CONTROL DE VERSIONES VERSION MOTIVO DEL CAMBIO...

INSTITUCIÓN EDUCATIVA “SANTA ANA” CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

PD-GCA-001

Fecha aprobación: 11/08/2014

Versión: 01 Página: 1

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CONTROL DE VERSIONES

VERSION MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA


PD-GCA-001



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ELABORÓ

Nombre Firma

Hermana Ana Isabel González Botía

Rectora.

REVISO

Nombre Firma

Ana Judith López Luna

Comité Técnico Operativo MECI –

Calidad.

APROBÓ

Nombre Firma

Ana Judith López Luna

Representante de la Alta Dirección.


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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ...................................................................................................... 4

2. ALCANCE ....................................................................................................... 4

3. RESPONSABLES ........................................................................................... 4

4. DEFINICIONES ............................................................................................... 4

5. REFERENCIAS ............................................................................................... 6

6. DESARROLLO .................................................................................................. 6

6.1 UBICACIÓN ................................................................................................. 6

7. FLUJOGRAMA .......................................................................................... 15

8. REGISTROS ................................................................................................. 16

9. ANEXOS .......................................................................................................... 17


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1. OBJETIVO

Garantizar el control de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión

de Calidad en cuanto a su revisión, aprobación, actualización, control de cambios,

disponibilidad, distribución y protección, así como el manejo de documentos

externos y obsoletos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los documentos de la Institución Educativa

“SANTA ANA”.

3. RESPONSABLES

El Representante de la Alta Dirección es el responsable del cumplimiento del

objetivo de este procedimiento.

4. DEFINICIONES

Procedimiento: forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso.

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Producto: resultado de un proceso.

Documento: información y su medio de transporte.

Documento obsoleto: información y su medio de soporte desactualizado.

Aprobación: disposición que determina la autorización para la implementación de

un documento o la modificación, dada por el Representante del Sistema de

Gestión de la Calidad.

Listado maestro de documentos: registro que sirve como herramienta de control

para los documentos.


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Listado maestro de registros: registro que sirve como herramienta de control

para los registros del Sistema de Gestión de la Calidad.

Documentos externos: corresponden a las normativas, especificaciones, y

demás documentos técnicos o reglamentarios emitidos por otras entidades que

sean necesarios para el desarrollo de las actividades de la Institución Educativa

“SANTA ANA” y para la eficaz planificación del sistema y la realización del

producto y/o servicio.

Copia controlada: documento que debe ser entregado oficialmente y que

reemplaza toda versión anterior.

Obsoleto: es un documento que perdió vigencia.

Vigente: es el documento aprobado para su uso.

Reciclado: documento que ya perdió su vigencia y puede ser utilizado al respaldo.

Anulado: es el documento que no genera utilidad para el Sistema de Gestión de

la Calidad.

Datos: son el resultado de las actividades realizadas que permiten extraer

información referente a la calidad.

Dueño del proceso: responsable de un proceso.

Datos: son el resultado de las actividades realizadas que permiten extraer

información referente al organismo de inspección.

Registro: es el documento que presenta resultados obtenidos y proporciona

evidencia de las actividades desempeñadas, suministra evidencia objetiva de las

actividades efectuadas o de los resultados alcanzados; informa la evidencia de un

hecho que no se puede modificar.


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Evidencia objetiva: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Encargado del sistema: persona encargada de administrar el Sistema de Gestión

de la Calidad (Coordinador de Gestión de la Calidad).

5. REFERENCIAS

Norma ISO 9000:2005 Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y

vocabulario.

Norma ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos.

NTC GP 1000:2009 Norma técnica de calidad en la gestión pública.

Ley General de Archivos 594:2000.

6. DESARROLLO

6.1 Ubicación

Los documentos físicos se encontrarán en la oficina de la rectora de la Institución

Educativa “SANTA ANA” en archivadores. Igualmente se almacenan en la página

web para que sean consultados por todos los funcionarios.

