibe la instrucción de llevar a cabo la contratación del segurodel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, define las coberturas, sumasaseguradas y las condiciones de aseguramiento convenientes yacuerda los sectores a asegurar con el(la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Elabora el Oficio de solicitud de información a los diversossectores de la infraestructura a su cargo, susceptible deaseguramiento en original y copia, y recaba firma del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Envía a los sectores respectivos el Oficio de solicitud deinformación en original y recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe la Información de la infraestructura susceptible deaseguramiento en original y en archivo electrónico de los sectoresrespectivos, analiza y acuerda con el(la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, la infraestructura asegurable.
Elabora el Cuadro resumen en dos tantos con los datos de lainfraestructura asegurable, y el Oficio de solicitud de cotización ala compañía de seguros en original y copia, y recaba firma en elOficio del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Envía el Oficio de solicitud de cotización en original y el Cuadroresumen en dos tantos a la compañía aseguradora, recabandoacuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe la Propuesta de aseguramiento en original de la compañíaaseguradora y revisa las condiciones de contratación con el(la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Elabora la Tarjeta de autorización en original y turna al(a la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, para recabar la autorizacióndel(de la) Titular del Sector.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 30PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.
Pasa el tiempo.
Recibe la Tarjeta de autorización en original del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, con la autorizaciónrespectiva.
Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original ycopia, recaba visto bueno del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del( de la) Titular(a) del Sector.
Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original a lacompañía aseguradora adjudicada y recaba acuse de recibo en lacopia.
Pasa el tiempo.
Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradoraadjudicada:- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.Y verifica si están correctos los documentos.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del(de la) Subdirector(a)de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora adjudicada y recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradoraadjudicada:- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en originalDesecha los documentos anteriores y archiva de maneracronológica temporal, el Oficio de observaciones en copia.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
9.
10.
11.
12.
12A.
12A.1
12A.2
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 31PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Continúa con la actividad No. 13.
En caso de estar correctos los documentos:
Obtiene una copia de los siguientes documentos:- Carátula de la Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Tarjeta de autorización en original.
Turna los siguientes documentos al Departamento deConsolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones, para queefectúe el pago correspondiente:- Carátula de la Póliza de seguro en copia.- Recibo de pago de prima en original.- Tarjeta de autorización en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia delDepartamento de Consolidación, Registro y Evaluación deAdquisiciones.
Elabora el Expediente del seguro contra desastres naturales eintegra los siguientes documentos:- Oficio de solicitud de información en copia.- Información de la infraestructura en original.- Oficio de solicitud de cotización en copia.- Cuadro resumen en segundo tanto.- Propuesta de aseguramiento en original.- Tarjeta de autorización en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en original.- Comprobante de pago de la póliza en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel seguro contra desastres naturales.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
13.
14.
15.
16.
17.
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
INICIO
RECIBE LA INSTRUCCIÓN,DEFINE Y ACUERDA LOSSECTORES A ASEGURAR
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
SECTORESRESPECTIVOS
SECTORESRESPECTIVOS
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍAASEGURADORA
PROPUESTA DEASEGURAMIENTO
RECIBE Y REVISA
O
COMPAÑÍAASEGURADORA
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
ELABORA Y TURNA
O
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
RECIBE
O
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR
DEL SECTOR
COMPAÑÍAASEGURADORA
1
A LOS DIFERENTESSECTORES DE
INFRAESTRUCTURA ASU CARGO SUSCEPTIBLE
DE ASEGURAMIENTO
OFICIO DE SOLICITUD DEINFORMACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
INFORMACIÓN DE LAINFRAESTRUCTURA
INFORMACIÓN DE LAINFRAESTRUCTURA
RECIBE, ANALIZA Y ACUERDALA INFRAESTRUCTURA
ASEGURABLE
O
( 1 )
( 3 )
( 4 )
( 7 )
( 8 )
AUTORIZADAPOR EL TITULAR
DEL SECTOR
OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
COMPAÑÍAASEGURADORA
( 9 )
( 11 )
CON EL(LA)SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
1
CUADRO RESUMEN
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1-2T
( 6 )
CON EL(LA)SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
O
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS
O
O
( 12 )
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍAASEGURADORA
COMPAÑÍAASEGURADORA
C
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
CARÁTULA DE LA PÓLIZADESEGURO
OBTIENE
O
1
O
O
1
1
¿ESTÁN CORRECTOS LOSDOCUMENTOS?
INDICANDOLOS ERRORES U
OMISIONES
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
OFICIO DE OBSERVACIONES
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
RECIBE Y DESECHA LOSDOCUMENTOS ANTERIORES
O
O
O
1
( 12A.1 )
( 12A.2 )
( 13 )
NO
SI
OFICIO DE SOLICITUD DEINFORMACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 2 )
O-1
1
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
CUADRO RESUMEN
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 5 )
1-2T
O OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA
ELABORA, RECABA VISTOBUENO Y FIRMA
( 10 )
O-1
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 12A )
O-1
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
1
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
CARÁTULA DE LA PÓLIZA DESEGURO
TURNA
DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN,REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS
ADQUISICIONES
COMPROBANTE DE PAGO DELA PÓLIZA
RECIBE
1
DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN,REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS
ADQUISICIONES
EXPEDIENTE DEL SEGUROCONTRA DESASTRESNATURALES
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS
Y FIANZAS
1
O
1
COMPROBANTE DE PAGO DELA PÓLIZA
CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA
RECIBO DE PAGO DE PRIMA
PÓLIZA DE SEGURO
OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA
TARJETA DE AUTORIZACIÓN
PROPUESTA DEASEGURAMIENTO
CUADRO RESUMEN
OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN
INFORMACIÓN DE LAINFRAESTRUCTURA
OFICIO DE SOLICITUD DEINFORMACIÓN
ELABORA EL EXPEDIENTE DELSEGURO CONTRA DESASTRES
NATURALES E INTEGRA
1
O
1
2T
O
O
1
O
1
O
1
PARA QUE EFECTÚEEL PAGO
CORRESPONDIENTE
( 14 )
( 15 )
( 16 )
( 17 )
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO ALMISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
34PÁG.
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Mensual, en los siniestros de auto y vida.Semestral, en los siniestros de edificios, contenidos y fianzas de fidelidad.Eventual, en los siniestros por desastres naturales.
Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
En las contrataciones de seguros mediante procesos licitatorios y de adjudicación directa, el Departamento deAdministración de Riesgos debe establecer el medio de envío y la periodicidad del informe de los siniestrosocurridos durante la vigencia de la póliza, mismo que debe remitir la compañía adjudicada.
La compañía de seguros o de fianzas y las Dependencias del Poder Ejecutivo deben enviar durante los primeros 5días del mes, según les corresponda, el Reporte de siniestros conforme al formato de Registro mensual desiniestros al(a la) Jefe(a) del Departamento de Administración de Riesgos.
El Analista Administrativo(a) de Registro y Control Patrimonial debe comparar el Reporte mensual de siniestrosactual con el Reporte anterior, y en caso de registrar movimientos y elaborar las gráficas respectivas.
Mantener actualizada la estadística de los siniestros ocurridos durante la vigencia de las pólizas de seguros y fianzasde fidelidad.
Ninguno.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 35PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo(a) deRegistro y Control Patrimonial.
Recibe los Reportes de siniestros en un tanto y archivoelectrónico de la compañía de seguros o de fianzas y de lasDependencias del Poder Ejecutivo, revisa y turna al AnalistaAdministrativo(a) de Registro y Control Patrimonial.
Recibe los Reportes de siniestros en un tanto del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos y verifica que todaslas Dependencias hayan entregado el respectivo reporte.
¿Todas las Dependencias entregaron el reporte respectivo?
En caso de no haber entregado todas las Dependencias el reporterespectivo:
Solicita y recibe el Reporte de siniestros en un tanto y archivoelectrónico de la Dependencia correspondiente.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de haber entregado todas las Dependencias el reporterespectivo:
Analiza los Reportes de siniestros en un tanto y verifica sicoincide la información de la siniestralidad de las Dependenciascon lo informado por las compañías de seguros o fianzas.
¿Coincide la información?
En caso de no coincidir la información:
Establece comunicación con la compañía de seguros o fianzas y/ocon la Dependencia que corresponda y concilia la información.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de coincidir la información:
Elabora el Reporte mensual de siniestros en un tanto y en caso deregistrar movimientos, elabora las gráficas respectivas.
Informa el comportamiento de la siniestralidad al(a la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos
Pasa el tiempo.
1.
2.
2A.
3.
3A.
4.
5.
Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 36PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
6.
7.
8.
9.
Elabora el Reporte anual de siniestralidad en un tanto, con baseen el Reporte mensual de siniestros.
Informa el comportamiento de la siniestralidad durante la vigenciade la póliza al(a la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.
Elabora el Expediente de la siniestralidad e integra los siguientesdocumentos:- Reportes de siniestros en un tanto.- Reporte mensual de siniestros en un tanto.- Reporte anual de siniestralidad en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la siniestralidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Analista Administrativo(a) deRegistro y Control Patrimonial.
COPIA NO CONTROLADA
INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
( 1 )
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE REGISTRO Y CONTROL PATRIMONIAL
INICIO
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A)DE REGISTRO Y CONTROL
PATRIMONIAL
JEFE(A) DE DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
¿TODAS LAS DEPENDENCIASENTREGARON EL REPORTE
RESPECTIVO?
NO
DEPENDENCIACORRESPONDIENTE
SI
¿COINCIDE LA INFORMACIÓN?ESTABLECE COMUNICACIÓN
Y CONCILIA LAINFORMACIÓN
NO
SI
INFORMA ELCOMPORTAMIENTO DE LA
SINIESTRALIDAD
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
REPORTE ANUAL DESINIESTRALIDAD
ELABORA
1T
CON BASE ENEL REPORTEMENSUAL DESINIESTROS
INFORMA ELCOMPORTAMIENTO DE LASINIESTRALIDAD DURANTELA VIGENCIA DE LA PÓLIZA
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
REPORTE ANUAL DESINIESTRALIDAD
REPORTE MENSUAL DESINIESTROS
REPORTES DE SINIESTROS
ELABORA EL EXPEDIENTE DELA SINIESTRALIDAD E
INTEGRA
1T
1T
1T
EXPEDIENTE DE LASINIESTRALIDAD
ORDENA
C
FIN
COMPAÑÍAS DE SEGUROS OFIANZAS Y DE LAS DEPENDENCIAS
DEL PODER EJECUTIVO
REPORTES DESINIESTROS
REPORTES DE SINIESTROS
RECIBE, REVISA Y TURNA
1T
REPORTES DESINIESTROS
REPORTES DE SINIESTROS
RECIBE Y VERIFICA QUETODAS LAS DEPENDENCIAS
HAYAN ENTREGADO ELRESPECTIVO REPORTE
1T
REPORTES DESINIESTROS
REPORTES DE SINIESTROS
SOLICITA Y RECIBE
1T
Y EN CASO DE REGISTRARMOVIMIENTOS, ELABORA AS
GRÁFICAS RESPECTIVASREPORTE MENSUAL DESINIESTROS
ELABORA
1T
REPORTES DE SINIESTROS
ANALIZA Y VERIFICA SICOINCIDE LA INFORMACIÓN
1T
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 2A )
( 3A )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
COMPAÑÍA DESEGUROS O FIANZAS
Y/O CON LADEPENDENCIA
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO ALMISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
38PÁG.
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Eventual.
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
El Departamento de Administración de Riesgos debe presentar la reclamación de los daños a la compañía de seguros,cuando el monto de los daños sea superior al deducible que corresponda.
Cuando se trate de daños materiales, el Analista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales debe verificar losiguiente:- Entrega por el ajustador del volante de admisión para la reparación de la unidad siniestrada.- Entrada de la unidad al taller o agencia que corresponda.- Realización del levantamiento del inventario de la recepción de la unidad.
Cuando la unidad haya sido determinada como pérdidad total, las áreas administrativas deben entregar alDepartamento de Administración de Riesgos, el Expediente del siniestro con la siguiente documentación deacuerdo al tipo de siniestro.
