COORDINADOR DISTRITAL.pdf

7/25/2019 COORDINADOR DISTRITAL.pdf

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COORDINADOR DISTRITAL

CUADERNO

DE TRABAJO

GERENCIADEINFORMACINYEDUCACINELECTORAL


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CUADERNODETRABAJO 1

CONTENIDO

Presentacin 3

Siglas 5

Coordinador distrital 7

mbito de trabajo del coordinador distrital 8

Sistema de gestin de la calidad 9

I Implementacin de la ODPE 24

II Capacitacin del personal ODPE y ONPE 38

III Capacitacin de actores electorales 55

IV Conformacin de mesas de sufragio 69

V Designacin de miembros de mesa 83

VI Despliegue de material de sufragio 96

VII Jornada electoral 112

VIII Repliegue de material electoral y documentos electorales 160

IX Cierre de la ODPE 174


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CUADERNODETRABAJO 3

PRESENTACIN

La Ocina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) tiene asu cargo la planicacin, la organizacin y la ejecucin delos procesos electorales en todo el pas. Por tal motivo, seconforman temporalmente las Ocinas Descentralizadasde Procesos Electorales (ODPE), con el n de ejecutar lasactividades necesarias para el desarrollo de las elecciones encada circunscripcin.

El coordinador distrital es el profesional responsable deorganizar, gestionar, ejecutar, supervisar y monitorear lasactividades electorales planicadas por la ONPE.

El contenido temtico del presente cuaderno de trabajo seencuentra organizado en funcin de los procesos del sistemade gestin de calidad que se ejecutan en la ODPE y de lasactividades que realiza dicho coordinador.

Gerencia de Informacin y Educacin Electoral


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CUADERNODETRABAJO 5

SIGLAS

ACE rea de Capacitacin Electoral

CC Centro de cmputo

CCP Coordinador de centro poblado

CLV Coordinador de local de votacin

CPO Capacitacin del personal de la ODPE y la ONPE

CV Currculum vitae

DJ Declaracin jurada

DNI Documento nacional de identidad

DRE Direccin regional de educacin

ECD Encargado de Cmputo descentralizado

ET Especicaciones tcnicas

FF.AA. Fuerzas Armadas

GADGerencia de Administracin (antes OGA - Ocina General de Ad-ministracin)

GAJ Gerencia de Asesora Jurdica (antes OGAJ)

GCRC Gerencia de Comunicacin y Relaciones Corporativas

GCPH Gerencia Corporativa de Potencial Humano

GGE Gerencia de Gestin Electoral

GIEE Gerencia de Informacin y Educacin Electoral

GITE Gerencia de Informtica y Tecnologa Electoral

GOECOR Gerencia de Organizacin Electoral y Coordinacin Regional

IGV Impuesto general a las ventas

ISO International Standard Organization (Organizacin Internacionalde Normalizacin)


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OFICINANACIONALDEPROCESOSELECTORALES6

JEE Jurado Electoral Especial

JNE Jurado Nacional de Elecciones

JODPE Jefe de la ODPE

LOE Ley Orgnica de Elecciones

MS Material de sufragio

MR Material de reserva

OD Otros documentos

ODPE Ocina Descentralizada de Procesos Electorales

OGA

Ocina General de Administracin (denominacin cambiada por

la de GAD, segn Resolucin Jefatural N. 037-2014-J/ONPE)

ONPE Ocina Nacional de Procesos Electorales

ORC Ocina Regional de Coordinacin

PNP Polica Nacional del Per

SEA Sistema de Escrutinio Automatizado

SGOPED Subgerencia de Operaciones Electorales Desconcentradas

SUNAT Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria

UGEL Unidad de Gestin Educativa Local

UIT Unidad impositiva tributaria vigente

VE Voto Electrnico

Importante


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CUADERNODETRABAJO 7

COORDINADOR DISTRITAL

En la estructura organizativa de la Ocina Descentralizada de Procesos Electorales

(ODPE), el coordinador distrital ejerce la representacin del jefe de la ODPE en su

distrito, dirige a un equipo de trabajo y tiene la responsabilidad de ejecutar las

siguientes actividades electorales, como la implementacin de la ocina distrital,

la vericacin de los locales de votacin, la publicacin provisional y denitiva de

la lista de miembros de mesa, la entrega de credenciales a miembros de mesa, la

capacitacin electoral, as como el despliegue, repliegue del material electoral y

el cierre de la ocina distrital.

El coordinador distrital coordina directamente con las autoridades del distrito

y es el referente para su equipo de trabajo, asimismo lidera al equipo distrital

conformado por el coordinador de local de votacin, capacitador, asistente de local

de votacin, coordinador tcnico de mesa, tcnico de transmisin y coordinador

tcnico de mesa T2.


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El coordinador distrital tiene como mbito de trabajo un distrito perteneciente a unadeterminada ODPE/ORC. Dirige a un equipo de trabajo conformado por el capacitador, quees el responsable de todas las actividades relacionadas con la capacitacin de los actoreselectorales y del personal de la ODPE/ORC. Tambin integran el equipo los coordinadores delocal, quienes son los responsable de los locales de votacin del distrito y los coordinadoresde mesa o coordinadores tcnicos de mesa, quienes apoyan diversas actividades, la principales ayudar a los miembros de mesa el da de la eleccin.

A continuacin, presentamos el sistema de gestin de la calidad y los procesos que se ejecutan enla ODPE en los que participa el coordinador distrital. Es importante identicar las caractersticasespeccas del proceso electoral para aplicar adecuadamente los procedimientos electoralesestablecidos y brindar un servicio de calidad con el n de lograr las metas previstas.

MBITO DE TRABAJO

DEL COORDINADOR DISTRITAL

JefedeOD

PE/ORC

Asistente de nanzas

Asistente logstico

Asistente legal

Coordinador de prensa

Analista de recursoshumanos

Coordinador decapacitacin

Asistente decmputo

descentralizado

Asistente demicroforma

Digitalizador /Digitador

Capacitador electoral

Auxiliar de operaciones

Coordinador de local devotacin / Responsable de

local de votacin

Coordinador de mesa ocoordinador tcnico de mesa

Auxiliar tcnico nocturnodistrital

Coordinador de mesa T2

Tcnico detransmisin

Asistentetcnico de local

de votacin

Asistente de ocina

Coordinador distrital ocoordinador de centro poblado

Encargado de cmputodescentralizado

Auxiliar tcnico D/NAuxiliar administrativo

Coordinador de operaciones

Coordinador administrativo

Auxiliar de personal

Auxiliar decmputo

descentralizado

Fuente: Memorando N 004546-2015-GOECOR/ONPE, actualizado al 4 de diciembre de 2015


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CUADERNODETRABAJO 9

Un sistema de gestin de la calidad (SGC) es una estructura operacional de trabajo biendocumentada e integrada a los procedimientos tcnicos y gerenciales para guiar las accionesde la fuerza de trabajo, equipos y la informacin de la organizacin de manera prctica ycoordinada que asegure la satisfaccin del cliente o usuario mediante el cumplimiento depolticas y objetivos.

En otras palabras, un sistema de gestin de la calidad incluye una

serie de actividades coordinadas sobre un conjunto de elementos(estrategias, procesos, recursos, estructura organizacional ydocumentos) para lograr la calidad del servicio que se ofrece al

cliente o usuario; por ello, es importante controlar y mejoraraquellos elementos que inuyen en la satisfaccin del

cliente y en el logro de los resultados.

La ONPE cuenta con un Sistema de Gestin dela Calidad aplicado por los diferentes rganos

y controlado en todas las actividades queimpacten en el logro de la calidad y

por ende en la satisfaccin de losdiferentes actores electorales

durante su participacinen los procesos electoralesdentro del marco queestablece la ley.

SISTEMA DE GESTIN DE LA

CALIDAD


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RecursosSe brindan el personal y el equipamiento necesarios para laprestacin del servicio, as como el ambiente de trabajo y elrecurso nanciero para realizar las actividades con calidad.

DocumentosLa ONPE cuenta con procedimientos, instructivos, registros,formatos y la documentacin necesaria para la operacin ecazy eciente de los procesos y, por ende, de la organizacin.

Procesos

Nuestros procesos son ejecutados para brindar un servicio decalidad. Cada ODPE registra sus actividades y verica que cadaaccin se encuentre alineada al logro de los objetivos planteados.Incorpora tambin actividades de seguimiento y control para laoperacin ecaz de los procesos y mejora continua.

Estructuraorganizacional

Estructura organizacional: la ONPE, las ODPE y las ORC sesostienen sobre la base de una estructura de responsabilidadesdenida, con funciones claras y orientadas por la poltica decalidad.

Estrategias

La ONPE tiene lineamientos de poltica denidos, as comoobjetivos y acciones para el logro de la calidad y satisfaccin desus clientes y usuarios: los actores electorales, las organizacionespolticas y la ciudadana en general. Estas polticas y objetivosestn alineados a los resultados permanentemente vericados

que como organizacin desea obtener.


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CUADERNODETRABAJO 11

Principios del sistema de gestin de la calidad

Enfoqueal cliente

Participacin delpersonal

Enfoque desistema para la

gestin

Enfoque basadoen hechos para la

toma de decisiones

Liderazgo

Relaciones

mutuamente

beneciosas con el

proveedor

Enfoquede proceso

Mejora continua

alidad

La calidad se reere al cumplimiento de requisitos para satisfacer a un clienteo usuario, interno o externo, que supere sus expectativas.