6.2 Identificación de documentos

Se ha establecido la siguiente forma para la identificación y control de los

documentos, estableciendo su pertenencia a la Institución Educativa “SANTA

ANA”, título, tipo de documentos, proceso de aplicación, consecutivo, fecha de

aprobación, versión y número de página.

6.2.1 Pertenencia

Corresponde al nombre de la Institución Educativa “SANTA ANA”, con su

respectivo escudo y logo de calidad ubicados en la parte superior.


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6.2.2 Título

El título de un documento estándar debe ser corto y que dé un significado del

objetivo del mismo, sin que sobrepase el espacio asignado según se verá más

adelante en la sección titulada "FORMAS", pero su significado debe ser completo

y claro.

6.2.3 Primera posición

Corresponden a dos letras e identifican el documento según el tipo de contenido,

separado por un guion.

6.2.4 Segunda Posición

Corresponden a tres letras e identifican el proceso al que pertenece el documento,

separado por un guion.

TIPO DE DOCUMENTO ABREVIATURA

Documento Externo DE

Caracterización CA

Manual de Calidad MC

Manual MA

Programa PR

Plan de Calidad PC

Plan PL

Procedimiento PD

Instructivo IN

Especificación ES

Guía GU

Formato FR

Matriz MT


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6.2.5 Consecutivo

Corresponden a un número de tres dígitos e identifican la secuencia de

aprobación del documento, así: 000

Ejemplo:

PROCESO ABREVIATURA

Gestión estratégica GES

Control y evaluación GCE

Gestión de la comunicación GCM

Gestión de la calidad GCA

Gestión académica GCD

Gestión admisión y matrícula GAM

Gestión formativa GFO

Gestión comunidad GCO

Gestión administrativa GAD

Gestión contratación GCT

Gestión tecnología y sistema de

información GTS

Gestión documental GDC

Gestión financiera y contable GFC

PR - GCE - 000

ABREVIATURA

ASIGNADA AL

DOCUMENTO

ABREVIATURA

DEL PROCESO

CONSECUTIVO

DEL

DOCUMENTO


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6.2.6 Fecha de aprobación

Es el periodo en el que se da la disposición que determina la autorización para la

implementación de un documento, así: dd/mm/aaaa.

6.2.7 Versión

Es la emisión del documento y tiene un consecutivo de un dígito.

6.2.8 Número de página

Es el folio al que pertenece la información respectiva, así: 1 de 10.

6.3 Presentación

6.3.1 Papel

Los documentos deben ser elaborados en papel bond blanco, tamaño carta, es

decir de 8½" x 11" (21.59 x 27.94 cm.), en el caso de los formatos podrán ser o no

elaborados en papel tamaño oficio, dependiendo su necesidad.

6.3.2 Letra

Se utilizará tipo de letra arial, el tamaño es deseable 12 pero no mandatorio.

6.3.3 Formas

Los documentos de los tipos; manual de calidad, programa, plan de calidad,

procedimiento, instructivo, especificaciones y guías estarán presentados

básicamente como se muestra en el anexo 9.1.

A los extremos derecho e izquierdo logotipos, centrado el nombre de la institución,

debajo el título del documento centrado con su respectivo código, a la izquierda la

fecha de aprobación, centrado la versión y a la izquierda el número de página.

(Ver anexo 9.1)

En el bloque de aprobación, existe espacio para registrar el nombre, el cargo y la

firma de la persona que elaboró, revisó y aprobó el documento. (Ver anexo 9.2)


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Los documentos del tipo formatos tienen una presentación diferente: la forma de

presentación será el formato en sí mismo. Es deseable pero no mandatorio que

los formatos guarden un esquema similar o uniforme, con un marco en su

contorno y un encabezado en que se muestre su pertenencia al sistema de

gestión de calidad, el título o nombre del formato, alusivo a su contenido o función,

tipo de documento, abreviatura del proceso, número del documento, fecha de

aprobación, versión, y número de página. Sin embargo dada la diversidad de

funciones cubiertas por los formatos ello no es siempre posible; como mínimo

deberán mostrar el tipo de documento, número de documento y su versión.