Por daños materiales:- Factura endosada a favor de la compañía aseguradora en original.- Licencia de manejo en copia.- Constancia de tenencias y/o Pago de derechos en original.- Baja de placas y Recibo de pago en original.- Comprobante de domicilio de la Dependencia en copia.- Tarjetón del registro federal de vehículos (modelos anteriores 1990) en original.- Póliza en original.- Llaves del vehículo.- Identificación oficial de la persona que endose la factura en copia.- Registro federal de contribuyentes de la Dependencia en copia.- Nombramiento de la persona que endose la factura en copia.
Por responsabilidad civil por daños a terceros y responsabilidad civil de viajero:- Credencial oficial del afectado en copia.- Comprobante de domicilio del afectado en copia.
Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante la compañía de segurosla indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los terceros afectados.
- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
COPIA NO CONTROLADA
JUNIO 2016 39PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS
- Documento del ministerio público en copia certificada o el Documento que levante la Policía Federal, Local oTránsito.
- Cotización o Factura de los daños afectados.
El Departamento de Administración de Riesgos debe verificar que el ajustador otorgue las órdenes de admisiónmédica e indique los hospitales a los cuales puede ingresar el lesionado, así como confirmar el ingreso, estancia yalta de los lesionados con la atención correspondiente, cuando existan Gastos médicos de ocupantes yconductor en el siniestro.
El Departamento de Administración de Riesgos debe tramitar el reembolso de los gastos médicos, cuando por laurgencia y lesión del Afectado, éste sea ingresado a un hospital diferente al de la compañía de seguros, y solicitara los familiares del mismo, los siguientes Documentos:- Factura del sanatorio en original.- Recibos de honorarios médicos, en original.- Estudios médicos que se hayan practicado por motivo del accidente.- Identificación oficial del lesionado, en copia.- Comprobante de domicilio del lesionado, en copia.
En caso de fallecimiento, debe solicitar lo siguiente:- Acta de defunción y Comprobantes de gastos en original, en caso de afectar gastos funerarios.- Identificación oficial con fotografía del fallecido, en copia.- Identificación oficial con fotografía del beneficiario, en copia.- Comprobante de domicilio del beneficiario, en copia.
En el caso de que exista el Robo total de la unidad, el área administrativa que tiene a cargo el vehículo debeentregar al Departamento de Administración de Riesgos la siguiente Documentación:- Factura endosada a favor de la compañía aseguradora, en original.- Constancia de tenencias y/o Pago de derechos, en original.- Comprobante de domicilio de la Dependencia, en copia.- Tarjetón del registro federal de vehículos (modelos anteriores 1990), en original.- Póliza en original.- Identificación oficial del Jefe de la Unidad Administrativa, en copia.- Registro federal de contribuyentes de la Dependencia, en copia.- Nombramiento del Jefe de la Unidad Administrativa, en copia.- Averiguación previa del Agente del Ministerio Público, en copia certificada.- Constancia de la policía federal, en copia certificada.- Constancia de la policía estatal y tránsito o policía judicial, en copia certificada.
El Departamento de Administración de Riesgos debe verificar, cuando exista Rotura de cristales de la unidad,que el área administrativa que tiene a cargo el vehículo, ingrese el mismo a la cristalería designada por lacompañía de seguros.
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 40PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal la notificación del siniestro del(de la)afectado(a) y notifica al Analista Administrativo(a) de SegurosPatrimoniales.
Recibe de manera verbal la notificación del siniestro del(de la)Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos, y verificasi ya fue reportado el siniestro a la aseguradora.
¿Fue reportado el siniestro a la aseguradora?
En caso de no haber sido reportado el siniestro:
Asesora e indica al(a la) afectado(a) que debe reportar el siniestroa la aseguradora.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de haber sido reportado el siniestro:
Solicita el número de siniestro, número de póliza, inciso y nombredel conductor, al(a la) afectado(a).
Verifica la atención en tiempo y forma de la compañía de seguros yel tipo de siniestro.
¿Qué tipo de siniestro es?
En caso de ser por robo total:
Solicita y recibe los Documentos correspondientes del áreaadministrativa que tiene a cargo el vehículo, revisando que esténdebidamente integrados y los archiva de manera cronológicatemporal.
Fin.
En caso de ser por daños materiales:
Verifica lo siguiente:- Entrega por el ajustador, del volante de admisión para la
reparación de la unidad siniestrada.- Entrada de la unidad al taller o agencia que corresponda.- Realización del levantamiento del inventario de la recepción de la
unidad.
1.
2.
2A.
3.
4.
4A.
5.
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 41PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
6.
7.
7A.
7A.1.
7B.
7C.
7C.1.
7C.2.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Solicita y recibe el Volante de admisión en copia y el Vale derecepción de la unidad en copia del área administrativa.
Pasa el tiempo.
Verifica la entrega y envío de la evaluación de daños a la compañíaaseguradora por el taller o agencia y si la unidad será reparada odeterminada como pérdida total.
¿La unidad será reparada o determinada como pérdida total?
En caso de que la unidad sea reparada:
Confirma la reparación total de los daños a la unidad siniestrada,así como la fecha programada de entrega de la unidad, con lacompañía de seguros.
Pasa el tiempo.
Verifica la entrega de la unidad reparada en la fecha programadacon la compañía de seguros.
¿Fue entregada la unidad reparada?
En caso de no haber sido entregada la unidad reparada:
Investiga las razones del incumplimiento y gestiona la entrega de launidad.
Continúa con la actividad No. 7C.
En caso de haber sido entregada la unidad reparada:
Investiga el monto del deducible a pagar con la compañía deseguros e informa el monto al área administrativa que tiene acargo el vehículo.
Pasa el tiempo.
Solicita y recibe el Pago del deducible en copia del áreaadministrativa que tiene a cargo el vehículo, y confirma con esta, laentrega-recepción del vehículo.
Solicita y recibe el Finiquito en copia y la Carta garantía en copiadel área administrativa que tiene a cargo el vehículo.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 42PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
7C.3.
7C.4.
8.
9.
9A.
10.
11.
Elabora el Expediente del siniestro e integra el Pago deldeducible en copia, el Finiquito en copia y la Carta garantía encopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel siniestro.
Fin.
En caso de que la unidad sea pérdida total:
Verifica que el área administrativa que tiene a cargo el vehículo,reciba de la compañía aseguradora la notificación de ladeterminación de la pérdida total por colisión y que inicie laintegración del expediente respectivo.
Pasa el tiempo.
Recibe el Expediente del siniestro del área administrativa quetiene a cargo el vehículo, de acuerdo a las causas de origen delsiniestro y verifica esté debidamente integrado.
¿Está debidamente integrado el Expediente del siniestro?
En caso de no estar debidamente integrado el Expediente delsiniestro:
Solicita y recibe la Documentación faltante del áreaadministrativa que tiene a cargo el vehículo.
Continúa con la actividad No. 10.
En caso de estar debidamente integrado el Expediente delsiniestro:
Obtiene una copia del Expediente de siniestro y elabora el Oficiode cobro de indemnización por pérdida total en original y copia, yrecaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Envía el Oficio de cobro de indemnización por pérdida total enoriginal y el Expediente del siniestro en copia a la compañíaaseguradora, recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 43PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.
Recibe el Cheque de indemnización de la compañía aseguradora,revisa los datos y verifica que estén correctos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones del cheque, y recaba firma del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Envía el Oficio de observaciones en original, el Cheque deindemnización a la compañía aseguradora y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de observaciones encopia.
Continúa con la actividad No. 12.
En caso de estar correctos los datos:
Elabora el Oficio de entrega de cheque por indemnización enoriginal y copia dirigido al Tesorero, y recaba firma del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Turna el Oficio de entrega de cheque por indemnización enoriginal y el Cheque de indemnización al(a la) Tesorero(a),recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de entrega decheque por indemnización en copia y el Oficio de cobro deindemnización en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel siniestro.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las
Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
12.
12A.
12A.1
12A.2
13.
14.
15.
16.
Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS TERRESTRES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRONALES
RECIBE NOTIFICACIÓN DELSINIESTRO Y VERIFICA SI YA
FUE REPORTADO A LAASEGURADORA
JEFE(A) DE DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
¿FUE REPORTADO ELSINIESTRO A LAASEGURADORA?
ASESORA E INDICA QUE DEBEREPORTAR EL SINIESTROA LA
ASEGURADORA
AFECTADO(A)
SOLICITA EL NÚMERO DESINIESTRO, NÚMERO DE
PÓLIZA, INCISO Y NOMBREDEL CONDUCTOR
NO
SI
AFECTADO(A)
VERIFICA LA ATENCIÓN ENTIEMPO Y FORMA DE LACOMPAÑÍA Y EL TIPO DE
SINIESTRO
¿QUÉ TIPO DESINIESTRO ES?
DOCUMENTOSCORRESPONDIENTES
SOLICITA Y RECIBEROBOTOTAL
ÁREAADMINISTRATIVA
REVISANDO QUEESTÉN
DEBIDAMENTEINTEGRADOS
FIN
VERIFICA
ÁREAADMINISTRATIVA
VERIFICA LA ENTREGA YENVÍO DE LA EVALUACIÓN
DE LOS DAÑOS Y SI LAUNIDAD SERÁ REPARADA O
DETERMINADA COMOPERDIDA TOTAL
¿LA UNIDAD SERÁ REPARADAO DETERMINADA COMO
PÉRDIDA TOTAL?
EN CASO DE SERREPARADA
VERIFICA RECIBA LANOTIFICACIÓN DE LA
DETERMINACIÓN DE LA PÉRDIDATOTAL POR COLISIÓN E INICIE LAINTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE
RESPECTIVO
EN CASO DE SERPÉRDIDA TOTAL
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
RECIBE Y VERIFICA ESTÉDEBIDAMENTE INTEGRADO
ÁREAADMINISTRATIVA
¿ESTÁDEBIDAMENTE INTEGRADO
EL EXPEDIENTE DELSINIESTRO?
DOCUMENTACIÓNFALTANTE
SOLICITA Y RECIBENO
ÁREAADMINISTRATIVA
SI
2
C
DAÑOSMATERIALES
INICIO
RECIBE NOTIFICACIÓN DELSINIESTRO Y NOTIFICA
AFECTADO(A)
DE MANERAVERBAL
DE MANERAVERBAL
( 1 )
( 2 )
( 2A )
( 3 )
( 4 )
( 4A )
( 5 )
- ENTREGA POR ELAJUSTADOR DEL VOLANTE
DE ADMISIÓN- ENTRADA DE LA UNIDADAL TALLER O AGENCIA QUE
CORRESPONDA- REALIZACIÓN DEL
LEVANTAMIENTO DELINVENTARIO DE LA RECEPCIÓN
DE LA UNIDAD
VALE DE RECEPCIÓN
VOLANTE DE ADMISIÓN
SOLICITA Y RECIBE
1
1
( 6 )
( 7 )
DE LACOMPAÑÍA
ASEGURADORA
( 8 )
( 9 )
DE ACUERDO A LASCAUSAS DE ORIGEN
DEL SINIESTRO
CONFIRMA LA REPARACIÓNTOTAL DE LOS DAÑOS Y LAFECHA DE ENTREGA DE LA
UNIDAD
VERIFICA LA ENTREGA DE LAUNIDAD EN LA FECHA
PROGRAMADA
1
¿FUE ENTREGADA LA UNIDADREPARADA?
INVESTIGA LAS RAZONES DELINCUMPLIMIENTO Y
GESTIONA LA ENTREGA DELA UNIDAD
NO
INVESTIGA EL MONTO DELDEDUCIBLE A PAGAR E
INFORMA EL MONTO QUETIENE A CARGO EL VEHÍCULO
SI
ÁREAADMINISTRATIVA
( 7A )
( 7A.1 )
( 7B )
( 7C )
( 9A )
COMPAÑÍAASEGURADORA
COMPAÑÍAASEGURADORA
COMPAÑÍA DESEGUROS
ÁREAADMINISTRATIVA
( 10 )
OFICIO DE COBRO DEINDEMNIZACIÓN
EXPEDIENTE DE SINIESTRO
OBTIENE, ELABORA YRECABA FIRMA
1
1
O
SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
ANALISTAADMINISTRATIVO(A)
DE SEGUROSPATRIMONIALES
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS TERRESTRES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRONALES
ÁREAADMINISTRATIVA
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
FIN
C
ÁREAADMINISTRATIVA
1 2
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
COMPAÑÍAASEGURADORA
RECIBE, REVISA LOS DATOS YVERIFICA ESTÉN CORRECTOS
COMPAÑÍAASEGURADORA
INDICANDO LOSERRORES U OMISIONES
DEL CHEQUE
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍAASEGURADORA
1
1
¿ESTÁN CORRECTOS LOSDATOS?
