Curso Básico de Planilla de...

Curso Básico de

Planilla de Cálculos

Área de Servicios – Dpto. de Informática – Fac. Cs. Fís. Mat. y Naturales – U.N.S.L.

Principios Básicos ................................................................................................5

¿Qué es Microsoft Excel? Concepto de hoja de cálculo ........................................... 5 Libros.............................................................................................................................. 6 Crear un nuevo libro...................................................................................................... 7 Abrir un libro .................................................................................................................. 7 Cargar datos................................................................................................................... 7 Formato de Número....................................................................................................... 8 Eliminar datos .............................................................................................................. 10 Moverse y desplazarse por una hoja de cálculo ...................................................... 10 Seleccionar datos o celdas......................................................................................... 10 Seleccionar varias hojas............................................................................................. 11 Insertar filas y columnas............................................................................................. 12 Eliminar filas y columnas............................................................................................ 12 Cambiar el Ancho de columna ................................................................................... 12 Cambiar el Alto de Fila ................................................................................................ 13 Insertar Hoja................................................................................................................. 13 Eliminar hojas de un libro........................................................................................... 13 Cambiar el nombre a la hoja....................................................................................... 13 Series de relleno .......................................................................................................... 13 Deshacer errores ......................................................................................................... 14 Guardar un libro........................................................................................................... 14

Fórmulas, Funciones y Trabajo con bloques de celdas..................................17 Fórmulas y Funciones................................................................................................. 17

Barra de Referencia.................................................................................................................. 17 Referenciar celdas....................................................................................................... 17 Nombres de celdas y de conjuntos de celdas .......................................................... 18 Fórmulas....................................................................................................................... 19 Funciones..................................................................................................................... 20 Asistente de Funciones .............................................................................................. 20 Referencias Relativas y Absolutas ............................................................................ 22 Mover o copiar una fórmula........................................................................................ 23

Trabajo con Bloque de Celdas...........................................................................24 Copiar y Pegar bloques............................................................................................... 24 Mover o copiar hojas................................................................................................... 24

Aspecto de una Planilla......................................................................................26 Formato de celdas ....................................................................................................... 26

Gráficos ...............................................................................................................33

Página Nº2 Curso: Microsoft Excel


Tipos de Gráficos ........................................................................................................ 33 Elementos o componentes de un gráfico ................................................................. 34 Crear gráficos utilizando el asistente para gráficos................................................. 35 Crear gráficos manualmente ...................................................................................... 41 Modificar los elementos o componentes de un gráfico.......................................... 41 Dar formato a los elementos de un gráfico............................................................... 42 Pictogramas ................................................................................................................. 44 Crear gráficos combinados ........................................................................................ 45

Crear gráficos circulares con subgráficos circulares y con subgráficos de barras................... 46 Eje secundario ............................................................................................................. 48 Actualización de los datos para un gráfico............................................................... 48 Sugerencias ................................................................................................................. 48

Impresión de un documento de Excel...............................................................51 Establecer área de impresión..................................................................................... 51 Configurar página........................................................................................................ 51 Presentación Preliminar.............................................................................................. 54 Imprimir ........................................................................................................................ 55

Mensajes de error más frecuentes ....................................................................56



PRINCIPIOS BÁSICOS

• ¿Qué es Microsoft Excel? Concepto de Hoja de cálculo

• Concepto de Libro

• Crear un nuevo libro

• Abrir un libro existente

• Cargar datos

• Formato de Números

• Eliminar datos

• Movimiento en la planilla

• Seleccionar datos o celdas

• Seleccionar varias hojas

• Insertar y eliminar filas y columnas

• Cambiar el Ancho de Columna y el Alto de Fila

• Insertar y eliminar hoja

• Cambiar el nombre a la hoja

• Rellenar con series

• Guardar un libro



Principios Básicos ¿Qué es Microsoft Excel? Concepto de hoja de cálculo

Una planilla electrónica de cálculo es un programa que permite manejar en la computadora toda la información que habitualmente manejamos en una planilla de papel cuadriculado, lápiz y calculadora almacenándola en lo que se denomina Hoja de Cálculo.

Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas están formadas por columnas y filas y pueden contener: texto, valores numéricos, fechas, datos horarios, fórmulas o funciones matemáticas que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas.

Microsoft Excel es un programa para la generación, manejo y almacenamiento de hojas de cálculo. Al igual que cualquier aplicación, toda información generada será almacenada en un archivo. Los archivos realizados con este programa tienen extensión xls y serán identificados, a través del Explorador de Windows, con el siguiente ícono:

Por ser una aplicación windows, la ventana de Excel conservará las características generales de las ventanas, es decir barra de menú, de herramientas, etc.. Para comenzar a trabajar en Excel: Inicio → Programas → Microsoft Excel.

La siguiente figura muestra la pantalla habitual de Microsoft Excel:

Menú deOpcionesBarra de

Fórmulas

Barra deHerramientas

Hoja de trabajoBarra de desplazamiento

Horizontal

Barra de desplazamientoVertical

Cuadro dedesplazamiento



Cada hoja de cálculo puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total de 16.777.216 celdas. En una hoja de cálculo las columnas se identifican por medio de letras (A,B,C,….,AA, AB, ….,IV), mientras que las filas son identificadas mediante números (1,2,3,…,65536); cada celda tiene entonces una identificación o dirección, por ejemplo, B5 es la celda que se encuentra en la columna B fila 5.

Columna A

Fila 2

Celda B5

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma se tiene la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango o Bloque de celdas, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Libros De la misma manera en que un libro se encuentra compuesto por hojas, las hojas de cálculo se

agrupan conformando lo que se denomina libro o planilla. Un libro o planilla es el archivo en el cual se almacenan los datos. Cada libro puede contener varias hojas, por lo tanto, pueden organizarse diferentes tipos de información y relacionarlas en un único archivo.

Identificadorde Columna

Celda Activa

Etiqueta dela HojaIdentificador

de Fila



Las hojas se identifican por medio de etiquetas en la parte inferior de la ventana de cálculo. Para moverse de una hoja a otra, simplemente se debe hacer clic en la etiqueta de la hoja para activarla. La hoja activa es la hoja del libro en la que se está trabajando. El nombre de la etiqueta de la hoja activa está en negrita.

Crear un nuevo libro Para crear un nuevo libro seguir los siguientes pasos:

1. En el menú Archivo, hacer clic en Nuevo.

2. Para crear un libro nuevo, en blanco, hacer clic en la ficha General y, a continuación, hacer doble clic en el icono Libro.

Sugerencia: se puede realizar la misma operación desde el siguiente ícono :

Abrir un libro Para trabajar con un libro ya creado, realizar los siguientes pasos:

1 En el menú Archivo, hacer clic en Abrir.

2 En el cuadro Buscar en, hacer clic en la unidad deseada y luego seleccionar la carpeta que contenga el libro.

3 En la lista de libros que aparecen, hacer doble clic en el libro (archivo) que se desee.

La siguiente figura muestra el cuadro de diálogo Abrir:

Cargar datos

El contenido de una celda puede ser texto, un número, una fórmula para calcular un número, o una prueba lógica que determina que es lo que va a exhibir la celda. En la celda, normalmente ve los resultados de la fórmula o de la prueba lógica en lugar de la fórmula misma.



Para ingresar información a la planilla u hoja de cálculo, basta seguir el siguiente procedimiento:

1. Usar las teclas de cursor para ubicarse en la celda donde se va a escribir el dato.

2. Escribir el dato. Da lo mismo que sea una palabra, un número o una combinación de ellos.

3. Oprimir la tecla Enter.

Sugerencias para introducir una fecha o una hora

• Utilizar una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escribir, por ejemplo 9/5/07 o Jun-07.

• Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escribir un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m..

Formato de Número

Excel permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

2 Seleccionar el menú Formato.

3 Elegir la opción Celdas...

4 Hacer clic sobre la pestaña Número. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha:

5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.

6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará la selección en la celda.

Las distintas opciones del recuadro son.

Categoría: Se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.



NÚMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatos enteros, con decimales y con punto de miles.

MONEDA: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles permite visualizar el número con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre lleva junto con el símbolo monetario el separador de miles.

PORCENTAJE: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el 1 equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente.

