CURSO DE PENSAMIENTO DINÁMICO-SISTÉMICO PARA ENTIDADES PÚBLICAS

Revista RE´TAKVN Facultad de Ingeniería - Universidad del Magdalena

Volumen I – Número I, Diciembre - Año 2008 ISSN: 2027-162X

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CURSO DE PENSAMIENTO DINÁMICO-SISTÉMICO PARA ENTIDA DES PÚBLICAS DEL ORDEN TERRITORIAL Y NACIONAL

Samuel Prieto Mejía

Ingeniero de Sistemas, Magíster en Informática Docente Ingeniería de Sistemas, Universidad del Magdalena

[email protected]

Fecha de Recepción: 16/08/2008 Fecha de Publicación: 15/12/2008

RESUMEN

El objetivo de este artículo es plantear la necesidad de la elaboración de un curso de pensamiento dinámico-sistémico [1] para entidades públicas del orden territorial y nacional. La construcción del curso se fundamenta en la necesidad de contar con una herramienta de este tipo que sirva como apoyo a la implementación de normas, leyes y decretos que el gobierno nacional ha expedido últimamente tales como: el Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano MECI 1000:2005, la Norma técnica de calidad en la gestión pública NTGP 1000:2004 [6] y la ley de Empleo Público, carrera administrativa y Gerencia Pública, con la particularidad de que se estructura con base en la conceptualización del pensamiento dinámico sistémico . [2] Las normas, leyes y decretos expedidos por el gobierno nacional tienden a implementarse por las entidades públicas de una forma aislada y no sistémica haciendo que los funcionarios las adquieran de una manera operativa y fragmentada contradiciendo irónicamente los orígenes filosóficos y académicos de estas normas. El propósito de estas normas mas que su implantación en el trabajo operativo es el cambio de la cultura organizacional, que se logra parcialmente con las capacitación en los temas de calidad que se realizan en la implantación de algunas de las leyes, normas o decretos citados anteriormente. El pensamiento dinámico-sistémico permite una mejor interiorización de los conceptos sistémicos asociados a la calidad y temas relacionados[3], debido a la utilización de herramientas metodológicas desarrolladas y adaptadas por los practicantes de ella como: Arquetipos de Sistemas, Ciclos Causales, Modelación y Simulación usando el computador, y laboratorios de aprendizaje entre otros. [4] [5] Aunque las habilidades sistémicas como la adquisición de cualquier otra habilidad humana requieren tiempo y esfuerzo, sería importante disponer de un curso que permita ser utilizado por capacitadores en la implementación de normas de calidad para entidades públicas del orden territorial y nacional. Un curso de pensamiento dinámico-sistémico puede ser el comienzo para la profundización en las diferentes herramientas que expresan esta forma de pensar, que contribuya a un cambio real, profundo y no solamente operativo en el comportamiento organizacional del recurso humano en las entidades públicas del orden territorial y nacional. PALABRAS CLAVES: Pensamiento Dinámico-Sistémico, Calidad, NTGP 1000:2004, MECI 1000:2005, Dinámica de Sistemas.



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ABSTRACT The objective of this paper is to raise the necessity of the elaboration of a course of system dynamic thinking for public organizations of the territorial and national order. The construction of the course this based on the necessity to support on a tool of this type that serves like support the implementation as norms, laws and decrees that the national government has sent lately such as: The Standard Model of Internal Control for Colombian state ( MECI 1000:2005) , a Practical standards of quality in public management (NTGP the 1000:2004) and law of Public Use, administrative race and Public Management, with the particularity of which structure with base in the idea of the system dynamic thinking. The norms, laws and decrees issued by the national government tend to implement themselves by the public organizations of an isolated and not systemic form causing that the civil employees acquire them of a way operative and fragmented ironically contradicting the philosophical and academic origins of these norms. The mentioned intention of these norms but that its implantation in the operative work is the change of the organizational culture, that is obtained partially with the qualification in the quality subjects which they are made in the implantation of some of the laws, norms or decrees previously. The system dynamic thinking allows one better internalization of the systems’concepts associated to the quality and related subjects, due to the use of methodologic tools developed by the instructors of her like: Causal archetypes of Systems, Cycles, Modeling of computer, micro worlds and laboratories of learning and others. Although the systemic abilities as the acquisition of any other human ability requires time and effort, it would be important to have a course that allows to be used by instructors in the implementation of norms of quality for public organizations. A course of system dynamic thinking can be the beginning for the deepening in the different tools from this, that it allows a real par, deep and not only operative one in the organizational behavior of the human resource in the public organizations of the territorial and national order. KEY WORDS: System Dynamic Thinking, Quality, NTGP 1000:2004, MECI 1000:2005, System Dynamic 1. INTRODUCCIÓN Una característica que debería distinguir al gerente público, es buscar que su entidad mejore continuamente tanto en su gestión como en la prestación de sus servicios por medio de la implementación de procesos de calidad. El Gobierno Nacional, en cumplimiento de lo establecido por las leyes 87 de 1993, 872 de 2003 y 909 de 2004, desarrolló un Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano MECI 1000:2005, una Norma técnica de calidad en la gestión pública NTGP 1000:2004 y la ley de Empleo Público, carrera administrativa y Gerencia Pública, respectivamente como instrumentos técnicos gerenciales que propenden una mayor eficiencia en la gestión del estado, un mejor servicio a los ciudadanos y servidores públicos competentes en el ejercicio de sus funciones. Este escenario de normas, leyes y decretos tienen

