CURSO DE ADMINISTRACIÓN DEL TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO DE...
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Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
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CURSO DE ADMINISTRACIÓN DEL TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO
DE KINAL/UNIS
El curso de Administración se divide en ocho clases (dos por cada
trimestre) 5 de ellas se refieren de forma directa a las funciones del
proceso administrativo: Planeación, organización, integración, dirección y
control. Las tres restantes van en este orden: La primera, Fundamentos de
administración sienta las bases sobre las que trabajaremos el resto del
curso. La tercera de las ocho brinda varias herramientas: contables de
planeación y mercadeo. Y en la última se pone en práctica el contenido del
curso, sintetizándolo en un plan de negocios.
Cada clase será evaluada en la fecha indicada, la última será mediante un
plan en el que deberá reflejar el aprovechamiento práctico de las clases
recibidas.
TRIMESTRE CLASE EXAMEN FINAL
I FUNDAMENTOS DE
ADMIISTRACIÓN
1 de marzo
I PLANEACIÓN Y
MÉTODOS DE
PRODUCCIÓN
5 de abril
II HERRAMIENTAS DE
PLANEACION,
CONTABLES Y
MERCADEO
17 mayo
II ORGANIZACIÓN
21 de junio
III INTEGRACIÓN y RRHH
26 de julio
III DIRECCIÓN Y SERVICIO
30 de agosto
IV CONTROL Y CALIDAD
4 de octubre
IV PLAN DE NEGOCIO
15 de noviembre
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CLASE 1
Introducción, contenido y evolución del pensamiento administrativo
INTRODUCCIÓN:
Existe una discusión sobre si la administración es un arte o una ciencia. Es
un arte en cuanto la capacidad de ejecutar lo propio del administrador;
como lo sería el ejecutar un instrumento musical, jugar al futbol o practicar
una operación de corazón. También es una ciencia, pues hay todo un
conocimiento organizado que ayuda a la práctica. Ambas: ciencia y arte se
complementan.
Este conocimiento empezó a sistematizarse, como veremos por Frederick
Taylor (1856-1915) y desde entonces ha evolucionado continuamente; uno
de últimos maestros reconocidos es Peter Drucker (1909-2005) escribió
más de treinta y cinco obras sobre el tema y asesoró empresas en USA
(General Motors) y en Europa.
Estudiaremos esta apasionante materia, en el cuso de Administración a lo
largo de cuatro trimestres, donde revisaremos dos clases en cada uno de
ellos. El objetivo es conocer los principios de administración, las funciones
del administrador y algunas herramientas para ponerla en práctica. Con el
fin de mejorar nuestro trabajo profesional donde lo desempeñemos; quizá
también pueda servir para que alguno de nosotros se atreva a impulsar la
empresa que lleva en mente. De cualquier forma este curso nos servirá
seguro para administrar mejor los recursos propios o ajenos de los que
tengamos que responder.
EL CONTENIDO
Seguiremos un planteamiento común de organizar la materia en base a las
funciones del administrador más el aporte propio del esquema que se ha
venido utilizando desde hace algunos años en el TSU de KINAL/UNIS. Cada
trimestre tenderemos dos clases que son las siguientes:
1. FUNDAMENTOS DE ADMIISTRACIÓN
2. PLANEACIÓN Y MÉTODOS DE PRODUCCIÓN
3. HERRAMIENTAS CONTABLES, DE PLANEACION Y MERCADEO
4. ORGANIZACIÓN
5. INTEGRACIÓN Y DESRROLLO DEL PERSONAL
6. DIRECCIÓN Y SERVICIO
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7. CONTROL Y CALIDAD
8. PLAN DE NEGOCIO
En el primer trimestre sentaremos las bases mediante los conceptos
fundamentales y nos introduciremos el inicio de todo proceso
administrativo: planear y fijar los objetivos a alcanzar así como los
métodos para lograrlo.
En el segundo daremos herramientas contables y de planeación como son:
el presupuesto, los planos, el flujo de fondos y algunos elementos de
mercadeo y ventas.
Los siguientes dos trimestres seguiremos con las funciones
administrativas con énfasis en el desarrollo de las personas, elemento
primordial en las organizaciones, el servicio que algunos, como Joan
Ginebra, consideran otra forma de dirigir y la calidad como resultado del
control.
EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO:
Antes de ver hablar de las personas que han influido en el desarrollo de la
administración revisemos, a la luz del libro de Harold Koontz:
Administración, una perspectiva global, algunos conceptos importantes:
1. ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRADORES: Proceso de diseñar y
mantener un ambiente donde personas que trabajan juntos, en
grupos, cumplen metas específicas de manera eficiente.
El administrador no debe perder de vista, según esta definición, ni los
objetivos que persigue ni las personas con quienes los logrará.
En la página: es.wikipedia.org/wiki/administración la definen como una
ciencia social y técnica que planifica, organiza, integra, dirige y controla
recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y de
conocimiento; de una organización. Con el fin de obtener el máximo
beneficio posible.
Consideraremos, en el curso que no existe diferencia entre gerentes,
ejecutivos, coordinadores, administradores y supervisores pues todos
llevan a cabo en su labor una o varias funciones de administración; aunque
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se comprende que la mezcla entre funciones directivas, organizativas y de
planeación varía según las personas ocupen un puesto más alto en la
jerarquía organizacional. También variará el porcentaje de trabajo que
requiera habilidades conceptuales y de diseño, habilidades humanas y de
relación y habilidades técnicas siendo mayores las primeras en la alta
dirección, mientras que en el grupo de supervisión serán más necesarias
las técnicas.
2. PRODUCTIVIDAD: Relación de salidas/insumos dentro de un periodo
considerando la calidad
3. EFECTIVIDAD: Logro de objetivos
4. EFICIENCIA: Alcanzar los objetivos con el mínimo de recursos
CLASE 2
ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN
PERSONAJES IMPORTANTES EN LA EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO
ADMINISTRATIVO
1. FREDERICK TAYLOR (1856-1915):
Ingeniero y economista estadounidense. Se le considera el padre de
la administración científica. Su deseo era: Elevar la productividad por
medio de la eficiencia productiva, lograr una mejor paga a
trabajadores (aplicando el método científico: tiempo de ejecución
vinculado a la remuneración) y crear ambientes de estudio, armonía y
desarrollo. El enfoque de sus estudios se centraba en el esfuerzo,
tiempo y movimientos que los trabajadores tenían que realizar así
como en el método y uso de herramientas para producir; en una
época de gran demanda de productos.
