1Daños y pérdidas

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Daños y pérdidas

DefiniciónResponder por el daño o la pérdida de los objetos bajo su cuidado.

AlcanceEste proceso procede cuando es necesario responder por un daño menor accidental causado a un objeto durante su manipulación hasta la destrucción de gran parte de la colección del museo provocada por un incendio. Con suerte, las medidas que el museo ejecutará durante el proceso de Planificación de emergencias para colecciones reducirán tanto las posibilidades como el impacto de los daños y pérdidas significativos. El plan de emergencia también informará sobre cómo responder durante una emergencia. Lo siguiente es enfocarse en los Daños y pérdidas, documentando el incidente y registrando las decisiones tomadas y las acciones realizadas.

Si hubo una irrupción obvia y desaparecieron piezas preciadas de la exposición, es razonable concluir que hubo un robo y el museo debe responder a la situación de manera adecuada. Sin embargo, si un objeto no se encuentra en su lugar correspondiente en el almacén, la situación es menos clara. ¿Lo robaron o un colega lo cambió de lugar y fue descuidado porque no registró el cambio adecuadamente? Averiguar la respuesta a la pregunta podría tomar mucho tiempo y esfuerzo. Por esto es tan importante ser escrupuloso con la Ubicación y control del movimiento y hacer Auditorías regularmente para verificar que la información del Inventario siempre esté actualizada.

El estándar SpectrumDebe existir una política para saber cómo lidiar con objetos dañados y perdidos. Esta puede estar en un documento independiente o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas:

• ¿A qué miembro del personal del museo se le debería informar en caso de quehaya un objeto dañado o se sospeche la pérdida de un objeto?

• ¿Quién es responsable de tomar medidas?

• ¿Qué verificaciones internas se deben hacer para localizar los objetos que yano estén en su ubicación registrada?

© Collections Trust 2020

2 Daños y pérdidas

• ¿Quién decide en qué momento se debería informar sobre un presunto robo alos organismos externos como la policía o las aseguradoras?

• ¿Quién es responsable de lidiar con los medios por el interés que suscite elincidente?

• ¿Qué proceso de investigación y revisión de incidentes se llevará a cabo paraque esta situación no se repita?

También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir cuando los objetos del museo se pierdan o se dañen. El proceso sugerido por Spectrum es un punto de partida útil; sin embargo, independientemente de cómo lo implementen, los procesos propios del museo deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

Requisito mínimo ¿Por qué es importante?

El museo puede informar a los propietarios sobre los objetos perdidos o dañados que no son de su propiedad.

El museo es sincero con los prestamistas y hay confianza mutua incluso cuando las cosas salen mal.

El museo registra las circunstancias en las que se dieron todos los incidentes relacionados al daño, o pérdida, de objetos de la forma más completa.

El museo necesitará documentación detallada para cualquier revisión interna, demanda al seguro o investigación policial.

El museo elabora reportes del estado (con imágenes) para los objetos dañados.

Este es el primer paso para una planificación de conservación adecuada.

El museo puede brindarle suficiente información a la policía sobre los objetos robados (con imágenes, de ser posible) para que los puedan identificar si con recuperados posteriormente.

Es posible que los delincuentes retiren el número de objeto de los objetos robados.

El museo documenta completamente todas las decisiones que se toman para responder ante un daño o pérdida.

El museo puede explicar cómo se manejan los incidentes en los que ocurre algún daño o pérdida de objetos durante cualquier investigación o conflicto posterior.

Las lecciones aprendidas de los incidentes ocurridos serán utilizadas para mejorar las políticas y procesos relevantes para que estos incidentes no se repitan.

El museo no vuelve a cometer errores que se pueden evitar.

3Daños y pérdidas

Procedimiento sugerido

Responder por los daños

Seguir los pasos establecidos en el plan de emergencia del museo.

Dependiendo de la magnitud de los daños, siga los pasos adecuados descritos en el plan para tomar medidas de forma inmediata.

Cambiar el lugar de los objetos.

Cambie el lugar de los objetos dañados si resulta práctico. Ir a Ubicación y control del movimiento.

Evaluar el estado y las necesidades de cuidado y conservación de los objetos.

Bríndele a los conservadores los registros relevantes de objetos y reportes previos de evaluación técnica y conservación. Ir a Verificación de estado y evaluación técnica.

