Cuadro de Clasificación Funcional del Sistema de gestión documental y archivos de la...

I. Disposiciones generales

Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad

3872 ORDEN de 24 de julio de 2012, por la que seaprueba el Cuadro de Clasificación Funcio-nal del Sistema de gestión documental y ar-chivos de la Administración Pública de la Co-munidad Autónoma de Canarias.

La configuración de una administración públicaeficaz, transparente y democrática al servicio de losciudadanos ha supuesto que las AdministracionesPúblicas hayan tomado conciencia de la importan-cia de la gestión documental y de la correcta organi-zación de los archivos como elementos clave de lagestión administrativa y, en consecuencia, de los ser-vicios que estos prestan tanto a la propia Adminis-tración Pública como a los ciudadanos. Por ello seha tornado necesaria una normativa unificada que re-gule el tratamiento, organización, custodia, conser-vación y difusión de los documentos generados enel desarrollo de su actividad administrativa.

En este sentido el Gobierno de Canarias ha auna-do esfuerzos en los últimos años, para elaborar unanormativa reguladora de dichos aspectos, como hasido el Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por elque se aprueba el Reglamento de Sistemas de ges-tión documental y organización de los archivos de-pendientes de la Administración Pública de la Comu-nidad Autónoma de Canarias, que en su artículo 3 lodefine como “el conjunto de operaciones y técnicas,integradas en la gestión administrativa general que,basadas en el análisis de la producción, tramitacióny valor de los documentos, se dirigen a la planifica-ción, el control, el uso, la conservación y la transfe-rencia o eliminación de los documentos con el obje-tivo de racionalizar y unificar su tratamiento yconseguir una gestión eficaz y rentable”.

Asimismo en su artículo 19 establece que la or-ganización de los fondos documentales que formanlos archivos del Sistema requiere la identificación delas series documentales y la clasificación de los do-cumentos. Esta clasificación obedecerá a los criteriosde procedencia, funcional y orgánico y se reflejaráen el correspondiente cuadro de clasificación.

Por su parte la Ley 11/2007, de 22 de junio, de ac-ceso electrónico de los ciudadanos a los servicios pú-blicos, recoge un modelo claro de administraciónelectrónica y va a tener una marcada incidencia enel ámbito de la gestión y archivo de los documentosadministrativos al regular aspectos tan fundamenta-les como el documento administrativo electrónico,el expediente electrónico y el archivo electrónico, yasume la conservación de los documentos electróni-cos administrativos como una responsabilidad delarchivo.

Por lo que se refiere a nuestra AdministraciónAutonómica, el Decreto 19/2011, de 10 de febre-ro, por el que se regula la utilización de los medioselectrónicos en la Administración Pública de laComunidad Autónoma de Canarias, al regular la ges-tión, conservación y archivo de los documentoselectrónicos se remiten a lo que en cada momentoestablezca la normativa que regule el sistema de ges-tión documental y organización de los archivos de-pendientes de la Administración Pública de la Co-munidad Autónoma de Canarias y en lo establecidoen dicho Decreto.

Por su parte el Decreto 141/2010, de 4 de octu-bre, por el que se crea y regula el Catálogo de Pro-cedimientos Administrativos de la AdministraciónPública de la Comunidad Autónoma de Canarias, tam-bién se refiere a la clasificación documental. En elartículo 2 se establece que los procedimientos incor-porados al Catálogo se clasifican en las familias ysubfamilias relacionadas en el anexo I. Y a fin de ga-rantizar la uniformidad en la clasificación de losprocedimientos a todos los niveles de la organiza-ción administrativa, en el artículo 3 se precisa queel cuadro de clasificación funcional del sistema degestión documental y archivos de la AdministraciónPública de la Comunidad Autónoma de Canarias in-corporará la clasificación en familias y subfamiliasde procedimientos.

Por cuanto antecede y en el ejercicio de las com-petencias que me atribuyen la Disposición Final Pri-mera del Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, porel que se aprueba el Reglamento de Sistemas de ges-tión documental y organización de los archivos de-pendientes de la Administración Pública de la Comu-nidad Autónoma de Canarias y la Disposición AdicionalSexta del Decreto 141/2010, de 4 de octubre, por elque se crea y regula el Catálogo de ProcedimientosAdministrativos de la Administración Pública de laComunidad Autónoma de Canarias,

D I S P O N G O:

Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente Orden tiene por objeto aprobar elCuadro de Clasificación Funcional del Sistema de ges-tión documental y archivos de la Administración Pú-blica de la Comunidad Autónoma de Canarias (en ade-lante Cuadro de Clasificación) y su integración conlas familias y subfamilias de procedimientos, en lostérminos que se recogen en el anexo de la presentedisposición.