2. HENRY FAYOL (1841-1925) Ingeniero y teórico de la administración.
Dividió las actividades industriales en seis grupos: Técnico,
comercial, financiero, seguridad, contabilidad y gerencia. Reconoció
la necesidad de enseñar administración y formuló 14 principios de
administración:
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PRINCIPIO Qué expone
1 División del trabajo Mas especialización
mayor eficiencia
2 Autoridad Formal, técnica.
Legitimidad
3 Disciplina Respeto de reglas y
convenios.
Sanciones
4 Unidad de Dirección Un solo plan un
solo administrador
5 Unidad de mando Recibe
instrucciones sólo
de uno
6 Bien común sobre individual Siempre y en todo
7 Remuneración Equitativa.
Accionistas
8 Centralización Responsabilidad
con suficiente
autoridad
9 Jerarquía Organigrama
10 Orden Personas y cosas
cargo posiciones
11 Equidad Justicia y amistad
12 Estabilidad No alta rotación
13 Iniciativa Dar libertad
14 Espíritu de grupo Unidad.
Comunicación
3. ELTON MAYO (1880-1949) Teórico social, sociólogo y psicólogo
industrial especializado en teoría de las organizaciones y las
relaciones humanas.
Los hallazgos de Mayo, basados en parte en las ideas concebidas
por Wilfrido Pareto, tendrían un efecto importantísimo en el
pensamiento administrativo. La modificación de la iluminación del
grupo de prueba, la realización de cambios en los períodos de
descanso, la reducción de la jornada de trabajo y la aplicación de
variantes en los sistemas de pago de incentivos no parecieron
explicar los cambios en la productividad. Concluyendo que eran
otros factores responsables.
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Descubrieron que, en general, el aumento de la productividad se
debía a factores sociales como la moral de los empleados, la
existencia de satisfactorias interrelaciones entre los miembros de un
grupo de trabajo, como el sentido de pertenencia. Un administrador
capaz de comprender el comportamiento humano, especialmente el
comportamiento grupal, y de favorecerlo mediante habilidades
interpersonales como la motivación, la asesoría, la dirección, y la
comunicación, tiene más posibilidades de alcanzar los objetivos que
se proponga. Este fenómeno, producto sobre el hecho de que se
pusiera atención a las personas, se conoce como efecto Hawthorne;
por el cual Mayo es muy conocido.
Conclusiones del experimento de Hawthorne
1. El nivel de producción no está determinado por la capacidad física o
fisiológica del trabajador, sino por las normas sociales y las
expectativas que lo rodean.
2. El comportamiento del individuo se apoya por completo en el grupo.
Los trabajadores no actúan ni reaccionan aisladamente como
individuos.
3. Los obreros que producían muy por encima o muy por debajo de la
norma socialmente determinada, perdían el afecto y el respeto de los
compañeros. El comportamiento de los trabajadores está condicionado
por normas y estándares sociales.
4. En Hawthorne los investigadores se concentraron en los aspectos
informales de la organización. La empresa puede ser una organización
social compuesta por grupos sociales informales, cuya estructura no
siempre coincide con la formal.
5. En la organización es muy importante tener en cuenta los aspectos y
las decisiones que tienen los empleados para enfocar y establecer las
relaciones humanas.
6. Elton Mayo llegó a la conclusión de que a mayor interacción, mayor
capacidad productiva.
7. Cualquier cambio produce una reacción en el personal.
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8. Gracias a este experimento se pudo comprobar que cuando el
trabajador se siente bien, es más productivo.
4. PETER DRUCKER (1909-2005) Abogado y tratadista austríaco, quien
es considerado el mayor filósofo de la administración en el siglo XX.
Fue autor de más de 35 libros, y sus ideas fueron decisivas en la
creación de la Corporación moderna.
Tabla 1 HISTORIA DE LAS ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN
Año Escuela Administrado
r
Que propone Consecuencias Hombre
como
1910 Científica
Frederick
Taylor
Medir tiempos
y movimientos
Racionalización
y división del
trabajo
Económicus
(salario)
1920 Clásica Henry Fayol Estructura de
la
organización
Relaciones
humanas
14 principios Mecanicus
1950 Humana Elton Mayo Estado leyes
seguros social
sindicatos
Factor Humano
motivación
Socialis
1960 Neoclásic
a
Peter Drucker Orientar dirigir
controlar logro
objetivos
Líneas de
organización y
staff. Funciones
Funcionalis
1989 Sistémica Desde 1940 Macro sistema
y
microsistemas.
Causa y efecto
Sinergia Integral
EJERCICIOS DE COMPLEMENTO:
1. Haga una tabla comparativa de las teorías de administración X,
Y y Z quien es su autor, en qué consiste cada teoría. ¿Todavía se
aplican? ¿Cuál de ellas considera es la mejor’
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CLASE 3
COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS.
Como alumno del TSU de Kinal está leyendo este documento para obtener
o mejorar sus capacidades administrativas; porque quiere llenar de mejor
manera el perfil de un administrador, que requiere entre otras, las
siguientes capacidades:
Visión de conjunto
Pensamiento estratégico
Capacidad de aprender
Capacidad de análisis
Capacidad de decidir
Visión clara del trabajo
Capacidad para trabajar y hacer trabajar en equipo
Obtener resultados planeados
¿Capacidades o competencias? Por la comprehensión del término, que
explicamos adelante, hablaremos en delante de competencias y estas
pueden clasificarse en Personales, interpersonales e instrumentales.
Entre las personales: Capacidad para aprender y aplicar dichos
conocimientos a la práctica. Capacidad de flexibilidad y anuencia al cambio
razonable, compromiso con la calidad y trabajo autónomo o auto
impulsado.
Entre las interpersonales: Trabajo en equipo, trato exigente pero amable,
empatía con los colaboradores y los jefes, ser optimista y gozar de su
trabajo.
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Entre las instrumentales: Capacidad de análisis y síntesis para resolver
problemas. Habilidad para el manejo de la información, capacidad para
planificar y organizar.
