Copia de Riesgos

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SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI - CALIDAD)

MATRIZ DE CALIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y RESPUESTA A LOS RIESGOS

VERSIÓN: 1 CODIGO: PEMYMGCIFO11 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: PAGINA 1 DE 1

PROBABILIDAD VALOR

ALTA 3

MEDIA 2

BAJA 1

IMPACTO Leve Moderado CatastróficaVALOR 5 10 20

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)

15Zona de riesgo moderadoevitar el riesgo

30Zona de riesgo importanteReducir el riesgoEvitar el riesgoCompartir o transferir

60Zona de riesgo inaceptableReducir el riesgoEvitar el riesgoCompartir o transferir

10Zona de riesgo tolerableAsumir el riesgoReducir el riesgo

20Zona de riesgo moderadoReducir el riesgoEvitar el riesgoCompartir o transferir

40Zona de riesgo importanteReducir el riesgoEvitar el riesgoCompartir o transferir

5Zona de riesgo aceptableAsumir el riesgo

10Zona de riesgo tolerableReducir el riesgoCompartir o transferir

20Zona de riesgo moderadoReducir el riesgoCompartir o transferir

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FORMATO IDENTIFICACION DE RIESGOS

VERSIÓN: 1 CODIGO: PEMYMOPSFO09 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: PAGINA 1 DE 1

PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO RIESGOCLASIFICACIÓN DEL RIESGO

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIASR.E R.O R.CTRL R.F R.C R.T

X

X INCUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES

SANCIONES POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL

DESACIERTO EN LA PLANEACION PRESUPUESTAL X

POSIBLES CAUSAS (Factores internos, externos, agente generador)

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Orientar estratégicamente todos y cada uno de los procesos, tendientes al cumplimiento

de la misión y proyección de la visión mediante la formulación y ejecución de los

planes y programas de la entidad.

INADECUADA DIVULGACION, EJECUCIÓN Y APLICACIÓN DE LOS PLANES Y POLITICAS INSTITUCIONALES

Una vez se aprueben los planes no se divulguen oportunamente, que la planeación se quede en el nivel Directivo y no se divulgue y delegue la responsabilidad para la ejecución de éstos, por parte de los funcionarios de cada proceso.

FALTA DE CAPACITACION EN EL TEMA DE PLANEACION ESTRATEGICA (PLANES, POLITICAS, OBJETIVOS E INDICADORES DE GESTION) A LOS FUNCIONARIOS DE LOS DIFERENTES PROCESOS

PLANES Y PROGRAMAS MAL FORMULADOS, IMCUMPLIENDO ASÍ LAS NORMAS Y METODOLOGÍAS SECTORIALES, QUE ORIENTAN LA FORMULACIÓN DE ÉSTOS.

INCUMPLIMIENTO DE LOS RESULTADOS ESPERADOS Y DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES

INFORMACION INEXACTA A NIVEL INTERNO Y EXTERNO

CARENCIA DE UN PROCEDIMIENTO ADECUADO PARA LA FORMULACION Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES

FALTA DE CLARIDAD PARA LA FORMULACION DE PLANES Y PROGRAMAS, ASÍ COMO TAMBIÉN EN LAS RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES QUE DEBE ADELANTAR CADA INSTANCIA.

INCUMPLIMIENTO EN LA APLICACIÓN DE LAS POLITICAS DE BUEN GOBIERNO Y DE OPERACIÓN POR PROCESOS





DESARTICULACION DE LA PLANEACION ESTRATEGICA DE LA ENTIDAD.

No SE ENCUENTREN ALINEADOS los objetivos Institucionales con los Estrategicos y por procesos y en consecuencia las actividades de los procesos tampoco estén articulados con el Plan de Acción. .

CAMBIOS EN LA DEFINICION DE PLANES Y PROGRAMAS SECTORIALES.

INADECUADA FORMULACION Y EJECUCION DE LOS PLANES INSTITUCIONALES

DESCONOCIMIENTO Y FALTA DE APLICACIÓN DE LAS METODOLOGÍAS Y LINEAMIENTOS GENERALES A NIVEL SECTORIAL Y DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DEL FPS.

INFORMACIÓN INCONSISTENTE PARA LA TOMA DE DECISIONES TANTO A NIVEL INTERNO COMO EXTERNO.





LA PLANEACION DEL PRESUPUESTO NO ESTE ACORDE A LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS ESTABLECIDOS POR CADA PROCESO

INCUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DEL FPS DENOMINADO ELABORACION DEL PRESUPUESTO MODIFICACIONES PERMANENTES AL PLAN DE COMPRAS

INADECUADA FORMULACION DE LOS REQUERIMIENTOS PRESUPUESTALES POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DE LOS PROCESOS.

FALTA DE OPORTUNIDAD EN EL RECONOCIMIENTO DE LAS PRESTACIONES ECONOMICOS.

OBSERVACIONES AL PRESUPUESTO POR PARTE DEL MINISTERIO DE HACIENDA

FALTA DE CONOCIMIENTO EN EL ASPECTO PRESUPUESTAL Y CONTABLE

RECORTE AL PAC O LIMITACION DEL PAC EN LAS OBLIGACIONES PRESUPUESTALES

B6

SE DEBE TRANSCRIBIR EL OBJETIVO QUE SE HA DEFINIDO PARA EL PROCESO AL CUAL SE LE ESTÁN IDENTIFICANDO LOS RIESGOS.

C6

REPRESESTA LA POSIBILIDAD DE OCURRENCIA DE UN EVENTO QUE PUEDA ENTORPECER EL NORMAL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DE LA ENTIDAD Y AFECTAR EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS. (UNA FRACE CORTA QUE INCLUYA UNA PALABRA DE NEGACIÓN)

J6

SE REFIERE A LAS CARACTERISTICAS GENERALES O A LAS FORMAS EN QUE SE OBSERVA O MANIFIESTA EL RIESGO IDENTIFICADO.

K6

SON LOS MEDIOS, CIRCUNSTANCIAS Y AGENTES GENERADORES DEL RIESGO(PERSONAS,MATERIALES,COMITES,INSTALACIONES Y ENTORNO)

L6

CONSTITUYEN LAS CONSECUENCIAS DE LA OCURRENCIA DEL RIESGO SOBRE LOS OBJETIVOS DE LA ENTIDAD; GENERALMENTE SE DAN SOBRE LAS PERSONAS O BIENES MATERIALES E INMATERIALES CON INSIDENCIAS IMPORTANTES TALES COMO: DAÑOS FISICOS Y FALLECIMIENTO, SANCIONES, PERDIDAS ECONOMICAS, DE INFORMACIÓN, DE BIENES, DE IMAGEN, DE CREDIBILIDAD Y DE CONFIANZA, INTERRUPCIÓN DEL SERVICIO O DAÑO MATERIAL

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X

DESCONOCIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE

SANCIONES A LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD

X

INCONSISTENCIAS EN LOS PLANES FORMULADOS. DETERIORO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL

X

DISPOSICIONES GUBERNAMENTALES. SUPRESION DE FUNCIONES A LA ENTIDAD

LIQUIDACION DE LA ENTIDAD

MALA IMAGEN INSTITUCIONAL

PERDIDA DE CREDIBILIDAD

MALOS MANEJOS Y CONTROLES DIRECTIVOS SANCIONES POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL





DESACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

NO ENCUENTRAR UNA CORRECTA FORMULACION DE LOS PROCEDIMIENTOS PROBOCANDO ERRORES EN LA APLICACION DE LAS ACTIVIDADES FORMULADAS POR LA NO ACTUALIZACION DEL MAUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS, DESCONOCIENDO LA POSIBLE TRANSVERSALIDAD QUE PUEDA HABER ENTRE LOS PROCEDIMIENTOS.

ERRORES EN LA EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS POR LOS FUNCIONARIOS.

PERDIDA DE TIEMPO EN LA EJECUCION DE ACTIVIDADES

DESCONOCIMIENTO DE LA METODOLOGÍA Y PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE ÉSTOS.

DEMORA EN LA APROBACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN, INCLUSIÓN O ELIMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO POR PARTE DEL COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD.

FALTA DE COMPROMISO POR PARTE DE LAS DEFERENTES DEPENDENCIAS PARA LA ACTUALIZACION DE SUS PROCEDIMIENTOS.

DOCUMENTACION OBSOLETA QUE GENERA RETRASOS EN LAS ACTIVIDADES DE LOS PROCESOS

DECLARACIÓN DE HALLAZGOS POR PARTE DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA





FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA FORMULACIÓN DE LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL.

FORMULACION DE LOS PLANES INSTITUCIONALES FUERA DE LOS PLAZOS ESTABLECIDOS DENTRO DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES DEL FPS DE PRESENTACION DE INFORMES CON RELACION A LAS FECHAS ESTABLECIDAS EN EL CRONOGRAMA DE PRESENTACION DE INFORMES EXTERNOS ESTABLECIDO POR LA ENTIDAD

INADECUADA PLANIFICACION DE ACTIVIDADES POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD

SANCIONES Y/O OBSERVACIONES POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL

FALTA DE CONOCIMIENTO EN LA FORMULACION DE LOS PLANES INSTITUCIONALES POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS ENCARGADOS

INCONSISTENCIAS EN LOS PLANES Y PROGRAMAS FORMULADOS.

ENVIO DE INFORMACION EXTEMPORANEA POR PARTE DE LOS PROCESOS POR FALTA DE COMPROMISO DE ESTOS PARA LA CONSOLIDACIÓN DE LOS PLANES.

ACUMULACIÓN O INCREMENTO DE TRABAJO PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS.





TRASLADO DE LOS SERVICIOS A CARGO DE LA ENTIDAD A OTRA ENTIDAD

INCUMPLIR CON LAS ACTIVIDADES ASIGNADAS POR EL ESTADO DE ACUERDO A LAS LEYES QUE DIRECCIONAN Y CONTROLAN EL CUMPLIMIENTO DE ESTAS.

INCUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA LEY.

CAMBIO DE ORIENTACION DE LOS SERVICIOS PRESTADOS

DEFICIENCIAS EN LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE SALUD Y EN EL RECONOCIMENTO DE LAS PRESTACIONES ECONOMICAS

INADECUADA APLICACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DESACTUALIZACION O DESCONOCIMIENTO DE LAS NUEVAS NORMAS A APLICAR

B6


C6


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X

INADECUADA SOCIALIZACION DE LA NORMATIVIDAD

DESACTUALIZACION DEL NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD SANCIONES POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL

APLICACIÓN INADECUADA DE LA NORMA

NO APLICACIÓN DE LA NORMA

x

Incremento de gastos de funcionamiento la Entidad

GESTIÓN DE TIC'S X Incumplimiento de los requerimientos de información

GESTIÓN DE TIC'S PRESENCIA DE VIRUS EN LOS EQUIPOS DE COMPUTO x

Pérdida total o parcial de la información

Desactualización del antivirus Daño de hardware y software en los equipos de cómputo

Falta de capacitación a los funcionarios de la Entidad Pérdidas económicas para la Entidad

GESTIÓN DE TIC'S DEMORA EN LA PUBLICACION X

publicacion de informacion desactualizada

Falla en la plataforma tecnologica de la entidad sanciones por los entes de control

insatisfaccion de los usuarios.

usuarios desinformados

GESTIÓN DE TIC'S DESACTUALIZACION DE AVANCES TECNOLOGICOS x

MAL DESEMPEÑO DE LA FUNCIONES DEL PERSONAL

DEMORA EN LA ENTREGA DE INFORMACION





INCUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE PARA EL FNC LEVANTAMOS ESTE RIESGOS PERO

CONSIDERAMOS QUE DEBE SER DE SECRETARIA GENERAL.

INCUMPLIR CON LA NORMATIVIDAD QUE ESTABLECE LAS FUNCIONES DEL FNC Y EL CUMPLIMIENTO DE ESTAS. NO REALIZAR LAS ACTUALIZACIONES PERTINENTES TENIENDO ENCUENTA LOS CAMBIOS EFECTUADOS EN LAS NORMAS, LEYES, DECRETOS ,ETC, QUE MODIFIQUEN EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES O TAREAS QUE HAYA ESTABLECIDO EL FNC EN CUMPLIMIENTO CON SU MISION.

DEFICIENCIAS EN LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE SALUD Y EN EL RECONOCIMENTO DE LAS PRESTACIONES ECONOMICAS

INCUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES





SUPRESIÓN DE LA OFICINA ENCARGADA DE EJERCER LAS FUNCIONES DE CONTROL INTERNO

Que eliminen de las estructuras y de plantas de personal de las entidades públicas la Oficina encargada de ejercer las funciones de Control Interno

Intereses particulares de exfuncionarios del Estado con poder político

Resultados inadecuados de la Gestión de la Entidad, ante los Entes que toman este tipo de decisiones.

Traumatismos en la gestión de la Entidad en razón a la falta de conocimiento de la Entidad, por parte del contratista.

Supresión de cargos de la planta de personal del FPS (Desempleo)

Mantener y soportar el correcto funcionamiento de los sistemas de infraestructura de información de la entidad

PERDIDA DE LA INFORMACION REGISTRADA EN MEDIOS MAGNETICOS

Las copias de seguridad y programas de sofware almacenados en el area de sistemas y en las demás áreas de la entidad se pueden deteriorar y dañar la información allí grabada.

Inadeacuado almacenamiento y custodia, por cuanto no existe el sitio adecuado.

Inexistencia de soportes para sustentar información requerida con posterioridad

Incumplimiento de los lineamientos de seguridad de la información establecidos a nivel interno y externo.


Entrada de programas malignos como virus, malware, troyanos, spyware, correo spam

El uso inadecuado de los medios de información por incumplimiento de las políticas de seguridad informática


Demora en la publicacion de informacion referente al fondo en la pagina web y la intranet.

Demora en la entrega de la informacion a publicar por parte de las dependencias implicadas

Incumplimiento del procedimiento de publicacion en medios electronicos


Desactualizacion en avances tecnologicos, tanto en hardware como en software.

NEGLICENCIA POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS PARA LA COMPRA DE TECNOLOGIA

FALTA DE RECURSOS ECONOMICOS PARA LA ADQUISICION DE NUEVA TENCNOLOGIA

NO DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACION Y DESACTUALIZACION DE LA PLATAFORMA TECNOLOGICA

CARENCIA DE INNOVACION DE PLATAFORMAS TECNOLOGICAS

B6


C6


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GESTIÓN DE TIC'S DESACTUALIZACION DE AVANCES TECNOLOGICOS x

DEMORA EN LA ENTREGA DE INFORMACION

GESTIÓN DE TIC'S INTERRUPCION DEL FLUIDO ELECTRICO X FALLAS DEL FLUIDO ELECTRICO

Robo de cableado electrico. perdida de informacion

mantenimiento de la red electrica daño en equipos de computo y equipos de intercomunicacion

Negligencia en el pago de las facturas de energia electrica paro de las actividades de los funcionarios

Sobrecarga de los circuitosDEMORA EN LA ENTREGA DE INFORMACION

POSIBLES MULTAS

GESTIÓN DE TIC'S FALLAS EN LOS EQUIPOS X Falla o daño en los equipos de computo e intercomunucacion

Falla en el fluido electrico perdida de informacion

mala manipulacion por parte del funcionario Discontinuidad de las labores del funcionario

antiguedad del equipo DEMORA EN LA ENTREGA DE INFORMACION

Programas malignos, como virus, spyware, malware troyanos etc SOBRE COSTOS PARA LA ENTIDAD

GESTIÓN DE TIC'S ACCESOS NO AUTORIZADOS x Accesos no autorizados a los recursos tecnologicos Mala utilizacion de herramientas de autenticacion Alteración erroneas de informacion

Se atenta contra la integidad de la informacion

Denegación de servicios

GESTIÓN DE TIC'S CABLEADO DE DATOS SOBRESATURADO X La infraestructura de comunicación esta siendo sobreutilizada

Aumento de puestos de trabajo No disponibilidad de la informacion

Falta de diseñosde infraestructura de red reciente

Caidas de red de datos

Lentitud en el flujo de informacion

MEDICION Y MEJORA X

GESTION INSTITUCIONAL INEFICIENTE

MEDICION Y MEJORA X


Desactualizacion en avances tecnologicos, tanto en hardware como en software.

CARENCIA DE INNOVACION DE PLATAFORMAS TECNOLOGICAS




Daño fisico o logicos de los equipos de computo e intercomuncacion


Establecer, mantener y mejorar continuamente el Sistema Integral de

Gestión del FPS en procura de satisfacer las necesidades de nuestros usuarios,

garantizando el cumplimiento de la misión, objetivos y metas institucionales y evaluar

su desempeño.

INCUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS DEL SIG.

INCUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DEFINIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO Y EN EL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS FRENTE A LOS HALLAZGOS IDENTIFICADOS AL SSTEMA INTEGRAL DE GESTION ( MECI - CALIDAD).

FALTA DE COMPROMISO DE LOS RESPONSABLES DE CADA PROCESO PARA ADOPTAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO FRENTE A LOS HALLAZGOS DE LA REVISION POR LA DIRECCION.

OBSERVACIONES POR PARTE DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL FPS.

NO DISPONIBILIDAD DE RECURSOS(FISICOS, FINANCIEROS, HUMANOS) PARA ADELANTAR LA EJECUCION DE LAS ACCIONES NECESARIAS PARA SUBSANAR LOS HALLAZGOS IDENTIFICADOS EN EL PROCESO.

NO CONFORMIDADES POR PARTE DE LOS ORGANISMOS DE CERTIFICACION EN CA LIDAD.

LA NO APLICACIÓN DE CONTROLES AL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Y EL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS.




su desempeño.

INADECUADA FORMULACION DE LOS HALLAZGOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.

SE REFIERE AL RIESGO QUE SE PRESENTA DE FORMULAR UN HALLAZGO EQUIVOCADAMENTE EN EL PLAN DE

MEJORAMIENTO . ESTA SITUACION SE EVIDENCIA CUANDO NO SE DESCRIBE CLARAMENTE EL HALLAZGO O SE

CONFUNDE CON SU CAUSA.

DESCONOCIMIENTO DE LA METODOLOGIA PARA LA FORMULACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL.

OBSERVACIONES POR PARTE DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL FPS.

FALTA DE COMPROMISO DE LOS RESPONSABLES DE CADA PROCESO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.

NO CONFORMIDADES POR PARTE DE LOS ORGANISMOS DE CERTIFICACION EN CA LIDAD.

B6


C6


J6


K6


L6


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MEDICION Y MEJORA X

MEDICION Y MEJORA X X

MEDICION Y MEJORA x X




su desempeño.


SE REFIERE AL RIESGO QUE SE PRESENTA DE FORMULAR UN HALLAZGO EQUIVOCADAMENTE EN EL PLAN DE

MEJORAMIENTO . ESTA SITUACION SE EVIDENCIA CUANDO NO SE DESCRIBE CLARAMENTE EL HALLAZGO O SE

CONFUNDE CON SU CAUSA.

FALTA DE CAPACITACION DE LOS FUNCIONARIOS DE LOS PROCESOS EN LA FORMULACION DE HALLAZGOS Y PLAN DE MEJORAMIENTO.

DESGASTE ADMINISTRATIVO Y LENTITUD EN LA APLICACIÓN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO FRENTE A LAS DEFICIENCIAS DETECTADAS.




su desempeño.

INADECUADA FORMULACION DE LOS INDICADORES PARA LA MEDICION DE LA GESTION.

SE REFIERE AL RIESGO QUE SE PUEDE PRESENTAR AL FORMULAR EQUIVOCADAMENTE UN INDICADOR. ESTA

SITUACION SE PRESENTA CUANDO EL INDICADOR CONSTRUIDO NO PERMITEN MEDIR EL CUMPLIMIENTO DE

UNA ACTIVIDAD, EL OBJETIVO DE UN PROCESO O EL CUMPLIMIENTO DE UN OBJETIVO INSTITUCIONAL O DE

CALIDAD.

DESCONOCIMIENTO DE LA METODOLOGIA PARA LA ADMINISTRACION DE INDICADORES DE GESTION

OBSERVACIONES POR PARTE DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN DE CALIDAD INTERNAS Y EXTERNAS.

FALTA DE CAPACITACION DE LOS FUNCIONARIOS DE LOS PROCESOS EN LA FORMULACION Y REPORTE DE INDICADORES

DESGASTE ADMINISTRATIVO Y LENTITUD EN LA APLICACIÓN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO FRENTE A LAS DEFICIENCIAS DETECTADAS.




su desempeño.

INCUMPLIMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA POLÍTICA DEL RIESGO Y FOMETO DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL

1) Que no se integre el equipo de trabajo para el manejo de la política del riesgo

Falta de interes y compromiso de parte de los funcionarios para conformar el equipo de trabajo y participar directamente el establecimiento de la política del riesgo.

Incumplimiento de las normas que obligan a establecer una política de riesgo en la entidad y que se aplican para los diferentes procesos de la Entidad

La Oficina de Planeación y Sistemas y El Grupo de Trabajo de Control Interno asuman la responsabilidad del manejo y de la administración del riesgo.

observaciones negativas de parte de las auditorías de la Contraloría General de la República.

2) Que El Grupo de Trabajo de Control Interno no realice seguimiento y verificación periodicos a las acciones preventivas establecidas para manejar los resgos de la entidad o para evitar su materialización.

Falta de recursos Humanos, tecnológicos y tiempo para desarrollar la verificaciones del plan de manejo de riesgos y/o aplicación de las acciones preventivas

Ausencia de los Informes por proceso y del Informe Ejecutivo de avance en el manejo del riesgo, dando a conocer los resultados de la verificación y/o monitoreo al cumplimiento de las acciones a seguir.

Recarga de trabajo, incremento de esfuerzos, inadecuado clima de trabajo.

Incumplimiento en la presentación de los diferentes informes de responsabilidad del Grupo de Trabajo de Control Interno

Que los responsables de realizar la autoevaluación del plan de manejo de riesgos no lo realicen y no reporten la información en su oportunidad

Que no se genere en los funcionarios un ambiente de compromiso, pertenencia y autocontrol y que a través de la retroalimentación se propicie la mejora continua y el logro de los objetivos institucionales.

No existe información disponible para la toma de desiciones de parte de la Alta Gerencia y de Acciones de los responsables de los procesos

Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias graves y gravísimas y/o Posibles sanciones a la Entidad por parte de los organismos de control y/o de las Entidades que regulan el funcionamiento del FPS-FCN.

