CONTROL DE REVISIONES - Cancillería … · • Las consignas de seguridad deberán estar...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: INSTRUCTIVO CODIGO: GA-IN-01

NOMBRE: GESTIÓN ADMINISTRATIVA / CONSIGNAS SEGURIDAD Y VIGILANCIA VERSION: 4

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SEVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 1 de 73

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Elaboró Hugo Solano/ Cesar Cufiño Cufiño FV: 02/10/2018

Fecha de Vigencia: 02/10/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Implementación de las Consignas de Seguridad en el Ministerio de Relaciones Exteriores, en las sedes de centro, Pasaportes Calle 98, Pasaportes Calle 53, Cartagena de Indias D.C

2 Actualización general de las respectivas consignas

3 Actualización general de las respectivas consignas incluyendo modificaciones a la sede de Cartagena.

4

Actualización general de las respectivas consignas, en relación, con relación a: En la sede de Calle 98, Coordinaciones de Visas y Apostilla se suspenden las consignas de los puestos de seguridad para los bancos debido a que estos fueron retirados, en la, sede centro se procedieron a ingresar nuevas consignas dado que se activó el control de ingreso a los subcontratistas a través lector código de barras. En general se dividieron las consignas en particulares y en generales para todos los puestos de seguridad.

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

HUGO ARMANDO SOLANO GARCIA TECNICO ADMINISTRATIVO 20/09/2018

CESAR AUGUSTO CUFIÑO CUFIÑO ASESOR SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

20/09/2018

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRÁN COORDINADORA 01/10/2018

REVISÓ CARGO FECHA

EDGAR ALBERTO MARTINEZ GARCIA COORDINADOR GIT DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS 02/10/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRAN JEFE OFICINA ASESORA DE

PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL (E)

02/10/2018







1. OBJETIVO Establecer las consignas para todos y cada uno de los puestos de seguridad en el Ministerio de Relaciones Exteriores y las oficinas satélites, de atención al ciudadano en Bogotá y Cartagena de Indias D.T. y C. 2. ALCANCE Este instructivo contiene las consignas para cada sede describiendo las funciones específicas y generales del ejercicio, como guía para el buen desempeño por parte de los guardas de seguridad. 3. DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL REGISTRO DE DATOS PERSONALES: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales suministrados por el titular para el ingreso a las instalaciones de la entidad. CONSIGNA: Orden suministrada por parte de la empresa de seguridad, con el objetivo que sea cumplida por parte de los guardas de seguridad en el Ministerio de Relaciones Exteriores y las oficinas satélites, de atención al ciudadano en Bogotá y Cartagena de Indias D.T. y C. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales en nombre del responsable del tratamiento. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos. TITULAR: Persona natural dueña de los datos personales. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.







4. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• GA-FO-50 Autorización salida de elementos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

• GA-FO-36 Supervisión estado de vehículos

• GA-FO-11 Autorización entrada de personal

• GA-FO-49 Control de Registro de bienes y equipos de proveedores externos para la prestación de los servicios al interior del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

• GA-FO-05 Solicitud de ingreso al parqueadero 2

• GA-FO-13 Formato vehículos fin de semana

• GA-FO-51 Control de registro en porterías de ingreso de personal externo, a eventos en el ministerio de relaciones exteriores y su fondo rotatorio.

• Control de Acceso y Registro de Visitantes CARIBU

• Minutas de seguridad

5. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

• Sistema de control de acceso y registro para ingreso de visitantes “CARIBU”

• Base de datos en Excel control de vehículos de funcionarios.

6. DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO

Durante y posteriormente al desarrollo de las actividades que se adelanten en el marco del presente instructivo, los servidores públicos y contratista del Ministerio de Relaciones Exteriores encargados de la recolección, uso, procesamiento, almacenamiento, supresión y en general del tratamiento datos suministrados por el Titular, estará ceñidos al estricto acatamiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, Régimen General de Protección de Datos Personales, así como, en los lineamientos que señale la Entidad en sus diferentes normas, procedimientos y en la Política de Tratamiento de Información publicada en la página web. www.cancilleria.gov.co

http://www.cancilleria.gov.co/







• Las consignas de seguridad deberán ser actualizadas cada vez que surjan modificaciones o necesidades en el servicio, o por cambio del contratista adjudicante.

• Las consignas de seguridad deberán estar disponibles en cada puesto de trabajo, mediante un documento físico y se

deberán mantener en buen estado. Para los guardas que se encuentran ubicados en las zonas perimetrales, dichas

consignas quedaran ubicadas en la Academia Diplomática.

• Es responsabilidad de la empresa de seguridad adjudicataria del contrato velar por su aplicación y de su seguimiento,

en cabeza del supervisor, sala de monitoreo y líder de sede.

• Las consignas al personal de seguridad deberán ser socializadas, cada vez que haya un guarda nuevo en el puesto de

trabajo.

• En caso de incumplimiento de la aplicación de las respectivas consignas de seguridad, el encargado de seguridad por

parte del Ministerio procederá a notificar por escrito al gerente de contrato de la empresa adjudicatoria del respectivo

incumplimiento.

• Es responsabilidad de la empresa adjudicataria del respectivo contrato brindar capacitación a sus funcionarios en

relación con el conocimiento y aplicación acerca de la ley 1581 de 2012 de protección de datos.







Consignas de Seguridad 2018

NOMBRE DEL PUESTO: PORTERÍA PALACIO SAN CARLOS

CONSIGNAS GENERALES.

Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida. CONSIGNAS PARTICULARES

1. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes, pasantes y personal de apoyo, solicitándoles portar el carné en un lugar visible; a los visitantes pasarlos a recepción para realizarles el registro correspondiente, verificar que el funcionario se dirija a la recepción a recibirlo.

2. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, el guarda de seguridad debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autorización para que salgan dichos elementos.

3. Informar inmediatamente al supervisor de turno o al CCTV cualquier novedad que se presente en su puesto de trabajo, y en el servicio nocturno permanecer en su puesto asignado donde las cámaras los puedan identificar (recepción), a excepción de las rondas perimetrales, horas de alimentación o cuando sean requeridos para un apoyo por el supervisor de turno.

4. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería; remitirlos a la oficina de correspondencia, carrera 5 # 9-03 edificio Marco Fidel Suarez; ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los funcionarios, Contratistas, Pasantes, Judicantes y personal de apoyo.

5. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; para ingreso de personal que se dirija a una reunión, se debe tener el listado respectivo enviado por la oficina de Seguridad y se coordinara con la recepcionista para el ingreso controlado.

6. Utilizar el detector manual de metales para inspeccionar a todo visitante que no sea de rango diplomático, si trae armamento realizar el procedimiento adecuado, acompañarlo para que realice el descargue respectivo y lo guarde en el armerillo que se encuentra ubicado en el puesto.

7. La portería Palacio de San Carlos es la única autorizada para el ingreso de personal los fines de semana y festivos, previo diligenciamiento en el sistema de Servicios Administrativos Permisos fin de semana, el cual el guarda de seguridad tendrá que comunicarse con Monitoreo CCTV, para confirmar si hay una autorización, en caso que el sistema no funcione se tendrá como soporte el formato GA-FO-11 con las firmas autorizadas, por lo tanto deben de llevar un estricto control de ingreso y salida al personal autorizado y anotar en la minuta respectiva para tal fin.

8. Después de las 19:00h el guarda de la portería de San Carlos deberá realizar el respectivo control de salida del personal de apoyo, en el sistema Caribu.







9. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o por el CCTV, con el debido respeto.

10. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo de la recepción para asuntos personales, darle uso adecuado al teléfono, este es para comunicarse en caso de urgencia o para anunciar visitantes. no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.

11. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, IPad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

NOMBRE DEL PUESTO: RECEPCIÓN SAN CARLOS (2 SERVICIOS).


Recibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo según programación, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

CONSIGNAS PARTICULARES.

1. Para el ingreso al sistema de la recepción tendrá una clave personal, la cual no puede divulgarla a ninguna persona. 2. Solicitar a los funcionarios, contratistas, judicantes, pasantes y personal de apoyo, portar el carné de identificación

en un lugar visible; identificar a los visitantes pidiendo un documento con fotografía, anunciarlo y registrarlo, previa autorización por el funcionario visitado, llevar el control para que el funcionario lo reciba y lo deje nuevamente en la recepción.

3. Ingresar en el sistema al visitante e identificarlo con el sticker impreso y solicitarle que lo porte en un lugar visible, a su salida debe entregar el sticker correspondiente, en el momento de no tener sistema para el registro respectivo, se realizara un registro manual de control de visitantes con la huella respectiva.

4. Atender personal y telefónicamente a los funcionarios, contratistas, judicantes, pasantes, personal de apoyo y usuarios de manera respetuosa; colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el supervisor de turno o el CCTV.