Acerca de la introducción de fechas y horas

Microsoft Excel considera las fechas y horas como números. El modo de presentación de una hora o una fecha en la hoja de cálculo dependerá del formato de número aplicado a la celda. Al escribir una fecha o una hora que Microsoft Excel reconoce, el formato de la celda cambiará de General a un formato de fecha o de hora existente. Está predeterminado que las fechas y horas se alineen hacia la derecha dentro de una celda. Si Microsoft Excel no puede reconocer el formato de fecha o de hora, dicha fecha u hora quedará introducida como texto y, por consiguiente, quedará alineado hacia la izquierda dentro de la celda.

Acerca de la introducción de números

• Los números que se introducen en una celda son valores constantes.

• En Microsoft Excel, un número puede contener sólo los siguientes caracteres:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Microsoft Excel ignora los signos más (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las demás combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas texto. Los caracteres reconocidos como números dependerán de las opciones seleccionadas en Configuración regional del Panel de control.

• El formato de número aplicado a una celda determinará el modo en que Microsoft Excel presentará los números en una hoja de cálculo. Si escribe un número en una celda que tiene formato de número General, Microsoft Excel podrá aplicarle un formato de número diferente. Por ejemplo, si escribe 14,73 $, Microsoft Excel aplicará un formato de moneda.

• En las celdas que tengan predeterminado el formato de número General, Microsoft Excel presentará los números como enteros (789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notación científica (7,89E+08) en caso de que el número sea más largo que el ancho de la celda. El formato General presenta hasta un máximo de 11 dígitos, incluyendo un separador decimal y caracteres tales como "E" y "+". Para utilizar números con mayor cantidad de dígitos, podrá aplicar un formato de número científico integrado (notación exponencial) o bien un formato de número personalizado.

• Independientemente del número de dígitos presentados, Microsoft Excel guarda números con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, Microsoft Excel convertirá los dígitos adicionales en ceros (0).

• Microsoft Excel almacena los números como datos numéricos aún si se utiliza el comando Celdas para aplicar el formato Texto a las celdas que contienen los números. Para que Microsoft Excel interprete los números como parte de un texto, primero debe aplicarse el formato Texto a las celdas vacías. A continuación, introduzca los números. Si ya se han introducido los números, aplique el formato Texto a las celdas. Haga clic en cada una de las celdas, presione F2 y, a continuación, presione ENTRAR e introduzca de nuevo los datos.



Eliminar datos

• Si se descubre un error antes de oprimir Enter (o de abandonar la celda), se puede cancelar el ingreso de ese dato oprimiendo la tecla ESCape.

• Si, en cambio, ya se había dado Enter, simplemente se escribe de nuevo en la misma celda.

• Mientras se está escribiendo un dato, antes de oprimir Enter o de abandonar la celda, se puede borrar parte de lo que se está escribiendo, usando la tecla Backspace o de Retroceso.

• Para borrar un dato ya ingresado, porque se escribió en la celda equivocada, ubicar el cursor en la celda que contiene el dato a borrar y oprimir la tecla Delete o Suprimir.

Moverse y desplazarse por una hoja de cálculo

Para desplazarse entre las celdas de una hoja de cálculo, hacer clic en cualquier celda o utilizar las teclas de dirección. Si se desplaza a una celda, ésta se convertirá en la celda activa. Para ver un área diferente de la hoja, utilizar las barras de desplazamiento.

Para desplazarse Haga esto

Una fila hacia arriba o hacia abajo Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical.

Una columna hacia la izquierda o hacia la derecha

Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal.

Una ventana hacia arriba o hacia abajo

Haga clic en el cuadro de desplazamiento superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical.

Una ventana hacia la izquierda o hacia la derecha

Haga clic en el cuadro de desplazamiento izquierdo o derecho de la barra de desplazamiento horizontal.

Sugerencia:

• El tamaño del cuadro de desplazamiento es proporcional al área utilizada de la hoja de datos que es visible en la ventana. La posición de un cuadro de desplazamiento indica la ubicación relativa del área que se muestra en la hoja de cálculo.

Seleccionar datos o celdas

Para seleccionar Haga esto

Texto de una celda Seleccione la celda, haga doble clic en ella y, a continuación, seleccione el texto de la celda.

Una sola celda Haga clic en la celda o presione las teclas de dirección.



Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda.

Un rango de celdas amplio.

Haga clic en la primera celda del rango, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última

celda.

Todas las celdas de una hoja de cálculo Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.

Una fila o columna completa Haga clic en el título

de fila o de columna.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre por encima de los títulos de fila o columna. Seleccione la primera fila o columna y, a continuación,

mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes Seleccione la primera fila o columna y, a continuación,

mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las otras filas o columnas.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la

celda en la que haga clic se convertirá en la nueva selección.

Cancelar una selección de celdas Haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

Seleccionar varias hojas

Para seleccionar Haga esto

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Una sola hoja

Si no ve la etiqueta…

Dos o más hojas adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a

continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última hoja.



Dos o más hojas NO adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a

continuación, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas.

Todas las hojas de un libro. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón)

y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

Insertar filas y columnas • Insertar una única fila Haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la

posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en la fila 5.

• Insertar varias filas Seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar.

• Insertar una única columna Haga clic en una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B.

• Insertar varias columnas Seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar.

Eliminar filas y columnas • Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

• En el menú Edición, haga clic en Eliminar.

• Si elimina un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar.

• Nota Microsoft Excel mantiene actualizadas las fórmulas adaptando las referencias a las celdas que se han desplazado para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda eliminada, mostrará el valor de error #¡REF!

Cambiar el Ancho de columna Puede adaptarse el ancho de las columnas y el alto de las filas. También puede definirse un ancho

de columna predeterminado para una hoja de cálculo. Cuando se define un ancho de columna predeterminado, todas las columnas adoptarán esa medida, excepto las que se hayan cambiado previamente.

Para cambiar el ancho de una columna arrastre el borde situado a la derecha del título de la columna hasta que ésta tenga el ancho que desea.

Sugerencias

• Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desee cambiar. Arrastre el borde hacia la derecha del título de columna seleccionado. Para cambiar el ancho de columna de todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde de cualquier título de columna.

• Para que el ancho de la columna se ajuste al contenido, haga doble clic en la línea de separación situada a la derecha del título de la columna.



Cambiar el Alto de Fila Para cambiar el alto de la fila arrastre el borde inferior del título de la fila hasta que tenga el alto

que desee.

Sugerencias

• Para cambiar el alto de varias filas, seleccione las filas que desee cambiar. A continuación, arrastre el borde inferior del título de la fila seleccionada. Para cambiar el alto de fila de todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier título de fila.

• Para hacer que el alto de fila se ajuste al contenido de las celdas, haga doble clic en la línea de separación situada bajo el título de fila.

Insertar Hoja Para agregar una hoja de cálculo al libro abierto nos paramos en la hoja donde vamos a hacer la

inserción, luego haga clic en el menú Insertar y elija Hoja de cálculo. Excel agrega la nueva hoja por delante de la hoja corriente.

Eliminar hojas de un libro 1 Seleccione la hoja que desea eliminar, haciendo clic en la etiqueta de la misma.

2 En el menú Edición, haga clic en Eliminar hoja.

3 Hacemos clic en Aceptar para proceder a la eliminación.

Antes de proceder a la eliminación de la hoja, Excel advierte que la hoja borrada no podrá recuperarse.

Cambiar el nombre a la hoja Para cambiar el nombre de la hoja activa, en el menú Formato elija Hoja y, a continuación,

haga clic en Cambiar nombre.

Escriba el nuevo nombre sobre el nombre actual.

Series de relleno



Una serie de relleno personalizada es un conjunto de datos que se utiliza para rellenar una columna siguiendo una pauta que se repite; por ejemplo, Norte, Sur, Este, Oeste. Podrá crear una serie de relleno a partir de elementos existentes listados en una hoja de cálculo, o bien crear la lista desde cero.

Crear una serie de relleno personalizada

Si ya ha introducido la lista de elementos que desea utilizar como serie, selecciónela en la hoja de cálculo.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas personalizadas.

Siga uno de estos procedimientos:

Para utilizar la lista seleccionada, haga clic en Importar.

Para crear una nueva lista, seleccione Nueva lista en el cuadro Listas personalizadas y, a continuación, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando por la primera entrada. Presione ENTRAR tras cada entrada. Una vez terminada la lista, haga clic en Agregar.

Cambiar o eliminar una serie de relleno personalizada

No es posible modificar ni eliminar las listas integradas de meses y días.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas personalizadas.

En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista deseada.