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MEDICION Y MEJORA x X

Que se materialice el riesgo de corrupción

x x

Inadecuada asignación de auditores para las AuditoríasInadecuado establecimiento de procedimientos y guías.

Deficiencias en la preparación de la auditoria.No cumplimiento del Objetivo de la Auditoria

Subjetividad en el auditor

Clima laboral inapropiado

x x

Perdida de la certificación de Calidad??

Inadecuada planificacion de actividades Incumplimientos normativos

Investigaciones Disciplinarias




su desempeño.


Por falta de establecimiento de lineamientos para la materialización de los conflictos por parte de OPS y el fomento de la cultura de autocontrol en la entidad

Escasa periodicidad en el fomento de la cultura del control en la entidad

Por falta de diseñar y aplicar metodología para establecer compromisos éticos por áreas organizacionales. (Práctica del Código de Etica).Y falta de definición de controles que permitan identificar violaciones al código de ética, se puede materializar el riesgo de CORRUPCIÓN

Desconocimiento del tema de Contro lInterno por gran parte de los servidores de la entidad

Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias graves y gravísimas y/o Posibles sanciones a la Entidad por parte de los organismos de control y/o de las Entidades que regulan el funcionamiento del FPS-FCNQue no se pongan en práctica los principios y valores

establecidos en el Código de la Entidad

Bajo compromiso de los funcionarios en la aplicación de las herramientas de autocontrol y la autoevaluación

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Evaluar en forma sistemática e independiente la conformidad, implementación y mantenimiento eficaz, eficiente y efectivo del SIG con el fin de propiciar su mejoramiento continuo

RESULTADOS INADECUADOS DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS

1) Los resultados de las auditorías internas del Fondo AUDITORIAS DE GESTIÓN, AUDITORIAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN, AUDITORIAS MEDICAS, no cumplen los requisitos de la normas de calidad y demás normas reglamentarias.

Inadecuada selección de Auditores (Auditores sin perfil y habilidades requeridas-competencia-).

Posibles sanciones a la Entidad por parte de los organismos de control y/o de las Entidades que nos regulan

Ausencia de un programa de Formación Continua para los Auditores Internos

El resultado de las auditorias no aporten valor agregado para el mejoramiento de los procesos de la entidad y por ende al cumplimiento eficiente de sus objetivos.Que no funcione y se mantenga el Sistema Integral de Gestión de Calidad y que no sea certificado por la entidad que se contrate

2) Declaración de No conformidades y/o Observaciones que no corresponden con los requisitos de la NTCGP,1000:2004, de MECI:1000:2005 y demás normas que regulan el funcionamiento de la Entidad.

Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias graves o gravísimasQue no se apliquen adecuadamente los Procedimientos

establecidos y que se desconozcan las normas que rigen a la entidad

Toma de acciones inadecuadas por parte de la Alta Gerencia (Direccionamiento Estratégico).

Deterioro de la Imagen del Grupo de Trabajo de Control Interno

3) Falta de evidencias para sustentar la Declaración de No. Conformidades y/o Observaciones

Investigaciones DisciplinariasNo consolidación de las Auditorias como insumo de mejora

Falta de cooperación y comunicación asertiva por parte del auditado

INCUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL INTEGRAL DE AUDITORIAS (INCLUYE LAS AUDITORIAS INTERNAS DE

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN)

Los resultados de las Auditorías de Gestión (control interno) y las auditorias Internas del Sistema Integral de Gestión del FPS, no se entregan conforme al crónograma establecido en los planes y en los programas de auditorias. Lo cual no contribuye al mejoramiento continuo y al establecimiento de acciones correctivas y preventivas con oportunidad.

Falta de disponibilidad de recursos físicos y Técnologicos necesarios para el desarrillo de la auditoría

Establecimiento de acciones correctivas y preventivas por fuera de oportunidad

Insuficiente personal para el desarrollo de las funciones de Auditoría Interna

Posibles sanciones a la Entidad por parte de los organismos de control y/o de las Entidades que regulan el funcionamiento del FPS-FCN

Exceso de trabajo de los funcionarios del Grupo de Trabajo de Control Interno y de los auditores internos de calidad, ( Atención a requerimientos permanentes de las Entidades con quienes el FPS se relaciona (DAFP, Ministerio de la Protección Social, Contraloría, reuniones, Comités Internos).

Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias graves y gravísimas

Que no exista disponibilidad de tiempo de parte de los funcionarios responsables de los procesos a auditar

3) El Plan Anual Integral de Auditorías, no contempla la totalidad de procesos que se deben auditar o se repiten auditorías durante el año.

Inadecuada planeación de las auditorias y que no exista disponobilidad de tiempo de parte de los auditados



3) Presentación inoportuna e inadecuada de los diferentes informes de responsabilidad del Grupo de Trabajo de Control Interno (Internos y Externos)

Flata de información oportuna por parte de los responsables al interior de la entidad

Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias graves y gravísimas y/o Posibles sanciones a la Entidad por parte de los organismos de control y/o de las Entidades que regulan el funcionamiento del FPS-FCN

Deterioro de la Imagen del Grupo de Trabajo de Control Interno

Falta de disponibilidad de recursos humanos, físicos y Técnologicos necesarios para el desarrollo de la auditoría y la elaboración de los informes


Al no realizar los arqueos a la Tesorería de la entidad y a caja menor, no se asegura y evidencia al 100% el adecuado manejo de los recursos financieros de la entidad

Falta de disponibilidad de recursos humanos, físicos y Técnologicos necesarios para el desarrollo del los arqueos

Falta de planeación de las actividades programadas y falta de disposición d elos funcionarios responsables de los recursos

No realizar seguimiento y Verificación del cumplimiento a las acciones correctivas y/o planes de mejoramiento institucional y por procesos

Falta de recursos Humanos, tecnológicos y tiempo para desarrollar la verificaciones del plan de manejo de riesgos y/o aplicación de las acciones preventivas



Falta de verificación de la existencia y aplicación de los medios de verificación y control de la calidad de la información reportada por la entidad

Presentación de información inoportuno e inadecuada a los lineamientos y normas vigentes por parte de los responsables

Posibles Investigaciones por incurrir en faltas disciplinarias graves y gravísimas y/o Posibles sanciones a la Entidad por parte de los organismos de control y/o de las Entidades que regulan su funcionamiento.

Frecuentes errores en la remisión de la información de parte de los diferentes procesos

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J6


K6


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C113

YANETHF: INCLUYE LAS AUDITORIAS DE GESTIÓN Y AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

J113

YANETHF: pendoiente definir con lina el proceso de auditoria de ctrol i.

L129

YANETHF: Puede ser un riesgo del proceso de comunicación

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x x

x

Resultados inadecuados de la auditoría realizada

Flata de oportunidad en la presentación de los informes

x

Pago inoportuno del salario.

Fallas que se generan por ajustes al aplicativo. Reclamaciones de parte de los funcionarios

x

Sanciones a la Entidad.

Apertura de procesos disciplinarios.

x

Desmotivación de los funcionarios.

Déficit de conocimientos para los funcionarios programados.

Pérdida de tiempo de los funcionarios.

x


Evaluar en forma sistemática e independiente la conformidad, implementación y mantenimiento eficaz, eficiente y efectivo del SIG con el fin de propiciar su mejoramiento continuo

INCUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL INTEGRAL DE AUDITORIAS (INCLUYE LAS AUDITORIAS INTERNAS DE

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN)

Falta de verificación de la existencia y aplicación de los medios de verificación y control de la calidad de la información reportada por la entidad

Presentación de información inoportuno e inadecuada a los lineamientos y normas vigentes por parte de los responsables


DESACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DEL GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Desactualización de Procedimientos del Grupo de Trabajo de Control Interno. Los procedimientos definidos y aplicados no contemplan los cambios surgidos por normas, nuevos puntos de control, adquisición de nuevas funciones, nuevas metodologías, etc)

Desconocimiento de nueva legislación en la materia de control interno

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Garantizar la disposición del talento humano competente para el cumplimiento

de los objetivos institucionales de cada proceso y la prestación de servicios con

calidad.

INADECUADA LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA DE EMPLEADOS

Inconsistencias por omisión en la digitación de novedades y con el proceso del aplicativo de Nomina referentes a: cambio de base

salarial para las vacaciones, no liquida la bonificación de recreación cuando el funcionario solicita vacaciones después de una licencia y error en el valor liquidado del Fondo de Solidaridad

al regreso de vacaciones.

No incluir la totalidad de las novedades en el procesamiento de la nómina.

Falta de oportunidad en la atención de las solicitudes de ajuste al aplicativo de Nómina de empleados.

Perjudicar otros procesos de la Entidad, con reporte de inconsistencias.

INADECUADA APLICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN LA ENTIDAD.

Que la evaluación del desempeño se realice sin contemplar los parámetros establecidos en la normatividad vigente.

Desconocimiento de la normatividad que orienta a la evaluación del desempeño laboral.

Falta de formación y divulgación del procedimiento y aplicación de los instrumentos para la evaluación del desempeño.

Inconformidad e Interposición de recursos contra las calificaciones.

Desacato del procedimiento establecido para la evaluación del desempeño por parte de los funcionarios responsables de la evaluación.

INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

Que los eventos de Capacitación del Plan no se ejecuten en sus totalidad de acuerdo con lo planteado.

Falta de reprogramación o modificación de los eventos que no se pueden realizar.

Identificación de nuevas eventos de capacitación (que no estaban contempladas dentro del plan de capacitación del FPS) que por disposiciones del Gobierno Nacional son de obligatorio cumplimiento.

Cambios en las disposiciones legales para ejecutar el plan de capacitación .

Ejecución parcial de los recursos disponibles para el proceso de capacitación.

INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

Que la Inducción y Reinducción a funcionarios nuevos y activos no se realice conforme a lo establecido en el programa de

inducción y reinducción o que se realice de manera extemporánea.

Falta de oportunidad de los funcionarios responsables de adelantar dichos programas.

Desconocimiento por parte de los funcionarios de información relevante de la Entidad.

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C6


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x

Desconocimiento de funciones y la forma de desarrollarlas.

Errores en el desempeño de funciones

x

Perjuicio en el bienestar de los funcionarios.

Desempeño deficiente de los funcionarios en su cargo.

Falta de recursos para su ejecución

Ausentismo de los funcionarios.

Pérdida de tiempo de los funcionarios.

GESTIÓN DOCUMENTAL.

X

Demora en el trámite de las peticiones.


Garantizar la disposición del talento humano competente para el cumplimiento

de los objetivos institucionales de cada proceso y la prestación de servicios con

calidad.


Que la Inducción y Reinducción a funcionarios nuevos y activos no se realice conforme a lo establecido en el programa de

inducción y reinducción o que se realice de manera extemporánea.

Falta de oportunidad de los funcionarios responsables de adelantar dichos programas.

Desactualización de los programas de inducción y reinducción por no contemplar las nuevas funciones que asuma el FPS.

Falta de recursos para desarrollar las actividades del plan de inducción y de reinducción.

Resultados insatisfactorios de algunos componentes al momento de medir clima laboral.

INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE BIENESTAR Y SALUD OCUPACIONAL.

Que los eventos de Bienestar y Salud Ocupacional del Plan no se ejecuten en sus totalidad de acuerdo con lo programado.

Falta de reprogramación o modificación de las actividades que no se pueden realizar.

Identificación de nuevas eventos de Bienestar o de Salud Ocupacional (que no estaban contempladas dentro del plan de

capacitación del FPS) que son de obligatorio cumplimiento.

Incremento de enfermedades profesionales y accidentes laborales.

Facilitar la administración y conservación de la documentación producida y recibida

por el FPS en sus distintas fases de archivo: de gestión, central e histórico, a través de actividades administrativas y técnicas orientadas a su planificación,

manejo y organización y control de documentos internos y externos

RADICACIÓN Y REGISTRO ILEGAL DE LOS DOCUMENTOS PARA TRÁMITE POR PARTE DEL FONDO PASIVO SOCIAL

DE FCN.

1) No registrar digitalmente en el Sistema de Correspondencia los documentos que fisicamente se registran con el reloj radicador de acuerdo al consecutivo asignado (fecha y hora de recibido).

1. Falta de control por parte de quien recepciona la documentación y la radica en el programa de correspondencia

Información errada a los Usuarios con respecto al trámite de su petición, lo cual conlleva a quejas y reclamos de parte de ellos

2) Radicación de los documentos por paquete cuando envían varias solicitudes o requerimientos en el mismo oficio remisorio.

2.Desconocimiento de los requisitos y procedimientos de parte de los funcionarios encargados de recepcionar y radicar las

peticiones

3) Errores en la asignación del concepto de la solicitud en el momento de radicarla.

Inconsistencia en la información de la gestión de los procesos

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X

Reconocimientos dobles

Detrimento patrimonial

X

x

1) Falta elementos para guardar documentos (archivadores)

3) Pérdida o extravío de correspondencia enviada

x

Pisos en malas condiciones de la bodega sur del Archivo Central

Incendio en cualquiera de las oficinas del Fondo

ATENCIÓN AL USUARIO x

Pérdida de tiempo de los usuarios

Facilitar la administración y conservación de la documentación producida y recibida

por el FPS en sus distintas fases de archivo: de gestión, central e histórico, a través de actividades administrativas y técnicas orientadas a su planificación,

manejo y organización y control de documentos internos y externos

RADICACIÓN Y REGISTRO ILEGAL DE LOS DOCUMENTOS PARA TRÁMITE POR PARTE DEL FONDO PASIVO SOCIAL

DE FCN.

4) Se recibe y radica la misma petición en más de una oportunidad por cuanto en ocasiones la Asociación de Pensionados remite nuevamente la solicitud del pensionado.

3. Desactualización del programa de correspondencia en materia de controles.

5) Radicación nueva para anexar a documentos observados con anterioridad .

PÉRDIDA O ALTERACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL

Probabilidad de alteraciòn o perdida de documentos del Archivo Central por falta control en el prestamo de estos.

1. Factores Internos: Falta de control en el prestamo de documentos a las dependencias del FPS. 2. Factores Externos: No aplica. 3. Agente Generador: Encargado del Archivo Central del FPS.

Perdida o alteración de soportes documentales que ocasionan sanciones a los funcionarios respectivos, perdida de información y de credibilidad.

PÉRDIDA DEFINITIVA O EXTRAVIO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS O GENERADOS POR LA ENTIDAD

1) Pérdida, alteración o extravío de un documento recibido en la Oficina de Correspondencia

Desaparición o modificación de información relevante para la entidad

2) Pérdida , Alteración o extravío de actos administrativos en la oficina de radicación y notificación

2) Exposición abierta de los expedientes y actos administrativos en la oficina de radicación y notificación

Desaparición o modificación de información relevante para la entidad

3) Posibilidad de robo o despojo a mensajeros contratistas del correo

No entrega de la correspondencia a los destinatarios establecidos

4) Falta de control del funcionario responsable del envio de correspondencia externa al momento de recibirla de los usuarios internos para su correspondiente envio

No entrega de la correspondencia a los destinatarios establecidos

INCENDIO Y/O INUNDACION EN INSTALACIONES DONDE SE CONSERVA DOCUMENTACION

Inundaciones en las instalaciones del sector Sur del Archivo Central

Documentos mojados-Alta humedad-Aparición de hongos y microorganismos

Incendio en las instalaciones de cualquiera de los archivos de la entidad

Edificaciones muy antiguas - Sobrecarga en las instalaciones eléctricas

Destrucción física de los documentos- Desaparición de información valiosa.

Edificaciones muy antiguas - Sobrecarga en las instalaciones eléctricas

Destrucción física de los documentos- Desaparición de información valiosa.

Brindar de manera oportuna y efectiva al cliente información veraz necesaria que permita orientarlo en la utilización de los servicios y/o productos de la entidad. A su vez, realizar la selección, control y canalización de la documentación requerida para cada uno de las solicitudes.

FALTA DE INTEGRACIÓN DEL SISTEMA ÚNICO DE ATENCIÓN AL USUARIO.

No aplicar oportunamente los procedimientos creados en el proceso de Atención al Usuario. La Entidad ha venido recibiendo nuevas responsabilidades pero no se ha concertado oportunamente las funciones que debe asumir el Proceso de Atención al Usuario.

INADECUADA DEFINICIÓN DE LAS RESPONSABILIDADES DEL PROCES DE ATENCIÓN AL USUARIO EN RELACIÓN CON LA INFORMACIÓN QUE LOS DIFERENTES PROCESOS DEBEN REPORTAR A LOS USUARIOS.

Inconformidad de parte de los usuarios que conlleva a la formulación de reclamaciones.

FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA COMUNICACIÓN HACIA EL PROCESO DE ATENCIÓN AL USUARIO, SOBRE LOS CAMBIOS QUE SURJAN COMO RESULTADO DE APLICACIÒN DE NUEVAS NORMAS O CAMBIO DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS.

Perdida de tiempo y demora en los tramites a usuarios y ciudadanos.

FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA DEFINICIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN AL USUARIO

Vencimiento de términos para la respuesta a las PQR a los usuarios.

NO TODOS LOS FORMATOS SE ENCUENTRAN DISPUESTOS EN LA PÁGINA WEB (EJ: FORMULARIO DE AFILIACIÓN, DESAFILIACIÓN, TODOS SI ESTÁN DISPONIBLES EN FORMA IMPRESA EN LA OFICINA DE ATENCIÓN AL USUARIO EN BOGOTÁ Y EN LAS COORDINACIONES MÉDICAS DE LAS DIFERENTES CIUDADES.

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ATENCIÓN AL USUARIO x

X

X

X

X

Pérdida de credibilidad en la informacion reportada .

X

Retraso en el envío de los informes consolidados de la DSA

X Desactualizacion de la aplicación de dinamica gerencial.

REPORTE DE NOVEDADES CON DATOS INCORRECTOS X Digitacion errada en base de datos de afiliados

X Falta de Autocontrol por parte del Funcionario mesa de control Digitacion errada en base de datos de afiliados

X Digitacion de informacion errada en la base de datos de afiliados.

Brindar de manera oportuna y efectiva al cliente información veraz necesaria que permita orientarlo en la utilización de los servicios y/o productos de la entidad. A su vez, realizar la selección, control y canalización de la documentación requerida para cada uno de las solicitudes.


No aplicar oportunamente los procedimientos creados en el proceso de Atención al Usuario. La Entidad ha venido recibiendo nuevas responsabilidades pero no se ha concertado oportunamente las funciones que debe asumir el Proceso de Atención al Usuario.

FALTA DE OPORTUNIDAD Y COMPROMISO DE LOS USUARIOS PARA REGISTRAR LA TRAZABILIDAD DE LAS PQR EN EL PROGRAMA DE CORRESPONDENCIA.

Suministro de información y orientación desactualizada a los usuarios

NO SE CUENTA CON LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA NI CON EL PERSONAL SUFICIENTE PARA ADELANTAR LAS RESPONSABILIDADES DEFINIDAS.

Suministro de información y orientación desactualizada a los usuarios

GESTIÓN DE SERVICIOS DE SALUD

Garantizar la prestación de los servicios de salud a todos los usuarios en terminos de

oportunidad, calidad y eficiencia y soportados en la normatividad aplicable.

GENERACIÓN INADECUADA DE INCAPACIDAD POR PARTE DEL MEDICO TRATANTE

Expedición de incapacidad con datos errados o no claros por parte del médico tratante

Desconocimiento de algunos médicos tratantes de la información requerida y normas que regulan la expedición de incapacidades

Aumento de tramitología para el usuario y los funcionarios del FPSFCN

Inconformidad de los usuarios que puede conllevar a quejas en contra de los servicios y funcionarios del FPS.

TRASCRIPCIÓN INCORRECTA DE INCAPACIDAD POR MEDICO ESPECIALISTA O AUDITOR DEL FPSFCN

Diligenciamiento errado de formato de trascripción de incapacidades por parte de los médicos del FPSFCN

NO verificacion cuidadosa de información requerida al momento de trascribir las incapacidades por parte de los médicos del Fondo.

Pagos errados por concepto de incapacidades, pérdida de tiempo y recursos por devolución y realización de correcciones

ERROR EN EL REPORTE DE LOS INCUMPLIMIENTOS PRESENTADOS EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE SALUD DENTRO DE LA CERTIFICACION DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REPORTE DE INCUMPLIMIENTO

Consignación de datos incorrectos en certificación de prestación de servicios de salud y reporte de incumplimiento por cuanto a veces incluyen incumplimientos no presentados y a veces no incluyen las deficiencias que si se presentan.

Falta de concordancia entre la información reportada en la certificación de prestación de servicios de salud y el reporte de incumplimiento por parte de los médicos del Fondo

Aplicación de suspensión de pago del POS a contratistas de prestación de servicios de salud sin causa justificada.

Desconocimiento de deficiencias en la prestación de servicios de salud que no permite definir planes de mejoramiento con los contratistas para dar soluciòn a los mismos

ERROR EN GENERACION Y ANALISIS DE INDICADORES DE CALIDAD INCLUIDOS EN EL PAMEC

Generación de datos incorrectos o análisis equivocado de los mismos en informes de auditoría

No revisión de la información consignada en el Informe de Auditoría frente a los parámetros establecidos en el Manual por los médicos del Fondo

Generación de información inconsistente para la toma de decisiones.

Definición inadecuada de planes de mejoramiento por no inclusiónd e áreas que presentan fallas

ERROR EN REPORTE DE INFORMES DE GESTION POR MEDICOS ESPECILISTAS Y AUDITORES DEL FPSFCN

Consignación de datos errados en informes de gestión por parte de médicos

Falta de congruencia en el reporte de los indicadores de los diferentes informes de gestión por inclusión errada de datos por parte de los médicos del Fondo

Pérdida de tiempo y recursos económicos por devolución y realización de correciones

GESTIÓN DE SERVICIOS DE SALUD (AFILIACIONES)



FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS, DE ACUERDO CON LAS NOVEDADES REPORTADAS

Las novedades no se pueden digitar en la base de datos desde el primer dia del mes.

Que se preste el servicio de salud a usuarios que no tengan derecho o que no se les preste a usuarios que si tienen derecho.