La norma ISO 9001:2008 es el documento que establece los requisitos paraimplementar un sistema de gestin de la calidad que logre que la organizacinacte de manera efectiva en un entorno de mejora continua al igual que lasmejores organizaciones del mundo. NOTA


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Benecios de un sistema de gestin de la calidad

Los benecios que aporta un sistema de gestin de la calidad podemos enfocarlos comolos benecios propios para la organizacin en s y tambin como los benecios para losclientes.

Establecimiento, alineacin y cumplimiento de objetivos orientados a la calidad

Eliminacin de actividades que no agregan valor y de duplicidades funcionalesque reducen la duplicidad de actividades y facilitan el control de los procesos

Mejora continua de los procesos (iniciativas) con base en medidas objetivas

Transparencia de las operaciones

Aumento del compromiso del personal y claricacin de sus responsabilidades,que fomenten el trabajo en equipo

Mejora de la imagen institucional, al generar mayores niveles de conanza enla ciudadana

Satisfaccin del cliente interno y externo

Reconocimiento nacional e internacional


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Ciclo PHVAEs una herramienta de la mejora continua. Se basa en un ciclo de cuatro pasos: Planear,Hacer, Vericar y Actuar. Al aplicarla en la poltica y los objetivos de calidad, as como en lared de procesos, la probabilidad de xito es mayor.

Establecer los objetivos y procesosnecesarios para conseguir losresultados de acuerdo con losrequisitos del cliente y las polticasde la empresa.

PLANEAR

Tomar acciones para mejorarcontinuamente el desempeo.

Realizar el seguimiento de losprocesos respecto a polticas yobjetivos del producto e informalos resultados.

VERIFICARACTUAR

HACER

Implementar los procesos.

P

VA

H


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Objetivos de la calidad

La poltica de la calidad dene los COMPROMISOS de la ONPE referidos a lo siguiente:

Rearmar los valores

democrticos brindandoa la ciudadana, a las

organizaciones polticas yde la sociedad civil serviciosacorde a sus requerimientos,

garantizando en suprestacin el respeto a

los principios de igualdad,transparencia y estricto

apego legal.

Mejorar continuamentenuestros procesos internos

contando con personalcalicado y comprometido

con la mejora continua ascomo con la tecnologa quepermita asegurar la ecaciadel Sistema de Gestin de

Calidad.

Poltica de la calidad

Mejorar la satisfaccin del ciudadano, as como de las instituciones pblicasy privadas, organizaciones polticas y de la sociedad civil, mediante elcumplimiento de los requisitos del servicio o producto brindado.

Mejorar la productividad mediante la reduccin sistemtica de los tiempos de

ciclo de los procesos internos.

1

2


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Todo trabajador de la ONPE debe conocer y realizar sus labores deacuerdo con los lineamientos de la poltica de calidad. Son nuestras

prcticas las que optimizan el servicio a los ciudadanos con losvalores democrticos requeridos. NOTA

Desarrollar o fortalecer competencias y el compromiso del personal con lasbuenas prcticas y el mejoramiento continuo de la institucin.

Mejorar la plataforma tecnolgica como soporte a la mejora institucional.

3

4


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Nuestras acciones son de conocimiento pblico y de acuerdocon la ley, lo que brinda legitimidad y permite crear conanzay seguridad en la poblacin.

Transparencia

Nuestros esfuerzos estn orientados al fortalecimiento de lademocracia.

Compromiso

Somos garanta del respeto a las normas y a la voluntadciudadana expresada en las urnas.

Honestidad

Buscamos generar valor pblico en cada uno de nuestrosservicios.

Excelenciade servicio

Nuestras decisiones se rigen por la objetividad e imparcialidad.Integridad

Visin, misin de la ONPELa poltica y los objetivos de calidad guardan estrecha relacin con la visin, la misin y los

valores institucionales.

Ser una institucin de excelencia que cuenta con la conanzade la poblacin, promoviendo una cultura de valoresdemocrticos mediante el uso de tecnologa e innovacin.

Garantizar la obtencin de la genuina y libre expresin dela voluntad popular para fortalecer la institucionalidad

democrtica.

Visin

Misin

Valores


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?Dnde encuentro los documentos del

Sistema de Gestin de Calidad?

El Sistema de Gestin de calidad de ONPE est conformado por una base documentaly normativa que sirve para poder aplicar la poltica de calidad y lograr los objetivos decalidad a travs de su correcta aplicacin.

Los documentos del sistema de gestin de calidad de ONPE (directivas, manuales,procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) se pueden ubicar en la intranetingresando a la pgina web www.onpe.gob.pe en el enlace "Intranet". Luego siga lasindicaciones mostradas a continuacin:


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Estructura de los documentos

El sistema de gestin de la calidad de la Ocina Nacional de Procesos Electorales (ONPE)est regulado por documentos externos e internos.

Documentos externos

Leyes, decretos, normas, reglamentos, directivas y otros documentos que regulan la gestinde la ONPE.

Documentos internos

Es el conjunto de documentos elaborados, revisados y aprobados por la ONPE enmarcadosdentro del alcance del Sistema de Gestin de la calidad, como Polticas, Directivas, Manualesde gestin, procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos.

Polticas

Directivas

Manualesdegestin

Procedimientos

Instructivos

Formatos

Otros documentos

SISTEMA DEGESTIN

Leyes, decretos, resoluciones,normas, reglamentos que

regulan la gestin de la ONPE.


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?Cmo participan las Oficinas Descentralizadas de

Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales

de Coordinacin (ORC) en el sistema de gestin de lacalidad de la ONPE?

En el sistema de gestin de la calidad de la ONPE, las Ocinas Descentralizadas deProcesos Electorales (ODPE) y las Ocinas Regionales de Coordinacin (ORC) participan dela siguiente manera:

Cumpliendo lo establecido por la

poltica y los objetivos de calidad dela ONPE.

Fortaleciendo las competencias y elcompromiso.

Realizando controles y seguimiento asus actividades.

Trabajando por procesos y en equipo.

Tomando acciones para la mejoracontinua del servicio.

ODPE/ORC


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Tomando acciones para la mejora continua del servicio

Las acciones van desde el uso adecuado del presupuesto hasta la contratacin depersonal idneo para el cargo y el trabajo por resultados.

Cumpliendo lo establecido por la poltica y los objetivos de calidadde la ONPE

El personal de la ODPE promueve el respeto a las decisiones de los ciudadanos.

Fortalece las condiciones para un proceso electoral limpio y transparente, brindando

garantas para el sufragio.Fortaleciendo las competencias y el compromiso

El personal de la ODPE/ORC se conduce con apego a las buenas prcticas y vela porel cumplimiento de las actividades a cabalidad y por el mejoramiento continuo de lainstitucin.

Realizando controles y seguimiento a sus actividades

Cada actividad debe ser medible y controlada en la perspectiva de mejorar los resultados.El cumplimiento es responsabilidad del equipo, sea este de la ODPE/ORC, del distrito o

del centro poblado.Trabajando por procesos y en equipo

Las actividades agregan valor para un usuario interno o externo, identican al proveedory los insumos necesarios para la realizacin del producto o servicio electoral.


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La ONPE tiene como objetivo certicar todos los procesos electorales

dentro del marco del sistema de gestin de la calidad (SGC).

Procesos certificados

Producto del esfuerzo desplegado, la ONPE ha logrado certicar bajolos estndares de la norma ISO 9001: 2008 diecisis de sus procesos:

Vericacin y control de la informacin nanciera de los partidos polticos

Sistema de cmputo electoral convencional

Gestin de las ocinas descentralizadas de procesos electorales - ODPE

Capacitacin de personal ODPE y ONPE

Capacitacin de actores electorales

Conformacin de mesas de sufragio

Ensamblaje de material electoral de sufragio y reserva

Despliegue de material de sufragio

Jornada electoral

Repliegue de documentos y activos electorales

Contrataciones de bienes y servicios en la ODPE

Asistencia tcnica

Educacin electoral

Vericacin de rmas

Archivo electoral

Contratacin de personal CAS

1

5

9

13

2

6

10

14

3

7

11

15

4

8

12

16

Estos procesos han sido documentados e implementados de acuerdo con lo establecidoen los requisitos de la norma ISO 9001, mejorando de esta manera la labor encomendada.

La consecucin de esta certicacin no hace sino raticar el compromiso de nuestropersonal en la mejora continua como mecanismo mediante el cual podamos contribuira la consolidacin de la excelencia organizacional al servicio de la ciudadana, que es elobjetivo estratgico institucional. Asimismo, hace que nos tracemos nuevos retos para losaos venideros.


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SISTEMAD

EGESTIN

DELA

CALIDADBASADO

EN

PROCESOS

Mejoracontinua

Responsabilidad

de

ladireccin

SistemadeGestindelaCalidad

C L I E NT E

C L I E NT E

Gestinde

recursos

Medicin

anlisism

ejora

REQUISITOS

SATISFACCIN

ProductooServicio

Entorno-Normas-P

roveedores-Marcojurdico

Realizacin

delproductoo

servicio


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Procesos del sistema de gestin de la calidad en la ODPE

Procesos operativos: Son aquellos que generan los servicios electorales y se relacionan

directamente con el cliente electoral.

Procesos de soporte:Son los encargados de dar apoyo a los procesos operativos, aportndoleslos recursos necesarios para que puedan realizar sus actividades.

