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COPROCAPROCEDIMIENTO SGC-PR-4.2.3

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Versión Nº 2

PROCEDIMIENTO CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

5. RESPONSABLES

6. PROCEDIMIENTO

7. REGISTROS/DOCUMENTOS

8. CONTROL DE CAMBIOS

9. ANEXOS



1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos necesarios para realizar el control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) del BI.

2. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los documentos del SGC a partir de las etapas de elaboración, codificación, revisión, aprobación antes de su emisión, identificación de cambios, estado de versión, distribución en los puntos de uso, previniendo el uso de obsoletos y asegurando el control y distribución de documentos externos, incluye el control de los siguientes documentos:

Manual de la calidad

Documentos y Registros del Sistema de Gestión de la Calidad (procedimientos, Instructivos, Planes, Programas, Especificaciones, formatos)

Documentos de origen externo:

Convenios

Leyes, Decretos Supremos, Decretos Supremos Reglamentarios

Reglamentos Generales, Reglamentos Técnicos

Normas Nacionales

Normas Internacionales

Otros necesarios y específicos de los servicios, originados por el Sistema de Gestión de la Calidad

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento para la Codificación y Elaboración de Documentos SGC-PR-4.2.1

Norma NB ISO 9001: 2008, Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos (4.2.3. Control de los Documentos)

Norma NB ISO 9000: 2005, Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y Vocabulario

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.

DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que ha sido reemplazado por una nueva versión.

DOCUMENTO EXTERNO: Documento que se origina en instancias externas a la Organización.aplicable en el SGC que son utilizados en los procesos del BI

DOCUMENTO CONTROLADO: Documento del SGC cuya versión está vigente, contiene el sello de COPIA CONTROLADA y cuenta con su respectivo “Registro de Distribución”

DOCUMENTO ANULADO: Documento que no tiene vigencia y no será reemplazado por una nueva versión.

COPIA NO CONTROLADA: Documento que no forma parte del control de documentos.

DOCUMENTOS DEL SGC: Documentos que forman parte de la estructura documental del SGC del BI



SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Conjunto de la estructura organizativa, de responsabilidad, de procesos, de procedimientos y de recursos necesarios para llevar a cabo la Gestión de la Calidad.

CC: Copia controlada de un documento.

CNC: Copia no controlada de un documento.

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

BI: Buró de Información

5. RESPONSABLES

Todo el personal de las Áreas involucradas en el SGC del BI: son responsables de la aplicación del presente procedimiento, asumiendo la responsabilidad sobre el Control de los Documentos en su dependencia.

Representante de la Dirección: Genera este procedimiento obligatorio del SGC, seguimiento y verificación de la correcta aplicación de este procedimiento.

Así mismo, esta “encargado(a) de las siguientes funciones:

Mantener los archivos físicos de la documentación del SGC.

Identificar el requerimiento de copias controladas de la documentación del SGC.

Distribuir copias controladas y retirar documentos obsoletos y anulados.

Difundir la Lista Maestra de Documentos actualizada.

Mantener registros actualizados en forma trimestral sobre:

- Documentos del SGC vigentes

- Documentos obsoletos

- Lista de copias controladas (Registro o de Distribución de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad)

- Lista de copias obsoletas utilizadas identificadas en el registro de distribución, por algún motivo justificado.

Gerente de Operaciones y Finanzas: Encargado de la revisión de este procedimiento.

Gerente General: Como máxima autoridad es el que aprueba este procedimiento que se encuentra dentro de los documentados obligatorios del SGC

6. PROCEDIMIENTO

6.1. Elaboración de documentos

El personal del BI involucrado en los procesos del SGC, define la necesidad de establecer un documento de acuerdo a Sistemas Normativos y sobre la base del Procedimiento para la Codificación y Elaboración de Documentos SGC-PR-4.2.1 punto 6.3. La elaboración de un documento puede ser realizada por el personal, quien pone a consideración del Representante de la Dirección dicho documento.

