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INFORMEEVALUACiÓN DEL CONTROL INTERNO EN PROYECTOS DE CONSTRUCCiÓN DE OBRAS

PROCESO DE DISEÑO Y CONSTRUCCiÓN DE PARQUES Y ESCENARIOSVIGENCIA DE 2014

OFICINA DE CONTROL INTERNOBogotá D.C., Febrero de 2015

ARCHIVO RED: CNTRL INTERNO ORlaN y \ DEPENDENCIAS lORD \SUB CONSTRUCCIONES \AÑO 2015

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INFORMEEVALUACiÓN DEL CONTROL INTERNO EN DESARROLLO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCiÓN DE OBRAS

PROCESO DE DISEÑO Y CONSTRUCCiÓN DE PARQUES Y ESCENARIOSSOBRE VIGENCIA DE 2014

Febrero de 2015

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCiÓN Y METODOLOGíA

1.OBJETIVOS

11.ALCANCE DE LA AUDITORíA.

111.METODOLOGIA.

IV. CONCEPTO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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V. ASPECTOS PARTICULARES DEL CONTROL

1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN DE LA CONTRATACiÓN 52. PLANEACIÓN OPERATIVA y SU COBERTURA 73. IMPLEMENTACiÓN DE PLAN DE INVERSiÓN Y EJECUCiÓN PRESUPUESTAL 84. OPERACiÓN POR PROCEDIMIENTOS 95. INDICADORES DE GESTiÓN 136. ADMINISTRACiÓN DE RIESGOS DE GESTiÓN 147 EVALUACiÓN Y PLANES DE MEJORAMIENTO 148. ASPECTOS PARTICULARES SOBRE OBRAS EN EJECUCiÓN 149. ASPECTOS PARTICULARES SOBRE OBRAS BAJO SEGUIMIENTO DE ESTABILIDAD 2210. CONTROL SOBRE CONTRATISTAS VINCULADOS POR PRESTACiÓN DE SERVICIOS 25

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OBRAS - SOBRE VIGENCIA DE 2014

PROCESO DE DISEÑO Y CONSTRUCCiÓN DE PARQUES Y ESCENARIOSFebrero de 2015

INTRODUCCiÓN Y METODOLOGíA

Este informe tiene como objeto comunicar las observaciones y recomendaciones resultantes de laevaluación practicada a final del año 2014 por parte de la Oficina de Control Interno sobre el sistemade control de gestión operando en esa vigencia en el desarrollo y seguimiento de los proyectos,diseños y construcción de obras públicas a cargo de la Subdirección Técnica de Construcciones dellORD y/o apoyados por esta, para que se establezcan acciones con las que se impulse la mejora delos controles relacionados.

1. OBJETIVOS

El objetivo de la auditoria desarrollada consistió en evaluar el sistema de control interno globalinmerso en la gestión del Proceso de Diseño y Construcción de Parques y Escenarios a cargo de laSubdirección Técnica de Construcciones y emitir observaciones y recomendaciones, teniendo encuenta la planificación para desarrollar la gestión a cargo, el control de los proyectos y diseños enobras, el control sobre la ejecución de los contratos en sitios de obras, de sus interventorías y sobrela gestión posterior de seguimiento a su estabilidad.

11. ALCANCE DE LA AUDITORíA

La Auditoria se llevó a cabo por parte de un profesional en arquitectura con base en revisión de losplanes y programas de la dependencia para la vigencia de 2014 y en visitas efectuadas durantenoviembre de 2014 a una muestra de 18 obras pertenecientes al 85% de los contratos de este tipoen estado de ejecución (6/7). Adicionalmente, se seleccionaron y visitaron cuatro obras terminadasentregadas y en uso para efectos de evaluación de los controles sobre su estabilidad.

111. METODOLOGIA

Como metodología para efectuar la evaluación, se analizaron datos obtenidos de varias fuentes,como la información suministrada por la Subdirección de Construcciones, documentos seleccionadosde expedientes electrónicos de contratos, entrevistas y observaciones directas efectuadas en visitasde campo a obras.

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IV. CONCEPTO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Con fundamento en las visitas efectuadas a las obras en fase de ejecución y a las terminadas, seevidenció que cuentan con un sistema de control interno establecido y en operación, que cubre susfases de diseño, construcción y estabilidad por cinco años.

Se consideró que dicho sistema de control interno operando para las obras en ejecución,adelantadas mediante contratos de obra e interventorlas contratadas, bajo la supervisión de laSubdirección Técnica de Construcciones del lORD, brinda una seguridad razonable para lograr suapropiado desarrollo y el cumplimiento del objeto principal de los contratos de diseño y obras eInterventorías a cargo. Se apreciaron, operando controles directos en los sitios, ejercidos en lasobras por sus constructores, por los interventores y por funcionarios y servidores de las áreasTécnica y de Interventoría de la subdirección cubriendo aspectos técnicos, operativos,administrativos y financieros.

Como fortalezas del sistema se señalan los controles técnicos desplegados en desarrollo de laejecución de las obras, el acompañamiento directo periódico realizado por medio de los comités deobras en sitio y la capacidad para resolver problemas técnicos detectados en el transcurso de laejecución de las mismas.

Se apreció como principal debilidad, la limitada efectividad de la planeación y su implementaciónpara asegurar la oportuna suscripción de la contratación prevista del conjunto de las obras einterventorías externas requeridas para conllevar a la máxima ejecución del presupuesto deinversión dentro de la vigencia. Factor que incrementa riesgo de incumplir con parte de las metas; enrazón a los numerosos cambios en los planes de adquisición y su desarrollo con dilatación detiempos. A mediados de diciembre de 2014, respecto a lo previsto originalmente, la ejecuciónpresupuestal de la inversión de la subdirección era baja y con trance de quedar una significativaproporción de los recursos sin contratar dentro de la misma vigencia.(Como en efecto ocurrió).

Se observó un caso atípico de mecanismo de control de obra correspondiente a aquel operandodentro del marco del Convenio NO.139 DE 2013 suscrito con la Alcaldía menor de Engativa paraapoyar este proyecto financiado con recursos económicos de su Fondo de Desarrollo Local, para laConstrucción y/o Adecuación De Parques Vecinales de la Red Local, debido a que el contrato deobra correspondiente (2384/2013) está suscrito y supervisado por el lORD, mientras que el de lainterventoría externa está contratada y supervisada por la administración de dicha localidad, cuandonormalmente ambos contratos se supervisan por un mismo ente; lo que podría provocarinconvenientes de coordinación y en las comunicaciones, considerando que ambas partes ejercencompetencias de control sobre las mismas obras.

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Sobre los planos que deben estar disponibles y avalados en las obras durante su construcción, se ha4

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fortalecido el registro de su control, que se evidenció señalado mediante firmas registradas sobreestos documentos por parte de los diseñadores, del lORD y de las interventoras externas. Sinembargo, en algunas obras, parte de los planos constructivos encontrados en uso, carecían de losnombres y las firmas del recibo y aprobación por parte del Área Técnica del lORD y en algunoscasos no se encontraron disponibles los diseños para la construcción del sistema de manejo deaguas de escorrentía superficial.

En relación con la fase del seguimiento a la estabilidad de las obras, es necesario continuar con sumejoramiento, especialmente en cuanto a la frecuencia semestral requerida.

V. ASPECTOS PARTICULARES DE LOS CONTROLES

1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN

Existe un claro direccionamiento estratégico de las actividades de la dependencia, basado en elproyecto de inversión a cargo, de Construcción y Adecuación de Parques y Escenarios para laInclusión del Plan de Desarrollo de Bogotá.

La Subdirección cuenta con planes y proyectos documentados donde se evidencia los objetivos ymetas fundamentales que orientan la gestión, planes estratégicos (metas y actividades de proyectode inversión), plan de contratación, y planes operativos.