DE

LA

C A L I

D A

D

S

IS

TE

M A

D E G

ES

T

I

N

IMOImplementacin

de la ODPE

CIOCierre de laODPE

C

PO

Capacitacin

delpersonalde

laODPEyla

ONPE/ORC

CAECapacitacinde actoreselectorales

CMSConformacin

de mesas desufragio

JELJornada

electoral DMSDespliegue del

material desufragio

RME

Replieg

ue

dema

terial

electora

ly

docum

entos

electo

rales

SCESistema decmputoelectoral

DMMDesignacinde miembros

de mesa

RR.HH.

Recu

rsos

human

os

COM

Comunic

aciones

FINFinanzas

LOGLogstica

SPSeguridad

delproceso

La ONPE implementa y certica progresivamente nuevos procesos en el SGC NOTA

La rueda de procesos es una representacin grca que reeja la estructura y relacin delos diferentes procesos del SGC, en el que se identica los siguientes tipos de procesos:


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Las actividades que cumple el coordinador distrital en el procesode implementacin de la ODPE se encuentran denidos en los

procedimientos. Es importante que revise detenidamente losdocumentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivode ejecutar el proceso con ecacia. A continuacin se presenta unabreve descripcin de las tareas.

Representa al jefe de la ODPE en el distrito. Coordina, monitorea y participa en la ejecucin de las actividades electorales en el

distrito.

Apoya en la elaboracin del directorio de autoridades del distrito. Busca el local para establecer la ocina distrital, tiene en cuenta las especicaciones,

requisitos, condiciones mnimas y monto asignado para la contratacin del servicio.

Verica el estado (de los ambientes a alquilar, reas restringidas, el servicio elctrico,agua y desage) en el que se encuentra el inmueble.

Suscribe por duplicado elActa de recepcin del bien inmueble. Solicita al propietario del inmueble los documentos necesarios para la formalizacin del

contrato y los entrega al rea administrativa de la ODPE.

Identica los ambientes prohibidos de uso. Dene el espacio para cada una de las reas de la sede distrital: administrativa,

capacitacin y almacn, as como el uso compartido del mobiliario, equipos informticose impresora.

Realiza toma fotogrca de exteriores e interiores y las archiva. Coloca el rtulo de identicacin institucional, habilita y pone en funcionamiento a la

sede distrital.

Informa al jefe de la ODPE el inicio de las actividades.

TAREA S DEL COORDI NADO R DISTRI TAL

IMPLEMENTACINDE LA ODPE (IMO)


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El proceso establece las actividades para implementar la ODPE y las ocinasdistritales y centros poblados. Es aplicable desde la consolidacin de lapropuesta del local de la ODPE y la designacin de los jefes y coordinadoradministrativo hasta la implementacin e inicio de las actividades de laocina distrital o la de centro poblado.


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FLUJOD

ELAIMPLEMENTACIN

DELAODPE

Implementacin

delaODPE

Actividadespreparatorias

enlasedecentralparael

desp

lazamientoalasODPE

Reporte

de

llegada

a

la

circunscripcin

designada

y

registrodermaparaapertura

dec

uentas

Contratacin

dellocalde

la

sede

delaODPEyalquilerde

bien

es

Implementacineinstalacin

delasededelaODPE

Organizacin

de

documentos

enlaODPE

Dist

ribucin

de

documentos

del

SistemadeGestin

dela

Calidad

Diseo

y

aprobacin

delplanodelcentrode

cmputo

Trmite,supervisin

y

ampliacin

de

carga

elctrica

Habilitacin

informti-

cayacondicionamiento

delcentrodecmputo

Pruebasinternas

Prstamodemobiliario:

(mesas,sillas,pizarra

acrlica)

Contarcon

materiales

de

capacitacin

para

actoreselectorales

Establecer

espacios

para

capacitar

a

miembros

de

mesa

y

electores

Tratam

iento

archiv

stico

Habilitacineinicio

deactividadesdela

o

cinadistritaly/ode

centrospoblados

Implementacindel

c

entrodecmputodela

ODPEdeacuerdo

alinstructivo

Implementacin

delreade

capacitacin

O

rganizacinde

do

cumentosenlas

O

DPEdeacuerdo

alinstructivo

ENTRADA

RR.HH.

CPO

SALIDA

SededeODPE,

ocinadistritaly/o

centropobladoyel

centrodecmputo

implementados

RJdedesignacin


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El proceso de implementacin de la ODPE (IMO) est sustentado enprocedimientos, instructivos, formatos y otros documentos tales como:

PROCEDIMIENTO

Implementacin de la ODPE

INSTRUCTIVOS

Habilitacin de la ODPE y ocinas distritales y/o de centro poblado

Implementacin del centro de cmputo de la ODPE

Organizacin de documentos en las ODPE

FORMATOS

Acta de imposibilidad de funcionamiento conjunto

Infraestructura de la sede de la ODPE Acta de instalacin de la sede de la ODPE

Control de actas y cargos internos de las ODPE

Control de correspondencia de las ODPE

Ambientes de uso prohibido

Cargo de entrega

Cuadro de carga elctrica por ODPE

Inventario y evaluacin de equipos informticos y de telecomunicaciones

Evaluacin del centro de cmputo

OTROS DOCUMENTOS

Control de distribucin de documentos en las ODPE

Disposiciones para las ORC en la ejecucin de procesos electorales

Disposiciones para las ORC de GOECOR para ejecucin de consultasvecinales

Los documentos se establecen de acuerdo con el tipo de procesoelectoral.

NOTA

DOCUMENTOS DE IMO


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Este proceso se inicia conla seleccin, contrataciny capacitacin del Jefe dela Ocina Descentralizadade Procesos Electorales, el

coordinador administrativoy el encargado de CmputoDescentralizado se desplazandesde la sede central dela ONPE en Lima hasta lacircunscripcin asignadaluego de nalizado su taller decapacitacin. Antes de partir,la gerencia responsable desus actividades les entrega

a los jefes y coordinadoresadministrativos ladocumentacin necesaria

para la gestin de la ODPE, equipos de cmputo y de estar disponibles los equipos decomunicacin.

A continuacin, se detallan los materiales de ocina y documentos que se les entrega:

Equipos informticos e impresora

Claves para el SEACE

Kit bsico de materiales de ocina para el inicio de actividades en la ODPE

Formatos de fotocheck para el personal de la ODPE

Modelo de rtulos para la fachada de la ODPE

Registro de la cha de informacin distrital con informacin histrica del ltimo proceso

Mapas por circunscripcin electoral

Claves para su cuenta de correo y para acceder al mdulo de excusa y justicacin

Documentacin necesaria para la gestin de la ODPE

El presupuesto analtico y el plan de accin una vez aprobados


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a. Reporte de la llegada a la sede de la ODPE y registro de rmas

El jefe de la ODPE establece contacto con el presidente del JEE y coordina la posibilidadde instalacin conjunta. Segn la Ley Orgnica de Elecciones (art. 39.), la ODPEdebe funcionar conjuntamente con el Jurado Electoral Especial (JEE). Si esta formade funcionamiento no fuera posible porque el local no cuenta con las dimensiones yservicios indispensables y adecuados, entonces se debe rmar el Acta de imposibilidad

de funcionamiento conjunto.

En caso se requiera la contratacin del local para la ODPE, con el apoyo del coordinadoradministrativo y el encargado de cmputo descentralizado, realizan la bsqueda. Paraello, toman en cuenta las especicaciones tcnicas referenciales, el presupuesto analticoy el instructivo: Contratacin de bienes y servicios de las ODPE con cargo a los presupuestosde los procesos electorales y consultas populares.

b. Contratacin del local y alquiler de bienes

Al llegar a la circunscripcin, el jefe de la ODPE comunica su llegada al centro de soportede la GOECOR, indica da, hora y lugar de hospedaje, adems comunica la llegada delcoordinador administrativo y del encargado de cmputo descentralizado.

Coordinador administrativo elabora y presenta el ocio al Banco de la Nacin, adjuntala copia de la resolucin jefatural de designacin del jefe y las fotocopias del DNI deambos.

Si no existe cuenta, presentan el ocio y registran sus rmas en el Banco de la Nacin

para la apertura de la cuenta y la emisin de la chequera para la transferencia de fondos.Si existe cuenta, actualizan sus rmas en el Banco de la Nacin y, de ser necesario,solicitan la emisin de la chequera para la transferencia de fondos.

El jefe de la ODPE, el coordinador administrativo y el encargado de cmputo descentralizadose desplazan a su circunscripcin. Los asistentes del centro de soporte realizan el seguimientodel desplazamiento del jefe y coordinador administrativo; los supervisores del centro desoporte informtico hacen el seguimiento del desplazamiento del encargado de cmputo.

Para la contratacin del local, se deben calcular las especicaciones tcnicas de lossiguientes ambientes:

rea del centro de cmputo: en funcin de los requerimientos de la ODPE.

Almacn administrativo: se determina en funcin al nmero de centros deacopio, locales de votacin y personal que se contrata en la ODPE.

rea para personal de la ODPE: se determina en funcin del nmero de personasque trabajarn en la sede de la ODPE.

rea de operaciones: en funcin de los requerimientos de la ODPE.

rea de comunicaciones: en funcin de los requerimientos de la ODPE.

12

3

4

5


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Una vez contratado el local donde funcionar la ODPE se registran los datos de lainfraestructura de la sede de la ODPE en el formato de infraestructura y se elabora elcroquis de la sede con el apoyo del encargado de cmputo.

