CONTROL DE REVISIONES -...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-50

NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍA TESORERÍA DEL MINISTERIO DE

RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 7

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO

GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 1 de 61

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 08/05/2015

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento.

2

Ajuste procedimiento en cuanto:

Inclusión de la Ley 1527 de 2012 en la base legal.

Modificación de la definición Libranza.

Inclusión de los registros GF-FO-94, GF-FO-95 y GF-FO-96.

Modificación de la observación de la actividad No. 2 e inclusión de la observación de la actividad No. 3 del flujograma Registro y Elaboración de Pagos (Pago nómina planta externa, prestaciones sociales exterior, personal local).

Actualización de la actividad No. 10 con su respectiva observación y de la actividad No. 13 en flujograma Pago de Impuestos.

Actualización de la observación de las actividades Nos.3 y 4 del flujograma Autorizaciones Cuentas Corrientes Misiones y Consulados.

Eliminación de los formatos GF-FO-82 Solicitud Información Personal y Tributaria – Persona Jurídica, GF-FO-86 Solicitud de Información Personal y Tributaria - Persona Natural, y GF-FO-87 Solicitud de Información Personal y Tributaria – Personas Naturales – Exfuncionarios (prima de instalación).

Inclusión de formato GF-FO-97 Solicitud de Información Personal y Tributaria.

Actualización de Registros y Políticas de Operación.

3 Actualización de la base legal

Actualización desarrollo de las actividades “pago de impuestos” y “recaudo por recibo de caja”

4 Actualización políticas de operación








5 Actualización en el Desarrollo del procedimiento

6 Actualización Base Legal

Actualización en el Desarrollo del procedimiento

7 Inclusión de la actividad “Notificar pago de sentencia y/o conciliación” en el Registro y

elaboración de pagos (Pago de sentencias y/o conciliaciones)

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

ANGELA CONSTANZA ACOSTA ECHEVERRIA Coordinadora Grupo Interno de Trabajo

Financiero 07/05/2015

JOHN JAIRO CARDOZO SUTACHÁN Funcionario asignado de las funciones de

Pagaduría - Pagador 07/05/2015

RAÚL GAITÁN GARCÍA Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior

07/05/2015

EDWIN PINEDA Funcionario asignado de las funciones de

Tesorería 07/05/2015

MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Secretario Ejecutivo 07/05/2015

REVISÓ CARGO FECHA

ANGELA CONSTANZA ACOSTA ECHEVERRIA Coordinadora Grupo Interno de Trabajo

Financiero 07/05/2015

ARAMINTA BELTRAN URREGO Directora Administrativa y Financiera 07/05/2015

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 08/05/2015








1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades requeridas para el registro de todas las operaciones relacionadas con la Pagaduría y Tesorería del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en lo competente.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la recepción de los documentos soportes para pago y finaliza con el pago al beneficiario ya sea en abono en cuenta, giro ó cheque.

3. BASE LEGAL

Ley 1527 de 2012: Por medio de la cual se establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones.

Ley 1231 de 2008: Por la cual se unifica la factura como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario, y se dictan otras disposiciones.

Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

Ley 100 de 1993: Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.

Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Ley 79 de 1988: Por la cual se actualiza la Legislación Cooperativa.

Ley 11 de 1984: Por la cual se reforman algunas normas de los Códigos Sustantivo y Procesal del Trabajo.

Decreto Ley 2663 de 1950: Sobre Código Sustantivo del Trabajo. Y sus modificatorias.

Decreto 1525 del 2008: Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales de orden nacional y territorial.

Decreto 728 de 2008: Por medio del cual se establecen las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes para pequeños aportantes e independientes.

Decreto 2674 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación.

Decreto 747 de 1996: por el cual se reglamenta el recaudo del impuesto de timbre en el exterior.

Decreto 630 de 1996: Por el cual se modifica el decreto 359 de 1995.

Decreto 111 de 1996: Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Decreto 359 de 1995: Por la cual se reglamenta la Ley 179 de 1994.

Decreto 1045 de 1978: El cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional.

Decreto 1848 de 1969: Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968.

Decreto 3135 de 1968: Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.

Resolución 3547 de 2011: Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 759 del 21 de febrero de 2011.

Resolución 759 de 2011: Por la cual se asignan unas funciones (Pagador).








Resolución 758 de 2011: Por la cual se asignan unas funciones (relacionadas con Tesorería).

Resolución 5393 de 2010: Por la cual se delegan algunas funciones.

Resolución 4218 de 2010: Por la cual se reglamenta el Comité de Inversiones en el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para realizar operaciones en TES clase “B” y se deroga la Resolución 0948F del 15 de octubre de 2009.

Resolución 09149 de 2006: Por medio de la cual se señala el contenido, se adoptan las características técnicas de la información que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por parte de los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero y se fijan los plazos para su entrega.

Resolución 09148 de 2006: Por medio de la cual se señala el contenido, las características de la información que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por parte de los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero que realicen operaciones en zonas de frontera por montos inferiores a los quinientos dólares de los Estados Unidos de América (USD500.oo) o su equivalente en otras monedas y se fijan los plazos para su entrega.

Resolución 09147 de 2006: Por medio de la cual se señala el contenido y se adoptan las características técnicas de la información cambiaria y de endeudamiento externo que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por los intermediarios del mercado cambiario, los concesionarios de servicios de coreos que presten servicios financieros de correos y los titulares de cuentas de compensación y se fijan los plazos para su entrega.

Resolución Externa 08 de 2000: por la cual se compendia el régimen de cambios internacionales.

Circular del 14 de octubre de 2005 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional: sobre Inversiones Forzosas y Convenidas, y Venta de Títulos.

4. DEFINICIONES CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO O DESCUENTO: valor máximo permitido por la legislación colombiana para ser deducido del pago de nómina de los funcionarios.

CN: Documento donde se incluyen los valores descontados a los funcionarios por seguridad social.

DIVISA: Cualquier tipo de moneda extranjera puede estar representada en billetes de banco, letras de cambio, cheques, haberes en bancos extranjeros y en general, cualquier tipo de documento de giro o crédito extendido en moneda extranjera y a cargo de un deudor extranjero.

FONDOS ESPECIALES: Los ingresos creados y definidos en la Ley para la prestación de un servicio público especifico, así como los pertenecientes a fondos sin personería jurídica creados por el legislador.

IMPUESTO: Es un tributo caracterizado por hacer surgir obligaciones generalmente pecuniarias a favor del acreedor tributario regido por derecho público. No requiere contraprestación directa por parte de la Administración, y surge exclusivamente como consecuencia de la capacidad económica del contribuyente. INGRESOS CORRIENTES: Son de carácter no tributario e incluyen tanto las rentas propias provenientes de la venta de bienes y servicios.








INGRESOS DE CAPITAL: Son todos los recursos de crédito externo e interno con vencimiento mayor a un año, el diferencial cambiario, los rendimientos por operaciones financieras, los excedentes financieros que el CONPES les reasigne y las donaciones.

LIBRANZA: Es la autorización dada por el asalariado o pensionado, al empleador o entidad pagadora, según sea el caso, para que realice el descuento del salario, o pensión disponibles por el empleado o pensionado, con el objeto de que sean giradas a favor de las entidades operadoras para atender los productos, bienes y servicios objeto de libranza.

NOVEDAD DE PAGO EN EL EXTERIOR: solicitud de ubicación de pago en la Pagaduría del Ministerio de Relaciones Exteriores.

OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR: El empleador será responsable del pago de su aporte y del aporte de los trabajadores a su servicio. Para tal efecto, descontará del salario de cada afiliado, al momento de su pago, el monto de las cotizaciones obligatorias y el de las voluntarias que expresamente haya autorizado por escrito el afiliado, y trasladará estas sumas a la entidad elegida por el trabajador, junto con las correspondientes a su aporte, dentro de los plazos que para el efecto determine el Gobierno. PAGO: Acto mediante el cual la entidad pública, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la autorización del pago efectuada por el funcionario competente liquidadas las deducciones de ley y/o las contractuales (tales como amortización de anticipos y otras) y verificado el saldo en bancos, desembolsa al tercero el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario o por abono en cuenta beneficiario final, extinguiendo la respectiva obligación. PILA: Planilla integrada de liquidación de aportes. POLÍGRAFO BANCO DE LA REPUBLICA: es la liquidación del Banco de la Republica por medio de la fiduciaria y valores de los Títulos TES Clase B a invertir a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. RECAUDOS: Toda operación de ingreso que se registra por concepto de actuaciones consulares, enajenación de activos y otros conceptos. SERVICIO PÚBLICO DE SEGURIDAD SOCIAL: La seguridad social es un servicio público obligatorio, cuya dirección organización y control están a cargo del Estado y que será prestado por las entidades públicas o privadas en los términos y condiciones establecidos en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios. TES CLASE B: Están conformados por el principal y cupones anuales, son títulos a la orden, no gozan de liquidez primaria antes de su vencimiento y son libremente negociables en el mercado secundario, devengan intereses periodos vencidos. TÍTULOS TES: Títulos de deuda pública emitidos por la Tesorería General de la Nación (en pesos, en UVR’s o en pesos ligados a la TRM), que son subastados por el Banco de la Republica.








5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Manual pagaduría SIIF II. Cartilla cuentas de compensación del Departamento de Cambios Internacionales 2004.

6. REGISTROS

REGISTRO DE PAGOS EN SIIF II .

GF-FO-88 Listado de Cheques GF-FO-97 Solicitud de Información Personal y Tributaria

Orden de pago presupuestal. Oficio de remisión de transferencias para pagos al exterior. Relación de giro. Boletines diarios de tesorería. Comprobante de egreso. Planilla de radicación de cuentas. Planilla de pagos en SIIF II. Cotizaciones de compra y venta de divisas. Cheques. Soporte de las transferencias. Control de cheques en caja. Certificaciones bancarias. Ordenes de transferencia al banco. Notas débito. COMPRA DE DIVISA GF-FO- 07 Compra de Divisas del Ministerio de Relaciones Exteriores. GF-FO-08 Compra de Nomina Planta Externa. GF-FO-88 Listado de Cheques. Oficio dirigido a la entidad bancaria con sus respectivas instrucciones. Copia del cheque. Cotización Negociación de Divisas. Ofrecimiento de títulos. LIBRANZAS Y DESCUENTOS DE NÓMINA Hoja control de Libranzas y descuentos de nómina. ELABORACIÓN DE CERTIFICACIONES Y RECIBOS DE CAJA Recibos de caja y certificados. PAGO IMPUESTOS GF-FO-50 Retención en la fuente e impuesto de timbre a declarar y pagar.








Oficios remisorios de los informes a los entes de control. Relación de depósitos judiciales. Cuadro consolidado de impuestos. Notas debito Declaración electrónica mensual de Retención en la Fuente y recibos de pago. Formulario físico de pago de impuestos. Planillas pago de sentencias. Planilla de aportes seguridad social. RECAUDOS Recibo de consignación de cuenta bancaria. Cheques. Reintegros. Recibos de Caja. Comprobantes de ingreso en los bancos. INVERSIÓN FORZOSA Cálculo de disponibilidades y suscripción de inversiones mensual. Ofrecimiento de los Títulos a la Dirección del Tesoro Nacional. Confirmación de la venta y orden de traslado de derechos de los títulos vendidos. Confirmación de la constitución. AUTORIZACIONES CUENTAS CORRIENTES MISIONES Y CONSULADOS GF-FO-94 Autorización Apertura Cuenta en el Exterior GF-FO-95 Información Cuenta Autorizada en el Exterior GF-FO-96 Solicitud de Cancelación Cuentas en el Exterior GF-FO-115 Venta de Divisas

7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN REGISTRO DE PAGOS EN SIIF II El registro de la orden de pago debe realizarse bajo el cumplimiento de requisitos, documentos soporte completos y correctos. Se debe verificar que la cuenta bancaria del beneficiario de pago se encuentre en estado “activo” en el SIIF II. El pago de las obligaciones se debe tramitar de acuerdo a la fecha programada para su pago. Para generar orden de pago se debe recibir los documentos soporte de las obligaciones radicadas, los cuales son: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.








Registro Presupuestal del Compromiso. Comprobante de Obligación presupuestal. Certificación por parte del Supervisor (original). Fotocopia de la cédula del beneficiario. Copia del Contrato. Acta de Inicio y Terminación, si es del caso. Constancia de pago de parafiscales para personas Jurídicas (original y/o copia). Constancia de pago de Seguridad Social para personas naturales (original y/o copia). Planilla de pagos de Aportes de Seguridad Social y Parafiscales (PILA). Factura para personas declarantes original (copia si aplica). Copia del RUT. Oficio remisorio de Nómina y anexos (original). Certificación bancaria (original o copia). Certificación de la Dirección de Talento Humano y del Corredor de Seguros sobre el cumplimiento de la

prestación del servicio de salud a los funcionarios de la planta externa y locales en el exterior (original). Acto administrativo de pago de Prima de Instalación (copia). Acto administrativo de asignación de recursos del Ministerio a las misiones (Personal de Apoyo,

Honorarios, Personal Local) (copia). GF-FO-97 Solicitud de Información Personal y Tributaria GF-FO-110 Categoría Tributaria Copia de sentencia ó conciliación, y fallo ejecutoriado que preste mérito ejecutivo. Copia acto administrativo de reconocimiento del fallo ejecutoriado, liquidación y pago de la sentencia o

conciliación, cuando se requiera. Poder de representación del tercero. Comunicaciones de aclaración y solicitud de pagos. Comunicación de la DIAN (para pago de sentencias y conciliaciones). Informe de actividades de los contratistas. Constancia pago Administradora de Riesgos Laborales. Póliza y constancia de aprobación de la misma.

Los documentos soporte de las obligaciones para trámite de pago a Contratistas a partir del segundo pago, deberán ser:

Certificación por parte del Supervisor (original). Entrada de Almacén, (si aplica). Factura original (copia si aplica). Constancia de pago de parafiscales para personas Jurídicas (copia). Constancia de pago de Seguridad Social para personas naturales (copia). Constancia pago Administradora de Riesgos Laborales. Informe de actividades de los contratistas.








COMPRA DE DIVISA Para realizar compra o venta de divisa la entidad debe estar inscrita ante la entidad intermediaria en el mercado cambiario. Cuando se va a comprar nómina de planta externa no se incluirá para cotizar a una entidad bancaria que entra por primera vez. La persona que firma la declaración de cambio debe estar inscrita ante la DIAN como firma autorizada. En caso de ser venta de divisa, por aviso de transferencia y cheques se debe negociar con la entidad financiera interesada; si es compra de divisa se deben realizar tres cotizaciones con entidades diferentes simultáneamente, siempre y cuando la Dirección del Tesoro Nacional no esté interesada en la compra. LIBRANZAS Y DESCUENTOS DE NÓMINA Las solicitudes de descuento por libranza, convenio de descuentos por nómina y otros, deben estar debidamente autorizadas por el funcionario solicitante. Sin este requisito no se procede a realizar los descuentos por nómina ni su pago a las entidades beneficiarias como cooperativas, fondos de empleados, entidades financieras, y otros. Todo descuento de nómina diferente a los establecidos por Ley, debe estar previamente autorizado por el Pagador, a excepción de las afiliaciones a cooperativas, sindicatos y fondos de empleados. REINTEGROS A LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL Se debe especificar en el formato del Banco de la República la vigencia presupuestal a afectar, teniendo en cuenta que las consignaciones se efectúan en dos cuentas bancarias según sea vigencia actual o vigencias anteriores. ELABORACIÓN DE CERTIFICACIONES Y RECIBOS DE CAJA Se debe certificar directamente al beneficiario del pago, de acuerdo a la información registrada en las bases de datos del programa de nómina. La información se debe ceñir a lo establecido por la norma tributaria. PAGO IMPUESTOS Se debe declarar lo causado para ser pagado.