PLANEACIÓN DE LA CONTRATACiÓN DE OBRAS E INTERVENTORIAS

Observación:

En cuanto al Plan anual de adquisiciones (o de contratación) de la Subdirección de Construccionespara la vigencia de 2014, previsto desde noviembre de la vigencia anterior, hasta final de octubre de2014 se apreciaron 20 versiones (5 versiones durante 2013, y 15 versiones durante 2014 hastaoctubre), producto de cambios requeridos por diversos motivos (Oportunidad en disponibilidades derecursos presupuestales, tiempos necesarios para conformar los diferentes paquetes técnicos,elaboración de pliego de condiciones, ajustes de pliegos, ajustes de valores estimados de lascontrataciones, tiempo en gestiones ante comité de contratación para atención a susrecomendaciones). En ellos, se observaron desplazamientos sucesivos de las fechas originales conque se habían programado tener los estudios de conveniencia, las fechas estimadas de inicio deproceso de selección y de suscripción de los contratos. A febrero de 2014 estaba planeado suscribirlos diferentes contratos de obras e interventorias externas a más tardar en septiembre, lo cual no secumplió, a noviembre la nueva planeación indicaba que la mayor proporción de ellos serian suscritosen el último bimestre de esa vigencia.

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Así por ejemplo, entre programación de febrero para obras en parques O/aya, Tabora, La Victoría,Fontanar del Rio y Margaritas se tenía previsto que la suscripción de los contratos entre los meses

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de mayo a septiembre, en programación de final de octubre de 2014 se registraba que ello se haríaen los meses de noviembre y diciembre de este año. Para el caso de obras de Villa Mayor, Fontanardel Rio y Margaritas la culminación de estudios de conveniencia en la planeación se corrió entre 2 y4 meses más tarde, fechas de inicio de selección de contratistas, entre 3 y 4 meses, y fechasprogramadas para suscripción de contratos, se postergaron entre 3 y 6 meses.

En cuanto a tiempos utilizados en la programación de contratación de las obras para los parquesmencionados, se apreció que entre las fechas de los estudios de conveniencia y las estimadas desuscripción de contratos, para procesos previstos en la modalidad de licitación pública, inicialmentese previeron tomar entre 48 y 56 días hábiles, si tenemos en cuenta que generalmente se harequerido de más tiempo para ello, se observó uso de lapsos mínimos, poco probables.

Recomendaciones:

Para el planteamiento del plan de contratación de obras e interventorías externas del año 2015, serecomienda fortalecer el nivel de fiabilidad y certidumbre de su cumplimiento, desde la formulacióninicial del mismo para dar mayor seguridad en cuanto a su implementación oportuna. Hacerlo lo másrealista posible desde un comienzo, asegurar su desarrollo dentro de la vigencia por medio deacciones efectivas para abreviación de tiempos tan pronto como se detecte su posible dilataciónfrente a lo programado inicialmente. Así mismo, se sugiere efectuar re-análisis de lapsos para surtirlas diferentes etapas y actividades precontractuales considerando dejar márgenes paracontingencías.

Examinar las diferentes variables internas y externas, que probable y potencialmente puedanpresentarse y causar dilatación de tiempos en cada etapa de las fases precontractuales, y definir eimplementar acciones preventivas para controlarlas (Oportunidad en disponibilidades de recursospresupuesta les, tiempos necesarios para conformar los diferentes paquetes técnicos, elaboración depliego de condiciones, ajustes de pliegos,ajustes de valores estimados de las contrataciones, tiempoen gestiones ante comité de contratación para atención a sus recomendaciones, plazos deevaluación de propuestas, respuestas a solicitudes de proponentes. Recursos de personal de lasubdirección para adelantar esta gestión, recursos disponibles del área de Apoyo a la Contrataciónpara este propósito, entre otras.)

Analizar concienzudamente tiempos y programar la fase precontractual de contrataciones con elsuficiente tiempo de anticipación y contingencias, para que en caso de terminar declarándosedesiertos inicialmente algunos de los procesos de selección de contratistas, quede la posibilidad(según modalidad de contratación) de volver adelantar proceso de selección, suscribir contratos einiciar su ejecución dentro de la vigencia.

Consecuentemente, conviene programar detalladamente la fase de la realización los paquetestécnicos y gestíones a cargo de la Subdirección de Construcciones y para su área Técnica,discrimínando las diferentes actividades para producir los documentos necesarios y su envío para

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iniciar procesos de selección de contratistas, determinar su ruta critica y hacer monitoreo continuo alcumplimiento de su desarrollo, generando alertas y acciones correctivas tan pronto cuando surjanriesgos de dilatación de plazos para esta etapa precontractual y por ende para ejecutar los recursosde inversión lo más pronto posible (en coordinación con los diferentes involucrados).

2. PLANEACIÓN OPERATIVA y SU COBERTURA

En la documentación de la planeación de la Subdirección, de sus Áreas Técnica y de Interventoría,no figuran incorporados algunas actividades que desarrollan, ni los resultados a obtener, como lo esen campos operativos de la gestión que adelante se señalan, lo cual se consideró, por parte de estaauditoría, como una debilidad de la cobertura del contenido de estos instrumentos básicos decontrol.

PLANEACIÓN OPERATIVA DEL ÁREA TÉCNICA

Observación:

El documento del plan operativo del Área Técnica para el año 2015 solamente contiene una solaactividad relacionada con la divulgación de los paquetes técnicos al interior de la subdirección antesde su envío a Apoyo a Contratación. Al respecto, se evidencio su seguimiento y aplicación deindicador de cumplimiento de meta inmersa).

En la planeación (Operativa) del Área Técnica no se refleja documentalmente lo concerniente con:-La elaboración de los paquetes técnicos requeridos (especificando como puntos de control fechaslímite para iniciar y culminar la conformación de los paquetes técnicos necesarios para adelantarcontratación de obras e interventorias), para que luego se pueda proceder por parte de laSubdirección a solicitar la contratación, así mismo la gestión de seguimiento, culminación yaceptación de los diseños contratados.- Aprobación de Proyectos de Cesión para Parques y Equipamientos

Recomendación:

Documentar en plan operativo del Área Técnica para cada vigencia, las actividades, programación yresultados pará atender compromisos de gestión que deban desarrollar derivados de los planes decontratación y demás frentes de actuación, en especial determinando la fechas límites especificaspara culminar cada paquete técnico requerido para contratar obras e interventorías considerandoque este es un hito importante del programa.

PLANEACIÓN OPERATIVA DEL ÁREA DE INTERVENTORIA

Observación:

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El documento del plan operativo del Área de Interventoría para el año 2015 solamente contiene unasola actividad relacionada con retroalimentar al Área Técnica sobre los proyectos en ejecución. Alrespecto, se evidencio su seguimiento y aplicación de indicador de cumplimiento de meta inmersa).

En la planeación (Operativa) del Área no se refleja documentalmente io concerniente con:-Gestión para obras complementarias o de segundas etapas de Parques Vecinales (ya reportadoscomo intervenidos), y/o proyectos que apoyan en parques que se desarrollan con recursos del fondode desarrollo de la Localidad y/o de los objetos de los convenios suscritos que apoyan.-Objetivos, metas y actividades en cuanto al seguimiento de estabilidad de obras incluyendo elapoyo y seguimiento a obras producto del acuerdo 78 como es el seguimiento a canchas de squachde la UDS, y provenientes de otros convenios.-Visitas técnicas efectuadas por profesionales para efectos de gestión de retiros de cesantías.

Recomendación:

Para fortalecer el control de cumplimiento de los propósitos de manera oportuna y adecuada, serecomienda complementar documentación de planificación operativa de las áreas para que en ellase incluya y refleje los diferentes frentes de gestión, compromisos a cumplir y actividades relevantesque deban desarrollar.

3. IMPLEMENTACiÓN DE PLAN DE INVERSiÓN Y EJECUCiÓN PRESUPUESTAL

La Subdirección de Construcciones reporta seguimiento a su ejecución y avances a la Oficina dePlaneación, con el fin de revisar el cumplimiento de metas, la ejecución del presupuesto y lasprincipales estrategias del proyecto.