5. Informar inmediatamente al supervisor de turno o al CCTV cualquier novedad que se presente en su puesto de trabajo.

6. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería; remitirlos a la oficina de correspondencia, carrera 5 # 9-03 edificio Marco Fidel Suarez; ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes, estudiantes y personal de apoyo.

7. Suministrar los volantes de información sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores a las personas que lo requieran.

8. Para ingreso de personal que se dirija a una reunión, se debe tener el listado respectivo enviado por la oficina de Seguridad y se coordinará con el guarda de la portería para el ingreso controlado, de no ser así el visitante tendrá que realizar el respectivo registro.







9. Registrar en la minuta todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que salgan o ingresen por esta portería, y que vayan a hacer trasladados de un edificio a otro, por funcionarios autorizados de la sede Centro.

10. Los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, la recepcionista debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autorización para que salgan dichos elementos. en caso de que el sistema no funcione se tendrá como soporte el formato GA-FO-50 con las firmas autorizadas, por lo tanto, deben de llevar un estricto control de ingreso y salida de los elementos y registrarlos en la minuta.

11. El personal que trae armamento, la recepcionista debe realizar el respectivo registro del ingreso del arma, he indicarle donde está ubicado el armerillo.

12. Prohibido realizar el servicio de solicitud de taxis para el personal que labora en el Ministerio de Relaciones Exteriores.




NOMBRE DEL PUESTO: ASCENSOR PALACIO SAN CARLOS.


Recibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno, y cumplir con su horario de trabajo de las 08:00 a las 18:00 horas diurno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida. CONSIGNAS PARTICULARES

1. Operar el ascensor para facilitar el desplazamiento de los funcionarios y visitantes, dando prioridad al señor (a) Ministro (a) y Viceministros (as).

2. Observar que no queden paquetes o elementos extraños dentro del ascensor; informar de inmediato cualquier novedad al supervisor de turno o al CCTV.

3. Solicitar el porte del carné en un lugar visible, atender a los funcionarios, contratistas, judicantes, pasantes, usuarios de manera respetuosa y exigir la identificación respectiva en un lugar visible.

4. Identificar a los visitantes verificando que se encuentren acompañados por el funcionario de la oficina respectiva, cuando se realicen reuniones en los salones Protocolario e Indalecio Liévano estar en comunicación con los puestos de diamante 3, diamante 6, y la recepción San Carlos para los ingresos controlados.







5. Informar de manera inmediata cualquier daño o mal funcionamiento del ascensor. 6. Mantener el ascensor en el primer piso, en óptimo estado de aseo; colaborar con los requerimientos de apoyo

solicitados por el supervisor de turno o el CCTV. 7. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa

autorización por el supervisor de turno o por el CCTV con el debido respeto. 8. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, IPad, GPS, etc.), consumir alimentos

y fumar durante el servicio. 9. Prohibido guardar paquetes o maletas, ni asumir responsabilidades de custodia de elementos; mantener el respeto

con sus compañeros de trabajo.

NOMBRE DEL PUESTO: GUARDA TERCER PISO PALACIO SAN CARLOS


Recibir el puesto enterándose de las consignas, pasar revista de todo el piso y salones principales, reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

CONSIGNAS PARTICULARES

1. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, solicitando portar el carné de identificación en un lugar visible; verificar que los visitantes se encuentren acompañados por el funcionario.

2. Cuando un visitante llegue al tercer piso, ya sea por el ascensor o por las escaleras y que no se encuentre acompañado por un funcionario, debe comunicarse inmediatamente con el supervisor de turno para realizarle el acompañamiento hasta la recepción.

3. Estar atento y pendiente de todo el personal que asista a las reuniones del Ministro (a), Viceministro (a), en los salones Protocolarios e Indalecio Liévano.

4. Al terminar las reuniones en los salones Protocolario e Indalecio Liévano verificar que no queden elementos y equipos abandonados, si esto llegare a suceder recogerlos y entregarlos al supervisor de turno, realizando la anotación respectiva en la minuta del puesto.

5. Tener bajo llave los salones Protocolario e Indalecio Liévano, y solo se realizará la apertura para las reuniones correspondientes, previa autorización.

6. Informar inmediatamente al supervisor de turno o al Circuito Cerrado de Televisión cualquier novedad que se presente en su puesto de trabajo, y en el servicio nocturno permanecer en su puesto asignado donde las cámaras lo puedan identificar, a excepción del horario de alimentación o cuando sean requeridos para un apoyo por el supervisor de turno.

7. El guarda de seguridad que recibe a las 18:00 horas, debe estar pendiente del ascensor de San Carlos hasta que no se encuentren laborando en las oficinas los funcionarios del 2 y 3 piso.







8. No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los funcionarios, Contratistas, Judicantes y Pasantes.

9. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores. 10. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa

autorización por el supervisor de turno o por el Circuito Cerrado de Televisión, con el debido respeto. 11. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, IPad, GPS, etc.), consumir alimentos

y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

NOMBRE DEL PUESTO: PERIMETRAL CALLE DECIMA CARRERA SEXTA ESQUINA


Recibir y entregar el puesto en la esquina de la carrera sexta con calle décima enterándose de las consignas, verificando los contadores y tapas metálicas del acueducto sobre el andén de la carrera 6' entre calles 10 y 9, que no haya paquetes sospechosos, luego reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 hor as nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


1. La calle decima es peatonal y de uso restringido para vehículos, no debe ser usado como parqueadero, ni como vía de paso vehicular, por lo cual debe identificar plenamente a la persona que solicita su ingreso, y mantener el control con el apoyo del Circuito Cerrado de Televisión, diamante 3 y diamante 8 y no suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores.

2. Si observa presencia de personas sospechosas, vehículos y motos abandonados o sospechosos, informar inmediatamente al Circuito Cerrado de Televisión y al supervisor de turno para mantener el control respectivo.

3. Está prohibido por parte del guarda solicitar taxis para el servicio de los funcionarios de la Cancillería. 4. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa

autorización por el supervisor de turno o por el Circuito Cerrado de Televisión, con el debido respeto. 5. Las coordinaciones durante el servicio deben realizarse por el radio de comunicación y directamente al supervisor

de turno o al Circuito Cerrado de Televisión. 6. En el turno de la noche debe acatar las órdenes impartidas por el supervisor de turno para realizar las rondas

correspondientes. 7. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, IPad, GPS, etc.), consumir alimentos

y fumar durante el servicio. 8. Prohibido guardar paquetes o maletas, ni asumir responsabilidades de custodia de vehículos, motos, bicicletas y

demás elementos; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.







NOMBRE DEL PUESTO: PERIMETRAL CALLE DECIMA CARRERA QUINTA ESQUINA


1. Recibir y entregar el puesto en la esquina de la carrera quinta con calle décima enterándose de las consignas,

verificando los contadores y tapas metálicas del acueducto sobre el andén de la carrera 5 entre calles 10 y 9, que no haya paquetes sospechosos, luego reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida. CONSIGNAS PARTICULARES

1. La calle decima es peatonal y de uso restringido para vehículos, no debe ser usado como parqueadero, ni como vía

de paso vehicular, por lo cual debe identificar plenamente a la persona que solicita su ingreso, y mantener el control con el apoyo del Circuito Cerrado de Televisión, diamante 3 y diamante 20 y no suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores.

2. Si observa presencia de personas sospechosas, vehículos y motos abandonados o sospechosos, informar inmediatamente al Circuito Cerrado de Televisión y al supervisor de turno para mantener el control respectivo; está prohibido abordar taxis para el servicio de los funcionarios de la Cancillería.

3. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o por el Circuito Cerrado de Televisión, con el debido respeto.

4. Las coordinaciones durante el servicio deben realizarse por el radio de comunicación y directamente al supervisor de turno o al Circuito Cerrado de Televisión.

5. En el turno de la noche debe acatar las órdenes impartidas por el supervisor de turno para realizar las rondas correspondientes.

6. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, IPad, GPS, etc.), consumir alimentos, recibir visitas y fumar durante el servicio.

7. Prohibido guardar paquetes o maletas, ni asumir responsabilidades de custodia de vehículos, motos, bicicletas y demás elementos; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

NOMBRE DEL PUESTO: PORTERÍA ACADEMIA DIPLOMÁTICA


Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.







NOMBRE DEL PUESTO: RECEPCIÓN ACADEMIA DIPLOMÁTICA






3. Ingresar en el sistema al visitante e identificarlo con el sticker impreso y solicitarle que lo porte en un lugar visible, a su salida debe entregar el sticker correspondiente, en el momento de no tener sistema para el registro respectivo, se realizara un registro manual de control de visitantes con la huella respectiva



















NOMBRE DEL PUESTO: PORTERÍA CASA LOMA





















NOMBRE DEL PUESTO: RECEPCIÓN CASA LOMA

























NOMBRE DEL PUESTO: APOYO REJA ALMACÉN

CONSIGNAS GENERALES

Recibir el puesto enterándose de las consignas, realizar revista minuciosa del área del parqueadero y reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 0700 a las 19:00 horas, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.








1. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, en las motos por el parqueadero reja almacén, solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren registradas en el sistema, al personal de apoyo que ingrese a esta área, deberá indicarle que debe acercarse a la garita a realizar el respectivo control de acceso en el Sistema caribu.

2. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso, salida y firma por el parqueadero reja almacén, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el funcionario, supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores

3. Si observa presencia de personas sospechosas, vehículos y motos abandonadas o sospechosas sobre la carrera 5 entre calles 9 y 10, informar inmediatamente al supervisor de turno y al Circuito Cerrado de Televisión para mantener el control respectivo.

4. Todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar de las instalaciones, deben diligenciar el formato correspondiente GA-F0-50, con las firmas autorizadas. Los equipos electrónicos (portátiles y demás) que ingresen o salgan y que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores se deben registrar en la minuta establecida.

5. Cuenta con un guarda de apoyo a partir de las 08:00 horas en el parqueadero reja almacén y usted se pueda desplazar al parqueadero funcionarios para colaborar en la requisa de ingreso de vehículos y motos en las horas pico.

6. Pasar revista junto con el formato GA-FO-36 para un mejor control del estado del vehículo en la parte exterior; permanecer en constante recorrido por el parqueadero de funcionarios para evitar novedades que se puedan presentar por daños en los vehículos al momento de estacionar o salir y realizar la anotación en minuta e informar al supervisor de turno o al Circuito Cerrado de Televisión si se llegare a presentar.

7. No permitir el ingreso y salida de personas particulares, funcionarios, contratista, pasantes y judicantes a pie por el parqueadero reja almacén; el acceso únicamente es para vehículos que entregan elementos al almacén del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y los demás vehículos previa autorización por el funcionario, supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión.

8. Colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión, por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión, con el debido respeto.

9. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo de la garita para asuntos personales, darle uso adecuado al teléfono, este es para comunicarse en caso de urgencia o para anunciar visitantes. no tiene permitido insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.








NOMBRE DEL PUESTO: PORTERÍA MARCO FIDEL SUAREZ







4. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería, ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los funcionarios, Contratistas, Pasantes, Judicantes y personal de apoyo.














NOMBRE DEL PUESTO: RECEPCIÓN MARCO FIDEL SUAREZ


Recibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo según programación, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida. CONSIGNAS PARTICULARES.






6. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería, ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes, estudiantes y personal de apoyo.




10. Los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, la recepcionista debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autorización para







que salgan dichos elementos. en caso de que el sistema no funcione se tendrá como soporte el formato GA-FO-50 con las firmas autorizadas, por lo tanto, deben de llevar un estricto control de ingreso y salida de los elementos y registrarlos en la minuta.





15. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

NOMBRE DEL PUESTO: PARQUEADERO DE FUNCIONARIOS-GARITA


Recibir el puesto enterándose de las consignas, realizar revista minuciosa del área del parqueadero y reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida. CONSIGNAS PARTICULARES

1. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, en los vehículos, motos y bicicletas por el parqueadero, solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y al personal de apoyo registrar el ingreso y salida en el Sistema Caribu con el fin de realizar el respectivo control.

2. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por la oficina de seguridad, supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión y registrar los elementos personales; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

3. No permitir el ingreso de visitantes dentro de los vehículos y motos, orientarlos para que ingresen a la recepción de Marco Fidel Suarez y le realicen el registro correspondiente.

4. El vehículo que vaya a salir, solicitarle muy respetuosamente al conductor bajarse y realizar una requisa minuciosa dentro del vehículo, así como al baúl del mismo.







5. Si observa presencia de personas sospechosas, vehículos, motos y bicicletas abandonadas o sospechosas sobre la calle 9 entre la carrera 5 y la carrera 6, informar inmediatamente al supervisor de turno y al Circuito Cerrado de Televisión para mantener el control respectivo.


7. Cuenta con los guardas de apoyo D-15 parqueadero vehículos diplomáticos y D-2 del parqueadero de funcionarios y cada uno debe permanecer en el puesto asignado, a excepción de las horas pico para la revisión de los vehículos.

8. Los fines de semana y festivos controlar que la salida de los vehículos diplomáticos, según el reporte que el jefe de seguridad le suministra; en caso de que el sistema no funcione se tendrá como soporte el formato GA-FO-13 con las firmas autorizadas, por lo tanto, deben de llevar un estricto control de ingreso y salida de los vehículos Diplomáticos y registrarlos en la minuta.

9. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión con el debido respeto; los bicicleteros adquiridos por la entidad para facilitar el orden y control de las bicicletas son los cupos máximos; cuando se encuentren llenos no se pueden dejar ingresar más bicicletas.

10. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo de la garita para asuntos personales, darle uso adecuado al teléfono, este es para comunicarse en caso de urgencia o para anunciar visitantes, no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.


NOMBRE DEL PUESTO: PARQUEADERO DE VEHÍCULOS DIPLOMÁTICOS PROPIEDAD DEL FONDO ROTATORIO DEL M.R.E.


1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, realizar revista minuciosa del área del parqueadero y reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida. CONSIGNAS PARTICULARES

1. Identificar plenamente a los funcionarios, que ingresen o salgan de las instalaciones, en los vehículos, motos y

bicicletas, solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible. 2. Controlar el ingreso de los vehículos, motos y bicicletas, registrar la anotación correspondiente (hora de ingreso,

salida y firma) en la minuta respectiva; registrar los elementos personales que ingresen; utilizar el espejo convexo







para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

3. El vehículo que vaya a salir, solicitarle muy respetuosamente al conductor bajarse y realizar una requisa minuciosa dentro del vehículo, así como al baúl del mismo.

4. En caso de observar actividades sospechosas informar inmediatamente al supervisor de turno y al Circuito Cerrado de Televisión.


6. Cuenta con un guarda de apoyo, D-14 de la garita del parqueadero de funcionarios y cada uno debe permanecer en el puesto asignado.

7. Los fines de semana y festivos controlar que la salida de los vehículos diplomáticos, según el reporte que el jefe de seguridad le suministra; en caso de que el sistema no funcione se tendrá como soporte el formato GA-FO-13 con las firmas autorizadas, por lo tanto, deben de llevar un estricto control de ingreso y salida de los vehículos Diplomáticos y registrarlos en la minuta.

8. Debe llevar un registro en la minuta y en el formato GH-FO-185 “Planilla de registro de ingreso de bicicletas (convencional y asistida)” de la hora de ingreso y salida de las instalaciones, anotando en el libro cualquier novedad presentada e informando al supervisor de turno de inmediato;

9. pasar revista junto con el formato GA-FO-36 “Supervisión de estado de vehículos” para un mejor control del estado del vehículo en la parte exterior; permanecer en constante recorrido por el parqueadero para evitar novedades que se puedan presentar por daños en los vehículos, motos y bicicletas.

10. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión con el debido respeto; los bicicleteros adquiridos por la entidad para facilitar el orden y control de las bicicletas son los cupos máximos; cuando se encuentren llenos no se pueden dejar ingresar más bicicletas.

11. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo de la garita para asuntos personales, darle uso adecuado al teléfono, este es para comunicarse en caso de urgencia o para anunciar visitantes, no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.


NOMBRE DEL PUESTO: PORTERÍA LUIS LOPEZ DE MEZA

CONSIGNAS GENERALES

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de

trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 1800 a 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.








1. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, solicitando portar el carné de identificación en un lugar visible: a los visitantes pasarlos a recepción para realizarles el registro correspondiente, verificar que el funcionario se dirija a la recepción a recibirlo y después de la visita el funcionario lo acompañara para dejarlo nuevamente en la recepción.

2. Pasar por el Scanner bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que se vayan a retirar de las instalaciones, deben diligenciar el formato correspondiente, con las firmas autorizadas.

3. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco, coordinar con la recepcionista solicitando el documento de identificación original para que verifiquen la cartilla correspondiente y al momento de ingresar cerrar la puerta durante el tiempo que realicen el procedimiento respectivo.

4. Para los funcionarios del Banco que necesiten realizar alguna operación, revisión o mantenimiento general del cajero automático se debe tener la autorización enviada por la Gestión de Ingresos del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo; número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado y al momento de ingresar cerrar la puerta durante el tiempo que realicen el procedimiento respectivo.

5. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco, deben tener la autorización enviada por la Gestión de Ingresos del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

6. Informar inmediatamente al supervisor de turno o al Circuito Cerrado de Televisión cualquier novedad que se presente en su puesto de trabajo, y en el servicio nocturno permanecer en su puesto asignado donde las cámaras los puedan identificar (recepción), a excepción de las rondas perirnetrales, horas de alimentación o cuando sean requeridos para un apoyo por el supervisor de turno.

7. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería; remitirlos a la oficina de correspondencia, carrera 5 # 9-03 edificio Marco Fidel Suarez; ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los funcionarios, Contratistas, Pasantes y Judicantes.


9. Registrar en la minuta todos los elementos y equipos de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores que salgan o ingresen por esta portería, y que vayan a hacer trasladados de un edificio a otro, por funcionarios autorizados en la sede Centro.


11. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o por el Circuito Cerrado de Televisión. con el debido respeto.








13. Está prohibido utilizar medios tecnológicos, celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, et) consumir alimentos y fumar durante el servicio, mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

NOMBRE DEL PUESTO: PORTERÍA LUIS LOPEZ DE MEZA (2 SERVICIOS)


Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida. CONSIGNAS PARTICULARES


















NOMBRE DEL PUESTO: RECEPCIÓN LUIS LOPEZ DE MEZA (2 SERVICIOS)






3. Ingresar en el sistema al visitante e identificarlo con el sticker impreso y solicitarle que lo porte en un lugar visible, a su salida debe entregar el sticker correspondiente, en el momento de no tener sistema para el registro respectivo, se realizara un registro manual de control de visitantes con la huella respectiva.



















NOMBRE DEL PUESTO: PARQUEADERO PRIVADO.


Recibir el puesto enterándose de las consignas, realizar revista minuciosa del área del parquead ero y reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 08:00 a las 18 -00 horas diurno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida. CONSIGNAS PARTICULARES

1. Identificar plenamente a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y los de la Policía Nacional que integran el esquema de seguridad del señor (a) Ministro (a), solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y permitir el ingreso de los vehículos y motorizados.

2. Coordinar el ingreso y salida del señor (a) Ministro (a) con el esquema de seguridad, el guarda de seguridad del tercer piso San Carlos (diamante 6) y el Circuito Cerrado de Televisión por el medio de comunicación correspondiente.

3. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero privado de los vehículos y motos que prestan el servicio en el esquema y los vehículos diplomáticos autorizados para parquear.

4. Si observa presencia de personas sospechosas, vehículos, motos y bicicletas abandonadas o sospechosas sobre la carrera 6, informar inmediatamente al supervisor de turno y al Circuito Cerrado de Televisión para mantener el control respectivo_







5. Verificar que no dejen paquetes o elementos que puedan atentar contra la integridad del señor (a) Ministro (a), funcionarios y demás personas que laboran dentro del Ministerio de Relaciones Exteriores

6. Pasar revista en forma constante a los sitios aledaños a ese puesto, si observa cualquier novedad informar inmediatamente al Circuito Cerrado de Televisión y al supervisor de turno para tener un mayor control de lo que suceda.

7. El parqueadero es de uso exclusivo para el esquema de seguridad del señor (a) Ministro (a) o previa autorización de estacionar vehículos Diplomáticos de propiedad del Ministerio.

8. No permitir el ingreso y salida del personal que presta servicio en el esquema, particulares, funcionarios, contratista, pasantes y judicantes a pie por el parqueadero.

9. Colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión. 10. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe Solicitar el relevo, previa

autorización por el supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión, con el debido respeto. 11. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos

y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

NOMBRE DEL PUESTO: CENTRO DE MONITOREO (2 SERVICIOS)


Recibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno y la guarda de apoyo según programación, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida. CONSIGNAS PARTICULARES

1. Observar, anotar y transmitir, a los guardas de seguridad, las novedades que se presenten alrededor de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y sus sedes, con el fin de minimizar riesgos. Mantener actualizado el listado de las líneas de emergencia de la ciudad de Bogotá en caso de que sean requeridas.

2. Informar al supervisor de turno y a la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, las novedades del servicio que se presenten, por parte de los guardas en cada puesto incluyendo las sedes (Pasaportes torre 100, Pasaportes calle 53 y la Casa del Márquez de Valdehoyos en Cartagena). Solicitar reportes a los puestos cuando así se requiera.

3. Apoyar a los guardas de seguridad trasmitiéndoles las novedades que se lleguen a observar, con el propósito de optimizar la seguridad en el Ministerio de Relaciones Exteriores y sus sedes; colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el supervisor de turno,

4. Monitorear constantemente todos los perímetros del Ministerio de Relaciones Exteriores, y sus sedes, para ejercer un efectivo control; junto con el supervisor de turno y los guardas de seguridad, para así observar personas, vehículos y elementos extraños que puedan generar riesgo en las Instalaciones

5. Los guardas de seguridad del Circuito Cerrado de Televisión están autorizados para realizar cualquier observación a todos los puestos, que no estén cumpliendo con sus funciones adecuadamente (no comer, correcta posición, no







estar en sus puestos, no celular, etc.), y programar los descansos respectivos para la alimentación, con el debido respeto.

6. La oficina de monitoreo es restringido su ingreso, se le asignara por medio de lector de huella al personal autorizado, es responsabilidad de los guardas de seguridad de turno hacer cumplir lo anunciado, cuando ingrese personal no autorizado, deberá quedar registrado en la minuta de puesto correspondiente, previa autorización por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Servicios Generales o la oficina de Seguridad del Ministerio de Relacione Exteriores.

7. Toda información la debemos realizar por el radio de comunicación; cuenta con un equipo de cómputo para recibir los correos y transmitirlos a los puestos y sedes correspondientes, previa autorización por la oficina de seguridad.


9. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo a su compañero de apoyo, previa autorización por el supervisor de turno, con el debido respeto.

10. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo para asuntos personales, darle uso adecuado al teléfono, este es para comunicarse en caso de urgencia. no tiene permitido insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.

11. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

NOMBRE DEL PUESTO: SUPERVISOR O JEFE DE PUESTO


El supervisor o jefe de puesto debe recibir el turno enterándose de las consignas y novedades presentadas durante el turno anterior con el propósito de prestar un sobresaliente servicio. CONSIGNAS PARTICULARES

1. Cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno. 2. El supervisor o jefe de puesto es el encargado de verificar y hacer cumplir las consignas asignadas a cada uno de

los puestos de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores y sus Sedes (Pasaportes torre 100, Pasaportes calle 53 y Casa del Marquez de Valdehoyos en Cartagena de Indias), junto con el Circuito Cerrado de Televisión; teniendo como medios de comunicación Celular, Avantel, radio y teléfono IP.

3. Controlar y verificar junto al Circuito Cerrado de Televisión, los servicios de las sedes recibiendo los reportes diurnos y nocturnos, por el líder de turno correspondiente.

4. Pasar revista de la presentación personal y anímica de los guardas de seguridad, exigiendo el uso del carné, que la empresa de seguridad les ha expedido, y que utilicen el uniforme con sus prendas completas, bien limpio y en forma adecuada.

5. Controla la hora de llegada y salida de los guardas de seguridad, comportamiento, prestación eficiente del servicio, solicita si fuere necesario al gerente del contrato el relevo de un guarda en caso de presentarse alguna novedad de indisciplina o mala prestación del servicio previo al informe enviado y conocimiento a la Oficina de Seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores.







6. Mantener comunicación permanente con la Oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, reportando las novedades, incluyendo los fines de semana y festivos.

7. Entregar y recibir el material de armamento, comunicaciones y material especial de acuerdo al puesto asignado a cada guarda para su prestación de servicio.

8. Con el propósito de darle solución en el menor tiempo posible a la novedad que se presente, debe informar oportunamente al gerente de contrato y a la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores los daños técnicos que se presenten en los equipos puestos al servicio del Ministerio de Relaciones Exteriores, (armamento, arcos detectores de metal, scanner, material de comunicaciones y otros.

9. Conocer el plan de emergencias del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el propósito de garantizar las comunicaciones y apoyos necesarios para la evacuación de funcionarios y visitantes durante la emergencia.

10. Pasar revista de todas las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores con el propósito de detectar y anular los riesgos que se puedan presentar; durante la noche y los fines de semana y festivos, asume el control del dispositivo y solicita los apoyos necesarios a las autoridades de emergencias de la ciudad de Bogotá en caso de que se requiera.

11. Llevar el control de las llaves y realizar la apertura de las puertas en las oficinas que se requieran, para el desarrollo de las actividades laborales entre lunes y viernes, los fines de semana es con previa autorización del ingreso de los funcionarios con el formato correspondiente.