Se debe pagar lo informado en la PILA o en planilla de aportes, cuando se requiera. RECAUDOS Los documentos para registrar en el sistema un ingreso deben tener como soportes:

Extractos bancarios – reportes transacciones. Consignaciones bancarias. Comunicaciones enviadas por las Misiones Diplomáticas, Consulares de Colombia en el Exterior.

Se deben registrar todas las transacciones de ingresos y gastos en su última etapa, es decir, lo efectivamente recaudado o percibido y los pagos realizados en dinero o su equivalente por el Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior, independientemente de las vigencias presupuestales que se afecten. El recaudo en efectivo producto de reintegros, solo se deben recibir en dólares ó cheques en dólares o euros; en este último caso por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores se deben recibir cheques negociables en el mercado, para lo cual se elaborará un recibo de caja provisional hasta tanto se monetice. INVERSIÓN FORZOSA Los establecimientos públicos deben dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, suscribir TES, Clase B por el equivalente al 100% del respectivo promedio trimestral proveniente del ingreso de cuentas bancarias y títulos TES, deducidos el saldo en títulos TES Clase B valorizados en pesos del mercado. La entidad debe radicar en la Dirección del Tesoro Nacional, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, la información sobre los saldos y el promedio diario mensual de sus disponibilidades en caja, cuentas corrientes, depósitos de ahorros a termino o a cualquier otro depósito y títulos valores, incluidos los TES Clase B en su poder, durante el mes calendario anterior al reporte. Tal información debe estar suscrita por el representante legal. Los títulos de Tesorería TES Clase B, podrá liquidarse anticipadamente con el fin de atender compromisos de gasto, que deberán ser ejecutados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la liquidación de la inversión. Se debe reportar al Dirección del Crédito Público y del Tesoro Nacional, la información relacionada con su portafolio de inversiones con una periodicidad trimestral con corte a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año, la cual deberá presentarse ante la misma dirección, máximo un mes después de la fecha de corte. Dicha información debe contener como mínimo, fecha de inversión, fecha de vencimiento del instrumento, valor nominal y valor de giro al momento de la compra, tasa de rentabilidad efectiva anual para el inversionista y contraparte con la cual se realizo la operación. Igualmente se debe indicar las políticas de inversión que se han aplicado durante el periodo reportado para el manejo de los excedentes de liquidez. Solo se debe cotizar con tres entidades bancarias cuando la Dirección del Tesoro Nacional no esté interesada en la compra de títulos.








AUTORIZACIONES CUENTAS CORRIENTES EMBAJADAS Y MISIONES La solicitud deberá justificar la apertura o cancelación de la cuenta bancaria. Si es apertura de cuenta bancaria se debe tener en cuenta los criterios establecidos en el artículo 20 del Decreto 359 de 1995. Las Embajadas y Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el Exterior pueden tener cuentas bancarias para los siguientes conceptos:

Gastos de funcionamiento e inversión. Nómina, y Recaudos.

En aquellos países en donde se requiera el manejo de recursos en moneda local, podrá, adicional a las anteriores, abrir una cuenta bancaria para el manejo de los gastos de funcionamiento en dicha moneda. No podrán existir dos o más cuentas para el manejo de recursos por el mismo concepto.

Cuando la solicitud sea de cancelación se debe enviar con antelación la solicitud para el trámite respectivo.








8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Registro de pagos en SIIF II)

Dependencias Relacionadas

Grupo Interno de Trabajo Financiero y

de Servicios al Exterior

Grupo Interno de Trabajo Financiero

Funcionario Asignado - Pagaduría


Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesorería

OBSERVACIONES

1

Inicio

Elaboración Comprobante

de Obligación

Presupuestal

Hay cumplimiento de

requisitos y documentos

soporte?

No

Si 3. Devolver obligación con documentos

soporte a la Coordinación del Grupo Interno

de Trabajo de Cuentas por Pagar

1. Recibir obligación con documentos soporte

2. Revisar el cumplimiento de los requisitos y

documentos soporte

La cuenta bancaria del beneficiario debe

estar en estado “activa”, de lo contrario

debe devolverse al Grupo Interno de

Trabajo de Cuentas por Pagar para el

nuevo trámite de la obligación.

No

Si

Funcionario Asignado - Tesorería

5. Crear instrucciones adicionales de pago

Son divisas?

El sistema asigna número de orden de

pago.

4. Efectuar solicitud de orden de pago

presupuestal a través del SIIF II










Grupo Interno de Trabajo Financiero y de

Servicios al Exterior



Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES

1

2

Si son deducciones tener en cuenta el

flujograma de deducciones.

6. Seleccionar obligación a pagar, registros de

valores de la obligación, confirmación de

deducciones, registro de datos

administrativos, beneficiario del pago y

solicitud de orden de pago

8. Autorizar Orden de Pago



7. Crear orden de pago

No

Son recursos

propios?

Si

9. Crear orden bancaria y efectuar pago para

cada uno de los medios de giro establecidos

en la orden bancaria



10. Imprimir soportes y comprobantes de

egreso

11. Archivar en forma consecutiva por cada

cuenta corriente las obligaciones y sus

soportes


No

1













Dependencias Relacionadas


OBSERVACIONES

2

15. Identificar la causa por la cual la

transferencia no fue exitosa

No

Se recibio la

transferencia? 3Si

Si

No

Si

No

12. Generar reporte en SIIF II de la orden de

pago


14. Verificar al siguiente día en la cuenta

bancaria del Ministerio de Relaciones

Exteriores ó Fondo Rotatorio el traspaso a

pagaduría tesorería

2

13. Identificar la causa por la cual el pago no

fue exitoso


Es pago a

beneficiario final?

Fue exitoso el

pago?

No

3















No

Si




Es necesario generar

una nueva orden de

pago?

3

Si es pago de sentencia y/o conciliación

solicitar Paz y Salvo.

16. Devolver al Grupo Interno de Trabajo de

Cuentas por Pagar para su anulación

3

2

19. Elaborar pagos

17. Enviar correo de notificación al beneficiario

final

1

18. Elaborar relaciones de giro

Son recursos

nación?

Si


20. Generar orden de pago no presupuestal

ligada a una orden de pago presupuestal

No21. Autorizar orden de pago

4

3

Ver flujogramas de pago del Ministerio

de Relaciones Exteriores.













1Fin

22. Generar orden bancaria


4

23. Pagar orden bancaria


No








REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Deducciones de nómina)

Dependencias RelacionadasGrupo Interno de Trabajo Financiero OBSERVACIONES


1. Verificar disponibilidad de recursos

Inicio

2. Verificar las deducciones de la obligación y

las deducciones de nómina



3. Solicitar aclaración al área correspondiente

Coinciden?

NoSi


4. Efectuar solicitud de orden de pago no

presupuestal de las deducciones a través del

SIIF II


5. Seleccionar cada uno de los terceros y sus

deducciones para efectuar solicitud

6. Autorizar orden de pago de las deducciones


7. Verificar al siguiente día en la cuenta

bancaria del Ministerio el abono del dinero por

parte del a DTN


1

Planta Interna y Planta Externa.

Ver flujograma Registro Pagos en SIIF II.














8. Identificar la causa por la cual la

transferencia no fue exitosa y dar solución

Se recibió la

transferencia?