Siga uno de estos procedimientos: Para modificar la lista, efectúe los cambios que considere oportunos en el cuadro Entradas de lista y, a continuación, haga clic en Agregar.

Para eliminar la lista, haga clic en Eliminar

Para usar la serie de relleno, solo necesita seleccionar una o varias celdas que contengan uno de los valores de la lista y arrastrar de la manija del ángulo inferior derecho de la selección, a través de las celdas que desea llenar.

Deshacer errores

Para deshacer en un sólo paso las acciones realizadas recientemente, haga clic en el ícono Deshacer.

Para deshacer varias acciones de una sola vez, haga clic en la flecha que aparece a continuación de Deshacer y seleccione en la lista. Microsoft Excel deshará la acción seleccionada y todas las que aparezcan por encima de ésta.

Sugerencia: Si no deseaba deshacer una acción, haga clic en Rehacer .

Guardar un libro Para grabar el trabajo por primera vez realice los siguientes pasos:

1. En el menú Archivo, elija la opción Guardar. Aparecerá una caja de diálogo como la que se se ve en la figura de abajo

2. .Indique la unidad y el directorio donde desea grabarlo, y tipee el nombre elegido para el archivo.

3. Oprima Aceptar.

Tener en cuenta que:



• Para volver a guardar un archivo ya grabado, elija en el menú Archivo la opción Guardar, el archivo se grabará encima de la versión anterior, conservando siempre la versión más actualizada.

• Para volver a grabar un archivo en otro lugar o con otro nombre, elija la opción Guardar como del menú Archivo. Volverá a aparecer el cuadro de diálogo de esta página, donde podrá ingresar un nombre diferente y/o indicar otra unidad o directorio donde grabarlo.

La siguiente figura muestra el cuadro de diálogo de grabar:

Nombre que se le asigna altrabajo. Ud. es quien lo elige

Haga un clic acápara cancelar lagrabación. Elarchivo no sepierde por elmomento, perodeberá serguardado mástarde.

Haga un clic aquí paraproceder con la grabación

Unidad y Directorio Actual. Es el lugarexacto donde se graba el archivo



FÓRMULAS Y FUNCIONES-TRABAJO CON BLOQUES DE CELDAS

• Barra de referencia

• Referenciar celdas

• Fórmulas

• Funciones

• Referencias Relativas y Absolutas

• Copiar y Pegar Bloques

• Mover o Copiar Hojas

Página Nº 16 Curso: Microsoft Excel


Fórmulas, Funciones y Trabajo con bloques de celdas Fórmulas y Funciones

Barra de Referencia La Barra de Referencia, se encuentra inmediatamente debajo de la barra de herramientas. En ella se distinguen los siguientes tres sectores:

• El sector Cuadro de Nombres muestra la celda de referencia o el nombre de la celda

activa indicando la columna y la fila en que se encuentra.

• El sector Botones indica que se está en modo de edición (es decir, introduciendo nombres, funciones, números, etc.). Los botones en la barra de fórmulas actúan sobre la celda seleccionada, la cual tiene su contenido exhibido en la ventana alargada a la derecha de esos botones.

El botón cancela sus cambios si todavía no se han ingresado los datos. Pulsar la tecla ESC produce el mismo efecto. Si ya se han ingresado los datos dentro de la celda, es posible utilizar el comando deshacer para revertir lo realizado.

El botón ingresa lo que se ha escrito en la celda dejándola seleccionada. Es similar al pulsado de la tecla ENTRAR o INTRO. La diferencia radica en que luego de aceptar en la celda activa lo que se ha escrito, cambia la selección a la celda de abajo.

Mediante un clic en el botón Excel llama al Asistente de Funciones (Function Wizard) no siendo posible ejecutar ningún comando mientras este sector esté activo.

• El sector Barra de fórmula muestra el contenido de la celda activa. La edición de este contenido puede hacerse tanto en este sector como en la propia celda

Referenciar celdas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula.

En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.

También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.



Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E B15:E15

Todas las celdas de la fila 5 5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10

Todas las celdas de la columna H H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20

Nombres de celdas y de conjuntos de celdas A veces resulta molesto tener que utilizar repetidamente referencias tales como B2:B4 o

B2:D3:C5:D6 en una hoja de calculo, o seleccionar los mismos rangos una y otra vez. Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una selección. Estos nombres de celdas o de rangos de celdas se pueden utilizar en las formulas, crear nombres compuestos, e incluso asignar un nombre mas significativo a las constantes de uso mas frecuentes.

El uso de nombres en las hojas de cálculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias a celdas.

A la hora de crear nombres, conviene tener en cuenta ciertas reglas:

1. Los nombres deben siempre empezar por una letra o por el carácter subrayado(_): tras este primer carácter, se puede usar cualquier conjunto de letras, números y caracteres especiales.

2. No se pueden utilizar espacios en blanco. Como alternativa a los espacios en blanco, se puede emplear una carácter de subrayado o un punto.

3. Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean cortos. Puesto que las formulas están limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos espacios para operadores y funciones. Además, estos nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de diálogo o en las propias celdas.

Por ejemplo, no son válidos los nombres VENTAS ANUALES, 1993 y %Compras. En cambio, si son válidos VENTAS_ANUALES, Año 1993, PorcentajeCompras, como noción general no se van a poder usar nombres que contengan identificadores de opciones específicas de Excel, como puede ser el de tanto por ciento(%) o el dólar($)

o La forma mas simple de definir nombres es mediante el comando Definir del menú Insertar/Nombres. Para ello, se pueden seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda, el rango o el rango múltiple al que desee asignar el nombre.

2. Elegir el comando Insertar/Nombre/Definir, con lo cual se abre el siguiente cuadro de diálogo.



3. Teclear el nombre que desee definir en el cuadro Nombres en el Libro

4. Hacer clic en Añadir o en Aceptar

Otra posibilidad mas sencilla es seleccionar la celda o rango de celdas a las que se desea dar un nombre, y luego hacer clic sobre el cuadro de nombres de la barra de referencia. La referencia a la celda activa se sustituye por el nombre tecleado. Al pulsar Intro las celdas seleccionadas quedan registradas con el nombre tecleado.

o Si se desea cambiar un nombre ya definido se debe proceder del siguiente modo:

1. Seleccionar la celda, rango o rango múltiple al que desee cambiar el nombre.

2. Activar el cuadro de nombres en la barra referencia

3. Cambiar el nombre y pulsar Intro

o Para borrar un nombre se puede hacer clic en el botón Eliminar del cuadro de diálogo anterior luego de seleccionar el nombre a eliminar.

Fórmulas Las fórmulas son de gran utilidad al usuario. Su uso consiste en lograr que Excel realice por

el usuario todo tipo de cálculo matemático que éste necesite. Ej. Sumas, restas, etc.

En Microsoft Excel pueden crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de datos.

Una fórmula comienza por un signo igual (=), seguido del cálculo que realiza.

= 10 + 15

Las fórmulas pueden hacer referencia a valores constantes, otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.

En el siguiente ejemplo, se suma el valor o contenido de las celdas B4 y B5.

= B4 + B5

Siempre que se cambie el contenido de la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también el contenido de la celda que contiene la fórmula.

La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B15 por el valor constante 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular el resultado de la fórmula.

= B15 * 5

Para introducir una fórmula basta seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula.



2. Teclear un signo igual (=).

3. Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La dirección de la celda apuntada aparece en la posición del punto de inserción en la barra de fórmulas. Otra manera consiste en que el usuario escriba en la barra de fórmula la identificación de la celda .

4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+).

5. Si desea introducir mas referencias a celdas en la fórmula, basta repetir los pasos anteriores cuantas veces sea necesario. Para dar por terminada la fórmula se pulsa Intro.

6. Si la fórmula no es correcta, se anulará o borrará haciendo clic en el signo error o se confirmará con .

Funciones Las funciones intentan simplificar operaciones reemplazando a un conjunto de fórmulas

complejas que realizan operaciones sobre un rango de valores o celdas específicas.

Por ejemplo, para determinar la suma de una serie de números en las celdas que van de F1 a H1, la misma se realizaría por medio de una fórmula de la siguiente manera: =F1+G1+H1 . La misma puede ser simplificada utilizando la siguiente función: =SUMA(F1:H1) .

Generalmente las fórmulas trabajan sobre un conjunto de celdas, las cuales se encuentran detalladas.

Las funciones son mas rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la posibilidad de errores tipográficos.

Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan información, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría de los casos, el resultado es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados con textos, referencias, valores lógicos, o información sobre la hoja de cálculo.

Existen funciones para realizar otras operaciones más complejas, tales como cálculos estadísticos, trigonométricos y financieros. En este caso, la única preocupación del usuario será elegir la función adecuada según el resultado que se desea obtener. Y con la ventaja de que, si cambian los parámetros que definen la función, el resultado de ésta se actualizará instantáneamente.

Algunas de las funciones más utilizadas son:

• SUMA(bloque): realiza la suma de las celdas

• MIN(bloque): devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

• MAX(bloque): devuelve el valor máximo de un conjunto de valores

Asistente de Funciones La mayoría de las funciones pueden necesitar uno o más argumentos. Si la función contiene

mas de una argumento, estos han de ir separados por el caracter punto y coma (;). Al escribir una función no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que dichos espacios vayan entre comillas. Para facilitar la comprensión del significado de palabras separadas, se puede incluir un guión o subrayando, como por ejemplo un num_caract.

A primera vista el uso de funciones puede parecer difícil, especialmente por las diversas posibles formas disponibles de argumentos. El asistente de funciones facilita este trabajo y sirve de guía a través de todo el proceso de introducción de una función y proporciona una breve explicación tanto de la función como de cada uno de sus argumentos.

Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo se puede seguir el siguiente proceso:



1. Seleccionar la celda en la que desee introducir la función(celda activa)

2. Hacer clic sobre el Asistente de Funciones

( ) para mostrar el cuadro de diálogo. En este cuadro de diálogo se debe elegir la función que se desea utilizar, siendo posible elegir en cuadros de diálogos posteriores a los argumentos

3. El cuadro de diálogo Seleccionar una categoría muestra las distintas categorías de funciones disponibles en Excel. Estas categorías clasifican el gran número de funciones disponibles en grupos mas reducidos. Excel muestra también una lista de las funciones utilizadas recientemente. Si la función deseada no aparece entre las recientes utilizadas y no se está seguro de la categoría a la que pertenece, se selecciona la categoría Todas y se busca en el conjunto de funciones disponibles. En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una breve descripción de la función seleccionada, así como de sus argumentos. Si se desea mas información sobre esa función se puede hacer clic en el botón Ayuda sobre esta función, obteniendo una breve descripción de la misma como de los demás argumentos que la definen.

4. Después de seleccionar la función deseada se hace clic en el botón Aceptar y se siguen las instrucciones del Asistente de Funciones en el siguiente cuadro de diálogo para definir los argumentos.

Al completar este cuadro se hace clic en el botón Aceptar para completar la función e insertarla en la celda activa.



Los grupos de funciones disponibles, entre otros, son:

o Usadas Recientemente: Colección de funciones utilizadas con anterioridad. Para llamar a una de estas es suficiente con pulsar el símbolo , en el sector izquierdo de la barra de referencia aparecerá el nombre de una función, hacer clic en la lista desplegable y se obtendrá la lista de las funciones recientemente referenciadas.

o Todas: Colección de todas las funciones disponibles, alrededor de 207 funciones, ordenadas alfabéticamente.

o Fecha y hora: Colección de funciones para el manejo de fechas y horas facilitando la introducción de fechas en la hoja de cálculo.

o Matemáticas y Trigonométricas: Colección de funciones de uso matemático, científico y de ingeniería.

o Estadísticas: Colección de funciones que facilitan los cálculos estadísticos una vez que se han introducido los datos en la hoja de cálculo.

o Búsqueda y Referencia: Operaciones que facilitan el movimiento sobre una lista.

o Texto: Operaciones con caracteres alfanuméricos tales como conversión de letras a números o viceversa, longitud de cadena, etc.

o Información: Colección de funciones que informan sobre el contenido de las celdas, algunas de las cuales devuelven un valor booleano (verdadero o falso) sobre la celda.

o Definidas por el usuario: Generalmente no es necesario ya que las necesidades generalmente son cubiertas por las anteriores.

Si la función tiene varios parámetros de definición, estos pueden ser introducidos vía teclado, pero muchas veces los datos vienen dados a partir de otras celdas para lo cual se deberá pulsar el botón . El cuadro se hará más pequeño y aparecerá un cuadro como el de la figura, permitiendo visualizar toda la hoja de cálculo. Indicar la celda o rango de celdas y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. Este proceso se deberá repetir hasta tener todos los argumentos de la función.

El asistente de funciones ayuda a introducir funciones en una hoja de cálculo. Los usuarios

expertos, que conocen los argumentos de definición de las funciones pueden encontrar más fácil el teclear directamente la función con sus argumentos en la fórmula correspondiente.

Referencias Relativas y Absolutas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a

Microsoft Excel donde debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.

Las referencias pueden ser Relativas o Absolutas.

Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la fórmula =A5; Microsoft Excel buscará el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6. Este método se denomina referencia relativa.

A B 5 100 6 200 =A5



7

Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, se actualizarán las referencias en la fórmula pegada y se hará referencia a diferentes celdas relativas a la posición de la fórmula. En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda B6 se ha copiado en la celda B7. La fórmula en la celda B7 ha cambiado a =A6, pues hace referencia a la celda que está una celda por encima y a la izquierda de la celda B7.

A B 5 100 6 200 =A5 7 =A6

Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la fórmula multiplica la celda A5 por la celda C1 (=A5*C1) y se copia la fórmula en otra celda, cambiarán ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo peso ($) delante de las partes de la referencia que no cambiarán. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos $ a la fórmula como se indica a continuación: =A5*$C$1

Mover o copiar una fórmula Si se quiere mantener los datos en su posición original entonces se debe utilizar el comando

Copiar. Cuando se copia una fórmula, las referencias absolutas de celda no cambiarán mientras que las referencias relativas se actualizarán a partir de la posición de la celda destino (adonde se copia la fórmula).

Si se desea Mover una fórmula las referencias (relativas o absolutas) de celdas no cambiarán.

Para Mover/Copiar una fórmula se procede de la siguiente manera:

1. Seleccione las celdas que desea copiar o mover.

2. Elija la opción Edición I Cortar para "mover" los datos o la opción Edición I Copiar para "duplicar" los datos.

3. Desplácese a la celda donde desea colocar los datos. Puede elegir como destino la misma hoja, trabajar con ese libro o abrir otro para dejar los datos.

4. A continuación elija del menú Edición la orden Pegar.



Trabajo con Bloque de Celdas Cuando se elige un comando que trabaja con bloques de celdas, dicho bloque debe

seleccionarse para que luego pueda ejecutarse el comando.

La selección puede hacerse de tres maneras diferentes:

1. Con el mouse: mantener el botón izquierdo presionado y seleccionar el bloque desplazando el mouse.

2. Con el teclado: mantener presionado la tecla <shift> y usando los cursores ( ← ↑ → ↓ ) seleccionar el bloque.

3. Si las celdas a seleccionar no se encuentran contiguas se debe presionar la tecla Ctrl. Y conjuntamente con el Mouse ir seleccionando una a una las celdas deseadas.

Copiar y Pegar bloques El menú Edición contiene comandos que puede utilizar para ajustar los datos en la hoja de

cálculo.

La opción Edición \ Copiar permite “duplicar” un bloque de celdas elegido para no tener que realizar nuevamente la escritura del mismo bloque.

Para realizar este procedimiento siga los siguientes pasos:

1 Seleccione el bloque de celdas que desea duplicar.

2 Elija la opción Edición y luego Copiar.

3 Haga un clic en la celda destino para colocar la copia.

4 Elija la opción Edición y luego Pegar, y Excel colocará una copia textual del bloque seleccionado en el paso 1.

Mover o copiar hojas Precaución: si se mueve la hoja de cálculo, las operaciones o los gráficos basados en los

datos de la misma pueden volverse imprecisos pues las referencias se actualizarán.

Para mover o copiar hojas en otro libro o en el mismo

1 Abra el libro que recibirá las hojas.

2 Cambie al libro que contiene las hojas que desea mover o copiar y, a continuación, seleccione la hoja haciendo un clic en la etiqueta de la hoja.

3 En el menú Edición, haga clic en Mover o copiar hoja.

4 En el cuadro Al libro, haga clic en el libro para recibir las hojas.

Nota: Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, haga clic en nuevo libro.