Errores en la digitación de la información de las planillas de las novedades

Falta de autocontrol por parte de las Secretarias de las Divisiones o Puertos

NO DETECCION DE INCONSISTENCIAS EN LA MESA DE CONTROL

No verificacion de los documentos anexos a la planilla de novedades

ERRORES DE DATOS EN LOS REGISTROS DE LA BASE DE DATOS

Falta de tiempo para digitar las novedades en la base de datos ya que no se puede digitar desde el primer dia del mes. Falta de Autocontrol del funcionario encargado de digitar base de datos

Inconsistencias en la validacion de los datos en los procesos de novedades de BDUA( (Base de Datos Unica de Afiliados).

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X Digitacion de informacion errada en la base de datos de afiliados.

No reconocimiento del valor de la upc por usuarios glosados.

X Falta de oportunidad en el cierre de la base de datos del mes

X

X

Deterioro de la imagen institucional

X Inconsistencias en el proceso de compensacion

X

X

X Falta de actualizacion de la aplicación de Dinamica Gerencial

X

GESTIÓN DE COBRO

X X





Falta de tiempo para digitar las novedades en la base de datos ya que no se puede digitar desde el primer dia del mes. Falta de Autocontrol del funcionario encargado de digitar base de datos

ENTREGA EXTEMPORANEA DE BASE DE DATOS PARA REPORTE DE NOVEDADES A LA BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS BDUA

Falta de tiempo para digitar las novedades debido a que no se puede digitiar los primeros 12 dias del mes por la no actualizacion de la aplicación de dinamica gerencial.

No presentacion de informe de novedades al consorcio fiduciario para el cargue de BDUA . No presentacion de afiliados en el Proceso de compensacion, viéndose afectado el pago a IPS.

FALTA DE PAGO O PAGO INCOMPLETO DE LA UPC ADICIONAL DE LOS BENEFICIARIOS AFILIADOS A ESTE PLAN

Los cotizantes no pagan oportunamente el valor de la upc de los beneficiarios adicionales, o cancelan un menor valor

Falta de capacidad de pago del cotizante o informacion no oportuna del cambio en el valor de la upc por parte de la entidad o por decision del Consejo Nacional de seguridad social en salud.

No presentacion de los beneficiarios en el proceso de compensacion

ENTREGA EXTEMPORANEA DE LAS PLANILLAS INTEGRADAS DE LIQUIDACION DE APORTES Y AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE SALUD

Entrega extemporanea de la informacion por parte de los patronos o las areas responsables de la misma.

No cumplimiento en la entrega de la informacion por parte de las areas involucradas en las fechas establecidas en el proceso de Planilla Integrada de Liquidacion de aportes registro y control.

No presentacion de los procesos de giro y compensacion ante el Consorcio Fiduciario en las fechas establecidas

Requerimiento por parte de los entes de control por el no cumplimiento de lo establecido en el decreto 2280/04.

ERROR DE DIGITACION DE LAS NOVEDADES EN LA CAPTURA DE LA INFORMACION DE LA PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES PILA

Error en la digitacion de las novedades registradas en la planilla integrada de liquidacion de aportes

Falta de actuliazacion de la aplicación de dinamica gerencial para cargar los archivos directamente de la pila.

ELIMINACION DE REGISTROS DESPUES DE GENERAR EL PROCESO DE COMPENSACION EN EL APLICATIVO DE DINAMICA GERENCIAL

Eliminar registros de la base de datos, en el momento de realizar las validaciones.

Falta de acutalizacion de la aplicación de dinamica gerencial para que el proceso no se realice manualmente.

La no presentacion de afiliados en el proceso de compensacion, para el respectivo cobro del valor de la upc, lo que afecta el pago al contratista

EL NO CAMBIO DE NIT EN LA PILA DE PUERTOS POR EL NIT DEL FOPEP.

No cambiar de nit de Puertos por el de FOPEP despues de generar el proceso de compensacion y antes de ser enviado al Consorcio.

Falta de actualizacion de la aplicación de dinamica gerencial debido a que en la actualidad no permite realizar el cambio de nit.

El no pago de las upc correspondientes de los registros que fueron presentados con el nit equivocado.

AFILIADOS PRESENTADOS EN EL PROCESO DE COMPENSACIÓN CON DIAS EN CERO (0) DEBIENDO SER DIAS TREINTA (30)

Afiliados con aporte diferente a Puertos y Ferrocarriles que en el momento de generar el proceso de compensacion no liquidan los 30 dias a compensar

El no pago de las UPC, Prov Incap y de PyP por los afiliados no presentados correctamente

REPORTE INADECUADO DEL IBC Y COTIZACION EN EL PROCESO DE COMPENSACIÓN DE ACUERDO CON LO SOLICITADO POR EL CONSORCIO FIDUCIARIO

Que la aproximacion del IBC y cotizacion de afiliados se reporte por debajo de un smmlv

Reporte inconsiste por parte del patrono del pago de la planilla integrada de liquidacion de aportes

Glosas de los registros presentandos en el proceso de compensacion, lo que genera el no pago de la upc correspondiente.

Falta de actualizacion de la aplicación de dinamica gerencial para incluir la validacion que cumpla con lo solicitado por el consorcio

Gestionar las acciones tendientes a obtener el pago oportuno de los derechos

económicos a favor de la entidad.

1) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA DE CUOTAS PARTES

LA NORMATIVAD VIGENTE NO PERMITE LA EFECTIVIDAD EN EL COBRO, POR CUANTO LAS CUENTAS QUE EMITE EL FDO SON OBSERVADAS POR LOS ENTES TERRITORIALES EN RAZON A SU FAVORABILIDAD JURIDICA Y ECONOMICA

LA NO DEFINICION DEL CRITERIO PARA LA APLICACIÓN DE LA PRESCRIPCION CONTEMPLADA EN LA LEY 1066/2006

DECLARACIÓN DE HALLAZGOS NEGATIVOS DE PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y FORMULAN DE GLOSAS DE PARTE DE LA HONORABLE CÁMARA DE REPRESENTANTES

FALTA DE UN EFECTIVO SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL POR PARTE DE LA ENTIDADES TERRITORIALES

LA FALTA DE CONTINUIDAD EN LOS PROCESOS DE LAS ADMINISTRACIONES TERRITORIALES

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GESTIÓN DE COBRO

X X

LA NO GENERACION DE CUENTAS MENSUALES

X X

FALTA DE CLARIDAD EN LOS TERMINOS CONTRACTUALES

LA SOLA RESTITUCION DEL BIEN

GENERACION DE MOROSIDAD

GENERACION DE SALDOS NO COMPENSADOS

EL NO REEMBOLSO DE LOS RECURSOS

OBJECION DE LA CUENTA DE PARTE DEL FOSYA

3) FRAUDE EN EL COBRO DE MESADAS PENSIONALES X X X

SUPLANTACION DE PERSONAS

ADULTERACION O FALSEDAD DE DOCUMENTOS

X X X

Gestionar las acciones tendientes a obtener el pago oportuno de los derechos

económicos a favor de la entidad.


LA NORMATIVAD VIGENTE NO PERMITE LA EFECTIVIDAD EN EL COBRO, POR CUANTO LAS CUENTAS QUE EMITE EL FDO SON OBSERVADAS POR LOS ENTES TERRITORIALES EN RAZON A SU FAVORABILIDAD JURIDICA Y ECONOMICA


FALTA DE IDENTIFICACION DEL CONSIGNANTE CUANDO INGRESAN LOS RECURSOS A LAS CUENTAS BANCARIAS

NO EXISTEN Y NI SE APLICAN PROCEDIMIENTOS CLARAMENTE DEFINIDOS

INVESTIGACIONES Y SANCIONES DISCIPLINARIAS DE PARTE DE LOS ORGANOS DE CONTROL

2) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA (ARRENDAMIENTOS, CONTRATOS DE COMPRAVENTA, RECOBROS AL FOSYGA Y MOROSOS DEL SGSSS)

NO EXSTEN MECANISMOS QUE PERMITAN REALIZAR EL ANALISIS, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ARRENDAMIENTOS, COMERCIALIZACIÓN, RECOBROS AL FOSYGA Y APORTANTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

INOPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE CAUSACIÓN DE LAS CUENTAS


FALTA DE DEPURACIÓN OPORTUNA DE LAS CUENTAS CONTABLES

INVESTIGACIONES Y SANCIONES DISCIPLINARIAS DE PARTE DE LOS ORGANOS DE CONTROL

CAMBIO DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES DE FORMA UNILATERAL (DESCUENTOS POR NOMINA)

INCLUMPLIMIENTO EN LA META DEL RECAUDO PRESUPUESTADO

GENERACION DE CARGOS POR INTERESES O SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

FALTA DE SEGUIMIENTO AL MOROSO (ARRENDAMIENTOS Y PCV)

FALTA DE SEGUIMIENTO AL CONTRATO POR PARTE DE LA INTERVENTORIA

LA NO PRESENTACION DE LA PLANILLA DE AUTOLIQUIDACION PARA LOS CASOS EXCEPCIONALES (SITUADO FISCAL)

PENDIENTE QUE EL CNSSS DETERMINE LOS PARAMETROS PARA EL COBRO DE CARTERA MOROSA DEL SGSSS COMO AUTORIDAD COMPETENTE ASI COMO LO ENUNCIA EL ART.2 PARAGRAFO 1 LEY 1066-2007

FALTA DE HERRAMIENTAS LEGALES PARA EFECTUAR EL RECAUDO

EXTERMPORANEIDAD EN LA PRESENTACION DE LOS DOCUMENTOS POR PARTE DEL CONTRATISTA A LA ENTIDAD PARA EL RECOBRO AL FOSYGA

EXTEMPORANEIDAD E INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE LA CUENTA ANTE EL FOSYGA

GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

Administrar adecuadamente los recursos a cargo de la entidad, ejecutar del

presupuesto y proveer información útil para el control y la toma de decisiones.

PRESENTACION DE DOCUMENTOS ADULTERADOS PARA OBTENER EL COBRO DE LA MESADA PENSIONAL

1) RECLAMACIONES ADMINISTRATIVAS Y JUDICIALES DE PARTE DE LOS PENSIONADOS Y BENEFICIARIOS AFECTADOS

CONTROL DE SUPERVIVENCIA DE ACUERDO CON LA LEY 700/2001 D-2751/2002 Y LEY 952/2005 ( TRIMESTRAL NACIONALES -SEMESTRAL PARA RESIDENTE SEN EXTRIOR)

4) FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA ELABORACIÓN Y DEPURACION DE CONCILIACIONES BANCARIAS

AL NO REALIZAR LAS CONCILIACIONES BANCARIAS OPORUNAMENTE NO PERMITE GESTIONAR LA DEPURACIÓN DE LAS PARTIDAS

FALLAS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS

1) PRESCRIPCION DE LOS TERMINOS PARA RECLAMAR ANTE LAS ENTIDADES FINANCIERAS, 2) DECLARACIÓN DE HALLAZGOS POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y A PERTURA DE RESPONSABILIDADES DISCIPLINARIAS Y FISCALES Y C) ERROR EN REGISTROS CONTABLES Y EN PAGOS

ELABORACION INCORRECTA Y/O INOPORTUNA DE LA CONCILIACION BANCARIA

FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA GESTION PARA DEPURAR LAS PARTIDAS POR PARTE DE LA DIVISION DE TESORERIA

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X X

x x

FALLAS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION

ACUMULACION DE PAGOS AL CIERRE DE MES

AFECTACION DE LA GESTION DE OTRAS AREAS

x x x x

INCUMPLIMIENTO EN LA PRESENTACION DE INFORMES

CAMBIOS EN LA NORMATIVIDAD APLICABLE RESPONSABILIDADES DISCIPLINARIAS Y FISCALES

CONSOLIDACION EXTEMPORANEA DE INFORMACION

x x x INADECUADA EJECUCION PRESUPUESTAL Y CONTABLE

TRAMITAR CUENTAS SIN SOPORTES EXIGIBLES

ERROR EN LA AFECTACION DEL COMPROMISO

RESPONSABILIDADES DISCIPLINARIAS Y FISCALES

x x x

INADECUADO MANEJO DE LOS RECURSOS

FALTA VERACIDAD EN LA INFORMACION

INADECUADO MANEJO DEL DOCUMENTO

RESPONSABILIDADES DISCIPLINARIAS Y FISCALES




5) FALTA DE OPORTUNIDAD EN EL REINTEGRO DE RECURSOS A LA DTN

LA FALTA DE OPORTUNIDAD EN EL REINTEGRO DE RECURSOS A LA DTN ACORDE A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS

FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA DETERMINACION DE VALORES A REITEGRAR A DTN

1) EXISTENCIA DE RECURSOS OCIOSOS EN CUENTA, 2) DECLARACIÓN DE HALLAZGOS POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y A PERTURA DE RESPONSABILIDADES DISCIPLINARIAS Y FISCALES

6) FALTA OPORTUNIDAD EN LA PRESENTACION DE MOVIMIENTOS DE TESORERIA

INCUMPLIMIENTO EN LAS FECHAS LIMITES DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN, DE ACUERDO CON LOS CRONOGRAMAS ESTABLECIDOS

1) ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES DE MANERA INOPORTUNA, 2) POSIBLES SANCIONES DE PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL Y 3) SANCIONES DISCIPLINARIAS

VACACIONES DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE GENERARA ESTA INFORMACION

7) PRESENTACIÓN INOPORTUNA DE INFORMACIÓN A LA CGN Y A ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

INCUMPLIMIENTO EN LAS FECHAS FIJADAS POR LOS DISTITOS ORGANIMOS A LOS CUALES ESTAMOS OBLIGADOS A PRESENTAR LA INFORMACION FINANCIERA

FALLAS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION INTERNOS Y EXTERNOS

1) DECLARACIÓN DE HALLAZGOS POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y A PERTURA DE RESPONSABILIDADES DISCIPLINARIAS

INADECUADO FLUJO DE INFORMACIÓN ENTRE EL PROCESO CONTABLE Y LOS DEMÁS PROCESOS GENERADORES DE HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES SUCEPTIBLES DE RECONOCER CONTABLEMENTE

2) POSIBLES SANCIONES DE PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL

INADECUADAS INTERFASES DE LOS MODULOS QUE COMPONEN EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA

8) GENERAR OBLIGACIONES SIN REQUISITOS MÍNIMOS LEGALES

NO APLICACIÓN DE LAS NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y PUNTOS DE CONTROL ESTABLECIDO

SANCIONES DISCIPLINARIAS POR AFECTACION DE RECURSOS INADECUADAMENTE

9) OMITIR Y/O EXPEDIR INADECUADAMENTE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

NO EXPEDIR CERTIFICADOS PRESUPUESTALES O EXPEDIRLOS INADECUADAMENTE

NO APLICAR EL PUNTO DE CONTROL ETABLECIDO PARA TAL FIN

APLICACIÓN DE CRITERIOS EN LA INTERPRETACION DE LOS CONCEPTOS

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x x x

INADECUADO MANEJO DEL DOCUMENTO

DECLARACIÓN DE HALLAZGOS DE PARTE DE LA CGR

x

INADECUADA APLICACIÓN DE LAS MAQUETAS CONTABLES ESTADOS FINANCIEROS CON SALVEDADES

DECLARACIÓN DE HALLAZGOS POR PARTE DE LA CGR

x x

FALTA DE IDONEIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE

x x

GESTION INOPORTUNA POR PARTE DEL AREA CONTABLE

x x DIFICULTAD PARA EFECTUAR ANALISIS

ASISTENCIA JURIDICA

x

x





NO EXPEDIR CERTIFICADOS PRESUPUESTALES O EXPEDIRLOS INADECUADAMENTE

10) INADECUADA IMPUTACIÓN CONTABLE DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DEL FONDO.

LA APLICACIÓN INADECUADA DE LOS CRITERIOS CONTABLES A LOS HECHOS ECONOMICOS HACE QUE SE UTILICEN CODIGOS DE CUENTAS QUE NO CORRESPONDEN

QUE NO EXISTAN PUNTOS DE CONTROL ESTABLECIDOS EN LA DEPENDIENCIA DONDE SE ORIGINA EL REGISTRO Y/O SI EXISTEN NO SE APLIQUEN ADECUADAMENTE

FALTA DE OPORTUNIDAD EN EL ANALISIS, VALIDACION Y DEPURACION DE CUENTAS DE PARTE DEL AREA CONTABLE

11) NO REGISTRO DE LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES DE LA ENTIDAD

EL INADECUADO CONTROL EN LAS DEPENDENCIAS QUE REPORTAN INFORMACION CONTABLE ,REFLEJA EL NO REGISTRO DE LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES EN ESTA

NO REPORTE DE LA INFORMACION POR LA DEPENDENCIA COMPETENTE EN TIEMPO REAL AL AREA CONTABLE

AFECTAR LA RAZONABILIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE

DECLARACIÓN DE HALLAZGOS POR PARTE DE LA CGR Y SANCIONES DISCIPLINARIAS

12) FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA CONCILIACION DE LA INFORMACION SUMINISTRADA POR LAS DEPENDENCIAS

FALTA DE OPORTUNIDAD EN LAS CONCILIACIONES PERIODICAS DE LA INFORMACION SUMINISTRADA POR LAS DEPENDENCIAS AL AREA CONTABLE

FALTA DE COORDINACION PARA REALIZAR LAS CONCILIACIONES EN TIEMPO REAL

AFECTAR LA RAZONABILIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE

NO IDENTIFICACION DE LAS CUENTAS QUE SE DEBEN CONCILIAR

NO APLICAR LOS PUNTOS DE CONTROL Y LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS

INFORMACIÓN CONTABLE NO CONFIABLE , RELEVANTE Y COMPRENSIBLE

13) LA NO REVELACION Y REGISTRO EN FORMA OPORTUNA

LA FALTA DE OPORTUNIDAD EN EL REPORTE DE LA INFORMACION NO PERMITE EL CONTROL Y TOMA DE DECISIONES POR PARTE DE LA ADMINISRACION

DEMORA EN LAS DEPENDENCIAS EN EL REPORTE DE LA INFORMACION HACIA EL AREA CONTABLE

1) FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA INFORMACION CONTABLE, 2)CELERIDAD EN EL FLUJO DE INFORMACION , 3)LA INFORMACIÓN CONTABLE NO SERIA OBJETIVA PARA REALIZAR ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y TOMA DE DECISIONES, Y 4) INCUMPLIMIENTO DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD, QUE CONLLEVEN A SANCIONES DISCIPLINARIAS

FALLAS TECNICAS EN LOS SISTEMAS DE CAPTURA DE INFORMACION

14) INADECUADA DESCRIPCION DE LOS CONCEPTOS EN LOS REGISTROS CONTABLES

LOS CONCEPTOS QUE REFLEJAN LOS REGISTROS CONTABLES EN ALGUNOS CASOS NO SON LO SUFICIENTEMENTE CLAROS O CONTIENEN INFORMACION INNECESARIA

PENDIENTES DE DEFINIR PARAMETROS MINIMOS QUE DEBE LLEVAR CADA CONCEPTO

Asesorar a la Entidad en los asuntos jurídicos de interes de la Entidad y

defender sus intereses en los pro esos judiciales, administrativos y mecanismos de

participación ciudadana en los cuales la Entidad actua como demandante o

demandada.

INCUMPLIMIENTO POR PARTE DE LOS APODERADOS EXTERNOS DE LAS RECOMENDACIONES DEL COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL PARA LA CONTESTACION DE LAS DEMANDAS EN CONTRA DEL FONDO

El Comité de Defensa Judicial presenta recomendaciones para las contestaciones de demandas en contra de la Entidad y puede que estas no sean tenidas en cuenta por los apoderados externos, a pesar de que sean dadas a conocer mediante comunicación escrita por parte del Comité de Defensa Judicial.

OMISION A LAS DIRECTRICES DADAS POR EL COMITE DE CONCILIACION

SENTENCIAS DESFAVORABLES A LA ENTIDAD QUE CONLLEVARIAN AL PAGO DE LAS MISMAS

OPORTUNIDAD PARA INICIAR EL TRAMITE DE LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS Y CULMINARLOS

PUEDE OCURRIR QUE SE PRESENTE VENCIMIENTO DE LOS TERMINOS PREVISTOS PARA EL TRAMITE DE LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS CONTRA FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD POR QUEJAS PRESENTADAS O ACTUACIONES INDEBIDAS EN EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES.

FALTA DE ATENCIÓN A LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS POR PARTE DEL FUNCIONARIO DESGINADO PARA ADELANTAR EL PROCESO DISCIPLNARIO APLICAR LA SANCION RESPECTIVA AL DISCIPLINADO

DEJAR VENCER LOS TERMINOS Y NO DETERMINAR LA RESPOSABILIDAD DISCI'PLINARIA DE LOS IMPLICADOS EN LA INVESTIGACION. INCIAR INVESTIGACION DISCIPLINARIOA AL FUNCIONARIO QUE DEJO VENCER LOS TERMINOS.