Las instancias de revisión (Representante de la Dirección o Dueños del Proceso), deben presentar sus observaciones por escrito, con bolígrafo en el documento o adjuntando una nota



referente o documento electrónico con control de cambios, insertando además la fecha correspondiente. Si en un plazo máximo de diez días, no se recibe respuesta de las instancias de revisión, supone que no existen observaciones al primer borrador por lo cual asume su conformidad.

El personal encargado de la Elaboración del Documento considera todas las observaciones y sugerencias y modifica el documento “Borrador final”. Es potestad del funcionario enviar el documento a una segunda o tercera revisión de las instancias de revisión.

6.2. Codificación y Aprobación de los Documentos

El Representante de la Dirección, coordina con el encargado de la Elaboración del Documento para codificar el borrador final del documento, basado en el Procedimiento para la Codificación y Elaboración de Documentos SGC-PR-4.2.1 punto 6.3.

El Representante de la Dirección, imprime el documento final, para la firma en señal de conformidad. Una vez aprobado el documento por el Representante de la Dirección el documento firmado es enviado al Gerente General para su aprobación (para documentos del SGC). Durante la etapa de elaboración y revisión, el documento debe contener la inscripción de documento no oficial con sello o marca de agua

6.3. Revisión de los Documentos

Instancia de Control y de Revisión: Espacio para las firmas y fecha de conformidad de los responsables de control y revisión.

i. Para fines de los Documentos Obligatorios del SGC (Manual de la calidad, procedimientos e instructivos documentados) el responsable de Control y Revisión, es el Gerente de Operaciones y Finanzas.

ii. Para fines de los Documentos Necesarios del SGC y Específicos de BI, (Manuales, procedimientos e instructivos de los procesos de los servicios del BI., involucrados en el SGC). La Revisión y Control estará rubricada por el o los Dueños/Encargados del Proceso de cada Servicio. (Ejemplos: Encargado de validación, verificación y carga de Información, adquisiciones, RRHH y otros.)

iii. Para fines de los Documentos Estratégicos, en los cuales es necesaria la participación del directorio, la revisión y control será realizada por las Gerencias de Operaciones y Finanzas o Gerencia General cuando corresponda.

La revisión de los documentos se realiza para: corregir deficiencias, actualizar operaciones y procesos, implementar mejoras. La revisión de un documento puede generar una nueva versión o su anulación.

Una revisión se origina debido a necesidades de modificación, actualización o anulación del documento, cambios en la estructura organizacional, modificación de operaciones y/o procesos, incremento o disminución de actividades, eliminación de no conformidades, cambios en la normativa interna y legal externa. Otro motivo de revisión de un documento se origina cuando se tienen revisiones planificadas de la Dirección.

El personal involucrado en el SGC del BI., puede revisar un documento y sugerir modificaciones a su inmediato superior, quien verifica la sugerencia y si la encuentra pertinente, remite la sugerencia al Representante de la Dirección, quien evalúa la propuesta de modificación e instruye la emisión de una nueva versión.



La nueva versión del documento, en el punto 8, debe contener el CONTROL DE CAMBIOS, en el cual se describen literalmente los cambios efectuados y al acápite que corresponde y se cambia la versión y se pone la fecha del cambio.

La nueva versión aprobada es la versión vigente y debe ser distribuida en cada punto de uso y controlada por el Representante de la Dirección que será el encargado de la documentación. La versión anterior toma el carácter de documento obsoleto, el mismo es retirado de su uso, si es físicamente, se inserta el sello de “OBSOLETO”. Si se trata de un archivo digital entra en la carpeta de obsoletos y se sube el archivo vigente a la intranet.

El Encargado de la Documentación del SGC, debe mantener los documentos en físico y magnético.

De forma general todos los documentos se encuentran en formato PDF o MS Word, para evitar cualquier modificación involuntaria de los mismos mediante el Microsoft Rights Manager Services.