6.3.4 Cuerpo del formato

Márgenes: Ajustar la margen Izquierda en 3 cm. El lado Superior 3 cm, el lado

Derecho 3 cm e Inferior ajustar a 2.5 cm.

Interlineado: Dejar 1.5 espacios entre el título y el párrafo y espacio sencillo

después del punto aparte.

Alineación: Los títulos en negrilla y en mayúscula sostenidas. Los subtítulos:

alineados a la izquierda, en negrilla, y el cuerpo del texto justificado.

6.4 Generación y revisión de documentos

Identificar la necesidad de desarrollar o elaborar un nuevo documento (plan,

procedimiento, instructivo, guía, especificación, formato, etc.), es labor que puede

realizar cualquier funcionario de la Institución Educativa “SANTA ANA”, mediante

la solicitud verbal o escrita al jefe inmediato, quien determinará la validez de la

propuesta. La propuesta es revisada por los integrantes del Comité Técnico

Operativo MECI - Calidad. Una vez corregido e impreso el documento pasará para

aprobación del Representante de Alta Dirección.


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6.5 Distribución de documentos

La distribución de las copias autorizadas es responsabilidad del encargado del

sistema.

Para la distribución de documentos el encargado del sistema, tomará el original a

su cargo y ordenará el número de fotocopias adecuado, además debe organizar la

verificación de la concordancia entre el original y las copias. Las copias del manual

de la calidad, procedimientos, instrucciones y formatos que se envíen por solicitud

a terceros (previa autorización del Representante de la Alta Dirección) para

revisión de nuestro sistema de la calidad no tendrá identificación de copia

controlada.

Se considerará como fecha de entrada en vigencia de un documento, aquella en

que es aprobado.

Se contará con una copia impresa de todos los documentos de la Institución

identificados como copia controlada a manera de consulta por todos los

empleados de la Institución Educativa “SANTA ANA”, igualmente quedan

publicados en la página web para su consulta.

6.6 Uso de los Documentos

La reproducción, divulgación interna y el acceso a los documentos por personas

ajenas a la Institución Educativa “SANTA ANA”, solo está permitida previa

autorización escrita del encargado del sistema.

Un usuario autorizado podrá solicitar cambios a un documento, solicitándolo por

escrito al encargado del sistema en el formato solicitud de cambios a los

documentos FR-GCA-003. En el caso de reemplazo por deterioro, deberá anexar

la copia dañada.

Toda pérdida o extravío de una copia de un documento controlado debe


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comunicarse inmediatamente al encargado del sistema.

6.7 Control de los Documentos

El presente proceso define los controles necesarios para la adecuación de los

documentos de la Institución Educativa “SANTA ANA”.

Los documentos, deben aprobarse y actualizarse en cuanto a su

adecuación antes de su emisión.

Los documentos deben ser revisados por el encargado del sistema, si son

adecuados los aprueba el Representante de la Alta Dirección y se procede

a su edición. En caso de no ser adecuados volver a la etapa de

elaboración, para su posterior aprobación nuevamente.

El encargado del sistema, debe asegurarse de que se identifican los

cambios y el estado de versión vigente de los documentos.

El encargado del sistema debe distribuir los documentos y asegurarse que

las versiones pertinentes aplicables se encuentran disponibles en los

procesos.

El encargado del sistema debe asegurarse que se identifican y controlan los

documentos de origen externo.

Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y

recuperables.

Los registros usados en la operación deben ser recuperados por las

personas que los usan y es responsabilidad de cada dueño de proceso.

Los registros deben ser almacenados en su proceso correspondiente, por

cada dueño de proceso.