La competencia en general se considera como la capacidad para responder
exitosamente en una situación compleja o llevar a cabo una actividad,
según criterios de desempeño definidos de antemano. En la definición de
competencia encontramos la asociación de tres elementos, conocimientos,
habilidad y actitud. Podemos relacionarlos mediante la siguiente fórmula:
C= K+H+A
En donde C es la competencia, K el conocimiento, H la habilidad y A la
actitud
a) El conocimiento. Para lograrlo ponemos en juego nuestras
facultades intelectuales para descubrir la naturaleza, cualidades y
relaciones de las cosas. En una actividad de trabajo allí se
comprende la teoría del asunto.
b) La Habilidad. Considerada como el talento o capacidad para
poner dicho conocimiento en práctica; para realizar una acción.
c) La actitud. Donde entra en juego la conducta de la persona al
hacer lo que la competencia reclama. En este punto es muy
importante lo que motiva a la persona a hacer las cosas.
COMPETENCIA = CONOCIMIENTO K + HABILIDAD H + ACTITUD A
Por lo anterior se deduce que las competencias que debe tener un
administrador son múltiples, entre otras las interpersonales que le
ayuden a que los grupos humanos realicen actividades de forma
organizada para alcanzar los objetivos de la empresa o grupo.
Además deberá ser competente para cumplir con las funciones de la
empresa: Planificar, organizar, dirigir y controlar.
Como ejemplo podemos hablar de tres competencias indispensables
que debe tener un administrador: de planear, tomar decisiones y
liderar. Analicémoslas:
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Competencia 1
Planeación
Definición de la Competencia: Determinar eficazmente las metas y
prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los
plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas.
Conductas Asociadas
Anticipa situaciones y escenarios futuros inciertos
Establece objetivos claros y concisos estructurados y coherentes con
las metas organizacionales
Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles
Busca soluciones a los problemas
Distribuye el tiempo con eficiencia
Establece planes alternativos de acción.
Competencia 2
Toma de Decisiones
Definición de la Competencia: Elegir entre una o varias alternativas para
solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con
acciones concretas y consecuentes con la decisión.
Conductas Asociadas
Elige con oportunidad entre muchas alternativas los proyectos a
realizar
Efectúa cambios en sus actividades o en las funciones que tiene
asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su
realización. Se compromete.
Decide bajo presión
Decide en situaciones de complejidad e incertidumbre
Competencia 3
Liderazgo
Definición: Guiar y dirigir, manteniendo la unidad los integrantes de la
empresa para alcanzar los objetivos propuestos.
Conductas Asociadas
Mantiene la motivación en sus colaboradores
Fomenta la comunicación clara, directa y concreta
Crea y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a
los estándares fijados
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Promueve la eficacia del equipo
Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores
Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de
toma de decisiones
Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales
CLASE 4
QUÉ ES LA EMPRESA
Que es la empresa y cuál es su función:
En términos generales se define la empresa como la unidad económica de
producción, en contraposición a la familia que es la unidad básica de
consumo.
Sánchez Gili
indica como caracteres definitorios de la misma:
1. Es una unidad autónoma de producción
2. Que utiliza trabajo ajeno además del empresario
3. Que no produce para el autoconsumo sino para el mercado
4. Su actividad la motiva el lucro (para que la empresa pueda “hacer dinero” es
necesario que tenga clientes satisfechos”ii
)
5. Poseedora en diversa forma y grado de capital
EJERCICIOS DE COMPLEMENTO:
Haga un pequeño resumen del principio de Pareto 80/20 y su
relación con la toma de decisiones en la empresa. Ponga un
ejemplo real.
Explique brevemente que es un análisis FODA y que le parece
interesante de este método de análisis.
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6. Sometida al riesgo
7. En la que existe la innovación
Dentro de la empresa se da el proceso administrativo cuyas funciones
principales son: Planear, decidir, organizar, comunicar, motivar, dirigir
(guiar, aconsejar) medir (evaluar, controlar), recoger información, sintetizar
información y de nuevo a planear.
El engranaje central estará compuesto por tres piezas: Innovar, coordinar y
desarrollar el personal.
Los fines propios de la empresa son:
1. Entregar un producto o servicio
2. Generar valor agregado (Para sueldos, prestaciones y
dividendos) Como generar valor agregado está relacionado
directamente con la rentabilidad de la empresa, se comprende que
una de las competencias del administrador es la de cuidar el dinero.
Algo que vernos en su momento por la importancia que tiene.
3. Desarrollo del personal y
4. Auto sostenibilidad de la empresa o permanencia en el mercado
Todos los que estamos tomando este curso reconocemos nuestra propia
contribución a la empresa de la que formamos parte.
Visión, Misión Objetivos:
Visión se define como la meta a la cual se dirige la empresa y sirve de
rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento y
competitividad.
No basta con establecer claramente que se está haciendo el día de hoy en
la empresa. Debemos ver el futuro, los cambios necesarios y la dirección a
largo plazo. También considerar qué deberá hacer la compañía para
satisfacer las necesidades de sus clientes el día de mañana y cómo deberá
evolucionar la configuración de negocios para que pueda crecer y
prosperar. Por consiguiente, los administradores están obligados a ver más
allá del negocio actual y pensar estratégicamente en el impacto de las
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nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los
clientes y de la aparición de nuevas condiciones del mercado.
Deben hacer algunas consideraciones fundamentales acerca de hacia
dónde quieren llevar a la compañía y desarrollar una visión de la clase de
empresa en la cual creen que se debe convertir.
En síntesis, la visión indica claramente hacia dónde se dirige la empresa a
largo plazo y en qué se deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de
las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de
los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado, etc.
Misión:
La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de
una empresa u organización porque define la que pretende cumplir
mediante ciertas acciones que estarán dirigidas a los clientes.
Diferencias Entre Misión y Visión:
Hay muchas diferencias entre misión y visión. Por ejemplo:
1. Algunos dicen que la visión es más genérica que la misión y, por lo
tanto, que es menos precisa.
2. Otros creen que la visión es algo que yace en la mente de una
persona y por lo tanto es más subjetiva.
3. En contraparte, suele pensarse que la misión es mucho más precisa,
específica, y que es algo de lo cual ya se tiene alguna certeza.
En todo caso, conocer el sitio adonde se va allana considerablemente el
camino, y desde este punto de vista, el concepto de misión es más usual y
suele ser definido como el modo en que los empresarios, líderes y ejecutivos
deciden hacer realidad su visión.
Sin embargo, cabe señalar que existen otros puntos de vista acerca de las
diferencias entre la misión y visión, y que se pueden resumir en los
siguientes conceptos:
Lo que es ahora el negocio es la misión.
Lo que será el negocio más adelante es la visión.