No

Si


9. Procesar en la entidad financiera

correspondiente las transferencias bancarias y

la solicitud de cheques de gerencia para el

pago de deducciones

Coordinador

11. Autorizar transferencias bancarias

12. Verificar transferencias

2

1

10. Generar reporte de transferencia por

autorizar

fueron exitosas?

No

Coordinador


fue exitoso y dar solución

Si









Grupo Interno de Trabajo Financiero Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES


17. Pagar a la entidad financiera


18. Archivar documentos soporte

2

Fin

Planillas y formatos son los aportes AFC

y los embargos.

16. Diligenciar formatos y planillas, y entregar

a la entidad financiera


15. Recoger los cheques de gerencia en la

entidad financiera


Si

14. Generar notas débito de transferencia, si

se requiere









REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago de sentencias y/o conciliaciones)




6. Identificar plenamente al beneficiario

1




2. Revisar la cuenta y soportes para giro


3. Generar cheques de pagaduría


4. Hacer firmar cheques por dos de los

funcionarios autorizados

Firmas autorizadas:

Pagador.

Coordinador Grupo Interno de

Trabajo Financiero.

Director Administrativo y

Financiero.


5. Colocar sellos de seguridad al cheque

Inicio


Cuando no es pago por beneficiario final

se generan cheques de pagaduría.

No, mediante poder autentificadoDocumentación requerida:

Poder autenticado (original).

Fotocopia de la cédula del

apoderado y del otorgante.

Paz y salvo del pago de la

sentencia y/o conciliación, si se

requiere.

7. Verificar la documentación requerida para

entregar el cheque

Es

personalmente?


Si

1








REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago de sentencias y/o conciliaciones)



NoSi

9. Entregar cheque


Se toma la huella y firma de recibido a satisfacción.

El poder autenticado (original) y paz y salvo del pago de la sentencia y/o conciliación, si se requiere, se anexan a la obligación como soporte.

1

10. Tomar huella, entregar cheque y tomar firma de recibido a satisfacción por parte del

beneficiario

Fin

11. Notificar pago de sentencia y/o conciliación


Si8. Devolver documentación e informar el

motivo

Es correcta la información?


1



Se notifica a la Oficina Asesora Jurídica Interna y a la Dirección de Talento Humano, si es el caso.








REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago de nómina planta interna)



5. Generar en DOS archivos de beneficiarios y pagos para enviar a la entidad financiera



8. Generar reporte de transferencias desde el portal web de la entidad financiera

3. Generar archivo plano desde ell SIAD para la mensualidad correspondiente a planta

interna beneficiarios y pagos


6. Preparar archivos en el portal web de la entidad financiera para su autorización

Inicio

1




2. Confirmar novedades en el SIAD de cuentas y formas de pago a los funcionarios

4. Imprimir resumen de pagos desde SIAD


7. Autorizar los pagos en el portal web de la entidad financiera



Adjuntar la certificación sobre el estado activo de la cuenta bancaria.

GF-FO-53.













1


9. Generar en el SIAD los volantes de nómina y enviarlos al correo electrónico de cada

funcionario


10. Los cheques para pago se recogen en la oficina de la entidad financiera

Se envían los volantes de nómina en la fecha estimada de pago, previa confirmación de las transacciones realizadas.

Tomar fotocopia del cheque como soporte para la firma de recibido a satisfacción.


12. Verificar la documentación requerida para entregar el cheque

Es personalmente?

No, mediante poder autentificado

Si

Documentación requerida:


Fotocopia de la cédula del apoderado y del otorgante.

Paz y salvo del pago de la sentencia y/o conciliación, si se requiere.

2

Es correcta la información?

NoSi

13. Devolver documentación e informar el motivo

14. Entregar cheque


1 Se toma la huella, fotografía y firma de recibido a satisfacción.El poder autenticado (original) se anexa a la obligación como soporte.










2

15. Tomar huella, fotografía, entregar cheque

y tomar firma de recibido a satisfacción por

parte del beneficiario

Fin


Si

1


16. Archivar documentos soporte, nómina y

reporte de transferenciaSi es cheque se archiva el recibido a

satisfacción.








REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Pago nómina planta externa, prestaciones sociales exterior,

personal local)





Es personal local?

No; es nómina o prestaciones

Si

4. Entregar reportes SIAD de resúmenes de liquidación de nómina de las monedas de pago a funcionario asignado posterior a la negociación y una vez hecha la conversión

5. Generar archivos planos Personan y Nómina en SIAD

6. Preparar archivos Personan y Nómina en DOS para generar reportes

Inicio




2. Validar novedades para identificar si el pago es por transferencia bancaria al exterior,

cheque en pagaduría ó pago en pesos colombianos

Ver procedimiento Compra de Divisas del Ministerio de Relaciones Exteriores en las actividades Nos. 1 a 7.

El pago en pesos colombianos aplica únicamente para prestaciones sociales, cuando se requiera.

1



3. Registrar en SIAD la tasa negociada para los dólares y hacer proceso de conversión de

los valores de nómina liquidados en pesos

Verificar que el valor en dólares del reporte de SIAD coincida con el valor de la divisa negociada.









personal local)



Coordinador

1

10. Validar novedades de pago, revisar y firmar instrucciones de transferencia y listado

de cheques, y firmar oficio remisorio a la entidad financiera

Si

12. Generar en el SIAD los volantes de nómina y enviarlos al correo electrónico de

cada funcionario

2

1

7. Imprimir reportes y enviar por correo electrónico a funcionario asignado y pagador

Se detalla el valor a transferir a cada misión por concepto de nómina.


8. Preparar archivos de instrucciones de transferencia y de listado de cheques


Se diligencia el formato GF-FO-88. Si es nómina de personal local no se genera listado de cheques.

Pagador

9. Validar novedades de pago, revisar y firmar las instrucciones de transferencia y listado de cheques, y firmar oficio remisorio a la entidad

financiera

Se valida la información de solicitud de novedad para pago, negociación y documentos soporte.

Adicional, se envía por correo electrónico dicha información a la entidad financiera.

En caso de prestaciones sociales cuando el exfuncionario reporta la novedad de pago en Colombia o se le ha pagado la prima de instalación, se consigna en pesos colombianos a la cuenta bancaria relacionada por el mismo en Colombia.

Se envía correo electrónico a cada misión informando los valores transferidos únicamente para pago de nómina de personal local, para su posterior archivo.

Funcionario Asignado

11. Procesar la información en el SISE para que las misiones conozcan los valores de

pago y las novedades









personal local)




Si

2


Es

personalmente?

No, mediante poder autentificado

Documentación requerida:


Fotocopia de la cédula del

apoderado y del otorgante.Funcionario Asignado - Pagaduría

15. Verificar la documentación requerida para

entregar el cheque al autorizado

3

Es cheque en

pagaduría?

Si, es cheque en pagaduría ó

pago en pesos colombianos

Si

No, es pago en pesos

colombianos

Los cheques en pagaduría son aquellos

emitidos por la entidad financiera y

solicitados mediante formato GF-FO-88.

2

13. Recibir mensajes swift de la entidad

financiera

Es cheque en divisa ó pago

en pesos colombianos de

prestaciones?


Se verifica la recepción de todos los

mensajes swift de las instrucciones de

las transferencias enviadas a la entidad

financiera.

No









personal local)




3

17. Tomar huella, entregar cheque y tomar

firma de recibido a satisfacción por parte del

beneficiario

Si

No, es pago en pesos

colombianos

1

19. Generar reporte de transferencia por

autorizar


18. Procesar en la entidad financiera

correspondiente las transferencias y la

solicitud de cheques de gerencia


4

Se toma la huella y firma de recibido a

satisfacción.

El poder autenticado (original) se anexa

a la obligación como soporte.