PAGO DEL DEDUCIBLE
SOLICITA, RECIBE YCONFIRMA LA ENTREGA-
RECEPCIÓN DEL VEHÍCULO
1
( 7C.1 )
CARTA GARANTÍA
FINIQUITO
SOLICITA Y RECIBE
1
1
( 7C.2 )
CARTA GARANTÍA
FINIQUITO
PAGO DEL DEDUCIBLE
ELABORA EL EXPEDIENTE DELSINIESTRO E INTEGRA
1
1
1
( 7C.3 )
( 7C.4 )
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
OFICIO DE COBRO DEINDEMNIZACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
1F
( 11 )
( 12 )
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
( 12A.1 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DELSINIESTRO
1
( 12A.2 )
NO
SI
DIRIGIDO ALTESORERO(A)
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
TESORERO(A)
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS
DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
( 14 ) OFICIO DE ENTREGA DECHEQUE PORINDEMNIZACIÓN
TURNA
O
1
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
( 16 )
OFICIO DE ENTREGA DECHEQUE PORINDEMNIZACIÓN
OFICIO DE COBRO DEINDEMNIZACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DELSINIESTRO
1
1
( 15 )
OFICIO DE ENTREGA DECHEQUE PORINDEMNIZACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 13 )
O-1
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 12A )
O-1
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO ALMISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
46PÁG.
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Eventual.
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
El(La) Jefe(a) de Departamento de Seguros y Fianzas, en caso de ser necesario, debe realizar el recorrido deinspección de daños con los representantes de los sectores asegurados y con el Despacho de ajustadores, asítambién participar en la revisión de la información recabada del recorrido en mención.
Una vez recibido el Oficio de desastre natural de la Secretaría de Protección Civil, donde el(la)C. Gobernador(a) solicita a las instancias federales la corroboración del desastre natural, el(la) Jefe(a) deDepartamento de Seguros y Fianzas debe notificar mediante Oficio a la compañía de seguros, la presencia delfenómeno en la Entidad, así como los Municipios afectados.
Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante la compañía de segurosla indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los terceros afectados.
- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 47PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Recibe el Oficio de desastre natural en copia de la Secretaría deProtección Civil, donde el(la) C. Gobernador(a) solicita a lasinstancias federales la corroboración del desastre natural.
Elabora el Oficio de notificación a la compañía de seguros en originaly copia y recaba visto bueno del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del(de la) Titular(a) del Sector.
Envía el Oficio de notificación en original a la compañía de seguros yrecaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Oficio de corroboración del desastre natural por lasinstancias técnicas federales en copia de la Secretaría de ProtecciónCivil.
Solicita y recibe el Acta de entrega de resultados en copia de laComisión Estatal de Rescate, Reconstrucción y Atención de Zonas deDesastre y Damnificados.
Recibe el Oficio de solicitud de desastre natural en copia de laSecretaría de Protección Civil, donde el(la) C. Gobernador(a)solicita a las instancias federales la emisión de declaratoria dedesastre natural.
Verifica en el Acta de entrega de resultados en copia, las cifras delos daños cuantificados en los sectores respectivos y determina sirebasa el deducible.
¿La cuantificación de los daños rebasa el deducible?
En caso de que la cuantificación de los daños no rebase el deducible:
Elabora el Oficio de no reclamo por daños en original y copia, en cualse menciona la no reclamación de los daños por las cifras de los dañoscuantificados, y recaba visto bueno del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del(de la) Titular del Sector.
Envía el Oficio de no reclamo por daños en original a la compañía deseguros y recaba acuse de recibo en la copia.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
7A.
7A.1
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 48PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
7A.2
7A.3
8.
9.
10.
10A.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Elabora el Expediente del desastre natural e integra los siguientesdocumentos:- Oficio de desastre natural en copia.- Oficio de notificación en copia.- Oficio de corroboración en copia.- Acta de entrega de resultados en copia.- Oficio de solicitud de desastre natural en copia.- Oficio de no reclamo por daños en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente deldesastre natural.
Fin.
En caso de que la cuantificación de los daños rebase el deducible:
Elabora el Oficio de solicitud de información en original y copiadirigido a los sectores asegurados, para que desglosen los dañoscuantificados, y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Envía el Oficio de solicitud de información en original a los sectorescorrespondientes y recaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe la Información solicitada en original de los sectorescorrespondientes, analiza y verifica con el(la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, si el contenido de la misma está completo.
¿Está completo el contenido de la Información solicitada?
En caso de no estar completo el contenido de la Informaciónsolicitada:
Solicita y recibe la Información solicitada pendiente en original delos sectores correspondientes.
Continúa con la actividad No. 11.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 49PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
En caso de estar completo el contenido de la Información solicitada:
Elabora el Oficio de reclamación formal de daños a la compañía deseguros en original y copia, conforme a los montos proporcionadospor los sectores afectados, y recaba visto bueno del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y firma del(de la) Titular delSector.
Envía el Oficio de reclamación en original a la compañía de seguros yrecaba acuse de recibo en la copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Oficio de designación de despacho de ajustadores enoriginal de la compañía de seguros, los cuales se harán cargo delajuste de la reclamación de daños.
Participa en coordinación con el Despacho de ajustadores en lostrabajos de ajuste del siniestro y recaba la Información necesaria.
Elabora el Oficio de soporte al monto de los daños reclamados enoriginal y copia, y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Entrega el Oficio de soporte en original, la Información necesaria alDespacho de ajustadores, y recaba acuse de recibo en el Oficio encopia.
Elabora el Expediente de desastre natural e integra el Oficio desoporte en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe invitación del Despacho de ajustadores y participa en lareunión.
Recibe el Convenio de ajuste del monto reclamado de daños en trestantos del Despacho de ajustadores y verifica si existe acuerdo con elConvenio de ajuste del monto reclamado de daños.
¿Existe acuerdo con el Convenio de ajuste?
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 50PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
En caso de no existir acuerdo con el Convenio de ajuste:
Elabora el Oficio de inconformidad en original y copia, integrandoinformación complementaria al ajustador, y recaba firma delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.
Entrega el Oficio de inconformidad en original y el Convenio deajuste en tres tantos al Despacho de ajustadores, y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio deinconformidad en copia.
Continúa con la actividad No. 19.
En caso de existir acuerdo con el Convenio de ajuste:
Verifica los datos del Convenio de ajuste en tres tantos, paracorroborar que estén correctos.
¿Están correctos los datos del Convenio de ajuste?
En caso de no estar correctos los datos del Convenio de ajuste:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia indicando loserrores u omisiones, y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Entrega el Oficio de observaciones en original, el Convenio deajuste en tres tantos al Despacho de ajustadores y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio deobservaciones en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Convenio de ajuste en tres tantos del Despacho deajustadores.
Continúa con la actividad No. 20.
19A.
19A.1
19A.2
20.
20A.
20A.1
20A.2
20A.3
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 51PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
En caso de estar correctos los datos del Convenio de ajuste:
Recaba visto bueno en el Convenio de ajuste en tres tantosdel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y firma del(de la) Titular delSector.
Distribuye el Convenio de ajuste de la siguiente manera:- Primer tanto al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto a la compañía de seguros.- Tecer tanto al Expediente del desastre natural.
Pasa el tiempo.
Recibe el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos de la compañía de seguros.
Verifica si están correctos los datos del Cheque de indemnización ydel Finiquito de pago en tres tantos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Elabora el Oficio de errores u omisiones en original y copia, y recabafirma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Entrega el Oficio de errores u omisiones en original, el Finiquito depago en tres tantos y el Cheque de indemnización a la compañía deseguros, y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio de errores uomisiones en copia.
Continúa con la actividad No. 23.
En caso de estar correctos los datos:
Recaba visto bueno en el Finiquito de pago en tres tantos del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y firma del(de la) Titular delSector.
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
21.
22.
23.
24.
24A.
24A.1.
24A.2.
25.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 52PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.
Distribuye el Finiquito de pago de la siguiente manera:- Primer tanto al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto a la compañía de seguros.- Tecer tanto al Expediente del desastre natural.
Elabora el Oficio de entrega en original y copia dirigido al(a la)Tesorero(a), y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.
Turna el Oficio de entrega en original y el Cheque de indemnizaciónal(a la) Tesorero(a), y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Oficio en original y el Comprobante de depósito de laindemnización en original del(de la) Tesorero(a).
Integra al Expediente del desastre natural los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de información en copia.- Información solicitada en original.- Oficio de reclamación en copia.- Oficio de designación de despacho en original.- Oficio de entrega en copia.- Oficio en original.- Comprobante de depósito de la indemnización en original.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente deldesastre natural.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias
de la Administración Pública Centralizada.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS POR DESASTRES NATURALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
INICIO
OFICIO DE DESASTRENATURAL
RECIBE
1
SECRETARÍA DEPROTECCIÓN CIVIL
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR
DEL SECTOR
COMPAÑÍA DESEGUROS
OFICIO DE CORROBORACIÓN
RECIBE
1
SECRETARÍA DEPROTECCIÓN CIVIL
COMISIÓN ESTATAL DERESCATE, RECONSTRUCCIÓN Y
ATENCIÓN DE ZONAS DEDESASTRE Y DAMNIFICADOS
OFICIO DE SOLICITUD DEDESASTRE NATURAL
RECIBE
1
SECRETARÍA DEPROTECCIÓN CIVIL
¿LA CUANTIFICACIÓN DE LOSDAÑOS REBASA EL
DEDUCIBLE?
NO
SUBDIRECTOR(A) CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL(DE LA)TITULAR DEL SECTOR
COMPAÑÍA DESEGUROS
FIN
C
SI
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
SECTORESCORRESPONDIENTES
SECTORESCORRESPONDIENTES
¿ESTÁ COMPLETO ELCONTENIDO DE LA
INFORMACIÓNSOLICITADA?
NO
SECTORESCORRESPONDIENTES
SI
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL(DE LA)TITULAR DEL SECTOR
COMPAÑÍA DESEGUROS
1
( 1 )
POR LASINSTANCIAS
TÉCNICASFEDERALES
( 4 )
ACTA DE ENTREGA DERESULTADOS
SOLICITA Y RECIBE
1
( 5 )
( 6 )
ACTA DE ENTREGA DERESULTADOS
VERIFICA LAS CIFRAS DE LOSDAÑOS CUANTIFICADOS
1
( 7 )
( 7A.1 ) OFICIO DE NO RECLAMO PORDAÑOS
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
OFICIO DE NO RECLAMO PORDAÑOS
OFICIO DE SOLICITUD DEDESASTRE NATURAL
ACTA DE ENTREGA DERESULTADOS
OFICIO DE CORROBORACIÓN
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
OFICIO DE DESASTRENATURAL
ELABORA EL EXPEDIENTE DELDESASTRE NATURAL E
INTEGRA
1
1
1
1
1
1
( 7A.2 )
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
( 7A.3 )
DIRIGIDO A LOSSECTORES
ASEGURADOS
INFORMACIÓN SOLICITADA
RECIBE, ANALIZA Y VERIFICASI EL CONTENIDO ESTÁ
COMPLETO
O
( 10 )
CON EL SUBDIRECTOR(A)DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
INFORMACIÓN SOLICITADA
SOLICITA Y RECIBE
O
( 10A )
OFICIO DE RECLAMACIÓN
ENVÍA Y RECABA SELLO DERECIBIDO
O
1
( 12 )
COMPAÑÍA DESEGUROS
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
PARTICIPA EN LOS TRABAJOSDE AJUSTE DEL SINIESTRO YRECABA LA INFORMACIÓN
NECESARIA
( 14 )
OFICIO DE DESIGNACIÓN DEDESPACHO
RECIBE
( 13 )
O
EN COORDINACIÓNCON EL DESPACHODE AJUSTADORES
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
ELABORA, RECABA VISTOBUENO Y FIRMA
( 2 )
O-1
OFICIO DE SOLICITUD DEINFORMACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 8 )
O-1
OFICIO DE NO RECLAMO PORDAÑOS
ELABORA, RECABA VISTOBUENO Y FIRMA
( 7A )
O-1
OFICIO DE SOLICITUD DEINFORMACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
( 9 )
O-1
OFICIO DE RECLAMACIÓN
ELABORA, RECABA VISTOBUENO Y FIRMA
( 11 )
O-1
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
( 3 )
O-1
OFICIO DE SOPORTE
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 15 )
O-1
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS POR DESASTRES NATURALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
DESPACHO DEAJUSTADORES
1
RECIBE INVITACIÓN YPARTICIPA EN LA REUNIÓN
¿EXISTE ACUERDO CON ELCONVENIO DE AJUSTE?