Asimismo, se realiza la ubicacin e identicacin de las zonas de seguridad y rutas deevacuacin y se registran en documentos enviados al centro de soporte, junto a la plantilladel croquis de distribucin administrativa de la sede para la revisin y conformidad delasistente de informacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

Al contratar el servicio de internet, considera los puntos de salida para la ocinadel jefe, del coordinador administrativo, del encargado de cmputo. Asimismo,con autorizacin de la GOECOR, considera los puntos de salida para el personal.

NOTA

El local no debe pertenecer a organizaciones polticas, candidatos, familiaresde candidatos, personeros ni autoridades involucradas en el proceso electoral.Tampoco a los funcionarios y empleados de los organismos que comprendenel sistema electoral peruano. NOTA

Otro aspecto importante de la implementacin de la ODPE es la contratacin delpersonal.

El jefe de la ODPE recibe de la GOECOR el memorando mltiple con los trminos dereferencia y las fechas de inicio y trmino de los contratos del personal de la ODPE/ORC,as como la base de datos delpersonal inscrito va pginaweb de la ONPE (por correoelectrnico).

Los contratos del personal dela ODPE/ORC estn a cargo delanalista de recursos humanos.Cabe resaltar que esta tarease debe realizar de maneramuy cuidadosa y respetandoal mximo los trminos dereferencia, a n de que elpersonal contratado sea el

ms idneo para desempearde manera ptima todas lastareas de su responsabilidad.

c. Seleccin y contratacin de personal

El jefe de la ODPE suscribe el contrato de alquiler de muebles y equipos de cmputo yservicios de telefona e internet para la implementacin de la sede de la ODPE con elproveedor seleccionado, de acuerdo con las disposiciones de la Gerencia de Administracin.


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Con el apoyo del personal, el jefe de la ODPE realiza la implementacin de lasreas administrativas, de operaciones de capacitacin, almacn electoral y almacnadministrativo; asmismo, se realiza la implementacin del centro de cmputo.

Una vez acondicionados los ambientes, se realiza una de las actividades centrales dela ocina, denominada instalacin de la ODPE. A partir de esta ceremonia se abrepaso a la atencin a la ciudadana. En esta ocina, el jefe de la ODPE recibe la visitadel presidente y los miembros del Jurado Electoral Especial (JEE), personeros de lasorganizaciones polticas, autoridades, entre otros. As tambin, se recibe en esta ocinaa los miembros de mesa, electores, personeros de mesa, entre otros, quienes soncapacitados por el personal a n de habilitarlos para que desempeen sus tareas demanera ptima durante la jornada electoral.

Asisten a esta ceremonia en calidad de invitados los miembros del Jurado ElectoralEspecial (JEE), representantes del Reniec, autoridades locales, representantes de las

instituciones pblicas y las organizaciones sociales, personeros de las organizacionespolticas, miembros de la PNP, medios de comunicacin y ciudadana en general.

El personal de la ODPE se organiza y practica las tareas que el jefe de la ODPE ledelega. Todos los involucrados ensayan para esta actividad un da antes del acto, a n deidenticar y superar las debilidades que pudieran presentarse. Se deben ultimar todoslos detalles y reparar en el mobiliario adecuado, equipo de sonido, as como la mesade honor que debe lucir la bandera peruana y el estandarte institucional. El maestro deceremonia dirige la actividad de acuerdo con lo planicado con el jefe de la ODPE.

d. Implementacin e instalacin de la sede de la ODPE


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En la ODPE/ORC se contrata y capacita al personal encargado de dirigir y cumplir lasactividades electorales y que ejercen la representacin del jefe de la ODPE/ORC enlos distritos o los centros poblados. Este personal se denomina coordinador distrital y

coordinador de centro poblado. Ellos son responsables de dar inicio a las actividadesdel distrito o centro poblado con la bsqueda de un local accesible y seguro para elfuncionamiento de la oficina.

Luego de la contratacin del local, la implementacin del rea de capacitacin, delalmacn y otros ambientes, se coloca el banner de identificacin institucional y sereporta al jefe de la ODPE/ORC que la oficina ya se encuentra operativa para la atencinal pblico. Es necesario recalcar que el cumplimiento de todas las actividades en eldistrito o centro poblado debe ser reportado al jefe de la ODPE.

El coordinador distrital o de centro poblado se contacta con las autoridades y lderes dellugar para comunicar la intervencin de la institucin en el distrito o centro poblado,as como las caractersticas del proceso electoral. El dilogo y las relaciones con estosaliados deben ser siempre cordiales para lograr que su apoyo sea permanente y puedaser posible la intervencin con los actores electorales de manera adecuada. En estasreuniones se puede obtener informacin dedigna sobre aspectos de coyuntura poltica-social, costumbres o tradiciones del lugar.

Por su parte, el jefe de la ODPE/ORC difunde desde la sede central el inicio de lasactividades en todos los distritos y centros poblados. Informa con nfasis el horario deatencin a los actores electorales, as como los horarios y lugares para la entrega de

credenciales y capacitacin dirigida a todos los miembros de mesa.

e. Implementacin e inicio de actividades de la ocina distrital o centro poblado


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Vericacin del rea requerida

Cada centro de cmputo debe contar con un rea mnima que permita el normal desarrollode las actividades que forman parte de las especicaciones tcnicas referenciales del

centro de cmputo.El encargado del centro de cmputo debe vericar las condiciones mnimas necesariaspara la implementacin del centro de cmputo (instalaciones elctricas, desage,paredes en buen estado, techo seguro, entre otras caractersticas) correspondientes alas especicaciones tcnicas referenciales del centro de cmputo.

El rea destinada para el pozo a tierra debe estar ubicada, de preferencia, en un patioo jardn.

Adicionalmente, consideran un rea donde se pueda ubicar el grupo electrgeno(recuerda que hace ruido y despide humo).

Los puntos anteriores son requisitos indispensables para el inicio de los trabajos deacondicionamiento y habilitacin informtica del centro de cmputo por el proveedorde servicios.

rea depersoneros yobservadores

rea deprocesamiento

f. Implementacin del centro de cmputo

Ejemplo de centro de cmputo


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El encargado del centro de cmputo permite asegurar que las instalaciones cumplan lascondiciones necesarias para el buen funcionamiento de los diferentes equipos asignadosal centro de cmputo. En caso de contar con un proveedor de servicios designado por lasede central de la ONPE, este se encarga del acondicionamiento del centro de cmputo; deacuerdo con los trminos de referencia entregados por la sede central.

Tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

a. En caso de existir ms de un ingreso (puertas), algunas sern clausuradas para dejar unsolo.

b. El aspecto del centro de cmputo debe ser el mejor; si es necesario, se realiza el pintadodel ambiente en coordinacin con el jefe de la ODPE/ORC.

c. Mantener un archivo fotogrco del acondicionamiento y logstica informtica para serincluido como parte del informe nal del centro de cmputo.

Para la determinacin de la potencia requerida por el centro de cmputo, se debe enviar

la fotocopia del recibo de energa elctrica del local y el cuadro de equipos elctricosconectados al medidor del local de la ODPE (visado por el jefe de la ODPE o personal acargo) al supervisor informtico del centro de soporte para que se determine la potenciaelctrica.

La GITE calcula la potencia requerida y la enva a la GOECOR, la cual consolida la informaciny la remite al jefe de la ODPE para que, de ser necesario, realice el trmite de ampliacin decarga elctrica. El ECD o el asistente de cmputo supervisa en todo momento la ejecucinde esta tarea.

g. Implementacin del rea de capacitacin

El coordinador de capacitacin interviene en esta actividad centrada en elacondicionamiento del rea de capacitacin en la ocina de la ODPE/ORC.

El rea de capacitacindebe reunir las condicionesmnimas para las actividadescorrespondientes, es importanteque se consideren dos espacios:uno para los instrumentos delseguimiento de la capacitacin

y otro para capacitar a losmiembros de mesa y a loselectores. De igual manera,debe establecer un horariode capacitacin acorde con lanecesidad de atencin de laciudadana, se debe garantizarpermanentemente que el reaest abastecida de materiales,tiles y los documentos

necesarios; en el caso que se usen equipos informticos en la capacitacin de miembrosde mesa, verica que estn habilitados.


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h. Organizacin de documentos en la ODPE

Los documentos fsicos electrnicosgenerados y recibidos en las ODPE/ORC deben ser organizados y

almacenados de acuerdo con elinstructivo de organizacin dedocumentos en las ODPE/ORC, enel que se describen los pasos parauna adecuada organizacin de losdocumentos generados en estaocina.

El jefe de la ODPE/ORC designaal asistente de ocina o a quiencorresponde la organizacin de los

documentos.Para realizar la distribucin dedocumentos del sistema de gestin de la calidad en las ODPE/ORC, el jefe de la ODPE/ORCrecibe previamente el memorando mltiple de la GOECOR que autoriza la distribucinde los documentos, detalla adems, los documentos por cada grupo ocupacional. Ladistribucin de los documentos es de la siguiente manera:

Distribucinvirtual

Crea una carpeta Documentos del SGC en el disco D de la

computadora del usuario y copia todos los documentos vigentesque le corresponden segn la Hoja de control de distribucin dedocumentos del SGC.

Distribucinfsica

La distribucin para las ocinas distritales o centros poblados (portener mayor cantidad de personal a su cargo), se realiza en fldereso archivadores a n de que el personal de esa circunscripcin tengaacceso a la informacin correspondiente a su grupo ocupacional.