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omairam: EJ. PROCESOS ADMINISTRATIVOS EJ/ FALTA DE INFORMACION POR CAMBIO DE NIT (TEXACO)

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x

FALTA DE TRAZABILIDAD EN LOS BIENES

UBICACIÓN ERRONEA DEL ACTIVO

ROBO DE EQUIPOS x

PÉRDIDAS ECONÓMICAS

X

INVESTIGACIONES A FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD

SANCIONES A FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD

X

GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Administrar, custodiar y asegurar de manera eficiente los bienes propiedad de la

entidad y prestar los servicios de apoyo necesarios para el cumplimiento de la

misión institucional

LA NO COMUNICACIÓN DEL CAMBIO DE FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD

LA NO ACTUALIZACION OPORTUNA DE LA BASE DE DATOS DE LAS CUENTAS PERSONALES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD, POR CUANTO UN FUNCIONARIO AUTORICE LA SALIDA DEL BIEN DEL FONDO Y QUE AL REALIZAR UN CAMBIO EN EL RESPONSABLE DEL MISMO, ÉSTE NO SERIA RECIBIDO POR EL NUEVO FUNCIONARIO, SE CONSTITUYE ASI INCERTIDUMBRE EN EL CONTROL DE INVENTARIOS DE ACTIVOS DEL ALMACEN

FALTA DE COMUNICACIÓN POR PARTE DE LAS DIFERENTES AREAS INFORMANDO LOS CAMBIOS DE PERSONAL Y DE LOS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS DENTRO DE LA ENTIDAD

PERDIDA O DAÑO DE LOS BIENES PROPIEDAD DE LA ENTIDAD SUMINISTRADOS A LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD

FALTA DE VERIFICACION POR PARTE DE LA VIGILANCIA DE LA SALIDA DE ELEMENTOS PROPIEDAD DE LA ENTIDAD CON SU RESPECTIVAS AUTORIZACIONES

FALTA DEL ENVIO DE LISTADO ACTUALIZADO DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA ENTIDAD

FALTA DE CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD EN EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE REINTEGRO DE ELEMENTOS DE LAS CUENTAS PERSONALES

HALLAZGOS NEGATIVOS DE PARTE DE LA CONTRALORÍA

EL ROBO DE EQUIPOS SE PRESENTA POR LA FALTA DE SEGURIDAD QUE SE PRESTE EN LA ENTIDAD

FALTAS DE CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS POR PARTE DE LA EMPRESA DE VIGILANCIA CONTRATADA PARA SALVAGUARDAR LOS BIENES DE LA ENTIDAD

NO SE CUMPLIRIA CON LOS OBJETIVOS MISIONALES DE LA ENTIDAD

APERTURA DE PROCESOS PENALES CONTRA LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE GARANTIZAR LA SEGURIDAD

GESTION DE BIENES TRANFERIDOS

Administrar y comercializar de forma eficiente los bienes transferidos por los

extintos Ferrocarriles Nacionales

CARENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS PARA REALIZAR EL ASEGURAMIENTO DE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES DE TRANSFERENCIA PROPIEDAD DE LA ENTIDAD.

INSUFICIENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS QUE PERMITAN REALIZAR LA COMPRA DE LAS DIFERENTES POLIZAS DE SEGUROS PARA AMPARAR LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES TRANSFERIDOS AL FONDO MEDIANTE ACTAS, ACUERDOS, ESCRITURAS, ENTRE OTROS.

RESTRICCIONES PRESUPUESTALES IMPUESTAS POR PARTE DEL MINISTERIO DE HACIENDA PARA LA ENTIDAD

1- PERDIDAS ECONOMICAS Y TOTAL DE LOS BIENES POR CUANTO NO SE CUENTA CON POLIZA DE SEGUROS QUE AMPARE SU PERDIDA

CARENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS PARA PROTEGER, REALIZAR LA VIGILANCIA PERMANENTE DE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES MUEBLES (EQUIPO FERREO) Y BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE LA ENTIDAD, OBTENIDOS A TRAVES DE TRANSFERENCIA POR PARTE DE LOS EXTINTOS F.C.N., FERROVIAS-INVIAS Y MINISTERIO DE TRANSPORTE

LA CARENCIA DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PARA SALVAGUARDAR LOS BIENES MUEBLES (EQUIPO FERREO) PROPIEDAD DE LA ENTIDAD, IMPLICA UN RIESGO ALTO PARA QUE ESTAS UNIDADES SE PIERDAN O PARA QUE LA ENTIDAD NO TENGA UN CONTROL DE SU UBICACIÓN, E IGUALMENTE LA INVASION A LOS PREDIOS PROPIEDAD DEL FONDO QUE SE ENCUENTRAN EN TODA LA GEOGRAFIA COLOMBIANA

RESTRICCIONES PRESUPUESTALES IMPUESTAS POR PARTE DEL MINISTERIO DE HACIENDA PARA LA ENTIDAD, POR CUANTO SU VALOR ES BASTANTE GRANDE

PERDIDA DE LOS BIENES MUEBLES QUE SE ENCUENTRAN A LA INTERPERIE A LO LARGO DEL CORREDOR FERREO EN TODO EL PAIS

INVASION POR PARTE DE PARTICULARES A LOS BIENES INMUEBLES DE PROPIEDAD DEL FONDO A LO LARGO DEL PAIS

PÉRDIDAS ECONÓMICAS PARA EL ESTADO COLOMBIANO

INVESTIGACIONES Y SANCIONES PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD POR POSIBLES NEGLIGENCIAS

B6


C6


J6


K6


L6


de 40


,







X

INCONSISTENCIAS EN LOS ACTOS ADMINSTRATIVOS X

X

X

NO EXISTE MANUAL DE CONTRATACION. SANCIONES POR PARTE DE LOS ENTES DE CONTROL

FALTA DE CLARIDAD EN LA NORMA

DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA INVESTIGACIONES A FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD

GESTIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS

Reconocer y ordenar el pago oportuno de las prestaciones económicas a que tenga derecho nuestros usuarios, conforme a las

normas legales y convencionales y procedimientos establecidos

INCONSISTENCIAS EN LA APLICACIÓN DE LAS NOVEDADES DE NOMINA DE PENSIONADOS

QUE LA NOMINA NO SE PROCESE ADECUADAMENTE Y PRESENTE INCONSISTENCIA.

ERRORES EN LAS OPERACIONES MATEMATICAS, NO CUMPLIMIENTO EXTRICTO DE LOS PUNTOS DE CONTROL ESTABLECIDOS EN EL PROCEDIMIENTO

INCUMPLIMIENTO AL COMPROMISO DE LA PRESTACION ECONOMICA, FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA PRESTACION DEL SERVICIO ,POSIBLES SANCIONES DISCIPLANABLES Y PENALES , DETERIORO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL.

REGISTRO DE DATOS ERRONEOS EN LOS PROYECTOS DE ACTOS ADMINSTRATIVOS

ERORES DE DIGITACION , INADECUADA APLICACIÓN, DESCONOCIMIENTO U OMISION DE LAS NORMAS,

INCUMPIMIENTO DEL COMPROMISO DE LA PRESTACION ECONOMICA Y FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA PRESTACION DEL SERVICIO

FALTA DE CAPACITACION, NO CUMPLIMIENTO ESTRICTO EN LA APLICACIÓN DE LOS PUNTOS DE CONTROL.

POSIBLES SANCIONES DISCIPLANABLES Y PENALES, DETERIORO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL.

ERRORES EN LA LIQUIDACIÓN DE LAS PRESTACIONES ECONÓMICAS

REGISTRAR ERRORES EN LA LIQUIDACION DE LAS PRESTACIONES ECONÓMICAS

DESCONOCIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE, FALTA DE CAPACITACION , ERRORES EN LAS OPERACIONES ARITMETICAS

INCUMPIMIENTO AL COMPROMISO DEL RECONOCIMIENTO DE LAS PRESTACIONES ECONOMICAS Y FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA PRESTACION DEL SERVICIO

POSIBLES SANCIONES DISCIPLANABLES Y PENALES, DETERIORO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL.

GESTIÓN COMPRAS Y CONTRATACIÓN

Planear, adquirir y realizar seguimiento a los Bienes y Servicios entregados al cliente interno cumpliendo los requisitos definidos

por el FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES, con

proveedores calificados, en forma oportuna y eficaz de acuerdo con las necesidades de

los procesos, realizando el trámite de contratación.

DESACTUALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN EN LA ETAPA PRECONTRAACTUAL

LA DESACTUALIZACION EN LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION DE LA ENTIDAD, GENERA UN RIESGO EN EL

MOMENTO DE REALIZAR LOS TRAMITES LEGALES DE CONTRATACION

VARIACION CONSTANTE EN LAS NORMAS DE CONTRATACION

INCUMPLIMIENTO DE LOS OBJETOS MISIONALES DE LA ENTIDAD

ERROR EN LAS CONTRATACIONES QUE LA ENTIDAD REALICE

B6


C6


J6


K6


L6


de 40




FORMATO ANALISIS DE RIESGOS


PROCESO RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO ZONA DE RIESGO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 10 1 10

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 10 2

20


20


30


20


20


20


20

GESTIÓN DE TIC'S 5 1 5 ASUMIR EL RIESGO

GESTIÓN DE TIC'S 10 220

GESTIÓN DE TIC'S DEMORA EN LA PUBLICACION 5 15

ASUMIR EL RIESGO

GESTIÓN DE TIC'S 5 315

EVITAR EL RIESGO

GESTIÓN DE TIC'S INTERRUPCION DEL FLUIDO ELECTRICO 10 330

GESTIÓN DE TIC'S FALLAS EN LOS EQUIPOS 5 210

GESTIÓN DE TIC'S ACCESOS NO AUTORIZADOS 10 110

GESTIÓN DE TIC'S CABLEADO DE DATOS SOBRESATURADO 10 330

IMPACTO LEVE 5

MODERADO 10 CATASTROFICO 20

FRECUENCIA O PROBABILIDAD

BAJA 1 MEDIO 2 ALTO 3

TOTAL NIVEL DE EXPOSICIÓN

ESTRATEGIA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS SUGERIDA

INADECUADA DIVULGACION, EJECUCIÓN Y APLICACIÓN DE LOS PLANES Y POLITICAS

INSTITUCIONALESZONA DE RIESGO

TOLERABLEASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO


ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO,

COMPARTIR O TRANSFERIR

DESACIERTO EN LA PLANEACION PRESUPUESTAL





ZONA DE RIESGO IMPORTANTE



FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA FORMULACIÓN DE LA PLANEACIÓN

INSTITUCIONAL.ZONA DE RIESGO

MODERADO







INCUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE PARA EL FNC LEVANTAMOS ESTE RIESGOS PERO CONSIDERAMOS QUE

DEBE SER DE SECRETARIA GENERAL. ZONA DE RIESGO MODERADO



SUPRESIÓN DE LA OFICINA ENCARGADA DE EJERCER LAS FUNCIONES DE CONTROL

INTERNO ZONA DE RIESGO

MODERADO



PERDIDA DE LA INFORMACION REGISTRADA EN MEDIOS MAGNETICOS ZONA DE RIESGO

ACEPTABLE

PRESENCIA DE VIRUS EN LOS EQUIPOS DE COMPUTO




ZONA DE RIESGO ACEPTABLE

DESACTUALIZACION DE AVANCES TECNOLOGICOS ZONA DE RIESGO

MODERADO




ZONA DE RIESGO TOLERABLE

ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO






H6

DEPENDIENDO EL NIVEL DE DISPOSICOÓN DEL REISGO, LA METODOLOGIA SUGIERE ASUMIR, REDUCIR, EVITAR O COMPARTIR EL

de 40






PROCESO RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO ZONA DE RIESGOIMPACTO

LEVE 5MODERADO 10

CATASTROFICO 20





MEDICION Y MEJORA

10 3 30

MEDICION Y MEJORA

10 2 20

MEDICION Y MEJORA10 2 20

MEDICION Y MEJORA

10 1 10

10 110

10 2

20

10 1

10


10 1

10

10 1

10

10 110

10 1

10

10 1

10


10 2 20

20 1

20









INADECUADA FORMULACION DE LOS INDICADORES PARA LA MEDICION DE LA GESTION. ZONA DE RIESGO

MODERADO







RESULTADOS INADECUADOS DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS ZONA DE RIESGO

TOLERABLE


INCUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL INTEGRAL DE AUDITORIAS (INCLUYE LAS AUDITORIAS INTERNAS DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN)




DESACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DEL GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO ZONA DE RIESGO

TOLERABLE





INADECUADA APLICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN LA ENTIDAD. ZONA DE RIESGO

TOLERABLE


INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN ZONA DE RIESGO

TOLERABLE


INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN ZONA DE RIESGO

TOLERABLE


INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE BIENESTAR Y SALUD OCUPACIONAL. ZONA DE RIESGO

TOLERABLE


RADICACIÓN Y REGISTRO ILEGAL DE LOS DOCUMENTOS PARA TRÁMITE POR PARTE DEL FONDO PASIVO SOCIAL DE FCN.








H6


de 40







LEVE 5MODERADO 10

CATASTROFICO 20






20 2 40

20 1 20

ATENCIÓN AL USUARIO 20 2 40


5 1 5 ASUMIR EL RIESGO

10 1 10

10 1 10

10 2 20

10 2 20

10 1 10

10 1 10

10 1 10

10 1 10

20 1 20

10 1 10






























FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS, DE ACUERDO CON LAS NOVEDADES REPORTADAS



REPORTE DE NOVEDADES CON DATOS INCORRECTOS









ENTREGA EXTEMPORANEA DE BASE DE DATOS PARA REPORTE DE NOVEDADES A LA BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS BDUA




FALTA DE PAGO O PAGO INCOMPLETO DE LA UPC ADICIONAL DE LOS BENEFICIARIOS AFILIADOS A ESTE PLAN



H6


de 40







LEVE 5MODERADO 10

CATASTROFICO 20





10 1 10

10 1 10

10 1 10

10 1 10

20 1 20

10 1 10

GESTIÓN DE COBRO

10 3 30

10 1 10


10 1 10

10 3 30

10 2 20


ENTREGA EXTEMPORANEA DE LAS PLANILLAS INTEGRADAS DE LIQUIDACION DE APORTES Y AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE SALUD






ELIMINACION DE REGISTROS DESPUES DE GENERAR EL PROCESO DE COMPENSACION EN EL APLICATIVO DE DINAMICA GERENCIAL






AFILIADOS PRESENTADOS EN EL PROCESO DE COMPENSACIÓN CON DIAS EN CERO (0) DEBIENDO SER DIAS TREINTA (30)




REPORTE INADECUADO DEL IBC Y COTIZACION EN EL PROCESO DE COMPENSACIÓN DE ACUERDO CON LO SOLICITADO POR EL CONSORCIO FIDUCIARIO










3) FRAUDE EN EL COBRO DE MESADAS PENSIONALES











H6


de 40







LEVE 5MODERADO 10

CATASTROFICO 20






10 1 10

20 1 20

20 1 20

20 1 20

10 1 10

10 2 20

10 2 20

10 2 20

5 2 10

ASISTENCIA JURIDICA

10 1 10

10 1 10


10 1 10

ROBO DE EQUIPOS 10 1 10


10 1 10
















































H6


de 40







LEVE 5MODERADO 10

CATASTROFICO 20






10 1 10


10 1 10

10 1 10

10 1 10

GESTIÓN COMPRAS Y CONTRATACIÓN 10 2 20

CARENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS PARA PROTEGER, REALIZAR LA VIGILANCIA PERMANENTE DE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES MUEBLES (EQUIPO FERREO) Y BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE LA ENTIDAD, OBTENIDOS A TRAVES DE TRANSFERENCIA POR PARTE DE LOS EXTINTOS F.C.N., FERROVIAS-INVIAS Y MINISTERIO DE TRANSPORTE






INCONSISTENCIAS EN LOS ACTOS ADMINSTRATIVOS










H6


de 40



ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI-CALIDAD

FORMATO MAPA DE RIESGOS

VERSIÓN: 1 CODIGO: PEMYMGCIFO12 FECHA DE ACTUALIZACION:

PROCESO RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO

IMPA

CTO

PRO

BA

BIL

IDA

D

NIV

EL D

E R

IESG

O (E

VALU

AC

ION

)

ZON

A D

E R

IESG

O

METODO DE CONTROL EXISTENTES

ESTA DOCUMENTADO

VALORACION DEL RIESGO DESPUES DE CONTROLES


NO EXISTEN CONTROL SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES

LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES

SI NO EN QUE DOCUMENTO PROBABILIDAD IMPACTO

10 1 10 X LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS 1 10 10 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES 10

DESARTICULACION DE LA PLANEACION ESTRATEGICA DE LA ENTIDAD. 10 2 20 x LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS 2 10 20 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES 20

DESACIERTO EN LA PLANEACION PRESUPUESTAL 10 2 20 x 2 10 20 20

DESACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 10 3 30 X LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS 3 10 30 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES 30


20 1 20 NO EXISTE NO EXISTEN CONTROL 1 20 20 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES 20

10 2 20 X 2 10 20 20

10 2 20

X

1 10 10

10

X 0

GESTIÓN DE TIC'S

PERDIDA DE LA INFORMACION REGISTRADA EN MEDIOS MAGNETICOS 5 1 5 NO HAY x NO EXISTE CONTROL 2 10 20 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES Asumir el riesgo 20

PRESENCIA DE VIRUS EN LOS EQUIPOS DE COMPUTO 10 2 20 X Resolucion173 LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS 2 10 20 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES 20

DEMORA EN LA PUBLICACION 5 1 5 x LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS 1 5 5 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES Asumir el riesgo 5

DESACTUALIZACION DE AVANCES TECNOLOGICOS 5 3 15 x 3 5 15 evitar el riesgo 15

INTERRUPCION DEL FLUIDO ELECTRICO 10 3 30 Exisencia de UPS x LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS 3 10 30 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES 30

FALLAS EN LOS EQUIPOS 5 2 10 x 2 10 20 20

ACCESOS NO AUTORIZADOS 10 1 10 x 1 10 10 10

CABLEADO DE DATOS SOBRESATURADO 10 3 30 NO HAY NO EXISTEN CONTROL 3 10 30 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES 30

MEDICION Y MEJORA

10 3 30 x LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS 3 10 30 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES 30

CRITERIOS PARA EVALUAR LA EFECTIVIDAD DE LAS MEDIDAS MEDIDAS

DE CONTROL EXISTENTES

EL CONTROL ATACA LA PROBABILIDAD O EL IMPACTO DEL RIESGO

LOS CONTROLES EXISTENTES SON EFECTIVOS PERO NO ESTAN DOCUMENTADOS

NIVEL DE EXPOSICIÓN DESPUÉS DE CONTROLES

CAMBIA EL RESULTADO A UNA CASILLA INFERIOR DE LA MATRIZ DE EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES (EL DESPLAZAMIENTO DEPENDE DE SI EL CONTROL AFECTA

EL IMPACTO O LA PROBABILIDAD

LOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS

PASA A ESCALA INFERIOR (EL DESPLAZAMIENTO DEPENDE DE SI EL CONTROL AFECTA EL IMPACTO O LA PROBABILIDAD)


INADECUADA DIVULGACION, EJECUCIÓN Y APLICACIÓN DE LOS PLANES Y POLITICAS INSTITUCIONALES


PUBLICACION EN LA INTRANET Y PAGINA WEB

PROCEDIMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE

LOS PLANES INSTITUCIONALESReducir el riesgo

Compartir o transferir


APROBACION E IMPLEMENTACION DE LA DOCUMENTACION DEL SIG (MECI-

CALIDAD)

RESOLUCION DE ADOPCION No. 1658 DEL 6 de AGOSTO

DE 2008

Reducir el riesgoEvitar el riesgo

Compartir o transferirr


REVISIÓN DEL BORRADOR DEL ANTEPROYECTO POR PARTE DEL

SECRETARIO GENERAL, SUBDIRECTOR FINANCIERO Y JEFE

OFICINA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

PROCEDIMEINTO ELABORACIÓN DE

PRESUPUESTOLOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS





REQUERIMIENTOS PERMANENTES A LOS RESPONSABLES DE LOS

PROCESOS PARA EL SUMINISTRO DE LA INFORMACION INSUMO PARA LAS AUDITORIAS (planes de mejoramiento

con sus avances respectivos)

PROCEDIMIENTO "ADMINISTRACIÓN DE

ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVÉS DE PLANES DE

MEJORAMIENTO"





ELABORACION DEL CRONOGRAMA DE PRESENTACION DE INFORMES

EXTERNOS





Reducir el riesgoCompartir o transferir

INCUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE PARA EL FNC LEVANTAMOS ESTE RIESGOS PERO CONSIDERAMOS QUE DEBE SER DE SECRETARIA GENERAL.


CREACION DE NORMOGRAMAS POR PROCESOS






SUPRESIÓN DE LA OFICINA ENCARGADA DE EJERCER LAS FUNCIONES DE CONTROL INTERNO ZONA DE RIESGO

MODERADO

c) Requerimientos permanentes a los responsables de los procesos para el suministro de la información insumo para las auditorías (planes de mejoramiento con sus avances respectivos)

OFICIOS DE INFORMES DE GESTIÓN, CONSECUTIVO CORRESPONDENCIA ENVIADA

LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS, por falta de compromiso de parte de algunos de los responsables

de los procesos

SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES


Compartir o transferirDentro de la Estructura Orgánica de la Entidad se encuentran documentadas las funciones de Control Interno.

Manual de Funciones de la Entidad



politicas de seguridad las cuales divulgadas , aplicación de restricciones




Procedimiento de Publicacion en medios electronicos

Procedimiento de publicacion de informacion en medios

electronicos


consolidacion de requerimientos de hardware y software y envio anualmente y/o cuando se requiera para que sean tenidos en cuenta en la elaboracion o

ejecucion del presupuestoy plan de compras.








Realizacion de Mantenimientos preventivos y correctivos




Reducir el riesgoAsumir el riesgo


Se posee Control de autenticacion y firewall










autoevaluacion trimestral de las acciones correctivas

procedimiento administracion de acciones correctivas a través

de planes de mejoramiento.



C6

POSIBILIDAD DE OCURRENCIA DE AQUELLA SITUACION QUE PUEDA ENTORPECER EL NORMAL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DE LA ENTIDAD Y LE IMPIDA EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS

D6

CONSECUENCIAS QUE LE PUEDEN GENERR A LA ORGANIZACIÓN LA MATERIALIZACIÓN DEL RIESGO

E6

POSIBILIDAD DE OCURRENCIA DEL RIESGO;ÉSTA PUEDE SER MEDIDA CON CRITERIOS DE FRECUENCIA, SI SE HAN MATERIALIZADO( No. DE VECES POR TIEMPO EN UN TIEMPO DETERMINADO)O DE FACTIBILIDAD TENIENDO EN CUENTA LA PRESENCIA DE FACTORES INTERNOSO Y EXTERNOS QUE PUEDAN PROPICIAR EL RIESGO AUNQUE ESTE NO SE HAYA MATERIALIZADO.