NO
INTEGRANDO LAINFORMACIÓN
COMPLEMENTARIADEL AJUSTADOR
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
DESPACHO DEAJUSTADORES
1
1
SI
¿ESTÁN CORRECTOS LOSDATOS DEL CONVENIO DE
AJUSTE?
NO INDICANDOLOS ERRORESU OMISIONES
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
DESPACHO DEAJUSTADORES
CONVENIO DE AJUSTE
RECIBE
1-3T
DESPACHO DEAJUSTADORES
2
2
SISUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR
DEL SECTOR
DESPACHO DEAJUSTADORES
( 18 )
CONVENIO DE AJUSTE
OFICIO DE INCONFORMIDAD
ENTREGA Y RECABA ACUSEDE RECIBO
O
1
( 19A.1 )
1-3T
OFICIO SOPORTE
ELABORA EL EXPEDIENTE DELDESASTRE NATURAL E
INTEGRA
1
( 17 )
OFICIO DE INCONFORMIDAD
INTEGRA EL EXPEDIENTE DELDESASTRE NATURAL
1
( 19A.2 )
CONVENIO DE AJUSTE
VERIFICA LOS DATOS
1-3T
( 20 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
O
1
( 20A )
OFICIO DE OBSERVACIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DELDESASTRE NATURAL
1
( 20A.2 )
( 20A.3 )
CONVENIO DE AJUSTE
RECABA VISTO BUENO YFIRMA
1-3T
( 21 )
DESPACHO DE AJUSTADORES,COMPAÑÍA DE SEGUROS,EXPEDIENTE DEL DESASTRENATURAL
COMPAÑÍA DESEGUROS
3
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
RECIBE
1-3T
( 23 )
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS LOS DATOS
1-3T
( 24 )
2
CONVENIO DE AJUSTE
RECIBE Y VERIFICA SI EXISTEACUERDO CON EL CONVENIO
DE AJUSTE
1-3T
DESPACHO DEAJUSTADORES
( 19 )
CONVENIO DE AJUSTE
DISTRIBUYE
1-3T
( 22 )
INFORMACIÓN NECESARIA
OFICIO SOPORTE
ENTREGA Y RECABA ACUSEDE RECIBO
( 16 )
O
1
OFICIO DE INCONFORMIDAD
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 19A )
O-1
CONVENIO DE AJUSTE
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENTREGA Y RECABA ACUSEDE RECIBO
( 20A.1 )
O
1
1-3T
COPIA NO CONTROLADA
2
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS POR DESASTRES NATURALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOSDATOS?
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA DESEGUROS
OFICIO DE ERRORES UOMISIONES
INTEGRA EL EXPEDIENTE DELDESASTRE NATURAL
1
3
NO
SISUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL(DE LA)TITULAR DEL SECTOR
( 24A.2 )
FINIQUITO DE PAGO
RECABA VISTO BUENO YFIRMA
1-3T
( 25 )
DIRIGIDO AL(A LA)TESORERO(A)
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
TESORERO(A)
TESORERO(A)
EXPEDIENTE DEL DESASTRENATURAL
ORDENA
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIASDE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA
COMPROBANTE DEDEPÓSITO DE LAINDEMNIZACIÓN
OFICIO
RECIBE
O
O
DESPACHO DE AJUSTADORES,COMPAÑÍA DE SEGUROS,EXPEDIENTE DEL DESASTRENATURAL
COMPROBANTE DEDEPÓSITO DE LAINDEMNIZACIÓN
OFICIO
OFICIO DE ENTREGA
OFICIO DE DESIGNACIÓN DEDESPACHO
OFICIO DE RECLAMACIÓN
INFORMACIÓN SOLICITADA
OFICIO DE SOLICITUD DEINFORMACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DELDESASTRE NATURAL
1
O
1
O
1
O
O
( 29 )
( 30 )
( 31 )
FINIQUITO DE PAGO
DISTRIBUYE
1-3T
( 26 )
OFICIO DE ENTREGA
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 27 )
O-1
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ENTREGA
TURNA Y RECABA ACUSE DERECIBO
( 28 )
O
1
OFICIO DE ERRORES UOMISIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 24A )
O-1
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
FINIQUITO DE PAGO
OFICIO DE ERRORES UOMISIONES
ENTREGA Y RECABA ACUSEDE RECIBO
( 24A.1 )
O
1
1-3T
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO ALMISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
56PÁG.
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Eventual.
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
El Departamento de Administración de Riesgos debe integrar el Expediente del siniestro de acuerdo al tipo decobertura afectada.
Incendio, rayo, explosión, fenómenos hidrometeorológicos, terremoto y/o erupción volcánica.
Daño al Inmueble:- Informe detallado del siniestro en un tanto.- Fotografías a color de los daños afectados.- Documento expedido por las autoridades que hayan tomado conocimiento del siniestro en copia certificada.- Presupuesto de reparación detallando los costos unitarios en un tanto.
Daño a Contenidos (mobiliario y equipo electrónico):- Inventario anterior e Inventario posterior al siniestro en un tanto.- Oficio técnico signado por el Técnico que corresponda en un tanto, para determinar si los contenidos son
reparables.
Pérdidas consecuenciales.- Factura en original, de los gastos que se originaron para remover los escombros de los bienes afectados.
Robo con violencia.- Inventario anterior e Inventario posterior al siniestro en un tanto.- Relación de bienes robados especificando su valor de reposición en un tanto.- Oficio de solicitud a la Procuraduría Fiscal en un tanto, solicitando copia de la documentación de las
actuaciones legales ante las autoridades.
Responsabilidad civil.- Carta de reclamación del tercer afectado dirigido al asegurado(a) en original, explicando las causas y orígenes
del siniestro.- Identificación oficial con fotografía del tercer afectado en copia.
Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante la compañía de segurosla indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los terceros afectados.
- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
COPIA NO CONTROLADA
JUNIO 2016 57PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS
En caso de existir lesionados:- Certificado médico del lesionado en original.- Comprobantes y Gastos médicos en original.- Alta médica o Diagnóstico de salud expedido por el médico correspondiente en original.
En caso de existir bienes muebles e inmuebles afectados:- Presupuesto de reparación o en su caso el Presupuesto de reposición del bien afectado(a) en original,
detallando los costos unitarios.
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 58PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal la notificación del siniestro del áreaadministrativa afectada e informa del mismo a la compañíaaseguradora correspondiente.
Recibe de manera verbal el nombre del Despacho de ajustadoresdesignado para el caso, de la compañía aseguradora.
Realiza la verificación de los daños en coordinación con elDespacho de ajustadores, y entrevista y recaba información delsiniestro de la Subdirección de Recursos Materiales y ServiciosGenerales.
Solicita de manera verbal la elaboración del oficio correspondientepara la reclamación de siniestros al Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración del oficiocorrespondiente para la reclamación de siniestros del(de la)Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.
Elabora el Oficio informativo del siniestro en original y copiadirigido a la compañía de seguros, y recaba visto bueno del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y firma del(de la) Director(a)General de Administración a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.
Envía el Oficio informativo del siniestro en original a la compañíade seguros y recaba acuse de recibo en la copia.
Elabora el Expediente del siniestro de acuerdo a la coberturaafectada e integra el Oficio informativo del siniestro en copia yverifica si las cifras de las daños cuantificados rebasan el deducibleo los días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.
¿Las cifras de los daños rebasan el deducible o los días de salariomínimo general vigente?
En caso de que las cifras no rebasen el deducible o los días desalario mínimo general vigente:
Elabora el Oficio de no reclamación de daños indicando el motivoen original y copia, y recaba visto bueno del(de la) Subdirector(a)de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del(de la) Director(a) General de Administración através del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
8A.
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 59PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
8A.1
8A.2
8A.3
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Envía el Oficio de no reclamación de daños en original a lacompañía de seguros y recaba acuse de recibo en la copia.
Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de no reclamaciónen copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel siniestro.
Fin.
En caso de que las cifras rebasen el deducible o los días de salariomínimo general vigente:
Elabora el Oficio de entrega de documentación en original ycopia, para el cobro de la indemnización, gastos médicos por dañosa terceros y/o reembolso de gastos médicos, y recaba firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Integra la Documentación pertinente con la que se gestionará elcobro correspondiente.
Envía el Oficio de entrega de documentación en original y laDocumentación pertinente a la compañía de seguros, recabaacuse de recibo en el Oficio en copia, y notifica al(a la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.
Recibe de manera verbal la notificación de envío de ladocumentación correspondiente a la compañia de seguros delAnalista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.
Pasa el tiempo.
Define las cifras del ajuste final en coordinación con el(la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y las presentan al Despachode ajustadores.
Participa en la reunión de verificación de daños con el Despacho deajustadores y con los representantes de las áreas afectadas, ypresenta las cifras de ajuaste final.
Verifica si está de acuerdo el Despacho de ajustadores con las cifraspresentadas.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 60PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
15A.
15A.1
15A.2
15A.3
15A.4
15A.5
16.
17.
18.
¿Está de acuerdo el Despacho de ajustadores con las cifraspresentadas?
En caso de no estar de acuerdo el Despacho de ajustadores con lascifras presentadas:
Convoca, reúne a los representantes de las áreas afectadas yaclaran los puntos de desacuerdo del Despacho de ajustadores.
Solicita de manera verbal la elaboración de la minuta de trabajo alAnalista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración de la minuta detrabajo del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos.
Elabora la Minuta de trabajo en un tanto, estipulando losacuerdos convenidos en la reunión y el Oficio de informacióncomplementaria en original y copia, recaba firma en el Oficiodel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.
Envía el Oficio de información complementaria en original alDespacho de ajustadores a través del(de la) Jefe(a) delDepartamento de Administración de Riesgos y recaba acuse derecibo en la copia.
Integra al Expediente del siniestro, la Minuta de trabajo en untanto y el Oficio de información complementaria en copia.
Continúa con la actividad No. 15.
En caso de estar de acuerdo el Despacho de ajustadores con lascifras presentadas:
Recibe los Resultados del ajuste del monto final de laindemnización en original del Despacho de ajustadores.
Pasa el tiempo.
Recibe el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos del Despacho de ajustadores.
Turna el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos al Analista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 61PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
Recibe el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos y verifica si están correctos los datos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Elabora el Oficio de errores u omisiones en original y copia, yrecaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Entrega el Oficio de errores u omisiones en original, el Cheque deindemnización, el Finiquito de pago en tres tantos a la compañíade seguros y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de errores uomisiones en copia.
Continúa con la actividad No. 17.
En caso de estar correctos los datos:
Recaba visto bueno en el Finiquito de pago en tres tantosdel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y firma del(de la) Director(a)General de Administración.
Distribuye el Finiquito de pago de la siguiente manera:- Primer tanto al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto a la Compañía de seguros.- Tecer tanto al Expediente del siniestro.
Elabora el Oficio de entrega en original y copia dirigido al(a la)Tesorero(a) y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos a través del(de la) Jefe(a) del Departamento deAdministración de Riesgos.
Turna el Oficio de entrega en original y el Cheque deindemnización al(a la) Tesorero(a), recabando acuse de recibo enel Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
19
19A.
19A.1.
19A.2.
20.
21.
22.
23.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 62PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recibe el Escrito de notificación del depósito del cheque deindemnización en original del área asegurada a través del(de la)Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.