Al trmino del proceso electoral o nal del contrato laboral, se solicita al personal ladevolucin de las copias y se registran en laHoja de control de distribucin de documentosdel SGC, para proceder a su disposicin nal (eliminacin). Luego, remite la Hoja de controlde distribucin de documentos del SGC a la GOECOR para su revisin y archivamiento.


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Losgrupos

ocupacionalesseestablecede

acuerdoconeltipodeproces

oelectoral.

NOTA

IMPLEMENT

ACIN

DELAODP

E

Reporte

dellegada,

registrode

rmasy

aperturade

cuenta

Contratacin

delocaly

alquiler

debienes

Selecciny

contratacin

depersonal

Implementa

cin

einstalacin

delaseded

ela

ODPE

Implementacin

delreade

capacitacin

Implem

entacin

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cm

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Actode

instalacin

delasede

delaODPE

Vericacindela

implementacin

einiciode

actividadesdela

ocinadistritalo

centropoblado

ODPE

Vericaci

ndela

infraestructuradela

sededela

ODPE

Coordinadoradministrativo

JefadelaODP

E

Encargad

odecmputo

descentralizado

Coordinadorade

capacitacin

Encargado

decmputo

descen

tralizado


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El coordinador distrital es el personal responsable de iniciar las actividades electorales

en el distrito, entre ellas tenemos la ceremonia de instalacin de la ocina distrital

como primera actividad. Menciona las tareas del coordinador distrital para ejecutar

esta actividad:

Caso prctico


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Las actividades que cumple el coordinador distrital en el procesoCapacitacin de Personal ODPE/ORC y ONPE se encuentrandefinidos en los procedimientos. Es importante que revisedetenidamente los documentos del Sistema de Gestin de laCalidad con el objetivo de ejecutar el proceso con eficacia. Acontinuacin se presenta una breve descripcin de las tareas.

Organizacin y ejecucin de los talleres de capacitacin descentralizados del personal de

la OD PE/ORC: Cuando se trata de talleres con grupos numerosos, el coordinador de local de votacin y

el coordinador de mesa pueden ser convocados como facilitadores.

En el caso de ser seleccionado como facilitador, revisa con el coordinador de capacitacinel diseo metodolgico y sigue las pautas de los talleres descentralizados de capacitacin.

Durante la ejecucin verica el registro diario de asistencia y reporta al coordinador decapacitacin; adems, facilita el diseo metodolgico de los talleres descentralizadosde capacitacin.

Aplica, calica, informa y apoya al coordinador de capacitacin en la publicacin delresultado de las pruebas de entrada y de salida. Si es necesario realiza la sesin dereforzamiento y la evaluacin en coordinacin con el coordinador de capacitacin.

Aplica la encuesta de opinin. Despliega el material de capacitacin hasta los locales de votacin para la Jornada de

Reforzamiento de la Capacitacin.


CAPACITACIN DEL PERSONALDE LA ODPE/ORC Y LA ONPE (CPO)


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El proceso establece las actividades para el desarrollo de la capacitacincentralizada y descentralizada del personal de la ODPE/ORC y la ONPE.

La capacitacin es un proceso de enseanza y aprendizaje que promuevela adquisicin o actualizacin de conocimientos electorales, as como eldesarrollo de habilidades y destrezas para un desempeo eciente.


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FLUJO

DECAPA

CITACIND

EPERSONAL

ODPE/ORC

YONPE

Elabora

cin

yaprobacin

delosdi

seos

metodol

gicose

instrumen

tosde

evaluacin

Elaboracin

delinforme

deevaluacin

delplande

capacitacin

Organizacin

delostalleres

decapacitacin

centralizados,

Consolidaciny

elaboracinde

informes

Organizacin

delostalleres

descentralizados

Ejecucinde

lostalleresde

capacitacin

centralizados

Supervisiny

monitoreodelas

actividadesde

capacitacin

Ejecucinde

lostalleres

d

escentralizados

Organizaciny

e

jecucindelas

reunionesde

reforzamiento

Elaboracin

yaprobacin

delPlande

capacitacin

depersonal

ODPE/ORCy

ONPE

SALIDA

PersonaldeONPEyO

DPE

capacitado

ENTRADA

RR.HH.

GC


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El proceso de capacitacin del personal de la ODPE/ORC y la ONPE (CPO) estsustentado en procedimientos, instructivos, formatos y otros documentostales como:

PROCEDIMIENTO

Capacitacin del personal de la ODPE/ORC y la ONPE

INSTRUCTIVOS

Talleres de capacitacin descentralizados para el personal de la ODPE/ORC

Reuniones de reforzamiento al personal ODPE/ORC en los distritos

Seguimiento y monitoreo al proceso de capacitacin al personal ODPE/ORC

FORMATOS Registro de asistencia del personal ODPE/ORC y ONPE a las actividades de

capacitacin Instrumentos de evaluacin (pruebas de entrada y salida) Encuesta de opinin Registro de notas de los participantes

Informe del taller de capacitacin centralizada Informe de las reuniones de capacitacin del personal de la sede central

ONPE Informe de los talleres de capacitacin descentralizados Informe de las reuniones de reforzamiento del personal ODPE en los distritos

y centros poblados Informe consolidado de las reuniones de reforzamiento del personal de los

distritos de la ODPE/ORC Informe nal del coordinador de capacitacin sobre el proceso de capacitacin

al personal ODPE/ORC Control de entrega y recepcin de la documentacin generada durante el

proceso de CPO al ACE Registro de asistencia del personal ODPE/ORC en el distrito y centro poblado

a las reuniones de reforzamiento Registro de notas de las reuniones de reforzamiento

OTROS DOCUMENTOS Material de capacitacin del personal, guas y diseos metodolgicos

Plan de Accin para las ODPE


NOTA

DOCUMENTOS DE CPO


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La capacitacin delpersonal de la ODPE/ORC y ONPE es unproceso cuya nalidad estransferir conocimientos,actualizar informaciny potenciar lashabilidades y destrezasdel personal contratadopara un determinadogrupo ocupacional,de tal manera que seencuentren preparados

para ejecutar de maneraptima todas las tareasque se le asignen en laODPE/ORC.

Esta modalidad de capacitacin es accesible mediante la plataforma que la ONPEpone a disposicin de los grupos ocupacionales a travs de su pgina web. Es onliney se caracteriza porque no hay encuentros presenciales. El personal de los diferentesgrupos ocupacionales, segn el cronograma, es invitado a matricularse a travs de unformulario de inscripcin en la plataforma virtual www.onpeduca.edu.pe y segn losdas establecidos en el cronograma.

Es la modalidad en la que los grupos ocupacionales se renen en talleres o reunionespara intercambiar ideas y experiencias conducida por un facilitador. Esta modalidadcomplementa la capacitacin virtual porque se ponen en prctica todos los conocimientostericos. Esta modalidad est dirigida al personal que ya particip en la capacitacinvirtual, los mismos que son convocados a su taller o reunin de reforzamiento con la

debida anticipacin.

Capacitacin virtual

Capacitacin presencial

La capacitacin del personal se realiza mediante dos modalidades de intervencin:


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El rea de capacitacin electoral (ACE) elabora el programa de capacitacin tomando encuenta los objetivos y metas institucionales. Para la ejecucin de este programa, se hanestablecido dos estrategias de capacitacin:

1. Capacitacin centralizada del personal ODPE/ORC y ONPE

Esta capacitacin se desarrolla en la sede central de la ONPE a travs de talleres yreuniones, con la participacin de especialistas de las diferentes unidades orgnicas dela ONPE, que cumplen el rol de facilitadores.

Los talleres de capacitacin estn dirigidos al jefe de la ODPE/ORC, al coordinadoradministrativo, encargado de cmputo descentralizado, asistente de cmputodescentralizado y coordinador de capacitacin. Este personal es capacitado antes de sudesplazamiento a la ODPE/ORC.

Asimismo, se realizan reuniones con el personal de la sede central.

Reunin con facilitadoresEsta actividad es de coordinacin y asesora pedaggica con representantes de losdiferentes rganos para revisar el diseo metodolgico respecto de los contenidos,metodologa y horarios de capacitacin, quienes participarn como facilitadores en lostalleres centralizados.

Reunin de capacitacin

Es un espacio pedaggico de corta duracin dirigido al personal de la sede central, conel objetivo de prepararlos para que cumplan a cabalidad su funcin de apoyo durante la

jornada electoral en los locales de votacin.


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2. Capacitacin descentralizada del personal de la ODPE/ORC

Es la capacitacinque se realiza enel mbito de la

circunscripcin dela ODPE/ORC y estdirigido al personalque se contrata.Luego que elpersonal capacitadose desplaza asus distritos ocentro pobladose refuerzan los

conocimientosadquiridos enreuniones dereforzamiento.

TalleresSon espacios en el que los participantes interactan a partir de sus experiencias

y saberes previos para construir aprendizajes nuevos, contribuyendo a fortalecersus capacidades respecto de temas y procedimientos electorales, haciendo uso detcnicas participativas que buscan asociar la teora con la prctica. Los responsablesde la ejecucin de los talleres en la ODPE/ORC son los coordinadores de capacitacin.

Reuniones de reforzamientoEs la sesin pedaggica de corta duracin que se ejecuta con el personal de cadasede distrital o de centro poblado con la nalidad de fortalecer los aprendizajes

adquiridos en los talleres de capacitacin en temas considerados prioritarios paraun desempeo eciente durante el proceso electoral. Las reuniones de reforzamientoson espacios que permiten articular la teora con la prctica y se caracterizan porrealizar ejercicios prcticos de una determinada tarea hasta alcanzar el desempeoesperado. Los responsables de la ejecucin de las reuniones de reforzamiento son loscapacitadores electorales.