12. Llevar el control de las llaves y realizar la apertura de las puertas auxiliares que dan acceso a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores para ingreso y salida de elementos, equipos y materiales con previa autorización por la oficina de seguridad.

13. Informar diariamente las novedades de los servicios al Gerente de Contrato y la central de comunicaciones de la empresa de seguridad con el fin de solicitar los relevos necesarios

14. Informar y recordar a los guardas de seguridad, de las consignas y medidas de seguridad que se deben de tener durante el servicio en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y las Sedes (Pasaportes torre 100, Pasaportes calle 53 y Casa del Márquez de Valdehoyos en Cartagena de Indias), así como con el arma de dotación, aplicando el decálogo de seguridad con las armas de fuego.

15. Ejecutar los Protocolos implementados por el Ministerio de Relaciones Exteriores para cuando se presenten visitas de altas Personalidades de Colombia o del Exterior.

16. Los permisos para el personal de seguridad se manejarán directamente con el Gerente de Contrato y los supervisores o jefes de puesto del Ministerio de Relaciones Exteriores.

NOMBRE DEL PUESTO: GERENTE DE CONTRATO CONSIGNAS GENERALES

Atender los requerimientos realizados por parte del Supervisor del Contrato del Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces. CONSIGNAS PARTICULARES

1. El Gerente de Contrato es el encargado de supervisar y hacer cumplir las consignas a los Jefes de Puesto o Supervisores y guardas de seguridad en la sede Centro, Pasaportes, Visas y Apostilla de la sede Torre 100,







Pasaportes calle 53 y sede alterna Cartagena de Indias D.T y C., verificar que se cumplan los horarios establecidos, relevos, presentación personal, comportamiento y prestación eficiente del servicio.

2. Mantendrá actualizadas las consignas de cada uno de los puestos de vigilancia. 3. El Gerente de Contrato cumplirá la función de servir de enlace entre la empresa de Seguridad y el supervisor del

Contrato del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para las novedades que se puedan presentar durante la vigencia del contrato.

4. Enviar personal seleccionado: entrenado y capacitado, en materia de vigilancia y seguridad, para la prestación del servicio de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores.

5. Para los cambios de guardas del dispositivo será con previa autorización del Supervisor del Contrato del Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces.

NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 PASAPORTES PRIMER PISO- LÍDER

CONSIGNAS GENERALES Y PARTICULARES DEL SERVICIO GUARDA DE SEGURIDAD PASAPORTES PRIMER PISO-LÍDER

CONSIGNAS GENERALES

Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión en la sede centro, cumpl ir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


1. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, solicitándoles portar el carné de

identificación en un lugar visible, con el debido respeto. 2. Es el responsable de toda la sede en cuanto a seguridad se trata; los días hábiles laborales debe permanecer en

constante recorrido por los pisos pasando revista a los guardas de seguridad que estén cumpliendo con las consignas establecidas y atender las solicitudes, novedades y observaciones que realicen los Coordinadores de las oficinas de Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, CIAC, Control y Estadística.

3. A partir de las 17:00 horas, es el encargado de los pisos primero y segundo piso; lo mismo que los fines de semana y festivos.

4. Mantener informado al supervisor de turno o al Circuito Cerrado de Televisión de la sede Centro, todas las novedades que se presenten durante el día, noche y los fines de semana.

5. Cuando requieran realizar traslados de equipos y elementos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores de un piso a otro se debe anotar en la minuta correspondiente.

6. Todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar de las instalaciones, deben de diligenciar el formato correspondiente GA-FO-06, con las firmas autorizadas;







los equipos de propiedad personal que ingresen y salgan de las instalaciones se deben registrar en la minuta establecida.

7. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones.

8. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores de las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso, coordinar con el guarda de la portería de entrada y el personal del Banco, solicitando el documento de identificación original para que verifiquen la cartilla correspondiente; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

9. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

10. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaciones al cajero automático ubicado en el primer piso, deben tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

11. Para el ingreso de personas particulares a las oficinas debe ser con previa autorización por el funcionario, contratista, judicante y pasante a visitar.

12. No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los funcionarios, Contratistas, Pasantes, Judicantes y Usuarios.

13. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión de la sede centro, con el debido respeto.

14. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo y teléfonos de los puestos de trabajo que se encuentran en las oficinas para asuntos personales, no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.

15. Está prohibido utilizar medíos tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

16. En caso de atender los parqueaderos tener en cuenta: 17. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por los

parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciac, Control y Estadística).

18. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por los parqueaderos de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.








20. No permitir el ingreso de visitantes dentro de los vehículos y motos a los parqueaderos de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 PASAPORTES GUARDA PRIMER PISO PORTERÍA INGRESO

GUARDA DE SEGURIDAD PRIMER PISO PASAPORTES PORTERÍA INGRESO

CONSIGNAS GENERALES

Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el líder de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 07:00 a las 17:00 horas diurno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


1. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible, con el debido respeto.

2. Revisar a los usuarios bolsos, maletas, paquetes y demás al ingresar a las Instalaciones.

3. Si traen armamento realizar el procedimiento adecuado, acompañarlo para que realice el descargue respectivo y lo guarde en el armerillo que se encuentra ubicado en el puesto.

4. Cuando requieran realizar traslados de equipos y elementos de propiedad del Fondo Rota torio del Ministerio de Relaciones Exteriores de un piso a otro se debe anotar en la minuta correspondiente.

5. Todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar de las instalaciones, deben de diligenciar el formato correspondiente GA-FO-06, con las firmas autorizadas; los equipos de propiedad personal que ingresen y salgan de las instalaciones se deben registrar en la minuta establecida.

6. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores: dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones.

7. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco que está ubicado en el primer piso, coordinar con el líder de turno y el personal del Banco, solicitando el documento de identificación original para que verifiquen la cartilla correspondiente; lle var el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

8. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco que está ubicado en el primer piso, debe tener la autorizaci ón enviada por el Centro







de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

9. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaciones al cajero automático ubicado en el primer piso, deben tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exterio res, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.



12. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el líder de turno, con el debido respeto.

13. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo y teléfonos de los puestos de trabajo que se encuentran en las oficinas para asuntos personales, no tiene permitido el guarda de seguridad insert ar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.


15. Colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el líder de turno, y en caso de atender los parqueaderos tener en cuenta.

16. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciac, Control y Estadíst ica).

17. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por los parqueaderos de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afec tar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

18. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portát iles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, el guarda de seguridad debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autorización para que salgan dichos elementos.

19. No permitir el ingreso de visitantes dentro de los vehículos y motos a los Parqueaderos de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.







NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 PASAPORTES PRIMER PISO PORTERÍA SALIDA GUARDA DE SEGURIDAD PRIMER PISO PASAPORTES PORTERÍA SALIDA.

CONSIGNAS GENERALES




2. Revisar a los usuarios bolsos, maletas, paquetes y demás al salir de las Instalaciones.



5. Verificar con el guarda de la portería de ingreso, la minuta de todos los equipos y elementos que registraron, para autorizar la salida correspondiente.


7. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso coordinar con el guarda de la portería de entrada, líder de turno y el personal de los Bancos; llevar el control necesario has ta que realicen el procedimiento respectivo.

8. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por







la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

9. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaciones al cajero automático ubicado en el primer piso, deben tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Ex teriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.





14. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañ eros de trabajo.


16. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciac, Control y Estadística).










NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 PASAPORTES PRIMER PISO-RE CORREDOR PRIMER PISO PASAPORTES- RE CORREDOR

CONSIGNAS GENERALES

Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el líder de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 07:00 a las 17:00 horas diurno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida. CONSIGNAS PARTICULARES


2. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto al usuario cuando sea requerido.

3. Permanecer en constante recorrido, por toda la sala de espera, los cubículos de atención prioritaria y el Banco; informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos dentro de las instalaciones.

4. Verificar que no queden usuarios dentro de la sala de espera sin autorización, después de finalizada la jornada laboral.

5. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso coordinar con el guarda de la portería de entrada, líder de turno y el personal de los Bancos, llevar control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

6. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

7. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaciones al cajero automático ubicado en el primer piso, deben tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número d e identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.











12. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con los compañeros de trabajo.


14. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Clac, Control y Estadística).










NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 PRIMER PISO PORTERÍA VISAS, APOSTILLA Y LEGALIZACIONES, CIAC, CONTROL Y ESTADÍSTICA

GUARDA DE SEGURIDAD PORTERÍA VISAS, APOSTILLA Y LEGALIZACIONES, CIAC, CONTROL Y ESTADÍSTICA.

CONSIGNAS GENERALES

Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el líder de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.



2. Pasar por el Scanner bolsos y paquetes que entren o salgan de la sede del Ministerio de Relaciones Exteriores.



5. Cuenta con un guarda de apoyo de las 07:00 horas a las 17:00 horas para cualquier novedad que se pueda presentar y realizar los ingresos de los usuarios que se dirigen a las oficinas de Visas y entrega de Pasaportes de manera controlada.


7. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar a tento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones.








9. No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionarios, Contratistas, Pasantes, Judicantes y Usuarios.






15. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por los parqueaderos de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinad or de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

16. Todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar de las instalaciones, deben diligenciar el formato corr espondiente GA-F0-50, con las firmas autorizadas. Los equipos electrónicos (portátiles y demás) que ingresen o salgan y que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores, se deben registrar en la minuta establecida.








NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 PRIMER PISO PORTERÍA VISAS, APOSTILLA Y LEGALIZACIONES, CIAC, CONTROL Y ESTADÍSTICA-APOYO

GUARDA DE SEGURIDAD PORTERÍA VISAS, APOSTILLA Y LEGALIZACIONES, CIAC, CONTROL Y ESTADÍSTICA.

CONSIGNAS GENERALES






4. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sea n propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, el guarda de seguridad debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autorización para que salgan dichos elementos.

5. Cuenta con un guarda de apoyo de las 07:00 horas a las 17:00 horas para cualquier novedad que se pueda presentar y realizar los ingresos de los usuarios que se dirigen a las oficinas de Visas y entrega de Pasaportes de manera controlada.


7. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden públ ico dentro de las instalaciones.
















NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 SEGUNDO PISO RE CORREDOR PUERTA DE VIDRIO

RE CORREDOR SEGUNDO PISO PUERTA DE VIDRIO

CONSIGNAS GENERALES










2. Pasar revista por todas las oficinas; verificar que se encuentren los equipos y eleme ntos en los puestos de trabajo e informar al líder de turno cualquier novedad que se presente.

3. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido.

4. Permanecer en constante recorrido por el piso, y estar atento de las personas que transitan por las escaleras y los ascensores, informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos; cuenta con un guarda de apoyo para llevar el control del ingreso de los usuarios a los cubículos correspondientes que van a realizar el trámite correspondiente.



7. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio d e Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, el guarda de seguridad debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autorización para que salgan dichos elementos.

8. No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionarios, Contratistas, Pasantes, Judicantes y Usuarios,

9. Cuando termine su turno a las 19:00 horas, realizar la entrega al guarda de turno de la noche del 1 piso, con el registro en la minuta correspondiente.



12. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, e tc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

13. Colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el líder de turno, y en caso de atender los parqueaderos tener en cuenta:

14. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de







identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordin ador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Clac, Control y Estadística).



NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 PASAPORTES SEGUNDO PISO RE CORREDOR GUARDA DE SEGURIDAD SEGUNDO PISO RE CORREDOR

CONSIGNAS GENERALES




2. Pasar revista por todas las oficinas; verificar que se encuentren los equipos y elementos en los puestos de trabajo e informar al líder de turno cualquier novedad que se presente.


4. Permanecer en constante recorrido por el piso, y estar atento de las personas que transitan por las escaleras y los ascensores, informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos; cuenta con un guarda de apoyo para llevar el control del ingreso de los us uarios a los cubículos correspondientes que van a realizar el trámite correspondiente.









7. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones E xteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, el guarda de seguridad debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autorización para que salgan dichos elementos.

8. No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionari os, Contratistas, Pasantes, Judicantes y Usuarios.


10. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, sí requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el líder de turno, con el debido respeto.

11. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo y teléfonos de los puestos de trabajo que se encuentran en las oficinas para asuntos personales, no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico,



14. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciad, Control y Estadística).

15. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por los parqueaderos de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particul ares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

16. No permitir el ingreso de visitantes dentro de los vehículos y motos a los parqueaderos del Ministerio de Relaciones Exteriores.







NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 GUARDA TERCER PISO GUARDA DE SEGURIDAD TERCER PISO

CONSIGNAS GENERALES



1. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, sol icitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible, con el debido respeto. En los días hábiles laborales su puesto es el tercer piso y a partir de las 19:00 horas, es el encargado de los pisos tercero y cuarto piso; lo mismo que los fines de semana y festivos.


3. Todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar de las instalaciones, deben de diligenciar el formato correspondiente GA-FO-06, con las firmas autorizadas; los equipos de propiedad personal que ingresen y salgan de las instalaciones se deben registrar en la minuta establecida.

4. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que n o se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones.

5. Permanecer en constante recorrido por el piso, y estar atento de las personas que transitan por las escaleras y los ascensores, informar al líder de turno si observa personas o paque tes sospechosos.

6. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco, coordinar con el guarda de la portería de entrada, líder de turno y el personal del Banco; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

7. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.









10. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requie re una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el líder de turno, con el debido respeto.





15. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por los parqueaderos de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particula res que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.


17. No permitir el ingreso de visitantes dentro de los vehículos y motos a los parqueaderos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 GUARDA CUARTO PISO- PUERTA DE VIDRIO

GUARDA DE SEGURIDAD CUARTO PISO- PUERTA DE VIDRIO

CONSIGNAS GENERALES












4. Permanecer en constante recorrido por el piso, y estar atento de las personas que trans itan por las escaleras y los ascensores, informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos.




8. No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos po r parte de los Funcionarios, Contratistas, Pasantes, Judicantes y Usuarios.














16. No permitir el ingreso de visitantes dentro de los vehículos y motos a los pa rqueaderos de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 GUARDA DE SEGURIDAD QUINTO PISO GUARDA DE SEGURIDAD QUINTO PISO

CONSIGNAS GENERALES





3.


5. Permanecer en constante recorrido por el piso, y estar atento de las personas que transitan por las escaleras y los ascensores, informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos.



8. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de







Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, el guarda de seguridad debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autorización para que salgan dichos elementos.




12. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo y teléfonos de los puestos de trabajo que se encuentran en las oficinas para asuntos personales, no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico

13. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Pad, GPS, etc ), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.



16. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por los parqueaderos de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el esp ejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.


NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 GUARDA SEXTO PISO

GUARDA DE SEGURIDAD SEXTO PISO

CONSIGNAS GENERALES

Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el líder de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno,







firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.



2. En los días hábiles laborales su puesto es el sexto piso ya partir de las 17:00 horas , es el encargado de los pisos quinto y sexto piso; lo mismo que los fines de semana y festivos.


4. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, el guarda de seguridad debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autorización para que salga n dichos elementos.



7. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco, coordinar con el guarda de la portería de entrada, líder de turno y el personal el Banco; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

8. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Re laciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.



11. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicita r el relevo, previa autorización por el líder de turno, con el debido respeto.

12. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo y teléfonos de los puestos de trabajo que se







encuentran en las oficinas para asuntos personales, no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.



15. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o sa lgan por los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciac, Control y Estadística).



NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 GUARDA DE SEGURIDAD SÉPTIMO

GUARDA DE SEGURIDAD SÉPTIMO PISO

CONSIGNAS GENERALES





3. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones







Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido.





8. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean pro piedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, el guarda de seguridad debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autorización para que salgan dichos elementos.



11. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo y teléfonos de los puestos de trabajo que se encuentran en las oficinas para asuntos personales, no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo

12. . Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.


14. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciac, Control y Estadística).









NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 GUARDA LEGALIZACIONES Y APOSTILLA OCTAVO PISO GUARDA DE SEGURIDAD OCTAVO PISO

CONSIGNAS GENERALES

Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el líder de turno , cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


1. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible, con el debido Respeto.

2. En los días hábiles laborales su puesto es el octavo piso y a partir de las 17:00 horas, es el encargado de los pisos séptimo y octavo piso; lo mismo que los fines de semana y festivos.














10. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo y teléfonos de los puestos de trabajo que se encuentran en las oficinas para asuntos personales, no tiene

11. permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.



14. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciac, Control y Estadíst ica).



CONSIGNAS PARTICULARES DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 PARQUEADEROS SÓTANOS 1 Y 2

PARQUEADEROS SÓTANOS 1 Y 2

CONSIGNAS GENERALES









1. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciac, Control y Estadística), previ o envió de la planilla por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores.

2. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y firma, salida y firma, por los parqueaderos de vehículos, motos y bic icletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

3. No permitir el ingreso de visitantes dentro de los vehículos y motos a los parqueaderos de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores; los parqueaderos son uso exclusivo para el personal que presta sus servicios a la Cancillería y no se puede autorizar para usuarios que vayan a realizar cualquier trámite de expedición.

4. Para el parqueo de las motos, se tiene un espacio demarcado y no pueden ocupar ningún otro lugar de los sótanos; prohibido que se parqueen frente a la planta eléctrica, subestación eléctrica y los demás tableros señalizados para no entorpecer el ingreso en caso de alguna emergencia que se pueda presentar.

