UNIDAD TEMÁTICA NÚMERO UNO

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

“EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO”

GELMY LORENA SANCHEZ BAQUERO

MARYURIS DEL ROSARIO LEGEIRA REINA

CLARA INES BERNAL PATIÑO

CIPRIANO SEGURA SIERRA

NATALIA AREIZA RUIZ

GRUPO: 01

DOCENTE

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUSANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA

2014

UNIDAD I EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

TEMA 4: CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

Inicia cuando se recopilan varios datos,

momento en que se registra una información,

que nace como producto de la actuación de

una persona o institución; que son unificados

para la formación de un documento, Dicha

información se enmarca dentro de una

estructura, un contenido o ya sea un contexto

así mismo este se elabora mediante un

software para su codificación.

Estos datos son conservados en un soporte. En

el caso de la información electrónica, puede

ser tratada, comunicada e interpretada por

un ordenador y la agrupación o conjunto de

datos puede constituir en ocasiones a crear

una base de datos.

CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

La necesidad de creación de datos ayudaque toda información sea creada con un fin.

Además se han venido desarrollandodispositivos con altas capacidades dealmacenamiento de información yprogramas que sólo permiten crearregistros electrónicos, cuyo contenido girealrededor de los documentos, si no tambiénalmacenar y recuperar estos de maneraeficiente, es decir tecnologías que permitancrear y gestionar el archivo electrónico decualquier organización, así como colocarloa disposición de sus empleados y usuarios.

.

Algunas creaciones de datos que podemos encontrar son:

Correos electrónicos: es un servicio de red que permite a los usuarios

enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente mediante sistemas de

comunicación electrónicos

Documentos ofimáticos: Documentos de procesadores de texto, hojas de

cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o

paquetes de software

Imagen, videos y audio digital: Que permiten almacenar información en

multimedia

Redes sociales: una estructura social compuesta por un conjunto de actores

(tales como individuos u organizaciones) que están relacionados de acuerdo

a algún criterio (relación profesional, amistad, parentesco, etc.).

Formularios electrónicos: funciona como una

plantilla para poder definir los parámetros del acceso

que se solicita.

Bases de datos: es un conjunto de datos

pertenecientes a un mismo contexto y almacenados

sistemáticamente para su posterior uso

Digitalizados: creados a partir de documentos en

soporte papel a imágenes que puede ser reconocida

en su totalidad por imagen electrónica.

Digitales: es la representación en medio digital de

un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos,

videos.

Multimedia-ticos: creados para ser exclusivamente

consultados desde un computador

EJEMPLO:

Cómo crear una cuenta de Gmail

PASOS:

1. Abrir el navegador y dirigirse a

www.gmail.com

2. hacer clic en la parte que dice

“Crear una cuenta“

3. rellenar la forma/formulario con

nuestros datos

4. presionar el botón de “Acepto.

Crear mi cuenta”

5. presionar el botón de “Quiero

acceder a mi cuenta”

Y listo, ya contamos con nuestra dirección de correo, la cual es la que aparece en la parte superior

derecha de la pantalla

Se considera un mecanismo

ideado por la humanidad para

atesorar todo conocimiento.

A la vez es una forma de poder

recuperar la información por

medio de la estructuración de

datos; y de la misma manera

conservar permanentemente la

información para su difusión y

discreción, ya que se identifica de

manera mas exacta.

MODOS DE

ESTRUCTURAR LOS DATOS

Una estructura de datos define la

organización e interpretación de estos y un

conjunto de operaciones que se puede

realizar sobre ello, por lo tanto, para poder

acceder a determinada información en

cualquier momento, se necesitará que ella

éste depositada en soportes físicos los cuales

la almacenan en forma permanente como por

ejemplo:

Las memorias externas

Discos duros

Cd

Las cuales sin necesidad de estar conectadas

a una corriente eléctrica, la información

permanece allí, la forma de guardar esta

información es por medio de una estructura

llamada archivos

DATOSPROCESAMIENTO

INFORMACIÓN

MODOS DE

ESTRUCTURAR LOS DATOS

Para tener la posibilidad de recuperar

una información específica, es

necesario estructurarla.

Según la finalidad de la información ,

existen principalmente dos medios de

estructurar datos.

Bases de datos y documentos

Dos tipos de estructura de datos

frecuentemente

combinados para formar un conjunto

compuesto

De información.

BASE DE DATOS

En esta estructura, los datos

son almacenados en un

“pool” o reserva de

información, de donde

pueden extraerse o ponerse

al día.

DOCUMENTO

Estructura utilizada como los

datos han sido agrupados

para dar cuenta de un

razonamiento o una

actividad.

El documento puede servir a

menudo para prueba de una

actividad particular.

PREGUNTA PROBLEMATIZADORA

En base al video:

“Creación de una base de datos para una empresa de venta al público”:

https://www.youtube.com/watch?v=9gbS36S74Xk

Responder, con base al tema y al video:

¿Qué importancia tiene el estudio de la creación y modo de datos electrónicos y

còmo se puede aplicar este aprendizaje en los centros de archivo y en las

unidades de información?

BIBLIOGRAFÍA

GUÍA DE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA. (1998). Cómo tratar

los datos legibles por máquina y documentación electrónica.

Comunidades Europeas. (consultado el 10 de febrero de 2016). 60

págs. En:

<http://ria.asturias.es/RIA/bitstream/123456789/116/1/guia_informaci

on_electronica.pdf>

VIDEO

Creación de una base de datos para una empresa de

venta al público:

https://www.youtube.com/watch?v=9gbS36S74Xk