El Representante de la Dirección, en coordinación con los dueños de los procesos, realizará una revisión de todos los documentos en el alcance del SGC al menos una vez al año o cuando se requiera, revisando y validando el contenido del documento, los indicadores, los registros, la legibilidad o claridad en la descripción descrita y la fácil identificación de los documentos y la generación de evidencia. Esto se registra en el formulario de Revisión de Documentos SGC-PR-4.2.3/R01.

6.4. Instancias de Aprobación de los Documentos

Las instancias de aprobación de documentos son las siguientes:

i. Los documentos normativos (Obligatorios, Necesarios y Específicos) del SGC (Manual de la Calidad, Política de la Calidad, Objetivos, Plan del SGC, Documentos Obligatorios, Necesarios y Específicos): El documento luego de la revisión realizada, tiene un espacio para la rúbrica del Gerente General, como máxima autoridad del BI., para la aprobación documentos del SGC.

ii. Los documentos Estratégicos del BI, así como documentos de interés del Directorio, son Aprobados por el Directorio del BI por medio de Acta.

iii. La fecha en la cual el documento fue aprobado es distribuido en el punto de uso como copia controlada; a partir de esta fecha el documento es aplicable y se registra en la Lista Maestra de Documentos SGC-PR-4.2.3/LI02.

6.5. Distribución de Copias Controladas

El Representante de la Dirección, distribuye y controla la documentación, asegurándose que las versiones sean las vigentes, fácilmente identificables, disponibles y legibles en los puntos de uso; y diferenciando en los dos tipos de soporte (magnético y físico) cumpliendo lo siguiente:

i. La documentación original debe mantenerse físicamente y en back up en la gaveta de resguardo del Representante de la Dirección, en lugar protegido y seguro, su reproducción debe ser fácil y su acceso debe estar restringido.

ii. El Representante de la Dirección, debe mantener en la plataforma virtual “intranet” (una carpeta general para el almacenamiento de todos los documentos aplicados del SGC) y físicamente en un archivo de copias controladas, dispuestas en archivadores, para su identificación del resto de la documentación.



iii. Toda “copia controlada” distribuida físicamente como las subidas en cada computadora, deben registrarse en el formulario de Distribución de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad SGC-PR-4.2.3/R03

iv. Toda “copia controlada” física, debe llevar el sello “COPIA CONTROLADA” en la carátula del documento. En medio magnético la copia controlada está registrada en el formulario de Distribución de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad SGC-PR-4.2.3/R03.

v. Cuando se distribuye una nueva versión de un documento, las copias controladas de la versión que está siendo sustituida es retirada por el encargado de la Documentación y se destruye, conservándose únicamente una copia sellada como obsoleto.

vi. El Representante de la Dirección del SGC mantiene un registro actualizado de los Formularios de Distribución de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad SGC-PR-4.2.3/R03.

6.6. Distribución de Copias No Controladas

Cuando sea necesaria la distribución de algún documento del SGC considerado como “Copia No Controlada” en medio físico o magnético, el encargado (a) de la Documentación del SGC, previa revisión de la responsabilidad del personal y si le compete tener el documento, le proporciona dicho documento, estos documentos no contienen ningún sello, ya que no se prevé el control de los cambios.

6.7. Mantenimiento y Salvaguarda de la Documentación

El mantenimiento y salvaguarda de la documentación, asegura que los documentos vigentes y obsoletos del SGC permanezcan controlados, en el archivo de medio magnético, por medio de Back Up (este proceso puede tener la metodología de resguardo como: guardar en disco duro para back up, pen drive, CD, DVD u otro tipo de dispositivo, en al menos un mecanismo, para tener la seguridad que en cualquier momento se pueda recuperar la información pasada, y que mediante una frecuencia mínima anual se deberá verificar esta recuperación). El encargado de la Documentación del SGC mantiene los documentos vigentes y obsoletos del SGC en un archivo físico (la versión vigente original en copia controlada la versión anterior como obsoleta) y Back Up (La versión vigente original y la versión anterior). Las condiciones de almacenamiento del Back Up y papel, garantizan su fácil acceso, integridad, legibilidad y reproducibilidad. Se garantiza que la documentación no se deteriore debido a factores ambientales, climáticos u otro tipo de elementos.