5 En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la que desea insertar las hojas copiadas o movidas.

6 Para copiar las hojas en vez de moverlas, seleccione la casilla de verificación Crear una copia.



ASPECTO DE UNA PLANILLA • Fuente

• Alineación

• Bordes

• Tramas



Aspecto de una Planilla Para mejorar la visualización (aspecto) de una planilla de cálculo se podrá agregar color a la

planilla, cambiarle el tamaño de las letras, agregar bordes, alinear los textos, etc.

Todas las opciones se encuentran en la opción Formato\Celdas.

Formato de celdas

En esta sección se verán las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Fuente

Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos :

1 Seleccionar el rango de celdas al cual se desea modificar el aspecto.



4 Hacer clic sobre la pestaña Fuente.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.



Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si se elige un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, se indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).



Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Obsérvese como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde se elegirá un tipo de subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha se podrá elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la izquierda.

Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel tiene por defecto.

En la Barra de Herramientas se disponen de unos botones que permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda seleccionada. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.

Este botón se utiliza para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso se utiliza para poner o quitar la Cursiva.

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

Con este botón se puede elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, que indica que al hacer clic sobre el botón se cambia la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.



Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

1 Seleccionar el rango de celdas al cual se desea modificar la alineación.



4 Hacer clic sobre la pestaña Alineación.



6 Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se podrá elegir entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opción de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Obsérvese como a la derecha aparece un recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato.

LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.



CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se podrá elegir entre una de las siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si al introducir un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si se activa esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si se activa esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

En la Barra de Herramientas se dispone de unos botones que permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.

Este botón centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación centrará los datos.



Bordes

Excel permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos :




4 Hacer clic sobre la pestaña Bordes.




Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará la selección en la celda.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

CONTORNO: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de

la derecha se podrá elegir un color para los bordes.

En la Barra de Herramientas se dispone de un botón que permitirá modificar los bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no se encontrarán todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.



Tramas

Excel permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarla de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:




4 Hacer clic sobre la pestaña Tramas.




Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará la selección en la celda.

Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.

Trama: Se elegirá de la lista un estilo de trama, así como el color de la trama.

En la Barra de Herramientas se dispone de un botón que permitirá modificar el sombreado de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no se podrá añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el menú.



GRÁFICOS

• Gráficos

• Tipos de gráficos

• Identificar elementos de un gráfico

• Crear gráficos

• Modificar elementos de un gráfico

• Dar formato a los elementos de un gráfico

• Pictogramas

• Gráficos combinados

• Sugerencias



Gráficos Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo, está vinculado a

los datos de la hoja a partir de la que se genera y se actualiza automáticamente al cambiar éstos datos. La utilización de gráficos facilita la interpretación de los datos y en ocasiones transmite más información que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Tipos de Gráficos Microsoft Excel admite diferentes tipos de gráficos para representar datos numéricos. Tipos

estándar de gráficos y tipos de gráficos personalizados.

Tipos estándar de gráficos:

Cotizaciones: gráficos de máximos y mínimos que suelen utilizarse para la representación de cotización de bolsa.

Cilindros: similares a los gráficos de columnas y barras. Las series se representan como cilindros

Cónicos: similares a los de gráficos de columnas y barras. Las series se representan como conos.

Piramidal: similares a los gráficos de columnas y barras. Las series se representan como conos.

Burbujas: similares a los gráficos XY pero con la ventaja de poder incluir una tercer variable que se representa mediante el tamaño de las burbujas.

Superficie: las series se representan como superficies.

Radial: los valores de una serie se unen entre si formando un polígono. Además se visualizan tantos ejes como conceptos se representan en el gráfico.

Anillos: similar a los gráficos circulares, pero con la ventaja de poder representar varias series de datos. (unas dentro de otras).

Áreas: representa a cada serie de valores como un área.

XY (dispersión): representa valores en el eje x (horizontal) frente a valores en el eje y (vertical), mostrando los puntos (coordenadas) en los que cada valor de X intercepta al correspondiente Y.

Líneas: cada serie de datos se representa por una serie de puntos unidos por una línea.

Circular: los valores se representan en forma de sectores circulares. Cada valor se expresa como porcentaje del total.

Barras: cada valor se representa por una barra horizontal.

Columnas: cada valor se representa por una barra vertical.



Cada tipo estándar de gráfico presenta varios subtipos.

Algunos subtipos de tipos estándar de gráficos:

Tipo Subtipo y Descripción Agrupada. Compara valores entre categorías Apilada. Compara, entre categorías, el aporte de cada valor al total 100% apilada. Compara, entre categorías, el porcentaje que cada valor aporta al total Agrupada con efecto 3D Apilada con efecto 3D 100% apilada con efecto 3D

Columnas

3D, compara valores entre categorías o entre series

Circular con subgráfico circular. Circular con valores definidos por el usuario combinados en un subgráfico circular Circular Seccionado. muestra la contribución de cada valor al total enfatizando los valores individuales

Apilada. Representa la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías Área 100% apilada. Representa la tendencia del porcentaje que aporta cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías

Radial Radial relleno. Radial con el área cubierta por una serie de datos rellena de un color

Elementos o componentes de un gráfico

Cantidad de copias semanal por empleado

95145

193

105

2350

25 41

10356085

110135160185210

Ponce Perez Romero Roca

copias común reducidas/ampliadas

Área del gráfico

Área del trazado

Eje de categorías

(X)

Eje de valores (Y)

Leyenda

Título del gráficoLíneas de división

Marca o punto de dato

Rótulo de dato

• Área del gráfico: Es el área ocupada por la ventana del gráfico, e incluye todos los elementos que forman el gráfico.

• Área del trazado: Incluye las marcas de datos y los ejes.

• Título del gráfico: Texto de encabezamiento.



• Eje: Línea que rodea un lado del área de trazado, proporcionando un marco de referencia para realizar mediciones o comparaciones en un gráfico.

• En la mayoría de los gráficos, los valores de datos se trazan en el eje de valores (eje Y) que, normalmente, es vertical y las categorías se representan en el eje de categorías (eje X) que, normalmente, es horizontal.

• Serie de datos: Conjunto de datos relacionados que se quiere representar gráficamente. Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los nombres de las series. Estos nombres aparecen en la leyenda del gráfico.

• Marca o punto de datos: Elemento que representa a cada dato de la serie.

• Rótulo de datos: Rótulo que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un único punto de datos o un valor procedente de una celda de la hoja de cálculo. Los rótulos de datos pueden aplicarse a un único marcador de datos, a toda una serie de datos o a todos los marcadores de datos de un gráfico. Dependiendo del tipo de gráfico, los rótulos de datos pueden mostrar valores, nombres de series de datos o categorías, porcentajes o una combinación de todos ellos.

• Leyenda: Referencia para identificar las marcas de datos.

• Líneas de división: líneas horizontales o verticales trazadas perpendicularmente a los ejes por sus marcas de graduación. Sirven como referencias visuales.

Crear gráficos utilizando el asistente para gráficos

Este proceso consta de cuatro pasos bien definidos, a continuación se detallarán las diferentes acciones a seguir.

• Seleccionar los datos a representar en el gráfico.

• Seleccionar el menú Insertar y elegir la opción Gráfico.

(Alternativa: hacer clic sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas)

Luego se visualizará el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO. En este paso se seleccionará el tipo de gráfico a utilizar.

La pestaña Tipos estándar detalla los diferentes tipos de gráficos disponibles, visualizándose, además, los subtipos o variación del tipo de gráficos que se desea utilizar con una pequeña descripción del mismo.



• Elegir el tipo de gráfico a utilizar.

• Elegir subtipo.

• Si se desea visualizar una muestra de la representación de los datos seleccionados, mantener pulsado el botón Presionar para ver muestra.

• Hacer clic sobre el botón Siguiente.

Se visualizará el segundo paso del asistente para gráficos: DATOS DE ORIGEN. En este paso se definirán los datos que aparecerán en el gráfico.

En la pestaña Rango de datos aparece el rango seleccionado previamente al ingresar al

asistente. Si se desea modificar dicha selección:

• Hacer clic sobre el botón (el asistente se convertirá en una barra pequeña).

• Seleccionar el nuevo rango a representar.

• Hacer clic sobre el botón para volver al asistente para gráficos.



• Seleccionar la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos (en la parte superior del cuadro de diálogo se visualiza una muestra del gráfico).

En la pestaña Serie aparece cada serie de datos representada en el gráfico (Serie1, Serie2,...,)

• Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en la opción Nombre, escribir directamente el nombre, o indicar la celda de la hoja de cálculo donde se encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre.