Observación:

A final de noviembre de 2014, del presupuesto de inversión tenia apropiaciones acumuladas por$74.373 millones y un total de ejecución del $1.697 Millones, lo que representaba una ejecución del2,3%., significativamente baja para el momento.

A mediados de diciembre 2014, su presupuesto real correspondía a $53.609 millones y en cuanto alavance del plan general de este Proyecto de Inversión, presentaba algunos rezagos y alto riesgo encuanto a la posibilidad de incumplir parte de las metas de contratación e inversión dentro de lavigencia por dilatación de tiempos.

A) METAS DE CONTRATACiÓN DE OBRAS DE CONSTRUCCiÓN 2014

Observación:

Al momento de la auditoria se encontró en riesgo la posibilidad de cumplir oportunamente parte de

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las metas de contratación dentro de la vigencia por dilatación de tiempos (ademas de Las Margaritasque fue declarada desierta y La Esperanza suspendida en diciembre de 2014), considerando que setenia programada audiencia inicial de adjudicación de licitaciones de obras de Zona Franca, y deFontanar- Skate para la última semana del año y de obras de Parque Vecinales, Tabora, La Victoriay Olaya Herrera en la penúltima, que sumadas representan aproximadamente $18.550 millones,alrededor del 35% del presupuesto real del proyecto de inversión para el año 2014.

La Meta de contratar Reforzamiento de UDS se encontró desfinanciada en este año 2014.

B) META DE CONSTRUCCiÓN Y/O ADECUACiÓN DE PARQUES

Observación:

En riesgo posibilidad de cumplir oportunamente parte de las metas de construcción de obras dentrode la vigencia por desplazamiento de su desarrollo en el tiempo, en especial por atraso en avancede los Parques Vecinales Palermo y Desarrollo Arabia. Así mismo, por atraso de entrega del obra delModulo de Administración Parque Villa Mayor (Cto.1812/2013).

C) COMPRA Y/O GESTiÓN PREDIOS AREAS PROTEGIDAS

Carbonell: Convenio Secretaría de Ambiente generado en 2013 avance del 45%, y Meta total setraslada al 2015.Hacienda Molinos, sin viabilidad de compra en la vigencia de 2014.Milenta Tejar,Proyecto de Convenio para avalúo en ajuste en el área Técnica se estima realizar avalúo en febrerode 2015.

O) APOYO LOGISTICOEsta descrito como suministrar el 100% de los apoyos para las actividades de los proyectos. Sobrelo que sería indicado especificar en qué consiste.

4. OPERACiÓN POR PROCEDIMIENTOS

La dependencia tiene caracterizado su proceso, operado básicamente por medio de tresprocedimientos básicos establecidos en correspondencia con las etapas de desarrollo de las obras;procedimíentos que tienen inmersos puntos de control para los proyectos y diseños de obras, sobrela ejecución de los contratos de las obras contratadas y de sus interventorías y así mismo, sobre elseguimiento a la estabilidad de las obras públicas recibidas. Controles que en general seevidenciaron ejercidos eficazmente.

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Como servicio adicional prestado por la Subdirección de Construcciones, está el que desarrolla ellORD por disposición del Decreto 502 de2003 del Alcalde Mayor (Articulo 8 Numeral 3), para lo cualse documentó en febrero de 2014 el procedimiento para la Aprobación De Proyectos Especificos DeCesión Parques Y Equipamientos - Constancia De Visita De Inspección. El cual se evidenció

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debidamente controlado.

Así mismo, es de mencionar que conjuntamente la Subdirección adelanta gestión del Proceso deAdquisición de Bienes y servicios o de Contratación de obras y consultorías en coordinación con elÁrea de Apoyo a la Contratación.

(Fases: Planeación general - Desarrollo de De estudios y Diseños de parques Y Escenarios -que produce los paquetes técnicos paracontratación -¡Proceso de Adquisición de Bienes y servicios o de Contratación de obras y consultorías adelantado en coordinación con elÁrea de Apoyo a la Contratación 1- lnterventoría a la Ejecución de Parques cuya fase final es el Seguimiento a la Estabilidad de Obras)

4.1 OPERACiÓN DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA TÉCNICA

Debido a la no disponibilidad en algunas obras, ya citada, de parte de ciertos planos con laaprobación del lORD, se recomienda fortalecer el control de registros de aprobacíón de planos deconstrucción del Área y de la disponibilidad los diseños para la construcción del sistema de manejode aguas de escorrentía superficial.

DELIMITACiÓN EN PROYECTOS DE OBRAS DISEÑADOS A DESARROLLAR POR ETAPAS

Observación:

En cuanto a proyectos plasmados en diseños de parques vecinales, cuando se ha optado construirlas obras por etapas mediante diferentes contratos, no se evidenciaron establecidos en los diseñosgenerales inicialmente producidos, los límites de cada etapa constructiva.(Rel:Construccióny AdecuaciónDe ParquesVecinalesContratode Diseñosy Obra 2123 /2012--2316/2013,cap .2392/13- ParquePinar de Suba;Contratosdecap 2392/13-AT ConvenioSecretariaGobiernoParquesPalerrnoy Harabia)

Recomendación:

Desde el contrato dejar prevista posibilidad de desarrollar obra por etapas y desde su inicio -en laetapa de preconstruccíón- determinar y reflejar límites en los planos, diseños correspondientes, elalcance de etapa de la obra a ejecutar, así mismo, reflejar oportunamente tanto en las cantidadescomo en el presupuesto revisado por ínterventoría el costo estimado de cada etapa.

4.2 OPERACiÓN DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE INTERVENTORIA

En cuanto al tema de INFORMACiÓN Y COMUNICACiÓN, en general es de mencionar que laInformación dispuesta en las vallas de obra para facilitar a la ciudadanía su conocimiento y elejercicio del control social, se optimizó respecto al año 2013, al evidenciarse que ahora allí sepresentan identificados los contratos de obra e Interventorías correspondientes y anotado el sitioweb donde cualquier interesado consigue mayor información.

Se recomienda fortalecer el control de:

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-Reprogramaciones de obra que deban surtirse por parte de constructores y aprobacionespertinentes que deben tener por parte interventorías externas supervisadas.- Manejo y definición del cargo que deba asumir contratistas en caso de uso de servicios públicospor eventual consumo de agua y energía eléctrica en obras durante su ejecución mediante lasacometidas preexistentes de los parques y/o escenarios, incluyendo realizar chequeos y registros(actas) de lecturas de los contadores bajo responsabilidad del IDRD, antes, durante y después deejecución de obra.-Definición de pruebas de estanqueidad para tuberías sanitarias.-Inspecciones de seguridad industrial y registros de resultados, que se realicen en obras duranteejecución (Incluyendo identificación de riesgos físicos y su manejo en áreas de construccióndisponibilidad y utilización señales de precaución)-Definición de áreas de' depósito temporal de basuras y/o de residuos en obras.

CONTROL A MEDICIONES DE CANTIDADES DE OBRA DE INTERVENTORIAS EXTERNAS(Verificaciones independientes)

Como control especial de calidad sobre estos servicios de consultoría, es indicado que por parte delos profesionales que apoyan la supervisión de los contratos de interventoría por parte del IDRD, seefectúe selección de ítems representativos y chequeo físico en obra de cantidades ejecutadas objetode pago y estas sean cotejadas con la información entregada por las interventoras externas, ejerciciode control que convendría dejar documentado y anexo en reportes de supervisores y establecidoprocedimental mente.

SEGUIMIENTO A ESTABILIDAD DE OBRAS

PROGRAMACiÓN

Observación:

En cuanto a la base de datos del conjunto de obras sobre las que se debe a desarrollar esta gestiónde seguimiento a su estabilidad, esta información se encontró conformada dentro de cuadros quecontienen en orden cronológico los contratos de obra partiendo de la fecha de suscripción de origen.