¿Los objetos se recibieron en préstamo?

Si han recibido estos objetos en préstamo, infórmele al propietario inmediatamente. Archive una copia de la correspondencia y anote la Ubicación del documento para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro.

Registrar la información sobre los daños.

Registre la siguiente información para cada objeto dañado, o conjunto de objetos dañados:

Información de identificación del objeto

• El Número de objeto de objetos que le pertenecen al museo.

Información sobre la entrada de objetos

• El Número de entrada de los objetos prestados y cualquier otro objeto que nole pertenezca al museo (por ejemplo, objetos en consulta).

Información sobre daños o pérdidas

• Un número de referencia para los daños - Número de referencia del daño opérdida.

• Fechas de descubrimiento y notificación de los daños - Fecha de daño opérdida (usar un formato preestablecido).

4 Daños y pérdidas

• Nombre e información de contacto de las personas involucradas en eldescubrimiento y notificación del daño:

• Notificante de daños o pérdidas (usar formato preestablecido pararegistrar el nombre).

• Dirección.

• Cómo se produjeron los daños - Método de daño o pérdida (usar listapredeterminada).

• Otros detalles de los daños - Nota sobre el daño o pérdida, incluyendo:

• Las circunstancias en las que se dañó el objeto.

• Detalles sobre los daños y referencias a cualquier reporte del estado.

Informar al personal principal, al órgano rector del museo y a la prensa (si procede) de acuerdo con la política del museo.

Presente una copia de estas notificaciones y anote la Ubicación del documento para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro.

Si es relevante, infórmele a la compañía de seguros o al proveedor de indemnización.

Ir a Seguro e indemnización.

¿Se deben conservar los objetos?

Si se necesita trabajo de conservación, ir a Cuidado y conservación de colecciones.

¿Se podrá considerar el descarte?

Si el daño es tan grave que tendría que descartarse los objetos dañados, ir a Dar de baja a la colección y descarte.

Responder por la pérdida de objetos

Implementar el procedimiento de seguridad o el plan de emergencia del museo.

Si resulta apropiado (por ejemplo, si parece que acaba de suceder un robo), ejecute el procedimiento de respuesta inmediata. Dependiendo de las circunstancias, el museo tendría que alertar rápidamente a las siguientes personas/organizaciones, incluso antes de determinar por completo la magnitud y la naturaleza del problema:

• Persona responsable de los objetos.

• Personal de seguridad interna o voluntarios.

5Daños y pérdidas

• Policía (cuando proceda).

• Agencias o especialistas externos.

Aunque el informe inicial podría darse verbalmente, se debería elaborar un reporte escrito tan pronto como sea posible. Anote todas las conversaciones telefónicas y presente una copia de la correspondencia, registrando la Ubicación del documento para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro.

Confirmar exactamente qué se perdió.

Confirme el número y la naturaleza exacta de los objetos perdidos y recupere toda la documentación relevante relacionada a estos.

Ir a Auditoría.

¿Los objetos se recibieron en préstamo?

Si han recibido estos objetos en préstamo, infórmele al propietario inmediatamente. Archive una copia de la correspondencia y anote la Ubicación del documento para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro.

¿El objeto perdido fue robado?

Si se sabe o se sospecha que la pérdida se dio por robo, bríndele fotografías y todo material descriptivo a la policía para que pueda identificar los objetos perdidos. Es posible que también deba informar a:

• La organización de desarrollo de museos de su región.

• El Asesor de Seguridad Nacional en Arts Council England.

• Las bases de datos en línea de propiedad cultural robada.

Registre la información sobre la pérdida.

Registre la siguiente información para cada objeto dañado, o conjunto de objetos dañados:

Información de identificación del objeto

• El Número de objeto de objetos que le pertenecen al museo.

Información sobre la entrada de objetos

• El Número de entrada de los objetos prestados y cualquier otro objeto que nole pertenezca al museo (por ejemplo, objetos en consulta).

Información sobre daños o pérdidas

• Un número de referencia de la pérdida - Número de referencia del daño opérdida.

6 Daños y pérdidas

• Fechas de descubrimiento y notificación de la pérdida - Fecha de daño opérdida (usar un formato preestablecido).