• La opción Valores muestra el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos.

• La opción Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si la opción está vacía se utilizarán los valores por defecto, es decir, 1, 2,3. Para asignar nombre, escribir directamente los valores, separados por punto y coma o utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón (en la parte superior del cuadro de diálogo se visualiza una muestra del gráfico).

• Para añadir una serie de datos, presionar el botón Agregar, aparecerá otra serie nueva a la cual se debe colocar nombre y su serie de valores.

• Para eliminar una serie de datos, seleccionar la serie y hacer clic sobre el botón Quitar.

• Hacer clic sobre el botón Siguiente

Se visualizará el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO. En este paso se visualizan seis pestañas que permiten especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.



En la pestaña Títulos:

• Escribir en la opción Título del gráfico: el nombre del gráfico, el cual aparecerá en la parte superior del mismo.

• Escribir en la opción Eje de categorías (X) el título a asignar al eje de abscisas X (eje horizontal).

• Escribir en la opción Eje de valores (Y) el título a asignar al eje de ordenada Y (eje vertical).

En la pestaña Eje:

• Para mostrar el eje X del gráfico, marcar la opción Eje de categorías (X)

• Para especificar la escala utilizada para ver los rótulos, marcar la opción deseada

• Para mostrar el eje de valores Y del gráfico, marcar la opción Eje de valores (Y)

En la pestaña Líneas de división

Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.



• Marcar o desmarcar, según se desee, los tipos de líneas del eje de categorías (X).

• Marcar o desmarcar, según se desee, los tipos de líneas del eje de valores (Y).

En la pestaña Leyenda

• Marcar la opción Mostrar leyenda.

• Para elegir la ubicación de la leyenda, marcar la opción deseada: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.

• Si no se desea visualizar la leyenda, se debe desactivar la casilla Mostrar leyenda.

En la pestaña Rótulos de datos

El marcador de datos es el punto de intersección entre un valor X y un valor Y.



• Marcar la opción que desea utilizar como Contenido del rótulo.

• Dependiendo de la opción marcada en el paso anterior se habilitará la opción Clave de leyenda, si esta opción es marcada se visualizará, junto con el rótulo de datos, el color de la serie representada.

En la pestaña Tabla de Datos

Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel da la opción de incluir la tabla con los valores representados en el gráfico.

• Marcar la opción Mostrar tabla de datos si se desea incluirla junto con el gráfico.

• Marcar la opción Mostrar clave de leyenda si se desea visualizar el color de la serie de datos en la tabla.

• Hacer clic sobre el botón Siguiente

Se visualizará el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO.



• Marcar la opción En una hoja nueva, si se desea que el gráfico aparezca en una hoja de gráfico nueva. Especificar un nombre.

• O bien, marcar la opción Como objeto en, si se desea que el gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Elegir la hoja correspondiente.

• Hacer clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.

Crear un gráfico a partir de selecciones no adyacentes

• Seleccionar el primer grupo de celdas que contienen los datos que se desean incluir.

• Manteniendo presionada la tecla CTRL, seleccionar otros grupos de celdas que se desean incluir. Las selecciones no adyacentes deben formar un rectángulo.

• Hacer clic en Asistente para gráficos.

• Seguir los pasos detallados anteriormente.

Crear gráficos manualmente • Visualizar la barra de herramientas Gráfico.

Menú Ver Barra de herramientas Gráfico

• Se visualizará la siguiente barra:

• Seleccionar los datos a representar en el gráfico.

• Hacer clic sobre la opción Tipo de gráfico de la barra de herramientas Gráfico. O en su defecto seleccionar el menú Insertar y elegir la opción Gráfico.

• Seleccionar un tipo de gráfico de la lista de gráficos disponibles.

Excel creará automáticamente el gráfico y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido.

Modificar los elementos o componentes de un gráfico Una vez finalizado un gráfico, Excel permite modificar la definición del gráfico utilizando los

mismos cuadros de diálogo vistos en los pasos del asistente para la creación de gráficos.



Para modificar los elementos del gráfico:

• Seleccionar el gráfico a modificar. • Desplegar el menú Gráfico de la barra de menú, elegir la opción correspondiente al

elemento a modificar:

Tipo de gráfico: se visualiza el cuadro de diálogo Tipo de gráfico, permitiéndonos seleccionar el nuevo tipo y/o subtipo a utilizar en el grafico.

Datos de origen: se visualiza el cuadro de diálogo Datos de origen, permitiéndonos seleccionar los nuevos datos o modificar los datos existentes.

Opciones de gráfico: se visualiza el cuadro de diálogo Opciones de gráfico, permitiéndonos modificar el título, leyenda, eje, etc.

Ubicación: se visualiza el cuadro de diálogo Ubicación del gráfico, permitiéndonos modificar la ubicación del gráfico.

Agregar datos: se visualiza el cuadro de diálogo Agregar datos. Luego:

• Hacer clic sobre el botón del recuadro Rango.

• Seleccionar de la hoja de cálculo los datos a añadir.

• Pulsar la tecla ENTER para volver al cuadro Agregar datos.

• Hacer clic en Aceptar

Dar formato a los elementos de un gráfico Formato del Área de gráfico • Hacer doble clic sobre el área de gráfico.

• Se visualizará el cuadro de diálogo Formato del Área de gráfico, compuesto de 3 pestañas tramas, fuente, y propiedades.

• En estas pestañas se puede establecer el fondo del gráfico (trama), el borde, el formato de fuente para los textos (tipo de letra, tamaño, estilo, color...), propiedades de ubicación del objeto, además indicar que el gráfico no se imprima al imprimirse la hoja de cálculo, etc.

Formato del Área de trazado del gráfico • Hacer doble clic sobre el área de trazado.

• Se visualizará el cuadro de diálogo Formato del Área de trazado compuesto de la pestaña Tramas.

• En esta pestaña se permite definir la trama y el borde del área de trazado.

Formato de los Ejes del gráfico • Hacer doble clic sobre el Eje de categorías X ó sobre el Eje de valores Y

• Se visualizará el cuadro de diálogo Formato de ejes compuesto de cinco pestañas, Tramas, Escala, Fuente, Número y Alineación.



• En estas pestañas se permite definir el modo en que se presentan las marcas de graduación, sus rótulos, establecer un valor mínimo, un valor máximo y un intervalo para los valores que aparecen en el eje, así como las unidades de visualización, además de aplicar un formato a los números que se mostrarán en el eje.

Es importante recordar que no todos los tipos de gráficos tienen Ejes.

Formato de las Series del gráfico• Hacer doble clic sobre una serie.

• Se visualizará el cuadro de diálogo Formato de serie de datos compuesto de seis pestañas, Tramas, Eje, Barra de error Y, Rótulos de datos, Orden de las series y Opciones.

• En estas pestañas se permite, entre otras opciones, aplicar colores y rellenos al área interior de las series, introducir en la serie seleccionada barras de error de distintos tipos, visualizar los valores, porcentajes, rótulos y porcentajes, modificar el orden en el que aparecen las series en el gráfico, especificar algunas opciones de presentación de las series (variar colores entre puntos, ancho...), etc.

Formato de Punto de datos del gráfico • Hacer clic sobre una serie

• Hacer clic sobre el punto de datos al que se desea dar formato.

• Se visualizará el cuadro de diálogo Formato de punto de datos compuesto de tres pestañas, Tramas, Rótulos de datos y Opciones.

• En estas pestañas es posible especificar el contenido que se desea mostrar en el rótulo de datos para el punto de dato de la serie seleccionada, especificar el espacio que desea entre las categorías de marcadores de datos, dar efectos de relleno para cambiar las opciones de degradados, texturas, tramas e imágenes en el formato del objeto seleccionado, etc.

Formato de los Títulos del gráfico • Hacer doble clic sobre el título del gráfico o el título del eje al que se desea dar formato.

• Se visualizará el cuadro de diálogo Formato del Título del gráfico o Formato del Título del eje, según el título seleccionado, compuesto de tres pestañas, Tramas, Fuente y Alineación.

• En estas pestañas se permite especificar opciones de borde, fondo, efectos de relleno, degradados, texturas, tramas e imágenes, dirección del texto para especificar el orden de lectura y la alineación, fuente, etc.

Formato de la Leyenda del gráfico • Hacer doble clic sobre la leyenda.