Recomendación:

En cuanto a la base de datos, se sugiere conformaría de tal modo que sean ordenablecronológicamente a partir del inicio de las vigencias de las garantías de estabilidad, Jo que facilitaríaprogramar para el conjunto la periodicidad oportuna de las visitas a las obras y su control desde elinstante en que se inicia esta etapa hasta su expiración.

Se evidenció que para las obras derivadas de los contratos con pólizas vigentes, se programa una a

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una, fechas de próxima visita de seguimiento. Al respecto, convendría que se identifique un plangeneral básico con programación y control de ejecución de visitas a un año vista, y que se vayaretroalimentando periódicamente y cada vez que se incorpore el inicio del periodo de estabilidad denuevas obras y así mismo, que de esta base de datos se vayan retirando en cada nueva versión lasobras objeto de seguimiento por terminación de coberturas y cierre del ciclo para asegurar supermanente actualización.

Así mismo, procedimental mente conviene determinar lapso dentro del cual realizar la visita inicial y lafinal para optimizar control de su ejecución, para lo cual también se sugiere estipular el efectuar lavisita inicial dentro de lapso del sexto mes de vigencia de la garantía y la última visita de seguimientolo más cercana posible a que culmine el período de garantía o dentro del lapso de 30 días previos ala fecha de vencimiento de la póliza correspondiente.

INFORMES DE VISITAS Y FORMATOS

Observación:

Los reportes de visita finales donde se concluye monitoreo a obras no son firmados por losresponsables del proceso.

Recomendaciones:

Se sugiere complementar los informes de las visitas de seguimiento, de modo que también figure lafirma y cargo, junto al nombre de quien realice la visita, e incluir en todos los reportes el conceptotécnico escrito del estado de la estabilidad de la obra (expresamente anotado), estipulando si hayono novedades, en caso positivo distinguiendo cuáles serían de responsabilidad del contratista deobra, cuáles aquellas posiblemente originadas por deficiencia en el mantenimiento y aquellaspresumiblemente generadas por otras causas.

De la misma manera, se recomienda, dentro del reporte de la visita final de vigencia de la póliza deestabilidad, incorporar nombre y firma de revisión por parte del Profesional 11 de lnterventoria, y elnombre y firma de aprobación del Subdirector de Construcciones responsable del proceso.

Cuando existan novedades a corregir y pendientes, es conveniente que en todos los casos seestablezca y registre el cronograma de compromisos de reparación que adquiera el contratistaresponsable.

GESTiÓN DOCUMENTAL

Observación:

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Se mantiene conformados expedientes individuales por contrato. En cuanto a la gestión documental12



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Inst~uto DlslJilal de R&ClllllcJóny Deporte

las carpetas de estos expedientes documentales de seguimiento de la estabilidad de obras, no seobservaron ligadas al expediente físico y virtual de los contratos de obra de origen correspondiente.Se observo que algunos de los expedientes no se encuentran foliados, lo cual debería hacerse.(Ejem Coliseo Tunal 2100/2012 Gimnasio 2101/2012

Recomendación:

Teniendo en cuenta que se llevan carpetas por contrato con documentos originales producto de estaetapa, se recomienda incorporar estos expedientes físicos del Seguimiento A La Estabilidad DeObras, al archivo del contrato de obra de origen, como su extensión, y vírtualmente su imagen alexpediente electrónico correspondiente en Orfeo; lo anterior, de acuerdo con indicaciones queproporcione Archivo y Apoyo a la Contratación de Secretaría General a quienes se debe consultarpreviamente.

5. INDICADORES DE GESTiÓN

Observaciones:

Se observó sin establecer un sistema de MEDIDA DE SATISFACCiÓN del cliente final o usuariosrespecto a los diseños de proyectos constructivos y obras construidas entregadas. (Existe referido alas respuestas a derechos de petición, quejas y reclamos)

El procedimiento de Diseño de Parques y Escenarios carece de indicador para medirespecíficamente su desempeño. (Se está midiendo Acciones de mejora)Sobre la gestión del procedimiento de Aprobación de Proyectos de Cesión para Parques yEquipamientos, de proyectos desarrollados por terceros y expedición de constancia de conformidadcorrespondientes, en cuanto los tiempos máximos de trámite establecidos para atenderlos (que ensus tres etapas suman 80 días); se utiliza, el promedio de días para medir eficiencía. Sin embargo,se carece de indicador para medir cumplimiento de plazo máximo establecido para responder cadaetapa, lo que fortalecería su control.

En cuanto al indicador de Gestión de Seguimiento a la Estabilidad utilizado, se basa en el número devisitas, no en el cumplimiento de la pauta de Ley, por lo que se recomienda replantear. Se observacarencia de Indicador para medir cobertura semestral de visitas de seguímiento a la estabilidad deobras sobre el total o universo de obras objeto de seguimiento, para fortalecer control de estaobligación legal - y evitar que transcurra periodos sin efectuar visitas de inspección correspondientesy en especial sobre todas las obras durante el primer y último semestre de vigencia de las pólizas.

Recomendaciones:

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Complementar grupo de indicadores, estableciendo medíción de SATISFACCiÓN del cliente fínal ousuarios y aquellos otros para medir gestión en las materias citadas. (Procedimiento de Diseño,

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Aprobación de Proyectos de Cesión, y de la gestión de seguimiento a la estabilidad de las obras).

En cuanto al indicador denominado - Calidad de los Parques y Escenarios - se sugiere revisar sudenominación ya que corresponde especifica mente a un indicador de estabilidad constructivaestablecido con base en seguimiento a este aspecto de la obra ejecutada, y complementarlo demodo integral involucrando dentro del concepto de calidad su dimensión funcional, formal yconstructiva ademas de lo referente a solo la estabilidad.

6. ADMINISTRACiÓN DE RIESGOS DE GESTiÓN

La Subdirección de Construcciones identificó sus riesgos de gestión a los que ha efectuadoseguimiento (Mapa Nos. 2,3,4,5), lo cual se consigna en aplicativo ISOLUCIÓN.

7. EVALUACiÓN Y PLANES DE MEJORAMIENTO

Este componente se evidenció implementado y en operación, como parte del Sistema de ControlInterno de la subdirección.Con base en las evaluaciones realizadas sobre la gestión mediante auditorias externas deContraloria de Bogotá, de Controles Internos y de Calidad sobre el año anterior, y/o por iniciativa dela propia Subdirección, esta dependencia ha establecido planes de mejoramiento, consignadas en elaplicativo ISOLUCIÓN durante la vigencia de 2014, a las que se evidenció efectuado seguimiento.(Acción No. 12 de Mejora, NO.59 Preventiva, NO.50 Preventiva, NO.51 Preventiva, NO.95 Accióncorrectiva, NO.114 Preventiva).Adicionalmente, para tratar la "No Conformidad" (1) Y las oportunidades de mejora resultantes de laauditoría de calidad realizada y comunicada en noviembre de 2014 al proceso de Diseño yConstrucción de Parques y Escenarios; por parte de la Subdirección se establecieron en diciembre,las acciones NO.114 y Acciones de Mejora de la NO.33 a la No.43, también consignadas en dichoaplicativo para su seguimiento.

8. ASPECTOS PARTICULARES SOBRE OBRAS EN EJECUCiÓN(Cifras de valores monetarios redondeadas a Millones de pesos) (Proporción aproximada % delValor de la Interventoria en relación con Valor de la obra estimada. -PI/O.)