F6

RESULTADO OBTENIDO EN LA MATRIZ DEL RIESGO, EVALUACIÓN Y RESPUESTA A LOS RIESGOS, DE ACUERDO A LA POSIBILIDAD DE COCURRENCIA (TENIENDO ENCUENTA LOS CONTROLES EXISTENTES)- (ZONA DE RIESGO

G6

MODERADO, IMPORTANTE, ACEPTABLE, TOLERABLE)

H6

ESPECIFICICAR CUÁL ES EL CONTROL QUE LA ENTIDAD O AREA TIENE IMPLEMENTADO PARA COMABTIR,

I6

HACE RELACIÓN A SI EL METODO DE CONTROL EXISTENTE ESTA DOCUMENTADO

de 40







IMPA

CTO

PRO

BA

BIL

IDA

D

NIV

EL D

E R

IESG

O (E

VALU

AC

ION

)

ZON

A D

E R

IESG

O


ESTA DOCUMENTADO















MEDICION Y MEJORA



10 1 10

X

1 5 5

5

X 0

RESULTADOS INADECUADOS DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS 10 1 10 X 1 10 10 10

10 2 20

X

1 10 10 REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

10

X 0

10 1 10

X

1 5 5

5

X 0

INADECUADA LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA DE EMPLEADOS 10 1 10 X 1 10 10 10

10 1 10 X 1 10 10 10

INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN 10 1 10 X 1 10 10 10

10 1 10 X 1 10 10 10

10 1 10 X 1 10 10 10



Induccion a la metodologia para la formulación del plan de mejoramiento.

procedimiento administracion de acciones correctivas a través

de planes de mejoramiento.





revisión técnica de la formulación de indicadores

procedimiento formulación, seguimiento y medición a través

de indicadores





Cumplimiento eficiente y eficaz de las funciones de control interno, asignadas al Grupo de Trabajo de Control Interno

Informes de Gestión de la Entidad e Informe de Auditoría de la CGR




Adopción por parte de la Dirección General de la Entidad, de la Política del Riesgo, del Mapa de Riesgos y de la Metodología para su administración

RESOLUCIÓN NO. 3399 DEL 20 DE SEPTIEMBRE DE 2004 Y EN EL OFICIO DG-1401 DE AGOSTO 19 DE 2004

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

INDEPENDIENTE


a) Evidencias documentadas y sustentadas b) Presentación del Informe Preliminar de Auditoría al responsable del proceso auditado, y análisis de este con el grupo auditor.

PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIAS Y SEGUIMIENTOS




INCUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL INTEGRAL DE AUDITORIAS (INCLUYE LAS AUDITORIAS INTERNAS DE EVALUACIÓN

INDEPENDIENTE Y AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN)


a) Autoevaluación trimestral del plan de acción del Grupo de Trabajo y reprogramación de las auditorías e informes de éstas,

PROCEDIMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN



b) Establecimiento y Adopción del Cronograma para la presentación de los Informes Internos y Externos de la Entidad,

CRONOGRAMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES INTERNOS Y EXTERNOS COMUNICADO MEDIANTE CIRCULAR 005 DEL 26 DE OCTUBRE DE 2007.

DESACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DEL GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO


Establecimiento del procedimiento específico para la Autoevaluación y Monitoreo del Mapa de Riesgos

SISTEMA INTEGRADOS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS




Procedimiento definido y aplicado para la Actualización y Mejoramiento de los Procesos y Procedimientos del FPS

SISTEMA INTEGRADOS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



Verificación de datos con matriz de excel y cruce con novedades

Procedimiento nómina y novedades de personal






Revisión de todos los formatos de evaluación diligenciados, verificando cumplimiento de requisitos.

Procedimiento evaluación del desempeño





Comunicación escrita a cada funcionario, previa a la realización del evento de capacitación, sobre la confirmación y participación.

Procedimiento elaboración, ejecución y evaluación plan de

capacitación.LOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS





Verificación de que se haya realizado la inducción y reinducción a los funcionarios.

Procedimiento elaboracion, ejecución y evaluación del programa de inducción y

reinducción






Comunicación a los Servidores Públicos, prevía a la realización al evento de bienestar y salud ocupacional, sobre la confirmación y participación.

Procedimiento elaboración, ejecución y evaluación plan de bienestar y salud ocupacional.




C6


D6


E6


F6


G6


H6


I6


de 40







IMPA

CTO

PRO

BA

BIL

IDA

D

NIV

EL D

E R

IESG

O (E

VALU

AC

ION

)

ZON

A D

E R

IESG

O


ESTA DOCUMENTADO
















10 2 20

X

LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS 2 10 20 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES

20

X 0

X 0

PÉRDIDA O ALTERACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL 20 1 20 X 1 10 10 10


20 1 20 X 1 10 10 10


X DOCUMENTACIÓN DEL SIG LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS

2 20 40

SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES 40

X SIP LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES 0

5 1 5 CORRECTIVO X 1 5 5 ASUMIR EL RIESGO 5

10 1 10 PREVENTIVO X 1 10 10 10

10 1 10 PREVENTIVO Y CORRECTIVO X 1 10 10 10

10 2 20 CORRECTIVO X 1 10 10 10

10 2 20 PREVENTIVO Y CORRECTIVO X 1 10 10 10

10 1 10 No hay X NO EXISTEN CONTROL 1 10 10 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES Reducir el riesgo - Compartir o transferir 10

REPORTE DE NOVEDADES CON DATOS INCORRECTOS 10 1 10 Revision en mesa de control X Procedimiento de afiliacion 1 5 5 Reducir el riesgo - Compartir o transferir 5

10 1 10 Digitacion base de datos X Procedimiento de afiliacion 1 5 5 Reducir el riesgo - Compartir o transferir 5

10 1 10 Cierre base de datos del mes X 1 5 5 Reducir el riesgo - Compartir o transferir 5

20 1 20 Cierre base de datos del mes X 1 10 10 Reducir el riesgo - Compartir o transferir 10



El reloj radicador de correspondencia cuenta con llave de seguridad que es administrada por un solo funcionario

Autoevaluación y Monitoreo del Mapa de Riesgos anterior.



Cuando se presenta doble solicitud se anexa al radicado más antiguo el reciente, dando a este último trámite terminado.

Se cuenta con lista de chequeo para la verificación de documentos por parte de Atención al Usuario antes de ser radicados, cuando la solicitud se presenta personalmente.


Revisión manual al momento de devolución del documento en préstamo, por parte del encargado del Manejo del archivo central

Procedimiento - CONSULTA Y/O PRÉSTAMO DE

DOCUMENTOSLOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS


Zona de riesgo tolerableReducir el riesgo




Revision de planillas de radicacion y entrega de correspondencia recibida y enviada, por parte de los funcionarios a

cargo.

Procedimientos: CORRESPONDENCIA

ENVIADA / CORRESPONDENCIA

RECIBIDA

Zona de riesgo importanteReducir el riesgoEvitar el riesgo




Se dispusieron extintores en las instalaciones donde funcionan los

archuvos documentales, así como se realizó un contrato con el fin de arreglar la

cubierta y paredes del archivo central (Parte Norte)

EVALUACIONES DEL COPASO / CONTRATO No.

062/2008LOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS


Zona de riesgo tolerableReducir el riesgo




IMPLEMENTACIÓN DEL SIG EN LA ENTIDAD



ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS






SIP. Procedimiento: Reconocimiento de

incapacidadesLOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS




SIP. Procedimiento: Reconocimiento de

incapacidadesLOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS



ERROR EN EL REPORTE DE LOS INCUMPLIMIENTOS PRESENTADOS EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

DE SALUD DENTRO DE LA CERTIFICACION DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REPORTE DE

INCUMPLIMIENTO





















FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS, DE ACUERDO CON LAS NOVEDADES

REPORTADASZONA DE RIESGO

TOLERABLE










Procedimiento de compensacion



ENTREGA EXTEMPORANEA DE BASE DE DATOS PARA REPORTE DE NOVEDADES A LA BASE DE DATOS UNICA

DE AFILIADOS BDUAZONA DE RIESGO

MODERADOProcedimiento de

compensacionLOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS


C6


D6


E6


F6


G6


H6


I6


de 40







IMPA

CTO

PRO

BA

BIL

IDA

D

NIV

EL D

E R

IESG

O (E

VALU

AC

ION

)

ZON

A D

E R

IESG

O


ESTA DOCUMENTADO















10 1 10 X 1 5 5 Reducir el riesgo - Compartir o transferir 5


10 1 10 Verificacion con listado de inconsistencias X 1 5 5 Reducir el riesgo - Compartir o transferir 5





GESTIÓN DE COBRO


10 1 10 X NO EXISTEN CONTROL 2 20 40 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES Reducir el riesgo - Compartir o transferir 40

3) FRAUDE EN EL COBRO DE MESADAS PENSIONALES 10 1 10

X

1 10 10

Reducir el riesgo - Compartir o transferir 10

X Reducir el riesgo - Compartir o transferir 0

10 3 30

X LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS

2 10 20 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES

20

x LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS 0

x LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS 0

10 2 20 x NO EXISTEN CONTROL 2 10 20 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES 20

10 1 10 x 1 10 10 Reducir el riesgo - Compartir o transferir 10


FALTA DE PAGO O PAGO INCOMPLETO DE LA UPC ADICIONAL DE LOS BENEFICIARIOS AFILIADOS A ESTE

PLANZONA DE RIESGO

TOLERABLECruce de base de datos con libro auxiliar

contable del recaudoLOS CONTROLES EXISTENTES SON EFECTIVOS PERO NO ESTAN DOCUMENTADOS



ENTREGA EXTEMPORANEA DE LAS PLANILLAS INTEGRADAS DE LIQUIDACION DE APORTES Y

AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE SALUDZONA DE RIESGO

TOLERABLESolicitar por correo electronico el envio de

la informacionLOS CONTROLES EXISTENTES SON EFECTIVOS PERO NO ESTAN DOCUMENTADOS








ELIMINACION DE REGISTROS DESPUES DE GENERAR EL PROCESO DE COMPENSACION EN EL APLICATIVO

DE DINAMICA GERENCIALZONA DE RIESGO

TOLERABLECruce de base de datos con registros de

de recaudoProcedimiento de

compensacionLOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS




Cruce de nits y planillas con los registros de recaudo




AFILIADOS PRESENTADOS EN EL PROCESO DE COMPENSACIÓN CON DIAS EN CERO (0) DEBIENDO

SER DIAS TREINTA (30)ZONA DE RIESGO

MODERADOCruce entre afiliados liquidados con dias 30 contra afiliados liquidados con dias 0

Procedimiento de compensacion



REPORTE INADECUADO DEL IBC Y COTIZACION EN EL PROCESO DE COMPENSACIÓN DE ACUERDO CON LO

SOLICITADO POR EL CONSORCIO FIDUCIARIOZONA DE RIESGO

TOLERABLEGenerado el proceso de compensacion se

aplica las aproximaciones correspondientes






PRESENTACION OPORTUNA DE LAS CUENTAS Y ACCIONES DE COBRO

PERSUASIVO

RESOLUCION DEL MANUAL DE COBRO PERSUASIVO Y

COACTIVO



2) FALTA DE EFECTIVIDAD EN EL COBRO DE CARTERA (ARRENDAMIENTOS, CONTRATOS DE COMPRAVENTA,

RECOBROS AL FOSYGA Y MOROSOS DEL SGSSS) ZONA DE RIESGO

TOLERABLE



CRUCE DE CEDULAS CON BASE DE REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

ACTIVIDAD 10 DEL PROCEDIMIENTO RETIRO DE PENSIONADO POR FALLECIMIENTO



CONVENIO DE PRESTACION DE SERVICOS BANCARIOS CON LOS BANCOS BBVA, POPULAR Y COOPERATIVA FINNAIERA DE ANTIOQUIA

EN LOS CONVENIOS RESPECTIVOS





ELABORAR LAS CONCILIACIONES BANCARIAS más tardar el día siete de cada mes

SIP- ACTIVIDAD 2 DEL PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS


Compartir o transferirREVISAR Y APRUEBAR LOS INFORMES DE CONCILIACIÓN BANCARIA POR CUENTA POR PARTE DEL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO) .

ACTIVIDAD 9 DEL PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA DEPURACION CONCILIACIONES BANCARIAS

PROCEDIMIENTO DEFINIDO Y APLICADO PARA DEPURACION CONCILIACIONES BANCARIAS EN EL SIP



SE ESTA ADELANTANDO EL REINTEGRO ATENDIENDO EL PLAN DISEÑADIO DENTRO DEL PLAN DE

MEJORAMIENTO Y SE ESTABLECIO EL PROCEDIMIENTO PENDIENTE DE

APROBACION POR EL COMITÉ





ENTREGA DE MOVIMIENTOS A MAS TARDAR EL TERCER DIA HABIL

PROCEDIMIENTO DIFINIDO Y APLICADO



C6


D6


E6


F6


G6


H6


I6


de 40







IMPA

CTO

PRO

BA

BIL

IDA

D

NIV

EL D

E R

IESG

O (E

VALU

AC

ION

)

ZON

A D

E R

IESG

O


ESTA DOCUMENTADO


















10 1 10 x MAQUETAS DISEÑADAS 1 10 10 Reducir el riesgo - Compartir o transferir 10


10 2 20 x 2 20 40 40

10 2 20 x 2 20 40 40


ASISTENCIA JURIDICA

10 1 10

X

LOS CONTROLES EXISTENTES NO SON EFECTIVOS 1 10 10 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES Reducir el riesgo - Compartir o transferir

10

X MANUAL DE FUNCIONES 0




7) PRESENTACIÓN INOPORTUNA DE INFORMACIÓN A LA CGN Y A ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA

Y CONTROLZONA DE RIESGO

MODERADO

PRESENTACION DE INFORMES DE ACUERDO CON EL CRONOGRAMA Y A

TRAVES DE LOS SISTEMAS ESTABLECIDOS Y EN CASO DE QUE

ESTOS ULTIMOS FALLEN, SE PRESENTA EN MEDIO MAGNETICO

DIRECTAMENTE A LA ENTIDAD CORRESPONDIENTE

MATRIZ PRIMARIA DE GESTION DE CALIDAD






ELABORACION, REVISION Y APROBACION DE LA CONFORMIDAD

DE LAS OBLIGACIONES POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES

AXULIAR CONTABLE DEL DOCUMENTO 06 DENOMINADO

RECONOCIMIENTO DE PASIVOS





REVISION Y APROBACION DE LA CONFORMIDAD DE LA EXPEDICION DE

CDP POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES

FORMATO DE EXPEDICION DE CDP





SE ENCUENTRAN DISEÑADAS MAQUETAS PARA CADA UNA DE LAS DIFERENTES TRANSACCIONES QUE

GENERA CADA AREA





CADA DEPENDENCIA ES RESPONSABLE DE QUE LA

INFORMACION QUE GENERA QUEDE REGISTRADA CONTABLEMENTE EN

TIEMPO REAL

PROCEDIMIENTOS DE CADA UNA DE LAS AREAS



12) FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA CONCILIACION DE LA INFORMACION SUMINISTRADA POR LAS

DEPENDENCIAS ZONA DE RIESGO

MODERADO

SE CONCILIA TRIMESTRALMENTE LA INFORMACION CON LA DIVISION DE

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS , CARTERA Y MENSUALMENTE CON

TESORERIA








SE TENE ESTABLECIDO UN CRONOGRAMA PARA LA

PRESENTACION DE INFORMACION AL AREA CONTABLE POR LAS

DIFERENTES AREAS QUE GENERAN DERECHOS Y OBLIGACIONES QUE SON OBJETO DE REGISTRO EN LA

CONTABILIDA

COMUNICACIÓN A LAS DISTINTAS AREAS







CADA UNA DE LAS AREAS QUE TRANSMITE INFORMACION DEFINE EL

CONCEPTO DE CADA REGISTROReducir el riesgoAsumir el riesgo

INCUMPLIMIENTO POR PARTE DE LOS APODERADOS EXTERNOS DE LAS RECOMENDACIONES DEL COMITÉ

DE DEFENSA JUDICIAL PARA LA CONTESTACION DE LAS DEMANDAS EN CONTRA DEL FONDO


Análisis de las contestaciones de las demandas en el Comité. .

PROCEDIMIENTO 05010104 - COMITÉ DE DEFENSA

JUDICIAL Y CONCILIACION

Directrices emitidas por la Dirección General del Fondo



Normatividad externa, directrices emitidas porla Direccion General y el Comité Disciplinario de la Entidad.

PROCEDIMIENTO 05010110 - CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIOLOS CONTROLES EXISTENTES SON EFECTIVOS PERO NO ESTAN DOCUMENTADOS






Verifica en el puesto de trabajo del funcionario, que los elementos

relacionados en el informe Inventario individual a fecha de corte, se encuentren

físicamente

050303 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL INVENTARIO

ALMACEN LOS CONTROLES SON EFECTIVOS Y ESTAN DOCUMENTADOS


C6


D6


E6


F6


G6


H6


I6


de 40







IMPA

CTO

PRO

BA

BIL

IDA

D

NIV

EL D

E R

IESG

O (E

VALU

AC

ION

)

ZON

A D

E R

IESG

O


ESTA DOCUMENTADO















ROBO DE EQUIPOS 10 1 10 X 1 10 10 Reducir el riesgo - Compartir o transferir 10

10 1 10 NO EXISTE X NO EXISTE NO EXISTEN CONTROL 1 10 10 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES Reducir el riesgo - Compartir o transferir 10

10 1 10 NO EXISTE X NO EXISTE NO EXISTEN CONTROL 1 10 10 SE MANTIENE EL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ANTES DE CONTROLES Reducir el riesgo - Compartir o transferir 10


INCONSISTENCIAS EN LOS ACTOS ADMINSTRATIVOS 10 1 10 X 1 5 5 Reducir el riesgo - Compartir o transferir 5

10 1 10 X 1 5 5 5



Presenta la denuncia de pérdida o hurto de bienes muebles ante la autoridad

competente y la entrega, con el Informe de pérdida o hurto de un bien mueble a su

cargo o en cuenta personal, al Jefe División Administrativa. Si la perdida o

hurto esta relacionada con un funcionario que se retira del servicio, la investigación

administrativa se debe adelantar dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha

de su retiro, para poder efectuar el descuento de sus prestaciones en caso de

que el fallo de la investigación ordene el descuento del valor del Bien perdido o

hurtado, de sus prestaciones.

050302 EGRESO DE BIENES DE ALMACEN




CARENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS PARA REALIZAR EL ASEGURAMIENTO DE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES DE TRANSFERENCIA PROPIEDAD DE LA

ENTIDAD.


CARENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS PARA PROTEGER, REALIZAR LA VIGILANCIA PERMANENTE DE

LA TOTALIDAD DE LOS BIENES MUEBLES (EQUIPO FERREO) Y BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE LA

ENTIDAD, OBTENIDOS A TRAVES DE TRANSFERENCIA POR PARTE DE LOS EXTINTOS F.C.N., FERROVIAS-

INVIAS Y MINISTERIO DE TRANSPORTE





REVISION PREVIA A LA GENERACION DE LA NÓMINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INCLUSION DE PENSIONADOS EN NOMINA (03030101) TRASLADO DE PUNTO DE PAGO DE PENSIONES (0303102) PRORROGA SUSTITUCION PENSIONAL POR ESTUDIOS (0303103) RETIRO DE PENSIONADOS POR FALLECIMIENTO (03030104) RECONOCIMIENTO SUBSIDIO ART 143 LEY 100 DE 1993 (03030204) ACRECIMIENTO CUOTA POR SUSTITUCION PENSIONAL (0303205) MESADAS RETROACTIVAS (03030205)




REVISION PREVIA A LA FIRMA DEL ACTO ADMINSTRATIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: RECONOCIMIENTO PENSION PLENA (03040101) RECONOCIMIENTO AUXILIO FUNERARIO (03040102) SUSTITUCION PENSIONAL A HEREDEROS (03040103) SUSTITUCION PENSIONAL AHIJOS INCAPACITADOS PARA TRABAJAR POR INVALIDEZ (03040104) SUSTITUCION PENSIONAL POR APLICACION DE LA LEY 44 DE 1980 ( 03040110)PAGO DE CONDENAS JUDICIALES (0304108) RECONOCIMIENTO MESADAS A HEREDEROS (03040106) RECONOCIMIENTO PENSION DE JUBILACION Y PENSION SANCION (03040109) ACOGIMIENTO LEY 44 DE 1980 (03040110) EMISION BONO PENSIONAL (03040111) RECONOCIMIENTO DE CUOTA PARTE PENSIONAL (03040206) RELIQUIDACION DE PENSIONES (03040208) RECONOCIMIENTO EDUCACION ESPECIAL A HIJOS DE PENSIONADOS DE PUERTOS(03020401) RECONOCIMIENTO AUXILIO EDUCATIVO PARA HIJOS DE PENSIONADOS DE PUERTOS (03020403) RECONOCIMIENTO AUXILIO FUNERARIO PARA PENSIONADOS PUERTOS(03020405) RECONOCIMIENTO AUXILIO FUNERARIO PARA FAMILIARES DE ´PENSIONADOS PUERT0S (03020406)





REVISION PREVIA A LA ELABORACION DEL ACTO ADMINSTRATIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: RECONOCIMIENTO PENSION PLENA (03040101) RECONOCIMIENTO AUXILIO FUNERARIO (03040102) SUSTITUCION PENSIONAL A HEREDEROS (03040103) SUSTITUCION PENSIONAL AHIJOS INCAPACITADOS PARA TRABAJAR POR INVALIDEZ (03040104) SUSTITUCION PENSIONAL POR APLICACION DE LA LEY 44 DE 1980 ( 03040110)PAGO DE CONDENAS JUDICIALES (0304108) RECONOCIMIENTO MESADAS A HEREDEROS (03040106) RECONOCIMIENTO PENSION DE JUBILACION Y PENSION SANCION (03040109) ACOGIMIENTO LEY 44 DE 1980 (03040110) EMISION BONO PENSIONAL (03040111) RECONOCIMIENTO DE CUOTA PARTE PENSIONAL (03040206) RELIQUIDACION DE PENSIONES (03040208) RECONOCIMIENTO EDUCACION ESPECIAL A HIJOS DE PENSIONADOS DE PUERTOS(03020401) RECONOCIMIENTO AUXILIO EDUCATIVO PARA HIJOS DE PENSIONADOS DE PUERTOS (03020403) RECONOCIMIENTO AUXILIO FUNERARIO PARA PENSIONADOS PUERTOS(03020405) RECONOCIMIENTO AUXILIO FUNERARIO PARA FAMILIARES DE ´PENSIONADOS PUERT0S (03020406)




C6


D6


E6


F6


G6


H6


I6


de 40







IMPA

CTO

PRO

BA

BIL

IDA

D

NIV

EL D

E R

IESG

O (E

VALU

AC

ION

)