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Un ejemplo de lo anterior en la siguiente gráfica:
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PLANEACIÓN Y MÉTODOS DE PRODUCCIÓN
CLASE 5
PLANIFICACIÓN
Antes de entrar en materia, revisemos este otro concepto de
administración:
Es la ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación,
organización, dirección y control de los recursos
(humanos, financieros, materiales, tecnológicos,
del conocimiento, etc.) de la organización, con el
fin de obtener el máximo beneficio posible; este
beneficio puede ser económico o social,
dependiendo esto de los fines que persiga la
organización.
Descomponiendo la definición tenemos los siguientes componentes:
Visión Misión
Estrategia
FINACIERAMENTE
PROCESOS INTERNOS
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
CLIENTES
La Administración moderna enfoca la
organización en las necesidades del cliente. Y
pone énfasis en la estrategia
FINANCIERAMENTE: Cómo debe vernos el
inversionista
CLIENTES: Cómo debemos ser vistos por el
cliente
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO: Para el logro
de la misión
PROCESOS INTERNOS: Que debemos resaltar
para el cliente
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Planificar: Es el proceso que comienza con la visión y la misión continua
con fijar objetivos, estrategias y políticas organizacionales. Teniendo en
cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las
oportunidades/amenazas del contexto: Análisis FODA
Organizar e integrar: Responde a las preguntas de, ¿Quién? va a realizar
la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo
responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea;
¿cuándo? se va a realizar; mediante el diseño de proceso de negocio, la
forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en
definitiva organizar es coordinar y sincronizar.
Dirigir: Es la influencia, que se ejerce por medio del líder sobre los
individuos para la consecución de los objetivos fijados: decidiendo.
Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo
con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las
medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel
estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; también se contratan
auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas
funcionales de la organización.
El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones, aplican
las empresas públicas y privadas, como los organismos estatales, etc.
Incluso familias y hogares
Áreas funcionales de estudio de la Administración
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Matriz de relaciones Funciones de un administrador y los cursos que
llevaremos en el año
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FUNCIONES
PLANEAR
ORGANIZAR
INTEGRAR
PERSONAL
DIRIGIR
CONTROLAR
FUNCIONES DE LOS GERENTES:
Conceptos tomados de: Administración una perspectiva global y empresarial. Koontz, Weijrich y
Cannige. Décimo tercera edición.
Las funciones de los gerentes proporcionan una estructura útil para el
estudio de los conocimientos sobre la administración.
1. PLANEAR es seleccionar misiones y objetivos así como acciones y
decisiones para seguirlos. No existe un plan verdadero hasta que
no se toma una decisión. Antes de tomar una decisión lo que existen
son estudios, análisis y propuestas. Aquí es donde el administrador
determina su método de producción
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2. ORGANIZAR Establece una estructura intencional de roles para que
las personas alcancen el objetivo propuesto. Se espera que las
personas sean las más idóneas para alcanzar el propósito del grupo.
El propósito de la estructura organizacional es crear un ambiente para el
desarrollo humano, es una herramienta administrativa no un fin en sí
misma, nunca se debe perder de vista al estructurarla las motivaciones y
habilidades de las personas disponibles.
3. INTEGRACION DE PERSONAL Requiere cubrir y mantener cubiertas las
posiciones en la estructura de la organización. Se logra al identificar
los requisitos de la fuerza de trabajo, listar a las personas
disponibles; y reclutar, seleccionar, colocar, promover, evaluar y
planear las carreras, compensar y capacitar en una palabra
desarrollar a los candidatos u ocupantes de los puestos para que
puedan hacer su tarea de forma eficaz y eficiente.
4. DIRIGIR Es influenciar a las personas para que contribuyan a las
metas organizacionales y de grupo; tiene que ver con el aspecto
interpersonal de administrar. Los problemas más importantes
surgen de las personas, sus deseos y actitudes, así como de su
comportamiento individual y grupal. Los gerentes efectivos necesitan
ser líderes efectivos ya que el liderazgo implica capacidad para ser
seguido y esto se logra satisfaciendo las necesidades y deseos,
sabiendo motivar a los deben cooperar al logra de los objetivos del
grupo.
5. CONTROLAR Es medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para asegurar que los sucesos se conformen a los
planes. Incluye medir el desempeño contra metas y planes, mostrar
donde existen desviaciones de los estándares establecidos y ayudar
a corregirlas. En suma controlar facilita el cumplimiento de los
planes. Algunos de los medios de control más conocidos son: el
presupuesto de gastos, registros de inspección, registro de horas
pedidas, etc. Todos ellos miden si los planes se están cumpliendo.
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
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Pero para corregir las desviaciones debemos conocer quién es el
responsable de que se alcancen los resultados esperados.
En el cuadro siguiente, se esquematiza como es el proceso de Planeación
incluyendo los tres niveles de las organizaciones:
TIPOS DE PLANEACION
ALCANCE NIVELES TIPO DE
PLANEACION
OBJETO
Largo plazo Institucional Estratégica Elaboración del mapa
ambiental para evaluación.
Debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas.
Incertidumbre.
Mediano
plazo
Intermedio Táctica Conversión
e interpretación de
estrategias en planes
concretos en el nivel
departamental.
Corto plazo Operacional Operacional Subdivisión de planes tácticos de cada
departamento en planes operacionales
para cada tarea.
Cuadro No. 1. Fuente: Administración "Procesos Administrativos" –
Idalberto Chiavenato. Segunda . 1998
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CLASE 6
PLANIFICACIÓN
Para planear lo primero son los objetivos
Un objetivo Cumplir con los presupuestos: calendarización
Para ilustrar lo que es un objetivo y su importancia capital en el proceso
de planificación lo haremos mediante un Taller de objetivos. Que tendrá
como objetivo: Que usted sea capaz de determinar un objetivo de su área
de trabajo. Identificando correctamente la acción, las condiciones y los
criterios de rendimiento deseados.
Lo anterior significa que el objetivo debe ser específico en cuanto a lo que
desea lograr, el logro debe ser medible mediante un criterio y debe indicar
las condiciones para alcanzarlo.
INSTRUCCIONES:
a) Escriba un objetivo deseable en su campo de trabajo
b) Continúe la lectura:
• Un objetivo debe indicar una acción específica a seguir,
por ejemplo: Ser capaz de cantar o desarrollar confianza. La
primera es específica, la segunda general.
• A continuación listo una serie de acciones, ponga a la par si es
específica (E) o General (G)
• Resolver un problema matemático
Antes de iniciar la clase 6 un alumno preguntó por qué en algunas organizaciones
la definición de Administración como “crear un ambiente en el que las personas y
los grupos puedan trabajar”, no se cumplía.