un elemento común, la calidad. Sin embargo, falta un elemento clave: la armonización de todos los modelos establecidos en estas normas, leyes y decretos. Es de esperar en poco tiempo, que el gobierno nacional lo implemente mediante una ley general de calidad o plan nacional de calidad. Aunque las entidades aplican este conjunto de normas, leyes y decretos, por la necesidad de cumplir con las disposiciones oficiales, se carece de un curso que facilite la visión integradora y sistémica por parte de los funcionarios que las aplican. El propósito de estas normas es el cambio organizacional, el cual se logra parcialmente debido a que el principal esfuerzo se centra en el cambio de los procedimientos que realiza la entidad y no en la interiorización de los principios sistémicos por parte de los funcionarios públicos y que inspiran los temas de la calidad El pensamiento dinámico-sistémico permite una



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mejor interiorización de los conceptos sistémicos asociados a la calidad y temas relacionados, debido a la utilización de herramientas metodológicas desarrollados por los practicantes de ella como: Arquetipos de Sistemas, Ciclos Causales, Modelos usando los computadores, micro mundos y laboratorios de aprendizaje entre otros. Aunque las habilidades sistémicas requieren tiempo y esfuerzo, sería importante disponer de un curso que permita ser utilizado por capacitadores o asesores en la implementación de normas de calidad para entidades públicas del orden territorial y nacional. Por tanto es pertinente preguntarnos: ¿es posible elaborar un curso de pensamiento dinámico-sistémico para entidades públicas del orden territorial y nacional? Un curso de pensamiento dinámico-sistémico puede ser el comienzo para la profundización de esta forma de pensar derivado de la metodología de la dinámica de sistemas que permita un cambio real y profundo y no solamente operativo en el comportamiento organizacional en las entidades públicas del orden territorial y nacional. 2. DESARROLLO DEL TEMA La calidad total y el pensamiento dinámico-sistémico, son aspectos que pueden llevar al desarrollo de habilidades complementarias que permitan mejorar el rendimiento de las entidades públicas del orden territorial y nacional a través de un proceso de aprendizaje que cambie la cultura de las entidades (cultura organizacional). Con estas dos habilidades desarrolladas de forma complementaria se construirá una nueva entidad pública orientada al aprendizaje, donde sus funcionarios logren una transformación real y profunda no solo en lo que hacen (operacional visible) si no en lo intelectual (conceptual no visible). Esta hipótesis ha sido expuesta por Kim [3], en donde expone el uso del pensamiento dinámico-sistémico en los sistemas de gestión de calidad. Los esfuerzos que el gobierno ha hecho para llevar las ideas de calidad a las instituciones públicas,

están reflejadas en el desarrollo de un Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano MECI 1000:2005, una Norma técnica de calidad en la gestión pública NTGP 1000:2004 y la ley de Empleo Público, carrera administrativa y Gerencia Pública, como instrumentos técnicos gerenciales que buscan una mayor eficiencia en la gestión del estado, un mejor servicio a los ciudadanos, y servidores públicos competentes en el ejercicio de sus funciones. Con la implementación de estas normas el gobierno colombiano no persigue solamente la mejora en los procesos administrativos de la entidad, además desea que las entidades logren una verdadera transformación de la cultura organizacional. La transformación de la cultura organizacional se logra no solamente cambiando la manera en que se realizan las labores, es necesario reevaluar la manera como los funcionarios de las entidades públicas conciben la forma de realizar sus labores, esta afirmación está basada en los planteamientos de Kim [3], en el uso del pensamiento dinamico-sistémico para la mejora en los sistemas de gestión de la calidad. Las normas o leyes emitidas por el gobierno nacional se inspiran en los conceptos de calidad, los cuales buscan el aumento de la eficiencia administrativa al lograr un aprendizaje en el nivel operacional, es decir, en como se realizan las actividades al interior de una entidad pública. Este aprendizaje operacional se logra con técnicas derivadas del control total de la calidad como por ejemplo diagramas de Pareto, histogramas, diagramas causa efecto, etc. Utilizando estas herramientas los funcionarios pueden recolectar información para entender y mejorar los servicios a prestar a sus usuarios. Este aprendizaje operacional se realiza basado en el ciclo P-H-V-A (Planear-Hacer-Verificar-Actuar) de Deming [3], el cual promueve la mejora continua a través de éste. Los conceptos de calidad logran avances significativos en la mejora operacional, pero no es así en el nivel conceptual, es decir, en el “sentir” de los funcionarios de la organización acerca de un nuevo tipo de entidad pública, el principal objetivo al expedir estas normas por el gobierno colombiano.