8.1. MODULO DE ADMINISTRACiÓN PARQUE VILLA MAYOR(Obra ECOHABITAT LTDA Cto.1812 /2013 $227 Millones (2013230800201904E) // InterventoríaCONSORCIO CBH Cto.1811/2013, $25 Millones (-PI/O.11 %) - (2013230800201809E)

Observación:

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La obra de la nueva Sede Administrativa construida para este parque aun cuando en general habíaculminado su edificación y se había reportado con un Avance del 99% desde hacia cinco mesesantes del momento de la visita de auditoria, no se había entregado por el contratista la edificación ya

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ALCALDIA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

CULTUHA, RECREACiÓN V DEPORTE

In!l1ituloDístrital de Recreaci6n y Deporte

que estaba pendiente la conexión de las acometidas hidro-sanitarias para poder colocarse al servicioy culminar el contrato de obra que estaba suspendido desde julio de 2014.

Al respecto, y pese al alto tiempo transcurrido desde culminación de lo edificado, no se conociódocumento donde estuviese definido cronograma para culminar, probar, entregar trabajos y loscompromisos asumidos por las diferentes partes responsables quienes deberían efectuar lasgestiones faltantes, como serían entre otras, el recibo final del módulo y su entrega a la Subdirecciónde Parques usuario del mismo y las liquidaciones contractuales correspondientes.

Al momento de la visita a final de noviembre de 2014, se apreció varilla de baranda de rampaexterna del Módulo desprendida y escombros en sitio de canalización cercano a caja de desagüe.Así mismo, estaba situada Valla de Obra anunciando como fecha de inicio el 15 de octubre de 2013y (aún) de terminación de esta obra la del 14 enero de 2014, información desactualizada lo cualmenoscaba la debida comunicación de información hacia el público.

Recomendaciones:

Definir cronograma de compromisos de contratista de obra para finalizar pendientes y liquidarcontrato.

Mientras la valla permanezca en obra su información debería estar actualizada.

8.2. OBRA REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL DEL COLISEO PARQUE ARBORIZADORA ALTACONSORCIO ARBORIZADORA Cto 2348/13- $ 2.798 Millones (2014230800200003E) //Interventoria Cta. 2374/13 CONSORCIO SAN CARLOS $ 294 Millones (PI/O.10,5%)

Sobre esta obra se efectuaron sugerencias en el informe de auditoría a la gestión de calidad delproceso comunicado a la Subdirección en noviembre de 2014.Adicionalmente aplica sugerencia de definición del cargo que deba asumir contratista, en caso deuso para la obra durante su ejecución, de servicios públicos por eventual consumo de agua y/oenergía eléctrica instalados para el parque por medio de los contadores de los servicios públicosbajo responsabilidad del IDRD.

8.3.CONVENIO INTERINSTITUCIONAL SECo DISTRITAL DE GOBIERNO-IDRD Cta. 980/2013

Este Convenio 980 del 15 agosto 2013 suscrito por 18 meses entre la Secretaría Distrital deGobierno y el director del IDRD, cuyo objeto es Aunar esfuerzos y recursos técnicos, administrativosy financieros, para llevar a cabo la intervención de parques en varias zonas, tiene un valor estimadode $1.483 Millones que los aporta SDG; el IDRD actúa en general como gestor y en la supervisión;supervisión que está a cargo de la SDG y de la Subdirección de Construcciones del IDRD.(Ref.Expediente virtual 214230800200036E)

Calle 63 No. 59A - 06 (~Tel: 660 54 00 ~www.idrd.gov.co ISO 9001Inlo.: Línea 195

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lnsmuto o;slrital ue Recreacf<)n y Deporte

Se evidenció control ejercido por medio del Comité Técnico de Supervisión, creado con este finsegún Clausula X del convenio, consignado en actas de sus reuniones de 11 de marzo de 2014 y 31de octubre de 2014, donde se listaron integrantes delegados de las Subdirecciones deConstrucciones y de Parques dell ORO y de la Secretaria Distrital de Gobierno.

DESARROLLO PARQUES VECINALES ARABIA ($827Millones) y PALERMO SUR ($359Millones)

Objetos del Cto. de Obra y Diseño 2392/2013 lORD-CONSORCIO MATS por $1276 Millones($90Diseños $1.186 Obra -plazo 10 feb a 24 nov 2014, 9,5meses) suscrito a precio global estudios ydiseños y por precios unitarios construcción de parques de la red local, cofinanciado con recursos decrédito de la KFW. (2014230800200035E) Ilnterventoria Cto 2395/2013, ARQUITECTURA URBANA$152.Millones del 31 de dic de 2013 (PI/O.12,8%) (2014230800200036E)

Sobre la obra en el parque Desarrollo Arabia (Pista Dunt) se efectuaron sugerencias en el informe deauditoría a la gestión de calidad del proceso comunicadas a la Subdirección en noviembre de 2014.

En el expediente documental electrónico se identificó prórroga de contrato de obra hasta el 25 dediciembre de 2014 cuyo estaba hasta el 24 de noviembre anterior.

Se evidencio que se producen visitas al sitio de la obra por parte de delegado de la Alcaldía, entrecontroles de quienes aportan recursos.

Observaciones:

En el parque Palermo, donde se adelantaba la construcción de Plazoleta de Gimnasio al aire libre,no se evidenció completa la información que deberia contener los planos estructurales de planta,faltando referencias para su replanteamiento en terreno, como deberia ser la ubicación de centro yradios de curvatura de los muros de estabilización curvados que se hallaban en ejecución. No seevidenciaron documentos de especificaciones, cantidades, precios unitarios, diseño deconformación, de material suelto colocado en espacio entre muro de contención superior y terrenonatural.

Considerando la gran cantidad de varillas enterradas parcialmente de modo vertical con seccionessobresalientes expuestas en espacios de circulación de trabajo, que constituyen peligros, ya quepodrían herir personas que circulen en área de la obra, se observó que no existía señales deprevención con cintas de seguridad en puntos de riesgos advirtiéndolos, ni se disponía del materialpara ello pertinente; como también se denotó que una parte de los obreros laborando no portabangafas de seguridad.

8.4 CONVENIO lORD-SECRETARIA DEL HABITAT (SDH) 360/2013 del 22 agosto.

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Suscrito por la SDH y el Director del lORD. (Para 17 Parques vecinales). Tiene por objeto Aunar16



CULTUHA, RECREACfÓN '( DEPORTE

Inslituto Distrital <le Recreacion y Deporte

esfuerzos técnicos, administrativos y financieros para efectuar intervenciones en las áreas demejoramiento integral priorizadas por la SD Habitat. (2013230800201801 E)

Con valor un estimado de $8.533 millones en aportes monetarios de la SDH; el IDRD aporta enespecie, personal profesional técnico y/o administrativo en asistencia técnica, social y jurídica,seguimiento a estabilidad y el apoyo en supervisión de actividades pertinentes. La SDH desembolsadirectamente recursos a los contratistas, previo recibo a satisfacción dellDRD

La supervisión a cargo de la SDH (Subdirección de Barrios) y del Subdirector de Construcciones; seevidenció, entre otras, en la remisión de informes de este último al primero. (Hasta el N 7 deRemisión Acta Parcial No 7 C.I No 2394 de 2013. (20144200149941 del3 de diciembre de 2014)

Para adelantar el Convenio, se derivó el Cto de ESTUDIOS Y DISEÑOS Y OBRAS 2397/2013($7.764Millones) IDRD-Construparques (2014230800200032E) con plazo de 12 meses iniciado el 3de feb de 2014, con el objeto de realizar estudios y diseños y obras de construcción de parques enáreas de mejoramiento integral priorizadas por la SD del Hábitat. Para la Interventoria involucrando,17 Parques Vecinales, el Cto.2394/2013 ($679Millones) (PI/O.8,7%) IDRD- CONSORCIOINTERVENTORIA 2014 (2014230800200032E )

De 17 parques con obras previstas se habían concluido 6 y estaban 10 en ejecución (excepto ElTriunfo en la localidad de Santa Fé).Las obras presentaban en general un avance programado del69% y Ejecutado del 44% con un atraso del 25%, (20144100196453 2014-07-25) faltando dosmeses del plazo, además de ell, la interventoría externa señalaba altos atrasos en asuntosadministrativos del constructor, en informes, actas de cortes de obra, y gestión de correspondencia.