• Se visualizará el cuadro de diálogo Formato de Leyenda compuesto de tres pestañas, Tramas, Fuente, y Posición.

• En estas pestañas se permite especificar opciones de borde, fondo, efectos de relleno, degradados, texturas, tramas e imágenes, fuente y posición para la ubicación de la leyenda.

Formato de las Líneas de división del gráfico • Hacer doble clic sobre las líneas de división.

• Se visualizará el cuadro de diálogo Formato de Líneas de división compuesto de dos pestañas, Tramas y Escala.

• En estas pestañas se podrá especificar el estilo, color y grosor de las líneas a utilizar, además de los valores referentes a la escala a aplicar.



Es importante recordar que no todos los tipos de gráficos tienen Líneas de división.

Pictogramas Los pictogramas son gráficos de barras en los cuales dichas barras se sustituyen por

imágenes representativas de los datos a mostrar por el gráfico.

Para crear pictogramas se deben seguir los siguientes pasos:

• Construir un gráfico de columnas a partir de los correspondientes datos. Por ejemplo, a partir de:

Gastos de teléfono

$ 0

$ 20

$ 40

$ 60

$ 80

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Mon

tos

Gastos de teléfono

• Para convertir las barras en un pictograma, se debe disponer de la imagen que

sustituirá a cada barra, por ejemplo el archivo teléfono.jpg

• Hacer clic sobre una de las columnas del gráfico. Luego pulsar el botón derecho del mouse.

• Seleccionar Formato de serie de datos.

• Se visualizará el cuadro de diálogo Formato de serie de datos.

• En la pestaña Tramas hacer clic en el botón Efectos de relleno.

• En la pestaña Imagen hacer clic en el botón Seleccionar imagen.



• Se visualizará el cuadro de diálogo Seleccionar imagen.

• Buscar el archivo, seleccionarlo y hacer clic en el botón Insertar.

• Hacer clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Efectos de relleno.

• Hacer clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Formato de serie de datos.

• Se visualizarán los cambios efectuados en el gráfico. Por ejemplo:

Gastos de teléfono

0

10

20

30

40

50

60

70

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Mon

tos

Gastos de teléfono

Crear gráficos combinados Un gráfico combinado utiliza dos o más tipos de gráficos con el fin de lograr una clara visión

de las diferentes clases de información que pretende representar.

En el siguiente ejemplo se muestra un gráfico en el que se visualiza una serie de datos (esperados) como columnas y la otra serie (reales) como una línea.

Comisión mensual por empleado

$ 0,00$ 50,00

$ 100,00$ 150,00$ 200,00$ 250,00$ 300,00$ 350,00

JofreLucas

MercadoJosefina

PereyraJorge

ZangláPedro

Empleados

Comisión esperadaComisión real

A continuación se detallan los pasos a ejecutar para crear este tipo de efecto superpuesto

en un gráfico.

Dada la siguiente tabla de datos:



Comisión mensual por empleado

Mes: Enero

Empleado Comisión esperada

Comisión real

Jofré Lucas $ 300,00 $ 250,00

Mercado Josefina $ 200,00 $ 220,00

Pereyra Jorge $ 200,00 $ 250,00

Zanglá Pedro $ 100,00 $ 150,00

• Seleccionar las columnas Empleado, Comisión esperada y Comisión real.

• Hacer clic sobre la opción Tipo de gráfico de la barra de herramientas Gráfico.

• Seleccionar de la pestaña Tipos Personalizados, el tipo Líneas y Columnas 1.

• Hacer clic sobre el botón Siguiente del cuadro de diálogo Tipo de Gráfico.

• Hacer clic sobre el botón Siguiente del cuadro de diálogo Origen de Datos.

• Hacer clic sobre la pestaña Título del cuadro de diálogo Opciones de Gráfico.

• Escribir en la opción título del gráfico, Comisión mensual por empleado.

• Escribir en la opción Eje de categorías (X), Empleados.

• Hacer clic sobre el botón Siguiente del cuadro de diálogo Opciones de Gráfico.

• Elegir la ubicación para el gráfico.

• Hacer clic sobre el botón Finalizar del cuadro de diálogo Ubicación del Gráfico.

Crear gráficos circulares con subgráficos circulares y con subgráficos de barras

Los gráficos circulares son apropiados para mostrar datos que representan un porcentaje del total. Sin embargo, cuando varios datos corresponden a menos del 5% del gráfico circular, se dificulta distinguir los sectores. Por ejemplo, un gráfico circular de los siguientes datos de gastos contiene cuatro sectores que quedan por debajo del 5%.

Gatos mensuales Descripción Monto

Alquiler $ 450

Alimentos $ 650

Impuestos $ 55

Combustible $ 100

teléfono $ 35

Internet $ 50

cable $ 25

total $ 1.365



Gastos Mensuales

45%

32%11%

4%

4%

2%

2%

Alimentos Alquiler CombustibleImpuestos internet teléfonocable

Para que los sectores menos visibles del gráfico circular sean mejor representados, Excel

proporciona los subtipos de gráficos circulares con subgráfico circular y con subgráfico de barras. Cada uno de estos subtipos de gráfico separa los sectores menores del gráfico circular principal y los muestra en un gráfico adicional o gráfico de barras apilado, tal como se indica en la siguiente imagen.

Gastos Mensuales

45%

32%11%

4%

4%

2%

2%

Alimentos Alquiler Combustible Impuestosinternet teléfono cable

Observe que las etiquetas de porcentaje del sector secundario muestran los mismos números que el gráfico circular regular. Los números sólo representan los sectores individuales que se trasladaron al gráfico secundario; no suman un total del 100%.

Los datos que se usan para crear un gráfico circular regular, serán los mismos a utilizar para cualquiera de los dos subgráficos.

Dado que los gráficos circulares sólo pueden mostrar una serie de datos, sólo se puede incluir una columna o fila de valores en la selección al crearlo. También se puede incluir una fila o columna de categorías (primera fila o columna de la selección). Las categorías se presentarán posteriormente en la leyenda del gráfico circular.

Si se seleccionan los subtipos gráficos circulares con subgráfico circular y con subgráfico de barras, Excel traslada el último tercio de puntos de datos al gráfico secundario de forma predeterminada. Por ejemplo, si existen diez puntos de datos, los últimos tres puntos de la selección se representarán en el gráfico secundario. Sin embargo, después de crear el gráfico inicial, puede cambiar el número de puntos de datos en el gráfico secundario, y el



modo en que Excel divide los puntos de datos entre los gráficos, cambiando la configuración en la pestaña Opciones del cuadro diálogo Dar formato a serie de datos.

A continuación se detallan los pasos a ejecutar para crear este tipo de gráfico combinado:

• Seleccionar los datos que se deseen mostrar en el gráfico circular con subgráfico circulares o con subgráfico de barras.

• En el menú Insertar, hacer clic en Gráfico.

• En el cuadro Tipo de gráfico, hacer clic en Circular.

• En Subtipo de gráfico, hacer clic en Circular con subgráfico circular o en Circular con subgráfico de barras.

• Para obtener una vista previa del gráfico que se está creando, hacer clic en Presionar para ver muestra.

• Hacer clic en el botón Siguiente y continuar con los pasos 2, 3 y 4 del Asistente para gráficos.

Eje secundario En ocasiones los diversos conjuntos de datos en un gráfico combinado son demasiado

diferentes y requieren un poco más de explicación. Para resolver este problema, se debe agregar otro eje denominado eje secundario del gráfico.

Para crear un eje secundario:

• Hacer clic en la serie de datos que se desea trazar en un eje de valores secundarios.

• En el menú Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada y elija la pestaña Eje.

• Hacer clic en Eje secundario.

• Hacer clic en el botón Aceptar.

Actualización de los datos para un gráfico. Excel 2003 provee de una nueva forma para mantener actualizados los gráficos.

Al cambiar datos de la hoja de cálculo, Excel actualiza instantáneamente cualquier gráfico que use esos datos.

No ocurre lo mismo si se agrega una nueva fila de datos a la hoja de cálculo, a menos que sea un gráfico que utiliza los datos a los que ha aplicado la nueva característica Lista.

Si utiliza el comando Lista del menú Datos en Excel 2003 para transformar los datos en una lista y, a continuación, crea un gráfico con esos datos, cualquier fila nueva que se agregue al final de la lista se agrega automáticamente al gráfico.

