CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y CATALOGO DE...

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H. AYUNTAMIENTO

DE PROGRESO DE OBREGON, HIDALGO

Código

En proceso

Registro Coordinador

En Proceso

Registro Comité

En Proceso

Fecha de emisión

07/05/2017

Fecha de actualización

07/05/2017

Nª. De Revisión

Ninguna

Hojas

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL DEL H. AYUNTAMIENTO

DE PROGRESO DE OBREGON, HIDALGO.

ELABORO:

_______________________________

C.P. JUANA MARIA CONTRERAS BARRON COORDINADOR NORMATIVO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL

REVISO:

_______________________________

LIC. ADOLFO BLANCO NERIA SECRETARIO GENERAL MUNICIPAL

APROBO:

________________________________

ARQ. RAUL MENESES RODRIGUEZ PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL

DE PROGRESO DE OBREGON, HIDALGO

VALIDO:

_______________________________

PROFR. MELITO AUSTRIA JIMENEZ SECRETARIO EJECUTIVO DEL ORGANO RECTOR DEL SISTEMA

ESTATAL DE ARCHIVOS

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CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA, Y CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL

DEL H. AYUNTAMIENTO DE PROGRESO DE OBREGON, HIDALGO.

2017

SE ENCUENTRA EN PROCESO DE VALIDACION

DE VALIDACION POR EL ORGANO RECTOR DEL SISEMA

ESTATAL DE ARCHIVOS

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ÍNDICE

PRESENTACION 4

ANTECEDENTES 5

FORMACION DEL MUNICIPIO 6

PATRIMONIO DEL MUNICIPIO 10

CRONOLOGIA DEL MUNICIPIO 12

OBJETIVOS 14

PRELIMINARES 16

POLITICAS INSTITUCIONALES 18

SOBRE LOS PRINCIPÌOS PARA SU ELABORACION 19

MARCO JURIDICO 21

ORGANIGRAMA 22

INTS. TECNICA DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA 23

CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL 24

VALORES DOCUMENTALES 26

METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTRAL Y CONSUTLA ARCHIVISTICA 27

ESTRUCTURA E INTEGRACION DE LA INSTRUMENTOS TECNICOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA DE

LAS SECCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS

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TRATAMIENTO Y DISPOSICION DE DOCUMENTOS DE COMRP 62

GLOSARIO DE TERMINOS 63

DIRECTORIO 71

COMITÉ TECNICO DE ARCHIVOS 78

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PRESENTACIÓN

Una de las tareas primordiales del Archivo General del Municipio de Progreso de Obregón, Hgo. En materia de archivos, es crear el Cuadro General de Clasificación

Archivística, a fin de poder identificar las funciones comunes y sustantivas que realizan las unidades administrativas que la conforman.

En ese sentido, es necesario clasificar la información con que cuenta la dependencia, a través de instrumentos que permiten dar certeza del acervo de la información, como el Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y la Guía Simple de Archivos.

En razón de lo anterior, se ha elaborado el presente documento que tiene como objeto, definir las funciones comunes y sustant ivas que realizan las diversas áreas de la Institución, a efecto de poder organizar, administrar, ident ificar y clasificar los documentos que obran en la Institución.

Finalmente, es importante destacar que el presente instrumento surge de diversas disposiciones como la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental para el Estado de Hidalgo publicada en el Periódico Oficial el 29 de diciembre de 2006, y su Reglamento; la Ley de Archivos publicada el 30 de abril

de 2007 y su Reglamento, los Lineamientos Generales de Archivo y el Plan de Desarrollo Municipal 2016-2020.

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ANTECEDENTES

Progreso de Obregón nace como Municipio independiente y autónomo en el México Contemporáneo, siendo el más joven y de recient e creación del Estado de

Hidalgo. Hasta enero del año de 1970 el territorio de Progreso que en sus inicios se nombró a su as entamiento “La Venta”, formó parte del municipio de

Mixquiahuala, la región y territorio que conforman ambos Municipios está ligada en sus inicios históricos. De los antecedentes que se conocen, es aceptado que sus

primeros pobladores ya en el Siglo X fueron los otomíes, cazadores nómadas que llegaron del norte siguiendo el actual cauce del Río Panuco cuyo origen está en el

Río Tula. Estos pobladores no dejaron vestigio de su asiento ni algún tipo de organización social, económica o política; más adelante llegaron a la región grupos de

chichimecas, tribus bárbaras que se extendieron en la zona hoy conocida como "Valle del Mezquital", fundiéndose en un alto grado con los otomíes. Los Toltecas-

Chichimecas capitaneados por Topiltzin quienes estando asentados en Culhuacán fueron presionados por los Olmecas se trasladaron primero a Tullanzingo

(Tulancingo), y después a Tollan (Tula), donde establecieron su capital en el año 960 quedándose en ella durante 448 años y desplazando a los otomíes hasta el

norte, zona entonces totalmente desértica e inhospilataria, zona considerada como ciudad del reino tolteca. Ya en el siglo XII, se asentaron los mexi cas (aztecas) en

la zona de Tula y Mixquiahuala, hecho del que sí dejaron algunos vestigios y antecedentes de su paso por la región. Una vez consumada la Conquista de México, el

territorio de la Nueva España pasa a ser propiedad de la corona española. En el año de 1546 ya en la Colonia, el gobierno de la Nueva España identifica a

Mixquiahuala como una comunidad indígena, otorgándole títulos comunales 7 "Sitios de Ganado Mayor" y 6 "Caballerías", formando así el "Fundo Legal" del pueblo.

Los Sitios de Ganado Mayor fueron: Texcalco, Malacatepec, Xilocingo, Tepexcalco, Chichiltepexi, Chichiltepec y Tliltepec. Pro greso Álvaro Obregón pertenece

históricamente a los Sitios Chichiltepexi y Tiltepec, quedando de la siguiente manera: La cabecera de Progreso, el Xamú y la parte poniente del pueblo de

Xochitlán se asientan en el Sitio Chichiltepexi; el resto del Municipio de Progreso y la parte oriente de Xochitlán se asentó En Tiltepec.

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FORMACIÓN DEL MUNICIPIO DE PROGRESO DE OBREGÓN

El Coronel Pascasio Alamilla Estrada, ya retirado de la vida militar, al expropiarse los terrenos de la Hacienda de San Diego de los Pozos, adquiere terrenos en la

zona de Xochitlán (zona del altiplano frente a “La Salitrera”, hoy Progreso). Posteriormente se traslada a vivi r a Mixquiahuala en su propiedad que adquirió en Av. 16

de Septiembre; ya en 1869 llega a ser el 9º alcalde del lugar, y años después, en 1874 sería el 2º Presidente Municipal de Mi xquiahuala, regresa a vivir a Xochitlán

dejándole su casa a su hijo José María. En 1873 el Corl. Pascasio Alamilla emigra a este Barrio en formación con su esposa Irinea Lombardo y sus hijos Otilio,

Porfirio, Rosa y Ricarda Alamilla Lombardo; e instala un Mesón de paso de arrieros (instalado frente a la hoy Esc. Primaria “Justo Sierra”), con el fin de ofrecerles

descanso, alimentación y seguridad de los asaltos, ya que con sus recuas y carretas transportaban el oro y plata por el camino real de las minas de Guanajuato,

Zacatecas, Jacala y Zimapán hasta FFCC. Teocalco, Tula y la Ciudad de México, para posteriormente trasladarlos al Puerto de Veracruz y de ahí embarcarlos a

España, toda esta actividad se realizó en tiempos de la Colonia y el Virreinato, los viajeros también eran asaltados por joyas y vestuario. Su propiedad abarcaba en

aquel entonces, desde el actual Boulevard Pbro. Javier Hernández, ubicación de la Iglesia, hasta la casa de Don Florentino Ol guín y esposa Ernestina Sánchez (hoy

plaza comercial, frente al jardín principal). Ya para el año de 1900, con el Mesón de paso de arrieros bien establecido, se fueron sumando otras actividades

comerciales, como fue el Sr. Cervantes (sólo se conoce el apellido) ponía cada 8 días su puesto de Barbacoa, junto con otras personas que instalaban su venta de

complemento alimenticio: antojitos, frutas y legumbres para ofrecerlos al paso a quienes transportaban sus mercancías de la Sierra de Jacala, Zimapán e

Ixmiquilpan hacia Mixquiahuala, Talhuelilpan, Teocalco, Tula, Tlaxcoapan y otros poblados del rumbo. Esta acción de venta, oc asionaba que entre las personas que

vendían o compraban, su saludo a su encuentro era vamos a la venta, refiriéndose a la acción de vender, bautizando y quedando como nombre del lugar: "LA

VENTA". Por los hechos anteriores, al Coronel Pascacio Alamilla Estrada se le considera Fundador de la naciente población: “La Venta”. Este militar y gran

personaje fallece en el año de 1898, dejando honda huella en la historia del hoy Municipio de Progreso. Su hijo Otilio Alamil la Lombardo, fue Presidente Municipal

en el período 1899-1900. PROGRESO DE OBREGÓN, HGO. PALACIO MUNICIPAL S/N COL. CENTRO TEL. 01 738 72 5-06-51 72 500-02 En el año de 1914, con

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acuerdo de Cabildo del Ayuntamiento de Mixquiahuala que presidía Don Leonardo Candelaria y a petición de las Autoridades Loca les y vecinos, se cambia el

nombre de Ranchería “La Venta” por Ranchería “El Progreso”, a 45 años después de la creación del Estado Hidalgo.

El 6 de febrero de 1929 – el Gobernador del Estado, Coronel Matías Rodríguez, basado en su Decreto No. 12 del 6 de mayo de 1925, eleva a la Ranchería “El

Progreso”, a la categoría política de PUEBLO, llevando en lo sucesivo el nombre de “Progreso de Álvaro Obregón”, en honor al Presidente de México Gral.

Obregón, que introduce e inaugura en el pueblo la terminal del “Ferrocarril del Desagüe del Valle de México”, esta petición fue hecha al Presidente por las

autoridades y vecinos del pueblo, quedando asentado y aceptado por el Sr. Gobernador. Nace el Distrito de Riego No. 3 Tula – Magna obra que lleva gran

desarrollo al Estado de Hidalgo, sobre todo a la zona del Valle del Mezquital. La operación hidráulica del DR 03 está sujeta al aprovechamient o de las aguas de los

ríos Tepeji, el Salto y el Salado, que son controlados mediante la operación de las presas Requena, Endhó y T lamaco, respectivamente. El Interceptor Central

desemboca en el Emisor Central (Drenaje Profundo) y después en el río Salto del Estado de Hidalgo, próximo a la presa Requena desde donde fluye hasta la Presa

Endho y desemboca en el Valle del Mezquital, generándose así la época del llamado “oro verde”, (Distritos de Tula a Actopan) La infraestructura de riego a gran

escala se construyó en el Estado de Hidalgo para distribuir aguas pluviales y residuales de la Ciudad de México para el riego de alfalfa como cultivo principal, así

como de maíz, cebada y trigo. La infraestructura se pone en servicio y se mantiene por los distritos de riego No. 3, Tula, y posteriormente el No. 100, Alfajayucan

(en 1980 se presenta como unidad separada). La ubicación privilegiada del pueblo de Progreso dentro del Valle del Mezquital, más su gente visionaria, fue

generando su propio desarrollo. Se provocaron la realización de dos obras muy importantes, detonantes para alcanzar gran expansión y fuerte crecimiento:

PROGRESO DE OBREGÓN, HGO. PALACIO MUNICIPAL S/N COL. CENTRO TEL. 01 738 72 5-06-51 72 500-02 1. La Hidroeléctrica “ELBA”, al margen del Río

Tula, iniciada en el año de 1900 e inaugurada en 1906, requirió mucha mano de obra tanto especializada como de destajo para s u construcción, generando el arribo

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de mucha gente que se arraigó a la par de esta obra. Anteriormente se construyeron dos plantas Hidroeléctricas: Juandó y Cañada, (la primera muy grande y la 2ª

de menor importancia). 2. La

Prolongación del “Ferrocarril del Desagüe del Valle de México”, de El Tajo de Nochistongo, Zumpango, Mex., hasta la Ranchería el Progreso (antes “La Venta”), que

fue la terminal, igualmente se requirió de mucha mano de obra, gente que se arraigó con fuerte movimiento comercial y agrícola, generándose la transportación de

carga y pasajeros del ferrocarril. Una vez poblándose más el Valle del Mezquital, la ubicación de Progreso permitió que barrios y comunidades del Municipio como

Xochitlán, Jagüey Blanco, El Nueve, Árbol Grande y Benito Juárez, tuvieran una mayor relación y más directa, tanto comercial, escolar.

En el año de 1938 como delegación de Mixquiahuala, se le concede personalidad legal y solvencia para solicitar un préstamo al Banco Nacional Hipotecario y de

Obras Públicas, para introducir el agua potable, un ejemplo del desarrollo ya alcanzado por los habitantes del Pueblo de Progreso. De los años 1967 a 1969, se

logra que el Instituto Politécnico Nacional (IPN) con profesionistas y estudiantes progresenses, autoridades locales y vecinos, se coordinaran para realizar el PLANO

REGULADOR de Progreso de Obregón, Hgo. Este proyecto fue muy impactante para el Gobierno del Estado que presidía el Lic. Carl os Ramírez Guerrero

(Gobernador del Edo. de Hidalgo), quien dio las facilidades y apoyo para su realización, así como también las Autoridades Municipales (Progreso en ese período

todavía pertenecía al Municipio de Mixquiahuala) para que las brigadas del Instituto Politécnico Nacional hicieran sus trabaj os de investigación socioeconómicos,

levantamientos topográficos y poligonales de límites. En todo el proceso del trabajo no hubo suspensión, paro, bloqueo o prot esta por parte de nuestras Autoridades

Municipales que presidía el Lic. Luis Falcón Gálvez, así como de la Comisaría Ejidal, enterados de todos los trabajos e investigaciones que ahí se realizaron.

PROGRESO DE OBREGÓN, HGO. PALACIO MUNICIPAL S/N COL. CENTRO TEL. 01 738 72 5-06-51 72 500-02 El representante del IPN (Instituto Politécnico

Nacional) ante las Autoridades Estatales, Municipales y Delegacionales de Progreso, fue el Dr. Filiberto Bernal Mares, Jefe de Servicio Socia l de dicha Institución,

quien años atrás laboró en el Centro de Salud de Progreso, este reencuentro con Progreso, lo motivó a poner su profesionalismo. El Plano Regulador ya terminado,

fue la tarjeta de presentación y justificación por su contenido para tocar puertas en el Gobierno del Estado y Congreso Local para solicitar la independencia

municipal, planteando su autosuficiencia y proyecto de desarrollo. En el periodo de Gobierno del Prof. y Lic. Manuel Sánchez Vite como ejecutivo del Estado de

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Hidalgo (1º de abril de 1969 – 31 marzo de 1975), las Autoridades Delegacionales de Progreso expusieron la propuesta de independizarse del Municipio de

Mixquiahuala, presentando el plano regulador y otros estudios que fueron determinantes para su análisis. Así, después de meses de estudio del Gobierno Estatal, el

Gobernador Lic. Manuel Sánchez Vite firma y emite el Decreto que le da autonomía e independencia a Progreso de Obregón: Por Decreto Número 22, publicado en

diario oficial del Gobierno del Estado de Hidalgo el 8 de Enero de 1970, con efectos para el día 15 del mismo mes y año, PROG RESO DE OBREGÓN, SE

CONVIRTIÓ EN EL MUNICIPIO No. 84 DEL ESTADO DE HIDALGO. A partir de ese momento Progreso de Obregón se convierte en el Municipio más joven del

Estado de Hidalgo. El jueves 22 de enero del mismo año, se realiza en su Plaza y Jardín Principal la Ceremonia de Erección de l Municipio No. 84 del Estado de

Hidalgo, “Progreso de Obregón”, en representación del C. Gobernador del Estado, el Lic. y Prof. Manuel Sánchez Vite, vino el Prof. Javier Hernández Lara Director

de Gobernación y el Diputado Local y Presidente del Congreso Lic. Roberto Valdespino Castillo.

Su huella en la memoria del tiempo la forma principalmente su participación cívica y la formación de unidad y trabajo de su gente, de ahí su nombre contemporáneo

“Progreso”, así lo renombra el Gral. Álvaro Obregón cuando visita el lugar como Presidente de la República para inaugurar la ampliación de la línea del Ferrocarril

del Desagüe del Valle de México el 8 de noviembre de 1924, teniendo como última estación y terminal el Pueblo de “Progreso”, antes “La Venta”.

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PATRIMONIO INMOBILIARIO DEL MUNICIPIO DE PROGRESO DE OBREGÓN

1900 En este año, el Gobierno del Presidente Gral. Porfirio Díaz otorga concesión a una compañía extranjera inglesa, para la Planta Hidroe léctrica "ELBA",

localizada en la ribera del Río Tula. 1924 – La primera obra del Pueblo de Progreso fue la construcción de los Baños y Lavaderos Públicos. 1924 – Estación de la

línea del Ferrocarril del Desagüe del Valle de México. 1928 a 1930 – Escuela Primaria “Justo Sierra”, en el mismo año de su construcción se inició el ciclo escolar

hasta el 4° Grado. El Director del plantel Prof. J. Manuel Labastida, al llegar a dirigir la Esc. Primaria prolonga el ciclo escolar al 6° Grado. Varios alumnos que

habían terminado el 4° Grado repitieron hasta tres veces el 4° año para tener oportunidad más delante de cursos los grados fa ltantes y así terminar la primaria y

continuar sus estudios. En el año de 1936 salió la PRIMER GENERACIÓN DE LA ESC. PRIMARIA SEMIURBANA FEDERAL “JUSTO SIERRA”. 1936 – “LA

PÉRGOLA”, se inicia su construcción en el año de 1936, su terminación fue en 1937 y se inaugura el 2 de enero de 1938 por el Sr. Gobernador de ese entonces

Lic. Javier Rojo Gómez, acompañado por el Lic. Vicente Aguirre Diputado Federal, C. Macario Arteaga Diputado Local, el presidente municipal de M ixquiahuala C.

Felipe Estrada y representante del Pueblo de Progreso C. Joel Pérez Estrada. La Pérgola tuvo una remodelación muy im portante en el año de 1948. La

remodelación de “La Pérgola” y las bancas del jardín de Progreso, las realizó el Mtro. Paulino Montes, para igualar el diseño de ornato que tenía el Edificio de

Oficinas Públicas de Progreso (Presidencia), dando un acabado e imagen integral, que junto con el nuevo trazo del Jardín y Plaza principal luce hasta la fecha. 1938

– Se construye el Edificio de Oficinas Públicas: La primera piedra se coloca el 6 de Febrero de 1938 y se inaugura el 31 de Dic iembre de 1945, ambas acciones las

realiza el Lic. Vicente Aguirre, Diputado Federal y posterior Gobernador del Estado de Hidalgo. La obra se suspendió temporalmente por darse la crisis económica

por la Segunda Guerra Mundial. El proyecto arquitectónico y supervisión de obra lo realiza el Ing. Enrique Furlong y el decorado del edificio lo realiza el Mtro. Albañil

Paulino Montes. PROGRESO DE OBREGÓN, HGO. PALACIO MUNICIPAL S/N COL. CENTRO TEL. 01 738 72 5-06-51 72 500-02 El Águila del edificio se colocó

en la Administración Civil que encabezada por el Sr. Joel Pérez Estrada (1970 -1972). 1940 – Construcción de la Iglesia en Progreso de Obregón, su primer nombre

fue “San Antonio de Padua”. La colocación de la primera piedra y su bendición se realizó el 26 de diciembre de 1940. Se ofici ó una Misa por el Padre Clemente G.

M. y actuaron tocando Don Ricardo Álvarez Narváez, sus hermanos Pedro y Mauro, Don Braulio G. Vidal y Ricardo Márquez; los vocalistas fueron Sr. Claro Álvarez

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y Álvarez y el Sr. Prócoro Becerril V Don Teodomiro Pérez López donó el terreno junto con su esposa la Sra. Nicolasa Estrada Álvarez de Pérez, motivando a

familiares, vecinos y amigos iniciaron la construcción de la Iglesia. En el año de 1949 fallece el Sr. Teodomiro Pérez y su esposa Doña Nicolasa se convierte en

promotora y benefactora de la obra de la Iglesia junto con familiares y pobladores de Progreso. Posteriormente el Templo camb ia su nombre patronal a “Sagrado

Corazón de Jesús”. El proyecto arquitectónico de la Iglesia es del Ing. Enrique Furlong y el maest ro de la obra fue el Sr. Miguel Cruz. 1945 – En este año se inició la

construcción de la Escuela Primaria “Justo Sierra”, colocando la primera piedra Don Víctor Aguirre y la inaugura el Lic. Vicente Aguirre siendo Gobernador del

Estado, en marzo de 1951. Al año 2010 era el Plantel más poblado del Estado y uno de los más grandes del país. La primera construcción de la Esc. Primar ia

“Justo Sierra” como Plantel inició clases en el año de 1930, saliendo su primera generación en 1936. Esta construcción se ubi caba dentro del terreno de la actual

escuela, desgraciadamente fue demolida en la Administración del Prof. José Gutiérrez (1900000). 1949 – Hospital Ejidal de S.S.A., se inaugura en enero de 1949

por el Presidente de la República Lic. Miguel Alemán Valdez acompañado de miembros de su Gabinete: Lic. Pascacio Gamboa Secretario de la S.S.A., Lic.

Sánchez Mireles del ISSSTE, Ing. Oribe Alva Secretario de Recursos Hidráulicos, Lic. P. Uruchurtu, Jefe del Departamento del D.F. y otros funcionarios invitados.

Esta comitiva fue recibida por el C. Gobernador del Estado de Hgo. Lic. Vicente Aguirre, Autoridades municipales y pobladores de Progreso y Mixquiahuala.

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CRONOLOGÍA DEL MUNICIPIO DE PROGRESO DE OBREGÓN

El 17 de enero de 1669 se funda la Hacienda de San Nicolás Ulapa por Don Juan de Chavarría Valera, quien pasa a ser nuevo due ño de los siete "Sitios de Ganado

Mayor y la 6 Caballerías”, que eran territorio de Mixquiahuala. El 13 de julio de 1689 (veinte años después), Felipe Díaz Hinojosa funda la Hacienda de San Juan

Diego de los Pozos, con parte del territorio de la Hacienda de Ulapa. Los "sitios" que se incorporaron al territorio que conf orma la Hacienda de San Juan Diego de

los Pozos son: parte de Malacatepec ("Viborillas" y un pedazo de monte al norte de esta), Chichiltepexi, Chichiltepec y Tliltepec". De lo anterior se deduce que de

1669 a 1689, la ubicación territorial que hoy comprende al Municipio de Progreso de Obregón, quedó integrada a la Ex Hacienda de San Nicolás Ulapa y de los años

1689 a 1869 al territorio de la Hacienda de San Diego de los Pozos. Progreso de Obregón, Cabecera del Municipio del mismo nombre, se empezó a formar con dos

pequeñísimos asientos humanos: 1. LA SALITRERA, pequeño asentamiento humano en el margen derecho del río Tula, y el otro, 2. En el altiplano de la misma zona,

que ha mitad del siglo XIX (año 1850), se empieza a formar con algunas casas y chozas dispersas, pero ya convencidos los habi tantes de “La Salitrera” de subirse al

altiplano para ya no sufrir los desbordamientos del Río Tula, que afectaban casas y cultivos… emigran. Ambos asentamientos se integraron en un Barrio sin

nombre, y de muy rápido crecimiento. PROGRESO DE OBREGÓN, HGO. PALACIO MUNICIPAL S/N COL. CENTRO TEL. 01 738 72 5-06-51 72 500-02 En el año de

1862 siendo Presidente de México el Lic. Don Benito Juárez, llegan tropas de Francia, Inglaterra y España al puerto de Veracruz, exigiendo el pago inmediato del

adeudo que tenía México con esos países, el Presidente Juárez acuerda con España e Inglaterra una prórroga para liquidar el dinero prestado, pero el ejército

francés tenía órdenes precisas de su emperador Napoleón III de establecer una colonia en nuestro país. Francia decide tomar a México por las armas; así, el 5 de

mayo de 1862 en la ciudad de Puebla, tropas mexicanas encabezadas por el Gral. Ignacio Zaragoza y con ayuda de los indios Sacapoaxtlas, derrotan al Ejército

Francés. El Lic. Benito Juárez, para organizar la defensa del país, promulga el 7 de junio de 1862 un Decreto, en donde da instrucciones de que se divida el Estado

de México en distritos militares. El II Distrito Militar del Estado de México se ubicó en la región de Ixmiquilpan (posteriormente sería parte del Estado de Hi dalgo).

Formando parte de su base militar, se encontraba en el lugar el Coronel Pascacio Alamilla Estrada, republicano ilustre, defen sor de la patria contra la invasión

francesa y contra el imperio de Maximiliano. En 1863, el Presidente Benito Juárez, hace la expropiación de terrenos a la Hacienda de San Diego de los Pozos,

propiedades escrituradas por el Notario público Don. Isaac Sánchez, ordenando el reparto de tierras, dando inicio a que los v ecinos y pobladores fueran

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construyendo sus casas con visión de permanencia en la región. El 16 de enero de 1869, por Decreto Presidencial del Lic. Benito Juárez, se crea el Estado de

Hidalgo, segregándole esta porción de territorio al entonces enorme Estado de México, el nuevo Edo. de Hidalgo queda formado en algunas de sus áreas por

territorio árido, de difícil labranza, como es el caso del Valle del Mezquital. En el mismo año de 1869 se le da categoría de Municipio al Pueblo de Mixquiahuala,

conformando su territorio con los barrios de: San Antonio, San Nicolás, sus rancherías el Barrio sin nombre específico que más adelante sería “La Venta”;

igualmente se incluían francesa y contra el imperio de Maximiliano. En 1863, el Presidente Benito Juárez, hace la expropiación de terrenos a la Hacienda de San

Diego de los Pozos, propiedades escrituradas por el Notario público Don. Isaac Sánchez, ordenando el reparto de tierras, dando inicio a que los vecinos y

pobladores fueran construyendo sus casas con visión de permanencia en la región. El 16 de enero de 1869, por Decreto Presidencial del Lic. Benito Juárez, se crea

el Estado de Hidalgo, segregándole esta porción de territorio al entonces enorme Estado de México, el nuevo Edo. de Hidalgo q ueda formado en algunas de sus

áreas por territorio árido, de difícil labranza, como es el caso del Valle del Mezquital. En el mismo año de 1869 se le da categoría de Municipio al Pueblo de

Mixquiahuala, conformando su territorio con los barrios de: San Antonio, San Nicolás, sus rancherías el Barrio sin nombre esp ecífico que más adelante sería “La

Venta”; igualmente se incluían Tepatepec y San Juan Tupa.

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OBJETIVOS

GENERAL

Eficientar la actividad documental y archivística en la Institución, mediante la organización, administración, conservación y clasificac ión de los

documentos que constituyen acervo documental, es el objetivo primordial del presente Cuadro de Clasificación Archivística, es el de preservar

la integridad de los documentos que se encuentran bajo nuestra custodia, seleccionado y manteniendo los archivos dentro de los contextos administrativo, legal o fiscal, respetando así el principio de procedencia, preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los

documentos y su valoración será de forma imparcial, incluyendo los de carácter electrónico, impreso, fotográfico, el resguardo, preservación, conservación de los archivos y catalogación, así como la descripción y publicación, hará accesible el uso de consulta de los documentos,

cumpliendo con la normatividad de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

ESPECÍFICO

Fortalecer la unidad archivística del Archivo General Municipal, mediante la organización, administración, conservación y clasificación del acervo

documental, elevando los niveles de eficiencia y calidad institucional, apegada al marco normativo de la Ley de Archivos de la entidad y de la Ley de

Transparencia.

1. proteger la integridad del material archivístico.

2. Valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de archivo de Tramite, Concentración o Histórico según corre sponda.

3. Proteger la autenticidad de los documentos cuidando que durante el proceso archivístico no se altere su conservación y su uso.

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4. Tener un registro permanente que dé cuenta de los accesos de la conservación y de todo el trabajo archivístico realizado.

5. Promover el acceso fácil al material archivístico y ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios orientando y ofreciendo un mejor

control.

6. Respetando los acceso y la privacidad actuado dentro de los límites de la legibilidad pertinente

7. El uso de los instrumentos archivísticos impedirá el mal uso de la información y de los documentos que se encuentren en procesos o bajo

resguardo de las áreas generadoras.

8. Procurar la excelencia profesional en el manejo de los archivos

9. Servir de apoyo a todas esas áreas donde se origina el archivo de trámite para que desde un principio se tenga un mejor contr ol de la

documentación generada.

10. Establecer políticas de uso y conservación de los documentos.

11. Especificar las funciones comunes y sustantivas que se llevan a cabo en el ayuntamiento, para con ellas iniciar la codificaci ón de los archivos

de las diferentes áreas.

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PRELIMINARES

Derivado de las obligaciones que establece la Ley de Archivos de la entidad y la Ley de Transparencia y Acceso de la Informac ión Pública Gubernamental para el

Estado de Hidalgo, en el sentido de generar un documento transversal que perm itiera organizar, identificar, administrar y clasificar la documentación que se

encuentra en el acervo archivístico de la Institución, se llevaron a cabo diversas acciones que hicieron posible la realizaci ón del presente Cuadro General de

Clasificación Archivística.

El planteamiento de la situación del Archivo General Municipal, inicia con el fin de que el municipio cumpla con los requerim ientos legales en materia de

Transparencia y Acceso a la Información Pública y al mismo tiempo regular el manejo de sus fondos documentales que se generan día a día es preciso disponer de

un sistema integral de archivos, que permita regularizar la administración de documentos. Basándose en el marco jurídico al que estamos sujetos y con base a la

Guía Técnica que establecen los Lineamientos Generales de Organización y Conservación de Archivos, por lo que para la elaboración de este cuadro se t omó

como referencia lo establecido en la Guía Técnica de Archivos.

Tomando en consideración la importancia y trascendencia de la realización de éstas tareas, se involucró a todas las áreas que conforman la Secretaría de

Seguridad Pública, a través de un representante que fungiera como responsable de todo lo relacionado en materia de archivos.

Por lo anterior, se llevaron a cabo diversos cursos de capacitación por parte del personal del Archivo General del Estado, con efectos multiplicadores que

permitieron una importante difusión entre los servidores públicos de la Secretaría de Seguridad Pública; en razón de ello, se logró sensibilizar y concientizar al

personal sobre la importancia de formular instrumentos archivísticos que permitan organizar, identificar, administrar y clasi ficar correctamente la información.

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Asimismo se realizaron reuniones internas entre los representantes de las unidades administrativas que conforman la Secretaría de Seguridad Pública, a fin de para

retroalimentar los conocimientos adquiridos en los mencionados cursos y homogeneizar criterios que permitieran formular el presente documento con el consenso

de los involucrados.

Posteriormente se recopiló, analizó y proceso la información proporcionada por todas las diferentes áreas que conforman la Institución, a fin de poder generar un

documento que cumpliera con todas las disposiciones jurídicas de aplicación obligatoria, así como los lineamientos emitidos por el Archivo General del Archivo.

El Archivo Municipal de Progreso de Obregón, Hidalgo, tiene deficiencias y carencias tanto de control como de un lugar adecuado, para la mejor conservación de

sus Archivos de Concentración e Histórico, por lo que la gestión archivística a resultado muy lenta por falta de recursos fís icos indispensables, sin embargo se eta

trabajando con todas estas deficiencias, para poder lograr en poco tiempo poner todo en orden.

Se asignara a cada área administrativa designe a una persona responsable del archivo, que tiene bajo su resguardo con la fina lidad de logar un correcto manejo del

Archivo de Tramite, para lo cual se les brindará asesoría necesaria, para logar estén capacitados para organizar, integrar y controlar los archivos que se generan en

cada ara. Considerando la constante rotación de personal subalterno, se determinó que el responsable sea el encargado de cada área generadora.

Las agrupaciones documentales asa como su descripción y contenido, fueron realizadas por las distintas áreas administrativas bajo la coordinación y capacitación

del área coordinadora de archivo, este documento fue elaborado en base a la guía técnica y bajo los lineamientos Generales para la Organización, Conservación y

Custodia de los Archivos Públicos del Estado de Hidalgo y es la primera versión elaborada para la Administración Publica 2016-2020 del Municipio de Progreso de

Obregón, Hidalgo.

Finalmente se elaboró el presente Cuadro General de Clasificación Archivística que fue el resultado del trabajo y es esfuerzo permanente y responsable de los

servidores públicos involucrados

18

POLÍTICAS INSTITUCIONALES

Dentro de las políticas públicas que se encuentran establecidas en el Plan Estatal de Desarrollo 2016-2020, se hace alusión a diversos mecanismos para generar

lineamientos que regulen de manera homogénea la actividad documental y archivística en la entidad, garantizando el acceso a la información pública

gubernamental.

Es importante destacar que si no se cuenta con un sistema integral que organice, clasifique y conserve los acervos documental es, se podrían generar problemas de

extravío de información, sustracción de documentos, fuga de información, etc., por esta razón y en virtud de los constantes cambios que en el proceso de

modernización e innovación ha venido sufriendo la Administración Pública de la entidad, es necesario mejorar el funcionamient o de los acervos documentales de las

Instituciones, tomando en cuenta la administración documental que es necesaria para la oportuna atención de los asuntos gubernamentales dentro de cada una de

las dependencias del Gobierno del Estado.

Por otro lado, el derecho a la información se encuentra vinculado con la organización documental ya que se tienen que generar las condiciones adecuadas con

criterios uniformes que permitan la localización expedita, disponibilidad, integridad, conservación, custodia y clasificación de los expedientes y documentos que

constituyen el medio de acceso a la información y rendición de cuentas para los particulares.

19

SOBRE LOS PRINCIPIOS PARA SU ELABORACION

1) Para la formulación y uso del Cuadro de Clasificación Archivística se deberán tomar en consideración: los instrumentos jurídicos de organización y

normatividad del H. Ayuntamiento.

2) La metodología a seguir deberá de ser planteada a partid del Fondo en específico del Municipio de Progreso de Obregón, Hgo.

3) Su formulación y uso será en base a los principios de delimitación unidad, estabilidad y simplificación

Delimitación: Se reunirán y conservaran los documentos, que contengan información relevante del municipio.

Unicidad:

a) Se clasificaran los documentos desde el más antiguo hasta el más reciente

b) Garantizando una clasificación segura y estable

c) Permitiendo el crecimiento de sus secciones y series sin romper la estructura

Simplificación:

a) Debe ser universal y flexible

b) Adoptada y utilizada por todas y cada una de las unidades generadoras de documentación

c) Estableciendo divisiones precisas y necesarias sin tener que descender a subdivisiones excesivas.

Finalmente, es de destacar que el uso de este instrumento es de carácter obligatorio al interior de la Institución, por lo que debe revisarse, o actualizarse de manera

periódica, ya que es el único medio para abrir los expedientes con los términos clasificatorios.

21

MARCO JURÍDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitución Política del Estado de Hidalgo.

Ley General que establece las Bases de Coordinación del Sistema Nacional de Seguridad Pública.

Ley de Seguridad Pública para el Estado de Hidalgo.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Hidalgo.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental para el Estado de Hidalgo.

Ley de Archivos para el Estado de Hidalgo.

Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental para el Estado de Hidalgo.

Reglamento de la Ley de Archivos para el Estado de Hidalgo.

Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos Públicos Gubernamentales en el

Estado de Hidalgo.

22

ORGANIGRAMA

En proceso de validación

23

INSTRUMENTOS TECNICOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHVISTICA

CUADRO DE GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

Por primera vez el archivo Municipal del Municipio de Progreso de Obregón, Hidalgo, contara con un Cuadro General de

Calcificación Archivística.

La realización del presente Cuadro de General de Clasificación Archivística se establece a través del área coordinadora de archivos, elaborarán un cuadro general de clasificación archivística, El actual “instrumento técnico refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o

entidad” productora de los documentos, en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, facilitando la localización física y el acceso a

la información contenida en el acervo a fin de tener un mejor control y manejo del mismo.

24

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

El Catálogo de Disposición Documental es el “registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación,

la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los mismos.”

Por lo anterior, será el instrumento que regule y norme acerca de los plazos de conservación y guarda de la documentación que se genera en

todas las áreas que componen este H. Ayuntamiento.

Éste instrumento de control y consulta archivística, se fundamenta en el ciclo vital del documento, por lo que abarca desde l a creación del

documento, como resultado de una actividad de gestión o trámite administrativo, hasta el momento en el que se determ ina su eliminación o su

conservación definitiva, permitiendo así, que en cada etapa la documentación sea tratada de forma accesible, por ello el Catá logo de Disposición

Documental se sustenta en el Cuadro General de Clasificación Archivística, siendo la serie documental la unidad básica de registro desde la cual

se determinan los valores y vigencias.

El Catálogo nos permite integrar los procesos archivísticos contribuyendo a la racionalización y control de la producción y t rámite documental,

evitando su acumulación innecesaria en las oficinas y facilitando el acceso a ellos, a través de los tiempos de guarda establecidos para c ada una

de sus etapas en los archivos que les corresponda. Se constituye por cinco columnas, en las que se describen las siguientes características de

las series documentales: el valor, la v igencia, el destino final y el carácter de reserva o confidencialidad de las series documentales , así como una

columna de observaciones para indicar lo que por su naturaleza no pueda ser considerada dentro de los otros rubros.

De igual manera es auxiliar en la identificación de los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por sus características

pueden eliminarse desde el archivo de trámite, prescindiendo la transferidos al Archivo de Concentración, también nos servirá de apoyo al regular

25

las transferencias de los expedientes en sus diferentes fases de archivo, garantizando una correcta valoración, selección y c onservación de los

documentos que tienen carácter permanente.

Con base en lo anterior, la Valoración consiste en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de l a documentación, para

fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o destino final.

Así mismo, a través de la vigencia documental se determina el destino final de los documentos, es decir la “selección en los archivos de trámite o

concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo

histórico”. Por lo que el concepto de transferencia documental, dentro del ciclo vital del documento (trámite, concentración e histórico) reitera la

responsabilidad que tiene el área coordinadora para reglamentar la administración de los mismos, en cada dependencia o entidad, señalando los

procedimientos a seguir con miras a realizar el traslado físico y ordenado de la documentación, a fin de garantizar su conservación en las

diferentes fases del ciclo vital

26

VALORES DOCUMENTALES

VALOR DOCUMENTAL DEFINICION EJEMPLOS

Administrativo El que tiene los documentos de archivo para la administración que los ha producido, relacionado al trámite o asunto que motivo su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos de archivo producidos o recibidos n cualquier dependencia o entidad para responder a una necesidad

administrativa mientas dure su trámite y son importantes por su util idad referencial para la planeación y la toma de decisiones

Planes de trabajo, programas, expedientes de personal, bitácoras de obra,

informes de labores, entre otros

Legal El que pueden tener los documentos para servir como prueba ante la Ley Decretos, acuerdos, leyes, convenios, tratados, actas constitutivas, actas de

asamblea, entre otros

Fiscal El que tienen los documentos que pueden servir como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias

Comprobantes de pagos de derecho, productos y aprovechamiento e impuesto federales, entre

otros

Contable El que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario

Cuentas por l iquidar, certificadas, nóminas de pago, pólizas, créditos hipotecarios, entre otros.

27

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA

El Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental que se presentan, parten de una actua lización a los

instrumentos de consulta. Para su elaboración fue necesario aplicar una

La estructura del Cuadro general de clasificación archivística es jerárquica, atendiendo a los conceptos básicos de fondo, sección y serie, de igual

se tomaron en cuenta tanto las atribuciones y funciones.

.

En la elaboración del Catálogo de disposición documental, se realizaron las siguientes tareas:

Compilación y análisis de la información institucional, reuniendo las disposiciones legales, actos administrativos y otras no rmas relativas a la

creación y a los cambios estructurales de la Administración Publica.

Se revisaron las normas que controlan la circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción activa.

Se identificó la estructura interna y las funciones de la dependencia, mediante el análisis de manuales de procedimientos, organización,

organigramas y reglamentos internos.

Con la finalidad de solventaron dudas surgidas en el proceso de la interpretación de las disposiciones legales consultadas y materiales

consultados y analizados, fue necesario entrevista con las áreas para los documentos, es decir, a las personas que los usan y tramitan.

28

Todo ello nos permitió la identificación de las características de los documentos en relación con sus soportes, tipología, vo lumen y organización,

con lo que se puso integrar cada uno de los elementos que conforman este instrumento, efectuado una descripción que comprenda el contenido

informativo, la relación entre serie y función, común o sustantiva, el periodo que cubre la información y la relación entre l a serie en cuestión con

otras series y otras fuentes de información afines.

Para la determinar los valores primarios y secundarios, así como, para fijar las vigencias documentales (plazos de acceso, transferencia,

conservación o eliminación) y determinar los parámetros de utilidad de la documentación con base en las necesidades institucionales, fueron

tomados en cuenta los criterios de procedencia y evidencia, de contenido, diplomático y cronológico.

Durante la actualización del Catálogo de Disposición Documental y para efectos del carácter de reserva o confidencial idad de las series

documentales, se realizó una revisión de los rubros del índice de expedientes reservados que establece el artículo 17 de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, a fin de que estuvieran de conformidad.

29

ESTRUCTURA E INTEGRACION DE LOS INSTRUMENOS TECNICOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA

CUADRO DE CLASIFICACION DE LAS FUNCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS

H. AYUNTAMIENTO DE PROGRESO DE OBREGON, HGO.

SECCIONES COMUNES

CLAVE SECCION DOCUMENTAL

1 C LEGISLACION

2 C ASUNTOS JURIDICOS 3 C PROGRAMACION, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACION

4 C RECURSOS HUMANOS

5 C RECURSOS FINANCIEROS 6 C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PUBLICA

7 C SERVICIOS GENERALES 8 C TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACION

9 C COMUNICACIÓN SOCIAL

10 C CONTROL Y AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICAS

11 C PLANEACION, INFORMACION, EVALUACION Y POLITICAS 12 C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION

1 S INFRAESTRUCTURA PUBLICA

2 S PLANEACION Y URBANIZACION 3 S ASISTENCIA SOCIAL

30

4 S JUNTA DE RECLUTAMIENTO 5 S REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR

6 S EDUCACION, CULTURA Y FOMENTO DEPORTIVO 7 S PROTECCION, CONSERVACION Y RESTAURACION DEL MEDIO AMBIENTE

8 S TURISMO Y RECREACION

9 S COMERCIOS, MERCADOS, TIANGUIS Y FERIAS

10 S SERVICIOS MUNICIPALES 11 S SEGURIDAD PUBLICA Y CONCILIACION MUNICIPAL

12 S PROTECCION CIVIL

31

SECCIONES SUSTANTIVAS

CLAVE SECCION DOCUMENTAL

1 S INFRAESTRUCTURA PUBLICA

2 S PLANEACION Y URBANIZACION 3 S ASISTENCIA SOCIAL

4 S JUNTA DE RECLUTAMIENTO 5 S REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR

6 S EDUCACION, CULTURA Y FOMENTO DEPORTIVO

7 S PROTECCION, CONSERVACION Y RESTAURACION DEL MEDIO AMBIENTE 8 S TURISMO Y RECREACION

9 S COMERCIOS, MERCADOS, TIANGUIS Y FERIAS

10 S SERVICIOS MUNICIPALES

11 S SEGURIDAD PUBLICA Y CONCILIACION MUNICIPAL 12 S PROTECCION CIVIL

32

ESTRUCTURA E INTEGRACION DE LOS INSTRUMENOS TECNICOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL

PLAZOS DE CONSERVACION DESTINO FNAL

CLAVE

SECCION Y SERIES DOCUMENTALES

VALOR

DOCUMENTAL

ARCHIVO DE

TRAMITE

ARCHIVO DE CONCENTRA

CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C) BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE RESERVA

CONFIDENCIAL

OBSERVACIONES

1 C

LEGISLACION

AÑOS

AÑOS

AÑOS

CONSERVACION (C) BAJA (B)

SI/NO

1C.3

Ley es

Legal

1C.4

Programas y proy ectos sobre legislación

Legal

1C.5

Conv enios y tratados internacionales

Legal

1C.6

Decretos

Legal

1C 7

Reglamentos

Legal

1C.8

Acuerdos generales

Legal

1C.8.1

Actas

Legal

1C.9

Circulares

Legal

1C.10

Instrumentos Jurídicas Consénsales (conv enios, base de colaboración, acuerdos, etc.)

Legal

1C.11

Resoluciones

Legal

1C.12

Compilaciones jurídicas

Legal

1C.13

Periódico Of icial del Estado (publicaciones en el)

Legal

1C.15

Comités y subcomités de normalización

Legal

1C.15.1

Comité Técnico de Archiv o Municipal

Legal

1C.15.2

Comité Técnico de Obra Publica

Legal

33



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

2 C

ASUNTOS JURIDICOS

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

2C.3

Programas y proy ectos en la materia

LEGAL

2C.4

Registro y certif icación de f irmas

LEGAL

2C.4

Registro y certif icación de f irmas acreditadas ante la dependencia

LEGAL

2C.5

Actuaciones y representaciones en materia legal

LEGAL

2C.6

Asistencia, consulta y asesorías

LEGAL

2C.7

Estudios, dictámenes e inf ormes

LEGAL

2C.8

Juicios contra la dependencia

LEGAL

2C.9

Juicios de la dependencia

LEGAL

2C.10

Amparos

LEGAL

2C.11

Interposición de recursos administrativ os

LEGAL

2C.12

Opiniones técnico jurídicos

LEGAL

2C.13

Inspección y designación de peritos

LEGAL

2C.14

Desf alcos, peculados, f raudes y cohechos

LEGAL

2C.15

Notif icaciones

LEGAL

2C.16

Inconf ormidades y peticiones

LEGAL

2C.17

Delitos y f allas

LEGAL

2C.18

Derechos Humanos

LEGAL

34



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

3 C

PROGRAMACION ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACION

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

3C.1

Disposición en materia de programación

3C.2

Programas y proy ectos en materia de programación

3C.3

Procesos de programación

3C.4

Programa anual de inv ersiones

3C.5

Registro programático de proy ectos institucionales

3C.6

Programas o manuales operativ oa anuales

3C.7

Disposición en materia de organización

3C.7.1

Plan Municipal de Desarrollo

3C.8

Programas y proy ectos en materia de organización

3C.10

Dictamen técnico de estructuras

3C.11

Integración y dictamen de manuales de organización

3C.12

Normas y lineamientos de procesos y procedimientos

3C.13

Acciones y Modernización administrativ a

3C.14

Certif icaciones de calidad de procesos y serv icios administrativ os

3C.15

Desconcentración de f unciones

3C.16

Descentralización

3C.17

Disposiciones en materia de presupuestacion

3C.18

Programas y proy ectos en materia de presupuesto

3C.19

Análisis f inanciero y presupuestal

3C.20

Ev aluación y control del ejercicio presupuestal

35



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

4 C

RECURSOS HUMANOS

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

4C.1

Disposiciones en materia de recursos humanos

4C.2

Programas y proy ectos en materia de recursos humanos

4C.3

Expediente único de personal

4C.3.1

Sanciones (actas administrativ as, quejas, actas de hechos, llamadas de atención, etc.)

4C.3.2

Retiro Laboral

4C.4

Registro y control de presupuestos y plazas

4C.5

Nómina de pago del personal

4C.6

Reclutamiento y selección de personal

4C.7

Identif icación y acreditación de personal

4C.8

Control de asistencia (indicadores, descansos, licencias, incapacidades, etc.)

4C.9

Control disciplinario

4C.10

Descuentos

4C.11

Estímulos y recompensas

4C.12

Ev aluaciones y promociones

4C.13

Productiv idad en el trabajo

4C.14

Ev aluación de desempeño de los serv idores de mando

4C.15

Jubilaciones y pensiones

4C.16

Becas

4C.17

Capacitación continua y desarrollo prof esional de personal administrativ o

4C.18

Curriculum de personal

4C.19

Expedición de constancias y credenciales

36

4C.19.1

Constancias de Dependencia Económica

4C.19.2 Constancias de Ingresos

4C.19.3 Constancia de Residencia 4C.20 Coordinación laboral con organismos descentralizados y paraestatales

37



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

5 C

RECURSOS FINANCIEROS

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

5C.1

Disposición en materia de recursos f inancieros

5C.2

Programas y proy ectos sobre recursos f inancieros y contabilidad

5C.3

Gastos o egresos por partida presupuestal

5C.3.1

Recursos propios (REPO)

5C.3.2

Fondo General de Participaciones (FGP)

5C.3.3

Fondo de Aportaciones para la Inf raestructura Social y Municipal (FAISM)

5C.3.4

Fomento Municipal

5C.3.5

Impuesto Especial sobre Producción y Serv icios (IEPS)

5C.3.6

Impuesto Sobre Automóv iles Nuev os (ISAN)

5C.3.7

Compensación

5C.4

Ingresos

5C.5

Libros contables

5C.6

Registros contables (glosa)

5C.7

Valores Financieros

5C.8

Aportaciones a capital

5C.9

Empréstitos

5C.10

Financiamiento externo

5C.11

Esquemas de f inanciamiento

38

5C.12 Asignación y optimización de recursos f inancieros

5C.13

Créditos concedidos

5C.14

Cuentas por liquida certif icadas

5C.15 Transf erencias de presupuesto 5C.16 Ampliaciones de presupuesto

5C.17 Registro y control de pólizas de ingresos 5C.18 Registro y control de pólizas de egresos 5C.19 Pólizas de diario

5C.20 Compras directas 5C.21 Garantías, f inanzas y depósitos

5C.22 Control de cheques 5C.23 Conciliaciones 5C.24 Estados f inancieros

5C.25 Auxiliares de cuentas 5C.26 Estado del ejercicio de presupuesto

5C.27 Fondo Rotatorio 5C.28 Pago de derechos

39



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

6 C

Recursos Materiales y Obra Publica

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

6C.1

Disposiciones en Materia de Recursos Materiales, Obras Publica Conserv ación y

Mantenimiento

6C.2

Programas y Proy ectos en Materia de recursos materiales, obra pública, conserv ación y mantenimiento

6C.3

Licitaciones

6C.4

Adquisiciones

6C.5

Sanciones, inconf ormidades y conciliaciones deriv ados de contratos

6C.6

Contratos

6C.7

Seguros y f ianzas

6C.8

Suspensión rescisión, terminación de obra publica

6C.9

Bitácora de obra publica

6C.10

Calidad en materia de obras, conserv ación y equipamiento

6C.11

Precios unitarios en obra pública y serv icios

6C.12

Asesoría técnica en materia de obra publica

6C.3

Conserv ación y mantenimiento de la inf raestructura f ísica

6C.14

Registro de prov eedores y contratistas

6C.15

Arrendamientos

6C.16

Disposición de activ o f ijo

6C.17

Inv entario f ísico y control de bienes muebles

6C.18

Inv entario f ísico y control de insumos

6C.19

Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles

6C.20

Disposiciones y sistemas de abastecimiento y almacenes

40

6C.21

Control de calidad de bienes e insumos

6C.22

Control y seguimiento de obra y remodelación

6C.23

Comités y subcomités de adquisición, arrendamientos y serv icios

6C.24

Comité de enajenación de bienes muebles e inmuebles

6C.25

Comité de obra publica

6C.26

Comisiones consultiv as mixtas de abastecimiento

41



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

7 C

Servicios Generales

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

7C.2

Programas y proy ectos en serv icios generales

7C.3

Serv icio básicos (energía electica, agua, predial etc.)

7C.3.1

Agua Potable

7C.3.2

Energía eléctrica

7C.3.3

Predio

7C.5

Serv icios de seguridad y v igilancia

7C.8

Serv icios de telef onía, telef onía celular y radiolocalización

7C.9

Serv icio postal

7C.11

Mantenimiento, conserv ación e instalación de mobiliario

7C.12

Mantenimiento. Conserv ación e instalación de equipo de computo

7C.13

Control de parque v ehicular

7C.14

Vales de combustible

7C.15

Control y serv icios en auditorias y salas

7C.15.1

Serv icios de Sonorización

7C.15.2

Serv icios de uso de Auditorio

42



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

8 C

Tecnologías y Servicios de la Información

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

8C.3

Normativ idad tecnológica

8C.5

Desarrollo e inf raestructura del portal de internet de la dependencia

8C.6

Desarrollo de redes comunicativ as de v oz y datos

8C.8

Programas y proy ectos sobre la inf ormación

8C.10

Seguridad inf ormática

8C.11

Desarrollo de sistemas

8C.12

Automatización de procesos

8C.15

Programas y proy ectos en materia de serv icios de inf ormación

8C.16

Administración y serv icios de archiv o

8C.17

Administración y serv icios de correspondencia

8C.18

Administración y serv icios de bibliotecas

8C.19

Administración y serv icios de otros centros documentales

8C.20

Administración y presentación de acerv os digitales

8C.21

Instrumentos de consulta y control de Archiv os

8C.21.1

Cuadro General de Clasif icación Archiv ística

8C.21.2

Catálogo de Disposición documental

8C.21.3

Guía símpele de Archiv os

8C.21.4

Inv entario documental

8C.25

Serv icios y productos en Internet e intranet

43



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

9 C

Comunicación Social

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

9C.1

Disposiciones en materia de comunicación social y relaciones publica

9C.2

Programas y proy ectos de comunicación social

9C.3

Publicaciones e impresos institucionales

9C.4

Materia multimedia

9C.4.1

Videos

9C.4.2

Fotograf ías

9C.5

Publicidad institucional

9C.6

Boletines y entrev istas para medios

9C.7

Boletines inf ormativ os para medios

9C.8

Inserciones y anuncios en periódicos y rev istas

9C.9

Agencia periodísticas de noticias, reporteros,, articulistas, cadenas telev isiv as y otros

medios de comunicación social

9C.10

Notas para medios

9C.11

Prensa Institucional

9C.12

Disposiciones en materia de relaciones publicas

9C.13

Actos y ev entos of iciales

9C.14

Inv itaciones y f elicitaciones

9C.15

Encuestas de opinión

44



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

10 C

Control y auditoria de actividades publicas

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

10 C.1

Disposiciones en materia de control y auditoria

10 C.2

Programas y proy ectos en materia de control y auditoria

10 C.3

Auditoria

10 C.4

Visitadoras

10 C.5

Seguimiento a la aplicación en medidas o recomendaciones

10 C.6

Participantes en comités

10 C.7

Requerimientos de inf ormación a dependencia y entidades

10 C.8

Quejas y denuncias de activ idades publicas

10 C.9

Peticiones, sugerencias y recomendaciones

10 C.10

Responsabilidades

10 C.11

Inconf ormidades

10 C.12

Inhabilitaciones

10 C.13

Declaraciones patrimoniales

10 C.14

Actas de Entrega a Recepción

45



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

11 C

Planeación, información, evaluación y políticas

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

11 C.4

Programas y proy ectos de inf ormación y ev aluación

11.C.6

Planes estatales

11 C.7

Programas a mediano plazo

11 C.12

Desarrollo de encuestas

11 C.13

Ev aluación de programas de acción

11 C.14

Inf ormes mensuales y anuales de labores

11 C.14.1

Inf orme de cuenta publica

11 C.14.2

Inf orme de Activ idades de cada área administrativ a

11 C.15

Inf orme de ejecución

11 C.16

Inf orme de Gobierno

11 C.17

Indicadores

11 C.18

Indicadores de desempeño, calidad y productiv idad

11 C.18.1

Indicadores de gestión

11 C.18.2

Metas presidenciales

11 C.19

Normas para la ev aluación

11 C.20

Modelos de organización

46



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

12 C

Transparencia y Acceso a la información

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

12 C.1

Disposiciones en materia de acceso a la inf ormación

12.C.2

Programas y proy ectos de acceso a la inf ormación

12 C.3

Programas y proy ectos en materia de transparencia y combate a la corrupción

12 C.4

Unidades de enlace

12 C.5

Comité de inf ormación

12 C.6

Solicitudes de acceso a la inf ormación

12 C.7

Portal de transparencia

12 C.8

Clasif icación de inf ormación reserv ada

12 C.9

Clasif icación de inf ormación conf idencial

12 C.10

Sistemas de datos personales

12 C.11

Instituto estatal de acceso a la inf ormación

47

FUNCIONES SUSTANTIVAS

CLAVE SECCION DOCUMENTAL 1 S INFRAESTRUCTURA PUBLICA

2 S PLANEACION Y URBANIZACION

3 S ASISTENCIA SOCIAL 4 S JUNTA DE RECLUTAMIENTO

5 S REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR 6 S EDUCACION, CULTURA Y FOMENTO DEPORTIVO

7 S PROTECCION, CONSERVACION Y RESTAURACION DEL MEDIO AMBIENTE

8 S TURISMO Y RECREACION

9 S COMERCIOS, MERCADOS, TIANGUIS Y FERIAS 10 S SERVICIOS MUNICIPALES

11 S SEGURIDAD PUBLICA Y CONCILIACION MUNICIPAL

12 S PROTECCION CIVIL

48



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

1 s

Infraestructura Publica

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

1S.1

Licencias y Permisos de uso de suelo

1S.1

Licencias y permisos para la construcción, ampliación o remodelación de casas, edif icios

etc.

1S.3

Conexiones de drenaje, agua, etc.

1S.4

Av alúos

1S.5

Constancias de alineamiento y números of iciales

1S.6

Reserv as territoriales

1S.7

Fraccionamientos

1S.8

Licencias y regulación de la tenencia de la tierra

1S.10

Actualizaciones catastrales

1S.11

Padrones de predios

1S.12

Tarjetas prediales

49



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

2 S

Planeación y urbanización

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

2S.1

Planes y programas de urbanismo y desarrollo municipal

2S.2

Programas sectoriales

2S.3

Desarrollo urbano y regional

2S.4

Asentamientos humanos

2S.5

Desarrollo agropecuario

2S.6

Desarrollo económico

2S.6.1

Proy ectos productiv os

50



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

3 s

Asistencia social

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

3S.1

Programas de asistencia social

3S.1.1

Desay unos f rio

3S.1.2

Desay uno caliente (espacios de alimentación, encuentro y desarrollo) (EAEy D)

3S.1.3

Proy ecto productiv os para personas con capacidades dif erentes

3S.1.4

Programa prospera

3S.1.5

Plan operativ o municipal estatal abrigo

3S.1.6

Programa 70 y mas

3S.1.7

Programa alimentario diconsa (PAL)

3S.2

Apoy os y estrategias

3S.2.1

Entrega de despensas

3S.2.2

Visitas domiciliarias

3S.2.3 Estudios socioeconómicos 3S.3 Asistencia medica 3S.3.1 Apoy o para gastos y consultas medicas

3S.3.2 Ay udas f uncionales

3S.3.3 Programas de cirugías

3S.3.4 Traslado de pacientes 3S.3.5 Canalizaciones a hospitales 3S.3.6 Condonaciones de pago

3S.3.7 Inf ormes de promoción a las campañas de v acunación y temas de salud 3S.4 Instituto nacional para los Adultos May ores

3S.4.1 Expedición de credenciales (Instituto Nacional para los adultos may ores) 3S4.2 Calidad de v ida del adulto may or 3S.5 Centro de Asistencia Inf antil comunitario (CAIC)

3S.5.1 Expedientes escolares 3S.5.2 Documentos centro de asistencia inf antil comunitario estatal

3S.6 Psicología 3S.6.1 Expedientes sobre asesorías psicológicas 3S.6.2 Platicas y talleres

3S.6.3 Programa edif icio libre de humo de tabaco

51

3S.7 Procuraduría de la def ensa del menor

3S.7.1 Inf ormes desarrollo integral de la Familia Estatal

3S.7.2 Canalizaciones a la procuraduría de la def ensa del menor

3S.7.3 Reporte de la jornada de v acunación

3S.7.4 Prev ención de adicciones

52



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

4 S

Junta de Reclutamiento

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

4S.1

Sorteos

4S.2

Cartillas

4S.3

Inf orme del reclutamiento

53



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

5 S

Registro del Estado Familiar

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

5S.1

Actas

5S.1.1

Adopciones

5S.1.2

Anotaciones marginales

5S.1.3

Def unciones

5S.1.4

Div orcios

5S.1.5

Matrimonios

5S.1.6

Nacimientos

5S.1.7

Reconocimientos

5S.1.8

Traslados

5S.2

Registros

5S.3

Estadísticas

5S.3.1 Del Registro del Estado Familiar 5S.3.2 Coordinación de salud 5S.3.3 Instituto nacional de estadísticas, geográf icas e inf ormática (INEGI)

5S.4 Concubinatos

5S.5 Emplazamientos

5S.6 Clav e única de registro de población (CURP) 5S.7 Permisos para sepultar 5S.8 Traslados de cadáv eres

3S.6 Psicología 3S.6.1 Expedientes sobre asesorías psicológicas

3S.6.2 Platicas y talleres 3S.6.3 Programa edif icio libre de humo de tabaco

54



CLAVE


VALOR

DOCUMENTAL

ARCHIVO

DE TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C) BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE RESERVA

CONFIDENCIAL

OBSERVACIONES

6 S

Educación, cultura y fomento deportivo

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

6S.1

Actos cív icos tradicionales

6S.2

Ev entos o activ idades cív icas

6S.3

Estímulos a la educación

6S.4

Promoción del deporte

6S.5

Casa de la cultura

55



CLAVE


VALOR

DOCUMENTAL

ARCHIVO

DE TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C) BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE RESERVA

CONFIDENCIAL

OBSERVACIONES

7 S

Protección, conservación y restauración del medio ambiente

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

7S.1

Reserv as Ecológicas

7S.2

Programas y campañas en materia del medio ambiente

7S.3

Ref orestación

7S.4

Licencias y permisos en materia ecológica

7S.5

Calles, parques y jardines (mantenimiento y equipamiento)

7S.6

Prev ención y conserv ación del medio ambiente

7S.7

Residuos solidos

7S.8

Relleno sanitario

56



CLAVE


VALOR

DOCUMENTAL

ARCHIVO

DE TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C) BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE RESERVA

CONFIDENCIAL

OBSERVACIONES

8 S

Turismo y recreación

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

8S.1

Programas y proy ectos turísticos

8S.2

Desarrollo de proy ectos turísticos

8S.3

Parques

8S.4

Zonas arqueológicas

8S.5

Deportiv os

57



CLAVE


VALOR

DOCUMENTAL

ARCHIVO

DE TRAMITE

ARCHIVO DE

CONCENTRACION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C) BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE RESERVA

CONFIDENCIAL

OBSERVACIONES

9 S

Comercios, mercados, tianguis y ferias

AÑOS

AÑOS

AÑOS

CONSERVACIO

N (C) BAJA (B)

SI/NO

9S.1

Licencias y permisos comerciales

9S.1.1

Padrón municipal de comercios

9S.1.2

Permisos de ev entos div ersos

9S.2

Conv enios y asociaciones

9S.3

Superv isiones

9S.4

Notif icaciones

9S.5

Inconf ormidades y quejas

58



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

10 S

Servicios municipales

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

10S.1

Agua potable, drenaje, alcantarillado, tratamiento y disposición de aguas residuales

10S.1.1

Sistema de agua potable de comunidades

10S.1.2

Títulos de concesión

10S.1.3

Expedientes tecnicos

10S.1.4

Mapas, planos croquis

10S.1.5

Tomas de agua

10S.2

Alumbrado Publico

10S.2.1

Apoy o comunitario

10S.3

Limpia, recolección, traslado y disposición f inal de residuos

10S.3.1

Programa de rutas del serv icio de recolección de basura

10S.4

Panteón municipal Dolores

10S.4.1

Panteón municipal La Cruz

10S.5

Sanidad Municipal

10S.6

Concesiones de serv icios

10S.7

Conserv ación de obras de interés social

59



CLAVE


VALOR

DOCUMENT

AL

ARCHIVO

DE

TRAMITE


CION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C)

BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE

RESERVA CONFIDENC

IAL

OBSERVACIONES

11 S

Seguridad pública y conciliación municipal

AÑOS

AÑOS

AÑOS


SI/NO

11S.1

Programas y proy ectos en materia de seguridad

11S.2

Apoy os en seguridad publica

11S.3

Operativ os

11S.4

Parte Inf ormativ o

11S.5

Conv enios de coordinación de seguridad publica

11S.6

Amonestaciones y multas

11S.7

Arrestos administrativ os

11S.8

Puesta a disposición

11S.9 Suspensión de obras o activ idades

11S.10

Cancelación de permisos y obras

11S.11

Clausuras

11S.12

Equipamiento y desarrollo organizacional

11S.13

Resguardo de equipo y material

11S.14 Actas del juzgado conciliador

11S.14.1

Inf ormativ as

11S.15

Certif icaciones

11S.16

Constancias del Juzgado Conciliador

11S.16.1

Administrativ as

60

11S.16.2

De posesión

11S.16.3

De hechos

11S.16.4

Inspecciones

11S.17

Contratos de compra-v enta y donación

11S.18

Conv enios

11S.19

Pensiones

11S.20

Solicitudes de certif icación de lesiones

61


TRATAMIENTO Y DISPOSICION DE DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTRATIVA INMEDIATA Y DE APOYO INFORMATIVO

DOCUMENTOS DE ARCHIVO DOCUMENTOS DE COMPROBACION

ADMINISTRATIVA INMEDIATA

DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO


CLAVE


VALOR

DOCUMENTAL

ARCHIVO

DE TRAMITE

ARCHIVO DE

CONCENTRACION

VIGENCIA

COMPLETA

CONSERVACIO

N (C) BAJA (B)

CLASIFICA

CION DE RESERVA

CONFIDENCIAL

OBSERVACIONES

12 S

Protección civil

AÑOS

AÑOS

AÑOS

CONSERVACIO

N (C) BAJA (B)

SI/NO

12S.1

Apoy os (simulacros, platicas, etc.)

12S.2

Inspecciones

12S.2.1

Bitácoras de protección civ il

12S.2.2

Actas

12.3

Capacitación

12S.3.1

A la comunidad

12S.3.2

A las escuelas

12S.4

Superv isiones

12S.4.1

Escuelas

12S.4.2

Negocios

62

Documentos que sin importar su forma o medio ha sido

creado, recibido, manejado y usado por un individuo u

organización en el cumplimiento de obligaciones legales y

en el ejercicio de su actividad.

Documentos creados o recibidos por una institución o

individuo en el curso de trámites administrativos o

ejecutivos.

Documentos constituidos por ejemplares de origen y

características diversas cuya utilidad en las unidades

responsables reside en la información que contiene par

apoyo de las tareas asignadas

CARACTERISTICAS CARACTERISTICAS CARACTERISTICAS

Son producidos en forma natural en función de

una actividad administrativa

Constituyen el único testimonio y garantía

documental el único testimonio y garantía

documental del acto administrativo, por tanto se

trata de documentación únicas

Esta estructura en conjunto de documentos

organizados que se interrelacionan

Son o pueden ser patrimonio documental

Son producidos en forma natural en función de

una actividad administrativa

Son comprobantes de la realización de un acto

administrativo inmediato

Ejemplos: vales de fotocopiado, minutarios de

correspondencia, registros de visitantes, listados de

envíos diversos, facturas de correspondencia de

entrada y salida, tarjetas de asistencia de personal,

entre otros

No son documentos estructurados con

relación a un asunto

Generalmente son ejemplares múltiples

que proporcionan información, no son

originales

Ejemplos: se trata de ediciones, reprografías o

acumulación de copias y fotocopias que sirven de control.

Se trata de un conjunto ficticio o integrado

artificialmente por unidades temáticas

Por lo general no se consideran patrimonio

documental, se destruyen y solo se conservan

en la biblioteca o centro de documentación de la

dependencia, por el valor de la información.

VIGENCIA VIGENCIA VIGENCIA

Cumplida su vigencia administrativa pasan al

Archivo de Concentración para su conservación

precautoria por su vigencia fiscal o legal,

posteriormente previa valoración documental

para al Archivo Histórico de la dependencia

para su conservación permanente o se tramita

su baja por carecer de valor evidencial o

testimonial

Su vigencia administrativa es inmediata o

no más de un año

Su baja debe darse de manera inmediata

al término de su utilidad

No se transfieren al Archivo de Concentración

Carecen de conceptos tales como vigencia o

valores administrativos

GLOSARIO DE TERMINOS

63

ACCESIBILIDAD: Es permitir y recabar toda la información necesario para tener acceso.

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de métodos y practicas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación,

organización, conservación uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

ARCHIVO ELECTRONICO: Resguardar todo en forma electrónica.

AREA GENERADORA: Oficinas especifica que genera la documentación.

CAJA PARA ARCHIVO: Instrumento para la guarda de los documentos (expedientes).

CATALAGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL: Guía para la guarda de la documentación y registro general y sistemático que establece los

valores documentales, los plazos de conservación, la ¡vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y e l destino final.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS : El tiempo de guarda de los documentos.

CONSERVACION DE ARCHIVOS : Procedimientos y medidas que nos permiten reguardar y preservar sin alteraciones ya sea física o de

información de todos los documentos de un archivo.

DESCRIPCION GENERICA:: Es el contenido general de la serie documental.

DESTINO FINAL. Es la selección de los archivos de concentración para que en base al tiempo de guarda en los expedientes determinar su

destino, baja documental o archivo histórico.

64

DOCUMENTO: es la unidad de información registrada en su soporte ya sea en papel o electrónicamente y la información contenida en el mismo

nos sirve de consulta.

EQUIPO. Herramientas dispositivos e instrumentos que nos ayudan a realizar las actividades operativas .

EXPEDIENTE: conjunto de documentos ordenados de acuerdo a los asuntos del sujeto obligado.

EXPURGO: Revisión e identificación, valoración y selección de los documentos a efecto de eliminar los que por su información no son útiles .

FECHAS EXTREMAS : se consideran la fecha de inicio de la elaboración de expediente y la del término mismo.

FONDO. Es la información producida o recibida por una institución o persona cuya organización refleja la estructura y el funcionamiento de quien

lo genera.

FONDO DOCUMENTAL. Son todas las series que producen una persona o institución a través de sus actividades y a lo largo de su existencia.

FUNDAMENTO LEGAL : son los artículos o apartados de los instrumentos que motivan la valoración y el tiempo de custodia antes de lo

establecido.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS: crea medidas eficaces para el mantenimiento, conservación y uso de los archivos .

IMPRESCRIPTIBILIDAD: la función probatoria de la gestión pública garantizando su existencia documental.

INVENTARIOS DOCUMENTALES . Es el instrumento que sirve de referencia y que describe la serie documentales o un fondo de acuerdo a su

reinsicion.

65

LEGAJO: Unidad formada por un conjunto de documentos tradicionalmente atados.

LIBRO: Documentos encuadernados los cuales son conservados en su versión original y registrados íntegramente.

GROSOR DE UN EXPEDIENTE: Para un mejor manejo de los expedientes se manera un grosor aproximado de cinco centímetros, el cual no

deberá llevar broches ni grapas.

FOLIO: Todo expediente deberá de ir debidamente foliado.

OBLIGATORIEDAD ARCHIVÍSTICA : Es garantizar la creación, organización, preservación, y control de los servicios ar5chivisticos, tomados en

cuenta los principios de procedencia y orden origina así como su ciclo vital y su normatividad.

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS : procedimientos y medidas que nos permiten resguardar y preservar sus alteraciones ya sean físicas o de

información de todos los documentos de un archivo.

ORGANIZACIÓN: mantener la documentación de forma ordenada para que pueda ser consultada y usada la información contenida en la misma

por el sujeto obligatorio.

PLAZO DE CONSERVACIÓN. Es el tiempo de guarda de sus tres etapas, archivo de trámite, de concentración e histórico, así mismo

considerando el periodo de reserva y los periodos adicionales establecidos en los lineamientos generales de archivo.

66

REGISTRO. Es la reacción de documentos ordenados cronológicamente, que puedan referirse a diversos asuntos pero que permanecen a un

mismo fondo y están en forma de libros.

RESPONSABLE OPERATIVO: Servidores públicos que tienen la responsabilidad de unidades archivísticas al interior del sistema integral del

sujeto obligatorio.

SECCIÓN: conjunto de documentos relacionados entre sí cuyas funciones y atribuciones del sujeto obligatorio pueden estar agrupadas en forma

cronológica, geográfica o física de acuerdo al tipo de documentación.

SECCIÓN COMÚN. Son funciones y actividades que sirven de apoyo para la administración y funcionamiento correcto de la institución.

SECCIÓN SUSTANTIVA : son las funciones y atribuciones específicas que muestran el objetivo principal de una institución.

SERIE: son el conjunto de expedientes emanados de una institución o sujeto que por su estructura o contenido muestran sus atribuciones o

funciones del mismo

ARCHIVO: El conjunto de documentos producidos o recibidos por cualquier individuo, familia, los poderes, la dependencias, entidades y

organismos, tanto públicos como privados, en el desarrollo de sus actividades, que se conservan de forma organizada, para servir inicialmente

como prueba y después como fuente de información general así como las instituciones archivísticas y los locales en donde se g uardan los

documentos.

ARCHIVO DE TRÁMITE: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las

atribuciones de una Unidad Administrativa.

67

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Es la unidad responsable de recibir trasferencias primarias, archivar, prestar y depurar la documentación que

ha concluido su vida útil; administrativa, legal y fiscal; mismos documentos se conservarán, según lo dispuesto en el catálogo de disposición

documental, después de su transferencia primaria de los archivos de trámite.

ARCHIVO HISTORICO: Es la unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental mismos

documentos serán conservados permanentemente en resguardo, conforme a lo establecido en el catálogo de disposición documental que deberá

estar en los archivos de trámite y concentración respectivamente.

CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: El acto por el cual se determina que la información posee una dependencia o entidad que es pública,

reservada o confidencial, de acuerdo con lo establecido por los ordenamientos legales en la materia.

CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de

cada sujeto obligado.

COMITÉ TÉCNICO DE ARCHIVOS : Instancia que tiene como finalidad administrar la documentación de lo sujetos obligados instrumentando las

técnicas y mecanismos para la adecuada recepción, organización, administración, preservación, conservación, uso y difusión de l acervo

documental.

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA : Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo en base a las atribuciones

y funciones de cada dependencia o entidad.

68

EXPEDIENTE: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad

o trámite de una dependencia o entidad.

INFORMACIÓN: La contenida en los documentos que las Unidades Administrativas de cada sujeto obligado, ya sea que se generen, obtengan,

adquieran, transformen o conserven por cualquier título.

REGLAMENTO: Reglamento de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo.

SECCIÓN: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada Unidad Administrativa, de conformidad con las disposiciones

legales aplicables.

SERIE : División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que

versan sobre una materia o asunto especifico.

Sub serie: Es la división que se utiliza debido al gran volumen de documentos, que en conjunto contienen expedientes con estructura y contenido

similar.

TIEMPO DE GUARDA: es el tiempo de una serie documental que permanece en el archivo de trámite y de concentración dado entre ambos en

total de tiempo en custodia

TIPO DOCUMENTAL. Es el conjunto de características de tipo y forma que harán a una serie distinta de otra

TRANSFERENCIA: traslado controlado y sistemático de expedientes los cuales son de consulta esporádica del archivo de trámite de

concentración (transferencia primaria) y los que deben conservarse de forma definitiva archivo de concentración al archivo histórico (transferencia

secundaria)

69

UBICACIÓN FÍSICA : es la dirección y el lugar exacto donde se encuentra una serie documental

Unidad administrativa: el área que genera las secciones catalogadas

UNIDAD DOCUMENTAL: elemento de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios y que forman un

expediente

ACTOS DE UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA : es un expediente formado por documentos reunidos mediante el proceso de organización

archivística y que se refiere a un mismo tema actividad o asunto,}

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE : es la unidad archivística más pequeña (documento singular o suelto)

VALORACIÓN: consiste en identificar y analizar los valores documentales para poder establecer criterios de disposición y acciones de

transferencia

VIGENCIA DOCUMENTAL: es el tiempo que un instrumento de archivo mantiene sus valores administrativos legales y fiscales de acuerdo a las

disposiciones vigentes y aplicables.

VOLUMEN: es la identificación y descripción física de la comunidad de conservación y soporte y se cuenta de acuerdo al número de expedientes.

CARATULA: Guarda frontal del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para describir su contenido.

SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS : Es el mecanismo institucional de coordinación vinculación e integración de los archivos estatales que funge

como coadyuvante para regular y garantizar el uniforme e integral manejo de las unidades archivísticas de las dependencias y entidades de la

70

Administración Pública Estatal, de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial así como de las instituciones sociales y pri vadas de la entidad que

voluntariamente decidan participar e incorporarse a este sistema.

SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS : Es el conjunto de unidades archivísticas, administrativas e históricas de un sujeto obligado, que tienen por

objeto controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso y destino final de los documentos de archivo de una institución.

SUBFONDO: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponden a las Unidades

Administrativas.

AREA COORDINADORA DE ARCHIVOS: La creada para desarrollar criterios en materia de organización, administración y conservación de

archivos, elaborar en coordinación con las unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los p rocedimientos de

valoración y destino final de la documentación: establecer un programa de capacitación y asesoría archivísticos; coadyuvar con el Comité de

Información en materia de archivos, y coordinar con el área de tecnologías de la información la formalización informática de las actividades arriba

señaladas para la creación, manejo., uso preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: La dirección general o equivalente; el criterio queda abierto para casos de tratamiento especial, mismos que en su

momento serán sometidos a consideración del Órgano Rector del Sistema Integral de Archivos.

El actual Catalogo de Disposición Documental refleja las secciones comunes y sustantivas, así como series documentac iones en las que se

establecen su valor documental, vigencia documental, plazos de conservación, dest ino f inal e información sobre su carácter de reserva o

conf idenc ial.

71

D I R E C T O R I O

ARQ. RAUL MENESES RODRIGUEZ

PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL

LIC. ADOLFO BLANCO NERIA

SECRETARIO GENERAL MUNICIPAL

LIC. RAFAEL LOPEZ LEON

COORDINADOR GENERAL MUNICIPAL

L.C.I. ANAID CITLALLI RAMIREZ SANCHEZ

CONTRALOR INTERNO MUNICIPAL

C. HUMBERTO MENDOZA SANTIAGO DIRECTOR DE PLANEACION

CMTE. ELIAS GARCIA AGUILAR

DIRECTOR DE SEGURIDAD PÚBLICA MUNICIPAL

L.C. MARIBEL OLGUIN NERIA

TESORERA MUNICIPAL

L.A. ARMANDO CUENCA MONROY

DIRECTOR DE ACCESO A LA INFORMACION

72

C.P. JOSE LUIS GOMEZ

DIRECTOR DE CATASTRO

ING. ALDRING FLORES

DIRECTOR DE DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL

LIC. AVRIL GUADALUPE PAULIN GARCIA

ENCARGADA DEL AREA DE DESARROLLO SOCIAL

TEC. ESTHER ESLAVA MONTOYA

ENCARGADA DE TURISMO

ING. VLADIMIR SALDAÑA TAPIA

ENCARGADO DE ECOLOGIA

M.V.Z. JUAN MANUEL LEON PORRAS

ENCARGADO DE DESARROLLO AGROPECUARIO

LIC. EDGAR IVAN ARTEAGA ESCAMILLA ENCLACE MUNICIPAL PROSPERA

LIC. LUIS EMANUEL BAUTISTA GUERRERO OFICIAL DEL REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR

LIC. BRYAN J. PEREZ LEON OFICIAL CONCILIADOR

L.A. ARMANDO CUENCA MONROY

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DR. JOSE ESTRADA ESQUIVEL

73

DIRECTOR DE PROTECCION CIVIL

ING. JUAN MANUEL ARMENTA SAGREDO DIRECTOR DE OBRAS PUBLICAS MUNICIPALES

HECTOR ESTRADA CRUZ OFICIAL MAYOR MUNICIPAL

MTRO ENRIQUE CALVA

DIRECTOR DE CULTURA

LIC. ANGEL MEJIA HUANTE

DIRECTOR DE DEPORTE

LIC. JORGE LUIS GRANADOS AGUILAR

DIRECTOR DE EDUCACION

LIC. ADOLFO BLANCO NERIA

COORDINADOR DE BIBLIOTECAS

LIC. JORGE ARMANDO NAZAR ARTEAGA JURIDICO MUNICIPAL

LIC. FREDY ISIDRO LEON

DIRECTOR DE REGLAMENTOS Y ESPECTACULOS

LIC. DULCE YARIMETH ONOFRE ESTRADA DIRECTORA DE LA INSTANCIA DE LA MUJER

C.P. JUANA MARIA CONTRERAS BARRON

74

OPERADORA DEL MODULO DE LA JUNTA DE RECLUTAMIENTO

C. LELIE YESENIA RIVERA MELENDEZ

PRESIDENTA DEL SISTEMA DIF MUNICIPAL

PROFRA. AURORA RUBIO CERON

SUBDIRECTORA DEL SISTEMA DIF MUNICIPAL

PROFRA. GLORIA PACHECO CALVA DIRECTORA DE CAIC

ERWIN RAMIREZ ENCARGADO DE PAMAR

C. EPIFANIA MARTINEZ TREJO ENCARGADA DE ESPACIOS ALIMENTARIOS

C. ZACNITHE ESACMLLA GARCIA

ENCARGADA DE INAPAM

C.MAYRA LIZETH ESTADA TOVAR

ENCARGADA DE COMUNIDADES DIFERENTES

C. JESSICA LILIBERTH VILLEDA GONZALEZ

ENCARGADA DE AYUDAS TECNICAS

C. EDHER SANCHEZ RODRIGUEZ

ENCARGADO DE DESAYUNOS FRIOS

75

C. ADRIANA MONSERRAT LOPEZ NERIA

ENLACE DE DESARROLLO HUMANO

C.P. ALBERTO ESTRADA CERON

ENCARGADO DE UNIDAD BASICA DE REHABILITACION (UBR)

PSIC. OLGA OLIVIA SALINAS VIVEROS TRABAJADORA SOCIAL

LIC. SARAI MENDOZA CORTES ASESOR JURIDICO

C. MONICA FAVIOLA ACEVEDO CUENCA

SECRETARIA DEL SINDICATO S.U.T.S.H.A.P.H.

C.P. JUANA MARIA CONTRERAS BARRON COORDINADOR NORMATIVO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL

HONORABLE AYUNTAMIENTO

76

C. NELY CAMACHO MARTINEZ SINDICA PROCURADORA MUNICIPAL

C. RAMON ALVAREZ BADILLO OFICIAL MAYOR DE LA H. ASAMBLEA

ING. LUIS ANGEL MARTINEZ CALVA REGIDOR

C. SORAYDA OLVERA MERA REGIDORA

C. JESUS CANO MARTINEZ REGIDOR

PROFRA. ARACELI GUADALUPE CALVA OLGUIN

REGIDOR

LIC. GUILLERMO DE JESUS GOMEZ DE LEON REGIDOR

C. OLIVIA TREJO CANO REGIDORA

77

ARQ. CRISTIAN JESUS PACHECO ARTEAGA REGIDOR

PROFRA. MARIA ARACELI CAMACHO CUENCA REGIDORA

PROFR. JESUS MARTINEZ ARTEAGA REGIDOR

COMITÉ TECNICO DE ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL

78

C.P. JUANA MARIA CONTRERAS BARRON

COORDINADOR NORMATIVO

UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA

LIC. RAFAEL LOPEZ LEON

UNIDAD DE ARCHIVO DE TRÁMITE

LIC. ARMANDO CUENCA MONROY

UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACION

LIC. JORGE LUIS GRANADOS AGUILAR

UNIDAD DE ARCHIVO HISTORICO

MTRO. ENRIQUE CALVA JUAREZ

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y CATALOGO DE...

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