Se observó que frente a los significativos atrasos de las obras, estaba sin documentar sureprogramación y el plan de acción correspondiente aprobado por la interventoría para solventar estasituación en cada parque.

El Constructor contaba con 3 residentes, para 11 parques. La interventoría contaba con un residentede obra para tres parques geográficamente distantes, cuyas obras suman más de la mitad del valordel contrasto. Los recursos de personal de constructores de obra e interventoría para dirección ycontrol en obra son menores a los generalmente dispuestos para obras financiadas con presupuestode inversión del IDRD. Lo cual podría resultar bajo para las necesidades de control; aspecto queconviene analizarse para futuras exigencia a establecer en este sentido en contratos.

- OBRA Parque: DESARROLLO LA RECONQUISTA (Cod. 18-194) $213 MillonesAvance de obra: Terminada 100% Localidad: Rafael Uribe UPZ:Diana Turbay

- OBRA Parque: DESARROLLO DANUBIO AZUL (Pequeño) (Cód. 05-017) $63 MíllonesLocalidad: Usme. Avance de obra: Terminada 100%Sin baranda de seguridad en parte del perímetro del andén ofrecida a la comunidad según


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ALCALDíA. MAYORDEBOGOTÁD.C.

CULTURA, RECREACiÓN Y DEPORTEInstituto Dlstrital de Recreaci/m y Deporte

presidente de la junta comunal.

- OBRA Parque: DESARROLLO DANUBIO AZUL (Grande) (Cód. 05-015) $471 MillonesLocalidad: Usme Avance programado del 77 % Y Ejecutado del 42% con un atraso del -35%.

- OBRA Parque: PUERTA AL LLANO I Y 1ISECTOR (Cód. 05-404) $2.255 MillonesLocalidad: Usme. Avance de obra programado de 71% Y Ejecutado del 20% con un atraso del 51%.En obra no se disponia por parte del constructor ni de interventoria, de los planos pertinentes paramanejo de aguas lluvias, planos eléctricos estaban sin firma de interventoria, no se encontró labitácora en obra.

Se observaron pendientes diseños complementarios que se requieren para atender nuevasnecesidades de construcción, como es el del tratamiento a dar para estabilización y acabado desuperficies de terraplenes inclinados en terrenos perfilados durante la obra.

Se observaron sin señalizar varillas enclavadas que sobresalen del terreno, utilizadas por elconstructor como estacas y/o soportes, que pueden constituir riesgo para el personal, equipocargador frontal (Bobcat) operaba sin sonido de pito de reversa.

- OBRA Parque: URBANIZACiÓN SAN RAFAEL SURORIENTAL (Cód. 05-155) $1.539 MillonesLocalidad: San Cristóbal. Avance de obra programado de 64% y Ejecutado del 44% con un atrasodel 20%.

Durante visita efectuada el dia 21 de noviembre de 2014 se observó en obra, que los planos en usono contaban con firmas del lORD. No se evidenció que la interventoría tuviese en obra su propiacopia del paquete de planos impresos disponibles, ni de la programación aprobada ni actualizadapara la obra donde se reflejara su control, esta interventoria dependia de los documentoscorrespondientes del contratista de construcción. Tampoco tenia disponible su plan de calidad ni engeneral documentación de su propio contrato, ni del contrato construcción vigilado.

Estaban pendientes los diseños complementarios que se requerian para atender nuevasnecesidades identificadas durante ejecución de las obras, como es el del tratamiento para laestabilización de franja entre muro de cerramiento del frente del Jardín Infantil rodeado por obrasadelantadas en este parque y el andén o sendero perimetral en ejecución.

8.5. CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE ASOCIACiÓN Y COFINANCIACIÓN NO.139/2013.

Celebrado entre el Fondo De Desarrollo Local de Engativa (FDLE) Y EL lORD, el 08 de noviembrede 2013 , para desarrollar obras en 24 parques, suscriptores el Alcalde Local de Engativa y DirectorGral del lORD, con aportes del FDLE de $1809 Millones (en dinero); el lORD $265 Millones (enrecursos humanos y logístico) Total $2074 Millones .Con Plazo Inicial de12 meses


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CULTURA RECREACiÓN Y DEPORTElnS1ltulo Dlsbilal de Recreaci6n y Deporte

Por medio de este convenio se aúnan "...esfuerzos Técnicos, Económicos y Administrativos pararealizar la INTERVENCIÓN Y ADECUACIÓN DE LOS PARQUES DE LA RED LOCAL DEENGA TlVA. .. ", de conformidad con el proyecto de inversión formulado por el Fondo de DotaciónMobiliario y Mantenimiento de parques Vecinales y de Bolsillo de esta Localidad. Dentro delconvenio, entre las funciones del IDRD incorporaron las de llevar a cabo el proceso de selección decontratista de obra, la ejecución, coordinación y seguimiento de ajuste a los diseños, si se requiereny la coordinación y seguimiento de la etapa de obra y de la etapa de estabilidad por 5 años y engeneral brindar asesoria y acompañamiento en la ejecución (Clausula 11).A cargo del FDLE, ademásde realizar los aportes, entre otras de sus funciones está la selección y supervisión de laInterventoria externa, formular el proyecto, realizar los pagos de obra (Clausula 111).

Se ha previsto intervenir 24 parques con obras. En visita de campo practicada a mitad de noviembrede 2014, se halló en desarrollo el convenio y en ejecución los contratos derivados de obra einterventoría. De los 16 frentes de obra que se informaron se tenían abiertos en ese momento, sevisitaron siete de ellos (ubicados en los parques Boyacá Real, Santa María del Lago, Tabora, AguasClaras, Almería, La Clarita y San Marcos).

Por medio del contrato se determinó, en cuanto a la instancia Organizativa para La Ejecución DelConvenio (Clausula VIII); como máxima autoridad, el Comité Técnico de Seguimiento, a integrar porprofesionales de las Áreas Técnica e Interventoría del IDRD, por el designado del FDLE y elInterventor externo. Comité que está encargado de evaluar el desarrollo de la ejecución del objetodel convenio (aspectos técnicos y financieros) y dar lineamiento para toma de decisiones, para elque se estipuló que debería reunirse al menos una vez mensualmente.

La Clausula X -SUPERVISiÓN Y VIGILANCIA - menciona que "El control, COORDINACiÓN YVIGILANCIA sobre la ejecución y cumplimiento de las obligaciones asumidas por las partes delconvenio, será ejercida por parte del IDRD por la Subdirección Técnica de Construcciones o a quieneste designe, y de parte del FDLE por el profesional que sea designado para el efecto."

Observación:

Al respecto del Comité Técnico de Seguimiento del convenio, no se evidenciaron actas de reunionesdonde conste la operatividad del mismo y el desarrollo de las funciones conferidas contractualmente.Tampoco se evidenciaron informes de supervisión y vigilancia sobre la ejecución y cumplimiento decada una de las obligaciones asumidas por las partes.

Recomendación:

Subsanar la anterior observación en cuanto a la operatividad del Comité Técnico de Seguimiento delConvenio para que se evidencie su gestión y se registre en actas.Emitir informes de supervisión sobre lo concerniente con el seguimiento a la ejecución ycumplimiento de cada una de las obligaciones asumidas en el Convenio por las partes.

Calle 63 No. 59A - 06 (~Tel: 660 54 00 ~www.idrd.gov.co ISO9001Info.: Línea 195

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CULTURA, RECREACiÓN Y DEPORTEInstituto Dlslnlal de RllCteaciOn y Deporte

OBRAS DE CONSTRUCCION Y/O ADECUACiÓN DE PARQUES RED LOCAL DE ENGATIVA.COP 2384/2013 lORD -INCITECO (Incluye 24 sitios DE OBRA (Exp. 2014230800201504E).