Los comentarios de los participantes y del profesor llevaron al tema de la
Motivación para el trabajo.
Se revisaron los siguientes aspectos que a todos los participantes se les aconseja
estudiar:
1. Motivación extrínseca, intrínseca y trascendente y ejemplos de ella
2. Teoria “X”, “Y” y “Z” de administración
3. Clima Organizacional
4. Endomarketing o Mercadeo interno
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• Conocer a su enemigo
• Enhebrar una aguja
• Encontrar al gato
• Pensar
• Sonreír al dirigirse al colaborador
• Un objetivo debe tener un criterio de medición. Subraye en
los siguientes ejemplos el criterio de medición:
• Diseñar y probar un programa para calcular medias
aritméticas, al menos en dos lenguajes informáticos.
• Discutir e ilustrar principios y técnicas de programación
informática
• Un objetivo se alcanza mediante ciertas condiciones. Subraye
en el ejemplo siguiente las condiciones para lograr el objetivo:
• Escribir una carta en la computadora, utilizando
microsoftword. Con todas las palabras escritas
correctamente sin faltas de gramática
• En el mismo ejemplo identifique la acción, las condiciones y el
criterio de rendimiento. Hágalo también en el siguiente
ejemplo:
• Hacer consecutivamente 30 sentadillas, 30 abdominales
y 30 flexiones, sin utilizar aparatos
c) Si llego hasta aquí correctamente usted sabe redactar objetivos.
TIPOS DE PLANES:
1. Misión, Proyectos o propósitos: Propósito básico, función o tareas de
la empresa o una parte de ella
2. Objetivos o metas: Fines hacia los que la actividad se dirige
3. Estrategias: Objetivos básicos a largo plazo. Implementación de
cursos de acción y asignación de recursos
4. Políticas: Declaraciones que guían el pensamiento en la toma de
decisiones
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5. Procedimientos: Planes que establecen un método necesario para el
manejo de actividades futuras
6. Reglas: Establecen acciones u omisiones específicas, donde la
discreción no se permite
7. Programas: Complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas,
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear, para realizar un curso de
acción
8. Presupuestos: Previsión de resultados expresados en términos
numéricos
9. Cronogramas: Previsión de resultados expresados en términos de
tiempo
A continuación veremos un ejemplo de este último plan utilizando para su
realización diagramas de Gantt.
CLASE 7
DIAGRAMAS DE GANTT
1. ¿Para qué sirve?
Muestra las actividades, los responsables de su ejecución y los tiempos de
inicio y término de cada una hasta la conclusión del proyecto.
Muestra con claridad la secuencia de las actividades y las tareas que se
pueden realizar simultáneamente.
Por medio del diagrama, los participantes en el proyecto observan la
importancia de su participación oportuna y su responsabilidad para el
alcance de las metas programadas.
Se utiliza para dar seguimiento a las actividades
2. TALLER: Elabore un diagrama de Gantt
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• Para efectos de clase cada participante hace el suyo. En un caso real y no
con fines académicos: Reúna a los miembros del equipo, que tengan
conocimientos y capacidad de decisión adecuadas al proyecto.
• Elabore una lista detallada de las actividades que deben realizarse y el
responsable de cada una de ellas.
• Determine el orden de las actividades (pueden haber actividades
simultáneas).
• Seleccione la unidad de medida para las actividades: días, semanas,
meses
• Defina el tiempo necesario para realizar cada actividad.
• En una hoja de papel o electrónica elabore una lista progresiva de
las actividades y responsables.
• En las siguientes columnas grafique con barras horizontales los
tiempos programados para cada actividad.
Si desea ir un paso más allá realice su diagrama en excell de office, puede
ver un video de ayuda en: http://www.youtube.com/watch?v=KRFet8XlFyg
O utilice el programa Projet Manager.
A continuación presentamos un ejemplo
Semanas de 5 días
hábiles
Inicio 1 de marzo 2014
Fecha
inicio
Duración
En días
Costo
Miles Q
1 2 3 4 5
marzo
Actividad
1 Planificación
Y presupuesto
2 5 2
2 Fabricar 9 10 100
3 Financiamiento 2 5 15
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
24
4 Publicidad 9 15 15
5 Lanzamiento 30 5 5
Miles Q Semana 17 55 55 5 5
En el ejemplo han quedado como actividades en la ruta crítica la 1+3+5 no
así la 2 y 3.
i En el articulo relacionado a empresa en la GER tomo 8 ii Joan Ginebra “Dirección por servicio” la otra calidad
CLASE 8
HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN
Hemos visto varios conceptos que podemos convertir en
herramientas que se pueden utilizar para hacer un Plan De Negocio
(PDN). Por ejemplo: los conceptos de productividad y eficiencia en la
lección 1, la competencia número 1 de un Administrador: capacidad
de planeación en la lección 3, los conceptos de visión y misión y
cómo redactarlos en la lección 4, en la lección 5 el principio de
organización y como está puede reflejarse en un organigrama como
veremos en esta lección 8; en la lección 7 diagramas de Gantt
aplicados a cronograma de avance del plan y a presupuesto: dos
tipos de planeación: del tiempo y del dinero.
Ahora lo pondremos en práctica, al preparar un plan de negocio
inicial.
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
25
Un porcentaje alto de la próxima evaluación consistirá en la
presentación parcial de un primer esbozo de PDN. Integrando lo
aprendido y los elementos del segundo trimestre que empieza con
esta lección.
Hemos dicho que la empresa, objeto de su PDN puede ser una que
estemos imaginando para lanzar al mercado o bien una existente.
Utilizaremos el siguiente esquema como guía inicial.
Nuestra próxima evaluación parcial es el 17 de mayo en la parte
practica deben presentar el avance de su PDN incluyendo los puntos
del uno al cuatro y los que veremos en las 3 siguientes clases:
Análisis FODA
El Producto y
Los costos
Esquema inicial para su PLAN DE NEGOCIO:
1) Nombre a la empresa
2) Breve descripción de la actividad a la que se dedicará
3) Visión
4) Misión de la empresa
5) Factores claves de éxito
6) Análisis estratégico
a. FODA como herramienta de análisis
b. Análisis estratégico: Costos, diferenciación o enfoque
c. Definir al Cliente
7) Estrategias de mercadeo: Producto, precio, Plaza, Promoción
8) Lo organización: Los RRHH organigrama, escala de sueldos.