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Para la conservación en estado adecuado y legible los registros deberán

estar protegidos contra cualquier daño o pérdida y es responsabilidad de

cada dueño de proceso el establecer periódicamente acciones de

conservación de los registros, estas acciones podrían ser de orden, aseo y

fumigaciones.

La disposición de los registros, después de cumplir el tiempo establecido de

retención, procederá a lo establecido en la Ley 594 de 2000.

En caso de que el documento obsoleto amerite ser conservado, se

identificará con la palabra “OBSOLETO” en archivos digitales bajo el

formato *.PDF.

El control de documentos internos y externos se realiza en el formato

listado maestro de documentos FR-GCA-001.

La entrega de documentos controlados internos y externos se realiza en el

formato entrega de documentos controlados FR-GCA-002.


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6.8 Contenido de la documentación

La documentación del sistema de gestión de la Institución Educativa “SANTA

ANA”, podrá contener la siguiente información de acuerdo a su aplicación.

DOCUMENTO FORMATO

MANUAL

DE

CALIDAD

PROGRAMA PLAN DE

CALIDAD PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVO ESPECIFICACION GUIA

INFORMACION

CONTROL DE

VERSIONES

S S S S S S S S

TABLA DE

CONTENIDO NA D S D S S NA NA

OBJETIVO NA D S S S S NA NA

ALCANCE NA D S S S S NA NA

RESPONSABLES NA D S S S S NA NA

DEFINICIONES NA D S S S S NA NA

REFERENCIAS NA D S S S S NA NA

DESARROLLO NA D S S S S NA NA

REGISTROS NA D S S S S NA NA

FLUJOGRAMA NA NA D NA D D NA NA

ANEXOS NA D S D S S NA NA

S= Obligatorio N= No Aplica D= Depende de la necesidad


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7. FLUJOGRAMA

SI

NO

Se revisa el documento por el jefe de proceso.

¿Representante de la Alta

Dirección aprueba el

documento?

Coordinador de calidad asigna el código y se imprimen las copias.

FIN

INICIO

El grupo de trabajo se reúne y modifica o crea el documento.

¿El documento es adecuado?

Comité Técnico Operativo MECI – Calidad, revisa el documento.

SI

NO

Se identifica la necesidad de modificar o crear un documento, se

hace la solicitud en el formato FR-GCA-003.

Distribuye las copias impresas y divulga el documento.

Entrega documentos controlados internos y externos dejando

evidencia en el formato FR-GCA-002 y los controla en el formato

FR-GCA-001.


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8. REGISTROS

Formato Ver

Fecha

aprobaci

ón

Almacenamient

o

Protecci

ón

Ubicació

n

Recup

eració

n

Respons

able

archivo

perma

nencia

Disposició

n final

Listado

maestro de

documentos

FR-GCA-001 1

11/08/20

14 Medio

magnético.

Controla

do.

PC

calidad.

Por

fecha.

Coordina

dor de

gestión

de la

calidad.

Perman

ente. Backups.

Entrega de

documentos

controlados

FR-GCA-002 1

11/08/20

14 Medio

magnético.

Controla

do.

PC

calidad.

Por

fecha.

Coordina

dor de

gestión

de la

calidad.

Perman

ente. Backups.

Solicitud de

cambios a los

documentos.

FR-GCA-003 1

11/08/20

14 Medio

magnético.

Controla

do.

PC

calidad.

Por

fecha.

Coordina

dor de

gestión

de la

calidad.

Perman

ente. Backups.


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9. ANEXOS

9.1 Anexo encabezado:

INSTITUCIÓN EDUCATIVA “SANTA ANA” NOMBRE DEL DOCUMENTO

XX-XXX-XXX

Fecha aprobación: XX/XX/XXXX

Versión: XX Página:

9.2 Anexo bloque de aprobación:

ELABORÓ

Nombre Firma

REVISO

Nombre Firma

APROBÓ

Nombre Firma

.

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