ZON

A D

E R

IESG

O


ESTA DOCUMENTADO















10 2 20 PROCEDIMIENTOS X 2 10 20 20

NIVEL INSTITUCIONAL DEL RIESGO: 16.148648649

APROBACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS POR PARTE DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD

APROBACIÓN SI NO Nº DE ACTA 15 FECHA: 10 Noviembre de 2008

ELABORO: ANGEL ALEXANDER ZIPAQUIRÁ REVISO: CARMEN EMIRA GUZMÁN GUZMÁN / YANETH FARFAN CASALLAS APROBÓ: ERNESTO CARVAJAL MORENO

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

CARGO: TECNICO 1 CARGO: SECRETARIO GENERAL




PROCEDIMIENTO 0505 COMPRAS






CARGO: JEFE OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS / COORDINADORA GRUPO DE CONTROL INTERNO

C6


D6


E6


F6


G6


H6


I6


de 40



FORMATO PLAN DE MANEJO DE RIESGOS


PROCESO RIESGO ACCIONES PREVENTIVAS NOMBRE DEL INDICADOR INDICADOR

INDICADOR

CARGO DEPENDENCIA

IMPACTO PROBABILIDAD NUMERADOR DENOMINADOR UNIDAD DE MEDIDA

10 2 20 01/06/2008 31/10/2008 PORCENTAJE

10 2 20 01/10/2008 31/12/2008 PORCENTAJE JEFE DE OFICINA

10 3 30 01/06/2008 31/12/2008 PORCENTAJE

10 2 20 01/06/2008 31/12/2008 PORCENTAJE

20 1 20 01/10/2008 31/12/2008 PORCENTAJE

10 2 20 01/10/2008 31/12/2008 PORCENTAJE

10 1 10 15/05/2008 31/12/2008 Proyecto presentado DOCUMENTO (S)

GESTIÓN DE TIC'S

10 2 20 01/10/2008 31/12/2008 numero de solicitudes a realizar PORCENTAJE SILVANO MARTINEZ ANALISTA DE SISTEMAS

10 2 20

Divulgacion de las politicas de seguridad, 01/10/2008 31/12/2008 PORCENTAJE

Revisar la aplicación de restricciones en todos los equipos 01/10/2008 31/12/2008 numero de equipos PORCENTAJE SILVANO MARTINEZ ANALISTA DE SISTEMAS

5 3 15 Envio de oficios para la compra de tecnologia 01/10/2008 31/12/2008 numero de oficios realizados numero de oficios a realizar PORCENTAJE SILVANO MARTINEZ ANALISTA DE SISTEMAS

INTERRUPCION DEL FLUIDO ELECTRICO 10 3 30 Solicitud compra de planta electrica 01/10/2208 31/12/2008 numero de solicitudes enviadas numero de solicitudes realizadas PORCENTAJE SILVANO MARTINEZ ANALISTA DE SISTEMAS

FALLAS EN LOS EQUIPOS 10 2 20 Solicitud contratos de mantenimiento 01/10/2008 31/12/2008 PORCENTAJE SILVANO MARTINEZ ANALISTA DE SISTEMAS

ACCESOS NO AUTORIZADOS 10 1 10 DIVULGACION DE POLITICAS DE SEGURIDAD 01/10/2008 31/12/2008 PORCENTAJE YUDY TORRES TECNICO II

NIVEL DE EXPOSICIÓN A LOS RIESGOS ANTES DEL PLAN DE MANEJO

FECHA DE INICIO

FECHA DE TERMINACIÓN

FUNCIONARIO RESPONSABLE

NIVEL DE EXPOSICIÓN AL RIESGO



REALIZAR LA ALINEACION DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES CON LOS ESTRATEGICOS Y POR PROCESOS ACORDE CON LAS ACTIVIDADES FORMULADAS EN EL PLAN DE ACCION TENIENDO ENCUENTA LA METODOLOGIA Y LINEAMIENTOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION DEL FPS

ALINEACION DEL PLAN ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD

NUMERO DE ALINEACIONES REALIZADAS / NUMERO DE ALINEACIONES A REALIZAR

NUMERO DE ALINEACIONES REALIZADAS

NUMERO DE ALINEACIONES A REALIZAR(OBJETIVOS INSTITUCIONALES.vs.OBJETIVOS ESTRATEGICOS; OBJETIVOS INSTITUCIONALES. Vs. OBJETIVOS POR PROCESOS)

CARMEN EMIRA GUZMAN GUZMAN / ANGEL ALEXANDER ZIPAQUIRA VARGAS

JEFE DE OFICINA / TECNICO I

OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS

DESACIERTO EN LA PLANEACION PRESUPUESTAL

ESTABLECER LOS PUNTOS DE CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO

ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO

NÙMERO DE PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS / NÙMERO DE PROCEDIMIENTOS A ACTUALIZAR

NÙMERO DE PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS

NÙMERO DE PROCEDIMIENTOS A ACTUALIZAR

CARMEN EMIRA GUZMAN GUZMAN



REALIZAR ACTIVIDADES DE SOCIALIZACION Y DIVULGACION DE LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS Y EL DESARROLLO SISTEMA INTEGRAL DE GESTION MEDIANTE PRESENTACIONES EN MEDIOS ELECTRONICOS (PROYECCION DE PRESENTACIONES AL ENCENDIDO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO Y SOCIALIZACIONES POR PROCESO DE LOS ELEMENTOS DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y MANUAL DE OPERACIONES REITERANDO LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS CON LA ACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS)

% DE ACTIVIDADES DE SOCIALIZACION Y DIVULGACION REALIZADAS

Nº DE ACTIVIDADES DE SOCIALIZACION Y DIVULGACION REALIZADAS / Nº DE ACTIVIDADES DE SOCIALIZACION Y DIVULGACION PROGRANADAS

Nº DE ACTIVIDADES DE SOCIALIZACION Y DIVULGACION REALIZADAS

Nº DE ACTIVIDADES DE SOCIALIZACION Y DIVULGACION PROGRANADAS

CARMEN EMIRA GUZMAN / YUDY TORRES / JORGE ESPINOSA / ANGEL ZIPAQUIRA

JEFE DE OFICINA / PROFESIONAL I / TECNICO II / TECNICO I /



ELABORAR UNA MATRIZ DE INFORMACION PRIMARIA Y SECUNDARIA DONDE SE IDENTIFIQUE LOS FLUJOS DE INFORMACION QUE GENEREN LOS PROCESOS CON LAS RESPECTIVAS FECHAS DE ENTREGA PARA CONSOLIDACION Y REPORTE FINAL DE LA INFORMACION A LAS FUENTES EXTERNAS E INTERNAS

ELABORACION MATRIZ DE INFORMACION PRIMARIA Y SECUNDARIA

MATRIZ DE INFORMACION PRIMARIA Y SECUNDARIA ELABORADA, APROBADA Y SOCIALIZADA

MATRIZ DE INFORMACION PRIMARIA Y SECUNDARIA ELABORADA, APROBADA Y SOCIALIZADA

CARMEN EMIRA GUZMAN GUZMAN / ANGEL ALEXANDER ZIPAQUIRA VARGAS

JEFE DE OFICINA / TECNICO I



REALIZAR ACTIVIDADES DE CONCIENTIZACION PARA LA MEJORA CONTINUA A TRAVES DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN EXISTENTES EN LA ENTIDAD ENFATIZANDO EN LA ADECUADA APLICACIÓN DE LA DOCUMENTACION DISPUESTA EN EL SIG.

% DE ACTIVIDADES DE CONCIENTIZACION REALIZADAS

Nº DE ACTIVIDADES DE CONCIENTIZACION REALIZADAS/ Nº DE ACTIVIDADES DE CONCIENTIZACION PROGRAMADAS

Nº DE ACTIVIDADES DE CONCIENTIZACION REALIZADAS

Nº DE ACTIVIDADES DE CONCIENTIZACION PROGRAMADAS

CARMEN EMIRA GUZMAN GUZMAN / YUDY TORRES

JEFE DE OFICINA / TECNICO II


INCUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE PARA EL FNC LEVANTAMOS ESTE RIESGOS PERO CONSIDERAMOS QUE DEBE SER DE SECRETARIA GENERAL.

REALIZAR PERIODICAMENTE REVISION DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE DE ACUERDO AL NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD CONSOLIDADO POR SECRETARIA GENERAL

% DE REVISIONES REALIZADAS PERIODICAMENTE AL NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD

Nº DE REVISIONES REALIZADAS AL NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD / Nº DE REVISIONES AL NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD PROGRAMADAS PERIODICAMENTE

Nº DE REVISIONES REALIZADAS AL NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD

Nº DE REVISIONES AL NORMOGRAMA DE LA ENTIDAD PROGAMADAS PERIODICAMENTE

CARMEN EMIRA GUZMAN GUZMAN / JORGE ESPINOSA

JEFE DE OFICINA / PROFESIONAL I


SUPRESIÓN DE LA OFICINA ENCARGADA DE EJERCER LAS FUNCIONES DE CONTROL INTERNO

PRESENTAR EL PROYECTO DE MODIFICACIÓN A LA ESTRUCTURA Y A LA PLANTA ACORDE A LA NORMATIVIDAD Y REQUERIMIENTOS DEL DAFP-MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

MIDE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN PREVENTIVA PROPUESTA

Proyecto de modificación a la estructura y planta del FPS presentado

PEDRO PABLO CADENA FARFÁN - JOSÉ ANTONIO BUITRAGO BOHÓRQUEZ

Director General - Jefe División de Personal

Dirección General - División de Personal

PERDIDA DE LA INFORMACION REGISTRADA EN MEDIOS MAGNETICOS

Realizar solicitud de adecuacion de sistema de achivos para salvaguardar los medios magneticos.y reiterar solicitud de caja fuerte para colocarla para backups externos

% de solicitudes realizadas para almacenamiento adecuado de backups

numero de solicitudes realizadas/numero de solicitudes a realizar

numero de solicitudes realizadas/


PRESENCIA DE VIRUS EN LOS EQUIPOS DE COMPUTO

% de divulgaciones realizadas de las politicas de seguridad

numero de divulgaciones realizadas/numero de divulgaciones programadas

numero de divulgaciones realizadas

numero de divulgaciones programadas

YUDY TORRES/SILVANOMARTINEZ

TECNICO II/ANALISTA DE SISTEMAS


% de revisiones de aplicaciones de restriciones realizadas

numero de revisiones de aplicaciones realizadas / numero de equipos

numero de revisiones de aplicaciones realizadas


DESACTUALIZACION DE AVANCES TECNOLOGICOS

% de oficios realizados para la compra de tecnologia

numero de oficios realizados/numero de oficios a realizar


% de solicitudes realizadas para la compra de la planta electrica

numero de solicitudes enviadas/numero de solicitudes realizadas


% de solicitudes de contrato de mantenimiento

numero de soliciutdes de contratos de manteniemiento /numero de solicitudes de contrato de mantenimiento realizadas

numero de soliciutdes de contratos de manteniemiento

numero de solicitudes de contrato de mantenimiento realizadas


% de divulgaciones realizadas de las politicas de seguridad

numero de divulgaciones realizadas/numero de divulgaciones programadas

numero de divulgaciones realizadas

numero de divulgaciones programadas


B7


F7

ES LA APLICACIÓN CONCRETA DE LAS OPCIONES DE MANEJO DEL RIESGO QUE ENTRARÁN A PREVENIR O A REDUCIR EL RIESGO Y HARÁN PARTE DEL PLAN DE MANEJO DEL RIESGO.

J7

SE CONSIGNAN LOS INDICADORES DISEÑADOS PARA EVALUAR EL DESARROLLO DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS.

de 40






INDICADOR

CARGO DEPENDENCIA



FECHA DE INICIO




GESTIÓN DE TIC'S

CABLEADO DE DATOS SOBRESATURADO 10 3 30 01/10/2008 31/12/2008 numero de solicitudes a realizar PORCENTAJE SILVANO MARTINEZ ANALISTA DE SISTEMAS

MEDICION Y MEJORA

10 3 30 01/10/2008 31/12/2008 Documento aprobado N.A N.A Documento elaborado

10 3 30 01/10/2008 31/12/2008 No. de procesos institucionales PORCENTAJE

10 2 20 01/10/2008 31/12/2008 Cumplimiento capacitación en indicadores No. de procesos institucionales PORCENTAJE

10 1 10

01/12/2008 31/12/2009 OFICIO(S)

01/12/2008 31/12/2009

10 1 10

02/05/2008 30/06/2008 PORCENTAJE

27/05/2008 01/07/2008 PORCENTAJE

01/07/2008 31/12/2008 No. De Auditorías Ejecutadas No. De Auditorías Programadas PORCENTAJE

01/12/2008 31/12/2009

10 1 10

01/10/2008 30/12/2008 Porcentaje Walter López Técnico Administrativo División de Personal

01/10/2008 30/12/2008 Total novedades Porcentaje Walter López Técnico Administrativo División de Personal

10 1 10 15/01/2009 30/03/2009 No. de Memorandos enviados Porcentaje Raul Alonso Pasante División de Personal

SOLICITUD DE REDISTRIBUCIONES LOCATIVAS DONDE UNICAMENTE SE DEJE POR OFICINA LA CANTIDAD DE FUNCIONARIOS IGUAL AL NUMERO DE PUNTOS INSTALADOS EN CADA PUESTO DE TRABAJO

% de solicitudes realizadas para la redistribucion locativa del cableado de datos

numero de solicitudes para la redistribuion de cableado de

datos /numero de solicitudes para la redistribuion de cableado de

datos a realizar

numero de solicitudes realizadas



Definir un mecanismo de sanción frente a los responsables de proceso que incumplan con la implementación de acciones correctivas y preventivas en los plazos establecidos, sin una clara justificación

Documento emitido por el comité de coordinación del sistema de control interno y calidad.

CARMEN EMIRA GUZMAN/ YANETH FARFAN CASALLAS

JEFE OFICINA DE PLANEACION /COORDINADOR CONTROL INTERNO

OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS/GRUPO DE CONTROL INTERNO.


Capacitación a los funcionarios responsables de los procesos en la formulación del plan de mejoramiento.

Cumplimiento capacitación plan de mejoramiento

(No de funcionarios responsables de proceso capacitados/ No. de procesos institucionales)*100

No. de funcionarios responsables de proceso

CARMEN EMIRA GUZMAN/ JORGE ALBERTO ESPINOSA

JEFE OFICINA DE PLANEACION /PROFESIONAL 1



Capacitación a los funcionarios responsables de los procesos en la formulación y reporte de indicadores.

(No de funcionarios responsables de proceso capacitados/ No. de procesos institucionales)*100

No. de funcionarios responsables de proceso

CARMEN EMIRA GUZMAN/ JORGE ALBERTO ESPINOSA

JEFE OFICINA DE PLANEACION /PROFESIONAL 1


SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

INDEPENDIENTE

RESULTADOS INADECUADOS DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS

Identificar y reportar las necesidades de Formación y Capacitación de los Auditores Internos de la Entidad, como resultado de la Evaluación de los Auditores,de las Auditorías practicadas y de la Evaluación del Desempeño de los funcionarios del Grupo de Trabajo de Control Interno.

Mide que las necesidades de Formación y Capacitación de los Auditores Internos sean identificadas y reportadas

Necesidades Identificadas y Reportadas

Necesidades Identificadas y Reportadas

MARIA YANETH FARFÁN CASALLAS

PROFESIONAL ESPECIALIZADO CON FUNCIONES DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO.

GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Reportar al Proceso de Medición y Mejora las novedades evidenciadas durante el desarrollo de las Auditorías en cuanto a la cooperación y asertividad de los auditados.

Mide que las novedades evidenciadas en cuanto a cooperación y asertividad de los auditados sean reportadas.

Novedades evidenciadas reportadas

Novedades evidenciadas y reportadas

INFORME(S) DE AUDITORÍA

INCUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL INTEGRAL DE AUDITORIAS (INCLUYE LAS AUDITORIAS INTERNAS DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN)

Culminar el diseño de los procedimientos para AUDITORÍAS, AUDITORIAS DE GESTIÓN, AUDITORIAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN, de conformidad con los lineamientos del SIG y presentarlos para validación y aprobación de las instancias respectivas,

Mide qué porcentaje de los procedimientos fueron diseñados y aprobados

Procedimientos diseñados y aprobados

No. De Procedimientos diseñados y aprobados

No. De Procedimientos a diseñar y aprobar




Elaborar el Plan Anual Integral de Auditorías, de acuerdo con los procedimientos establecidos

Establece si el Plan Anual Integral de Auditorías fue elaborado

Plan Anual Integral de Auditorías elaborado

Plan Anual Integral de Auditorías elaborado




Ejecución del Plan Anual Integral de Auditorías de acuerdo con la programación establecida

Mide el porcentaje de cumplimiento del Plan Anual Integral de Auditorías

Porcentaje de cumplimiento del Plan Anual Integral de Auditorías

MARIA YANETH FARFÁN CASALLAS Y AUDITORES INTERNOS EN CALIDAD


GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO Y AUDITORES INTERNOS EN CALIDAD

Reportar al Proceso de Medición y Mejora las novedades evidenciadas durante el desarrollo de las Auditoría, en cuanto a la presentación de la información inoportuna e inadecuada por parte de los responsables de los procesos auditados.

Mide que las novedades evidenciadas, en cuanto a la presentación de la información inoportuna e inadecuada por parte de los responsables de los procesos auditados, sean identificadas y reportadas

Novedades evidenciadas reportadas

Novedades evidenciadas y reportadas

INFORME(S) DE AUDITORÍA



Reiterar mediante Memorando a la Oficina de Planeación y Sistemas, el ajuste al aplicativo Safix de Nómina de empleados, cada vez que se detecten inconsistencias en la liquidación de la nómina, ocasionadas por desactualizacion del aplicativo.

Cumplimiento de la acción preventiva planeada en la liquidación de nómina.

Memorandos de ajustes por inconsistencias en el aplicativo/Total nóminas con inconsistencias presentadas en el mes

Oficios de ajustes por inconsistencias en el aplicativo

Total nóminas con inconsistencias presentadas en el mes

Registrar y verificar las novedades de nómina de personal, quincenalmente, en la matriz Control de novedades.

Cumplimiento de la acción preventiva planeada en el registro de novedades

Novedades registradas y verificadas/Total novedades

Novedades registradas y verificadas


Reiterar mediante Memorando las instrucciones para la aplicación de la normatividad en la evaluación del desempeño, cada vez que se identifiquen omisiones de parte de los evaluadores.

Cumplimiento de la acción preventiva planeada en la evaluación del desempeño

No. de Memorandos enviados / No. de Formatos de Evaluación del Desempeño con inconsistencias detectadas.

No. de Formatos de Evaluación del Desempeño con inconsistencias detectadas.

B7


F7


J7


de 40






INDICADOR

CARGO DEPENDENCIA



FECHA DE INICIO




10 1 10

01/10/2008 31/12/2008 No. eventos confirmados Eventos realizados Porcentaje División de Personal

01/10/2008 31/12/2008 No. de Eventos no realizados Porcentaje José Buitrago Jefe de División División de Personal

10 1 10 01/10/2008 31/12/2008 Total Servidores Públicos nuevos Porcentaje Walter López y Raul Alonso División de Personal

10 1 10

01/10/2008 31/12/2008 No. eventos confirmados Eventos realizados Porcentaje División de Personal

01/10/2008 31/12/2008 No. de Eventos no realizados Porcentaje José Buitrago Jefe de División División de Personal


10 2 20

01/10/2008 31/12/2008 PORCENTAJE OMAR ORTEGÓN AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARÍA GENERAL

02/01/2009 31/03/2009 PORCENTAJE SECRETARÍA GENERAL

01/10/2008 31/10/2008 PORCENTAJE SECRETARÍA GENERAL

10 1 10 01/10/2008 31/12/2008 No. DE SOLICITIUDES A ENVIAR PORCENTAJE OMAR ORTEGÓN AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARÍA GENERAL


01/11/2008 31/12/2008 PORCENTAJE TÉCNICO 1 SECRETARÍA GENERAL

01/01/2009 31/03/2009 PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS PORCENTAJE TÉCNICO 1 SECRETARÍA GENERAL

01/11/2008 30/11/2008 PORCENTAJE TÉCNICO 1 SECRETARÍA GENERAL

01/11/2008 31/12/2008 No. DE OFICIOS ENVIADOS No. DE OFICIOS A ENVIAR PORCENTAJE TÉCNICO 1 SECRETARÍA GENERAL

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DEL

PLAN DE CAPACITACIÓN

Confirmar con 12 horas de anticipación a su desarrollo, los eventos de capacitación: a) los que van a ser ejecutados en instalaciones diferentes a las de la Entidad mediante memorando y los que se desarrollen en las instalaciones del FPS a través de publicación en cartelera,

Nivel de cumplimiento de la acción preventiva planeada en desarrollo de eventos capacitación

No. Eventos confirmados/No. de Eventos realizados

Walter López y Juanita Leguizamón

Técnico Administrativo y Auxiliar de oficina 5

Reprogramar o modificar los eventos de capacitación que no se puedan desarrollar de acuerdo con lo establecido en el Plan de Capacitación.

Nivel de cumplimiento de la acción preventiva planeada en modificaciones de los eventos capacitación

No. Eventos modificados o reprogramados/No. de Eventos no realizados

No. Eventos modificados o reprogramados


Verificar con el nuevo Servidor Público que se le haya proporcionado todo lo referente al programa de inducción.

Cumplimiento de la acción preventiva planeada de la inducción y reinducción de funcionarios.

No. Servidores Públicos con Inducción/Total Servidores Públicos nuevos

No. Servidores Públicos con Inducción

Técnico Administrativo y Pasante


Confirmar con 12 horas de anticipación a su desarrollo, los eventos de capacitación: a) los que van a ser ejecutados en instalaciones diferentes a las de la Entidad mediante memorando y los que se desarrollen en las instalaciones del FPS a través de publicación en cartelera.

Cumplimiento de la acción preventiva planeada en el desarrollo de eventos de bienestar y capacitación

No. eventos confirmados/Eventos realizados

Walter López y Juanita Leguizamón

Técnico Administrativo y Auxiliar de oficina 5

Reprogramar o modificar los eventos de Bienestar y salud ocupacional que no se puedan desarrollar de acuerdo con lo establecido en el Plan de bienestar y salud ocupacional.