Mediante este contrato (derivado del Convenio NO.139/ 2013) se convino desarrollar por el sistemade precios unitarios fijos sin formula de ajuste, las obras de construcción y/ó adecuación de parquesde la red local de Engativa. (Plazo 9 meses, fecha de inicio el 12 agosto 2014 y de término el 11mayo 2015.Tiempo de ejecución de obra de 8.5 meses)

Se evidenció que por parte de funcionarios de la Subdirección de Construcciones del lORD, seefectúan recorridos conjuntos a los frentes de obra en los parques junto con designados del FDLE,Interventorla Externa y del Constructor, producto de lo cual se registran en formato físicoobservaciones y compromisos de las partes.

Se evidencian reportes mensuales elaborados por profesional designada del área de Interventorladel lORD sobre seguimiento del contrato de obra y comentarios sobre el de la interventoria externacanalizados por medio del Fondo de Desarrollo de la Localidad.

Observación:

En obra adelantada en el parque Boyacá Real el cargador frontal (Bobcat) operaba sin sonido de pitode reversa.

En obra adelantada en el parque Santa Maria del Lago se observaron sin crucetas las mallascontraimpacto de 2,50 ML. de altura instaladas ya pintadas y terminadas, tras la cancha debaloncesto.

Recomendación:

Se recomienda aclarar situaciones mencionadas.

ACOMPAÑAMIENTO YASESORIA LEGAL DEL lORD - COP 2384/2013

Por medio del lORD el Consorcio contratista de obra del contrato 2384/2013 gestionaba otrosí pararetirar clausula del Anticipo, y solicitud de los integrantes del consorcio para que los pagos se lesefectuáran en cuenta bancaria personal a nombre de su representante legal. Por solicitud del 09 deoctubre de 2014 (20142100262902) del contratista de obra aduciendo demoras en trámitesadministrativos generados por la Fiduciaria, se gestionaba a principio de diciembre (Rad20144200149661) eliminación del anticipo del 50% y la clausula correspondiente del contrato.

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Considerando que eliminación del Anticipo convenido y pago a cuenta bancaria personal podría20


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Instituto Di.trital CIiIRecread6n y o..p<>rte

resultar improcedente e inconveniente, y teniendo en cuenta el acompañamiento que debeproporcionar el lORD se sugiere que para responder a este tipo de solicitudes, sean puestas aconsideración del Área de Apoyo a la Contratación y de la Oficina Asesora Jurídica del lORD Y delFDLE para determinar si es procedente jurídicamente y conveniente o no. (20144200293263 2014-10-31 Tema: renuncia al anticipo).

Profesional designado por el lORD para apoyar supervlslon de este contrato, mencionó haberrealizado mediciones selectivas de algunas cantidades de obra reportadas por la interventoríaexterna, teniendo en cuenta, entre otras, que los pagos de obra que debe ordenar y efectuar elFDLE, requieren, certificación previa de los supervisores, delegados establecidos e interventoria(Clausula VII- Desembolsos).

Recomendaciones:

Se recomienda por ser altamente conveniente, que esta práctica de realizar por parte del lORDmediciones selectivas de las cantidades de obra reportadas por la interventoria externa, segeneralice como control de calidad de la gestión de estas consultorías, se documente este ejerciciode cotejo independiente, de sus resultados y se incorpore a los informes de supervisión de laSubdirección de Construcciones que se deben producir sobre los contratos.

La interventoria externa de esta obra se efectúa por convenio con la Universidad Distrital FranciscoJosé De Caldas y La Alcaldía Local de Engativa. Todo trámite del contrato de interventoría esadelantado por el Fondo De Desarrollo Local De Engativa. El área de Interventoría del lORD conocelos informes de dicha interventoría externa contratada y supervisada por servidores de la Localidadde Engativa.

Observación:

Considerando que la interventoria externa ha sido contratada y la supervisa la Alcaldía Local,mientras que de otra parte el contrato de obra lo supervisa el lORD que además tiene atribucionesde coordinación y seguimiento de la etapa de obra, existen instancias diferentes de control directosobre las mismas obras. Frente a dicha condición, atípica, se aprecio sin documentar detalladamenteel rol, las facultades y las actividades específicas a desempeñar por parte del lORD y delimitacionesde competencias, lo cual es conveniente, más aún cuando los pagos de los contratos de obra einterventoría los ordena y realiza el Fondo de Desarrollo Local de Engativa previo aval del lORD.

Recomendación:

Es recomendable para estos casos de apoyo a proyectos de obra adelantados con presupuestos deentes externos dejar contractualmente establecido de modo detallado en los documentos, el alcance,el rol, las facultades, las actividades especificas y competencias a desempeñar por parte del lORD ycomo se coordina los controles del contrato de obra cuando este es supervisado por una entidad


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Instituto Dlstrllal de Recreac;On y Depoo1e

mientras que su interventoría externa está bajo supervisión de otro ente administrativo.

9. ASPECTOS PARTICULARES SOBRE OBRAS BAJO SEGUIMIENTO DE ESTABILIDAD

9.1- REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL DEL COLISEO EL TUNAL Contrato Obra 2100/2012,($2.936 Millones, Incluyendo adición de $236.Millones) lnterventoria 2093 /2012 ($216 Millones). -Obra con Acta de terminación del contrato con fecha del 16 de dic. De 2013

Se evidenciaron recientes (a la visita de noviembre de 2014) arreglos de andenes perimetrales, porgarantía de estabilidad.

Observación:

Personal de seguridad de la administración del Parque informó de novedad eléctrica, consistente enque se disparan tacos de protección cuando se operan interruptores para que simultáneamenteestén encendidos tanto el alumbrado interno y como el alumbrado externo del coliseo cubierto. Aúncuando se evidencio documentalmente que en visita de seguimiento a estabilidad del 11 denoviembre de 2014 se había verificado un normal funcionamiento, al respecto, según personal devigilancia persistió este problema posteriormente.

Recomendación:

Aclarar situación descrita de activación de tacos eléctricos de protección cuando se operaninterruptores para que estén encendidos simultáneamente tanto el alumbrado interno y como elalumbrado externo del coliseo cubierto.

9.2- REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL DEL COLISEO GUIMNASIO DEL SUR / Contrato de Obra2101/2012 ($1.194 Millones), Interventoría 2094/2012 ($116.Millones). Obra con Acta de terminacióndel contrato con fecha de 15 de Ocl. de 2013

Antes de tener seis meses de terminada esta obra presentaba diversas novedades que le fueroncomunicadas por parte de la Subdirección de Construcciones al contratista (Ej radicado20144200048771 del 30 abril). A final de noviembre de 2014 la auditoria evidenció en su expedientede estabilidad, registros de visitas de seguimiento del7 de nov. de 2014, de 25 de agosto, 7 jul., 3 dejul., 16 jun., 23 de mayo de 2014.

Observación:

Se han efectuado parte de los arreglos reportados, sin embargo no se identificó programa dereparación de los pendientes que aún existían a noviembre de 2014.

Calle 63 No. 59A - 06Tel: 660 54 00www.jdrd.gov.coInfo.: Linea 195

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Instrtuto D"tril8l de Re<::tea~ón y Deporta

Recomendación:

Considerando existencia de novedades pendientes por corregir es conveniente que se evidenciecronograma de compromisos de reparación que adquiera el contratista responsable.

Observaciones:

En visita de auditoria del dia de 18 de noviembre de 2014,en la obra se apreciaron adicionalmentelas siguientes novedades:

- Los vidrios de ventan ería principal de fachada, que superan los 1,00 X 1.20 de fachada no seaprecian que fuesen de seguridad (templados) como seria lo conveniente, ya que en caso de roturapodrian caer restos sobre usuarios. Dos de los vidrios se apreciaron con incipientes fisuras enesquinas superiores y en progreso según administrador.- El acabado en pañete rustico de algunos muros internos dificultan su limpieza.- El tipo de pintura de acabado de algunos muros internos en vinilo no garantizan su alta resistenciaconsiderando el tipo de uso del espacio (transito asociado con prácticas deportivas - boxeo),considerando la alta exposición al roce por alta circulación de usuarios y uso como apoyo en ellos,no se observaron colocación de ángulos de protección en esquinas, resultando fácilmentedeteriorables estas superficies y con altas exigencias para su mantenimiento.- El piso de las duchas de camerino para hombres tiene insuficiente pendiente hacia su desagüe, demodo que las aguas tienden a esparcirse también hacia fuera de este recinto.En cuanto al piso de madera bajo el ring, denota alabeo no corregido (deformación por curvatura dela superficie de los listones), el restante piso en madera fue pulido ya en vigencia de la garantia paracorregirlo, más no presenta el mismo brillo original. (Conviene verificar si se dejaron espacios para laexpansión de la madera por cambios de temperatura y/o humedad y para absorber dilataciones)- El Baño de mujeres ventila por ventana hacia el espacio interior principal, lo cual es inconveniente.- El Informe del administrador del escenario sobre elementos dañados o deteriorados que "ocasionanriesgos a los usuarios del Gimnasio del SUR." inc1uyo:Un reflector fundido, Goteras que caen en latableta del piso, sobre todo en columnas; varias baldosas vencidas; paredes y pisos agrietados;4vidrios vencidos; desboronamiento de esquinas y techo de paredes.

Recomendaciones:

Estudiar novedades anteriores para las cuales conviene que se establezca examen de causas y plande atención con programación de reparaciones que sea procedente.

Retroalimentar al Área Técnica con las experiencias del seguimiento a la estabilidad y establecerloen el procedimiento.

Establecer criterios para requerir y prever en los diseños y especificaciones, la utilización de vidriosde seguridad, considerando su tamaño, exposición a los riesgos y los que produciría en caso de

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CULTURA, RECREACiÓN Y DEPORTEIns!~uto Distrital de ReCr98CIÓn y Deporte

rotura. (Ejemplo para aquellos que superen determinadas medidas 1 x 1 ML, o menores en caso deestar sometidos a posibles impactos como ventanillas para atención al público, o inmersos enpuertas de paso)

9.3-CONSTRUCCION y ADECUACiÓN DE PARQUES VECINALES (PLUSVAlíA) - Contrato deDiseños y Obra 2316/ 2013 IDRD-Craing ($1.716 millones) Interventoría GNG 2329/ 2013 ($189millones PI/O.11%) (2013230800202279E). Obras inician el 30 ene 2014, con acta de terminacióndel contrato de obra con fecha de 29 de Sep. de 2014. Involucra 9 parques.

PARQUE VECINAL SANTA CECILIA (Código 10-095 Engativa) $113 millones

Sin novedades apreciadas en cuanto a esta obra, consistente básicamente en andén perimetralcircular alrededor de cancha de baloncesto del parque.

PARQUE VECINAL PINAR DE LA FRAGUA (Código 11-1066 Suba) $313 millones - Etapa 2014

Observación:

En cuanto a la etapa de este parque construida en el año 2014, al momento de la visita el día 18 denoviembre de 2014 la cancha para baloncesto construida con una superficie de carpeta asfáltica noestaba demarcada, habiendo vencido el29 de septiembre de 2014 el plazo del contrato.

9.4.-CONSTRUCCION y ADECUACiÓN DE PARQUES VECINALES (PLUSVAlíA) /Contrato deDiseños y Obra 2123 /2012 ($4.449 millones) Consorcio Urbanismo 023 (-2013230800300001 E).Interventoría 2139/2012, Consorcio Parques Vecinales 017-(2013230800202334E).Obra con Acta determinación del contrato con fecha del 20 de junio de 2014.

PARQUE PINAR DE LA FRAGUA código 11-1066 - Etapa 2013

A mitad de noviembre de 2014 se observó en visita de auditoria, desestabilizado el borde realizadocon bloques prefabricados en concreto de confinamiento del piso en caucho de área de juegosinfantiles. Al respecto, ya se había efectuado por parte de la Subdirección de Construccionesrequerimiento de estabilidad de obra N'1 - parque PINAR DE LA FRAGUA código 11-1066. pornovedades en Senderos en adoquín y cancha de tenis (Ref 20144200088191 del 30 de septiembrede 2014).

Recomendación:

Considerando existencia de novedades pendientes por corregir es conveniente que se evidenciecronograma de compromisos de reparación que adquiera el contratista responsable.

Calle 63 No. 59A - 06Tel: 660 54 00www.idrd.gov.coInlb.: Línea 195

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BOGOTÁHUrJANA

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ALCAlDfA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

CULTURA. RECREACiÓN y DEPORTE

InsUtuto Dls1rita1 de RllCfeaclón y Deporte

10. CONTROL SOBRE CONTRATISTAS VINCULADOS POR PRESTACiÓN DE SERVICIOS

El cuanto a la vinculación de los profesionales de apoyo, efectuada en el año 2014 por medio decontratos de prestación de servicios existen controles en este campo, desde los estudios ydocumentos previos describiendo la necesidad y el objeto a contratar, el valor y forma de pago, elplazo, los requisitos, obligaciones, estipulándose también la supervisión y los resultados esperados.Ya en desarrollo de estos contratos, examinada una muestra de más del 30% de los establecidos deeste tipo en la vigencia, se evidenció que los profesionales responsables presentan informesmensuales de actividades y al respecto, que el supervisor emite concepto correspondiente sobre suejecución.

Observación:

El supervisor del contrato debe emitir concepto expreso frente a las obligaciones del contratista,como efectivamente se evidenció en certificaciones del supervisor en propiedad de Interventoria, queexpresamente enuncia "Obligaciones cumplidas adecuadamente". Sin embargo, se observa que enalgunos casos quienes han quedado encargados administrativamente como profesionales Grado 11de las Áreas Técnica y de Interventoria, que les ha correspondido entre otras, la función decertificación de dichos servicios, han firmado el visto bueno o conformidad, sin el concepto expresodel cumplimiento de las obligaciones (Ej informe No. 8 del cto 1234/2014 -Rad 240693 -1 Cto1086/2014 -20144200228653 2014-09-01).

Recomendación:

El concepto del supervisor de contrato debe ser expreso y claro en los certificados que expida sobreel cumplimiento de las obligaciones contraídas por parte del contratista correspondiente.

Observación:

En diferentes solicitudes del Subdirector de Construcciones enviadas en el 2014 de elaboración decontratos de prestación de servicios profesionales al Área de Apoyo a la Contratación, dentro de losestudios y documentos previos, en ellílulo de "ANALlSIS DE RIESGOS": mencionan que "por ser uncontrato de prestación de servicios NQ requiere de análisis de riesgos por cuanto se tendrá comopremisa que los servicios cancelados serán aquel/os que efectivamente se presten", sin embargo, seobservó que se suscribieron y aportaron pólizas de cumplimiento por parte de varios de loscontratistas; lo cual resulta inconsistente.


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ALCALDíA MAYOROEBOGOrÁO.c.

CUL TUAA, KECREACION y DEPORTE

Inslituto Distrital de RecreaCión y Deporte

Recomendación:

Se recomienda aclarar si se requiere o no solicitar las pólizas y proceder consecuentemente en losucesivo. (DECRETO 1510 DE 2013 (Julio 17)Por el cual se reglamenta el sistema de compras ycontratación pública. Articulo 77. No obligatoriedad de garantias. En la contratación directa laexigencia de garantias establecidas en el Título /11de las disposiciones especiales del presentedecreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no, debe estar en los estudios ydocumentos previos).

Aprobó: LUIS O CANTE CÉSPEDES- Jefe Oficina de Control Interno - lORD

pro'l'l:Q1iA\~~~S - Profesional de la Oficina De Control Interno - lORD

Calle 63 No. 59A - 06Tel: 660 54 00www.idrd.gov.coIn/o.: Línea 195

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