Integra al Expediente del siniestro los siguientes documentos:- Oficio de entrega de documentación en copia.- Resultados del ajuste en original.- Oficio de entrega en copia.- Escrito de notificación del depósito del cheque de
indemnización en original.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel siniestro.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las
Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
24.
25.
26.
Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE EDIFICIOS Y CONTENIDOS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
INICIO
ÁREAADMINISTRATIVA
AFECTADA
RECIBE EL NOMBRE DELDESPACHO DE AJUSTADORES
DESIGNADO
COMPAÑÍAASEGURADORA
REALIZA LA VERIFICACIÓN DELOS DAÑOS, ENTREVISTA YRECABA INFORMACIÓN DEL
SINIESTRO
SUBDIRECTOR(A)CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y
ACTIVOS Y DEL DIRECTORGENERAL DE ADMINISTRACIÓN
COMPAÑÍADE SEGUROS
¿LAS CIFRASDE LOS DAÑOS
REBASAN EL DEDUCIBLEO LOS DÍAS DE SALARIOS
MÍNIMOS?
NO
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL DIRECTOR
GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
COMPAÑÍADE SEGUROS
FIN
SISUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍADE SEGUROS
CON EL DESPACHO DEAJUSTADORES Y CON LOSREPRESENTANTES DE LAS
ÁREAS AFECTADAS
DESPACHO DEAJUSTADORES
1
C
1
( 2 )
( 3 )
SOLICITA LA ELABORACIÓNDEL OFICIO PARA LA
RECLAMACIÓN DESINIESTROS
( 4 )
DE MANERAVERBAL
RECIBE LA SOLICITUD DEELABORACIÓN DEL OFICIO
PARA LA RECLAMACIÓN DELSINIESTRO
( 5 )
DE MANERAVERBAL
ANALISTAADMINISTRATIVO
DE SEGUROSPATRIMONIALES
JEFE(A) DEDEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
OFICIO INFORMATIVO DELSINIESTRO
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
( 7 )
SI LAS CIFRAS DE LOSDAÑOS REBASAN EL
DEDUCIBLE O LOS DÍASDE SALARIO VIGENTE
EN EL D.F.
( 8A.1 )OFICIO DE NO RECLAMACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
OFICIO INFORMATIVO DELSINIESTRO
ELABORA EL EXPEDIENTE DELSINIESTRO, INTEGRA y
VERIFICA
( 8 )
1
OFICIO DE NO RECLAMACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DELSINIESTRO
1
( 8A.2 )
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
( 8A.3 )
DE MANERAVERBAL
DE MANERAVERBAL
DOCUMENTACIÓNPERTINENTE
INTEGRA CON LO QUE SEGESTIONARÁ EL COBRO
( 10 )
RECIBE LA NOTIFICACIÓNDE ENVÍO
( 12 )
ANALISTAADMINISTRATIVO(A)
DE SEGUROSPATRIMONIALES
DE MANERAVERBAL
DEFINE LAS CIFRAS DEL AJUSTEFINAL Y LAS PRESENTA
( 13 )
PARTICIPA EN LA REUNIÓNDE VERIFICACIÓN DE DAÑOS
( 14 )
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRIMONIALES
VERIFICA SI ESTÁ DEACUERDO, EL DESPACHO DE
AJUSTADORES CON LASCIFRAS PRESENTADAS
( 15 )
( 1 )
RECIBE LA NOTIFICACIÓNDEL SINIESTRO E INFORMA A
LA COMPAÑÍAASEGURADORA
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
CON EL(LA)SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
¿ESTÁ DE ACUERDO ELDESPACHO DE AJUSTADORES
CON LAS CIFRAS?
NO
SI
CONVOCA, REÚNE A LOSREPRESENTANTES DE LAS
ÁREAS AFECTADASY ACLARAN LOS PUNTOS DE
DESACUERDO
( 15A )
SOLICITA LA ELABORACIÓNDE LA MINUTA DE TRABAJO
( 15A.1 )
ANALISTAADMINISTRATIVO(A)
DE SEGUROSPATRIMONIALES
DE MANERAVERBAL
2
EN COORDINACIÓNCON EL DESPACHO DE
AJUSTADORES
OFICIO INFORMATIVO DELSINIESTRO
ELABORA, RECABA VISTOBUENO Y FIRMA
( 6 )
O-1
OFICIO DE NO RECLAMACIÓN
ELABORA, RECABA VISTOBUENO Y FIRMA
( 8A )
O-1
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
( 9 )
O-1
DOCUMENTACIÓNPERTINENTE
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTACIÓN
ENVÍA, RECABA ACUSE DERECIBO Y NOTIFICA
( 11 )
O
1
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE EDIFICIOS Y CONTENIDOS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRIMONIALES
DESPACHO DEAJUSTADORES
1
DESPACHO DEAJUSTADORES
DESPACHO DEAJUSTADORES
2
2
RECIBE LA SOLICITUD DEELABORACIÓN DE LAMINUTA DE TRABAJO
( 15A.2 )
ESTIPULANDOLOS ACUERDOSCONVENIDOS
EN LA REUNIÓN
OFICIO DE INFORMACIÓNCOMPLEMENTARIA
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
( 15A.4 )
O
1
( 15A.5 )
OFICIO DE INFORMACIÓNCOMPLEMENTARIA
MINUTA DE TRABAJO
INTEGRA AL EXPEDIENTE DELSINIESTRO
1T
1
RESULTADOS DEL AJUSTE
RECIBE
O
( 16 )
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS LOS DATOS
( 17 )
1-3T
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
TURNA
( 18 )
1-3T
ANALISTAADMINISTRATIVO
DE SEGUROSPATRIMONIALES
FINIQUITO DE PAGO
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTO LOS DATOS
( 19 )
1-3T
¿ESTÁN CORRECTOS LOSDATOS?
NO
SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍA DESEGUROS
2
SI
SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y
ACTIVOS Y DEL(DE LA)DIRECTOR(A) GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
DESPACHO DEAJUSTADORES,COMPAÑÍA DESEGUROS,EXPEDIENTE DELSINIESTRO
OFICIO DE ERRORES UOMISIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
O
1
( 19A )
OFICIO DE ERRORES UOMISIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DELSINIESTRO
1
( 19.2 )
FINIQUITO DE PAGO
RECABA VISTO BUENO YFIRMA
1-3T
( 20 )
ÁREAASEGURADA
FIN
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LASDEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICACENTRALIZADA
ESCRITO DE NOTIFICACIÓNDEL DEPÓSITO DEL CHEQUEDE INDEMNIZACIÓN
RECIBE
O
SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
A TRAVÉS DEL(DELA) JEFE(A) DE
DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS( 24 )
EXPEDIENTE DEL SINIESTRO
ORDENA
( 26 )
ESCRITO DE NOTIFICACIÓNDEL DEPÓSITO DEL CHEQUEDE INDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ENTREGA
RESULTADOS DEL AJUSTE
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DELSINIESTRO
1
O
1
O
( 25 )
O-1
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
JEFE(A) DE DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
JEFE(A) DEDEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
DE MANERAVERBAL
FINIQUITO DE PAGO
DISTRIBUYE
1-3T
( 21 )
1
TESORERO
OFICIO DE ENTREGA
1
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ENTREGA
O
TURNA Y RECABA ACUSE DERECIBO
( 23 )
( 15A.3 )
OFICIO DE INFORMACIÓNCOMPLEMENTARIA
MINUTA DE TRABAJO
1T
ELABORA Y RECABA FIRMA
OFICIO DE ENTREGA
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 22 )
A TRAVÉS DEL(DELA) JEFE(A) DE
DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
FINIQUITO DE PAGO
OFICIO DE ERRORES UOMISIONES
ENTREGA Y RECABA ACUSEDE RECIBO
( 19A.1 )
O
1
1-3T
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO ALMISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
65PÁG.
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Eventual.
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
La Procuraduría Fiscal debe entregar al Departamento de Administración de Riesgos, las Actuaciones legalescorrespondientes, las cuales pueden ser:- Denuncia y/o Querella, debidamente ratificada.- Oficio y Pliego de consignación.- Auto de formal prisión.
El Analista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales debe solicitar la siguiente información a través de lossiguientes oficios:Oficio de solicitud dirigido al área afectada, solicitando lo siguiente:- Monto del daño patrimonial.- Nombre del servidor público, presunto responsable del hecho ilícito.- Narración suscrita de los hechos.- Fecha del descubrimiento del ilícito, especificando el acto que lo originó.- Elementos que demuestran la presunta responsabilidad del acto.
Oficio de información del fiado dirigido a la Subdirección de Recursos Humanos, solicitando lo siguiente:- Documentación que demuestre la existencia laboral del fiado con la Dependencia.- Datos de localización del fiado.
Oficio de aviso previo dirigido a la compañía afianzadora, con los siguientes datos:- Nombre del beneficiario.- Número de fianza.- Nombre del fiado (en caso de conocerse).- Monto reclamado (en caso de estar definido).- Fecha del descubrimiento del ilícito.
Oficio de solicitud de documentación dirigido a la Procuraduría Fiscal, solicitando las actuaciones legales contrael fiado.
Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante la compañía afianzadorala indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los terceros afectados.
- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 66PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal instrucción del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, para presentar la reclamación respectiva a la compañíaafianzadora.
Notifica a la compañía afianzadora la ocurrencia del siniestro einforma de manera verbal al Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales, el siniestro y solicita la elaboración de ladocumentación correspondiente.
Recibe de manera verbal del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos, información del siniestro y la solicitudde elaboración de la documentación correspondiente.
Elabora los siguientes documentos:- Oficio de solicitud en original y copia.- Oficio de información del fiado en original y copia.- Oficio de aviso previo en original y copia.- Oficio de solicitud de documentación en original y copia.Y recaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel(de la) Jefe(a) del Departamento de Administración de Riesgos.
Distribuye los Oficios de la siguente manera:- Oficio de solicitud en original al área afectada.- Oficio de información del fiado en original a la Subdirección de
Recursos Humanos.- Oficio de aviso previo en original a la compañía afianzadora.- Oficio de solicitud de documentación en original a la
Procuraduría Fiscal.Y recaba acuse de recibo en las copias.
Pasa el tiempo.
Recibe la Información solicitada del área afectada, de laSubdirección de Recursos Humanos y de la Procuraduría Fiscal, yelabora el Expediente de reclamación e integra la Informaciónsolicitada.
Revisa el Expediente de reclamación y verifica si está completo.
¿Está completo el Expediente de reclamación?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 67PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
7A.
8.
9.
10.
11.
11A.
11B.
En caso de no estar completo el Expediente de reclamación:
Solicita y recibe la Información requerida del área afectada, de laSubdirección de Recursos Humanos y/o de la Procuraduría Fiscal,e integra al Expediente de reclamación.
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de estar completo el Expediente de reclamación:
Elabora el Oficio de reclamación en original y copia, integra laDocumentación de la reclamación y recaba visto bueno y firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.
Envía el Oficio de reclamación en original a la CompañíaAfianzaora, recaba acuse de recibo en la copia y notifica de maneraverbal al(a la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos.
Recibe de manera verbal la notificación de envío del Oficio dereclamación del Analista Administrativo(a) de SegurosPatrimoniales.
Pasa el tiempo.
Recibe el Oficio de respuesta de la reclamación presentada enoriginal de la compañía afianzadora y verifica si procedió lareclamación presentada.
¿Procedió la reclamación presentada?
En caso de no haber procedido la reclamación presentada:
Analiza el Oficio de respuesta en original con el(la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, y verifica si es factiblesolventar la improcedencia.
¿Es factible solventar la improcedencia?
En caso de no ser factible solventar la improcedencia:
Solicita de manera verbal la elaboración del Oficio informativo alAnalista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 68PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
11B.1
11B.2
11B.3
11B.4
11B.5
11C.
11C.1
11C.2
11C.3
11C.4
Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración del Oficioinformativo del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administraciónde Riesgos.
Elabora el Oficio informativo en original y copia, determinandoque la reclamación presentada es improcedente de acuerdo a lascondiciones generales de la compañía afianzadora, recaba vistobueno y firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Envía el Oficio informativo en original al área afectada y recabaacuse de recibo en la copia.
