De lo Bueno a lo Mejor - Audite la Eficacia del SGC para Propulsar a su Organización
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QP www.qualityprogress.com1
De lo bueno a lo mejorAudite la eficacia del sistema de calidad para propulsar
a su organizacin
Las auditoras de sistemas de calidad ofrecen una magnfica oportunidad a la
organizacin para reforzar sus puntos
fuertes y minimizar sus debilidades. A lo
largo de todo el proceso, los auditores
desempean el rol principal maximizando
el valor de la auditora. Los auditores que
van ms all y proporcionan evaluaciones
completas de la eficacia del sistema de
calidad son los que marcan la diferencia.
Empecemos con los conceptos bsicos
de una auditora de sistemas de calidad.
Un sistema de gestin de la calidad (SGC),
de acuerdo a la serie de normas ISO 9000,
adopta un enfoque basado en procesos.
El sistema est diseado para incorporar
diversos procesos y sub-procesos que
ofrecen soporte al proceso completo.
En su conjunto, el sistema (el proceso)
sigue el ciclo planificar-hacer-verificar-
actuar (PHVA). El bloque de verificacin
incluye diversos procesos con el objetivo
de supervisar y medir los procesos y los
productos respecto a las polticas, los
objetivos y los requisitos para el producto,
e informar sobre los resultados.1
Para lograr los objetivos del proceso de
verificacin, la norma ISO 9001 requiere
que las auditoras internas determinen:
1. Conformidad.
2. Eficacia.2
Las auditoras de conformidad verifican
el estado de la organizacin respecto a
su manual de gestin de la calidad y pro-
cedimientos, mientras que la auditora de
eficacia (tambin llamada de programas)
prueba la capacidad del sistema para
alcanzar los objetivos.
Est de ms decir que este ltimo paso
proporciona ms valor. Pero, esta es la
parte difcil. Las dificultades incluyen:
1. Conocimiento. Una auditora ori-
entada a la eficacia exige un amplio cono-
cimiento y experiencia en la industria a la
que pertenece la organizacin auditada.
Eso no debe representar un problema en
el caso de las auditoras internas. Pero
en las auditoras externas, los auditores
deben limitar sus auditoras a su campo de
conocimiento o complementar el equipo
de auditora con expertos en la materia.
2. Tiempo. Una auditora orientada a
la eficacia exige tiempo para estudiar los
procesos de la organizacin, recoger datos
y examinar la capacidad de los procesos
para alcanzar los objetivos. Para hacer
frente a esto, el auditor debe tener cui-
dado en la planificacin de sus auditoras.
En primer lugar, debe ser asignada una
cantidad de tiempo suficiente. Un plan de
auditora debe considerar el tamao y las
complejidades de la organizacin audita-
da. En segundo lugar, los auditores deben
ser prudentes con el tiempo, centrndose
en lo que es fundamental.
3. Poltica. Informar de deficiencias
en el sistema en s mismo es generalmente
ms difcil que informar de deficiencias en
el cumplimiento del sistema. La razn de
esto es que los sistemas de calidad suelen
ser desarrollados por la alta direccin.
Elementos tales como el orgullo y el ego
podran desempear un rol en forma
de presin sobre los auditores. Esto es
especialmente cierto en el caso de las
auditoras internas.
A pesar del desafo, la auditora
orientada a la eficacia proporciona a las
organizaciones una valiosa oportunidad
que no debe desaprovecharse. La mejora
continua se basa nicamente en la capaci-
dad de las organizaciones para identificar
la causa raz de los errores y corregirlos.
La auditora es uno de los procesos clave
que ayuda a las organizaciones a mejorar
y sobresalir.
Estos son algunos consejos para el es-
tablecimiento de un mejor proceso a favor
de la auditora orientada a la eficacia:
Preprese para las auditoras con un
extensa revisin de la misin y los obje-
tivos de la organizacin auditada.
Forme el equipo adecuado. El equipo
de auditora debe poseer conocimien-
tos tcnicos adecuados sobre la orga-
nizacin auditada.
Durante la reunin de apertura, comu-
nique los objetivos de la auditora con
especial nfasis en la eficacia.
Vincule todos los hallazgos a los objeti-
vos organizacionales.
Ponga ms enfsis en los procesos de
auditora interna en lugar de depender
de las auditoras externas que por lo
general estn limitadas en el tiempo.
La auditora orientada a la eficacia es la
prueba verdadera para los auditores. Los
buenos auditores hacen un gran trabajo
con la verificacin del cumplimiento. Los
auditores destacados promueven un cam-
bio ms genuino a travs de la auditora
volviendo a los fundamentos por Wail a. al-Sabbali
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septiembre 2012 QP 2
orientada a la eficacia.
Estos son un par de ejemplos en los
que la eficacia fue auditada en una orga-
nizacin:
El proceso de seleccin y evaluacin de
los proveedores no pudo proporcionar
a la organizacin una fuente fiable de
materiales. Se constat que el 40% de
los proveedores evaluados y aproba-
dos haban suministrado materiales
defectuosos.
Una revisin por la direccin no logr
efectuar los cambios necesarios en el
Sistema de Gestin de la Calidad (SGC)
de la empresa. En tres registros con-
secutivos de revisin por la direccin,
la alta direccin aconsej al departa-
mento de formacin llevar a cabo un
amplio programa de formacin dirigido
a los recin contratados para capaci-
tarles en la conduccin de los equipos
comprados recientemente. Se confirm
que el departamento de formacin no
llev a cabo dicha formacin. QP
referencias1. organizacin internacional de Normalizacin, ISO
9001:2008Sistema de Gestin de la Calidad, Clusula 0.2
2. organizacin internacional de Normalizacin, ISO 9001:2008Sistema de Gestin de la Calidad, Clusula 8.2.2
WaIl a. al-SabbalI es director ejecutivo de Saudi QTech en arabia Saudita. Posee un ttulo de maestra en direccin de proyectos por la Uni-versidad King Fahd of Petroleum and Minerals en Dhahran, arabia Saudita. al-Sabbali es miembro senior de aSQ, director de calidad certificado por
aSQ y profesional de direccin de proyectos certificado por el Project Management Institute.