Comisiones.
9) El presupuesto y flujo de fondos
10) Proyección de ventas. Relación costos-precios. Punto de
equilibrio. Rentabilidad
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
26
TAREAS
En esta clase quedaron dos tareas:
1. Hacer un PDN inicial para poder ir viendo la idea y capacidad de
concreción que cada alumno tiene del mismo
2. Seguir el tutoríal para hacer organigramas en Word usando la
herramienta Smart art. El cual ya está subido en la plataforma y
también se encuentra en youtube en el siguiente enlace:
http://www.youtube.com/watch?v=HoiHolprHS8
CLASE 9
HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN
ANÁLISIS FODA
La palabra FODA es un acrónimo de Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas. Es una herramienta de planificación estratégica
utilizada por empresas, que busca identificar las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas en el negocio.
Utiliza información tanto del medio interno como del medio externo de la
empresa. Se estudia también las empresas que son competencia, el
producto, el mercado, etcétera.
La información obtenida de un análisis FODA es de mucha utilidad para
todo lo relacionado con análisis o estrategias de mercados. Puede ser
utilizado por personas para afrontar decisiones personales en la vida
diaria.
Su objetivo primordial es orientarlo hacia los factores que dirigen al éxito o
al fracaso. Para evaluar correctamente la situación actual de un negocio, y
poder tomar las acciones necesarias para lograr los objetivos de la
organización.
La parte interna del FODA tiene relación con las fortalezas y debilidades
que presenta la empresa. Por ser internas la empresa u organización tiene
un cierto control sobre ellas. Dentro de esta parte se encuentra: el análisis
de recursos (capital, recursos humanos, sistemas de información), análisis
de actividades (recursos gerenciales, estratégicos, creatividad), análisis de
riesgos (recursos y actividades de la empresa) y análisis de portafolio.
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
27
Las fortalezas pueden ser de tres tipos ORGANIZACIONALES COMUNES es
común con el resto de las empresas. DISTINTIVAS que las poseen sólo un
número determinado de empresas, por esta razón pueden alcanzar
ventajas competitivas y por ende utilidades económicas y DE IMITACIÓN
que consisten en aquellas que queremos tener; alguna fortaleza de
carácter distintivo y producir utilidades económicas a partir de ésta.
La parte externa del FODA tiene relación con las Oportunidades y
Amenazas; las vemos en la competencia, en características propias del
mercado, en las leyes. La empresa debe ser hábil y capaz, por un lado para
aprovechar las oportunidades que vea y por el otro para transformar las
amenazas que ponen en riesgo la estabilidad del negocio.
Se consideran Oportunidades o Amenazas: El análisis del entorno, quienes
más prestan el servicio, los grupos de interés como: el gobierno, las
instituciones públicas, los accionistas, los gremios, los aspectos
demográficos, políticos y legislativos.
Vernos a continuación unos videos que ilustran lo expuesto.
CLASE 10
EL PRODUCTO Y
EL SERVICIO
Producto es la expresión, de una capacidad para satisfacer necesidades y
deseos.
Es un conjunto de atribuciones tangibles e intangibles que incluye
el empaque, color, precio, prestigio del fabricante, prestigio del detallista y
servicios que prestan este y el fabricante.
Es un conjunto de atributos físicos y psicológicos que el consumidor
percibe de un bien o servicio y que entiende que va a satisfacer deseos y
necesidades.
Las personas satisfacemos nuestras necesidades y deseos con productos y
servicios. Un producto es cualquier cosa que se puede ofrecer en un
mercado para su atención, adquisición, uso o consumo y que podría
satisfacer un deseo o una necesidad. El concepto de producto no está
limitado a objetos físicos; cualquier cosa que pueda satisfacer una
necesidad se puede llamar producto (objetos físicos, servicios, lugares,
organizaciones e ideas). Además de los bienes tangibles, los productos
incluyen servicios, que son actividades o beneficios que se ofrecen a la
venta y que son básicamente intangibles y no tienen como resultado la
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
28
propiedad de algo.
En una interpretación más amplia del término vemos que la marca ya
distingue un producto: No es lo mismo un amortiguador Monroe Europeo,
que un0 sin marca. Ni una bujía Autolite o una Bosch.
La marca indica una diferencia en el producto para el consumidor, también
cualquier característica: física, de diseño, color, tamaño etcétera, cambia
nuestro producto. Y por lo tanto a través de ello podríamos llegar a un
mercado nuevo.
Importantísimo no olvidar que el producto incluye ahora los servicios que
acompañan la venta. Ese servicio es el conjunto de atribuciones (tangibles
e intangibles) que el cliente percibe cuando le atendemos. Ya sea por
teléfono, en el mostrador o en el taller o en las compras por internet.
Vendemos otros beneficios no sólo un mero producto. Como podemos ver
en la siguiente gráfica.
CATEGORIAS DE NUEVOS PRODUCTOS
Hay productos que la gente está esperando como el que cure el cáncer o
haga salir de nuevo el cabello, o la bujía que nunca se queme o el
amortiguador eterno y a prueba de carretera centroamericana. Pocos
productos son realmente novedosos.
¿QUE ES UN PRODUCTO SUSTITUTO?
Para muchas personas el café instantáneo reemplazó al café molido y al
café en grano.
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
29
CLASIFICACIÓN DEL PRODUCTO
Así como se segmentan los mercados para mejorar los programas de
mercadotecnia, también es útil dividir los productos para una clasificación
de los mismos. Con ello lograremos mejorar la forma de venderlos, con
planes de mercadeo acordes.
Lo productos y servicios pueden clasificarse de diferentes maneras una,
entre otras, es la siguiente:
Bienes de consumo no duraderos: son los bienes tangibles que se
consumen en forma rápida y de una sola vez. Como por ejemplo:
alimentos, combustibles, etc.
Bienes de consumo duraderos: son bienes tangibles que se pueden
utilizar varias veces; por ejemplo: electrodomésticos, ropa, carros,
etc.
Servicios: son las actividades, usos y beneficios que se venden. Por
ejemplo, reparaciones de electrodomésticos, corte de pelo, etc.
Bienes de insistencia: son productos que cuentan con lealtad a la
marca pueden ser productos de inversión considerable.
Bienes de uso común: son aquellos productos que forman parte de
la canasta básica, estos suelen consumirse con frecuencia.