16. Entregar cheque 1


Si 15. Devolver documentación e informar el

motivo


Es correcta la

información?

No

2









personal local)


4

26. Archivar documentos soporte 1


Fin



22. Generar notas débito de transferencia, si

se requiere


23. Recoger los cheques de gerencia en la

entidad financiera para entregar al beneficiario

24. Diligenciar formatos y planillas, y entregar

a la entidad financiera

SiNo

Coordinador


fue exitoso y dar solución

fueron exitosas?

20. Autorizar transferencias

21. Verificar transferencias al siguiente día

hábil de la autorización


Coordinador








OTROS GIROS AL EXTERIOR




Inicio

1. Verificar la situación de recursos en cuenta

bancariaVer flujograma de Registro de Pagos en

SIIF II.


2. Cotizar y comprar las divisa

3. Preparar archivos de instrucciones de

transferencia


Ver flujograma compra de divisas.

Si la compra de divisa se realizó con el

Citibank no aplica esta actividad, sin

embargo se elabora el formato GF-FO-07 y

se envía a dicha entidad financiera.

Pagador

4. Validar y firmar información de archivos de

instrucción de transferencia, y firmar oficio

remisorio a la entidad financiera

5. Validar y firmar información de archivos de

instrucción de transferencia, y firmar oficio

remisorio a la entidad financiera

Coordinador


6. Recibir mensajes swift de la entidad

financiera

Se verifica la recepción de todos los

mensajes swift de las instrucciones de las

transferencias enviadas a la entidad

financiera.

7. Enviar comunicación a la misión

beneficiaria del pago informando de la

transferencia


Fin










COMPRA Y VENTA DE DIVISAS




Pagador

Tesorero


Inicio

1

Pagador - Tesorero

Pagador - Tesorero

7. Comparar costos de las propuestas

Bajo la supervisión del Coordinador del

Grupo Interno de Trabajo Financiero ó

Coordinador Grupo Interno de Trabajo

Financiero y de Servicios al Exterior,

según sea el caso, o Director

Administrativo y Financiero.

4. Preparar el archivo para realizar

negociación

6. Registrar datos de las cotizaciones en el

archivo Mínimo dos rondas de consulta.

5. Llamar a tres entidades financieras

telefónicamente, para realizar las cotizaciones

Pagador - Tesorero

1. Enviar solicitud de compra o venta a la DTN

La DTN está

interesada?

Si

NoTesorero

2. Comprar o vender divisa a la DTN

1

Tesorero

3. Enviar oficio de aceptación a la DTN y oficio

a la entidad financiera para el traslado de

recursos

Firmas autorizadas:

Tesorero.

Coordinador Grupo Interno de

Trabajo Financiero y de Servicios

al Exterior, y/o

Director Administrativo y

Financiero.








COMPRA Y VENTA DE DIVISAS



Grupo Interno de Trabajo FinancieroDependencias Relacionadas OBSERVACIONES

Pagador - Tesorero

1

Pagador - Tesorero

10. Imprimir y firmar cotización

9. Dar visto bueno a la negociación

Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero ó Coordinado Grupo Interno de

Trabajo Financiero y de Servicios al ExteriorDirector Administrativo y Financiero

11. Imprimir y firmar declaración de cambio y oficio de instrucciones dirigido a la entidad

financiera a quien se le compró

Declaración de cambio firmada por el Pagador ó Tesorero según sea el caso.Oficio de instrucciones firmado por el Pagador y Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero, ó Tesorero y Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior, según sea el caso.


13. Enviar vía electrónica a la entidad financiera a quien se le compró la divisa mientras es recogido el oficio incluido el

cheque de pago

12. Generar y firmar cheque de pago o nota débito


El cheque es firmado por dos de las personas autizadas.


14. Recibir mensaje Swit de transferencias de divisas



Fin

8. Escoger la mas económica siempre y cuando se ajuste al monto de la obligación

Pagador

Validando que no supere lo obligado por cada rubro presupuestal.

Formato GF-FO-08.

1








REINTEGROS A LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL (pesos colombianos y venta de divisa)








Inicio

1

3. Solicitar a la entidad financiera

correspondiente la generación del cheque a

nombre de la DTN

Está incluido en

nómina?

Si

No

Los documentos fuente para realizar esta

actividad son el memorando recibido del

Grupo Interno de Trabajo de Nómina y

Prestaciones Sociales sobre nómina y sus

anexos.

Esta actividad se realiza con las

deducciones de nómina.

4. Diligenciar formatos de consignación

Para llevar acabo esta actividad es

necesario contar con la información del

origen del reintegro.

Formato Consignación BR-3-477-0 del

Banco de la República.

Se debe incluir la vigencia, el número de la

obligación presupuestal y de la orden de

pago.

5. Imprimir formato de consignación y entregar

al Grupo Interno de Trabajo de

Correspondencia

1

Para consignar en el Banco de la

República.

Antes de enviar la información se debe

validar por parte del Pagador.

Es por negociación

de divisa?


1. Verificar que la negociación esté cerrada

Si

No2. Generar y sellar cheque de la pagaduría


Cuando es por negociación de divisa el

reintegro se genera por diferencial

cambiario.

Firmas autorizadas:

Pagador.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo

Financiero.

Director Administrativo y Financiero.













Fin

1

La información

es correcta?

No


11. Realizar reintegro en SIIF II con base en el

cuadro control enviado por Presupuesto

Si


10. Requerir aclaración a Presupuesto

No

2


9. Verificar en SIIF II el reintegro para su

aplicación

8. Recibir cuadro control de reintegros enviado

por Presupuesto



7. Generar fotocopia para Funcionario

Asignado de Pagaduría, Presupuesto y

Contabilidad junto con los recibos de caja

6. Recibir del Grupo Interno de Trabajo de

Correspondencia la copia sellada de la

consignación por el Banco de la República


El original de la copia sellada por el Banco

de la República debe ser conservada en el

archivo del área de Pagaduría.












Dependencias

Relacionadas OBSERVACIONES

2

No,

Consignación

en pesos

Si


14. Consignar en la cuenta del Ministerio de

Relaciones Exteriores


15. Confirmar el canje del cheque 1


16. Verificar el abono en la cuenta 1

Previa comunicación con el concepto

correspondiente.

Es cheque en

pesos?

Es cheque

en pesos ó

consignación

en pesos

13. Dar instrucción y confirmar el abono de

fondos a la cuenta destinada por el Ministerio

de Relaciones Exteriores

1

Pagador

No

Es cheque en divisa, divisas ó aviso de transferencia

Cuando es memorando del Grupo Interno

de Trabajo de Nómina y Prestaciones

Sociales, y la nómina no se ha pagado se

ordena la generación de un cheque a la

entidad financiera con el valor del

reintegro.

Previa comunicación con el concepto

correspondiente.

Es cheque en pesos ó divisa,

consignación en pesos,

divisas ó aviso de

transferencia, o memorando

de nómina?

Pagador

12. Negociar en la mesa de dinero








ELABORACIÓN Y REGISTRO DE RECIBOS DE CAJA





Inicio

1


Es divisa?

2. Preparar información para elaboración del recibo de caja Se utiliza el formato GF-FO-06 en

Pagaduría y tesorería ó en el aplicativo SIIF II si es Tesorería.Funcionario Asignado

3. Registrar datos del tercero, conceptos y vigencia presupuestales

Funcionario Asignado -Pagaduría

4. Registrar datos del tercero, conceptos y vigencia presupuestales en el recibo de caja

provisional


5. Registrar en el libro provisional

Si


6. Entregar cheque, efectivo ó avisos de transferencia al Pagador para efectuar la

negociación

Pagador

7. Entregar a Funcionario Asignado los documentos soporte de la negociación para la

elaboración del recibo de caja definitivo

No

1. Disponer de valores y fuente


Las fuentes para elaborar el recibo de caja son:

Cheque ó consignación.