Integra al Expediente de reclamación, el Oficio de reclamación encopia, el Oficio de respuesta en originaly el Oficio informativo encopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expediente.
Fin.
En caso de ser factible solventar la improcedencia:
Solicita y recibe la Documentación correspondiente del áreacorrespondiente.
Turna la Documentación correspondiente y solicita de maneraverbal la elaboración del Oficio de reclamación complementario alAnalista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.
Recibe la Documentación correspondiente y de manera verbal lasolicitud de elaboración del Oficio de reclamacióncomplementario del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Elabora el Oficio de reclamación complementado en original ycopia, recaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Envía el Oficio de reclamación complementado en original juntocon la Documentación correspondiente a la compañíaafianzadora, y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 69PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
11C.5
12.
12A.
12A.1
12A.2
12A.3
12A.4
13.
14.
Integra al Expediente de reclamación el Oficio de reclamacióncomplementado en copia.
Continúa con la actividad No. 11.
En caso de haber procedido la reclamación presentada:
Recibe el Cheque de indemnización de la compañía afianzadora yverifica si están correctos los datos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Solicita de manera verbal la elaboración del Oficio de errores uomisiones al Analista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.
Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración del Oficio deerrores u omisiones del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Elabora el Oficio de errores u omisiones en original y copia,recaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Entrega el Oficio de errores u omisiones en original y el Chequede indemnización a la compañía afianzadora y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.
Integra al Expediente de reclamación, el Oficio de errores uomisiones en copia.
Continúa con la actividad No. 12.
En caso de estar correctos los datos:
Turna el Cheque de indemnización y solicita de manera verbal laelaboración del Oficio de entrega e integración del expediente alAnalista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.
Recibe el Cheque de indemnización y de manera verbal lasolicitud de elaboración del Oficio de entrega e integración delexpediente del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administraciónde Riesgos.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 70PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elabora el Oficio de entrega dirigido al Tesorero(a) en original ycopia, y recaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.
Turna el Oficio de entrega en original y el Cheque deindemnización al Tesorero(a) y recaba acuse de recibo en el Oficioen copia.
Pasa el tiempo.
Recibe el Escrito de notificación del depósito del cheque deindemnización en original del área asegurada a través del(de la)Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.
Integra al Expediente de reclamación los siguientes documentos:- Oficio de reclamación en copia.- Oficio de respuesta en original.- Oficio de entrega en copia.- Escrito de notificación del depósito del cheque de
indemnización en original.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la reclamación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las
Dependencias de la Administración Pública Centralizada.
Reclamación de Fianzas de Fidelidad.
15.
16.
17.
18.
19.
Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
INICIO
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOSSUBDIRECTOR(A)
CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES,
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOSY ACTIVOS Y DEL(DE LA)
DIRECTOR(A) GENERAL DEADMINISTRACIÓN
NOTIFICA LA OCURRENCIA DELSINIESTRO, E INFORMA DELSINIESTRO Y SOLICITA LA
DOCUMENTACIÓNCORRESPONDIENTE
( 2 )
DE MANERAVERBAL
RECIBE INFORMACIÓN DELSINIESTRO Y SOLICITUD DE
ELABORACIÓN DE LADOCUMENTACIÓN
CORRESPONDIENTE
( 3 )
DE MANERAVERBAL
COMPAÑÍA AFIANZADORAANALISTA
ADMINISTRATIVO(A) DESEGUROS PATRIMONIALES
JEFE(A) DE DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
DE MANERAVERBAL
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
( 1 )
RECIBE INSTRUCCIÓN PARAPRESENTAR LA
RECLAMACIÓN RESPECTIVAA LA COMPAÑÍAAFIANZADORA
EXPEDIENTE DERECLAMACIÓN
INFORMACIÓN SOLICITADA
RECIBE, ELABORA E INTEGRA
( 6 )
ÁREA AFECTADA, SUBDIRECCIÓNDE RECURSOS HUMAOS Y DE LA
PROCURADURÍA FISCAL
EXPEDIENTE DERECLAMACIÓN
REVISA Y VERIFICA SI ESTÁCOMPLETO
¿ESTÁ COMPLETO ELEXPEDIENTE DERECLAMACIÓN?
NO
ÁREA AFECTADA,SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOSY/O PROCURADURÍA
FISCAL
SI
EXPEDIENTE DERECLAMACIÓN
INFORMACIÓN SOLICITADA
RECIBE, ELABORA E INTEGRA
( 7A )
( 7 )
1
SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
DOCUMENTACIÓN DE LARECLAMACIÓN
OFICIO DE RECLAMACIÓN
ENVÍA, RECABA ACUSE DERECIBO Y NOTIFICA
( 9 )
O
1
COMPAÑÍAAFIANZADORA
OFICIO DE RESPUESTA
RECIBE Y VERIFICA SIPROCEDIÓ
O
COMPAÑÍAAFIANZADORA
2
( 10 )
RECIBE LA NOTIFICACIÓN DEENVÍO DEL OFICIO DERECLAMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN DE LARECLAMACIÓN
( 11 )
DE MANERAVERBAL
¿PROCEDIÓ LA RECLAMACIÓNPRESENTADA?
SI
3
COMPAÑÍAAFIANZADORA
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS LOS DATOS
( 12 )
SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
OFICIO DE RESPUESTA
ANALIZA Y VERIFICA SI ESFACTIBLE SOLVENTAR LA
IMPROCEDENCIA
O
( 11A )
1
2
OFICIO DE SOLICITUD DEDOCUMENTACIÓN
OFICIO DE AVISO PREVIO
OFICIO DE INFORMACIÓNDEL FIADO
OFICIO DE SOLICITUD
DISTRIBUYE Y RECABA ACUSEDE RECIBO
( 5 )
1T
1F
1T
1T
1T
1F
1F
1F
ÁREA AFECTADA
DE MANERA VERBALAL(A LA) JEFE(A) DEDEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
ANALISTAADMINISTRATIVO(A)
DE SEGUROSPATRIMONIALES
¿ESTÁN CORRECTOS LOSDATOS?
NO
SI
ANALISTAADMINISTRATIVO(A)
DE SEGUROSPATRIMONIALES
( 12A )
SOLICITA LA ELABORACIÓNDEL OFICIO DE ERRORES U
OMISIONES
3
4
ANALISTAADMINISTRATIVO(A)
DE SEGUROSPATRIMONIALES
¿ES FACTIBLE SOLVENTAR LAIMPROCEDENCIA?
NO
SI
( 11B )
SOLICITA LA ELABORACIÓNDEL OFICIO INFORMATIVO
NO
1
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE
DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
OFICIO DE SOLICITUD DEDOCUMENTACIÓN
O-1
OFICIO DE AVISO PREVIO
O-1
OFICIO DE INFORMACIÓNDEL FIADO
OFICIO DE SOLICITUD
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
O-1
( 4 )
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS
COMPAÑÍAAFIANZADORA
PROCURADURÍAFISCAL
DOCUMENTACIÓN DE LARECLAMACIÓN
OFICIO DE RECLAMACIÓN
ELABORA, INTEGRA YRECABA
O-1
( 8 )
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
RECLAMACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES
FIN
C
2
OFICIO INFORMATIVO
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
( 11B.3 )
ÁREAAFECTADA
OFICIO INFORMATIVO
OFICIO DE RESPUESTA
OFICIO DE RECLAMACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DERECLAMACIÓN
1
O
1
( 11B.4 )
EXPEDIENTE DERECLAMACIÓN
ORDENA
( 11B.5 )
ÁREACORRESPONDIENTE
DOCUMENTACIÓNCORRESPONDIENTE
SOLICITA Y RECIBE
( 11C )SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
2
JEFE(A) DE DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
OFICIO DE RECLAMACIÓNCOMPLEMENTADO
INTEGRA AL EXPEDIENTE DERECLAMACIÓN
1
( 11C.5 )
4
( 12A.1 )
RECIBE LA SOLICITUD DEELABORACIÓN DEL OFICIODE ERRORES U OMISIONES
JEFE(A) DEDEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
3
OFICIO DE ERRORES UOMISIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
O
1
( 12A.2 )
OFICIO DE ERRORES UOMISIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DERECLAMACIÓN
( 12A.4 )
1
DOCUMENTACIÓNCORRESPONDIENTE
TURNA Y SOLICITA LAELABORACIÓN DEL OFICIO
DE RECLAMACIÓNCOMPLEMENTARIO
( 11C.1 )
ANALISTAADMINISTRATIVO(A)
DE SEGUROSPATRIMONIALES
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
TURNA Y SOLICITA LAELABORACIÓN DEL OFICIO
DE ENTREGA E INTEGRACIÓNDEL EXPEDIENTE
( 13 )
SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
JEFE(A) DE DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
DIRIGIDOAL(A LA)
TESORERO(A)
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
RECIBE LA SOLICITUD DEELABORACIÓN DEL OFICIO
DE ENTREGA E INTEGRACIÓNDEL EXPEDIENTE
( 14 )
ESCRITO DE NOTIFICACIÓNDE DÉPOSITO DEL CHEQUEDE INDEMNIZACIÓN
RECIBE
( 17 )
O
3
1
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
( 11B.1 )
RECIBE LA SOLICITUD DEELABORACIÓN DEL OFICIO
INFORMATIVO
JEFE(A) DE DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
DETERMINANDO QUELA RECLAMACIÓN ES
IMPROCEDENTE
COMPAÑÍAAFIANZADORA
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ERRORES UOMISIONES
ENTREGA Y RECABA ACUSEDE RECIBO
( 12A.3 )
O
1C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDADDE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓNPÚBLICA CENTRALIZADA
EXPEDIENTE DE LARECLAMACIÓN
ORDENA
( 19 )
COMPAÑÍAAFIANZADORA
DOCUMENTACIÓNCORRESPONDIENTE
OFICIO DE RECLAMACIÓNCOMPLEMENTADO
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
( 11C.4 )
O
1
TESORERO(A)
CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ENTREGA
TURNA Y RECABA ACUSE DERECIBO
( 16 )
O
1
ESCRITO DE NOTIFICACIÓNDE DÉPOSITO DEL CHEQUEDE INDEMNIZACIÓN
OFICIO DE ENTREGA
OFICIO DE RESPUESTA
OFICIO DE RECLAMACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DELA RECLAMACIÓN
1
O
1
O
( 18 )
OFICIO INFORMATIVO
ELABORA, RECABA VISTOBUENO Y FIRMA
O-1
( 11B.2 )
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
RECIBE LA SOLICITUD DEELABORACIÓN DEL OFICIO
DE RECLAMACIÓNCOMPLEMENTARIO
( 11C.2 )
OFICIO DE RECLAMACIÓNCOMPLEMENTADO
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 11C.3 )
ANALISTAADMINISTRATIVO(A)
DE SEGUROSPATRIMONIALES
DEMANERAVERBAL
OFICIO DE ENTREGA
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 15 )
A TRAVÉSDEL(DE LA) JEFE(A)DE DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
ÁREAASEGURADA
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO ALMISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
73PÁG.
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Diaria.
Pago de la Indemnización del Seguro Institucional del Sector Educativo.
Los Requisitos documentales que debe recibir el Analista Administrativo(a) de Seguros Institucionales, para dartrámite a la reclamación de seguro de indemnización del sector educativo, es la siguiente:
En caso de reclamación del seguro institucional por Invalidez, debe recibir del(de la) asegurado(a), los siguientesdocumentos:- Identificación oficial (Credencial de elector, Pasaporte vigente o Cédula profesional, no mayor a 10 años) en
original para cotejo y dos copias.- Acta de nacimiento en original y copia.- Clave Única de Registro Poblacional (CURP) impreso en del Portal de internet, en un tanto.- Dictamen de invalidez en original, adjunta la Nota médica en original o en su caso, copia certificada del Dictamen
de invalidez expedida por el IMSS o ISSSTE con sellos y firmas originales.- Hoja única de servicios en original, con especificación de baja por invalidez o en su caso, copia certificada de Baja
por invalidez expedida por la SEP con sellos y firmas originales.- 3 últimos Talones de cheques anteriores, contando la fecha del Dictamen de invalidez.- Comprobante de domicilio actual en original y copia, no mayor a 2 meses de antigüedad.- Designación de beneficiarios (Póliza de seguro) en original, con sellos y firmas originales de la Secretaría de
Educación Pública (SEP) o de la Secretaría de Educación (SEV).- Aviso de baja en original o en su caso, copia certificada de Aviso de baja expedido por la SEP.