5. En caso de ingreso de visitantes en vehículos, motos y bicicletas, deberán ser autorizados por los Coordinadores de cada oficina enviando el correo respectivo a la oficina de seguridad [email protected]; así como para los vehículos, motos y bicicletas de las empresas que vayan a realizar cualquier mantenimiento o reparaciones solicitadas.

6. Permanecer en constante recorrido por los parqueaderos, y estar atento de las personas que transitan por las escaleras y los ascensores, informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos.


8. Cuando termine su turno a las 19:00 horas, realizar la entrega al líder de turno, con el registro en la minuta correspondiente.

9. Prohibido autorizar el ingreso de vehículos, motos y bicicletas a los parqueaderos, si no cumplen con el procedimiento establecido para tal fin.

10. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el líder de turno, con el deb ido respeto.

mailto:[email protected]







11. Colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el líder de turno.


13. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compa ñeros de trabajo.

NOMBRE DEL PUESTO: PASAPORTES SEDE CALLE 53 PRIMER PISO-LÍDER

GUARDA DE SEGURIDAD PASAPORTES PRIMER PISO-LÍDER

CONSIGNAS GENERALES

Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión en la sede centro, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


1. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes, solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible, con el debido respeto.

2. Es el responsable de toda la sede en cuanto a seguridad se trata: los días hábiles laborales debe permanecer en constante recorrido por los pisos pasando revista a los guardas de seguridad que estén cumpliendo con las consignas establecidas y atender las solicitudes, novedades y observaciones que realicen los Coordinadores de las oficinas de Pasaportes, Archivo General.

3. A partir de las 17:00 horas, es el encargado del segundo piso, manteniendo las llaves que están bajo su cargo y pasar revista que las oficinas queden con llave cuando todo el personal se retire; lo mismo que los fines de semana y festivos

4. Mantener informado al supervisor de turno o al Circuito Cerrado de Televisión de la sede Centro, todas las novedades que se presenten durante el día, noche, los fines de semana y festivos.

5. Cuando requieran realizar traslados de equipos y elementos de prop iedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores de un piso a otro se debe anotar en la minuta correspondiente.

6. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando







en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, el guarda de seguridad debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autorización para que salgan dichos elementos.

7. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones .

8. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores de la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el guarda de la portería de ingreso y el personal del Banco, solicitando el documento de identificación original para que verifiquen la cartilla correspondiente; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

9. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaciones a la oficina del Banco o al cajero automático ubicado en el segundo piso, deben tener la autorización respectiva enviada por el centro de control y monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.



12. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión de la sede centro con el debido respeto.

13. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo y teléfonos de los puestos de trab ajo que se encuentran en las oficinas para asuntos personales, no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.

14. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portát iles, Ipad, GPS. etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

15. En caso de atender los parqueaderos tener en cuenta.

16. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes q ue ingresen o salgan por el parqueadero, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Archivo General).

17. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordi nador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores; utilizar el espejo convexo para la visualización por







debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.


NOMBRE DEL PUESTO: PASAPORTES CALLE 53 PRIMER PISO-PORTERÍA INGRESO

GUARDA DE SEGURIDAD PRIMER PISO PASAPORTES PORTERÍA INGRESO

CONSIGNAS GENERALES



1. Identificar plenamente a los funcionarios; contratistas, judicantes y, solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible, con el debido respeto.




5. Si traen armamento realizar el procedimiento adecuado; acompañarlo para que realice el descargue respectivo y lo guarde en el armerillo que se encuentra ubicado en el puesto.

6. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones .

7. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco que está







ubicado en el segundo piso, coordinar con el líder de turno y el personal del Banco, solicitando el documento de identificación original para que verifiquen la cartilla corre spondiente; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

8. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, debe tene r la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco. previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

9. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaciones al cajero automático ubicado en el segundo piso, debe tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

10. Para el ingreso de personas particulares a las oficinas debe ser con previa autorización por el funcionario, contratista, judicante a visitar.



13. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo y teléfonos de los puestos de trabajo que se encuentran en las oficinas para asuntos personales, no tiene permitido el guarda de segurida d insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.

14. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus com pañeros de trabajo.

15. Colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el líder de turno, y en caso de atender el parqueadero tener en cuenta:

16. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por el parqueadero, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes y Archivo General).

17. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la ofi cina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.








NOMBRE DEI PUESTO: PASAPORTES SEDE CALLE 53 PRIMER PISO-PORTERÍA INGRESO GUARDA DE SEGURIDAD PRIMER PISO PASAPORTES

PORTERÍA INGRESO

CONSIGNAS GENERALES









7. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el líder de turno y el personal del Banco, solicitando el documento de identificación original para que verifiquen la cart illa correspondiente; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

8. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, debe tener la autorización enviada por el







Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

9. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaciones al cajero automático ubicado en el segundo piso, debe tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado


11. No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionarios, Contratistas, Pasantes y Usuarios.



14. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañer os de trabajo.


16. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por el parqueadero, en los vehículos, motoso y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes y Archivo General).

17. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficin a de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para ia visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.








NOMBRE DEL PUESTO: PASAPORTES SEDE CALLE 53 PRIMER PISO-PORTERÍA SALIDA GUARDA DE SEGURIDAD PRIMER PISO PASAPORTES

PORTERÍA SALIDA.

CONSIGNAS GENERALES




2. Revisar a los usuarios bolsos, maletas, paquetes y demás al salir de la sede.

3. Verificar con el guarda de la portería de ingreso, la minuta de todos los equipos y elementos que registraron, para autorizar la salida correspondiente.



6. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Minist erio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden públ ico dentro de las instalaciones.

7. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valo res a la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el guarda de la portería de entrada, líder de turno y el personal del Banco; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

8. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de s eguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el autorizado.







9. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaciones al cajero automático ubicado en el segundo piso, debe tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.







16. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por el parqueadero, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Archivo General).

17. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero de vehículos, motos y bicic letas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.


NOMBRE DEL PUESTO: PASAPORTES SEDE CALLE 53 SEGUNDO PISO GUARDA PASAPORTES-SEGUNDO PISO

CONSIGNAS GENERALES

Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el líder de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno,







firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.






5. Permanecer en constante recorrido por la zona de los cubículos donde realizan el trámite de Pasaporte los usuarios, el banco y las oficinas administrativas e informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos dentro de las instalaciones.


7. es el encargado del segundo piso durante las horas de la noche, fines de semana y festivos.

8. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el guarda de la portería de ingreso, líder de turno y el personal del Banco, llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

9. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

10. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaci ones al cajero automático ubicado en el segundo piso. debe tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.








12. No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Fu ncionarios, Contratistas, Judicantes y Usuarios.



15. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, IPad. GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.


17. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas y judicantes que ingresen o salgan por el parqueadero, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Archivo General)

18. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.


NOMBRE DEL PUESTO: PASAPORTES SEDE CALLE 53 SEGUNDO PISO - RE CORREDOR SEGUNDO PISO PASAPORTES- RE CORREDOR

CONSIGNAS GENERALES




2. Cuando requieran realizar traslados de equipos y elementos de propiedad del Fondo Rotatorio del







Ministerio de Relaciones Exteriores de un piso a otro se debe anotar en la minuta correspondiente.



5. Permanecer en constante recorrido por las ventanillas de entrega de turnos, y por toda la sala de espera e informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos dentro de las instalaciones.


7. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Bancos que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el guarda de la portería de ingreso, líder de turno y el personal del Banco, llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

8. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, debe tener la autoriza ción enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

9. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaciones al cajero automático ubicado en el segundo piso, debe tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exter iores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.


11. No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionarios, Contratistas, Judicantes y Usuarios.



14. Queda prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.









17. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Minister io.


NOMBRE DEL PUESTO: PASAPORTES SEDE CALLE 53 ENTREPISOS SEGUNDO Y TERCER PISO GUARDA ENTREPISOS-SEGUNDO Y TERCER PISO

CONSIGNAS GENERALES





3. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, el guarda de seguridad debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autorización para que salgan dichos







elementos.

4. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Re laciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto al usuario cuando sea requerido.

5. Este puesto es filtro de la prohibición de acceso al personal ajeno por la puerta de ingreso a los lokers y cafetería de las escaleras del segundo piso al tercer piso.

6. Permanecer en constante recorrido por la zona de las escaleras, el hall del segundo piso y estar pendiente de las personas que transitan por el ascensor, e informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos dentro de las instalaciones.

7. Verificar que no queden usuarios dentro de la sala de espera sin autorización, después de finalizada la jornada laboral, es el encargado del tercer piso durante las horas de la noche, fines de semana y festivos.

8. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el guarda de la portería de ingreso, líder de turno y el personal del Banco, llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

9. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización po r la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo. Número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

10. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuacion es al cajero automático ubicado en el segundo piso, debe tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.


12. No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Func ionarios, Contratistas, Judicantes y Usuarios.



15. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad. GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

16. Colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el líder de turno, y en caso d e atender el parqueadero tener en cuenta:







17. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas y judicantes que ingresen o salgan por el parqueadero, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Archivo General).

18. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.


NOMBRE DEL PUESTO: PASAPORTES SEDE CALLE 53 TERCER PISO-RE CORREDOR TERCER PISO PASAPORTES- RE CORREDOR

CONSIGNAS GENERALES

Recibir el puesto enterándose de las consignas. Luego reportarse con el líder de turno. Cumplir con su horario de trabajo de las 07:00 a las 17:00 horas diurno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.




3. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar los funcionarios de las instalaciones, el guarda de seguridad debe verificar con monitoreo CCTV, si hay una autor ización para que salgan dichos elementos.

4. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones







Exteriores; dirigirse con el debido respeto al usuario cuando sea requerido.

5. Permanecer en constante recorrido por las ventanillas de entrega de turnos, entrega de Pasaportes, la sala de espera. el hall del tercer piso y estar pendiente de las personas que transitan por el ascensor e informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos dentro de las instalaciones.


7. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Bancos que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el guarda de la portería de ingreso, líder de turno y el personal del Banco, llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

8. Para el ingreso de personas particulares a las oficinas debe ser con previa autor ización por el funcionario, contratista, judicante a visitar.

9. No asumir responsabilidades de custodie de elementos y documentos por parte de os Funcionarios, Contratistas, Judicantes y Usuarios.

10. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, sí requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el líder de turno, con el debido respeto.

11. Cuando termine su turno a las 17:00 horas. realizar la entrega al guarda de turno de la noche que presta el servicio de las escaleras del 2 y 3 piso, con el registro en la minuta correspondiente.


13. Queda prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.



16. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Min isterio de Relaciones Exteriores.

17. No permitir el ingreso de visitantes dentro de los vehículos y motos a los parqueaderos de las







instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

NOMBRE DEL PUESTO: SEDE ALTERNA CARTAGENA DE INDIAS D.T y C. - CASA MÁRQUEZ DE VALDEHOYOS- PORTERÍA PRINCIPAL.

SEDE ALTERNA CARTAGENA DE INDIAS D.T. Y C.

CONSIGNAS GENERALES

Recibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno o con el Circuito Cerrado de Televisión en Bogotá por el medio de comunicación que le fue asignado teléfono avantel, teléfono IP; cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


1. Permanecer ubicado en la portería principal de la casa en el centro histórico, calle de la factoría cra 3 # 36-57 Casa Márquez de Valdehoyos; mantener el control e identificar a todo el personal que vaya a ingresar, previa autorización por la administración de la casa.

2. Registrar en la minuta respectiva todos los elementos que ingresen y retiren de la casa; cuando los elementos sean propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y se vayan a retirar debe de tener una autorización por escrito.

3. Las llaves que no se encuentren bajo custodia de los guardas de seguridad, no es responsabilidad de seguridad por las novedades que se puedan presentar.

4. Dirigirse con respeto y buen trato a todo el personal que sea atendido por e sta portería.

5. Cuando lleguen personalidades a hospedarse en la casa, y tengan seguridad personal; la administración de la casa dará las instrucciones pertinentes a la seguridad privada para el procedimiento respectivo, registrando en la minuta correspondiente

6. Los eventos que se realicen en la casa; la administración dará a conocer a la seguridad privada el procedimiento respectivo para el ingreso de los invitados y el personal de seguridad personal, registrando en la minuta correspondiente.

7. Estar en permanente comunicación con el guarda de seguridad del puesto de la portería auxiliar para cualquier novedad que se presente.

8. Informar al centro de monitoreo de la empresa seguridad en Cartagena, en caso de observar personas o paquetes sospechosos para que informen a la Policía Nacional de inmediato y reportar al supervisor de turno o con el Circuito Cerrado de Televisión de Bogotá de la novedad.

9. Dar el reporte cuando sea requerido por el supervisor de turno o el Circuito Cerrado de Televisión en







Bogotá.

10. Informar al Circuito Cerrado de Televisión de Bogotá, cuando se presenten daños (eléctricos, hidráulicos, etc.) y cuando alguna cámara de seguridad se encuentre fuera de servicio.

11. El guarda de seguridad durante la prestación del servicio no tiene autorización para realizar trabajos de mensajería, cargar maletas y otros oficios diferentes al servicio de seguridad ya que va en contra de los reglamentos de la Superintendencia de Seguridad Privada.

12. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe informar al guarda de seguridad del puesto de la portería auxiliar para que le realice el relevo correspondiente, con el debido respeto.

13. Queda prohibido utilizar medíos tecnológicos (celulares. computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con su compañero de trabajo.

14. Hacer buen uso de la cafetería, del cuarto donde se cambian y del baño que utilizan, los cuales deben de permanecer en perfecto estado de aseo.

15. Está prohibido recibir visitas de carácter personal durante el día, la noche y fines de semana, cuando se encuentre prestando servicio.

16. No asumir responsabilidades de custodia de maletas, paquetes y otros elementos que le soliciten guardar.

NOMBRE DEL PUESTO: SEDE ALTERNA CARTAGENA DE INDIAS D.T y C.- CASA MARQUEZ DE VALDEHOYOS- PORTERÍA AUXILIAR.

SEDE ALTERNA CARTAGENA DE INDIAS D.T. Y C.

CONSIGNAS GENERALES

Recibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno o con el Circuito Cerrado de Televisión en Bogotá por el medio de comunicación que le fue asignado teléfono avantel, teléfono IP; cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


1. Permanecer ubicado en la portería auxiliar de la casa en el centro histórico, calle de la factoría cra 3 # 36-57 Casa Márquez de Valdehoyos; mantener el control e identificar a todo el personal que vaya a ingresar, previa autorización por la administración de la casa.

2. Registrar en la minuta respectiva todos los elementos que ingresen y retiren de la casa; cuando los elementos sean propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y se vaya n a







retirar debe de tener una autorización por escrito.

3. Las llaves que no se encuentren bajo custodia de los guardas de seguridad, no es responsabilidad de seguridad por las novedades que se puedan presentar.

4. Dirigirse con respeto y buen trato a todo el personal que sea atendido por esta portería.

5. Cuando lleguen personalidades a hospedarse en la casa, y tengan seguridad personal; la administración de la casa dará las instrucciones pertinentes a la seguridad privada para el procedimiento respectivo, registrando en la minuta correspondiente

6. Los eventos que se realicen en la casa; la administración dará a conocer a la seguridad privada el procedimiento respectivo para el ingreso de los invitados y el personal de seguridad personal, registrando en la minuta correspondiente.

7. Estar en permanente comunicación con el guarda de seguridad del puesto de la portería principal para cualquier novedad que se presente.

8. Informar al centro de monitoreo de la empresa seguridad en Cartagena, en caso de observar personas o paquetes sospechosos para que informen a la Policía Nacional de inmediato y reportar al supervisor de turno o con el Circuito Cerrado de Televisión de Bogotá de la novedad.

9. Dar el reporte cuando sea requerido por el supervisor de turno o el Circuito Cerrado de T elevisión en Bogotá.

10. Monitorear las cámaras de seguridad durante el día cada 2 horas; y en la noche desde las 19:00 horas hasta las 06:00 horas de forma permanente.

11. Informar al Circuito Cerrado de Televisión de Bogotá, cuando se presenten daños (eléctricos , hidráulicos, etc.) y cuando alguna cámara de seguridad se encuentre fuera de servicio.

12. El guarda de seguridad durante la prestación del servicio no tiene autorización para realizar trabajos de mensajería, cargar maletas y otros oficios diferentes al serv icio de seguridad ya que va en contra de los reglamentos de la Superintendencia de Seguridad Privada.

13. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe informar al guarda de seguridad del puesto de la portería principal, con el debido respeto.

14. Queda prohibido utilizar medíos tecnológicos (celulares. computadores portátiles, Ipad, GPS, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con su compañero de trabajo.

15. Hacer buen uso de la cafetería, del cuarto donde se cambian y del baño que utilizan, los cuales deben de permanecer en perfecto estado de aseo.

16. Está prohibido recibir visitas de carácter personal durante el día, la noche y fines de semana, cuando se encuentre prestando servicio.

17. No asumir responsabilidades de custodia de maletas, paquetes y otros elementos que le soliciten guardar.







7. ANEXOS

No aplica.

CONTROL DE REVISIONES - Cancillería … · • Las consignas de seguridad deberán estar...

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