Anexos nómina.

Comunicaciones u oficios.

Efectivo.

Avisos de transferencia.








ELABORACIÓN Y REGISTRO DE RECIBOS DE CAJA





Fin

1

Se entrega fotocopia según el caso al:

Grupo Interno de Trabajo Financiero -

Presupuesto,

Grupo Interno de Trabajo de Nómina

y Prestaciones Sociales.

Funcionario Asignado de Pagaduría.

A solicitud del tercero.

8. Elaborar recibo de caja definitivo en pesos

especificando la tasa de cambio de conversión



9. Imprimir recibo de caja definitivo y registrar

en libro de caja

10. Generar fotocopia y entregar a los

interesados



11. Archivar recibo de caja definitivo con

documentos soporte

No








ELABORAR, ENTREGAR CERTIFICACIONES Y COMPROBANTES SIIF II DE PAGOS





Inicio

1. Recibir la solicitud de certificación

2. Preparar datos de la información solicitada

y elaborar certificación

Pagador

3. Revisar y firmar certificación


4. Entregar al solicitante y tomar firma de

recibido

Fin

Si

Es para

funcionario?

No,

contratista

6. Archivar copia de certificación con recibido

a satisfacción y documentos soporte



5. Generar comprobante de orden de pago

SIIF II

Los comprobantes de ordenes de pago se

generan en formato Pdf y se envían vía

correo electrónico al solicitante.

Si el contratista solicita el certificado de

retención en la fuente se genera por el

área.








LIBRANZAS Y DESCUENTOS DE NÓMINA





2. Registrar la solicitud de libranza o convenio

en hoja control y generar la capacidad de

endeudamiento del funcionario solicitante para

su aprobación ante el pagador


3. Enviar al pagador la solicitud para

aprobación y revisión junto con la hoja control

Inicio


1. Recibir de las diferentes entidades o

funcionarios la libranza para su aprobación o

los convenios de descuento


5. Rechazar la solicitud de libranza o

autorización de descuento

Si

Pagador

6. Firmar la libranza o autorización de

descuento

7. Entregar al funcionario solicitante o a la

entidad

El solicitante tiene

capacidad de

endeudamiento?

No

Pagador

4. Recibir solicitud y hoja control para revisión

y validación

Se debe tener en cuenta que la solicitud

debe estar numerada, con valores y datos

correctamente diligenciados.

Adicional adjuntar el desprendible de pago;

si se trata de compra de cartera adjuntar la

solicitud de compra o correo electrónico de

la entidad.

1

1

Generar copia de la libranza aprobada

para el archivo de la Pagaduría.










Fin


11. Archivar los documentos soporte

8. Validar que el valor de los descuentos

informados por libranza o autorización de

descuento estén incluidos en la liquidación de

la nómina del mes y sean los autorizados

Pagador

1

Si

10. Reintegrar el valor de los descuentos no

autorizados a los funcionarios


9. Descontar del valor a pagar a las entidades

los descuentos no autorizados

Los descuentos por

libranza o convenio

son los autorizados?


No

1

Esta actividad se realiza una vez este la

preliquidación de la nómina por parte del

Grupo Interno de Trabajo de Nóminas y

Prestaciones Sociales.

Los aportes a cooperativas, sindicatos y

fondos no requieren autorización, sin

embargo se verifica la capacidad de

descuento del funcionario.








EMBARGOS


Pagaduría



3. Determinar la cuantía del descuento por

embargo


2. Diligenciar hoja control con el ingreso del

nuevo embargo

Inicio


1. Recibir oficio de embargo del juzgado

Pagador

6. Enviar comunicación con los datos de valor

mensual a descontar y número de cuotas al


Prestaciones Sociales


5. Devolver a Funcionario Asignado para

corrección

7. Validar que el valor de los descuentos

informados por embargos estén incluidos en la

liquidación de la nómina del mes

Verificar sobre qué pagos recae (factores

salariales) y determinar número de cuotas

y su valor.

Es correcto?

Si


4. Enviar al Pagador para su verificación

Se recibe el documento original.

1

No

Esta actividad se realiza una vez se cuente

la preliquidación de la nómina por parte del

Grupo Interno de Trabajo de Prestaciones

Sociales.








EMBARGOS



9. Adicionar este descuento a los pagos a

realizar por embargos en el mes

correspondiente


8. Descontar del valor de la nómina a pagar al

funcionario la cuota no descontada por el


Prestaciones Sociales

Fin

1

Está incluido?

No

Si

Se requiere revisión de los descuentos

previo al pago de la nómina.

Ver flujograma Depósitos Judiciales.








DEPÓSITOS JUDICIALES







Inicio

2. Generar registro en base de datos (hoja

control) realizando la conversión a pesos, si

es de nómina externa, y confrontar los anexos

de nómina con la información de juzgados y

valores

1. Revisar los anexos correspondientes a

embargos incluidos en la nómina general

enviados por el Grupo Interno de Trabajo de

Nóminas y Prestaciones Sociales, y los que se

requiera incluir

Fin


3. Registrar información en software de

embargos

4. Generar reporte del software y validar

información con hoja control


5. Guardar información en medio magnético

para entregar a la entidad financiera

respectiva


6. Diligenciar formatos de la entidad financiera

para pago, entregar los cheques y archivo

magnético para mensajería

7. Recibir reporte de pago con sello de la

entidad financiera


8. Archivar reporte

Para realizar esta actividad, previamente

las deducciones de nómina deben estar

disponibles en bancos y generados lo

cheques para el pago de embargos; los

cheques solicitados a la entidad financiera

deben coincidir en la confrontación.

Aplicativo DOS.

Nómina general Planta Interna y Nómina

general Planta Externa.

Semestralmente se informa a los diferentes

juzgados los pagos realizados.








PAGO DE IMPUESTOS




Funcionario Asignado - Contabilidad

Funcionario Asignado - Pagaduría-Tesoreria


Inicio

4. Verificar las deducciones de retención en la fuente correspondientes al periodo a declarar

en SIIF II y solicitar a la DTN el situado


5. Verificar al siguiente día hábil en la cuenta bancaria del Ministerio o del Fondo Rotatorio

el abono del dinero por parte de la DTN

6. Identificar la causa por la cual el situado no fue exitoso y dar solución


7. Generar los cheques de la entidad para los respectivos pagos

Se recibió la transferencia?

NoSi

1

Si corresponde a gastos generales o transferencias una vez se confirme el situado de fondos de la DTN se generará cheque de la entidad de pagaduría y tesorería.

La verificación se efectúa con la base de datos del área.

1. Causar el Impuesto de Timbre en el caso del Fondo Rotatorio


2. Monetizar el Impuesto Timbre

Funcionario Asignado - Tesorería-Pagaduría

3. Reportar Impuesto de Timbre a pagar con el auxiliar enviado por Contabilidad

El pago del Impuesto de Timbre corresponde únicamente al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Tener en cuenta el procedimiento de Contabilidad en los actividades de Declaración Tributaria a Secretaría de Hacienda y DIAN.

Para llevar a cabo estas actividades se debe recibir el formato GF-FO-37 Cuadro de negociación impuesto timbre en el exterior.

Con base en la información registrada y enviada por Contabilidad en el formato GF-FO-50 Retención en la fuente e impuesto timbre a declarar y pagar.








PAGO DE IMPUESTOS




Pagador-Tesorería

9. Declarar por medio electrónico en la página web de la DIAN

Es de impuestos nacionales?


10. Imprimir declaración y recibos oficial de pago para su trámite

1

Pagador-Tesoreria

11. Diligenciar formulario en la página Web

Si

No


8. Generar y adjuntar reporte de deducciones a declarar de acuerdo a la cuenta

presupuestal y concepto de retención

2

El reporte de deducciones es generado desde el aplicativo SIIF II.