Bienes de emergencia: son productos que están en el momento y
lugar preciso para que el consumidor los utilice. El consumidor no
planifica su compra pero le resulta muy necesario en el momento en
que aparece una necesidad.
Bienes comparables: son productos que en el proceso de compra
pasa por una comparación de características intrínsecas y
extrínsecas. A veces en pasan por procesos de cotización.
Bienes de especialidad: son productos con características muy
especiales y están destinados a un mercado muy específico que
demanda determinados estándares de calidad.
Bienes durables: Son aquellos productos que tienen un ciclo de vida
bastante largo, normalmente sufren desperfectos o desgaste hasta
después de varios años de uso. Por lo que el reemplazo resultara de
“largo plazo”. Aunque aquí vendría bien hablar de la obsolescencia
controlada; forma en que los fabricantes controlan la durabilidad del
producto para “obligarnos al reemplazo” de forma controlada.
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
30
CLASE 10
LOS COSTOS
Fueros estudiados por Adam Smith. Y están basados en el valor de uso y el
valor de cambio de algo, el primer valor se lo da el propietario el segundo
depende de la facilidad o dificultad de conseguirlo.
Se tradujo en dos corrientes de pensamiento: Los fisiócratas que dicen que
es el valor intrínseco de las cosas y que sólo lo tienen los bienes de la
naturaleza y los Tomistas que hablan de un precio “justo” determinado por
el valor de mercado.
Es claro que parte del costo lo constituye el esfuerzo humano, los recursos
(materia prima, mano de obra, prestaciones e impuestos), y la tecnología
que lleve el producto.
Alfred Marshal distingue costos fijos de costos variables. También pueden
clasificarse en directos e indirectos. Directos: Aquellos que contribuyen
“mesurablemente” con los centros de producción: taller mecánico, vapor,
energía eléctrica, aire comprimido. Indirectos: Además de ser indirectos al
producto en sí, no son susceptibles de cuantificación, departamento de
contabilidad, calidad total, etc.
Puede llevarse, para mejor controlar los costos, una contabilidad de costos
por cada centro operativo de la empresa y así ayudarnos a la toma de
decisiones y deducir responsabilidades. Para ello formamos un “Centro de
Costos” que consiste en: un grupo de máquinas y personas que hacen
tareas similares, que necesitan insumos homogéneos, que están bajo la
autoridad de un jefe responsable del grupo. Hay centros que sirven a otros
en secuencia lógica.
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
31
ANEXO
COSTOS a considerar para abrir una empresa
1) Poseer un capital mínimo de trabajo para poder inscribirse en el registro mercantil y de sociedades (Q.5,
000.00).
2) Ante un abogado elaborar un acta de constitución de la sociedad. Aquí deberá de registrarse las aportaciones
de los socios (capital, activos, vehículos, etc), deberá cosignar quienes son los socios y como quedan repartidas
las acciones emitidas, si cuentan con sede propia, etc, además deberá quedar registrado cual es el espíritu de la
empresa (a que se dedicarán sus operaciones) (un abogado promedio cobra por este rubro unos Q.1, 500.00)
3) Se deberá elaborar un nombramiento de representante legal, este es el documento donde se designa quien de
los socios los representará ante cualquier entidad, y será el responsable de las acciones de la empresa. (Un
abogado promedio cobra por este rubro unos (Q. 800.00)
4) Con el acta de constitución de la sociedad, se inscribe en el registro mercantil la sociedad para adquirir sus
patentes (patente de empresa y patente de sociedad), trámite que podrá costar unos Q. 250.00 entre gestor,
fotocopias y gastos varios
5) Con el acta y sus patentes, deberá registrarse en la SAT para obtener su Registro Tributario Unificado (RTU),
en este procedimiento se consignaran a que régimen tributario se acogerá. Servirá también para solicitar la
habilitación de libros contables y la orden para impresión de facturas y recibos. (En este rubro se deberá gastar
unos Q.1, 000.00 entre gestor, imprenta y gastos varios).
6) Con los documentos anteriores se podrá empezar a operar formalmente, y se podrán solicitar otras gestiones
como aperturar número patronal ante el IGSS, IRTRA, INTECAP, aperturar cuentas bancarias, inscripción ante el
ministerio de trabajo de los trabajadores de alta, etc.
Resumen gastos: 1) 5000 2)1,500 3) 800 4) 250 5)1,000 total: Q 8,550.00 de los cuales recupero los 5000 del depósito
mencionado en el numeral 1
Nota: Cualquier persona también puede iniciar operaciones sin ser persona Jurídica, es decir se
registra como pequeño contribuyente, para lo cual solamente deberá cumplir con los
renglones 4 y 5. La diferencia radica básicamente que su facturación no podrá exceder de
Q. 60,000.00 anuales.
IMPUESTOS A CONSIDERAR EN UN PRESUPUESTO:
Luego de obtener su costo directo (mano de obra, materiales, subcontratistas), deberá sumar como
Mínimo los siguientes impuestos:
a) IVA (12%) calculado sobre el costo del bien
b) ISR (5%) sobre el monto facturado
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
32
También existe la opción de ISR sobre la renta imponible trimestral
31%
c) ISO Impuesto de solidaridad acreditable a ISR (mas o menos resulta como
4% sobre la renta neta (trimestral)
Nota: Se asume que en los gastos de mano de Obra ya se considero su 40% de Prestaciones
laborales (este renglón siempre es parte del costo) siendo los siguientes:
Indemnización: 1 mes por año 1/12 8.33%
Bono 14: 1 mes por año 1/12 8.33%
Vacaciones: 15 días al año 0.5/12 4.16%
Feriados: 11.5 días por año 11.5/365 3.15%
Medios sábados 52 semanas 26/365 7.12%
Domingos 52 semanas 52/365 14.2%
Esto suma 45 %, sin embargo solo se estima 40% ya que algunos sábados o domingos coinciden
con feriados
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
33
LECCION 11
ORGANIZACIÓN
En este modulo de 4 lecciones volvemos, en las dos primeras, al concepto
de organización expresado en la lección 5, dijimos que tanto organizar
como integrar el personal responden a la pregunta de quién realizará la
tarea, delegándole la responsabilidad de alcanzar los objetivos y
estableciendo un orden y jerarquía dentro de los colaboradores.
En las dos últimas volveremos la vista al cómo se realizará la tarea,
estableciendo para ella un método. El cuando quedará expresado en un
calendario o cronograma para dar a las tareas una secuencia temporal. En
definitiva organizar y tener un método es coordinar, sincronizar y definir
un camino para lograr los objetivos de la empresa.