6.8. Control de Normas o Documentos de Origen Externo

El control de los documentos externos (normas, o documentos emitidos por organismos externos) considerados necesarios para la planificación y la operación del SGC, se Identifican, Actualizan y se controla su distribución, mediante el registro Lista Maestra de Documentos Externos SGC-PR-4.2.3/LI04

6.9. Indicadores

INDICADOR

UNIDADFORMA DE CALCULO

METAFRECUENCIA

DE MEDICION

REGISTRO RESPONSABLE

Índice de cumplimiento

%(Procedimientos

controlados/ total de procedimientos)x100

≥ 98% MensualLista maestra

de documentos

Representante de la dirección



7. REGISTROS/DOCUMENTOS

Registro de Revisión de Documentos SGC-PR-4.2.3/R01

Lista Maestra de Documentos SGC-PR-4.2.3/LI02

Formulario de Distribución de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad SGC-PR-4.2.3/R03

Lista Maestra de Documentos Externos SGC-PR-4.2.3/LI04

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Acápite Descripción de la modificación

1 15-08-14 6.3

Se añadió el registro de Revisión de Documentos SGC-PR-4.2.3/R01. por parte del Representante de la Dirección a realizarse al menos una vez al año o cuando se requiera

9. ANEXOS

ANEXO N° 1: FORMATO DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS SGC-PR-4.2.3/R01

ANEXO N° 2: FORMATO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS SGC-PR-4.2.3/LI02

ANEXO N° 3: FORMATO DE REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SGC-PR-4.2.3/R03

ANEXO N° 4: FORMATO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS SGC-PR-4.2.3/LI04



ANEXO N° 1: FORMATO DE REGISTRO REVISIÓN DE DOCUMENTOS SGC-PR-4.2.3/R01

CÓDIGO TIPOResponsable de

seguimientoIndicadores

validadosRegistros validados

Documento revisado

Documento legible

Generación de evidencia

Revisado por:

Fecha:

NOMBRE DEL DOCUMENTO

REGISTRO SGC-PR-4.2.3/R01

REVISION DE DOCUMENTOS Versión Nº 1

MANUALES

DOCUMENTOS (Obligatorios del SGC)

DOCUMENTOS (Otros necesarios para el SGC)

Elaborado por: Aprobado por:

Fecha: Fecha:

DOCUMENTOS (Procesos Clave)

DOCUMENTOS (Procesos de Apoyo)



ANEXO N° 2: FORMATO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS SGC-PR-4.2.3/LI02

OP

E y

FIN

TIC

SIN

CO

M

SG

C

Aprobado por:

Fecha:

TIPO

Elaborado por:

Fecha:

Revisado por:

Fecha:

APROBADO POR

VERSIÓNELABORADO POR REVISADO POR

DOCUMENTOS (Obligatorios del SGC)

LISTA SGC-PR-4.2.3/LI02

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Versión Nº 1

FECHA VIGENCIA

DISTRIBUIDO A

ÁREA(S) EN LA QUE SE ENCUENTRA EL DOCUMENTO

CÓDIGO TITULO DEL DOCUMENTO

MANUALES

DOCUMENTOS (Otros necesarios para el SGC)

DOCUMENTOS (Procesos Clave)

DOCUMENTOS (Procesos de Apoyo)



ANEXO N° 2: FORMATO DE REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SGC-PR-4.2.3/R03



ANEXO N° 3: FORMATO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS SGC-PR-4.2.3/LI04

ORIGEN DE DOCUMENTO DISTRIBUCION

SOPORTE DE DIFUSION

LISTA SGC-PR-4.2.3/LI04

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS Versión Nº 1

ÁREAS EN QUE SE ENCUENTRA EL DOCUMENTO

Físico Digital CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

VERSION ACTUAL / AÑO DE DIFUSION

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