PAGO DE IMPUESTOS




2

13. Recibir reporte de pago con sello de la entidad financiera



12. Pagar a la entidad financiera correspondiente, entregar recibos oficiales de

pago y/o formulario físico junto con los cheques para mensajería



Fin








PAGO DE PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIÓN DE APORTES - PILA



2. Recibir del Grupo Interno de Trabajo de

Nóminas y Prestaciones Sociales la PILA y los

valores de CN del mes a pagar de

Contabilidad


3. Confrontar el valor de las obligaciones + CN

los cuales deben ser iguales a la PILA

Inicio


1. Verificar que las deducciones de nómina y

valores de obligaciones (a cargo del

empleador) correspondientes a la seguridad

social, se encuentren situadas en las cuentas

del Ministerio de Relaciones Exteriores


4. Devolverlo a Contabilidad

Si


5. Entrar al operador con el cual el Grupo

Interno de Trabajo de Nóminas y Prestaciones

Sociales validó la PILA

6. Imprimir comprobante de pago electrónico


Del área de Presupuesto del Grupo Interno

de Trabajo Financiero se recibe hoja

control en el cual se detalla el valor a pagar

a cada Fondo, EPS, ARP y Parafiscales.

El valor es igual?

No



Fin

El detalle de los aportes realizados por

PILA a cada una de las entidades

beneficiarias se archiva electrónicamente.








RECAUDOS POR BANCO (Transferencia)


de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas OBSERVACIONES




Inicio

2. Elaborar comprobante de ingresos provisional

Por concepto de venta de pasaportes, apostilla y visas.

3. Confrontar con extracto bancario los valores consignados en la cuenta bancaria por

embajadas, misiones, concepto, gobernaciones y sedes Bogotá

1. Recibir consignaciones en cuentas bancarias (dólares, y pesos)


6. Registrar el valor del ingreso al SIIF II, teniendo en cuenta los datos del beneficiario,

concepto y cuenta bancaria

El usuario se acercó a la ventanilla de la

Tesorería?

Si

No


4. Analizar el valor de recaudo, oficina expedidora, tipo de recaudo, comisiones

bancarias, etc

5. Verificar por oficina expedidora el valor recaudado y concepto



7. Imprimir comprobante de ingreso definitivo y revisar que el concepto, beneficiario y valor

fueron registrados correctamente

1
















Fin

10. Generar cierre diario

11. Archivar una copia y enviar otra copia a

Contabilidad

9. Anexar documentos soporte al boletín de

bancos

8. Generar boletín diario de bancos y

confrontar con saldo bancario

1








RECAUDOS POR RECIBOS DE CAJA




Inicio

1. Recepcionar recibos de caja



4. Analizar y seleccionar el concepto al cual corresponda


5. Generar comprobante de caja

No

Fin

Es efectivo?


3. Revisar conceptos reintegros, recursos e imputación

6. Revisar y dar visto bueno al comprobante de ingreso a caja o bancos

7. Expedir recibos de caja


Si

Si es divisa para vender ver flujograma de Compra y Venta de Divisa.

En caja se recibe: Efectivo (Dólares), por concepto de

viáticos..Ingresar en formato GF-FO-06 Recibo de caja.

Los reintegros se realizan por:

Vigencias anteriores

Vigencia actual

Viáticos vigencia anterior








INVERSIÓN FORZOSA (Compra de Títulos TES, Clase B)





Tesorero

Tesorero


Tesorero

Inicio

1

5. Adjuntar lista de títulos posibles a invertir de la DTN

1. Recibir información del MHCP y realizar valorización TES

4. Revisar en comité de inversión los informes y elaborar acta

Se puede invertir?

3. Verificar con contabilidad y elaborar acta de verificación

Suscripción de la respectiva inversión acordando el monto, la tasa de interés y el titulo que se va a adquirir

1No

Si

2. Elaborar informes de cálculo de disponibilidad y suscripción de inversiones

Tesorero

6. Decidir la emisión en la cual se invertirá

7. Enviar oficio de confirmación a la Entidad Financiera que tiene la custodia del depósito central de valores, sobre la suscripción de la

inversión

Una vez se tome la decisión se informa telefónicamente a la DTN sobre la emisión en la cual se invertirá.








INVERSIÓN FORZOSA (Compra de Títulos TES, Clase B)


Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas OBSERVACIONES

Contabilidad

Tesorero

Tesorero

Fin

1

11. Enviar oficio a la DTN solicitando instrucciones para cumplimiento

8. Registrar la operación en SIIF II

10. Imprimir los soportes correspondientes y archivarlos

1

12. Rotar portafolio

Tesorero

Es aprobado?

Si

No


9. Radicar informe definitivo en la DTN

Sigue en el flujograma “Inversión forzosa (Venta de Títulos TES, Clase B)”








INVERSIÓN FORZOSA (Venta de Títulos TES, Clase B)

Dependencias Relacionadas Grupo Interno de Trabajo Financiero y


Tesorero

Tesorero

Tesorero

Tesorero

Tesorero

OBSERVACIONES

Inicio

4. Solicitar tres cotizaciones adicionales a

entidades financieras de los Títulos a ofrecer

La Dirección del

Tesoro Nacional

entra a comprar los

títulos?

5. Citar Comité de inversión

1. Enviar oficio de oferta y recibir respuesta

del Ministerio de Hacienda y Crédito Público

para verificar las tasas de venta

3. Confirmar con la DTN los Títulos a vender

2. Establecer el monto que se requiere

NoSi

1

Es aprobada?

No

SiTesorero

6. Decidir títulos TES a vender








INVERSIÓN FORZOSA (Venta de Títulos TES, Clase B)



Tesorero


Fin

1

8. Enviar a la entidad financiera

correspondiente para efectuar el traslado de

los títulos

Tesorero

9. Registrar el ingreso de los pesos a la

entidad financiera

7. Enviar a la DTN oficio de confirmación

Tesorero

Si








AUTORIZACIONES CUENTAS CORRIENTES MISIONES Y CONSULADOS


de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas

Coordinador

Dirección Administrativa y Financiera

Coordinador

OBSERVACIONES

Inicio

4. Enviar al solicitante los formatos a

diligenciar y firmar

1. Recibir solicitud formal de la Embajadas y

Misiones Diplomáticas y Consulares de

Colombia en el Exterior

3. Asignar consecutivo de acuerdo con el libro

de registro

La solicitud debe justificar la apertura o

cancelación de la cuenta bancaria.

Si es apertura de cuenta bancaria se debe

tener en cuenta los criterios establecidos

en el artículo 20 del Decreto 359 de 1995.

Las Embajadas y Misiones Diplomáticas y

Consulares de Colombia en el Exterior

pueden tener cuentas bancarias para los

siguientes conceptos:

Gastos de funcionamiento.

Nómina, y

Recaudos.

En aquellos países en donde se requiera el

manejo de recursos en moneda local,

podrán adicional a las anteriores, abrir una

cuenta bancaria para el manejo de los

gastos de funcionamiento en dicha

moneda.

No pueden existir dos o más cuentas para

el manejo de recursos por el mismo

concepto.

Cuando la solicitud sea de cancelación se

debe tener en cuenta que la cuenta

bancaria haya sido abierta con una

anterioridad de por lo menos un año.

La solicitud es

aprobada?Si

No

Director Administrativo y Financiero

2. Informar al solicitante que su solicitud no

fue aceptada por el no cumplimiento de los

requisitos

1

Los formatos a diligenciar y firmar son:

GF-FO-94 Autorización Apertura

Cuenta en el Exterior.

