Cuentas por cobrar

Blanca Gonzalez JimenoCarlos Romero Martínez

Leonardo Alberto Bustamante Ortiz

Funciones del Crédito• Incremento del consumo.• Fomento de uso de bienes y servicios.• Ampliación y apertura de nuevos mercados.

• La principal razón por la que la mayoría de las empresas ofrecen ventas a crédito es porque sus competidores también ofrecen crédito.

Administración de Cuentas por Cobrar• Las empresas preferirían demorar sus pagos, especialmente cuando

no existen costos adicionales asociados con la demora.

• La administración de cuentas por cobrar, tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros.

Políticas de CréditoConjunto de actividades y de decisiones que comprende las normas de crédito de una empresa, incluyendo los métodos empleados para cobrar las cuentas de crédito y los procedimientos para controlar el crédito.

Reduce al máximo la inversión de cuentas por cobrar. Mantener la inversión en cuentas por cobrar al corriente, evitar la

cartera vencida. Vigilar la exposición de las cuentas por cobrar ante la inflación y la

devaluación.

Políticas de Crédito• Normas de Crédito: Reglas que indican la solidez

financiera mínima que un cliente debe tener para que se le conceda crédito. Los principales factores que se consideran cuando se fijan normas de crédito se relacionan con la probabilidad de que un cliente pague lentamente o que tal vez genere una perdida por ser la suya una cuenta incobrable.

Crédito deacuerdo con

Perfil del cliente

Situación delnegocio

Situación dela industria

Carácter

Capacidad de pago

Capital

Colateral

Condiciones

No es conveniente tener un solo cliente, debe diversificarse para que los riesgos, de falta de cobro no afecten a la empresa en forma importante. Es importante analizar el crédito: una herramienta conocida es a través de las cinco “C’s”.

Políticas de Crédito• Las Cinco “C” del Crédito

1. Carácter: Historial del solicitante de cumplir con las obligaciones pasadas.

2. Capacidad: La disposición del solicitante para pagar el crédito solicitado, determinada por medio de un análisis de estados financieros centrado en los flujos de efectivo disponibles para reembolsar las obligaciones de la deuda.

3. Capital: La solidez de la estructura financiera del solicitante, evaluando la congruencia de los recursos solicitados con su giro principal.

4. Colateral: El monto de Activos que el solicitante tiene disponible para garantizar el crédito. Cuanto mayor sea el monto de activos disponibles, mayor será la posibilidad de que una empresa recupere sus fondos si el solicitante incumple el pago.

5. Condiciones: Términos de pago en función de la situación empresarial actual y de las tendencias generales del país.

Políticas de Crédito

• Términos de Crédito: Condiciones de pago ofrecidas a los clientes a crédito; tales términos incluyen la amplitud del periodo de crédito y cualquier descuento en efectivo que se ofrezca.▫ Periodo de crédito: tiempo por el cual se concede el crédito; después de

esa fecha, la cuenta se considera atrasada.▫ Descuento en efectivo: Reducción del precio de factura de los bienes,

ofrecida por el vendedor para estimular el pronto pago. Por ejemplo una empresa puede ofrecer: 2/10, neto 30 a sus clientes, i.e. un descuento de 2% sobre el precio de compra, si la cuenta se paga el décimo día del mes o antes de esa fecha, dentro del ciclo de facturación; de otro modo, la totalidad de la cuenta (el monto neto) debe pagarse el día 30.

Políticas de Crédito

•Política de Cobranza: Procedimientos que aplica una empresa para solicitar pago de sus cuentas por cobrar. Mientras mas rápido reciba un cliente una factura, mas pronto la podrá pagar, hoy en día se emplean los medios electrónicos para enviar facturas a los clientes.

Esta política es muy variable y está condicionada al mercado y giro del negocio.

TÉCNICAS POPULARES DE COBRO:▫ Cartas: Después de un cierto numero de días, la empresa envía una carta

formal recordando al cliente la cuenta vencida, si la cuenta no se paga en cierto periodo después de que se envió esta carta, se envía una segunda carta mas exigente.

▫ Llamadas telefónicas: Si las cartas no tienen éxito, se puede realizar una llamada telefónica al cliente para solicitar el pago inmediato. Si este tiene una excusa razonable, se pueden realizar arreglos para extender el periodo de pago. Se puede recurrir a una llamada por el abogado del vendedor.

▫ Visitas Personales: Esta técnica es mucho mas común a nivel de crédito de consumo, pero también la emplean eficientemente los proveedores industriales. Enviar a un vendedor local o a una persona de cobranzas para confrontar al cliente puede ser eficaz. El pago puede realizarse en el sitio.

▫ Agencias de cobro: Un Empresa puede remitir las cuentas incobrables a una agencia de cobro o un abogado de cobranzas, los honorarios por este servicio son en general bastantes altos.

▫ Acción legal: Es el paso mas severo y una alternativa para el uso de una gerencia de cobro. La acción legal directa no solo es costosa, sino que puede llevar al deudor a la quiebra sin que esto garantice la recepción final del monto vencido

Control de las cuentas por cobrar•Proceso de evaluación de la política de crédito,

utilizado para determinar si ha ocurrido un cambio en el patrón de pago de los clientes.

• Las empresas han controlado las cuentas por cobrar por medio de métodos que miden el tiempo que el crédito permanece pendiente de cobro, entre estos métodos se encuentran: Los Dias de Ventas Pendientes de Crédito (DVPC) y El Reporte de antigüedad de las Cuentas por Cobrar

Control de las cuentas por cobrar•Días de Ventas Pendientes de Cobro

(DVPC): Plazo Promedio requerido para solicitar el pago de las cuentas por cobrar, también se conoce como periodo promedio de cobranza,

DVPC = Ventas Anuales a Crédito/Ventas Diarias a Crédito

Control de las cuentas por cobrar• Reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar: Reporte que

muestra el tiempo que las cuentas por cobrar han estado pendientes de cobro; el reporte divide las cuentas por cobrar en periodos específicos, lo cual suministra información acerca de la proporción de cuentas por cobrar al corriente y atrasadas, con base en plazos determinados.

Reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar del año 2008

Antigüedad de la cuenta (dias)

Monto neto de Circulación

Fracción Total de las Cuentas por

Cobrar

Dias Promedio

0-30 72,000 40% 18

31-60 90,000 50% 55

61-90 10,800 6% 77

Mas de 90 7,200 4% 97

Control de las cuentas por cobrar•Si los días de ventas pendientes de cobro empiezan a

aumentar o si el reporte de antigüedad muestra un porcentaje creciente de cuentas atrasadas, es probable que la política de crédito de la empresa necesite reforzarse, sin embargo esta medidas pueden verse distorsionadas por variaciones estacionales, por lo cual en estos casos se deben tomar como señales para hacer mayores investigaciones para poder mejorar el desempeño del departamento de crédito.

Tips para una gestión de cobro exitosa•Establezca una buena comunicación y

desarrolle el nivel de interés del deudor•Escuche con empatia• Use técnicas y estrategias de ventas•Negocie objeciones•Hacer Seguimiento

EjemploDODD TOOL, UN FABRICANTE DE HERRAMIENTAS DE TORNO, VENDE EN LA ACTUALIDAD UN PRODUCTO ENUNIDAD: USD 10.00LAS VENTAS (TODAS A CRÉDITO) DEL AÑO PASADO FUERON: 60,000.00 UNIDADESEL COSTO VARIABLE POR UNIDAD ES DE: USD 6.00LOS COSTOS FIJOS TOTALES DE LA EMPRESA SON: USD 120,000.00

LA EMPRESA CONSIDERA UNA RELAJACIÓN DE LOS ESTÁNDARES DE CRÉDITO QUE SE ESPERA DE CÓMO RESULTADO LO SIGUIENTE:

UN INCREMENTO DEL PERIODO PROMEDIO DE COBRO DE 30 DÍAS A 45 DÍAS UN AUMENTO DE LOS GASTOS POR DEUDAS INCOBRABLES DEL 1% DE LAS VENTAS (EL NIVEL ACTUAL) AL

2%. EL RENDIMIENTO REQUERIDO DE LA EMPRESA DE INVERSIONES DE RIESGO SIMILAR, QUE ES COSTO DE

OPORTUNIDAD ES DEL 15%

PARA DETERMINAR SI DEBE RELAJAR SUS ESTÁNDARES DE CRÉDITO, DODD TOOL DEBE CALCULAR:

1. LA CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS UTILIDADES

2. EL COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR3. EL COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES

1. LA CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS UTILIDADESSE ESPERA QUE LAS VENTAS AUMENTEN UN 5% Ó 3,000.00 UNIDADES

PRECIO DE VENTA: USD 10.00COSTO VARIABLE POR UNIDAD: USD 6.00CONTRIBUCIÓN A LA UTILIDADES X UNIDAD: USD 4.00CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS UTILIDADES = (3,000) X (4) = USD 12,000.00

2. EL COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR

COSTO VARIABLE TOTAL DE LAS VENTAS ANUALES:PRESENTE PLAN:(USD 6.00 X 60,000.00 UNIDADES) = USD 360,000.00PLAN PROPUESTO:(USD 6.00 X 63,000.00 UNIDADES) = USD 378,000.00

ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR:PRESENTE PLAN: 365/30 = 12.2PLAN PROPUESTO: 365/45 = 8.1

INVERSIÓN PROMEDIO EN LAS CUENTAS POR COBRAR:PRESENTE PLAN: USD 360,000.00/12.2 = USD 29,508.00PLAN PROPUESTO: USD 378,000.00/8.1 = USD 46,667.00

COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR = (INVERSIÓN PROMEDIO PLAN PROPUESTO - INVERSIÓN PROMEDIO PRESENTE PLAN)*RENDIMIENTO REQUERIDO DE LA INVERSIÓN = (USD 46,667.00 - USD 29,508.00)*0.15 = USD 2,574.00

3. EL COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES PLAN PROPUESTRO: (0.02 X USD 10.00/UNIDAD X 63,000.00 UNIDADES) =

USD 12,600.00

PRESENTE PLAN: (0.01 X USD 10.00/UNIDAD X 60,000.00 UNIDADES) = USD 6,000.00

COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES = USD 6,600.00

UTILIDAD NETA OBTENIDA DE LA PROPUESTA EN MARCHA DEL PLAN PROPUESTO:

CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS UTILIDADES - COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR - COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES = USD 12,000.00 - USD 2,574.00 - USD 6,600.00 = USD 2,826.00USD 2,826.00

POR LO TANTO LA EMPRESA DEBE RELAJAR SUS ESTÁNDARES DE CRÉDITO POR LO TANTO LA EMPRESA DEBE RELAJAR SUS ESTÁNDARES DE CRÉDITO SEGÚN LO PROPUESTOSEGÚN LO PROPUESTO