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Materiales de capacitacin

Los talleres de capacitacin tienen por nalidad contribuir con el fortalecimiento de lascapacidades en el personal de la ODPE/ORC y ONPE, para ello el rea de capacitacinelectoral elabora materiales de capacitacin, entre ellos tenemos los siguientes:

Cuadernos de trabajo

Material con un contenido temtico organizado en funcin de los procesos del sistema degestin de calidad que se ejecutan en la ocina descentralizada de procesos electorales, en lse detallan las responsabilidades especcas y tareas de cada uno de los grupos ocupacionaleso puestos de trabajo temporales para una ODPE/ORC.

Cuadernos de trabajo


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Gua de informacin electoral

Material de capacitacin dirigido a todos los grupos ocupacionales que brinda informacinacerca del proceso electoral en curso.

Gua para la jornada electoral del SEAMaterial de capacitacin dirigido al coordinador de mesa y coordinador tcnico de mesa,que permitir brindar la debida asistencia tcnica a los miembros de mesa y otros actoresel da de la jornada electoral.

Gua para el uso del mdulo de transmisin del SEA

Material de capacitacin dirigido a los TdT o a quien se designe como responsable de latransmisin.

Gua para la jornada electoral del SAJE

Material de capacitacin dirigido al coordinador tcnico de mesa que le permitir brindarla debida asistencia tcnica a los miembros de mesa y otros actores el da de la jornadaelectoral.

Gua para la jornada electoral del VE

Material de capacitacin dirigido al coordinador tcnico de mesa que le permitir brindarla debida asistencia tcnica a los miembros de mesa y otros actores, el da de la jornada

electoral.

Guas


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Gestin de la capacitacin del personal ODPE/ORC y ONPE

La gestin de la capacitacin comprende la ejecucin de actividades que por su naturalezaenlaza al rea de capacitacin electoral (ACE) con las ocinas descentralizadas de procesos

electorales (ODPE/ORC). La gestin tiene cinco etapas bien denidas:

Planicacin

Organizacin

Ejecucin

Supervisin y monitoreo

Evaluacin

1

2

3

4

5

Manual de capacitacin electoral

Material de capacitacin que contieneinformacin general y responde a lasnecesidades de aprendizaje del personalde la ODPE/ORC y ONPE segn la siguienteestructura:

Informacin de procesos electorales Marco legal de los procesos electorales Habilidades sociales


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1. La planicacin

Es la etapa de inicio donde se precisan los objetivos y se definen las metas decapacitacin del personal, as como las estrategias para lograrlas. En esta etapa sedefine cmo y cundo se llevan a cabo las actividades, as como de quien ser elresponsable. Esta etapa culmina con la sistematizacin de los resultados obtenidosde cada actividad. El ACE es responsable de planificar todas las acciones para lacapacitacin del personal de las ODPE/ORC; organiza y ejecuta la capacitacin de losjefes, coordinador administrativo, encargados de cmputo descentralizado y de loscoordinadores de capacitacin, quienes son contratados en la sede central de la ONPE.

En la circunscripcin de la ODPE/ORC, el coordinador de capacitacin, organiza yejecuta las actividades de capacitacin en permanente coordinacin con el jefe de laODPE/ORC.

2. La organizacin

En las ODPE/ORC, el jefe o coordinador de la ORC es responsable de dirigir lastareas logsticas y organizar cada una de las actividades vinculadas a los talleresdescentralizados. Precisamente para denir y organizar lo concerniente al taller, serenen de manera conjunta el coordinador de capacitacin, el jefe de la ODPE/ORC,coordinador administrativo y encargado de cmputo. Como primer punto de la reuninse considera la revisin y socializacin de la metodologa y los documentos que sustentael procedimiento de CPO.


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En esta reunin tambin se definen los aspectos logsticos necesarios para la organizacindel taller, tales como locales adecuados para la capacitacin, ambientes confortables,los tiles de escritorio, materiales de capacitacin, recursos didcticos y fotocopias deinstrumentos de evaluacin y formatos.

Otros aspectos para la organizacin de los talleres son los siguientes:

La convocatoria del personal al taller de capacitacin realizado por lo menos condos das de anticipacin, mediante llamadas telefnicas o por carteles en los lugaresms visibles de la sede de la ODPE/ORC que indican los das, horario y lugar dondese llevar a cabo el taller. En el caso de las reuniones de reforzamiento, se convoca alpersonal de acuerdo con el cronograma establecido de tal forma que no programarnotras actividades el da y hora contemplados.

La participacin del jefe de la ODPE/ORC, coordinador administrativo y encargado decmputo descentralizado, como facilitadores en un determinado tema, es materia desu especialidad. El coordinador de capacitacin les brinda las pautas para transferirlos aprendizajes de forma amena y comprensible a los participantes.

El apoyo logstico antes y durante el desarrollo de los talleres a cargo del coordina-dor de operaciones o auxiliar de operaciones.

La convocatoria de facilitadores para el taller de coordinadores de local y de mesa,en el caso de contar con un gran nmero de personal para capacitar lo cual obliguea requerir el apoyo de los capacitadores, coordinadores distritales/centro poblado ode otro personal con habilidades demostradas para facilitar.

La evaluacin y el reporte diario sobre las actividades de capacitacin en la ODPE/

ORC remitidas por los responsables de la ejecucin de los talleres de capacitacin,las reuniones de reforzamiento y las capacitaciones al personal de cmputo al jefede la ODPE/ORC. El mencionado reporte considera aspectos sobre la asistencia,puntualidad, desistimientos o dificultades presentadas, para que se encuentreinformado y para los fines que su jefatura estime conveniente.

3. La ejecucin

La ejecucin de la capacitacin se lleva a cabo bajo la responsabilidad del coordinadorde capacitacin y se desarrolla de preferencia en instituciones educativas que presten

las condiciones para el entrenamiento del personal. En cuanto a la capacitacindel personal de cmputo, la facilitacin est a cargo del encargado de cmputodescentralizado en temas especializados y el coordinador de capacitacin asume lafacilitacin de los temas generales. Este taller se lleva a cabo en las instalaciones delcentro de cmputo de la ODPE.

Las reuniones de reforzamiento se ejecutan de preferencia en instituciones educativas.


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4. Monitoreo y supervisin

El monitoreo consiste en controlar el desarrollo de las actividades de capacitacin alpersonal de la ODPE/ORC y ONPE. Este seguimiento es permanente durante el desarrollode los talleres de capacitacin descentralizados y en las reuniones de reforzamiento quese ejecutan en los distritos o centros poblados. La comunicacin generalmente se realizaa travs de la va telefnica y del correo electrnico, esta actividad es realizada por elresponsable del Seguimiento y Monitoreo del ACE, quien se encarga del acompaamientoy recepcin de reportes que dan cuenta de la organizacin y ejecucin de las tareasrealizadas por el coordinador de capacitacin asignado en la ODPE/ORC, tambin seencarga de brindar asistencia en temas relacionados a la gestin de la capacitacin

descentralizada y orienta hacia el logro de las metas del plan de capacitacin de personal,en todo momento mantiene informada a la jefatura del ACE-GIEE.

La supervisin, a diferencia del monitoreo, radica en observar y controlar las actividadesde capacitacin en el lugar donde se ejecutan, siempre es realizada a travs de visitasprogramadas por la jefatura del rea de Capacitacin Electoral o del coordinador decapacitacin asignado en la ODPE/ORC.


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Organizacin del seguimiento y monitoreo

Elabora una base de datos y la designacin de los coordinadores de capacitacin,(responsables de la capacitacin del personal en la ODPE/ORC) luego recibe el reporte delarribo de los coordinadores de capacitacin va telefnica o mediante correos electrnicosa la circunscripcin asignada.

Ejecucin del seguimiento y monitoreo

Para realizar el seguimiento, se debe consolidar el reporte de cada taller de capacitacindescentralizado e informar a la jefatura del rea de Capacitacin Electoral sobre elcumplimiento de la ejecucin del taller y sobre el cumplimiento de la ejecucin de cadareunin de reforzamiento.

Seguimiento y monitoreo a la entrega y recepcin de documentos e informes al ACE

Esta actividad consiste en recibir y registrar la entrega al rea de Capacitacin Electoral dela documentacin generada durante el proceso de capacitacin del personal de la ODPE/ORC y la ONPE. Estos documentos son entregados por los coordinadores de capacitacin.


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5. La evaluacin

Es un proceso dinmico, permanente y sistemtico que permite recoger la informacinen torno al logro de las metas y los objetivos con respecto de la capacitacin electoral.

Culminadas las actividades de capacitacin en la ODPE, el coordinador de capacitacin

entrega al jefe de la ODPE el informe nal de las actividades de capacitacin. Luego loscoordinadores retornan a la sede central donde participan del taller de evaluacin bajola direccin del ACE en la que comparten experiencias y propuestas con el objetivo de lamejora continua del proceso de capacitacin al personal ODPE, ORC y ONPE.


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Equipodistrital

Equipode

centropoblado

Dirigid

osa:

Dirigidosa:

Talleresdescentralizad

os

Responsable:coordinadordecapacitacin

Reunionesdereforza

miento

Responsable:

capacitadore

lectoral

o

coordinadordecentropoblado

Asistente

logstico,

asistente

d

e

nanzas,asistente

legal.asistent

e

de

ocina,coordinador

de

prensa,

au

xiliar

administrativo,

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r

t

cnico(diurnoynocturno)

Capacitadorelectoralyauxiliar

tcn

iconocturnodistritalode

centropoblado

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loc

aldevotaciny

asi

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loc

aldevotacin

Tcnicode

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Coordinador

distr

ital,

coordinador

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coordinador

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de

mesa

SEA,

coordinador

tcnico

de

mesa

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coordinadortcnicodemesaSAJE

Losgruposocupac

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erdoaltipodeprocesoelecto

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NOTA

CAPA

CITACIN

DELPE

RSONALDELAOD

PE/ORC

Capacitacindelpersonal

dela

ODPE/ORC


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Caso prctico

Completa las deniciones con las siguientes palabras:

Participativas DesempeoProcedimientos Espacios pedaggicos

Ejecucin Finalidad PersonalAprendizajes

Articular AlcanzarCorta

Talleres

Son donde los participantes interactan a partir de sus

experiencias y saberes previos para construir nuevos que

contribuyen a fortalecer sus capacidades respecto de temas y

electorales, mediante el uso de tcnicas que buscan asociar

la teora con la prctica. Los responsables de la de los talleres

en la ODPE/ORC son los coordinadores de capacitacin.

Reuniones de reforzamiento

Es la sesin pedaggica de duracin que se ejecuta

con el de cada sede distrital o de centro poblado con

la de fortalecer los

adquiridos en los talleres de capacitacin sobre temas considerados prioritarios para un

eciente durante el proceso electoral.

Las reuniones de reforzamiento son espacios que permiten

la teora con la prctica y se caracteriza por realizar ejercicios prcticos de una determinada

tarea hasta el desempeo esperado. Los responsables de la

ejecucin de las reuniones de reforzamiento son los capacitadores electorales.


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CAPACITACIN DE ACTORESELECTORALES (CAE)

Las actividades que cumple el coordinador distrital en el procesode capacitacin de actores electorales se encuentran denidas enlos procedimientos. Es importante que revise detenidamente losdocumentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivode ejecutar el proceso de manera ecaz. A continuacin se presentauna breve descripcin de las tareas.

Acondiciona el rea de capacitacin de actores electorales de la sede distrital. Difunde horario y lugares de capacitacin a travs de diversos medios y estrategias. Difunde entre el personal que apoya la capacitacin, el contenido del procedimiento

y de los instructivos pertinentes al proceso CAE. Recibe, almacena y distribuye los materiales de capacitacin entre el personal del

centro poblado.

Apoya en la distribucin de nforas, materiales y equipos para la capacitacin deactores electorales.

Para las jornadas de capacitacin, apoya en las coordinaciones para asegurar ladisponibilidad de locales. Adems, difunde los lugares, solicita tiles, organiza lasnforas y mantiene informado al personal de la ODPE/ORC.



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El proceso establece las actividades de programacin, organizacin, ejecuciny evaluacin de la capacitacin de actores electorales. Esta capacitacinbusca la participacin activa y democrtica de los actores electorales enel proceso electoral, facilita la adquisicin de aprendizajes sobre temaselectorales y especcamente sobre las tareas y funciones que desempeandurante el proceso electoral.


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FLUJO

DECA

PACITACIN

DEACTORE

SELECTORA

LES

Elaboracindeinformenal

deevalu

acindelPlande

capacitacin

deactoreselectorales

Monitoreoysegui

mientodelacapacitacin

deacto

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Elaboracin

dediseos

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Programacin

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laODPE

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Organizacin

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Reg

istroyenvo

de

informacin

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metasdela

ca

pacitacin

aactores

e

lectorales.


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El proceso de capacitacin de actores electorales (CAE) est sustentado enprocedimientos, instructivos, formatos y otros documentos tales como:

PROCEDIMIENTO


INSTRUCTIVOS

Capacitacin de actores electorales- modalidad presencial

Jornada de capacitacin de miembros de mesa

Seguimiento y monitoreo del proceso de CAE

FORMATOS

Registro diario de capacitacin a miembros de mesa Registro de capacitacin de miembros de mesa en instituciones o reas de

capacitacin

Registro de capacitacin de personeros y efectivos de las FF.AA. Y PNP

Consolidado de capacitacin de actores electorales por distrito

Registro de capacitacin de miembros de mesa en jornada de capacitacinpor aula

Consolidado de asistencia de la jornada de capacitacin por local

Informe nal de actividades de capacitacin de actores electorales en la

ODPE

OTROS DOCUMENTOS

Guas y materiales de capacitacin de actores electorales

Plan de accin para las ODPE


NOTA

DOCUMENTOS DE CAE


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La capacitacin de actores electorales es el proceso que consiste en facilitar informacinelectoral y desarrollar habilidades en los ciudadanos para mejorar la calidad de suparticipacin en un proceso electoral.

Los miembros de mesa, electores, personeros, miembros de las FF.AA.y PNP son los actoreselectorales que participan como piezas fundamentales que garantizan el normal desarrollode la jornada electoral.

El ACE elabora el plan de capacitacin en el que establecen las metas, objetivos, estrategiasy actividades de capacitacin dirigidas a los actores electorales. Prepara materialesespeccos para cada uno, as tenemos que los miembros de mesa cuentan con una cartillade instruccin en la que se establecen los pasos para la instalacin, sufragio y escrutinio,de manera gil y comprensible. Los electores, personeros y dems actores cuentan con unacartilla en la que se le brinda informacin respecto a cmo debe cumplir su rol, as como laimportancia para ejercerla de manera consciente.


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Estrategias de capacitacin

La estrategia es el conjunto de actividades, tcnicas y medios planicados establecidos conbase en los objetivos de capacitacin programados para los diversos actores electorales.

En esa lnea, se plantean estrategias de capacitacin dirigidas a cada actor electoral, tales

como:

Estrategias Actor electoral

Taller de capacitacin

Capacitacin personalizada a domicilio

Capacitacin en ocina distrital

Capacitacin en instituciones privadas y pblicas

Jornada de capacitacin

Miembro de mesa

Capacitacin personalizada

Capacitacin por grupos en espacios pblicosReunin de capacitacin en instituciones

Electores

Reunin de capacitacin Personeros

Reunin de capacitacin Efectivos de las FF.AA. y la PNP

Capacitacin virtual Miembro de mesa, electores, personeros

Capacitacin presencial a miembros de mesa

Taller de capacitacin

Actividad que convoca a los miembros de mesa para que secapaciten de manera grupal en aulas de instituciones educativas,que se obtienen previa coordinacin en calidad de prstamo conlas autoridades.

Capacitacin personalizada adomicilio

Actividad que consiste en que el personal responsable encapacitar se desplace a los domicilios de los miembros de mesapara ofrecer el servicio de capacitacin.

Capacitacin en ocina distrital Actividad que consiste en implementar reas de capacitacinen las ocinas distritales de la ONPE para brindar el servicio decapacitacin.

Capacitacin en institucionesprivadas y pblicas

Actividad que consiste en que el personal responsable encapacitar se desplace a las instalaciones de las institucionespblicas y privadas que concentren la mayor cantidad demiembros de mesa.

Jornada de capacitacinActividad ocial de capacitacin de miembros de mesa que se

realiza los dos domingos anteriores a la fecha de la eleccin.


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Capacitacin presencial a electores

Capacitacin personalizadaActividad que consiste en ofrecer la capacitacin al elector demanera individual (se implementa principalmente en distritoscon menor poblacin electoral).

Capacitacin por grupos enespacios pblicos

Actividad que consiste en ofrecer la capacitacin a electores demanera colectiva en espacios pblicos.

Reunin de capacitacin eninstituciones

Capacitacin en recintos de instituciones pblicas o privadas,previa coordinacin con sus representantes.

El capacitador del distrito establece contacto con representantesde instituciones pblicas y privadas para determinar fechas yhorarios de reuniones de capacitacin.


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Capacitacin presencial a personeros de mesa

Reunin de capacitacinSe implementa en locales de votacin de los distritoscon convocatoria a las distintas organizaciones polticas

participantes del proceso electoral.

Capacitacin presencial a efectivos de las FF.AA. y la PNP

Reunin de capacitacin

Se implementa en locales de votacin de los distritos conconvocatoria al personal destacado para brindar seguridad elda de la eleccin.

Asimismo, se implementa masivamente en locales de las

instituciones armadas.

Capacitacin virtual a miembros de mesa, electores y personeros

Mdulo virtual Los mdulos virtuales de capacitacin estn dirigidos a los miembros demesa, electores y personeros de mesa. Mediante estos mdulos, el actorelectoral tiene la oportunidad de capacitarse desde el lugar que elija, solo

debe ingresar a la pgina web de la ONPE.


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Sistema de Registro de Capacitacin de Actores Electorales (SIRCAE)

Es un mdulo de estructura virtual alojado en la web para almacenar automticamente lainformacin de los actores electorales capacitados. Esta herramienta tecnolgica facilitael registro, la transferencia de informacin, consolidacin y emisin de reportes a nivel de

distrito, ODPE y a nivel nacional.Herramientas y materiales de capacitacin

El rea de capacitacin de la Gerencia de Informacin y Educacin Electoral ha previstoproducir herramientas de capacitacin para el personal responsable de capacitar a losactores electorales y materiales de capacitacin entregados a los actores electorales.

Herramientas de capacitacin

Se denominan herramientas de capacitacin a aquellos materiales que la ONPE entregapara uso del personal de la ODPE/ORC que asume la tarea de capacitar.

Gua de programacin y organizacin de la capacitacin electoralInstrumento orientador de las actividades que se realizarn para capacitar a los diversosactores electorales; este material contiene el concepto de capacitacin electoral, lasmetas de capacitacin e incluye pautas para programar y organizar la capacitacin deactores electorales.

Gua de metodologas de capacitacin electoralCon la nalidad de orientar la facilitacin en las aulas u otros espacios donde el personalde la ONPE capacite a los actores electorales, este material cuenta con metodologas de

capacitacin cuyo objetivo es brindar una capacitacin correcta y prctica al servicio dela ciudadana del pas.

Gua


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Lminas de capacitacin

Aches

nforas de capacitacin Rotafolios Lminas de capacitacin Banderola Ache: Cmo votar Ache: Los pasos de la votacin Ache: Jornada de capacitacin Equipos informticos de capacitacin para uso del SEA / SAJE / VE

Rotafolios

Banderola


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Materiales de capacitacin para los actores electorales

Son aquellos productos informativos e instructivos que la ONPE enva a las ODPE/ORC paraque el personal en los distritos formalice la entrega a los miembros de mesa, electores,personeros de mesa y efectivos de las FF.AA. y la PNP durante la ejecucin de las estrategias

de capacitacin. Cartillas de instruccin para miembros de mesa Gua del miembro de mesa para el escrutinio automatizado Cartilla del personero de mesa Cartillas del elector Cartilla de instruccin de efectivos de las FF.AA. y la PNP

Cartillas


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Programacin y organizacin de la capacitacin en el distrito

El capacitador electoral es el responsable de las actividades de capacitacin de actoreselectorales en el distrito; l programa las actividades en un cronograma y organiza lacapacitacin de acuerdo con las estrategias necesarias y la coordinacin con el equipo

distrital.De manera conjunta con el equipo distrital, realizan el anlisis de la zona de trabajo eidentican los horarios y rutinas de la poblacin. Este anlisis determina la intervencin queel capacitador realiza en el distrito y le permite establecer mejor contacto y coordinacincon las autoridades de la zona.

Una vez programadas las fechas para la capacitacin organiza los ambientes, los recursosy materiales de acuerdo con la estrategia de capacitacin y el actor electoral al cual estdirigida la actividad.

En la ejecucin de la capacitacin, utiliza los diseos metodolgicos y los materiales

de capacitacin para lograr los objetivos de aprendizaje. El diseo metodolgico es uninstrumento que establece el orden de los contenidos y brinda las pautas que ayudana despertar el inters y motivacin del participante para asimilar los aprendizajes. Esimportante tener en cuenta que se debe registrar la asistencia de los actores electorales enel formato correspondiente.

Las actividades de capacitacin son monitoreadas por el coordinador de capacitacin a nde identicar las fortalezas y debilidades que inician las acciones correctivas de manerainmediata.


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ESTRATEGIASDECAPACITACIN

DEACTORE

SELECTORALES

EfectivosdelasFF.AA.yPNP

Reunindecapacitacin

Personeros

Reunindecapacitacin

Miembrosdemesa

Tallerdecapacitacin

Capacitacinpersonalizad

a

adomicilio

Capacitacinenocina

distrital

Capacitacinen

institucionesprivadasy

pblicas

Jornadadecapacitacin

Electores

Capacitacin

personalizada

Capacitacinporgrupo

s

enespaciospblicos

Reunindecapacitaci

n

eninstituciones

PersonaldelaONPE

Responsabl

esdelacapacitacinpresen

cial

*Capacitacinvirtualami

embrosdemesaelectorypers

onero


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Caso prctico

Detalla cmo se desarrolla cada una de las estrategias de acuerdo al actor electoral que sepresenta a continuacin.

Efectivos de lasFF.AA. y PNP

PersonerosMiembros de mesa Electores



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Las actividades que cumple el coordinador distrital en el proceso

de conformacin de mesas de sufragio se encuentran denidos enlos procedimientos. Es importante que revise detenidamente losdocumentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivode ejecutar el proceso de manera ecaz. A continuacin se presentauna breve descripcin de las tareas.

Vericacin de local de votacin

Recibe del jefe de la ODPE/ORC una copia del cargo del ocio enviado a la DireccinRegional de Educacin, en el que comunica la designacin como local de votacin.

Verica los locales de votacin y asigna las mesas de sufragio a las aulas del local devotacin segn los instructivos correspondientes. Adems, registra la informacin enlos formatos respectivos.

Durante la vericacin recoge informacin geogrca y sobre las condiciones deldistrito a n de que sea tomada como insumo en la elaboracin de las rutas dedespliegue y repliegue.

De ser necesario reasigna mesas y asigna nuevas mesas de sufragio al local de votacin.

Revisa y corrobora cuidadosamente todos los registros. Entrega al coordinador de operaciones la Ficha de vericacin de local de votacin, elformato Reasignacin de mesas y asignacin de nuevas mesas de sufragio (de ser elcaso), fotos del local de votacin y el croquis del local de votacin.

Si se trata de una segunda eleccin, realiza los pasos de la revericacin de local devotacin y valida la informacin.

Recibe del coordinador de operaciones la versin preliminar del maestro de mesas yse la entrega al coordinador de local de votacin.

Realizada la asignacin de mesas y elaborado el croquis de la jornada electoral acargo del coordinador de local de votacin, verica y consolida los registros de todoslos locales de votacin del distrito/centro poblado y los devuelve al coordinador deoperaciones.


CONFORMACIN DE MESAS

DE SUFRAGIO (CMS)


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El proceso establece las pautas para la conformacin de mesas de sufragioa nivel nacional en los procesos electorales que organiza la ONPE. Estecomprende la revisin del padrn electoral, la validacin de centrospoblados, la conformacin de mesas de sufragio y la validacin de estas.Estas actividades se realizan a nivel de sede central, motivo por el cual no sedesarrollan en este documento.


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FLUJO

DEC

ONFORMACIN

DEMESA

SDESUFRA

GIO

Conformacindemesas

deSufragio-GITE

Revisindelpadrn

deelectores

Verica

cindelocalesde

votaci

npropuestos.

Elaboracin

del

maestro

demes

as

Validacindelaconformaci

n

demesasdesufragio

Conformacindemesasde

sufragio

Asignacin

demesasdesufragio

aloslocalesdevotacin

SALIDA

Mesas

de

sufragio

conformadas

Locales

de

votacin

vericados

ENTRADAs

SG

Padrnelectoral

aprobado

Programa

"Elige

tu

local

de

votacinETLV"

Georeferenciacin

Centrospoblados

Solicitudes

de

traslados

del

localdevotacin

Asignacinhistrica


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El proceso de conformacin de mesas de sufragio (CMS) est sustentadoen procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos tales como:

PROCEDIMIENTOS

Conformacin de mesas de sufragio Asignacin de mesas de sufragio a locales de votacin

Elaboracin del padrn electoral

INSTRUCTIVOS

Vericacin del local de votacin

Elaboracin del maestro de mesas

FORMATOS Ficha de informacin distrital / CCPP

Ficha de vericacin de local de votacin

Reasignacin de mesas y asignacin de nuevas mesas de sufragio a local

de votacin

Croquis del local de votacin con asignacin de aulas

Maestro de mesas de sufragio

Re vericacin y autorizacin de uso de local de votacin para la segunda

eleccin

OTROS DOCUMENTOS

Criterios para la conformacin de mesas de sufragio

Criterios para la conformacin de mesas de sufragio EM

Los documentos se establecen de acuerdo con el tipo de proceso

electoral.NOTA

DOCUMENTOS DE CMS


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Este proceso comprendelas actividades paraconformar las mesas

de sufragio y denirsu ubicacin en losambientes de los localesde votacin. Asimismomediante este proceso sedetermina la ubicacinen dichos locales de losotros ambientes quese requieren para eldesarrollo de la jornada

electoral, como son elcentro de acopio, el mdulotemporal de votacin, laarmera, etctera.

La conformacin de mesas se realiza en la ONPE con la participacin de la Gerencia deInformtica y Tecnologa Electoral (GITE) y la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

(GPP) quienes realizan las siguientes actividades:

Revisin del padrn electoral

Validacin de las listas de electores de centros poblados, mesas residenciales,

y electores que solicitaron su cambio de local de votacin a una zona ms

cercana a su domicilio

Conformacin de las mesas de sufragio de los grupos sealados

Validacin de la conformacin de mesas de sufragio

1

2

3

4

La conformacin de mesas tiene diversos insumos, que se vinculan a la manera como laONPE est asignando mesas a los electores, los cuales pueden ser:

La implementacin personalizada y virtual del programa Elige T Local de Votacin ETLV a travs de los mdulos Gestor y ciudadano respectivamente

La georreferenciacin en los distritos que cuentan electores registrados

Las listas conformadas en los centros poblados

Las solicitudes de los ciudadanos para el traslado de local de votacin.

La asignacin histrica de electores que no eligieron su local de votacin, ni se encuentrangeorreferenciados.


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Vericacin de local de votacin

La vericacin de los locales de votacin se ejecuta a nivel de las ODPE/ORC y distritos.Estas actividades permiten comprobar la situacin de los locales de votacin donde seinstalarn las mesas de sufragio y conrmar si se utilizarn o no; de lo contrario, se debenreemplazar. De la misma

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