GF-FO-95 Información Cuenta

Autorizada en el Exterior,

GF-FO-96 Solicitud de Cancelación

de Cuenta en el Exterior.

Si

Es de

autorización de

apertura?

No

Embajador ó Jefe de Misión

5. Diligenciar, firmar y enviar formatos según

correspondan

6. Efectuar el registro o modificaciones de las

cuentas bancarias en el sistema

Tesorero

Fin








MANEJO CUENTAS DE COMPENSACIÓN


de Servicios al ExteriorDependencias Relacionadas


OBSERVACIONES

Inicio

3. Preparar mensual la información para el

diligenciamiento del formulario No.10 del

Banco de la República

Fin

Se transmite la información con firma

electrónica respaldada con certificación

digital.

4. Transmitir la información a través del

sistema de información del Banco de la

República



2. Registrar el usuario operador con el perfil

asignado

Representante Legal

1. Suscribir en el sistema de información del

Banco de la República el convenio para

utilizar el servicio electrónico

6. Imprimir el reporte de envío


Fue exitosa?

No


5. Identificar la causa y dar pronta solución

Si

Tener presente la cartilla de Cuentas de

Compensación para el diligenciamiento

electrónico en el sistema de información

del Banco de la República.








8. PUNTOS DE CONTROL REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Registro pagos en SIIF II)

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2 Adulteración de un poder o autorización falsificado

Exigir el poder original cada vez que empiece el periodo.

Cada vez que se venza la vigencia del

poder Pagador Poder original

9

Invertir cifras en las actividades de transferencia o en la elaboración de cheques. Recursos Propios.

Realizar verificación en tres instancias:

Giros

Firmas autorizadas

Caja

Cada vez que se presente

Funcionario Asignado Tesorería

Ajuste en el sistema y

generación de un nuevo pago si hay saldo pendiente

15 Transferir o consignar el pago a una cuenta errada.

Validar cada una de las transferencias.

Cada vez que se realice consignación o

transferencia


Certificación bancaria ó

comunicación escrita


PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

17 Pagos extemporáneos en las deducciones de nómina

Seguimiento al cronograma de pagos

Cada vez que se presente (cada mes)

Pagador Cronograma de

pagos

REGISTRÓ Y ELABORACIÓN DE PAGOS (Sentencias y conciliaciones)

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD



Exigir el poder original. En el evento que

corresponda Pagador Poder original

REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (pago de nómina planta interna)

PUNTOS DE CONTROL



Exigir el poder original cada vez que empiece el periodo



3 y 5 Generar los archivos incorrectos para el proceso para la entidad financiera

Validar los reportes y listados de SIAD y de la entidad financiera

Cada vez que se presente pago de

nómina


Reportes y listados de SIAD y entidad

financiera








REGISTRO Y ELABORACIÓN DE PAGOS (pago nómina planta externa, prestaciones sociales en el exterior, personal local)

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


5 a 8 Generar los archivos incorrectos para el pago

Validar los reportes y listados de SIAD

Cada vez que se ordene pago


Reportes y listados de SIAD


Exigir el poder original cada vez que empiece el periodo



13 El giro no llegue correctamente al beneficiario del pago.

Verificar el valor y el beneficiario del pago del mensaje Swift con las instrucciones enviadas a la entidad financiera



Mensaje Swift e instrucciones

OTROS GIROS AL EXTERIOR

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


6 El giro no llegue correctamente al beneficiario del pago.

Verificar el valor y el beneficiario del pago del mensaje Swift con las instrucciones enviadas a la entidad financiera



Mensaje Swift e instrucciones

COMPRA DE DIVISAS

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


8 Sobrepasar el monto máximo de obligación en los rubros presupuestales

Controlar costos por rubro presupuestal mediante

hoja control

Cada vez que se negocie

Pagador Archivo de

negociación

5 Existe discrepancia entre la tasa de negociación y la escrita

Verificar los valores antes del cierre de la

negociación con la entidad bancaria

Cada vez que se negocie

Pagador Cotización

Todo el procedim

iento

Registrar en moneda que no corresponde.

Verificar: que la moneda de cambio sea la correcta



Documentos soporte del

sistema

REINTEGROS A LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


5

Efectuar un reintegro que no proceda o efectuarlo en la cuenta bancaria de vigencia equivocada

Disponer de la información completa para continuar con el procedimiento

Cada vez que se efectúe un reintegro


Pagador

Consignación de reintegro y soportes








ELABORACIÓN Y REGISTRO DE RECIBOS DE CAJA PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


1

No detallar los conceptos presupuestales correctamente por omisión, y error en su elaboración o documentación soporte

Cotejar soportes con información fuente.



Pagador

Recibo de caja y soportes

ELABORAR, ENTREGAR CERTIFICACIONES Y COMPROBANTES SIIF II DE PAGOS PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


2 Generar una certificación con información errada.

Confrontar la certificación y la solicitud antes de la

firma



Pagador

Certificación y solicitud

5 Generar comprobante de orden de pago presupuestal SIIF II incorrecto.

Confrontar la solicitud y el comprobante de orden de pago presupuestal SIIF II

antes de la firma



Pagador

Comprobante de orden de pago

presupuestal SIIF II y solicitud


PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


2, 3 y 4

Aprobar y autorizar libranzas y descuentos en nómina a funcionarios que no tengan capacidad de endeudamiento.

Validar libranzas y descuentos en nómina con hojas control antes de su

aprobación



Pagador

Hojas control de libranzas y descuentos

8 No identificar un descuento o una libranza no autorizada en la liquidación de nómina.

Validar las libranzas y descuentos en nómina con hojas control antes de su

pago


Pagador Hojas control de

libranzas y descuentos

EMBARGOS

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


8

No identificar que un descuento por embargo no esté incluido en la liquidación de nómina.

Validar los embargos y las hojas control antes de su

pago


Pagador Hojas control de

libranzas y descuentos








DEPÓSITOS JUDICIALES PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


1

Que en las novedades de nómina no se incluya la totalidad de los descuentos por embargos.

Validar la información de embargos frente a los descuentos por este concepto.


Pagador Cuadro control

validado

4 Generar reporte de depósitos judiciales con información errada.

Validar la información de los depósitos y cuadro control.


Pagador Depósito Judicial

PAGOS DE IMPUESTOS

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


11 Declarar valores incorrectos.

Validar información antes de declarar por las

instancias correspondientes


Pagador Hoja control

13 Diligenciamiento incorrecto de los formularios.

Verificar la información de la declaración y el

formulario diligenciado antes de la firma.


Pagador

Tesorero Formulario

14 Pagar inoportunamente por incumplimiento de las fechas establecidas.

Revisar calendario, fecha límite de pago


Pagador

Tesorero N.A.

PAGO PILA

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


2

Pagar inoportunamente por incumplimiento de las fechas establecidas o por fallas en el operador PILA.

Efectuar el pago de la PILA con anticipación de

acuerdo a las fechas establecidas para detectar y solucionar los posibles

eventos


Pagador Pago PILA


PUNTOS DE CONTROL


Todo el procedim

iento

Ingresar cifras invertidas al sistema

Verificar y revisar los boletines de Tesorería o

registros



Boletines con soportes








RECAUDOS POR RECIBOS DE CAJA PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


Todo el procedim

iento

Ingresar cifras invertidas al sistema

Verificar y revisar los boletines de Tesorería o

registros



Boletines con soportes

INVERSIÓN FORZOSA (Compra y Venta)

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


Todo el procedim

iento Incumplimiento de la norma.

Llevar a cabo las actividades propias del

Comité de Inversión


Comité de Inversión Actas de Comité e

Informes

MANEJO CUENTAS DE COMPENSACIÓN PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD


Todo el procedim

iento No presentar el informe.

Tener en cuenta las fechas establecidas para

la presentación del informe


Tesorero Informe de cuentas de compensación

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