Nivel de cumplimiento de la acción preventiva planeada en modificaciones de los eventos de bienestar y salud ocupacional

No. Eventos modificados o reprogramados/No. de Eventos no realizados

No. Eventos modificados o reprogramados


Redefinir o actualizar los procedimientos de Gestión Documental relacionados con la radicación de correspondencia recibida.

CUMPLIMIENTO EN LA ACTUALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

No. DE PROCEDIMIENTOS REDEFINIDOS O ACTUALIZADOS /No. DE PROCEDIMIENTOS A REDEFINIR O ACTUALIZAR

No. DE PROCEDIMIENTOS REDEFINIDOS O ACTUALIZADOS

No. DE PROCEDIMIENTOS A REDEFINIR O ACTUALIZAR

Socialización de los procedimientos redefinidos a todos los funcionarios (a nivel nacional) que intervienen en el proceso

CUMPLIMIENTO DE LA SOCIALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS REDEFINIDOS O ACTUALIZADOS

No. DE CAPACITACIONES REALIZADAS / No. DE CAPACITACIONES SOLICITADAS

No. DE CAPACITACIONES REALIZADAS

No. DE CAPACITACIONES SOLICITADAS

JOHANA ACOSTA / OMAR ORTEGÓN

TÉCNICO ADMINISTRATIVO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Solicitar a la Oficina de Planeación y Sistemas la actualización del software de correspondencia de acuerdo con las necesidades detectadas.

CUMPLIMIENTO EN EL REPORTE DE NECESIDADES DE ACTUALIZACIÓN DEL SOFTWARE DE CORRESPONDENCIA

No. DE NECESIDADES DE ACTUALIZACIÓN SOLICITADAS / No. DE NECESIDADES DE ACTUALIZACIÓN DETECTADAS

No. DE NECESIDADES DE ACTUALIZACIÓN SOLICITADAS

No. DE NECESIDADES DE ACTUALIZACIÓN DETECTADAS

JOHANA ACOSTA / OMAR ORTEGÓN

TÉCNICO ADMINISTRATIVO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO


Solicitar mediante oficio al Comité de Archivo se estudie la posibilidad de establecer la periodicidad mínima y máxima en la tenencia de los documentos en préstamo

CUMPLIMIENTO EN LA SOLICITUD AL COMITÉ DE ARCHIVO

No. DE SOLICITUDES ENVIADAS / No DE SOLICITUDES A ENVIAR

No, DE SOLICITUDES ENVIADAS


SOLICITAR MEDIANTE MEMORANDO INTERNO A CADA UNO DE LOS DIFERENTES PROCESOS COMUNICACIÓN INMEDIATA CON EL PROCESO DE ATENCIÓN AL USUARIO UNA VEZ SE ELIMINEN, ADICIONEN Y/O MODIFIQUEN LOS PROCEDIMIENTOS DE SU AREA CON EL FIN DE BRINDAR INFORMACIÓN CONFIABLE A LOS USUARIOS .

CUMPLIMIENTO EN EL ENVIO DE LA SOLICITUD

No. DE MEMORANDOS ENVIADAS / No. DE

MEMORANDOS A ENVIARNo. DE MEMORANDO ENVIADAS No. DE MEMORANDOS A ENVIAR JOHANA ACOSTA /

HERNAN GONZALEZ

ACTUALIZAR LOS PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ATENCIÓN AL USUARIO

No, DE PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS / No. DE

PROCEDIMIENTOS A ACTUALIZAR

PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS

PROCEDIMIENTOS A ACTUALIZAR

JOHANA ACOSTA / HERNAN GONZALEZ

SOLICITAR A LA OFICINA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS LA PUBLICACIÓN EN LA PAGINA WEB DE LA ENTIDAD, LOS FORMATOS ACTUALIZADOS DE SOLICITUD DE TRAMITES.


No. DE SOLICITUDES ENVIADAS / No. DE

SOLICITUDES A ENVIARNo. DE MEMORANDO ENVIADAS No. DE MEMORANDOS A ENVIAR JOHANA ACOSTA /

HERNAN GONZALEZ

SOCIALIZAR A TRAVÉS DE LAS DIFERENTES SOCIEDADES DE PENSIONADOS LA APLICACIÓN DE LOS NUEVOS FORMATOS DE SOLICITUD DE TRAMITES CON SUS CORRESPONDIENTES REQUISITOS


No. DE SOLICITUDES ENVIADAS / No. DE

SOLICITUDES A ENVIARJOHANA ACOSTA / HERNAN GONZALEZ

B7


F7


J7


de 40






INDICADOR

CARGO DEPENDENCIA



FECHA DE INICIO




10 1 10 01/10/2008 JEFE DE DIVISION SERVICIOS ASISTENCIALES



GESTIÓN DE COBRO

30 3 90

01/09/2008 31/03/2009 SUBDIRECCION FINANCIERA

01/09/2008 31/12/2008 UN CONVENIOS

01/09/2008 31/06/2009 REQUERIMIENTO EFECTUADO REQUERIMIENTO A EFECTUAR PORCENTAJE MARUCIO VILLANEDA SUBDIRECCION FINANCIERA

20 2 40

01/09/2008 31/06/2009 GESTION DE CARTERA COMUNICACIONES MAURICIO VILLANEDA SUBDIRECCION FINANCIERA

01/09/2008 31/03/2009 SOLICITUD A EFECTUAR PORCENTAJE MAURICIO VILLANEDA SUBDIRECCION FINANCIERA

01/09/2008 31/03/2009 SOLICITUD A EFECTUAR PORCENTAJE MAURICIO VILLANEDA SUBDIRECCION FINANCIERA

01/09/2008 31/06/2009 REQUERIMIENTO EFECTUADO REQUERIMIENTO A EFECTUAR PORCENTAJE MARUCIO VILLANEDA SUBDIRECCION FINANCIERA

01/09/2008 31/06/2009 IMPLEMENTACION DE PROCEDIMIENTO PORCENTAJE

01/09/2008 31/06/2009 INGRID OVALLE DIVISION DE CONTABILIDAD



OFICIO A MEDICO ESPECIALISTA O AUDITOR QUE PRESENTE ERROR EN EL REPORTE.

5 DE ENERO 5 DE

ABRIL 5 DE JULIO

5 DE OCTUBRE

PORCENTAJE DE CERTIFICACIONES DE INCUMPLIMIENTO ERRADAS

NUMERO DE CERTIFICACIONES DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Y DE INCUMPLIMIENTO CORREGIDAS * 100 / NUMERO DE CERTIFICACIONES DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Y DE INCUMPLIMIENTO EXPEDIDAS

NUMERO DE CERTIFICACIONES DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Y DE INCUMPLIMIENTO CORREGIDAS

NUMERO DE CERTIFICACIONES DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Y DE INCUMPLIMIENTO EXPEDIDAS

PORCENTAJE

LUZ HELENA GUTIÉRREZ SUÁREZ


CAPACITACION A FUNCIONARIOS REVISANDO ERRORES QUE SE PRESENTAN EN EL REPORTE DURANTE REUNION DEL GRUPO DE MEDICOS DE LA DSA

5/01/2009 - 05/04/2009 - 5/07/2009

05/10/2009

PORCENTAJE DE INFORMES DE AUDITORIA ERRADOS

No. DE INFORMES CON INCONSISTENCIAS ENCONTRADAS POR EL JEFE DE LA DIVISIÓN AL MOMENTO DE REVISAR INFORMES DE LOS INTERVENTORES.*100 / NUMERO DE INFORMES REALIZADOS

No. DE INFORMES CON INCONSISTENCIAS ENCONTRADAS POR EL JEFE DE LA DIVISIÓN AL MOMENTO DE REVISAR INFORMES DE LOS INTERVENTORES

NUMERO DE INFORMES REALIZADOS

PORCENTAJE



OFICIO A MEDICO ESPECIALISTA O AUDITOR QUE PRESENTE ERROR EN EL REPORTE.

5/01/2009 - 05/04/2009 - 5/07/2009

05/10/2009

PORCENTAJE DE INFORMES DE GESTION ERRADOS

No. DE INFORMES DE GESTION GLOSADOS * 100 /No. DE INFORMES DE GESTION REALIZADOS

No. DE INFORMES DE GESTION GLOSADOS

No. DE INFORMES DE GESTION REALIZADOS

PORCENTAJE



1) MODIFICAR EL REGLAMENTO INTERNO DEL DEL COBRO Y RECAUDO DE CARTERA DE ACUERDO CON LOS PARAMETROS DEL DECRETO 4473 DE 2006

REGLAMENTO INTERNO DEL RECAUDO DE CARTERA

MANUAL DE CARTERA MODIFICADO/ MANUAL DE CARTERA A MODIFICAR

MANUAL DE CARTERA MODIFICADO

MANUAL DE CARTERA A MODIFICAR

MANUAL Y PROCEDIMIENTO DOCUMENTADOS Y COMUNICADOS

MAURICIO VILLANEDA / OMAIRA MARTINEZ Y ASESOR EXTERNO

SUBDIRECTOR FINANCIERO / TECNICO ADMINISTRATIVO / ASESOR EXTERNO

2) SUSCRIBIR CONVENIOS CON EL BANCO BBVA PARA QUE EN LAS CUENTAS Nos. 309-00513-0, 494-00239-7 y 311-00480-8 SE IDENTIFIQUE EL CONSIGNANTE

CONVENIOS SUSCRITOS CON ENTIDADES FINANCIERAS

No de CONVENIOS SUSCRITOS / No DE CONVENIOS A SUSCRIBIR

No de CONVENIOS SUSCRITOS No DE CONVENIOS A SUSCRIBIR MAURICIO VILLANEDA /

BLANCA CHIQUIZASUBDIRECTOR FINANCIERO / JEFE DIVISION DE TESORERIA

SUBDIRECCION FINANCIERA / DIVISION DE TESORERIA

3) SOLICITAR A LA OFICINA DE PLANEACION AUTOMATIZAR LA GENERACION DE CUENTAS MENSUALES

REQUERIMIENTO PARA LA UTOMATIZACION DE GENERACION DE CUENTAS DE COBRO

REQUERIMIENTO EFECTUADO

SUBDIRECTOR FINANCIERO


1) GESTION PERIODICA (MENSUAL) A CADA CONTRATO (PCV Y ARRENDAMIENTOS) POR PARTE DE CARTERA

No. DE COMUNICACIONES ENVIADAS POR CARTERA SOBRE NOVEDADES PRESENTADAS / No TOTAL DE COMUNICACIONES REQUERIDAS

No. DE COMUNICACIONES ENVIADAS POR CARTERA SOBRE NOVEDADES PRESENTADAS

No TOTAL DE COMUNICACIONES REQUERIDAS

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE CARTERA

2) SOLICITAR A L COMITÉ DIRECTIVO DEFINIR LA POLITICA PARA MANEJO DE DESCUENTOS POR NOMINA DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Y PROMESAS DE COMPRAVENTA

SOLICITUD PARA LA POLITICA PARA EL MANEJO DE DESCUENTOS POR NOMINA

SOLICITDU EFECTUADA AL COMITÉ DIRECTIVO S/ SOLICITUD A EFECTUAR

SOLICITDU EFECTUADA AL COMITÉ DIRECTIVO S/


3) SOLICITAR A LA OFICINA JURIDIA Y DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS LA DEFINICION DE CRITERIOS MÍNIMOS DE CONTRATACION PARA CADA TIPO DE CONTRATO (CLAUSULADO CLARO DEL CONTRATO) ARRENDAMIENTOS Y PCV

SOLICITUD PARA DEFINICION DE CRITERIOS MINIMOS DE CONTRATACION

SOLICITDU EFECTUADA PARA DEFINICION DE CRITERIOS / SOLICITUD A EFECTUAR

SOLICITDU EFECTUADA PARA DEFINICION DE CRITERIOS


4) SOLICITAR A LA OFICINA DE PLANEACION AUTOMATIZAR LA GENERACION DE CUENTAS MENSUALES / MOSROSOS SGSSS/ RECOBROS AL FOSYGA / ARRENDAMIENTOS / PCV

REQUERIMIENTO PARA LA UTOMATIZACION DE GENERACION DE CUENTAS DE COBRO

REQUERIMIENTO EFECTUADO


5) IMPLEMENTAR EL PROCEDIMIENTO DE MOROSOS DEL SGSSS

PROCEDIMIENTO IMPLEMENTADO / PROCEDIMIENTO A IMPLEMENTAR

PROCEDIMIENTO IMPLEMENTADO

PROCEDIMIENTO A IMPLEMENTAR

MAURICIO VILLANEDA / JULIO CARDENAS

SUBDIRECTOR FINANCIERO / JEFE DIVISION DE CONTABILIDAD

SUBDIRECTOR FINANCIERO / DIVISION DE CONTABILIDAD

6) REGISTRO OPORTUNO DE NOVEDADES POR MOROSIDAD EN EL SGSSS, DE ACUERDO AL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO

EFICACIA EN EL REGISTRO DE NOVEDADES POR MOROSIDAD AL SGSSS

No de NOVEDADES REGISTRADAS

OPORTUNAMENTE / No de NOVEDADES A REGISTRAR

No de NOVEDADES REGISTRADAS OPORTUNAMENTE

No de NOVEDADES A REGISTRAR

PORCENTAJE DE NOVEDADES A REGISTRAR

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE REGISTRAR NOVEDADES POR MOROSOS AL SGSSS

B7


F7


J7


de 40






INDICADOR

CARGO DEPENDENCIA



FECHA DE INICIO




GESTIÓN DE COBRO

20 2 40

01/09/2008 31/12/2009 PORCENTAJE POR DEFINIR SUBDIRECCION FINANCIERA

10 1 10

01/09/2008 31/06/2009 PORCENTAJE BLANCA CHIQUIZA DIVISION DE TESORERIA

01/09/2008 31/10/2008 PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS

01/09/2008 01/09/2008

01/09/2008 31/12/2009 ALBERTO PARRA AUXILIAR DIVISION DE TESORERIA

10 2 20

14/10/2008 30/10/2008 ACRUALIZACION DE CONCILIACIONES

01/11/2008 30/11/2008 BLANCA NELSY CHIQUIZA JEFE DE DIVISIÓN DIVISIÓN DE TESORERIA

14/10/2008 30/12/2008 SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

10 2 20

01/09/2008 31/12/2009

01/09/2008 31/12/2009 DIVISION DE TESORERIA

01/09/2008 31/12/2009

10 1 10

14/10/2008 31/12/2008 SOLICITUD A EFECTUAR PORCENTAJE

01/09/2008 31/06/2009 DIVISION DE TESORERIA

01/09/2008 31/12/6009 SOLICITUD A EFECTUAR PORCENTAJE BLANCA CHIQUIZA DIVISION DE TESORERIA


7) CUMPLIMIENTO EN LOS REQUISITOS Y LA PRESENTACION DE CUENTAS, QUE GENERAN RECOBRO AL FOSYGA DE ACUERDO CON LOS PARAMETROS ESTABLECIDOS POR LA RESOLUCION 3099_08 MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL

OPORTUNIDAD DE LOS RECOBROS AL FOSYGA

No. DE CUENTAS PRESENTADAS OPORTUNAMENTE / No TOTAL DE CUENTAS A PRESENTAR EN EL PERIODO

No. DE CUENTAS PRESENTADAS OPORTUNAMENTE

No TOTAL DE CUENTAS A PRESENTAR EN EL PERIODO

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE CARTERA


3) FRAUDE EN EL COBRO DE MESADAS PENSIONALES

1) VERIFICAR QUE LAS SOLICITUDES DE PAGO DE ACREEDORES POR MESADAS NO COBRADAS LLEGUEN CON FIRMAS AUTENTICADAS EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 962/2005

VERIFICACION DE SOLICITUDES DE PAGO DE ACREEDORES

No DE SOLICITUDES VERIFICADAS CON FIRMA AUTENTICADA / TOTAL DE SOLICITUDES RADICADAS

No DE SOLICITUDES VERIFICADAS CON FIRMA AUTENTICADA

TOTAL DE SOLICITUDES RADICADAS

JEFE DIVISION DE TESORERIA

2) ACTUALIZAR EL PROCEDIMIENTO NOTAS CREDITO MESADAS NO COBRADAS (INCLUIR LA ACTIVIDAD DE SOLICITUD DE LA FIRMA AUTENTICADA)

No PROCEDIMIETNOS ACTUALIZADOS Y

COMUNICADOS / No PROCEDIMIETNOS A

ACTUALIZAR Y COMUNICAR

No PROCEDIMIETNOS ACTUALIZADOS Y COMUNICADOS

No PROCEDIMIETNOS A ACTUALIZAR Y COMUNICAR

PROCEDIMIENTO ACTUALIZADO

BLANCA NELSY CHIQUIZA / JULIO CARDENAS

JEFE DE DIVISIÓN / PROFESIONAL ESPECIALIZADO GRADO XXX

DIVISIONES DE TESORERIA Y CONTABILIDAD

3) CONVENIOS SUSCRITOS CON INSTITUCIONES FINANCIERAS QUE PAGAN MESADAS PENSIONALES ( NOMINAS BBVA, BANCO POPULAR, BANCO AGRARIO Y COOPERATIVA FINANCIERA DE ANTIOQUIA)

SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS CON ENTIDADES FINANCIERAS QUE PAGAN MESADAS PENSIONALES

No. de CONVENIOS SUSCRITOS / No TOTAL DE CONVENIOS A

SUSCRIBIR No. de CONVENIOS SUSCRITOS

No TOTAL DE CONVENIOS A SUSCRIBIR

PORCENTAJE DE CONVENIOS SUSCRITOS

MAURICIO VILLANEDA / BLANCA CHIQUIZA

SUBDIRECTOR FINANCIERO / JEFE DIVISION DE TESORERIA

SUBDIRECCION FINANCIERA / DIVISION DE TESORERIA

4) CONTROL MENSUAL DE SUPERVIVENCIA POR PARTE DE LA ENTIDAD CUANDO EL PAGO ES POR ABONO A CUENTA (PROSOCIAL, SANJUAN DE DIOS)

EFECTIVIDAD EN CONTROL DE SUPERVIVENCIA

No. DE CONTROLES DE SUPERVIVENCIA EFECTUADOS /

No DE CONTROLES ESTABLECIDOS

No. DE CONTROLES DE SUPERVIVENCIA EFECTUADOS

No DE CONTROLES ESTABLECIDOS

PORCENTAJE DE CONTROLES ESTABLECIDOS Y APLICADOS


ACTUALIZAR LAS CONCILIACIONES LAS CUENTAS ATRAZADAS SIGUIENDO LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS

No DE CUENTAS BANCARIAS CONCILIADAS / No DE CUENTAS BANCARIAS A CONCILIADAS

No DE CUENTAS BANCARIAS CONCILIADAS

No DE CUENTAS BANCARIAS A CONCILIADAS

PORCENTAJE DE OPORTUNIDAD EN CONCILIACIONES BANCARIAS

INGRID OVALLE / XIMENA DIAZ

TECNICO ADMINISTRATIVO / PROFESIONAL

JEFE DIVISION PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

ADELANTAR GENSTIÓN DE DEPURACIÓN DE LAS PARTIDAS PENDIENTES

GESTION DE PARTIDAS BANCARIAS A DEPURAR

No DE PARTIDAS GESTIONADAS / No DE PARTIDAS PENDIENTES

POR DEPURAR No DE PARTIDAS GESTIONADAS

No DE PARTIDAS PENDIENTES POR DEPURAR

PORCENTAJE DEPARTIDAS GESTIONADAS DE CONCILIACIONES BANCARIAS

FIRMA DE CONVENIOS DE RECAUDO PARA LAS CUENTAS QUE RECIBEN CONSIGNACIONES DE CUOTAS PARTES PENSIONALES

CONVENIOS DE REACUDO SUSCRITOS Y APLICADOS

No DE CONVENIOS DE REACUDO SUSCRITOS Y

APLICADOS / No DE CONVENIOS DE REACUDO A SUSCRIBIR

No DE CONVENIOS DE REACUDO SUSCRITOS Y APLICADOS

No DE CONVENIOS DE REACUDO A SUSCRIBIR

PORCENTAJE DE CONVENIOS SUSCRITOS

MAURICIO ALEJANDRO VILLANEDA JIMENEZ / BLANCA CHIQUIZA AREVALO

SUBDIRECTOR FINANCIERO / JEFE DIVISION DE TESORERIA


1) REGISTRO MENSUAL EN EL AREA CONTABLE DE LAS NOVEDADES DE LA NOMINA DE PENSIONADOS DE ACUERDO CON EL CRONOGRAMA ESTABLECIDO

OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE NOVEDADES NOMINA DE PENSIONADOS

No DE NOVEDADES REGISTRADAS

OPORTUNAMENTE / No DE NOVEDADES A REGISTRAR EN

EL PERIODO DETERMINADO

No DE NOVEDADES REGISTRADAS OPORTUNAMENTE

No DE NOVEDADES A REGISTRAR EN EL PERIODO DETERMINADO

PORCENTAJE DE OPORTUNIDAD DE REGISTRO NOVEDADES NOMINA DE PENSIONADOS

ILBA CORREDOR / BLANCA CHIQUIZA

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE REGISTRO NOVEDADES NOMINA DE PENSIONADOS

DIVISION DE CONTABILIDAD Y TESORERIA

2) REGISTRO OPORTUNO DE LAS MESADAS NO COBRADAS DE ACUERDO CON LA MODALIDAD DE PAGO

OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE MESADAS NO COBRADAS

No. MESADAS NO COBRADAS REGISTRADAS / TOTAL DE MESADAS A REGISTRAR

No. MESADAS NO COBRADAS REGISTRADAS

TOTAL DE MESADAS A REGISTRAR

PORCENTAJE DE OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE LAS MESADAS NO COBRADAS

BLANCA CHIQUIZA / WILLIAM OLIVARES

JEFE DIVISION DE TESORERIA / AUXILIAR ADMINISTRATIVO

3) REINTEGRO TRIMESTRAL DE RECURSOS A LA DTN DE ACUREDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE

GESTION DE REINTEGRO DE RECURSOS A LA DTN

VALOR DE RECURSOS REINTEGRADOS / VALOR DE RECURSOS A REINTEGRAR

VALOR DE RECURSOS REINTEGRADOS

VALOR DE RECURSOS A REINTEGRAR

PORCENTAJE DE REINTEGRO DE RECURSOS A LA DTN

BLANCA CHIQUIZA / JULIO CARDENAS / ILBA CORREDOR

JEFE DIVISION DE TESORERIA/ JEFE DIVISION DE CONTABILIDAD / AUXILIAR ADMINISTRATIVO

DIVISIONES DE TESORERIA Y CONTABILIDAD


2) REALIZAR SOLICITUD A LA OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS EL DISEÑO DE PLANES DE CONTIENGENICIA PARA ATENDER OPORTUNAMENTE FALLAS EN LOS SISTEMAS AL CIERRE E INICIO DE LAS VIGENCIAS ASÍ COMO EN AUSENCIAS DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

SOLICITUD DE DISEÑO DE PLAN DE CONTIGENCIA A LA OPS

SOLICITUD DE DISEÑO EFECTUADA / SOLICITUD A EFECTUAR

SOLICITUD DE DISEÑO EFECTUADA

MAURICIO VILLANEDA / BLANCA CHIQUIZA / JULIO CARDENAS

SUBDIRECTOR FINANCIERO/ JEFE DIVISION DE TESORERIA / JEFE DIVISION DE CONTABILIDAD

SUBDIRECCION FINANCIERA / DIVISION DE TESORERIA / DIVISION DE CONTABILIDAD

2) ENTREGA DE MOVIMIENTOS A MAS TARDAR EL TERCER DIA HABIL AL QUE CORRESPONDA EL MOVIMIENTO

OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA DE MOVIMIENTOS DE TESORERIA

MOVIMIENTOS DE TESORERIA ENTREGADOS OPORTUNAMENTE / TOTAL MOVIMIENTOS A PRESENTAR

MOVIMIENTOS DE TESORERIA ENTREGADOS OPORTUNAMENTE

TOTAL MOVIMIENTOS A PRESENTAR

PORCENTAJE DE OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA DE MOVIMIENTO DE TESOERERIA

BLANCA CHIQUIZA / WILLIAM OLIVARES

JEFE DIVISION DE TESORERIA / AUXILIAR ADMINISTRATIVO

3) SOLICITAR A LA DIVISION DE PRESONAL EL REMPLAZO DE PERSONAL EN VACACIONES POR UN FUNCIONARIO CAPACITADO EN EL CARGO.