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El pensamiento dinámico-sistémico por el contrario es más conceptual y ha desarrollado herramientas que permiten comprender los conceptos de procesos, mejoramiento continuo y otros conceptos, presentes en los modelos de calidad. El pensamiento dinámico-sistémico sigue un enfoque de sistemas, en el cual los problemas son abordados de una manera integral en lugar de una manera fragmentada. De acuerdo al enfoque de sistemas si un sistema es descompuesto en partes y sus componentes son optimizados, el sistema como un todo puede que no sea óptimo[3]. La Dinámica de Sistemas es un campo del pensamiento de sistemas que permite complementar en el nivel conceptual los éxitos de los temas de calidad en el nivel operacional. Por ejemplo, la medición de tipo cuantitativo es una de las bases de la mejora en los conceptos de calidad. Según Juran [3], las tres leyes del control total de la calidad es “Revise los datos”, “Revise los datos” y “Revise los datos”; es fácil de aplicar estas leyes si usted desea medir el número de usuarios atendidos por hora en una entidad y poder aplicar herramientas matemáticas como la estadística, pero es difícil de aplicar a situaciones en las que se desea saber la forma en que la presión del tiempo afecta la calidad de atención a los usuarios que implica mediciones de tipo cualitativo y para los cuales sería adecuado usar la dinámica de sistemas, que permite representar gráficamente y simular por computadora dicho tipo de situaciones. Las herramientas estadísticas son apropiadas para la medición de procesos en periodos cortos de tiempo pero en procesos o proyectos que impliquen muchos años para su realización es necesario la adopción de otras herramientas tales como la Dinámica de Sistemas que permite representar la relación o dependencia que tienen unas variables con otras y el efecto que tiene el tiempo en la relación de las mismas. 2.1 Historia del Control Total de la Calidad .

Después de la Segunda Guerra mundial, El Japón reconstruyó sus industrias con la aplicación de modernas técnicas de control de calidad. El concepto de control de calidad fue introducido al Japón en 1950 cuando el Dr. Edwards Deming, un experto estadístico, fue invitado a dictar seminarios de control de calidad estadístico a administradores e ingenieros japoneses. En la visita que en 1954 el Dr. J.M Juran hizo al Japón, enfatizó en la necesidad de llevar el control de la calidad al proceso administrativo de la organización y se puede decir que a partir de allí se utiliza el concepto de control total de la calidad. En el control total de la calidad (CTC) los esfuerzos son realizados con el objetivo de mejorar el producto o servicio para satisfacer al cliente. El control de la calidad o aseguramiento de la calidad hacen su énfasis en prevenir la ocurrencia de errores en los productos o servicios. Esta idea fue extendida al proceso de diseño del producto lo que condujo a la idea de aplicar el control total de la calidad a toda la organización. Los círculos de calidad mostraron la importancia de los trabajadores en la realización del producto. Lo fundamental en los círculos de calidad son la capacitación y el uso de herramientas para la realización del trabajo y la participación voluntaria en ellos. Los resultados del control total de la calidad fueron evidentes en la industria automotriz japonesa que incrementó su participación en el mercado de los Estados Unidos. Desde 1970 los Japoneses han mejorado la calidad en sus automóviles y extendiendo esta calidad a otras industrias como motocicletas, semiconductores, cámaras, televisores, etc. Las herramientas y metodologías del control total de la calidad han ganado aceptación a causa de que se adaptan perfectamente al modelo tradicional de resolver problemas, el cual es basado en el análisis y reduccionismo. Es indiscutible el éxito de las herramientas del control total de la calidad en la



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mejora para la fabricación de diversos productos. 2.2 El pensamiento Dinámico-Sistémico El pensamiento de sistemas puede ayudar en la creación de un marco de referencia que permita entender la naturaleza interconectada de los sistemas y como ellos interactúan tanto en el corto como en el largo plazo. En la evolución del pensamiento de sistemas ciertos principios han sido identificados los cuales permiten un marco de referencia para entender las implicaciones dinámicas de un sistema como un todo sin la necesidad de requerir un detallado conocimiento de sus componentes individuales. Peter Senge autor de “La Quinta Disciplina”, enuncia que los sistemas complejos están sujetos a las siguientes leyes:

• Los problemas de hoy derivan de las “soluciones” de ayer

• Cuanto más se presiona, más presiona el sistema

• La conducta mejora antes de empeorar • El camino fácil lleva al mismo lugar • La cura puede ser peor que la enfermedad • Lo rápido es lento • La causa y el efecto no están próximos en el

tiempo y el espacio • Los cambios pequeños pueden producir

resultados grandes, pero las zonas de mayor apalancamiento a menudo son las menos obvias

• Se pueden alcanzar dos metas aparentemente contradictorias

• Dividir un elefante por la mitad no genera dos elefantes pequeños

• No hay culpa Lo expuesto anteriormente es cierto en el marco de los sistemas complejos debido a que las causas y efectos no son cercanas en tiempo y espacio. A veces se toman soluciones que aparentemente son obvias encontrando luego que se han incrementado los problemas. Las consecuencias no esperadas son un resultado de la tendencia de los sistemas complejos a resistir el cambio. La razón más común por la cual los sistemas resisten el cambio es debido

a las múltiples relaciones de realimentación que intentan mantener el sistema a pesar de la intervención realizada. Algo interesante de las leyes expuestas anteriormente es que ellas son no intuitivas, algo inherente a la naturaleza de los sistemas complejos. La aplicación de un pensamiento lineal y estático a problemas no lineales y dinámicos frecuentemente lleva a que las soluciones aparentes a este problema ocasionarán los problemas futuros. Debido a las demoras y a los múltiples ciclos de realimentación dentro de un sistema, bien intencionadas soluciones a un problema pueden producir resultados que son peores que el problema original. En tales situaciones la intuición es una guía poco útil, y es necesario por tanto un conjunto de nuevas herramientas conceptuales.

2.3 Herramientas del pensamiento Dinámico-Sistémico Una de las fortalezas del control total de la calidad es la habilidad para educar a las personas en el uso de herramientas. El entrenamiento y uso de estas herramientas ha sido normalizado de tal manera que grandes grupos de personas pueden aprenderlas relativamente fácil. El trasladar sofisticados métodos estadísticos en herramientas sencillas tales como histogramas, diagramas de control, hojas de chequeo etc, han hecho el control de procesos estadísticos comprensible para la mayoría de personas. De igual forma un número de herramientas han sido desarrolladas para aplicar pensamiento de sistemas para el público en general. Estas herramientas han sido divididas en cuatro categorías: Lluvia de ideas, Pensamiento dinámico, Pensamiento estructural y Herramientas basadas en computación [3]. Aunque las herramientas pueden ser usadas separadamente, ellas se pueden usar en forma complementaria para intervenir sistemas complejos. 3. CONCLUSIÓN Un aspecto positivo del gobierno nacional es la adopción de normas que tratan de hacer que las entidades públicas mejoren sus procesos, servicios y la calidad de las actividades que realizan,



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desafortunadamente muchas de estas normas, se convierten en algo operativo, que no permiten el cambio organizacional. Se considera que la elaboración de un curso de pensamiento dinámico-sistémico puede servir como herramienta a capacitadores para difundir los conceptos filosóficos que se encuentran en las normas expedidas, que permitan contribuir a la comprensión de las mismas y a lograr un cambio en el ámbito organizacional de las entidades públicas. 4. BIBLIOGRAF ĺA [1]ARACIL, Javier. Introducción a la dinámica de sistemas. Madrid, Ed. Alianza. 1997. [2]BERTALANFFY, Ludwing. Teoría General de Sistemas, Fondo de Cultura Económica, 2000 [3]KIM, Daniel. Toward Learning Organizations: Integrating Total Quality Control and Systems Thinking. Pegasus Communications. 1997 [4]SENGE, Peter. La Quinta Disciplina. Editorial Granica. Barcelona .1999 [5]SENGE, Peter. La Quinta Disciplina en la Práctica. Edit. Granica. Barcelona .1997 [6]ICONTEC.NTC-ISO 9001:2000.Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos [7 ]www.davidhutchens.com Portal de Daviud Hutchens donde tiene descripción de su experiencia profesional y de su actividad como escritor [8]www.clexchange.org Portal de aplicación de la Dinámica de Sistemas a la escuela y colegio 5. HOJA DE VIDA SAMUEL PRIETO MEJÍA, Magíster en Informática, Universidad Industrial de Santander, Ingeniero de Sistemas, Universidad Industrial de Santander (UIS), Docente Tiempo Completo Programa de Ingeniería de Sistemas Universidad del Magdalena Santa

Marta, Director del grupo GIAO reconocido B por COLCIENCIAS en el área de Aprendizaje Organizacional. Director de Admisiones, Registro y Control Académico de la Universidad del Magdalena.

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