En caso de reclamación del seguro institucional por jubilación, debe recibir del(de la) asegurado(a), los siguientesdocumentos:- Identificación oficial (Credencial de elector, Pasaporte vigente o Cédula profesional (no mayor a 10 años)) en
original para cotejo y dos copias.- Acta de nacimiento en original y una copia.- Clave Única de Registro Poblacional (CURP) impreso en del Portal de internet, en un tanto.- Hoja única de servicios en original, con especificación de baja por jubilación, edad o cesentía.- 3 últimos Talones de cheques anteriores, contando la fecha de la jubilación.- Comprobante de domicilio actual en original y copia, no mayor a 2 meses de antigüedad.- Designación de beneficiarios (Póliza de seguro) en original, con sellos y firmas originales de la Secretaría de
Educación (SEV).- Aviso de baja en original o en su caso, copia certificada de Aviso de baja expedido por la SEV.
Atender y trámitar el pago del seguro institucional a los empleados administrativos y docentes activos federales yestatales y jubilados estatales adscritos a la Secretaría de Educación o en su caso a los beneficiarios designados.
Ninguno.
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS
JUNIO 2016 74PÁG.
En caso de reclamación del seguro institucional por fallecimiento, debe recibir del beneficiario(a) del(de la)asegurado(a) los siguientes documentos:Del(de la) asegurado(a):- Identificación oficial (Credencial de elector, Pasaporte vigente o Cédula profesional) en original para cotejo y
copia.- Acta de nacimiento en original y copia.- Clave Única de Registro Poblacional (CURP) en copia.- Acta de defunción en original y copia.- Hoja única de servicios en original, con especificación de baja por fallecimiento, copia certificada de Baja por
fallecimiento expedida por la SEP con sellos y firmas originales.- 3 últimos Talones de cheques anteriores, contando la fecha de fallecimiento o en su caso, Constancia de sueldos
del ISSSTE en original.- Comprobante de domicilio actual en original, no mayor a 2 meses de antigüedad.- Designación de beneficiarios(Póliza de seguro) en original, certificado por el Sindicato Nacional de
Trabajadores de la Educación (SNTE) e ISSSTE.- Aviso de baja en original o en su caso, copia certificada de Aviso de baja expedido por la SEP.- Acta de matrimonio en original en su caso.
Del(de la) beneficiario(a) del(de la) asegurado(a):- Identificación oficial (Credencial de elector, Pasaporte vigente o Cédula profesional) en original para cotejo y
dos copias.- Clave Única de Registro Poblacional (CURP) en copia.- Acta de nacimiento en original y copia.- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) en dos copias en su caso, Alta ante el Sistema de Administración
Tributaria(SAT), Recibo de nómina o cualquier formato oficial donde este impresa su homoclave.- Comprobante de domicilio actual en original, no mayor a 2 meses de antigüedad.
En caso de presentarse el(la) beneficiario(a) del(de la) asegurado(a) a realizar el trámite, el AnalistaAdministrativo(a) de Seguros Institucionales debe corroborar que éste se encuentre como beneficiario en laDesignación de beneficiarios (Póliza de seguro).
En caso de no presentar la Designación de beneficiarios (Póliza de seguro), el(la) beneficiario(a) del(de la)asegurado(a) debe promover un Juicio Sucesorio Intestamentario ante el Tribunal Estatal de Conciliación yArbitraje.
Para el caso del(de la) beneficiario(a) del(de la) asegurado(a) que sea menor de edad, además de los Requisitosdocumentales deben presentar la Carta de responsabilidad de tutoría para cada menor en original.
Para el caso de que los Requisitos documentales presenten errores se debe requerir la Fe testimonial emitida porNotario Público.
Para el caso de que los Requisitos documentales sean ilegibles, deben presentar al reverso, la certificación elaboradapor la Institución que expidió dicho documento.
El Analista Administrativo(a) de Seguros Institucionales debe registrar en la Base de datos de la siniestridad delejercicio correspondiente, el número de cheque o bono, la cantidad pagada y la fecha.
El Analista Administrativo(a) de Seguros Institucionales debe realizar un Expediente de pago de seguro deindemnización personalizado por asegurado(a).
Pago de la Indemnización del Seguro Institucional del Sector Educativo.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 75PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Analista Administrativo(a) deSeguros Institucionales.
Atiende al(a la) Asegurado(a) o al(a la) Beneficiario(a) del(de la)Asegurado(a), recibe y verifica los Requisitos documentalescorrespondientes.
Accesa al disco duro en la Base de datos de la siniestridad delejercicio correspondiente y verifica que se encuentre el(la)Asegurado(a).
¿Se encuentra el(la) Asegurado(a) ?
En caso de no encontrarse el(la) Asegurado(a):
Notifica al(a la) Asegurado(a) o al(a la) Beneficiario(a) del(de la)Asegurado(a) que no se encuentra en la Base de datos de lasiniestridad del ejercicio correspondiente, y devuelve losRequisitos documentales correspondientes.
Fin.
En caso de encontrarse el(la) Asegurado(a):
Accesa al disco duero e imprime el Formato de beneficiario enoriginal y solicita al(a la) Asegurado(a) o al(a la) Beneficiario(a)del(de la) Asegurado(a) lo requisite.
Elabora el Oficio para el pago de indemnización en original parasolicitar la disponibilidad presupuestal, recaba rúbrica del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, del(de la) Director(a) Generalde Administración y firma del(de la) Subsecretario(a) de Finanzas yAdministración a través del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.
Obtiene tres copias del Oficio para el pago de indemnización enoriginal y lo distribuye de la siguiente manera:- Original al(a la) Subsecretario(a) de Egresos.- Primera copia al(a la) Secretario(a) de Finanzas y Planeación.- Segunda copia al(a la) Director(a) General de Administración.Y recaba acuse de recibo en la tercera copia, la cual archiva demanera cronológica temporal.
Pasa el tiempo.
1.
2.
2A.
3.
4.
5.
Pago de la Indemnización del Seguro Institucional del Sector Educativo.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 76PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Pago de la Indemnización del Seguro Institucional del Sector Educativo.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Recibe de la Subsecretaría de Egresos a través del Departamento deConsolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones, el Oficio deautorización de pago de seguro de indemnización en original.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación deAdquisiciones, el Oficio con el código presupuestal e importe enoriginal y le solicita complete el número de beneficiario en elFormato de beneficiario en original.
Gestiona a través del Departamento de Consolidación, Registro yEvaluación de Adquisiciones, el pago del seguro por indemnizacióndel sector educativo.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Caja a través del Departamento deConsolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones, el Cheque oBono con Póliza de cheque.
Notifica vía telefónica al(a la) Asegurado(a) o al(a la)Beneficiario(a) del(de la) Asegurado(a), que esta listo su Cheque oBono.
Atiende al(a la) Asegurado(a) o al(a la) Beneficiario(a) del(de la)Asegurado(a), le solicita y recibe una Identificación oficial.
Elabora el Oficio de devolución de la póliza de seguro deindemnización en original y completa el Formato de finiquito depago en original.
Recaba firma del(de la) Asegurado(a) o del(da la) Beneficiario(a)del(de la) Asegurado(a), en los siguientes documentos:- Oficio de devolución de la póliza de seguro de indemnización en
original.- Formato de finiquito de pago en original.- Cheque o Bono con Póliza de cheque.
Accesa al disco duro en la Base de datos de la siniestridad delejercicio correspondiente, identifica al(a la) Asegurado(a) o al(a la) Beneficiario(a) del(de la) Asegurado(a) y registra los datoscorrespondientes.
Analista Administrativo(a) deSeguros Institucionales.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 77PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Pago de la Indemnización del Seguro Institucional del Sector Educativo.
15.
16.
17.
18.
19.
Analista Administrativo(a) deSeguros Institucionales.
Obtiene una copia del Oficio de devolución de la póliza de seguro deindemnización en original y de la Identificación oficial y dos copiasdel Cheque o Bono con Póliza de cheque con firma de recibido.
Desprende la Póliza de cheque del Cheque o Bono.
Entrega los siguientes documentos:Al(a la) Asegurado(a) o al(a la) Beneficiario(a) del(de la)Asegurado(a).- Cheque o Bono.- Identificación oficial.Al Departamento de Caja:- Oficio de devolución de la póliza de seguro de indemnización en
original.- Póliza de cheque con firma de recibido en original.- Identificación oficial en fotocopia.- Cheque o Bono con firma de recibido en primera copia.
Elabora el Expediente de pago de seguro de indemnización eintegra los siguientes documentos:- Requisitos documentales.- Oficio de autorización de pago de seguro de indemnización en
original.- Oficio de devolución de la póliza de seguro de indemnización en
copia.- Cheque o Bono con Póliza de cheque en segunda copia.- Formato de finiquito de pago en original.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente depago de seguro de indemnización.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA NO CONTROLADA
PAGO DE LA INDEMNIZACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONAL DEL SECTOR EDUCATIVO
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
INICIO A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO YEVALUACIÓN DE ADQUISICIONES
SUBSECRETARÍA DEEGRESOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS INSTITUCIONALES
SECRETARIO(A) DEFINANZAS Y PLANEACIÓNDIRECTOR(A) GENERAL DEADMINISTRACIÓN
SUBSECRETARIO(A)DE EGRESOS
REQUISITOS DOCUMENTALES
ATIENDE, RECIBE Y VERIFICA
( 1 )
ACCESA Y VERIFICA
DISCO DURO: BASE DEDATOS DE LA SINIESTRIDAD
DEL EJERCICIOCORRESPONDIENTE
( 2 )
¿SE ENCUENTRA EL(LA)ASEGURADO(A)?