SOLICITUD DE REMPLAZO DE PERSONAL EN VACACIONES

SOLICITDU EFECTUADA PARA REMPLAZO DE PERSONAL EN VACACIONES / SOLICITUD A EFECTUAR

SOLICITDU EFECTUADA PARA REMPLAZO DE PERSONAL EN VACACIONES

JEFE DIVISION DE TESORERIA

B7


F7


J7


de 40






INDICADOR

CARGO DEPENDENCIA



FECHA DE INICIO




20 1 20


14/10/2008 31/03/2009 PLAN DE CONTIGENCIA PORCENTAJE

14/10/2008 31/12/2008 % DE COMUNICACIONES ENVIADAS COMUNICACIONES A ENVIAR PORCENTAJE JULIO CARDENAS DIVISION DE CONTABILIDA

01/09/2008 31/12/2009

20 1 20

14/10/2008 31/12/2008 / TIPOS DE OBLIGACIONES MAURICIO VILANEDA SUBDIRECCION FINANCIERA

01/09/2008 31/12/2009 DEVOLUCION DE OBLIGACIONES / TOTAL DE OBLIGACIONES SERGIO MARTINEZ SUBDIRECCION FINANCIERA

01/09/2008 31/12/2009

20 1 20

14/10/2008 31/12/2008 FORMATOS ESTANDARIZADOS MAURICIO VILLANEDA /

01/09/2008 31/12/2009 MAURICIO VILLANEDA /

10 1 10

01/09/2008 31/12/2009 JULIO CARDENAS DIVISION DE CONTABILIDAD

01/09/2008 31/12/2009 DIVISION DE CONTABILIDAD

20 2 40 14/10/2008 31/03/2008 % DE COMUNICACIONES ENVIADAS COMUNICACIONES A ENVIAR PORCENTAJE JULIO CARDENAS DIVISION DE CONTABILIDA

20 2 40

14/10/2008 31/12/2008 1 DOCUMENTO JULIO CARDENAS DIVISION DE CONTABILIDAD

14/10/2008 31/12/2008 CRONOGRAMA ESTABLECIDO JULIO CARDENAS DIVISION DE CONTABILIDAD










2) DISEÑO DE PLANES DE CONTINGENCIA PARA LA PRESENTACION DE INFORMES OPORTUNOS A LA OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS

PLAN DE CONTINGENCIA IMPLEMENTADO / PLAN DE CONTIGENCIA A IMPLEMENTAR

PLAN DE CONTINGENCIA IMPLEMENTADO

/ PLAN DE CONTIGENCIA A IMPLEMENTAR

MAURICIO VILLANEDA / BLANCA CHIQUIZA/ JULIO CARDENAS


SUBDIRECCION FINANCIERA/ DIVISION DE TESORERIA / DIVISION DE CONTABILIDAD

3)REITERAR EL CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA DE PRESENTACION DE INFROMACION DE LAS DISTINTAS AREAS CON DESTINO AL AREA CONTABLE

COMUNICACIONES ENVIADAS / COMUNICACIONES A ENVIAR

COMUNICACIONES ENVIADAS

JEFE DIVISION DE CONTABILIDAD

4) ELABORACION OPORTUNA DE INFORMES DE ACUERDO CON EL CRONOGRAMA INTERNO ESTABLECIDO

OPORTUNIDAD EN LA PRESENTACION DE INFORMES

No. DE INFORMES ELABORADOS OPORTUNAMENTE / TOTAL DE INFORMES A ELABORAR

No. DE INFORMES ELABORADOS OPORTUNAMENTE

/ TOTAL DE INFORMES A ELABORAR

PORCENTAJE DE OPORTUNIDAD EN LA PRESENTACION DE INFORMES


SUBDIRECTOR FINANCIERO / JEFE DIVISION DE TESORERIA / JEFE DIVISION DE CONTABILIDAD

SUBDIRECCION FINANCIERA /DIVISION DE TESORERIA / DIVISION DE CONTABILIDAD/


1)ESTABLECIMIENTO DE PARAMETROS PARA VERIFICACION DE DOCUMENTOS SOPORTE DE ACUERDO CON CADA TIPO DE OBLIGACION

PARAMETROS ESTABLECIDOS PARA REVISION DE DOCUMENTOS ANTES DE GENERAR OBLIGACIONES

TIPOS DE OBLIGACIONES CON PARAMETROS DEFINIDOS / TIPOS DE OBLIGACIONES

TIPOS DE OBLIGACIONES CON PARAMETROS DEFINIDOS

PORCENTAJE DEL TOTAL DE PARAMETROS ESTABLECIDOS PARA LA REVISION DE DOCUMENTOS


2) DEVOLUCION DE CUENTAS A LOS INTERVENTOR DE LOS CONTRATOS POR INCOSISTENCIAS ENCONTRADAS

No. DE OBLIGACIONES DEVUELTAS / TOTAL DE OBLIGACIONES

No. DE OBLIGACIONES DEVUELTAS

PORCENTAJE DEVOLUCION DE OBLIGACIONES

TECNICO ADMINISTRATIVO

3) ELABORACION, REVISION Y APROBACION DE LA CONFORMIDAD DE LAS OBLIGACIONES POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES

CONFORMIDAD EN EL TRAMITE DE OBLIGACIONES

TOTAL DE OBLIGACIONES REVISADAS Y APROBADAS / TOTAL DE OBLIGACIONES GENERADAS

TOTAL DE OBLIGACIONES REVISADAS Y APROBADAS

/ TOTAL DE OBLIGACIONES GENERADAS

PORCENTAJE DE CONFORMIDAD EN EL TRAMITE DE OBLIGACIONES

JULIO CARDENAS/ FANY VACA / SERGIO MARTINEZ

JEFE DIVISION DE CONTABILIDAD / TECNICO ADMINISTRATIVO / TECNICO ADMINISTRATIVO

DIVISION DE CONTABILIDAD


1) ESTANDARIZACION DE FORMATOS PARA SOLICITUD DE CDP

No. DE FORMATOS ESTANDARIZADOS / TOTAL DE FORMATOS A ESTANDARIZAR

No. DE FORMATOS ESTANDARIZADOS

/ TOTAL DE FORMATOS A ESTANDARIZAR

PORCENTAJE DE FORMATOS ESTANDARIZADOS PARA SOLICITUD DE CDP

SUBDIRECTOR FINANCIERO SUBDIRECCION FINANCIERA

2) REVISION Y APROBACION DE LA CONFORMIDAD DE LA EXPEDICION DE CDP POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES

CONFORMIDAD EN LA EXPEDICION DE CDP

TOTAL DE CDP REVISADOS Y APROBADOS / TOTAL DE OBLIGACIONES GENERADAS

TOTAL DE CDP REVISADOS Y APROBADOS

/ TOTAL DE OBLIGACIONES GENERADAS

PORCENTAJE DE CONFORMIDAD PARA EXPEDICION DE CDP

SUBDIRECTOR FINANCIERO SUBDIRECCION FINANCIERA


1) DISEÑO CORRECTO DE MAQUETAS PARA REGISTRO DE INFORMACION POR INTERFACE HACIA EL AREA CONTABLE

DISEÑO DE MAQUETAS DE INTERFACE EN EL PERIODO EVALUADO

TOTAL DE MAQUETAS DISEÑADAS / TOTAL DE MAQUETAS A DISEÑAR

TOTAL DE MAQUETAS DISEÑADAS

/ TOTAL DE MAQUETAS A DISEÑAR

PORCENTAJE DE MAQUETAS DISEÑADAS EN EL PERIODO EVALUDADO

JEFE DIVISION DE CONTAVILIDAD

2) UTILIZACION CORRECTA DE MAQUETAS DE ACUERDO CON PARAMETROS ESTABLECIDOS POR EL AREA CONTABLE

UTILIZACION CORRECTA DE MAQUETASTOTAL INTERFACES CON INCOSISTENCIAS / TOTAL DE INTERFASES TRANSMITIDAS

TOTAL INTERFACES CON INCOSISTENCIAS

TOTAL DE INTERFASES TRANSMITIDAS

PORCENTAJE UTILIZACION CORRECTA DE MAQUETAS

FANY VACA, XIMENA DIAZ, INGRID OVALLE, ILBA CORREDOR

PROFESIONAL, TECNICO ADMINISTRATIVO Y AUXILIARESRES PONSABLES DE CADA UNA DE LAS CUENTAS


REITERAR A CADA UNA DE LAS DEPENDENCIA S SOBRE LA IMPORTANCIA DE VERIFICAR LA IDONEIDAD DE LOS DOCUMENTOS SOPORTE DE CADA OPERACIÓN Y QUE LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES DEBEN REFLEJARSE EN LA CONTABILIDAD





DEFINICION DE CUENTAS CONTABLES Y FORMA EN QUE SE DEBEN CONCILIAR CON LAS DISTINTAS AREAS

DEFINICION DE CUENTAS CONTABLES A CONCILIAR

DOCUMENTO A TRAVES DEL CUAL SE DEFINEN LAS CUENTAS Y LA FORMA DE CONCILIAR LA INFORMACION CONTABLE CON LAS DISTINTAS AREAS / DOCUMENTO A IMPLEMENTAR CON DEFINICION DE CUENTAS A CONCILIAR

DOCUMENTO A TRAVES DEL CUAL SE DEFINEN LAS CUENTAS Y LA FORMA DE CONCILIAR LA INFORMACION CONTABLE CON LAS DISTINTAS AREAS


ESTABLECIMIENTO DE CRONOGRAMA PARA EFECTUAR CONCILIACION DE INFORMACION ENTRE AREAS

CRONOGRAMA IMPLEMENTADO / CRONOGRAMA A IMPLEMENTAR

CRONOGRAMA IMPLEMENTADO

/ CRONOGRAMA A IMPLEMENTAR

CRONOGRAMA ESTABLECIDO


B7


F7


J7


de 40






INDICADOR

CARGO DEPENDENCIA



FECHA DE INICIO



NIVEL DE EXPOSICIÓN AL RIESGO20 2 40


20 2 40




10 2 20

01/09/2008 31/12/2008 JULIO CARDENAS DIVISION DE CONTABILIDAD


ASISTENCIA JURIDICA

10 1 10 01/12/2008 01/06/2009 PORCENTAJE OFICINA JURIDICA

10 1 10 01/02/2008 31/12/2009 PORCENTAJE JEFE OFICINA JURIDICA OFICINA JURIDICA

10 1 10 31/12/2008 PORCENTAJE DIVISION ADMINISTRATIVA

ROBO DE EQUIPOS 10 1 10 31/12/2008 PORCENTAJE DIVISION ADMINISTRATIVA

10 1 10 31/03/2009 DIVISION ADMINISTRATIVA



COMUNICACIÓN DEL CRONOGRAMA A LAS DISTINTAS AREAS CON LAS CUALES EL AREA CONTABLE DEBE ADELANTAR CONCILIACIONES





3)REITERAR EL CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA DE PRESENTACION DE INFROMACION DE LAS DISTINTAS AREAS CON DESTINO AL AREA CONTABLE











3)VALIDACION DE LA INFORMACION POR PARTE DEL AREA CONTABLE EN TIEMPO REAL, DE ACUERDO CON EL CRONOGRAMA DE PRESENTACION DE INFORMACION

OPORTUNIDAD EN LA VALIDACION DE LA INFORMACION CONTABLE

CUENTAS CONTABLES VALIDADAS / TOTAL DE CUENTAS CONTABLES CON MOVIMIENTOS

CUENTAS CONTABLES VALIDADAS

/ TOTAL DE CUENTAS CONTABLES CON MOVIMIENTOS

PORCENTAJE DE OPORTUNIDAD VALIDACION DE INFORMACION CONTABLE

JULIO CARDENAS / FUNCIONARIOS DE LA DIVISION DE CONTABILIDAD

JEFE DIVISION DE CONTABILIDAD / FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LAS CUENTAS EN LA DIVISION DE CONTABILIDAD


DEFINICION DE PARAMETROS MINIMOS PARA EL REGISTRO DE CONCEPTOS EN LAS CUENTAS PARA CADA TIPO DE OBLIGACION O DERECHO

DEFINICION DE PARAMETROS MINIMOS EN CONCEPTOS

DOCUMENTO QUE DEFINE PARAMETROS MINIMOS QUE DEBEN CONTENER LOS CONCEPTOS DE ACUERDO CON CADA TIPO DE OBLIGACION O DERECHO / DOCUMENTO A IMPLEMENTAR CON PARAMETROS MINIMOS QUE DEBEN CONTERNER LOS CONCEPTOS

DOCUMENTO QUE DEFINE PARAMETROS MINIMOS QUE DEBEN CONTENER LOS CONCEPTOS DE ACUERDO CON CADA TIPO DE OBLIGACION O DERECHO

DOCUMENTO DEFINIENDO PARAMETROS


SOLICALIZAR LOS REQUISITOS MINIMOS QUE DEBEN TERNER LOS CONCEPTOS, A LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS QUE SURTEN INFORMACION AL AREA CONTABLE

SOLCIALIZACION DE PARAMETROS DEFINIDOS PARA LOS CONCEPTOS DE LOS REGISTROS CONTABLES

COMINICACIONES ENVIADAS / COMUNICACIONES REQUERIDAS

COMINICACIONES ENVIADAS COMUNICACIONES REQUERIDAS

PORCENTAJE DE SOCIALIZACION DE PARAMETROS DE LOS CONCEPTOS

JULIO CARDENAS / RINA MARTINEZ

JEFE DIVISION DE CONTABILIDA / SECRETARIA


CERTIFICACION SEMESTRAL EXPEDIDA POR EL INTERVENTOR DE LOS CONTRATOS DE APODERADOS EXTERNOS

PORCENTAJE CERTIFICACIONES DE CUMPLIMIENTO DIRECTRICES COMITÉ DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIO

No. DEMANDAS ATENDIDAS COMITÉ DEFENSA JUDICIAL / No. DE CERTIFICACIONES

No. DEMANDANDAS ATENDIDAS COMITÉ DEFENSA JUDICIAL

No. CERTIFICACIONES EXPEDIDAS

DR. HUMBERTO MALAVER PINZON - DR. JAIME TORRES BELTRAN

PROFESIONAL ESPECIALIZADO - CONTRATISTA


PRESENTACION INFORMES SEMESTRALES AL SECRETARIO GENERAL

OPORTUNIDAD EN EL TRAMITE DE LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS

No. INFORMES PRESENTADOS / No. DE INFORMES PROGRAMADOS

No. DE INFORMES PRESENTADOS

No. DE INFORMES PROGRAMADOS

DRA. LIGIA IBETH BARRERA P.



ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS, DONDE SE INFORME EL TRSLADO DE PUESTO DE TRABAJO DE LOS FUNCIONARIOS DETERMINANDO EL TIEMPO Y RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD A MODIFICAR

01 DE NOVIEMBRE

DE 2008

ACTUALIZACION DEL PROCEDIMIENTO050303 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL INVENTARIO ALMACEN

Procedimientos diseñados y aprobados / No. de procedimientos a diseñar y aprobar



LUIS ALBERTO SEGURA BECERRA / NANCY BAUTISTA

JEFE DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS / SECRETARIA EJECUTIVA GRADO 23

ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS, DONDE SE INFORME LA SALIDA O ENTRADA DE BIENES A LA ENTIDAD DETERMINANDO EL TIEMPO Y RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD A MODIFICAR

01 DE NOVIEMBRE

DE 2008

ACTUALIZACION DEL PROCEDIMIENTO 050302 EGRESO DE BIENES DE ALMACEN




LUIS ALBERTO SEGURA BECERRA / NANCY BAUTISTA

JEFE DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS / SECRETARIA EJECUTIVA GRADO 23



GESTIONAR EL ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES DE TRANSFERENCIA

1 DE NOVIEMBRE

DE 2008% DE ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA GESTION

Nº DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA GESTION/ Nº DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS PARA LA GESTION.

Nº DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA GESTION

Nº DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS PARA LA GESTION.

OFICIOS DE SOLICITUD DE RECURSOS PRESUPUESTALES

LUIS ALBERTO SEGURA BECERRA/YANA CRISTINA GONZALEZ F.

JEFE DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS /PROFESIONAL I

B7


F7


J7


J99

EL INDICADOR SE MIDE DIARIAMENTE

J100


de 40






INDICADOR

CARGO DEPENDENCIA



FECHA DE INICIO




10 1 10 31/03/2009 DIVISION ADMINISTRATIVA

10 2 20 ACTUALIZACION DE PROCEDIMIENTOS EXISTENTES 30/06/2009 UNIDAD NANCY BAUTISTA DIVISION ADMSINISTRATIVA

SUMATORIA 1015

NIVEL INSTITUCIONAL DE EXPOSICIÓN AL RIESGO 19.9019607843137

APROBACIÓN DEL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS POR PARTE DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD

APROBACIÓN SI NO Nº DE ACTA 15 FECHA: AÑO 2008 MES 11 DIA 10

ELABORO: ANGEL ALEXANDER ZIPAQUIRÁ REVISO: CARMEN EMIRA GUZMÁN GUZMÁN / YANETH FARFAN CASALLAS APROBÓ: ERNESTO CARVAJAL MORENO

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

CARGO: TECNICO 1 CARGO: JEFE OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS / COORDINADORA GRUPO DE CONTROL INTERNO CARGO: SECRETARIO GENERAL

GESTION DE BIENES TRANFERIDOS CARENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS

PARA PROTEGER, REALIZAR LA VIGILANCIA PERMANENTE DE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES MUEBLES (EQUIPO FERREO) Y BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE LA ENTIDAD, OBTENIDOS A TRAVES DE TRANSFERENCIA POR PARTE DE LOS EXTINTOS F.C.N., FERROVIAS-INVIAS Y MINISTERIO DE TRANSPORTE

GESTIONAR LA CONTRATACION DE VIGILANCIA DE LOS BIENES DE TRANSFERENCIA

1 DE NOVIEMBRE

DE 2008% DE ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA GESTION

Nº DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA GESTION/ Nº DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS PARA LA GESTION.

Nº DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA GESTION

Nº DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS PARA LA GESTION.

OFICIOS DE SOLICITUD DE RECURSOS PRESUPUESTALES

LUIS ALBERTO SEGURA BECERRA/YANA CRISTINA GONZALEZ F.

JEFE DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS /PROFESIONAL I



17 DE SEPTIEMBRE

DE 2008

% DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION APROBADOS PARA COMPRAS




SECRETARIA EJECUTIVA GRADO 23

B7


F7


J7


J103



FORMATO SEGUIMIENTOS Y MONITOREO

VERSIÓN: 2 CODIGO: PEMYMGCIFO14 FECHA DE ACTUALIZACION: PAGINA 1 DE 1

SEGUIMIENTO Y MONITOREO AL MAPA DE RIESGOS Y PLAN DE MANEJO DE RIESGOS

PROCESO RIESGO

AUTOCONTROL POR PARTE DE LOS RESPONSABLES POR PROCESOS SEGUIMIENTO, MONITOREO Y VERIFICACION DE LAS ACCIONES

RESULTADO DEL INDICADOR

SI, P, T, N/AP NUMERADOR DENOMINADOR

ACCIONES PREVENTIVAS PROGRAMADA

ESTADO DE LAS ACCIONES

ANALISIS POR PARTE DEL RESPONSIBLE DEL

PROCESO

DESCRIPCION DE LA VERIFICACION

(OBSERVACIONES DEL MONITOREO)

ESTADO DE LA ACCIÓN (ABIERTO O

CERRADO)FECHA

AUDITORIANOMBRE DEL INDICADOR

RESULTADO DEL INDICADOR

B7


C7


K8

CUMPLIMIENTO O INCUMPLOMIENTO DE LA ACCIÓN PREVENTIVA PROGRAMADA

L8

FECHA EN QUE SE REALIZO EL MONITOREO

D9

SI: SIN INICIAR P: EN PROCESO T: TERMINADA NAP: NO APLICA EN EL PRERIODO

PAGINA 1 DE 1

SEGUIMIENTO Y MONITOREO AL MAPA DE RIESGOS Y PLAN DE MANEJO DE RIESGOS

SEGUIMIENTO, MONITOREO Y VERIFICACION DE LAS ACCIONES

AUDITOR

Copia de Riesgos

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