Sugerencias

Identificar tipos, subtipos de gráficos y su uso adecuado Como ya se ha mencionado en este capítulo cada tipo de gráfico tiene características

específicas y diferentes opciones. Además, cada tipo de gráfico tiene subtipos. Aunque la elección del tipo de gráfico a utilizar queda totalmente a consideración del usuario se pueden establecer una serie de criterios a tener en cuenta:

• Los gráficos de barras y columnas son más útiles para comparar valores de varias series de datos.

• Los gráficos de líneas permiten estudiar la tendencia o evolución de las series de datos.

• Los gráficos circulares y de radar son útiles para estudiar las proporciones entre distintas series.



• Los gráficos de dispersión permiten estudiar la relación entre dos series de datos (correlación y regresión).

El mejor tipo de gráfico es el que representa de manera más eficaz las diversas características o tendencias de los datos. Puede tratarse de un gráfico complejo o simple, líneas, puntos o segmentos de un círculo, incluso una combinación de varios tipos. Cuantos más tipos de gráficos se observan y se utilizan, se logra un mejor criterio al elegir el tipo apropiado al propósito.



IMPRIMIR

• Establecer área de impresión

• Configurar Página

• Presentación preliminar

• Imprimir



Impresión de un documento de Excel Excel dispone de opciones que permiten imprimir los documentos propios del programa:

hojas de cálculo, gráficos y macros. Antes de imprimir siempre es aconsejable definir el área de impresión y preparar la página a imprimir.

Establecer área de impresión Para establecer el Área de impresión, seleccione el rango de celdas que desee imprimir.

Con las celdas ya seleccionadas abra el menú Archivo, pulse Área de Impresión, aparecerán dos opciones de las cuales deberá seleccionar Establecer Área de Impresión.

Al momento de ordenar la impresión, Excel imprimirá el área de impresión que esté definida. Para borrar el área de impresión abra el menú Archivo, pulse Área de Impresión, aparecerán dos opciones de las cuales deberá seleccionar Borrar área de impresión.

Configurar página Excel permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas a imprimir,

como la orientación, tamaño de papel, encabezados y pie de página.

Para modificar alguno de estos factores abra el menú Archivo y seleccione la opción Configurar página. Se visualizará el siguiente cuadro de diálogo, el cual consta de cuatro pestañas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página y Hoja.

Pestaña Página

Orientación: vertical u horizontal del papel al imprimir. En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma.

Escala: permite aumentar o reducir el tamaño de la hoja de cálculo con respecto a la página, según sea mayor o menor de 100%, o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico.

Tamaño de papel: permite indicar el tamaño (Carta, Oficio, A4 u otra opción de tamaño) con que se desea imprimir el documento



Calidad de impresión: Permite definir la resolución que se desea como calidad de impresión para la hoja de cálculo activa. La resolución es el número de puntos por pulgada lineal (ppp) que aparecen en la página impresa. Una resolución superior producirá copias impresas de mejor calidad en impresoras compatibles con la impresión de alta calidad.

Primer número de página: La opción Automático permite iniciar la numeración de las páginas en "1" (si es la primera página del trabajo de impresión) o en el siguiente número secuencial (en caso de que no sea la primera página del trabajo de impresión). Para iniciar la impresión en un número de página distinto de 1 se deberá especificar el número deseado.

Pestaña Márgenes

Ajuste las medidas en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho para especificar la distancia entre los datos y el borde de la página impresa.

Si la hoja tiene encabezado o pie de página, es posible indicar a cuantos centímetros del borde del papel se sitúan. La distancia debe ser inferior al valor del margen, para evitar que el encabezado o el pie de página se solapen con los datos.

Activando las casillas horizontalmente y/o verticalmente, Excel centrará las hojas automáticamente.



Pestaña Encabezado y pie de página

En esta ficha aparecen dos recuadros, inicialmente con la opción (ninguno), ya que no hay ningún encabezado ni pie de página asignado al trabajo. En caso de haber alguno definido se mostrará en el recuadro correspondiente.

Pulsando la flecha de la derecha del recuadro Encabezado, aparecerán posibles encabezados a utilizar. Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado.

Pulsando la flecha de la derecha del recuadro Pie de página, aparecerán posibles pies de página a utilizar. Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página.

Pestaña Hoja



Desde esta ventana es posible definir el Área de impresión. Sin cerrar la ventana seleccione el rango de celdas que se desee imprimir, o escriba directamente las referencias sobre el cuadro. Seleccione con el ratón las filas y columnas que se desea que aparezcan repetidas en cada una de las páginas del documento.

Dentro de la sección Imprimir se puede elegir entre las siguientes opciones:

-Líneas de división: tiene la opción de elegir si quiere que aparezca la cuadrícula que separa las celdas de Excel.

Nota: los comentarios ocultos de las celdas también se pueden imprimir eligiendo esta opción.

-Calidad de borrador: la impresión será más rápida pero la calidad resultante será muy baja.

-Blanco y negro: a veces si la impresora es en blanco y negro, el imprimir en color resulta muy confuso, sin embargo si la orden de impresión se le da en blanco y negro las tonalidades se distinguen perfectamente.

-Encabezado de Filas y Columnas: activa/desactiva la impresión de la hoja con los nombres de identificación de filas y columnas (1,2,3...o A,B,C...).

El orden de las páginas es necesario cuando hay varias páginas. Elija el orden que le resulte más cómodo.

En todo momento se pueden visualizar los cambios efectuados pulsando el botón Presentación Preliminar. También se puede dar la orden de Imprimir si todo es correcto.

Presentación Preliminar

Esta opción ahorra mucho tiempo ya que se puede ver el documento como si realmente estuviera impreso sin la necesidad de hacerlo. Desde aquí puede acceder a configurar página o márgenes para realizar cambios, y desde allí regresar para comprobarlo.

Si quiere ver algún elemento con más detalle pulse zoom y mueva el ratón sobre la hoja. El cursor se convertirá en una lupa con un símbolo +, haga clic sobre la zona que quiera ampliar. Para volver a ver la hoja en las proporciones anteriores vuelva a hacer clic con el ratón sobre la página.



Imprimir

Si se desea cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora donde imprimir o el número de copias deseadas, se podrá hacerlo desde el cuadro de diálogo Imprimir que se abre desde la opción Imprimir del menú Archivo. En este cuadro de diálogo se deberá seleccionar la impresora que se utilizará.

En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de las impresoras reconocidas por la computadora. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.

Con el botón Propiedades se podrá cambiar algunas características de la impresora.

En el recuadro Intervalo de páginas, se podrá indicar si se desea imprimir todas las páginas, o bien sólo un rango de páginas, especificándolo en Desde: y Hasta

En el recuadro Imprimir, se podrá indicar si se desea imprimir todo el libro, sólo las hojas activas o bien, sólo los objetos seleccionados de la hoja.

Por último en Número de copias: se podrá indicar el número de copias a realizar y si se desea intercalarlas.



Mensajes de error más frecuentes Cuando una fórmula no se introduce correctamente, Excel presenta un mensaje de error que indica cuál es el error cometido:

• #¡valor!

En el primer caso (#¡VALOR!) se debe considerar que se han incluido en la fórmula algunos caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una casilla en la que no hay un valor numérico sino de texto.

Por ejemplo, suele aparecer este error cuando se hace referencia a celdas con contenido decimal. Microsoft Excel y sus formatos numéricos tienen establecidos algunos caracteres para separar, por ejemplo, la parte entera de un número, del decimal, que dependen de la versión en uso. Emplear otros caracteres supone introducir valores distintos y que la aplicación lea como texto lo que debería ser un número.

Para solucionar este problema hay que asegurarse de cuál es la fórmula correcta para la versión en uso, y asegurarse de que, en las opciones, está especificado el idioma correcto para formatos numéricos, teclado, etc.

• #¡div/0!

El segundo caso (error del tipo #¡DIV/0!) se corrige cambiando la fórmula, considerando que se ha hecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco.

• #¡ref!

El error del tipo #¡REF! quiere decir error en la referencia: Indica que, al actualizar una fórmula con referencias relativas, se están tomando celdas que no existen porque la referencia sale de la hoja de cálculo.

• ###

Si después de una operación aparecen los símbolos # en la celda es indicativo de que el resultado no cabe en ese ancho. Basta con ampliar el ancho de la columna para conseguir ver bien los resultados.

• #¿Nombre?

Este error quiere decir que hay algún error en el enunciado de la fórmula, algún espacio o alguna letra incorrecta.


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