NO
SI
REQUISITOS DOCUMENTALES
NOTIFICA Y DEVUELVE
( 2A )
ASEGURADO(A) OBENEFICIARIO(A) DEL(DE LA)
ASEGURADO(A)
ASEGURADO(A) OBENEFICIARIO(A) DEL(DE LA)
ASEGURADO(A)
FIN
ASEGURADO(A) OBENEFICIARIO(A) DEL(DE LA)
ASEGURADO(A)
OFICIO PARA EL PAGO DEINDEMNIZACIÓN
ELABORA, RECABA RÚBRICAY FIRMA
( 4 )
O
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS Y ACTIVOS, DIRECTOR(A)
GENERAL DE ADMINISTRACIÓN YSUBSECRETARIO(A) DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE
DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
OFICIO PARA EL PAGO DEINDEMNIZACIÓN
OBTIENE Y DISTRIBUYE
O
1-2
( 5 )
3
C
FORMATO DE BENEFICIARIO
OFICIO CON EL CÓDIGOPRESUPUESTAL E IMPORTE
RECIBE Y LE SOLICITACOMPLETE
O
O
( 7 )
DEPARTAMENTODE CONSOLIDACIÓN,
REGISTRO Y EVALUACIÓNDE ADQUISICIONES
CON EL NÚMERODEL BENEFICIARIO
GESTIONA, EL PAGO DELSEGURO POR
INDEMNIZACIÓN DELSECTOR EDUCATIVO
( 8 )
A TRAVÉS DELDEPARTAMENTO
DE CONSOLIDACIÓN,REGISTRO Y EVALUACIÓN
DE ADQUISICIONES
CHEQUE O BONO CONPÓLIZA DE C HEQUE
RECIBE
( 9 )
DEPARTAMENTODE CAJA
A TRAVÉS DELDEPARTAMENTO
DE CONSOLIDACIÓN,REGISTRO Y EVALUACIÓN
DE ADQUISICIONES
ASEGURADO(A) OBENEFICIARIO(A) DEL(DE LA)
ASEGURADO(A)
NOTIFICA QUE ESTA LISTOSU CHEQUE O BONO
( 10 )
VÍATELEFÓNICA
CHEQUE OBONO CON PÓLIZA DE
CHEQUE
FORMATO DE FINIQUITO DEPAGO
O
OFICIO DE DEVOLUCIÓN DELA PÓLIZA DE SEGURO DEINDEMNIZACIÓN
RECABA FIRMA
O
( 13 )
ASEGURADO(A) OBENEFICIARIO(A) DEL(DE LA)
ASEGURADO(A)
ACCESA, IDENTIFICA YREGISTRA
DISCO DURO: BASE DEDATOS DE LA SINIESTRIDAD
DEL EJERCICIOCORRESPONDIENTE
( 14 )
O
EXPEDIENTE DE PAGO DESEGURO E INDEMNIZACIÓN EINTEGRA
ORDENA
( 19 )
C
ASEGURADO(A) OBENEFICIARIO(A) DEL(DE LA)
ASEGURADO(A),DEPARTAMENTO DE CAJA
O
FORMATO DE BENEFICIARIO
ACCESA, IMPRIME Y SOLICITALO REQUISITE
DISCO DURO: FORMATODE BENEFICIARIO
( 3 )
O
OFICIO DE AUTORIZACIÓNDE PAGO DE SEGURO DEINDEMNIZACIÓN
RECIBE
( 6 )
O
IDENTIFICACIÓN OFICIAL
ATIENDE, LE SOLICITA YRECIBE
( 11 )
O
FORMATO DE FINIQUITO DEPAGO
OFICIO DE DEVOLUCIÓN DELA PÓLIZA DE SEGURO DEINDEMNIZACIÓN
ELABORA Y COMPLETA
O
O
( 12 )
PÓLIZA DE C HEQUE
CHEQUE O BONO
DESPRENDE
( 16 )
FORMATO DE FINIQUITO DEPAGO
CHEQUE O BONO CONPÓLIZA DE CHEQUE
2
OFICIO DE DEVOLUCIÓN DELA PÓLIZA DE SEGURO DEINDEMNIZACIÓN
OFICIO DE AUTORIZACIÓNDE PAGO DE SEGURO DEINDEMNIZACIÓN
1
REQUISITOS DOCUMENTALES
ELABORA EL EXPEDIENTE DEPAGO DE SEGURO E
INDEMNIZACIÓN E INTEGRA
O
( 18 )
O
FIN
1-2
CHEQUE OBONO CON PÓLIZA DE
CHEQUE
( 15 )
IDENTIFICACIÓN OFICIAL
OFICIO DE DEVOLUCIÓN DELA PÓLIZA DE SEGURO DEINDEMNIZACIÓN
OBTIENE Y DESPRENDE LAPÓLIZA DE CHEQUE
O
1
1
O
CHEQUE O BONO CONPÓLIZA DE CHEQUE
IDENTIFICACIÓN OFICIAL
1
PÓLIZA DE CHEQUE CONFIRMA DE RECIBIDO
OFICIO DE DEVOLUCIÓN DELA PÓLIZA DE SEGURO DEINDEMNIZACIÓN
O
IDENTIFICACIÓN OFICIAL
O
1
CHEQUE O BONO
ENTREGA
( 17 )
ASEGURADO(A) OBENEFICIARIO(A) DEL(DE LA)
ASEGURADO(A)
COPIA NO CONTROLADA
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
NORMAS
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO ALMISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
79PÁG.
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Periódica.
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
Las modificaciones a las Pólizas deben realizarse en los primeros 30 días a partir de la entrega de la misma, conformelo establecido en el artículo 25 de la Ley sobre el Contrato del Seguro.
La cancelación de las Pólizas únicamente son procedentes cuando éstas estén debidamente finiquitadas, en casocontrario, el Departamento de Administración de Riesgos debe realizar el Oficio correspondiente comunicando a laDependencia la improcedencia de la misma.
En el caso de vehículos, el Analista Administrativo(a) de Registro y Control Patrimonial debe registrar en la Base dedatos de control: el número de póliza y el inciso correspondiente, así también lo relativo a otros bienes o fianzas deberegistrarse la modificación del endoso.
En los movimientos de bajas, el Departamento de Administración de Riesgos, debe gestionar mediante Oficio, ladevolución de la cantidad no devengada por la Póliza correspondiente, así como su devolución a la Dependenciacorrespondiente.
Mantener actualizado el archivo documental de las altas, bajas y modificaciones de las pólizas de seguros y fianzas, con elfin de integrar la base de datos respectiva.
Ninguno.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 80PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Analista Administrativo(a) deRegistro y Control Patrimonial.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente decontratación respectivo.
Analiza la información, obtiene los datos correspondientes y generala Base de datos de control con base en el Expediente decontratación.
Pasa el tiempo.
Recibe el Oficio de solicitud de gestión en original y laDocumentación soporte de las Dependencias del Poder Ejecutivo através del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos, verifica el Oficio y determina si el tipo de solicitud es pormodificación de datos o por una alta o baja.
¿La solicitud es por modificación de datos o por una alta o baja?
En caso de ser por modificación de datos:
Prepara la Documentación soporte, elabora el Oficio demodificación a la compañía correspondiente en original y copia,señalando los errores o cambios, y recaba visto bueno y firmadel (de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.
Envía el Oficio de modificación en original junto con laDocumentación soporte a la compañía correspondiente y recabaacuse de recibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe los Documentos de endoso con los cambios solicitados de lacompañía correspondiente a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos y verifica si estáncorrectos.
¿Están correctos los Documentos de endoso?
En caso de no estar correctos los Documentos de endoso:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, recaba firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.
Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíacorrespondiente y recaba acuse de recibo en la copia.
1.
2.
3.
3A.
3A.1.
3A.2.
3B.
3B.1.
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 81PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
3B.2.
3C.
3C.1.
3C.2.
3C.3.
3C.4.
3C.5.
4.
5.
Analista Administrativo(a) deRegistro y Control Patrimonial.
Integra al Expediente de contratación respectivo, el Oficio deobservaciones en copia.
Continúa con la actividad No. 3A.2.
En caso de estar correctos los Documentos de endoso:
Elabora el Oficio de contestación en original y copia, y recaba firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.
Obtiene copia de los Documentos de endoso.
Envía el Oficio de contestación en original, junto con losDocumentos de endoso a la Dependencia correspondiente a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos yrecaba acuse de recibo en las copias.
Accesa y registra en la Base de datos de control la modificacióncorrespondiente.
Integra al Expediente de contratación respectivo, los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de gestión en original.- Oficio de modificación en copia.- Documentos de endoso en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente decontratación respectivo.
Fin.
En caso de ser una alta o baja:
Elabora el Oficio de solicitud de alta o baja a la compañíacorrespondiente en original y copia, y recaba firma del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.
Envía a la compañía correspondiente, el Oficio de solicitud enoriginal, junto con la Documentación soporte y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.
Pasa el tiempo.
COPIA NO CONTROLADA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JUNIO 2016 82PÁG.
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recibe los Documentos de la alta o baja de la compañíacorrespondiente a través del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos y verifica si están correctos.
¿Están correctos los Documentos?
En caso de no estar correctos los Documentos:
Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, y recabafirma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.
Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíacorrespondiente y recaba acuse de recibo en la copia.
Integra al Expediente de contratación respectivo, el Oficio deobservaciones en copia.
Continúa con la actividad No. 6.
En caso de estar correctos los Documentos:
Elabora el Oficio de contestación en original y copia, y recaba firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.
Obtiene copia de los Documentos de la alta o baja.
Envía el Oficio de contestación en original, junto con losDocumentos de la alta o baja a la Dependencia correspondiente, yrecaba acuse de recibo en las copias.
Accesa y registra en la Base de datos de control el alta o bajacorrespondiente.
Integra al Expediente de contratación respectivo, los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de gestión en original.- Oficio de solicitud de baja o alta en copia.- Oficio de contestación en copia.- Documentos de la alta o baja en copia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente decontratación respectivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.
Analista Administrativo(a) deRegistro y Control Patrimonial.
6.
6A.
6A.1
6A.2
7.
8.
9.
10.
11.
12.
COPIA NO CONTROLADA
CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE REGISTRO Y CONTROL PATRIMONIAL
INICIO
C
DEPENDENCIAS DELPODER EJECUTIVO
¿LA SOLICITUD ES PORMODIFICACIÓN DE DATOS O
POR UNA ALTA O BAJA?
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍACORRESPONDIENTE
COMPAÑÍACORRESPONDIENTE
NO
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍACORRESPONDIENTE
OFICIO DE OBSERVACIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DECONTRATACIÓN
RESPECTIVO
1
1
1
DEPENDENCIACORRESPONDIENTE
C
FIN
MODIFICACIÓNDE DATOS
1
ALTA O BAJA
EXPEDIENTE DECONTRATACIÓN
OBTIENE
( 1 )
EXPEDIENTE DECONTRATACIÓN
ANALIZA LA INFORMACIÓN,OBTIENES LOS DATOSCORRESPONDIENTES Y
GENERA
BASE DE DATOS DECONTROL
( 2 )
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
OFICIO DE SOLICITUD DEGESTIÓN
RECIBE, VERIFICA YDETERMINA EL TIPO DE
SOLICITUD
1T
( 3 )
DOCUMENTOS DE ENDOSO
RECIBE CON LOS CAMBIOSSOLICITADOS Y VERIFICA SI
ESTÁN CORRECTOS
( 3A.2 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
( 3B.1 )
( 3B.2 )
DOCUMENTOS DE ENDOSO
OBTIENE
1
( 3C.1 )
ACCESA Y REGISTRA LAMODIFICACIÓN
CORRESPONDIENTE
BASE DE DATOS DECONTROL
( 3C.3 )
DOCUMENTOS DE ENDOSO
OFICIO DE MODIFICACIÓN
OFICIO DE SOLICITUD DEGESTIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTE DECONTRATACIÓN
RESPECTIVO
O
1
1
( 3C.4 )
EXPEDIENTE DECONTRATACIÓN
ORDENA
( 3C.5 )
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOSDOCUEMNTOS DE ENDOSO?
SISUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
OFICIO DE SOLICITUD
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 4 )
OFICIO DE CONTESTACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 3C )
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
OFICIO DE MODIFICACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
( 3A.1 )
O
1
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 3B )
OFICIO DE MODIFICACIÓN
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
O-1
PREPARA, ELABORA, RECABAVISTO BUENO Y FIRMA
( 3A )
( 3C.2 )
DOCUMENTOS DE ENDOSO
OFICIO DE CONTESTACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
1
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2016
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE REGISTRO Y CONTROL PATRIMONIAL
1
COMPAÑÍACORRESPONDIENTE
1
COMPAÑÍACORRESPONDIENTE
NO
SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
COMPAÑÍACORRESPONDIENTE
1
DEPENDENCIACORRESPONDIENTE
C
FIN
DOCUMENTOS
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS
( 6 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
( 6A.1 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DECONTRATACIÓN
RESPECTIVO
1
( 6A.2 )
DOCUMENTOS
OBTIENE
1
( 8 )
ACCESA Y REGISTRA
BASE DE DATOS DECONTROL
( 10 )
DOCUMENTOS
OFICIO DE CONTESTACIÓN
OFICIO DE SOLICITUD
OFICIO DE SOLICITUD DEGESTIÓN
INTEGRA EL EXPEDIENTE DECONTRATACIÓN
RESPECTIVO
1
O
1
1
( 11 )
EXPEDIENTE DECONTRATACIÓN
ORDENA
( 12 )
¿ESTÁN CORRECTOS LOSDOCUMENTOS?
SISUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
OFICIO DE SOLICITUD
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
( 5 )
O
1
OFICIO DE CONTESTACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
( 7 )
OFICIO DE OBSERVACIONES
ELABORA Y RECABA
O-1
( 6A )
( 9 )
DOCUMENTOS
OFICIO DE CONTESTACIÓN
ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO
O
1
1
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
JUNIO 2016 85PÁG.
EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
ELABORACIÓN
REVISIÓN
VERÓNICA ADRIANA REYNAUD ORNELASSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
IGNACIO GARCÍA LEYVASUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS
PEDRO ARTURO GARCÍA RODRÍGUEZJEFE DE DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
COPIA NO CONTROLADA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos
Manual de Procedimientos
JUNIO 2016 86PÁG.
Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave, Junio de 2016.
ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN