1. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA

FALLA DE CONTROL EN EL SISTEMA DE FACTURACION Y RECAUDO DE CONTADOS POR PARTE DEL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA

RAYCO S.A

Una de las mayores preocupaciones de las organizaciones actuales es un sistema de control sólido que cumpla a cabalidad con las necesidades de evaluación y supervisión constante de cada uno de los procesos, técnicas y procedimientos, además de cada una de las áreas que la conforman, para finalmente tener un absoluto control de sus recursos. Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable en el logro de sus objetivos como Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios; Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida; Despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y, Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

La finalidad de cualquier organización comercial es obtener utilidades financieras, y la ausencia de procedimientos adecuados en el sistema de control interno, en el área de compras o ventas, y que involucren el manejo corriente de efectivo, representan un alto riesgo para cualquier empresa.

La organización RAYCO S.A está dedicada a la distribución de electrodomésticos, productos para el hogar, computadores y motocicletas. Su cobertura, o participación de mercado es significativa ya que se encuentra en todos los departamentos del País.

El factor productivo más importante de la organización está basado en el talento humano; el personal administrativo, encargado del control y estructuración de la empresa, tiene parámetros y reglas para realizar cada una de sus labores en la compañía.

El recaudo, registro y consignación de los recursos es una tarea de gran responsabilidad debido al contacto y manipulación del efectivo. Además, en el sentido de la razonabilidad y la viabilidad al destinar recursos para cubrir los posibles gastos que se generen de acuerdo a la actividad desarrollada. Esta tarea es delegada a los Coordinadores Administrativos quienes son directamente encargados de la destinación de recursos de la sucursal para gastos menores de reparaciones y suministros, por lo tanto, manejan la respectiva facturación y recaudo, además se encargan de prestar los servicios técnicos por daño o falla de algún producto.

En las grandes cadenas de almacenes el flujo de efectivo y la distribución del efectivo es regulada por sistemas electrónicos de información, en RAYCO se

maneja el sistema SAP que es operado por almacenes como ÉXITO, OLIMPICA entre otros. Este sistema permite registrar, recaudar, facturar, realizar reportes de caja diario, causaciones y pagos de los gastos de la sucursal, y demás tareas relacionadas con los recursos de la empresa. El proceso en el registro de ventas, establecido en los manuales de funciones y procedimientos, consiste en la elaboración manual de un recibo de caja por el valor de la venta; posteriormente se realiza la facturación e ingreso del dinero al sistema donde, en muchas ocasiones, no coincide la información de los recibos con el dinero que ingresa en caja, debido a la facilidad para realizar hurtos por los coordinadores administrativos, convirtiéndose en uno de los primeros causantes de despido, demandas y conflictos dentro y fuera de la organización. Es uno de los problemas más representativos dentro de la sucursal, algunos coordinadores al realizar las ventas, no soportan debidamente el dinero recibido de contado y compensados en la facturación de los recibos de caja. Además de ser un problema evidente en el manejo de efectivo e inventario, ocasiona que haya saldos errados de clientes Deudores.

Este problema de control se debe en gran medida a la falta de empoderamiento administrativo que se da a las diferentes sucursales. La oficina principal está ubicada en la ciudad de Bucaramanga que se encargada del control interno de toda la organización; son los responsables de los diferentes departamentos de contabilidad, gastos, bancos, soporte, auditoria y demás; el control en el manejo y destinación de recursos de cada una de las sucursales se delega a las mismas, pero la evaluación a los controles (Auditoria) es función exclusiva de la oficina principal, estas envían reportes diarios de caja, a la oficina principal, llamados planillas donde se registra el ingreso efectivo diario de la sucursal, los posibles gastos y los recibos de caja manuales.

La falsificación de recibos de caja y manipulación en las consignaciones, como tachones y enmendaduras, con el fin de que nadie se entere del fraude cometido son causas de este problema de control; tampoco se envían las planillas y cuando se hace la información allí consignada no corresponde a la realidad financiera y operativa de la sucursal. También, se encuentran inconsistencias en la información al hacer efectiva una garantía en la prestación de servicio técnico; en el momento en que un cliente solicita garantía, no aparece ni en facturación o en recibos de caja; la única fuente de información de terceros clientes se encuentra en los reportes de creación del cliente en el sistema sin numero de factura, lo que dificulta la efectividad y alcance del sistema de información. Este problema afecta la imagen corporativa de la compañía, además del impacto financiero y laboral que conlleva.

La evaluación a los procedimientos contemplados en el sistema de control interno se realiza anualmente en auditorias que, como se dijo, son realizadas por la oficina principal y es ella quien envía el auditor desde Bucaramanga a verificar y revisar el funcionamiento general, dejando el control interno lleno de

vacíos, fallas y deficiencias puesto que el mismo auditor recorre toda la zona occidental del país.

La constante rotación de funciones del personal y la mencionada ausencia de parámetros definidos para la revisión de planillas y reportes de caja diario facilitan las irregularidades que se presentan y que puedan ser camufladas más fácilmente las acciones fraudulentas de algunos empleados.

Se pretende crear nuevas políticas, técnicas y procedimientos en el sistema de control interno en el área de facturación que reduzca las pérdidas de efectivo y fortalezca la información contable – financiera velando por la transparencia, relevancia y objetividad de la misma. Una de las especialidades que se puede implementar en RAYCO S.A es definir personal encargado de supervisión y vigilancia de los reportes de caja diario, “planillas”, en la elaboración y envió oportuno a la oficina principal, además de políticas claras de sanción si este no es cumplido como memorandos y llamados de atención por la falta de compromiso y responsabilidad con la empresa. De igual manera reducir la rotación de personal en la oficina principal, seleccionando personal con nociones de revisión y vigilancia para el control de cada reporte enviado, evitando fallas y roces de personal. Contratación o traslado de un auditor solo para que se encargue de la zona occidente, agilizando las debidas valoraciones y verificaciones del disponible de la empresa, sus respectivos recursos y destinaciones ejerciendo control sobre los Coordinadores Administrativos de todas las sucursales asignadas, realizando auditorias periódicas.

Incluir en los procedimientos y técnicas del sistema de control interno, dentro de la sucursal, el control de los bancos buscando la eficaz verificación de saldos y movimientos de efectivo que facilite la creación de informes periódicos de fácil comparación y comprobación con la información suministrada a la administración central. Es importante que el proceso de registro y recaudo, y hasta el mismo control, no se lleve a cabo por la misma persona para evitar manipulaciones de efectivo y alteración de la información, centralizando las decisiones de compra de suministros en un inventario de materiales y repuestos, y un estricto procedimiento de legalización de gastos mediante la presentación de soportes validos de cada operación financiera.

De esta manera se busca implementar estas nuevas políticas y programas en el sistema de control interno en el área de fracturación y ventas de contados, que velen por el deber hacer en el registro y manipulación de inventario en la empresa Rayco, ya que el sistema de control interno es fundamental en una organización de este tamaño, para que su eficiencia interna sea acorde con el impacto económico de sus operaciones y mercado.

2. JUSTIFICACIÓN

El inventario es la parte del activo que posee cualquier empresa comercial, que es destinado para la venta, como es el caso de Rayo S.A. cuyo objetivo es la comercialización y distribución de electrodomésticos, productos para el hogar, computadores y motocicletas. Por ende, los inventarios de mercancía representan, para este tipo de empresa, una de las cuentas más importantes en la composición de su activo, y casi la totalidad de su activo operativo.

Una de las características más importantes de los inventarios, es su gran susceptibilidad a manipulaciones, lo que para cualquier organización es motivo de preocupación al terminar en pérdidas injustificadas o atraso en la ejecución de operaciones normales. Una razón por la que requieren de atención meticulosa pues de su correcta administración depende en gran parte el éxito de cualquier empresa debido a que en ellos se representa, a futuro, la capacidad operacional de la organización para generar recursos, y como la medida más acertada para evaluar la gestión de los administradores.

Por esto se hace necesario llevar a cabo el presente trabajo de grado para diseñar y proponer la implementación de políticas, técnicas y procedimientos que mejoren el sistema de Control Interno en el manejo de los inventarios y el registro de las ventas y facturación de contados, que permita asignar a diferentes personas la responsabilidad de autorizar, registrar transacciones, almacenar, verificar, despachar y mantener la custodia, del inventario de mercancías para reducir el riesgo inherente a la manipulación y registro de los mismos.

No obstante, procurar que se realice un registro oportuno de toda la mercancía que se recibe y todas sus obligaciones inherentes. Esto facilitara controlar el registro de cada despacho o venta, para que cada una de estas operaciones sea registrada en el periodo en que se realiza la operación. Para esto se busca que las políticas internas velen por la custodia del inventario, limitando el acceso de parte del personal a áreas restringidas de almacenaje y despacho.

Para el personal, y en general para los agentes económicos involucrados con la organización RAYCO S.A., contar con la seguridad y la certeza de la existencia de un sólido sistema de control que ayude a la adecuada administración principalmente de los inventarios, es un importante incentivo para afianzar y ampliar las relaciones económicas al reflejar solidez y evolución gerencial, así como para que el personal involucrado realice sus labores de manera más eficiente y se convierta cada uno en un miembro regulador que ayude a disuadir a otros de cometer actos fraudulentos.

Para los estudiantes de la Facultad de contaduría Pública, tener el espacio idóneo para participar en este tipo de procesos, contribuye a afianzar los

conocimientos adquiridos en cuanto al alcance de la Contaduría Pública en el diseño e implementación de medidas de control y organización empresarial y operativa; al igual que evaluar y tener la posibilidad de estructurar una organización desde la profesión contable pero enfocada en áreas no financieras directamente. También no permite comprobar la efectividad de las teorías de control existentes para este tipo de organizaciones comerciales ya la utilidad razonable en la destinación de recursos y esfuerzos según la importancia y la necesidad real de un adecuado modelo de control en las organizaciones

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar e implementar políticas, procedimientos y técnicas que fortalezcan el sistema de control interno en el área de facturación, registro y venta de contados y en el manejo de inventarios de la empresa RAYCO S.A. de la ciudad de Armenia.

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Diseñar e implementar políticas para un plan de organización operativo que conformará el modelo de Control Interno para el área de inventario

Diseñar e implementar manuales con procedimientos adecuados aplicados para la recepción, almacenaje, custodia, registro y despacho de mercancía, así como para revisar y controlar el manejo de los mismos.

Establecer adecuadamente las técnicas que se emplean en las áreas donde está involucrado el manejo de inventario, registro de ventas y manipulación de efectivo.

4. MARCO TEORICO

El inventario puede tomar distintas formas de acuerdo con las características y

naturaleza de la organización. En un sentido amplio podría decirse que es

aquel que constituye el almacenamiento de bienes y producto, y en un sentido

más especifico podría decirse que “Los inventarios sol los bienes que poseen

las empresas para su venta y para su proceso, transformación y venta

posterior, tales como materias primas, material de empaque, abastecimientos,

productos en proceso y artículos terminados”. Instituto Mexicano de

Contadores Públicos, 1984.

Así se puede observar que los inventarios, en cierto sentido, conforman la

herramienta principal del que hacer de una organización comercial en la

manera en que se convierten de un stock de unidades o cifras de contabilidad,

en un flujo de efectivo y generación de recursos.

Evidentemente el control a los inventarios es de suma importancia, y es por

esto que nuestra normatividad vigente en el artículo 52 del Código de Comercio

estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al

año, todo comerciante elaborará un libro de inventario y un balance general

que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su

patrimonio.

Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios

de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance

general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción

mayor a la que se encuentra en los demás libros principales, siendo por lo

tanto necesario que su detalle se lleve al nivel de auxiliar. Además de la

obligación de elaborar un estado de inventarios de conformidad con el artículo

125 del Decreto 2649 ya citado los estados financieros deben ser elaborados

con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los

comprobantes, también lo es que la ley hasta el momento no ha señalado

como libro obligatorio el de Inventarios y Balances y por ende tampoco ha

reglamentado cual sería el contenido de los registros en los mismos.

Este panorama deja en evidencia que nuestra legislación considera la

importancia del inventario, pero su relevancia y la obligatoriedad de su control

queda en consideración del empresario. Esto hace que el control interno

desempeñe un papel muy importante en el debido proceso de registro y control

de dichos activos movibles, según la importancia que se atribuya y al tipo de

actividad que se desarrolla.

Por esto debemos partir de nociones mínimas sobre el Control interno, que a

groso modo se define como un proceso realizado por el consejo de directores,

administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar

seguridad razonable, es decir, que brinde una seguridad suficiente para estimar

el más bajo impacto de los diferentes riesgos que puede enfrentar ya que sería

utópico asegurar que el control interno neutraliza o elimina tácitamente

cualquier situación negativa, pues la posibilidad de conseguir los objetivos

estratégicos se ve afectada por las limitaciones inherentes a todos los sistemas

de control entre los que están los juicios humanos en la toma de decisiones

que desenlacen en errores o equivocaciones; también hay factores ajenos a

cualquier organización que son imposibles de controlar como el clima, la ley,

los cambios en los modos y costumbres.

Sin embargo, busca el cumplimiento de objetivos claves que pueden agruparse

en las siguientes categorías:

Efectividad y eficiencia en las operaciones. Que se orienta a los

objetivos básicos de negocios de una entidad, incluyendo los objetivos

básicos de desempeño y rentabilidad, y la salvaguarda de los recursos.

Confiabilidad de la información financiera. Preparación de estados

financieros publicados fundamentaos en principios como la objetividad,

confiabilidad, transparencia y demás afirmaciones implícitas.

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Cumplimiento

de las regulaciones a las que está sujeta la entidad.1

Los sistemas de control interno pueden juzgarse efectivo en cualquiera de las

tres categorías.

El control interno se basa en cinco componentes indispensables que se

relacionan entre sí, y con los cuales se evidencia la gestión de control y la

capacidad de respuesta con que cuenta la organización. Estos son

Ambiente de control: proporciona disciplina y estructura a los demás

componentes. En este se incluyen los principios de integridad, los valores

éticos, la asignación de autoridad y delegación de poderes; la atención y

dirección proporcionada por la administración.

1. Samuel Alberto Mantilla. CONTROL INTERNO ESTRUCTURA . ECOE EDICIONESCONCEPTUAL INTEGRADA.

Valoración de riesgos: identificación y análisis de los riesgos relevantes

para el cumplimiento de los objetivos globales o sectoriales. Determina

como se han de administrar los riesgos.

Actividades de control: Políticas y procedimientos que ayudan asegurar

que las directivas administrativas se lleven a cabo. Se dan en todos los

niveles y en todas las funciones. En estos se considera la seguridad de

activos propia del objeto del presente trabajo.

Información y comunicación: Comunicación interna y externa; sistemas

de información, claridad de reportes, datos sobre eventos y condiciones

externas que sean necesarias para facilitar la toma de decisiones.

Monitoreo: Se refiere básicamente a valorar la calidad del desempeño del

sistema en el tiempo.2

Un sistema de control solido depende fundamentalmente de la voluntad e

iniciativa de la administración, ya que es aquí donde se asume la propiedad del

sistema y en donde se centraliza la información y se ejecuta las medidas que

propendan por los objetivos misionales y financieros.

Pero este horizonte normativo es de muchas formas encaminado al control de

inventarios en empresas comerciales. Pero sin importar el objeto social, de la

gestión de los inventarios surgen problemas que pueden generar una serie de

costos, adicionales al costo del producto:

Costo de Adquisición o de pedido, es aquel que es causado al buscar

colocar la orden de compra como podríamos considerar la papelería,

llamadas telefónicas a los proveedores, uso de tecnología de

información, costo de mano de obra en las compras y registro contable,

uso de sistemas de computación y el costo de recepción del producto.

Costo de tenencia, son aquellos que están relacionados con el

mantenimiento de productos disponibles tanto para la producción como

para la venta.2

La generación de estos costos ratifica la necesidad que tienen las empresas de

poner en práctica una serie de control que permitan la mejor utilización de sus

recursos y su mercancía. Por eso los procesos que se encaminan hacia los

inventarios deben ofrecer una seguridad razonable a la empresa contra

perdidas por desperdicio, robo, mantenimiento adecuado en los almacenes,

una debida contabilización de entradas y salidas. Sobre esto el Instituto

1. Samuel Alberto Mantilla. CONTROL INTERNO ESTRUCTURA . ECOE EDICIONESCONCEPTUAL INTEGRADA.

2. Francisco J. Larrys. ESTRATEGIA PARA LA PLANEACIÒN Y EL CONTROL EMPRESARIAL

Mexicano de Contadores Público requiere: “El control interno de inventarios,

está involucrado con las actividades de compra, fabricación y venta de

productos. Un adecuado control interno exige que las mercancías sean

debidamente pedidas, recibidas, controladas, segregadas y contadas

físicamente para asegurar la corrección de los inventarios y su adecuada

valuación”. 1984

En los sistemas manuales o sema-automatizados, es importante que los totales

registrados en la cuenta del mayor general de inventario sean producidos

independientes del personal que mantiene como auxiliar de mercancía, para

que podamos verificar al momento de un error o falsificación en un registro el

descuadre o no conciliación con las cuentas de control respectivas en la

contabilidad.

El control en las organizaciones

El control en las organizaciones consiste en evaluar y corregir el desempeño de los funcionarios para asegurar que todos los objetivos y planes se estén llevando a cabo. El control tiene como objetivo fundamental señalar las debilidades y los errores para rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir.

Es difícil pensar en una organización que no cuente con controles internos y externos , ya que estos son de mucha importancia en el buen funcionamiento de la organización; la palabra “CONTROL” es asociada por algunas personas como algo negativo porque de ella se derivan medidas que suelen ser molestas por el personal de la organización. Al parecer, representan una amenaza contra la libertad y autonomía de los miembros de la empresa.

Lo ideal es tratar de establecer un equilibrio adecuado entre el control organizacional y la libertad individual, sin afectar al personal y la organización.

Es importante resaltar que no hay que excederse en los controles, estos deben ser funcionales y eficientes, que realmente permitan medir si las actividades reales se ajustan a las proyectadas, para lograr el resultado esperado.

“Un control es un factor importante en el logro de los objetivos de la organización que facilita el buen funcionamiento de las operaciones que se realiza por eso debe tener unas características como son:

- que sea oportuno, que detecte las irregularidades en el momento que se presenten.

-que sea económico para la empresa, debido que un sistema de control requiere de mantenimiento para que sea útil.

-ubicación estratégica: los controles deben ser más rigurosos en ciertas operaciones o áreas claves que deban funcionar con eficiencia.

-que sean flexibles, es decir que se adapten a las eventualidades que se puedan presentar.

- continuo no esporádico, porque de no ser así, no cumpliría con su objetivo de controlar.”1

IDENTIFICACION DE RIESGOS

En el manejo de los inventarios es importante tener la capacidad de identificar los riesgos por ser un activo de fácil manipulación y de alta rotación. Los riesgos se incrementan en la medida en que los objetivos difieren crecientemente del desempeño pasado. En una entidad que emplea variedad de áreas de desempeño y operación, a menudo no se definen explícitamente los objetivos globales puesto que se considera aceptable su desempeño. Un error común entre los agentes de control y los encargados de la planeación del mismo, es subestimar riesgos por no prestar la atención necesaria a los niveles medios y bajos de operación, y centrar la atención y el control en los grandes niveles o macro procesos; ya que al igual que los componentes de control se relacionan las organizaciones también se conforman por la interrelación de actividades propias de la operación principal.

Mirando si un objetivo de control está establecido o es implícito, en el proceso de control se pueden considerar, o no, los riegos. “La identificación es un proceso interactivo que a menudo está integrado por el proceso de planeación. Es importante considerar los riesgos partiendo de un escepticismo en cada proceso, es decir no dar por sentado que el proceso se conoce completamente y que el control se puede emplear basándose en conocimientos previos”2. El administrador aunque conoce la situación general de la empresa, no conoce a fondo los posibles riesgos y las fallas de control que pueden presentarse en el área de los inventarios, como en almacenista encargado o quien se encarga de la facturación.3

El análisis y la identificación de riesgos es imprescindible que se haga una vinculación de de los objetivos a nivel de la actividad con los objetivos globales de la entidad y con los planes estratégicos. Así, el control de los inventarios se puede vincular con un macro objetivo básico, que si se quiere puede denominarse la obtención de utilidades mediante la comercialización de mercancía. Es obvio que los inventarios son aquellos en donde se soporta la actividad real de la empresa pues son estos bienes los que serán objeto de comercio.

1. Samuel Alberto Mantilla. CONTROL INTERNO ESTRUCTURA. ECOE EDICIONESCONCEPTUAL INTEGRADA.

2. Arthur W. Holmes. PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA. Unión Tipográfica Editorial Hispano – Americana. México

3. Samuel Alberto Mantilla. CONTROL INTERNO ESTRUCTURA. ECOE EDICIONESCONCEPTUAL INTEGRADA. Santa Fe de Bogotá.

TIPOS DE ACTIVIDADES DE CONTROL

La teoría de control incluye en su discurso diferentes tipos de actividades de control entre las que están los preventivos, de detección, controles manuales, controles computarizados y controles administrativos. Las actividades que se derivan de alguno de estos, son comúnmente desempeñadas por personal en varios niveles de la entidad y se retoma en concepto de delegación de poder o autoridad.

- Revisiones de alto nivel: Se realizan sobre el desempeño frente a presupuestos, pronósticos, periodos anteriores y competidores. Las iniciativas principales se rastrean a fin de determinar la parte en la que los objetivos están siendo logrados y aquella que no presenta un apoyo sustentable a la organización según la relación hecha de cada actividad con el objetivo global.

- Controles físicos: este tipo de control es el que más interesa y el que se muestra como el más útil para este tipo de proyecto de investigación. Es principalmente usado en el control de equipos, inventarios, valores y otros activos que se aseguran y contabilizan físicamente de forma periódica para ser comparadas con las cantidades en los registros de control.1

Control Interno Sobre Inventarios

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice

Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables

Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario

Comprar el inventario en cantidades económicas

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas

1. Samuel Alberto Mantilla. CONTROL INTERNO ESTRUCTURA. ECOE EDICIONESCONCEPTUAL INTEGRADA. Santa fe de

Bogotá.

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Costos de inventarios: La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos

1. Costos asociados a los flujos

2. Costos asociados a los stocks

3. Costos asociados a los procesos

Los primeros, son los necesarios para la operación normal en la consecución del Fin. Mientras que los asociados a la Inversión son aquellos financieros relacionados con depreciaciones y amortizaciones. Además los costes necesarios para su comercialización pero que no se derivan de una partida que se relacione directamente con estos. Estos serian entre otros Costos de almacenamiento, deterioros, pérdidas y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una componente fundamental los Costos financieros de las existencias.

Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habrá que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo, para decidir tamaño optimo del pedido) solamente habrá que tener en cuenta los costos evitables (que podrán variar en cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por propia definición permanecerán a fuera sea cual fuera la decisión tomada.

5. OPERACIONALIZACION DEL PROBLEMA

Unidad de análisis

Concepto Variable V/R variable Fuente Instrumento

Políticas

PLAN DE ORGANIZACIÓN OPERATIVO

Modelo de

Control Interno

Existen

Primaria

(ADMINISTR-

ACIÓN)

Encuesta

(Cuestionario de auditoría)

No Existen

X

Manual de funciones

Existen X

No Existen

Cargos de supervisión

Existen

No Existen

X

Manuales procedimentales

en control de inventarios

Recepción de inventario

Se registra oportunamente las cuentas de

inventario

SI

Primaria

(ADMINISTR-

ACIÓN)

Encuesta

(Cuestionario de auditoría) NO X

Almacenaje Las bodegas son aptas y

seguras

SI

Primaria

(ADMINISTR-

ACIÓN)

Encuesta

(Cuestionario de auditoría) NO X

Custodia

Hay restricciones

para el ingreso y manipulación de inventario

SI

Primaria

(ADMINISTR-

ACIÓN)

Encuesta

(Cuestionario de auditoría)

NO X

Registro

Los Kardex son llevados

en orden cronológico

con las ventas

SI

Primaria

(ADMINISTR-

ACIÓN)

Encuesta

(Cuestionario de auditoría) No X

Despacho de mercancía

Existen soportes para las salidas de

mercancía

Si X

Primaria

(ADMINISTR-

ACIÓN)

Encuesta

(Cuestionario de auditoría) (Cuestionario de auditoría)

NO

TÉCNICAS Manejo de Inventarios

Cotejo de inventarios con los soportes de

las ventas

SI

Primaria

(ADMINISTR-

ACIÓN)

Encuesta

(Cuestionario de auditoría)

NO X

Se realizan Arqueos de caja diarios

SI

NO

X

6. ASPECTOS METODOLOGICOS

6.1 METODO DE INVESTIGACION

El método empleado en este trabajo de investigación es el ANALITICO, ya que

para la implementación del diseño de políticas, procedimientos y técnicas que fortalezcan el sistema de control interno en el manejo de inventarios de la empresa RAYCO S.A. de la ciudad de armenia, se debe tomar el sistema de control interno ya existente y realizar un estudio minucioso de cada parte de este para observar y analizar que falla de control se presenta para tomar sus debidas correcciones y así ayudar a tener un mejor sistema de control interno por medio de correcciones en las técnicas y procedimientos empleados para manejar los inventarios.

6.2 TIPO DE INVESTIGACION

El tipo empleado en este trabajo de investigación es el DESCRIPTIVO, puesto que es necesario analizar a la empresa Rayco S.A. como un ente que presenta situaciones aisladas y propias de su operación, ya que no podemos considerar que las falencias de control y los riesgos en el manejo de inventarios se presentan de una manera similar en empresas que tengan el mismo objeto social pues influye el procedimiento que ha establecido para el registro y valuación de inventarios, la condición humana, que se refiere, a la costumbre, técnicas y procedimientos ya establecidos. Es necesario sistematizar el área de inventarios con los diferentes niveles operativos de Rayco S.A. para determinar el impacto que representa en el cumplimiento del objetivo global. Se busca rediseñar el sistema de control interno buscando administrar correctamente los riesgos y su impacto en la empresa.

7. ANEXOS

7.1 Encuesta (Cuestionario de Auditoría)

HAGA COMENTARIOS O ADJUNTE HOJA EXPLICATIVA

1, Existe un Modelo de Control Interno?

EXISTE

NO EXISTE

2, Existe un Manual de funciones?

EXISTE

NO EXISTE

3, Existen Cargos de supervisión?

EXISTE

NO EXISTE

4, Se registran oportunamente las cuentas de inventario?

SI

NO

5, Las Bodegas son aptas y seguras SI

NO

6, Hay restricciones para el ingreso y manipulación de inventario.

SI

NO

7, Los Kardex son llevados en orden cronológico con las ventas

SI

NO

8, Existen soportes para las salidas de mercancía.

SI

NO

9, Se realizan arqueos de caja diarios SI

NO

10, Se coteja la información de inventarios con los soportes?

SI

NO

8. BIBLIOGRAFIA

ARTHUR W. HOLMES, C.P.A., 1975. Principios y Procedimientos de Auditoria.

Unión Tipográfica Editorial Hispano-Americana. México

FRANCISCO J. LARIS, 1979. Estrategias para la Planeación y el Control

Empresarial. Editorial Trillas. México

Instituto Mexicano de Contadores Públicos. 1984. Normas y Procedimientos de

Auditoría. Decimosexta edición. México, D.F.

RODRIGUEZ, JOAQUIN. 1988. Sinopsis de auditoría Administrativa. Quinta

edición. Editorial Trillas. México, D.F.

GÓMEZ RONDON, FRANSISCO. 1992. Auditoria I. Ediciones Fragor. Caracas

Venezuela

Decreto 2649 de 1993 Colombia

MARINA ARDILA M., 1997. Control Interno Estructura Conceptual Integrada.

Eco Ediciones, Bogotá Colombia

Meigs, Walter b. 1997. Principios de Auditoria. Cuarta Edición. Editorial Diana.

México D.F.

Concepto 076 CTCP febrero 13 de 1997

Código de Comercio Colombia

www.supersociedades.gov.co

CONTENIDO

1. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA

2. JUSTIFICACION

3. OBJETIVOS

4. MARCO TEORICO

5. OPERACIONALIZACION DEL PROBLEMA

6. ASPECTOS METODOLOGICOS

7. ANEXOS

8. BIBLIOGRAFIA

DISEÑO DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS QUE FORTALEZCAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MANEJO DE

INVENTARIOS DE LA EMPRESA RAYCO S.A. DE LA CIUDAD DE ARMENIA.

FABIO ANDRES GALEANO LOPEZ

RAFAEL GIOVANNY WALTEROS GARCIA

DOCENTE JESUS ERNESTO GARCIA VISCALLA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS, DEPARTAMENTO DEL QUINDIO

ARMENIA

2012