2. El Cuadro de Clasificación tendrá carácter úni-co y obligatorio para toda la Administración Públi-ca de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus en-tidades de derecho público y organismos autónomosdependientes.

Boletín Oficial de Canarias núm. 148 14220 Lunes 30 de julio de 2012

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Artículo 2.- Definición y finalidad del Cuadro deClasificación.

1. El Cuadro de Clasificación es un instrumentotécnico de gestión que organiza intelectualmente lainformación de una organización dentro de una es-tructura jerárquica y lógica, de acuerdo con el prin-cipio de procedencia y que permite normalizar la de-nominación de los documentos y los expedientesadministrativos.

2. El Cuadro de Clasificación permitirá organizarlos documentos -unidades documentales simples- ylos expedientes -unidades documentales compuestas-producidos por la Administración Pública de la Co-munidad Autónoma de Canarias en series documen-tales, vinculándolas con las actividades administra-tivas que las generan y con las funciones de las quese derivan dichas actividades.

Artículo 3.- Estructura del Cuadro de Clasificación.

1. El Cuadro de Clasificación se estructura a par-tir de tres niveles principales que son el de Función,Actividad y Serie Documental. A partir de ellos, y enbase a criterios de simplicidad, el órgano competen-te en materia de gestión documental y archivos y pro-cedimientos administrativos podrá definir otros ni-veles intermedios.

2. El nivel de Función hace referencia al conjun-to de actividades encaminadas al cumplimiento de unamisma finalidad administrativa, independientemen-te del asunto, materia o competencia de la que traten.

3. El nivel de Actividad comprende el conjunto deacciones, regladas o no por las normas de procedi-miento, llevadas a cabo por una oficina administra-tiva, que se materializan en tipos documentales.

4. El nivel Serie Documental hace referencia al con-junto de unidades documentales de tipología similary producción continuada, generadas como materia-lización de una misma actividad administrativa y re-flejo documental de los distintos procedimientos oprocesos de gestión desarrollados por las administra-ciones públicas en el ejercicio de sus funciones ycompetencias.

Artículo 4.- Integración con el Catálogo de Pro-cedimientos Administrativos.

1. A efectos de integrar las familias y subfamiliasdel Catálogo de Procedimientos Administrativos conel Cuadro de Clasificación, el responsable de archi-vo de cada departamento, entidad de derecho públi-co u organismo autónomo facilitará al jefe de la uni-

dad administrativa de que se trate el código de la se-rie documental correspondiente a los procedimien-tos administrativos.

2. A los efectos de lo indicado en el apartado an-terior, se entiende por código de la serie documen-tal la secuencia numérica que indica la ubicaciónexacta y lógica de una serie documental en el cua-dro de clasificación y que la identifica de formaunívoca.

3. Cuando la serie documental corresponda a unprocedimiento administrativo, sus denominacionesdeberán coincidir, debiendo figurar así en la corres-pondiente tabla de valoración documental.

Artículo 5.- Gestión informática del Cuadro deClasificación.

El Cuadro de Clasificación se gestionará a travésde la aplicación informática corporativa para la ges-tión de los fondos documentales de los archivos de-pendientes de la Administración Pública de la Comu-nidad Autónoma de Canarias que esté disponible encada momento.

Artículo 6.-Acceso al Cuadro de Clasificación enInternet.

1. El acceso de los ciudadanos al Cuadro de Cla-sificación se realizará a través de los distintos Por-tales del Gobierno de Canarias en Internet.

2. En la intranet corporativa del Gobierno de Ca-narias estará disponible la información relativa a to-das las series documentales en cuanto a su identifi-cación y valoración documental.

Disposición Adicional Única. Facultad para dic-tar instrucciones de interpretación y aplicación.

Se faculta a la Inspección General de Servicios pa-ra dictar las instrucciones que sean necesarias parala correcta interpretación y aplicación de la presen-te Orden.

Disposición Final Única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguien-te al de su publicación en el Boletín Oficial deCanarias.

Santa Cruz de Tenerife, a 24 de julio de 2012.

EL CONSEJERO DE PRESIDENCIA,JUSTICIA E IGUALDAD,

Francisco Hernández Spínola.


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