• Nombre e información de contacto de aquellos involucrados en eldescubrimiento y notificación de la pérdida:

• Notificante de daños o pérdidas (usar formato preestablecido pararegistrar el nombre).

• Dirección.

• Cómo se dio la pérdida - Método del daño o pérdida (usar listapredeterminada).

• Otros detalles de la pérdida - Nota sobre el daño o pérdida.

Informar al personal principal, al órgano rector del museo y a laprensa (si procede) de acuerdo con la política del museo.

Presente una copia de estas notificaciones y anote la Ubicación del documento para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro.

Si es relevante, informe a la compañía de seguros o al proveedor de indemnización.

Si los objetos perdidos tienen cobertura de seguro o de indemnización, ir a Seguro e indemnización.

7Daños y pérdidas

Evaluar el estado de los objetos, así como su cuidado y necesidades de conservación.

Mover los objetos.

Informar al prestamista.

Registrar información sobre el daño ocurrido.

Informar al personal sénior, al órgano de gobierno y a la prensa

(de ser necesario) según lo establecido en la política del museo.

Daños y pérdidas: daños

Respuesta ante daños según el plan de emergencia

Seguir los pasos establecidos en el plan de emergencia del museoDaños

Plan de emergencia

Ubicación y control del movimiento

Verificación del estado y evaluación técnica

Continuar en la siguiente página

Ante ello

Con basee en llo

¿Los objetoss on prestados?

?

?

No

No

Revisar y volver

Revisar y volver

Notificación del daño

Notificación del daño

Información sobre daños o pérdidasInformación sobre la identificación de objetosInformación sobre la entrada de objetos

Registrar

�

Sí

¿Se pueden mover los objetos dañados?

Sí

Enviar y archivar

Enviar y archivar

8 Daños y pérdidas

De ser necesario, informar a la compañía de seguros o

proveedor de la indemnización.

Continuación del apartado de Respuesta

ante dañosAcciones complementarias

Seguro e indemnización

Cuidado y conservación de colecciones

Cese y descarte

Revisar

Revisar

Revisar

¿El museo conservará los objetos?

¿Se puede considerar su descarte?

No se requieren más acciones.

No

No

?

?

Sí

Sí

9Daños y pérdidas

Informar al prestamista y hacer referencia a la notificación.

Entregar a la policía las descripciones y, de ser necesario, las fotografías correspondientes para ayudar con la búsqueda de

los objetos robados.

Según sea necesario, informar a: Asesor de Seguridad Nacional uu o ro organismo de seguridad

correspondiente, organizaciones de apoyo regional, bases de datos en

línea sobre patrimonio cultural robado.

Daños y pérdidas: pérdidasRespuesta ante la pérdida de objetos

Implementar el procedimiento de seguridad o el plan de emergencia del museo.

Según la política del museo, informar a todas las personas

correspondientes con un reporte escrito tan pronto como sea posible.

Guardar copias de la correspondencia y de los

registros de llamadas telefónicas sobre el incidente.

Confirmar el número y tipo exacto de los objetos perdidos, y conseguir toda la información

pertinente sobre ellos.

Pérdidas

Plan de emergencia

Auditoría

Continuar en la siguiente página

Ante ello

Con basee en ello

¿Los objetos son prestados?

¿Se perdió el objeto por robo?

?

?

No

No

Notificación de pérdida

Fotografías y material descriptivo (por ejemplo, el ObjectID)

Notificación de pérdida

Reporte de pérdida

Copias de la correspondencia y de los registros de llamadas telefónicas

Revisar y volver

Enviar y archivar

Enviar y archivar

Enviar y archivar

Guardar y archivar

Enviar y archivar

Sí

Sí

10 Daños y pérdidas

Registrar información sobre la pérdida

Informar al órgano de gobierno y a la prensa (de ser necesario)

según lo establecido en la política del museo.

De ser necesario, informar a la compañía de seguros o

proveedor de la indemnización.

Continuación del apartado de Respuesta ante la pérdida de

objetos

Acciones complementarias

Seguro e indemnización

Revisar

Información sobre daños o pérdidasInformación sobre la identificación de objetosInformación sobre la entrada de objetos

Registrar

�

Notificación de pérdida

Enviar y archivar