En el muro de la ilustración anterior puede verse un organigrama y un
cronograma entre otras gráficas de control del trabajo.
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de una
organización. Muestran la relación formal existente entre las diversas
unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de
supervisión y la autoridad relativa de cada cargo.
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
34
Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de
los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada uno.
Sirva como ejemplo la sencilla instalación de lonas plásticas como las que
se muestran en la grafica:
De cara al cliente se muestra un proceso o método de producción que
refleja de alguna manera lo expresado:
1) EL cliente llama pidiendo una cotización
2) Le atiende el vendedor quien le cotiza en base a unas medidas y
catálogo
3) Se hace el pedido. Es necesario cancelar una parte, antes que el
responsable de tomar medidas llegue al sitio de trabajo con el
vendedor
4) Se rectifican medidas y detalles
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
35
5) Se pasa la orden a producir y marcan un tiempo de entrega
coincidente con el ofertado a un inicio
6) Transcurrida el tiempo de producción llega el material con los
instaladores. Estos revisan minuciosamente el material e instalan
7) Piden la recepción del trabajo por parte del cliente.
El proceso descrito denota la existencia de una organización que
seguro se refleja en un organigrama y posiblemente en un
flujograma de actividades.
EN el organigrama cada posición se representa con una casilla
rectangular, la línea de autoridad se marca mediante líneas que caen
de un nivel a otro. Posiciones de un mismo nivel jerárquico van
unidas horizontalmente. Respecto al uso de líneas:
a. Línea o Ejecución: línea de mando, debe caer verticalmente.
b. Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es
horizontal.
c. Línea Punteada: para indicar las relaciones de cordinación.
MANUALES DEL PUESTO y ORGANIGRAMAS
¿Existe una relación entre manuales y organigramas? --Se complementan
recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura
y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los
organigramas solamente con su titulo, pero el manual de organización las
describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas,
atribuciones, deberes y funciones.
El tenerlo facilita la evaluación del desempeño, no son limitativos sino
orientativos, pues la empresa es dinámica y cambiante; es algo vivo y el
redactarlos puede ser engorroso y largo. Pero es un esfuerzo que
recompensa. Deben fomentar y premiar la iniciativa. Obliga al que lo
realiza a clarificar sus ideas respecto a la organización de la empresa.
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
36
El siguiente es un ejemplo donde describimos las funciones del
organigrama de un manual de organización de un plantel educativo;
pondremos sólo cuatro actividades por puesto para no hacerlo tan largo.
DIRECTOR
Ubicación Organizacional: Ocupa el primer nivel dentro del
organigrama, es el puesto de mayor jerarquía dentro de la
organización.
Coordina con todos los departamentos y unidades
Descripción Genérica del Puesto: Administra, coordina y supervisa
todos los recursos de la organización (materiales, humanos y
financieros), para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa.
Descripción Específica: Lleva a cabo una junta periódica para la
elaboración del “Plan General de Desarrollo Anual” de la empresa.
Autoriza permisos y prestamos respectivos al personal académico,
así como permisos a los alumnos.
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Ubicación Organizacional:
Se encuentra en el segundo nivel jerárquico de la organización,
subordinado a la dirección de la misma.
Coordinación: Principalmente con la Dirección y con el
departamento de Mercadotecnia; con el Despacho Contable y
proveedores hacia fuera de la misma.
Descripción Genérica del Puesto: Se encarga de tomar las
decisiones administrativas y financieras necesarias para el buen
desarrollo de las actividades de la empresa, mediante la emisión,
análisis e interpretación oportuna de la información financiera que
arroga la organización.
Descripción Específica: Participa en la creación del “Plan General de
Desarrollo Anual”, en coordinación con la dirección.
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
37
MERCADOTECNIA.
Ubicación Organizacional: Se encuentra en el segundo nivel
jerárquico de la organización, subordinado a la dirección de la
misma.
Coordinación: Con la Dirección y con el departamento de
Administración y Finanzas; y con distintos medios publicitarios hacia
fuera.
Descripción Genérica del Puesto: Se encarga de proporcionar al
público una buena imagen corporativa del Instituto, así como ver que
sus deseos de aprender el idioma inglés sean satisfechos.
Descripción Específica: Diseñar distintas campañas publicitarias de
acuerdo a las temporadas de inscripción
DEPARTAMENTO ACADÉMICO (MAESTRO).
Ubicación Organizacional: En el tercer nivel jerárquico de la
organización, subordinado al Director de la misma.
Coordinación: Su principal coordinación se lleva a cabo con la
Dirección y con el departamento de Apoyo Técnico Académico, así
como con los alumnos de la institución de manera externa.
Descripción Genérica del Puesto: Instruir a los alumnos de manera
que dominen el idioma inglés, a través de técnicas avanzadas de
aprendizaje, y evaluando su desarrollo de forma periódica.
Descripción Específica: Transmitir los conocimientos del idioma
inglés a un grupo de alumnos, de acuerdo con el nivel de los
mismos.
APOYO TÉCNICO ACADÉMICO.
Ubicación Organizacional: De asesoría. Su puesto inmediato superior
es el Director.
Coordinación: Su principal coordinación dentro de la organización es
con el Director y con el departamento Académico.
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
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Descripción Genérica del Puesto: Proponer soluciones a los distintos
problemas que se presentan en la empresa relacionadas con el
desarrollo académico, desde la capacitación a maestros hasta las
herramientas de enseñanza-aprendizaje necesarias.
Descripción Específica: Colabora en la elaboración del “Plan General
de Desarrollo Anual”
SECRETARIA.
Ubicación: En primer nivel organizacional, bajo las órdenes de
Dirección.
Coordinación: Su principal relación con la organización se establece
con la Dirección y con el Departamento Académico. De manera
externa se relaciona con los alumnos.
Descripción Genérica del Puesto: Es la encargada de elaborar las
formas y documentos correspondientes. Realiza actividades de apoyo
a la Dirección y de atención al cliente.
Descripción Específica: Elabora documentos: boletas, cartas,
certificados, expedientes, etc.
MANTENIMIENTO.
Ubicación Organizacional:
Ocupa el tercer nivel jerárquico de la organización, subordinado a la
Dirección.
Coordinación: Se coordina únicamente con la Dirección.
Descripción Genérica del Puesto: mantener limpieza de las
instalaciones
Descripción Específica: Aseo de salones y de las oficinas de la
Dirección.
Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid
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